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Logros de aprendizaje
Conocimientos previos
Mapa de contenidos
Conociendo el entorno
de trabajo
Accediendo al
programa
Ingresando y
modificando datos
Conociendo el rea
de trabajo
Contenidos de aprendizaje
Libros y hojas
Al ingresar a Excel, ests accediendo a un archivo; este se conoce como libro, el
cual est compuesto por un conjunto de hojas de clculo.
En nuestro caso el archivo o libro especies, est compuesto por tres hojas de
clculo: Datos, Hoja2 y Hoja3.
Libro: especies.xlsx
Hojas de
clculo
La barra de ttulo
La barra de ttulo contiene el nombre actual del libro que ests trabajando.
La cinta de opciones
Contiene todas las opciones del programa agrupadas en fichas, que a su vez estn
divididas en grupos.
La barra de estado
Muestra informacin adicional sobre las celdas seleccionadas o sobre opciones
habilitadas en la hoja de clculo.
4
Importante!
Si utilizas la opcin Guardar como y anteriormente ya has
guardado tu documento, puedes renombrarlo o guardarlo en
otra carpeta diferente.
5
Aplica lo aprendido
Ficha de Aprendizaje N 2
Curso: Manejo de hojas de clculo con Microsoft Excel
Tema: Desplazndonos entre celdas y hojas
Duracin: 2 horas pedaggicas
Logros de aprendizaje
Conocimientos
previos
Recuerdas los elementos de
Excel que hemos revisado?
Sabes qu es una celda?
Mapa de contenidos
Desplazndonos
entre celdas y hojas
Desplazndonos
dentro del libro de
trabajo
Seleccionando celdas y
hojas
Contenidos de aprendizaje
Seleccionando celdas y hojas
Sigue las siguientes indicaciones por cada uno se los tipo de seleccin.
Ctrl,
Importante!
Podemos dirigirnos rpidamente a una celda especfica
colocando la columna y fila en el cuadro de nombre, y
presionando la tecla Enter.
3
Aplica lo aprendido
Ficha de Aprendizaje N 3
Curso: Manejo de hojas de clculo con Microsoft Excel
Tema: Insertando, eliminado, ocultando y mostrando filas y columnas. Generando series
Duracin: 2 horas pedaggicas
Logros de aprendizaje
Conocimientos previos
Mapa de contenidos
Filas, columnas y
series
Insertando y
eliminando filas
Ocultando y
mostrando columnas
Generando series
Contenidos de aprendizaje
Insertando filas
Ingresa la informacion
Importante!
Cuando insertas una fila, Excel la coloca arriba de la
fila que has seleccionado.
Eliminando filas
Ocultando columnas
En el archivo libros.xlsx vamos a ocultar la columna del precio en dlares, para ello sigue
la siguiente secuencia.
Selecciona la columna C.
Ahora ya no se
muestra la columna C
Mostrando columnas
Para mostrar nuevamente la columna que habas ocultado, realiza los siguientes pasos.
Selecciona las columnas de los costados a
la columna que ocultaste. En este caso,
selecciona las columnas B Y D
Ahora se muestra
nuevamente la
columna C
3. Generando series
Excel permite completar automticamente celdas consecutivas con perodos de tiempo,
serie de nmeros y fechas, as como textos combinados con nmeros.
Series alfnumricas
Series numricas
Aplica lo aprendido
Ficha de Aprendizaje N 4
Curso: Manejo de hojas de clculo con Microsoft Excel
Tema: Aplicando formatos y bordes a celdas.
Duracin: 2 horas pedaggicas
Logros de aprendizaje
Conocimientos previos
Mapa de contenidos
Formato de celdas
Formato de fuente y
numricos
Combinacin de
celdas
Aplicacin de boldes
a las celdas
Contenidos de aprendizaje
Aplicando formatos de fuente
Para aplicar formatos de fuente, debes utilizar los elementos
del grupo Fuente, ubicado en la ficha Inicio.
El siguiente cuadro resume la funcionalidad de cada botn. Para ver el efecto de cada uno
de ellos ubcate sobre una celda con texto y presiona el botn respectivo.
Botn
Funcionalidad
Negrita
Cursiva
Subrayado
Fuente de letra
Tamao de letra
Color de fuente
Funcionalidad
Alinear a la izquierda
Centrar texto
Aumentar sangra
Orientacin de texto
Alinear a la parte superior
Combinando celdas
A veces es necesario unir el contenido de dos o ms celdas en una sola. Para ello, debes
realizar los siguientes pasos:
Abre un libro nuevo en Excel e ingresa en la celda A1 el texto: Lista de accesorios a
solicitar.
