Manejo de

frmulas y
funciones
de Excel
Bsico

Microsoft Excel 2010

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en
una cuadrcula.

Versin Excel 2010

Versin Excel 2007
Como cargar Excel
o Coloca el cursor sobre el botn Inicio

y haz clic en l.

o Del men que se desplegar coloca el cursor sobre la opcin Todos los programas
O sobre la opcin
o Buscar Microsoft Office y luego hacer clic sobre
Para salir de Excel puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
o

Hacer clic en el botn cerrar

de la barra de ttulo

Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.

Hacer clic sobre el botn

y luego en botn

Para guardar un libro puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

o

Hacer clic en botn

y seleccionar la opcin Guardar o Guardar como

Hacer clic en botn

(Recuerda que con esta opcin o con Guardar, si el libro ya fue
guardado no permite cambiar su nombre y/o destino

Para abrir un libro puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

o
o

Hacer clic en botn

y seleccionar la opcin Abrir

La pant
pantalla inicial
Al inicializar Excel, por defecto, se muestra la ventana del men Inicio

La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre
que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de mens contiene las operaciones de Excel. Cada opcin del men mostrar distintas herramientas

La barra de frmulas nos muestra el contenido de la celda activa y el cuadro de nombres la casilla donde
estamos situados.

Cuadro de
nombres

Barra de
frmulas

La barra de etiquetas
hojas del libro de trabajo.

permite movernos por las distintas

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el mouse, o hacer clic en

Trabaj
abajando con Excel
Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel 2007, as como
manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo.
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se
almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el computador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre
provisional de Libro1.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo, el nmero del libro ir variando dependiendo de cuntos se hayan
creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y
as sucesivamente.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas
puede variar entre 1 y 255. Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo
todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.
Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten
realizar clculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16.384 columnas y 1.048.576 filas.
Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C, . . ., .AA, AB, . . ., ZZ, AAA, , XFD
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576.
La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se
nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin
el nmero de su fila, por ejemplo la celda B2 corresponde a la segunda
columna (columna B) y la segunda fila (fila 2). Al estar posicionado en
una celda, sta se denomina Celda activa; se identifica en el cuadro de
nombres y tambin aparece ms remarcada que las dems.

Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de

Rango, que es un bloque rectangular de una o ms celdas que
Excel trata como una unidad.
Un rango se describe a travs de:
celda_superior_izquierda:celda_inferior_derecha
recuadro el rango es B2:C4)

(en

el

INTRO
NTRODUCI
DUCIR DATO
DATOS
1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2. Teclear los datos.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo
siguiente:

3. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los siguientes mtodos:

INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se
encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda

activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la
celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn

de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se
valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.

Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor
inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin
de la barra
de frmulas.
MOD
MODIFICAR
CAR DATO
DATOS
Para modificar los datos ingresados:
1. Seleccionar la celda adecuada.
2. Activar la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra de frmulas haciendo clic en
la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
3. Modificar la informacin.
4. Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptacin.

Tipos de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS / FUNCIONES, es decir, una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, operadores. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de
clculo. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
CERRAR
RRAR UN LIBRO DE TRAB
RABAJO
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria
intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar
un documento de varias formas.
A) Haciendo clic en el botn cerrar que se encuentra al lado derecho de la barra de men

B) 1. Haciendo clic en botn

2. Seleccionar la opcin Cerrar.
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos
avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo

Haz clic sobre el botn:

Cancelar para no cerrar el documento.
No para salir del documento sin almacenar la ltima modificacin.
S para almacenar el documento antes de salir de l.
En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el recuadro de dilogo Guardar
como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena.

ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO

Para abrir un libro de trabajo:
1.

Hacer clic en botn

2.

Seleccionar la opcin Abrir

Mostrar una ventana en la cual debes:
Seleccionar la unidad / carpeta en donde se encuentra el archivo.
Seleccionar el archivo.
Hacer clic en el botn Abrir
Al lado derecho de la ventana mostrar un listado con el nombre de los archivos usados recientemente, de
donde podrs seleccionar, si corresponde.

