ADMINISTRACION

CARACTERISTICAS
1. Su universalidad.
La administracin se da en todo tipo de organizaciones, llmese Estado, ejrcito,
empresas, iglesias, familia, etc.
2. Su especificidad.
Tiene caractersticas propias que son inconfundibles con otras ciencias, aunque se
auxilie de ellas.
3. Su unidad temporal.
Siempre se estn dando todas o algunas partes del proceso administrativo.
4. Su unidad jerrquica.
Siempre se respetan los niveles de autoridad que estn establecidos dentro de la
organizacin.
5. Valor instrumental.
La administracin es un medio para llegar a un fin, ya que su finalidad es
eminentemente prctica y mediante sta se busca obtener resultados
determinados.
6. Flexibilidad.
La administracin se adapta a las necesidades particulares de cada organizacin.
ELEMENTOS
Eficiencia
Es la capacidad de reducir al mnimo la cantidad de recursos usados para
alcanzar los objetivos o fines de laorganizacin, es decir, hacer correctamente las
cosas.
Eficacia
Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se
consiguen las metas que se haban definido.
Productividad
Es la relacin resultado (producto) e insumo dentro de un periodo con la debida
consideracin de la calidad.
Coordinacin de recursos
La organizacin, para lograr sus objetivos requiere de una serie de recursos, estos
son elementos que, administrados correctamente, le permitirn o le facilitarn
alcanzar sus objetivos.
Grupo social
Este elemento es de gran importancia porque sin el no se pede dar la
administracin. La administracin siempre se da dentro de un grupo social,
entendindose por grupo social, grupo de personas, empresas, instituciones etc.
Que de alguna forma comparten los mismos objetivos.

 Objetivo
La administracin siempre esta enfocada a lograr fines o resultados.

http://html.rincondelvago.com/elementos-de-la-administracion.html

FASES
1. Planeacin
Esta etapa abarca la definicin de las metas de la organizacin, el establecimiento de una
estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarqua minuciosa de los
planes para integrar y coordinar las actividades; establecer metas sirve para no perder de
vista el trabajo que se har y para que los miembros de la organizacin fijen su atencin en
las cosas ms importantes. Existen 3 tipos de planeacin:
Planeacin conservadora. Orientada hacia la estabilidad y el mantenimiento de la
situacin existente. Las decisiones se toman para obtener buenos resultados, pero no
necesariamente son las mejores, pues difcilmente la planeacin buscar cambios radicales
en la organizacin. La planeacin conservadora se preocupa ms por identificar y subsanar
deficiencias y resolver problemas internos que por explorar oportunidades ambientales
futuras. Su base es predominantemente retrospectiva, por cuanto aprovecha la experiencia
pasada y la proyecta hacia el futuro.
Planeacin optimizante. Orientada hacia la adaptabilidad e innovacin en la organizacin.
Las decisiones se toman para lograr los mejores resultados posibles para la organizacin,
sea minimizando recursos para lograr determinado desempeo u objetivo, sea maximizando
el desempeo para utilizar mejor los recursos disponibles. Este tipo de planeacin
generalmente se basa en la preocupacin por mejorar las prcticas vigentes en la
organizacin. Su base es predominante incremental porque mejora continuamente y
convierte las operaciones en alo cada da mejor.
Planeacin adaptable. Orientada hacia las contingencias y el futuro de la organizacin.
Las decisiones se toman para armonizar los diversos intereses involucrados y lograr un
conjunto capaz de alcanzar resultados para el desarrollo natural de la empresa, ajustndola a
las contingencias que surjan durante el camino. Este tipo de planeacin procura reducir la
planeacin retrospectiva orientada hacia la eliminacin de deficiencias localizadas en el
pasado de la organizacin. Su base es predominantemente adherente porque se ajusta a las
demandas ambientales y se prepara para las contingencias futuras.
La planeacin se puede considerar un proceso de 6 pasos:
Definir los objetivos: el primer paso de la planeacin es establecer los objetivos que se
pretende alcanzar. Los objetivos de la organizacin deben orientar los principales planes y

