Utilidades apropiadas o no apropiadas

Es un concepto bsico de contabilidad no definido especficamente, que

algunos lectores nos han consultado sobre su significado.
El artculo 118 del decreto 2649 de 1993 establece que el estado de
cambios en el patrimonio debe revelar los movimientos de las utilidades
apropiadas y no apropiadas, ms no se detiene este decreto a definir estos
conceptos.
Al realizar el cierre contable a 31 de diciembre se determinas unas
utilidades que se contabilizan en la cuenta 3605 segn el plan nico de
cuentas para comerciantes.
Luego hay que decidir qu hacer con las utilidades, y es all donde se habla
de apropiacin, esto es fijar o determinar qu tanto de las utilidades se
destina para uno u otro concepto.
Supongamos unas utilidades de $10.000.000 y en el proyecto de
apropiacin y distribucin de utilidades presentadas a la asamblea general
de accionistas se considera lo siguiente:

Reserva legal: $1.000.000

Apropiacin para dividendos: $5.000.000

Apropiacin para constitucin de fondo de inversiones: $4.000.000

Si observamos la definicin que a real academia de la lengua espaola hace

del verbo apropiar vemos que en su forma de verbo pronominal dice:
Dicho de una persona: Tomar para s alguna cosa, hacindose duea de
ella, por lo comn de propia autoridad.
En trminos financieros no es otra cosa que asignar unos recursos a un
fondo o concepto definido por la ley o por los estatutos de la sociedad.

PRINCIPIOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Existen unos principios contables bsicos, generalmente aceptado a lo que deben
acogerse los contadores. En la moneda de cada pas.
a) Los datos contables deben registrarse en trmino de dinero. En la moneda
de cada pas.
b) Toda transaccin debe ser contabilizada por partida doble, es decir que
sobre todo activo existen derechos de los acreedores o participaciones de
los socios.
c) La empresa es una entidad distinta de sus propietarios y los dos deben
llevar contabilidades independientes.
d) La contabilidad supone las operaciones de un negocio en marcha. Ninguna
empresa podra registrar sus operaciones con base en una inminente
liquidacin.

e) Se debe partir del supuesto de que los Estados Financieros son

consistentes, es decir, que se han empleado las mismas tcnicas contables
todos los aos, de tal manera que puedan ser comparadas sin error.
f) Los ingresos se reconocen cuando el proceso de devengar este
cumpliendo y se ha efectuado un intercambio econmico.
g) Los Ingresos y los Gastos deben ser razonables y equilibrados.
h) Las partidas del Balance General, en la mayora de los casos estn
valuadas al costo. Se procede as de un modo conservador.
i) Se refiere que los errores por medida tiendan a subestimar las utilidades y
activos netos. Es as como se registran inmediatamente las prdidas sobre
compromisos, pero no las utilidades de los mismos.
IMITACIONES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.
a) Son informes provisionales
b) Representan el trabajo de varias partes de la empresa, con diferentes
intereses y, adicionalmente, incluyen el criterio personal en la valuacin y
presentacin de ciertos rubros.
c) Los Estados Financieros se preparan para grupos muy diferentes entre s.
Esto implica necesariamente ciertas restricciones y ajustes en su
presentacin.
d) Los Estados Financieros no muestran ciertos factores, que, aunque afectan
la situacin financiera y los resultados de las operaciones, no pueden
expresarse monetariamente.

DIVERSAS FORMAS DE PRESENTACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Como se ha dicho anteriormente, los diferentes grupos de personas para los
cuales se preparan los EF. Estn interesados en distintos tipos de informacin. Por
lo cual se hace el interrogante si los EF. Se deben elaborar varios tipos de estados
financieros, haciendo resaltar la informacin de mayores intereses dependiendo
hacia dnde va, cambiando el orden de las partidas y la presentacin de los
hechos para ajustarse a las necesidades de las personas que utilizaran estos
estados.
Muchos preferimos un estado nico para todos los fines, el cual se complementa
en cada caso con estados auxiliares o informes especiales preferenciales. Pero en
la mayora de los casos los estados sufren cambios sustanciales (Ajustes), de
acuerdo con la persona o entidad que est interesada en ellos. No se trata de
amaar o maquillar los estados financieros, ni llevar doble contabilidad. Nos
referimos a ajustes permitidos y necesarios en cada caso.