O puedes presionar en forma conjunta las teclas Control y A

DAR
DAR FORMATO A CELDAS
CELDAS O RANGO
RANGOS
Dar formato a una celda o a un conjunto de ellas (rango), se realiza a travs de los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda o rango
2.
A) Hacer clic en el botn secundario, mostrar:
Y de sta, seleccionar
opcin Formato de celdas

B) En la pestaa Inicio, hacer doble clic en alguno de los botones que se encuentran en la parte inferior
derecha de las opciones Fuentes, Alineacin o Nmero

Mostrar la ventana:

Al seleccionar la pestaa Nm
Nmero,
ero podrs especificar en que formato deben ser mostrados los datos que se

almacenan en las celdas. Para ello, se debe escoger la categora, teniendo las alternativas:
Nmero
Moneda
Contabilidad
Fecha
Hora
Porcentaje
Fraccin
Cientfica
Texto
Especial
Personalizada
La categora Nmero permite especificar:
o El nmero de decimales, en:
decimales:

Posiciones

o Separador de miles, haciendo clic en el

cuadrado que antecede a: Usar separador de
miles (.)
o Formato en que sean mostrados los valores
negativos, en: Nmeros negativos:

Seleccionando la categora Moneda

permite:
o Especificar el nmero de decimales
(en Posiciones decimales: )
o Agregar smbolo de moneda,
seleccionndolo en Smbolo:
o Especificar el formato en que se
muestren los valores cuando sean
negativos (en Nmeros negativos: )

La categora Fecha permite:

o Especificar el formato de fecha en que sean
mostrados los datos, para ello se debe
seleccionar un tipo en Tipo:

La categora Hora, permite especificar en que

formato de fecha sern mostrados los datos
almacenados, para ello se selecciona el tipo de
formato en Tipo:

La categora Porcentaje permite que los datos

almacenados en las celdas sean mostrados en
formato de porcentaje y con la cantidad de
decimales que se especifique en Posiciones
decimales:

 Al seleccionar la pestaa Alineaci

acin,
n podrs especificar:

La alineacin horizontal y vertical

que tendr el texto de las celdas. Para
ello debes escoger el tipo, de la
ventana que se despliega al hacer clic
en el botn
de los combobox de
Alineacin del texto

La alineacin horizontal y vertical de:

centrado, izquierda y derecha,
tambin la puedes especificar a travs
de los botones de la barra de
herramienta formato.

El control del texto, esto es:

o Ajustar el texto al alto / ancho de la celda
o Reducir el texto hasta ajustar al tamao de la celda
o Combinar las celdas seleccionadas, estoes, que formen una sola celda
Para ello, debes hacer clic en la opcin requerida en los checkbox de
Control de texto

La orientacin que tendr el texto almacenado en las celdas. Para ello debes
especificar los grados o arrastrar con el mouse la palabra Texto (o la lnea que le
procede) de Orientacin.

 Al escoger la pestaa Fuent

ente, podrs seleccionar

fuente, tamao, estilo, color y efectos para el texto

que contienen las celdas, adems de determinar el
estilo de subrayado.

Pinchando la pestaa Bord

ordes, puedes especificar los

bordes que tendrn las celdas que fueron

seleccionadas, escogiendo el color y estilo de lnea.

El formato aplicado en los bordes debe ser visualizado

en el recuadro:

 Al seleccionar la pestaa Relleno, podrs dar

un color de relleno a las celdas y tambin una

trama al pinchar el botn del combobox de
Estilo de Trama:
Mostrar un cuadro con las siguientes
opciones:

ALTO Y ANCHO
ANCHO DE CELDAS
CELDAS
Para cambiar el alto de una fila, debes seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar la fila (o las filas), haciendo clic sobre el

nmero que las identifica

Clic en botn secundario, mostrar el men que se muestra
a la derecha, seleccionar Alto de fila
Digitar el nmero (alto) en la ventana que aparece y clic
en Aceptar

A travs del mouse, debes ubicar el puntero en el lmite inferior

de la fila, de forma que el cursor queda con la apariencia
(Para seleccionar varias filas, debe hacer clic sobre el nmero que identifique alguna de ellas y luego
arrastrando el mouse).

Para cambiar el ancho de una columna, debes seguirlos

siguientes pasos:
Seleccionar

la columna o seleccionar un conjunto de

columnas
Clic en botn secundario y seleccionar Ancho de
columna
Digite el nmero (ancho) en la ventana que se muestra

A travs del mouse, debes ubicar el puntero en el lmite derecho

de

la

columna, de forma que el cursor queda con la

apariencia

(o seleccionar varias

columnas haciendo clic en la letra que identifique a una de ellas y

luego arrastrar el Mouse). Luego, arrastrar el mouse hasta dar el
ancho requerido.

