TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LA COMUNICACIN

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PROF. M. DANIELA PIETRASANTA

PLANILLA DE CLCULO: EXCEL

Una planilla de clculo es un programa utilitario que permite realizar ejercicios aritmticos.
Como por ejemplo, balances, clculos de calificaciones escolares o universitarias, control de
ventas, control de gastos, caja diaria y todo aquello similar a estos procedimientos. Adems
permite trabajar con base de datos y realizar grficos para ilustrar resultados, como por ejemplo:
grfico de columnas, circular, de barras, etc.
Es de gran utilidad en la oficina ya que realiza de una manera sencilla y eficaz toda clase de
clculos y operaciones que manualmente o con calculadora demandara mucho ms tiempo y
esfuerzo.
Para la realizacin de los clculos pueden utilizarse frmulas diseadas por el usuario, que deben
ir precedidas del signo =, y que pueden incluir todas las operaciones matemticas; o funciones
predefinidas de Excel. Esta aplicacin ofrece una gran variedad de funciones, algunas de las
cuales se describirn ms adelante.
Cuando ingresamos a Excel, la aplicacin se presenta como un libro de trabajo, ste es el archivo
que creamos y todo lo que hacemos en l se almacenar formando el libro de trabajo.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el nmero del libro ir variando
dependiendo de cuntos se hayan creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el
nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y as sucesivamente.
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las
hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.
PANTALLA INICIAL DE EXCEL:

Columnas
Celda activa
Barra de frmulas
Filas

Cuadro de nombres
Hoja activa

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Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el
nmero de stas puede variar dependiendo de la memoria de la computadora (en una
computadora de 1Gb de memoria se pudieron insertar 65.531 hojas).
En la parte inferior de la ventana de Excel se encuentran las diferentes hojas del libro de trabajo,
cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

La hoja de clculo consta de columnas y filas.

Las columnas se leen en direccin vertical y se identifican con letras: A, B, C.Z, AA, AB,
AC
Las filas se leen en direccin horizontal y se identifican con nmeros: 1, 2, 3..
A la interseccin de la columna con la fila se la denomina CELDA y se la identifica con la letra
de la columna y el nmero de la fila, por ejemplo: A1, B34, AA12. Una hoja de clculo tiene
16.777.216 celdas.

VERSIN 2.007
VERSIONES ANTERIORES

CANTIDAD
COLUMNAS
16.384 hasta XFD
256 hasta IV

CANTIDAD
FILAS
1.048.576
65.536

CANTIDAD
CELDAS
17.179.869.184
16.777.216

En ocasiones es necesario trabajar con un grupo de celdas consecutivas, al que se denomina

RANGO. Para nombrarlo se utiliza la primera celda, dos puntos y la ltima celda, entre
parntesis. Por ejemplo: (A1:B10)
Las celdas son independientes unas de otras y en ellas se puede guardar informacin de tres
tipos:
RTULOS: son letras y nmeros expresados como texto (no utilizables para clculos).
Por ejemplo: APELLIDO, DIRECCIN, N DOCUMENTO, 1 TRIMESTRE.
VALORES: son nmeros con los cuales operar. Por ejemplo precios, cantidades,
calificaciones, etc.
FRMULAS: relacionan valores guardados en las celdas. Pueden ser aritmticas o
lgicas y a ellas debe anteponerse el signo igual (=). Por ejemplo =A1+A2+A3;
=(B4/2)+17; etc.
REGLAS DE OPERACIN:
Para poder operar en Excel se deben respetar las siguientes reglas:
a) El primer carcter de la frmula debe ser igual (=).
b) Las frmulas no permiten espacios en blanco y pueden tener hasta 255 caracteres.
c) En frmulas complejas se deben encerrar entre parntesis aquellas operaciones que el
programa debe hacer primero. No es lo mismo:
=5+(3*2) que
=(5+3)*2
d) Las frmulas lgicas o en cadena pueden contener texto, pero ste debe aparecer entre
comillas. Por ejemplo: =SI(A2>4;MAYOR;MENOR
e) Los operadores que se utilizan en las operaciones son los siguientes:

