MS EXCEL 2013

Tema de la clase

Licda Otilia Ordez

Definicin
Excel es un programa de hojas de clculo de Microsoft
Office system. Permite crear y aplicar formato a libros
(un conjunto de hojas de clculo) para analizar datos y
tomar decisiones. Concretamente, se puede usar para
hacer un seguimiento de datos, crear modelos para
analizar datos, escribir frmulas para realizar clculos
con dichos datos, dinamizar los datos de diversas
maneras y presentarlos en una variedad de grficos
con aspecto profesional.
Trabaja con datos alfanumricos organizados en un
sistema de Filas y Columnas, cuya conjuncin es
conocida simplemente como Celda

Iniciando Ms Excel
En Windows 8

En Windows 7

Entorno del programa

FICHAS

Barra de
formula

Barra
de titulo

Iniciador de cuadro
de dialogo

zoom

Filas, Columnas y Celdas

Columna: Estn identificada por una letra, se encuentran verticalmente, tienen un

mximo de 16,384 columnas.
Filas: Estn identificadas por nmeros, se encuentran horizontalmente, podemos
tener hasta 1, 048,576 filas.
Celdas: Surge de la intercepcin entre una fila y una columna, cada celda de una
hoja tiene una direccin que estar formada por la columna a la que pertenece
seguida por el nmero de fila a la que pertenece

Acerca de Excel
Excel y sus aplicaciones de hojas de clculo derivadas, han sido
diseadas para facilitar el manejo de nmeros y clculos. Varios
comandos y botones en un men, facilitan arreglar y dar formato a
las columnas y nmeros y calcular los totales, promedios,
porcentajes, presupuestos y complejas frmulas cientficas y
financieras
El aspecto de una aplicacin de hoja de clculo, proviene de los
libros de contabilidad que durante siglos se han estado usando
para conservar registros.
La mayor ventaja de una hoja de clculo sobre esos libros de
contabilidad, es su capacidad de actualizar automticamente los
totales y otros clculos, a medida que se ingresan
nuevos datos.

Cinta de Opciones
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso
por teclado. De esta forma aparecern pequeos
recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la
tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para
acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

NANOTECNOLOGIA

Movimientos en la hoja

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de

documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor
nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es
necesario moverse por el documento rpidamente.
MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo

FLECHA ABAJO

Celda Arriba

FLECHA ARRIBA

Celda Derecha

FLECHA DERECHA

Celda Izquierda

FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo

AVPAG

Pantalla Arriba

REPAG

Celda A1

CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa

FIN

FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna activa

FIN

FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

ltima celda de la fila activa

FIN
FIN

FLECHA IZQUIERDA o INICIO

FLECHA DERECHA

Movimiento en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de
clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo, se
pueden agregar mas hojas de ser necesario,
seleccionando insertar hoja.

Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir
textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a
seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los
datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de
Frmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Alineacin de Celdas

Excel permite alinear los datos dentro

de una o varias celdas
Alineacin horizontal

Alineacin vertical

Orientacin y Ajustar texto

Orientacin: Gira el texto a un Angulo
diagonal, o a una orientacin vertical, se
utiliza generalmente para columnas estrechas.

Ajustar texto: hace que todo el contenido sea

mostrado en una celda, ajustndolo en varias
lneas.

Combinar y centrar
Une las celdas seleccionadas
horizontalmente, y las centra.

Formatos numricos: Elige la manera

en que se mostraran los valores en
una celda; porcentaje, moneda, fecha
y hora, etc.

Rangos
Los rangos en una hoja de clculo son la seleccin de un conjunto de
celdas.
Para determinar un rango se escribe la primera celda de este, dos
puntos y la ltima celda.
El rango (A1:A10) toma todas las celdas que estn desde la A1 hasta
la A10. (A1, A2, A3, A10)
El rango puede ser matricial. Por ejemplo el rango (A1:B5) toma
todas las celdas desde la A1 hasta la B5. A1, B1, A2, B2,A5, B5
En la imagen se muestra
Un rango A1:D7; puesto que
Se encuentran seleccionadas
Las celdas desde la A1 hasta
La D7

Ordenamiento de datos
Se pueden ordenar los registros, de forma
ascendente y de forma descendente.

