G05/D01/O

Directrices
Instrumentos para
la valoracin
Modelo de Gestin de Documentos y
Administracin de Archivos (MGD) para
la Red de Transparencia y Acceso a la
Informacin (RTA)

Versin: 1.0
Fecha: diciembre de 2014

G05/D01/O

Directrices Instrumentos para la valoracin

Coordinadores
Beatriz Franco Espio
Ricard Prez Alczar
Equipo
Blanca Desantes Fernndez
Francisco Fernndez Cuesta
Javier Requejo Zalama
De los textos: sus autores
Este documento se encuentra en fase borrador. Ni la RTA ni los autores se hacen responsables de un
mal uso de esta informacin

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Directrices Instrumentos para la valoracin

Estas Directrices se integran en el MGD segn se especifica en el siguiente Diagrama de

relaciones:

MODELO DE GESTIN DE
DOCUMENTOS Y
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS

G01/G
POLTICA DE
GESTIN DE
DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS

G02/G
GOBIERNO
ABIERTO Y
TRANSPARENCIA

G03/G
ADMINISTRACIN
ELECTRNICA

G07/O

G04/O
CONTROL
INTELECTUAL Y
REPRESENTACIN

G06/O
G05/O
VALORACIN

CONTROL DE
ACCESO

CONTROL
FSICO Y
CONSERVACIN

G08/0
GUA DE
SERVICIOS DE
ARCHIVO

G05/D01/O.INSTRUMENTOS PARA LA VALORACIN

G05/D02/O. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

G05/D03/O. ELIMINACIN DE DOCUMENTOS

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Directrices Instrumentos para la valoracin

1. Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad de estas directrices
1.2. Alcance y contenido
1.3. Documentos relacionados
2. Metodologa de los estudios de valoracin
2.1. Anlisis de las series documentales
2.2. Estudio de los valores
2.3. Definicin de criterios de valoracin
2.4. Autorizacin de las propuestas y responsabilidad de las decisiones
2.5. Revisin de las decisiones y dictmenes
3. Cuadro de compromisos de cumplimiento
4. Trminos y referencias
4.1. Glosario
4.2. Referencias
4.3. Bibliografa

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1.

Directrices Instrumentos para la valoracin

Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad

La finalidad de estas Directrices es proporcionar recomendaciones metodolgicas para la

elaboracin y uso de los instrumentos en los que se recogen los resultados del proceso de
valoracin, tales como los calendarios de conservacin o tablas de retencin documental.
Asimismo, incluye informacin sobre la metodologa utilizada a la hora de la toma de
decisiones por parte del organismo responsable en materia de valoracin.
1.2. Alcance y contenido
En los instrumentos utilizados dentro de los procesos de valoracin, tales como calendarios de
conservacin o tablas de retencin documental, se identifican las series y tipos documentales,
as como los documentos calificados como esenciales, se asignan los plazos de conservacin,
eliminacin y transferencia, y se procede a la normalizacin de soportes de conservacin.
Se incluyen en estas Directrices la metodologa a aplicar para la elaboracin y utilizacin de
estos instrumentos y las claves para definir criterios de valoracin, as como la informacin que
debe contener estos instrumentos y el procedimiento reglado para su aprobacin por parte de
un rgano competente en materia de valoracin, por ejemplo, una comisin de valoracin
interdisciplinar.
1.3. Documentos relacionados

2.

G05/O

Valoracin

G05/D02/O

Transferencia de documentos

G05/D03/O

Eliminacin de documentos

Metodologa de los estudios de valoracin

2.1. Anlisis de las series documentales

La valoracin requiere un conocimiento profundo del contexto de produccin de las series

documentales. Por tanto, la primera tarea que se debe acometer a la hora de valorar
documentos es realizar un anlisis de las funciones, de la/s organizacin/es productora/s y de
las necesidades sociales y administrativas relativas a la serie documental que se est
valorando.
Este primer momento est ntimamente ligado con la identificacin de las series documentales
(vase G04/D01/O Directrices Identificacin y Clasificacin), por lo que slo se van a dar unas
indicaciones generales.
Se debern identificar:

El sujeto productor
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Sus funciones
La normativa que ha regulado el trmite

Con la identificacin del organismo productor obtenemos informacin sobre:

Quin ha producido los documentos

Qu organismos le han precedido
Qu organismos le han sucedido
Adscripcin orgnica
Estructura interna
Responsables
Legislacin que ha regulado esta evolucin

Para la recopilacin y estudio de la legislacin hay que acudir a los boletines oficiales y a los
repertorios legislativos. Si la documentacin es histrica debemos consultar estudios de
carcter histrico sobre el funcionamiento de la institucin, recopilar informacin aportada
por el resto de las disciplinas auxiliares de la archivstica y realizar un estudio de dicha
documentacin. Para documentacin familiar tambin consultaremos rboles genealgicos y
estudios herldicos y nobiliarios (Vase el instrumento Registro de Fuentes Legales y Normas
en G01/D01/G Planes estratgicos).
Para obtener informacin y realizar un anlisis de las funciones, clave para la valoracin,
debemos realizar un vaciado completo de la legislacin, seleccionando las disposiciones que
regulan las competencias del rgano productor y las normas de procedimiento que
condicionan la aplicacin real de esas competencias.
El anlisis de la serie documental debe identificar:

La legislacin, normativa, directrices, etc. del rgano productor

Los valores primarios de los documentos: administrativo, jurdico o fiscal.
Las funciones y actividades de la organizacin
Las relaciones entre dichas actividades y procesos y su reflejo documental
El potencial uso y los valores secundarios de dicha informacin (informativo, histrico,
etc.), as como sus fines como patrimonio cultural
Las caractersticas de los documentos: informacin que contiene, tipologa, volumen,
etc.
La frecuencia tanto de uso como de consulta de la documentacin
Cuestiones sobre el acceso a la documentacin (si contiene datos personales, secretos,
confidenciales, etc.)

