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Valeria Luna M.
Claudio Molina A.
Felipe Quiroga M.
Luis Felipe Valenzuela Y.
Profesor:
Luis Ceballos A.
Ayudantes:
Valentina Muoz
Valentina Quilodrn
Asignatura:
Gestin de Operaciones
Concepcin, 13 de octubre de 2015
Contenido
Introduccin........................................................................................... 2
Objetivos................................................................................................ 3
Objetivo General................................................................................. 3
Objetivos Especficos..........................................................................3
Estado del Arte....................................................................................... 4
Marco Terico......................................................................................... 9
Acrnimo............................................................................................. 9
Definicin............................................................................................ 9
Alcance............................................................................................. 11
Ventajas............................................................................................ 11
Ventajas Competitiva y Econmica...................................................11
Integracin........................................................................................ 11
Metodologa BPM............................................................................... 11
Por qu una organizacin debera implementar esta nueva
disciplina?................................................................................................. 14
Qu beneficios se obtendran de implementar BPM?......................15
Aplicacin............................................................................................. 16
Aplicacin prctica de BPM para la mejora del subproceso de picking
en un centro de distribucin logstico (Santos Lpez & Santos de la Cruz,
2013)........................................................................................................ 16
Sobre la Aplicacin............................................................................21
Conclusiones........................................................................................ 22
Recomendaciones................................................................................ 23
Bibliografa........................................................................................... 24
Introduccin
En un mercado competitivo como en el que se encuentra toda
compaa, donde continuamente los hechos sociales y econmicos estn a
la orden del da, se deben aprovechar la mayor cantidad de oportunidades
que se generan y resguardarse de las potenciales amenazas, lo que significa
ejercer un liderazgo eficiente y eficaz en las empresas, a travs de un
enfoque holstico y adaptativo. Es por esto que ante la necesidad de una
gestin eficaz de las compaas, emergen distintas metodologas
corporativas, como lo es una de ellas la Gestin de Procesos de Negocios.
La Gestin de Procesos de Negocios o tambin conocido como Business
Process Management (BPM) es una tcnica de gestin estratgica que
permite generar y controlar cambios de forma gil, oportuna, confiable y
de calidad, con miras a lograr los objetivos estratgicos establecidos por
dichas empresas.
El objetivo de la BPM es mejorar la eficiencia a travs de la gestin
sistemtica de los procesos de negocios los cuales se deben, automatizar,
integrar, monitorizar y optimizar de forma continua, enfocndose en la
administracin de los procesos y reemplazando de cierta manera las
funciones en una empresa.
Este concepto naci hace 15 aos en EE.UU. pero en Chile, el BPM es
relativamente nuevo, y se suma a una corriente de nuevos principios tales
como la metodologa LEAN, el enfoque horizontal, la Reingeniera de
Procesos entre varios otros que tienen como comn denominador el
empoderamiento del sector operativo y la retroalimentacin de informacin
para mejorar la calidad en muchos aspectos. Esta nueva corriente se
enmarca en un cambio de paradigma propio del siglo XXI en el que el
gerente o jefe de un rea, ya no es el dueo absoluto de las decisiones, sino
ms bien acta como un ente regulador y controlador de los procesos
Objetivos
Objetivo General
Investigar la metodologa de Gestin de Procesos de Negocios y
comprender el impacto que tiene sta en las empresas actuales.
Objetivos Especficos
Marco Terico
Acrnimo
BPM significa 'Business Process Management' y BPMS significa
'Business Process Management Suite' o Business Process Management
System.
Aunque BPMS identifica el software que se ocupa de la gestin de los
procesos operativos de la empresa u organizacin, est generalmente
aceptado el uso del trmino BPM para ambos significados: la gestin en s y
el software que facilita dicha gestin.
BPM es, sin ninguna duda, la tendencia ya consolidada e imparable que
est cambiando para siempre la forma de gestionar las operaciones de las
empresas y de cualquier organizacin en el mundo, permitiendo mucha
mayor flexibilidad, mucha mayor automatizacin y mucha mayor potencia.
Definicin
BPM puede ser definido como:
Una nueva categora de software empresarial que permite a las
empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades
interrelacionadas es decir, Procesos- de cualquier naturaleza, sea dentro de
un departamento o permeando la entidad en su conjunto, con extensiones
para incluir los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en
las tareas de los procesos. (Romn, 2012)
Gartner define BPM como una disciplina de gestin que trata los
procesos de negocio como activos que mejoran directamente el desempeo
de la organizacin por el manejo operativo de excelencia y la agilidad del
negocio Al igual que el Ciclo de Deming (Planificar, Hacer, Verificar y
Actuar) aplicado a un sistema de gestin de calidad, BPM posee su propio
ciclo denominado Ciclo de Vida de la Administracin de los Procesos de
Negocio como se muestra en la figura.
