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PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CDIGO: 000-P-CUC-01
RESPONSABLE
ELABOR/ACTUALIZ
APROB
Jefe de SGC&SI
La versin aprobada del presente documento se encuentra en el Portal documental y/o en Centros Documentales,
cualquier copia adicional tendra nicamente fines de estudio.
PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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TABLA DE CONTENIDO
1. PROPSITO ................................................................................................................................................................. 3
2. ALCANCE ..................................................................................................................................................................... 3
3. RESPONSABILIDAD................................................................................................................................................... 4
4. DESARROLLO ............................................................................................................................................................. 5
4.1. Requisitos para elaborar documentos del sistema de gestin de calidad. ................................................................. 5
4.1.1 Codificacin de documentos: ............................................................................................................................. 5
4.1.2 Contenido de los documentos ............................................................................................................................. 6
4.1.3 Definicin de responsabilidad de elaboracin, revisin, aprobacin y eliminacin. .......................................... 8
4.1.4 Descripcin del contenido de los documentos.................................................................................................... 9
4.2 Descripcin del control de documentos................................................................................................................... 10
4.2.1 Elaboracin de los documentos ........................................................................................................................ 10
4.2.2 Aprobacin de los documentos......................................................................................................................... 11
4.2.3 Almacenamiento, proteccin, disponibilidad y distribucin de los documentos .............................................. 12
4.2.4 Actualizacin de documentos. .......................................................................................................................... 13
4.3. Descripcin del control de registros. ...................................................................................................................... 14
4.3.1 Identificacin de Registros ............................................................................................................................... 14
4.3.2 Almacenamiento, proteccin y recuperacin de los registros. ......................................................................... 14
4.3.3 Tiempo de retencin y disposicin de los registros. ......................................................................................... 14
5. GUA PARA CREAR, ACTUALIZAR Y ELIMINAR DOCUMENTOS ............................................................. 15
5.1 Creacin de documentos nuevos ............................................................................................................................. 15
5.2 Actualizacin de los documentos. ........................................................................................................................... 16
5.3 Eliminacin de documentos. ................................................................................................................................... 17
6. DEFINICIONES.......................................................................................................................................................... 19
7. REFERENCIAS .......................................................................................................................................................... 20
8. ANEXOS ...................................................................................................................................................................... 20
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO 000-P-CUC-01............................................................... 20
BITCORA DE ACTUALIZACIONES DEL DOCUMENTO ............................................................................... 20
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1. PROPSITO
Establecer un sistema para controlar los documentos y registros de los sistemas de gestin del grupo
industrial EEC, normando su elaboracin, aprobacin, revisin, actualizacin, eliminacin,
identificacin, almacenamiento, proteccin, legibilidad y disponibilidad, y para el caso especial de
los registros tomando en cuenta adems, la recuperacin, tiempo de retencin y disposicin de los
mismos. (Ref. 1). Prevalece el sistema documental original del SGC ISO 9001 adaptndose los
nuevos sistemas sobre esta estructura segn aplique.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos que se elaboran o gestionan dentro de los
sistemas de gestin del grupo industrial EEC, clasificados de acuerdo a la estructura documental
adjunta (como referencia) y listados en el Portal documental de la Intranet del grupo industrial
EEC.
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3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la actualizacin del presente procedimiento es el Jefe de SGC&SI.
Los responsables del seguimiento del cumplimiento del presente procedimiento son los
Representantes de la Direccin/ Jefe de SGC&SI.
As mismo comparten la
responsabilidad sobre el control de las copias controladas de los documentos.
El Jefe de SGC&SI tiene a su cargo la administracin del Portal documental de la Intranet
del grupo industrial EEC, en su ausencia la administracin pasa al Gerente de Cultura de
Calidad.
El responsable de aprobar el presente documento es el Gerente de Cultura de Calidad.
Todo el personal de la organizacin que elabora, revisa, aprueba, elimina, custodia usa los
documentos incluidos en el alcance de este procedimiento, tiene la responsabilidad de
cumplir este procedimiento, as como reportar cualquier No Conformidad detectada.
En el caso de que se presenten situaciones que no estn contempladas en el presente
procedimiento, es responsabilidad del Jefe de SGC&SI indicar cmo proceder considerando
la integridad y coherencia con el sistema documental, y actualizar el procedimiento segn
aplique.
