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Tema 22. Hojas de clculo. Excel 2003.


Se define como hoja de clculo del paquete Office, estando diseado para realizar clculos
numricos y encontrando como principal caracterstica el reclculo automtico.
En Word se recalculan las frmulas con F9.
El archivo con el que trabaja Excel se denomina libro. Un libro est formado por un conjunto de
hojas. Cada una de las pestaas que permiten acceder a las hojas se llaman etiquetas de hojas.
Estn en la barra de etiquetas.
Se define hoja de trabajo como matriz rectangular formada por filas y por columnas. Las filas se
enumeran por nmeros (1 65536) y las columnas vienen enumeradas por letras (A IV, 256
columnas en total).
Una hoja de clculo siempre tiene 65536 filas y 256 columnas. A la interseccin de una fila y una
columna se le denomina celda. Y la referencia a una celda es: nombre columna seguido del
nombre de la fila. A la celda seleccionada se le denomina celda activa.
Las hojas son todas idnticas en forma no as en su contenido.
Primera celda A1, ltima celda IV65536.
Total de celdas 256 x 65536 x n hojas (ms de 16 millones de celdas por hojas).
Para ir a la primera celda CTRL. + Inicio.
Dentro de una celda se admite cualquier elemento.
El modo edicin sirve para modificar el contenido de una celda. Excel trabaja en modo seleccin.
Entramos en modo edicin pulsando F2 o haciendo doble clic.

Elementos de la ventana de Excel.


Barra de ttulo.
- Men de control (ALT + Barra espaciadora).
- Microsoft Excel Nombre del libro.
- Botones maximizar, minimizar, restaurar y cerrar.
Un libro puede tener como mnimo 1 hoja y como mximo, si es nuevo tendr 255, y si fuera un
libro ya creado el nmero de hojas depende del sistema.
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Barra de men.
El primer elemento es el men de control. Excel tiene 2 mens de control. El
men de control de Excel y el men de control del libro. Word es
monodocumento, es decir, un solo documento por ventana de Word. Excel es
multidocumento, en una misma ventana de Excel se pueden abrir varios
documentos o libros.
Para cerrar un libro se hace CTRL.+F4 o CTRL.+W.
En las imgenes se pueden ver el men de control de
Excel y el men de control de un libro.
Barras de herramientas.
Aparecen las funciones ms usadas.
Barra de frmulas.
Se puede activar y desactivar desde el men ver. Est dividida en dos partes:
- Cuadro de nombres: referencia de la celda activa.
- Barra de frmulas: el contenido de la celda activa. En la celda aparece el valor formateado del
contenido de la celda.
Barra de etiquetas.
Contiene las etiquetas de las hojas de mi libro.
Barra de estado.
Para activarla o desactivarla se puede hacer desde el men ver.
La barra de estado empieza con una palabra:
- Listo  Trabajando en modo seleccin.
- Introducir  Cuando se escribe en una celda en blanco. Modo edicin.
- Modificar  Cuando se va a modificar el contenido de una celda. Modo edicin.
Podemos encontrar los 3 bloqueos de teclado:
- MAY  Maysculas.
- NUM  Numrico.
- DESP  Desplazamiento, desplaza la pantalla pero no la celda activa.
rea de trabajo.
- Lneas de divisin: delimitan las celdas, de forma predeterminada no se imprimen.
- Ttulo de columnas: sirve para identificar unvocamente cada celda.
- Ttulo de filas: dem para las filas.
Desplazamiento por las hojas.
- Inicio: Principio de la fila.
- CTRL. + FIN: ltima celda modificada (VIP). Con celdas equidistantes se mueve a la
interseccin de las dos celdas.
- FIN + flecha = CTRL.+ flecha: primera o ltima celda de la columna o fila, segn
corresponda. Tambin sirve para posicionarse en la primera celda modificada.
- Ir a: Para posicionarse en cualquier celda. (F5 o CTRL.+I)
Botones de la barra de etiquetas.
Sirven para desplazar la visualizacin de las etiquetas de hojas pero no la hoja activa. Para avanzar
la hoja activa CTRL. + AvPag.

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Panel de tareas.
Es un panel lateral pensado para facilitar ciertas tareas, como la creacin de un nuevo documento,
revisar el contenido del portapapeles o bien buscar la ayuda de Microsoft Excel.
Existen varios paneles de tareas:
- Panel de tareas de inicio.
- Ayuda.
- Resultados de la bsqueda.
- Imgenes prediseadas.
- Referencia.
- Portapapeles.
- Nuevo libro.
- Ayuda de plantilla.
- rea de trabajo compartida.
- Actualizaciones de documentos.
- Origen XML.

El panel de tareas se puede desacoplar del lateral y quedarse flotando sobre el rea de trabajo.

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Introducir datos.
Los datos se pueden validar con las flechas de direccin, la tecla tabulador (la celda activa se
desplaza a la derecha), la tecla Enter (la celda activa se desplaza abajo) o bien pulsando el botn
introducir de la barra de frmulas, se valida el dato sin desplazar la celda activa.
Para no validar un dato, se puede hacer pulsando el botn cancelar de la barra de frmulas o bien
pulsando la tecla Escape.
Elementos que se pueden introducir en una celda.
Se puede introducir cualquier tipo de datos:
- Texto: Se entiende por texto cualquier conjunto de caracteres alfanumricos. Ej.: C93. cuando
el texto es mayor que el tamao de la celda:
Si la celda contigua est vaca, el texto se escribe por encima.
Si la celda contigua no est vaca, el texto se escribe por debajo.
La alineacin del texto en la celda de forma predeterminada es, horizontalmente izquierda y
verticalmente inferior.
- Nmeros: Elementos del 0 al 9, +, -, (, ), %, E, . Los nmeros se alinean a la derecha
horizontalmente y verticalmente inferior. Si los nmeros sobresalen del ancho de la celda se
escriben automticamente en formato cientfico.
- Fecha y hora: para Excel es un nmero, se alinea derecha, inferior. Para separar los datos de
las fechas Excel utiliza /. Las fechas deben estar comprendidas entre los aos 1900 y 9999.
Cuando se utilizan solo dos nmeros para representar los aos:
00 29  ao 2000.
30 99  ao 1900.
Frmulas.
Se define una frmula como secuencia formada por constantes, referencias a otras celdas y
operadores. Toda frmula empieza por el signo =.
Existen dos tipos de operadores:
- Aritmticos: devuelven un nmero, +, -, *, /, %, ^ (acento circunflejo) su jerarqua es:
1 ^
2 * /
3 + - Relacionales: devuelven valores bolanos (verdadero o falso), <, >, >=, <=, <>
Referencias de una celda.
Pueden ser, relativas, absolutas y mixtas.
-

