Manual Excel Avanzado 2007

Tecnolgico Nacional
Manuel Olivares Rodrguez
Manual de Excel
Avanzado.
2014
INTAE-MOR
Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.
TABLA DE CONTENIDO
Funciones de base de datos................................................................................ 4
Asistente de Base de datos................................................................................. 6
Funcin Buscar.................................................................................................... 7
Funcin BuscarV.................................................................................................. 9
Buscar H:.......................................................................................................... 11
Listas Desplegables.......................................................................................... 12
Listas desplegables dependientes.................................................................13
Cmo actualizar una lista desplegable en Excel............................................15
Crear frmula para detectar rango................................................................15
Crear la lista desplegable en Excel................................................................16
Informe de tablas y graficos dinamicos.............................................................19
Funcionamiento de las tablas dinmicas.......................................................19
Cmo crear una tabla dinmica.....................................................................22
Crear una tabla dinmica en Excel 2010.......................................................22
Partes de una tabla dinmica.........................................................................26
Dar formato a una tabla dinmica.................................................................27
Formato de valores en una tabla dinmica....................................................28
Filtrar una tabla dinmica.............................................................................. 30
Segmentacin de datos en tablas dinmicas.................................................31
Modificar campos de una tabla dinmica.......................................................33
Quitar un campo de una tabla dinmica........................................................33
Mover un campo de una tabla dinmica........................................................33
Nuevo campo en una tabla dinmica.............................................................34
Consolidar datos en Excel con tablas dinmicas............................................34
Datos a consolidar en Excel...........................................................................34
Campos calculados........................................................................................ 37
Crear un grfico dinmico.............................................................................. 39
Mover un grfico dinmico............................................................................. 41
Mover un grfico dinmico a otra hoja...........................................................41
Modificar el estilo de un grfico dinmico......................................................42
Cambiar origen de datos de una tabla dinmica...........................................42
Subtotales......................................................................................................... 43
Subtotales anidados...................................................................................... 45
Consolidar Hojas de Trabajo.............................................................................. 47
|Departamento de
Informtica
Funciones de base de datos

Las funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con
informacin que est organizada como una bases de datos, es decir, que
se encuentra en un rango de celdas donde la primera fila tiene los ttulos
de cada columna. Estas fuciones nos permiten contar, sumar, multiplicar
los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e
inclusive podremos extraer un registro que cumpla con ciertas
condiciones.
FUNCIN
BDCONTAR
BDCONTARA
BDMAX
BDMIN
BDPRODUCT
DESCRIPCIN
Cuenta las celdas que contienen nmeros en el campo
(columna) de registros de la base de datos que cumplen
las condiciones especificadas.
Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en
el campo (columna) de los registros de la base de datos
que cumplen las condiciones especificadas.
Devuelve el nmero mximo en el campo (columna) de
registros de la base de datos que coinciden con las
condiciones especificadas.
Devuelve el nmero menor del campo (columna) de
registros de la base de datos que coincide con las
condiciones especificadas.
Multiplica los valores del campo (columna) de registros
|Departamento de
Informtica

O
BDPROMEDIO
BDSUMA
en la base de datos que coinciden con las condiciones

especificadas.
Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista
o base de datos que cumplen las condiciones
especificadas.
Suma los nmeros en el campo (columna) de los
registros
que
coinciden
con
las
condiciones
especificadas.
Nota: Consulta la sintaxis de cada funcin haciendo clic sobre su

nombre.
Sintaxis:
BDFuncin (base_de_datos; nombre_de_campo; criterio
Procedimiento
1.
2.
3.
4.
5.
Escribir el criterio en cualquier lugar de la hoja

Insertar funcin
En categora, seleccionar Base de datos
Seleccionar bdcontar, bdpromedio,bdmax, bdmin o bdsuma
Seleccionar el rango de inicio y fin de la base de datos en Base de
datos
6. Seleccionar el nombre del campo sobre el cual se efectuaran los
clculos Nombre_del_campo
7. Seleccionar el rango donde escribi el Criterio
A
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Informtica
Asistente de Base de datos
Ejercicios1: Base de datos

