Technik Administracji 343 (01) Z3.03 U

MINISTERSTWO EDUKACJI
NARODOWEJ
Hanna Cau
Dorota Wjcik
Wykorzystanie informacji w pracy biurowej

343[01].Z3.03
Poradnik dla ucznia
Wydawca
Instytut Technologii Eksploatacji Pastwowy Instytut Badawczy
Radom 2006
Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego
Recenzenci:
mgr in. Beata Ostrowska
mgr in. Magorzata Budzicz
Opracowanie redakcyjne:
mgr Hanna Cau
Konsultacja:
dr Elbieta Saata
Poradnik stanowi obudow dydaktyczn programu jednostki moduowej 343[01].Z3.03

Wykorzystanie informacji w pracy biurowej, zawartego w moduowym programie
nauczania dla zawodu technik administracji 343[01].
Wydawca
Instytut Technologii Eksploatacji Pastwowy Instytut Badawczy, Radom 2006
SPIS TRECI
1.
2.
3.
4.
Wprowadzenie
Wymagania wstpne
Cele ksztacenia
Materia nauczania
4.1. Rola informacji w zarzdzaniu
4.1.1. Materia nauczania
4.1.2. Pytania sprawdzajce
4.1.3. wiczenia
4.1.4. Sprawdzian postpw
4.2. rda, noniki, rodzaje informacji
4.2.3. wiczenia
4.3. Obieg informacji
4.3.3. wiczenia
4.4. Przetwarzanie informacji z wykorzystaniem programw
komputerowych
4.4.3. wiczenia
4.5. Przekazywanie informacji
4.5.3. wiczenia
4.6. Przechowywanie informacji
4.6.3. wiczenia
5. Sprawdzian osigni
6. Literatura
3
5
6
7
7
7
9
9
10
11
11
15
15
17
18
18
23
23
25
26
26
27
28
29
30
30
31
31
33
34
34
37
37
38
39
43
1. WPROWADZENIE
Poradnik Wykorzystanie informacji w pracy biurowej bdzie Ci pomocny
w przyswajaniu nowej wiedzy i ksztatowaniu umiejtnoci. Zamieszczony materia
nauczania zawiera najwaniejsze informacje dotyczce wymienionych zagadnie i wskazuje
tematyk, z jak powiniene si zapozna poprzez wyszukanie odpowiednich informacji we
wskazanej literaturze. Poradnik zawiera jedynie najwaniejsze informacje. Poziom trudnoci
wykonywanych wicze jest dostosowany do moliwoci i wczeniej uksztatowanych twoich
umiejtnoci oraz uwzgldnia wyposaenie pracowni. Wykonanie zaproponowanych
przykadowych wicze pomoe Ci uksztatowa niezbdne umiejtnoci, wymagane
programem ksztacenia.
W poradniku zamieszczono:
wymagania wstpne czyli wykaz umiejtnoci, jakie powiniene mie ju uksztatowane,
aby bez problemw osign cele zaoone w programie ksztacenia,
cele ksztacenia czyli wykaz umiejtnoci, jakie uksztatujesz podczas pracy z poradnikiem,
materia nauczania, ktry zawiera niezbdne informacje teoretyczne konieczne do
podjcia dalszych dziaa zwizanych z poszukiwaniem bardziej szczegowych
informacji i rozwizaniem wicze,
zestaw pyta przydatnych do sprawdzenia, czy wystarczajco przyswoie niezbdn
wiedz,
wiczenia wspomagajce proces uksztatowania Twoich umiejtnoci praktycznych
i intelektualnych,
sprawdzian postpw,
sprawdzian osigni przykadowy zestaw zada i pyta. Pozytywny wynik
sprawdzianu potwierdzi, e osigne zaoone w jednostce moduowej cele,
literatur uzupeniajc.
W przypadku wtpliwoci w zakresie stosowania poradnika powiniene zwrci si
o pomoc do nauczyciela.
Modu 343[01].Z3
Praca administracyjno-biurowa
343[01].Z3.01
Komputerowe wspomaganie prac biurowych
343[01].Z3.02
Organizowanie pracy w biurze
343[01].Z3.03
343[01].Z3.04
Redagowanie pism urzdowych
343[01].Z3.05
Organizowanie spotka subowych
343[01].Z3.06
Obsuga interesantw
343[01].Z3.07
Kreowanie wizerunku jednostki organizacyjnej
Schemat ukadu jednostek moduowych
2. WYMAGANIA WSTPNE
Przystpujc do realizacji programu jednostki moduowej Wykorzystanie informacji
w pracy biurowej, powiniene umie:
okrela istot i cele zarzdzania,
okrela rodzaje struktur organizacyjnych,
stosowa regulaminy obowizujce w jednostkach organizacyjnych,
stosowa zasady redagowania i formatowania pism,
wykonywa rne prace biurowe z wykorzystaniem nowoczesnego sprztu cznoci
technicznej,
sprawnie korzysta ze sprztu komputerowego,
korzysta z programw komputerowych w pracy biurowej,
posugiwa si poczt elektroniczn,
wykonywa prace biurowe zgodnie z przepisami bezpieczestwa i higieny pracy.
3. CELE KSZTACENIA
W wyniku realizacji programu jednostki moduowej powiniene umie:

okreli rda, noniki, rodzaje informacji,
przygotowa informacj z wykorzystaniem odpowiednich rde,
przetworzy informacj odpowiednio do zaoonych celw,
przekaza informacj z zastosowaniem nowoczesnych rodkw przekazu,
przechowa informacj odpowiednio do wanoci rangi.
4.
MATERIA NAUCZANIA
4.1.
Rola informacji w zarzdzaniu

Zarzdzanie to takie postpowanie, w wyniku, ktrego nastpuje osignicie przyjtych
celw w sposb jak najbardziej efektywny. Zarzdzanie realizowane jest przez odpowiednio
przygotowanych specjalistw, ktrzy wykonuj swoje zawodowe zadania indywidualnie lub
w grupie. Realizacja zada zwizanych z zarzdzaniem polega na wykonywaniu szeregu
rnorodnych czynnoci, a do najwaniejszych z nich naley podejmowanie decyzji. Jest to
czynno niezwykle wana dla prawidowego zarzdzania, a jednoczenie bardzo trudna.
Podejmowanie decyzji to dokonanie wyboru jednej z kilku moliwoci, dlatego powinien to
by wybr optymalny. Podejmowanie waciwych i prawidowych decyzji bez informacji nie
byoby moliwe. Posiadanie rzetelnych, dokadnych i wyczerpujcych informacji uatwia
podejmowanie decyzji, a jednoczenie powoduje, e decyzje podejmowane na podstawie
uzyskanych informacji s lepsze od decyzji podejmowanych np. intuicyjnie.
Informacja jest, prcz decyzji, elementem procesu decyzyjnego, ktry zawsze zaczyna si
od zebrania informacji. W trakcie wykonywania czynnoci wynikajcych z podjtych decyzji
i po ich wykonaniu przeprowadzana jest kontrola, w wyniku, ktrej pozyskiwane s znw
informacje, a te wykorzystywane s do weryfikacji podjtych wczeniej decyzji. W ten
sposb wraca si do punktu wyjcia, czyli do informacji. Mona, wic powiedzie, i midzy
informacj a decyzj istnieje sprzenie zwrotne.
2. DECYZJA
3. POLECENIE
5. KONTROLA
4. DZIAANIE
1. INFORMACJA
Rys. 1. Proces decyzyjny

[E.J. Witek: Technika biurowa. Wydawnictwo eMPi2 s.c., Pozna 2004].
1.
2.
3.
4.
5.
Kolejne kroki procesu decyzyjnego s nastpujce (rys. 1):