Relativa: es la predeterminada de Excel, cuando copiamos una frmula con referencias


relativas, stas se trasladan (no se trasladan ni constantes ni operadores).
AB3 = D1 + C1 2  Z4 = B2 + A2 2
A3 = A1 + B1  B3 = B1 + C1
- Referencia absoluta: se representa con el signo $ delante de la columna y de la fila. Sirve
para dejar fija una celda, ej.: $A$1  celda A1
- Referencia mixta: hay dos tipos, de columnas y de fila.
$A1  fija la columna.
A$1  fija la fila
C2 = C1 + $A$1 + B$2 + C$1 + 1  B3 = B2 + $A$1 + A$2 + B$1 + 1
R24 = $D3 + C$4 + C3  P22 = $D1 + A$4 + A1

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Vnculos o referencias a una celda.


- Referencia a una celda de la misma hoja = nombre de la celda ej.: A1
- Referencia a una celda de otra hora = nombre_hoja!Nombre_celda, ej.: hoja1!A1.
- Referencia a una celda de otro libro.
= [nombre_libro]Nombre_hoja!Nombre_celda, ej.: [Libro3]hoja1!A1
Rangos.
Se define rango como conjunto de dos o ms celdas y se nombran con la celda superior izquierda,
seguida de dos puntos y la celda inferior derecha.
Ej.: B1:C4 ; C3:C7
Los rangos se pueden nombrar empezando desde cualquier extremo y terminando en el extremo:
- B4:C7 ; C7:B4 ; C4:B7 ; B7:C4, son el mismo rango.
- B1:B65536 = B:B la columna completa.
- B1:D65535 = B:D rango de columnas.
- A6:IV6 = 6:6 fila completa.
- A7:IV9 = 7:9 rango de filas.
Rangos mltiples o discontinuos. Se separan los rangos con punto y coma y se hace uso de la tecla
Control para seleccionar. Ej.: B4:B5;D4:D5

Figura 22.2 ejemplo de rango mltiple o discontinuo.

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Funciones.
Se define funcin como herramienta que permite realizar clculos complejos sin necesidad de
tener conocimientos profundos del proceso matemtico. La estructura de una funcin es:
=Nombre_funcin (argumentos) Excel.
@Nombre_funcin (argumentos) Lotus 123, compatible con Excel
+Nombre_funcin (argumentos) Lotus 123, compatible con Excel.
Los argumentos indican con que datos se va a realizar la funcin.
Para crear funciones, se hace desde el men insertar, o bien desde la barra de herramientas
estndar. Las funciones se clasifican por categoras. Aritmtica no es una categora de funciones.
Las funciones se pueden anidar hasta en 8 niveles.
Categoras.
- Matemticas y trigonomtricas.
No existe restar ni dividir.
Suma (argumentos) Ej.: =suma(A1:A2;B2)
Producto (argumentos) Ej.: =producto(A1:A2;B1) para la funcin producto, una celda vaca
vale uno.
Potencia (base; exponente) Ej.: potencia(B1;A2)
Raiz(argumento) devuelve la raz cuadrada. La
raz es la inversa de la potencia: potencia
(A1;1/5) es la raz 5 de A1.
Seno(), devuelve el seno.
Cos(), devuelve el coseno.
Tan(), devuelve la tangente.

Sumar.Si suma las celdas que cumplan con una condicin


- Sumar.si (rango; condicin) Ej.: Sumar.si (A1:B2; >2)
- Puede funcionar con 2 o 3 argumentos.
- Sumar.si (rango_bsqueda;condicin;rango_suma)
Cunto ganan los que son
mayores de 20?
SUMAR.SI(A:A;>20;B:B)
devolvera 2000
C1=SUMA(A$2:B2;$A3;3) 
D2=SUMA(B$2:C3;$A4;3)

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Funciones estadsticas.
PROMEDIO(argumentos). Calcula la media
aritmtica. Para las funciones estadsticas no se
tiene en cuenta las celdas en blanco. Ej.:
PROMEDIO(A1:B3)
MEDIANA(argumentos). Devuelve el valor
central de un rango de datos ordenado. Ej.:
MEDIANA(A:A).
MODA(argumentos). Devuelve el valor que
mas se repite. Ej.: MODA(A1:B6). Si no tiene
solucin devuelve #N/A.
MAX(argumentos). Devuelve el valor mximo.
Ej.: MAX(A:A).
MIN(argumentos). Devuelve el valor mnimo.
Ej.: MIX(1:1);
CONTAR(argumentos). Devuelve el nmero de celdas con contenido.
Ej.:CONTAR(A1:B6).
CONTARA(argumentos). Devuelve el nmero de celdas no vacas.
Ej.:CONTARA(A1:B6).
CONTAR.BLANCO(argumentos). Devuelve el nmero de celdas vacas.
Ej.:CONTAR.BLANCO(A:A).
CONTAR.SI(argumentos;condicin). Cuenta el nmero de celdas que cumplen la
condicin. Ej.: CONTAR.SI(A1:A4;>2).

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Funciones lgicas.

Y(condicines). Devuelve verdadero o falso. Verdadero si todas las condiciones son


verdaderas. Devuelve falso si al menos una es falsa. Ej.:Y(A1+B2>=4;POTENCIA(A2;2)<=4)
O(condiciones). Devuelve verdadero o falso. Verdadero si al menos una de las condiciones es
verdadera. Devuelve falso si todas las condiciones son falsas.
SI(condicin;accin1;accin2).Si la condicin es verdadera se realiza la accin1, si es falsa, se
realiza entonces la accin2. Ej.:SI(A1+B1>A2+B2;A1+1;B1+1).

Ejemplo de la funcin SI.

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- Funciones Financieras.

- Funciones de fecha y hora.

