Excel Basic o 2010

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UNIVERSIDAD AUTNOMA DE NUEVO LEN
DIRECCIN GENERAL DE INFORMTICA
Apuntes de Excel 2010

Nivel Bsico
Apuntes de Excel 2010 Nivel Bsico

Elaboro: Lic. Monica Menchaca
Reviso y Aprob: Lic. Jose Juan Gonzlez Gonzlez
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TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVOS DEL CURSO
OBJETIVOS DE LA LECCIN I
I.
CONOCER EL ENTRONO DE TRABAJO DE MICROSOFT EXCEL 2010

9
I.1. Men de control .............................................................................................................................. 11
I.2. Barra de herramientas de acceso rpido ....................................................................................... 11
I.3. Barra de ttulo ................................................................................................................................. 12
I.4. Men de control del rea de trabajo ............................................................................................... 14
I.5. Botones de minimizar, restaurar y cerrar la aplicacin. ................................................................ 14
I.6. Botones de minimizar, restaurar y cerrar el libro de trabajo. ........................................................ 15
I.7. Cinta de opciones ........................................................................................................................... 15
I.8. Ayuda de Microsoft Excel ............................................................................................................... 16
I.9. Cuadro de nombres ........................................................................................................................ 16
I.10. Barra de frmulas ........................................................................................................................... 17
I.11. Columnas ....................................................................................................................................... 17
I.12. Filas ................................................................................................................................................ 17
I.13. Celdas............................................................................................................................................. 17
I.14. Etiquetas de hoja de clculo .......................................................................................................... 18
I.15. Botones de desplazamiento ........................................................................................................... 18
I.16. Barra de estado .............................................................................................................................. 18
I.17. rea de autocalcular....................................................................................................................... 20
I.18. Barras de Desplazamiento. ............................................................................................................ 21
OBJETIVOS DE LA LECCIN II
II.
LA VISTA BACKSTAGE
28
II.1. Sesin de Prcticas ........................................................................................................................ 48
II.1.a. Prctica Integradora ............................................................................................................. 48
OBJETIVOS DE LA LECCIN III

III.
27
49
MANEJO DEL ENTORNO DE TRABAJO

50
III.1. Hoja de clculo ............................................................................................................................... 50
III.1.a. Insertar ................................................................................................................................. 50
III.1.b. Eliminar ................................................................................................................................. 51
III.1.c. Cambiar nombre ................................................................................................................... 52
III.1.d. Color de etiqueta .................................................................................................................. 53
III.1.e. Seleccionar ........................................................................................................................... 53
III.1.f. Mover o copiar ...................................................................................................................... 55

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III.2. Filas ................................................................................................................................................ 56

III.2.a. Seleccionar ........................................................................................................................... 56
III.2.b. Insertar ................................................................................................................................. 56
III.2.c. Eliminar ................................................................................................................................. 57
III.2.d. Alto ....................................................................................................................................... 57
III.2.e. Ocultar .................................................................................................................................. 60
III.2.f. Mostrar ................................................................................................................................. 61
III.3. Columnas ....................................................................................................................................... 64
III.3.b. Insertar ................................................................................................................................. 64
III.3.c. Eliminar ................................................................................................................................. 65
III.3.d. Ocultar .................................................................................................................................. 65
III.3.e. Mostrar ................................................................................................................................. 66
III.4. Celdas............................................................................................................................................. 67
III.4.b. Insertar ................................................................................................................................. 67
III.4.c. Eliminar ................................................................................................................................. 70
III.5. Sesin de Prcticas ........................................................................................................................ 71
III.5.a. Prctica I ............................................................................................................................... 71
III.5.b. Prctica II.............................................................................................................................. 71
III.5.c. Prctica III............................................................................................................................. 71
III.5.d. Prctica IV ............................................................................................................................ 72
OBJETIVOS DE LA LECCIN IV
IV.
ESCRIBIR DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO

74
IV.1. Tipo de datos .................................................................................................................................. 74
IV.2. Manejo de frmulas utilizando operadores aritmticos .................................................................. 75
IV.3. Copiar frmulas .............................................................................................................................. 76
IV.4. Consolidar datos ............................................................................................................................. 77
IV.5. Referencias .................................................................................................................................... 78
IV.5.a.
Estilo de referencia A1 .................................................................................................. 78
IV.5.b.
Estilo de referencia 3D .................................................................................................. 80
IV.6. Estilo de referencia L1C1 ............................................................................................................... 81
I.1. Sesin de Prcticas ........................................................................................................................ 82
I.1.a. Prctica Integradora ............................................................................................................. 82
OBJETIVOS DE LA LECCIN V
II.
73
83
FORMATO DE CELDAS
84
II.1. Grupo Fuente ................................................................................................................................. 85
II.2. Grupo Alineacin ............................................................................................................................ 86
II.3. Grupo Nmero ................................................................................................................................ 87
II.4. El cuadro de dilogo Formato de celdas ........................................................................................ 88
II.4.a. Grupo Nmero ...................................................................................................................... 88
II.4.b. Grupo Alineacin .................................................................................................................. 89
II.4.c. Grupo Fuente ....................................................................................................................... 90

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II.4.d. Grupo Bordes ....................................................................................................................... 91

II.4.e. Grupo Relleno ...................................................................................................................... 92
II.5. Grupo Estilos .................................................................................................................................. 93
II.5.a. Formato condicional ............................................................................................................. 93
II.5.b. Formato como tabla ............................................................................................................. 93
II.5.c. Estilo de celda ...................................................................................................................... 95
II.6. Sesin de Prcticas ........................................................................................................................ 96
II.6.a. Prctica I ............................................................................................................................... 96
II.6.b. Prctica II.............................................................................................................................. 97
III.
GRUPO MODIFICAR
99
III.1. Autosuma: operaciones bsicas .................................................................................................... 99
III.2. Rellenar ........................................................................................................................................ 100
III.2.a. Hacia abajo......................................................................................................................... 100
III.2.b. Hacia la derecha................................................................................................................. 100
III.2.c. Hacia arriba ........................................................................................................................ 100
III.2.d. Hacia la izquierda ............................................................................................................... 101
III.2.e. Otras hojas ......................................................................................................................... 101
III.2.f. Series ................................................................................................................................. 101
III.2.g. Justificar ............................................................................................................................. 102
III.3. Borrar ............................................................................................................................................ 102
III.4. Ordenar: ordenaciones bsicas ................................................................................................... 103
III.4.a. Ordenar texto...................................................................................................................... 103
III.4.b. Ordenar nmeros ............................................................................................................... 104
III.4.c. Ordenar fechas u horas ...................................................................................................... 104
III.5. Buscar y seleccionar .................................................................................................................... 104
III.5.a. Buscar o reemplazar texto y nmeros en una hoja de clculo .......................................... 105
III.5.b. Ir a e Ir a especial ............................................................................................................... 107
III.5.c. Seleccionar objetos y Panel de seleccin .......................................................................... 110
III.6. Sesin de Prcticas ...................................................................................................................... 111
IV.
FICHA INSERTAR
114
IV.1. Grupo Ilustraciones ...................................................................................................................... 114
IV.1.a.
Imagen ........................................................................................................................ 114
IV.1.b.
Imagen prediseada ................................................................................................... 115
IV.1.c.Autoformas ......................................................................................................................... 118
IV.1.d.
Autoformas .................................................................................................................. 121
IV.1.e.
Captura........................................................................................................................ 122
IV.2. Grupo Grficos ............................................................................................................................. 123
IV.2.a.
Tipos de grficos disponibles ...................................................................................... 124
IV.2.b.
Crear un grfico .......................................................................................................... 139
IV.2.c.Elementos de los grficos .................................................................................................. 139
IV.3. Grupo Minigrficos ....................................................................................................................... 150
IV.3.a.
Crear un minigrfico .................................................................................................... 151
IV.3.b.
Personalizar minigrficos ............................................................................................ 152
IV.4. Encabezado y pie de pgina ........................................................................................................ 153
IV.4.a.
Agregar o modificar el texto de un encabezado o pie de pgina en la vista Diseo de
pgina
154

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IV.4.b.
Agregar o modificar el texto de un encabezado o pie de pgina en el cuadro de dilogo
Configurar pgina ......................................................................................................................... 154
IV.4.c.Agregar un encabezado o un pie de pgina predefinido ................................................... 155
IV.4.d.
Agregar un encabezado o un pie de pgina predefinido a un grfico ........................ 156
V.
DISEO DE PGINA
160
V.1. Grupo Temas ................................................................................................................................ 160
V.1.a. Aplicar un tema del documento .......................................................................................... 160
V.1.b. Personalizar los colores del tema ...................................................................................... 161
V.1.c. Personalizar las fuentes del tema ...................................................................................... 163
V.1.d. Efectos del tema ................................................................................................................. 164
V.1.e. Guardar un tema del documento........................................................................................ 165
V.2. Grupo Configurar pgina .............................................................................................................. 166
V.2.a. Mrgenes ............................................................................................................................ 166
V.2.b. Orientacin ......................................................................................................................... 168
V.2.c. Tamao .............................................................................................................................. 169
V.2.d. Definir o borrar un rea de impresin en una hoja de clculo ........................................... 170
V.2.e. Saltos .................................................................................................................................. 171
V.2.f. Fondo ................................................................................................................................. 174
V.2.g. Imprimir ttulos .................................................................................................................... 175
V.3. Grupo Ajustar rea de impresin ................................................................................................. 177
V.4. Grupo Opciones de la hoja ........................................................................................................... 177
V.4.a. Lneas de la cuadrcula ...................................................................................................... 177
V.4.b. Encabezados ...................................................................................................................... 177
VI.
FICHA REVISAR: ORTOGRAFA, COMENTARIOS Y CAMBIOS

180
VI.1. Ortografa ..................................................................................................................................... 180
VI.2. Grupo comentarios ....................................................................................................................... 181
VI.3. Grupo Cambios ............................................................................................................................ 182
VI.3.a.
Proteger elementos de la hoja de clculo ................................................................... 182
VI.3.b.
Usar una contrasea para controlar el acceso a elementos protegidos .................... 183
VI.3.c.Proteger la estructura y las ventanas de un libro ............................................................... 183
VI.3.d.
Proteger hoja ............................................................................................................... 184
VI.3.e.
Proteger elementos del libro ....................................................................................... 188
VI.3.f. Quitar la proteccin de una hoja de clculo ....................................................................... 189
VII. LA FICHA VISTA

191
VII.1.
Grupo vista del libro ............................................................................................................. 191
VII.1.a.
Vista Normal ................................................................................................................ 191
VII.1.b.
Diseo de pgina ........................................................................................................ 191
VII.1.c.
Vista previa de salto de pgina ................................................................................... 192
VII.1.d.
Vistas personalizadas ................................................................................................. 192
VII.1.e.
Pantalla completa ........................................................................................................ 194
VII.2.
Grupo Mostrar ...................................................................................................................... 194
VII.3.
Grupo Zoom ......................................................................................................................... 194
VII.3.a.
Zoom ........................................................................................................................... 194
VII.3.b.
100% ........................................................................................................................... 196
VII.3.c.
Ampliar seleccin ........................................................................................................ 196
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VII.4.
Grupo Ventana..................................................................................................................... 196
VII.4.a.
Nueva ventana ............................................................................................................ 196
VII.4.b.
Organizar todo ............................................................................................................ 197
VII.4.c.
Inmovilizar ................................................................................................................... 197
VII.4.d.
Dividir .......................................................................................................................... 199
VII.4.e.
Ocultar ......................................................................................................................... 199
VII.4.f.
Mostrar ........................................................................................................................ 199
VII.4.g.
Ver en paralelo ............................................................................................................ 199
VII.4.h.
Desplazamiento sincrnico ......................................................................................... 200
VII.4.i.Restablecer posicin de la ventana ................................................................................... 200
VII.4.j.Guardar rea de trabajo ..................................................................................................... 201
VII.4.k.
Cambiar ventanas ....................................................................................................... 201

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Objetivos del curso

Al trmino del curso, usted habr adquirido las habilidades bsicas que le permitan:
Introducir y editar informacin en una hoja de clculo.
Manipular libros de trabajo
Navegar en los libros y hojas de trabajo
Realizar clculos con los datos de una hoja de clculo
Manipular los datos de una hoja de clculo
Dar formato al contenido de una hoja de clculo
Crear una grfica bsica
Preparar, configurar e imprimir una hoja de clculo

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Objetivos de la Leccin I
Al terminar la leccin, usted podr:
Reconocer las partes bsicas del entorno de trabajo.
Usar los conceptos bsicos del entorno de trabajo de Excel 2010.
Desplazarse por una hoja de clculo.
Seleccionar celdas y rangos.

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I.
CONOCER EL ENTRONO DE TRABAJO DE MICROSOFT

EXCEL 2010
Excel es un programa de hojas de clculo de Microsoft Office system. Permite crear y aplicar formato a
libros (un conjunto de hojas de clculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos
de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para
analizar datos, escribir frmulas para realizar clculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas
maneras y presentarlos en una variedad de grficos con aspecto profesional.
Para usar Excel busque el icono de Excel en el men Inicio y haga clic en l.
Para iniciar Excel siga estos pasos.
1. Abra el men Inicio.
Haga clic en
(botn Inicio).
2. Seleccione Todos los programas.

3. Seleccione Microsoft Office y haga clic en Microsoft Office Excel 2010.

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4. Aparecer la pantalla de inicio y se abrir Excel.

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Al iniciar Excel, se enfrenta a una gran cuadrcula vaca compuesta de columnas, filas y celdas.Si es la
primera vez que usa Excel, es posible que se pregunte qu debe hacer a continuacin.Por esa razn,
este curso comenzar ayudndole a familiarizarse con algunos conceptos bsicos del entorno de trabajo
de Excel 2010.
I.1. Men de control

Al dar clic sobre este cono se abre un men de persiana con rdenes para el control de la ventana de
Microsoft Excel, por ejemplo, cambiar el tamao, mover o cerrar la aplicacin.
I.2. Barra de herramientas de acceso rpido

La barra de herramientas de acceso rpido es una barra de herramientas que se puede personalizar y
que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha en la cinta de opciones que se
muestra. Esta barra se puede mover desde una de las dos ubicaciones posibles y se le pueden agregar
botones que representan comandos. Contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar,
Deshacer y Rehacer.
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I.3.
Barra de ttulo
Contiene el nombre del libro sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamosun libro
nuevo se le asigna el nombre provisional Libro#, (Libro1, Libro2, Libro3, etc.), hasta que se guarde
asignndoleotro nombre.
Cuando el libro est maximizado la barra de ttulo se encuentra en la parte superior de la ventana de la
aplicacin.
Cuando el libro no se encuentra maximizado la barra de ttulo se encuentra situada en parte superior de
la ventana del libro.

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La barra de ttulo de la ventana en la que estamos trabajando se visualizageneralmente en un color

distinto del usado para las ventanas inactiva. La ventana activa tiene su icono de men de control visible

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I.4. Men de control del rea de trabajo

Al seleccionar este cono se abre un men de persiana con rdenes para el control de la ventana del libro
de trabajo, por ejemplo, cambiar el tamao, mover o cerrar el libro de trabajo. El men de control del rea
de trabajo slo est disponible cuando el libro de trabajo no se encuentra maximizado y su ventana est
activa.
I.5. Botones de minimizar, restaurar y cerrar la aplicacin.
Al oprimir el botn de minimizar (

) la ventana de Excel 2010 se reduce a un botn enla barra de
tareas con el nombre del archivo de trabajo actual. Este botn esequivalente a la orden Minimizar del
Men de control.
Al pulsar el botn maximizar (
) la ventana de Excel 2010 cambia al tamao de la pantalla. Este botn
es equivalente a al orden Maximizar del Men decontrol.
Alpulsar el botn cerrar (
), se cierra la ventana del trabajo actual si estamos trabajando con varios
libros y cierra la aplicacin si solo estamos trabajando con un solo libro.

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I.6. Botones de minimizar, restaurar y cerrarel libro de trabajo.
Al oprimir el botn de minimizar (

) la ventana del librode trabajo se reduce a una barra en el escritorio
de trabajo de Excel. Este botn esequivalente a la orden Minimizar del Men de control del rea de
trabajo.
Al pulsar el botn restaurar (
) la ventana del librode trabajocambia al tamaopreestablecido.
Al pulsar el botn maximizar (

) la ventana del librode trabajoocupa todo el escritorio de trabajo de
Excel. Este botn es equivalente a al orden Maximizar del Men decontrol del rea de trabajo.
Alpulsar el botn cerrar (
) se cierra la ventana del libro de trabajo.
I.7. Cinta de opciones

La cinta de opciones abarca la parte superior de la ventana de Excel y se ha diseado para ayudarle a
encontrar fcilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en
grupos lgicos, que se renen en fichas. Por ejemplo, los comandos para trabajar con el contenido de las
celdas se agrupan en varios grupos de Edicin (Fuente, Alineacin, Nmero, Estilos y Modificar),
mientras que los comandos para trabajar con las propias celdas se encuentran en el grupo Celdas. Cada
ficha est relacionada con un tipo de actividad (como escribir o disear una pgina). Para reducir la
aglomeracin en pantalla, algunas fichas slo se muestran cuando son necesarias.
Para minimizar la cinta de opciones, haga clic en Minimizar la cinta de opciones

. El botn Minimizar
la cinta de opciones est en la esquina superior derecha de la ventana del programa.
Al minimizar la cinta de opciones slo veremos los nombres de las fichas y quedarn ocultos los grupos y
sus comandos.

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La cinta incluye mtodos abreviados nuevos, llamados Sugerencias de teclas. Para ver las sugerencias
de teclas, presione ALT.
Para ver una ficha de la cinta, presione la tecla de la ficha (por ejemplo, presione la letra N para la ficha
Insertar o la letra M para la ficha Frmulas). Esto hace que todos los identificadores de las sugerencias
de teclas para los botones de esa ficha aparezcan. A continuacin, presione la tecla para el botn que
desea usar.
I.8. Ayuda de Microsoft Excel

Podemos obtener la ayuda del sitio oficial de Microsoft mediante el botn de ayuda
. Se abrir el
cuadro de dilogo de ayuda en el cual usted podr encontrar informacin bsica y recomendaciones.
I.9. Cuadro de nombres

Permite el desplazamiento a travs de las celdas de la hoja de clculo, seleccionar celdas, rangos, filas,
columnas as como identificar cada uno de los nombres definidos en el libro de trabajo.
I.11.
I.9.
I.12.
I.10.
I.13.
16
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I.10. Barra de frmulas

Al introducir informacin en una celda la informacin aparece en la barra defrmulas y en la celda activa.
La barra vertical intermitente que aparece en la barrade frmulas se llama punto de insercin. La barra de
frmulas presenta losbotones Cancelar, Introducir y el botn Insertar frmula. Para activar la Barra de
frmulas haga clic en el rea de entrada de datos o comience a escribir en la celdaactiva. Si cometemos
un error mientras tecleamos, podemos pulsar sobre elbotn de cancelacin para indicarle a Excel que
borre lo que hemos introducido.Pulsar est botn es similar a utilizar la tecla Esc. Cuando pulsemos el
botn deintroducir, Excel fija la informacin que hemos introducido en la barra de frmulasy la trasfiere a
la hoja de clculo.
I.11. Columnas
Las columnas se extienden de arriba a abajo en la hoja de clculo, es decir, verticalmente. Cada columna
tiene un ttulo alfabtico en la parte superior, las primeras 26 columnas estn etiquetadas con las letras
de la A a la Z. Cada hoja de clculo contiene 16,384 columnas en total, por lo que, a continuacin de la Z,
las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ. A continuacin de AZ, las parejas de
letras comienzan de nuevo con las columnas BA a BZ, y as sucesivamente hasta hacer que las 16.384
columnas tengan su correspondiente ttulo alfabtico, finalizando en XFD.
I.12. Filas
Las filas se extienden a travs de la hoja de clculo, es decir, horizontalmente. Cada una de las filas tiene
un ttulo numrico. Los ttulos de las filas van del nmero 1 al nmero 1, 048,576.
I.13. Celdas
Se le llama celda a la interseccin entre una fila y una columna. Cada celda tiene un nombre
alfanumrico que la identifica por la letra de la columna y el nmero de fila que forma la interseccin. (A5,
BB10, XDF1048576). Los ttulos se combinan para formar la direccin de celda. Por ejemplo, la celda
situada en la interseccin de la columna A y la fila 3 se denomina celda A3. Tambin se denomina
referencia de celda.
I.15.
I.14.

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I.14. Etiquetas de hoja de clculo

Cada libro nuevo contiene tres hojas de clculo en las que se especifican los datos.Las fichas de las
hojas aparecen en la parte inferior de la ventana. Se recomienda cambiar el nombre de las fichas de las
hojas para identificar ms fcilmente la informacin contenida en cada una.
I.15. Botones de desplazamiento

Estos botones se utilizan para el desplazamiento a travs de las hojas. Se activan cuando el nmero de
hojas existentes en el libro actual son tantas que no alcanzan a verse todas en el rea de hojas.
I.16. Barra de estado

Es la barra inferior de la aplicacin y es a travs de la barra de estado que Excel notifica la situacin del
rea de trabajo. La barra de estado est dividida en varias reas que nos proporcionan informacin
importante sobre activacin de teclas especiales en el teclado, clculos bsicos, y formas de
visualizacin de la aplicacin.
Puede desactivar las funciones que desee mediante el men contextual de la barra de herramientas.

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I.16.a.
rea de mensajes
El rea de Mensaje se encuentra en la parte izquierda de la Barra de Estado muestra el estado de las
tareas y le da indicios sobre lo que se est haciendo. En Excel notifica el estado o modo de la celda.
Al momento de copiar informacin se podr apreciar el mensaje Seleccione el destino y presione
ENTRAR o elija PEGAR entre otros mensajes que dependen de las acciones que se estn ejecutando.
Cuando en el extremo izquierdo de la barra de estado vemos la palabra Listo,significa que la hoja de
clculo est preparada para aceptar nuevos datos. Alintroducir nuevos datos se visualiza la palabra
Introducir y cuando se activa labarra de frmulas o se hace doble clic en una celda que ya contiene datos
seobserva la palabra Modificar.

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I.16.b.
rea de modos o indicadores de modo del teclado
Al momento de activar la tecla especiales como BloqMays, Bloqnum,ScrLk, etc
I.16.c.
rea de autocalcular
Esta rea muestra el resultado de una seleccin de datos numricos, las operaciones que efecta con
estos datos que se seleccionan son: Suma, Promedio, Cuenta, Cuenta nmeros, Mximo, Mnimo.
I.16.d.
rea de vista del libro
En esta rea podemos ver los accesos directos a tres vistas: Normal, Diseo de pgina y la Vista previa
de salto de pgina. Tambin nos proporciona el zoom y sus controles deslizantes para controlar el
porcentaje de zoom que deseamos.

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I.17. Barras de Desplazamiento.

Nos permiten ir a partes de la hoja de clculo. Si damos clic en la flecha semover una fila o columna a la
vez. Si damos clic en una parte vaca de la barrase mover una pantalla en esa direccin. Tambin
podemos dar clic en el botnde la barra y arrastrarlo hasta la posicin que queramos.La nica ventana
del libro de trabajo que presenta barras de desplazamiento es laventana activa
De forma predeterminada, en un libro de Excel se muestran una barra de desplazamiento horizontal y

otra vertical que le permiten desplazarse por los datos de las hojas de clculo. Sin embargo, puede
activar o desactivar las barras de desplazamiento segn sea necesario.
1. Haga clic en la pestaa Archivo.
2. Haga clic en Opciones y, a continuacin, elija la categora Avanzadas.
3. En Mostrar opciones para este libro, active o desactive las casillas de verificacin Mostrar
barra de desplazamiento horizontal y Mostrar barra de desplazamiento vertical para ocultar
o mostrar las barras de desplazamiento.

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Para desplazarse
Accin a realizar
Una fila hacia

arriba o hacia abajo
Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento vertical.
Una columna a la
izquierda o a la derecha
Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento horizontal.
Una ventana hacia

arriba o hacia abajo
Haga clic encima o debajo del cuadro de desplazamiento de la barra de

desplazamiento vertical.
Una ventana a la
izquierda o a la derecha
Haga clic a la izquierda o a la derecha del cuadro de desplazamiento de la

barra de desplazamiento horizontal.
Una gran distancia
Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la posicin relativa aproximada.

En una hoja de clculo de gran tamao, mantenga presionada la tecla MAYS
mientras arrastra con el mouse (ratn).
Nota El tamao del cuadro de desplazamiento es proporcional al rea utilizada de la hoja de datos
visible en la ventana. La posicin de un cuadro de desplazamiento indica la ubicacin relativa del rea
visible en la hoja de clculo.
Tambin es posible usar el men contextual de las barras de desplazamiento.
Barra de desplazamiento vertical
Barra de desplazamiento horizontal

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I.18. Desplazamiento y seleccin mediante el teclado

Tecla
Descripcin
Baja una pantalla en una hoja de clculo.
ALT+AV PG desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de clculo.
AV PG
CTRL+AV PG va a la hoja siguiente de un libro.

CTRL+MAYS+AV PG selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro.
En un cuadro de dilogo, ejecuta la accin del botn seleccionado, o activa o

desactiva una casilla de verificacin.
CTRL+BARRA ESPACIADORA selecciona una columna completa de una hoja de
clculo.
MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona una fila completa de una hoja de
clculo.
BARRA
ESPACIADORA
CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona toda la hoja de clculo.
Si la hoja de clculo contiene datos, CTRL+MAYS+BARRA

ESPACIADORA
selecciona
la
regin
actual.
Si
presiona
CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA una segunda vez se selecciona la
regin actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+MAYS+BARRA
ESPACIADORA por tercera vez, se selecciona toda la hoja de clculo.
Cuando
hay
un
objeto
seleccionado,
CTRL+MAYS+BARRA
ESPACIADORA selecciona todos los objetos de una hoja de clculo.
ALT+BARRA ESPACIADORA muestra el men Control de la ventana de Excel.

Completa una entrada de celda desde la celda o desde la barra de frmulas, y
selecciona la celda situada debajo (de forma predeterminada).
En un formulario de datos, va al primer campo del registro siguiente.
Abre un men seleccionado (presione F10 para activar la barra de mens) o realiza
la accin de un comando seleccionado.
ENTRAR
En un cuadro de dilogo, ejecuta la accin asignada al botn de comando
predeterminado del cuadro de dilogo (el botn en negrita que suele ser el botn
Aceptar).
ALT+ENTRAR comienza una nueva lnea en la misma celda.
CTRL+ENTRAR rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.
23
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MAYS+ENTRAR completa una entrada de celda y selecciona la celda situada por

encima.
Cancela una entrada en la celda o en la barra de frmulas.
ESC
Cierra un men o submen, un cuadro de dilogo o una ventana de mensaje

abiertos.
Tambin cierra el modo de pantalla completa cuando se ha aplicado este modo y
vuelve al modo de pantalla normal para mostrar de nuevo la cinta y la barra de
estado.
FIN activa el Modo final. En el Modo final, puede presionar una tecla de direccin
para desplazarse a la siguiente celda que no est en blanco dentro de la misma
columna o fila que la celda activa. Si las celdas estn en blanco, al presionar la tecla
FIN seguida de una tecla de direccin puede desplazarse a la ltima celda de la fila
o columna.
FIN tambin permite seleccionar el ltimo comando del men cuando un men o un
submen estn visibles.
FIN
CTRL+FIN permite desplazarse hasta la ltima celda de una hoja de clculo, hasta la
ltima fila utilizada de la columna en el extremo derecho. Si el cursor se encuentra
en la barra de frmulas, CTRL+FIN mueve el cursor hasta el final del texto.
CTRL+MAYS+FIN extiende la seleccin de celdas hasta la ltima celda utilizada de
la hoja de clculo (esquina inferior derecha). Si el cursor est en la barra de
frmulas, CTRL+MAYS+FIN selecciona todo el texto de la barra de frmulas desde
la posicin del cursor hasta el final; esto no afecta al alto de la barra de frmulas.
Va al principio de una fila de una hoja de clculo.
Permite desplazarse hasta la celda de la esquina superior derecha de la ventana
cuando la tecla BLOQ DESPL est activada.
INICIO
Selecciona el primer comando del men cuando un men o un submen estn

visibles.
CTRL+INICIO va al inicio de una hoja de clculo.
CTRL+MAYS+INICIO amplia la seleccin de celdas hasta el comienzo de la hoja
de clculo.
Sube una pantalla en una hoja de clculo.
ALT+RE PG desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de clculo.
RE PG
CTRL+RE PG va a la hoja anterior de un libro.
CTRL+MAYS+RE PG selecciona la hoja actual y la anterior de un libro.
24
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Elimina un carcter a la izquierda en la barra de frmulas.