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Operador aritmtico
+
*
/
%
^

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Significado
Suma (3+3)
Resta (3-1) Negacin -1
Multiplicacin (3*3)
Divisin (3/3)
Porcentaje (20%)
Exponenciacin (3^2)

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Operador relacional
>
<
<>
=
>=
<=

Significado
Mayor
Menor
Diferente
Igual
Mayor o igual
Menor o igual

La prioridad de los operadores sigue el siguiente orden:

1) Parntesis.
2) Porcentaje.
3) Exponenciacin.
4) Multiplicacin y divisin, de izquierda a derecha.
5) Sumas, restas y comparaciones, de izquierda a derecha.
VALORES RELATIVOS Y ABSOLUTOS:
En Excel se puede trabajar con dos tipos de valores:

VALORES RELATIVOS: son aquellos valores que se colocan en frmulas o funciones, y

que al ser copiadas a otras celdas se modifican automticamente, dependiendo de la
posicin de la frmula o funcin. Todos los nombres de las celdas que se utilizan son
valores relativos.

VALORES ABSOLUTOS: son aquellos valores que se colocan en frmulas o funciones, y

que al ser copiadas a otras celdas se mantienen siempre fijos, sin importar la posicin de
la frmula o funcin. Para que un valor Relativo se transforme en Absoluto, debe
utilizarse el signo $ (pesos) que se ubicar delante de la columna o delante de la fila
segn corresponda. Este signo indicar que el valor est fijo, es decir, que es Absoluto.

=C6*B$14
Valor
Relativo

Valor
Absoluto

FORMATO CONDICIONAL: se utiliza para resaltar celdas que cumplen con determinados
criterios. Pueden compararse el valor de una celda con una frmula.
Ej: valor de la celda

igual

max(c2:c10)

CONSIDERACIONES:

Cuando se hace referencia a una hoja se coloca al final del nombre de la misma el signo de
admiracin . Y cuando este nombre tiene espacios en blanco, se hace referencia al mismo
utilizando apstrofos. Ejemplo: Lista de precios!

Cuando se desea proteger una hoja de trabajo, primeramente deber quitarse la opcin
Bloqueda de cada celda en aquellas celdas en las que quiere realizarse ingresos.

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Puede utilizarse como criterio de cuenta o de suma una expresin como la siguiente: "<45".
En este caso se contarn o sumarn los nmeros inferiores a 45. Dicha expresin deber estar
entre comillas.

Para incrementar celdas numricas se inserta el primer valor, el segundo valor y se copia el
rango en las celdas siguientes. El incremento depender de esos valores. Por ejemplo, 100,
101 (el incremento ser de 1 en 1), 100, 102 (el incremento ser de 2 en 2).

Existen listas automticas que se incrementan sin necesidad de insertar un segundo valor
como en el caso anterior. Tal es el caso de los das de la semana, los meses, etc.