servir de base a los objetivos departamentales y a todos los objetivos de las reas
subordinadas. Los objetivos deben especificar los resultados deseados y los puntos a los
que se desea llegar, para conocer cuales son los pasos intermedios que se deben dar para
llegar all.
2. Organizacin
Esta etapa incluye determinar que tareas se llevarn a cabo, cmo sern realizadas, quin
las ejecutara, como estarn agrupadas, quin depende de quin, y dnde sern tomadas las
decisiones. La organizacin es la distribucin y disposicin de los recursos
organizacionales para alcanzar objetivos estratgicos. Esa distribucin se refleja en la
divisin del trabajo en unidades organizacionales, definicin de lneas formales de
autoridad y adopcin de mecanismos para coordinar las diversas tareas organizacionales.
3. Direccin
Es la etapa encargada de motivar a los empleados, orientar las actividades de otros, elegir el
canal ms eficaz de comunicacin, y resolver los conflictos entre los empleados.
Esta es la funcin administrativa que se refiere a la relacin interpersonal del administrador
con su subordinado. Para que la planeacin y la organizacin puedan ser eficaces, se deben
complementar con la orientacin y el apoyo de las personas a travs de comunicacin,
liderazgo y motivacin adecuados. Para dirigir a las personas, el administrador debe saber
comunicar, liderar y motivar. Mientras las otras funciones del proceso administrativo son
impersonales, la direccin constituye un proceso interpersonal que determina las relaciones
entre los individuos.
4. Control
Una vez que se han establecido las metas, se han formulado los planes, se ha definido el
orden de la estructura y se ha contratado, capacitado y motivado al personal, an falta algo:
un administrador que se encargue de que las cosas marchen como es debido y que vigile el
desempeo de la organizacin. Se ve comprometido a comparar el desempeo real con las
metas establecidas con anterioridad, y en el supuesto de que se lleguen a presentar
desviaciones significativas, ser el administrador el responsable de volver a encaminar a la
organizacin por el camino correcto, a grandes rasgos, cuando se habla de la etapa de
control, se hace referencia al mtodo de vigilar, comparar y corregir.
http://cursoadministracion1.blogspot.com/2008/06/fases-del-procesoadministrativo.html
Contenido:Clases de Administracin publicaAdministracin de
PlanificacinAdministracin EjecutivaAdministracin de ControlTipos de Control
f.- CLASES DE ADMINISTRACION PUBLICA:
Ahora bien dentro de la Administracin Pblica existen cuatro clases de administracin o
formas de administrar, siendo: La Planificacin, La Administracin Ejecutiva, La
Administracin de Control y La Asesora.
f.1. ADMINISTRACION DE PLANIFICACION:

Implica ver hacia el futuro, hacer estudio con todos los mtodos y tcnicas de las
necesidades y la soluciones a esas necesidades. Es en general la planificacin, establecer las
necesidades y las soluciones para cubrir las necesidades.
f.2. ADMINISTRACION EJECUTIVA (O DE DECISION POLITICA):
Es aquella que decide y ejecuta, es la que tiene la facultad legal para poder actuar, a travs
de las decisiones, actos o resoluciones administrativas. Ejemplo de ello son los rganos
ejecutivos el Presidente de la Repblica, Ministros de Estado, Directores Generales,
Concejos Municipales, Magistrados del Tribunal Supremo Electoral, etc.
f.3. ADMINISTRACION DE CONTROL (TECNICO, DE OFICIO, A PETICION) :
Es aquella encargada que las tareas administrativas se realicen de conformidad con las
normas establecidas, se trata de rganos con independencia de funciones dentro de estos
rganos encontramos por ejemplo: Dentro del Control Tcnico encontramos a la Direccin
Tcnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas; de Oficio, a La Contralora General de
Cuentas; y a Peticin, al Procurador de los Derechos Humanos.
f.4. ADMINISTRACION CONSULTIVA O DE ASESORIA:
Son rganos que sirven para aconsejar o asesorar al rgano que ejecuta, sobre la
conveniencia legal y tcnica de las decisiones que tomar quin tiene o ejerce la
competencia administrativa. Esta asesora se hace a travs de la simple opinin o del
dictamen. Por ejemplo: Los Concejos Tcnico de Asesora de los Ministerios de Estado.
f.4.1. DICTAMEN: Estudio jurdico o tcnico sobre un expediente o asunto determinado.
f.4.2. NATURALEZA JURIDICA DEL DICTAMEN: No es un acto administrativo
porque no surte efectos jurdicos, la que produce los efectos jurdicos es la resolucin final
y firme.
f.4.3. CLASES DE DICTAMEN: FACULTATIVO, OBLIGATORIO Y VINCULANTE.
f.4.3.1. FACULTATIVO: Es aquel en el cual el administrador queda en libertad de pedirlo,
la ley no lo obliga, y no se da resolucin final.
f.4.3.2. OBLIGATORIO: En este la ley obliga a que el administrador requiera el
dictamen, pero no obliga que en la decisin se tome obligadamente el contenido del mismo.
Ej. antes de resolver un recurso administrativo la ley obliga a dar audiencia al Ministerio
Pblico, pero no es determinante la resolucin final del dictamen.
f.4.3.3. VINCULANTE: En este la ley obliga a pedir el dictamen al rgano consultivo y
que se base la resolucin o acto administrativo en el dictamen. No existe en Guatemala.
Slo el facultativo y el obligatorio.
www.estuderecho.com/documentos/derechoadministrativo/000000997908c1407.ht
ml