RETROCESO
Tambin borra el contenido de la celda activa.

En el modo de edicin de celdas, elimina el carcter situado a la izquierda del punto
de insercin.
Quita el contenido de la celda (datos y frmulas) de las celdas seleccionadas sin
afectar a los formatos de celda ni a los comentarios.
SUPR
En el modo de edicin de celdas, elimina el carcter situado a la derecha del punto
de insercin.
Mueve una celda a la derecha en una hoja de clculo.
Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de clculo protegida.
Mueve a la opcin o grupo de opciones siguientes de un cuadro de dilogo.
TAB
MAYS+TAB permite moverse a la celda anterior de una hoja de clculo o a la

opcin anterior de un cuadro de dilogo.
CTRL+TAB pasa a la ficha siguiente en un cuadro de dilogo.
CTRL+MAYS+TAB pasa a la ficha anterior en un cuadro de dilogo.
Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la
derecha.
CTRL+TECLA DE DIRECCIN va hasta el extremo de la regin de datos en una
hoja de clculo.
MAYS+TECLA DE DIRECCIN extiende en una celda la seleccin de celdas.
CTRL+MAYS+TECLA DE DIRECCIN extiende la seleccin de celdas a la ltima
celda no vaca de la misma columna o fila que la celda activa, o si la siguiente celda
est en blanco, extiende la seleccin a la siguiente celda que no est en blanco.
TECLAS DE
DIRECCIN
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA selecciona la ficha de la izquierda o de

la derecha cuando la cinta est seleccionada. Cuando un submen est abierto o
seleccionado, estas teclas de direccin alternan entre el men principal y el
submen. Cuando una ficha de la cinta est seleccionada, estas teclas permiten
desplazarse por los botones de ficha.
FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO selecciona el siguiente comando o el anterior
cuando hay abierto un men o un submen. Cuando una ficha de la cinta est
seleccionada, estas teclas permiten desplazarse hacia arriba y abajo en el grupo de
fichas.
En un cuadro de dilogo, las teclas de direccin permiten desplazarse entre
opciones en un cuadro de lista desplegable abierto o entre algunas opciones de un

25
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grupo de opciones.
FLECHA ABAJO o ALT+FLECHA ABAJO abren una lista desplegable seleccionada.
I.19. Minibarra de herramientas

Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece
automticamente encima del texto seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse a la minibarra de
herramientas, sta se intensifica gradualmente y se puede usar para aplicar negrita, cursiva, tamao de
fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de herramientas, sta se atena
gradualmente. Si no desea usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una seleccin de
texto, aleje el puntero unos pxeles y la minibarra de herramientas desaparecer.
La minibarra de herramientas tambin aparece junto al men contextual y su apariencia depende de las
operaciones que se pueden hacer con el objeto seleccionado.

26
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Objetivos de la Leccin II
Reconocerla Vista Backstage.
Crear, abrir, cerrar y guardar los libros de trabajo.
Modificar los parmetros bsicos en los libros de trabajo.

27
RC-SER-REV.00-/
II.
LA VISTA BACKSTAGE
Despus de hacer clic en la pestaa Archivo, podr ver la Vista Backstage de Microsoft Office. La Vista
Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando
metadatos o informacin personal ocultos y configurando opciones. En sntesis, se trata de todo lo que se
hace a un archivo que no se hace en l.
La ficha Archivo reemplaza al botn Microsoft Office
y al men Archivo usado en versiones anteriores
de Microsoft Office.
La ficha Archivo es la ficha de color, por ejemplo, la ficha verde en Microsoft Excel 2010, ubicada en la
esquina superior izquierda de los programas de Microsoft Office 2010.
Al hacer clic en la pestaa Archivo, se ven muchos de los comandos bsicos que se vean al hacer clic
en el botn de Microsoft Office
como Abrir, Guardar e Imprimir.
Apuntesde Excel 2010 Nivel Bsico

Reviso y Aprob: Lic. Jose J. Gonzalez
o en el men Archivo en versiones anteriores de Microsoft Office,
Microsoft Excel 2010

Nivelsico
RC-SER-REV.00-/
II.1. Guardar
Guarda los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobrescribindolo.
II.2. Guardar como
Guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente. Aparece el cuadro de
dilogo Guardar como.
Lista de archivos
En la lista, haga clic en la ubicacin donde desee guardar un archivo. Use la lista Barra de
direcciones para subir uno o ms niveles en la estructura de carpetas.

29
RC-SER-REV.00-/
Carpeta anterior
A medida que se desplaza por la estructura de carpetas en la lista de archivos, use este botn
para volver a la carpeta anterior que ha visto.
Organizar
Haga clic en la flecha que aparece junto a este botn para buscar en la carpeta que se encuentra
un nivel por encima en la estructura de carpetas actual.
Nueva carpeta
Haga clic en este botn para crear una carpeta nueva en la lista de archivos.
Nombre de archivo
Escriba o seleccione un nombre para el archivo que va a guardar.
Guardar como tipo

En la lista, haga clic en el formato de archivo con el que desea guardar el archivo. En Excel,
puede guardar hojas de clculo y libros en diferentes formatos.

30
RC-SER-REV.00-/

31
RC-SER-REV.00-/
Lista de accesos directos

Haga clic en un acceso directo en la barra de navegacin de la izquierda para guardar el archivo
en la ubicacin del acceso directo.
Herramientas
Haga clic en Herramientas para mostrar una lista de las tareas que puede realizar. Las
herramientas disponibles varan en funcin del programa que use.
Guardar
Despus de determinar la ubicacin, el nombre de archivo y el formato del archivo que va a
guardar, haga clic en Guardar para guardarlo.
Cancelar
Para volver al archivo sin guardarlo, haga clic en Cancelar.
Cuando se guarda un archivo como Portable DocumentFormat (.pdf) o XML PaperSpecification (.xps),
tambin se ven las siguientes opciones:
Abrir archivo tras publicacin Si desea abrir el archivo en Adobe Reader despus de
guardarlo, active la casilla de verificacin Abrir archivo tras publicacin.
Optimizar para Seleccione la opcin que sea necesaria para publicar el archivo como PDF o
XPS:
Estndar (publicacin en lnea e impresin) Si tiene planeado distribuir el archivo en
formato de impresin, haga clic en Estndar (publicacin en lnea e impresin). Este
formato asegura una gran calidad de impresin y le permite tambin distribuirlo en lnea.
Tamao mnimo (publicacin en lnea)
Si tiene planeado distribuir el archivo
nicamente en lnea, haga clic en Tamao mnimo (publicacin en lnea) para
asegurar que el tamao del archivo es lo ms pequeo posible.
Opciones Haga clic en Opciones para mostrar el cuadro de dilogo Opciones y ver
caractersticas relacionadas con el almacenamiento en formato PDF o XPS.
4. Para finalizar, haga clic en Guardar.

32
RC-SER-REV.00-/
II.3. Abrir
Muestra el cuadro de dilogo Abrir. Puede buscar el archivo mediante la lista de acceso directo o bien
mediante la lista de archivos. Una vez que encuentra el archivo de clic en Abrir o doble clic sobre el
archivo.
II.4. Cerrar
Cierra el libro de trabajo.

33
RC-SER-REV.00-/
II.5. Informacin
II.5.a.
Proteger libro
Para proteger las hojas de clculo de Excel 2010, use las siguientes opciones.
1. En una hoja de clculo abierta, haga clic en la pestaa Archivo. Se abrir la vista Backstage.
2. En la vista Backstage, haga clic en Informacin.
3. En Permisos, haga clic en Proteger libro. Aparecen las siguientes opciones:
La imagen siguiente es un ejemplo de las opciones de Proteger libro.
Marcar como final Haga que el documento sea de solo lectura.

Cuando una hoja de clculo est marcada como final, los comandos de edicin y escritura y las marcas
de revisin estn deshabilitados o desactivados, y la hoja de clculo es de solo lectura. El comando
Marcar comentario como final ayuda a transmitir que est compartiendo una versin finalizada de una
hoja de clculo. Tambin impide que los lectores o revisores modifiquen la hoja de clculo sin darse
cuenta.
Cifrar con contrasea Establezca una contrasea para el documento.
Cuando seleccione Cifrar con contrasea, aparece el cuadro dilogo Cifrar documento. En el cuadro
Contrasea, escriba una contrasea. Importante: Microsoft no puede recuperar contraseas olvidadas o
34
RC-SER-REV.00-/
perdidas, as que mantenga una lista de las contraseas y nombres de archivo correspondientes en un
lugar seguro.
Proteger hoja actual Proteja la hoja de clculo y las celdas bloqueadas.
Mediante la caracterstica Proteger hoja actual, puede seleccionar la proteccin con contrasea y permitir
o impedir que otros usuarios seleccionen, apliquen formato, inserten, eliminen, ordenen o modifiquen
reas de la hoja de clculo.
Proteger la estructura del libro Proteja la estructura de la hoja de clculo.
Mediante la caracterstica Proteger la estructura del libro, puede seleccionar proteccin con contrasea y
seleccione opciones para impedir que los usuarios puedan cambiar, mover o eliminar datos importantes.
Restringir permisos por personas Instale Windows Rights Management para restringir
permisos.
Use una cuenta de Windows Live ID o una cuenta de Microsoft Windows para restringir los permisos.
Puede aplicar permisos a travs de una plantilla que usa su organizacin, o puede agregar permisos
haciendo clic en Restringir acceso. Para obtener ms informacin sobreInformation Rights Management.
Agregar una firma digital Agregue una firma digital invisible o visible.
Las firmas digitales autentican informacin digital, como documentos, mensajes de correo electrnico y
macros usando criptografa informtica. Las firmas digitales se crean escribiendo una firma o mediante
una imagen de una firma para establecer la autenticidad, integridad y ausencia de renuncia. Consulte el
vnculo al final de este tema para obtener ms informacin acerca de las firmas digitales.
II.6. Comprobar si hay problemas
Si planea compartir una copia electrnica de un libro de Microsoft Excel, se recomienda revisarlo con el
fin de buscar datos ocultos o informacin personal que se pueda almacenar en el propio libro o en sus
propiedades de documento (metadatos). Puesto que esta informacin confidencial puede revelar detalles
sobre la organizacin o sobre el propio libro que quiz no desee compartir pblicamente, puede que
prefiera quitarla antes de compartirlo con otras personas.
35
RC-SER-REV.00-/
La caracterstica Inspector de documento de Excel puede ayudarle a buscar y quitar los datos ocultos y la
informacin personal de los libros.
Nota Puede eliminar datos ocultos e informacin personal de los libros que comparti con otras
personas. Sin embargo, si el libro se guard como libro compartido (ficha Revisar, grupo Cambios,
comando Compartir libro), no puede eliminar comentarios, anotaciones, propiedades del documento ni
informacin personal. Para eliminar esta informacin de un libro compartido, primero copie y deje de
compartir el libro.
Puede usar el Inspector de documento para buscar y quitar los datos ocultos y la informacin personal de
los libros creados en Microsoft Excel 2010 y en versiones anteriores. Se recomienda usar el Inspector de
documento antes de compartir una copia electrnica del libro, como los datos adjuntos de un mensaje de
correo electrnico.
1. Abra el libro en el que desee buscar datos ocultos o informacin personal.
2. Haga clic en la pestaa Archivo, luego en Guardar como y, a continuacin, escriba un nombre
en el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia del libro original.
Importante Se recomienda usar el Inspector de documento en una copia del libro original, puesto que no
siempre se pueden restaurar los datos que quita este inspector.
3. En la copia del libro original, haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en
Informacin.
4. En Preparar para compartir, haga clic en Comprobar si hay problemas y, a continuacin,
haga clic en Inspeccionar documento.
5. En el cuadro de dilogo Inspector de documento, active las casillas de verificacin para elegir
los tipos de contenido oculto que desee que se inspeccionen.
6. Haga clic en Inspeccionar.

7. Revise los resultados de la inspeccin en el cuadro de dilogo Inspector de documento.
36
RC-SER-REV.00-/
8. Haga clic en la opcin Quitar todo situada junto a los resultados de la inspeccin de los tipos de
contenido oculto que desee quitar del documento.
Importante
Si quita el contenido oculto del libro, quiz no pueda restaurarlo si hace clic en el comando
Deshacer.
Si quita filas, columnas u hojas de clculo ocultas que contengan datos, puede cambiar los
resultados de los clculos o frmulas del libro. Si desconoce el contenido de las filas, columnas u
hojas de clculo ocultas, cierre el Inspector de documento, muestre las filas, columnas u hojas de
clculo ocultas y, a continuacin, revise el contenido.
Los inspectores para Comentarios y anotaciones, Propiedades del documento e informacin
personal y Encabezados y pies de pgina no pueden usarse en un libro de Excel guardado
como libro compartido (ficha Revisar, grupo Cambios, comando Compartir libro). Esto se debe
a que los libros compartidos usan informacin personal para permitir que diferentes personas
colaboren en el mismo libro. Para quitar esta informacin de un libro compartido, puede copiar el
libro y despus dejar de compartirlo. Para dejar de compartir un libro, en la ficha Revisar, en el
grupo Cambios, haga clic en Compartir libro. En el cuadro de dilogo Compartir libro, en la
ficha Modificacin, desactive la casilla Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez.
Nota La opcin de dejar de compartir no est disponible en Microsoft Excel Starter 2010. Para dejar de
compartir, debe utilizar la versin completa de Excel.
Si desea eliminar datos ocultos e informacin personal de las hojas de clculo que guard con el
formato Hoja de clculo de OpenDocument (.ods), debe ejecutar el Inspector de documento cada
vez que guarde la hoja de clculo en este formato.

37
RC-SER-REV.00-/
Nombre del inspector
Busca y quita
Comentarios y
anotaciones
Nota En Excel Starter
2010, el Inspector de
documento solo quita
anotaciones
Comentarios
Anotaciones con lpiz
Propiedades del
documento e
informacin personal
Propiedades del documento, incluida la informacin de las fichas

Resumen, Estadsticas y Personalizar del cuadro de dilogo
Propiedades del documento
Encabezados de correo electrnico
Listas de distribucin
Informacin de envo para revisin
Propiedades del servidor de documentos
Informacin de directiva de administracin de documentos
Informacin de tipo de contenido
Nombre de usuario
Informacin de la ruta de acceso de la impresora
Comentarios del escenario
Ruta de acceso de los archivos para la publicacin de pginas Web
Comentarios para nombres definidos y nombres de tablas
Conexiones a datos externos inactivas
Informacin de los encabezados de las hojas de clculo

Informacin de los pies de pgina de las hojas de clculo
Encabezados y pies de
pgina
Filas y columnas ocultas
Filas ocultas
Columnas ocultas que contienen datos
Notas
Tambin se detectarn y se quitarn las columnas ocultas del libro
que no contengan datos y estn ubicadas entre columnas.
Si las filas o las columnas ocultas del libro contienen datos, puede
cambiar los resultados de los clculos o frmulas del libro si las
quita. Si desconoce el contenido de las filas o las columnas ocultas,
cierre el Inspector de documento, muestre las filas o columnas
ocultas y, a continuacin, revise el contenido.
Este inspector no detecta formas, grficos, controles, objetos ni
controles de Microsoft ActiveX, imgenes ni elementos grficos
SmartArt que puedan estar ubicados en columnas ocultas.
Hojas de clculo ocultas
Hojas de clculo ocultas

Nota Si las hojas de clculo ocultas del libro contienen datos, puede
cambiar los resultados de los clculos o frmulas del libro si las quita. Si
desconoce el contenido de las hojas de clculo ocultas, cierre el Inspector
de documento, muestre las hojas de clculo ocultas y, a continuacin,
revise el contenido.
Datos XML
personalizados
Datos XML personalizados que se podran almacenar en un libro
Contenido invisible
Objetos que no se ven puesto que su formato no es visible

38
RC-SER-REV.00-/
Nota Este Inspector no detecta los objetos que ocultan otros objetos.
La nueva herramienta Comprobador de accesibilidad de Excel 2010 permite buscar y resolver problemas
que pueden dificultar a las personas con discapacidades la tarea de leer o interactuar con el libro. Para
abrir el Comprobador de accesibilidad, haga clic en la pestaa Archivo, elija Comprobar si hay
problemas y, a continuacin, haga clic en Comprobar accesibilidad. Aparecern errores y advertencias
en un panel de tareas. Puede revisarlos y decidir cules necesita corregir.
Adems del Comprobador de accesibilidad, puede agregar texto alternativo a ms objetos en la hoja de
clculo, incluidas tablas de Excel y tablas dinmicas. Esta informacin es til para personas con
deficiencias visuales que podran tener problemas para ver el objeto totalmente o con facilidad.
El Comprobador de accesibilidad comprueba si el documento presenta un conjunto de problemas
posibles que los usuarios con discapacidades podran experimentar con el archivo. Cada problema se
clasifica como un Error, una Advertencia o una Sugerencia.
Error: se considera error de accesibilidad al contenido que dificulta o impide la comprensin

del archivo a personas con discapacidades.
Advertencia: se considera advertencia de accesibilidad al contenido que en la mayora de los
casos, no en todos, dificulta la comprensin del archivo a personas con discapacidades.
Sugerencia:
se considera sugerencia de accesibilidad al contenido que las personas con
discapacidades pueden comprender, pero que podra organizarse o presentarse de mejor
manera para optimizar su experiencia.
Siempre que el Comprobador de accesibilidad encuentra un problema, el panel de tareas muestra

informacin acerca del motivo que podra estar causando dificultades para tener acceso al contenido. Si
se selecciona el problema, se muestran las instrucciones para solucionarlo o revisarlo.
Si desea trabajar con el formato de archivo actual pero tiene que compartir un libro con personas que
usan versiones anteriores de Excel, puede comprobar si los datos son compatibles con dichas
39
RC-SER-REV.00-/
versiones y realizar los cambios necesarios para evitar la prdida de datos o fidelidad que puede
producirse al abrir el libro en una versin anterior de Excel.
Caractersticas de hojas de clculo no compatibles

Las caractersticas de hojas de clculo no compatibles pueden causar los siguientes problemas de
compatibilidad y llevar a una prdida significativa de funcionalidad o una prdida menor de fidelidad.
Prdida significativa de
Solucin
funcionalidad
Este libro contiene datos en celdas
que estn fuera de los lmites de
fila y columna del formato de
archivo especificado. Los datos
que ocupen ms de 256 (IV)
columnas por 65.536 filas no se
guardarn. Las frmulas que
hagan referencia a los datos
situados en esta regin devolvern
un error #REF!.
Qu significa En Excel 2010 y Excel 2007, el tamao de la hoja

de clculo es de 16 384 columnas por 1 048 576 filas, pero el
tamao de la hoja de clculo de las versiones de Excel 97-2003 es
de solo 256 columnas por 65 536 filas. En las versiones de Excel
97-2003, los datos de las celdas que estn fuera de estos lmites de
fila y columna se pierden.
Qu hacer En el Comprobador de compatibilidad, haga clic en
Buscar para buscar las celdas y los rangos que superen los lmites
de fila y columna, seleccione esas filas y columnas y, a
continuacin, colquelas dentro de los lmites de columna y fila de
la hoja de clculo o en otra hoja de clculo mediante los comandos
Cortar y Pegar.
Este libro contiene Escenarios con

referencias a celdas fuera de los
lmites de fila y columna del
formato de archivo seleccionado.
Estos escenarios no se guardarn
con el formato de archivo
seleccionado.
Qu significa Un escenario de la hoja de clculo hace referencia

a una celda fuera del lmite de fila y columna de las versiones de
Excel 97-2003 (256 columnas por 65 536 filas) y ya no est
disponible cuando se guarda el libro en el formato de archivo de
una versin de Excel anterior.
Qu hacer En el Administrador de escenarios, busque el
escenario que contiene una referencia que est fuera del lmite de
fila y columna de la versin anterior de Excel y cambie la referencia
a una ubicacin dentro de ese lmite.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en
Anlisis de hiptesis y, a continuacin, en Administrador de
escenarios. En el cuadro Escenarios, busque el escenario que
genera el problema de compatibilidad y modifique su referencia.
Este libro contiene fechas con un
Qu significa
En Excel 2010 y Excel 2007, puede crear formatos

40
RC-SER-REV.00-/
formato de calendario no
compatible con el formato de
archivo seleccionado. Estas
fechas se mostrarn como fechas
gregorianas.
de calendario internacional personalizados, como Hebreo lunar,

Japons lunar, Chino lunar, Saka, Chino de zodaco, Coreano de
zodaco, Rokuyou lunar y Coreano lunar. No obstante, estos
formatos de calendario no son compatibles con versiones anteriores
de Excel.
Qu hacer Para evitar la prdida de funcionalidad, debe cambiar
el formato de calendario a un idioma (o configuracin regional) que
sea compatible con las versiones de Excel 97-2003.
Este libro contiene fechas con un

formato de calendario no
archivo seleccionado. Estas
fechas se deben modificar usando
el calendario gregoriano.
Qu significa En Excel 2010 y Excel 2007, puede aplicar un tipo

de calendario que no sea occidental, como Budista tailands o Hijri
rabe. En Excel 97-2003, estos tipos de calendario solo se pueden
modificar en el formato gregoriano.
Qu hacer Para evitar la prdida de funcionalidad, debe cambiar
el formato de calendario a un idioma (o configuracin regional) que
sea compatible con las versiones de Excel 97-2003.
Este libro contiene ms celdas con

datos que las permitidas en
versiones anteriores de Excel. Las
versiones anteriores de Excel no
podrn abrir este libro.
Qu significa En Excel 2010 y Excel 2007, el nmero total de

bloques de celda disponibles (CLB) est limitado por la memoria
disponible. En Excel 97-2003, el nmero total de CLB disponibles
est limitado a 64 000 CLB en una instancia de Excel.
Un CLB incluye 16 filas de hoja de clculo. Si todas las filas de una
hoja de clculo contienen datos, dispondr de 4096 CLB en dicha
hoja y solo podr tener 16 hojas de clculo de este tipo en una
nica sesin de Excel (independientemente del nmero de libros
que haya abierto en Excel).
Qu hacer Para asegurarse de que el libro no supera el lmite de
64.000 CLB y de que se puede abrir en Excel 97-2003, debe
trabajar en el modo de compatibilidad en Excel 2010 despus de
guardar el libro con el formato de archivo de Excel 97-2003. En el
modo de compatibilidad, Excel realiza un seguimiento de los CLB
del libro activo.
Una o varias celdas de este libro

contienen minigrficos. Los
minigrficos no se guardarn.
Qu significa En Excel 2007 y Excel 97-2003, los minigrficos

que muestran tendencias en una serie de valores no se muestran
en la hoja de clculo.
No obstante, todos los minigrficos siguen estando disponibles en
el libro y se aplican cuando este se vuelve a abrir en Excel 2010.
Buscar para buscar las celdas que contienen minigrficos y realice
los cambios necesarios. Por ejemplo, puede aplicar formato
condicional en lugar de o adems de los minigrficos que no se
mostrarn en la versin anterior de Excel.
Prdida menor de fidelidad
Solucin
Las versiones anteriores de Excel

no admiten formato en color en el
texto del encabezado y pie de
pgina. La informacin de formato
en color se mostrar como texto
sin formato en las versiones
anteriores de Excel.
Qu significa En Excel 2010 y Excel 2007, puede aplicar formato

en color al texto del encabezado y pie de pgina. No puede usar
formato de color en encabezados ni pies de pgina en Excel 972003.
Arreglar si desea quitar el formato en color.

41
RC-SER-REV.00-/
Este libro contiene hojas de

clculo que tienen encabezados y
pies de pgina en pgina par o en
primera pgina. Estos
encabezados y pies de pgina no
se pueden mostrar en versiones
anteriores de Excel.
Qu significa En Excel 2010 y Excel 2007, tiene la opcin de

mostrar texto de encabezado y pie de pgina diferente en pginas
pares o en la primera pgina. En Excel 97-2003, los encabezados y
pies de pgina en pgina par o en primera pgina no se pueden
mostrar, pero seguirn disponibles para su presentacin al abrir de
nuevo el libro en Excel 2010.
Qu hacer Si a menudo guarda un libro en un formato de archivo
de Excel 97-2003, lo mejor es no especificar los encabezados o
pies de pgina pares o de primera pgina en ese libro.
Algunas celdas o estilos de este

libro contienen un formato no
archivo seleccionado. Estos
formatos se convertirn al formato
ms cercano posible.
Qu significa En Excel 2010 y Excel 2007, hay disponibles

distintas opciones de formato y estilo de celda, como efectos
especiales y sombras. Estas opciones no estn disponibles en
Excel 97-2003.
Qu hacer Cuando contina guardando el libro, Excel aplica el
formato disponible ms parecido que puede ser idntico a otro
formato que haya aplicado a otra cosa. Para evitar la duplicacin de
formatos, puede cambiar o quitar el formato de celda y los estilos de
celda que no se admiten antes de guardar el libro en formato de
archivo de Excel 97-2003.
Este libro contiene ms formatos

de celda nicos que los admitidos
por el formato de archivo
seleccionado. No se guardarn
algunos formatos de celda.
Qu significa En Excel 2010 y Excel 2007, puede usar 64 000

formatos de celda nicos, pero en Excel 97-2003, solo puede usar
4000 como mximo. Los formatos de celda nicos incluyencualquier combinacin de formato especfica que se aplique en un
libro.
Qu hacer Para evitar la prdida de formatos de celda
especficos que desea mantener disponibles en Excel 97-2003,
puede quitar algunos formatos de celda que no sean tan
importantes.
Este libro contiene ms formatos

de fuente nicos que los admitidos
por el formato de archivo
seleccionado. Algunos formatos de
fuente no se guardarn.
Qu significa En Excel 2010 y Excel 2007, existen 1024 tipos de

fuente globales disponibles, y puede usar un mximo de 512 por
libro. Excel 97-2003 admite menos formatos nicos de fuente.
Qu hacer Para evitar la prdida de formatos de fuente
especficos que desea mantener disponibles en Excel 97-2003,
puede quitar algunos formatos de fuente que no sean tan
importantes.

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II.7. Propiedades del libro

Las propiedades personalizadas son propiedades que el usuario define para un documento de Office.
Puede asignar un texto, una hora o un valor numrico a las propiedades personalizadas y tambin les
puede asignar los valores s o no. Puede elegir de una lista de nombres sugeridos o definir los propios.
General
Nos muestra el nombre del archivo, de que tipo es (usualmente va a ser una hojade clculo), el directorio
donde est grabado y su tamao en bytes. Fecha decreacin es la fecha en la que se guard por
primera vez, Fecha demodificacin, en la que se guard por ltima vez, y Usado en la que se abri
porltima vez.
Resumen.
Permite guardar un resumen para el archivo, que es til cuando tenemos muchosarchivos, o con
nombres parecidos. Si queremos que aparezca una imagen de laprimera pgina del archivo para realizar
una vista previa en el cuadro de dilogoNuevo debemos activar la opcin Guardar vista previa. Al
seleccionar estaopcin aumenta el tamao del archivo. Podemos llenar slo las opciones
quenecesitemos.
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Estadstica.
Nos muestra los siguientes datos del archivo:
Contenido
Muestra las partes del archivo, por ejemplo, las hojas de los nombres o Macros enMicrosoft Excel o
ttulos en Word. Para ver ttulos en Word active la casilla deverificacin guardar vista previa en la ficha
Resumen. Nos muestra el nombre decada hoja de clculo en el libro activo.
Personalizar.
Utilice la ficha de Personalizar para crear sus propiedades personales. Puedecrear una nueva propiedad
utilizando un nuevo nombre, o puede seleccionar uno apartir de la lista de posibilidades, entonces puede
asignarles un tipo de datoscomo texto, fecha, nmero, etc.
En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o
seleccione un nombre de la lista.
En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar.
En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe
coincidir con la seleccin realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha seleccionado
Nmero en la lista Tipo, debe escribir un nmero en el cuadro Valor. Los valores que no
coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.
Haga clic en Agregar y, a continuacin, en Aceptar.
Haga clic en la pestaa Archivo nuevamente para volver al libro.
II.8. Reciente
Adems de llevar una lista de documentos usados recientemente, Microsoft Excel 2010 realiza un
seguimiento de las ltimas ubicaciones locales y en lnea que el usuario visit en dicho programa, a fin de
que pueda usar los vnculos para obtener acceso rpidamente a esos lugares. Tambin puede conservar
aquellos lugares visitados con ms frecuencia en la lista a fin de que no tenga que desplazarse a ellos en
todas las ocasiones.
Mantener un archivo en la lista Lugares recientes

2. Haga clic en Reciente para ver una lista de los lugares recientemente visitados.
3. Haga clic con el botn secundario en la ubicacin que quiera mantener y luego seleccione Anclar
a la lista, o haga clic en Anclar este lugar en la lista de lugares recientes
.
Cuando se ancla una ubicacin a la lista Lugares recientes, el botn toma la apariencia de un alfiler
visto desde arriba:
.
4. Haga clic en el botn con aspecto de chincheta para desanclar la ubicacin.
Quitar una ubicacin de la lista Lugares recientes

2. Haga clic en Reciente para ver una lista de los lugares recientemente visitados.
3. Haga clic con el botn secundario en la ubicacin que quiera quitar y luego seleccione Quitar de
la lista.
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Borrar la lista de lugares recientemente visitados

2. Haga clic en Reciente.
3. Haga clic con el botn secundario en cualquier ubicacin de la lista Lugares recientes y luego
seleccione Borrar lugares desanclados.
4. Haga clic en S para borrar todos los lugares no anclados de la lista. Seguirn apareciendo todos
los lugares anclados.
II.9. Nuevo
Un libro de Microsoft Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de clculo que sirven para
organizar distintos tipos de informacin relacionada. Para crear un libro nuevo, se puede abrir un libro en
blanco. Asimismo, el libro nuevo se puede basar en otro existente, en la plantilla de libro predeterminada
o en cualquier otra plantilla.
II.10. Imprimir
Da la vista preliminar, puede configurar todo tipo de opciones de impresin. Se incluyen como ejemplos el
nmero de copias, la impresora, el intervalo de pginas, la impresin por una o dos caras, la orientacin
vertical y el tamao.

