G03/D03/G

Directrices
Administracin de
documentos
electrnicos
Modelo de Gestin de Documentos y
Administracin de Archivos (MGD) para la
Red de transparencia y Acceso a la
Informacin (RTA)

Versin: 1.0
Fecha: diciembre de 2014

G03/D03/G Directrices Administracin de documentos electrnicos

Coordinadores
Beatriz Franco Espio
Ricard Prez Alczar
Equipo
Blanca Desantes Fernndez
Francisco Fernndez Cuesta
Javier Requejo Zalama

De los textos: sus autores

Este documento se encuentra en fase borrador. Ni la RTA ni los autores se hacen responsables de un
mal uso de esta informacin

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Estas Directrices se integran en el MGD segn se especifica en el siguiente Diagrama de
relaciones:

MODELO DE GESTIN DE
DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIN
DE ARCHIVOS

G01/G
POLTICA DE
GESTIN DE
DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS

G02/G
GOBIERNO
ABIERTO Y
TRANSPARENCIA

G07/O

G04/O

G03/G
ADMINISTRACIN
ELECTRNICA

CONTROL
INTELECTUAL Y
REPRESENTACIN

G05/O
VALORACIN

G06/O
CONTROL DE
ACCESO

CONTROL
FSICO Y
CONSERVACIN

G08/0
GUA DE
SERVICIOS DE
ARCHIVO

G03/D01/G. INTEROPERABILIDAD

G03/D02/G. SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

G03/D03/G. ADMINISTRACIN DE
DOCUMENTOS ELECTRNICOS

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1. Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad
1.2. Alcance y contenido
1.3. Documentos relacionados
2. Concepto y estructura de documento electrnico
2.1. Concepto del documento electrnico
2.2. Estructura del documento electrnico
3. Captura del documento electrnico
4. Digitalizacin
4.1. Generalidades
4.2. Formatos
4.3. Finalidades de la digitalizacin
4.4. Procedimiento de la digitalizacin
5. Firma electrnica
5.1. Generalidades
5.2. Conceptos: firma electrnica y firma digital
5.3. Formato avanzado de firma electrnica
6. Metadatos para la gestin de documentos
6.1. Generalidades
6.2. Modelo de metadatos para la gestin
6.3. Esquema de metadatos para la gestin
6.4. Implementacin de los metadatos para la gestin
7. Cuadros de compromisos de cumplimiento
8. Trminos y referencias
8.1. Glosario
8.2. Referencias
8.3. Bibliografa
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1.

Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad

La finalidad de estas Directrices es proporcionar recomendaciones para una adecuada

administracin del documento electrnico, con respeto a la autonoma de las organizaciones y
en el marco del Modelo de Gestin de Documentos y administracin de archivos de la Red de
Transparencia y Acceso a la informacin (RTA).
1.2. Alcance y contenido
Al hablar de la conservacin de los documentos electrnicos a largo plazo, la gestin de
documentos se refiere a una preocupacin por garantizar esos documentos como una
evidencia jurdica y un patrimonio documental ms all del tiempo que pueda perdurar la
tecnologa que los gener. Para ello, en esta directriz de administracin de documentos
electrnicos se aborda el documento electrnico desde el mximo respeto a sus
caractersticas: autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.
Desde la captura del documento electrnico por un sistema de gestin documental, las
organizaciones debern responder al reto poltico de gestionar todos sus componentes, donde
se incorporan cuestiones de calado sobre firma electrnica y metadatos. En esta gestin,
tendr tambin cabida la referencia de buenas prcticas respecto de los proyectos de
digitalizacin.
1.3. Documentos relacionados

2.

G03/G

Administracin electrnica

G03/D01/G

Interoperabilidad

G03/D02/G

Seguridad de la informacin

Concepto y estructura del documento electrnico

2.1. Concepto de documento electrnico

En la Carta Iberoamericana de Gobierno Electrnico, se dedica en el captulo segundo (El

derecho al Gobierno Electrnico) un artculo especfico al rgimen de los documentos y los
archivos electrnicos. All se dice que los Estados regularn sus documentos y sus archivos
electrnicos en base a unos criterios, a saber:

Equivalencia de los documentos electrnicos con los documentos en papel.

Validez de los documentos electrnicos, en igual medida que el papel.
Conservacin y gestin de los datos, con garanta de su integridad, su autenticidad, su
mantenimiento y su conservacin sin alteraciones indebidas. Con la posibilidad de
cambiar su formato y su soporte.