Este anlisis permitir al rgano responsable de la valoracin determinar:

Los requisitos de gestin documental de la organizacin

Qu documentos deben crearse y conservarse
Si los documentos sostienen o dependen de otras actividades o documentos del
rgano productor o de otros organismos pblicos

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Los riesgos de tener o no documentos como evidencia de las actividades de la

institucin u organizacin
Perodos de conservacin apropiados, as como la propia conservacin o eliminacin
de los documentos.
Tras la revisin de la informacin recopilada en la etapa de identificacin se debe
realizar un anlisis minucioso del trmite, incluyendo a todos los organismos que
intervienen en el procedimiento, y de otras series cuyo contenido responde a
trmites paralelos, complementarios, recapitulativos, etc. Esta informacin ser
fundamental a la hora de formular las propuestas de valoracin de la serie
documental.

El anlisis de la serie documental y las actividades que conllevan la valoracin de determinada

serie documental para elaborar propuestas de conservacin, transferencia o eliminacin, se
debe llevar a cabo por personal que tenga los conocimientos archivsticos y las habilidades
necesarias para desarrollar dichas tareas.
2.2. Estudio de los valores
El estudio de los valores primarios y secundarios de los documentos que integran la serie es la
etapa fundamental del proceso de valoracin.
Los valores inmediatos o primarios son aquellos que interesan a la institucin productora y al
iniciador. El valor primario es por el que nacen los documentos como testimonio y garanta de
tareas administrativas, legales, fiscales, de comunicacin, de aqu las posibilidades como
pruebas administrativa, legal, financiera o fiscal (Heredia, 2010).
El valor primario existe durante los momentos de:
Trmite
Vigencia
Plazo de precaucin
Los documentos debern conservarse necesariamente mientras tengan vigencia
administrativa y en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones
de las personas y de los entes pblicos.
Por tanto, el valor primario de los documentos se determina para conocer los plazos de
vigencia y prescripcin.
Los valores mediatos o secundarios son los que interesan a la investigacin y a la historia y se
juzgan para determinar si la documentacin que se est valorando se puede eliminar o se debe
conservar.
El anlisis de los valores secundarios se realizar desde una triple perspectiva, la trascendencia
de la documentacin como testimonio:

de la actividad del productor

de la actuacin de la Administracin

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de la sociedad en su conjunto.

La existencia o no de valores secundarios depender mucho del anlisis de la entidad

productora, de las funciones que desempea y de la documentacin que genera.
La asignacin de valores secundarios se hace tras el estudio de los valores primarios y por
grupos interdisciplinares que deben tener en cuenta los usos institucionales y sociales de la
informacin contenida en la documentacin, as como determinar si se han generado criterios
de conservacin pertinentes.
2.3. Definicin de criterios de valoracin
Para los documentos de archivo, un criterio de valoracin es una caracterstica, un punto de
referencia, que permite contar con una serie de guas o lneas directrices que ayudan al
archivero de una organizacin a realizar propuestas para la definicin de plazos de
conservacin.
Se conservaran aquellos documentos que no repitan informacin y, de entre stos, los que nos
permitan conocer:

Los orgenes del productor, su organizacin y evolucin

Los procesos de elaboracin de leyes y normas
El impacto y eficacia del productor
El funcionamiento interno de la organizacin en relacin a sus autoridades,
acontecimientos importantes, sobre poltica, economa y sociedad, ciencias y tcnicas
Aquellos datos que permitan la proteccin de los derechos civiles, financieros de
individuos e instituciones.

Se enumeran a continuacin una serie de criterios generales que pueden servir de base para
establecer prioridades en cuanto a la conservacin de documentos. No significa que se
cumplan en todos los casos, pero pueden ayudar a los archiveros en las tareas de valoracin.
Por tanto, en la determinacin del valor de los documentos de archivo con vistas a su
conservacin en soporte original o alternativo o a su posible eliminacin se tendrn en cuenta
los siguientes factores:
Criterio de procedencia:

Se primarn los documentos y series documentales procedentes de los rganos que

ocupan una posicin ms elevada dentro de la jerarqua administrativa.
Se primarn las series documentales producidas por los rganos administrativos en el
ejercicio de funciones que les son propias y especficas.
Se primarn las series documentales producidas por los rganos que realizan el
seguimiento completo del procedimiento.

Criterio diplomtico:

Los documentos originales, terminados y validados, son ms valiosos que las copias.

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Las copias, siempre que se tenga constancia de la conservacin de los originales, son
susceptibles de eliminacin. Esta eliminacin no se considera parte de la valoracin
documental, se tratara ms bien de una simple limpieza dentro del expediente.

Criterio de contenido:

Se primarn los documentos y series que recogen informacin sustancial para

reconstruir la historia del rgano productor, de un acontecimiento, de un periodo
cronolgico concreto, de un territorio o de las personas.
Se primarn los documentos y series que contengan informacin en forma sinttica.
Los documentos y series documentales que contienen informacin que se encuentra
duplicada o recapitulada en otros documentos o series documentales de cuya
existencia se tenga constancia son susceptibles de eliminacin.