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II.11. Guardar y enviar
II.12. Opciones
Esta ficha nos da acceso a varias opciones que podemos cambiar en la interfaz de Excel.

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II.13. Salir
Cierra la Aplicacin.

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II.14. Sesin de Prcticas

En esta sesin de prctica usted crear un nuevo libro de trabajo a partir de una plantilla y manipular
algunas de las opciones de Excel.
II.14.a. Prctica Integradora

Instrucciones:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Inicie Microsoft Excel.

Cierre el Libro de trabajo Libro1.
Crear un Libro de Amortizacin de prstamo mediante una plantilla de Ejemplo.
Guarde el Libro como Resumen1,compatible con las versiones 95-2003.
Cierre el libro Resumen1.
Cambie el nmero predeterminado de hojas de forma que el libro nuevo contenga 20 hojas.
Personalice la cinta de opciones creando una nueva ficha llamada Personal.
Renombrar al grupo como Abrir.
El grupo debe contener los comandos Abrir y Abrir archivos recientes.
Cambie el cono de Abrir archivo reciente por una carita feliz.
Crear un Libro en blanco.
Guardar el libro con el nombre Hojas20, el tipo de archivo debe ser Libro Excel.
Restablezca el nmero de hojas a 3 y elimine la ficha Personal.
Cierre Excel utilizando la vista Backstage.
Inicie Microsoft Excel.
Cierre el Libro de trabajo Libro1.
Abra el libro Resumen1.
Cierre la Excel.

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Objetivos de la Leccin III

Renombrar, insertar, mover y borrar una hoja de clculo.
Cambiar el color de la etiqueta de una hoja de clculo.
Cambiar el nmero predeterminado de hojas de clculo en un libro nuevo.
Insertar, eliminar, ocultar, mostrar y ajustar las filas de una hoja de clculo.
Insertar, eliminar, ocultar, mostrar y ajustar las columnas de una hoja de clculo.
Insertar y eliminar celdas.

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III.
MANEJO DEL ENTORNO DE TRABAJO

III.1. Hoja de clculo
Un libro nuevo de Microsoft Excel de manera predeterminada presenta tres hojas de clculo. Si lo desea,
puede modificar esto aplicando el siguiente procedimiento:
1.- De clic en la Ficha Archivo
2.- De clic enla Ficha Opciones
3.- De clic enla Ficha General
4.- Modifique la opcin Incluir este nmerode hojas
5.- De clic en el botn Aceptar
Considere que esto slo afectar a los libros nuevos. Sin embargo, una vez creado un libro puede
agregar o eliminar hojas.
III.1.a.
Insertar
Aunque existen diferentes formas de agregar nuevas hojas de clculo trataremos de abordar las ms
prcticas y sencillas
Para insertar de forma rpida una nueva hoja de clculo al final de las que ya existen, basta con
hacer clic en la ficha insertar hoja de clculo en la parte derecha de la ltima hoja de Libro
actual.
A travs de una combinacin de teclas <Shift><F11>

A travs del comando Insertar Hoja que se encuentra en la lista desplegable de Insertar del grupo
Celdas en la Ficha Inicio.
Men contextual:Haga clic con el botn secundario del Mouse sobre una de las etiquetas de hoja
de clculo, cuando aparezca el men contextual seleccione el comando Insertar...

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III.1.b.
Eliminar
La eliminacin de hojas de clculo se puede realizar de dos formas:

A travs del comando Eliminar Hoja que se encuentra en la lista desplegable de Eliminar del
grupo Celdas en la Ficha Inicio.La hoja que se elimina es la hoja actual o la que sea seleccionada
Por medio del men contextual.- Hacer clic con el botn secundario del Mouse sobre la etiqueta
de la hoja de clculo que se desea eliminar y seleccionar el comando Eliminar.
Microsoft Excel verifica si la hoja que se intenta eliminar est completamente vaca o no, si lo est,
simplemente la eliminar de lo contrario mostrar el siguiente dilogo advirtiendo que la hoja puede tener
informacin

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III.1.c.
Cambiar nombre
Existen varias alternativas para cambiar el nombre a una hoja de clculo. Las ms prcticas y fciles de
aprender son estas:
Men contextual.- De un clic secundario a la hoja a la que desea cambiar nombre y ejecute el
comando Cambiar nombre. Escriba el nuevo nombre para la hoja de clculo
Haga doble clic sobre la hoja a la cual se le cambiar el nombre,
Ahora solamente se deber sobre escribir

el nuevo nombre de hoja de clculo

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III.1.d.
Color de etiqueta
A partir de la versin de Excel XP las hojas de clculo se identifican por su nombre y ahora tambin por
su color. La forma ms sencilla de cambiar el color de una etiqueta, es haciendo clic secundario sobre la
etiqueta de hoja de clculo
Es conveniente mencionar que la hoja actual siempre aparecer en color blanco. Esto es para indicar en
cual hoja se est trabajando. Una vez que se abandone una hoja, aparecer con el color que se le haya
asignado
III.1.e.
Seleccionar
Para seleccionar una hoja slo haga clic sobre la etiqueta de la hoja que desee
Para seleccionar varias hojas continuas, haga clic en la primera hoja y mantenga presionada la
tecla shift y haga un clic en la ltima hoja a seleccionar
Para seleccionar varias hojas no continuas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace
clic sobre las etiquetas de las hojas que desea seleccionar
Las hojas de clculo se pueden seleccionar de forma mltiple para ejercer alguna accin en grupo. Por
ejemplo, se podrn seleccionara varias hojas para eliminarlas al mismo tiempo, copiarlas, moverlas de
lugar o bien para darles formatos especficos al mismo tiempo.

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Ejercicio:
1.- Abra un nuevo libro de Microsoft Excel
2.- Haga que aparezcan 4 hojas con los siguientes nombres ENERO, FEBRERO, MARZO, ABRIL
3.- Seleccione las cuatro hojas de manera mltiple
4.- Aplique el siguiente formato en una de las hojas, en el grupo Fuente, haga clic en la flecha situada
junto aColor de relleno y utilice los colores estndar.
Se dar cuenta que lo que realice en una hoja se har al mismo tiempo en todas.

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III.1.f.
Mover o copiar
Mover: Para cambiar de posicin una hoja de clculo existe un mtodo muy sencillo, consiste en arrastrar
la hoja a la nueva posicin. (Coloque el Mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea mover, mantenga
presionado el botn primario mientras arrastra la etiqueta de la hoja a la nueva posicin)
Copiar:De la misma forma como se mueve una hoja, solo que deber presionar tambin la tecla Control.
Con esto har una copia en lugar de simplemente cambiar de posicin.
Otro mtodo para Mover o Copiar una hoja de clculo es a travs del men contextual, este aparecer
una vez que presione el botn secundario del Mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea ya sea mover
o copiar.
Este mtodo permite mover o copiar hojas a otros libros de trabajo

De la primera lista desplegable, seleccione el archivo al cualMover o copiar la(s) hoja(s) de clculo (En
la parte inferior seindicar si se est moviendo o copiando)

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III.2. Filas
Las filas se extienden a travs de la hoja de clculo, es decir, horizontalmente. Cada una de las filas tiene
un ttulo numrico. Los ttulos de las filas van del nmero 1 al nmero 1, 048,576.
III.2.a.
Seleccionar
Existen varios mtodos para seleccionar una fila, aqu mencionamos dos.
Seleccionar una sola fila
a) Utilizando el Mouse:De un clic sobre el nmero de fila a seleccionar
b) Utilizando el teclado: Ubique el indicador de celda dentro de la fila que desea seleccionar y
presione la tecla <shift>+ <Barra espaciadora>
Si desea seleccionar varias filas continuas
a) Utilizando el Mouse: Haga un clic sobre el nmero de la primera fila, mantenga presionado el
botn del Mouse mientras arrastra hacia arriba o abajo para seleccionar ms filas.
b) Utilizando el teclado: Una vez que se selecciona la primera fila, mantenga presionada la tecla
<shift> mientras se seleccionan ms filas con la flecha hacia arriba o hacia abajo.
III.2.b.
Insertar
Existen varios mtodos para insertar una nueva fila, si desea insertar varias al mismo tiempo solamente
deber seleccionar el mismo nmero de filas que desea insertar.
a) En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a
continuacin, en Insertar celdas.
b) Men contextual: Haga clic con el botn secundario en las celdas seleccionadas, finalmente
seleccione Insertar toda una fila

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c) Mtodo abreviado: Por medio del teclado se utiliza la combinacin de teclas <Control><+>(signo
ms)
III.2.c.
Eliminar
Para eliminar una fila

a) Selecciona la fila o filas a eliminar
b) En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha junto a Eliminar y luego Eliminar filas
de hoja
Otros mtodos sencillos para eliminar filas son:

Para eliminar filas con el men contextual
a) Haga clic con el botn secundario del Mouse sobre el nmero de fila a eliminar
b) Seleccione el comando Eliminar
Para eliminar filas utilizando el teclado
a) Seleccione la o las filas a eliminar
b) Presione las teclas <Control><> (signo menos)
III.2.d.
Alto
El alto de una fila se puede hacer de dos formas

a) A travs del Mouse: Coloque el indicador del Mouse justo en la parte inferior del nmero de la
fila.Presioneel botn primario del Mouse mientras arrastra hacia arriba (reducir alto) o hacia abajo
(aumentar alto)

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b) En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha junto a Formato y luego Ancho de
columna

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III.2.e.
Ocultar
Ocultar una fila permite visualizar solamente los datos que nos interesan o bien solamente los datos que
deseamos imprimir.
Para ocultar filas
a) Utilizando el men contextual: Haga clic con el botn secundario sobre el nmero de la fila
que se desea ocultar y enseguida seleccione el comando ocultar
b) En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha junto a Formato y luego
Ocultar y mostrar y seleccionamos Ocultar filas.

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c) Mediante el teclado: Colquese en la fila que desea ocultar y presione la tecla <Control><9>
III.2.f.
Mostrar
Para mostrar una fila, lo primero es seleccionar las filas adyacentes a la fila que esta oculta
Otra forma de seleccionar la fila que esta oculta es a travs del comando ir a o bien a travs del cuadro
de nombres

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Una vez que la fila o filas estn seleccionadas puede mostrarlas a travs de:
a) Men contextual: haciendo un clic con el botn secundario del Mouse sobre la fila que se desea
mostrar
b) Mtodo de teclado: Presione las teclas <Control><shift><(>

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c) En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha junto a Formato y luego Ocultar y
mostrar y seleccionamos Mostrar filas.

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III.3. Columnas
Las columnas se extienden de arriba a abajo en la hoja de clculo, es decir, verticalmente. Cada columna
tiene un ttulo alfabtico en la parte superior, las primeras 26 columnas estn etiquetadas con las letras
de la A a la Z. Cada hoja de clculo contiene 16,384 columnas en total, por lo que, a continuacin de la Z,
las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ. A continuacin de AZ, las parejas de
letras comienzan de nuevo con las columnas BA a BZ, y as sucesivamente hasta hacer que las 16.384
columnas tengan su correspondiente ttulo alfabtico, finalizando en XFD.
III.3.a.
Seleccionar
La forma ms sencilla de seleccionar una columna es utilizando el Mouse.

Simplemente haga un clic sobre el ttulo de la columna.
Seleccionar una columna
Con el Mouse
Con teclado
Varias columnas
Con el Mouse
Con el teclado
III.3.b.
Haga clic sobre el ttulo de la columna (letra de columna) que desea

seleccionar
Presione la tecla <Control> + <Barra espaciadora>
Haga clic sobre el ttulo de la primera columna; mantenga presionado el

botn primario mientras se arrastra a la izquierda o a la derecha
Presione<Control> + <Barra espaciadora> para seleccionar la primer
columna, luego mantenga presionada la tecla <Shift>mientras se arrastra
con las flechas izquierda o derecha del teclado
Insertar
Al momento de insertar una columna, la informacin de las columnas existentes se desplazan hacia el
lado derecho, dejando libre el rea donde actualmente se encuentra.
Para insertar una sola columna
Con el Mouse
Haga clic con el botn secundario del Mouse sobre el ttulo de la columna
donde desea la nueva columna y ejecute el comando Insertar
Con el Teclado
Seleccione la columna donde desea la nueva y presione <Control><+>
Cinta
Vaya al grupo Celdas, Insertary ejecute el comando Insertar Columnas de

hojas
Para insertar varias columnas, se realiza el procedimiento anterior solo que antes se debe seleccionar la
cantidad de columnas a insertar.
Al insertar una nueva columna, sta se inserta con las caractersticas de formato igual al de la columna al
lado izquierdo

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III.3.c.
Eliminar
Al momento de eliminar una columna, las columnas que se encuentran a la derecha se desplazan
ocupando el lugar de la columna que se elimina.
Para eliminar una columna
Mouse
Haga clic con el botn secundario sobre el ttulo de la columna.Despus
seleccione el comando Eliminar
Teclado
Despus de seleccionar la columna a eliminar presione<Control><->
Cinta
Grupo Celdas comando eliminar y Eliminar Columnas de hojas
III.3.d.
Ocultar
Se utiliza principalmente cuando se desea imprimir slo parte de la informacin. Alocultar columnas stas
no se imprimirn.
Estudio de caso: Se tiene la siguiente informacin:
De la cual solamente se desea imprimir todo excepto el frmaco, nombre y sexo. Para esto de una forma
muy sencilla se oculta cada columna que no se desea de la siguiente forma:
Para ocultar el frmaco que no es requerido en el informe

a) Seleccione la columna haciendo clic con el botn secundario del Mouse
b) Seleccione el comando Ocultar

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La columna C, y F se ocultan de la misma forma.
III.3.e.
Mostrar
Para mostrar una columna, lo primero es seleccionar esa columna que esta oculta
Puede seleccionar a travs del cuadro de nombres, mediante el comando Ir a o bien seleccionando
una columna antes y una despus.
Para mostrar una columna
Mouse
A travs del men contextual
Teclado
<Control><Shift><)>
Cintade de Opciones
Formato/Columna/Mostrar

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III.4. Celdas
Se le llama celda a la interseccin entre una fila y una columna. Cada celda tiene un nombre
alfanumrico que la identifica por la letra de la columna y el nmero de fila que forma la interseccin. (A5,
BB10, XDF1048576). Los ttulos se combinan para formar la direccin de celda. Por ejemplo, la celda
situada en la interseccin de la columna A y la fila 3 se denomina celda A3. Tambin se denomina
referencia de celda.
III.4.a.
Seleccionar
La forma ms sencilla para seleccionar celdas es a travs del Mouse. Basta con mantener presionado el
botn primario mientras se arrastra para comenzar a seleccionar celdas.
Para seleccionar celdas
Teclado
Presione la tecla <shift> mientras con las flechas avanza la seleccin.

Izquierda, derecha, Arriba o hacia abajo.
Presione F8. Luego a travs de las flechas, extienda la seleccin
Mouse
III.4.b.
Mantenga presionado el botn primario mientras se arrastra
Insertar
Ejemplo de caso:
Despus de haber capturado informacin, se da cuenta que ha cometido un error en los nmeros
telefnicos.
El peso de LFZser 82, y todos los dems estn recorridos.
Qu debemos hacer?
Lo mejor es insertar una celda en H7 haciendo que el resto de las celdas se recorra hacia abajo.

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Haga clic secundario sobre la celda H7 y seleccione el comando Insertar

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En este caso la informacin deber desplazarse hacia abajo.

Para insertar celdas mediante el teclado use <Control><+>

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III.4.c.
Eliminar
Para eliminar celdas

Cinta de Opciones
Grupo Celdas/Eliminar/Eliminar Celdas
Teclado
<Control><->
Mouse
Contextual/Eliminar
Este es el dialogo que se presenta:

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III.5. Sesin de Prcticas

En esta sesin de prctica, se manejarn cuatro archivos contenidos en su disco de prcticas.
Cada archivo contiene las tareas a realizar.
III.5.a.
Prctica I
Abra el archivo denominado SeccionIII_1.

Instrucciones:
1. Elimine las Hojas llamadas Hoja2 y Hoja3.
2. Cambie el nombre de la Hoja1 por el nombre Enero.
3. Haga 1 Copia de la Hoja Enero.
4. A la Hoja Enero cambie su color de la etiqueta a Azl Obscuro.
5. Seleccione todas las hojas y aplique el color de relleno Verde al rango E13:H13.
6. Mueva la copia al final del libro.
7. Guarde los cambios en un libro llamado Hojas.
III.5.b.
Prctica II

Instrucciones:
1. Inserte una fila antes de la fila 12.
2. Seleccione las filas 15:19 y ocltelas.
3. Muestre las filas 15:16.
4. Elimine la fila 12.
5. Cambie el alto de la fila 9 a 33.
6. Guarde el libro con el nombre Filas con extensin xls.
III.5.c.
Prctica III

Instrucciones:
1. Inserte una columna antes de la columna F.
2. Seleccione las columnas E:I y ocltelas.
3. Muestre las columnas F y H.
4. Elimine la columna F.
5. Cambie el ancho de la columna A a 6.
6. Guarde el libro con el nombre Columnas.

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III.5.d.
Prctica IV

Instrucciones:
1. Seleccione la celda H15.
2. Inserte una celda desplazando las celdas hacia abajo.
3. Escriba 82 en la celda insertada.
4. Elimine la celda F12 desplazando las celdas hacia arriba.
5. Guarde el libro como una plantilla con el nombre Celdas.

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Objetivos de la Leccin IV
Seleccionar celdas.
Introducir una frmula aritmtica simple.
Utilizar la caracterstica de Autorrelleno.
Consolidar sus datos.
Manejar diferentes tipos de referencias a celdas en Excel.

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IV.
ESCRIBIR DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO

Para trabajar con datos en una hoja de clculo, primero debe escribir los datos en las celdas de la hoja
de clculo.
IV.1. Tipo de datos

a) Fecha
Al capturar una fecha y desplazarse a otra celda, el dato de fecha normalmente se alinea a la
derecha.
Existen diferentes formas para capturar fechas en Excel, sin embargo hay que tener cuidado
cuando se captura una fecha y los datos se quedan al lado izquierdo;pues pueden no ser
interpretados correctamente como una fecha por Excel.
Qu significa que las fechas se queden al lado izquierdo?

Las fechas que estn al lado izquierdo NO SON CONSIDERADAS como fechas y al
momento de solicitar en un informe que se filtre determinado perodo de fechas puede
obtener resultados errneos.
b) Nmeros
Al igual que las fechas, estos se alinean al lado derecho de la celda. Se recomienda que no
se capturen los nmeros con puntos y comas salvo sea necesario para el caso de los
decimales.
c) Frmulas
Al capturar frmulas debe utilizar preferentemente el signo igual para que Excel considere
esta entrada como una frmula. Una vez capturada, en la celda solamente visualizar el
resultado.
d) Comentarios
Son notas que normalmente no se imprimen. Para insertar un comentario, utilice el comando
Nuevo comentario del grupoComentarios en la ficha Revisar.

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RC-SER-REV.00-/
IV.2. Manejo de frmulas utilizando operadores aritmticos

Para evaluar la frmula, Excel utiliza la llamada Jerarqua de operadores.
Esta jerarqua determina cuales operaciones sern evaluadas primero y cules despus.
La siguiente tabla muestra la jerarqua de operadores aritmticos utilizada para evaluar frmulas
1.- Parntesis
2.- Multiplicacin y/o Divisin
3.- Suma y/o Resta
Cuando en una frmula se tienen operadores del mismo nivel de jerarqua, se resolvern de acuerdo a su
aparicin de izquierda a derecha.
Ejemplos:
5+3-2 = 6
3+2*2= 7
6/2+5*2= 13
5+(3-2) = 6
(3+2)*2 = 10
6/(2+5)*2 =1.71428
Observe el siguiente ejemplo de una frmula en la que slo se utilizan nmeros.
Cul es la desventaja de este tipo de frmulas?

Comparar el ejemplo anterior con el siguiente en el que no se utilizan directamente nmeros sino
referencias de las celdas en las que se encuentran los nmeros que deseamos sumar.
Cules son los beneficios al utilizar referencias de celda?
Ejemplo:

75
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IV.3. Copiar frmulas

Al contar con los siguientes datos, uno pensara en escribir una frmula para cada artculo; sin embargo,
despus de escribir la primera frmula, sta se puede utilizar para rellenar las dems celdas y as
terminar todo el clculo de una forma simple y rpida.
Cuadro de
relleno
Copie la frmula arrastrando el cuadro de relleno

Para que Excel copie una frmula requiere de una muestra, luego simplemente hay que arrastrar el
cuadro de relleno.
Apunte al cuadro de relleno hasta que aparezca el Mouse con la siguiente figura
Y enseguida arrastre hasta donde desea que se copie la frmula.
Otra forma muy comn es utilizando los comandos de copiar y pegar.

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IV.4. Consolidar datos

Permite reunir informacin que se encuentra en varias hojas y presentar un resumen. Para explicar ms
sobre la consolidacin de datos se mostrar un ejemplo:
Se tienen varias hojas de clculo. Las ventas de enero, febrero y marzo, con los mismos artculos y lo
que se pretende es obtener la suma de las ventas de los tres meses de cada artculo.
Para la consolidacin de datos:

1.- Colquese en la hoja donde va el resumen y seleccione el rango de celdas dnde debern ir los
resultados.
2.- Abra la fichaDatosy ejecute el comando Consolidarque se encuentra en el grupo Herramientas de los
datos, aparecer el siguiente dialogo

77
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1.- Se deber seleccionar que tipo de resumen se desea (Suma, Cuenta, Promedio, Max, Min, Producto,
Contar nmeros, Desvest,Desvestp, Var, Varp)
2.- Referencia donde se encuentran los datos a resumir. En este ejemplo las referencias seran las
cantidades de cada mes, cantidad de enero, de febrero y de marzo.
3.-Aqu se determina si la seleccin incluye o no los ttulos de columnas o bien la columna de conceptos
ubicada normalmente al lado izquierdo de la informacin.
IV.5. Referencias
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel
en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. En las referencias
se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de
una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo
libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos.
IV.5.a. Estilo de referencia A1

De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con
letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con nmeros (del 1 al 65536). Estas letras y
nmeros se denominan ttulos de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de
la columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la interseccin de la
columna B y la fila 2.
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Para hacer referencia a

Utilice
La celda de la columna A y la fila 10
A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.
B15:E15
Todas las celdas de la fila 5
5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10.
5:10
Todas las celdas de la columna H
H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J
H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20
Referencia a otra hoja de clculo

En el siguiente ejemplo, la funcin de la hoja de clculo
PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de clculo denominada Marketing del
mismo libro.
Vnculo a otra hoja de clculo en el mismo libro

Observe que el nombre de la hoja de clculo y un signo de exclamacin (!) preceden a la referencia de
rango.
Referencias relativas
Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la celda que contiene
la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la
frmula, se cambia la referencia. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta
automticamente. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas. Por
ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automticamente de =A1
a =A2.
Frmula copiada con referencia relativa
Referencias absolutas
Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en
una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta
permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De
forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a
79
RC-SER-REV.00-/
referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3,
permanece invariable en ambas celdas =$A$1.
Frmula copiada con referencia absoluta
Referencias mixtas
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna
relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila
absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se
cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas
o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por
ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Frmula copiada con referencia mixta
IV.5.b. Estilo de referencia 3D

Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de clculo
dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango,
precedida de un rango de nombres de hoja de clculo. Excel utilizar las hojas de clculo almacenadas
entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los
valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de clculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja
13, ambas incluidas.
Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear
frmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR,
CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP,
DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA.
No pueden utilizarse referencias 3D en frmulas matriciales.
No pueden utilizarse referencias 3D con el operador de interseccin (un solo espacio) o en
frmulas que utilicen una interseccin implcita.
Cmo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o

eliminan hojas de clculo

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En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas
de clculo que estn incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la frmula
=SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.
Insertar o copiar
; Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en
este ejemplo), Microsoft Excel incluir en los clculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de
las hojas que se hayan agregado.
Eliminar
clculo.
Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminar los valores del
Mover
Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicacin situada fuera del rango
de hojas al que se hace referencia, Excel eliminar del clculo sus valores.
Calcular un punto final
Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicacin en el mismo libro, Excel
ajustar el clculo para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
Eliminar un punto final
Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustar para que integre el nuevo
rango de hojas que exista entre ellas.
IV.5.c.
Estilo de referencia L1C1
Tambin puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas
de la hoja de clculo. El estilo de referencia L1C1 es til para calcular las posiciones de fila y columna en
macros. En el estilo L1C1, Excel indica la ubicacin de una celda con una "L" seguida de un nmero de
fila y una "C" seguida de un nmero de columna.
Referencia
L[-2]C
L[2]C[2]
L2C2
L[-1]
L
Significado
Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna.
Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos columnas hacia la derecha.
Referencia absoluta a la celda de la segunda fila en la segunda columna.
Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
Referencia absoluta a la fila actual
Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia L1C1. Por
ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botn Autosuma para insertar una frmula que
suma un rango de celdas, Excel registra la frmula utilizando referencias del estilo L1C1 y no del estilo
A1.
Para activar o desactivar el estilo de referencia L1C1
1. Elija Opciones en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha General.
2. En Configuracin, active o desactive la casilla de verificacin Estilo de referencia L1C1.

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IV.6. Sesin de Prcticas

En esta sesin de prctica, se manejarn un archivo contenido en su disco de prcticas.
El archivo contiene las tareas a realizar.
IV.6.a. Prctica Integradora

Abra el archivo denominado SeccionIV.
Instrucciones:
1. En la celda H4 de las hojas de Enero a Marzo, escriba una frmula que calcule el monto.
2. Rellene los dems montos copiando la frmula al mismo tiempo en todas las hojas.
3. Consolide la informacin en la hoja Resumen. (Use la funcin suma para la Cantidad y el Monto)
4. Guarde el libro con el nombre Datos.

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Objetivos de la Leccin V
Dar formato a nmeros y texto.
Controlar la alineacin del texto en las celdas.
Agregar bordes y colores a las celdas.
Aplicar Formatos condicionales.
Dar Formato como tabla a un rango.