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4. DESARROLLO
4.1. REQUISITOS PARA ELABORAR DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD.
4.1.1 Codificacin de documentos:
Los documentos de los sistemas de gestin son identificados siguiendo la codificacin que se
muestra en la tabla 4.1.1.(a).
TABLA 4.1.1.(a) FORMA DE CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
000
CDIGO
523
202
201
524
802
910
000
414
601
915
914
DE EMPRESA
TIPO DE
DOCUMENTO
3 NMEROS
1 LETRA
PROVESA
PICASA
IPSA
RECICLA
CEMSA
EPP CR
DISAC 1
DISPASA
Grupo Agroindustrial
EPP Honduras
EPP Nicaragua
001
CDIGO DEL
PROCESO
3 LETRAS
MNIMO DE 2 DGITOS
Nota: lo habitual es
utilizar 3 letras, sin
embargo pueden
haber casos donde
se utilicen mayor
nmero de letras.
1
DISAC. Divisin de Servicios Administrativos y Cultura de Calidad. son los departamentos de rea, comunes del Grupo EEC (RRHH, Suministros,
Informtica, Crditos y Cobros, Cultura de Calidad)
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TIPO DE
DOCUMENTO
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CDIGO
Registros
Crditos y Cobros
HACCP
PRY
Seguridad Industrial
INF
CRE
HACCP
Contabilidad
Proyectos /
Asistencia Tcnica
Planificacin
Informtica
SUM
RRHH
Bodega / Logstica
Suministros
Mantenimiento /
Ingeniera
Produccin /
Preprensa / Arte
Comercializacin
Cultura de Calidad
Gerencia
PROCESO
NOTA: Ante la falta de un cdigo de proceso, el Administrador del Portal Documental se encarga de definir dicho
cdigo y aplicarlo en el Portal Documental. Ser agregado a este listado en futura actualizacin.
CONTENIDO
Propsito
Alcance
Responsabilidades
Desarrollo
Definiciones
Referencias
Anexo: Documentos
asociados (Registros,
planes y/o instructivos)
Anexo: Bitcora 2
actualizacin
Registros
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
S 3
En la bitcora de actualizacin al menos deben aparecer los cambios realizados en el documento durante el ao en
curso, el ltimo cambio del ao anterior y la primera edicin.
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FORMATO DE
IDENTIFICACIN
Logotipo Grupo
industrial EEC
Logotipo Optima
Ttulo
Cdigo
Fecha de emisin
Nmero de edicin
Fecha de la edicin
Nmero de pgina
Elabor / Actualiz
Aprob
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Planes 4
Procedimientos
Instructivos
Documentos
generales
Documentos
especiales
Registros 5
NA
T
T
T
T
T
T
T
NA
NA
T
T
T
T
T
T
T
C
C
T
T
T
T
T
T
T
C
C
NA
C
C
NA
NA
NA
NA
NA
NA
T
T
T
T
T
T
T
C
C
O
C
C
I
I
I
O
O
I
Notas:
El contenido del Manual de Calidad es autorregulado.
NA: No aplica
T: Identificacin en cada pgina del documento
C: Identificacin en la cartula primera pgina del documento
O: Opcional
I: posicin indistinta, debe aparecer
Este es el contenido mnimo del formato de identificacin, los documentos hechos bajo las
ediciones anteriores pueden tener datos adicionales, mismos que sern ajustados cuando se
hagan actualizaciones.
Los formatos de registros deben describir nicamente el ltimo cambio sufrido, no es una bitcora acumulativa como
en el caso del resto de los documentos.
4
Los registros y planes que se encuentran automatizados en el sistema de informacin, no se sujetan como obligacin, a
los requisitos de esta tabla. Los correos internos y externos son registros que no requieren cumplimiento del formato y
que se conservan a criterio del dueo del proceso. En el caso de que el registro sea de origen externo no se sujeta a los
requisitos anteriores.