Criterio de utilizacin:

Se primarn los documentos y series documentales que durante la etapa activa y

semiactiva de su ciclo vital han sido objeto de demanda frecuente por parte del rgano
productor, de los investigadores o de los ciudadanos en general.
Se primarn los documentos y series documentales que por su origen, periodo
cronolgico que abarcan o contenido se espera que sean objeto de consulta por parte
de los usuarios potenciales.
Los documentos y series documentales cuyo estado de deterioro imposibilite su
utilizacin y recuperacin, o cuyo inters con fines de investigacin histrica no
justifique su restauracin son susceptibles de ser eliminados.
Los documentos y series documentales cuyo inters y utilizacin con fines de
investigacin no justifique el coste de conservacin son susceptibles de ser eliminados.

Una vez enumerados los anteriores criterios, podemos identificar las prioridades, que deben
establecerse sobre las siguientes bases:

preferencia del original sobre el duplicado

preferencia del soporte menos voluminoso
preferencia de las series recapitulativas
preferencia de la serie ms completa, en relacin con la informacin que contiene.

La organizacin puede enumerar una serie de criterios que se consideren fundamentales en el

desarrollo de las decisiones de valoracin. Por ejemplo, la eleccin de una fecha antes de la
cual no se puede eliminar ninguna documentacin o la determinacin de que no se puede
eliminar determinadas series documentales (por ejemplo, actas de reuniones del rgano
director). Estos criterios se deben consensuar dentro de la organizacin y poner por escrito en
un documento de decisiones, para que los criterios consensuados sean conocidos por toda la
organizacin y se acte en consecuencia.
2.4. Autorizacin de las propuestas y responsabilidad de las decisiones
Las decisiones y acciones encaminadas a la conservacin, eliminacin o transferencia de los
documentos deben estar autorizadas, ser responsables y quedar documentadas.
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La valoracin de los documentos es un proceso de responsabilidad. Las organizaciones deben

realizar la valoracin de sus documentos en concordancia con su poltica y procedimientos y
deben asegurarse que se hace dentro de un procedimiento preciso y de calidad.
Para ello, y dada la responsabilidad que suponen los procesos de valoracin, dentro del
organismo pblico deben crearse rganos o entidades especficas que sancionen, controlen y
cuantifiquen la valoracin, por ejemplo una Comisin de Valoracin. Para ello se deben
establecer criterios y procedimientos para ejercer dicha responsabilidad dentro de la
organizacin y que todas las decisiones tomadas en materia de valoracin estn autorizadas
por dicho rgano.
La responsabilidad del proceso de valoracin documental debe estar compartida por gestores
administrativos, gestores documentales, archiveros, especialistas en derecho administrativo,
as como en plazos judiciales y legales, representantes de los rganos con responsabilidad en
cuestiones de acceso a la informacin y usuarios, por ejemplo, profesores de universidad o
especialistas en historia. Por todo esto, es muy importante la interdisciplinariedad de los
componentes de dichos rganos que sancionan y dictaminan en materia de valoracin.
Para realizar esta tarea es imprescindible el consensuar unos procedimientos
normalizados en la materia que acoten el proceso, sus fases y los instrumentos
para su control. Para ello es necesaria la elaboracin de textos legales y
normativos as como directrices y formularios normalizados que puedan ser
utilizados por toda la organizacin.
El formulario de valoracin de series documentales persigue poner a disposicin de los
miembros del rgano o comisin dedicada a sancionar y controlar la valoracin la mayor
informacin posible, al objeto de juzgar el valor de los documentos que componen la serie
documental objeto de valoracin.
Los elementos que integran el formulario de valoracin de series documentales deberan ser,
como mnimo, los siguientes:
Datos de la serie documental. Los cumplimenta el proponente, el archivo, e incluye
los siguientes datos identificativos de la serie:
- Ttulo: denominacin de la serie documental
- Fechas extremas: fechas extremas de tramitacin de la serie o de la fraccin
de serie objeto de valoracin, indicando, en su caso, las lagunas cronolgicas
existentes
- Tipo de soporte: soporte de la documentacin valorada (papel, digital,
microfilm, etc.)
- Volumen de la serie: expresado preferentemente en metros lineales, en
unidades de instalacin, o en otra unidad de medida indicando cual es la
utilizada
- Caractersticas fsicas y lgicas: caractersticas fsicas y lgicas (formatos) que
deban ser tenidas en cuentas con vistas a la conservacin, comprensin o
utilizacin

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- Archivo de custodia: unidad o dependencia administrativa responsable del

archivo donde se encuentra la documentacin.
- Ubicacin fsica / signaturas: identificacin del depsito o local donde se
encuentran los documentos y datos que permitan su localizacin dentro del
mismo
- Organismo / Unidad productora: denominacin del organismo productor
responsable, de acuerdo con sus competencias, de la produccin de la serie
- Historia Institucional: breve historia del productor de la serie
- Legislacin: disposiciones normativas especficas, incluyendo normas
internas, que afecten a la produccin de la serie estudiada, especialmente al
procedimiento administrativo
- Funcin: finalidad con la que se producen los documentos. Si existe, incluir la
referencia para enlazar con un registro de autoridad o con un cuadro de
clasificacin.
- Documentos esenciales: documentos esenciales del procedimiento (aquellos
que son imprescindibles o bien que tienen una funcin importante en la
tramitacin del expediente)
- Informacin que contiene: descripcin somera del tipo de informacin
contenida en la serie documental
- Organizacin / ordenacin: forma de organizacin o tipo de ordenacin
aplicado dentro de la serie (cronolgica, alfabtica, etc.)
- Continuacin de la serie: indicar si la serie objeto de estudio se sigue
produciendo, si se trata de una serie abierta o cerrada
- Documentacin relacionada: indicar la existencia de series documentales u
otro tipo de documentacin (por ejemplo, publicaciones) relacionada,
indicando el tipo de relacin (interesa, sobre todo, conocer si hay series
complementarias que
puedan justificar una posible eliminacin o
conservacin, si hay documentos recapitulativos, duplicados, etc.)
Propuesta de valoracin de la serie documental, con los siguientes datos:
- Utilizacin: plazo durante el cual la documentacin sigue siendo utilizada por
la unidad productora, indicando un periodo estimado y el motivo, y si la
utilizacin es frecuente o espordica
- Valores primarios: plazo de vigencia de los valores que van unidos a la
finalidad inmediata por la cual se producen los documentos
- Valores secundarios: existencia, en su caso, de valores que obedecen a otras
motivaciones que no son la finalidad por la cual se producen los documentos
- Acceso: rgimen de acceso a los documentos, indicando la norma aplicable y
el motivo y, en su caso, el plazo que debe durar la restriccin
- Plazos de Transferencia: plazos, en aos, tras el cual debe transferirse la
documentacin de un archivo a otro, siguiendo su ciclo vital, indicando el
momento a partir del cual deben empezar a contarse
- Seleccin: destino de la documentacin, el momento en que debe hacerse
efectivo y el motivo. Las posibles consecuencias son conservacin
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permanente, eliminacin parcial, eliminacin total y sustitucin de soporte