Relacin de la Administracin con otras ciencias

La educacin administrativa corresponde al desarrollo econmico y social de los diferentes
pases; el papel del administrador consiste en ser lder y factor del cambio,
consecuentemente la administracin se encuentra ntimamente relacionada con otras

disciplinas dependientes de las necesidades del campo de accin.

En general la administracin se encuentra relacionada con las siguientes ciencias:
Matemtica
- Es la ciencia que se encarga del estudio de nmeros, figuras geomtricas, etc.
Su relacin:
Las contribuciones ms importantes de la administracin se establecen en el rea de las
matemticas empleadas en: modelos probabilsticas, simulacin, investigacin de
operaciones.
Contabilidad
Es el apoyo para establecer balances, inventarios mediante los cuales podemos conocer
como se encuentra econmicamente la empresa.
Economa
La economa es la ciencia que se dedica a realizar el estudio de los mecanismos que
regulan la produccin, reparticin y consumo de las riquezas
Su relacin:
La administracin se encarga en obtener mximo de resultados con el mnimo de los
esfuerzos.
Esta ayuda a conocer la contabilidad ms acertadamente de acuerdo a la actividad de la
empresa, por medio de la economa aprendemos a gastar menos dinero y a usarlo con
calidad; es decir a optimizar los recursos.
Estadstica
Esta ciencia se encarga de estudiar los conjuntos de datos numricos para obtener
inferencias basadas en el clculo de probabilidades.
Su relacin:
Se relaciona por que ayuda al administrador a presentar mediante grficos cual es el
estado y la economa de la empresa.
Psicologa
Ciencia que trata del espritu, de la conciencia, del Carcter, y modo de ser de cada
persona.

Su relacin:
Se relacionan por que se puede entender el comportamiento de cada uno de los trabajadores
que forman parte de una organizacin.
Sociologa
Es la ciencia que se encarga del estudio de la constitucin y de las sociedades humanas.
Su relacin:
Permite que el administrador conozca como se relacionan cada uno de los miembros de una
empresa dentro del ambiente laboral.
Antropologa
Es aquella ciencia que trata sobre el estudio del hombre.
Su relacin:
Se relaciona por que esta asignatura proporciona conocimiento sobre el inters de grupo, a
su vez estudia la cultura del individuo desde el punto de vista racial.
Marketing
Estudia los principios y prcticas que buscan el aumento del comercio, especialmente de la
demanda.
Su relacin:
Se relacionan por que mediante esta tcnica se alcanzan o se realizan mayores ventas o
negocios.
Publicidad
Conjunto de medios que se emplean para divulgar o extender la noticia de las cosas o de los
hechos.
Su relacin:
Contribuye en dar a conocer las ventajas y beneficios de cada uno de los productos que se
anuncian, de tal forma que el pblico en general se pueda enterar sobre la existencia de
determinados productos y de las ventajas que estos poseen.
Informtica

Conjunto de conocimientos cientficos y tcnicas que hacen posible el tratamiento

automtico de la informacin por medio de ordenadores.
Su relacin:
Para la administracin es un valioso apoyo, el mantener en su memoria datos numricos,
estadsticos, etc.; de los productos y servicios que la organizacin brinde a los clientes.
Derecho
Es la ciencia que se dedica al estudio de leyes y disposiciones a las cuales la sociedad est
obligada a cumplir.
Su relacin:
La legislacin ha influido en la administracin y como ciencia normativa, afecta la
actuacin administrativa.
Ingeniera Industrial.
La ingeniera industrial es un conjunto de tcnicas administrativas, que se usan
fundamentalmente para el mejoramiento de los procedimientos, sistemas, mtodos, etc. y
que, aplicados en una planta industrial.
Su relacin:
La relacin que existe entre la administracin y la ingeniera industria se produce mediante
sus graduados en ingeniera, debido a que ellos se encuentran en la funcin de prestar sus
servicios en una planta industrial, en la cual, al actuar como jefes, necesitan conocer en su
totalidad, para poder ejercer las distintas tcnicas de administracin, en las distintas reas
que ejerzan su funcin.
http://andreakarolina2019.blogspot.com/

