Directrices Plan Integrado Conservación PDF

G07/D01/O
Directrices Plan
integrado de
conservacin
Modelo de Gestin de Documentos y
Administracin de Archivos (MGD) para la
Red de transparencia y Acceso a la
Informacin (RTA)
Versin: 1.0
Fecha: diciembre de 2014
G07/D01/O Directrices Plan integrado de conservacin
Coordinadores
Beatriz Franco Espio
Ricard Prez Alczar
Equipo
Blanca Desantes Fernndez
Francisco Fernndez Cuesta
Javier Requejo Zalama
De los textos: sus autores

Este documento se encuentra en fase borrador. Ni la RTA ni los autores se hacen responsables de un
mal uso de esta informacin
Modelo de Gestin de Documentos y Administracin de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia

y Acceso a la Informacin (RTA)

Estas Directrices se integran en el MGD segn se especifica en el siguiente Diagrama de
relaciones:
MODELO DE GESTIN DE
DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIN
DE ARCHIVOS
G01/G
POLTICA DE
GESTIN DE
DOCUMENTOS
Y ARCHIVOS
G02/G
GOBIERNO
ABIERTO Y
TRANSPARENCIA
G03/G
ADMINISTRACIN
ELECTRNICA
G07/O
G04/O
CONTROL
INTELECTUAL Y
REPRESENTACIN
G05/O
VALORACIN
G06/O
CONTROL DE
ACCESO
CONTROL
FSICO Y
CONSERVACIN
G08/0
GUA DE
SERVICIOS DE
ARCHIVO
G07/D01/O. PLAN INTEGRADO DE

CONSERVACIN
G07/D02/O. CUSTODIA Y CONTROL
DE LAS INSTALACIONES
G07/D03/O. GESTIN DE
CONTINGENCIAS

1. Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad
1.2. Alcance y contenido
1.3. Documentos relacionados
2. Programacin de la custodia documental
2.1. Investigar las necesidades
2.2. Determinar las responsabilidades
2.3. Adecuarse a las necesidades
3. Autorizacin e inspeccin
3.1. Instalaciones acondicionadas
3.2. Decisiones documentadas y difundidas
3.3. Mtodos de evaluacin
4. Ubicacin y construccin de los depsitos de archivo
4.1. Factores de riesgo
4.2. Sistemas de deteccin de incendios y dems proteccin
4.3. Depsitos como garanta de seguridad
4.4. Separacin de mbitos de trabajo
5. Cuadro de compromisos de cumplimiento
6. Trminos y referencias
6.1. Glosario
6.2. Referencias
6.3. Bibliografa

1.
Presentacin y objetivos
1.1. Finalidad
La finalidad de estas Directrices es proporcionar recomendaciones tcnicas para el diseo, la

elaboracin y la implementacin de un plan integrado de conservacin, en el marco del
Modelo de Gestin de Documentos y administracin de archivos de la Red de Transparencia y
Acceso a la informacin (RTA).
1.2. Alcance y contenido
El liderazgo institucional es el primer punto estratgico para la implantacin de la conservacin
preventiva como principio fundamental para la conservacin del patrimonio cultural. Para esa
implantacin se requiere del segundo punto estratgico: la planificacin institucional.
La conservacin preventiva es tarea de todos, desde la direccin hasta el conjunto
de los empleados de un organismo, no slo de los tcnicos especializados en la
gestin documental.
El plan integrado de conservacin se desarrolla en tres aspectos estrechamente relacionados,
como son: la programacin de la custodia documental, la autorizacin e inspeccin de los
depsitos y su ubicacin y construccin.
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La preservacin de la documentacin debe formar parte de todo objetivo integral de cualquier
organizacin y, por ende, de su estrategia global.
Como elemento indisociable de su propia existencia como organismo, el lugar fsico donde
desarrolla sus actividades y funciones, y en el que por extensin conserva su propia
documentacin, debe observar cierta adecuacin en su diseo y construccin. A estos
requisitos debe aadirse la vigilancia en la correcta ubicacin de los lugares de depsito de la
documentacin generada.
Adems, las condiciones previas del edificio en cuestin deben validarse con posterioridad por
la autoridad competente, en cuanto al cumplimiento de disposiciones legales, que deben
continuarse en el tiempo mediante inspecciones.
1.3. Documentos relacionados
G07/O
Control fsico y conservacin
G07/D02/O
Custodia y control de las instalaciones
G07/D03/O
Gestin de contingencias


2.
Programacin de la custodia documental

2.1. Investigar las necesidades
La programacin de la conservacin de los documentos custodiados o generados por un

organismo es un proceso que nos permitir conocer:
Las necesidades actuales y futuras del servicio

Las necesidades de conservacin del patrimonio documental
Los recursos humanos y econmicos que necesitamos
Por lo tanto, la planificacin parte de un estudio inicial en el que el organismo evala de

manera sincera y global sus mltiples necesidades. En ese informe la institucin debe recoger
informacin sobre el volumen de documentacin que genera peridicamente, sobre las series
documentales generadas y sobre su formato. Tambin se pueden llegar a conocer algunos
tipos documentales que jams sean transferidos desde la oficina o que slo sean conocidos
por el mismo personal que los genera. Y en ese mismo informe tambin podran detectarse
deficiencias procedimentales que significan falta de documentacin respecto de determinados
procesos.
Las fuentes de informacin primarias consultadas para la elaboracin de ese primer estudio
aportarn, pues, valiosa informacin para la toma de decisiones y la evaluacin de
necesidades. A este estudio se sumarn todos aquellos factores que inciden en la custodia
documental de un organismo.
Un buen punto de partida para determinar los riesgos de deterioro es el
conocimiento de la tipologa y caractersticas de los fondos documentales, su
estado de conservacin y la utilizacin de los mismos.
Con el conocimiento de datos como, por ejemplo, los metros lineales generados
peridicamente se puede establecer una aproximacin a las condiciones del depsito de
archivo, a lo que cabe aadir los requisitos especficos segn los diferentes formatos. A estos
datos brutos hay que contrarrestar factores legales como pueden ser la existencia de tablas de
valoracin de dichas series documentales y sus condiciones de acceso. Tngase en cuenta que
ser innecesario reservar un espacio en el depsito para aquella documentacin susceptible de
eliminar. Por el contrario, la necesaria accesibilidad de determinados expedientes puede
reconsiderar su ubicacin en un lugar preferente del depsito.
Las encuestas nos proporcionarn informacin cuyo anlisis ser beneficioso para la
organizacin, aportando estadsticas para la medicin de nuestros requisitos, que deben
satisfacerse en forma de recursos econmicos y humanos. Por ejemplo, cualquier proyecto de
informatizacin o digitalizacin de determinadas series documentales debe revertir en un
informe donde se establezcan los requerimientos para solucionar es necesidad, en forma de
presupuesto y personal especfico.