Selecciona con el mouse
el rango A1:D1.
2
Aplicando bordes
Excel te permite crear lneas en los bordes de las celdas. Utiliza el archivo libros.xlsx y
sigue los pasos que se muestran a continuacin.
Descarga el archivo
fondoPromocion.xlsx.
En l se muestra la cantidad de
alumnos en cada saln, la
cantidad de dinero que llevan
recaudado as como los
porcentajes de cantidad de
alumnos y de dinero de cada
saln.
Haz clic
derecho sobre
el nombre de la
hoja y escoge la
opcin Eliminar
Aplica lo aprendido
Reflexiona
Qu es lo que ms te gust del tema?
Cmo utilizaras las herramientas aprendidas en las actividades de clase con el
programa Excel?
Ficha de Aprendizaje N 5
Curso: Manejo de hojas de clculo con Microsoft Excel
Tema: Frmulas, operadores y grficos
Duracin: 2 horas pedaggicas
Logros de aprendizaje
Conocimientos previos
Qu tipo de operaciones
podemos realizar en Excel?
Mapa de contenidos
Frmulas y
Grficos
Referencias
relativas y
absolutas
Grficos: Tipos
Contenidos de aprendizaje
Qu es una frmula?
Una frmula es una operacin introducida en una
celda, la cual calcular un resultado basndose
en los valores introducidos en esta.
Importante!
Para escribir una frmula se debe escribir el smbolo = al
inicio de esta.
Coloca el cursor en la esquina inferior derecha de la celda A4, hasta que cambie de
forma a una cruz. Luego arrastra el contenido hacia la celda B4.
Como puede ver, en la celda B4 se obtuvo como resultado la suma de las celdas B2 y B3.
Esto debido a que utilizamos referencias relativas y con ello Excel reemplaz el valor de la
columna A por el de B.
Referencia absoluta
Qu es un grfico?
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y sirve para
facilitar su interpretacin. As por ejemplo, el grfico de la izquierda muestra los porcentajes
de la deficiencia calrica en el Per en sus distintas regiones durante el ao 1997 y el de
la derecha, la evolucin anual de las exportaciones peruanas durante los aos 1993 al
2001.
Tipos de grficos
Excel dispone de varios tipos de grficos, de los cuales podrs seleccionar el ms
adecuado a tu necesidad y/o a los datos que poseas. Puedes encontrar los diferentes tipos
en el grupo Grficos de la Ficha Insertar.
Selecciona el tipo de
grafico
Columna
agrupada
que
se
encuentra en la ficha
Insertar tal como se
muestra en la figura.
Grfico de pie
Ubcate en la Hoja3 y selecciona los rangos A2:A3 y I2:I3. Para ello selecciona el
primer rango, luego presiona la tecla Ctrl y sin dejar de presionarla selecciona el
segundo rango.
Grfico de Lneas
Ubcate en la Hoja4 y selecciona el rango A1:F3
Aplica lo aprendido
Ficha de Aprendizaje N 6
Curso: Manejo de hojas de clculo con Microsoft Excel
Tema: Mini grficos en Excel
Duracin: 2 horas pedaggicas
Logros de aprendizaje
Conocimientos previos
Mapa de contenidos
Mini grficos
Qu son?
Creacin
Personalizacin
Eliminacin
Contenidos de aprendizaje
Qu es un mini grfico?
Un mini grfico es un pequeo grfico que cabe en una celda de una hoja de clculo y
ofrece una representacin visual de los datos contenidos en las celdas contiguas.
Podemos utilizar mini grficos para mostrar tendencias en una serie de valores, como
aumentos o reducciones o para resaltar valores mnimos y mximos.
Columna
Es similar a un grfico de
columnas.
Ganancia o Prdida
Este tipo de grficos no tiene
un similar con los grficos de
Excel. Sirven para mostrar
variaciones. Una variacin
positiva
representa
una
ganancia, mientras que una
variacin negativa representa
una prdida.
Selecciona
slo
el
rango de celdas que
contiene los datos.
En la pestaa Insertar, en el
grupo Mini grficos, haz clic en
el tipo de mini grfico Lnea.
El rango de datos
debe ser B2:E3
La ubicacin donde
se insertar el mini
grfico
ser
el
rango F2:F3
Importante!
Al seleccionar el rango de datos, no debes incluir los ttulos
de las columnas.