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La Gua del Comit de Documentos Electrnicos del Consejo Internacional de Archivos, de
1997, lo defina como la informacin registrada, producida o recibida en la iniciacin,
desarrollo o finalizacin de una actividad institucional o individual y que consta de contenido,
contexto y estructura suficiente para proporcionar prueba de la actividad.
Poco despus, el Modelo de Requerimientos para la Gestin de documentos electrnicos
(MoReq), en 2001, hablaba de un documento de archivo en forma electrnica, es decir, una
forma creada mediante un programa informtico de aplicacin o bien digitalizado mediante
escaneado a partir de un documento en papel o microficha.
MoReq recoga que los documentos electrnicos pueden ser elaborados con un procesador de
texto, mensajes de correo electrnico, hojas de clculo, imgenes fijas, animaciones, ficheros
de audio o cualquier otro tipo de objeto digital. Ahora bien, se convierten en documentos de
archivo cuando se capturan en un Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo
(SGDEA).
En un SGDEA, los documentos electrnicos se pueden gestionar como si se acumulasen en
expedientes o carpetas electrnicas. Incidimos en el como si porque, en realidad, los
expedientes no precisan una existencia real, son virtuales. No son ms que los atributos de los
metadatos asociados a los documentos de archivo.
Alejandro Delgado (2009) nos recuerda que existen tantas definiciones de documento
electrnico como escuelas de pensamiento o paradigmas, pero por ltimo recuperemos con l
la definicin que lanza el Proyecto InterPARES: un documento analgico o digital que es
portado por un conducto elctrico y requiere el uso de un equipo para ser inteligible por una
persona.
2.2. Estructura del documento electrnico
Siguiendo la norma UNE-ISO 15489-1:2006. Informacin y documentacin. Gestin de
documentos. Parte 1: Generalidades, el documento electrnico comparte las caractersticas del
documento en papel:
Autenticidad. Un documento ser autntico si se puede comprobar que es lo que afirma
ser, que ha sido creado por la persona que se afirma y que ha sido creado cuando se
afirma.
Fiabilidad. Un documento ser fiable cuando su contenido se considera una
representacin completa de las actividades y las operaciones de los que da testimonio y
se pueda recurrir a l con posterioridad.
Integridad. Un documento ser ntegro cuando sea completo e inalterado.
Disponibilidad. Un documento ser disponible cuando sea factible su localizacin, su
recuperacin, su presentacin y su interpretacin.
En la publicacin de 2005 del ICA Documentos electrnicos: Manual para archiveros, se
recogan estas cuatro caractersticas y se aada que los documentos que las poseyeran
tendran el contenido, la estructura y el contexto necesarios para aportar una visin completa
de sus actividades, dando reflejo de las operaciones que materializaban y de sus decisiones,
sus acciones y sus competencias.
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Estructura

Contenido
DATOS
METADATOS

Contexto
Integridad

IDENTIDAD

ESPAA. MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA. 2011. Gua de aplicacin de la Norma
Tcnica de Interoperabilidad. Documento Electrnico. Disponible en:
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Estrategias/pae_Interoperabilida
d_Inicio/BIBLIOTECA_PU_Publicacion_oficial_2011_documento_electronico_guia_de_aplicacion_NTI/Gu%C3%ADa
%20de%20aplicaci%C3%B3n%20de%20la%20Norma%20T%C3%A9cnica%20de%20Interoperabilidad%20de%20Docu
mento%20Electr%C3%B3nica.pdf

En cuanto a la estructura del documento electrnico, en l se distingue una estructura fsica y

una lgica: la fsica, depender del hardware y el software; la lgica, que consiste en la relacin
entre las partes que componen el documento, es la que lo hace inteligible.
En conclusin, el documento electrnico se constituye como una unidad estructurada con
datos (de contenido e identificacin) y metadatos que participan de sus diferentes
dimensiones.
3.

Captura del documento electrnico

Un sistema de gestin de documentos electrnicos reconoce tres etapas diferenciadas: diseo,

captura y mantenimiento:

Diseo. Planificacin de las acciones tecnolgicas y metodolgicas a aplicar.

Captura. Grabacin en el sistema, una vez que el documento ha sido producido o
recibido por la organizacin.
Mantenimiento. Permanencia del documento en los sistemas operativos o de archivo,
segn su vigencia administrativa.

Siguiendo a Llus-Esteve Casellas y Snia Oliveras (2008), en las fases de captura y de

mantenimiento, sta ltima en su parte con vigencia administrativa, las acciones sobre los
documentos deben preservar su integridad, su fiabilidad y su autenticidad. En la fase de

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preservacin, o de mantenimiento sin vigencia administrativa, los requisitos tendern hacia la
integridad y la usabilidad del documento.
Las acciones que se desarrollan en el proceso de la captura se centran en el
control, la conversin de formato, si cabe, la verificacin de la firma y la captura
de los metadatos del documento, sin olvidar que el sistema garantizar su acceso
tras haberlo capturado.
En MoReq se define la captura como la incorporacin de un documento de archivo a un
Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo, que incluye el registro, la
clasificacin, la adicin de los metadatos y el almacenamiento en un sistema que gestiona
documentos de archivo.
Se considerar fundamental y requisito para su incorporacin al sistema garantizar la
verificacin en la captura. Esta verificacin ser la garanta de autenticidad en la que se basar
la cadena de custodia y, por ende, su adecuada conservacin a largo plazo.
En el esquema de requerimientos funcionales que MoReq2 considera como obligatorios,
dedica un espacio a la captura y el registro de documentos, sealando estas necesidades:
Cuadro de clasificacin. Los documentos electrnicos capturados se asociarn a un
cuadro de clasificacin.
Metadatos. El sistema validar y controlar la entrada de los metadatos mnimos
obligatorios e incluir otros metadatos asociados a los documentos electrnicos.
Captura. El contenido del documento electrnico, incluida la informacin que determina
su forma y presentacin y la que define la estructura y el comportamiento, ser
capturado sin menoscabo de su integridad estructural.
Formatos. Los documentos de archivo sern capturados o convertidos a los formatos
admitidos para la fase de archivo.
4.

