Excel Básico

2012
Microsoft Excel 2010 Nivel Bsico
Educacin y Tecnologas de Informacin S.A.

Bogot - Colombia
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CONTROL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO

Versin
1.0
Creacin
06-Ago-2012
Estado
Aprobado
Descripcin del cambio

Versin inicial del documento
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Contenido
Introduccin ................................................................................................................................................. 5
Manejo de la ayuda ...................................................................................................................................... 6
Tareas bsicas ............................................................................................................................................... 7
Ingreso de Datos ...................................................................................................................................... 7
Editar Celdas ............................................................................................................................................ 7
Seleccionar informacin en la hoja .......................................................................................................... 8
Ubicarse ............................................................................................................................................... 8
Seleccionar rangos de celdas ............................................................................................................... 8
Operaciones con Archivos ............................................................................................................................ 9
Guardar archivos ...................................................................................................................................... 9
Contrasea ......................................................................................................................................... 10
Formatos .................................................................................................................................................... 11
Fuente .................................................................................................................................................... 11
Estilos de Celda ...................................................................................................................................... 13
Tamao de Celdas .................................................................................................................................. 13
Ocultar y Mostrar Elementos ................................................................................................................. 14
Insertar Elementos ..................................................................................................................................... 15
Eliminar Elementos ..................................................................................................................................... 16
Hojas ........................................................................................................................................................... 17
Insertar Hojas ......................................................................................................................................... 17
Eliminar hojas ......................................................................................................................................... 18
Mover y/o Copiar hojas.......................................................................................................................... 18
Moverse entre hojas .............................................................................................................................. 20
Manejo de Portapapeles ............................................................................................................................ 20
Pasos para Copiar ................................................................................................................................... 21
Formato de Tabla ....................................................................................................................................... 23
Diseo de Pgina ........................................................................................................................................ 24
Imprimir ...................................................................................................................................................... 26
Frmulas ..................................................................................................................................................... 26
Pegado Especial .......................................................................................................................................... 30
3
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Ordenar ...................................................................................................................................................... 31
Aplicacin de Filtros ................................................................................................................................... 33
Filtros de Texto ...................................................................................................................................... 34
Filtros de Nmero .................................................................................................................................. 35
Grficas Estadsticas ................................................................................................................................... 36
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Introduccin
Excel es un programa de hojas de clculo que permite crear y aplicar formato a archivos
llamados libros (un conjunto de hojas de clculo) para analizar datos y tomar decisiones
fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un
seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir frmulas para realizar
clculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una
variedad de grficos con aspecto profesional.
Entre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen:
Contabilidad
Definicin de presupuestos
Facturacin y ventas
Informes
Planeacin
Seguimiento
Uso de calendarios
Esta es la interfaz de Microsoft Excel 2010.
Como lo puede observar, se encuentra una serie de opciones en la parte superior. Su nombre
tcnico es cinta de opciones y a su vez est compuesta de pestaas. Cada una de ellas tiene
un nombre diferente, as mismo una serie de herramientas que nos ayudarn en el desarrollo
de nuestro trabajo.
Las hojas de clculo estn divididas en columnas y filas representadas por letras y nmeros
respectivamente; el encuentro de una columna con una fila se llama celda.
Columnas
Cmo saber en qu celda estamos? Como lo puede notar, el color de la letra y del nmero
cambia; as puede fcilmente ubicarse.
Celda
Filas
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Manejo de la ayuda
Cada programa trae un apoyo para consolidar el aprendizaje: la ayuda. Una de las formas de
llegar a ella es la tecla F1.
Aqu como si fuese un libro temtico muestra una tabla de contenido con la cual usted podr
explorar el tema que le interese o si lo desea en la parte superior escribir una palabra
especfica para encontrar temas relacionadas con esa palabra.
En la parte superior derecha debajo de la X que sirve para cerrar el