Si despus de crear los mini grficos decides que no son del tipo adecuado, puede cambiar
el tipo seleccionando el mini grfico y en Herramientas para mini grfico, dentro del grupo
Tipo, elegir el nuevo tipo
3
Cambiar el estilo
Para ello debemos escoger una de las siguientes opciones del grupo Mostrar ubicado
dentro de la ficha Diseo:
Punto alto
Aplica un color diferente al dato de mayor valor.
Punto bajo
Aplica un color diferente al dato de menor valor.
Puntos negativos
Aplica un color diferente a todos los valores negativos.
Primer punto
Resalta el primer punto de la serie.
ltimo punto
Resalta el ltimo punto de la serie.
Aplica lo aprendido
Ficha de Aprendizaje N 7
Curso: Manejo de hojas de clculo con Microsoft Excel
Tema: Grficos en Excel (Parte I)
Duracin: 2 horas pedaggicas
Logros de aprendizaje
Conocimientos previos
Cmo puedo visualizar de forma resumida
una gran cantidad de datos? Existe alguna
herramienta especial para ello?
Lee el siguiente caso:
Luis tiene una compaa dedicada a la venta de paquetes tursticos. En una
reunin, se present la siguiente grfica que muestra la proyeccin de ingresos de
cada paquete para el primer trimestre del prximo ao.
Recuerda:
Puedes aplicar
distintos estilos de
grficos para tus
presentaciones.
Crees qu es importante contar con un grfico que muestre las proyecciones de las
ventas de un producto?
Qu estilo de grfico es? Cmo puedo cambiar el estilo?
1
Mapa de contenidos
MICROSOFT EXCEL
Diseo
Herramientas
para la
presentacin de
un grfico
Presentacin
Formato
Importante!
Excel es una herramienta de clculo que presenta
categoras y diversas funciones financieras, estadsticas,
matemticas y trigonomtricas, entre otras.
Contenidos de aprendizaje
I. Conocer herramientas adicionales para la presentacin de un grfico
Al crearse un grfico, aparecen automticamente tres fichas en Excel:
Diseo, Presentacin y Formato. Estas permiten modificar los elementos y
presentacin del grfico.
Grfico inicial
Grfico final
Como puedes notar, inicialmente se mostraban los datos agrupados por meses y en el
segundo caso se muestran agrupado por tipo de paquetes.
Recuerda que al
cambiar un tipo
de grfico debes
tener en cuenta
los rtulos
Al observar el grfico, se nota que en el eje Y, los valores estan iniciando en cero y que los
importes de monto estn en miles, por ejemplo: 1000,000.00; 200,000.00. Si modificamos la
escala de estos valores podriamos tener un grfico ms claro.
Aplica lo aprendido
Ingresa a Excel y realiza las actividades:
Aplicacin 2.5: Abre un nuevo documento en Excel y descarga el
archivo empresa_rosita:
Aplicacin 2.6: En la empresa "Toyota", le solicitan al gerente elaborar un grfico de
acuerdo a la Produccin de vehculos en el Primer Trimestre; con la informacin
proporcionada en el archivo PRODUCCIN.
Investiga Qu otras opciones de formato podemos aplicar
a nuestros grficos?
Ficha de Aprendizaje N8
Curso: Manejo de hojas de clculo con Microsoft Excel
Tema: Vistas de datos en Excel
Duracin: 2 horas pedaggicas
Logros de aprendizaje
Seala la importancia de dividir paneles y ventanas para una mejor vista de datos.
Conocimientos previos
Qu haras si tienes una hoja de
clculo con muchos datos y deseas
navegar entre ellos?
Rita quiere realizar una presentacin que permita visualizar todos los datos, pero
observa que al mover la barra espaciadora no logra mostrar todo.
Qu servir para lograr el objetivo de Rita? Si ella quisiera dividir los paneles,
Cmo podra realizar esta funcin?
Mapa de contenidos
Inmovilizar paneles
Dividir la pantalla en
paneles
Contenidos de aprendizaje
Vistas de datos
Algunas veces, la cantidad de datos que posee una hoja de clculo abarca muchas
columnas y filas, lo cual dificulta ver todo el contenido. Por ello aprenderemos a utilizar
algunas herramientas que nos facilitarn la visualizacin de nuestros datos.
a. Inmovilizando paneles: Esta opcin permite congelar el movimiento de algunas
filas y/o columnas para desplazarte, sin perder las cabeceras de los datos que se
estn observando.
