CLASIFICACIN D E FORMULARIOS

Proceso por medio del cual se efecta una agrupacin de los form
con base a un criterio en especfico. La clasificacin de los formularios pue
hecha con base en diferentes criterios, algunos de ellos pueden ser:
>
>
>
>
>
>

Organigrama de la empresa
Grado de intervencin de un computador
Su tamao
Su propsito
El nmero de copias
Combinacin de los anteriores.

1. Con base en el organigrama d la empresa:

Una de las formas ms sencillas de clasificacin de los formular
constituye el tomar en cuenta los organigramas de la empresa. De esta
podemos tener formularios clasificados por cada una de las reas en la est
de la organizacin.

CONTRALORIA

TESORERA

CONTABILIDAD

SISTEMAS
_

> Ordenes
pago
> Formato
cheque
> Recibos
cobro
> Relacin
pago

de
de
de
de

> Vouchers
> Nota
de
dbito
> Nota
de
crdito
> Conciliacin
Bancaria

> Solicitud de
servicios
> Diseo
de
registro
> Reporte de
proceso

14

k
i

SE
GE

> Recei
de llama<
> Inforn
recepcii
> Salid?
materiale

2. Con base en el grado de intervencin de un computador

Bajo este esquema los formularios pueden clasificarse tomando en cuenta
la utilizacin de un computador para su elaboracin siempre va a depender de su
forma y su utilizacin.
3. Con base en su tamao
Las medidas se establecen basadas en las normas emitidas por ISO,
organismo internacional para la normalizacin. Tambin las medidas de un
formulario son establecidas con base en pulgadas tanto de ancho, como de alto.
Como:

Tamao
Carta
Oficio
Sobre

Medida
8 /
8 y
4 1/8
1

11 pulgadas
14 pulgadas
x 9 Yz pulgadas

Nota: Normalizacin de Formulario

Los papeles tambin requieren normas que establezcan caractersticas y
dimensiones racionales, definiciones sistemticas y mtodos estables de
recepcin. En Argentina la norma IRAM 3001 disponible desde hace ms de 50
aos es el mejor instrumentos para eliminar perjuicios que ocasiona la profusin
desordenada de tamaos arbitrarios de papeles. Su formatos concuerdan con las
recomendaciones del organismo internacional de normalizacin ISO, que se sigue
casi universalmente y no hay otra norma utilizable.

Ventajas de la normalizacin:
> Reduccin considerable del desperdicio de papel.
> Disminucin considerable de la inversin en existencia de papel, por
reducir la diversidad irracional de sus tamaos a un mnimo normalizado.
> Normalizacin de los elementos dependientes: sobres, carpetas, etc.
> Simplificacin de la compras.
> Reemplazo del control aleatorio del exceso de tamao imprecisos por
regias de recepcin sencilla y terminantes.
> Simplificacin del manejo de os papeles y el archivo sistemtico.

orma I R A M 3001
>mienda la adopcin de formatos bsicos. E l s i s t e m a q u e propicia
un formato rectangular (A0) c u y o s l a d o s miden 841 mm por 1 1 8 9
i metro c u a d r a d o d e superficie, a partir del cual s e obtiene u n a
a "A" d e formatos segn las reglas d e la biparticin, s e m e j a n
d e t a l l a d a s , c a d a formato s e d e s i g n a c o n la letra "A" preced
un nmero q u e indica respectivamente, el nmero d e duplicacic
s n e c e s a r i a s p a r a obtenerlo.

SEMEJANZA

BIPARTICIN

T
_ _

Y/4

X'2

Y/2

/ Y / 2
X

rmatos normalizados d e la s e r i e "A" s o n en mm:

A0
A1
A2
A3

=841
=594
= 420
= 297

x 1189
x 841
x 594
x 420

A4 = 210 x 297
A 5 = 148 x 2 1 0
A 6 = 106 x 1 4 8

ido las c o m p o s i c i o n e s del formulario o planilla requieren u n a extei

a c o n s e j a b l e s e s t a s hojas:
3
4

x
x

A4 =
A4 =

297 x 630
297 x 840

ie a tres y cuatro v e c e s el formulario A 4 yuxtapuesto.

4. Con base en su propsito.

Cuando clasificamos los formularios con base en su propsito, stos deben
ser ubicados tomando en cuenta el objetivo para el cual fueron diseados. De esta
manera se pueden tener formas para:
>
>
>
>
>
>

Registros contables
Efectuar solicitudes
Comunicar rdenes
Anlisis
Elaboracin de informes
Registro operaciones diferentes a las operaciones contables

5. Con base en el nmero de copias

Se agrupan como su nombre lo indica con base a! nmero de copias que
contiene.

CODIFICACION DE FORMULARIO

Las formas son clasificadas y estn deben ser codificadas con base en los
mtodos mas utilizados para codificar los formularios que s o n :
>
>
>

Mtodo nemotcnico
Mtodo de bloques
Mtodo Alfanumrico

Ejemplo:
CONTRALORIA

02

04
TESORERA

>
Ordenes de pago
OP-0201-001
>
Formato
de
Cheque CH-0201-002
>
Recibos de cobro
RC-0201-003

I CONTABILIDAD

02J

SISTEMAS

>
Vouchere
VC0202-001
>
Nota de dbito
ND-0202-002
>
Nota de crdito
NC-0202-003

>
Relacin de pago
RP-0201-004

17

03

SERVICIOS
rtFNFRAI

FS

>
Conciliacin
Bancaria CB-0202-004

BIBLIOGRAFIA

Fernando Catacora Carpi (UCAB)

Sistemas y Procedimientos Contables
MC GRAW HILL INTERAMERICANA DE VZLA S.A CARACAS VZLA

20

lilil

II

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