10 TOPDESK MAGAZINE - MAART 2016

Renske van der Heide

is productmanager bij TOPdesk en teamleider
binnen de startup Worcade

BESTEED UIT OM DE GOEDE

REDENEN
Diensten uitbesteden is in veel gevallen kostenbesparend. Een vaak genoemd argument,
maar is het wel waar? Er kunnen alsnog veel verborgen kosten zijn, en u introduceert
mogelijk nieuwe uitdagingen voor uw organisatie. Toch zijn er genoeg goede redenen
om activiteiten uit te besteden. Worcade-teamleider Renske van der Heide over de zin
en onzin van je eigen organisatie draaiende houden met behulp van leveranciers.
Regievoering is helemaal in. Maar uitbesteden

argumenten om bepaalde activiteiten van

betrokken bij een organisatie, en trekken

is zeker niet altijd de beste keuze. Diensten

uw organisatie juist wl uit te besteden.

daardoor steeds meer taken naar zich toe.

die bepalend zijn voor uw corebusiness, kunt

u beter niet uitbesteden. Zo is het voor de

Denk aan het melden van storingen of het

plaatsen van een bestelling voor een van hun

bewoners van een verzorgingstehuis fijn dat

Wie het doet, maakt niet uit

de keuken weet wie er op vrijdag een stukje

Diensten of producten die u goed kunt

altijd wenselijk. Een leverancier pakt dat soort

vis wil, en dat de koks weten dat mevrouw

standaardiseren, en waarbij u heldere

taken waarschijnlijk efficinter aan.

Jansen minder zout in haar eten wil. U

afspraken kunt maken over de geleverde

wilt in dat geval zelf de controle houden

kwaliteit, kunt u prima uitbesteden. Vaak zijn

te houden wat de doelstellingen van uw

over de kwaliteit van het eten en drinken.

dit diensten die geen directe invloed hebben

organisatie zijn en welke onderdelen daar juist

Verzorgingstehuizen zien catering daarom

op uw corebusiness. Denk aan de beveiliging

aan bijdragen. Als u zich als organisatie wilt

steeds vaker als onderdeel van hun primaire

van uw pand of het maandelijkse bezoek

onderscheiden met excellente dienstverlening

proces, en regelen het daarom steeds

van de glazenwassers. Het zijn activiteiten

en een goede klantrelatie nastreeft, is uw

vaker binnenshuis.

die zeker geregeld moeten worden, maar

servicedesk uitermate belangrijk. Dan is het

ze hoeven niet te worden uitgevoerd door

niet logisch om deze uit te besteden.

Als kostenbesparing al een argument is om

diensten uit te besteden, moet u zichzelf altijd

mensen die sterk bij uw bedrijf betrokken zijn.

collegas. Dat is erg behulpzaam, maar niet

Het is belangrijk om goed in het vizier

Externe expertise inhuren

afvragen in hoeverre u daarmee afbreuk doet

In dat geval is het misschien zelfs beter

aan de beleving van uw eigen product. Interne

als de uitvoerders verder van uw organisatie

Wanneer voor de uitvoering specialistische

medewerkers zijn immers meer betrokken

af staan, zodat zij zich kunnen focussen op

vaak technische kennis nodig is, kan

bij uw organisatie en hebben doorgaans

de taken waar zij verantwoordelijk voor zijn.

het raadzaam zijn om externe experts in te

hart voor de zaak. Er zijn echter genoeg

Receptionisten voelen zich bijvoorbeeld vaak

schakelen. Zij zijn goed op de hoogte van de

TOPDESK MAGAZINE - MAART 2016 11

laatste ontwikkelingen op hun vakgebied en

mankracht te kiezen. Let er daarbij wel op

kunnen daardoor slimmere keuzes maken.

dat tijdelijke werknemers niet meteen garant

Soms kunnen kleine aanpassingen al een

kunnen staan voor het uitdragen van de

onverwachts groot effect hebben. Door

cultuur en de visie van uw organisatie. Dat

een kleine verandering in de instellingen

gevoel moet groeien.