TABLAS DINMICAS
Son tablas interactivas que combinan y comparar rpidamente grandes volmenes de datos.
Interactivas porque el usuario podr girar las filas y las columnas para ver diferentes resmenes
de los datos de origen.
Los datos de origen para la confeccin de una tabla dinmica pueden obtenerse de diferentes
formas:
Datos de tablas de la misma hoja o de hojas diferentes del mismo libro de trabajo.
Datos de tablas de diferentes libros de trabajo.
Datos de otras aplicaciones, por ejemplo, bases de datos de Access.
Datos de otra tabla dinmica.
Los elementos de una tabla dinmica son:
Los campos de pgina: son los campos usados para mostrar datos de un tipo por vez.
Filtra los datos. Por ejemplo: fecha de los movimientos bancarios.
Los campos de columnas: son los campos utilizados como ttulos de las filas. Por
ejemplo: los movimientos de las cuentas (Depsito o Extraccin).
Los campos de fila: son los campos utilizados como ttulos de las filas. Por ejemplo: los
nmeros de cuenta de los clientes del banco.
Los campos de datos: son los campos que estarn dentro de la tabla, generalmente de tipo
numrico. En esta rea debe colocarse al menos un campo. Por ejemplo: importe de los
movimientos bancarios. Generalmente el clculo realizado por los valores numricos es
la suma de los mismos, pero tambin pueden llevarse a cabo otras operaciones, como por
ejemplo: el promedio, el producto, el valor mximo, el valor mnimo, la cuenta de los
valores, etc. Estas operaciones pueden realizarse seleccionando la opcin Configuracin
del campo del men de tabla dinmica.
CONSIDERACIONES:
Una vez que la tabla ha sido diseada, pueden cambiarse la ubicacin de los campos a fin
de obtener diferentes resultados.
Muy importante, cuando se modifican los datos de origen, debe actualizarse la tabla
dinmica a fin de que se reflejen los resultados. Se puede seleccionar la opcin Actualizar
del men contextual (botn derecho del mouse).
Aparte de la memoria disponible, no hay lmite al nmero de tablas dinmicas que
pueden definirse en el mismo libro de trabajo.
Despus de crear un informe de tabla dinmica, ste puede ser personalizado para
destacar la informacin que desee, cambiando el diseo o formato de los datos.
Pueden modificarse los nombres de los campos de pgina, de columna o de fila, que en
realidad son los ttulos de la tabla de origen.

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FUNCIONES BSICAS DE EXCEL

FUNCIN SUMA: obtiene la suma de los valores ingresados como argumentos. Pueden
utilizarse rango de celdas, constantes o referencias a celdas.
Si se necesita sumar valores no consecutivos, se ingresarn separados con un punto y coma.
Sintaxis:
SUMA(rango de celdas)
Ej:
=SUMA(a1:a10;b1:b10)
En este caso obtiene la suma del rango a1:a10 y del rango b1:b10. En este caso pueden
emplearse hasta 255 rangos.
FUNCIN MAX: devuelve el valor mximo dentro del rango especificado.
Sintaxis:
MAX(rango de celdas)
Ej:
=MAXx(c1:c10)
Pueden utilizarse hasta 255 rangos de celdas.
FUNCIN MIN: devuelve el valor mnimo dentro del rango especificado.
Sintaxis:
MIN(rango de celdas)
Ej:
=MIN(c1:c10)
Pueden utilizarse hasta 255 rangos de celdas.
FUNCIN PROMEDIO: devuelve el promedio del rango especificado.
Sintaxis:
PROMEDIO(rango de celdas)
Ej:
=PROMDEDIO(b1:b10)
Pueden utilizarse hasta 255 rangos de celdas.
FUNCIN SI: evala una expresin condicional y devuelve un resultado si esa condicin es
verdadera y otro si es falsa. Pueden utilizarse funciones anidadas, en estos casos hay que tener en
cuenta que una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas.
Sintaxis:
SI(condicin; valor por verdadero; valor por falso)
Ej:
=SI(a3>=7;Aprobado;Desaprobado)
FUNCIN O: evala expresiones condicionales y devuelve verdadero o falso. Slo devolver
falso cuando todas las expresiones sean falsas. Podrn evaluarse hasta 255 expresiones
condicionales.
Sintaxis:
O(expresin1;expresin2;expresin3)
Ej:
=O(a1=A;a1=B;a1=C)
FUNCIN Y: evala expresiones condicionales y devuelve verdadero o falso. Slo devolver
verdadero cuando todas las expresiones sean verdaderas. Podrn evaluarse hasta 255 expresiones
condicionales.
Sintaxis:
Y(expresin1;expresin2;expresin3)
Ej:
=Y(a1>1000;a1<1500)

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FUNCIN CONTAR: cuenta las celdas que contienen nmeros.