A continuacin, aprenders cmo utilizar esta opcin. Para ello, descarga y abre el
archivo paquetes.xlsx, que se encuentra en la plataforma.
Para ver las dos ventanas al mismo tiempo, realiza los siguientes pasos:
Aplica lo aprendido
Ingresa a Paideia y realiza las siguientes actividades:
Aplicacin 2.7: Divide la siguiente hoja de clculo en dos ventanas, para ello
debers descargar el archivo personal_nuevo.
Reflexiona
De lo que has aprendido, qu fue lo ms interesante?
Te parecen tiles todas las herramientas aprendidas?
Ficha de Aprendizaje N 9
Curso: Manejo de hojas de clculo con Microsoft Excel
Tema: Funciones bsicas
Duracin: 2 horas pedaggicas
Logros de aprendizaje
Conocimientos previos
Qu funciones de Excel
recuerdas? Cmo se escriben las
funciones en Excel?
Mapa de contenidos
Funciones
bsicas
Funcin
Suma
Funcin Max
Funcin
Promedio
Funcin Si
Funcion Contar
Si
Contenidos de aprendizaje
Qu es una funcin?
Una funcin es una frmula definida por Excel (o por el usuario)
que utiliza uno o ms valores (llamados argumentos o parmetros)
y devuelve un resultado. Por ejemplo, el grafico muestra la funcin
Suma que tiene como parmetros los valores 12, 5, 6, 24 y que
devolver como resultado 47.
Funcin SUMA
Funcin MAX
Esta funcin devuelve como resultado el valor mximo de una relacin de argumentos. El
nmero de argumentos puede ser desde 1 hasta 255. Sigue la siguiente secuencia:
Funcin PROMEDIO
Esta funcin devuelve como resultado la media aritmtica de los argumentos. La media
aritmtica de un conjunto de nmeros es el resultado de la suma de dichos nmeros
dividido entre la cantidad de nmeros sumados
Abre una hoja de Excel e ingresa la siguiente informacin:
Funcin SI
Esta funcin comprueba si se cumple una condicin dada. Si esta se cumple, la funcin
devuelve el valor indicado en el segundo argumento; en caso contrario, devuelve el valor
indicado en el tercer argumento. Para utilizar esta funcin sigue la siguiente secuencia:
Abre una hoja de Excel e ingresa la siguiente informacin correspondiente a las
notas obtenidas por un alumno
Funcin CONTAR.SI
Esta funcin permite saber cuntas celdas, en un rango indicado, coinciden con un criterio
o condicin dada.
Abre una hoja de Excel e ingresa la
siguiente informacin:
Aplica lo aprendido
Ficha de Aprendizaje N 10
Curso: Manejo de hojas de clculo con Microsoft Excel
Tema: Funciones avanzadas
Duracin: 2 horas pedaggicas
Logros de aprendizaje
Aplica funciones que le podrn facilitar los clculos y bsquedas con criterios o
condiciones ms complejas.
Conocimientos previos
Recuerdas cmo utilizar una funcin
en Excel?
Recuerda:
Las funciones
avanzadas de
Excel facilitan
clculos y
bsquedas.
Mapa de contenidos
Funcin
BUSCARH
Funciones de
Bsqueda
Funcin
BUSCARV
Funciones
avanzadas
enExcel
Funcin
IZQUIERDA
Funciones de
Texto
Funcin
DERECHA
Funcin
CONCATENAR
Importante!
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan diversas operaciones.
Contenidos de aprendizaje
I. Funciones avanzadas con Excel
a.
Descarga de la plataforma el
archivo puntos.xlsx.
Importante!
El valor buscado debe coincidir exactamente con los datos de la
matriz de valores en donde se est realizando la bsqueda
2
3
Finalmente, verifica si los parmetros que has colocado son correctos ingresando la
funcin en la celda J7.
d. Funcin DERECHA: Esta funcin permite extraer los ltimos caracteres especificados de
una cadena de texto.
e. Funcin CONCATENAR: Une o concatena diferentes elementos de texto en una sola
cadena. Estos elementos pueden ser celdas o directamente textos para lo cual se utiliza
comillas ().
Aplica lo aprendido
Ingresa a Paideia y realiza las siguientes actividades:
Aplicacin 3.2: En el archivo agencia_v2.xlsx, calcula los valores de la columna J
(costo base) el cual depende de la ciudad destino. Al finalizar, guarda los cambios.