Ciencias sociales

Son una denominacin genrica para las disciplinas o campos del saber que reclaman para
s mismas la condicin de ciencias, que analizan y tratan distintos aspectos de los grupos
sociales y los seres humanos en sociedad, ocupndose tanto de sus manifestaciones
materiales como de las inmateriales. Otras denominaciones confluyentes o diferenciadas,
segn la intencin del que las utiliza, son las de Ciencias humanas, humanidades, o letras
(trminos que se diferencian por distintas consideraciones epistemolgicas y
metodolgicas).
http://es.wikipedia.org/wiki/Ciencias_sociales

Ciencias exactas

Es una expresin derivada de una forma de clasificar las ciencias que, aunque an tiene
algn uso acadmico y el DRAE la da como sinnimo de matemticas, ha dejado de
responder ya a lo que ninguna ciencia reivindica para s misma (la condicin plena de
exactitud). Desde Karl Popper y Thomas Kuhn, la epistemologa ha dejado de pretender
cualquier tipo de exactitud entendida como inmutabilidad (falsacionismo, cambio de
paradigma).
PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION
Los principios de la administracin son los criterios necesarios para identificar y agrupar el
trabajo que debe hacerse en la organizacin. Fueron creados por Henry Fayol. Adems, son
necesarios para definir y establecer las relaciones interpersonales con el fin de hacer
cooperativo el trabajo de las personas que la componen. En razn de ello se determinan las
actividades especficas que son necesarias para alcanzar los objetivos que prev la
organizacin y se asignan tareas a los individuos.
Los principios de la administracin son los siguientes: autoridad, delegacin,
responsabilidad, divisin del trabajo, unidad de mando, tramo de control, cadena de mando,
unidad de objetivos, eficiencia y definicin funcional.
Es importante destacar que estos dependen del autor.
Autoridad
La autoridad es el derecho que tiene un jefe para requerir que un subordinado realice una
tarea, con el fin de lograr los objetivos de la organizacin. Se refiere a decidir y a ejercer el
mando. La autoridad puede ser delegada, es decir, se puede transferir ese derecho a otra
persona por un tiempo y/o en una situacin determinada.
La autoridad es de origen legal (significa que es inherente al cargo ocupado) e implica la
posibilidad de sancionar a quien no la respete. Otorga el derecho que tiene el jefe de dirigir
a los subordinados en las tareas y exigirles un desempeo satisfactorio en funcin de las
tareas asignadas.
En la medida en que un jefe sea capaz de hacer valer sus derechos, poseer poder. Si
entendemos al poder como la capacidad de influir sobre el comportamiento del otro de
acuerdo con el propio deseo, se puede decir que la autoridad es "el poder legitimado", es
decir que esta capacidad est amparada por la ley de la organizacin, expresada a travs de
las normativas y del manual de funciones de la organizacin.
Delegacin
La autoridad y el poder pueden ser delegados, es decir que un jefe le puede otorgar a un
subordinado la autoridad necesaria para realizar su tarea.
La delegacin hace posible la organizacin del trabajo, pues se transfiere la posibilidad de
efectuar mayor cantidad u otras tareas a las que habitualmente hace una persona de acuerdo
con una necesidad organizacional. Este es un proceso que se produce en dos direcciones, ya
que debe ser percibida y entendida como til y necesaria tanto por quien transfiere como