AHORA (). Devuelve la fecha y hora del


sistema.
HOY(). Devuelve la fecha del sistema.

- Funciones de bsqueda y referencia.

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- Base de datos.

BDPROMEDIO(argumentos).
BDSUMA(argumentos).

ESTEXTO(A1). Devuelve verdadero o falso.


ESERROR(A2).
ESNUMERO(B1).

- Funciones de texto.

- Funciones de informacin.

En el cuadro de texto buscar funcin se puede escribir el nombre de una funcin o palabras
relacionadas y Excel nos mostrar las funciones que coinciden con las palabras que hayamos
puesto.

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Grficos con Excel.


Es una representacin visual de un conjunto de datos.
Existen dos formas de introducir grficos:
- Desde el men Insertar  grfico

- Asistente para grficos desde la barra de herramientas estndar.

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Hay 4 pasos para creacin del grfico:


Primer paso: Elegir el tipo de grfico.

Columnas (verticales).
Lneas
Barras (horizontales).
Circular (sectores).
Anillos.
Burbujas.
Superficies.
reas.
Cilndrico.
Cnico.
Piramidal.
XY(Dispersin).
Cotizaciones.
No existe cbico, ni pentagonal, ni
otros por el estilo.

Despus se selecciona el subtipo de grfico. Tambin existen tipos personalizados.

Segundo paso: Datos de origen.


Indicamos que datos vamos a representar en el grfico.

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Tercer paso: Opciones del grfico.


Se seleccionan unas caractersticas para el grfico.

Pestaa ttulos. Sirve para poner nombre al grfico y a los ejes del grfico.
- 2 dimensiones:
Eje X es el eje de categoras.
Eje Y es el eje de valores.
- 3 dimensiones:
Eje X es el de categoras.
Eje Y es el eje de series.
Eje Z es el de valores.
El eje de series no tiene entradas y por lo tanto est desactivado.
Pestaa ejes. Sirve para activar o desactivar los datos de los ejes (los ejes en s, no).
Pestaa lneas de dimensin. Las lneas intermedias que ayudan a interpretar el grfico.
Pestaa leyenda. Se define como rectngulo que me ayuda a interpretar los colores del grfico. Al
color de los valores se le llama clave de leyenda.
Pestaa rtulos de datos. Son datos que podemos anexar al grfico para interpretarlo mejor.
Pestaa tabla de datos. Permite anexar al grfico la tabla que lo ha generado.
Cuarto paso: Ubicacin del grfico.
Existen 2 ubicaciones:

- En una hoja nueva especfica para el grfico. La hoja por defecto se llama grfico1,
grfico2,.... Es la nica hoja sin celdas de Excel.
- Como objeto. Se puede insertar en cualquier lugar de la hoja.
- Los grficos siempre permanecen vinculados a los datos. Cada elemento de un grfico se
formatea independientemente.

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Rellenos.
Se accede a los rellenos desde Edicinrellenar.

- Rellenar hacia abajo. Repite lo que haya en la primera celda en el resto de las celdas
seleccionadas. (CTRL.+J).
- Rellenar hacia la derecha. Repite lo que haya en la primera celda en el resto de las celdas
seleccionadas. (CTRL.+D).
- Rellenar hacia la izquierda. Repite lo que haya en la celda de la derecha hacia la izquierda.
- Rellenar hacia arriba. Repite lo que haya en la celda de abajo hacia arriba.

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Series.
Las series son un tipo de relleno. Es obligatorio indicar la primera celda.

Existen 4 tipos de series:


- Serie lineal. Cada celda se obtiene sumando a la anterior el incremento.
- Serie geomtrica. Cada celda se obtiene multiplicando la anterior por el incremento.
- Cronolgica. Es una serie lineal con fechas y se activa el campo de unidad de tiempo. La
opcin de fecha se refiere a un da natural. Los sbados se consideran no laborables. Los das
van de lunes a viernes.
- Serie autorrellenar. Es muy parecido al
controlador de relleno. Es el cuadrito
pequeo abajo a la derecha del cuadro de
seleccin. Necesita 2 celdas para calcular el
incremento. Para crear series geomtricas se
pincha y arrastra con el botn derecho y seleccionamos tendencia geomtrica en el men
contextual. Pero autorrellenar no puede crear series geomtricas.
En la casilla lmite podemos indicar el valor mximo de la serie. Tambin se puede indicar el
lmite mediante la seleccin. En caso de conflicto entre el lmite y la seleccin se utiliza el mas
restrictivo (de menor valor).
La tendencia crea una serie que se aproxima lo ms posible a las celdas que seleccionemos.
Puede ser una serie lineal o geomtrica.
Existen series personalizadas:
En herramientasOpcionesPestaa listas personalizadas.
No es necesario empezar por
el primer elemento. Por
defecto Excel tiene dos
series, los meses y das de la
semana.

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Mens.
Archivo:
Nuevo: Crea un nuevo libro, por defecto con 3 hojas
(CTRL.+U) Tambin se pueden usar plantillas.
Abrir. Abre un libro existente (CTRL.+A).
Cerrar. Cierra el libro (CTRL.+F4; CTRL.+W; CTRL.+R).
Guardar. (CTRL. + G).
Guardar como (F12).
Guardar rea de trabajo. Guarda la zona que se ha utilizado.
Sirve para reducir el tamao del fichero. La extensin es
*.XLW.
Vista previa de la pgina web. Abre Internet Explorer y
muestra como quedara en el web.

Configurar pgina. Se configuran las pginas impresas. Solo afecta a la hora de imprimir.
Pestaa pgina:

Orientacin vertical u horizontal.


Escala sirve para indicar en cuantas hojas va a salir impresa la hoja de trabajo.
- Se puede ajustar mediante el zoom.
- Bien mediante el nmero de pginas. Indicando en cuantas pginas dividimos el ancho del
trabajo y en cuantas el alto.
Calidad de impresin. Puede ser alta, media, baja o borrador. Se mide en puntos por pulgadas.
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Pestaa Mrgenes:
Excel tiene 4 mrgenes.
No existe margen de
encuadernacin. Excel
no tiene reglas.

Pestaa Encabezado y pie de pgina:


Para crear encabezados y
pies de pginas. Tambin
se pueden crear desde el
men ver.
Si presionamos el botn
personalizar encabezado
aparece otro cuadro de
dilogo.
Botones dentro de las
opciones del encabezado:
Botn insertar
nombre del libro.
Botn insertar
nombre de la hoja.