Aplicacin 3.3: Descarga de la plataforma el archivo impuestos.xlsx. All
encontrars una hoja de clculo, para calcular los impuestos que debe pagar un
pasajero por los productos que trae desde el extranjero.
Ficha de Aprendizaje N 11
Curso: Manejo de hojas de clculo con Microsoft Excel
Tema: Funciones anidadas
Duracin: 2 horas pedaggicas
Logros de aprendizaje
Conocimientos previos
Recuerdas qu tipos de
funciones podemos usar en
Excel?
Mapa de contenidos
Funciones anidadas
SI anidado
SUMAR.SI
Contenidos de aprendizaje
Funcin SI anidada
Descarga el archivo notas.xlsx. En l se encuentran las notas de los bimestres de
los alumnos de un curso.
Nota
A
B
C
D
E
Resultado
Excelente
Bueno
Reguar
Deficiente
Muy deficiente
Para colocar las notas, cuyos valores son A, B, C, D E utiizaremos la funcion SI, que tendr 5
condiciones. En la celda K2 escribe la siguiente frmula
=SI(J2>8,SI(J2>11,SI(J2>15,SI(J2>18,"A","B"),"C"),"D"),"E")
Promedio
>18
Promedio
>15 y <=18
Promedio
>11 y <=15
Promedio
>8 y <=11
Promedio
<=8
Funcin SUMAR.SI
En el archivo que trabajaste se desea obtener un resumen con el promedio por cada tipo
de notas. El resultado debe lucir de esta manera:
Nota
A
B
C
D
E
Resumen
Suma de notas
Cantidad
Promedio
Rango: El rango cuyos valores sern comparados con el criterio. Columna Nota
Criterio: El valor contra que determina que celdas debern sumarse. Celda E51.
Rango suma: Las celdas cuyos valores se sumarn. Rango J2:J44
Si deseamos utilizar la misma frmula para la calcular la suma de las dems notas
(B, C, D y E) debemos fijar como absolutos los rango y como relativa la celda E50.
Ahora la frmula debe lucir as =SUMAR.SI($K$2:$K$44,E50,$J$2:$J$44)
Por ltimo, arrastra la esquina inferior derecha de la celda F50 hasta la celda F54.
Aplica lo aprendido
Ficha de Aprendizaje N 12
Curso: Manejo de hojas de clculo con Microsoft Excel
Tema: Funciones y herramientas productivas (II parte)
Duracin: 2 horas pedaggicas
Logros de aprendizaje
Usa la herramienta buscar objetivo para identificar un valor especfico como resultado
de una frmula o para resolver una ecuacin.
Conocimientos previos
Recuerdas cmo realizar bsquedas en
Excel?
Recuerda:
Las funciones
avanzadas de Excel
facilitan los clculos y
bsquedas.
Mapa de contenidos
Formato
condicional
Buscar objetivo
Herramientas
productivas de
Excel
Consolidacin de
datos
Proteccin de
documentos
Contenidos de aprendizaje
Herramientas productivas con Excel
a.
En la ficha Inicio,
selecciona la opcin
Formato Condicional
Selecciona la
condicin que
deseas aplicar
Selecciona el formato
que deseas aplicar
b. Buscar objetivo: Esta herramienta se utiliza para averiguar un valor especfico como
resultado de una frmula o para resolver una ecuacin.
Para ilustrar la funcin, lee el siguiente caso:
Un alumno est preocupado por las
bajas calificaciones que ha obtenido en
uno de sus cursos. Por ello, ha
elaborado la siguiente hoja de clculo
con la intencin de averiguar la nota
que debera obtener en el ltimo
bimestre del ao para aprobar el curso
(es decir, un mnimo de 10,5 de nota).
Descarga de la plataforma el archivo promedio.xlsx. y sigue los siguientes pasos:
En la ficha Datos, dentro del grupo
Herramientas de datos. Haz clic en la opcin
Anlisis Y si. Dentro del men que se despliega
escoge la funcin Buscar objetivo
Valor buscado
Importante!
La funcin buscar objetivo slo puede aplicarse
a ecuaciones con una sola variable de entrada.
Por lo tanto, el alumno deber obtener por lo menos 14 de nota en el 4to bimestre para poder
aprobar el curso
c. Consolidacin de datos: Esta herramienta permite trabajar resmenes de los datos de
hojas de clculo independientes, y los consolida y muestra en una sola hoja.