Rozpoczyna si od zebrania informacji, ktre s podstaw podjcia decyzji przez np.
kierownika.
Na podstawie zebranych informacji np. kierownik podejmuje decyzje dotyczce
wykonania okrelonych dziaa.
Decyzje przekazywane s wykonawcom w formie polece.
Na podstawie otrzymanych polece wykonawcy podejmuj dziaania w celu wykonania
decyzji.
Dziaania s kontrolowane, a zebrane w wyniku kontroli informacje stanowi podstaw
podjcia nowych decyzji lub modyfikacji poprzednich.
W kadej jednostce organizacyjnej s organy upowanione do podejmowania decyzji

i aparat pomocniczy, ktry przygotowuje informacje niezbdne do podjcia decyzji oraz
aparat wykonawczy, ktry te decyzje realizuje. Midzy decyzj a informacj istnieje cise
powizanie. Informacje stanowi podstaw podjcia decyzji przez np. kierownika, ktry na
podstawie otrzymanych informacji o podjtych dziaaniach kontroluje wykonanie polece
i podejmuje nastpne decyzje. Organizacja waciwego systemu informacji jest jednym
z podstawowych warunkw sprawnego zarzdzania kad jednostk organizacyjn.
Informacja to kady czynnik, dziki ktremu obiekt odbierajcy go (czowiek, organizm
ywy, organizacja, urzdzenie automatyczne) moe poprawi swoj znajomo otoczenia
i bardziej sprawnie przeprowadzi celowe dziaanie*.
Informacja to wiadomo o zdarzeniach, czynnociach, procesach czy zjawiskach
zachodzcych w danej rzeczywistoci.
Informacja jest gwnym przedmiotem, produktem i celem pracy biurowej. Szybo
zmieniajca si rzeczywisto, zmieniajce si warunki funkcjonowania jednostek
organizacyjnych powoduj ogromne zapotrzebowanie na rzeteln i uyteczn informacj.
Informacji takich moe dostarczy biuro. Do najwaniejszych czynnoci biurowych
zwizanych z informacj nale:
przyjmowanie informacji wpywajcej z zewntrz,
obieg informacji wewntrz jednostki organizacyjnej,
opracowanie, czyli rejestrowanie, przetwarzanie i dostarczanie informacji dla
kierownictwa,
gromadzenie informacji,
wysyanie informacji na zewntrz.
Na struktur informacji skadaj si nastpujce elementy:
tre informacji to co chcemy przekaza, np. w czwartek odbdzie si zebranie,
nonik informacji to materialny przedmiot, na ktrym informacja zostaa utrwalona, np.
papier, dyskietka, tama magnetofonowa, twardy dysk,
symbole za pomoc ktrych informacja jest utrwalana to znaki umowne, np. litery,
cyfry, rysunki,
sposb przenoszenia informacji to techniczne rozwizanie przekazywania informacji
odbiorcy, np. pisemne, ustne, telefoniczne, drog radiow, telewizyjn, za pomoc
Internetu.
Kada informacja pojawiajca si i wytworzona w toku pracy biurowej powinna by
uyteczna. Jeeli nie bdzie speniaa tego warunku, wwczas okae si niemoliwa do
wykorzystania. Informacja jest podstaw wiedzy o okrelonym problemie i suy do
podejmowania waciwych decyzji. Nie mona oczekiwa waciwych decyzji, jeeli s one
podejmowanie na podstawie zych, niedokadnych czy niekompletnych informacji.
Kada uyteczna informacja powinna by:
jasna, zwiza i wyczerpujco przedstawiona,
szybko i terminowo dostarczona,
dokadna i rzetelna,
kompletna,
odpowiednio sklasyfikowana, zaewidencjonowana i przechowywana.
Leksykon naukowo-techniczny PWN. Warszawa 2001.

1.
2.
3.
4.
5.
Odpowiadajc na pytania, sprawdzisz, czy jeste przygotowany do wykonania wicze.