Una vez que conocemos las necesidades para una buena conservacin y custodia de la
documentacin generada por el organismo, podemos evaluar otras cuestiones como son los
activos humanos y econmicos necesarios para desarrollar ese proyecto de gestin.
La informacin que se puede recopilar en esta investigacin ser del tipo siguiente:
Tipos y formatos de los fondos del organismo

Perodos de retencin de las series documentales
Encuestas y estudios como instrumentos para toma de decisiones
Ubicaciones usadas como depsito por el organismo
reas del organismo relacionadas con la gestin, produccin o custodia de
documentos
La verificacin de la existencia de problemas en la gestin documental significa generalmente

un punto de partida o detonante para que el organismo decida nombrar a un responsable en
ese mbito de actuacin.
2.2. Determinar las responsabilidades
La conservacin preventiva analiza los documentos como elementos constitutivos de fondos
que, a su vez, son elementos de un organismo. La aplicacin, por lo tanto, de una conservacin
preventiva corresponde e incumbe a todas las personas y todas las actividades que se
desarrollan en una organizacin.
El reparto de responsabilidades y cometidos se realizar segn las funciones que marque el
organigrama de la institucin. Pero para que todo programa sea continuado y mejorado es
necesaria la existencia de un responsable jerrquico superior que no slo figure en el
organigrama y en la Relacin de Puestos de Trabajo de la organizacin sino que sea publicitado
y reconocido en todo el centro.
El nombramiento de un responsable, ya sea en forma unipersonal o de comisin, significar el
inicio de la toma de las primeras decisiones respecto de la conservacin preventiva. En primer
lugar, se centralizar toda la informacin generada por las encuestas y estudios generados en
el momento de la investigacin institucional.
La centralizacin informativa respecto de las distintas reas del organismo
permite la cosificacin del servicio de gestin documental, la difusin de rutinas
en forma de actualizaciones y conocer el cumplimiento de la normativa o la
legislacin vigente.
De ningn modo se pueden permitir inercias contrarias a la buena salud organizacional del
servicio. Esto implica la eliminacin de aquellas series documentales cuyas tablas de valoracin
as lo permitan. Con esta primera accin, el responsable evidenciar ante el organismo el
conocimiento de la normativa sectorial, ahorrar costes econmicos innecesarios de depsito
y lanzar a las diferentes reas del organismo un mensaje de utilidad, que proporcionar
soluciones a los sempiternos problemas de espacio que plantean siempre las oficinas de todo
organismo.


En ese mismo impulso inicial, se empezarn a resolver cuestiones como las transferencias a los
servicios pertinentes, tambin en aplicacin de los perodos de retencin estipulados en las
tablas de valoracin. Al igual que las eliminaciones, las transferencias permitirn dotar de
mayor espacio de gestin a todas las reas del organismo, con lo que se duplicar el efecto
conseguido con la implementacin de las referidas eliminaciones.
El trato normal y peridico con las reas del organismo significar, por el bien comn de
ambos extremos, la designacin de un responsable o persona de contacto en dichas reas. Con
este nuevo nombramiento de delegacin se reforzar el compromiso de cumplimiento de las
directrices que desde entonces marque el responsable principal de la gestin documental.
2.3. Adecuarse a las necesidades
Los instrumentos generados en los apartados anteriores, as como el nombramiento de un
responsable para la correcta conservacin del patrimonio documental de una organizacin,
permitirn la adecuacin de los depsitos del organismo a sus necesidades volumtricas.
Con la informacin de las encuestas a los diferentes negociados de la organizacin, el
responsable debe conocer con anticipacin las caractersticas de los depsitos de archivo,
tanto en cuanto a los metros lineales de estanteras necesarios como a las necesidades
ambientales que puedan requerir los diferentes formatos (electrnicos, fotografas o soportes
digitales).
Todo proceso de archivo, ya sea trate de documentos en papel o documentos
electrnicos, debe garantizar su seguridad, su recuperacin, su accesibilidad y su
disponibilidad.
Un acercamiento a las necesidades futuras de la custodia documental debe provenir de la
comprensin de los riesgos, las estrategias y los procesos que la rodean, para orientar
cualquier direccin. Cualquier propuesta de futura custodia deber contar con la cooperacin
de toda la organizacin. El responsable deber considerar el formato de los documentos como
un indicador fiable de las soluciones a adoptar, entre las que el organismo no puede desechar
la externalizacin en la custodia y el archivo de documentos electrnicos en el caso que la
organizacin sea incapaz de asumirla.
Los riesgos que se deben sopesar en la gestin documental son, entre otros, la prdida de
documentos vitales, la consulta no autorizada de informacin reservada o de carcter ntimo o
bien los desastres naturales, como puedan ser incendios o terremotos. Estos riesgos deben ser
minimizados mediante estrategias paliativas, como pudieran ser copias de seguridad sobre la
informacin vital o medidas de seguridad ante accesos no autorizados. Por lo tanto, los
procesos de digitalizacin o de seguridad, en estos casos, sern las armas a utilizar por el
responsable de la gestin documental.
Insistiendo en la idea desarrollada en el apartado anterior, el responsable no debe permitir
que las series documentales se conserven en su organismo ms all del tiempo legal y
tcnicamente necesarios. Ser necesaria, como una tarea ms del responsable, la capacidad de
imbricar la cuestin de la custodia documental en las estrategias gestionadas por las diferentes
reas. De este modo, por ejemplo, las estrategias de conversin o migracin deben ser