Entre los ms comunes tenemos:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Estados Financieros Comerciales

Estados Financieros Fiscales
Estados Financieros Auditados
Estados Financieros Consolidados
Estados Financieros Histricos
Estados Financieros Presupuestados
Cmo se clasifican los estados financieros?

Los Estados Financieros se clasifican en: Estados Financieros de propsito

general y Estados Financieros de propsito especial.
ESTADOS FINANCIEROS DE PROPSITO GENERAL
Estos Estados son aquellos que se preparan al cierre de un perodo para ser
conocidos por usuarios indeterminados, con el nimo principal de satisfacer el bien
comn del pblico en evaluar la capacidad de un ente econmico para generar
flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su condicin, claridad
neutralidad y fcil consulta. Son estados de propsito general, los Estados
Financieros Bsicos y los Estados Financieros Consolidados.

Estados Financieros Bsicos

Los estados financieros bsicos son el Balance general, el Estado de
resultados, el Estado de cambios en el patrimonio, el Estado de cambios en la
situacin financiera (origen y aplicacin de fondos) y el Estado de flujos de
efectivo.

Balance General: En este estado deben relacionarse los activos pasivos y

el patrimonio, con el propsito que al ser reconocidos se pueda determinar
razonablemente la situacin financiera del ente econmico a una fecha
dada.

Estado de Resultados: La sumatoria de los ingresos, costos, gastos y la

correccin monetaria, debidamente asociados nos debe arrojar los
resultados del ejercicio.

Estado de Cambios en el Patrimonio: muestra en forma detallada los

aportes de los socios y la distribucin de las utilidades obtenidas en un
periodo, adems de la aplicacin de las ganancias retenidas en periodos
anteriores

Estado de Cambios en la situacin financiera: Este Estado se utiliza

para pronosticar posibles situaciones de riesgo que tenga la empresa, pero
su objetivo principal est centrado en la utilidad que tiene para evaluar la
procedencia y utilizacin de fondos en el largo plazo, este conocimiento
permite que el administrador financiero plane mejor los requerimientos de
fondos futuros a mediano y largo plazo.

Estado de Flujos de Efectivo: ayuda en la planeacin y en la generacin

de presupuestos, sin dejar a un lado la medicin que se puede hacer para
cumplir los compromisos adquiridos.

Estados financieros consolidados

Los estados financieros consolidados son todos aquellos que presentan la
situacin financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el
patrimonio y en la situacin financiera, as como los flujos de efectivo, de un ente
matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen
los de una sola empresa.

ESTADOS FINANCIEROS DE PROPSITO ESPECIAL

Son Estados de Propsito Especial aquellos que se preparan para satisfacer
necesidades especficas de ciertos usuarios de la informacin contable. Se
caracterizan por tener una circulacin o uso limitado y por suministrar un mayor
detalle de algunas partidas u operaciones.
Son Estados de Propsito Especial:

El Balance Inicial: Al comenzar sus actividades, todo ente econmico debe

elaborar un Balance General que permita conocer de manera clara y
completa la situacin inicial de su patrimonio.

Los Estados Financieros de Perodos Intermedios: Son aquellos

Estados Financieros Bsicos que se preparan durante el transcurso de un
perodo para satisfacer necesidades de los administradores, de las
autoridades que ejercen inspeccin vigilancia o control.

Los Estados de Costos: Son aquellos que se preparan para conocer en

detalle las erogaciones y cargos realizados para producir los bienes o
prestar servicios de los cuales un ente econmico ha derivado sus ingresos.

El Estado de Inventario: Es aquel que debe elaborarse mediante la

comprobacin en detalle de las existencias de cada una de las partidas que
existen en el Balance General.

Los Estados Extraordinarios: Son los que se preparan durante el

transcurso de un perodo como base para realizar ciertas actividades. La
fecha de los mismos no puede ser anterior a un mes a la actividad o a la
situacin por lo cual fue preparado.

Los Estados de Liquidacin: Son aquellos que debe presentar un ente

econmico que ha cesado sus operaciones, para informar el grado de
avance del proceso de realizacin de sus activos y cancelacin de sus
pasivos.

Los Estados Financieros que se presentan a las autoridades con sujecin a

las reglas de clasificacin y con el detalle determinado por ellas.

Los Estados Financieros preparados sobre una base comprensiva de

contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente
aceptados.