Insertar filas
Para insertar una nica fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila
existente por encima de aquella en la que desea insertar la nueva fila. Por
ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en una
celda de la fila 5.
Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas por encima de la cual
desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo nmero de filas que
desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas filas, es necesario
seleccionar tres filas.
En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto
a Insertar y, a continuacin, en Insertar filas de hoja

Insertar columnas

Para insertar una nica columna, seleccione la columna o una celda de la columna
situada inmediatamente a la derecha de la posicin en la que desea insertar la
nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la
columna B, haga clic en una celda de la columna B.

Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a

la derecha de la posicin en la que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione

el mismo nmero de columnas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres
columnas nuevas, deber seleccionar tres columnas.

Eliminar filas, columnas y celdas

Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.
En el men Edicin, haga clic en Eliminar.
Si elimina un rango de celdas, haga clic en Desplazar las
celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas hacia
arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de
dilogo Eliminar.

Formato Numrico
Excel cuenta con una serie de formatos
numricos que podemos aplicar a las celdas
de nuestra hoja.
Para aplicar uno de estos formatos, es
necesario estar posicionado sobre las celdas o
rango de celdas , ir a la ficha inicio, grupo
numero, y luego sobre general.

Formato a celdas
Maneja diferentes categoras
como lo es general, nmero,
moneda, etc.
Cuando se trabaja con
cantidad ya sea dineros se
selecciona
moneda;
o
cantidades en las cuales se
requiere una separacin de
miles
y
manipular
los
decimales se manejan estas
opciones.

Formato de nmero
General: Visualiza en la celda exactamente el valor
introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este
formato admite enteros, decimales, nmeros en forma
exponencial en la celda.

Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten

especificar el nmero de decimales, tambin permite
especificar el separador de millares y la forma de visualizar los
nmeros negativos.

Formato de nmero
Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero
de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y
la forma de visualizar los nmeros negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de

moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de

fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Formato de nmero
Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas,
Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se
multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo
%, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales
muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara
como 15,28%.
Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.

Formato de nmero
Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de
coma flotante. Podemos escoger el nmero de
decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas
como texto incluso si en el texto se encuentre algn
nmero en la celda.

Formato de nmero
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan
ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc.
Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato,
indicando el cdigo de formato.

Bordes
En la pestaa de bordes nos permite manejar los bordes ya
sea alrededor de la celda o bien cruzado con estilos de lneas
y colores como se muestra en la siguiente figura.

Relleno
En esta ficha se localizan opciones
que permiten establecer un color
para el fondo (sombrear) as como
definir estilos de tramas con color, a
las celdas seleccionadas.
Para sombrear celdas se deber, en
primer trmino seleccionar las celdas
a las que se desee aplicar un
sombreado. A continuacin escoger
un color de la paleta de colores.
Si se desea incluir una trama al
sombreado, hacer clic en la flecha
que aparece junto al cuadro Trama y,
a continuacin, seleccionar el estilo y
el color de la trama que se desee.

Proteger hoja
Para ayudarle a proteger sus datos de cambios deliberados o no intencionados,
puede proteger la hoja de clculo, tanto con como sin contrasea. Una
contrasea evitar que otros usuarios puedan quitar la proteccin de la hoja de
clculo, ya que debe ser proporcionada para desproteger la hoja.
Al proteger una hoja de clculo, Excel bloquea todas las celdas de la hoja de
forma predeterminada. Antes de proteger la hoja, desbloquee todas las
celdas que desee que otros usuarios puedan cambiar.
1. Haga clic en Revisar > Proteger hoja.
2. Compruebe que la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas est
seleccionada.
3. Para usar una contrasea, escrbala en el cuadro Contrasea para desproteger la
hoja. Si no utiliza una contrasea, cualquier usuario podr eliminar la proteccin de
la hoja.
4. Seleccione o anule la seleccin de las casillas en el apartado
Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo.

Proteger Libro
Para evitar que un usuario modifique, mueva o elimine
accidental o deliberadamente datos importantes de una hoja

o un libro, puede proteger determinados elementos de la hoja

o del libro con o sin una contrasea. Puede quitar la
proteccin segn necesario.

Cambiar o quitar proteccin

Una vez protegidos los elementos de la hoja de clculo o
del libro (con o sin contrasea), es posible que desee realizar
cambios en estos elementos o contraseas. Aunque
establecer una contrasea es opcional al proteger un
elemento, es una parte importante de la proteccin de
elementos. Es posible que tambin desee quitar la proteccin
de elementos para poder realizar cambios sin restricciones en
todos los datos y elementos.