1. Contar las propiedades cuyo valor sea
mayor de 50000
2. Mostrar el promedio del valor de las
propiedades de la ciudad de Managua
3. Mostrar el valor de la propiedad de
Masaya con el precio ms bajo
4. Visualizar el valor promedio de las
propiedades de Len y Masaya
5. Totalizar el valor de las propiedades que
tipo sean casa y estn ubicadas en el
Dpto. de Len
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Informtica
Funcin Buscar
Devuelve un valor procedente de un rango de una fila o columna o de
una matriz. La funcin BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: vectorial y
matricial. La forma vectorial de BUSCAR busca en un rango de una fila o
de una columna un valor (vector) y devuelve un valor desde la misma
posicin en un segundo rango de una fila o de una columna.
La forma matricial de BUSCAR (la que estudiaremos), busca el valor

especificado en la primera fila o en la primera columna de la matriz y
devuelve un valor desde la misma posicin en la ltima fila o columna
de la matriz.
Sintaxis:
Buscar (Valor_bscado; Matrz)
Ejemplo: Una empresa dedicada la distribucin y venta de bebidas
refrescantes, ha decidido (como mtodo de promocin y va de
investigacin de mercado) premiar a aquellos consumidores que poseen
etiquetas de los refrescos de dos litros.
Al cabo de un mes de elabora la lista de los primeros ganadores,
incluyendo los puntos obtenidos por cada uno. En la 3ra. Columna
deber aparecer el premio que corresponda a cada ganador:
Se trata de confeccionar dicha lista de modo que el premio conseguido
por cada ganador aparezca automticamente en la 3ra columna solo con
introducir el nmero de puntos obtenidos.
Transcriba los datos de la tabla.
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Informtica
Pasos para aplicar la funcin Buscar.

1. Seleccione insertar funcin.
2. En
categoras
busque
funciones
de
bsqueda y referencias.
3. Selecciones la funcin buscar.
4. Se abre un cuadro de dialogo en donde debe
seleccionar la opcin valor_buscado, matrz.
5. Seleccionemos cada uno de los
rangos y presionemos F4 para
fijar la funcin.
6. Haga clic en aceptar.
Tambin
puede
hacerlo desde la
celda escribiendo la
funcin:
Aplicar la funcin
buscar
en
la
columna C, en la
celda 10, seleccionemos el valor buscado que es el rango de celdas
B10:B15, luego seleccionemos la matriz que en este caso es el rango de
celdas A2:B6.
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Informtica
Funcin BuscarV
Esta funcin se utiliza cuando son ms de dos columnas. Use BUSCARV
cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna a la
izquierda o de los datos que desee encontrar.
Sintaxis:
Buscar V (Valor_buscado; matriz_buscar_en; Indicador; ordenado)
Dnde:
Valor buscado: es lo el rango que deseamos encontrar en base a la tabla
matriz.
Matrz_buscar_en: Es el rango de celdas que contiene los datos. Puede
usar una referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un nombre de
rango.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores

que busca valor_buscado.
Indicador: Es un nmero de columna del argumento matriz _ buscar
en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el
argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor
de la primera columna del argumento matriz_buscar en.
Ordenado: Es un valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una
coincidencia exacta o aproximada:
1. Si omite ordenado o es VERDADERO, devolver una coincidencia
exacta o aproximada. Si no encuentra ninguna coincidencia
exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior
a valor_buscado.
2. Si el argumento ordenado es FALSO, BUSCARV solo buscar una
coincidencia exacta. Si hay dos o ms valores en la primera
columna
de matriz_buscar_en que
coinciden
con
el
argumento valor_buscado, se usar el primer valor encontrado. Si
no se encuentra una coincidencia exacta, se devolver el valor de
error #N/A.
Ejemplo.
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Informtica

1. Transcrbalos siguientes datos.
2. Seleccionamos el rango B10_B15, luego la matriz que es el rango

de celdas A2:D6, y luego seleccionamos el indicador que en este
caso es 3, por que deseamos ingresar los premios 2 y como estos
son la columna 3 entonces nuestro indicador es 3 y por ultimo
ingresamos ordenado Falso.
Nota: Tambien puede utilizar el asisente de funciones en

categoras, bsqueda y referenciar, funcin buscar V y seguir las
instrucciones del asistente.
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Informtica
10
Buscar H:
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y,
a continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila
especificada en la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los valores de
comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla
de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un
nmero especificado de filas.
Sintaxis
BUSCARH (valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; ordenado)
Dnde:
Valor_buscado
es el valor que se busca en la primera fila de la tabla.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en
es una tabla de informacin en la que se buscan los
datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.
Indicador_filas
es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual
debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el
valor de la primera fila en matriz_buscar_en;
Indicador_filas
es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual
debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el
valor de la primera fila en matriz_buscar_en;
Ejemplo:
1. Transcriba los siguientes datos.
2. Seleccionemos toda la tabla y copies dicha tabla.