Lee el siguiente caso:
El gerente de la agencia de viajes necesita consolidar los datos de las ventas de pasajes de
los ltimos tres meses del ao por ciudad destino. Sin embargo, tiene los datos de cada mes
de manera independiente, en distintas hojas dentro del mismo libro, como muestra la
imagen:
En la hoja
Consolidadoagencia
debe
lucir comoPara
se muestra
ello,
en la figura.
realiza las
Selecciona la opcin
Consolidacin dentro de
la ficha Datos.
En este caso utilizaremos la funcin suma para consolidar los datos ya que deseamos obtener
la suma de los importes de los tres meses.
En el campo Referencia, agregaremos cada uno de los rangos en donde se encuentran los
valores que deseamos consolidar. Para ello, seleccionaremos el rango A5:B8 de la hoja
Octubre y damos clic en el botn Agregar. Repetir esta operacin para las hojas Noviembre y
Diciembre.
Selecciona esta
opcin si deseas que
se muestren los
nombres de las
ciudades
Finalmente, obtendrs
los datos consolidados.
idntica posicin.
Da clic en
Aceptar
En caso de que hayas ingresado una contrasea, se te pedir que la vuelvas a ingresar.
Proteccin del libro de trabajo: En este caso, la proteccin es a todas la hojas del
libro. Se permite el ingreso al libro, pero se puede proteger la estructura y el tamao
de las ventanas al abrirlo.
Seleccione las
opciones de
proteccin que
deseas aplicar.
Confirma la
contrasea
Aplica lo aprendido
Ingresa a Excel y realiza las actividades:
Aplicacin 3.6: Utilizando la herramienta Buscar objetivo, resuelve la siguiente
ecuacin:
Reflexiona
?
Logros de aprendizaje
Identifica las herramientas bsicas para trabajar con listas y tablas de informacin.
Calcula automticamente subtotales y totales de los datos de una lista. Para ello, debes
agrupar los datos a partir de ciertos criterios.
Conocimientos previos
Cules son las ventajas de
ordenar datos?
Recuerda:
Una base de datos
permite generar
reportes ordenados.
Mapa de contenidos
Lista o tabla de
datos
Ordenar los datos
Manejo de base
de datos I
Filtros de texto
Validacin de informacin
Sub-totales
Esquemas
Importante!
Excel es una herramienta muy til, porque nos permite filtrar y ordenar
los contenidos que son de nuestro inters.
Contenidos de aprendizaje
I. Conociendo una lista o tabla de datos
Excel utiliza el trmino lista o tabla de datos para referirse a informacin almacenada
en
. filas o registros. En estos casos, la primera fila contiene la cabecera de las
columnas (o nombres de los campos), y las dems contienen los datos.
.
Selecciona
esta opcin.
a.
Opciones para
columna con dato
tipo texto
Opciones para
columna con dato
tipo numrico
Para realizar validaciones de datos, primero debers seleccionar el rango de celdas que
deseas validar, luego escoger la opcin Validacin de datos dentro del grupo Herramientas de
Datos de la ficha Datos
Adicionalmente,
puedes
personalizar los mensajes de
entrada y de error. Para ello,
debes
seleccionar
las
pestaas
Mensaje
de
entrada y Mensaje de error
respectivamente
c. Subtotales
Excel permite calcular automticamente
subtotales y totales de los datos de una
lista
agrupando
los
datos
por
determinados criterios. Por ejemplo, en
la lista de ventas mensuales del archivo
vendedores.xlsx, se desea calcular los
subtotales de las ventas realizadas por
vendedor, tal como se muestra en la
imagen presentada a la derecha.
d. Esquemas
Como observaste en la parte
anterior,
cuando
generaste
subtotales, Excel ha definido grupos
con las filas que utilizaste para
generarlos. A estas agrupaciones se
les conoce como Esquemas.
Botn
Resultado
Oculta los detalles del grupo seleccionado.
Muestra todas las filas de la hoja de clculo.
Muestra solo los subtotales de cada grupo.
Muestra los detalles del grupo seleccionado.
Ficha de Aprendizaje N 14
Curso: Manejo de hojas de clculo con Microsoft Excel
Tema: Manejo de base de datos (II parte)- Tablas dinmicas
Duracin: 2 horas pedaggicas
Logros de aprendizaje
Reflexiona sobre la importancia de ordenar los datos de una lista para la elaboracin de
tablas dinmicas.
Conocimientos previos
Recuerdas cmo deben estar organizad os
los datos para generar subtotales a partir
de una lista de datos?
Ser til almacenar los datos de esa forma? Con ese ingreso de datos, podr
Excel ordenar los datos?