Digitalizacin
4.1. Generalidades

Es preciso determinar las diferencias entre los documentos electrnicos de archivo, los
documentos electrnicos simples y los documentos digitalizados.
Documentos electrnicos de archivo. Sern los que reflejen y sean evidencia de las
actividades de la organizacin, con carcter de original.
Documentos electrnicos simples. Representan un apoyo para la gestin administrativa,
sin ofrecer garantas legales: son los generados por herramientas ofimticas sin ninguna
validacin.
Documentos digitalizados. Son el resultado de una forma de produccin de documentos
electrnicos, el fruto de un mecanismo de captura que transforma en documento
electrnico un soporte en papel.

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Los documentos digitalizados pueden considerarse documentos electrnicos
simples, como es el caso de aqullos generados como proyectos de difusin, o
bien documentos electrnicos de archivo, si contienen una validacin jurdica.
La digitalizacin de los documentos de archivo se basa en la generacin y posterior
tratamiento de una imagen digital a partir del soporte no digital de un documento original.
Quedarn excluidos del concepto de digitalizacin los documentos generados originalmente
en formato digital.
4.2. Formatos
Por Decisin 2004/563/EC, Euratom, relativa a documentos electrnicos y digitalizados, la
Comisin Europea regulaba unos principios generales para establecer un espacio documental
totalmente electrnico que permitiera una progresiva inclusin de procedimientos
exclusivamente electrnicos. Para ello, se comprometa a una sistemtica digitalizacin de
aquellos documentos generados o recibidos en otros soportes, particularmente en papel.
Sin entrar en la pertinencia ni oportunidad de una digitalizacin masiva de documentos, el
objetivo era digitalizar en un formato que ofreciera garantas de permanencia y legibilidad a lo
largo del tiempo y de facilitar el acceso a la informacin contenida. Sin perjuicio de otros
soportes y sin olvidar una futura evolucin tecnolgica ni estndares internacionales por venir,
se consideraba como formato de digitalizacin para el papel el PDF, o PDF/A, o en su defecto el
TIFF, con una resolucin mnima de 300 dpi. Cuando se transfirieran las series oportunas a un
repositorio definitivo, los formatos se convertiran a PDF/A o un formato equivalente que
asegurara la conservacin a largo plazo.
Estos formatos podran enriquecerse mediante un reconocimiento ptico de caracteres (OCR),
dejndose intacta la imagen pero facilitando bsquedas sobre el texto.
El estndar PDF/A-1 est basado en el formato PDF y especifica la utilizacin de un
subconjunto de componentes PDF, con el objeto de desarrollar programas que permitan la
creacin, la reproduccin y el tratamiento de una forma de PDF lo ms adecuada posible para
una preservacin de archivos a largo plazo.
4.3. Finalidades de la digitalizacin
Toda organizacin puede afrontar la digitalizacin de los documentos desde dos perspectivas:
como proyecto de difusin o como sustitucin de soporte.

Proyectos de difusin. La conversin digital de documentos originales no digitales es

desarrollada como proyectos de difusin en las Directrices para proyectos de
digitalizacin que en 2002 public el Consejo Internacional de Archivos. All, en su
parte introductoria, se seala que la decisin de digitalizar puede tomarse con objeto
de:
Incrementar el acceso. Una respuesta a una alta demanda de consulta.
Mejorar los servicios para un creciente nmero de usuarios. Se proporciona
mayor calidad a los recursos de la organizacin.

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Reducir la manipulacin de los originales. Una respuesta preventiva como

copia de preservacin.
Ofrecer a la organizacin una oportunidad para desarrollar su infraestructura
y la formacin de su personal.
Impulsar el desarrollo de recursos cooperativos, en un marco de
interoperabilidad.
Buscar ventajas econmicas, como rentabilizar enfoques compartidos entre
organizaciones.
Sustitucin de soporte. Las organizaciones pretenden una conversin del soporte
original, sea para una posterior eliminacin de ese original o no, con miras al
establecimiento de una administracin electrnica.
En cualquier proyecto de digitalizacin que conlleve la generacin de documentos
electrnicos de archivo, las organizaciones debern contemplar un tratamiento
integral en el que se incluya la gestin de los metadatos y la firma electrnica.