gestionadas conjuntamente por el Servicio de archivo y las unidades de Tecnologas de la
Informacin. Para ms informacin respecto a transferencias y valoracin deben revisarse las
directrices correspondientes: G05/D01/O Instrumentos para la valoracin y G05/D02/O
Transferencia de documentos.
3.
Autorizacin e inspeccin
3.1. Instalaciones acondicionadas
El almacenamiento inadecuado afecta directamente a la vida de los materiales
que componen los documentos de archivo. El descuido, la desorganizacin y el
amontonamiento pueden producir graves daos. El depsito de archivo es el
centro neurlgico de todo servicio de archivos.
Deber existir en todo organismo un responsable que vele para que los depsitos de archivo
cumplan con los requisitos necesarios para su normal funcionamiento. En el caso de existir
normas nacionales de aplicacin, el responsable debe trabajar para su correcta
implementacin. Adems, se recomienda seguir las directrices de las siguientes normas ISO:
ISO 9706. 1994. Informacin y documentacin. Papel para los documentos. Requisitos
de permanencia
ISO 11108. 1996. Informacin y documentacin. Papel de archivo permanente.
Requisitos de permanencia y durabilidad
ISO/FDIS 11798. Permanencia y durabilidad de los escritos, impresos y copias en papel.
Requisitos y mtodos de comprobacin
ISO/DIS. 11799. 2003. Requisitos para el almacenamiento de documentos
ISO/DIS 14416. Requisitos para la encuadernacin de libros, peridicos, revistas y otros
documentos en papel para uso en archivos y bibliotecas. Mtodos y materiales
ISO/CD 15659. Cartones para archivo permanente. Test de migracin
ISO/WD 16245. Cajas y cubiertas de archivo para documentos en papel
El responsable de la gestin de la conservacin de un archivo, como inicio de su plan de

trabajo, debe conocer el estado los fondos que custodia su organizacin. El paso siguiente es
inspeccionar el edificio, los servicios, las instalaciones, el mobiliario y las circunstancias
exteriores que puedan incidir en la conservacin de todos los materiales.
La misma arquitectura del edificio influye tanto en el clima como bien en otros factores de su
interior. En el caso de edificios antiguos, los muros pueden ser conductores por capilaridad de
humedades que se puede encontrar en zonas de semistano e incluso de la planta baja. Los
muros finos y los ventanales transmiten con demasiada facilidad la temperatura exterior. En
las ventanas, hay que cuidar que su disposicin y caractersticas no favorezcan la penetracin
de luz natural ni de aire contaminado; un sellado deficiente tampoco debe influir en
fluctuaciones de la humedad relativa.
Los materiales de los paramentos influyen en la humedad y la contaminacin. Los alicatados y
las pinturas impermeabilizantes de las paredes impiden la absorcin de vapor y contaminantes

por los materiales de construccin; por el contrario, un material absorbente como el yeso
permite una estabilizacin de la humedad relativa, adems de absorber gases contaminantes.
Algunos materiales son fuente de polucin interior: el PVC, usado en revestimientos, produce
cido clorhdrico al descomponerse; algunas maderas jvenes transmiten cidos orgnicos; y
los productos aislantes pueden producir formaldehdo.
Sobre la seguridad, hay que comprobar la robustez de los cerramientos de puertas y ventanas
que dan acceso a las zonas de depsito y sopesar el posible riesgo de una intrusin por
cualquier rotura de tabiques.
En cuanto al entorno del edificio, hay que conocer aspectos como la contaminacin, que debe
ser un especial motivo de atencin en medios urbanos, por la alta concentracin de partculas
de combustin y gases contaminantes. Otros factores a considerar, en cuanto a la evaluacin
de riesgos a los que se somete el material, sern la proximidad de conducciones de agua o gas,
as como de depsitos de combustible.
En el apartado de los servicios y las instalaciones del centro, se deben examinar las
caractersticas y estado de las conducciones de agua, gas y electricidad, iluminacin artificial,
sistema de ventilacin, calefaccin, alarmas y sistemas de deteccin y extincin de incendios.
La identificacin, el examen de la antigedad y el cumplimiento de las normas tcnicas son
imprescindibles. Merecen especial atencin:
Las conducciones de agua y elctricas que atraviesen los depsitos de archivo

La existencia de filtros en los sistemas de ventilacin
La regulacin del sistema de humedad relativa y temperatura
La renovacin o reciclaje del aire contaminado
La deteccin de posibles puntos de entrada de aire contaminado
El estado y funcionamiento de las alarmas contra robo
En cuanto al mobiliario, hay que tener en cuenta que sus caractersticas influyen en diversos
factores:
En el medio ambiente de conservacin, la calidad del aire y el balance de humedad.

En el ambiente del local, la introduccin de contaminantes gaseosos por ciertos
materiales, como la madera aglomerada y algunos plsticos que contienen disolventes
residuales.
En la estabilidad de la humedad relativa, elementos del mobiliario con capacidad
absorbente
En condensaciones de agua en condiciones de alta humedad o bajadas pronunciadas
de temperatura, el mobiliario metlico.
Y en cuanto al peligro por siniestros, es necesario conocer los peligros reales a los que se
exponen los fondos documentales. En el caso del fuego, hay que conocer aquellas
instalaciones que los protegen, como el sistema de proteccin, el sistema de deteccin y el
sistema de extincin ante incendios. En el caso del agua, hay que saber si existen alarmas
contra inundaciones y sistemas de evacuacin de agua.