programa, encontrar un signo de interrogacin para llamar la ayuda del
programa.
En la pestaa Archivo tambin se encontrara una opcin especfica para la ayuda.
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Tareas bsicas
Ingreso de Datos
Cuando ingrese datos a la hoja de clculo tenga en
cuenta que:
Cuando termine de escribir el texto o
nmero debe dar la Tecla Enter, para que sea
validado.
Existe dos tipos generales de datos que
podemos ingresar: texto (queda alineado por
defecto a la izquierda de la celda) y los datos
numricos (quedan alineados a la derecha).
Editar Celdas
Despus de haber ingresado datos, puede que necesite corregirlo;, entonces puede hacerlo de
las siguientes maneras:
1. Dar doble Clic sobre la celda que desea corregir.
2. Ubicarse en la celda que desea corregir y pulsar la tecla F2.
3. En la barra de frmulas (ubicada debajo de la cinta de opciones), aparece el texto de
la celda; al dar clic se puede corregir.
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Seleccionar informacin en la hoja

Ubicarse
Tecla Control sostenida y flecha hacia abajo: se ubica en
la ltima fila. Verifique con Control sostenido en todas las
direcciones, que bien ya puede desplazarse.
Tecla F5: saldr un cuadro similar a este y en la parte
inferior donde sale Referencia escriba la celda pero
cuidado, debe colocar la letra (columna) y el nmero (fila)
unido, sin espacio ni puntos y al darle aceptar o enter lo
desplaza hasta dicha celda.
Control sostenido y la tecla Inicio: si est en una celda muy alejada y quiere regresar
rpidamente a la primera celda, hgalo con esta combinacin de teclas.
Seleccionar rangos de celdas
Se ubica el cursor en la celda a2 y pulsamos la tecla F8
(una sola vez) y ahora con las teclas de direccin
desplazarse hacia abajo. Notar que las celdas quedan
seleccionadas, ahora por ejemplo, pulse Control
sostenido y la N (o el nmero 2) para aplicar Negrilla.
Se ubica el cursor en la celda b2 y con la tecla Shift
sostenido (la tecla de maysculas) utilice las flechas de desplazamiento.
Para seleccionar una columna nos ubicamos en una celda y damos clic a la tecla
Control y la barra espaciadora.
Para seleccionar una fila nos ubicamos en una celda y damos clic a la tecla con Shift y
la barra espaciadora
Para seleccionar una tabla de datos nos ubicamos en una celda dentro de la tabla y
damos clic con Control, Shift y la barra espaciadora.
Para seleccionar la hoja entera, repetimos esta ltima orden pero en una celda fuera
de la tabla.
El ratn o mouse tiene diferentes formas segn la necesidad para seleccionar un grupo
de celdas. Se hace con la cruz blanca, y clic sostenido hasta la celda que requiera.
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Operaciones con Archivos

Guardar archivos
Para guardar un archivo, puede hacer uso de:
1. Tecla F12
2. Control G
3. Pestaa Inicio Guardar como
Tenga en cuenta que lo importante no es solo guardarlo sino saber dnde se guarda y el
nombre que se le va a dar al archivo.
Siempre verifique en la parte superior la carpeta donde se va a guardar.
Coloque el nombre del archivo que desee. Y pulse el botn guardar.

En la barra de ttulo aparece el nombre del archivo.
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Contrasea
Si desea seguridad para su archivo puede colocarle contrasea, pero solo si amerita hacer este
procedimiento, porque un buen nmero de usuarios tiene tendencia a olvidar las contraseas
y se pude complicar la recuperacin de la misma.
Cuando est dando el nombre al archivo, en la parte inferior aparece un botn llamado
Herramientas. Al desplegarlo se observa un listado, seleccionamos Opciones Generales.
Y aparece este cuadro de dilogo donde podemos