(indicando el soporte alternativo)
- Muestreo: incluir informacin en el caso necesario. De las series eliminadas
es conveniente dejar una muestra para que sirva de testigo de dicha serie,
siguiendo criterios sistemticos o cualitativos:
o Ejemplar: a partir de la tipologa documental, con la finalidad
de dejar constancia de la prctica administrativa
o Cualitativo: seleccionando los documentos ms significativos
del conjunto documental que va a eliminarse
o Sistemtico: a partir de una pauta determinada de seleccin
(cronolgica, alfabtica, numrica, etc.)
o Aleatorio: basado en el azar
Datos a cumplimentar por la comisin de valoracin una vez que ha tenido lugar la
sesin del rgano colegiado que dictamina la valoracin. Incluye los siguientes
datos:
- resolucin de la valoracin
- resolucin sobre acceso
- resolucin de normalizacin de procedimiento administrativo, en su caso.
Datos del expediente de valoracin de series documentales o certificacin. Incluye:
-

nmero de dictamen
sesin de aprobacin
fecha del acuerdo y
firmas de los responsables.

Todas las decisiones y dictmenes tomados por el rgano que sanciona y controla en materia
de valoracin, por ejemplo la Comisin de Valoracin del organismo pblico, se deben
documentar. De esta manera, el proceso de valoracin y eliminacin se enmarca en un sistema
transparente y fiable, alinendose con los sistemas de calidad e integrando al archivo en los
sistemas de gestin de la organizacin. Sera recomendable que todos los dictmenes
sancionados por este rgano, as como la informacin legal, normativa, directrices y
formularios que se utilizan para realizar propuestas a este rgano, estn accesibles a toda la
organizacin y, mejor an, en la Web para que dicha informacin est disponible a todos los
ciudadanos.
No se debe tomar ninguna decisin con respecto a la valoracin sin que estn informados
todos los implicados, tanto las oficinas productoras como todos los implicados en procesos de
gestin documental en la organizacin o institucin.
Los organismos pblicos u organizaciones deben ser capaces de poner a
disposicin de los ciudadanos y de la administracin, as como de los propios
gestores, todas las evidencias e informaciones necesarias para evidenciar que las
decisiones tomadas estaban permitidas y autorizadas segn la legislacin y la
normativa de competencia.
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2.5. Revisin de las decisiones y dictmenes

El calendario y sus normas de conservacin se deben mantener actualizados, por tanto, la
revisin de todas las decisiones tomadas en este sentido y los dictmenes emitidos deben
revisarse para comprobar que siguen siendo vlidos.
Las decisiones tomadas a cabo sobre valoracin de documentos y la conservacin,
transferencia o eliminacin de los mismos, se deben revisar para asegurar que los
compromisos en que se basaron dichas decisiones siguen siendo de aplicacin.
Se debe incluir la revisin de:

Los perodos de retencin de las series documentales para asegurar que siguen siendo
los convenientes
Los cambios en la legislacin que afectan a la serie documental
Los cambios en el trmite administrativo
Los cambios en el organigrama o todos aquellos que afecten al rgano productor
Los cambios en los procesos y en la forma en que se desarrollan, por ejemplo, en los
procesos administrativos automatizados.

La evaluacin interna de la propia organizacin permitir la mejora continua de los procesos

de valoracin de la organizacin. Por lo tanto, al hacer la revisin debemos considerar y
preguntarnos lo siguiente:

Los documentos que custodia, crea y conserva nuestra organizacin son

suficientes para cubrir las necesidades y requisitos funcionales y de rendicin de
cuentas?
El contexto administrativo, legal, social o archivstico ha cambiado?
Son adecuados los perodos de conservacin y eliminacin?

Segn las respuestas de la autoevaluacin que hagamos en nuestra organizacin al respecto,

incluiremos cambios en las propuestas y posibles modificaciones en los estudios y propuestas
de valoracin.

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3.