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Pestaa hoja.

Repetir fila en el extremo superior. Se selecciona una fila para que se repita al principio de todas
las pginas impresas.
Repetir columna a la izquierda. Se selecciona una columna para que se repita a la izquierda de
todas las pginas impresas.
Imprimir
- Podemos hacer que se impriman las lneas de divisin.
- Tambin los nombres de las filas y columnas.
- Se puede seleccionar calidad de borrador.
- Orden de las pginas.
Hacia abajo y luego a la derecha.
Hacia la derecha y luego hacia abajo.
rea de impresin. Determina la zona de mi hoja de clculo que voy a imprimir. La zona est
delimitada por una lnea con guiones. Se pueden establecer reas de impresin discontinuas, pero
se imprimen en pginas distintas.
Vista preeliminar. Se visualizan solo los datos del rea de impresin.
Propiedades. Contiene ciertos datos referentes a la creacin del libro, como su autor, fecha, etc.
Archivos recientes y guardados. Muestra un listado con los ltimos libros abiertos.
Salir (ALT+F4). Cierra Excel y todos los libros abiertos.

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Men edicin.
Deshacer (CTRL.+Z).
Repetir (CTRL.+Y).
Rehacer (CTRL. +Y).
Cortar (CTRL.+X), si se corta solo se puede pegar una vez.
Copiar (CTRL.+C), copia texto y formato.
Pegar (CTRL.+V).

Pegado especial.
- Pegar todo.
- Frmulas, solo pega la frmula no el formato.
- Valores, solo pega el valor de la celda, no el
formato.
- Formato, solo pega el formato, es igual a la
brocha.
- Sumar, a lo que hay en la celda le suma lo que se
ha copiado.
- Restar, a lo que hay en la celda, le resta lo que se
ha copiado.
- Saltar blancos, lo pega todo pero los espacios en
blanco no.
- Trasponer, lo que tengo en una lo fila, lo pega en
una columna o viceversa.
Borrar (SUPRIMIR), se puede borrar todo, formatos, contenido, comentarios. No afecta a las
celdas contiguas.

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Eliminar, afecta a las celdas contiguas desplazndolas de la


forma que indiquemos.
Eliminar hoja. Como mximo se pueden eliminar todas las
hojas menos una. Esta operacin es irreversible y no se
puede deshacer.

Mover o copiar hoja. Se puede hacer con el ratn, la barra de


etiquetas y la tecla CTRL.

Buscar (CTRL.+B).
Reemplazar (CTRL.+L).

Ir a (F5 CTRL.+I), para ir a una celda en concreto.

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Men ver.
Excel tiene dos vistas:
Vista normal, presenta todas las celdas de mi hoja de clculo.
Vista previa de salto de pgina, solo se muestra el rea de
trabajo que he utilizado. Indica tambin el nmero de pginas
en las que sale impreso.
Barras de herramientas. Permite activar o desactivar las barras
de herramientas.
Barra de estado (recordar que en Word se activa o desactiva
desde el men herramientas).
Encabezado y pie de pgina. Abre el cuadro de dilogo para el
encabezado y pie de pgina de configurar pgina.
Comentarios. Sirve para ver todos los comentarios del
documento.

Vistas personalizadas, sirve para crear


vistas propias con filas y columnas ocultas
y con configurar pgina.
Pantalla completa, desactiva las barras
para tener mayor rea de trabajo.

Zoom, aumenta o disminuye la escala de visualizacin del documento.


El rango del zoom es de 10 a 400.

Listado de barras de herramientas de Excel 2003.

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Men insertar.
Celdas. El nmero de celdas de
una hoja es siempre el mismo.
Cuando se inserta una celda, las
celdas ya existentes se desplazan.
Filas. Se pueden insertar tantas
filas como se tengan
seleccionadas. Las filas se
insertan por encima.
Columnas. Se pueden insertar
tantas columnas como se tengan seleccionadas. Las columnas se
insertan por la izquierda.
Hoja de clculo. Inserta una hoja dentro del libro, a la izquierda de
la hoja activa. Se pueden insertar varias hojas a la vez.
Grfico. Es el mismo cuadro de dilogo ya visto.
Salto de pgina: introduce un salto de pgina en la hoja del libro.

Funcin. Inserta una funcin. El botn fx de la barra de tareas es pegar funcin.


Nombre, sirve para asignar un nombre a un rango de celdas seleccionadas. En una frmula no se
pueden poner rangos, solo se pueden usar en funciones.

Comentario. Es una nota o aclaracin de una celda. El tringulo rojo en la


parte superior derecha de la celda indica que tiene un comentario. Solo es
necesario poner el cursos encima de la celda para visualizarlo. Una celda solo
puede tener un comentario. En el men ver se pueden ver todos los
comentarios de todas las celdas.
El comentario del libro se puede ver en ArchivoPropiedades del libroComentario. No se
imprimen de forma predeterminada, pero se pueden imprimir desde configurar pgina.

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Imagen. Existen varios tipos de imgenes para insertar:


Imgenes prediseadas: son imgenes que vienen con Office.
Desde archivo: son imgenes externas.
Autoformas: es una forma ya establecida por Word.
Organigrama: es un esquema de organizacin.
WordArt: texto especial, que se puede introducir en cualquier
lugar del documento.
Desde escner o cmara: importa directamente la imagen de la
fuente, que puede ser una cmara digital o un escner.
Los organigramas se realizan con la
herramienta de Microsoft
Organization Chart.

Presidente

Director RRHH

Objeto. Inserta un archivo de otro


programa compatible con la
tecnologa OLE.

t1

t2

dt
t2

Director produccion

Director comercial

Empleado

Comercial

Las ecuaciones son un objeto, se realizan con Microsoft Editor de Ecuaciones.

Hipervculo. Es una llamada a otro elemento. Son azules y subrayados, cuando se han visitado
cambian su color al violeta. (CTRL.+ALT+K).
Diagrama: inserta un diagrama en la hoja de clculo para rellenarlo despus con datos.
Existen 6 tipos de diagramas:
- Organigrama.
- Diagramas de ciclo.
- Diagrama radial.
- Piramidal.
- De Venn.
- De crculos concntricos.

