En esta unidad estudiaremos qu son las Macros, en qu nos pueden ayudar y cmo crear

macros automticamente. Esta unidad tratar de manera muy sencilla el tema de macros sin
entrar en profundidad con el lenguaje de programacin utilizado por MS Excel, el Visual Basic
Application (VBA), ya que esto ocupara un curso entero y se sale del objetivo del curso.

Introduccin
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una
serie de caractersticas especficas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas,
los formatos de los clculos y caractersticas similares, perdemos mucho tiempo en formatear
todo el libro si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola,
aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas
tareas.

Crear una macro

automticamente
La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros
del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las
traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos
conocimientos de programacin.
Para grabar una macro debemos
acceder al men Herramientas y
abrir el submen Macro y dentro de
este submenu seleccionar la opcin
Grabar nueva macro...
Adems de esta opcin en el
men podemos encontrar las
siguientes opciones:
Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.
Seguridad... - Con esta opcion podemos cambiar el nivel de seguridad para evitar
MacroVirus.
Editor de Visual Basic - Con esta opcin accedemos al editor de Visual Basic.
Editor de secuencias de comando de Microsoft - Esta funcin solo estar activa si la
hemos instalado.

Al seleccionar la opcin Grabar nueva

macro..., lo primero que vemos es el cuadro
de dilogo Grabar macro donde podemos dar
un nombre a la macro (no est permitido
insertar espacios en blanco en el nombre de la
macro).

Podemos asignarle un Mtodo abreviado: mediante la combinacin de las tecla CTRL +

"una tecla del teclado". El problema est en encontrar una combinacin que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro
de macros personal o en otro libro.
En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o cualquier otro dato
que creamos conveniente.

Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a continuacin

aparece la barra Macro
fijamos en la barra de estado

donde tenemos la opcin de detener la grabacin. Y si nos

nos informa de que est grabando.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no
seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que si seleccionamos alguna celda
posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la seleccin nos puede ocasionar problemas de
celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botn Detener
de la barra Macro, si por alguna razn de configuracin no nos ha aparecido esa barra,
podemos detener la grabacin accediendo al men Herramientas - Macro - Detener
grabacin.

Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea,
ser necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones
de la macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro
debemos acceder al men
Herramientas - Macro Macros... y nos aparece el
cuadro de dilogo Macro
como el que vemos en la
imagen donde tenemos
una lista con las macros
creadas.
Debemos seleccionar la
macro deseada y pulsar
sobre el botn Ejecutar.
Se cerrar el cuadro y se
ejecutar la macro.

En cuanto al resto de botones:

Cancelar - Cierra el cuadro de dilogo sin realizar ninguna accin.
Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin abriendo el editor de
programacin de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el cdigo de la
macro. Estos dos ltimos botones son para los que sapan programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de mtodo
abreviado (combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la macro sin necesidad de
utilizar el men) y la descripcin de la macro.

Crear una macro manualmente

Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programacin
en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programacin en el que se
basa el VBA de Excel. Si no tienes esta base puedes saltarte este punto del tema.
Si quieres recordar los conceptos bsicos de programacin, visita nuestro bsico
Primero debemos abrir el editor Visual Basic, y para eso accedemos al men Herramientas
- Macro - Editor de Visual Basic o presionamos la combinacin de teclas Alt + F11.
Para ver el entorno de desarrollo de programacin del editor Visual Basic visita nuestro
bsico.

Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un mdulo de trabajo que es
donde se almacena el cdigo de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar
un mdulo accedemos al men Insertar - Mdulo.
A continuacin debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una funcin (en el caso
que devuelva algn valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no deviuelve ningn
valor).
Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al men Insertar Procedimiento...
Nos aparece un cuadro de dilogo como
vemos en la imagen donde le damos el
Nombre: al procedimiento/funcin sin
insertar espacios en su nombre.
Tambin escogemos de qu Tipo es, si es
un Procedimiento, Funcin o es una
Propiedad.
Adems podemos seleccionar el mbito
de ejecucin. Si lo ponemos como Pblico

podremos utilizar el procedimiento/funcin desde cualquier otro mdulo, pero si lo creamos

como Privado solo podremos utilizarlo dentro de ese mdulo.
Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el mbito presionamos sobre Aceptar y se
abre el editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la
macro.

Asignar una macro a

un botn
Una utilidad muy interesante cuando se crea una macro es asignarle su funcionalidad a un
botn. Vamos a explicar los pasos a seguir para realizar esto.
Esta funcin se utiliza una vez que ya se ha creado la macro. Por ejemplo podemos asignar
la macro que hemos realizado en el anterior paso a paso de limpiar celdas a un botn para no
tener que ir cada vez al men Herramientas y dems pasos.
De modo que suponiendo que ya tenemos la macro creada vamos a asignarle un botn.

- Accedemos al men Ver

- Abrimos el submen Barra de herramientas
- Seleccionamos Formulario
Nos aparece la barra de herramientas Formulario como
vemos en la imagen .
- Presionamos sobre la opcin del botn
que es el que
est situado en la segunda fila y la segunda columna.
El puntero del ratn se transforma en una cruz.
- Debemos hacer clic sobre la zona de la hoja donde
queramos insertar el botn.

Una vez insertado el

botn en la hoja nos
aparece el cuadro de
dilogo Asignar macro
como
vemos en
la
imagen.

En esta pantalla podemos asociar una macro de entre la lista que disponemos al nuevo
botn creado.

Los botones de la pantalla tienen la siguiente utilidad:

Aceptar - Cierra la ventana y guarda los cambios.
Cancelar - Cierra la ventana y cancela los cambios.
Nuevo - Sirve para asignar cdigo, que escribiremos manualmente, sobre el botn.
Grabar... - Pone en funcionamiento la grabadora de macros.

Siguiendo con los pasos:

- Seleccionamos la macro Hoja1.Limpia_celdas.
- Presionamos sobre Aceptar.
El texto del botn ser Botn 1, para que sea ms intuitivo podemos cambiarlo.
- Hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre el botn.
Aparece el men Pop-up del botn.
- Seleccionar la opcin Modificar texto.
- Seleccionar el texto y escribir Limpiar.
- Hacer clic sobre una celda en blanco para salir del botn.
Tambin podemos utilizar este men Pop-up para cambiar la
macro asignada al botn mediante la opcin Asignar macro....