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3.2. Decisiones documentadas y difundidas
Las decisiones que adopte el organismo respecto de la conservacin preventiva,
en el marco de la gestin documental, deben ser documentadas, debidamente
motivadas y posteriormente difundidas.
Como norma general extrada de las directrices de la norma ISO 15489-1 (Generalidades), se
recomienda que se documenten los procesos de gestin de documentos. Esta formalizacin
escrita de toda prctica relacionada con la gestin documental en primera instancia permite la
obtencin de criterios homogneos para todo el personal del organismo.
En este punto de la directriz, documentar significa crear un documento sobre el plan de
conservacin preventiva de la institucin, o un programa si se prefiere. El plan debera ser un
documento coherente con la misin poltica de la institucin y la conservacin de sus fondos.
El plan ser un instrumento que garantice la conservacin de los fondos custodiados, al
pretender anticiparse a los procesos de degradacin y estudiar pormenorizadamente sus
causas: microclima, limpieza, depsito, manipulacin, transporte, exposicin, seguridad,
biodeterioro y siniestros.
La evaluacin de las amenazas y del riesgo permite proyectar estrategias de accin a corto,
medio y largo plazo, en atencin de los recursos disponibles. El plan facilitar las actividades
institucionales respecto de varias cuestiones:
Conservacin de sus fondos

Establecimiento de rutinas de inspeccin
Seguimiento de los procesos
Control de los procedimientos
Reparto de responsabilidades
Asignacin de recursos
En cuanto al contenido del documento, el plan debe indicar:
Una programacin: qu hay que hacer

Una metodologa: cmo hay que hacer
Una agenda: cundo hay que hacer
Unas funciones: quin tiene que hacer
As como los riesgos de deterioro se determinan mediante el conocimiento de los tipos

documentales, sus caractersticas, su estado de conservacin y su forma de uso, las prioridades
se conocern a travs del anlisis del estado del edificio y de sus instalaciones. El plan debe ser
un instrumento de referencia til y de fcil consulta, al tiempo que debe ser actualizado
peridicamente.
La conservacin preventiva es una responsabilidad compartida no slo por todo el personal de
la institucin sino tambin por los visitantes e investigadores. Por ello es necesaria una
difusin de los objetivos y procedimientos entre los trabajadores y usuarios, para conseguir
que se involucren de manera activa.

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Estudio del estado de la conservacin
Para aplicar un programa de conservacin preventiva, hay que partir del conocimiento del
estado de conservacin de los fondos. Las necesidades de proteccin (contenedores
individuales, reencuadernaciones) se conocern tras la inspeccin de los documentos, ya sea
por muestreo o de forma exhaustividad. Esta actuacin se formaliza a travs de una encuesta,
cuyo diseo se debe adaptar a las caractersticas de los fondos pero que en todo caso contar
con los siguientes campos:
Identificacin: signatura, nmero de registro o identificador principal

Estado y caractersticas de la primera proteccin: por ejemplo, encuadernaciones,
carpetas, legajos, cajas.
Estado de conservacin del contenido: factores fsicos, qumicos y biolgicos
Prioridad de la intervencin: permitir consulta o retirarlo segn la valoracin del
deterioro
Revisin de las actividades que se desarrollan alrededor de los fondos

Las actividades que se relacionan con el deterioro de los documentos pueden dividirse entre
las que se relacionan con el propio proceso archivstico (tejuelo, almacenamiento,
manipulacin, reprografa) y las actividades de mantenimiento (limpieza, desinsectacin,
desinfeccin).
Como regla general, se vigilarn las siguientes actividades:
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La colocacin de las unidades de instalacin en los estantes no debe implicar que estn
apretadas como para dificultar su manejo o provocar roturas, ni estar excesivamente
sueltas, con lo que cabran deformaciones o cadas
La colocacin de etiquetados y tejuelos en las unidades documentales evitar el uso de
mtodos con adhesin. Se podr optar por mtodo adhesivos sobre camisas o
unidades contenedoras
Las inscripciones directas deben ser inocuas, aconsejndose el uso de grafito
La manipulacin debe observar ciertas normas que eviten el desgate fsico de los
documentos
El cumplimiento de las normas y su difusin deben entenderse como parte de la
inspeccin, como la revisin de actuaciones sistemticas de mantenimiento
Se recomienda el uso de aspiradores en la limpieza, como modo ms efectivo de
eliminar el polvo y de control de insectos
Los aspiradores deben estar provistos de filtros de alta eficiencia (HEPA), como medio
para evitar que las esporas de los hongos vuelvan al aire del depsito
Los accesorios terminales de los aspiradores deben incluir boquillas estrechas, para
llegar a los rincones, cepillos de cerda para las superficies y un accesorio especial para
el aspirado de pavimentos.
Se recomienda el uso de bayetas, que atraen las partculas por electricidad esttica,
para las superficies

Para el polvo depositado en las superficies de los libros de registro o de los

documentos, existen las mencionadas boquillas estrechas y mesas especiales que
trabajan mediante aspiracin, que permiten el uso de brochas y plumeros.
La periodicidad del fregado de los suelos depender del caso, pero se tender a
reducirla en previsin de una nociva influencia sobre la humedad del aire.
No se deben usar productos qumicos, como leja o amonaco, que pueden desprender
gases oxidantes.
La limpieza en hmedo de suelos y otras superficies se limitar al uso de jabones
neutros no perfumados y agua. Recordemos que los aromas de algunos productos no
son ms que compuestos qumicos voltiles, que pueden absorberse por el material de
archivo y provocar su envejecimiento.
El uso de pinturas y barnices debe tender a los acrlicos o de poliuretano, aunque
siempre hay que airear el local y esperar el total secado de los productos para reubicar
las unidades de instalacin.
En la fumigacin, el uso de biocidas debe ser vigilado ante una indeseable absorcin
txica tanto por los documentos como el personal.
Evaluacin de las variables medioambientales

La evaluacin de los parmetros medioambientales, mediante las herramientas de medicin y
anlisis, y su posterior comparativa con las recomendaciones sobre sus valores adecuados,
justificar o no la necesidad de actuaciones. Las herramientas deben ofrecer la capacidad de
detectar los problemas de manera fiable en las diferentes variables:
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Humedad y temperatura. La vigilancia de ambas variables debe ser permanente. Los

instrumentos disponibles son dos: de mediacin puntual (el psicrmetro), til para
detectar situaciones inadecuadas como rincones hmedos y comprobar la fiabilidad de
los aparatos registradores; y de registro continuo (el termohigrgrafo), para
comprobar las fluctuaciones o tendencias.
Luz. Los aspectos que requieren control son la intensidad, el tiempo de exposicin y la
naturaleza espectral. El fotmetro o luxmetro registra la intensidad lumnica a lo
largo del tiempo. Existen aparatos medidores ms sofisticados que permiten
simultanear la medicin de luz visible y la de UV.
Polvo y contaminantes. Los mtodos de control de las partculas en suspensin son

ms complejos. Se utilizan filtros calibrados. La concentracin de partculas en
suspensin se determina por diferencia de peso (gravimetra) en relacin con el aire
filtrado. Y la vigilancia de contaminacin gaseosa se determina mediante muestras de
aire que son analizadas qumicamente para conocer la concentracin de cada
compuesto, donde se necesita equipamiento de laboratorio alejado generalmente de
centros como los archivos. Mtodos ms simples de control de la polucin son los
indicadores coloreados que sirven como detectores de problemas de contaminacin,
sin dar la concentracin exacta de la sustancia.