Desde otro punto de vista, los escenarios de captura de los documentos electrnicos como
resultado de un proceso de digitalizacin son:

Centros de digitalizacin, con estas caractersticas:

Diferida en el tiempo
Masiva, por lotes
Personal especializado
Capacidad para su almacenamiento
Puntos de digitalizacin, que presentan estas caractersticas:
Digitalizacin inmediata, por la proximidad al usuario o registro
Escneres de sobremesa
Personal no especializado

4.4. Proceso de la digitalizacin

Sin intencin de incidir en cuestiones operacionales que no corresponden en este apartado del
Modelo de Gestin de Documentos, es necesario entrever ciertas pautas o criterios que de
modo gerencial hay que observar para un correcto desarrollo de un proceso de digitalizacin,
que se resuelven en las siguientes fases: planificacin, conversin, validacin y conformacin.
Aqu seguiremos la estructura marcada en una gua de Digitalizacin certificada de
documentos elaborada por Colombia en el marco del proyecto Cero Papel:

Fase de planificacin. Momento de identificar aspectos tan diversos como el tiempo a

destinar al proyecto, el anlisis de riesgos o el formato final. Parcialmente, esta parte
concuerda con la fase que el Consejo Internacional de Archivos establece como de
Seleccin, en las Directrices de 2008, donde se recuerda que la seleccin se orientar
para que asegure no slo cuestiones como el valor del material o su contenido sino
que tambin considerar aspectos fundamentales como la viabilidad tcnica del
proyecto, sus aspectos legales y las circunstancias propias de cada organizacin. Esto

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se reduce a tres preguntas: el material original necesita convertirse?; debe

convertirse?; puede convertirse?
Fase de conversin. Momento del tratamiento informtico que genere el cambio de
formato del documento electrnico.
Fase de validacin. Momento del cotejo entre el resultado del proceso y el documento
original, para validar la garanta.
Fase de confirmacin. Momento de la incorporacin de los metadatos mnimos
obligatorios.

Las citadas Directrices del ICA, en su fase de Conversin, establecen el siguiente declogo de
recomendaciones:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Utilizar los escneres adecuados a forma, soporte y estado de los documentos

Examinar posibles problemas de manipulacin de los documentos
Establecer la resolucin pertinente al resultado perseguido
Elegir la profundidad adecuada al material
Utilizar con medida y precaucin procedimientos de optimizacin de las imgenes, si
fuera preciso
Usar tcnicas de compresin sin prdida, para ficheros de conservacin y seguridad;
para los de simple acceso, cuando sea necesario
Ensayar el acceso a los ficheros, para comprobar su normal apertura
Conocer en profundidad los equipos utilizados
Utilizar estndares en el control de calidad de la imagen
Desarrollar un programa de control continuo de calidad que verifique la consistencia
de la produccin.

Valgan estos puntos como marco general para el desarrollo y la implementacin de los
proyectos y programas de digitalizacin.
5.

Firma electrnica
5.1. Generalidades

La firma es el signo que vale a una persona para identificarse y asumir el acto que signa. En
este sentido, con la firma se busca una doble finalidad (Ortega Daz, 2008):
Asumir la autora
Adquirir los derechos y las obligaciones que se desprendan del acto
La firma manuscrita ha tenido un prestigio y una reputacin que, en ningn caso, ha alcanzado
la firma electrnica de la que se va a tratar. Y es el aprecio social el elemento que ha obviado y
minimizado los riesgos en la utilizacin de la firma manuscrita: el cambio de rbrica, con el
consiguiente peligro de identificacin del firmante; y la posibilidad de falsificacin, con la
consiguiente suplantacin de personalidad.
Ante la firma manuscrita, la firma electrnica presenta una inigualable certeza de seguridad
tcnica, aunque todava requiere de esa concienciacin ciudadana que la dote de una fuerza
no slo jurdica sino tambin social.
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Seguiremos a Alejandro Delgado en esta introduccin a la firma electrnica y a su alcance en el
marco del Modelo de Gestin de Documentos. Las perspectivas o aproximaciones a la firma
electrnica pueden provenir desde el mundo jurdico, el tecnolgico o bien el propiamente
archivstico. En ningn caso, y como declaracin, nos introduciremos en el complejo mundo
jurdico ni el variante mundo tecnolgico.
El mundo archivstico es independiente de la tecnologa, porque los documentos se crean,
gestionan, conservan y difunden con aquella tecnologa que temporalmente est disponible; y
tambin es independiente del jurdico, porque su nocin de evidencia es ms amplia y social.
5.2. Conceptos: firma electrnica y firma digital
La firma electrnica es aquella que, realizada mediante medios tcnicos, cumple
todas o algunas de las funciones desarrolladas por la firma tradicional, en
concreto una funcin identificativa. La firma digital cumple todos los fines de la
firma manuscrita, cumpliendo con las exigencias tcnicas de seguridad. La firma
digital tambin puede ser llamada firma electrnica avanzada.
La firma electrnica, adems del ya citado carcter identificativo, puede aportar integridad y
no repudio: la integridad garantiza que el contenido de un mensaje de datos permanece
completo e inalterado; el no repudio garantiza que los mensajes no puedan ser negados ni en
origen, por el emisor, ni en destino, por el receptor.
La firma digital se configura como un valor numrico que se asocia a un mensaje de datos y
permite determinar que dicho valor ha sido generado a partir de la clave originaria, sin
modificacin posterior. La firma digital se basa en un certificado seguro.
5.3. Formato avanzado de firma electrnica
Ante la necesidad de conservar la firma de los documentos electrnicos para asegurar su no
repudio, se recurre a los formatos avanzados de firma electrnica (XAdES y CAdES). Estos
estndares se desglosan en 4 bloques de firma:
1) Firma bsica y firma con poltica explcita. No incluye sello de tiempo, sino que el
firmante declara la fecha del acto. Una tercera parte debe avalar el momento y validez
de la firma.
2) Firma con sello de tiempo. Est avalada y se calcula si se gener antes de una posible
revocacin del certificado. Ante la falta de evidencias y la corta duracin, requieren
una tercera parte que avale la validez en su generacin.
3) Firma con informacin completa de validacin. Aade referencias a la cadena de
certificacin para permitir una verificacin longeva. Una tercera parte guardar los
datos sobre el estado de los certificados.
4) Firma con evidencias electrnicas (firma de archivo). Incorpora la informacin
necesaria para su verificacin en la firma y define el mantenimiento de la fiabilidad con
sellos de tiempo. Son el perfil de las firmas electrnicas longevas, con la ventaja de no
requerir informacin adicional custodiada por terceras partes para una verificacin.