por quien recibe esas nuevas responsabilidades. Esto es importante de destacar pues si
quien recibe las nuevas tareas no las valora como importantes para la consecucin de los
objetivos, asumir que slo han "aumentado su carga de trabajo".
El proceso completo de delegacin implica: a) determinacin de los resultados esperados;
b) asignacin de tareas; c) transferencia de la autoridad para llevar a cabo esas tareas; d)
asignacin y exigencia de la responsabilidad derivada de la ejecucin de la tarea.
Responsabilidad
La responsabilidad es el deber que tiene una persona de cumplir con las tareas
encomendadas. Es el deber de rendir cuentas a un superior por el trabajo asignado.
La responsabilidad total de un jefe en una tarea determinada no puede ser delegada. Por tal
razn, existe el derecho por parte de ste de pedir rendicin de cuentas a la persona a quien
asign una tarea.
La responsabilidad tambin es un aspecto subjetivo de la persona cuando sta la asume, es
decir, se crea un compromiso personal ante s mismo de cumplir de la mejor manera sus
obligaciones.
Se supone que todas las personas que componen una organizacin tienen responsabilidad.
Lo que ocurre es que hay diferencias segn las jerarquas: a mayor jerarqua, mayor
responsabilidad, pues sus actos (y sus consecuencias) involucran a mayor cantidad de gente
en la organizacin.
Divisin del trabajo
La divisin del trabajo consiste en dividir y agrupar las actividades de una organizacin
para que contribuyan al logro de los objetivos, y es un paso necesario para conformar la
estructura de la organizacin.
La divisin del trabajo tiene por finalidad producir ms y mejor con el mismo esfuerzo. La
especializacin en una funcin, sea tcnica o de direccin, permite adquirir una habilidad y
una seguridad que mejoran el rendimiento; en tanto que el cambio de ocupacin o de tarea
implica un esfuerzo de adaptacin que disminuye el rendimiento.
La separacin de tareas determina que cada individuo se especialice en una tarea o en un
conjunto de tareas especficas, que requieren el desarrollo de determinadas habilidades, que
generan un aprendizaje especfico y que individualiza la accin de cada especialista.
Unidad de mando
La unidad de mando implica que para la ejecucin de un acto cualquiera, una persona debe
recibir rdenes de un nico jefe. Cada subordinado debe ser responsable ante un superior.
Este principio tiene dos sentidos: en un sentido clsico -que se ajusta al principio de Fayol-,
un subordinado slo puede tener un nico jefe para evitar las confusin de rdenes; en un
sentido prctico, es necesario que exista una autoridad final que pueda dirimir y resolver un
conflicto provocado por rdenes contradictorias dadas por distintos jefes subalternos, sin
perder tiempo ni recursos econmicos.
Asimismo, la unidad de mando ayuda a organizar mejor el sistema jerrquico y estructural
para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Tramo de control
El tramo de control implica verificar que las actividades se realicen de acuerdo con el
programa establecido. Se aplica a cosas, personas y operaciones. Para ello se debe
establecer el nmero de personas o unidades que puede supervisar un jefe, y el resultado de
esto es la aparicin de los niveles jerrquicos en una organizacin. Para que el control sea
efectivo, debe existir un lmite en el nmero de personas o unidades a controlar. Se trata de
buscar la mejor forma de dividir las tareas y las responsabilidades.
Este principio tiene mucha importancia en el diseo y la conducta de la organizacin.
Puede influir no slo en la posibilidad del ejercicio del control, sino tambin en la
velocidad de las comunicaciones y la informacin. Un tramo de control reducido permite
una supervisin y un control estrechos y comunicaciones rpidas; en tanto que un tramo de
control amplio exige polticas claras y delegacin para poder alcanzar a todos.
El tramo ideal, es decir, el mejor nmero para controlar y supervisar, depender de cada
situacin, o sea, del grado de capacitacin que presente el personal, la velocidad de los
cambios en la organizacin, la cantidad de contactos que se pueda tener con el personal, la
claridad de las polticas, las normas y la calidad de la delegacin de la organizacin.
Cuando se pasa el lmite de subordinados que una persona pueda supervisar eficazmente, se
debe delegar.
Hay tres posibles consecuencias de la aplicacin de este principio:
Cuando aumenta la cantidad de dependientes a cargo de un jefe se reducen los niveles
jerrquicos, mejoran las comunicaciones y se dificulta el control.
En cambio, cuando el nmero de dependientes es bajo para cada jefe, crece el nmero de
niveles jerrquicos, lo que dificulta las comunicaciones pero mejora el control.
En el caso de aplicarse este principio en forma equilibrada, se resuelven los problemas de
comunicacin y control.
Cadena de mando
La cadena de mando es el conjunto interconectado y continuo de relaciones de dependencia
que se extiende desde el mximo nivel de la organizacin hasta su base.
Cada titular de un puesto es responsable ante un superior. Este principio se conecta con el
de autoridad y proporciona a un superior una lnea de mando sobre su subordinado.
La cadena de mando se refiere a que debe existir una lnea claramen-te definida entre la
autoridad mxima y cada una de las posiciones subordinadas en la estructura de la
organizacin. Segn Henry Fayol, "la va jerrquica es el camino que siguen, pasando por
todos los grados de la jerarqua, las comunicaciones que parten de la autoridad superior o
las que le son dirigidas". En la prctica, este principio tan rgidamente establecido por
Fayol no se cumple, pues impedira que las comunicaciones en las organizaciones sean
dinmicas, rpidas y efectivas.
Unidad de objetivos
La unidad de objetivos implica que en el sistema organizacin cada uno de los sectores