Control de plagas. El desarrollo de hongos sobre los documentos se produce cuando

las condiciones ambientales son favorables. Para el control de la poblacin de insectos,
adems de la tarea colectiva de todo el personal en la deteccin de insectos vivos o
cadveres, es necesario efectuar revisiones peridicas en busca de signos de actividad.
Para ello se utilizan trampas, adhesivas las ms comunes, en las que los insectos
quedan atrapados. Las trampas pueden diferenciarse segn su atrayente: alimentario
o sexual. El nmero de la captura revelar la situacin y su consiguiente
monitorizacin es el primer paso para gestionar el problema. En la vigilancia sobre las
plagas es importante discernir las activas y las huellas de actividad pasada.
No se trata de que las herramientas de control sean las ms novedosas, sino de que cumplan
con sus funciones en cuanto al control de seguridad y de parmetros adecuados.
Difusin de las medidas de conservacin
La difusin de la preservacin preventiva se puede planear en dos campos: la concienciacin
de la ciudadana y la elaboracin de planes de comunicacin que resalten la importancia del
patrimonio que se pretende preservar.
Las fases de un plan de comunicacin seran las siguientes:
Contenidos
Disciplinas
Mensajes
Ejes
Pblicos
Objetivos
Anlisis
GALDS AYASTUY, P. Sobre la difusin del concepto de conservacin preventiva. Patrimonio Cultural de Espaa [en
lnea], 7, 2013. [Consulta: 15 diciembre 2014]. Disponible en:
https://sede.educacion.gob.es/publiventa/descarga.action?f_codigo_agc=14392C
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Anlisis. Los planes de comunicacin deben ser especficos a la accin que analicemos.
El plan debe asumir los objetivos particulares, la singularidad de la actuacin y del
entorno, el rol del pblico y los mensajes que se desean trasladar.
Objetivos. Los objetivos sern la generacin de un estado de opinin, la incorporacin

de agentes y la visibilidad de las actuaciones.
Pblico. Para que la difusin sea efectiva hay que identificar al pblico que respaldar,
actuar y se beneficiar en nuestra materia. Entre estos actores encontraremos tanto
a las administraciones como a los medios de comunicacin. Incluso debemos
incorporar a este grupo a la empresa privada, ya sea como patrocinadores o como
implementadores de la conservacin preventiva y, por lo tanto, como generadora de
empleo. Tambin empresas de sectores tericamente ajenos a la conservacin, como
puede ser el turstico, pueden beneficiarse de estas actuaciones. En definitiva, la
sociedad en general debemos entenderla como parte activa de esta poltica.
Tipologa de pblico:
- Generadores o lderes de opinin
- Promotores
- Beneficiarios
Ejes. El eje racional se vincula al mbito ecolgico y econmico; el eje emocional se

vincula al social y cultural. Ambos ejes son tiles pero debemos utilizarlos en funcin
del pblico al que se opta llegar y los mensajes que se pretenden trasladar.
Mensajes. Los mbitos de incidencia pueden ser lo social, lo cultural, lo econmico e

incluso lo ecolgico.
Disciplinas. Las disciplinas, los medios y los formatos de comunicacin deben

incorporar el mundo de internet y sus conceptos: redes sociales, blogs o marketing
digital.
Contenidos. Los contenidos han pasado a ser el mejor comunicador de cualquier

campaa y, en este sentido, el mundo de los archivos debe aprovechar su materia
prima. La fcil difusin de los documentos de archivo es un activo que hay que
explotar.
3.3. Mtodos de evaluacin

La evaluacin de buenas prcticas respecto de la conservacin preventiva puede desarrollarse
en aplicacin de diferentes mtodos o sistemas. Tomando las ltimas experiencias europeas,
el sistema ingls (Levels of collection care: a self-assessment checklist for UK Museums) trabaja
a partir de criterios de prevencin y el sistema francs (Une mthode dvaluation des
pratiques de conservation prventive dans un service darchives) introduce indicadores de
prcticas de conservacin preventiva.

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El primero de ellos estableci unos indicadores que las instituciones deban satisfacer para
obtener determinadas subvenciones; el segundo, ms enfocado al campo de los archivos,
pretende obtener informacin sobre las prcticas de conservacin y hacer un seguimiento de
su evolucin.
En el modelo francs, el resultado de la recopilacin informativa refleja los puntos dbiles del
organismo. De este modo, los indicadores insatisfactorios se analizan mediante fichas de
diagnstico para determinar las causas del incumplimiento, se proponen una serie de
soluciones y se ofrecen recursos (referencias o bibliografa) para ayudar en la mejora.
Todo sistema de evaluacin de la conservacin preventiva combina la observacin
directa de la situacin y el conocimiento de la experiencia, acompandose de un
cuestionario que permita detectar el nivel de desarrollo en la prevencin. La
evaluacin se basa, por lo tanto, en los usos de los fondos y los hbitos del
personal encargado de su proteccin.
Las ventajas del seguimiento de cualquiera de ambos sistemas son importantes:
Disponer de un guin para la evaluacin, que ofrece seguridad ante una posible
inexperiencia
Objetividad, al ofrecer los indicadores aspectos predefinidos y prioritarios
Nivel bsico de prevencin, permitiendo la comparacin mediante su propia evolucin
Evaluar actuaciones mejorables, que contactan con la realidad y alientan
Fcil visualizacin del esfuerzo
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Tambin existen desventajas derivadas de la tendencia a seguir con excesiva estrechez el

