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PARA DOCENTES
Este curso es un mdulo del curso TIC para docentes: Moodle, Hot Potatoes, Excel, impartido
por Arturo De la Torre, Manuel Albadalejo y Juan Esteve durante el curso 2013/2014 en el IES
Mediterrneo de Alicante.
Redactado con Google Docs y LibreOffice Writer
Ejemplos con LibreOffice Calc
juanestevegeh.blogspot.com.es
ndice
Aclaracin previa................................................................................5
Introduccin........................................................................................5
1. Cmo empezamos..........................................................................5
1.1. Programa para crear hojas de clculo: LibreOffice Calc..............6
1.2. Nociones bsicas.........................................................................6
1.2.1. Exportar como PDF..................................................................7
1.2.2. Modificar el tamao de las filas y las columnas........................8
1.2.3. Dar formato a las celdas y a las columnas o filas...................10
1.2.4. Formato condicional................................................................13
1.3. Frmulas....................................................................................14
1.3.1. Resultados..............................................................................14
1.3.2. Rellenar contenido y frmulas.................................................15
1.3.3. Suma, resta, multiplicacin y divisin......................................16
1.3.3.1. Suma...................................................................................17
1.3.3.2. Resta...................................................................................20
1.3.3.3. Multiplicacin y divisin........................................................21
1.3.3.4. Jerarqua de operaciones....................................................23
1.4. Visualizar la hoja........................................................................24
1.4.1. Ocultar/mostrar filas o columnas.............................................24
1.4.2. Dividir pantalla........................................................................25
2. Aplicaciones docentes de una hoja de clculo..............................25
2.1. Calendario.................................................................................25
2.2. Hoja de registro.........................................................................34
2.3. Cuaderno de notas....................................................................38
3. Ejercicios......................................................................................49
Introduccin
Este curso est destinado a todo el profesorado, sin importar la destreza informtica o
matemtica que se tenga. Su sencillez lo har accesible a cualquier persona que se disponga a
realizarlo.
1. Cmo empezamos
Cuando hablamos de hoja de clculo, nos referimos a una parrilla con filas y columnas que
contienen celdas. Dichas celdas pueden contener informacin. sta puede mostrarse en un
formato determinado, con color de fondo, con bordes y, a veces, con frmulas ocultas. Un
ejemplo de hoja de clculo sera el siguiente:
La hoja de clculo se puede combinar con otras hojas de clculo y componer un libro, es decir,
un archivo con varias hojas de clculo. stas aparecen en pestaas distintas en la parte baja
de la ventana.
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Con esto aprendemos que las celdas tienen una referencia (columna y fila) y una informacin
(lo que escribamos en ellas).
En el men Archivo
Tras haber guardado el documento como archivo PDF, el resultado ser exactamente lo que
hayamos escrito en la hoja de clculo, sin la rejilla de color gris claro. Si exportara como PDF la
hoja en la que he escrito cuatro nombres, la del ejemplo anterior, el resultado sera el siguiente:
Se puede configurar esto para que aparezca un documento en formato horizontal o vertical. As
podremos exportar tablas y guardarlas en formato PDF, disponibles para imprimir en cualquier
momento.
Otra manera de ajustar el tamao de las celdas es adaptarlas al contenido. Esto se puede
hacer automticamente, seleccionando la opcin Optimar altura de fila (si queremos adaptar
una fila al contenido). Esta opcin se encuentra debajo de Altura de fila, que he comentado
antes. La altura de la fila se adapta al tamao del texto cuando ste vara. Sin embargo, la
anchura de la columna hay que adaptarla mediante esta opcin, Optimar anchura de columna.
A continuacin, un ejemplo de ajuste de columna (el ajuste de fila es automtico).
Despus
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El resultado: B3, ha cambiado el fondo, el tipo de letra, la alineacin del texto y el borde; B4-B8,
ha cambiado el borde; columna B, ajustada al contenido de la celda con mayor contenido.
Para seleccionar una columna o fila podemos pinchar en el cuadro del nombre de esa columna
o fila. De igual manera, si queremos seleccionar toda la hoja podemos hacerlo pinchando en el
cuadro que se encuentra en la esquina superior izquierda. Esto es til para cambiar el formato
de toda una seccin a la vez.
Proteger una celda es muy til cuando se crea una plantilla y slo se van a cambiar los datos
de ciertas celdas, las pertenecientes a una categora que comienza en una celda que le da
ttulo. Por ejemplo, Alumnos.