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Cuadro de compromisos de cumplimiento

Este cuadro identifica aquellos compromisos establecidos en las lneas de actuacin de la Gua
de Implementacin de Valoracin y unas recomendaciones sobre cmo cumplir con los
mismos.
El nmero representado es el mismo con el que se identifica dicho compromiso en la Gua de
Implementacin.
N

Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

1.1

Realizar un anlisis de las funciones,

de lo/s organismo/s productor/es y
de las necesidades sociales y
administrativas
de
la
serie
documental que se est valorando

Identificar al organismo productor, sus

funciones y la normativa que ha regulado el
trmite

1.2

Acudir a los boletines oficiales, repertorios

legislativos, estudios histricos, rboles
genealgicos,
estudios
herldicos
y
nobiliarios, etc., segn corresponda

Basar las decisiones en cuanto a la Identificar

la
legislacin,
normativa,
valoracin de los documentos en el directrices, etc. del rgano productor
anlisis del contexto administrativo,
Identificar las funciones y actividades de la
legal, social y archivstico
organizacin y los procesos y su reflejo
documental
Identificar la frecuencia de uso y consulta de
la documentacin
Identificar el potencial uso y los valores
secundarios
(informativo,
histrico,
testimonial, etc.) de la informacin contenida
en la serie documental, as como sus fines
como patrimonio documental

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G05/D01/O

Directrices Instrumentos para la valoracin

Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

1.3

Realizar propuestas de conservacin,

transferencia
o
eliminacin
conjuntamente
por
personal
archivero con los conocimientos y
habilidades necesarias y el personal
responsable
del
trmite
administrativo

Recoger en un documento directrices claras

sobre las responsabilidades y cometidos del
personal archivero responsable de la
valoracin
Asegurarse que el personal que lleva a cabo
las propuestas entiende:
-

Las normas de cumplimiento para la

valoracin de documentos

Cmo se interpretan y se cumplen

Capacitar al personal responsable mediante

cursos especficos
1.4

Determinar qu documentos se
crean mediante el anlisis del
contexto administrativo, legal, social
y archivstico, identificando los
riesgos de tener o no documentos
como evidencia de las actividades

Identificar los requisitos de

documental de la organizacin

gestin

Identificar qu documentos sostienen o

dependen de otras actividades del rgano
productor u organizacin
Determinar los riesgos de tener o no
determinados documentos para evidenciar
las actividades de la organizacin

2.1

2.2

Considerar el anlisis de los valores

primarios y secundarios de los
documentos
como
la
etapa
fundamental del proceso de
valoracin

Incluir y documentar la descripcin de cmo

se ha realizado el anlisis de los valores
primarios y secundarios
Recoger en un documento directrices claras
sobre qu tipo de informacin se debe
analizar para conocer los plazos de
conservacin

Basar las decisiones de valoracin en Identificar los valores secundarios, aquellos

el posible desarrollo o no de valores que interesan a la investigacin y a la historia
secundarios en la documentacin a
Realizar el anlisis de los valores secundarios
valorar
para conocer la trascendencia de la
documentacin como testimonio de la
actividad del productor, de la actuacin de la
Administracin y de la sociedad en su
conjunto

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N
2.3

Directrices Instrumentos para la valoracin

Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

Establecer los plazos de vigencia Estudiar los valores primarios o inmediatos,

administrativa, legal o fiscal y los es decir, aquellos que interesan a la
plazos de conservacin segn la institucin productora y al iniciador
asignacin de valores primarios
Identificar si la documentacin se encuentra
en trmite y tiene vigencia administrativa
Identificar si la documentacin tiene valor
probatorio de derechos y obligaciones de las
personas y los entes pblicos
Identificar los plazos de prescripcin de la
documentacin con el anlisis del trmite
administrativo, plazos legales y jurdicos,
normativa vigente, etc.

2.4

Asignar los valores secundarios tras

un proceso de valoracin primaria y
con
la
ayuda
de
grupos
interdisciplinares que, teniendo en
cuenta los usos institucionales y
sociales de la informacin contenida
en la documentacin, determinan si
se
han
generado
criterios
pertinentes de conservacin

Identificar la existencia o no de valores

secundarios
Presentar un anlisis de los valores
secundarios al rgano responsable de las
decisiones de valoracin
Incluir en el rgano responsable de las
decisiones de valoracin o comisin de
valoracin miembros de distintas disciplinas
Compartir la responsabilidad del proceso de
valoracin documental entre gestores
administrativos, gestores documentales,
archiveros,
especialistas en
derecho
administrativo, representantes de los
rganos con responsabilidad en cuestiones
de acceso a la informacin, usuarios como
investigadores o profesores de universidad,
etc.

2.5

Incorporar a los formularios donde

se recogen las propuestas de
valoracin la informacin sobre la
asignacin de valores primarios y
secundarios, el estudio de las
vigencias o plazos de conservacin,
as como las condiciones para la
conservacin o eliminacin de la
documentacin

Tener un formulario consensuado de

propuesta de valoracin para toda la
organizacin
Incorporar a los documentos de la comisin
de valoracin u rgano responsable en
cuestiones de valoracin un formulario
normalizado en el que se incluya dicha
informacin

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Directrices Instrumentos para la valoracin

Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

Incluir en el formulario consensuado de
propuesta de valoracin de la serie
documental informacin sobre los valores
primarios, valores secundarios, plazos de
vigencia administrativa, acceso, plazos de
transferencia, plazos de conservacin y
eliminacin, etc.