Co to jest informacja?
Jaka jest rola informacji w zarzdzaniu?
Jaka jest rola informacji w pracy biurowej?
Jaka jest struktura informacji?
Jakie cechy powinna posiada informacja uyteczna?
4.1.3. wiczenia
wiczenie 1
Uzupenij zdania:
1. Informacja jest gwnym .................................. i ............................... pracy biurowej.
2. Informacja to ............................ o procesach, czynnociach i zjawiskach zachodzcych
w danej rzeczywistoci.
3. Posiadanie ...................................................................................................... informacji
uatwia podejmowanie decyzji.
4. Do najwaniejszych czynnoci biurowych zwizanych z informacj nale:
................................................................................................................................................
....................................
5. Na
struktur
informacji
skadaj
si
nastpujce
elementy:
................................................................................................................................................
...............................................................
6. Informacja uyteczna powinna by:
................................................................................................................................................
.............................................................................................................................
Sposb wykonania wiczenia
Aby wykona wiczenie, powiniene:
1) przeczyta uwanie zdania,
2) uzupeni wykropkowane pola.
Wyposaenie stanowiska pracy:

literatura zgodnie z punktem 6 Poradnika dla ucznia.
wiczenie 2
Opracuj schemat organizacyjny swojej szkoy. Scharakteryzuj komrki organizacyjne
i oce przepyw informacji w szkole.
1)
2)
3)
4)

zapozna si z treci zadania,
ustali komrki organizacyjne i stanowiska pracy w szkole,
powiza komrki organizacyjne i stanowiska w struktur,
ustali kierunki przepywu informacji zgodnie ze struktur organizacyjn,
5) wskaza na zalety i wady struktury organizacyjnej szkoy pod wzgldem przepywu

informacji,
6) zaprezentowa wiczenie,
7) dokona oceny poprawnoci wykonanego wiczenia.

stanowisko komputerowe z dostpem do Internetu,
arkusze papieru,
pisaki,
literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia.

Czy potrafisz:
Tak
1)
2)
3)
4)
5)
6)
zdefiniowa pojcie informacji?

przedstawi znaczenie informacji w pracy biurowej?
okreli struktur informacji?
scharakteryzowa informacj uyteczn?
okreli rol informacji w procesie podejmowania decyzji?
okreli czynnoci biurowe zwizane z informacj?
10
Nie
4.2.
rda, noniki, rodzaje informacji