Si queremos proteger una celda tenemos que seleccionar toda la hoja pinchando en la esquina
superior izquierda de la hoja, pinchar en el botn secundario del ratn sobre cualquier celda,
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Desproteger la hoja.
Seleccionar la columna E.
Seleccionamos Formato (en la barra de herramientas del programa), Formato
condicional, Gestionar.
Aadir condicin.
Cambiamos igual a por menor que.
A la derecha de esa opcin hay una casilla en blanco. Colocamos un 5.
Donde pone Encabezado, aplicamos un Estilo nuevo.
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1.3. Frmulas
Ya sabemos introducir informacin en una hoja. Ahora vamos a aprovechar su capacidad para
calcular. Esta es la diferencia fundamental respecto de un procesador de textos, el cual podra
hacer una tabla con informacin. En la hoja de clculo tendremos la posibilidad de obtener las
notas medias y las notas ponderadas sin ms operaciones.
1.3.1. Resultados
Utilizaremos el signo = para expresar resultados en una celda. Por ejemplo: si queremos que
aparezca un nmero en una celda y ese nmero ya apareca en otra celda, podemos
automatizar el proceso a travs de la frmula ms bsica que hay. Ejemplo: quiero que en la
celda B4 aparezca la informacin que hay en A2 (independientemente de que la informacin
cambie). Para ello escribiremos en la celda B4 lo siguiente: =A2.
Escribimos =a2
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Cambiamos la informacin de A2
As aprendemos que con el signo = damos comienzo a una frmula. El resultado depender
de la frmula que apliquemos y de las celdas de las que tomemos los datos que la compongan.
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El resultado es la serie numrica ms sencilla: avanzar de uno en uno. De igual manera podra
cambiar la serie cambiando el trmino general a partir de los primeros nmeros y desarrollar
series aritmticas o geomtricas. Esto se podra hacer en el men Editar, Rellenar.
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1.3.3.1. Suma
Hay varias maneras de sumar nmeros correlativos. La ms sencilla es aplicar la frmula
Suma. Tomando como ejemplo un supuesto en el que hay que registrar los ingresos de unos
alumnos para adelantar el pago de una excursin, vamos a calcular el total adelantado con esa
frmula.
Para aplicar Suma, seleccionamos las celdas de las cantidades que vamos a sumar en la fila
del primer alumno (fila 4) y pulsamos en el smbolo de sumatorio, la letra griega sigma.
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Una vez que hemos hecho el sumatorio de la primera fila, podemos arrastrar la operacin
desde la celda F4 hasta la F8 para copiar la frmula. Esto se hace tomando los valores de la
misma fila en la que se muestra el resultado de la operacin. Es decir, en F5 se mostrar el
sumatorio de B5 hasta E5; en F6 se mostrar el resultado del sumatorio de B6 hasta E6; etc.
Podramos hacer el mismo proceso para calcular el total recaudado por actividad. Al terminar,
vamos a mostrar el total recaudado absoluto en una zona aparte, para no confundirnos por el
cruce de filas y columnas en G9.
Selecciono C11 y escribo la referencia =G9.
Al aceptar, notaremos que no aparece nada.
Tras aplicar el sumatorio de G4-G8 o el de C9-F9, aparece en G9 la cantidad total de
dinero recaudado en las actividades.
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Otra manera de sumar unos valores es utilizar el signo +. No estoy descubriendo nada nuevo
pero es necesario saber las dos maneras de sumar en una hoja de clculo. El sumatorio
automtico es ms rpido. El signo + lo utilizaremos para otro tipo de frmulas.
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Se comprueba que hay que poner parntesis cuando hay una instruccin con nombre de
frmula. Los parntesis y los signos de puntuacin son importantes ya que determinan que la
funcin o frmula est expresada correctamente. Ahora hemos aprendido que los dos puntos
(:) permiten establecer un intervalo de celdas.
1.3.3.2. Resta
Para realizar operaciones sutractivas utilizaremos el mismo mtodo pero con el signo -.
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Sin embargo, no existe una funcin Resta que podamos anteponer a un intervalo. Tendremos
que escribir la operacin a mano.
1.3.3.3. Multiplicacin y divisin
El asterisco (*) y la barra de fraccin (/) son los signos que utilizaremos para hacer estas
operaciones. Vamos a poner un ejemplo prctico de divisin: vamos a calcular la nota media
aritmtica de los exmenes de la primera evaluacin de un grupo de alumnos.
1. Sumamos las tres notas con alguno de los mtodos que hemos aprendido
anteriormente. Ponemos la funcin en E4.