1
Mapa de contenidos
Lista o tabla de
datos
Manejo de base
de datos
Tablas dinmicas
Contenidos de aprendizaje
III. Filtrando datos
d. Tablas dinmicas
Una tabla dinmica es un resumen de un conjunto de datos, bajo determinados
criterios de agrupacin. El resumen de los datos es presentado en forma de una
tabla de doble entrada, lo cual facilita su interpretacin.
Por ejemplo, observa la siguiente tabla dinmica:
En este caso, selecciona los campos Vendedor, Producto y Monto en ese orden. A
partir de ello, debes obtener lo siguiente:
Luego, realiza las siguientes operaciones con la tabla dinmica que creaste previamente:
Elimina la seleccin del campo Producto.
Cuando se crea una tabla dinmica, aparece automticamente una barra de herramienta
Herramientas de tabla dinmica con dos fichas: Opciones y Diseo.
Ubica tu cursor sobre alguno de los vendedores y prueba los botones de ordenamiento
disponibles en la ficha Opciones. Despus de ello, identifica lo que sucede.
Ordenamiento
Ordenamiento
Aplica lo aprendido
Ingresa a MS Excel y realiza las actividades:
Aplicacin 4.3: Descarga el archivo personal.xlsx, y genera las tablas dinmicas
en hojas diferentes; mostradas en la plataforma.
Logros de aprendizaje
Conocimientos previos
Qu tipo de tareas en Excel son
repetitivas? Sera til contar con
una herramienta que ejecute varias
tareas de manera automtica?
Recuerda:
Los archivos de
Excel que son
creados usando
macros tienen
extensin .xlsm
Mapa de contenidos
Planificando
acciones en una
macro
Grabando una
macro
Introduccin a
las macros
Ejecutando una
macro
Contenidos de aprendizaje
I. Definicin de una macro
Es una herramienta que permite automatizar tareas. Es decir, un usuario podr
evitar la ejecucin repetitiva de estas tareas, porque solo tendr que ejecutar la
macro para poder realizarlas de forma automtica.
Como podrs observar, a esta hoja de clculo le falta agregar algunos formatos, con los
cuales quedarn la hoja quedar como se muestra en la siguiente imagen:
En esta primera parte, vas a generar una macro que te permita crear la plantilla
mostrada anteriormente.
Antes de empezar con la grabacin
de una macro, debes planificar los
pasos que deseas que se registren
en ella.
Ahora debes seguir los pasos presentados a continuacin para grabar la macro:
Ubcate en la celda
A5, desde donde se
iniciar la grabacin
de la Macro
Ubica y selecciona la
opcin Grabar Macro.
Importante!
Los mtodos abreviados de la macro reemplazarn a los
mtodos abreviados de Excel mientras el libro que contiene
la macro est abierto.
Ahora ubica el cursor en la celda B5 y vuelve a ejecutar la macro. Por ultimo ubcate en la
celda C5 y ejecuta la macro una vez ms.
Aplica lo aprendido
?
8
Logros de aprendizaje
Conocimientos previos
Recuerdas qu es y cmo grabar
una macro en Excel?
Mapa de contenidos
Tipos de
referencia en la
ejecucin de una
macro
Introduccin a
macros
Configuraciones de
seguridad en la ejecucin
de una macro
Contenidos de aprendizaje
Microsoft Excel permite habilitar el contenido directamente. Para ello, haz clic en Habilitar
contenido:
Si deseas explorar opciones de configuracin, debes hacer clic en el mensaje de seguridad
(nota que aparece subrayada, porque es un enlace):
Esto te llevara al men Archivo en la opcin de Informacin, donde hay una explicacin de
la advertencia de seguridad. Si deseas cambiar la configuracin, puedes entrar al Centro de
confianza haciendo clic en Configuracin del Centro de confianza:
Tambin es posible configurar el Centro de confianza para realizar acciones sobre libros
con macros. Para ello se debe ingresar a la opcin de Configuracin de macros:
Importante!
Cuando se realizan modificaciones a la configuracin de
seguridad de las macros, a veces, es necesario cerrar el
archivo y volverlo a abrir.
Recuerda:
Los archivos de
Excel que son
creados usando
macros tienen
extensin xlsm.
Aplica lo aprendido
Ingresa a MS Excel y realiza las actividades:
Aplicacin 4.6: Descarga de la plataforma el archivo locutorio.xlsx, y crea una
macro de nombre formato, que permita colocar los formatos necesarios para que la
hoja de clculo quede tal como se muestra en la plataforma.