rda informacji
Rodzaje rde informacji to: rda pisane, materiay audiowizualne, rda na
nonikach elektronicznych oraz rda inne.
rda pisane do ktrych zaliczy mona:
dokumenty (wewntrzne i zewntrzne oraz materiay przeznaczone do publikacji, np. ze
spotka, konferencji),
publikacje (popularne, naukowe),
pisma krajowe (oglnodostpne, oglne, specjalistyczne),
pisma zagraniczne (oglnodostpne, oglne, specjalistyczne).
Materiay audiowizualne, do ktrych zaliczamy:
noniki informacji w postaci kasety wideo, pyty CD, DVD,
media (programy telewizyjne, radiowe).
rda na nonikach elektronicznych to:
bazy danych,
Internet.
Inne rda informacji to: rda kartograficzne (tablice, mapy), eksponaty i modele.
W coraz wikszym stopniu rda na nonikach elektronicznych uzupeniaj, a nawet
zastpuj publikacje tzw. papierowe. Wiele oficjalnych informacji pojawia si zarwno
w wersji papierowej, jak i elektronicznej (na stronie www w Internecie lub jako baza danych
na CD-ROM). Dostpno do tych rde informacji umoliwia:
swobodne przegldanie i kopiowanie informacji,
szybki dostp do bardzo szerokiej informacji,
szybk aktualizacj danych i korekt bdw.
Obecnie podstawowym rdem informacji jest Internet, ktry umoliwia dostp do
ogromnych zbiorw informacji, a take uatwia komunikacj midzy ludmi. Internet to
przede wszystkim moliwo uywania poczty elektronicznej (tzw. e-maila), a take dostp
do wielu serwisw informacyjnych WWW.
Niewtpliwie najwikszym atutem WWW s nieprzebrane iloci informacji, jakie mona
na niej znale, a take dostp do stron WWW organizacji, instytucji, firm i osb prywatnych.
Waciwie wszystko jest w zasigu przegldarki, istnieje tylko jeden problem naley zna
adres odpowiedniej witryny. Wanie w tym pomagaj serwisy wyszukiwawcze, katalogi
i portale.
Wyszukiwarki to wyspecjalizowane serwisy zajmujce si gromadzeniem informacji
o stronach WWW. Pozwalaj uytkownikowi na wyszukiwanie stron o okrelonej zawartoci.
Katalogi to serwisy, ktre podobnie jak wyszukiwarki, przeszukuj WWW i gromadz
informacj o odnalezionych stronach. Jednak w katalogach strony WWW grupowane s
tematycznie. Obecnie waciwie wszystkie najwiksze serwisy udostpniaj informacji
o zasobach WWW dysponuj zarwno wyszukiwark jak i katalogiem stron. Na takich
serwisach znajduj si odsyacze do podstron powiconych danemu tematowi. Daje to
moliwo pocztkujcym poszukiwaczom dotarcie do interesujcej ich informacji. Portale
s jak gdyby bramami do zasobw zgromadzonych na WWW. Zazwyczaj s one
wyposaone w wyszukiwark, katalog oraz wiele innych usug, takich jak np.: informacje
z ostatniej chwili, serwis giedowy, program telewizyjny, informacje o pogodzie, ogoszenia.
Najpopularniejsze
wyszukiwarki
to
np.:
www.google.pl
www.altavista.com,
11
www.yahoo.com, www.netsprint.pl oraz wyszukiwarki udostpniane przez popularne