2. El resultado es un nmero determinado. Como hemos sabemos, la media aritmtica se
obtiene al sumar todas las notas y dividir el resultado entre el nmero de notas que
tenemos. Por ello, ahora debemos dividir el resultado de sumar B4+C4+D4 entre 3, ya
que hemos hecho tres exmenes.
3. Pinchamos en E4 y reescribimos la frmula aadiendo /3 al final de la funcin para
que divida toda la suma entre 3.
4. Aceptamos y rellenamos las celdas E5-E9 con el mtodo de arrastrar funcin que
hemos aprendido antes. Podemos reducir decimales pulsando en el icono de la barra de
herramientas. Ampliamos decimales con el icono de la izquierda (ver imagen).
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Reducir decimales
Podramos hacer una media ponderada para darle ms valor a unos exmenes que a otros.
Por ejemplo: hacemos un examen de 1 tema y otro examen de 3 temas, adems de los
anteriores del ejemplo. Para componer la funcin de la nota media ponderada multiplicaremos
la nota de cada examen por el nmero de temas evaluados en esa prueba, sumaremos esas
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multiplicaciones y, todo ello junto (entre parntesis), lo dividiremos entre el nmero de temas
evaluados en total. As nos quedara la siguiente frmula:
=((B4*2)+(C4*2)+(D4*2)+(E4*1)+(F4*3))/10
Las notas de B4 a D4 se multiplican por 2 porque se han evaluado dos temas en esos
exmenes. E4 se multiplica por 1 por ser un tema el evaluado. F4 se multiplica por 3 por ser
tres temas los examinados. La suma de todos los temas es 10.
Este clculo no es ningn secreto para los docentes. Esta es la frmula para obtenerlo en una
hoja de clculo. Se puede hacer de otras maneras pero considero que sta es la ms clara.
En este apartado hemos aprendido a sumar, restar, multiplicar y dividir. Adems, ya sabemos
hacer medias aritmticas y ponderadas. Tambin hemos aprendido a reducir y ampliar
decimales.
1.3.3.4. Jerarqua de operaciones
La jerarqua de operaciones dice que primero se multiplica o divide y luego se suma o resta.
Por ello, el parntesis es fundamental separar operaciones. Por ejemplo: no es lo mismo
3+4*5 que (3+4)*5.
En el primer caso el resultado es 60. En el segundo, es 35. Esto es as porque primero se
opera lo que hay dentro del parntesis y el resultado se opera con lo que hay fuera.
La cuestin del parntesis es muy importante ya que a veces nos encontramos con frmulas
que contienen parntesis para aportar el resultado deseado.
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No es necesario eliminar una fila o una columna cuando no la vamos a usar. Es ms, es
recomendable no eliminarlas ya que podemos alterar la estructura de la secuencia de frmulas
y resultados que hemos diseado anteriormente. En su lugar, ocultaremos filas o columnas. Se
puede hacer de dos maneras: reduciendo su tamao a cero o pinchando con el botn
secundario del ratn sobre las filas o columnas seleccionadas y pulsando en Ocultar. Esta
segunda opcin se puede revertir seleccionando las filas o columnas perifricas a las ocultadas
y pinchando en Mostrar.
Ocultar filas A, B Y C
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Ocultar y mostrar puede ser una de las opciones que ms utilicemos una vez que tengamos
nuestra hoja diseada y la utilicemos. Por ejemplo, cuando tengamos que ver nicamente los
resultados de una prueba o de un alumno, para facilitar su visualizacin o para proteger la
informacin de los compaeros.
2.1. Calendario
Para realizar un calendario, seguiremos los siguientes pasos.
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primario del ratn) las nuevas filas y ampliaramos su tamao. Con esto conseguimos tener en
celdas distintas las fechas y la celda en la que vamos a escribir.
Muestro la secuencia a partir del paso 8 de la demostracin anterior.
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Una hoja de registro podra ser la utilidad ms destacada de las hojas de clculo para
docentes. Podemos hacer tablas de registro manual y/o registro automatizado. Un ejemplo
puede ser una hoja de registro de asistencia. Vamos a hacer una.
2. Seleccionamos las celdas sobre los das del mes y las fusionamos.
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9. Para colorear el fondo de las celdas podemos seleccionar mediante [Ctrl+botn primario del
ratn].
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16. Ya la tenemos.
Describir el proceso.
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1. Creamos una tabla en la que colocamos las categoras referentes al grupo, los criterios de
calificacin, los nombres del alumnado, los instrumentos de evaluacin, el resultado final de
cada criterio de calificacin.