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V.
FORMATO DE CELDAS
La ficha Inicio consta de 7 grupos, cuyos comandos sirven para dar formato y hacer manipulaciones
bsicas a las hojas de clculo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Grupo Portapapeles
Grupo Fuente
Grupo Alineacin
Grupo Nmero
Grupo Estilos
Grupo Celdas
Grupo Modificar
Debido a que los grupos contienen slo los comandos ms usuales, los dems comandos se encuentran
en los cuadros de dilogo; para abrirlos de clic sobre el Iniciador de cuadro de dilogo que se encuentra
en la esquina inferior derecha del grupo.
Iniciador de cuadro de dilogo

Los grupos que contienen todos los comandos disponibles no tienen un iniciador de cuadro de dilogo.
No contiene un Iniciador de cuadro de dilogo
De los siete grupos en la ficha Inicio, existen 3 grupos que comparten el cuadro de dilogo Formato de
celdas.
1. Grupo Fuente
2. Grupo Alineacin
3. Grupo Nmero
Los comandos en la cinta de opciones son muy tiles cuando se hacen tareas simples, cuando lastareas
son ms complejas es posible que sea ms conveniente el uso de los cuadros de dilogo.

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V.1.Grupo Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el
tamao, estilo y color de los datos de una celda.
Comando
Descripcin

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RC-SER-REV.00-/
V.2.Grupo Alineacin
Excel nos permite cambiar la visualizacin de los datos de una hoja de clculo cambiando la alineacin,
la orientacin, y la sangra de la informacin contenida en las celdas.
Comando
Descripcin

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RC-SER-REV.00-/
V.3.Grupo Nmero
Nos permite elegir el formato con el que los datos sern desplegados en la celda.
Comando
Descripcin

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RC-SER-REV.00-/
V.4.El cuadro de dilogo Formato de celdas

Para Iniciar el cuadro de dilogo:
1) De clic sobre el iniciador del cuadro de dilogo del grupo Fuente, Alineacin o Nmero; esta
accin har que el cuadro de dilogo se inicie en el grupo deseado.
2) Utilice el teclado <Ctrl><1>; esta accin iniciar el cuadro de dilogo en el grupo Nmero.
3) Utilice el teclado <Ctrl><Shift><F>; esta accin iniciar el cuadro de dilogo en el grupo Fuente.
V.4.a.
Grupo Nmero
Al aplicar distintos formatos de nmero, se pueden mostrar los nmeros como porcentajes, fechas,
monedas, etc. Si el formato de nmero integrado no se ajusta a sus necesidades, se puede crear un
formato de nmero personalizado. Como el cdigo que se usa para crear los formatos de nmero puede
ser complicado de entender al principio, lo mejor es usar los formatos de nmero integrados como punto
de partida.
2
3
1
2
3
4
Diferentes categoras para establecer el formato a lo seleccionado

Especfica la cantidad de decimales a mostrar
El smbolo monetario que ser utilizado en cada dato numrico de la seleccin
En caso de tener un nmero negativo, se define el formato con el que se presentar

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RC-SER-REV.00-/
V.4.b.
Grupo Alineacin
Para que los datos se vean de forma ptima en la hoja de clculo, puede ajustar la posicin de ellos
dentro de la celda. Puede cambiar la alineacin del contenido de la celda, usar sangra para proporcionar
mejor espaciado o mostrar los datos en diferentes ngulos mediante la rotacin.
Existen dos tipos de alineacin, que al combinarse dan nueve alineaciones posibles. (alineacin
vertical, alineacin horizontal)
El elemento orientacin permite girarel texto que se encuentra seleccionado

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V.4.c.
Grupo Fuente
Puede cambiar la fuente, el tamao de fuente, estilo, color y efectos de las celdas o los rangos
seleccionados en una hoja de clculo.

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RC-SER-REV.00-/
V.4.d.
Grupo Bordes
Los bordes de celdas que aplica aparecen en las pginas impresas. Si no usa bordes de celdas pero
desea que en todas las celdas se vean los bordes de las lneas de divisin de la hoja de clculo en las
pginas impresas, puede mostrar las lneas de divisin.
Si los bordes de celdas predefinidos no se adaptan a sus necesidades, puede crear un
bordepersonalizado.
4
2
1) Bordes preestablecidos
Ninguno: Permite quitar los bordes al rango de celdas previamente seleccionado
Contorno: Permite establecer un borde alrededor del rango de celdas previamente seleccionado
Interior:
Permite establecer bordes a todas las celdas al interior del rango seleccionado
2) Existen diferentes tipos de bordes los cuales se aplican a la celda o rango de celdas seleccionadas.
Existen bordes: Superior, inferior, izquierdo, derecho, en diagonal. Seleccione el tipo de borde que
desea
3) Lista de estilos para los bordes
4) Color del borde.

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V.4.e.
Grupo Relleno
Puede agregar sombreado a las celdas rellenndolas con colores slidos o tramas especficas. Si
experimenta problemas relacionados con la impresin de sombreado en colores, compruebe que las
opciones de impresin estn configuradas correctamente.
Para utilizar una trama con dos colores, haga clic en otro color en el cuadro Color de Trama y, a
continuacin, haga clic en un estilo de trama en el cuadro Estilo de Trama.
Para utilizar una trama con efectos especiales, haga clic en Efectos de relleno y, a continuacin, haga clic
en las opciones que desee en la pestaa Degradado.
Para rellenar las celdas con un color personalizado, haga clic en Ms colores y, a continuacin, en el
cuadro de dilogo Colores, seleccione el color que desea.

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V.5.Grupo Estilos
Puede ayudar a mejorar la legibilidad de una hoja de clculo al aplicar distintos tipos de Estilos.
1. Formato condicional.
2. Formato como tabla.
3. Estilos de celda.
V.5.a.
Formato condicional
Mediante la aplicacin de formato condicional a los datos, es posible identificar rpidamente varianzas en
un intervalo de valores con solo echar un vistazo.
1. Seleccione los datos a los cuales desea aplicar un formato condicional.
2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,
a continuacin, en el tipo de formato que desea aplicar.
3. Si el estilo que necesita no est disponible haga clic en Ms reglas.
4. En el cuadro de dilogo Nueva regla de formato haga las modificaciones necesarias,
Excel nos permite crear, administrar y borrar las reglas de los formatos condicionales.
Por ejemplo, en 1928 Charles Cobby Paul Douglas publicaron un estudio del crecimiento econmico de
Estados Unidos durante el perodo de 1899-1922. Podemos resaltar sus resultados mediante un formato
condicional:
Este grfico muestra los datos del estudio con un formato condicional que usa una escala de colores para
diferenciar valores altos, medios y bajos.
V.5.b.
Formato como tabla
Para que trabajar con datos sea ms fcil, puede organizar los datos con formato de tabla en una hoja de
clculo. Las tablas permiten filtrar fcilmente los datos y, adems, proporcionan columnas calculadas y
filas de totales, que facilitan los clculos. Existen diferencias entre trabajar con rangos de celdas y tablas.
Una tabla se comporta como un objeto especial de Excel y por tanto tiene una ficha auxiliar que tiene las
opciones necesarias para su manipulacin.
1. Seleccione una celda que sea parte del rango al cual desea aplicar un formato como tabla.
2. En la ficha Inicio en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como tabla y a continuacin
seleccione el estilo de tabla que desee.
3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la
casilla de verificacin La tabla tiene encabezados en el cuadro de dilogoDar formato como tabla.
4. Si el estilo que necesita no est disponible haga clic en Nuevo estilo de tabla.
5. En el cuadro de dilogo Nuevo estilo rpido de tabla haga las modificaciones necesarias,

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Tras crear una tabla, aparecern las Herramientas de tabla cuando seleccione una celda de la tabla,
adems de la ficha Diseo. Las herramientas incluidas en esta ficha sirven para personalizar o editar la
tabla.
Despus de crear una tabla en Microsoft Office Excel, es posible que no desee seguir trabajando con la
funcionalidad de tabla que incluye, o bien que prefiera usar un estilo de tabla sin la funcionalidad de tabla.
Para dejar de trabajar con los datos de una tabla sin perder el formato de estilo de tabla aplicado, puede
convertir la tabla en un rango de datos comn en la hoja de clculo.
Tambin puede usar el men contextual: Tabla / Convertir en rango.

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V.5.c.
Estilo de celda
Permite ahorrar tiempo al momento de darle presentacin a nuestro trabajo.

1. Seleccione una celda o rango de celdas al cual desea aplicar un Estilo de celda.
2. En la ficha Inicio en el grupo Estilos, haga clic en Estilos de celda y a continuacin seleccione el
estilo que desee.
3. Si el estilo que necesita no est disponible haga clic en Nuevo estilo de celda.
4. En el cuadro de dilogo Estilo haga las modificaciones necesarias,

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V.6.Sesin de Prcticas
En esta sesin de prctica, se manejarn dos archivos contenidos en su disco de prcticas.
V.6.a.
Prctica I
Abra el archivo denominado SeccionV_123.

Instrucciones:
1. Seleccione el rango C19:G19 y aplique el siguiente formato:
Arial 12,negrilla y cursiva, relleno negro y color de fuente blanco. Aplique los bordes contorno e interior
con el estilo de doble lnea y color blanco.
2. Seleccione la celda C20 y aplique el siguiente formato:
Times New Roman 10. Efecto de Relleno: dos colores, primero blanco y segundo RGB 255,255,153.
Estilo de sombreado Diagonal hacia abajo tercera variante. Copiar formato y aplicar al rango C21:C30.
Aplique Todos los bordes al rango C20:C30, lnea gruesa y color de lnea negro.
3. Seleccione el Rango D20:G30:
Colore del tema de relleno: Blanco , Fondo 1, Obscuro 5 %. Aumentar el tamao de fuente a 12. Aplique
Todos los Bordes con lnea gruesa y color negro.
4. Seleccione el Rango C31:G31:
Color de relleno estndar el primer panel a la izquierda del panel blanco, corresponde al personalizado
RGB 204,255,204. Vaya a la hoja Alineacin.
Instrucciones:
1. Seleccione el rango C19:G19 y aplique el siguiente formato:
Alinear en medio y centrar. Girar texto hacia arriba.
2. Seleccione la celda C31 y aumente la sangra una vez.
3. Seleccione el Rango C20:C30 y ajuste el texto.
4. Seleccione el Rango D31:G31, combine y centre. Aplique Borde inferior con lnea doble de color negro.
5. Seleccione la celda C31 y cambie su contenido a Total.
4. Vaya a la hoja Nmero.
Instrucciones:
1. Seleccione el rango E20:F30 y aplique el formato de moneda de Euro alemn .
2. Seleccione el Rango G20:G30 y aplique el formato de hora.
3. Seleccione el Rango E20:E305 y aumente los decimales.
4. Guarde el libro con el nombre Formato.

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V.6.b.
Prctica II
Abra el archivo denominado SeccionV_5.
Instrucciones:
1. Aplique el Formato Condicional Barra de datos/ Relleno slido /Azul, al rango de celdas C10:D33.
2. Agregue semforos con marco.
3. Use un conjunto de conos para aplicar indicadores de tres smbolos a la columna de inversin.
4. Vaya a la hoja tablas.
Instrucciones:
1. Aplique el Estilo de tabla Medio 2.
2. Convierta la tabla en Rango.
3. Vaya a la hoja estilos.
Instrucciones:
1. Aplique el estilo "Ttulo 1" al rango que contiene los encabezados de los datos.
2. Autoajuste el ancho de columna.
3. Guarde el libro con el nombre "Estilos".

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RC-SER-REV.00-/
Objetivos de la Leccin VI
Utilizar las opciones de Autosuma para hacer clculos bsicos.
Completar series de datos mediante la funcin Rellenar.
Borrar datos, formatos, comentarios y/o hipervnculos.
Buscar y remplazar informacin.
Desplazarse en el libro de trabajo mediante la funcin Ir a.

98
RC-SER-REV.00-/
VI.
GRUPO MODIFICAR
VI.1. Autosuma: operacionesbsicas

Las operaciones bsicas (sumar, sacar promedios, contar nmeros, obtener el mximo o mnimo de un
rango de datos) pueden realizarse rpidamente mediante la lista desplegable del botn autosuma. Por
defecto al dar clic sobre el botn autosuma el clculo es la suma del rango.El comando Ms funciones
abre un cuadro de dilogo que contiene la lista completa de funciones de Excel.
Para utilizar las funciones bsicas slo requiere hacer tres pasos:
1. Seleccione la celda en donde desea la informacin.
2. Seleccione en la lista de autosuma la funcin a utilizar.
3. Seleccione el rango en donde se encuentran los datos y presione la tecla Entrar.

99
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VI.2. Rellenar
Las primeras opciones de la lista desplegable del botn Rellenar nos permite copiar nuestros datos
rpidamente en la hoja de clculo activa o bien en otra hoja de clculo. Tambin podemos rellenar Series
de datos o justificar nuestros datos.
VI.2.a. Hacia abajo

Copia la informacin contenida en la celda activa en celdas que se encuentran debajo de ella. Si desea
copiar la informacin de una celda en celdas se encuentran por debajo de la celda activa:
1.
2.
3.
4.
Seleccione la celda que tiene la informacin a copiar.

Seleccione las celdas o rango donde desea copiar la informacin.
En el grupo Edicin, seleccione Rellenar y, a continuacin, haga clic enHacia abajo
Presione la tecla Entrar.
VI.2.b. Hacia la derecha

Copia la informacin contenida en la celda activa en celdas que se encuentran a la derecha de ella. Si
desea copiar la informacin de una celda en celdas se encuentrana la derecha de la celda activa:
1.
2.
3.
4.

En el grupo Edicin, seleccione Rellenar y, a continuacin, haga clic en hacia la derecha.
VI.2.c.
Hacia arriba
Copia la informacin contenida en la celda activa en celdas que se encuentran por encima de ella. Si
desea copiar la informacin de una celda en celdas se encuentra por encima de la celda activa:
1.
2.
3.
4.

En el grupo Edicin, seleccione Rellenar y, a continuacin, haga clic enHacia arriba.

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VI.2.d. Hacia la izquierda

Copia la informacin contenida en la celda activa en celdas que se encuentran a la izquierda de ella. Si
desea copiar la informacin de una celda en celdas se encuentran a la izquierda de la celda activa:
1.
2.
3.
4.

En el grupo Edicin, seleccione Rellenar y, a continuacin, haga clic en Hacia la izquierda.
VI.2.e. Otras hojas

Copia la informacin contenida en el rango seleccionado a otras hojas de clculo. Si desea copiar la
informacin a otra hoja de clculo:
1.
2.
3.
4.
Seleccione la hoja que contenga los datos y las hojas en las que desee copiarlos.
Seleccione las celdas que contengan los datos que desee copiar.
En el grupo Edicin, seleccione Rellenar y, a continuacin, haga clic en Otras hojas.
VI.2.f.
Series
Puede rellenar una serie de valores que se ajusten a una tendencia lineal sencilla o a una tendencia
geomtrica exponencial mediante el comando Serie. Tambin es posible rellenar series cronolgicas o
autorrellenar una serie de datos contenida en una lista.
Podemos usar la orden Series del submen Rellenar para crear rpidamente unaserie regular de nmero
o fechas. Suministramos el valor inicial, el rango que sedebe llenar, un intervalo con el que incrementar la
serie (incremento), y, siqueremos, un valor mximo para la serie (lmite).
La opcin Lineal aade el valor especfico en el cuadro de Incremento de nuestrahoja de clculo. La
opcin Geomtrica multiplica el valor inicial de la seleccin porel incremento. Si seleccionamos la opcin
Cronolgica, podemos especificar eltipo de las series de datos desde las operaciones de la seccin
Unidad de tiempo.
101
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VI.2.g. Justificar
Justifica el rango seleccionado al tamao de la celda. El texto de cada celda se modifica, para que se
reparta equilibradamente entre todas las celdas seleccionadas. La orden justificar puede utilizarse para
dividir el texto de una celda ydistribuirlo en dos o ms filas adyacentes. A diferencia de otras rdenes de
Rellenar,Justificar afecta el contenido de la celda original.
Cuando seleccionamos la orden Justificar, Excel visualiza si el mensaje del textoes mayor que el rango
dado, aparece un cuadro de texto de advertencia y alpulsar Aceptar, la longitud del rango seleccionado
se extiende a la longitudrequerida por la justificacin, sustituyendo el contenido de cualquier celda con
elrango extendido en el proceso. (ficha Inicio, grupo Modificar, botn Rellenar).
VI.3. Borrar
Excel nos permite borrar diferentes elementos de una celda o rangos de celdas.

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VI.4. Ordenar: ordenacionesbsicas

Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), nmeros (de menor a mayor o de mayor a menor) y
fechas y horas (de ms antiguos ms recientes y de ms recientes a ms antiguos) en una o varias
columnas. Tambin puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeo) o por
formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayora de las
operaciones de ordenacin son ordenaciones de columnas, pero tambin es posible ordenar por filas.
Los criterios de ordenacin de las tablas de Excel se guardan en el libro para que pueda volver a
aplicarlos a esa tabla cada vez que abra el libro, pero no se guardan para un rango de celdas. Si desea
guardar los criterios de ordenacin para poder volver a aplicar peridicamente una ordenacin al abrir un
libro, se recomienda usar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias
columnas o para las que se tarda mucho tiempo en crear.
Cuando se vuelve a aplicar una ordenacin, pueden aparecer resultados distintos por las razones
siguientes:
Se han agregado datos, se han modificado o se han eliminado del rango de celdas o de la
columna de tabla.
Los valores devueltos por una frmula han cambiado y la hoja de clculo se ha actualizado.
VI.4.a. Ordenar texto

1. Seleccione una columna de datos alfanumricos en un rango de celdas o asegrese de que la
celda activa est en una columna de tabla que contiene datos alfanumricos.
2. En el grupo Modificar, seleccione Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos.
Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, haga clic en
Para ordenar en orden alfanumrico descendente, haga clic en
Ordenar de A a Z.
Ordenar de Z a A.

103
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VI.4.b. Ordenar nmeros

1. Seleccione una columna de datos numricos en un rango de celdas o asegrese de que la celda
activa est en una columna de tabla que contiene datos numricos.
2. En el grupoModificar, seleccioneOrdenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:
Para ordenar de nmeros ms bajos a nmeros ms altos, haga clic en

mayor.
Ordenar de menor a
Para ordenar de nmeros ms altos a nmeros ms bajos, haga clic en

menor.
Ordenar de mayor a
VI.4.c.
Ordenar fechas u horas
1. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegrese de que la celda
activa est en una columna de tabla que contiene fechas u horas.
2. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.
3. En el grupo Modificar, seleccione Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:
Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en
antiguos a ms recientes.
Ordenar de ms
Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en
recientes a ms antiguos.
Ordenar de ms
VI.5. Buscar y seleccionar

104
RC-SER-REV.00-/
VI.5.a. Buscar o reemplazar texto y nmeros en una hoja de

clculo
La orden Buscar, busca los caracteres que especifique, en celdas o en hojas seleccionadas, yselecciona
la primera celda que contenga dichos caracteres. Normalmente, laorden Buscar se encuentra cualquier
dato de una cadena de caracteres, incluso sies parte de otra. Por ejemplo, una hoja de clculo slo
contiene dos datos: elnmero 998 y el nmero 99 en la cadena Buscar, y el dato 998, que contiene
unacadena que coincide con la cadena Buscar. Sin embargo, si especificamos elnmero 99 en Buscar y
seleccionamos la opcin Buscar slo celdas completas,Excel slo encontrar el dato 99.
La orden Reemplazar trabaja de forma similar a la orden Buscar. Cuando elegimosReemplazar en el

men Edicin o ctrl. +L, nos muestra el cuadro de dilogo similaral de Buscar, ah por ejemplo podemos
reemplazar cada ocurrencia del nombreJos Lpez, y Jos Lpez, tecleando en el cuadro de edicin
Buscar por JosLpez, y Jos Lpez el cuadro de edicin de Remplazar con. Y pulse el botnBuscar
siguiente para desplazarse desde un dato de la cadena Buscar a otro sincambiar el contenido de la celda
actual.Si cuando encontramos un dato y deseamos cambiarlo, podemos pulsar el botnReemplazar para
sustituir la cadena buscada con la Reemplazar con despus dereemplazar la cadena de caracteres en la
celda actual y Excel se posicionara en lasiguiente cadena.

105
RC-SER-REV.00-/
1. En una hoja de clculo, haga clic en cualquier celda.

2. En la fichaInicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar.
3. Siga uno de estos procedimientos:
Para buscar texto o nmeros, haga clic en Buscar.
Para buscar y reemplazar texto o nmeros, haga clic en Reemplazar.
4. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los nmeros que desee buscar, o bien haga clic en la
flecha del cuadro Buscar y haga clic en una bsqueda reciente que se encuentre en la lista.
Puede usar caracteres comodn, como un asterisco (*) o un signo de interrogacin (?), en sus criterios de
bsqueda:
Use el asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, s*l devolver tanto
"sal" como "seal".
Use el signo de interrogacin para buscar un solo carcter. Por ejemplo, s?l devolver "sal" y
"sol".
Sugerencia Si desea buscar asteriscos, signos de interrogacin y tildes (~) en los datos de la hoja de
clculo, escriba una tilde antes de estos caracteres en el cuadro Buscar. Por ejemplo, para buscar datos
que contienen "?", debe escribir ~? como criterio de bsqueda.
5. Haga clic en Opciones para definir en ms detalle su bsqueda y, a continuacin, siga uno de
estos procedimientos:
Para buscar datos en una hoja de clculo o en un libro entero, en el cuadro Dentro de,
seleccione Hoja o Libro.
Para buscar datos en filas o columnas, en el cuadro Buscar, haga clic en Por filas o Por
columnas.
Para buscar datos con detalles especficos, en el cuadro Buscar dentro de, haga clic en
Frmulas, Valores o Comentarios.
Nota Los cuadros Valores y Comentarios slo estn disponibles en la pestaa Reemplazar.
Para buscar datos distinguiendo entre maysculas y minsculas, active la casilla Coincidir
maysculas y minsculas.
Para buscar celdas que contienen slo los caracteres que escribi en el cuadro Buscar, active la
casilla Coincidir con el contenido de toda la celda.
6. Si desea buscar texto o nmeros que adems tienen un formato especfico, haga clic en Formato
y elija sus opciones en el cuadro de dilogo Buscar formato.
Sugerencia Si desea buscar celdas que tienen un determinado formato, puede eliminar los criterios del
cuadro Buscar y seleccionar un formato de celda determinado como ejemplo. Haga clic en la flecha
situada junto a Formato, despus en Elegir formato de celda y, por ltimo, en la celda que tiene el
formato que desea buscar.

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7. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para buscar texto o nmeros, haga clic en Buscar todos o Buscar siguiente.
Sugerencia Si hace clic en Buscar todos, obtendr una lista con todas las coincidencias que respondan
a sus criterios de bsqueda. Para activar una celda, haga clic en una coincidencia especfica de la lista.
Para ordenar los resultados de una bsqueda con Buscar todos, haga clic en el encabezado de una
columna.
Para reemplazar texto o nmeros, escriba el nuevo texto o nmero en el cuadro Reemplazar con
(o deje el cuadro en blanco para no reemplazar los caracteres con nada) y, a continuacin, haga
clic en Buscar o Buscar todos.
Nota Si el cuadro Reemplazar con no est disponible, haga clic en la pestaa Reemplazar.
Si lo desea, puede cancelar una bsqueda en curso presionando ESC.
8. Para reemplazar la coincidencia resaltada o todas las coincidencias encontradas, haga clic en
Reemplazar o Reemplazar todos.
VI.5.b. Ir a e Ir a especial
Puede usar el comando Ir a para desplazarse, buscar y seleccionar rpidamente celdas y rangos de
celdas en la hoja activa o en otras hojas de clculo.
En el cuadro de edicin, Referencia, escriba la referencia a la celda, rango y hoja al que desea
desplazarse o seleccionar.

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La orden Ir a especial puede usarse para buscar y seleccionar rpidamente celdas que contengan
determinados tipos de datos (como frmulas) o solo celdas que cumplan criterios especficos (como la
ltima celda de la hoja de clculo que contenga datos o formato).
HAGA CLIC
EN
PARA SELECCIONAR
Comentarios
Celdas que contienen comentarios.
Constantes
Celdas que contienen constantes (constante: valor que no ha sido calculado y

que, por tanto, no vara. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos
trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas,
no son constantes.).
Frmulas
Celdas que contienen frmulas (frmula: secuencia de valores, referencias de

celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un
valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).).
Nota Las casillas de verificacin debajo de Frmulas definen el tipo de frmula
que desea seleccionar.
Celdas en
blanco
Celdas en blanco.
Regin actual
Regin actual (regin actual: bloque de celdas rellenas que incluye la celda o
celdas seleccionadas actualmente. La regin se extiende en todas las direcciones
hasta la primera fila o columna vaca.), como una lista entera.
Matriz actual
Matriz (matriz: utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios
resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas
y columnas. Un rango de matriz comparte una frmula comn; una constante de
matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.) entera si la
celda activa (celda activa: celda seleccionada en la que se escriben datos cuando

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comienza a escribir. Slo una celda est activa cada vez. La celda activa tiene un
borde grueso.) est incluida en una matriz.
Objetos
Objetos grficos, incluidos los grficos y botones, de la hoja de clculo y los

cuadros de texto.
Diferencias entre
filas
Todas las celdas que se diferencian de la celda activa en una fila seleccionada.
Siempre hay una celda activa en una seleccin, ya sea un rango, una fila o una
columna. Si presiona ENTRAR o TAB, podr cambiar la ubicacin de la celda
activa, que de manera predeterminada es la primera celda de una fila.
Si se ha seleccionado ms de una fila, la comparacin se realizar para cada fila
de dicha seleccin. La celda que se usa en la comparacin para cada fila adicional
se encuentra en la misma columna que la celda activa.
Diferencias entre
columnas
Todas las celdas que se diferencian de la celda activa en una columna

seleccionada. Siempre hay una celda activa en una seleccin, ya sea un rango,
una fila o una columna. Si presiona ENTRAR o TAB, podr cambiar la ubicacin
de la celda activa, que de manera predeterminada es la primera celda de una
columna.
Si se ha seleccionado ms de una columna, la comparacin se realizar para
cada columna de dicha seleccin. La celda que se usa en la comparacin para
cada columna adicional se encuentra en la misma fila que la celda activa.
Celdas
precedentes
Celdas a las que hace referencia la frmula de la celda activa. En Celdas

dependientes, siga uno de estos procedimientos:
Haga clic en Directamente relacionadas para buscar solo las celdas a las
que hacen referencia las frmulas directamente.
Haga clic en Todos los niveles para buscar todas las celdas que a las que
hacen referencia directa o indirectamente las celdas de la seleccin.
Celdas
dependientes
Celdas con frmulas que hacen referencia a la celda activa.

Haga clic en Directamente relacionadas para buscar solo las celdas con frmulas
que hacen referencia directamente a la celda activa.
Haga clic en Todos los niveles para buscar todas las celdas que hagan referencia
directa o indirectamente a la celda activa.
ltima celda
ltima celda de la hoja de clculo que contiene datos o formato.
Slo celdas
visibles
Solo las celdas que estn visibles en un rango que cruza filas o columnas ocultas.
Celdas con
formatos
condicionales
Solo las celdas que tienen aplicados formatos condicionales. En Validacin de

celdas, siga uno de estos procedimientos:
Celdas con
validacin de
datos
Haga clic en Todas para buscar todas las celdas que tienen aplicados
formatos condicionales.
Haga clic en Iguales a celda activa para buscar las celdas que tienen los
mismos formatos condicionales que la celda seleccionada actualmente.
Solo las celdas a las que se han aplicado las reglas de validacin de datos.
Haga clic en Todas para buscar todas las celdas a las que se ha aplicado la
validacin de datos.
Haga clic en Iguales a celda activa para buscar las celdas que tienen la misma
validacin de datos que la celda seleccionada actualmente.

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VI.5.c.
Seleccionar objetos y Panel de seleccin
Para seleccionar objetos que estn ocultos, apilados o detrs de texto, haga clic en Seleccionar objetos
y, a continuacin, dibuje un cuadro sobre los objetos.
Para abrir el panel de tareas en el que puede seleccionar, realizar una seleccin mltiple, mostrar, ocultar
o cambiar el orden de los objetos, haga clic en Panel de seleccin y luego en las opciones que desee.