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Como medida, en el marco de la conservacin de los documentos electrnicos a largo plazo, se
recomienda la actualizacin de la firma digital. Esta medida de control consiste en el resellado
o la refirma, como medios para prevenir la obsolescencia o la vulneracin del sistema de firma.
Adems, tambin se incide en el fomento del uso de formatos avanzados de firma electrnica.
Estas recomendaciones se pueden completar con un seguimiento de los cambios tecnolgicos,
que puedan derivar en alternativas en forma de nuevos formatos de firma electrnica.
Existen sectores archivsticos que consideran que las firmas digitales no se generaron ni
disearon para garantizar la autenticidad de los documentos a largo plazo, por lo que
consideran que los mecanismos de confianza no dependen de las prestaciones de la tecnologa
sino de las voluntades de los legisladores. La conservacin de los metadatos pertinentes y la
participacin de los archiveros en esa decisin seran los mecanismos que aadiran la
seguridad a una adecuada conservacin de los documentos electrnicos a largo plazo.
6.

Metadatos para la gestin de documentos

6.1. Generalidades

Los sistemas de gestin de documentos basados en papel contienen metadatos sobre los
documentos, generalmente de carcter implcito, que se pueden deducir fcilmente. Por
ejemplo, la estructura no requiere mayor especificacin, por ser evidente; pero, por el
contrario, el contexto del documento requiere una indizacin.
Los sistemas de gestin de documentos electrnicos no disponen de esos metadatos implcitos
por lo que cualquier documento que se incorpore a un sistema de gestin deber tambin
explicitar sus metadatos. Para ello, los sistemas electrnicos estn configurados para exigir la
cumplimentacin en ese momento o, en algunos casos, generarlos automticamente.
Obviamente, los metadatos exigidos para los documentos electrnicos siempre sern mayor
en nmero a los exigidos para el papel.
A su vez, todos los procesos generan metadatos vinculados al documento. La cantidad final de
metadatos en relacin con los documentos y los procesos de gestin de los mismos slo
depender del calibre del sistema de gestin de documentos, que, ineludiblemente,
depender de los requerimientos asociados a las actividades y las responsabilidades de cada
organizacin.
Los metadatos son datos que describen el contexto, el contenido y la estructura
delos documentos y su gestin a lo largo del tiempo (UNE-ISO 15489-1:2006.
Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades).
Las organizaciones necesitan sistemas de informacin para la captura y la gestin de aquella
informacin contextual que permita la comprensin, la utilizacin, el acceso y la gestin de los
documentos a lo largo del tiempo. El conocimiento de este contexto es crtico para garantizar
la autenticidad, la fiabilidad, la integridad, la disponibilidad y el valor probatorio de los
documentos. Esta informacin contextual es lo que se denomina metadatos para la gestin de
los documentos.

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Aquellas aplicaciones informticas de gestin de documentos y aquellos sistemas de gestin
que incorporen la funcionalidad de la gestin de documentos tratarn dichos documentos
mediante la incorporacin y gestin de metadatos sobre ellos y el contexto de su creacin y su
uso.
6.2. Modelo de metadatos para la gestin
La responsabilidad en el desarrollo y la implementacin de un modelo de metadatos estar
asignada a un equipo multidisciplinar, compuesto por archiveros, profesionales de las
tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC) y personal con formacin jurdica.
Segn la norma UNE-ISO 23081-2:2011. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de
documentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte 2: Elementos de
implementacin y conceptuales, los metadatos se organizan en seis grupos, a saber:

Identificacin. Identifican la entidad. Ejemplos: tipo de entidad, nivel de agrupacin e

identificador.
Descripcin. Permiten decidir sobre si la entidad es la que se busca. Ejemplos: ttulo,
resumen e identificadores externos.
Uso. Facilitan el uso a largo plazo de la entidad. Ejemplos: entorno tcnico, acceso,
derechos e idioma.
Plan de eventos. Permiten gestionar la entidad y sus metadatos asociados. Consisten
en las acciones de gestin que se prev ocurran. Ejemplos: tipo, descripcin, fecha,
desencadenante de evento y relacin.
Historial de eventos. Documentan el pasado de los documentos, los eventos de la
entidad y sus metadatos. Ejemplos: fecha, tipo, descripcin y relacin.
Relacin. Asocian entidades. Sealan una entidad-relacin o bien describen sus
relaciones con otras entidades. Ejemplos: identificador de entidad relacionada, tipo de
relacin y fecha de la relacin.

Pero tambin es de comn aceptacin, transmitida por METS, la distincin entre tres tipos de
metadatos:

Descriptivos. Permiten la localizacin y la identificacin.

Estructurales. Indican la colocacin de objetos compuestos.
Administrativos. Permiten la gestin de un documento y conocer, entre otras
caractersticas, su fecha de creacin y su accesibilidad.

6.3. Esquema de metadatos para la gestin

Un esquema de metadatos se define como un plan lgico que indica las relaciones
existentes entre los elementos de metadatos. Generalmente, incorporan una
serie de reglas relacionadas con la semntica y la sintaxis que facilitan la gestin
de los metadatos.
Un esquema de metadatos es un instrumento que contribuye a garantizar la conservacin de
los documentos a largo plazo y permite abrir un marco de interoperabilidad. Este esquema

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especifica el nombre de los metadatos que incorpora y su significado, es decir, establece al
mismo tiempo un registro de los metadatos y un modelo de los datos.
Dado su carcter de instrumentos de control, su documentacin y su presentacin observarn
el respeto a un formato predefinido, para ser cita referente de sus definiciones semnticas.
Adems, requerirn una actualizacin y control de sus versiones.
El diseo de un esquema de metadatos precisa de varios pasos a dar: seleccin de sus
elementos, estructuracin, codificacin, reglas sintcticas y niveles de obligatoriedad y,
finalmente, calibrar una posible reutilizacin.

Seleccin de elementos. Cada organizacin tiene que decidir y definir qu elementos

incorporar a su esquema de metadatos. Algunas cuestiones a decidir sern:
Concretar las entidades a implementar.
Decidir los niveles de agrupacin.
Establecer determinadas acciones a ejecutar sobre los documentos y los
desencadenantes que se lo permitan.
Decidir sobre funcionalidades tan importantes como los trminos de
accesibilidad y eliminacin/conservacin.
Documentar el historial de las acciones acometidas sobre los documentos.

Estructuracin de elementos. Al establecer un valor semntico a un conjunto de

elementos de metadatos se los est categorizando como un esquema. A ello habr que
aadir una relacin semntica: la identificacin de los grupos de elementos que se
consideren una secuencia, para garantizar un claro significado. Ejemplo: un evento se
consolida con los elementos del objeto, el agente, la accin y la fecha.

Esquemas de codificacin. Los esquemas de codificacin son fuentes que aportan

consistencia y normalizan los valores de los elementos de metadatos: clasificaciones,
vocabularios controlados o taxonomas. Estos esquemas, de vocabulario y de sintaxis,
deben permitir un tratamiento automatizado y estar debidamente definidos.

Reglas sintcticas, niveles de obligatoriedad, valores por defecto y repetibilidad. Los

esquemas de metadatos definirn las reglas de utilizacin de sus elementos.
Formacin de sintaxis: se definir la forma de expresin. Ejemplo de fecha:
aaaa/mm/dd.
Nivel de obligatoriedad: indicar si la definicin es opcional u obligatorio.
Ejemplo de fecha de transferencia: indicar slo si se ha verificado.
Valores por defecto: posibilidad de asignacin. Ejemplo de agente: el nombre
de la organizacin preceder al productor.
Reglas de incidencia: definir la repetibilidad del elemento. Ejemplo de
formato: no repetible para un documento.

Reutilizacin de esquemas de metadatos preexistentes. La complejidad en la

elaboracin de un esquema de metadatos conlleva la recomendacin de prestar
atencin si existe algn esquema que una organizacin pueda reutilizar. Para ello se

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comprobar la semntica y el uso de reglas, entre otras cuestiones, antes de asumir
cualquier producto ya existente. Por lo tanto, la reutilizacin siempre se condicionar a
una revisin y una decisin sobre las condiciones de su uso.
6.4. Implementacin de los metadatos para la gestin
Una adecuada implementacin de los metadatos debe verse precisada por ciertas
consideraciones sobre los puntos siguientes:

Almacenamiento y gestin. La organizacin decidir si se opta por una va centralizada

o descentralizada. Es una cuestin poltica sobre si un sistema informtico de gestin
transfiere a un repositorio regido por la aplicacin de gestin documental o si
permanece en el mismo sistema. Si se opta por el repositorio, se considerar si los
metadatos se guardarn separados de las entidades descritas o si se incrustan en los
propios documentos.

