6 TOPDESK MAGAZINE - MAART 2016

TOPDESK MAGAZINE - MAART 2016 7

FACILITAIRE EN
ICT-PROCESSEN
GESTROOMLIJND
MET TOPDESK

Sinds een jaar is Arcus College gevestigd in een nieuw,

modern schoolgebouw. Om alle interne processen te
stroomlijnen, maakt Arcus sinds de ingebruikname van
de nieuwe school intensief gebruik van TOPdesk. Zowel de
ICT- als facilitaire processen zijn in TOPdesk ondergebracht.
TEKST: MILOU SNATERSE FOTOGRAFIE: AAD HOOGENDOORN

8 TOPDESK MAGAZINE - MAART 2016

TOPDESK IS DE RODE
DRAAD IN DE ORGANISATIE
Michel van den Berg
Functioneel applicatiebeheerder, Arcus College

Arcus College

omgeving helemaal worden opgeschoond. We hebben

Arcus College is een regionaal opleidingscentrum voor

eerst de basis opgezet, daarna zijn we gaan uitbreiden. De

mbo-onderwijs. De school telt 8000 studenten, 900

consultant dacht goed mee en droeg goede oplossingen

medewerkers en vele vrijwilligers. Arcus biedt ruim

aan. Voor de zaken waar hij zelf niet direct een antwoord

200 verschillende opleidingen, volwasseneducatie

op had, maakte hij direct een melding aan of belde hij een

en bedrijfsopleidingen. Het onderwijs bij Arcus is

collega om mee te denken over een oplossing. Door deze

praktijk- en toekomstgericht en het opleidingsaanbod

samenwerking heb ik nu het gevoel dat ik de applicatie

is zeer gevarieerd. De onderwijsinstelling heeft veel

door en door ken.

praktijklokalen ingericht. Zo zijn er geluidsdichte studios

waar de muziekstudenten kunnen oefenen, is er een
keuken waar de koksopleiding wordt gegeven en zijn er

De rode draad in de organisatie

computerlokalen waar ICT-studenten worden opgeleid.

Arcus College heeft de modules Meldingen- en

Het is heel levendig bij Arcus College. Lopend door de

Reserveringenbeheer in gebruik. Van den Berg somt

gangen zie je studenten van de opleiding Theater hun

op: Functioneel beheerders, roostermakers, afdeling

acteerkunsten oefenen. Mensen uit de buurt gaan naar

facilitair, team services, de centrale servicedesk,

de winkel die in de school is gevestigd en waar brood uit

de onderwijsadministratie, financin en STIP

de studentenbakkerij wordt verkocht. s Avonds kunnen

(studenteninformatiepunt) werken allemaal in TOPdesk,

buurtgenoten een plekje reserveren in het restaurant,

evenals de externe cateraar. Via TOPdesk kunnen

waar studenten zowel de keuken als de bediening voor

medewerkers koffie, thee en lunch reserveren. De catering

hun rekening nemen.

ontvangt vervolgens de reserveringaanvraag via TOPdesk

en zorgt ervoor dat deze wordt verzorgd. Hetzelfde geldt

Een nieuwe school, een goed

ingerichte tool
Bij het openen van de nieuwbouw werden ook de interne
processen opnieuw ingericht. TOPdesk was al tien jaar in

voor de afdeling Facilitair. De concirges zetten, waar

nodig, gereserveerde zaken klaar of richten ruimtes in
zoals door de aanvrager verzocht. Ik kan wel zeggen dat
TOPdesk de rode draad is in de organisatie.
Van den Berg werkt dagelijks in de tool. Ik vind TOPdesk

gebruik bij Arcus voor ICT-doeleinden, maar werd nog niet

een heel toegankelijke applicatie om mee te werken. De

optimaal ingezet. Met de komst van de nieuwe school is

tool biedt voldoende mogelijkheden en de layout is heel

besloten TOPdesk actiever te gaan gebruiken en ook in te

gebruiksvriendelijk. Als iets me niet lukt, neem ik contact

zetten voor de facilitaire afdelingen. Michel van den Berg,

op met de servicedesk van TOPdesk en zij kunnen me altijd

functioneel applicatiebeheerder TOPdesk bij Arcus College,

verder helpen.

werd projectleider en heeft samen met een TOPdeskconsultant TOPdesk gemplementeerd.

Stap voor stap implementeren

Alle meldingen in TOPdesk

Van den Berg zou graag voor alle meldingen die
binnenkomen een registratie in TOPdesk willen zien in

Van den Berg heeft bij de implementatie van de tool

plaats van een e-mail of verzoek in de wandelgangen,

veel hulp gehad van een TOPdesk-consultant. Over deze

wat nu nog vaak gebeurt. Als een melding in TOPdesk

samenwerking vertelt hij: Allereerst moest onze TOPdesk-

wordt geregistreerd, is het voor iedereen inzichtelijk wat

TOPDESK MAGAZINE - MAART 2016 9

er met die melding gebeurt. Een ander groot voordeel

van TOPdesk is de uitgebreide database met oplossingen,
vertelt hij. Als ik weer dezelfde vraag krijg, kan ik in
TOPdesk eenvoudig alle meldingen vinden waar het
antwoord op deze vraag beschreven staat. Ik maak gebruik
van standaardoplossingen om meldingen af te handelen;
dit bespaart een hoop tijd.

Toekomst
Voor de toekomst ziet Van den Berg nog een aantal
concrete verbeterpunten: We hebben een servicebalie
waar je schriften, pennen, batterijen etc. kunt krijgen.
We zouden graag zien dat medewerkers via de
selfserviceportal van TOPdesk hun spullen aanvragen en
niet zomaar naar de voorraadkast lopen en zelf pakken
wat ze nodig hebben. Op het moment dat een aanvraag
via TOPdesk binnenkomt, kan de baliemedewerker zodra
hij of zij de aanvraag binnenkrijgt direct de spullen
klaarleggen. Tevens is er dan een goede controle op wat
mensen meenemen.
Studenten kunnen meldingen maken en ruimtes
reserveren in TOPdesk, maar doen dit nog niet actief
omdat ze nog niet echt bekend zijn met de tool. Ook dit
is iets waar Arcus in de toekomst mee aan de slag wil.
Tot slot zou Van den Berg in de toekomst meer willen
monitoren. De rapportages in TOPdesk zijn hiervoor
heel geschikt. We missen op dit moment incident- en
changemanagers die zaken monitoren, vertelt Van
den Berg. Ikzelf maak wel veel rapportages en probeer
daarmee het management en collegas te voeden,
maar het zou nog idealer zijn als de teamleiders van de
behandelaars zich hier volledig op focussen.

TOPdesk aanschaffen via SURF,

SLBdiensten of APS
Veel onderwijsinstellingen schaffen ICT-voorzieningen,
waaronder relevante software, aan via SURF,
SLBdiensten of APS. Ook TOPdesk werkt samen met
deze partijen. Wilt u voordeling gebruikmaken van
TOPdesk binnen uw onderwijsinstelling?
Neem voor meer informatie contact met ons op
via +31 (0)15 270 09 00.