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VI.6. Sesin de Prcticas

En esta sesin de prctica, se manejarn cinco archivos contenidos en su disco de prcticas.
VI.6.a. Prctica I
Abra el archivo denominado SeccionVI_1.
Instrucciones:
1. Obtenga el Total 1 y el Total 2 multiplicando el Mnimo de Exmenes por el Precio Unitario.
2. Obtenga la suma del Total 1 y el Total 2.
3. Vaya a la hoja Absolutas.
Instrucciones:
3. Vaya a la hoja Mixtas.
Instrucciones:
3. Vaya a la hoja Ref.Hojas
Instrucciones:
El mnimo de exmenes se encuentra en la hoja mnimo y es el mismo para ambas aplicaciones.
3. Vaya a la hoja Otras Funciones.
Instrucciones:
1. Obtenga el mnimo, mximo y promedio del precio unitario de los exmenes.
2. Guarde el libro con el nombre Referencias.
VI.6.b. Prctica II
Instrucciones:
1. Use la funcin Ir especial para seleccionar todas las celdas vacas del rango A11:.A110.
2. Rellene hacia abajo el nmero 2.
3. Vaya a la hoja derecha.
Instrucciones:
1. Use la funcin Ir especial para seleccionar todas las celdas vacas del rango B11:.CW11.
2. Rellene las celdas vacas con el nmero 4.
3. Vaya a la hoja series.

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Instrucciones:
1. Rellene la columna que contiene el ID con una tendencia lineal de incremento 1, el rango es A10:
A2164.
2. Rellene la Fecha de Entrega con das laborables empezando el 01/01/2000.
3. Copie el rango A9:G9, A100:G1000 hacia la hoja copia.
Instrucciones:
1. Elimine las celdas vacas.
2. Guarde el libro con el nombre Rellenar.
VI.6.c.
Prctica III
Instrucciones:
1. Borre los formatos del rango A18:J38.
2. Guarde el libro con el nombre borrar.
Instrucciones:
1. Borre los comentarios del rango A18:J38.
2. Vaya a la hoja Formato.
Instrucciones:
1. Borre los formatos del rango A18:J38.
2. Guarde el libro con el nombre borrar.
VI.6.d. Prctica IV
Instrucciones:
1. Ordene el Destinatario en orden ascendente.
2. Vaya a la hoja descendente.
Instrucciones:
1. Ordene CdPostalDestinatario en orden descendente.
2. Guarde el libro con el nombre Ordenacion.
VI.6.e. Prctica V
Instrucciones:
1. Reemplace los 0 por ""hombre" y los 1 por "mujer" en la columna sexo.
2. Guarde el libro con el nombre Buscar.
3. Vaya a la hoja objetos.
Instrucciones:
1. Oculte todos los objetos excepto los cuadros de texto superiores.
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2. Guarde el libro.
Objetivos de la Leccin VII

Utilizar Formas para atraer la vista hacia alguna informacin importante.
Utilizar y modificar las Imgenes.
Utilizar la caracterstica Captura.
Crear y dar forma a sus grficos.
Agregar Encabezados y pies de pgina.

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VII.
FICHA INSERTAR
La ficha Insertar contiene los grupos con los comandos necesarios para insertar diferentes tipos de
objetos dentro de nuestra hoja de clculo.
VII.1. Grupo Ilustraciones
VII.1.a. Imagen
Para insertar una imagen que se encuentra en nuestro equipo:

1. Haga clic en el lugar en que desee insertar la imagen.
2. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Imagen.
3. Encuentre la imagen que desea insertar y haga doble clic sobre ella. Por ejemplo, puede tener una
imagen en la carpeta Mis Documentos.Para agregar varias imgenes, presione y mantenga presionada
la tecla CTRL mientras hace clic en las imgenes que desea insertar y, a continuacin, haga clic en
Insertar.

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VII.1.b. Imagen prediseada

Imgenes prediseadas es el nombre general que reciben los archivos multimedia, como ilustraciones,
fotografas, sonidos, animaciones o pelculas que se distribuyen con Microsoft Office. Por lo general, se
usa para indicar ilustraciones, fotos y otras imgenes.
Imgenes prediseadas se incluye en el CD-ROM de Microsoft Office o se pueden descargar desde la
pgina principal de Galera de imgenes y multimedia.
Hay ms de 900.000 imgenes prediseadas disponibles. Puede encontrarlas ms rpidamente si
examina las categoras y realiza bsquedas. Microsoft Office incluye herramientas especficas, como
Galera multimedia y Galera de imgenes. Estas herramientas le permiten organizar de forma sencilla
imgenes guardadas en su disco duro y de Office Online. Le invitamos a que les eche un vistazo.
Si es usuario de Microsoft Office, puede usar y distribuir de forma gratuita Imgenes prediseadas bajo
ciertas condiciones.
Si utiliza las imgenes prediseadas de forma correcta para crear un documento, puede generar algo
realmente atractivo y entretenido.
Excel incluye, en su galera de imgenes, figuras diseadas profesionalmente. La galera de imgenes
clasifica las imgenes los sonidos y las secuencias de video en categoras.
1. Abra la hoja de clculo a la que desea agregar imgenes prediseadas.

2. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Imgenes prediseadas.
3. En el panel de tareas de la Galera de imgenes, en el cuadro de texto Buscar, escriba una
palabra o frase que describa la imagen prediseada que desea usar o escriba todo el nombre o
parte del nombre de archivo de la imagen prediseada.

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4. Para limitar la bsqueda, en la lista Los resultados deben ser, seleccione las casillas de
verificacin junto a Ilustraciones, Fotografas, Videos y Audio para buscar esos tipos de medios.
5. Haga clic en Buscar.

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6. En la lista de resultados, haga clic en la imagen prediseada para insertarla.

Al hacer clic sobre la lista que se encuentra a la derecha de la imagen se despliegan varias opciones.

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VII.1.c. Autoformas
Las autoformas son figuras de dibujo prediseadas que usted puede insertar para darle vida a sus
documentos o presentaciones. Resaltar tpicos, proporcionar una explicacin o dar una ayuda visual
acerca de un tema. Existen una serie de lneas, formas bsicas, flechas, elementos de diagramas de
flujo, cintas, estrellas, etc. Y otras autoformas como las que se muestran a continuacin.
Haga clic en la forma que desee, haga clic en cualquier lugar del libro y, a continuacin, arrastre para
colocar la forma.
Para crear un cuadrado o un crculo perfectos (o restringir las dimensiones de otras formas), presione
la tecla MAYSCULAS y mantngala presionada mientras arrastra.

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Lneas
Utilice la categora de Lneas del men de Autoformas y seleccione una de ellas para comenzar a
trazarla. Para comenzar a trazar una lnea haga clic en el punto inicial y posteriormente otro clic en el
punto donde sta terminar. Si es una lnea curva o de forma libre considere dar un clic por cada curva o
vrtice que desee generar y para terminar el trazo de este tipo de lneas d doble clic. Ejemplos:
Recta
Forma libre
Curva
Para lneas de Forma libre y curvas puede borrar los vrtices o puntos de curvatura generados
presionando la tecla RETROCESO y as ir corrigiendo hasta el punto que desee regresar.
Formas bsicas
Utilice la categora de formas bsicas para crear figuras como tringulos, crculos, rectngulos, cruces,
rombos, trapecios, seal de prohibido, cara sonriente, etc.
Para trazar una Forma bsica, basta con seleccionarla de la paleta y posteriormente hacer un clic en el
lugar dnde desea colocarla. Ejemplos:
Flechas de bloque
Utilice la categora de formas bsicas para crear flechas sencillas, de doble punta, de cuatro puntas,
flechas en U, flechas dobladas, flechas con bandas, etc.
Para trazar una Flecha de bloque, basta con seleccionarla de la paleta y posteriormente hacer un clic en
el lugar dnde desea colocarla. Ejemplos:

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Diagrama de flujo
Esta categora contiene elementos de simbologa para crear diagramas de flujo como: proceso,
almacenamiento, toma de decisin, conectores, terminadores, etc. Ejemplo:
Proceso 1
Proceso
Alternativo A
Decisin
Proceso
Alternativo B
Proceso 2
Terminado
Cintas y estrellas
Utilice esta categora de autoformas para generar dibujos como los siguientes:
Llamadas
Con esta categora genera autoformas similares a las que se utilizan en las historietas, para colocar el
texto de los personajes. Estas se activan inmediatamente como cuadros de texto.

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VII.1.d. SmartArt
Un elemento grfico SmartArt es una representacin visual de la informacin que se puede crear de
forma fcil y rpida eligiendo entre los diferentes diseos, con el objeto de comunicar mensajes o ideas
eficazmente.
Propsito del grfico
Tipo de
grfico
Mostrar informacin no secuencial
Lista
Mostrar los pasos de un proceso o escala de tiempo
Proceso
Mostrar un proceso continuo
Ciclo
Mostrar un rbol de decisin
Jerarqua
Crear un organigrama
Jerarqua
Ilustrar conexiones
Relacin
Mostrar cmo las partes se relacionan con un todo
Matriz
Mostrar relaciones proporcionales con el mayor componente en la parte superior o

inferior
Pirmide
Dibujar un rbol genealgico con imgenes
Imagen
1. En la ficha Insertar en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.

2. En el cuadro de dilogo Elegir un grfico SmartArt, haga clic en el tipo y en el diseo que
desea.

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3. Escriba el texto mediante uno de estos procedimientos:

Haga clic en [Texto] en el panel de texto y a continuacin escriba el texto.
Copie texto desde otro lugar o programa. Haga clic en [Texto] en el panel de texto y a
continuacin pegue el texto.
Si el panel de texto no se puede ver, haga clic en el control.
Para agregar texto en una posicin arbitraria cerca o encima del elemento grfico SmartArt, en la
pestaa Insertar en el grupo Texto, haga clic en Cuadro de texto para insertar un cuadro de
texto. Si desea que aparezca solo el texto del cuadro de texto, haga clic con el botn secundario
en el cuadro de texto, despus haga clic en Formato de forma o Formato de cuadro de texto y
a continuacin configure el cuadro de texto para que no tenga color de fondo ni borde.
Haga clic en un cuadro en el elemento grfico SmartArt y luego escriba el texto. Para obtener los
mejores resultados, use esta opcin despus de agregar todos los cuadros que desee.
VII.1.e. Captura
Las capturas de pantalla son tiles para capturar instantneas de informacin que podran cambiar o
caducar, como un artculo de noticias de ltima hora o una lista sensible al tiempo de vuelos disponibles y
tarifas en un sitio web de viaje.
Las capturas de pantalla tambin son tiles para copiar desde pginas web y otros orgenes cuyos
formatos podra no transferirse correctamente en el archivo por cualquier otro mtodo. Las capturas de
pantalla son imgenes estticas. Al tomar una captura de pantalla de algo (por ejemplo, una pgina web)
y la informacin original cambia, no se actualiza la captura de pantalla.
Al hacer clic en el botn Captura de pantalla, puede insertar toda la ventana del programa o usar la
herramienta Recorte de pantalla para seleccionar una parte de la ventana. Slo las ventanas que no se
han minimizado a la barra de tareas pueden capturarse.
Las ventanas de los programa abiertos se muestran como miniaturas en la Galera Ventanas
disponibles y cuando se pausa el puntero sobre una miniatura, la informacin sobre herramientas
emerge con el ttulo de documento y el nombre de programa.
Se puede agregar slo una captura de pantalla a la vez. Para agregar varias capturas de pantalla, repita
los pasos 2 y 3 a continuacin.

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1. Haga clic en la hoja de clculo a la que desea agregar la captura de pantalla.

2. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Captura de pantalla.

Para agregar toda la ventana, haga clic en la miniatura de la galera Ventanas
disponibles.
Para agregar parte de la ventana, haga clic en Recorte de pantalla y cuando el puntero
se convierta en una cruz, mantenga presionado el botn primario del mouse para
seleccionar el rea de la pantalla que desea capturar.
Si tiene varias ventanas abiertas, haga clic en la ventana que desee recortar antes de hacer clic en
Recorte de pantalla. Al hacer clic en Recorte de pantalla se minimiza el programa en el que est
trabajando y slo la ventana detrs de l estar disponible para el recorte.
Sugerencia Despus de agregar la captura de pantalla, puede usar las herramientas de la ficha
Herramientas de imagen para editar y mejorar la captura de pantalla.
VII.2. Grupo Grficos

Use un grfico si desea realizar cualquiera de las siguientes acciones:
Crear un grfico de barras o un grfico de columnas.
Crear un grfico de lneas o un grfico de dispersin XY (punto de datos).
Crear un grfico de cotizaciones para representar grficamente los precios de diversas
cotizaciones.
Crear un grfico de superficie, de anillos, de burbujas o radial.
Crear un vnculo a datos activos en un libro de Microsoft Excel.
Actualizar el grfico automticamente cuando se actualicen los nmeros de un libro de Microsoft
Excel.
Usar clculos de hiptesis y poder cambiar los nmeros y ver los cambios reflejados automtica e
inmediatamente en el grfico.
Agregar automticamente leyendas o lneas de cuadrcula basadas en los datos.
Usar funciones especficas de los grficos, como barras de error o etiquetas de datos.

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VII.2.a. Tipos de grficos disponibles
Grficos de columnas
En un grfico de columnas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de
clculo. Este tipo de grfico es til para mostrar cambios de datos en un perodo de tiempo o para ilustrar
comparaciones entre elementos.
En los grficos de columnas, las categoras normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores
en el eje vertical.
Los grficos de columnas tienen los siguientes subtipos de grfico:

Columnas agrupadas y columnas agrupadas en 3D Los grficos de columnas agrupadas
comparan valores entre categoras. Un grfico de columnas agrupadas muestra valores en
rectngulos verticales en 2D. Un grfico de columnas agrupadas en 3D simplemente muestra los
datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad).
Puede utilizar un tipo de grfico de columna agrupada cuando tiene categoras que representan:
Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos).
Disposiciones de escala especficas (por ejemplo, una escala de Likert con entradas, como
totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo).
Nombres que no se encuentran en ningn orden especfico (por ejemplo, nombres de artculos,
nombres geogrficos o los nombres de personas).
Nota Para presentar datos en un formato 3D con tres ejes (un eje horizontal, uno vertical y uno de
profundidad) que se puedan modificar, use en cambio el subtipo de grfico de columnas 3D.
Columnas apiladas y columnas apiladas en 3-D Los grficos de columnas apiladas muestran
la relacin de elementos individuales con el conjunto, comparando la contribucin de cada valor
con un total entre categoras. Un grfico de columnas apiladas muestra los valores en
rectngulos apilados verticales en 2D. Un grfico de columnas apiladas en 3D simplemente
muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad).

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Sugerencia Cuando tiene varias series de datos y desea destacar el total, puede usar un grfico de
columnas apiladas.
Columnas 100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D Los grficos de columnas 100%
apiladas y columnas 100% apiladas en 3D comparan el porcentaje con que contribuye cada valor
a un total de categoras. Un grfico de columnas 100% apiladas muestra valores en rectngulos
verticales 100% apilados en 2D. Un grfico de columnas 100% apiladas en 3D simplemente
muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad).
Puede utilizar un grfico de columnas 100% apiladas cuando tenga dos o ms series de datos y desee
destacar las contribuciones al conjunto, especialmente si el total es el mismo para cada categora.
Columnas 3D Los grficos de columnas 3D utilizan tres ejes que se pueden modificar (un eje
horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparan puntos de datos en los ejes
horizontal y de profundidad.
Puede utilizar un grfico de columnas 3D cuando desee comparar del mismo modo datos entre
categoras y entre series, ya que este tipo de grfico muestra categoras a lo largo de los ejes horizontal y
de profundidad, mientras que el eje vertical muestra los valores.
Cilindro, cono y pirmide Los grficos de cilindros, conos y pirmides estn disponibles en los
mismos tipos de grficos agrupados, apilados, 100% apilados y en 3D proporcionados para
grficos de columnas rectangulares, y muestran y comparan datos de la misma manera. La nica
diferencia es que estos tipos de grficos muestran formas de cilindro, cono y pirmide en lugar de
rectngulos.

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Grficos de lneas
En un grfico de lneas se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de
clculo. Los grficos de lneas pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una
escala comn y, por tanto, son idneos para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un
grfico de lneas, los datos de categora se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los
datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.
Use un grfico de lneas si las etiquetas de categoras son texto, y representan valores que estn
separados uniformemente entre s, por ejemplo meses, trimestres o ejercicios fiscales. Este tipo de
grfico es vlido especialmente si hay ms de una serie: si slo hay una, se recomienda utilizar un grfico
de dispersin. Utilice tambin un grfico de lneas si tiene etiquetas numricas con valores separados
uniformemente entre s, especialmente aos. Si tiene ms de diez etiquetas numricas, utilice en su lugar
un grfico de dispersin.
Los grficos de lneas tienen los siguientes subtipos de grfico:
Lnea y lnea con marcadores Ya sea que se muestren con marcadores (para indicar valores
de datos individuales) o sin ellos, los grficos de lneas son tiles para mostrar tendencias en el
tiempo o categoras ordenadas, especialmente cuando hay muchos puntos de datos y el orden
en que se presentan es importante. Si hay muchas categoras o los valores son aproximados,
utilice un grfico de lneas sin marcadores.
Lnea apilada y lnea apilada con marcadores Tanto si se muestran con marcadores (para
indicar valores de datos individuales) como sin ellos, los grficos de lneas apiladas permiten
mostrar la tendencia de la contribucin que hace cada valor a lo largo del tiempo o categoras
ordenadas.
Nota Los grficos de lneas apiladas suman los datos, lo que tal vez no sea el resultado deseado.
Adems, como no es fcil ver que las lneas estn apiladas, considere la posibilidad de usar otro tipo de
grfico de lneas o un grfico de reas apiladas como alternativa.
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Lnea 100% apilada y lnea 100% apilada con marcadores Ya sea que se muestren con
marcadores (para indicar valores de datos individuales) o sin ellos, los grficos de lneas 100%
apiladas son tiles para mostrar la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el
tiempo o categoras ordenadas. Si hay muchas categoras o los valores son aproximados, use un
grfico de lneas 100% apiladas sin marcadores.
Sugerencia Para obtener una mejor presentacin de este tipo de datos, puede utilizar en su lugar un
grfico de reas 100% apiladas.
Lneas 3D Los grficos de lneas 3D muestran cada fila o columna de datos como una cinta de
opciones 3D. Un grfico de lneas 3D tiene ejes horizontal, vertical y de profundidad que puede
modificar.
Grficos circulares
En un grfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de
clculo. Los grficos circulares muestran el tamao de los elementos de una serie de datos en proporcin
a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un grfico circular se muestran como porcentajes del
total del grfico circular.
Piense en utilizar un grfico circular cuando:

Slo tenga una serie de datos que desee trazar.
Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.
Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.
No tiene ms de siete categoras.
Las categoras representan partes de todo el grfico circular.

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Los grficos circulares tienen los siguientes subtipos de grfico:

Circular y circular en 3D Los grficos circulares muestran la contribucin de cada valor a un
total con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente sectores de un grfico circular para
destacarlos.
Circular con subgrfico circular y circular con subgrfico de barras Los grficos circulares
con subgrfico circular o subgrfico de barras son grficos circulares con valores definidos por el
usuario que se extraen del grfico circular principal y se combinan en un grfico secundario,
circular o de barras apiladas. Estos tipos de grficos son tiles cuando desea que los sectores
pequeos del grfico circular principal se distingan ms fcilmente.
Circular seccionado y circular seccionado en 3D Los grficos circulares seccionados

muestran la contribucin de cada valor a un total, al mismo tiempo que destacan valores
individuales. Los grficos circulares seccionados se pueden mostrar en formato 3D. Puede
cambiar la configuracin de la divisin en secciones para todos los sectores por separado y en
conjunto, pero no puede mover manualmente los sectores de un grfico circular seccionado.
Sugerencia Si desea extraer manualmente los sectores, considere la posibilidad de usar un grfico
circular o un grfico circular 3D.

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Grficos de barras
En un grfico de barras se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de
clculo. Los grficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales.
Piense en utilizar un grfico de barras cuando:

Las etiquetas de eje son largas.
Los valores que se muestran son duraciones.
Los grficos de barras tienen los siguientes subtipos de grfico:
Barra agrupada y barra agrupada en 3D Los grficos de barras agrupadas comparan valores
entre categoras. En un grfico de barras agrupadas, las categoras se suelen organizar a lo largo
del eje vertical, mientras que los valores lo hacen a lo largo del horizontal. Un grfico de barras
agrupadas en 3D muestra rectngulos horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres
ejes.
Barra apilada y barra apilada en 3D Los grficos de barras apiladas muestran la relacin de
elementos individuales con el conjunto. Un grfico de barras apiladas en 3D muestra rectngulos
horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.
Barras 100% apiladas y barras 100% apiladas en 3D Este tipo de grfico compara el
porcentaje con que cada valor contribuye a un total entre categoras. Un grfico de barras 100%
apiladas en 3D muestra rectngulos horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres
ejes.

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RC-SER-REV.00-/
Cilindro, cono y pirmide horizontales Estos grficos estn disponibles en los mismos tipos
de grficos agrupados, apilados y 100% apilados que se proporcionan para los grficos de barras
rectangulares. Muestran y comparan los datos de la misma forma. La nica diferencia es que
estos tipos de grfico muestran formas cilndricas, cnicas y piramidales en lugar de rectngulos
horizontales.
Grficos de rea
En un grfico de rea se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de
clculo. Los grficos de rea destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para
enfocar la atencin en el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que
representan el beneficio en el tiempo en un grfico de rea para destacar el beneficio total.
Al mostrar la suma de los valores trazados, un grfico de rea tambin muestra la relacin de las partes
con un todo.
Los grficos de rea tienen los siguientes subtipos de grfico:

reas en 2D y 3D Independientemente de que se presenten en 2D o en 3D, los grficos de
reas muestran la tendencia de los valores en el tiempo u otros datos de categora. Los grficos
de reas 3D usan tres ejes (horizontal, vertical y profundidad) que se pueden modificar. Como
norma, considere la posibilidad de usar un grfico de lneas en lugar de un grfico de reas no
apilado, ya que los datos de una serie pueden quedar ocultos por los de otra.

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RC-SER-REV.00-/
reas apiladas y reas apiladas en 3D Los grficos de reas apiladas muestran la tendencia
de la contribucin de cada valor a lo largo del tiempo u otros datos de categora. Un grfico de
reas apiladas en 3D se presenta de la misma forma, aunque utiliza una perspectiva 3D. Una
perspectiva 3D no es un verdadero grfico 3D: no se emplea un tercer eje de valores (eje de
profundidad).
reas 100% apiladas y reas 100% apiladas en 3D Los grficos de reas 100% apiladas
muestran la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye a lo largo del tiempo u otros
datos de categora. Un grfico de reas 100% apiladas en 3D se presenta de la misma forma,
pero utiliza una perspectiva 3D. Una perspectiva 3D no es un verdadero grfico 3D: no se emplea
un tercer eje de valores (eje de profundidad).
Grficos de tipo XY (Dispersin)

En un grfico de tipo XY (dispersin) se pueden trazar datos organizados en columnas y filas de una hoja
de clculo. Los grficos de dispersin muestran la relacin entre los valores numricos de varias series
de datos o trazan dos grupos de nmeros como una serie de coordenadas XY.
Un grfico de dispersin tiene dos ejes de valores y muestra un conjunto de datos numricos en el eje
horizontal (eje X) y otro en el eje vertical (eje Y). Combina estos valores en puntos de datos nicos y los
muestra en intervalos irregulares o agrupaciones. Los grficos de dispersin se utilizan por lo general
para mostrar y comparar valores numricos, por ejemplo datos cientficos, estadsticos y de ingeniera.
Piense en utilizar un grfico de dispersin cuando:
Desea cambiar la escala del eje horizontal.
Desea convertir dicho eje en una escala logartmica.
Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.
Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.
Desea mostrar eficazmente datos de hoja de clculo que incluyen pares o conjuntos de valores
agrupados y ajustar las escalas independientes de un grfico de dispersin para revelar ms
informacin acerca de los valores agrupados.
Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos
de datos.
Desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo: cuantos ms datos
incluya en un grfico de dispersin, mejores sern las comparaciones que podr realizar.
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RC-SER-REV.00-/
Para organizar los datos de una hoja de clculo para un grfico de dispersin, debera colocar los valores
de X en una fila o columna y, a continuacin, escribir los valores y correspondientes en las filas o
columnas adyacentes.
Los grficos de dispersin tienen los siguientes subtipos de grfico:

Dispersin con slo marcadores Este tipo de grfico compara pares de valores. Use un
grfico de dispersin con marcadores de datos pero sin lneas cuando tenga muchos puntos de
datos y las lneas de conexin dificulten la lectura de los datos. Tambin puede usar este tipo de
grfico cuando no haya necesidad de mostrar la conexin entre los puntos de datos.
Dispersin con lneas suavizadas y dispersin con lneas suavizadas y marcadores Este
tipo de grfico muestra una curva suavizada que conecta los puntos de datos. Las lneas
suavizadas se pueden mostrar con o sin marcadores. Use una lnea suavizada sin marcadores si
hay muchos puntos de datos.
Dispersin con lneas rectas y dispersin con lneas rectas y marcadores Este tipo de
grfico muestra lneas de conexin rectas entre los puntos de datos. Las lneas rectas se pueden
mostrar con o sin marcadores.

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Grficos de cotizaciones
En un grfico de cotizaciones se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden
especfico en una hoja de clculo. Como su nombre indica, un grfico de cotizaciones se utiliza con
mayor frecuencia para mostrar la fluctuacin de los precios de las acciones. Sin embargo, este grfico
tambin se puede utilizar con datos cientficos. Por ejemplo, podra utilizar un grfico de cotizaciones
para indicar la fluctuacin de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en el orden
correcto para crear grficos de cotizaciones.
La forma en que se organizan los datos de cotizaciones en la hoja de clculo es muy importante. Por
ejemplo, para crear un grfico sencillo de cotizaciones de mximos, mnimos y cierre, debera organizar
los datos en columnas, con Mximos, Mnimos y Cierre como encabezados de columnas en ese orden.
Los grficos de cotizaciones tienen los siguientes subtipos de grfico:

Mximos, mnimos y cierre Este tipo de grfico se suele utilizar para ilustrar el precio de los
valores. Necesita tres series de valores en el siguiente orden: mximos, mnimos y cierre.
Apertura, mximos, mnimos y cierre Este tipo de grfico de cotizaciones necesita cuatro
series de valores en el orden correcto (apertura, mximos, mnimos y cierre).

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Volumen, mximos, mnimos y cierre Este tipo de grfico de cotizaciones necesita cuatro
series de valores en el orden correcto (volumen, mximos, mnimos y cierre). Mide el volumen
mediante dos ejes de valores: uno para las columnas que miden el volumen y otro para el precio
de los valores.
Volumen, apertura, mximos, mnimos y cierre Este tipo de grfico de cotizaciones necesita
cinco series de valores en el orden correcto (volumen, apertura, mximos, mnimos y cierre).
Grficos de superficie
En un grfico de superficie se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de
clculo. Un grfico de superficie es til cuando busca combinaciones ptimas entre dos conjuntos de
datos. Como en un mapa topogrfico, los colores y las tramas indican reas que estn en el mismo rango
de valores.
Puede utilizar un grfico de superficie cuando ambas categoras y series de datos sean valores
numricos.

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Los grficos de superficie tienen los siguientes subtipos de grfico:

Superficie 3D Los grficos de superficie 3D muestran las tendencias de los valores a travs de
dos dimensiones en una curva continua. Las bandas de color de un grfico de superficie no
representan las series de datos, sino la diferencia entre los valores. Este grfico muestra una
vista en 3D de los datos, que se puede imaginar como una hoja de goma estirada sobre un
grfico de columnas 3D. Se suele utilizar para mostrar relaciones entre grandes cantidades de
datos que, de otra forma, podran resultar difciles de ver.
Trama de superficie 3D Cuando se representa sin color en la superficie, un grfico de

superficie 3D se denomina grfico de trama de superficie 3D. Este grfico slo muestra las
lneas.
Nota Un grfico de trama de superficie 3D no resulta fcil de leer, aunque es til para representar con
ms rapidez grandes conjuntos de datos.

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Contorno Los grficos de contorno son grficos de superficie vistos desde arriba, algo parecido
a los mapas topogrficos 2D. En un grfico de contorno, las bandas de color representan rangos
concretos de valores. Las lneas de un grfico de contorno conectan puntos interpolados de igual
valor.
Contorno reticular Los grficos de contorno reticular tambin son grficos de superficie vistos
desde arriba. No tienen bandas de color en la superficie y slo muestran las lneas.
Nota Los grficos de contorno reticular no resultan fciles de leer. Se recomienda utilizar un grfico de
superficie 3D.
Grficos de anillos
En un grfico de anillos se pueden representar datos organizados nicamente en columnas o en filas de
una hoja de clculo. Al igual que un grfico circular, un grfico de anillos muestra la relacin de las partes
con un todo pero puede contener ms de una serie de datos.