3. Abrimos una nueva hoja de clculo y en grupo
portapapeles busquemos las opciones del comando
pegar selecciones la opcin transponer.
4. Una vez copiado los datos observe el resultado.
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Informtica
11

5. Nos ubicamos en la hoja donde tenemos los resultados de
ganadores seleccionemos la celda C3 para crear la funcin.
a. Dnde:
Valor buscado es la celda B2.
Matriz es toda la tabla de pegado especial.
Indicador es el nmero de celda de la fila que deseo
encontrar es este caso es 3.
Ordenado es verdadero porque es un valor aproximado.
Listas Desplegables.
Existen dos formas de realizar esto. Una es haciendo referencia a travs
de Rangos de celdas o realizarlo utilizando un Nombre de Rango que
haga referencia a un rango de celdas.
1. Cree la lista datos o valores que desea desplegar. Esta puede ser del
tipo de dato que usted desee en el
orden que desee.
La lista puede estar en la misma
hoja o en otra.
2. Luego de tener preparada la
lista, seleccione la celda en la cual
quiere que se despliegue la lista.
3. Ahora, vaya Datos,haga click en
Validacin de Datos
4. En la lista de permitir seleccione
Lista
5. En el Origen, seleccione los datos que quiere que contenga la lista,
(ver imagen)
6. Aceptar.
Si desea crear una lista desplegable con
nombres de rangos, cree previamente el
nombre de rango y luego haga referencia
en el origen de la ventana validacin de
datos.
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Informtica
12
Listas desplegables dependientes

En muchas ocasiones podemos necesitar generar listas desplegables,
por medio de la herramienta de validacin de datos, dependientes entre
si, es decir, que en funcin de lo que seleccione en la primera lista se
me habiliten unas u otras opciones en la segunda lista. Como siempre la
solucin es bastante sencilla. Supongamos que tenemos tres productos,
a saber, Coca-Cola, Fanta y Powerade y que cada uno de ellos tiene las
opciones que se muestran en la tabla:
Necesitamos que cuando seleccionemos el producto deseado en la celda
C3 en C6 aparezcan los subproductos correspondientes al producto
seleccionado. Para ello hacemos lo siguiente:
1.
Seleccionamos
el
rango
B12:B15
y
vamos
al
men
Insertar/Nombre/Crear. Por defecto nos pregunta si los nombres estn en
la fila superior de la seleccin y, como as es, aceptamos.
2.
Seleccionamos
el
rango
B17:D21
y
vamos
al
men
Insertar/Nombre/Crear. Por defecto nos pregunta si los nombres estn en
la fila superior y en la columna izquierda, ya que en esta ocasin se
encuentra con texto en ambas zonas. Dejamos marcada slo la opcin
de Fila Superior, que es donde se encuentran los nombres que
utilizaremos.
3. Nos situamos en la celda C3 y vamos al men Datos/Validacin de
datos. Le indicamos permitir Lista y en Origen escribimos =Producto
(que es el nombre del rango que tiene los productos que compondrn
nuestra lista). Aceptamos.
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13

4. Nos situamos en la celda C6 y vamos al men Datos/Validacin de
datos. Le indicamos permitir Lista y en Origen escribimos
=INDIRECTO(C3) y aceptamos.
De esta manera convertimos el nombre del producto seleccionado en C3

en el rango que debe mostrar en C6, ya que los nombres de los rangos
de los subproductos coinciden con los nombres de los productos.
INDIRECTO convierte esta relacin y nos muestra la lista correcta en C6.
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14
Cmo actualizar una lista desplegable en Excel

Para actualizar una lista desplegable en Excel podemos utilizar frmulas
que nos ayudarn a detectar cualquier cambio en el rango sobre el cual
se basa nuestra lista desplegable y por lo tanto se actualizarn
automticamente sus elementos.
Supongamos la siguiente lista de productos que ser incluida dentro de
un control de lista desplegable:
Crear frmula para detectar rango

El primer paso es crear una frmula que identificar el rango donde se
encuentran las celdas que contienen los elementos de nuestra lista. Para
ello utilizar la funcin DESREF la cual devuelve como resultado una
referencia a un rango de celdas en base a ciertos parmetros de
configuracin. Comenzar por escribir la frmula de la siguiente manera:
DESREF(A2,
El primer argumento de la funcin DESREF indica la celda donde iniciar
el rango de los elementos de la lista. Los siguientes dos argumentos de
la funcin DESREF permiten especificar el nmero de celdas que
deseamos movernos a partir de la celda inicial. Ya que no deseo tener un
desfasamiento de la celda A2 escribimos la frmula de la siguiente
manera:
DESREF(A2, 0, 0,
El cuarto argumento de la funcin DESREF nos permite indicar el alto del
rango y por lo tanto es importante utilizar una funcin que nos indique el
nmero adecuado de elementos de la columna A. Para esto utilizar la
funcin CONTARA que cuenta el nmero de celdas no vacas dentro de
un rango. Observa con detenimiento la manera en que utilizo la funcin
CONTARA como el cuarto argumento de la funcin DESREF:
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Informtica
15