Sintaxis:
CONTAR(rango de celdas)
Ej:
=CONTAR(b1:b10)
Pueden utilizarse hasta 255 rangos de celdas.
FUNCIN CONTARA: cuenta el nmero de celdas con valores no numricos dentro de un
rango determinado.
Sintaxis:
CONTARA(rango)
Ej:
=CONTARA(b1:f1)
Pueden utilizarse hasta 255 rangos de celdas.
FUNCIN CONTAR.BLANCO: cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango
determinado.
Sintaxis:
CONTAR.BLANCO(rango de celdas)
Ej:
=CONTAR.BLANCO(a1:a10)

FUNCIN CONTAR.SI: cuenta el nmero de celdas que coinciden con el criterio especificado.
Sintaxis:
CONTAR.SI(rango que contiene los criterios ; criterio de cuenta)
Ej:
=CONTAR.SI(c1:c10;Inicial)

FUNCIN SUMAR.SI: suma el rango de celdas que coinciden con el criterio especificado.
Sintaxis:
SUMAR.SI(rango que contiene los criterios; criterio de suma ; rango de celdas a sumar)
Ej:
=SUMAR.SI(c1:c10; Inicial; e1;e10)

FUNCIN SUMAR.SI.CONJUNTO: suma las celdas que cumplen un determinado conjunto

de condiciones o criterios. Pueden utilizarse hasta 127 rango de criterios.
Sintaxis:
SUMAR.SI.CONJUNTO(rango de celdas a sumar; rango que contiene los criterios;
criterio de suma)
Ej:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(c1:c10;a1:a10;Crdito;d1:d10;Efectivo)

FUNCIN HOY(): esta funcin permite obtener la fecha del sistema con el formato de fecha
corta dd/mm/aa.
Sintaxis:
=HOY()

FUNCIN ENTERO: esta funcin devuelve el entero de un nmero real. No redondea, trunca.
Sintaxis:
ENTERO(nmero real)
Ej:
=ENTERO(4,76)
devuelve 4

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FUNCIN BUSCARV: realiza una bsqueda vertical en una tabla de datos en funcin a la
especificacin de un valor y devuelve el resultado correspondiente.
Sintaxis:
BUSCARV(valor buscado;matriz;n de la columna del dato a obtener)
Ej:
=BUSCARV(b5;Datos!a1:d10;3)

FUNCIN PRODUCTO: obtiene el producto de todos los valores ingresados como argumento.
Podrn utilizarse hasta 30 valores. Los valores pueden ser constantes, rango de celdas o
referencias a celdas.
Sintaxis:
PRODUCTO(valor1;valor2;valor3)
Ej:
=PRODUCTO(c1:c10)

FUNCIN SUBTOTALES: calcula el subtotal del rango especificado. Esta funcin omite las
celdas ocultas por lo tanto es ideal para calcular subtotales de tablas con filtros. En este caso la
funcin se utiliza antes de aplicar el filtro.
Sintaxis:
SUBTOTALES(nmero funcin; rango de celdas)
Donde el nmero de la funcin puede ser un valor entre 1 u 11 que depender de:
1: para utilizar la funcin PROMEDIO
2:

CONTAR
3:

CONTARA
4:

MAX
5:

MIN
6:

PRODUCTO
7:

DESVEST
8:

DESVESTP
9:

SUMA
10:

VAR
11:

VARP
Ej:

=SUBTOTALES(9;b1:b10)

Pueden utilizarse hasta 254 rangos de celdas.

FUNCIN COINCIDIR: devuelve la posicin relativa de un elemento en una tabla que
coincida con un valor determinado.
Sintaxis:
COINCIDIR(valor;tabla;coincidencia)
Donde coincidencia es un valor que puede ser:
1: encuentra el mayor valor que es inferior o igual al valor buscado.
0: encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor buscado.
-1: encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor buscado.
Ej: =COINCIDIR(41;B2:B5;0)
MODA: devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en una tabla o rango de datos. Estos
datos pueden ser nmeros, nombres o referencias que contengan nmeros.
Sintaxis:
MODA(rango de celdas) hasta 255 rangos
Ej: =MODA(A1:A10)