INSERTAR
ERTAR COLUM
LUMNAS
NAS
La insercin de columnas la puedes realizar:
Seleccionando la columna que quedar a la derecha de la nueva o estando en una celda de la columna
que quedar a la derecha de la nueva.
Clic en botn secundario del mouse
De la ventana que emerge, seleccione la opcin Insertar
rtar
Seleccionar opcin Insertar toda una columna
Clic en Aceptar
Para insertar ms de una columna, basta que seleccione tantas columnas o
celdas como nmero de columnas que quiera insertar. Recuerde que las
columnas insertadas quedarn a la izquierda de su seleccin.
INSERTAR
ERTAR FILAS
LAS
La insercin de filas la puedes realizar:
Seleccionando la fila que quedar bajo la nueva o estando en
una celda de la fila que quedar bajo la nueva.
Clic en botn secundario del mouse
De la ventana que emerge, seleccione la opcin Insertar
rtar
Seleccionar opcin Insertar toda una fila
fila
Clic en Aceptar
Para insertar ms de una fila, basta que seleccione tantas filas o celdas
como nmero de filas que quiera insertar.
Recuerde que las filas insertadas quedarn arriba de su seleccin.

ELIMINAR
NAR FILAS
LAS / COLUM
COLUMNAS
NAS
a. Si selecciona las columnas (clic en la letra que la identifica y arrastrar el mouse sobre ellas) o las filas (clic
en el nmero que las identifica y arrastrar el mouse por el nmero de las siguientes):
Clic en botn secundario del mouse
En la ventana que se despliega, clic en opcin Eli
Eliminar
b. Si selecciona las celdas:
Clic en botn secundario del mouse
Clic en opcin Eliminar
Si elimina filas, seleccionar la opcin Toda la fila
fila o
Desplazar las celdas hac
hacia arri
arriba
Si se eliminan columnas, seleccionar Toda la col
columna o
Desplazar las celdas hac
hacia la izqui
quierda

INSERTAR
ERTAR HOJ
HOJAS DE CL
CLCULO
CULO
Por defecto un libro trae 3 hojas de clculo. Para insertar debe seguir los siguientes pasos:
Sobre alguna pestaa de hoja

secundario del mouse.

Seleccionar opcin Inser
sertar, mostrar la ventana:

Clic en Aceptar

clic en botn

ELIMINAR
NAR UNA
UNA HOJA
HOJA
Ubicar el cursor sobre el nombre de la hoja que requiere eliminar, presionar botn secundario del mouse y
seleccionar la opcin Eliminar.
Para eliminar varias hojas debes seleccionarlas, para ello pincha en una de ellas y luego manteniendo
presionada la tecla CTRL haz clic en las restantes.

CAM
CAMBIAR NOM
NOMBRE A UNA
UNA HOJA
HOJA
Ubicar el cursor sobre el nombre de la hoja, presionar botn secundario y seleccionar la opcin Cambiar
nombre.
DAR
DAR FORMATO CONDICIONAL
NAL A CELDAS
CELDAS
Consiste en dar un formato a las celdas seleccionadas (color a la fuente, sombreado de celda y/o bordes de sta)
dependiendo de una condicin. Para ello debes:
Seleccionar las celdas a la que se aplicar el formato condicional
En Estilos de la pestaa Inicio, Clic en Formato condicional

Desplegar la vent
entana:
Sel
Seleccionar opc
opcin y de la vent
entana que despliegue las opc
opciones
nes
restantes

ORDENAR
RDENAR DATO
DATOS
Para ordenar, lo primero que debes hacer es seleccionar todas las celdas que contengan datos relacionados y
luego:
En Modificar de pestaa Inicio
clic Ordenar y filtrar

Desplegar la ventana:

Seleccionar la opcin que necesites:

Al seleccionar la primera opcin (Ordenar de menor a mayor) ordenar los datos seleccionados ascendentemente
de acuerdo a los que se encuentran en la primera columna de tu seleccin.
Al seleccionar la segunda opcin (Ordenar de mayo a menor) ordenar los datos seleccionados
descendentemente de acuerdo a los que se encuentran en la primera columna de tu seleccin.
Al seleccionar la tercera opcin (Orden personalizado) podrs especificar las columnas por las que se ordena y la
condicin. Se despliega la siguiente ventana:

El Ordenar por, escoges la columna por la que se ordena.

En Ordenar segn, determinas si es por valor, por color de la celda, por color de la fuente o por icono de celda
En Criterio de ordenacin, especificas la condicin
Si requieres ms de un criterio, haz clic en Agregar Nivel

Hacer clic en Aceptar

Tambin se puede Ordenar a travs de Ordenar y filtrar de la pestaa Datos

Al hacer clic en

ordena ascendentemente por la primera columna de la seleccin.

Al hacer clic en

ordena descendentemente por la primera columna de la seleccin.

Al hacer clic en

permite especificar por que columna, ordenar segn e indicar el criterio.