Incorporacin de metadatos. La organizacin considerar qu metadatos se capturan

automticamente y cules se detallan manualmente. Se recomienda tender a una
automatizacin pero es ineludible cierto carcter manual, ante el cual se vigilar por la
calidad semntica y sintctica. En este campo, archiveros, tcnicos de tecnologas de la
informacin y administrativos deben hallar un consenso en la distribucin de tareas y
asumir un cambio de cultura en la gestin de los documentos.

Creacin de un documento de metadatos. Dada la consideracin de que los

metadatos son un documento en s mismos, la organizacin sopesar aquel momento
de inflexin en que los metadatos asociados a un documento se puedan entender
como completos y cerrados.

Metadatos como herramientas de control para la gestin de documentos. La

organizacin comprender que los metadatos se convierten en una herramienta de
gestin, al incorporar valores relacionados con su cuadro de clasificacin o su
calendario de conservacin, la accesibilidad o la seguridad de los documentos. Adems
cobrarn el carcter de desencadenantes de eventos, como el recordatorio
automatizado de una accin de eliminacin o transferencia.

Enlaces entre metadatos. La organizacin considerar las estrategias oportunas ante

la necesidad de conservar no slo los enlaces entre el documento y sus metadatos sino
entre los metadatos mismos, aspecto importante en la gestin de documentos a largo
plazo.

Valoracin. Los metadatos sern objeto de valoracin. Esta valoracin incluye tanto
los metadatos que se deben capturar con el documento como tambin el tiempo que
hay que preservarlos. Los metadatos asociados a un documento sern valorados en el
momento de la valoracin de aqul, pero pueden requerir decisiones distintas a la
conservacin/eliminacin de dicho documento. Por lo tanto, la resolucin

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administrativa que implique la destruccin documental deber resolver tambin sobre
los metadatos asociados.

Transferencia de documentos. La organizacin considerar la oportunidad de definir

los protocolos de transferencia de documentos electrnicos, que aparejar la gestin
de sus metadatos asociados.

Conservacin y formatos de almacenamiento. La organizacin contemplar la

conservacin a largo plazo de los metadatos asociados a documentos. En el caso de
una conversin de formato, donde est generalizado el formato XML, se
documentarn los procesos para garantizar su informacin contextual. Las diferentes
tcnicas de almacenamiento de los metadatos contemplan desde el encapsulado,
donde el documento se convierte en una entidad que incorpora documento y
metadatos, hasta la incrustacin de los metadatos como cabecera del documento.

Asegurar la gestin de los metadatos a lo largo del tiempo. La organizacin asumir la

necesidad de la gestin de los metadatos a lo largo del tiempo. La migracin o la
conversin de sus formatos se contemplar como un proceso de conservacin en aras
de su utilizacin como material de investigacin.

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7.

Cuadro de compromisos de cumplimiento

Este cuadro identifica aquellos compromisos establecidos en las lneas de actuacin de la Gua
de Implementacin de Administracin electrnica y unas recomendaciones sobre cmo
cumplir con los mismos.
El nmero representado es el mismo con el que se identifica dicho compromiso en la Gua de
Implementacin.
N
5.1

Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

Preservar, en la fase de captura, la Asociar

los
documentos
electrnicos
integridad, la fiabilidad y la capturados a un cuadro de clasificacin
autenticidad de los documentos
Validar y controlar, el sistema, la entrada de
los metadatos mnimos obligatorios e incluir
otros metadatos asociados a los documentos
electrnicos
Capturar, sin menoscabo de su integridad
estructural, el contenido del documento
electrnico, incluida la informacin que
determina su forma y presentacin y la que
define la estructura y el comportamiento
Capturar o convertir los documentos de
archivo a los formatos admitidos para la fase
de archivo

5.2

Respetar ciertas pautas o criterios Identificar aspectos tan diversos como el

para un correcto desarrollo de un tiempo a destinar al proyecto, el anlisis de
proceso de digitalizacin
riesgos o el formato final
Cotejar entre el resultado del proceso y el
documento original, para validar la garanta
Incorporar
obligatorios

los

metadatos

mnimos

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Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

5.3

Comprender la firma electrnica

como un elemento del documento
electrnico que, adems de un
carcter
identificativo,
aporta
integridad y no repudio

Considerar si los mecanismos de confianza

dependen de las prestaciones de la tecnologa
o de las voluntades de los legisladores
Determinar el uso de la firma electrnica o de
la firma electrnica avanzada en funcin del
nivel de seguridad y de la conservacin a largo
plazo del documento electrnico
Actualizar la firma digital mediante el
resellado o la refirma, como medios para
prevenir la obsolescencia o la vulneracin del
sistema de firma
Fomentar el uso de formatos avanzados de
firma electrnica