Smbolo: permite insertar un smbolo o


carcter especial de entre todas las fuentes
instaladas en el sistema. Ej.:

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Men formato.
Celdas. Sirve para formatear las celdas seleccionadas (CTRL.+1).

Pestaa nmero. Sirve para indicar como van a


mostrarse los nmeros en las celdas. Los nmeros
se formatean en la celda, no en la barra de
frmulas. El formato predeterminado es el
General. El valor tal y como se escribe.
Pestaa alineacin.
La alineacin horizontal predeterminada en Excel
es General. La alineacin horizontal rellenar
repite el valor tantas veces como sea necesario
hasta ocupar el ancho de la celda.
Combinar celdas. Combina las celdas
seleccionadas en una sola. El nombre de esta
nueva celda es el que tuviere la celda de arriba a
la izquierda de la seleccin.
Ajustar texto. Crea varias filas dentro de una
celda modificando el alto.
Reducir hasta ajustar. Reduce el tamao de lo
escrito hasta que entre en la celda.

Pestaa fuente.
En esta pestaa se puede elegir el tipo de letra,
tamao, color, etc.
Casilla Fuente normal, hace que la pestaa
fuente vuelva a los parmetros predeterminados
de Excel.
El color afecta a la fuente y al subrayado.
En Excel solo hay 3 efectos:
Tachado.
Superndice.
Subndice.

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Pestaas bordes y tramas.


En estas pestaas se puede poner bordes y
sombreados a las celdas seleccionadas.

Pestaa proteger.
Bloqueada: impide que se puedan modificar el
contenido de una celda, por defecto todas las
celdas estn bloqueadas. Solo surte efecto cuando
se protege la hoja.
Oculto: impide que se pueda ver el contenido de
una celda, por defecto no hay ninguna celda
oculta. Oculta las frmulas, no el valor de la
celda.
En HerramientasProteger, se puede poner en
funcionamiento bloquear y ocultar.

Fila.
El alto de una fila se mide en puntos.
Autoajustar: las filas se ajustan
automticamente al tamao de la fuente. Esta
funcin sirve cuando previamente se la ha
indicado a Excel una altura de fila.
Ocultar: oculta las filas seleccionadas. Sabemos que una fila est oculta porque no vemos el ttulo
de fila. Las filas y columnas ocultas no se imprimen.
Mostrar: muestra las filas que estn ocultas entre las filas seleccionadas.

Tema 22. Hojas de clculo. Excel 2003.

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Columna.
Ancho: permite cambiar el ancho de
la columna. Se mide en caracteres.

Autoajustar a la seleccin: las columnas no se ajustan


automticamente al contenido. Esta funcin ajusta el ancho
de la columna. Al hacer doble clic en el ttulo de columna en
la parte de la derecha, en la interseccin, tambin se
autoajusta la columna.
Ocultar: oculta las columnas seleccionadas. Sabemos que
una columna est oculta porque no vemos el ttulo de
columna.
Mostrar: muestra las columnas que estn ocultas entre las columnas seleccionadas.
Ancho estndar: modifica el ancho de todas las columnas, excepto el ancho de las columnas
previamente modificadas.
Hoja.
Cambiar nombre: cambia el nombre de la etiqueta de hoja. No puede
hacer 2 hojas con el mismo nombre dentro del mismo libro. Tambin se
puede cambiar el nombre haciendo dos clics en la etiqueta de la hoja.

Ocultar: oculta la hoja activa del


libro.
Mostrar: abre un cuadro de dilogo con las hojas ocultas para
que seleccionemos cual queremos mostrar.
Fondo: permite colocar una imagen como fondo de las hojas
del libro.
Color de etiqueta: muestra un cuadro de dilogo que permite elegir
un color para poner a la etiqueta, por ejemplo verde.

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Autoformato.
Muestra un cuadro de dilogo para
aplicar un formato automticamente
creado por Excel a las celdas
seleccionadas.

Formato condicional.
Aplica un formato si se cumple
una condicin (VIP).
En la parte de arriba se pone la
condicin para aplicar el formato
que se indica en la parte de
abajo.
Se pueden poner hasta un
mximo de 3 condiciones.
Las condiciones son jerrquicas.

En las condiciones se pueden preguntar por el valor de la frmula o la celda.


Se utiliza la frmula cuando se formatea atendiendo al valor de otra celda distinta.
Si copiamos la celda, tambin se copia el autoformato.
Estilo.
Es un conjunto de caractersticas de
formato agrupadas bajo un nombre.
En Excel los estilos no aparecen en
la barra de formato.
Los estilos se aplican a las celdas.

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Men Herramientas.
Ortografa: lanza el corrector ortogrfico. En Excel no existe
corrector gramtico como en Word. La tecla rpida es F7.

Autocorrecin: permite cambiar una


palabra mal escrita por su forma
correcta. Tambin se utiliza para
sustituir una serie de caracteres por
un conjunto de palabras.

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Referencia: abre el panel de tareas de referencias. Sirve para buscar en Internet contenidos
relacionados con las palabras que le indiquemos. Por ejemplo sinnimos, traducciones
Comprobacin de errores:

busca errores en las frmulas de la hoja, y ofrece opciones


tiles para solucionar los posibles errores que se pueda
encontrar.
rea de trabajo compartida:
Abre el panel de tareas rea de trabajo compartida. Un rea
de trabajo compartida es un sitio Web, en el que se permite
a un grupo de compaeros trabajar juntos en uno o ms
documentos, bien desde la copia del documento del sitio
Web, o bien desde sus respectivas copias locales, las cuales
se pueden actualizar con los cambios realizados en los
documentos del rea de trabajo compartida.

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Compartir libro: ofrece la posibilidad de que


distintos usuarios puedan usar el mismo libro
simultneamente.
Podemos indicar los nombres de los usuarios que
van a compartir el libro.
Permite llevar un control de los cambios de los
datos cometidos por los usuarios.
Actualizar cambios: se pueden actualizar al
guardar el archivo o bien automticamente segn
un intervalo de tiempo.
En caso de conflicto de datos, se puede configurar
para que prevalezcan unos datos u otros.
Sabemos que un libro est compartido mirando la
barra de ttulo.