camino que marcan estndares ideales que, a veces, son inapropiados o inalcanzables, si no
errneos. Para alejarse de este problema, existen los llamados modelos predictivos, cuyo
objetivo es predecir el futuro del patrimonio a conservar y obtener orientaciones sobre las
acciones que hay que emprender. Este modelo considera el estado del patrimonio a largo
plazo, evaluando el riesgo. Utiliza herramientas que cuantifican la probabilidad de ocurrencia
del riesgo, su impacto y la estimacin de su prdida. Se basa, por lo tanto, en historiales
estadsticos, mediante una ecuacin que relaciona tres aspectos: la probabilidad de la
ocurrencia, la fraccin documental susceptible de dao y la estimacin de la prdida del valor.
Pero este modelo presenta, tambin, desventajas importantes y a considerar:
Necesidad estadstica, que exige un registro histrico de incidencias del que raramente
disponen las instituciones
Mtodos predictivos, apoyados en herramientas de identificacin y evaluacin
aparentemente complejas, de difcil aceptacin e implementacin
Precariedad tcnica y presupuestaria
El xito en la implantacin de los cambios para la mejora y la planificacin de la conservacin

documental depende de la capacidad para hacer partcipes, de manera activa, a todos los
miembros del organismo. Pero ms all de la concienciacin general de la institucin, se
requiere una frrea voluntad de implantacin a travs de un responsable (director o


coordinador) para implementar cualesquiera sean las herramientas ms all de los cambios de
personal o de directivos.
4.
Ubicacin y construccin de los depsitos de archivo
En el caso de que el depsito de archivo forme parte fsicamente de un centro de archivo, la

doctrina internacional coincide en sealar que se trate de una construccin exenta, cuyo fin
sea exclusivamente la de servir como archivo, con una ubicacin fcilmente accesible y
siempre alejada de instalaciones peligrosas.
El edificio de archivo debe alejarse de una serie de riesgos:
Lugares de susceptibles hundimiento o deslizamiento de tierra

Zonas de terremotos o maremotos
Sitios con riesgo de incendios o explosiones
Lugares atractivos para roedores u otras plagas
Edificios que emitan gases nocivos o especialmente contaminantes
Instalaciones estratgicas en caso de conflicto blico
La imposibilidad de salvar estas circunstancias deber paliarse mediante la disposicin especial

de la construccin, para mitigar el riesgo de dichas amenazas.
4.1. Factores de riesgo
Siguiendo la estructura de Simonet (1992), la proteccin del edificio debe contemplar los
siguientes riesgos y agentes destructores:
Proteccin contra el fuego

Proteccin contra el robo
Proteccin contra el vandalismo
Plagas
Degradacin contra la humedad
Los factores de riesgo detectados en la inspeccin de las instalaciones deben evaluarse

peridicamente mediante las rutinas de trabajo. Estas rutinas se documentarn mediante
informes relativos a riesgos en todas las instalaciones del servicio de archivo, aportando
informacin sobre la identificacin de los riesgos, los sistemas de gestin disponibles, los
rasgos constructivos del edificio, la situacin de los servicios esenciales y la seguridad integral.
Los informes de inspeccin, de manera complementaria, podrn ser compartidos con
autoridades locales en materia de seguridad y orden pblico, siempre en concordancia con la
legislacin y disposiciones vigentes. La participacin de dichas autoridades en el contenido de
estos informes debe aportar informacin importante respecto de asuntos relativos al entorno
fsico del edificio y a la anticipacin sobre hipotticos problemas de seguridad.
La gestin del riesgo en cuanto a la conservacin de los fondos documentales custodiados por
el organismo debe correr paralelo e integrado en un plan del riesgo que afecte por completo a

17

toda la institucin, en sintona con la propia integracin de la gestin documental en el seno
de la gestin integral de la institucin.
La revisin peridica de los riesgos y su reduccin y control mediante estrategias ya se ha
comentado en el apartado dedicado a los mtodos de evaluacin, al cual remitimos para
mayor informacin.
Los riesgos comentados tambin pueden minimizarse con una poltica de prevencin que
contemple los siguientes aspectos (Forde, 1997):
Colocar los materiales de archivo en unidades de instalacin y en condiciones

adecuadas
Controlar los medios de acceso a los depsitos e instalaciones
Proteger del uso documental a travs de equipamientos necesarios
Mantenimiento y exigencia de estndares homologados de preservacin
Formacin de un equipo tcnico especializado
Soportes de sustitucin para mejor conservacin de materiales degradados
Tratamiento de los documentos daados
Ponderar el acceso a los documentos degradados
4.2. Sistemas de deteccin de incendios y dems proteccin

Los edificios que custodien patrimonio documental deben contar con un sistema de deteccin
y extincin de incendios. Para su eficaz instalacin el edificio debe, a su vez, contar con una
serie de requisitos:
Instalacin de detectores en el edificio: los pticos permiten rpidamente registrar el

humo y los inicos detectan el gas y el humo que se generan en la primera fase del
incendio
Conexin de los detectores a un servicio central de alarma de la instalacin, as como
a los servicios de bomberos y polica
Instalacin de pulsadores de alarma y extintores manuales, para extinguir cualquier
conato de incendio
Sistemas de rociado de agua de columna seca y de agua nebulizada, para
contrarrestar incendios de grandes proporciones
Bocas de incendio para uso excepcional de los bomberos
Mantenimiento certificado de las instalaciones segn las disposiciones vigentes
Revisin del alumbrado de emergencia
Sealizacin de salidas, para facilitar la evacuacin y la intervencin
Mecanismos automticos de desconexin de los equipos tcnicos, en presencia de
fuego
Limitacin del uso de mobiliario y materiales constructivos combustibles
Revisin y correccin de instalaciones elctricas defectuosas
Sectorizacin de los espacios interiores con materiales ignfugos, para detener la
propagacin del fuego