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Nota Los grficos de anillos no son fciles de leer. Puede que desee utilizar un grfico de columnas
apiladas o un grfico de barras apiladas en su lugar.
Los grficos de anillos tienen los siguientes subtipos de grfico:
Anillos Los grficos de anillos muestran los datos en anillos, donde cada anillo representa una
serie de datos. Si se muestran porcentajes en etiquetas de datos, cada anillo totalizar el 100%.
Anillos seccionados De manera muy similar a los grficos circulares seccionados, los grficos
de anillos seccionados muestran la contribucin de cada valor a un total mientras se destacan los
valores individuales, pero pueden contener ms de una serie de datos.
Grficos de burbujas
En un grfico de burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en una hoja de
clculo en la que los valores x se muestran en la primera columna mientras que los valores y
correspondientes y los valores de tamao de burbuja se muestran en columnas adyacentes.
Por ejemplo, organizara los datos como se muestra en el siguiente ejemplo.

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Los grficos de burbujas tienen los siguientes subtipos de grfico:

Burbujas o burbujas con efecto 3D Ambos tipos de grficos de burbujas comparan conjuntos
de tres valores en lugar de dos. El tercer valor determina el tamao del marcador de burbuja.
Puede elegir mostrar las burbujas en formato 2D o con un efecto 3D.
Grficos radiales
Los datos organizados en columnas o filas en una hoja de clculo se pueden representar en un grfico
radial. Los grficos radiales comparan los valores agregados de varias series de datos.

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Los grficos radiales tienen los siguientes subtipos de grfico:

Radial y radial con marcadores Con o sin marcadores para puntos de datos individuales, los
grficos radiales muestran cambios en valores relativos a un punto central.
Radial relleno
con un color.
En un grfico radial relleno, el rea cubierta con una serie de datos se rellena
VII.2.b. Crear un grfico

Para crear un grfico en Excel, lo primero que debe hacer es especificar en una hoja de clculo los datos
numricos que presentar el grfico. A continuacin, slo tiene que seleccionar el tipo de grfico que
desea usar en la fichaInsertary en grupo Grficos.
VII.2.c. Elementos de los grficos

Un grfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y
otros se pueden agregar segn las necesidades. Para cambiar la presentacin de los elementos del
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grfico puede moverlos a otras ubicaciones dentro del grfico o cambiar su tamao o su formato.
Tambin puede eliminar los elementos del grfico que no desee mostrar.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
El rea del grfico.

El rea de trazado del grfico.
Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el grfico.
Los ejes horizontal (categoras) y vertical (valores) en los que se trazan los datos del grfico.
La leyenda del grfico.
Un ttulo de eje y de grfico que puede agregar al grfico.
Una etiqueta de datos que puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una
serie de datos.
Cambiar el diseo o el estilo de un grfico

Despus de crear un grfico, puede cambiar su aspecto de forma instantnea. En lugar de agregar o
cambiar manualmente los elementos o el formato del grfico, puede aplicarle rpidamente un diseo y un
estilo predefinidos. Aunque Excel proporciona diversos diseos y estilos predefinidos (o diseos y estilos
rpidos) muy tiles, si fuera necesario, puede personalizarlos an ms cambiando manualmente el
diseo y el formato de cada uno de los elementos del grfico.

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Aplicar un diseo de grfico predefinido

1. Haga clic en cualquier parte del grfico al que desee dar formato mediante un diseo predefinido.
De este modo se muestran las Herramientas de grficos y se agregan las pestaas Diseo,
Presentacin y Formato.
2. En la pestaa Diseo, en el grupo Diseos de grfico, haga clic en el diseo que desee usar.
Nota Cuando el tamao de la ventana de Excel est reducido, los diseos de grfico estarn
disponibles en la galera Diseo rpido del grupo Diseos de grfico.
Sugerencia
Para ver todos los diseos disponibles, haga clic en Ms
Aplicar un estilo de grfico predefinido

1. Haga clic en cualquier parte del grfico al que desee dar formato mediante un estilo predefinido.
2. En la pestaa Diseo, en el grupo Estilos de diseo, haga clic en el estilo que desee usar.
Nota Cuando el tamao de la ventana de Excel est reducido, los estilos estarn disponibles en la
galera Estilos rpidos del grupo Estilos de diseo.
Sugerencia
Para ver todos los estilos y diseos de grficos disponibles, haga clic en Ms
Cambiar manualmente el diseo de elementos del grfico

1. Haga clic en el elemento de grfico cuyo diseo quiera modificar, o haga lo siguiente para
seleccionarlo de una lista de elementos de grfico:
1. Haga clic en cualquier parte del grfico para mostrar las Herramientas de grficos.
2. En la pestaa Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada
junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en el elemento que
desee.

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2. En la pestaa Presentacin, en los grupos Etiquetas, Ejes o Fondo, haga clic en el botn del
elemento de grfico que corresponda al elemento de grfico que seleccion y luego haga clic en
la opcin de diseo deseada.
Nota Las opciones de diseo que seleccione se aplicarn al elemento de grfico que haya
seleccionado. Por ejemplo, si tiene seleccionado todo el grfico, las etiquetas de datos se aplicarn a
todas las series de datos. Si tiene seleccionado un nico punto de datos, las etiquetas de datos se
aplicarn solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado.
Cambiar manualmente el formato de elementos del grfico

1. Haga clic en el elemento de grfico cuyo estilo desee modificar, o haga lo siguiente para
seleccionarlo de una lista de elementos de grfico:
1. Haga clic en cualquier parte del grfico para mostrar las Herramientas de grficos.
2. En la pestaa Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada
junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en el elemento que
desee.
2. En la pestaa Formato, siga uno o varios de estos procedimientos:

Para dar formato a un elemento del grfico seleccionado, en el grupo Seleccin actual, haga clic
en Aplicar formato a la seleccin y, a continuacin, seleccione las opciones que desee.
Para dar formato a la forma de un elemento del grfico seleccionado, en el grupo Estilos de
forma, haga clic en el estilo que desee o haga clic en Relleno de forma, Contorno de forma o
Efectos de formas y, a continuacin, seleccione las opciones de formato que desee.
Para dar formato con WordArt al texto de un elemento del grfico seleccionado, en el grupo
Estilos de WordArt, haga clic en un estilo. Tambin puede hacer clic en Relleno de texto,
Contorno de texto o Efectos de texto y, a continuacin, seleccionar las opciones de formato
que desee.
Nota Despus de aplicar un estilo de WordArt, ste no se puede eliminar. Si ya no desea el estilo de
WordArt que aplic, puede seleccionar otro o hacer clic en Deshacer en la Barra de herramientas de
acceso rpido para volver al formato de texto anterior.
Sugerencia Para aplicar un formato de texto normal al texto de los elementos del grfico, puede hacer
clic con el botn secundario en el texto o seleccionarlo y despus hacer clic en las opciones de formato
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que desee usar de la minibarra de herramientas. Puede usar tambin los botones de formato de la cinta
(ficha Inicio, grupo Fuente).
Agregar o quitar ttulos o etiquetas de datos

Para facilitar la interpretacin de un grfico, puede agregar ttulos, por ejemplo ttulos de grfico y de eje.
Generalmente pueden agregarse ttulos de eje a todos los ejes que se pueden mostrar en un grfico,
incluidos los ejes de profundidad (de series) de los grficos 3D. Algunos tipos de grficos (como los
grficos radiales) tienen ejes, pero no pueden incluir ttulos de eje. Los tipos de grficos que no tienen
ejes (como los grficos circulares y de anillos) tampoco pueden incluir ttulos de eje.
Puede vincular tambin los ttulos de grfico y de eje al texto correspondiente de las celdas de la hoja de
clculo creando una referencia a esas celdas. Los ttulos vinculados se actualizan automticamente en el
grfico cuando se modifica el texto correspondiente en la hoja de clculo.
Para identificar rpidamente una serie de datos en un grfico, puede agregar etiquetas de datos a los
puntos de datos del grfico. De forma predeterminada, las etiquetas de datos se vinculan a valores de la
hoja de clculo y se actualizan automticamente cuando estos valores cambian.
Agregar un ttulo al grfico
1. Haga clic en cualquier parte del grfico al que desea agregar un ttulo.
2. En la pestaa Presentacin, en el grupo Etiquetas, haga clic en Ttulo del grfico.
3. Haga clic en Ttulo superpuesto centrado o Encima del grfico.

4. En el cuadro de texto Ttulo del grfico que aparece en el grfico, escriba el texto que desee.
Sugerencia Para insertar un salto de lnea, haga clic en el lugar donde desee dividir la lnea, para
ubicar el puntero all, y luego presione ENTRAR.
5. Para aplicar formato al texto, seleccinelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra
de herramientas que desee usar.
Sugerencia Tambin puede usar los botones de formato de la cinta (ficha Inicio, grupo Fuente). Para
aplicar formato a todo el ttulo, puede hacer clic en l con el botn secundario, hacer clic en Formato del
ttulo del grfico en el men contextual y, a continuacin, seleccionar las opciones de formato que
desee.
Agregar ttulos de eje

1. Haga clic en cualquier parte del grfico al que desea agregar ttulos de eje.
2. En la pestaa Presentacin, en el grupo Etiquetas, haga clic en Rtulos del eje.
3. Siga uno o varios de estos procedimientos:

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Para agregar un ttulo a un eje horizontal primario (categoras), haga clic en Ttulo de eje
horizontal primario y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee.
Sugerencia Si el grfico contiene un eje horizontal secundario, puede hacer clic tambin en Ttulo de
eje horizontal secundario.
Para agregar un ttulo al eje vertical primario (valores), haga clic en Ttulo de eje vertical
primario y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee.
Sugerencia Si el grfico contiene un eje vertical secundario, puede hacer clic tambin en Ttulo de eje
vertical secundario.
Para agregar un ttulo a un eje (serie) de profundidad, haga clic en Ttulo de eje de profundidad
y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee.
Nota Esta opcin slo est disponible cuando el grfico seleccionado es un grfico 3D real, por ejemplo
un grfico de columnas 3D.
4. En el cuadro de texto Ttulo del eje que aparece en el grfico, escriba el texto que desee.
Sugerencia Para insertar un salto de lnea, haga clic en el lugar donde desee dividir la lnea, para
ubicar el puntero all, y luego presione ENTRAR.
5. Para aplicar formato al texto, seleccinelo y haga clic en las opciones de formato de la minibarra
de herramientas que desee usar.
Sugerencia Tambin puede usar los botones de formato de la cinta (ficha Inicio, grupo Fuente). Para
aplicar formato a todo el ttulo, puede hacer clic en l con el botn secundario, hacer clic en Formato del
ttulo del eje en el men contextual y, a continuacin, seleccionar las opciones de formato que desee.
Notas
Si cambia a otro tipo de grfico que no admite ttulos de eje (como un grfico circular), los ttulos
de eje no se mostrarn, pero se volvern a mostrar si cambia de nuevo a un tipo de grfico que
admita ttulos de eje.
Los ttulos de eje que se muestran para los ejes secundarios se perdern cuando cambie a un
tipo de grfico que no admita ejes secundarios.
Vincular un ttulo a una celda de hoja de clculo

1. En un grfico, haga clic en el ttulo de grfico o de eje que desea vincular a una celda de la hoja
de clculo.
2. En la hoja de clculo, haga clic en la barra de frmulas y, a continuacin, escriba un signo de
igual (=).
3. Seleccione la celda de la hoja de clculo que contiene los datos o el texto que desea mostrar en
el grfico.
Sugerencia Tambin puede escribir la referencia a la celda de la hoja de clculo en la barra de
frmulas. Incluya un signo de igual y el nombre de la hoja, seguido por un signo de exclamacin; por
ejemplo: =Hoja1!F2
4. Presione ENTRAR.
Agregar etiquetas de datos

1. En un grfico, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de todas las series de
datos, haga clic en el rea del grfico.
Para agregar una etiqueta de datos a todos los puntos de datos de una serie de datos,
haga clic en cualquier lugar de la serie de datos que desee etiquetar.
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Para agregar una etiqueta de datos a un nico punto de datos de una serie de datos,
haga clic en la serie de datos que contiene el punto de datos que desee etiquetar y, a
continuacin, haga clic en el punto de datos que desee etiquetar.
2. En la pestaa Presentacin, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y, a
continuacin, haga clic en la opcin de presentacin que desee.
Nota
Las opciones de etiquetas de datos disponibles dependern del tipo de grfico que utilice.
Quitar ttulos o etiquetas de datos de un grfico

1. Haga clic en el grfico.
2. En la pestaa Presentacin, en el grupo Etiquetas, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para quitar un ttulo de grfico, haga clic en Ttulo del grfico y luego en Ninguno.
Para quitar un ttulo de eje, haga clic en Rtulos del eje, luego en el tipo de ttulo de eje
que quiera quitar y finalmente en Ninguno.
Para quitar las etiquetas de datos, haga clic en Etiquetas de datos y luego en Ninguna.
Sugerencia Para quitar rpidamente un ttulo o una etiqueta de datos, haga clic en l y, a continuacin,
presione la tecla SUPRIMIR.
Mostrar u ocultar una leyenda

Cuando se crea un grfico, ste muestra una leyenda; sin embargo, puede ocultarla o cambiar su
ubicacin despus de crear el grfico.
2. Haga clic en el grfico en el que desea mostrar u ocultar una leyenda.
3. En la pestaa Presentacin, en el grupo Etiquetas haga clic en Leyenda.

Para ocultar la leyenda haga clic en Ninguno.

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Sugerencia Para quitar rpidamente una leyenda o la entrada de una leyenda de un grfico, puede
seleccionarla y, a continuacin, presionar SUPRIMIR. Tambin puede hacer clic con el botn secundario
en la leyenda o en una entrada de leyenda y luego hacer clic en Eliminar.
Para mostrar una leyenda, haga clic en la opcin de presentacin que desee.
Nota Al hacer clic en una de las opciones de presentacin, la leyenda se mueve y el rea de trazado se
ajusta automticamente para hacerle lugar. Si mueve y cambia el tamao de la leyenda con el mouse, el
rea de trazado no se ajustar automticamente.
Para ver opciones adicionales, haga clic en Ms opciones de leyenda y luego seleccione la
opcin de presentacin que desee.
Sugerencia De forma predeterminada, las leyendas no se superponen a los grficos. Si tiene
restricciones de espacio, tal vez pueda reducir el tamao del grfico desactivando la casilla Mostrar la
leyenda sin superponerla al grfico.
Sugerencia Cuando un grfico tiene una leyenda, puede cambiar las entradas de leyenda individuales
modificando los datos correspondientes de la hoja de clculo. Para usar otras opciones de modificacin o
para modificar las entradas de la leyenda sin que ello afecte los datos de la hoja de clculo, puede
realizar cambios en las entradas de la leyenda en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos
(pestaa Diseo, grupo Datos, botn Seleccionar datos).
Mostrar u ocultar los ejes del grfico o las cuadrculas

Cuando se crea un grfico, en la mayora de los tipos de grfico se muestran ejes principales, que se
pueden activar o desactivar segn sea necesario. Al agregar ejes, puede especificar el nivel de detalle
que desee que muestren. En los grficos 3D se muestra tambin un eje de profundidad.
Cuando los valores de un grfico varan considerablemente entre las distintas series de datos, o cuando
hay tipos de datos mezclados (como precio o volumen), puede trazar una o varias series de datos en un
eje vertical (eje de valores) secundario. La escala del eje vertical secundario refleja los valores de las
series de datos asociadas. Despus de agregar un eje vertical secundario a un grfico, puede agregar
tambin un eje horizontal (eje de categoras) secundario, que puede resultar til en un grfico XY (de
dispersin) o de burbujas.
Para facilitar la lectura de un grfico, puede mostrar u ocultar las lneas de cuadrcula, horizontales y
verticales, que partiendo desde cualquier eje horizontal o vertical se extienden a travs del rea de
trazado del grfico.
Mostrar u ocultar los ejes principales
1. Haga clic en el grfico en el que desea mostrar u ocultar los ejes.
2. En la pestaa Presentacin, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes y siga uno de estos
procedimientos:
Para mostrar un eje, haga clic en Eje horizontal principal, Eje horizontal vertical o Eje
de profundidad (si es un grfico 3D) y luego haga clic en la opcin de presentacin de
eje deseada.
Para ocultar un eje, haga clic en Eje horizontal primario, Eje vertical primario o Eje de
profundidad (si es un grfico 3D) y luego haga clic en Ninguno.
Para especificar opciones detalladas de escala y presentacin de los ejes, haga clic en
Eje horizontal primario, Eje vertical primario o Eje de profundidad (si es un grfico
3D) y luego haga clic en Ms opciones del eje horizontal primario, Ms opciones del
eje vertical primario o Ms opciones del eje de profundidad.

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Mostrar u ocultar los ejes secundarios

1. En un grfico, haga clic en la serie de datos que desea trazar en un eje vertical secundario o siga
este procedimiento para seleccionar la serie de datos de una lista de elementos del grfico:
Haga clic en el grfico.
En la pestaa Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en la flecha situada junto
al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin, haga clic en la serie de datos que
desea trazar en un eje vertical secundario.
2. En la pestaa Formato, en el grupo Seleccin actual, haga clic en Aplicar formato a la

seleccin.
3. Haga clic en Opciones de serie si no est seleccionada esta opcin y, a continuacin, en Trazar
serie en, haga clic en Eje secundario y luego en Cerrar.
4. En la pestaa Presentacin, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes.

Para mostrar un eje vertical secundario, haga clic en Eje vertical secundario y luego en la
opcin de presentacin deseada.
Sugerencia Para diferenciar el eje vertical secundario, puede cambiar el tipo de grfico slo para una
serie de datos. Por ejemplo, puede cambiar el tipo de grfico de una serie de datos a grfico de lneas.
Para mostrar un eje horizontal secundario, haga clic en Eje horizontal secundario y luego en la
opcin de presentacin deseada.
Nota Esta opcin solamente est disponible despus de presentar un eje vertical secundario.
Para ocultar un eje secundario, haga clic en Eje vertical secundario o en Eje horizontal
secundario y luego en Ninguno.
Sugerencia Tambin puede hacer clic en el eje secundario que desee eliminar y presionar la tecla
SUPRIMIR.
Mostrar u ocultar las lneas de cuadrcula

1. Haga clic en el grfico en el que desea mostrar u ocultar lneas de cuadrcula del grfico.
2. En la pestaa Presentacin, en el grupo Ejes, haga clic en Lneas de la cuadrcula.
3. Haga lo siguiente:
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Para agregar lneas de cuadrcula horizontales al grfico, elija Lneas horizontales de la

cuadrcula primarias y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee. Si el grfico
contiene un eje horizontal secundario, tambin puede hacer clic en Lneas horizontales
de la cuadrcula secundaria.
Para agregar lneas de cuadrcula verticales al grfico, elija Lneas verticales de la
cuadrcula primarias y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee. Si el grfico
contiene un eje vertical secundario, tambin puede hacer clic en Lneas verticales de la
cuadrcula secundaria.
Para agregar lneas de cuadrcula de profundidad a un grfico 3D, elija Lneas de
cuadrcula de profundidad y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee. Esta
opcin slo est disponible cuando el grfico seleccionado es un grfico 3D real, como
un grfico de columnas 3D.
Para ocultar las lneas de cuadrcula de un grfico, elija Lneas horizontales de la
cuadrcula primarias, Lneas verticales de la cuadrcula primarias o Lneas de
cuadrcula de profundidad (en un grfico 3D) y, a continuacin, haga clic en Ninguna.
Si el grfico tiene ejes secundarios, tambin puede hacer clic en Lneas horizontales de
la cuadrcula secundaria o Lneas verticales de la cuadrcula secundaria y luego en
Ninguna.
Para quitar rpidamente las lneas de cuadrcula de un grfico, seleccinelas y presione
SUPRIMIR.
Mover un grfico o cambiar su tamao

Puede mover un grfico a cualquier punto de una hoja de clculo o a otra hoja de clculo nueva o
existente. Tambin puede cambiar el tamao del grfico para un mejor ajuste.
Mover un grfico
Para mover un grfico, arrstrelo a la ubicacin que desee.
Cambiar el tamao de un grfico

Para cambiar el tamao de un grfico, siga uno de estos procedimientos:
Haga clic en el grfico y, a continuacin, arrastre los controladores de tamao hasta el tamao
que desee.
En la pestaa Formato, en el grupo Tamao, escriba el tamao en el cuadro Alto de forma y
Ancho de forma.
Sugerencia
Para obtener ms opciones de cambio de tamao, en la ficha Formato, en el grupo
Tamao, haga clic en

para abrir el cuadro de dilogo Formato del rea del grfico. En la ficha
Tamao, puede seleccionar opciones para cambiar el tamao, la orientacin o la escala del grfico. En la
ficha Propiedades, puede especificar cmo desea que se modifique la posicin o el tamao del grfico
en relacin con las celdas de la hoja de clculo.

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Guardar un grfico como plantilla

Si desea crear otro grfico como el que acaba de crear, puede guardar el grfico como una plantilla que
pueda usar como base para otros grficos similares.
1. Haga clic en el grfico que desea guardar como plantilla.
2. En la pestaa Diseo, en el grupo Tipo, haga clic en Guardar como plantilla.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.

Sugerencia A menos que especifique una carpeta diferente, el archivo de plantilla (.crtx) se guarda en
la carpeta Grficos y la plantilla estar disponible en Plantillas en el cuadro de dilogo Insertar grfico
(pestaa Insertar, grupo Grficos, Selector de cuadro de dilogo
) y en el cuadro de dilogo
Cambiar tipo de grfico (pestaa Diseo, grupo Tipo, Cambiar tipo de grfico).
Nota Una plantilla de grfico contiene el formato del grfico y almacena los colores que se usan al
guardar el grfico como plantilla. Cuando use una plantilla de grfico para crear un grfico en otro libro, el
nuevo grfico usar los colores de la plantilla de grfico y no los colores del tema de documento aplicado
actualmente al libro. Para usar los colores del tema del documento en lugar de los de la plantilla de
grfico, haga clic con el botn secundario en el rea del grfico y, a continuacin, haga clic en
Restablecer para hacer coincidir el estilo.
VII.3. Grupo Minigrficos

A diferencia de los grficos en una hoja de clculo de Excel, los minigrficos no son objetos, un
minigrfico en realidad es un pequeo grfico en el fondo de una celda. La siguiente imagen muestra un
minigrfico de columna en la celda F2 y un minigrfico de lnea en F3. Ambos minigrficos obtienen sus
datos de las celdas A2 a E2 y muestran un grfico dentro de una celda con el rendimiento de una
cotizacin. Estos grficos muestran los valores por trimestre, resaltan el valor alto (31/3/08) y el valor bajo
(31/12/08), muestran todos los puntos de datos y la tendencia hacia abajo del ao.
Un minigrfico en la celda F6 muestra el rendimiento de 5 aos de la misma cotizacin, pero muestra un

grfico de barras de Prdidas y ganancias que indica nicamente si en el ao se produjo prdida (como
en los aos 2004 a 2007) o ganancia (2008). Este minigrfico usa valores de las celdas A6 a E6.

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RC-SER-REV.00-/
Dado que un minigrfico es un pequeo grfico incrustado en una celda, se puede escribir texto en una
celda y usar un minigrfico como fondo, como se muestra en la siguiente imagen.
En este minigrfico, el marcador de valor alto es de color verde y el marcador de valor bajo es de color
naranja. El resto de los marcadores es de color negro.
Para aplicar una combinacin de colores a los minigrficos, elija un formato integrado de la Galera de
estilos (pestaa Diseo, disponible cuando se selecciona una celda que contiene un minigrfico). Puede
usar los comandos Color de minigrfico o Color de marcador para elegir un color para los valores alto,
bajo, primero y ltimo (como verde para alto y naranja para bajo).
VII.3.a. Crear un minigrfico

1. Seleccione una celda vaca o un grupo de celdas vacas en las que desee insertar uno o ms
minigrficos.
2. En la pestaa Insertar, en el grupo Minigrficos, haga clic en el tipo de minigrfico que desea
crear: Lnea, Columna o Prdida y ganancia.
3. En el cuadro Rango de datos, escriba el rango de celdas que contienen los datos en los cuales
desea basar los minigrficos.
Nota
Puede hacer clic en
para contraer el cuadro de dilogo de forma temporal, seleccionar el
rango de celdas que desea en la hoja de clculo y, a continuacin, hacer clic en

para restaurar el
cuadro de dilogo a su tamao normal.
Cuando se seleccionan uno o ms minigrficos en la hoja de clculo, aparecen las Herramientas de
minigrficos, que muestran la pestaa Diseo. En la pestaa Diseo, puede elegir uno o ms
comandos entre los siguientes grupos: Minigrfico, Tipo, Mostrar, Estilo y Grupo. Use estos comandos
para crear un minigrfico nuevo, cambiar el tipo, darle formato, mostrar u ocultar puntos de datos en un
minigrfico de lnea o dar formato al eje vertical en un grupo de minigrficos. Estas opciones se describen
detalladamente en la siguiente seccin.
Si el rango de datos incluye fechas, puede seleccionar Tipo de eje de fecha en las opciones de Eje
(Herramientas para minigrfico, pestaa Diseo, grupo Grupo, botn Eje) para organizar los puntos
de datos en el minigrfico para que reflejen perodos irregulares. Por ejemplo, si los primeros tres puntos
de fechas estn separados cada uno exactamente por una semana y el cuarto punto de fecha es un mes
ms tarde, el espacio entre el tercer y el cuarto punto de fecha aumenta proporcionalmente para reflejar
el perodo ms grande.

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RC-SER-REV.00-/
Tambin puede usar las opciones de Eje para establecer valores mnimos y mximos para el eje vertical
de un minigrfico o grupo de minigrficos. Establecer estos valores lo ayuda explcitamente a controlar la
escala de manera que la relacin entre los valores se muestre de una forma ms lgica. Tambin puede
usar la opcin Representar datos de derecha a izquierda para cambiar la direccin en que se
representan los datos en un minigrfico o grupo de minigrficos.
Agregar texto a un minigrfico
Puede escribir el texto directamente en una celda que contenga un minigrfico y aplicar un formato a
dicho texto (por ejemplo, cambiar el color, el tamao o la alineacin de la fuente), y tambin puede aplicar
un color de relleno (fondo) a la celda.
En este minigrfico, el marcador de valor alto es de color verde y el marcador de valor bajo es de color
naranja. El resto de los marcadores es de color negro. El texto descriptivo se ha escrito directamente en
la celda.
VII.3.b. Personalizar minigrficos

Despus de crear minigrficos, puede controlar qu puntos de valor se muestran (como alto, bajo,
primero, ltimo o cualquier valor negativo), cambiar el tipo de minigrfico (Lnea, Columna o Prdida y
ganancia), aplicar estilos de una galera o establecer opciones de formato individuales, establecer
opciones en el eje vertical y controlar cmo se muestran los valores vacos o cero en el minigrfico.
Controlar qu puntos de valor se muestran
Puede resaltar marcadores de datos individuales (valores) en un minigrfico de lnea haciendo que
algunos o todos los marcadores queden visibles.
1. Seleccione el minigrfico o los minigrficos a los que desea aplicar formato.
2. En Herramientas para minigrfico, haga clic en la pestaa Diseo.
3. En el grupo Mostrar, active la casilla de verificacin Marcadores para mostrar todos los
marcadores de datos.
4. En el grupo Mostrar, active la casilla de verificacin Puntos negativos para mostrar los valores
negativos.
5. En el grupo Mostrar, active las casillas de verificacin Punto alto o Punto bajo para mostrar los
valores ms altos o ms bajos.
6. En el grupo Mostrar, active las casillas de verificacin Primer punto o ltimo punto para
mostrar los primeros o los ltimos valores.
Cambiar el estilo o el formato de los minigrficos
Use la Galera de estilos en la pestaa Diseo, que est disponible cuando selecciona una celda que
contiene un minigrfico.
Seleccione un minigrfico nico o un grupo de minigrficos.
Para aplicar un estilo predefinido, en la pestaa Diseo, en el grupo Estilo, haga clic en un estilo
o en el botn Ms en la esquina inferior derecha del cuadro para ver estilos adicionales.