serwisy, np. www.onet.pl, www.wp.pl.
Poczta elektroniczna, czyli tak zwany email, jest najpopularniejsz, niezwykle
przydatn form aktywnoci w sieci. Internet umoliwia przesyanie listw. Dokadnie tak
samo jak wyglda to w przypadku tradycyjnych przesyek z t rnic, e list nie jest
kawakiem papieru, a zwykym plikiem zawierajcym tekst albo grafik. Funkcja zacznika
poszerza moliwoci listu elektronicznego. Moemy doczy do listu np. zdjcia
o zadowalajcej jakoci, program komputerowy, projekt budowlany czy dokument
przygotowany za pomoc edytora tekstowego. Drug rnic, zasadnicz jest szybko, z jak
ta przesyka jest dostarczona. Odbywa si to prawie natychmiast.
Tak samo jak w normalnej poczcie rwnie w Internecie funkcjonuje pojcie adresu
i skrzynki pocztowej. Kady uytkownik sieci ma swj indywidualny adres, umoliwiajcy
jego jednoznaczn identyfikacj. Adres wskazuje tosamo uytkownika i serwer, na ktrym
ma on otwarte swoje konto internetowe. Na serwerze przyjmowana jest poczta
i przechowywana na odpowiednim koncie do czasu pniejszego odebrania przez waciciela.
Uytkownik konta, aby odebra korespondencj, musi poda dane jednoznacznie go
identyfikujce (nazwa, haso). Identyfikator jest nazw wybieran przez uytkownika konta
e-mail. Najczciej wybierana jest kombinacja imienia i nazwiska (nie wszystkie znaki
klawiatury mog tutaj wystpowa). Podobne ograniczenia dotycz hasa dostpu do konta.
Zapewnia ono uytkownikowi bezpieczestwo poufnoci korespondencji.
Po wybraniu identyfikatora konta i hasa, uytkownik wypenia formularz, w postaci
elektronicznej. Jeeli wybrany identyfikator ju zosta komu przydzielony, to naley wybra
inny.
Obecnie istnieje wiele portali oferujcych darmowe konta pocztowe i bezpatne
umieszczenie strony WWW na serwerze. Wikszo serwerw udostpniajcych darmowe
konta pocztowe daje moliwo odczytu poczty z poziomu strony WWW. Jest to jednak
czynno do czasochonna. Ma to due znaczenie w przypadku korzystania z modemu, jako
urzdzenia czcego z Internetem. Koszt takiego odbierania i czytania poczty moe by zbyt
duy. Najlepszym rozwizaniem jest chwilowe wejcie do sieci, odebranie poczty na swj
komputer i rozczenie si. Do tego celu su specjalne programy do obsugi poczty, np. The
Bat polecany przez portal Wirtualna Polska czy dostarczane z systemem Windows Outlook
Express lub z MSOffice Outlook.
Zadecydowanym atutem Internetu jest atwo dotarcia do rnego rodzaju informacji.
Jednak atwo rozpowszechniania informacji sprawia te, e ich znaczna cz stanowi
szum informacyjny, ktry moe przeszkadza, a nie pomaga w dotarciu do interesujcych
tematw. Kady potencjalny uytkownik Internetu powinien zdoby wiedz i umiejtnoci
takiego wyszukiwania i selekcjonowania informacji w sieci, aby wybra informacj
najbardziej wiarygodn i rzeteln. Naley zwrci uwag na to, i wiele informacji i obiektw
zamieszczonych w Internecie (np. ikony, bannery, zdjcia, rysunki, gotowe wypracowania,
artykuy programy) podlega ustawie O prawach autorskich i prawach pokrewnych
z 4 lutego 1994 r. z pn. zm., a wic wykorzystywanie ich jest chronione prawami
autorskimi.
Noniki informacji
Nonik informacji to element fizyczny zawierajcy informacj, to materia, w ktrym
lub, na ktrym zostaje zapisana informacja w sposb umoliwiajcy jej odczytanie.
Do najpopularniejszych nonikw informacji zaliczamy: papier, fotografi, tam
magnetofonow, fale radiowe, wiato, impulsy elektryczne, pyty CD, dyskietki, pendrive.
Noniki informacji mona podzieli na trwae (papier, fotografia, tama magnetofonowa)
i nietrwae (fale radiowe, wiato). Inny podzia to na jednokrotne i wielokrotne.
Na nonikach jednokrotnych informacja jest zapisywana w sposb nieusuwalny, a na
12
nonikach wielokrotnych informacje mona rejestrowa wiele razy. Noniki informacji

mona podzieli rwnie wedug przeznaczenia na: do przekazu wizualnego (np. papier,
fotografia, tama magnetowidowa) i do przekazu dwikowego (np. pyta gramofonowa,
tama magnetofonowa, pyta kompaktowa).
Na szczegln uwag zasuguj tzw. maszynowe noniki informacji, za pomoc, ktrych
czowiek komunikuje si z urzdzeniami automatycznymi, przede wszystkim komputerami,
zwane nonikami danych.
PODZIA ZE WZGLDU NA MATERIA NONIKA
Papierowe
Dokumenty odczytywane
automatyczne
Magnetyczne
Optyczne
Tamy magnetyczne
Dyski optyczne CDROM
Dyskietki (floppy disc)
Dyski CDRW
Dyski magnetyczne
Dyski DVD
Kody paskowe
Karty magnetyczne
Dyski magneto-optyczne
PODZIA ZE WZGLDU NA WIELOKROTONO ZAPISU

Jednokrotne
automatyczne
Wielokrotne
Tylko do odczytu
Tamy magnetyczne
Dyski optyczne CDROM
Dyski DVD
Kody paskowe
Dyski magnetyczne
Dyski CD-R
Karty magnetyczne
Dyski DVD-RAM
Dyski CDRW
PODZIA ZE WZGLDU NA GSTO ZAPISU

