C.D.

SERITIUM
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CD SERITIUM – Condiciones de operación de la organización del club

1. Reuniones operativas

El club debe funcionar en base a reuniones periódicas. Estas reuniones

pueden llevarse a cabo a niveles diferentes. Los tres niveles más
importantes en los que el club debe reunirse regularmente son, en principio,
el nivel operativo, el nivel ejecutivo y el nivel de toma de decisiones.

a. Nivel operativo

La estructura operativa está compuesta por el grupo de personas

responsables de la administración diaria de programas, aplicación de
decisiones, ejecución de instrucciones e interpretación actual de actividades
incluidas en cada programa, proyecto o plan. La estructura está dividida en
departamentos, secciones o unidades administrativas.
Las reuniones del nivel operativo se llevan a cabo:

i. Entre miembros de un departamento, con el fin de

reconocer o valorar sus prioridades, definir las rutinas de
trabajo, entregar documentos y, eventualmente, discutir
sobre pequeñas discrepancias o distribución de trabajo.
Estas reuniones deben ser citadas y dirigidas por el jefe
del departamento.
ii. Entre jefes de departamentos con el propósito de
coordinar las acciones necesarias para la implantación
de un proyecto en el cual están involucradas sus
respectivas áreas de responsabilidad; recibir información
sobre nuevos proyectos o evaluar los actuales. Siempre
debe haber uno o dos temas importantes en la agenda.

b. Nivel ejecutivo (Junta Directiva)

La Junta Directiva debe reunirse para decidir la estrategia

operativa del club, adoptar métodos de trabajo más eficaces, establecer
la estructura operativa y mantener el contacto necesario con los
diversos órganos del club. Cuando no se encuentra en sesión, la Junta
Directiva actúa por medio de su Presidente o sus Vicepresidentes.

i. Las reuniones de la Junta Directiva se llevarán a cabo

periódicamente. No obstante, el reunirse
sistemáticamente puede convertirse en una rutina
innecesaria. Por esta razón, el Presidente dispondrá del
poder de decisión sobre si una reunión de la Junta
Directiva es necesaria o no, sin detrimento de que un
número mínimo de miembros estén facultados para
pedir y obtener que se convoque dicha reunión.
ii. Las reuniones de rutina de la Junta Directiva sólo serán
efectivas si contribuyen al logro de los objetivos que se
han fijado. No deberá llevarse a efecto ninguna reunión
que parezca una pérdida de tiempo.
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iii. El Presidente podrá invitar a cualquier persona no

perteneciente a la Junta Directiva que considere
adecuada para proporcionar información sobre asuntos
específicos.
iv. La Junta Directiva puede ser convocada a reunión
extraordinaria fuera del periodo habitual.

c. Nivel de toma de decisiones (Asamblea General)

El organismo encargado de supervisión de las tareas administrativas

confiadas a la Junta Directiva y al Presidente se llama Asamblea General. En
ella se encuentra el origen del poder y por esta razón se le ha conferido el
más alto grado de competencia en la toma de decisiones, por lo que debe
reunirse regularmente para verificar que sus decisiones están siendo
cumplidas:

i. Normalmente, la Asamblea General se reúne de forma

periódica (cada año). Los estatutos establecen
claramente quién puede asistir y qué asuntos deben ser
tratados. Las Asambleas Generales Ordinarias son
indispensables, por lo que nunca deberán ser canceladas
o pospuestas.
ii. La Asamblea General también puede reunirse
extraordinariamente, para los asuntos que quedan
claramente establecidos en los Estatutos.

2. Cómo lograr reuniones productivas

Con el fin de facilitar el papeleo y proporcionar fluidez y eficacia a la

marcha administrativa del club, deben cumplirse varios principios básicos
para organizar reuniones de trabajo y asambleas generales productivas,
durante las cuales la organización determinará con claridad la dirección de
sus actividades y programas.
Ninguna reunión podrá alcanzar sus objetivos si su Presidente y
Secretario respectivos no se han preparado adecuadamente. Dicha
preparación presupone tres principios fundamentales: preparación personal,
preparación del material y conocimiento de cómo dirigir una reunión.

a) Preparación personal asumida por el Presidente y el

Secretario

El Presidente y el Secretario de la reunión deberán tener una sesión

previa de trabajo con el objeto de preparar la próxima reunión.

b) Preparación del material por parte del Secretario

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Con la debida anticipación, el Secretario debe asegurar la

disponibilidad de buenas condiciones de trabajo, que los miembros estén
debidamente informados, el funcionamiento adecuado del equipo a utilizar y
que los miembros reciban todo el material de trabajo.
Debe cerciorarse de que los miembros anunciados para hacer una
presentación hayan entregado con antelación los documentos y el material
necesarios y sean correctamente informados en qué punto de la agenda
será discutida su presentación.
Debe verificar que los invitados especiales o conferenciantes estén
presentes y debidamente preparados para participar en la reunión y con
todos los documentos necesarios disponibles en cantidades suficientes.
Deberá controlar también que todos los informes presentados por
escrito no excedan la extensión normal. Cada tema deberá ser corto, claro y
conciso.