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Para cambiar el color de un minigrfico o sus marcadores, haga clic en Color de minigrfico o
en Color de marcador y, a continuacin, elija la opcin que desee.
Mostrar u ocultar marcadores de datos
En un minigrfico con estilo de Lnea, puede mostrar marcadores de datos de manera que pueda resaltar
valores individuales.
En la hoja de clculo, seleccione un minigrfico.
En la pestaa Diseo, en el grupo Mostrar, active cualquiera de las casillas de verificacin para
mostrar marcadores individuales (como alto, bajo, negativo, primero o ltimo) o active la casilla
de verificacin Marcadores para mostrar todos los marcadores.
Al desactivar una casilla se oculta el marcador especificado.
Controlar celdas vacas o valores cero
Puede controlar la manera en que un minigrfico trata celdas vacas en un rango (y por lo tanto cmo se
muestra el minigrfico) mediante el cuadro de dilogo Configuracin de celdas ocultas y vacas
(Herramientas para minigrfico, pestaa Diseo, grupo Minigrfico, botn Editar datos).
VII.4. Encabezado y pie de pgina

Puede agregar encabezados o pies de pgina en la parte superior o inferior de una hoja de clculo
impresa. Por ejemplo, puede crear un pie de pgina con los nmeros de pgina, la fecha y la hora y el
nombre del archivo.
Los encabezados y pies de pgina no aparecen en la hoja de clculo en la vista Normal, solamente
aparecen en la vista Diseo de pgina y en las pginas impresas. Puede insertar encabezados y pies de
pgina en la vista Diseo de pgina, donde puede verlos, o usar el cuadro de dilogo Configurar pgina
si desea insertar encabezados o pies de pgina para ms de una hoja de clculo al mismo tiempo. Para
otros tipos de hojas, por ejemplo hojas de grfico, puede insertar encabezados y pies de pgina
solamente mediante el cuadro de dilogo Configurar pgina.

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VII.4.a. Agregar o modificar el texto de un encabezado o pie de

pgina en la vista Diseo de pgina
1. Haga clic en la hoja de clculo en la que desee agregar o modificar encabezados o pies de
pgina.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de pgina.
Nota
Excel mostrar la hoja de clculo en la vista Diseo de pgina. Tambin puede hacer clic en Vista
Diseo de pgina
en la barra de estado para que aparezca esta vista.

Para agregar un encabezado o pie de pgina, haga clic en el cuadro de texto izquierdo,
central o derecho del encabezado o pie de pgina ubicado en la parte superior o inferior
de la pgina de la hoja de clculo (debajo de Encabezado o arriba de Pie de pgina).
Para modificar un encabezado o pie de pgina, haga clic en el cuadro de texto de
encabezado o pie de pgina, en la parte superior o inferior de la pgina de la hoja de
clculo, respectivamente, y, a continuacin, seleccione el texto que desea modificar.
4. Escriba el nuevo texto de un encabezado o pie de pgina.
Notas
Para iniciar una lnea nueva en un cuadro de texto de encabezado o pie de pgina, presione
ENTRAR.
Para eliminar una parte de un encabezado o de un pie de pgina, seleccinela en el cuadro de
texto del encabezado o pie de pgina y, a continuacin, presione SUPR o RETROCESO.
Tambin puede hacer clic en el texto y presionar RETROCESO para eliminar los caracteres
anteriores.
Para insertar una sola vez el smbolo de "y" comercial (&) en el texto de un encabezado o de un
pie de pgina, utilice dos veces este smbolo. Por ejemplo, para incluir "Subcontratistas &
Servicios" en un encabezado, escriba Subcontratistas && Servicios.
Para cerrar encabezados o pies de pgina, haga clic en cualquier punto de la hoja de clculo.
Para cerrar los encabezados o los pies de pgina sin guardar las modificaciones realizadas,
presione ESC.
VII.4.b. Agregar o modificar el texto de un encabezado o pie de

pgina en el cuadro de dilogo Configurar pgina
1. Haga clic en la hoja u hojas de clculo, en la hoja de grfico o en el grfico incrustado al que
desea agregar encabezados o pies de pgina, o que contiene los encabezados o pies de pgina
que desea cambiar.
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2. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en el selector de

cuadro de dilogo situado junto a Configurar pgina.
Excel mostrar el cuadro de dilogo Configurar pgina.

Sugerencia Si selecciona una hoja de grfico o un grfico incrustado, al hacer clic en Encabezado y
pie de pgina en el grupo Texto de la ficha Insertar tambin aparece el cuadro de dilogo Configurar
pgina.
3. En la pestaa Encabezado y pie de pgina, haga clic en Personalizar encabezado o en
Personalizar pie de pgina.
4. Haga clic en el cuadro Seccin izquierda, Seccin central o Seccin derecha y, a
continuacin, en los botones para insertar la informacin de encabezado o pie de pgina que
desee incluir en esa seccin.
5. Para agregar o cambiar el texto del encabezado o pie de pgina, escriba el texto adicional o edite
el existente en el cuadro Seccin izquierda, Seccin central o Seccin derecha.
Notas
Para iniciar una nueva lnea en un cuadro de seccin, presione ENTRAR.
Para eliminar una parte del encabezado o pie de pgina, seleccinela en el cuadro de seccin y,
a continuacin, presione SUPR o RETROCESO. Tambin puede hacer clic en el texto y
presionar RETROCESO para eliminar los caracteres anteriores.
Para insertar una sola vez el smbolo de "y" comercial (&) en el texto de un encabezado o de un
pie de pgina, utilice dos veces este smbolo. Por ejemplo, para incluir "Subcontratistas &
Servicios" en un encabezado, escriba Subcontratistas && Servicios.
Para basar un encabezado o pie de pgina personalizado en otro existente, haga clic en el
encabezado o pie de pgina en el cuadro Encabezado o Pie de pgina correspondiente.
VII.4.c. Agregar un encabezado o un pie de pgina predefinido

En las hojas de clculo, puede trabajar con encabezados y pies de pgina en la vista Diseo de pgina.
En otros tipos de hojas, como hojas de grficos o grficos incrustados, puede trabajar con encabezados y
pies de pgina en el cuadro de dilogo Configurar pgina.
1. Haga clic en la hoja de clculo a la que desea agregar un encabezado o un pie de pgina
predefinido.
2. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado y pie de pgina.

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Nota
Excel mostrar la hoja de clculo en la vista Diseo de pgina. Tambin puede hacer clic en Vista
Diseo de pgina
en la barra de estado para que aparezca esta vista.
3. Haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho de encabezado o pie de pgina, en la
parte superior o inferior de la pgina de la hoja de clculo.
Sugerencia Al hacer clic en cualquier cuadro de texto, se selecciona el encabezado o el pie de pgina y
se muestran las Herramientas para encabezado y pie de pgina con la pestaa Diseo.
4. En la pestaa Diseo, en el grupo Encabezado y pie de pgina, haga clic en Encabezado o
Pie de pgina y, a continuacin, en el elemento predefinido que desee.
VII.4.d. Agregar un encabezado o un pie de pgina predefinido a

un grfico
1. Haga clic en la hoja de grfico o en el grfico incrustado al que desee agregar un encabezado o
un pie de pgina predefinido.
2. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Encabezado y pie de pgina.
Nota
Excel mostrar el cuadro de dilogo Configurar pgina.
3. Haga clic en el encabezado o pie de pgina predefinido que desee usar en el cuadro
Encabezado o Pie de pgina.

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VII.5. Sesin de Prcticas

En esta sesin de prctica, se manejarn cuatro archivos contenidos en su disco de prcticas.
VII.5.a. Prctica I
Abra el archivo denominado SeccionVII_1.
Instrucciones:
1. En la celda F21, inserte la imagen UANL que se encuentra en su carpeta de trabajo.
2. Decolore la imagen para que parezca una marca de agua.
3. Aumente su tamao al 300%.
4. Guarde el archivo con el nombre Imagen1.
5. Vaya a la hoja Escuela.
Instrucciones:
1. En la celda E12, inserte una imagen prediseada cuya temtica sea la escuela.
2. Haga que la imagen tenga un soporte metlico.
3. Utilice el efecto de reflejo total.
4. Oculte la cuadricula de la hoja.
5. Vaya a la hoja autoformas.
Instrucciones:
1. Utilice las autoformas para crear una figura parecida a la que se le presenta en esta hoja.
2. Vaya a la hoja SmartArt.
Instrucciones:
1. Crear un grfico de relacin de pirmide segmentada.
2. Ponerle un estilo de dibujo 3D.
3. En el texto coloque las Ilustraciones que hemos visto hasta esta hoja.
4. Vaya a la hoja Captura.
Instrucciones:
1. Haga una captura del botn inicio del escritorio de Windows.
2. Guarde los cambios en el libro.
VII.5.b. Prctica II
Instrucciones:
1. Inserte un grfico de columnas.
2. La apariencia del grfico debe ser la misma que el de la imagen.
3. Mueva el grfico a una nueva hoja y nmbrela como ventas.
4. Elimine la imagen de la hoja Datos.
5. Guarde el libro con el nombre Graficos.
6. Vaya a la hoja Cambio.
Instrucciones:
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1. Cambie el grfico por un grfico columna apilada.
VII.5.c. Prctica III

Instrucciones:
1. Inserte un minigrfico de lneas para cada artculo.
2. Muestre un punto rojo para las ventas ms bajas.
3. Guarde el libro como minigrafico.
VII.5.a. Prctica IV
1. Personalice el encabezado de la siguiente manera:
Seccin izquierda: Aula Virtual
Seccin central: Bioestadstica con la Fuente Arial 14 Negrita Cursiva, Subrayado doble, color RGB
22, 45,108.
Seccin derecha: Insertar nmero de pgina teclear un slash y luego insertar nmero de pginas.
2. Personalizar el pie de pgina de la siguiente manera:
Seccin central: Inserte el logo de la UANL y cambie su aspecto a marca de agua. Tamao al 20%.

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Objetivos de la Leccin VIII

Configurar las hojas para su presentacin.
Personalizar el diseo de impresin.
Personalizar la vista de su libro.

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VIII.
DISEO DE PGINA
VIII.1.
Grupo Temas
Para darle una apariencia profesional a un documento, puede aplicar un tema del documento. Un tema
es un conjunto de opciones de formato que incluyen un conjunto de colores, un conjunto de fuentes del
tema (incluidas fuentes para encabezados y texto principal) y un conjunto de efectos del tema (incluidos
efectos de lneas y relleno).
Microsoft Office Excel ofrece muchos temas del documento integrados aunque tambin puede crear el
suyo propio personalizando y guardando un tema del documento. Los temas del documento se
comparten entre los programas de Office y pueden tener la misma apariencia uniforme.
VIII.1.a. Aplicar un tema del documento

Para cambiar el tema del documento que se aplica de manera predeterminada, seleccione otro tema del
documento predefinido o un tema del documento personalizado. Los temas del documento que se aplican
afectan a los estilos que se pueden usar en el documento.
1. En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Temas, haga clic en Temas.

Para aplicar un tema del documento predefinido, en Integrado, haga clic en el tema del
documento que desea usar.
Para aplicar un tema del documento personalizado, en Personalizado, haga clic en el
tema del documento que desea usar.
Nota Personalizado solo est disponible si ha creado uno o ms temas del documento personalizado.
3. Si uno de los tema del documento que desea usar no aparece en la lista, haga clic en Buscar
temas para buscarlo en su equipo o en la red.

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VIII.1.b. Personalizar los colores del tema

Puede personalizar un tema del documento cambindole los colores, las fuentes o los efectos de lnea y
relleno utilizados. Los cambios que lleve a cabo en uno o ms de estos componentes del tema afectarn
a los estilos que haya aplicado en el documento activo. Si desea aplicar estos cambios a los nuevos
documentos, puede guardarlos como tema del documento personalizado.
Los colores de un tema contienen cuatro colores de texto y de fondo, seis colores de nfasis y dos
colores para hipervnculos.
Los colores del botn Colores del tema
representan los colores de texto y de fondo actuales y el
conjunto de colores junto al nombre del tema actual despus de hacer clic en el botn Colores del tema,
representa los colores de nfasis y de hipervnculo para ese tema. Cuando modifica cualquiera de estos
colores para crear su propio conjunto de colores del tema, los colores en el botn Colores del tema y al
lado del nombre del tema cambiarn en consecuencia.
1. En el grupo Temas de la ficha Diseo de pgina, haga clic en Colores del tema.
2. Haga clic en Crear nuevos colores del tema.

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3. En Colores del tema, haga clic en el botn del elemento color del tema que desea cambiar y
luego seleccione los colores que desea usar.
4. Repita las pasos 3 y 4 para todos los elementos de color del tema que desee cambiar.
Sugerencia Puede ver el efecto de los cambios realizados en Ejemplo.
5. En el cuadro Nombre, escriba un nombre apropiado para los nuevos colores del tema y luego
haga clic en Guardar.
Sugerencia Si desea regresar todos los elementos de color del tema a sus colores del tema originales,
haga clic en Restablecer antes de hacer clic en Guardar.

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VIII.1.c. Personalizar las fuentes del tema

Las fuentes del tema contienen una fuente para el encabezado y una fuente para el cuerpo del texto.
Cuando hace clic en el botn Fuente del tema
, puede ver el nombre de las fuentes del encabezado y
del texto principal usadas para cada tema debajo del nombre Fuentes del tema. Puede cambiar estas
dos fuentes para crear su propio conjunto de fuentes del tema.
1. En el grupo Temas de la ficha Diseo de pgina, haga clic en Fuentes del tema.

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2. Haga clic en Crear nuevas fuentes del tema.
3. En Fuente de encabezado o en Fuente de cuerpo, seleccione las fuentes que desea utilizar.
Sugerencia El ejemplo se actualizar con las fuentes seleccionadas.
4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre apropiado para las nuevas fuentes del tema y luego
VIII.1.d. Efectos del tema

Los efectos del tema son conjuntos de efectos de lnea y de relleno. Cuando haga clic en el botn
Efectos del tema
, ver los efectos de lnea y de relleno usados para cada conjunto de efectos del
tema en el grfico que se muestra con el nombre Efectos del tema. Aunque no puede crear su propio
conjunto de efectos del tema, puede elegir el que desee usar en su propio tema del documento.
1. En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Temas, haga clic en Efectos del tema.
2. Haga clic en el efecto que desea usar.

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VIII.1.e. Guardar un tema del documento

Puede guardar todos los cambios que realiza en los colores, las fuentes o los efectos de lnea y relleno
de un tema del documento como un tema del documento personalizado que luego puede aplicar a otros
documentos.
1. En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Temas, haga clic en Temas.
2. Haga clic en Guardar tema actual.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre adecuado para el tema y, a continuacin,

Un tema del documento se guarda en la carpeta Temas del documento y se agrega automticamente a la
lista de temas personalizados disponibles.

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VIII.2.
Grupo Configurar pgina
VIII.2.a. Mrgenes
Los mrgenes de la pgina son los espacios en blanco que se encuentran entre los datos de la hoja de
clculo y los bordes de la pgina impresa. Los mrgenes superior e inferior de la pgina pueden usarse
para algunos elementos como encabezados, pies de pgina y nmeros de pgina.
Para alinear mejor una hoja de clculo en una pgina impresa, puede usar mrgenes predefinidos,
especificar mrgenes personalizados o centrar la hoja de clculo de forma horizontal o vertical en la
pgina.
Nota Los mrgenes que defina en una determinada hoja de clculo se guardarn con ella al guardar el
libro. No se pueden cambiar los mrgenes de pgina predeterminados en los libros nuevos.
1. Seleccione la hoja u hojas de clculo que desee imprimir.

2. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en Mrgenes.

Para usar mrgenes predefinidos, haga clic en Normal, Ancho o Estrecho.

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Sugerencia Si utiliz antes una configuracin de mrgenes personalizada, dicha configuracin estar
disponible como la opcin de mrgenes predefinidos ltima configuracin personalizada.
Para especificar mrgenes de pgina personalizados, haga clic en Mrgenes personalizados y,

a continuacin, escriba los tamaos de margen que desee en los cuadros Superior, Inferior,
Izquierdo y Derecho.
Para configurar los mrgenes del encabezado o pie de pgina, haga clic en Mrgenes
personalizados y, a continuacin, escriba un nuevo tamao de margen en el cuadro
Encabezado o Pie de pgina. Al configurar los mrgenes del encabezado o del pie de pgina
cambia la distancia desde el extremo superior del papel al encabezado o desde el extremo
inferior del papel al pie de pgina.
Nota Los valores del encabezado y el pie de pgina deberan ser menores que los valores de los
mrgenes superior e inferior y mayores o iguales que los mrgenes mnimos de la impresora.
Para centrar la pgina horizontal o verticalmente, haga clic en Mrgenes personalizados y, a

continuacin, en Centrar en la pgina, active la casilla Horizontalmente o Verticalmente.
Sugerencia Para ver cmo afectarn los nuevos mrgenes a la hoja de clculo impresa, haga clic en la
opcin Vista preliminar de la ficha Mrgenes del cuadro de dilogo Configurar pgina. Para ajustar los
mrgenes en la Vista previa de impresin, active la casilla de verificacin Mostrar mrgenes situada en
167
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la esquina inferior derecha de la ventana de vista previa y, a continuacin, arrastre los controladores de
mrgenes negros que estn situados a cada lado o en la parte superior e inferior de la pgina.
VIII.2.b. Orientacin
Cambiar la orientacin de la pgina en la hoja de clculo
1. Seleccione la hoja u hojas de clculo cuya orientacin desea cambiar.

2. En el grupo Configurar pgina de la ficha Diseo de pgina, haga clic en Orientacin y, a
continuacin, en Vertical o en Horizontal.
Nota Si no tiene configurada una impresora, la opcin Orientacin aparecer atenuada y no ser
posible seleccionarla. Para resolver esto, debe configurar una impresora. La opcin tambin aparece
168
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atenuada cuando se est en pleno proceso de editar el contenido de una celda. Para resolver esto,
presione ENTRAR para aceptar los cambios o ESC para cancelarlos.
VIII.2.c. Tamao
Para elegir un tamao de papel
1. Seleccione la hoja u hojas de clculo cuya orientacin desea cambiar.

3. En el grupo Configurar pgina de la ficha Diseo de pgina, haga clic en Tamao y, a
continuacin, en el tipo de tamao del papel.
4. Puede buscar ms tamaos de papel si los mostrados no son los que necesita.

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VIII.2.d. Definir o borrar un rea de impresin en una hoja de

clculo
Si imprime una seleccin especfica de una hoja de clculo con frecuencia, puede definir un rea de
impresin que incluya solo esa seleccin. Un rea de impresin es uno o ms rangos de celdas que se
designan para imprimir cuando no se quiere imprimir toda la hoja de clculo. Cuando imprima la hoja de
clculo despus de haber definido un rea de impresin, solo se imprimir esta rea. Puede agregar
celdas para ampliar el rea de impresin segn sea necesario y puede borrar el rea de impresin para
imprimir la hoja de clculo completa.Una hoja de clculo puede tener varias reas de impresin, cada una
de las cuales se imprimir en una pgina.
Establecer una o varias reas de impresin

1. En la hoja de clculo, seleccione las celdas que desee definir como el rea de impresin. Para
crear varias reas de impresin, puede mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en las
reas que desee imprimir.
2. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en rea de
impresin y, a continuacin, haga clic en Establecer rea de impresin.
Nota El rea de impresin que haya establecido se guardar al guardar el libro.
Agregar celdas a un rea de impresin existente

1. En la hoja de clculo, seleccione las celdas que desea agregar al rea de impresin existente.
Nota Si las celdas que desea agregar no son adyacentes al rea de impresin existente, se crear un
rea de impresin adicional. Cada rea de impresin de una hoja de clculo se imprime en una pgina
separada. A un rea de impresin solamente se le pueden agregar celdas adyacentes.

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2. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en rea de

impresin y, a continuacin, haga clic en Agregar al rea de impresin.
Borrar el rea de impresin

Nota Si la hoja de clculo contiene varias reas de impresin, borrar una de ellas eliminar todas las
reas de impresin de la hoja de clculo.
1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de clculo en la que desea borrar el rea de impresin.
2. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en Borrar rea de
impresin.
VIII.2.e. Saltos
Los saltos de pgina son divisores que separan una hoja de clculo en distintas pginas para la
impresin. Microsoft Excel inserta automticamente los saltos de pgina basndose en el tamao del
papel, la configuracin de los mrgenes, las opciones de aplicacin de escala y las posiciones de los
saltos de pgina manuales que se hayan insertado. Para imprimir una hoja de clculo con la cantidad
exacta de pginas deseada, puede ajustar los saltos de pgina en la hoja de clculo antes de imprimirla.
Aunque se puede trabajar con los saltos de pgina en la vista Normal, es recomendable usar la vista
Vista previa de salto de pgina para ajustar los saltos de pgina, para poder ver cmo afectarn otros
cambios que realice (como cambios de orientacin de pgina y de formato) a los saltos de pgina
automticos. Por ejemplo, podr ver cmo un cambio al alto de las filas y al ancho de las columnas
afectar a la ubicacin de los saltos de pgina automticos.
Para anular los saltos de pgina automticos que inserta Excel, puede insertar sus propios saltos de
pgina manuales, mover los ya existentes o eliminar cualquiera de ellos. Tambin puede eliminar
rpidamente todos los saltos de pgina que se hayan insertado manualmente. Cuando haya terminado
de trabajar con los saltos de pgina, puede volver a la vista Normal.

171
RC-SER-REV.00-/
Insertar un salto de pgina

1. Seleccione la hoja de clculo que desea modificar.
2. En el grupo Vistas de libro de la pestaa Vista, haga clic en Vista previa de salto de pgina.
Sugerencia Tambin puede hacer clic en Vista previa de salto de pgina

en la barra de estado.
Nota Si se muestra el cuadro de dilogo Vista previa de salto de pgina, haga clic en Aceptar. Para
que no se muestre este cuadro de dilogo cada vez que tiene acceso a Vista previa de salto de pgina,
active la casilla de verificacin No mostrar este dilogo nuevamente antes de hacer clic en Aceptar.
Para insertar un salto de pgina horizontal, seleccione la fila situada debajo del lugar
donde desea insertarlo.
Para insertar un salto de pgina vertical, seleccione la columna situada a la derecha del
lugar donde desea insertarlo.
4. En el grupo Configurar pgina de la pestaa Diseo de pgina, haga clic en Saltos.
5. Haga clic en Insertar salto de pgina.
Sugerencia Tambin puede hacer clic con el botn secundario en la fila o la columna situadas debajo o
a la derecha del lugar donde desea inserta el salto de pgina y luego hacer clic en Insertar salto de
pgina.
Nota Si los saltos de pgina manuales que inserte no surten efecto, es posible que se haya
seleccionado la opcin de escala Ajustar a en la pestaa Pgina del cuadro de dilogo Configurar
pgina (pestaa Diseo de pgina, grupo Configurar pgina, selector de cuadro de dilogo ). Para
usar los saltos de pgina manuales, cambie el modo de escala a Ajustar al.

172
RC-SER-REV.00-/
Eliminar un salto de pgina insertado manualmente

Nota Los saltos de pgina que agrega Excel automticamente no se pueden eliminar. Agregar saltos de
pgina manuales, cambiar la orientacin de la pgina o ajustar los anchos de columna y los altos de fila
puede afectar a los saltos de pgina insertados automticamente.
Para eliminar un salto de pgina insertado manualmente, siga este procedimiento:
1. Seleccione la hoja de clculo que desea modificar.
2. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista previa de salto de pgina.
3. Realice uno de los procedimientos siguientes:
Para eliminar un salto de pgina vertical, seleccione la columna a la derecha del salto de
pgina que desee eliminar.
Para eliminar un salto de pgina horizontal, seleccione la fila debajo del salto de pgina
que desee eliminar.
Nota Los saltos de pgina automticos no se pueden eliminar.
5. Haga clic en Quitar salto de pgina.
Sugerencia Los saltos de pgina tambin se pueden eliminar arrastrndolos fuera del rea de vista
previa de saltos de pgina (hacia la izquierda o la derecha en el caso de los saltos de pgina verticales, o
arriba o abajo para los horizontales). Si no puede arrastrar los saltos de pgina, asegrese de que est
habilitada la caracterstica de arrastre.
Eliminar todos los saltos de pgina manuales

Nota Este procedimiento elimina todos los saltos de pgina manuales y restablece la hoja de clculo
para que solamente muestre los saltos de pgina automticos.
1. Haga clic en la hoja de clculo que desee modificar.
173
RC-SER-REV.00-/
2. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vista previa de salto de pgina.

4. Haga clic en Restablecer todos los saltos de pgina.
Sugerencia Tambin puede hacer clic con el botn secundario en cualquier celda de la hoja de clculo
y, a continuacin, hacer clic en Restablecer todos los saltos de pgina.
VIII.2.f. Fondo
En Microsoft Excel, puede usar una imagen slo a efectos de presentacin como fondo de hoja. Los
fondos de hoja no se imprimen y no se conservan en las hojas de clculo individuales ni en los elementos
guardados como pginas web.
Importante Puesto que el fondo de la hoja no se imprime, no se puede utilizar como marca de agua. Sin
embargo, puede imitar una marca de agua insertando un grfico en un encabezado o pie de pgina.
Agregar un fondo de hoja

1. Haga clic en la hoja de clculo que desea mostrar con un fondo de hoja. Asegrese de que slo
selecciona una hoja.
2. En el grupo Configurar pgina de la ficha Diseo de pgina, haga clic en Fondo.
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3. Seleccione la imagen que desea utilizar para el fondo de hoja y, a continuacin, haga clic en
Insertar.
La imagen seleccionada se repetir hasta rellenar la hoja.
Notas
Para facilitar la lectura, puede ocultar las lneas de divisin y aplicar a las celdas que contienen
datos un sombreado de color slido.
Los fondos de hoja slo se guardan con los datos de la hoja de clculo cuando se guarda el libro.
Sugerencia Para usar un color slido como fondo de una hoja, puede aplicar el sombreado de celda a
todas las celdas de la hoja.
Quitar un fondo de hoja

1. Haga clic en la hoja de clculo que se muestra con un fondo de hoja. Asegrese de que slo
selecciona una hoja.
2. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en Eliminar fondo.
Nota Eliminar fondo est disponible slo si la hoja de clculo tiene un fondo de hoja.
VIII.2.g. Imprimir ttulos

Si una hoja de clculo abarca ms de una pgina, puede imprimir ttulos o etiquetas de filas y columnas
(tambin llamados ttulos de impresin) en cada pgina para asegurarse de que los datos estn
denominados correctamente.
1. Seleccione la hoja de clculo que desea imprimir.
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2. En el grupo Configurar pgina de la ficha Diseo de pgina, haga clic en Imprimir ttulos.
Nota El comando Imprimir ttulos aparecer atenuado si se encuentra en modo de edicin de celdas,
si se selecciona un grfico en la misma hoja de clculo o si no tiene una impresora instalada.
3. En la pestaa Hoja, bajo Imprimir ttulos, realice uno de estos procedimientos o ambos:
En el cuadro Repetir filas en extremo superior, indique la referencia de las filas que
incluyan encabezados de columna.
En el cuadro Repetir columnas a la izquierda, escriba la referencia de las columnas
que incluyan los rtulos de fila.
Por ejemplo, si desea imprimir etiquetas de columnas en la parte superior de cada pgina impresa, puede
escribir $1:$1 en el cuadro Repetir filas en extremo superior.
Sugerencia Tambin puede hacer clic en el botn Contraer dilogo

en el extremo derecho de los
cuadros Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda y, a continuacin, seleccionar
las columnas o filas de ttulo que desee repetir en la hoja de clculo. Una vez seleccionados estos
elementos, vuelva a hacer clic en el botn Contraer dilogo para volver al cuadro de dilogo.
Nota Si hay ms de una hoja de clculo seleccionadas, los cuadros Repetir filas en extremo superior y
Repetir columnas a la izquierda no estarn disponibles en el cuadro de dilogo Configurar pgina. Para
cancelar una seleccin de varias hojas de clculo, haga clic en cualquier hoja de clculo no seleccionada.
Si no hay visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botn secundario en la pestaa de una
hoja seleccionada y, a continuacin, haga clic en Desagrupar hojas en el men contextual.