asignar las contraseas y podemos aplicar las
opciones de:
Copia se Seguridad
Se recomienda slo lectura
Se ingresa la contrasea deseada; tenga en cuenta
que Excel hace la distincin entre minsculas y
maysculas.
Despus de dar en el botn Aceptar, debe confirmar
la contrasea y guardar.
Ahora cierre el archivo y vuelva a guardarlo, y el
primer recuadro que aparece es este:
En el momento de abrir el archivo aparece una
ventana que nos pide la contrasea.
Para quitar la contrasea asignada al archivo se
hace el mismo procedimiento: Guardar Como,
Herramientas, Opciones Generales y se borra
manualmente la contrasea; luego se da clic en
aceptar y guardar.
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Formatos
No solo basta con ingresar informacin; tambin hay que arreglarla de

tal forma que se vea bien presentada y genere valor en conjunto.
Como puede observar, en las celdas que estn de color amarillo se
utiliz una orientacin de texto, que tiene diferentes alternativas como
muestra la imagen.
Las celdas de color rojo presentan un ajuste de texto que
da la apariencia de dos renglones en una sola celda. Se
puede realizar por ejemplo, comenzando a digitar una
palabra seguida de ALT y Enter. Tambin puede hacerlo
con
el
botn
Combinar y centrar
de la pestaa Inicio.
A las celdas que contienen nmeros se les pueden asignar formatos de

moneda, porcentaje, millares y decimales simplemente dando clic a las
opciones de la seccin Nmero, como se muestra en esta figura.
Hay algunos atajos por teclado, por ejemplo:
Control Shift y el nmero 1
Formato millares
Formato Signo Pesos
Formato Porcentaje
Tenga en cuenta que para cualquiera de las alternativas, las celdas deben estar previamente
seleccionadas.
Fuente
Ahora seleccionemos los pases; tenemos diversas maneras para cambiar la fuente, por
ejemplo:
Pestaa
Fuente.
Inicio,
seccin
Fuente,
botn
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Control 1, pestaa Fuente
Botn derecho del mouse y aparecen los botones de configuracin.
Podemos cambiar el tipo de fuente, el tamao, el relleno, el color de la letra, estilos, bordes.
Este sera el aspecto despus de unos cuantos cambios.
Coloquemos bordes a los datos de la tabla, pero seleccionemos la tabla sin los ttulos.
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Estilos de Celda
Son formatos predeterminados que puede aplicar a las celdas. Seleccionemos todos los pases.
En la seccin Estilos de la pestaa Inicio, encontraremos el botn Estilos de celdas, con una
variedad de colores para aplicar el ms nos llame la atencin.
Tamao de Celdas
Nos permite configurar las celdas, filas y columnas en su altura y ancho.
Por ejemplo, seleccionemos el rango comprendido entre la celda

D2 y la celda H2. Vamos a la pestaa, Inicio, seccin Celdas, botn
Formato, opcin Ancho de columna y lo cambiamos por 20.
Finalizamos dando clic en el botn Aceptar.
Cambiemos la altura de la fila 1; de 15 lo aumentamos a 30.

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Ocultar y Mostrar Elementos

Se puede requerir ocultar (no eliminar) filas, columnas u hojas para un eventual
procedimiento. Para ello seleccionamos el grupo de filas, columnas u hojas que deseamos
ocultar (por ejemplo, vamos a ubicarnos en la celda B1 en el ttulo de Zonas y vamos a
ocultar esa columna). Vamos a la pestaa Inicio, seccin Celdas, botn Formato, opcin
Ocultar y Mostrar y aparece entre otras la opcin Ocultar Columna.
Listo, ya no esta la columna B, es decir, no se ven las Zonas. Ahora seleccionemos los pases
Argentina y Brasil y ocultemos las filas correspondientes. La tabla se vera as:
Si observamos los numerales de las filas, hay un salto de la fila 1 a la 4 y de la columna A pasa a
la C. Esto nos indica que en medio de ellas hay columnas y filas ocultas.
Ahora vamos a recuperar o mostrar esa columna y esas filas. Para ello debemos seleccionar
la columna anterior y la columna posterior y luego si ir al botn Formato, opcin Ocultar y
Mostrar y seleccionamos la opcin Mostrar columna. Ahora seleccionamos las filas 1 y 4 y
aplicamos el mismo procedimiento para las filas.
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Insertar Elementos
Control y tecla +: inserta una columna a la izquierda de la seleccionada previamente.
Si no selecciona previamente y pulsamos la tecla Control +, Excel muestra un cuadro de

dilogo como este; el usuario selecciona la opcin que requiera, siempre basndose en la
posicin del cursor.
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Control y tecla : se puede eliminar la columna seleccionada.