(dem que orden personalizado)

Concepto de Celda Absoluta

Una celda es absoluta cuando se le antepone el smbolo $ a la columna y a la fila.
Esto se utiliza cuando al copiar una frmula o funcin, la celda o rango de
celdas, no debe ser
modificada.
Ejemplo
Se tiene la siguiente tabla:

Se requiere una frmula que determine el valor que se

cancela mensualmente, ste depende de la cantidad de
UTM y el valor de ella se encuentra en la celda B3.
Por lo tanto, al copiar la frmula se requiere que la
celda B3 no cambie, entonces en la frmula se debe
escribir como $B$3

Nota:
Las celdas mixtas son aquellas que solo mantienen fija la fila o la columna. stas se mencionan
anteponiendo el smbolo $ a la que se mantiene fija.
Por ejemplo:
$F4 al copiar, la fila cambia pero la columna siempre ser la F
E$9 al copiar, la columna cambia pero la fila siempre ser la 9

Frmulas
Para que una frmula sea reconocida como tal, debe ser antecedida por el smbolo =
Por ejemplo, se debe calcular la Nota Final, sabiendo que Nota1
equivale al 25%, Nota2 al 35% y Nota3 al 40%
Para las notas que se encuentran en la fila 3, la frmula ser:
=A3*0,25 + B3*0,35 + C3*0,4

Funciones
Para insertar una funcin, active el men Insertar y de ste seleccione Funcin (o haga clic en el botn
de la barra de herramientas Estndar), mostrar la siguiente ventana:

Escoja la categora de la funcin y luego la requerida.

Funcin CONTAR

GRFICOS EN EXCEL - 2010

Excel 2007 y 2010 presenta una herramienta til a la hora de realizar grficos para mejorar la presentacin de la
informacin.
Demos un vistazo a la barra de herramientas, para conocer como accedamos a la funcin de elaboracin de
grficos.
La opcin de Grficos se encuentra en la pestaa correspondiente a Insertar, de la barra de herramientas

Y presenta una amplia gama de grficos por realizar, de acuerdo a la siguiente imagen:

Pero cmo creamos un grfico?

1) Sombreamos los datos que deseamos graficar

2) Seleccionamos el tipo de grfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos Columna

3) Pulsamos y se abrirn las opciones correspondientes al tipo de grfico Columna. Seleccionamos el grfico
especfico que deseamos

4) Ya estar creado en nuestra hoja de trabajo, el grfico de la informacin que hemos seleccionado

Como vemos es un grfico en el que se presentan los meses en el eje de las abscisas y en el eje de las
ordenadas se presentan las ventas en valores monetarios. Las columnas representan los dos productos
de inters.
Hasta ac hemos creado un grfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la presentacin, colocndole un ttulo
y nombre a los ejes coordenados.
Excel una vez habiendo creado un grfico, abre en la barra de herramientas tres pestaas que comprenden

las funciones especficas para edicin y formato de un grfico. Veamos cuales son estas tres nuevas pestaas,
se denomina Herramientas de grficos

Escrbanos el ttulo del grfico, cmo hacemos esto?

a) Buscamos en la barra de herramientas de grficos, la seccin correspondiente a Etiquetas.

b) Seleccionamos y pulsamos Ttulo de grfico

c) En el grfico de la hoja de trabajo aparecer un rectngulo denominado Ttulo del grfico, donde
escribiremos el nombre

d) Escribimos el Ttulo del grfico, siendo para el ejemplo Ventas

MS SOBRE GRFICOS EN EXCEL

Hemos creado en la leccin anterior un grfico de columnas de la informacin de las ventas de martillos y clavos
en los meses de enero a abril.
Aprendimos como tambin escribir el ttulo del grfico. En esta leccin aprenderemos unas cosas ms.
Nombre de los ejes.
1) Nos posicionamos sobre el grfico y seleccionamos de la barra de herramientas de grfico Rtulos del eje

2) Se desplegarn las opciones. Primero seleccionamos Ttulo del eje horizontal primario, y luego donde
queremos visualizar el ttulo del eje, para este caso Ttulo bajo el eje

3) Aparecer en el grfico un rectngulo que muestra la lectura Ttulo del eje

4) Escribimos en el rectngulo el nombre del eje, que en este caso representa los Meses

5) Luego pulsamos nuevamente Rtulos del eje y seleccionamos Ttulo de eje vertical primario,
especficamente Ttulo girado en este caso

6) En el grfico aparecer un rectngulo en el eje de las ordenadas que dir Ttulo del eje.

7) Escribiremos en este rectngulo el signo de dlar "$", que es lo que est representando el eje

8) Veamos como ha quedado nuestro grfico.

Para modificar el tipo de grfico, nos posicionamos sobre l y buscamos en la barra de herramientas de
grfico el cono Cambiar tipo de grfico.

Seleccionamos el nuevo tipo de grfico, en este caso cambiaremos a uno de Lnea

Ya se habr cambiado en nuestra hoja de trabajo el grfico