5
En el caso de los registros, las referencias de emisin, edicin y actualizacin estn enfocadas al formato vaco. Los
registros cuyos formatos vacos son impresos, requieren la debida identificacin en todas sus pginas
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Aprobar 6 / Eliminar
Manual de sistema de
gestin
Representante de la Direccin
Gerente
Planes
Representante de la Direccin
Instructivos
Opcional
Documentos generales
No aplica
Procedimientos
No aplica
Documentos especiales
Opcional
El responsable de aprobar debe de ser diferente al responsable de elaborar; si siguiendo la tabla 4.1.3 (a) se presenta un
caso especial que incumpla lo anterior, la responsabilidad de aprobacin se traslada al representante de la direccin al
Gerente, segn amerite.
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DOCUMENTOS
GENERALES
PLANES
DOCUMENTOS
ESPECIALES
REGISTROS
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en
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3
4
5
6
7
8
9
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Si el documento es un
registro, plan, documento
especial, documento general.
Requerir que sea modificada
su correspondiente tabla de
control para avalar la creacin
Elaborador
Tabla 4.1.3 (a)
Elaborador
Tabla 4.1.3 (a)
Elaborador
Tabla 4.1.3 (a)
Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)
Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)
Jefe de SGC&SI
Jefe de SGC&SI
Dueo de proceso
Dueo de proceso
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elaborador
Tabla 4.1.3 (a)
Elaborador
Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)
Elaborador
Tabla 4.1.3 (a)
Elaborador
Tabla 4.1.3 (a)
Elaborador
Tabla 4.1.3 (a)
6
7
8
9
10
11
OBSERVACIONES
Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)
Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)
Jefe de SGC&SI
Si hubiera inconveniente, se
rechaza la solicitud y se
explica la razn al aprobador
Jefe de SGC&SI
Dueo de proceso
Dueo de proceso
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)
Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)
Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)
4
5
6
OBSERVACIONES
Jefe de SGC&SI
Jefe de SGC&SI
Dueo de proceso
Representante de
la Direccin
Jefe de SGC&SI
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Necesidad de
documento SG
Representante de la
Direccin / Jefe de
SGC&SI
Responsable de
elaborar/actualizar
Ver tabla 4.1.3 (a)
Responsable
de aprobar
Ver tabla 4.1.3 (a)
Custodio de registro.
Ver registro
000-E-CUC-01
Elabora
Revisa
4.2.2 Aprobacion del
documento.
Verificar cumplir requisitos
del SG y cumplir formato y
contenido establecido en
tabla 4.1.2 (a)
No
Cumple
S
Aprueba
4.2.3 Almacenamiento,
proteccin, disponibilidad
y distribucion de los
documentos.
000-E-CUC-02 Tabla de control
de documentos generales
000-R-CUC-02 Registro de
copias controladas
Registro?
No
Requiere
actualizar o
No
S
Define modificaciones.
S
Actualiza # de edicin, fecha de
la edicin y resumen cambios.
Si es eliminacin obtiene toda la
informacin para la eliminacin
y solicita al aprobador
Almacena registros y
mantiene disponibles y
protegidos.
Controla tiempos de
vigencia y disposicin.
Soporte documental
SG
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6. DEFINICIONES
Portal documental: Sitio de la Intranet que contiene los documentos de los sistemas de gestin del
grupo industrial EEC.
Tipo de documento: Cada una de las clases en que se organizan los documentos del sistema de
gestin de calidad: Manual de Calidad (M), Plan (L), Procedimiento (P), Instructivo (I), Documento
general (G), Documento Especial (E) y Registro (R).
Manual (M): Documento que especifica determinado sistema de gestin de la organizacin.
Plan (L): Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse,
quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato
especfico.
Procedimiento (P): Documento que especifica la forma para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
Instructivo (I): Documento que explica cmo se realiza una tarea especfica.
Documento general (G): Documento, de origen externo propiedad del cliente, que sirve de apoyo
al sistema de gestin de calidad.
Documentos Especiales (E): Contempla especificaciones, listados y otros, dentro de esta categora
se encuentra la Poltica de Calidad
Registro (R): Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.
Dueo de proceso: Responsable de un proceso.
Jefe de SGC&SI: nombre corto para el puesto de Jefe de Sistemas de Gestin de Calidad &
Seguridad Industrial.