van uw klimaatbeheersysteem kunt u

Deze flexibiliteit op het gebied van

uw energieverbruik bijvoorbeeld flink

personeel kan er wel voor zorgen dat er

terugbrengen. Voor het beheer van iets

minder gedoe ontstaat wanneer medewerkers

als Oracle-databases is ook uitgebreide

ziek zijn of op vakantie gaan. Uw leverancier

expertise en up-to-date kennis nodig. Een

zorgt er dan immers voor dat er altijd

gespecialiseerde externe partij kan ervoor

voldoende mensen aanwezig zijn; uw

zorgen dat de impact van storingen en

organisatie is dan minder afhankelijk van de

wijzigingen beperkt blijft.

intern beschikbare mankracht.

Soms is er in uw organisatie slechts voor

een korte tijd zeer specialistische kennis
nodig, zoals bij een Exchange-migratie. Het
loont dan niet om daar iemand voor in dienst
te hebben. Een inhouse Exchange-specialist

Leveranciersportaal Worcade

moet immers constant op de hoogte blijven

Binnen TOPdesk werken we momenteel hard aan Worcade: een online

van alle ontwikkelingen op zijn vakgebied,

platform dat zorgt voor gemakkelijke en snelle communicatie tussen

om zo zijn fingerspitzengefhl niet te

uw TOPdesk-omgeving en uw leveranciers. U kunt uw leveranciers met

verliezen. Hierdoor heeft hij minder tijd over

Worcade direct op de hoogte stellen als er behoefte is aan mankracht

voor andere verantwoordelijkheden. Als u

of andere zaken. Om dit proces te versoepelen, kunt u ook bepaalde

alleen een Exchange-consultant in huis haalt

gegevens van een TOPdesk-melding delen. Dit gesprek over deze soms

wanneer die kennis nodig is, haalt u iemand

bedrijfsgevoelige gegevens staat te allen tijde los van uw eigen TOPdesk-

binnen die zich wel fulltime kan richten op het

omgeving. U bepaalt zelf wat u wel of niet deelt.

op peil houden van zijn Exchange-kennis.

Uw personeel effectief plannen

Om het gebruik van Worcade zo simpel mogelijk te maken, hebben alle

meldingskaarten in het nieuwe TOPdesk een tabblad voor Worcade

Als er in uw organisatie grote schommelingen

gekregen. Op dit tabblad kunt u met uw leverancier chatten en bepaalde

zijn in de benodigde capaciteit, is het

meldingsgegevens delen. Uw leverancier wordt per e-mail op de hoogte

verstandig om met leveranciers samen

gesteld van de nieuwe melding. Hij kan vervolgens antwoord geven door

te werken. Op een IT-afdeling van een

op een directe link te klikken, zonder in te hoeven loggen op de TOPdesk-

middelbare school is het bijvoorbeeld vaak

omgeving van uw organisatie.

drukker in september: iedereen begint

weer, veel mensen vergeten hun (nieuwe)
wachtwoord en het kan even duren voordat
alles weer up and running is. Seizoensdrukte
in de hotelbranche en een continu
veranderende vraag naar leasewagens zijn
ook goede voorbeelden van schommelende
behoeften die uw organisatie kan hebben.
Een externe partij kan u die extra resources
leveren, wanneer het nodig is.
Ook als uw HR-afdeling niet de hoeveelheid

Meer weten over Worcade?

personeel kan aantrekken die uw organisatie

Worcade wordt momenteel al door een aantal TOPdesk-klanten

nodig heeft, is het een goede hopelijk

getest. Wilt u ook aan deze test deelnemen? Neem dan contact

tijdelijke oplossing om voor externe

op met hello@worcade.com. U kunt zich ook inschrijven voor de

Worcade-nieuwsbrief op www.worcade.com.