Control de cambios: sirve para resaltar


los cambios realizados en un libro. En
Excel no aparece en la barra de estado
como en Word. Las celdas que han sido
modificadas aparecen con un tringulo
azul en la esquina superior izquierda.

Al posicionar el cursor sobre una celda


cambiada, aparece informacin adicional
sobre el cambio, como el autor del
cambio, el contenido anterior y la fecha.
Se pueden seleccionar los cambios fcilmente
para aceptarlos o rechazarlos, segn estime el
usuario. Haciendo uso del cuadro de dilogo
que viene dentro del submen de control de
cambios.

Combinar libros: fusiona las distintas copias de un libro. En libros compartidos esta funcin solo
la puede realizar el usuario propietario del libro. Si son libros no compartidos, se copian las hojas
de un libro a otro. En libros compartidos, los datos mas recientes machacan a los ms antiguos.
Al hacer clic en esta opcin se abre un cuadro de dilogo para buscar libros en el ordenador. No se
pueden combinar libros con el mismo nombre de fichero.

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Proteger:

Proteger hoja: por defecto todas las celdas de una


hoja en Excel estn protegidas. Al activar esta
opcin entra en funcionamiento la proteccin. Se
puede elegir entre proteger el contenido de las
celdas, los objetos o los escenarios. Tambin se
permite la inclusin de una contrasea para
desactivar temporalmente estas protecciones.
Proteger libro: se puede proteger el libro
completo. Tanto su estructura como las ventanas.
Esto impide que se puedan
agregar nuevas hojas, ocultar filas o columnas, por
ejemplo.
Tambin permite indicar una contrasea.

Proteger y compartir libro: esta opcin permite


proteger el control de cambios del libro, mediante
contrasea, para evitar que se pueda deshabilitar este
control. Comparte el libro al mismo tiempo.
Permitir que los usuarios modifiquen rangos:

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Sirve para establecer contraseas para que lo


usuarios puedan modificar el contenido de las
celdas de algunos rangos de datos. Se pueden
crear varios rangos dentro de una misma hoja, y
se pueden indicar distintos permisos para cada
uno de los rangos creados.

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Colaboracin en lnea:
Abre el programa Net Meeting para realizar las tareas propias de la
comunicacin instantnea en lnea, como reunirse de forma inmediata
o programar una reunin para el futuro. Tambin permite agregar un
servidor de discusiones.
Buscar objetivo: sirve para calcular el valor de los operadores sabiendo el resultado de la frmula,
es decir, sirve para resolver ecuaciones. Si no tiene solucin devuelve el resultado ms prximo.

En definir celda se indica donde est el resultado de la frmula, con el valor indica el resultado
que queremos obtener, y para cambiar la celda, indica la celda que hace la funcin de incgnita y
adems esta celda debe aparecer en la frmula.
Euroconversin: es una herramienta pensada para convertir entre las diferentes monedas de los
pases de la zona euro.
Para esta funcin se necesitan un rango de origen
de los datos que se quieren convertir.
Se necesita de igual forma un rango de destino,
donde se van a presentar los datos ya convertidos a
la moneda seleccionada.
Solo se puede convertir entre las monedas de los
pases de la zona euro.
Se puede presentar el resultado con el smbolo del
euro( ) o bien con la palabra EUR del estndar
ISO.

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Escenario:
Sirve para guardar en una misma tabla, distintos
valores de sus datos. Cada escenario tiene
asignado un nombre y unas series de celdas, de las
cuales van a cambiar el contenido.

Crear escenario: se crea un escenario pulsando


sobre el botn agregar.
Despus se define un nombre para el escenario y el conjunto de celdas que forman el escenario. Se
puede indicar un comentario acerca del escenario. Y finalmente se puede proteger para que ningn
usuario pueda modificar el escenario o incluso verlo. Para activar la proteccin de los escenarios
es necesario proteger la hoja.
Seguidamente se van introduciendo
los valores correspondientes a las
celdas que se desean cambiar de
contenido. Al pulsar el botn aceptar
se obtiene el nuevo escenario.

Para visualizar los distintos escenarios se utiliza el botn mostrar del Administrador de
Escenarios.

En este ejemplo de dos escenarios diferentes en la misma hoja, se puede observar como los
escenarios hacen uso de las frmulas que les afectan. En la celda que suma el total, el clculo es
automtico con los datos de cada escenario, ahorrando por lo tanto tiempo y trabajo.
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Auditora:
Las opciones ms importantes son rastrear
precedentes y rastrear dependientes. Tiene su
propia barra de herramientas.

Rastrear precedentes: indica que celdas influyen en el valor de la celda seleccionada, siempre y
cuando el valor de dicha celda venga determinado por una frmula. Los precedentes se pueden
marcar con colores. Si se edita la frmula al rastrear precedentes, las celdas precedentes se rodean
con colores.

Rastrear dependientes: indica cuales son las celdas en las que influye la celda seleccionada.
Tambin se pueden rastrear con colores.

Modo de auditora de frmulas: sirve para cuando tenemos varias frmulas encadenadas y
queremos visualizar como evolucionan los resultados y hacer un seguimiento de los mismos.

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Macros:
Definimos macro como una secuencia
de acciones grabada por el usuario
para su posterior utilizacin y se
pueden activar con la tecla de control y
alguna letra. Con la combinacin de
teclas (ALT+F8) se accede a la gestin
de las macros.
Crear macros:
Las macros constan de un nombre que la define.
Las macros pueden guardarse solo para un libro o
bien para todos. Tambin se le puede indicar un
mtodo abreviado para la macro que consiste en la
tecla CTRL. Y alguna otra tecla, por ejemplo:
CTRL.+J. Incluso se pueden usar maysculas y la
combinacin de teclas sera CTRL.+SHIFT+J.
La barra de herramientas de macros tiene dos
botones: Detener grabacin y usar
referencia relativa.

Para usar las macros nos posicionaremos


sobre la celda en la que se quiere aplicar la
macro, y se puede activar usando las teclas
del mtodo abreviado que se le haya
indicado o bien desde el men de macros
(ALT+F8) y se selecciona la macro a usar.