(subsistemas) y de las personas debe contribuir a que se alcancen los objetivos de la

organizacin.
Sin importar el nivel en el que se ubique cada individuo, es muy importante que la gente
conozca cules son los objetivos organizacionales para que ellos guen su gestin dentro de
la organizacin. O, en todo caso, si no est de acuerdo o no comparte los mismos objetivos,
pueda tener la posibilidad de irse de ella.
Fayol denomina a este principio como el de "subordinacin del inters particular al inters
general" y afirma que "en cualquier grupo, el inters de ste debe sobreponerse al inters de
los individuos. Cuando ambos son diferentes, es funcin de la administracin conciliarlos.
El inters de una persona no debe prevalecer sobre el inters de la organizacin".
Eficiencia
Los objetivos organizacionales deben alcanzarse con el mnimo de costos y consecuencias
no deseadas. Es decir que la eficiencia es alcanzar los mejores resultados al menor costo
posible. Desde esta perspectiva, no implica necesariamente alcanzar el ptimo resultado,
puesto que ello puede acarrear un aumento de costos que no lo justifique. Por eso, la
eficiencia supone la mejor utilizacin de los recursos disponibles en la organizacin.
En la terminologa de uso industrial, existen conceptos asociados al de eficiencia, o que
constituyen acepciones ms restringidas de sta.
Rendimiento es la eficiencia del recurso mquina (maquinaria que se utiliza para la
transformacin de insumos en productos).
Aprovechamiento es la eficiencia del recurso materia prima (insumos para la fabricacin
de productos).
Eficiencia suele utilizarse para denotar la del recurso mano de obra (operarios y/o
empleados).
De todos modos, tngase la definicin planteada como vlida para cualquiera de estas
situaciones.
Definicin funcional
El principio de definicin funcional exige que cada rea, departamento, divisin y puesto
de trabajo sea definido de manera clara en relacin con las actividades que debe realizar, el
grado de delegacin y las relaciones de autoridad establecidas. La consecuencia ser que se
debern diferenciar las distintas funciones y tendrn que ser divididas hasta el grado
exigido por el desarrollo y el crecimiento de la organizacin. Este proceso se denomina
funcionalizacin. Es necesario que se reserve un lugar especfico para cada persona y que
cada persona este en el lugar que le ha sido asignado, es decir, que ocupe el puesto ms
conveniente.
http://www.taringa.net/post/apuntes-y-monografias/15430871/Principios-de-laadministracion.html

PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACIN
Planificar implica que los administradores piensen con antelacin en sus metas y acciones, y
que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica, y no en corazonadas.
La planificacin requiere definir los objetivos o metas de la organizacin, estableciendo una
estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarqua completa de Planes para
coordinar las actividades.
Se ocupa tanto de los fines (qu hay que hacer?) como de los medios (cmo debe hacerse?).
La planificacin define una direccin, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el
desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar.
Da direccin a los gerentes y a toda la organizacin. Cuando los empleados saben a donde va
la organizacin y en que deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus
actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipos.
Sin la planificacin, los departamentos podran estar trabajando con propsitos encontrados e
impedir que la organizacin se mueva haca sus objetivos de manera eficiente.
Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los procedimientos aptos
para alcanzarlos. Adems son gua para:
- Que la organizacin consiga y dedique los recursos que se requieren para alcanzar sus
objetivos.
- Que los miembros realicen las actividades acordes a los objetivos y procedimientos escogidos.
- Que el progreso en la obtencin de los objetivos sea vigilado y medido, para imponer medidas
correctivas en caso de ser insatisfactorio.
El primer paso para planificar es seleccionar las metas de la organizacin. A continuacin se
establecen metas para cada una de las subunidades de la organizacin. Definidas estas, se
establecen programas para alcanzar las metas de manera sistemtica.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificacin. La
planificacin produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos
actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.
Los planes preparados por la alta direccin, que cargan con la responsabilidad de la
organizacin entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez aos.

Planes estratgicos y operativos

Los planes que tienen aplicacin en toda la organizacin, que establecen los planes generales
de la empresa y buscan Posicionar a la organizacin en trminos de su entorno son
llamados planes estratgicos. Los planes que especifican los detalles de cmo sern logrados
los planes generales se denominan planes operativos.
Se han identificado tres diferencias entre los planes estratgicos y los operativos.
Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 ao) y Largo Plazo (Ms all de 5 aos)
Especificidad: Especficos (claramente definidos), Direccional (flexibles, establecen guas
generales).
Frecuencia de uso: Uso nico (son generados para una situacin nica), Permanente (planes
continuos para actividades repetidas)

Objetivos

Son los resultados deseados para individuos, grupos o hasta organizaciones enteras. Dan
direccin a todas las decisiones gerenciales y forman el criterio contra el cual los logros pueden ser
medidos.