176
RC-SER-REV.00-/
VIII.3.
Grupo Ajustar rea de impresin
Permite saltarse el tamao predeterminado de las salidas por impresoras, ya sea por un factor de escala
o ajustando automticamente el informe a un nmero de pginas especificado.
Ancho: reduce el ancho del resultado de impresin para ajustarlo a un nmero mximo de pginas.
Alto: reduce el alto del resultado de impresin para ajustarlo un nmero mximo de pginas.
Escala: aumento disminuye el resultado de impresin en un porcentaje de su tamao real.
El ancho y el alto mximo se deben establecer en automtico para poder utilizar esta caracterstica.
VIII.4.
Grupo Opciones de la hoja
VIII.4.a. Lneas de la cuadrcula

La opcin ver, muestra las lneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la edicin y la lectura.
Estas lneas nos impriman a menos que tambin se seleccione imprimir.
Al seleccionar la opcin imprimir, se imprimen las lneas entre filas y columnas en la hoja para facilitar la
lectura.
VIII.4.b. Encabezados
La opcin ver, muestra los encabezados de la fila y columna. Los encabezados de filas son los nmeros
de fila situados al lado de la hoja. Los encabezados de columna son las letras o nmeros que aparecen
encima de las columnas de una pgina.
Al seleccionar la opcin imprimir, se imprimirn en la hoja los encabezados de fila y columna.

177
RC-SER-REV.00-/
VIII.5.
Sesin de Prcticas
En esta sesin de prctica, se manejarn un archivo contenido en su disco de prcticas.

El archivo contiene las tareas a realizar.
VIII.5.a. Prctica integradora

Abra el archivo denominado Seccion_VIII.
1. Usando el cuadro de nombres de la celda establezca como rea de impresin el rango A1:R101.
2. Mediante el uso del iniciador del cuadro de dilogo vea la vista preliminar de la hoja hipertensos.
3. Cambie la orientacin a horizontal.
4. En ajuste de escala ponerlo al 70% del tamao normal.
5. De clic en pgina siguiente.
6. Haga que se repitan las filas en el extremo superior el rango de la A1:R1.
7. Cambiar los mrgenes a 2 en los cuatro puntos.
8. Los encabezados cambiarlos a 1.
9. Centre la pgina horizontalmente.
Personalice el encabezado de la siguiente manera:
10. Seccin izquierda: Aula Virtual
11. Seccin central: Bioestadstica con la Fuente Arial 14 Negrita Cursiva, Subrayado doble, color
RGB 22, 45,108.
12. Seccin derecha: Insertar nmero de pgina teclear un slash y luego insertar nmero de pginas.
13. De clic en aceptar para ver el resultado.
Personalizar el pie de pgina de la siguiente manera:
14. Seccin central: Inserte el logo de la UANL y cambie su aspecto a marca de agua. Tamao al
40%.
15. Por ltimo ponga las lneas de divisin.
16. Guarde el libro con el nombre configuracin.

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Objetivos de la Leccin IX
Utilizar las opciones de Ortografa.
Insertar y editar comentarios.
Proteger celdas, hojas y libros de trabajo.

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IX.
FICHA REVISAR: ORTOGRAFA, COMENTARIOS Y CAMBIOS

IX.1. Ortografa
Puede revisar la ortografa y la gramtica a la vez o puede dejar que los correctores ortogrficos y de
gramtica que sugieran correcciones automticamente a medida que trabaja. Microsoft Office 2010
incorpora un diccionario de gramtica y ortografa estndar, pero no es exhaustivo.
1. En la ficha Revisar, en el grupo Revisin, haga clic en Ortografa.

2. Si el programa encuentra errores de ortografa, se muestra un cuadro de dilogo o un panel de
tareas con la primera palabra mal escrita detectada por el corrector ortogrfico.
3. Despus de corregir cada palabra mal escrita, el programa marca la siguiente palabra incorrecta
para que pueda decidir qu hacer.
En la barra de ttulo aparece el diccionario que est utilizando para corregir la ortografa.
No est en el diccionario: muestra la palabra que no ha sido encontrado en el diccionario elegido, y por
tanto puede ser errnea.
180
RC-SER-REV.00-/
Sugerencias: muestra una lista con las posibles soluciones a nuestra correccin.
Idioma del diccionario: muestra una lista desplegable con todos los diccionarios disponibles para elegir el
que ms se adapte a nuestras necesidades.
Propsito del botn
Botn
Ignora la palabra una vez
OMITIR UNA VEZ
Ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de clculo
OMITIR TODAS
Aade la palabra al diccionario que aparece en el recuadro Idioma del

diccionario
AGREGAR AL
DICCIONARIO
Sustituye la palabra errnea por aquella que se ha elegido
CAMBIAR
Sustituye todas las ocurrencias de la palabra por aquella que hayamos

elegido
CAMBIAR TODAS
Sustituye todas las ocurrencias de la palabra errnea por la que hemos

elegido
AUTOCORRECCIN
Nos lleva a la ficha revisin de las opciones de Excel.
OPCIONES
Deshacer los cambios realizados
DESHACER
Cancelan las acciones
CANCELAR
IX.2. Grupo comentarios

Los comentarios son una herramienta muy til cuando se comparte informacin con varias personas o si
se deseas resaltar algn concepto, o incluir aclaraciones.
Cuando no existen comentarios en el libro de trabajo el grupo Comentarios tiene la siguiente forma:
Cuando nos colocamos sobre un comentario su forma cambia:

181
RC-SER-REV.00-/
Propsito del botn
Botn
Agrega un comentario sobre la seleccin
NUEVO COMENTARIO
Abre el comentario para la edicin del mismo
MODIFICAR COMENTARIO
Elimina el comentario seleccionado
ELIMINAR
Selecciona el comentario anterior de la hoja
ANTERIOR
Se desplaza el siguiente comentario de la hoja
SIGUIENTE
Muestra u oculta el comentario adjunto a la celda

seleccionada
MOSTRAR U OCULTAR COMENTARIOS
Muestra u oculta todos los comentarios de la hoja
MOSTRAR TODOS LOS

COMENTARIOS
IX.3. Grupo Cambios
Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos
importantes de una hoja de clculo o un libro, puede proteger determinados elementos de la hoja de
clculo o del libro, con o sin una contrasea. Puede quitar la proteccin de una hoja de clculo segn sea
necesario.
Importante La proteccin de elementos de una hoja de clculo o un libro no debe confundirse con la
seguridad mediante contrasea en el nivel de libro. La proteccin de elementos no protege un libro frente
a usuarios malintencionados. Para una mayor seguridad, debera proteger todo el archivo del libro con
una contrasea. De esta forma, solo los usuarios autorizados podrn ver o modificar los datos del libro.
Cuando comparte una hoja de clculo con otros usuarios, es posible que desee proteger los datos en
elementos especficos de la hoja de clculo o libro para evitar que sean modificados. Tambin puede
especificar una contrasea que los usuarios debern ingresar para modificar elementos especficos de la
hoja de clculo o libro protegidos. Adems, puede evitar que los usuarios cambien la estructura de una
hoja de clculo.
IX.3.a. Proteger elementos de la hoja de clculo

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RC-SER-REV.00-/
De manera predeterminada, al proteger una hoja de clculo, todas sus celdas se bloquean y los usuarios
no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar
ni aplicar formato a los datos de una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar qu elementos
pueden modificar los usuarios cuando proteja la hoja de clculo.
Las caractersticas para ocultar, bloquear y proteger elementos del libro y de la hoja de clculo no estn
diseadas para ayudar a proteger la informacin confidencial incluida en un libro. Estas caractersticas
solo ayudan a esconder datos o frmulas que podran confundir a otros usuarios o impedir que se vean o
modifiquen dichos datos.
Excel no cifra los datos que estn ocultos o bloqueados en un libro. Para impedir la modificacin de datos
confidenciales, tal vez desee limitar el acceso a los libros que contienen esta informacin
almacenndolos en ubicaciones que solo estn accesibles a usuarios autorizados.
Antes de proteger una hoja de clculo, puede desbloquear los rangos en los que desea que los usuarios
puedan cambiar o escribir datos. Puede desbloquear celdas para todos los usuarios o para usuarios
especficos.
IX.3.b. Usar una contrasea para controlar el acceso a

elementos protegidos
Cuando se protege un libro o una hoja de clculo bloqueando sus elementos, no es obligatorio agregar
una contrasea para editar los elementos que no estn bloqueados. En este contexto, la contrasea solo
sirve para permitir el acceso a determinados usuarios e impedir que otros realicen cambios. Este nivel de
proteccin mediante contrasea no garantiza que todos los datos confidenciales del libro estn
protegidos. Para lograr una mayor seguridad, debera proteger el libro en s con una contrasea para
impedir los accesos no autorizados.
Cuando proteja los elementos de la hoja de clculo o del libro con una contrasea, es muy importante
que recuerde la contrasea especificada. Sin ella, no puede desproteger el libro o la hoja de clculo.
Importante
Use contraseas seguras en las que se combinen maysculas, minsculas, nmeros y smbolos. En las
contraseas no seguras estos elementos no se combinan. Contrasea segura: Y6dh!et5. Contrasea no
segura: Casa27. Las contraseas deben tener una longitud mnima de 8 caracteres. Una frase de
contrasea en la que se usan 14 o ms caracteres es todava mejor.
Es fundamental que recuerde la contrasea. Si la olvida, Microsoft no podr recuperarla. Guarde las
contraseas que anote en un lugar seguro, lejos de la informacin que ayudan a proteger.
IX.3.c.
Proteger la estructura y las ventanas de un libro
Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de
clculo, o que muestren hojas de clculo ocultas. Tambin puede impedir que los usuarios cambien el
tamao o la posicin de las ventanas que ha configurado para mostrar un libro. La proteccin de la
estructura y la ventana del libro se aplican a todo el libro.

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RC-SER-REV.00-/
IX.3.d. Proteger hoja

1. Seleccione las hojas de clculo que desea proteger.
2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo
siguiente:
Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear.
En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.
En la pestaa Proteccin, desactive la casilla de verificacin Bloqueada y, a continuacin,

haga clic en Aceptar.
3. Para ocultar las frmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente:

En la hoja de clculo, seleccione las celdas que contienen las frmulas que desea ocultar.
En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.
En la pestaa Proteccin, active la casilla de verificacin Oculta y, a continuacin, haga clic
en Aceptar.
4. Para desbloquear objetos grficos (como imgenes, imgenes prediseadas, formas o grficos
SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:
Mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuacin, haga clic en cada objeto grfico que desee
desbloquear.
Se mostrarn las Herramientas de imagen o las Herramientas de dibujo junto con la ficha
Formato.
Sugerencia Puede usar tambin el comando Ir a para seleccionar rpidamente todos los
objetos grficos de una hoja de clculo. En la ficha Inicio, en el grupo Edicin, haga clic en
Buscar y seleccionar y, a continuacin, haga clic en Ir a. Haga clic en Especial y, a
continuacin, en Objetos.

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RC-SER-REV.00-/
En la ficha Formato, en el grupo Tamao, haga clic en el selector de cuadro de dilogo

situado junto a Tamao.
En la ficha Propiedades, desactive la casilla de verificacin Bloqueado y, si aparece, active la
casilla de verificacin Bloquear texto.
Nota No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios puedan hacer clic
en ellos y usarlos. Puede desbloquear grficos incrustados, cuadros de texto y otros objetos creados con
herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar.
5. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

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RC-SER-REV.00-/
6. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo, seleccione los elementos que desee
que los usuarios puedan cambiar.
Desactive esta
casilla de
verificacin
Para impedir a los usuarios
Seleccionar
celdas
bloqueadas
Mover el puntero a las celdas que tienen activada la casilla de verificacin

Bloqueada en la ficha Proteccin del cuadro de dilogo Formato de celdas. De
forma predeterminada, se permite a los usuarios seleccionar las celdas
bloqueadas.
Seleccionar
celdas no
bloqueadas
Mover el puntero a las celdas que tienen activada la casilla de verificacin

Bloqueada en la ficha Proteccin del cuadro de dilogo Formato de celdas. De
forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar las celdas no bloqueadas y
pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas no bloqueadas de
una hoja de clculo protegida.
Formato de
celdas
Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de dilogo Formato de celdas

o Formato condicional. Si aplic formatos condicionales antes de proteger la hoja
de clculo, el formato sigue cambiando cuando un usuario especifica un valor que
satisface una condicin diferente.
Formato de
columnas
Utilizar cualquiera de los comandos de formato de columna, incluidos los que

cambian el ancho de columna u ocultan las columnas (ficha Inicio, grupo Celdas,
botn Formato).
Formato de filas
Utilizar cualquiera de los comandos de formato de fila, incluidos los que cambian el
alto de fila u ocultan las filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botn Formato).
Insertar columnas
Insertar columnas.
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Insertar filas
Insertar filas.
Insertar
hipervnculos
Insertar nuevos hipervnculos incluso en celdas desbloqueadas.
Eliminar
columnas
Eliminar columnas.
Nota Si Eliminar columnas est protegido e Insertar columnas no lo est, los
usuarios pueden insertar columnas que no podrn eliminar.
Eliminar filas
Eliminar filas.
Nota Si Eliminar filas est protegido e Insertar filas no lo est, los usuarios
pueden insertar filas que no podrn eliminar.
Ordenar
Usar cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar).
Nota Los usuarios no pueden ordenar rangos que contengan celdas bloqueadas
en una hoja de clculo protegida, independientemente de esta configuracin.
Utilizar Autofiltro
Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro en un rango cuando se aplican
autofiltros.
Nota Los usuarios no pueden aplicar ni quitar autofiltros en una hoja de clculo
protegida, independientemente de esta configuracin.
Utilizar informes
de tabla dinmica
Dar formato, cambiar el diseo, actualizar o modificar informes de tabla dinmica o

crear nuevos informes.
Editar objetos
Realizar cualquiera de las siguientes acciones:

4. Realizar cambios en objetos grficos, como mapas, grficos incrustados,
formas, cuadros de texto y controles, que no desprotegi antes de proteger
la hoja de clculo. Por ejemplo, si una hoja de clculo contiene un botn
que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botn para ejecutar la
macro, pero no puede eliminar el botn.
5. Realizar cualquier tipo de cambio, por ejemplo, de formato, a un grfico
incrustado. El grfico se contina actualizando cuando se cambian sus
datos de origen.
6. Agregar o editar comentarios.
Editar escenarios
Ver escenarios que ha ocultado, hacer cambios en escenarios en los que ha

impedido realizar cambios y eliminar estos escenarios. Los usuarios pueden
cambiar los valores en las celdas que cambian, si no estn protegidas, y agregar
nuevos escenarios.
Active esta casilla

de verificacin
Para impedir que los usuarios
Contenido
Efecten cambios en elementos que forman parte del grfico, como series de
datos, ejes y leyendas. El grfico contina reflejando los cambios que se efectan
en sus datos de origen.
Objetos
Efecten cambios en objetos grficos, incluidas formas, cuadros de texto y

controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja de
grfico.

187
RC-SER-REV.00-/
7. En el cuadro Contrasea para desproteger la hoja, escriba una contrasea para la hoja, haga
clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a escribir la contrasea para confirmarla.
Nota La contrasea es opcional. Si no proporciona una contrasea, cualquier usuario puede
desproteger la hoja y modificar los elementos protegidos. Asegrese de elegir una contrasea fcil de
recordar, porque si la pierde, no podr tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de clculo.
IX.3.e. Proteger elementos del libro

1. En el grupo Cambios de la ficha Revisin, haga clic en Proteger libro.
2. En Proteger en el libro, siga uno o varios de los siguientes procedimientos:

Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificacin Estructura.
Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamao y posicin cada vez que
se abra el libro, active la casilla de verificacin Ventanas.
Active esta casilla

de verificacin
Estructura
Para impedir que los usuarios
Vean hojas de clculo que haya ocultado.

Muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de las hojas de
clculo.
Inserten nuevas hojas de clculo u hojas de grfico.
Nota Los usuarios podrn insertar un grfico incrustado en una hoja de clculo
existente.
Muevan o copien hojas de clculo en otro libro.
En informes de tabla dinmica, muestren los datos de origen de una
celda en el rea de datos o muestren pginas de campos de pgina en

188
RC-SER-REV.00-/
Ventanas
Nota
hojas de clculo independientes.

En escenarios, creen un informe de resumen de escenario.
En el complemento Herramientas para anlisis, usen las herramientas de
anlisis que colocan los resultados en una nueva hoja de clculo.
Cambien el tamao y la posicin de las ventanas del libro cuando ste se
abre.
Muevan, cambien de tamao o cierren las ventanas.
Los usuarios podrn ocultar y mostrar las ventanas.
3. Para impedir que otros usuarios quiten la proteccin del libro, en el cuadroContrasea
(opcional), escriba una contrasea, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contrasea para
confirmarla.
Nota La contrasea es opcional. Si no proporciona una contrasea, cualquier usuario puede
desproteger el libro y modificar los elementos protegidos. Asegrese de elegir una contrasea que pueda
recordar, porque si la pierde, no podr tener acceso a los elementos protegidos del libro.
IX.3.f.
Quitar la proteccin de una hoja de clculo
1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Desproteger hoja.
Nota
La opcin Proteger hoja cambia a Desproteger hoja si la hoja de clculo est protegida.
2. Si se le solicita, escriba la contrasea para desproteger la hoja de clculo.

189
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Objetivos de la Leccin X
Manejar las diferentes formas de visualizar el libro de trabajo.
Organizar diferentes ventanas.
Mostrar u ocultar ventanas.
Desplazarse entre diferentes ventanas.

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X.
LA FICHA VISTA
X.1.Grupo vista del libro
Excel dispone de cinco modos de visualizacin o vistas que nos ayudan a crear, organizar y mostrar los
libros de trabajo.
X.1.a.
Vista Normal
La mayora de las veces cuando trabajamos en Excel, utilizamos la vista Normal. La Vista Normal
muestra los saltos de pgina en la hoja de clculo mediante lneas de puntos horizontales y verticales.
Estas lneas de salto de pgina se ajustan automticamente si cambiar la orientacin de pgina, aade o
eliminar filas o columnas, cambiamos el alto de las filas, cambiamos los anchos de columna y as
sucesivamente. Por ejemplo, si encuentra que el rea de los datos es demasiado ancha para en una sola
pgina, puede ajustar el ancho de las columnas hasta que las columnas sean lo suficientemente
estrechas como para imprimirlos datosen una sola pgina.
Los saltos de pgina no se muestran hasta que imprimimos u obtenemos una vista previa de la hoja de
clculo(al menos una vez).
X.1.b.
Diseo de pgina
La vista Diseo de pgina es la ltima vista preliminar. A diferencia de la antigua vista preliminar, este
modo no es un modo de slo vista, esta vista nos da acceso completo a todos los comandos de Excel.
De hecho, podemos utilizar la vista Diseo de pgina desde el principio.
Si mueve el ratn a la esquina de una pgina en la vista Diseo de pgina, puede hacer clic para ocultar
el espacio en blanco entre los mrgenes. Si lo hace, le ofrece todas las ventajas de la vista Diseo de
pgina, pero puede ver ms informacin en la pantalla porque el espacio del margen no utilizado est
oculto.

191
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X.1.c.
Vista previa de salto de pgina
La Vista previa de salto de pgina muestra la hoja de clculo y muestra donde se producen los saltos de
pgina. Este modo de vista es diferente al modo de vista Normal cuando los saltos de pgina estn
activados. La diferencia principal es que se pueden arrastrar los saltos de pgina en el modo de Vista
previa.
A diferencia de la vista de diseo de pgina, vista previa de salto de pgina no muestra los encabezados
ni los pies de pgina.
Al usar la Vista previa de salto de pgina, Excel realiza automticamente las siguientes tareas:
Cambia el factor de zoom para ver ms de la hoja de clculo.

Muestra los nmeros de pgina en las pginas de la cual se superpone.
Muestra el intervalo de impresin actual con un fondo blanco; los datos no imprimibles aparecen
con un fondo gris.
Muestra todos los saltos de pgina como lneas de guiones que pueden arrastrarse.
Al cambiar los saltos de pgina arrastrndolos, Excel ajusta automticamente el ajuste de escala para
que la informacin se ajuste en las pginas, segn las especificaciones.
X.1.d.
Vistas personalizadas
Si se necesita crear varios informes impresos desde el mismo libro de Excel, a configuracin especfica
para cada informe puede ser un trabajo tedioso. Por ejemplo, puede que necesite imprimir un informe
completo en modo horizontal para su jefe. Otro departamento puede requerir un informe simplificado
utilizando los mismos datos, pero con algunas columnas en modo vertical ocultas.
Lacreacin de vistas personalizadas puedesimplificar el proceso.
La funcin de vista personalizada permite dar nombres a diferentes vistas de la hoja de clculo, y puede
cambiar rpidamente entre las configuracionesmediante la asignacin de un nombre.

192
RC-SER-REV.00-/

193
RC-SER-REV.00-/
X.1.e.
Pantalla completa
Muestra el libro en modo de pantalla completa. En este modo slo tenemos visible el escritorio de trabajo
de Excel.
X.2.Grupo Mostrar
El grupo Mostrar nos da opciones para la visualizacin del rea del trabajo. Al estar en la vista Normal, la
opcin de Regla se encuentra inactiva. Al desactivar la casilla de verificacin, el resultado es el
ocultamiento del elemento del entorno de trabajo.
X.3.Grupo Zoom
X.3.a.
Zoom
Muestra el cuadro de dilogo Zoom para especificar el nivel de Zoom del documento. En la mayora de
los casos, tambin puede usar los controles de zoom de la barra de estado en la parte inferior de la
ventana para acercar o alejar el documento.

194
RC-SER-REV.00-/

195
RC-SER-REV.00-/
X.3.b.
100%
Aplica un zoom del 100% del tamao normal al documento.
X.3.c.
Ampliar seleccin
Realiza un zoom del libro para que el rango de celdas seleccionados actualmente rellene toda la ventana.
Esto puede ayudarle a ver un rea especfica de la hoja de clculo.
X.4.Grupo Ventana
El grupo ventana contiene los comandos necesarios para poder tener un campo de visin bastante
cmodo. Existen diferentes opciones para trabajar de una manera ms cmoda con los datos en las
hojas de clculo.
X.4.a.
Nueva ventana
A veces, puede que desee ver dos partes diferentes de una hoja de clculo al mismo tiempo, tal vez para
hacer referencia a una celda distante en una frmula ms fcil. O puede que desee examinar ms de una
hoja en el mismo libro al mismo tiempo. Puede realizar cualquiera de estas acciones con la apertura de
una nueva vista en el libro, utilizando una o ms ventanas adicionales. Para crear y mostrar una nueva
vista del libro activo, Excel nos proporciona el comando Nueva ventana.

196
RC-SER-REV.00-/
Excel muestra una nueva ventana del libro activo. En este caso, cada ventana muestra otra hoja de
clculo del libro. El texto en barras de ttulo de las ventanas tienen la forma Nombre_del_libro :
#_de_ventana, por ejemplo:Libro1:1,Libro1:2,etc. Para ayudarnos a realizar un seguimiento de las
ventanas, Excel agrega dos puntos y un nmero a cada ventana.
X.4.b.
Organizar todo
Cuando tenemos varias ventanas abiertas y/o varios libros abiertos, la opcinOrganizar todopuede
ayudarnos a obtener una mejor visin y manejo de nuestras ventanas y libros. Las ventanas y libros
pueden organizarse en 4 formas diferentesVertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, la opcin depende
de cada usuario.
Seleccione Ventanas del libro activo junto con una opcin de organizacin por si tiene otros libros
abiertos que no son de su inters en ese momento.
X.4.c.
Inmovilizar
Para mantener un rea de una hoja de clculo visible mientras se desplaza a otra rea de la hoja de
clculo, puede bloquear filas o columnas especficas inmovilizando o dividiendo los paneles.
Para inmovilizar paneles, se seleccionan filas o columnas especficas que permanecen visibles al
desplazarse por la hoja de clculo. Por ejemplo, puede inmovilizar filas o columnas que contienen
etiquetas para asegurarse de que las etiquetas permanezcan visibles a medida que se desplaza.
1. En la hoja de clculo, siga uno de estos procedimientos:

Para bloquear filas, seleccione la fila que se encuentra debajo de la fila o filas que desee
mantener visibles mientras se desplaza.
Para bloquear columnas, seleccione la columna que se encuentra a la derecha de la
columna o columnas que desee mantener visibles mientras se desplaza.
197
RC-SER-REV.00-/
Para bloquear filas y columnas, haga clic en la celda que se encuentra debajo y a la
derecha de las filas y columnas que desee mantener visibles mientras se desplaza.
2. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en la flecha situada debajo de Inmovilizar
paneles.

Para bloquear solo una fila, haga clic en Inmovilizar fila superior.
Para bloquear solo una columna, haga clic en Inmovilizar primera columna.
Para bloquear ms de una fila o columna, o para bloquear filas y columnas al mismo
tiempo, haga clic en Inmovilizar paneles.
4. Para desbloquear cualquier fila o columna inmovilizada, en la ficha Vista, en el grupo Ventana,
haga clic en la flecha situada debajo de Inmovilizar paneles y, a continuacin, haga clic en
Movilizar paneles.
Notas
Solo es posible inmovilizar las filas de la parte superior y las columnas del lado izquierdo de la
hoja de clculo. No se pueden inmovilizar filas y columnas en el medio de la hoja de clculo.
El comando Inmovilizar paneles no est disponible en el modo de edicin de celdas o cuando
una hoja de clculo est protegida. Para cancelar el modo de edicin de celdas, presione
ENTRAR o ESC.

198
RC-SER-REV.00-/
X.4.d.
Dividir
Divide la ventana en varios paneles ajustables que contienen las vistas del libro. Puede utilizar esta
funcin para ver varias partes distintas de un libro a la vez.
X.4.e.
Ocultar
Oculta la ventana activa del libro.
X.4.f.
Mostrar
Muestra una ventana del libro que este oculta.
Si tenemos varias ventanas ocultas podemos seleccionar aquella que nos interesa.
X.4.g.
Ver en paralelo
Es la primera de las tres opciones de comparaciones paralelas. En primer lugar, asegrese de que las
dos hojas se muestran en ventanas independientes. (Las hojas pueden ser en el mismo libro o los libros
diferentes). Si desea comparar dos hojas en el mismo libro, elija Ver /Ventana /Nueva ventana para crear
199
RC-SER-REV.00-/
una nueva ventana del libro activo. Activar la primera ventana; a continuacin, elija Vista / Ventana /Ver
en paralelo. Si hay ms de dos ventanas abiertas, ver un cuadro de dilogo que le permite seleccionar la
ventana para la comparacin. Las dos ventanas aparecen una al lado dela otra.
X.4.h.
Desplazamiento sincrnico
Active la opcin de desplazamiento sincrnico si desea que el desplazamiento de las ventanas sea
simultneo.
X.4.i. Restablecer posicin de la ventana

Si se ha reorganizado o se traslad entre las ventanas, elija Restablecer la posicin de la ventana para
restaurar las ventanas en la forma inicial de la vista en paralelo. Tenga en cuenta que esta caracterstica
es para comparacin manual slo. Por desgracia, Excel no proporciona una manera de mostrar las
diferencias entre dos hojas.

200
RC-SER-REV.00-/
X.4.j. Guardar rea de trabajo

Si desea guardar el diseo actual de todas las ventanas como rea de trabajo, de clic sobre la opcin
Guardar rea de trabajo, de esta manera el rea guardada podr restaurarse ms adelante.
X.4.k.
Cambiar ventanas
Puede cambiar la ventana activa mediante el comando Cambiar ventanas.

201
RC-SER-REV.00-/

202

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Manipular los datos de una hoja de clculo

Dar formato al contenido de una hoja de clculo

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Preparar, configurar e imprimir una hoja de clculo

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Reconocer las partes bsicas del entorno de trabajo.

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CONOCER EL ENTRONO DE TRABAJO DE MICROSOFT

2. Seleccione Todos los programas.

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4. Aparecer la pantalla de inicio y se abrir Excel.

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I.1. Men de control

I.2. Barra de herramientas de acceso rpido

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La barra de ttulo de la ventana en la que estamos trabajando se visualizageneralmente en un color

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I.4. Men de control del rea de trabajo

I.5. Botones de minimizar, restaurar y cerrar la aplicacin.

Al oprimir el botn de minimizar (

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I.6. Botones de minimizar, restaurar y cerrarel libro de trabajo.

Al oprimir el botn de minimizar (

Al pulsar el botn restaurar (

) la ventana del librode trabajocambia al tamaopreestablecido.

Al pulsar el botn maximizar (