DESREF(A2, 0, 0, CONTARA(A:A) - 1)
La funcin CONTARA tiene el argumento A:A que indica que debe tomar
en cuenta toda la columna A. De acuerdo a nuestro ejemplo, la columna
A tiene 4 celdas no vacas que incluyen el ttulo, por esta razn debo
restar uno al resultado de la funcin CONTARA para que me devuelva el
nmero real de elementos en la columna.
De esta manera la funcin DESREF nos ayuda a obtener el rango de
celdas que contienen los elementos que formarn parte de nuestra lista
desplegable en Excel. Este rango es totalmente dinmico ya que si
agregamos un nuevo elemento o eliminamos alguno otro se devolver el
rango de elementos adecuado.
Crear la lista desplegable en Excel
Ahora que ya tenemos la frmula que nos devolver el rango de celdas
adecuado podemos iniciar con la creacin de la lista desplegable.
Selecciona el comando Datos > Herramientas de datos > Validacin de
datos. Se mostrar el cuadro de dilogo Validacin de datos y en la
pestaa Configuracin selecciona la opcin
Lista y en el cuadro de texto origen pega la frmula que acabamos de

construir en los pasos anteriores:
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16
Al pulsar el botn Aceptar se habr creado una nueva lista desplegable

en Excel cuyos elementos son los enlistados en la columna A:
Actualizar la lista desplegable en Excel

Para actualizar los valores de la lista desplegable ser suficiente con
agregar un nuevo elemento en la columna A para que sea incluido
automticamente dentro de la lista desplegable.
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17
Lo mismo suceder si eliminamos algn elemento de la columna A ya

que ser excluido de la lista desplegable. La nica condicin es que
todos los valores de la columna A sean contiguos, es decir, que no
existan celdas en blanco entre ellos.
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Informe de tablas y graficos dinamicos

Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel,
pero tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se
sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de
utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes
cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes
columnas que formarn el reporte.
Funcionamiento de las tablas dinmicas

Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran
cantidad de maneras diferentes para poder obtener la informacin que
necesitamos. En esta ocasin explicar el funcionamiento bsico de una
tabla dinmica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha
informacin sobre las ventas de la compaa entre las cuales se
encuentra una columna con los productos de la empresa, tambin la
ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.
Me han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total

de ventas por producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las
ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para
obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos utilizar una
tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica
nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una
tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:
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19
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra

tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las
filas de nuestra tabla dinmica:
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y

los agrupar en la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos
de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo
mismo para especificar las columnas de la tabla dinmica.
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20
Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern

calculados y resumidos en la tabla dinmica:
As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para

cada combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que
quiero transmitir con este artculo es que las tablas dinmicas te
permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer
comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la
informacin.
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21
Cmo crear una tabla dinmica

Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de
cambiar dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las
columnas o filas de la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro
de cmo crearlas.
Crear una tabla dinmica en Excel 2010

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea
considerar en la nueva tabla dinmica.
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22
Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro

del grupo Tablas de la ficha Insertar.
Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario

podrs ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla
dinmica.
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23
En
este
mismo
cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica
en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn
Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.
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24

Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la
parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en
dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales
podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los
campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o
como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea
correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior,
colocar como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad.
Finalmente como valores colocar el campo Ventas.
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25

De manera predeterminada Excel aplica la funcn SUMA a los valores y
la tabla dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la
siguiente:
Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una

manera fcil y sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos
cmo se pueden elaborar tablas dinmicas ms complejas que
permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.
Partes de una tabla dinmica