Las macros tambin se pueden crear, editar y


modificar con el editor de Visual Basic incluido en
Excel. Que es una herramienta muy potente y
necesita tener conocimientos de programacin. La
programacin con Visual Basic para Excel tambin
requiere de una gran creatividad por parte del
usuario.
Excel dispone de 3 niveles de seguridad para
ejecutar las macros:
- Alto: solo se ejecutan macros firmadas.
- Medio: se puede elegir ejecutar macros que
pueden ser seguras o no.
- Bajo: ejecuta todas las macros.

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Complementos: son herramientas adicionales que se


pueden incorporar a Excel para realizar
determinadas tareas. Por ejemplo las herramientas
para el euro.

Personalizar: sirve para personalizar las barras


de herramientas y las barras de mens.
Dispone de 3 pestaas, donde modificar las
barras de herramientas, incorporar nuevos
comandos o modificar los ya existentes y
opciones sobre la forma de presentacin de las
barras de tareas.

Opciones: sirve para personalizar Excel.


Tiene 13 pestaas, donde
se pueden cambiar las
diferentes opciones que
ofrece Excel.

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Men datos:
Odenar:
La lista tiene fila de encabezamiento: es como si la primera
fila contuviera los nombres de los campos. Sirve para indicar
si la primera fila se incluye en la ordenacin o no.
Tiene 3 reglas para ordenar, son jerrquicas. Y la ordenacin
dentro de las reglas puede ser ascendente o descendente.
Aunque solo se ordene por un campo, se mueve la fila
completa, como si fuese un registro de una base de datos.

Jerarqua de los caracteres:


- Nmeros (las fechas se consideran nmeros).
- Smbolos.
- Caracteres alfanumricos.
- Celdas en blanco.
Excel no distingue entre caracteres en minsculas o maysculas.
Filtros: sirven para mostrar los datos que
cumplan unas ciertas condiciones y los que no
las cumplan se ocultan.
Autofiltros: Se reconocen por las flechas que
aparecen al lado de los nombres de los campos.
Sabemos que un campo est filtrado porque la
flecha aparece de un color azul. Aparece en la
barra de estado el nmero de registros encontrados por el filtro.
Filtro avanzado: que permite filtrar una tabla, pero adems permite copiar el resultado a otra hoja
o libro distinto. Para usar este filtro necesitamos dos tablas en Excel. Una ser la tabla de datos y
la otra la tabla con los criterios para aplicar el filtro.

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Formularios: es una pantalla o cuadro de dilogo


que facilita la gestin de datos en la tabla. Solo se
trabaja con 1 registro simultneamente.
Desde este cuadro de dilogo se puede navegar
por todos los registros, modificar los registros
existentes y aadir nuevos datos.

Subtotales: sirve para realizar operaciones intermedias con los datos de la tabla. Solo permite
realizar determinadas operaciones.

Las funciones que se pueden realizar son:


suma, contar, promedio, max, min, productos,
contar nmeros, desvest, desvestp, var y varp.

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Validacin: sirve para obligar a que los datos de una celda cumplan unas condiciones. De forma
predeterminada se permite cualquier valor.
Se pueden permitir:
- Cualquier valor.
- Nmero entero.
- Decimal.
- Lista. Los distintos valores de la
lista se separan con punto y coma.
- Fecha.
- Hora.
- Longitud del texto. Para datos con
una determinada longitud, como el
DNI o el telfono.
- Personalizada. El usuario puede
poner una frmula como criterio de
validacin.

Pestaa mensaje entrante: sirve para


poner una sugerencia informativa cuando
el cursor selecciona la celda. Se utiliza
para dar pistas al usuario sobre lo que
est permitido escribir en esa celda.

Sirve para configurar el mensaje de error


cuando se introducen datos no vlidos.
Se puede utilizar para informar a usuario
sobre que tipo de datos debe introducir
en dicha celda.

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Tabla: sirve para realizar operaciones del tipo Y SI


Supongamos una tabla
como la de la imagen. Y
queremos saber cual sera
el PVP del perfume de
100ml aplicando los
diferentes descuentos.
Primero seleccionamos el
rango donde se encuentran
los diferentes descuentos a
calcular y la frmula a
aplicar para dicho clculo.

A continuacin seleccionamos la opcin tabla del men


de datos. En el cuadro de dilogo que aparece
introducimos la celda que contiene el valor variable de
nuestra frmula. Como tenemos dispuestos los valores
variables en columnas (25% y 40%) la celda de entrada
que utilizaremos ser la de columna, y seleccionamos la
que contiene el descuento (10%).
Despus de hacer clic en
aceptar, Excel nos crear la
tabla con los nuevos datos
para los diferentes
descuentos utilizando la
frmula (=B2-(B2*C2)).

Texto en columnas: divide un texto en varias columnas. Es til cuando en una nica celda
tenemos varios campos y queremos poner cada campo en una celda distinta.

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Consolidar: sirve para agrupar los resultados de varios rangos de celdas.


Supongamos este ejemplo, en el que
queremos saber el total de alumnos,
alumnas y profesores que ha habido en
estos aos. Lo podemos realizar con
consolidar.

En este cuadro de dilogo en el apartado


de referencia vamos a ir seleccionando
los rangos correspondientes a los
diferentes aos. Es decir, el rango B2:B4
y le damos a agregar, el rango C2:C4 y
D2:D4, dndole a agregar en el
momento oportuno.
Al hacer clic en el botn aceptar, Excel
realizar la funcin que le hayamos
indicado. En este ejemplo sumara las
celdas de la siguiente manera:
SUMA(B2;C2;D2), SUMA(B3;C3;D3)
y SUMA(B4;C4;D4).

Es decir, aplicara la funcin a las primeras celdas, despus a las segundas y as sucesivamente
hasta terminar. Aplica la funcin de arriba abajo. Y nos muestra el resultado en el rango que
hayamos previamente seleccionado a la utilizacin de la accin de consolidar.

Agrupar y esquema: crea niveles de esquema que se pueden contraer y expandir para mostrar u
ocultar los datos que se desean visualizar.

El nivel superior es el 1. La funcin


Subtotales tambin agrupa y realiza
esquemas.
Para crear los grupos se van agrupando las filas segn el nivel de esquema que se les quiera dar.
Por ejemplo, para indicar que una fila pertenece al nivel dos, es necesario agruparla dos veces.