5.4

5.5

Disear un sistema de gestin en el Asignar a un equipo multidisciplinar la

que tengan cabida los metadatos responsabilidad en el desarrollo y la
asociados a los documentos implementacin de un modelo de metadatos
electrnicos
Asignar al sistema de gestin de documentos
una cantidad determinada de metadatos
Establecer
un
esquema
de
metadatos, como un instrumento
que contribuya a garantizar la
conservacin de los documentos a
largo plazo y que permita abrir un
marco de interoperabilidad

Decidir y definir qu elementos hay que

incorporar al esquema de metadatos
Categorizar el esquema, al establecer un valor
semntico a un conjunto de elementos de
metadatos
Esquematizar la codificacin, como fuente
para aportar consistencia y normalizar los
valores de los elementos de metadatos

Establecer reglas sintcticas, niveles de

obligatoriedad, valores por defecto y
repetibilidad
Reutilizar
esquemas
preexistentes, si cabe

de

metadatos

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N
5.6

Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

Implementar los metadatos para la Decidir por la opcin de una va centralizada o

gestin
descentralizada en cuanto al almacenamiento
y gestin
Determinar qu metadatos se capturan
automticamente y cules se detallan
manualmente
Sopesar el momento en que los metadatos se
puedan entender como completos y cerrados
Comprender que los metadatos se convierten
en una herramienta de gestin y cobran el
carcter de desencadenantes de eventos
Considerar las estrategias oportunas ante la
necesidad de conservar no slo los enlaces
entre el documento y sus metadatos sino
entre los metadatos mismos
Valorar los metadatos

Considerar la oportunidad de definir los

protocolos de transferencia de documentos
electrnicos, que aparejar la gestin de sus
metadatos asociados
Conservar a largo plazo los metadatos
asociados a documentos
Asegurar la gestin de los metadatos a lo
largo del tiempo

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8.

Trminos y referencias
8.1. Glosario

Autenticidad: propiedad o cualidad por la cual se puede probar que un documento es lo que
afirma ser y ha sido creado por la persona que se presume y en el momento en que se afirma.
Captura: fase del ciclo de vida del documento electrnico, posterior a la propia creacin o
produccin del documento, que supone su incorporacin al sistema de gestin de documentos
de la organizacin.
Conversin: proceso consistente en cambiar los documentos de un soporte a otro o bien de un
formato a otro.
Disponibilidad: propiedad o cualidad de los activos de informacin, mediante la cual aquellas
entidades o procesos autorizados tienen acceso a los mismos cuando lo requieren. En el
mbito especfico de los documentos electrnicos, aquella propiedad o cualidad de los mismos
que permite su localizacin, recuperacin, presentacin e interpretacin.
Esquema de metadatos: plan lgico que muestra las relaciones entre los elementos de
metadatos, incorporando generalmente un conjunto de reglas, incluidas aqullas relacionadas
con la semntica y la sintaxis, que permiten la gestin de metadatos.
Fiabilidad: propiedad o cualidad de un documento cuyo contenido se considera una
representacin completa y fidedigna de las actividades y operaciones de los que da testimonio.
Firma electrnica: conjunto de datos, en forma electrnica, consignados junto a otros o
asociados con ellos que pueden ser utilizados como medio de identificacin del firmante.
Firma electrnica avanzada: valor numrico que se asocia a un mensaje de datos y permite
determinar que dicho valor ha sido generado a partir de la clave originaria, sin modificacin
posterior.
Firma digital: vase Firma electrnica avanzada.
Integridad: propiedad o cualidad de un documento cuando se encuentre completo e
inalterado.
Metadatos: en el mbito de la gestin de documentos, datos que describen el contexto, el
contenido y la estructura de los documentos y su gestin a lo largo del tiempo.
Metadatos para la gestin de documentos: informacin estructurada o semiestructurada que
permite la creacin, la gestin y el uso de los documentos a lo largo del tiempo y entre
diferentes dominios.
Migracin: vase Conversin.
Resellado de tiempo: renovacin de un sello de tiempo emitido con antelacin.

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Sello de tiempo: acreditacin a cargo de un tercero de confianza de la fecha y la hora de
realizacin de cualquier operacin o transaccin por medios electrnicos.

8.2. Referencias
COLOMBIA. [2012]. Cero papel en la Administracin Pblica. Gua 3: Documentos electrnicos
[en lnea]. Bogot: Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
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G03/D03/G Directrices Administracin de documentos electrnicos

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electrnicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad. Madrid: AENOR]
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION (ISO). 2005a. ISO/TR 18492:2005.
Long-term preservation of electronic document-based information. Ginebra: ISO. [Se ha
empleado la siguiente versin equivalente en espaol: AENOR. 2008. UNE-ISO/TR 18492:2008
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INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION (ISO). 2005b. ISO 19005-1:2005.
Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1:
Use of PDF 1.4 (PDF/A-1). Ginebra: ISO. [Se ha empleado la siguiente versin equivalente en
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Madrid: AENOR]
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Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part
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Elementos de implementacin y conceptuales. Madrid: AENOR]
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Processes, data elements and documents in commerce, industry and administration - Long
term signature profiles - Part 1: Long term signature profiles for CMS Advanced Electronic
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