Reflexiona
De lo que has aprendido, qu fue lo que ms te gust?
Te parece de utilidad la aplicacin de las macros?
Cmo las utilizars en tus actividades?
Evala tu proyecto
Primera etapa:
Como parte de este curso, realizars un proyecto que te permitir aplicar todo lo aprendido. El
proyecto consistir en elaborar una base de datos para el tutor de tu aula con informacin
personal y acadmica de sus alumnos, esta la irs construyendo conforme vayas avanzando
con los temas del curso.
Una base de datos es un conjunto de informacin organizada de manera que los datos que ella
posee puedan ser utilizados de forma sencilla y con sus valores actualizados.
1. La base de datos constar de 5 hojas con la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
2. Elabora una hoja Lista de Alumnos con la estructura que se muestra en la siguiente
imagen (los formatos de celdas, tipo de fuente, color de relleno, etctera deben ser
elegidos segn tu criterio de presentacin)
3.
Segunda Etapa:
Ahora aplicars las funciones avanzadas y herramientas que has aprendido a lo largo del
semestre, siguiendo los pasos que a continuacin se indican:
1. Abre el archivo que creaste para el proyecto de la primera etapa.
2. En la hoja Lista de alumnos, crea el cdigo para cada alumno de la siguiente manera:
2012- Aula- (3 primeros caracteres
del apellido paterno)
Los cdigos de todos los alumnos debes copiarlos desde la hoja Lista de alumnos.
4. En la hoja Notas Curso-Comunicacin, aplica funciones de bsqueda para obtener los
apellidos y nombres de los alumnos de acuerdo al cdigo, estos sern buscados en la hoja
Lista de alumnos.
5. Ingresa datos de las notas como se muestra en la imagen. Puedes conseguir las notas con
ayuda de tu profesor.
6. Calcula los promedios de notas de los dos primeros bimestres. Redondea el promedio a
cero decimales.
7. Aplica los mismos pasos anteriores para las hojas de notas de los cursos restantes
(Matemtica, Ingls, Computacin).
8. Aplicando formato condicional, resalta con el siguiente formato las notas promedio
desaprobatorias de ambos bimestres en todas las hojas:
9. En todas las hojas de notas, elabora una tabla resumen tal como se muestra en la siguiente
imagen.
10. Aplica la herramienta Consolidacin de datos y crea una nueva hoja con el consolidado
promedio de todos los cursos, para todos los alumnos y para ambos bimestres.
11. Crea una contrasea para proteger tu libro de trabajo.
Tercera etapa:
Ahora aplicars las herramientas de manejo de base de datos que has aprendido, siguiendo los
pasos que a continuacin se indican:
1. Crea las siguientes validaciones en las hojas y celdas indicadas en tu archivo del
proyecto.
Hoja
Campo o
columna
Lista de
alumnos
Apellido
paterno
Lista de
alumnos
Apellido
materno
Lista de
alumnos
Nombres
Lista de
alumnos
Edad
Lista de
alumnos
Telfono
Lista de
alumnos
Notas de
cada curso
Nmero de
hermanos
Todas las
columnas de
notas
Validacin
Estilo
Longitud de texto
menor o igual a 30
caracteres
Longitud de texto
menor o igual a 30
caracteres
Longitud de texto
menor o igual a 20
caracteres
Nmero desde 5
hasta 18
Longitud de texto
entre 7 y 10
caracteres
Nmero desde 0
hasta 6
Nmero desde 0
hasta 20
Grave
Grave
Grave
Mensaje de error
La longitud del ttulo
debe ser menor o igual a
30 caracteres.
La longitud del ttulo
debe ser menor o igual a
30 caracteres.
La longitud del ttulo
debe ser menor o igual a
20 caracteres.
Grave
Edad incorrecta
Advertencia
Verifique si el nmero de
telfono es correcto.
Grave
Dato invlido
Grave
Cuarta etapa:
Ahora utilizars lo que has aprendido acerca de las macros en Excel 2007, para ello ejecuta las
siguientes operaciones en tu archivo del proyecto integrador:
1. Genera una macro de nombre Estructura_Lista, la cual cree la estructura y formatos de la
lista de alumnos.
2. Genera una macro de nombre Estructura_Notas, la cual cree la estructura de una hoja de
notas.
3. Ejecuta la macro Estructura_Lista
4. Ejecuta la macro Estructura_Notas las veces necesarias para crear la estructura de las
hojas de todos los cursos.
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