Con el botn derecho del mouse sobre la letra de la columna o el nmero de la fila (es
decir el encabezado) y la opcin Insertar o Eliminar segn corresponda.
Otra manera de hacerlo es por la pestaa Inicio, la seccin Celdas, el botn Insertar que
presenta las opciones para celdas, filas, columnas y hojas.
Eliminar Elementos
Si se selecciona previamente la fila o la columna se puede hacer con:
La combinacin Control y el signo (menos)
Si no hay una seleccin previa, al pulsar Control aparece este cuadro de dilogo.
Y el usuario selecciona lo que desea eliminar,

basndose en la ubicacin del cursor.
Con el botn derecho del Mouse.

Pestaa Inicio, seccin Celdas, botn Eliminar.
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Hojas
Insertar Hojas
Con la Teclas Shift F11, inserta una hoja a la izquierda de la hoja activa.
Con la etiqueta que se encuentra al final de todas
las hojas; la nueva hoja se inserta al lado derecho
de la hoja activa.
Con el Botn derecho del mouse en la

etiqueta de la hoja activa. Aparece este men y
se selecciona la opcin Insertar; aparece otro
cuadro de dilogo y escogemos Hoja de clculo.
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Pestaa Inicio Botn Insertar: desde aqu puede agregar filas, columnas, celdas, hojas.
Eliminar hojas
Ubicndose en la etiqueta de la hoja que desea eliminar, Botn derecho del Mouse y luego
elegir la opcin Eliminar. Si la hoja que va a eliminar contiene datos, Excel har una
advertencia.
En la Pestaa Inicio, en el botn Eliminar, se puede

eliminar celdas, filas, columnas y por supuesto
hojas.
Mover y/o Copiar hojas

Para generar una copia de la hoja:
Con la tecla Control Sostenido y con clic sostenido en la etiqueta de la hoja que se quiere
copiar, se arrastra hacia la derecha y se suelta. Aparece la hoja 2.
Con el botn derecho del mouse, ubicndose

en la etiqueta de la hoja que se desea copiar,
en la opcin Mover o copiar.
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Se activa la opcin Crear una Copia y se ubica al final o donde requiere el usuario. Para este
ejemplo, se indic Mover al final para que la copia quede al final de todas las hojas.
Pestaa Inicio seccin Celdas opcin Formato: se encuentran las tres opciones para
insertar, eliminar y dar formatos especiales a las hojas. Adems se puede modificar el
Ancho de columnas, la Altura de las filas, Ocultar y Mostrar Filas, columnas y hojas. Otra
posibilidad es asignarle un color de etiqueta a cada hoja.
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Moverse entre hojas

Podemos hacerlo de manera rpida con el mouse, dando clic en la etiqueta de la hoja que
deseamos trabajar o visualizar. Tenemos otra opcin, por la combinacin de teclas Control
AvPg, que va a la hoja siguiente de donde nos ubicamos; o Control RePg, que va a la hoja
anterior.
La otra manera es por medio de unos indicadores que se encuentran en la parte inferior
izquierda del libro. Son 4 tringulos que cumplen con las funciones de llevarnos a la primera
hoja, hoja anterior, hoja siguiente, (de donde nos ubicamos actualmente) y ltima hoja
respectivamente.
Otra manera de hacerlo es con el botn derecho del mouse en cualquiera de los tringulos;
aparece un listado de las hojas que estn en el libro y al dar clic en la hoja nos llevar hasta
ella.
Manejo de Portapapeles
En algn momento necesitaremos reutilizar informacin y para eso estn las opciones de
Cortar y Copiar (entendiendo que la orden Cortar es mover a otra ubicacin y la orden Copiar
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Bogot - Colombia

es duplicar la informacin). Estos datos quedan disponibles para su uso posterior en el
Portapapeles. Veamos cmo funciona este proceso.
Pasos para Copiar