Una vez que has aprendido cmo crear una tabla dinmica en Excel es
conveniente detenerse un momento para conocer las partes que la
componen y comprender el funcionamiento de cada una de ellas.
Partes de una tabla dinmica en Excel
Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte
derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas
donde podemos arrastrar dichos campos. Estas reas denotan cada una
de las partes de una tabla dinmica.
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26
Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn

filtros para la tabla dinmica a travs de los cuales podrs
restringir la informacin que ves en pantalla. Estos filtros son
adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas
especificadas.
Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se

mostrarn como columnas de la tabla dinmica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de

la tabla dinmica.
Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la

tabla dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla
dinmica cobra vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan
solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente
una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla
dinmica.
Dar
formato a
una
tabla
dinmica
Una vez que has

creado una tabla
dinmica,
Excel
permite
aplicarle
formato fcilmente
como si fuera una
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27

tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos especiales para aplicar
formato a una tabla dinmica.
La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar
la tabla dinmica para que se muestre.
Formato de valores en una tabla dinmica

En esta ocasin te mostrar cmo dar formato rpidamente a los valores
agrupados de una tabla dinmica de manera de puedan tener el formato
de nmero adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos:
Supongamos la siguiente tabla dinmica:
Para dar formato a los valores

numricos debes hacer clic sobre el
campo correspondiente dentro del
rea Valores.
Del
men
mostrado
debes
seleccionar la opcin Configuracin
de campo de valor.
Se mostrar el cuadro de dilogo. Configuracin de campo de valor.
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28
Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro

de dilogo Formato de celdas donde podrs seleccionar el formato
deseado:
Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de

inmediato se aplicar el nuevo formato a todos los valores de la tabla
dinmica:
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29
Filtrar una tabla dinmica

Puedes filtrar y ordenar la informacin que se encuentra dentro de una
tabla dinmica utilizando los filtros que Excel coloca de manera
predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de
fila.
Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la informacin ser
resumida y solamente mostrar un subconjunto de los datos de la tabla
dinmica.
Filtrar una tabla dinmica
Puedes filtrar y ordenar la informacin que se encuentra dentro de una
tabla dinmica utilizando los filtros que Excel coloca de manera
predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de
fila.
Al seleccionar cualquier
de las opciones del filtro,
la
informacin
ser
resumida y solamente
mostrar
un
subconjunto
de
los
datos
de
la
tabla
dinmica.
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30

Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono
predeterminado para indicar que ese campo est siendo actualmente
filtrado
Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes
hacer clic en el botn de filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.
De igual manera puedes ordenar
instantneamente los valores de la
tabla dinmica. Solamente haz clic
sobre el botn de Etiquetas de fila o
Etiquetas de columna y elige la
opcin Ordenar de A a Z o la opcin
Ordenar de Z a A.
Segmentacin de datos en tablas dinmicas

La segmentacin de datos en tablas dinmicas es una nueva
caracterstica de Excel 2010 que permite hacer un filtrado de los datos
dentro de una tabla dinmica. De esta manera puedes filtrar fcilmente
la informacin por ms de una columna.
En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla
dinmica y posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo
Ordenar y filtrar debers hacer clic sobre el comando Insertar
Segmentacin de datos.
|Departamento de
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31
Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos.

En este cuadro debers seleccionar
los campos que deseas utilizar como
filtros en la tabla dinmica y Excel
colocar un filtro para cada campo
seleccionado:
Para filtrar la informacin de la tabla

dinmica es suficiente con hacer clic
sobre cualquiera de las opciones del filtro.
Excel ajustar la informacin de la tabla dinmica de
acuerdo a las opciones seleccionadas. Para mostrar
de nuevo toda la informacin puedes hacer clic en el
botn Borrar filtro que se encuentra en la esquina
superior derecha de cada panel.
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32
Podrs agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla

dinmica, lo cual te permitir hacer un buen anlisis de la informacin.
Modificar campos de una tabla dinmica

Las tablas dinmicas son muy fciles de manipular y de modificar. Excel
permite cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y
reestructurar la informacin con tan solo arrastrar los nuevos campos.
Quitar un campo de una tabla dinmica

Para remover un campo arrstralo fuera del rea donde se encuentra y
cuando el puntero del ratn se convierta en una X suelta el botn del
ratn para eliminar el campo. Otra manera de
eliminar el campo es haciendo clic sobre l y
seleccionar la opcin Quitar campo
Mover un campo de una tabla

dinmica
Para mover un campo ya existente hacia una
nueva ubicacin solamente arrstralo de un
|Departamento de
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33

rea a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de
men que permiten mover el campo a cualquiera de las reas
disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a rtulos de fila, Mover a
rtulos de columna o Mover a valores.
Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y
viceversa.
Nuevo campo en una tabla dinmica

Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la
lista de campos hacia el rea deseada. Tambin puedes marcar la caja
de seleccin del campo lo cual har que sea agregado a alguna de las
reas predeterminadas.
Las tablas dinmicas son un

elemento
de
anlisis
de
informacin
de
Excel
muy
poderoso y esa fortaleza proviene
de la facilidad que provee para
manipular la informacin de
acuerdo a tus necesidades.
Consolidar datos en Excel con tablas dinmicas

Frecuentemente necesitamos consolidar datos en Excel pero la tcnica
que utilicemos depende mucho del tipo de consolidacin a realizar as
como la manera en como se encuentre las fuentes de datos.
En esta ocasin mostrar la tcnica de consolidacin de datos en Excel
con tablas dinmicas. Este mtodo no solamente consolidar los datos
sino que tendrs un reporte flexible al mismo tiempo sin mayor esfuerzo.
Datos a consolidar en Excel
Para este ejemplo, tengo tres hojas de Excel. Cada una de las hojas tiene
las ventas de los tres vendedores en la empresa en los primeros 2
meses del ao.
|Departamento de
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34
El reporte que necesito realizar es sobre las ventas del mes de enero y
febrero. Para iniciar debo abrir el Asistente para tablas y grficos
dinmicos con el atajo de teclado ALT+T+B, o bien puedes agregar el
botn a la barra de acceso rpido, el botn se llama Asistente para
tablas dinmicas.
Seleccionamos la opcin Rangos de consolidacin mltiples y tambin la
opcin Tabla dinmica. Al pulsar el botn siguiente deber seleccionar la
opcin Crear un solo campo de pgina.
|Departamento de
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35
En el siguiente paso debers agregar los rangos de cada una de las

tablas en las diferentes hojas de Excel:
Finalmente hago clic en Siguiente

y en el ltimo paso selecciono la
opcin Hoja de clculo nueva que
significa que Excel crear una
nueva hoja en mi libro donde
pondr
el
resultado.
A
continuacin puedes ver los
datos consolidados:
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36
Puedes dar el detalle final a esta tabla dinmica aplicando un formato de

nmero a las celdas.
Campos calculados
Calcular una comisin para cada vendedor, directamente en las tablas
dinmicas?
S, se puede.
De hecho ese es el ejemplo que voy a usar para mostrarte cmo se
puede agregar una columna adicional en la tabla dinmica, sin tener que
modificar tu base de datos original.
Imagina que tienes una base de datos en la que
tengas estas dos columnas. Te interesa hacer un
reporte por vendedor con su respectivo monto de
ventas.
Si sigues los pasos para crear una tabla dinmica
tendrs como resultado algo parecido a esto:
|Departamento de
Informtica
37

Pero, necesitas asignar una comisin del 10% a aquellos que lograron un
total de ventas mayor a $3,000
Cmo calculamos eso en las tablas dinmicas?
1.
Pincha en cualquier celda dentro de tu tabla

dinmica.
2.
Pincha en la pestaa Opciones.
3. Ahora pincha en el botn Campos, elementos y conjuntos. Luego

selecciona la opcin Campo calculado como te muestro en la
imagen:
4. Aparecer un cuadro de dilogo como el de la siguiente imagen,
en el que debes hacer lo siguiente:
Escribe el nombre de la nueva
columna Comisin
- Escribe la frmula que se usar
para calcular la nueva columna
= SI(Ventas > 3000, Ventas * 0.1,
0)
5- Pincha sobre el botn Sumar (3 Vers que la nueva columna se
agreg a la lista de campos disponibles:
|Departamento de
Informtica
38

Vers que la nueva columna se agreg a la lista de campos disponibles:
Solo debes pinchar sobre el botn Aceptar y vers una nueva columna
en tu tabla dinmica.
El resultado ser ste:
Crear un grfico dinmico

Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una
tabla dinmica y que se ajusta automticamente al aplicar cualquier
filtro sobre la informacin. Con este tipo de grfico podrs ayudar en la
compresin de los datos de una tabla dinmica.
Cmo crear un grfico dinmico en Excel

Para crear un grfico dinmico debes
hacer clic sobre cualquier celda de la
tabla dinmica que servir como base
del grfico y posteriormente hacer
clic sobre el comando Grfico
dinmico que se encuentra dentro del
grupo
Herramientas de
la ficha Opciones.
Se mostrar el
cuadro de dilogo
|Departamento de
Informtica
39

Insertar grfico de donde podrs seleccionar el tipo de grfico que
deseas utilizar.
Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en

la hoja de trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de
aplicar algn filtro sobre la tabla dinmica:
De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de
filtrado que aparecen dentro del grfico dinmico:
|Departamento de
Informtica
40