c) Cómo deberá dirigir la reunión el Presidente

El Presidente deberá proceder durante la reunión como sigue:

a. Presidir la reunión y asegurar la fluidez de su desarrollo.

b. Abrir y cerrar las sesiones y los debates.
c. Introducir y presentar clara y concisamente cada tema de la
agenda, siguiendo el orden establecido.
d. Cuando haya constatado que todos los miembros conocen
con exactitud la naturaleza del tema a discutir, abrir el
debate de cada tema.
e. Asegurar la estricta aplicación de los Estatutos,
reglamentos, reglas de la Junta Directiva y la Asamblea
General y decisiones contenidas en las actas de reuniones
precedentes.
f. Dar la palabra a aquellos que desean hablar y dirigir los
debates en conformidad con la agenda.
g. Asegurar que cada orador trate únicamente el tema en
discusión y exprese su opinión en un breve resumen.
h. Una vez que los miembros hayan expresado su opinión,
cerrar la discusión de cada tema, hacer un breve resumen y
sugerir conclusiones y/o proposiciones.
i. Pedir a los miembros que den su acuerdo a esas
conclusiones o propongan modificaciones o adiciones.
j. Confirmar el texto de las proposiciones acordadas por los
miembros y someterlas a votación cuando considere que
han sido suficientemente discutidas.
k. Anunciar a los miembros presentes el resultado de la
votación y pedir al Secretario que lea las conclusiones,
decisiones o propuestas aprobadas.

3. Principios organizativos

Para operar con eficacia, tanto en las operaciones internas como en las
externas, el club debe poner atención a los principios organizativos
siguientes:
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a. Unidad de mando
Significa que cada “empleado” debe depender de un
supervisor.
b. Principio de exclusión
Es decir, las decisiones recurrentes deben ser controladas
rutinariamente por los gerentes de menor nivel, y los aspectos
poco usuales, por los gerentes de nivel más alto. Estas decisiones
pueden ser programadas y no requieren ser fundamentadas.
c. Extensión del control
Significa que hay un límite en el número de gente que ha de
ser supervisada por un superior.
d. Principio numérico
Quiere decir que autoridad y responsabilidad deben tener una
línea de flujo ininterrumpida desde el nivel ejecutivo más alto
hasta el más bajo. Este principio establece la organización como
una jerarquía y constituye la “cadena de mando”.
e. División departamental
Así es como deben separarse las actividades para integrarlas
en grupos especializados; su objetivo es unificar las actividades
similares específicas, simplificar el trabajo de los gerentes y
mantener el control.
Cuando las acciones se identifiquen para ser agrupadas, la
organización debe considerar los criterios siguientes:
a) Las actividades similares pueden ser agrupadas, debido a
sus requerimientos personales similares o propósitos
comunes.
b) Una actividad puede agruparse con otras actividades con
las cuales se complementa (seguridad y producción).
c) Ciertas funciones pueden ser asignadas al gerente que
tenga más interés en su cumplimiento adecuado.
d) Las actividades que no puedan diferenciarse claramente
para ser asignadas a una sección deberían agruparse entre
sí.
e) Las actividades que requieran una coordinación muy
estrecha deberán agruparse juntas para evitar problemas a
los gerentes de alto nivel.

f. Descentralización
Significa un sistema para obligar a tomar decisiones a los
gerentes de menor nivel. Está íntimamente relacionada con la
delegación de autoridad de los gerentes de más alto nivel a los de
más bajo nivel. Esta descentralización es necesaria cuando se
requieren decisiones inmediatas para asegurar el ritmo de las
actividades.
g. Cadena de mando como relaciones internas de poder y
autoridad
La cadena de mando en organizaciones jerárquicas va desde la
más alta hasta la más baja jerarquía. Empleados y gerentes son
conscientes de la persona a quien informan y saben a quiénes
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supervisar. La cadena de mando contiene varias reglas llamadas

gráfica de flujo:
• Una persona debe informar sólo a un gerente o a un
supervisor.
• Los individuos de la parte alta de la gráfica de flujo tienen la
mayor parte de poder y autoridad, mientras que los
individuos de la base tienen la mínima.
• Individuos del mismo nivel horizontal tienen la misma
cantidad de poder y responsabilidad, y solamente deben
informar a aquellos situados por encima de ellos pero no
entre ellos (su comunicación significa coordinación).
• Las líneas verticales que salen de un departamento indican,
por lo general, la posición de personal de apoyo para ese
departamento o individuo.