Lo primero que se debe hacer es seleccionar los datos que deseamos copiar con
cualquiera de los mtodos aprendidos; por ejemplo, seleccionemos toda la base de
datos. Notara que la informacin queda marcada en azul.
Lo segundo es dar la orden de copiar que se puede hacer de varias maneras:
o Combinacin de Teclas Control C
o Botn derecho del Mouse y la orden Copiar
Pestaa Inicio, seccin Portapapeles, Icono copiar que es

representado por dos hojas.
Lo tercero es ubicar el cursor donde desea duplicar o copar la

informacin para este ejemplo me voy a ubicar en la celda A50.
Lo cuarto es dar la orden de Pegar por alguno de estos mtodos:
o Combinacin de Teclas Control V
o Botn Derecho del Mouse
o Pestaa Inicio, seccin Portapapeles, botn Pegar. Listo, revisemos la celda
A50.
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El procedimiento de Cortar es similar, pero al comienzo el primer paso es dar la orden de
Cortar, lo podemos hacer con Control X, o los anteriores. Seguimos los pasos 2,3 y 4, cortamos
la informacin de la celda A50 a la celda M1.
Puede que el formato se altere. Por ejemplo, los nmeros aparecen con el signo numeral (#) y
no podemos visualizar la cifra (esto sucede cuando el contenido numrico supera el ancho de
la celda); para arreglarlo podemos utilizar los mtodos aprendidos para cambiar el ancho de
una columna o podemos hacerlo con el mouse, ubicando el puntero entre las letras de las
columnas que deseamos ampliar, en este caso entre la columna P y la columna Q. Aparece una
cruz negra con doble flecha y con clic sostenido podemos aumentar o disminuir el tamao. O si
lo preferimos podemos dar doble clic en el mismo lugar y se ajusta automticamente al ancho
de la cifra o texto ms grande de cada columna.
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Formato de Tabla
Realmente es un Autoformato que se coloca al listado o base de datos. Viene con unas
caractersticas de diseo especiales como lo son los colores, los filtros (que los veremos ms
adelante) y la facilidad de copiar las frmulas. Para colocarlo, se ubica el cursor dentro de la
base de datos, no hay necesidad de seleccionar.
Vamos a la Pestaa Inicio y buscamos la opcin Dar Formato como Tabla y se

desplegar una serie de colores como los que se ven en la imagen. Al dar clic saldr un
cuadro de dilogo; se verifica que est seleccionada toda la informacin, y dejamos
activa la opcin La tabla tiene encabezados y por supuesto Aceptar o Enter.
Y el resultado ser algo como esto.

Claro que si no nos gust el color podemos cambiarlo
en la pestaa Diseo
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Diseo de Pgina
La tercera pestaa de Excel tiene este nombre, con el cual podremos configurar todo lo que
tiene que ver con la presentacin de hoja de trabajo activa.
La opcin Mrgenes muestra una serie de patrones pre configurado, o si se requiere algn tipo
de margen especfico, se selecciona la opcin de Mrgenes
Personalizadas que nos llevar a un cuadro de dilogo como
este, donde manualmente podemos cambiar los parmetros
que se requiera.
En este mismo cuadro pero en la pestaa Pgina se puede
cambiar la orientacin de la hoja (Horizontal o Vertical), el
tamao de papel que va utilizar (Carta, Oficio, entre otros).
Para guardar los cambios dar clic en Aceptar.
Con la combinacin Control F2 podemos observar la vista
Preliminar y verificar los cambios.
Ahora, si la informacin al verificar por la vista previa se necesita en una sola hoja y se pasa por
una par de columnas o unas pocas filas, se puede ajustar la informacin a una sola hoja. Hay
que tener en cuenta que si son muchas columnas y/o filas tambin se puede ajustar, pero la
letra quedar muy pequea.
Podemos hacer el ajuste en la pestaa de Diseo de pgina, en la seccin Ajustar rea de
impresin o en el cuadro de dilogo de Configurar pgina, en la pestaa Pgina.
Para este caso, tenemos dos columnas y tres filas que no alcanzan a estar en la hoja y si lo
dejamos as estaramos ocupando cuatro pginas:
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Ahora vamos a ajustar al 85% en el botn Escala y activamos la vista previa para ver el
resultado. Podemos ir cambiando el porcentaje de acuerdo con lo adecuado para presentar la
infromacin.
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Imprimir
Cuando ya est lista la informacin, se ha revisado con la vista previa y ya se hizo los ajustes
respectivos, entonces se puede decir que est listo para imprimir. Podemos llamar este
comando por la vista previa, es decir Control F2, con Control P, o en la pestaa Archivo, la
opcin Imprimir: siempre llegamos al mismo cuadro de dilogo.
Seleccionamos el nmero de copias, revisamos la impresora en la cual desea imprimir, y