2.6

Disear y construir criterios,

regulaciones
e
instrumentos
asociados al proceso de valoracin,
con el fin de convertirlos en
normativa

Aprobar en la comisin de valoracin u

rgano responsable en cuestiones de
valoracin
directrices
metodolgicas,
formularios, normativa relacionada, etc.
Poner a disposicin de toda la organizacin y
de todos aquellos organismos que presenten
sus propuestas de valoracin a la comisin
de valoracin todos los criterios, normativa,
formularios, etc.
Publicitar la existencia de criterios de
valoracin comunes a travs de la pgina
web del rgano responsable de valoracin

3.1

Utilizar criterios de valoracin como Definir criterios de valoracin que sirvan de

gua para definir plazos de gua a los archiveros y otros responsables
dentro de la organizacin para la definicin
conservacin
de pautas de conservacin
Documentar los criterios de valoracin y
poner dicho documento disponible para toda
la organizacin

3.2

Definir los criterios de valoracin de

la organizacin con los responsables
en el estudio y propuestas de
valoracin y de la documentacin

Realizar un documento para definir los

criterios de valoracin que servirn de gua a
los archiveros para realizar propuestas de
definicin de plazos de conservacin
Involucrar al personal responsable de la
produccin de documentos en la definicin
de criterios de valoracin

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17

G05/D01/O

Directrices Instrumentos para la valoracin

Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

3.3

Consensuar
los
criterios
de Realizar una propuesta con los criterios a
valoracin dentro de la organizacin utilizar dentro de la valoracin para la
para su utilizacin en la definicin de definicin de plazos de conservacin
plazos de conservacin
Realizar una reunin interdisciplinar para su
aprobacin y consenso

3.4

Recoger los criterios de valoracin

en un documento de decisiones y
publicitarlos
dentro
de
la
organizacin para su utilizacin

Realizar un documento en el que se recojan

los criterios de valoracin aprobados y
consensuados, que servirn de gua a los
archiveros para realizar propuestas de
definicin de plazos de conservacin
Publicitar el documento en que se recoja
informacin sobre metodologa y criterios de
valoracin en la intranet de la organizacin,
disponible para todos los miembros

4.1

Autorizar todas las decisiones Ponerse en contacto siempre con el rgano

relacionadas con la conservacin, responsable de las decisiones de valoracin
eliminacin o transferencia de los
Documentar los procedimientos de toma de
documentos
decisin, incluyendo la sesin de aprobacin,
la fecha del acuerdo y las firmas de los
responsables
Establecer en las polticas y procedimientos
de la organizacin actuaciones autorizadas
para poder realizar actividades relacionadas
con la transferencia, eliminacin o
conservacin de las series documentales
Tener las decisiones aprobadas a nivel
directivo dentro de la organizacin

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18

G05/D01/O

Directrices Instrumentos para la valoracin

Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

4.2

Tomar
todas
las
decisiones
relacionadas con la conservacin,
eliminacin o transferencia de los
documentos en concordancia con la
poltica y los procedimientos de la
organizacin o institucin pblica

Integrar las decisiones relacionadas con la

conservacin, eliminacin o transferencia en
el programa de gestin documental de la
organizacin
Documentar el anlisis y los procedimientos
llevados a cabo en la valoracin de
documentos
Tener decisiones aprobadas a un nivel
directivo dentro del organismo
Documentar
mediante
procedimientos
internos los procesos relacionados con la
valoracin
Asegurar que se han asignado suficientes
recursos a dichos procesos

4.3

Comunicar todas las decisiones y

dictmenes tomados en materia de
valoracin a todas las partes
implicadas

Desarrollar procedimientos dentro de la

organizacin para informar sobre todas las
decisiones tomadas en relacin a la
valoracin de series documentales
Incluir en la intranet de la organizacin
informacin sobre plazos de transferencia,
de eliminacin, calendarios de conservacin,
etc. incluyendo los formularios normalizados
y el contacto de la persona responsable de
dichos procesos dentro de la organizacin

4.4

Documentar y justificar todas las Incluir la descripcin de cmo se han tomado

decisiones y dictmenes tomados en las decisiones dentro de la poltica y los
materia de valoracin
procedimientos de la organizacin
Establecer en las polticas y procedimientos
de la organizacin actuaciones autorizadas
para poder realizar actividades de valoracin:
anlisis de los valores, estudio de los plazos
de conservacin, propuestas de valoracin,
etc.

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19

G05/D01/O

N
4.5

Directrices Instrumentos para la valoracin

Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

Crear un rgano que sancione, Incluir dicho un rgano responsable de las

controle y emita dictamen sobre decisiones que se toman sobre valoracin en
todas las decisiones tomadas en el organigrama de la organizacin
materia
Documentar y consignar los miembros que
forman parte de dicho rgano o los puestos
de trabajo que ocupan
Regular la composicin de dicho rgano
mediante normativa, ya sea interna o
externa
Incluir en la composicin un equipo
interdisciplinar para que las decisiones se
basen en criterios consensuados y por
personas con distintos intereses

4.6

Utilizar dentro de la comisin de

valoracin u rgano competente
procedimientos
normalizados
recogidos en una metodologa,
normativa, directrices y formularios
a realizar en dicho procedimiento

Realizar un documento en el que se recojan

los criterios de valoracin aprobados y
consensuados, la metodologa y normativa
que servirn de gua a los archiveros para
realizar propuestas de valoracin
Publicitar el documento en que se recoja
informacin sobre metodologa y criterios de
valoracin en la intranet de la organizacin,
disponible para todos los miembros
Aprobar en la comisin de valoracin u
rgano responsable en cuestiones de
valoracin
directrices
metodolgicas,
formularios, normativa relacionada, etc.
Publicitar la existencia de cualquier
documento en el que se recoja informacin
sobre metodologa, normativa, directrices,
formularios, etc. a travs de la pgina web
del rgano responsable de valoracin

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20

G05/D01/O

Directrices Instrumentos para la valoracin

Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

4.7

Poner accesibles a toda la

organizacin todos los dictmenes y
documentos aprobados por la
comisin de valoracin u rgano
competente, as como cualquier
justificacin de dichas acciones