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5. Escribimos la funcin para hallar la media ponderada de los cuatro exmenes para obtener
la nota de Conceptos. La frmula dice que el primer examen vale 1 (C10*1), ya que es de un
tema; el segundo examen vale 2 (D10*2); etc. Todo ello se divide entre 7, el nmero total de
temas evaluados. Con esto daremos ms valor a los exmenes de ms temas.
6. Rellenamos las celdas inferiores.
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25%, libreta.
Por ello, en esta funcin primero se calcula la media aritmtica de cada subapartado y luego se
multiplica por el porcentaje que le hemos asignado. Por ejemplo, vamos a formular el trabajo en
clase:
Primero obtenemos la media aritmtica: (SUMA(G10:J10))/4
Luego le aplicamos el porcentaje: (((SUMA(G10:J10))/4)*50)
Se observa en la funcin que se aplica el mismo sistema para cada uno de los procedimientos
evaluados para, al final, dividir todo ello entre 100.
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10. El siguiente paso, la nota global de la 1 Evaluacin, tiene un aadido que nos evitar tener
que escribir a mano las frmulas de esa columna. Si nos fijamos en la frmula de la celda U10,
vemos que hace referencia a las celdas F4, G4, H4. Son las celdas donde hemos colocado los
porcentajes de los criterios de calificacin.
Para obtener la nota global no tenemos ms que multiplicar cada concepto (R10, S10, T10) por
su porcentaje y dividir todo entre 100 (ver frmula en la imagen anterior). El problema surgira si
quisiramos rellenar esa columna de manera automtica. La hoja de clculo empezara a tomar
datos de F5, F6, F7, F8, etc., celdas en las que no se encuentran los porcentajes de
Conceptos. Lo mismo pasara con toda la columna: tendra frmulas errneas.
Esto lo solucionaremos creando un lugar en el que copiar los porcentajes de los criterios de
calificacin en filas distintas. As, cuando tengamos que rellenar celdas con frmulas podremos
referirnos a ese lugar. Voy a mostrarlo.
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11. El lugar en el que vamos a colocar los porcentajes de los criterios de calificacin empezar
en F25. All colocamos una referencia a F4 para que aparezca automticamente el porcentaje
que nosotros escribamos (en F4).
12. En F26 escribimos la frmula: =F25. As, cuando vayamos a rellenar el resto de la columna,
el sistema de relleno siempre ser la celda anterior.
13. Rellenamos en el orden siguiente:
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Columna F
Fila 25
Fila 26
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Lo hemos hecho as siguiendo dos pasos: primero, copiar los porcentajes de las celdas F4-H4;
segundo, copiar en la fila 26 lo que haba en la fila 25. Como he dicho antes, es el sistema la
celda anterior.
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14. Seleccionamos las filas en las que hemos creado estas referencias y las ocultamos, ya que
no nos aportan datos nuevos y slo tienen un carcter funcional. Cuidado: no se deben eliminar
las filas ya que la estructura de la hoja perdera todo su sentido y obtendramos resultados
errneos.
15. Ahora podemos reescribir la frmula de la nota global de la primera evaluacin de esta
manera:
=((R10*F25)+(S10*G25)+(T10*H25))/100
Rellenamos la columna y ya tenemos la estructura del cuaderno terminada. Tambin
cambiaremos el formato de celda para que aparezcan solamente dos decimales.
16. Por ltimo, podemos crear una fila en la que aparezcan las medias aritmticas del grupo
para cada instrumento de evaluacin.
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18. Damos formato a esta nueva fila con color para diferenciarla de las notas de los alumnos.
19. Por ltimo, podemos seleccionar la celda C10 y utilizar la opcin Dividir para poder ver
todas las notas de los alumnos sin perder de vista la fila.
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3. Ejercicios
Para consolidar los conocimientos aprendidos en este curso, haremos una hoja de clculo con
los requisitos siguientes:
1. Debe tener varias pestaas.
2. En cada pestaa debe haber una herramienta docente distinta. Por ejemplo: en una
pestaa un horario, en otra un cuaderno de notas, etc.
3. Cada herramienta debe tener el ancho y alto de columnas y filas adaptados a su
contenido.
4. Las celdas deben estar editadas con un formato visualmente diferenciado.
5. Las diferentes herramientas debern contar con alguna frmula que automatice algn
proceso.
6. Una de las herramientas debe ser un cuaderno de notas.
7. El cuaderno de notas deber incorporar como mnimo una frmula de media ponderada.
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