pulsamos el botn de Imprimir.
Frmulas
Una de las mayores virtudes de Excel es la elaboracin y ejecucin de frmulas, funciones o
procedimientos matemticos; para ello es muy importante tener:
La ubicacin del cursor al instante de hacer la frmula

Toda frmula, por sencilla o compleja que parezca, debe empezar con el signo igual
=
Ejemplo: en el siguiente cuadro tenemos las ventas de Enero y para el segundo mes se
incrementaron en un 10%; entonces veamos cmo queda el asunto:
Cmo se hizo?
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Bogot - Colombia
Se ubic el cursor en la celda C2 porque ah necesitamos el resultado.

Se inicia con el signo = esto nos permite desplazarnos con libertad para las diferentes
reas de la hoja de clculo; entonces tenemos tres maneras de desplazarnos hacia la
celda que requerida:
o Con las flechas (teclas de direccin)
o Con el mouse, pulsando en la celda
o Escribiendo el nombre de la celda que vamos a involucrar en la frmula
Es decir que para este caso particular, la frmula seria =B2 * 10 % + B2 y para finalizar damos
clic en la tecla Enter y obtendremos el resultado que se muestra a continuacin.
Claro est, que esta frmula se puede realizar de varias formas:

=B2*1,10
=B2*110%
=B2*10%+B2
En cualquiera de los casos el resultado debe ser el mismo.

Listo, ya hicimos la frmula. Y ahora, hacemos una por una hasta completar el cuadro? NO, se
podra pero la idea de Excel es optimizar tiempo y trabajo. Entonces podemos copiar o
arrastrar la frmula; esto se logra ubicando el cursor en el resultado de la celda C2, y en la
esquina inferior derecha de la celda hay un cuadrito.
Se ubica el puntero del mouse y aparece una cruz negra; si la visualizamos damos doble clic y
Excel se encargar automticamente de copiar la frmula para las dems celdas. Tambin se
puede arrastrar con clic sostenido.
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Bogot - Colombia
Y este sera el resultado y como se vera en pantalla.

Bueno, es hora de practicar. Ahora aumentemos en el mes de Marzo el 20% con relacin a
Febrero; recuerde que tiene tres maneras diferentes de aplicar la frmula y luego arrastrarla.
Es decir que el resultado debe ser como se muestra en el formato.

Ahora necesitamos hallar el total del trimestre (SUMA), entonces tenemos varias alternativas:
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Pestaa Frmulas, opcin Autosuma
Pestaa Inicio, opcin Autosuma
Por Teclado, Control Shift =
En todos los casos, el cursor debe estar ubicado en la celda donde requiero el resultado; para
confirmar presionamos Enter y para finalizar arrastramos la frmula. As se ver el resultado:
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Bogot - Colombia