Incluir en la intranet de la organizacin

informacin sobre plazos de transferencia,
de eliminacin, calendarios de conservacin,
etc. incluyendo los formularios normalizados
y el contacto de la persona responsable o
que ocupe la secretara del rgano
competente en materia de valoracin
Documentar todas las decisiones tomadas
Poner accesibles todos los documentos que
recojan las decisiones tomadas, por ejemplo,
con la publicacin de las actas de las
reuniones y de los acuerdos adoptados a
travs de la web de la comisin de valoracin

4.8

Crear una pgina Web de la comisin

de valoracin u rgano competente
desde la que se pongan a disposicin
de los ciudadanos todos los
dictmenes,
documentos
de
decisin, actas, etc. emanados por
este rgano

Incluir informacin de la comisin de

valoracin u rgano anlogo en la pgina
web de la organizacin o crear una pgina
web propia de la comisin de valoracin
Mantener actualizada dicha informacin,
incluyendo las actas de las reuniones, notas
de los acuerdos adoptados, formularios y
metodologa e informacin sobre las
decisiones adoptadas
Asignar la responsabilidad de llevar a cabo
este trabajo y la actualizacin de la
informacin en un empleada/o con la
capacidad y conocimiento necesario

5.1

Revisar regularmente todas las Incluir una fecha (por ejemplo, cada dos
decisiones de valoracin y de aos) para revisar peridicamente el
conservacin,
transferencia
o Calendario de conservacin para adaptarlo a
las necesidades y contingencias que puedan
eliminacin de la organizacin
surgir
Realizar peticiones de informacin a las
unidades o archivos remitentes para recabar
su opinin sobre la idoneidad de las
decisiones tomadas sobre valoracin
Incluir las revisiones dentro
planificacin del Programa de
documental de la organizacin

de la
gestin

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21

G05/D01/O

Directrices Instrumentos para la valoracin

Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

5.2

Contar con
personal con los
conocimientos
y
habilidades
necesarias
para
revisar
los
dictmenes
aprobados
sobre
conservacin,
transferencia
o
eliminacin

Incluir definiciones de las responsabilidades

del personal del organismo para llevar a cabo
estas actuaciones
Capacitar al personal responsable mediante
cursos especficos

5.3

Revisar las decisiones de valoracin Incluir las revisiones dentro

en la organizacin teniendo en planificacin del Programa de
cuenta la poltica, las normas y los documental de la organizacin
procedimientos

5.4

Encuadrar en las tareas de

evaluacin y auditora de los
procesos de gestin de documentos
que conforman la poltica de gestin
de documentos de la organizacin o
institucin las revisiones de las
decisiones y dictmenes relativos a
valoracin

5.5

Realizar la revisin de las decisiones

y dictmenes relativos a valoracin
dentro de las actuaciones rutinarias
y regulares de la organizacin

de la
gestin

Revisar peridicamente el Calendario de

valoracin de la organizacin para adaptarlo
a las necesidades y contingencias que
puedan surgir
Realizar peticiones de informacin a las
unidades o archivos remitentes para realizar
un informe de previsin de necesidades en
cuestiones
como
las
transferencias,
eliminacin de documentos, cambio de
soporte, etc.
Incorporar al sistema de gestin documental
de la organizacin la revisin de todas las
acciones relacionadas con la revisin de las
decisiones tomadas relativas a valoracin de
documentos
Establecer un plan anual con la previsin de
los recursos necesarios para la realizacin de
propuestas de valoracin
Incluir las revisiones de los dictmenes en la
planificacin del trabajo del personal
responsable

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22

G05/D01/O

Directrices Instrumentos para la valoracin

Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

6.1

Dirigir la implementacin de las

decisiones de valoracin teniendo
en cuenta la poltica, las normas y
los
procedimientos
de
la
organizacin

Incluir la descripcin de cmo se han tomado

las decisiones dentro de la poltica y los
procedimientos del organismo pblico
Desarrollar polticas y procedimientos para
identificar y documentar las series
documentales de la organizacin que ya
estn valoradas
Establecer y consensuar procedimientos para
implementar las actuaciones que se deben
llevar a cabo para llevar a cabo las decisiones
tomadas

6.2

Contar con personal tcnico

archivero con los conocimientos y
habilidades necesarias para llevar a
cabo la implementacin de los
dictmenes aprobados

Delegar y asignar la responsabilidad de llevar

a cabo la implementacin de las decisiones
de valoracin al empleado/s apropiado/s.
Necesitar una autorizacin de la direccin
para realizar los procedimientos
Asegurarse que el personal que lleva a cabo
la implementacin de los dictmenes
entiende:
-

Las normas de cumplimiento de los

mismos

Cmo se interpretan y se cumplen

Incluir definiciones de las responsabilidades

del personal del organismo para llevar a cabo
estas actuaciones
Identificar quin lleva a cabo determinadas
tareas
relacionadas
(realizar
las
transferencias, proceder a las eliminaciones,
realizar las propuestas de valoracin, realizar
el muestreo cuando sea necesario, etc.) y es
responsable de ellas dentro de la
organizacin
Capacitar al personal responsable mediante
cursos especficos

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23

G05/D01/O

Directrices Instrumentos para la valoracin

Compromisos

Cmo cumplir con los compromisos

6.3

Aprobar, supervisar y autorizar la

implementacin de las decisiones
tomadas a cabo con respecto a la
valoracin de determinada serie
documental en concordancia con los
procedimientos establecidos y las
autoridades

Identificar el personal competente para

aprobar, supervisar y autorizar la
implementacin de las decisiones
Incluir en la intranet o en la web de la
organizacin el contacto de los responsables
de dichas acciones
Consensuar procedimientos de autorizacin