Ciclo BPM
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Ciclo de Deming
Las etapas del ciclo BPM son las siguientes
1. Disear: Esta etapa contempla la identificacin existente y diseo de
los diagramas del proceso. Incluye la representacin del flujo, los
actores
involucrados,
alertas,
notificaciones,
procedimientos
estandarizados y las tareas (manuales y automatizadas).
2. Modelar: Modelamiento toma el diseo de la etapa previa e introduce
una combinacin de variables. Por ejemplo, cambios en los costos de
los materiales con la finalidad de apreciar como el proceso se
desempea ante nuevos escenarios.
3. Ejecutar: Mediante un sistema informtico se automatiza la ejecucin
de los pasos del proceso, se enva las tareas a cada responsable
controlando su tiempo de ejecucin y el proceso en general. Se debe
tener en cuenta las reglas del negocio pre establecidas.
4. Monitorear: Abarca el seguimiento de los procesos individuales,
mediante informacin accesible y estadsticas con el fin de
relacionarlos con las estrategias de la organizacin.
5. Optimizar: Incluye la lectura de la informacin correspondiente al
rendimiento del proceso, identificando los actuales y potenciales
cuellos de botella, as mismo, las posibles soluciones en reduccin de
costos u otras mejoras con la finalidad de aplicar soluciones en el
diseo del proceso. Es importante recalcar la fuerte relacin de los
ciclos presentados en las figuras 2 y 3, debido a que dentro del ciclo
BPM se aplica constantemente la mejora continua desarrollada por
Deming. El smil entre el ciclo BPM y el ciclo de Deming est dado en
relacionar directamente sus etapas, tal como se aprecia en la tabla:
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Alcance
Con una herramienta BPM de mximo nivel, una empresa puede
automatizar de manera sencilla cualquier proceso, incluyendo los relativos a
Recursos Humanos, Control de Calidad, Compras, Relaciones con Clientes
(CRM), Cadena de Suministro, Gestin del Riesgo, Ventas, Facturacin y
cualquier otra clase de proceso que sea especfico y particular de la
empresa.
Ventajas
Las empresas que implantan un BPM mejoran TODA la entidad, sacan a
la luz los puntos dbiles y fortalecen las actividades ms importantes. Por lo
tanto permite que las empresas sean ms: Flexibles, Competitivas y
Eficientes.
Integracin
Aunque los procesos diseados dentro del BPM pueden trabajar
cmodamente de manera integrada con software de gestin previamente
existente en la empresa, como ERP y CRM, es previsible que las empresas
irn gradualmente modelizando mediante procesos BPM las actividades de
las aplicaciones de ERP y CRM, para sustituir dichas aplicaciones por los
procesos modelizados, consiguiendo as mayor automatizacin, flexibilidad,
seguridad y potencia, adems de la unificacin global de la operativa
empresarial.
Metodologa BPM
El procedimiento para trabajar con BPM comprende bsicamente tres
pasos fundamentales:
Construir el diagrama del modelo de proceso.
Definir los valores de los parmetros tales como los nombres o
roles de los ejecutores de las tareas, etc.
Poner inmediatamente en ejecucin el proceso sin tener que
esperar a ningn desarrollo de programacin.
En la construccin del diagrama la modelacin de los procesos
constituye la tcnica fundamental del anlisis de procesos de negocio. El
empleo de tcnicas de modelacin en un formato formal que sea capaz de
proveer al menos una solucin bsica provechosa para aplicaciones
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Aplicacin
Aplicacin prctica de BPM para la mejora del
subproceso de picking en un centro de distribucin
logstico (Santos Lpez & Santos de la Cruz, 2013)
INTRODUCCIN
Su aplicacin se realiz en una cadena de boticas (farmacia) en Per,
especficamente en el subproceso de picking ya que se detectaron errores
en esta etapa. La solucin se inicia en la caracterizacin del subproceso de
picking, luego se elabora el diagrama AS-IS (versin actual, en el idioma
ingls significa como es), finalmente el diagrama TO-BE (versin con
mejora, en el idioma ingls significa como va a ser), que es el objetivo de
la solucin a las fallas presentadas en la preparacin de los pedidos del
centro de distribucin logstico.
MAPA DE MACRO PROCESOS
Se define el mapa de procesos como una grfica que representa las
actividades que hacen funcionar a la organizacin, refirindose tanto a las
actividades internas como externas. El correcto diseo del diagrama est
asociado al adecuado alineamiento a la visin y planificacin estratgica de
la organizacin.
El mapeo de macro procesos contiene tres tipos de procesos:
Procesos estratgicos:
Procesos clave u operativos.
Procesos de apoyo.