18

4.3. Depsitos como garanta de seguridad
El depsito debe permanecer aislado del resto de las dependencias del servicio de archivo. De
manera general, los depsitos de archivo deben respetar una serie de requisitos para
adecuarse a su funcin:
El depsito debe alejarse, en lo posible, de lugares con gran fluctuacin trmica e
higroscpica (como son paredes y ticos) o zonas susceptibles de inundarse (como son
los stanos). Adems se recomienda que se siten en reas de fcil acceso, para
facilitar la maniobrabilidad, pero lejos de baos y basuras.
Las salas de maquinaria del organismo deben estar alejadas del depsito, con especial
atencin a que las instalaciones elctricas o tuberas de agua que lo atraviesen.
La instalacin de una doble puerta, para el acceso, evitar las corrientes que arrastren
polvo o suciedad del exterior. Asimismo se evitar el efecto nocivo de la entrada en las
instalaciones del organismo de los vehculos que traigan nuevos fondos, con sus
consiguientes cambios bruscos de temperatura.
Las ventanas de los depsitos se protegern para paliar el efecto nocivo de la luz solar.
La iluminacin artificial se instalar por mdulos, conectndose slo cuando se trabaje
en la zona y, en lo posible, instalando detectores para que se desconecte si nadie
circula por su espacio.
Independiente del depsito, se deber contar con un espacio con buena iluminacin,
que permita la inspeccin, recepcin y desembalaje de nuevos fondos, mediante su
mobiliario pertinente.
En cuanto a las caractersticas del equipamiento de la zona de depsito, es conveniente que
respeten ciertas recomendaciones en cuanto al mobiliario y a los elementos de proteccin del
documento de archivo.
Mobiliario
Eliminacin de muebles obsoletos. Se requiere solidez y estabilidad, sin retencin de

humedad ni desprendimiento de compuestos voltiles. Son preferibles los acabados en
aluminio o acero, de superficies lisas, no abrasivas, de bordes romos, sin piezas que
sobresalgan, para evitar roturas.
Cada formato solicita un mueble adecuado. Los bordes de los documentos no deben
exponerse a roces indebidos ni golpes porque sobresalgan.
Evitar estanteras de madera, al ser menos resistente al peso y ms combustible y ser

adems susceptible de ataque biolgico.
Uso de mtodos de barrera, que compense la posible carencia de mobiliario adecuado,

como recubrimiento con pintura epoxdica o laminado con pelcula metlica inerte.
19
Aislamiento temporal de aquellos embalajes y mobiliario que haya sido tratado con
pintura o barniz, hasta que cese la emanacin de vapores.
Facilitar el acceso y el trabajo mediante una separacin suficiente entre los muebles.
Las estanteras deben separarse de las paredes, no deben llegar al techo y sus
entrepaos inferiores deben alejarse del suelo. Estas prcticas facilitarn la circulacin
del aire y limitar la accin de la humedad.
Evitar los muebles cerrados y las posibles condensaciones. Para ello se recomienda el
uso de estanteras sin fondo.
El uso de armarios compactos ahorrar espacio, pero dificulta la ventilacin y genera

vibraciones con su desplazamiento. Por ello, hay que asegurar y comprobar el
adecuado forjado del edificio.
Elementos de proteccin
La proteccin individual es importante para aquellos documentos de especial relevancia o
fragilidad. Su uso nunca deber ser generalizado porque implicara un aumento en la
necesidad de espacio de almacenamiento. Los materiales de dichos protectores deben ser
estables y no contaminantes. Aquellos materiales en contacto directo y permanente con los
documentos deben ser barreras eficaces:
20
Cajas, carpetas o cartn, de celulosa pura sin lignina, libre de cido, con reserva
alcalina y un pH aproximado de 8,5
Metales inoxidables, como refuerzo de cajas o carpetas
Encapsulados, etiquetas o sobres de materiales inertes (por ejemplo, el polister),
estables qumicamente, sin plastificantes o revestimientos superficiales.
Material amortiguador en lechos y cajeados de polietileno
Tejidos de algodn descrudado, sin aprestos, para la confeccin de soportes
Laminados de aluminio como barrera contra los contaminantes en anaqueles y
muebles
Metacrilato para uso en soportes permanentes como atriles de vitrina.
4.4. Separacin de mbitos de trabajo

Todo servicio de archivo que considere la conservacin a largo plazo de la documentacin que
custodia debe tender a establecer reas diferenciadas para el desarrollo de todas sus
funciones. Estas reas se pueden dividir sencillamente: segn su carcter privado, para el
desarrollo de las funciones del centro; segn su carcter pblico, donde se permite el trnsito
libre del usuario del centro.
rea privada:
a) Depsito. Lugar dedicado al almacenamiento de los fondos
b) Zonas de trabajo:

- Recepcin. Lugar donde se desarrollan las actividades relacionadas con la
recepcin documental por transferencias.
- Limpieza. Lugar dedicado a la limpieza de los fondos recibidos en transferencia
o de los fondos deteriorados.
- Tratamiento. Lugar dedicado al tratamiento tcnico de las series
documentales (ordenacin, descripcin, valoracin, accesibilidad)
- Restauracin / Encuadernacin. Lugares dedicados a las labores especficas de
conservacin curativa y restauracin de los documentos deteriorados.
- Reprografa. Lugar destinado al equipamiento que permitir al centro
desarrollar labores de reproduccin, ya sea fotocopia, microfilmacin,
digitalizacin o fotografa.
- Complementarias. Lugares destinados a servicios varios del centro:
guardarropa, atencin sanitaria, almacn, aparcamiento
c) Administracin: Lugar dedicado a las oficinas donde se gestiona la direccin y la
subdireccin del centro, as como de su secretara y el almacn de material
d) Instalaciones. Lugares dedicados a diferente maquinaria (grupo electrgeno,
informtico...) y talleres de mantenimiento
rea pblica:
a) Recepcin. Lugar donde se ubica la conserjera y oficina de informacin del
centro, donde se recibe al usuario y se le indican las normas y las condiciones del
servicio del centro.
b) Sala de usuarios. Lugar dedicado a la consulta de la documentacin por parte de
los usuarios, en la que puede haber una pequea biblioteca auxiliar, ordenadores
para la consulta de los inventarios del centro y el material digitalizado, adems de
zonas especiales para lectura de microfilm.
c) Sala de reuniones. Lugar destinado a la celebracin de eventos pblicos, como
conferencias, talleres o desarrollo parcial de visitas guiadas.
Por seguridad, el acceso desde el exterior del edificio deber diferenciar la entrada y la salida
de la documentacin de la entrada y la salida de trabajadores y usuarios. Los circuitos de la
documentacin no deben ser interferidos por los usuarios. El contacto entre la documentacin
y los usuarios slo debe producirse en la sala de consulta, salvo aquellas visitas guiadas que
casualmente coincidan con algn proceso de transferencia o paseo por los depsitos.
Se recomienda que los accesos, los pasillos y las puertas interiores se dimensionen segn su
funcin, permitiendo la entrada de maquinaria, de carros, mobiliario Se debe prever la
accesibilidad para minusvlidos.