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7. REFERENCIAS
Ref. 1:
Norma ISO 9001; Seccin 4.2.3: Control de documentos y Seccin 4.2.4: Control de
registros.
o Norma ISO 22000; seccin 4.2.2: Control de los documentos y Seccin 4.3: Control de
los registros.
o OSHAS 18000; Seccin 4.4.5: Control de Documentos y Seccin 4.5.4: Control de los
Registros.
o Norma ISO 14000; Seccin 4.4.5: Control de documentos y Seccin 4.5.4: Control de
los Registros.
Ref. 2: Instructivo Recuperacin de back up servidor Saeecweb(000-I-INF-10)
o
8. ANEXOS
7.1
ANEXO 1
CDIGO
000-E-CUC-01
000-E-CUC-02
000-E-CUC-03
000-E-CUC-04
000-R-CUC-02
ANEXO 2
Fecha
31/08/2004
Estatus y cambios
Primera versin con enfoque en ISO 9001 y utilizando el Portal de documentos de Provesa
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02/06/2006
19/09/2006
08/12/2006
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Seccin 4.2.3: Se menciona el uso de controles de seguridad para evitar la impresin de documentos PDF y
restringir su acceso, cuando es requerido.
Se especifican controles ms detallados para los planes:
o
Seccin 4.2.2 y Anexo 1: Se incorpora registro 08: Tabla de control de planes
o
Seccin 4.2.4: Se especifica que los planes de calidad y los planes de mejora de satisfaccin de
clientes reduccin de brecha de competencias, son actualizados para evidenciar el cumplimiento de
actividades y objetivos, o si se requiere la implementacin de cambios.
o
Seccin 4.1.2: Se habilita la opcin de usar en los planes el anexo documentos asociados, adems de
bitcora de actualizacin
Se realizan leves cambios de forma (redaccin y ubicacin de prrafos) para facilitar la comprensin del
procedimiento.
Se modifica el formato de planes de calidad, estableciendo una referencia genrica para los objetivos generales
de calidad (aplicables en todos los SGC), e incorporando como anexos bitcora de actualizacin y documentos
asociados, est ltimo para hacer referencia a registros que evidencian cumplimiento de objetivos.
Se modifica el formato de planes de mejora de satisfaccin de clientes reduccin de brecha de competencias y
de programas de auditoras, incorporando como anexo bitcora de actualizacin
Seccin 3: Se establece que el nuevo responsable de elaborar/revisar el presente procedimiento es el Jefe de
SGC&SI y que el responsable de revisar/aprobar es el Gerente de Cultura de Calidad. Todas las versiones
anteriores fueron elaboradas por el Gerente CUC.
Seccin 3: Se asigna al Jefe de SGC&SI como corresponsable de seguimiento del cumplimiento del presente
documento y de la administracin del portal documental. Este cambio es debido a la incorporacin del Jefe de
SGC&SI al Depto. de Cultura de Calidad, quien gradualmente asumir dichas responsabilidades en los diferentes
SGC del grupo industrial EEC.
Seccin 4.1.3: se cambia Jefe del proceso por Dueo del proceso y se recalca el requisito de que el
responsable de aprobar sea diferente al responsable de elaborar.
Se realizan cambios en la cartula, desarrollo y definiciones del presente documento para ser coherentes con las
modificaciones anteriormente descritas.
Seccin 4.2.4: se elimina la obligatoriedad de revisin anual de los documentos y se establecen las razones que
motivan la revisin de los documentos.
Se agreg el tipo de documento especial (E) el cual contempla especificaciones, listados y otros documentos. Se
detallaron requerimientos de forma y contenido, y se completaron las fases para su gestin (elaboracin,
aprobacin, almacenamiento, proteccin, disponibilidad, distribucin y actualizacin)
Se reforz la identificacin de los registros, agregando requisitos de edicin de los formatos vacos en la tabla 4.1.2
(a) y aadiendo un identificador que le da caractersticas nicas cuando se llenan
12/03/2010
Edicin: 11
Se re-codificaron como documentos E los documentos asociados a este procedimiento que lo requeran.
A partir de esta edicin, el Jefe de SGC&SI tiene a su cargo la administracin del Portal documental de la
Intranet del grupo industrial EEC, y el control de las copias autorizadas de los documentos.
Se realizan cambios de redaccin/forma en la cartula, desarrollo y definiciones del presente documento para ser
coherentes con las modificaciones anteriormente descritas.
Se elimin la referencia a la versin 2000 de la norma ISO
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02/10/12
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