Tema 22. Hojas de clculo. Excel 2003.

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Informe de tablas y grficos dinmicos: sirve para el anlisis de datos interactivos pudiendo
resumirse rpidamente grandes volmenes de datos. Es muy parecido a los filtros. Se sabe que un
grfico es dinmico porque tiene desplegables.
Para crear una tabla dinmica primero
lanzamos el asistente para informe de
tablas y grficos dinmicos.
Siguiendo los pasos de este asistente
seleccionamos el rango de celdas con
los datos a usar.

En el segundo paso es donde


indicamos el rango con los datos
para la tabla dinmica.

En el tercer y ltimo paso del


asistente seleccionamos
donde va a ir la tabla
dinmica, si en una hoja de
clculo nueva o en otra ya
existente.

En esta parte del proceso


tambin se puede disear la
tabla arrastrando los botones
con los campos al lugar que
deseamos que aparezcan en
la tabla dinmica.

Tema 22. Hojas de clculo. Excel 2003.

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Si previamente no habamos diseado la tabla, tendremos que hacerlo ahora, moviendo los campos
que encontramos en la lista de campos de tabla dinmica directamente a la tabla dinmica.

Una vez diseada la tabla,


tendremos algo parecido a
la imagen, y haciendo uso
de las pestaas podremos
ocultar o mostrar los datos
segn nos interese la
informacin que deseemos
mostrar.

Tema 22. Hojas de clculo. Excel 2003.

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Obtener datos externos: sirve para importar datos externos producidos con otras aplicaciones a
una hoja de Excel.
Los datos se pueden obtener de consultas de Access o de
archivos de texto de entre otros mtodos.
Al importar un archivo de texto, nos aparecer el cuadro de
dilogo para separar el texto en columnas.

Lista: es parecido a los filtros


Permite ordenar los datos de forma
ascendente o descendente, y adems
ofrece la posibilidad de mostrar los
diez mejores, todos, personalizar
cuantos campos se van a mostrar. Es
muy til cuando por ejemplo de 100
filas de datos solo queremos conocer
las 10 primeras.
Estas listas se pueden publicar en un
sitio web.
El * al final de la lista indica que Excel est preparado
para recibir un nuevo registro.
La fila total o el botn alternar fila total sirve para aadir
una fila que contiene los datos totales. Puede realizar
funciones con los datos.

XML, Lenguaje de Marcado eXtensible : es una de las funciones ms potentes de Excel 2003.
Permite trabajar con ficheros XML, los puede importar y
utilizarlos como si fuesen listas, o bien como si fuesen libros
dentro de otros libros ms grandes.
Los archivos XML tienen las siguientes caractersticas:
- Contiene exactamente un elemento raz con un nombre
nico que no aparece en ningn otro sitio del documento.
- Los elementos estn correctamente anidados.
- Todas las etiquetas de elementos estn cerradas.
- Las etiquetas de inicio y fin de elementos utilizan
maysculas o minsculas.
- XML distingue entre maysculas y minsculas.
- Todos los atributos de elementos se incluyen entre comillas.
- Los caracteres especiales se definen como entidades integradas, ej.: &, <, >.

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Men ventana.
Nueva ventana: abre una ventana del mismo libro. Es el mismo
libro visto 2 o ms veces.
Sabemos que un libro esta abierto varias veces porque en su
barra de ttulo aparece el nmero de ventana que estamos
mirando en ese momento.

Organizar: sirve para organizar los libros de Excel dentro de la


ventana principal de la aplicacin.
Las ventanas se pueden organizar en mosaico, en horizontal, en
vertical o bien en cascada.

Ejemplo de organizar en mosaico.

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Comparar en paralelo: pone los libros en paralelo, como si se tratase del mosaico horizontal.
Ocultar: oculta el libro activo pero no lo cierra.
Mostrar: muestra los libros que han sido ocultados.

Dividir: sirve para dividir el


rea de trabajo en varias
partes, teniendo la posibilidad
de trabajar con distintas
zonas de la hoja
simultneamente. En este
modo no se muestra la barra
de ttulo del libro dividido. Se
puede dividir como mximo
en 4 zonas.
Quitar divisin: elimina las
divisiones de la ventana
realizada con la opcin de
dividir.
Inmovilizar paneles:
permite inmovilizar las
celdas que estn por encima
y a la izquierda de la celda
seleccionada. Inmoviliza
toda la fila y toda la
columna. Es un efecto
visual y no es imprimible.
En el ejemplo se ha
inmovilizado la fila 1.

Movilizar paneles: Elimina la inmovilizacin realizada con la opcin anterior.


Listado de libros abiertos: aparecen todos los libros abiertos, no importa si los libros estn
guardados o no.

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Men ayuda.

Ayuda de Excel:
Se puede acceder a la ayuda de Excel con la tecla rpida F1.
La ayuda aparece en el panel de tareas de Excel.
Se puede formular directamente una pregunta o consultar la
tabla de contenido de la ayuda.
Mostrar el ayudante de Office:
Muestra el ayudante de Office, al cual
se le pueden formular preguntas, y
tambin muestra sugerencias al usuario.
Ocultar el ayudante de Office:
Oculta el ayudante de Office del rea de
trabajo.
Microsoft Office Online: accede a la ayuda de Excel en el
Web. Es una ayuda actualizada. Tambin se pueden
descargar plantillas extras.

Pngase en contacto con nosotros: abre el navegador de Internet y permite comunicarse con
Microsoft acerca de su producto Office.
Buscar actualizaciones: utiliza el navegador Web para buscar las actualizaciones ms recientes y
Services packs de Office para mejorar con ellas la funcionalidad y seguridad de Office.
Detectar y reparar: sirve
para buscar errores de Excel
e intenta repararlos.

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Activar producto: activa Microsoft Office y permite disfrutar de las ventajas de software Original
Microsoft, tales como descargas de actualizaciones y asesoramiento tcnico, entre otras.
Opciones de comentario de cliente:
Permite enviar
estadsticas y
tendencias del uso
que hace el usuario
de Office, a
Microsoft, para
mejorar el software.

Acerca de Microsoft Excel:


Muestra un cuadro de
dilogo con el
nmero de serie, el
copyright, el usuario
a quin est
registrado el
producto, entre otras
cosas.

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