Para eliminar un grfico dinmico solamente debes seleccionarlo y
pulsar la tecla Suprimir.
Mover un grfico dinmico

Es probable que encuentres til el mover un grfico dinmico a su propia
hoja de Excel para poder trabajar con l de manera independiente e
inclusive aplicar algn estilo y formato personalizado.
Mover un grfico dinmico a otra hoja

Para mover un grfico dinmico debes seleccionarlo y posteriormente
seleccionar el comando Mover grfico que se encuentre en el grupo
Ubicacin dentro de la ficha Diseo.
Se mostrar el cuadro de dilogo Mover grfico y podrs seleccionar una

nueva hoja donde ser colocado.
|Departamento de
Informtica
41
Modificar el estilo de un grfico dinmico

Ya sea que muevas el grfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su
ubicacin original puedes modificar su estilo con los comandos de la
ficha Diseo, Presentacin y Formato:
Dentro de la ficha Diseo encontrars los comandos necesarios para

seleccionar un nuevo estilo del grfico dinmico. Con los comandos de la
ficha Presentacin podrs personalizar an ms el grfico dinmico
agregando ttulos, rtulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha Formato
permitir refinar los estilos de forma del grfico creado.
Cambiar origen de datos de una tabla dinmica
Es probable que el origen de datos de una tabla dinmica haya
cambiado de ubicacin y ahora tengas que considerar este cambio en tu
tabla dinmica. A continuacin unos pasos muy sencillos para modificar
el origen de los datos.
Haz clic sobre la tabla dinmica y selecciona el comando Cambiar origen
de datos que se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.
|Departamento de
Informtica
42
Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla

dinmica el cual te permitir ampliar (o reducir) o cambiar el rango de
los datos de la tabla dinmica.
Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos

que has especificado.
Subtotales
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una lista, nos
referimos a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los
campos de la lista.
Un ejemplo sera una tabla de vehculos clasificados por marca y
modelo; y queremos averiguar el costo total de cada marca.
Copie la siguiente tabla y realizaremos un subtotal por marca
|Departamento de
Informtica
43
VEHICULOS
MARCA
MODELO
AOS
COSTO
$
Ford
Fiesta
16,000.00
$
Peugeot
205
16,000.00
$
Ford
Fussion
17,500.00
$
Opel
Zafirra
18,500.00
$
Opel
Vectra
17,600.00
$
Seat
Crdoba
17,250.00
Peugeot
306
16,300.00
Seat
123-
4-
5-
6-
para
$ Pasos
crear
$ subtotal:
Len
3
15,800.00
Ordene la tabla por la columna Marca mantenga
seleccionada la tabla.
Haga clic en la pestaa
Datos en el grupo Esquema
selecciones
el
comando
Subtotal.
Se abre un cuadro de dialogo,
seleccione en para cada
cambio Marca.
En usar Funcin: elije la opcin
suma, en agregar subtotal
seleccione la opcin Costo.
Aceptar
Este es el resultado:
|Departamento de
Informtica
44
Subtotales anidados
En este tema se muestra cmo utilizar los subtotales anidados, es decir,
insertar subtotales de grupos ms pequeos, donde, ya existen otros
subtotales, puede utilizar distintas funciones en una misma hoja y con
los mismos datos.
En otras palabras es una funcin que contiene otra funcin por lo que se
les denomina anidados. En el ejemplo a continuacin, los subtotales de
cada reporte estn en una lista que ya tiene subtotales para cada
regin.
Insertar subtotales anidados

Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en el
siguiente formato: cada columna tiene un rtulo en la primera fila,
contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el
rango.
Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna
de subtotales exteriores, despus por la siguiente columna interior de
los subtotales anidados
Transcriba la siguiente tabla.
|Departamento de
Informtica
45

VENDEDORES
Vendedor
Carlos
Luis
Roberto
Carlos
Luis
Luis
Roberto
Carlos
Carlos
Roberto
Roberto
Luis
Carlos
Roberto
Roberto
Luis
Ao
2006
2006
2007
2007
2006
2007
2006
2007
2006
2007
2006
2007
2006
2006
2007
2007
Producto
Carnes
Lcteos
Bebidas
Carnes
Lcteos
Bebidas
Carnes
Lcteos
Bebidas
Carnes
Lcteos
Bebidas
Carnes
Lcteos
Bebidas
Carnes
Region
Norte
Norte
Centro
Centro
Norte
Centro
Centro
Norte
Centro
Norte
Centro
Norte
Centro
Norte
Centro
Norte
Ventas
40000
25000
60000
35000
20000
30000
60000
30000
60000
30000
25000
37000
90000
71000
56000
70000
Crear un subtotal que muestre el resumen de los datos para cada