Pero ahora nos piden algo ms, el Promedio de ventas.
Vamos a la pestaa
Inicio,
Botn
Autosuma y en la
flecha
desplegable
pulsar la opcin de
Promedio.
Luego
damos Enter para
confirmar
y
arrastramos la frmula
para todos los datos.
Y la apariencia es esta.
Pegado Especial
El pegado especial funciona para diferentes eventualidades:
Trasponer
Es ubicar la informacin que esta en filas a columnas o viceversa.
Para ello se debe seleccionar la informacin; tomemos como referencia el cuadro de
ventas y lo seleccionamos todo.
Damos la orden de copiar.
Nos ubicamos en la celda J1
Vamos a la pestaa Inicio, seccin Portapapeles, botn Pegar pero en el desplegable o
flecha negra, para que se desplieguen las diferentes opciones; y damos clic en
Transponer.
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Bogot - Colombia

El resultado ser este:
A partir de la celda J1 se hizo una copiar pero quedo organizada de manera horizontal.
Pegar como Imagen

Seleccionamos toda la base de datos, inserte una hoja y damos la orden de Pegado especial
como imagen. Este ser el resultado:
Es como una foto o imagen; se puede corroborar con los botones para ampliar tamao, con la
barra de formato que aparece y en cuadro de nombres se identifica como imagen.
Pegar Valores
Con la misma tabla dar la orden de Copiar y en una celda en blanco aplicar la orden de Pegado
Especial con la opcin Valores, en esta opcin las frmulas realizadas no pasan como frmulas
sino como valores que hubiesen sido digitados por el usuario.
Ordenar
Como puede observar, en la tabla anterior el listado de asesores est en forma desordenada y
generalmente los listados, tablas o bases de datos deben estar ordenadas para un fcil acceso
a la informacin.
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Bogot - Colombia

Cmo ordenar?
Primero ubicamos el cursor dentro de la base de datos, en la columna por donde
queremos ordenar.
Vamos a la Pestaa Inicio, el botn Ordenar y Filtrar, la opcin Ordenar de A a Z
Otra forma es ir a la pestaa Datos y all encontramos el botn AZ.
El resultado de esta opcin se ve claramente: la base de datos qued ordenada teniendo en

cuenta el nombre de los asesores como lo muestra la imagen.
El ordenamiento los podemos hacer de manera ascendente o descendente.
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Bogot - Colombia
Aplicacin de Filtros
Los filtros son herramientas que nos permiten buscar, localizar y mostrar informacin de
manera especfica, teniendo en cuenta ciertos parmetros. Veamos cmo funciona:
Primero ubicamos el cursor
dentro de la base de datos, en la
columna por donde queramos
ordenar.
Vamos a la pestaa Inicio, al
botn
Ordenar y Filtrar, y
escogemos la opcin Ordenar de
AaZ
Ir a Pestaa DATOS, el botn AZ
Cualquiera de los dos casos activar unas

flechas (filtros) en los ttulos de los datos.
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Bogot - Colombia
Filtros de Texto
Para el siguiente ejemplo vamos a filtrar por aquellos

asesores cuyo nombre comience por la letra M.
Vamos al filtro que le corresponde al ttulo Asesor,
pulsamos la opcin Filtros de texto. Se despliegan otras
opciones; vamos a tomar la que dice Comienza Por, que
nos lleva a una ventana como esta:
Colocamos la
letra M, y
Aceptar, y se
puede observar
el resultado.
Muestra nicamente
los datos cuyo asesor
empieza por la letra
M.
Filtro 1
Cuando hayamos terminado de mostrar la