Estableciendo OBJETIVOS

Convertir la visin en especficos blancos de accin.

Crear normas para rastrear el desempeo.

Presiona a ser innovadores y enfocados.

Ayuda a prevenir costos y complacencias si los blancos necesitan alargarse.

Tipos de objetivos requeridos

Objetivos Financieros
Resultados enfocados en mejorar el desempeo financiero de la compaa.

Objetivos estratgicos
Resultados enfocados en mejorar la competitividad y su posicin de negocios a largo

plazo.

ORGANIZACIN

El significado de este concepto viene del uso que en nuestra lengua se da a la palabra
"organismo". Este implica necesariamente:

a) Partes y funciones diversas: ningn organismo tiene partes idnticas, ni de igual funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin comn o identico.
c) Coordinacin: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una accin distinta, pero
complementaria de las dems: obran en vista del fin comn y ayudan a las dems a construirse y
ordenarse conforme a una teologa especfica.

Nosotros la definimos: "Organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben

existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
sealados".
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los
miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la
organizacin. Diferentes metas requieren diferentes estructuras para poder realizarlos.
Los gerentes deben adaptar la estructura de la organizacin a sus metas y recursos, proceso
conocido como diseo organizacional.
La organizacin produce la estructura de las relaciones de una organizacin, y estas relaciones
estructuradas servirn para realizar los planes futuros.

a) La organizacin se refiere a estructurar quizs la parte ms tipica de los elementos que

corresponden a mecnica administrativa.
b) Por lo mismo, se refiere "cmo deben ser las funciones, jerarquas y actividades".
c) Por idntica razn, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que "estn por
estructurarse", ms o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o remoto.
d) La organizacin nos dice en concreto cmo y quin va a hacer cada cosa, en el sentido de qu
puesto y no cul persona.

Su importancia

1. La organizacin, por ser elemento final del aspecto terico, recoge completamente y llega hasta
sus ltimos detalles todo lo que la planeacin ha sealado respecto a cmo debe ser una empresa.
2. Tan grande es la importancia de la organizacin, que en algunas ocasiones han hecho perder de
vista a muchos autores que no es sino una parte de la administracin, dando lugar a que la
contrapongan a sta ltima, como si la primera representara lo terico y cientfico, y la segunda lo
prctico y emprico. Esto es inadecuado, por todo lo que hemos visto antes.
3. Tiene tambin gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos tericos que
Urwiek llama mecnica administrativa, y los aspectos prcticos que el mismo autor conoce bajo la
denominacin de dinmica: entre "lo que debe ser", y "lo que es".

DIRECCIN

Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de lo planeado, por

medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones.
Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado. Existen
dos estratos para obtener stos resultados:
a) En el nivel de ejecucin (obreros, empleados y an tcnicos), se trata de hacer "ejecutar",
"llevar a cabo", aqullas actividades que habrn de ser productivas.
b) En el nivel administrativo, o sea, el de todo aqul que es jefe, y precisamente en cuanto lo es,
se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten.
Tienen no obstante su "hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir.
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La
direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que
trabajan con ellos.
Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems que se les unan para lograr el futuro
que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin.
Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor
esfuerzo.
CONTROL

Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se estn cumpliendo
como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa. Todos los gerentes deben
participar en la funcin de control, aun cuando sus unidades estn desempendose como se
proyect. Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido
hasta haber evaluado qu actividades se han realizado y haber comparado el desempeo real con
la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de
manera que conduzcan a la consecucin de las metas de la organizacin. El criterio que determina
la efectividad de un sistema de control es qu tan bien facilita el logro de las metas. Mientras ms
ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organizacin, mejor ser el sistema de control.
El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organizacin la conduzcan
hacia las metas establecidas. Esta es la funcin de control y consta de tres elementos primordiales:
1. Establecer las normas de desempeo.
2. Medir los resultados presentes del desempeo y compararlos con las normas de desempeo.
3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.

Existen tres enfoques diferentes par disear sistemas de control: de mercado, burocrtico y de
clan.