El centro de distribucin seleccionado se identifica mediante el mapa
de procesos ilustrado en la figura a continuacin
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Mapa de procesos
La figura muestra los tres tipos de procesos presentes en un mapeo.
Procesos estratgicos: Gestin Estratgica, de la Calidad y de
Precios.
Procesos clave: como Gestin de las Ventas, de Inventarios y
Operaciones de Distribucin.
Procesos de apoyo que estn compuestos por Finanzas y
Contabilidad,
Administracin,
Recursos
Humanos,
Infraestructura, Tecnologas de Informacin y Gestin de
Activos.
El proceso de Gestin de Operaciones de Distribucin
seleccionado como objeto de estudio y aplicacin de BPM.
es
el
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Sobre la Aplicacin
La aplicacin que se present muestra cmo se aplic el modelo BPM a
una cadena de farmacias en Per, en la cual se evidenciaron problemas en
la parte final del proceso, la de despacho, por lo cual el modelamiento se
enfoc en esta seccin.
Primero se construy un mapa de procesos de toda la organizacin
para poder tener una visin holstica, luego se subdividi el proceso de
Gestin de Operaciones de Distribucin y finalmente se caracteriz y
modelo el subproceso de Picking que es donde se encontraba la falla.
Se realiz el modelo de la situacin actual, el cual consista en un
procedimiento de clasificacin de los pedidos, recoleccin de productos,
etiquetacin de las bandejas para posterior despacho de las bandejas, los
cuales eran realizados por operarios que a su vez eran dirigidos por un
supervisor quien reciba los pedidos a travs de un sistema de radio
frecuencia. Los errores que se cometan eran debido a que los operarios se
equivocaban al colocar los productos en las bandejas y los validaban para
despacho en el sistema.
Se propuso aadir una etapa de control de calidad para as disminuir
los despachos equvocos lo cual fue aadido al modelo del proceso.
Como conclusin nos damos cuenta de que el la utilizacin de la
herramienta de BPM para el modelado del proceso fue clave para
determinar certeramente la falla en el proceso y poder brindar una
propuesta de mejora eficaz. La cadena farmacutica logro disminuir sus
despachos errneos, reducir los tiempos de despacho y mejorar la
satisfaccin de sus clientes, todo esto gracias a una eficiente gestin de
procesos.
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Conclusiones
Como ya se ha estudiado, las organizaciones para poder llegar a
satisfacer sus necesidades con una mayor garanta, deben lograr
automatizar cualquier tipo de proceso, incluyendo los relativos a Recursos
Humanos, Control de Calidad, Compras, Relaciones con Clientes (CRM),
Cadena de Suministro, Gestin del Riesgo, Ventas, Facturacin y cualquier
otra clase de proceso que sea especfico y particular de la empresa, con el
fin de ser sobre todo eficiente y efectivo en ellos. Es por esto que a lo largo
de los aos las empresas buscan crear o adoptar frecuentemente distintas
tcnicas o tecnologas, las cuales generen una convergencia dinmica que
pueda brindar oportunidades, o disminuir las probables amenazas.
Claramente la tecnologa de sistemas de gestin, combinada con una
adecuada administracin de Procesos de negocios, conforman una
herramienta que ofrece oportunidades para la flexibilidad y agilidad en la
evolucin, y dinamismo en los procesos de negocio y sistemas informticos
asociados, ya que es un proceso automtico y estandarizado, fcil de
modificar sin la ayuda de un programador o experto en el software, por lo
que da la posibilidad de modificar cualquier proceso de forma inmediata,
sobre la marcha y sin interrupciones, conjuntamente fortalece y emite los
puntos dbiles de los procesos estudiados ms importantes, permitiendo
que sean flexibles, competitivas y eficientes.
BPM es, sin ninguna duda, la tendencia ya consolidada e imparable que
est cambiando para siempre la forma de gestionar las operaciones de las
empresas y de cualquier organizacin en el mundo, consiguiendo resultados
prcticamente al instante, en ahorros de costos empresariales
comprendidos entre el 20% y el 50% y un Retorno sobre la Inversin (ROI)
de hasta el 400%. Por consiguiente creando una ventaja competitiva y,
sobre esta, una estrategia competitiva, la cual consigue la sinergia de las
distintas partes de la empresa, es decir, que la suma del total de las partes
sea mayor que la suma de cada una de ellas por separado.
Por lo tanto esta es una herramienta necesaria para poder tener una
visin controlada de los procesos, las personas y la tecnologa, para as
gestionar correctamente las actividades, y de esa forma alcanzar los
objetivos trazados.
En tanto al cumplimiento de los objetivos propuestos al inicio del
informe, estos se lograron, ya que se investig exitosamente sobre el tema
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Recomendaciones
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Bibliografa
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Ingeniera Informtica, Instituto Superior Politcnico Jos Antonio
Echeverra (CUJAE).
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