informacin filtrada y queramos ver el contenido
total de la base de datos, debemos borrar el filtro,
para lo cual en la pestaa Datos al lado derecho del
botn Filtro, se encuentra el botn Borrar. Se pulsa
para desactivar el filtro.
Verifiquemos que existe otras opciones (Termina,
Contiene).
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Bogot - Colombia
Filtros de Nmero
Vamos abrir el filtro que le corresponde a Ventas Enero y trabajamos la opcin filtros de
nmero, que nos
permite
mostrar
aquellos que sean
menor,
mayores,
iguales a x cifra. Por
ejemplo, mostremos
nicamente
los
valores que sean
mayores a 50000; el
resultado debe verse
as:
Borremos el filtro y apliquemos otro en el ttulo Total
Trimestre. En Filtros de Nmero escogemos la opcin
Diez Mejores que nos permite ver los valores superiores o
inferiores de la columna en cuestin. Para este ejemplo le
diremos que nos muestre los 4 mejores vendedores.
El resultado debe ser el siguiente:
Verifiquemos qu otras opciones se puede lograr con los filtros de nmero. Recordemos
siempre borrar el filtro anterior para poder aplicar otro, si no estar obligando al filtro a
cumplir las dos o ms bsquedas que en algn momento dado se puede llegar a necesitar.
Ahora bien, para desactiva el filtro, realizamos el mismo procedimiento que utilizamos para
activarlo, es decir, se pulsa el botn Filtro y las flechas de las columnas desaparecen.
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Bogot - Colombia
Grficas Estadsticas
La grfica es la representacin estadstica de un grupo de datos. Existen diversas maneras de
insertar la grfica:
Ubicarse en cualquier parte de la base de datos y pulsar la Tecla F11
Aparece una Hoja llamada Grfica 1 al lado izquierdo de la hoja donde tenemos los datos.
Ubicarse en cualquier parte de la base de datos y pulsar la combinacin ALT y F1
Aparece la grfica en la misma hoja de trabajo.
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Bogot - Colombia

Ubicarse en cualquier parte de la base de datos, ir a la pestaa Insertar y escoger el tipo
de grfica que deseemos; la grfica aparece en la misma hoja.
Independiente del mtodo que escoja, Excel colocar en la parte superior derecha tres
pestaas adicionales que servirn para aplicar caractersticas especiales a la grfica, tales
como:
Cambiar el tipo de Grfica:

utilizamos la pestaa Diseo y la
primera opcin dice Cambiar Tipo
de Grfica. Sale un cuadro como
este, con varias alternativas;
seleccionamos
Circular
y
escogemos el penltimo modelo.
Luego damos clic en Aceptar. El
cambio
se
ve
reflejado
inmediatamente.
La apariencia ser la siguiente:
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Bogot - Colombia
Se puede hacer cambio de diseo, estilos para agregar porcentajes, valores, ttulos, etc.
A continuacin, la misma grfica pero con ciertas variaciones.
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Bogot - Colombia

Excel Básico

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2012

Microsoft Excel 2010 Nivel Bsico

Educacin y Tecnologas de Informacin S.A.

Educacin y Tecnologas de Informacin S.A.

Todos los derechos reservados.

El contenido de este manual est

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Educacin y Tecnologas de Informacin S.A.

CONTROL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO

Descripcin del cambio

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En la parte superior derecha debajo de la X que sirve para cerrar el

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Seleccionar informacin en la hoja

Sede Norte: Cra 15 No. 72-19. Telfono 3490750

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Operaciones con Archivos

Siempre verifique en la parte superior la carpeta donde se va a guardar.

Coloque el nombre del archivo que desee. Y pulse el botn guardar.

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Y aparece este cuadro de dilogo donde podemos

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No solo basta con ingresar informacin; tambin hay que arreglarla de

A las celdas que contienen nmeros se les pueden asignar formatos de

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Control 1, pestaa Fuente

Botn derecho del mouse y aparecen los botones de configuracin.

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Por ejemplo, seleccionemos el rango comprendido entre la celda

Cambiemos la altura de la fila 1; de 15 lo aumentamos a 30.

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Ocultar y Mostrar Elementos

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Si no selecciona previamente y pulsamos la tecla Control +, Excel muestra un cuadro de

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Control y tecla : se puede eliminar la columna seleccionada.

Y el usuario selecciona lo que desea eliminar,

Con el botn derecho del Mouse.

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Con el Botn derecho del mouse en la

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En la Pestaa Inicio, en el botn Eliminar, se puede

Mover y/o Copiar hojas

Con el botn derecho del mouse, ubicndose