El control de mercado es un enfoque par controlar que se centra en el empleo de mecanismos

de mercado externos, como la competencia de precios y la participacin relativa en el mercado,
para establecer las normas empleadas en el sistema de control. Este enfoque se emplea

generalmente en organizaciones donde los productos y servicios de la firma estn claramente

especificados, son distintos y donde existe una fuerte competencia de mercado.
El control burocrtico se concentra en la autoridad de la organizacin y depende de normas,
reglamentos, procedimientos y polticas administrativas.
El control de clan, el comportamiento de los empleados se regulan por los valores, normas,
tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura de la organizacin que son
compartidos.
El control es importante, por que es el enclace final en la cadena funcional de las actividades de
administracin. Es la nica forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se estn
cumpliendo o no y por qu s o por qu no.
Este proceso permite que la organizacin vaya en la va correcta sin permitir que se desve de
sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las acciones de los
empleados, pero el establecimiento de normas tambin es parte inherente del proceso. Y las
medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la prctica, el proceso administrativo no
incluye los elementos aislados mencionados, sino un grupo de funciones interrelacionadas.

La redaccin administrativa

El objetivo principal de la redaccin administrativa es la comunicacin que se da entre

entidades estatales y/o personas naturales, cuyo contenido se enfoca en asuntos especficos
relacionados al trabajo dentro de un ordenamiento legal.
Los planteamientos que a continuacin se presentan tienen un amplio alcance, pudindose
aplicar en cualquier dependencia, pblica o privada.
La redaccin administrativa est compuesta de tres categoras:
La correspondencia

Comprende todos los documentos elaborados con carcter oficial que son usados en el
proceso de comunicacin entre diferentes autoridades y entre las autoridades con
particulares.
Publicaciones

Se refiere a los documentos autorizados que contiene informacin indispensable para

facilitar el cumplimiento de las funciones de las organizaciones.
Formatos

Los formatos son documentos impresos de uso general autorizados en algunas

dependencias, que tienen como objetivo facilitar la presentacin de la informacin en forma
organizada, ordenar y acelerar el trmite administrativo as como agilizar la redaccin. El
tipo de formatos a ser utilizados depender de la institucin, siendo por lo general los
formatos de espacios en blanco los que gozan de mayor demanda ya que permiten el
llenado de la informacin.

La comunicacin escrita
La redaccin administrativa, como parte del proceso de comunicacin, es tambin un
proceso que se caracteriza por estar sujeta a un formulismo pre establecido en el que
intervienen una fuente o emisor tambin llamado comunicador, y un destinatario o receptor,
tambin llamado comunicado.
El objetivo de la comunicacin escrita es la de informar y permitir que las partes
intervinientes puedan entender lo que una o ambas buscan expresar.

Caractersticas de la redaccin administrativa

Unidad

Cada documento debe enfocarse en un tema principal o asunto. Cuando se busca abordar
dos o ms temas o asuntos que no estn relacionados, se debe hacer un documento por
separado para cada uno de ellos, en funcin a las necesidades de comunicacin existente.
Coherencia

Los diversos puntos a ser expuestos en una comunicacin escrita debern mantener un
orden lgico y concatenado, buscando que cada uno de ellos tengan relacin entre si. La
existencia de incoherencias har que el proceso de comunicacin se torne difcil para una
de las partes, principalmente el destinatario o comunicado.
Objetividad

El motivo principal o idea del documento debe ser expresado claramente en el Asunto del
comunicado como documento.
Claridad

El documento deber ser escrito de tal manera que sea de fcil lectura y entendimiento,
permitiendo al comunicador transmitir ntegramente el motivo principal.
Precisin

Lo expresado en una comunicacin escrita debe manifestarse en forma tal que evite la
generacin de dudas o interpretaciones inadecuadas, por lo que el uso apropiado de la
terminologa, ortografa y redaccin es indispensable.
Concisin

El ser conciso implica el uso adecuado de oraciones simples y breves, que permitan
expresar claramente lo que se busca en pocas palabras. Es recomendable evitar el uso de
metforas, palabras rebuscadas, expresiones idiomticas en desuso, entre otras, que
fomenten la creacin de contenido escrito innecesario.
Vocabulario

El uso de una lengua deber ser respetada a travs del proceso de comunicacin, con la
finalidad de mantener un vocabulario homogneo que el destinatario pueda entender con
claridad. En tal sentido, si hablamos de comunicacin en castellano, es recomendable

utilizar vocabulario adecuado en castellano para comunicar lo que queremos. Sin embargo,
en algunas circunstancias, el uso de vocabulario de lenguas extrajeras es aceptado, sobre
todo si se refiere a terminologa especializada sobre temas que tanto el comunicador como
el comunicado conocen.