cambio en vendedor, la funcin que utilizara ser mximo y el campo
sobre el que se realizara el subtotal ser ventas.
Agregar un subtotal anidado que muestre otro resumen de datos por
ao, la funcin a utilizar ser suma y el campo sobre el que se calculara
ser ventas.
Procedimiento
1- Ordene la tabla por vendedor y mantenga seleccionado los
datos.
2- Ir a la pestaa Datos en el grupo esquema seleccione en
comando Subtotales
3- En la lista para cada cambio seleccione Vendedor
4- En funcin seleccione Max
5- En agregar subtotal seleccione Ventas
6- Haga clic en el botn Aceptar.
7- Para realizar el subtotal anidado haga clic en la pestaa Datos,
grupo Esquema seleccione el comando Subtotal.
8- En la lista para cada cambio en, seleccione Ao
9- En funcin seleccione suma.
|Departamento de
Informtica
46

10- En agregar subtotal seleccione Ventas
11- Desactivar opcin reemplazar subtotales actuales si sta se
encuentra activa
12- Haga clic en el botn Aceptar.
13- Observe el resultado.
Consolidar Hojas de Trabajo

Esta herramienta sirve para obtener datos de dos o ms libros y obtener
un resultado, a partir de estos, en un libro nuevo; por ejemplo puede
tener los volmenes de ventas de varios almacenes por mes en libros
distintos y con esta herramienta puede crear uno nuevo con la suma
anual de cada almacn.
Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidacin de hojas de trabajo
puede ser una compaa que dispone de varios departamentos, cada
uno de ellos con un presupuesto, para conocer el presupuesto total de la
empresa, crearamos una hoja dependiente y los libros fuentes seran los
libros de los departamentos con sus prepuestos.
Nota: el consolidado se puede hacer en una nueva hoja o en la hoja
actual.
Enero 2014
Ingreso
500, 000
Gasto
300, 000
Beneficio 200, 000
|Departamento de
Informtica
47

Pasos para consolidar datos:
1.
Ir a la pestaa Datos, ubicarse en el

grupo
herramientas
de
datos
y
seleccionar el comando consolidar.
2. Nos aparece un cuadro de
dialogo en como se observa en
la imagen.
3. En Funcin: seleccione la funcin
suma.
4. En
Referencia:
vamos
seleccionando las celdas donde
estn los datos que deseas
consolidar.
5. Haga clic en Agregar para aadir
las celdas seleccionadas a la
lista de todas las referencias,
6. Haz clic nuevamente en Agregar,
para seleccionar otro rango.
7. Activa la casilla columna izquierda Fila superior y columna
izquierda
8. Aceptar.
Este ser el resultado de la suma de ingreso, gasto y beneficio de
Diciembre 2008 a Febrero 2009.
Ingreso
130, 000
Gastos
720, 000
Beneficios 630, 000
|Departamento de
Informtica

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Tecnolgico Nacional

Manuel Olivares Rodrguez

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Funciones de base de datos

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

en la base de datos que coinciden con las condiciones

Nota: Consulta la sintaxis de cada funcin haciendo clic sobre su

Escribir el criterio en cualquier lugar de la hoja

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Asistente de Base de datos

Ejercicios1: Base de datos

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

La forma matricial de BUSCAR (la que estudiaremos), busca el valor

Transcriba los datos de la tabla.

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Pasos para aplicar la funcin Buscar.

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

2. Seleccionamos el rango B10_B15, luego la matriz que es el rango

Nota: Tambien puede utilizar el asisente de funciones en

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

2. Seleccionemos toda la tabla y copies dicha tabla.

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Listas desplegables dependientes

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

De esta manera convertimos el nombre del producto seleccionado en C3

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Cmo actualizar una lista desplegable en Excel

Crear frmula para detectar rango

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Lista y en el cuadro de texto origen pega la frmula que acabamos de

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Al pulsar el botn Aceptar se habr creado una nueva lista desplegable

Actualizar la lista desplegable en Excel

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Lo mismo suceder si eliminamos algn elemento de la columna A ya

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Informe de tablas y graficos dinamicos

Funcionamiento de las tablas dinmicas

Me han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern

As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Cmo crear una tabla dinmica

Crear una tabla dinmica en Excel 2010

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una

Partes de una tabla dinmica

Manual de Excel Avanzado: Listas Desplegables.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn

Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se

Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de