21

5.
Cuadro de compromisos de cumplimiento
Este cuadro identifica aquellos compromisos establecidos en las lneas de actuacin de la Gua
de Implementacin de Control Fsico y Conservacin y unas recomendaciones sobre cmo
cumplir con los mismos.
El nmero representado es el mismo con el que se identifica dicho compromiso en la Gua de
Implementacin.
N
Compromisos
Cmo cumplir con los compromisos
1.1
Investigar las necesidades y los

recursos del organismo, para
concretar los requisitos de custodia,
la idoneidad de las opciones y su
imbricacin
con
los
planes
estratgicos
Conocer los tipos y los formatos de los

fondos del organismo
Conocer los perodos de retencin de las
series documentales
Elaborar encuestas y estudios como
instrumentos para toma de decisiones
Detectar las ubicaciones usadas como
depsito por el organismo
Conocer qu reas del organismo se
relacionan con la gestin, produccin o
custodia de documentos
1.2
Determinar las responsabilidades en Nombrar a un responsable de la gestin

la custodia documental
documental en la organizacin
Eliminar las series documentales, segn las
resoluciones de las tablas de valoracin
Transferir las series documentales, segn los
perodos de retencin establecidos en las
tablas de valoracin
1.3
Adecuar los depsitos a las Prevenir la adecuacin de los depsitos a los

necesidades de los documentos y de tipos documentales custodiados.
la organizacin
Prevenir las necesidades presentes y futuras
del organismo, mediante actualizaciones
Conservar
las
series
documentales
nicamente durante el plazo de tiempo que
marquen las tablas de valoracin

22
N
2.1
Compromisos
Conservar los
instalaciones
autorizadas
documentos en Nombrar un responsable encargado de la

debidamente autorizacin e inspeccin de las instalaciones
de archivo
Inspeccionar el edificio, los servicios, las
instalaciones,
el
mobiliario
y
las
circunstancias exteriores que puedan incidir
en la conservacin de todos los materiales
Conocer los peligros reales por siniestros a
los que se exponen los fondos documentales
2.2
Documentar, justificar y difundir las Documentar los procesos, para elaborar un

decisiones
plan de conservacin preventiva
Revisar las actividades que se desarrollan
alrededor de los fondos
Evaluar las variables medioambientales
Difundir
internamente
el
plan
de
conservacin, para involucrar activamente a
todos los miembros de la organizacin
Difundir externamente el plan de
conservacin, como un proceso de toma de
conciencia de la ciudadana
2.3
Trabajar con mtodos de evaluacin Establecer sistemas de autoevaluacin

de la conservacin preventiva
Hacer un seguimiento de la adecuacin de
los mtodos
Hacer partcipe a todo el personal de la
organizacin
3.1
Analizar los factores de riesgo que la

ubicacin y su construccin plantean
para los documentos y el personal
del centro
Elaborar informes que evalen los riesgos en

todas las instalaciones del servicio de archivo
y aporten soluciones, aportando informacin
sobre:
-
Identificacin de peligros
Sistemas de gestin de riesgos
Construccin
Servicios esenciales
Seguridad

23
Compromisos

Elaborar informes de inspeccin en unin de
autoridades locales.
Revisar los riesgos peridicamente para
reducirlos mediante estrategias y planes que
protejan de los peligros ambientales.
3.2
Disponer de un sistema de deteccin Revisar el adecuado funcionamiento de los

de incendios y dems equipos de diferentes sistemas
proteccin
Informar sobre el funcionamiento de los
sistemas
3.3
Garantizar la seguridad de los Respetar una serie de requisitos generales

documentos en las instalaciones de respecto del depsitos de archivo para que
depsito
pueda cumplir con su funcin
Respetar ciertas recomendaciones respecto
el mobiliario del depsito
Respetar ciertas recomendaciones respecto
de los elementos de proteccin del
documento de archivo
3.4
Separar las instalaciones del Dimensionar los accesos, los pasillos y las
depsito de documentos de las puertas interiores segn su funcin
dems zonas de trabajo del
Dividir las reas segn su carcter privado o
organismo
su carcter pblico
Diferenciar la entrada y la salida de la
documentacin de la entrada y la salida de
trabajadores y usuarios

24

6.
Trminos y referencias
6.1. Glosario
Conservacin preventiva: modalidad de conservacin que pretende retardar el deterioro y

prevenir los riesgos de alteraciones, al tiempo que se compatibiliza con el uso social de los
materiales tratados.
Evaluacin de riesgos: proceso de comparar el riesgo estimado con un criterio de riesgo dado
para determinar la importancia del riesgo.
Plan de contingencia: instrumento cuyo objetivo es corregir deficiencias y actuar con eficacia
en la prevencin de desastres. Se trata de un documento que acta como una herramienta
que define los objetivos, los riesgos y los responsables.
Riesgo: medida del alcance del peligro que representa un evento no deseado. El riesgo se
expresa en trminos que combinen la probabilidad con las consecuencias de un evento no
deseado.
Tratamiento del riesgo: proceso de seleccin e implementacin de medidas para minimizar un
determinado riesgo.
6.2. Referencias
25
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Desastres en archivos y bibliotecas [en lnea]. Madrid: Ministerio de Cultura. [Consulta 15
diciembre 2014]. Disponible en:
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6.3. Bibliografa
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SIMONET BARRIO, J. E. 1997. Recomendaciones para la edificacin de archivos. 2 edicin.
Madrid: Ministerio de Cultura. Normas tcnicas de la Subdireccin General de los Archivos
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TACN CLAVAN, J. 2008. La conservacin en archivos y bibliotecas: prevencin y proteccin.
Madrid: Ollero y Ramos
TACN CLAVAN, J. 2011. Soportes y tcnicas documentales: causas de su deterioro. Madrid:
Ollero y Ramos
27


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Ejes. El eje racional se vincula al mbito ecolgico y econmico; el eje emocional se

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Contenidos. Los contenidos han pasado a ser el mejor comunicador de cualquier

3.3. Mtodos de evaluacin

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