6.4

Monitorizar todas las acciones que Realizar una supervisin adecuada y un

se llevan a cabo para la control de los trabajos que asegure la calidad
implementacin de las decisiones en y pertinencia de dichos procesos
cuanto a valoracin
Determinar el responsable de dicha
supervisin
Designar a un responsable dentro de la
organizacin para realizar tareas de
monitorizacin y control

6.5

Incluir la implementacin de los

dictmenes
dentro
de
las
actuaciones rutinarias y regulares de
la organizacin

Incorporar al sistema de gestin documental

de la organizacin todas las acciones
relacionadas con la valoracin de
documentos para que se hagan en el tiempo
establecido
Realizar peticiones de informacin a las
unidades o archivos que tienen que
implementar los dictmenes de una manera
programada (anualmente, por ejemplo)
Planificar las actuaciones de implementacin
de dictmenes en las actividades y
presupuesto de la organizacin

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Acceso a la Informacin (RTA)

24

G05/D01/O
4.

Directrices Instrumentos para la valoracin

Trminos y referencias
4.1. Glosario

Calendario de conservacin: instrumento que establece los plazos de conservacin y de

transferencia de una serie determinada junto con los requisitos para el acceso. Necesita de la
aprobacin institucional y de la difusin para su conocimiento y aplicacin.
Muestreo: proceso/operacin que consiste en elegir para conservar alguna o algunas unidades
documentales de la serie acordada para eliminar, siguiendo criterios sistemticos o cualitativos
(cronolgico, alfabtico, estadstico, aleatorio). Del mismo debe existir constancia en la
propuesta de eliminacin y en la tabla de valoracin aprobada.
Tabla de retencin o valoracin: vase Calendario de conservacin.
Transferencia: procedimiento habitual de ingreso de documentos en un archivo mediante el
traslado regular y peridico de fracciones de series documentales, una vez que stas han
cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoracin para
cada una de las etapas de su ciclo vital.
Valor primario: aqul que va unido a la finalidad inmediata por la cual nacen los documentos
como testimonio y garanta de tareas administrativas, legales, fiscales, de comunicacin, etc.
Valor secundario: aqul que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del
documento, tales como el valor cientfico, histrico o informativo.
Valoracin: fase del tratamiento archivstico que se dedica a analizar y determinar los valores
primarios y secundarios de las series documentales para fijar los plazos de transferencia, de
acceso, la conservacin o la eliminacin.
Vigencia administrativa: plazo fijado en cada procedimiento administrativo para generar
derechos y obligaciones. Es la finalizacin de la actividad administrativa.
4.2. Referencias
CHILE. ARCHIVO NACIONAL. 2012. Instructivo para transferencias de documentos tradicionales
al Archivo Nacional de Chile [en lnea]. Santiago de Chile: Archivo Nacional de Chile. Serie
Protocolos de Trabajo y Mejores Prcticas para la gestin de archivos [Consulta: 15 diciembre
2014]. Disponible en:
http://www.archivonacional.cl/Vistas_Publicas/publicContenido/contenidoPublicDetalle.aspx?
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ESPAA. COMISIN SUPERIOR CALIFICADORA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. 2003.
Criterios generales para la valoracin de los documentos de la Administracin General del
Estado [en lnea]. Madrid: Ministerio de Cultura. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
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ESPAA. COMISSI NACIONAL DAVALUACI I TRIA DE LA DOCUMENTACI. 2012.
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Directrices Instrumentos para la valoracin

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http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/DGPC/Arxius_i_Gestio_Documental/01_
Sistema_Arxius_Catalunya/Organs_administracio/CNAATD/CNAATD_02/03%20_Avaluacio_dis
posicio/Avaluacio_i_acces/Metodol_DipLeg_04.pdf
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION (ISO). 2001a. ISO 15489-1:2001:
Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines. Ginebra: ISO. [Se
ha empleado la siguiente versin equivalente en espaol: AENOR. 2006. UNE-ISO/TR 154892:2006. Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades.
Madrid: AENOR]
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION (ISO). 2001b. ISO/TR 15489-2:2001:
Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines. Ginebra: ISO. [Se
ha empleado la siguiente versin equivalente en espaol: AENOR. 2006. UNE-ISO/TR 154892:2006. Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 2: Directrices. Madrid:
AENOR]
4.3. Bibliografa
AMAYA PINTO, S. L. (Coord.) 2008. Gua metodolgica para la organizacin y valoracin de
archivos acumulados [en lnea]. Bogot: Universidad Nacional de Colombia. [Consulta: 15
diciembre 2014]. Disponible en:
http://www.unal.edu.co/una/docs/DT/Guia_Organizacion_Archivos_Acumulados_UN_Abril_2
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CASELLAS I SERRA. L. E. 2010. La valoracin de documentos electrnicos [en lnea]. [Consulta:
15 diciembre 2014]. [Avance del trabajo del Subgrupo de documentos electrnicos del Foro
Iberoamericano
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Disponible
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CERMENO, L.; RIVAS, E. 2011. Valoracin, seleccin y eliminacin. En: CRUZ MUNDET, J. R.
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Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos, pp. 215-272.
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Internacional de Ciencias de la Documentacin, Salamanca, 9-11 de octubre de 2002
LA TORRE, J. L.; MARTN-PALOMINO, M. 2003. Metodologa para la identificacin y valoracin
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LLANS SANJUAN, J. (dir.) 2006. Buenas prcticas en gestin de documentos y archivos.
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RAMREZ DELEN, J. A. (coord.). 2011 Metodologa para la valoracin y disposicin
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a la Informacin y Proteccin de Datos (IFAI). [Consulta: 15 diciembre 2014]. Cuadernos de la
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