Maa gsto zapisu
automatyczne
rednia gsto zapisu
Dua gsto zapisu
Tamy magnetyczne
Dyski magnetyczne
Karty magnetyczne
Dyski optyczne CD
Kody paskowe
Dyski DVD
Rys. 2. Podzia nonikw danych (maszynowych nonikw informacji)
[M. Winiewska: Technika biurowa. Wydawnictwo eMPi2s.c., Pozna 1999].
13
Noniki papierowe to przede wszystkim automatyczne odczytywanie dokumentw (np.

koperty pocztowe z zaznaczonym wyranie miejscem na wpisanie kodu pocztowego,
formularze) oraz kody paskowe.
Noniki magnetyczne to noniki zapisu w postaci tamy, dyskietki, dysku lub karty
pokrytej warstw magnetyczn, ktre stanowi rwnomiernie rozprowadzone czsteczki
ferromagnetyczne. W tych nonikach stosowana jest identyczna metoda zapisu i odczytu, inny
jest jednak sposb zapisu danych. Na tamie s one zapisywane sekwencyjne, tzn. jedne po
drugich (w miar przesuwania si tamy) i tak te s odczytywane. Dysk lub dyskietka to
okrge tarcze z metalu lub folii, a dane zapisywane na cylindrycznych ciekach (torach)
maj natychmiastowy dostp do dowolnego obszaru dysku. Karta magnetyczna to rodzaj
klucza elektronicznego. Jest wielkoci wizytwki (kawaek tamy magnetycznej naklejony
jest na kawaek sztywnej plastikowej folii), a suy gwnie do identyfikacji uprawnie do
korzystania z urzdze lub wejcia na jaki teren, np. karty kredytowe, telefoniczne,
przepustki.
Noniki optyczne to dyski optyczne CD ROM (ang. Compact Disc Read Only), CDRW
(ang. Compact Disc Rewriteable) i dyski DVD (ang. Digital Video Disk). Dane na CD ROM
mog by odczytywane, lecz ponowny zapis informacji na standardowej, raz wytoczonej
pycie jest niemoliwy. W komputerowej ewolucji dyski CD-ROM jako noniki informacji
wypieraj dyskietki, oferujc kilkudziesiciokrotnie nisz cen skadowania jednego bajtu
informacji, wiksz trwao oraz wiksz pojemno. Nadaj si do przechowywania duej
iloci danych, nowoczesnych aplikacji multimedialnych i gier. CDRW to zapisywalny dysk
kompaktowy z moliwoci kasowania informacji i wielokrotnego zapisu. DVD to cyfrowy
dysk tylko do odczytu, opracowany w celu przechowywania filmw wideo w postaci
cyfrowej.
Obecnie podstawowym nonikiem informacji jest Internet, ktry umoliwia dostp do
ogromnych zbiorw informacji, a take uatwia komunikacj midzy ludmi.
Rodzaje informacji
Wyrnia si cztery podstawowe rodzaje informacji:
pierwotne, niepodlegajce rejestracji, np. odczytanie temperatury,
pierwotne rejestrowane, np. rejestracja wpywu informacji w dzienniku kancelaryjnym,
przetwarzane z informacji pierwotnych, np. informacje zbiorcze, okrelajce sytuacj,
sprawozdawcze, np. sprawozdania, biuletyny.
Informacje mona podzieli rwnie wedug innych kryteriw, np.:
sposobu przekazu (informacje ustne, pisemne, telefoniczne),
formy przekazu (bezporednie, porednie).
Ze wzgldu na kierunki obiegu informacji mona je podzieli na informacje biegnce:
ku doowi (do wykonawcw),
na tym samym poziomie (do wsppartnerw wspwykonawcw),
ku grze (do zwierzchnikw).
Ze wzgldu kryterium sformalizowania informacje mona podzieli na:
formalne uzyskane droga subow w sposb uregulowany specjalnymi przepisami, np.
w regulaminach, instrukcjach, zarzdzeniach,
pformalne uzyskane drog subow, ale przez osobiste kontakty pomidzy
informatorami,
nieformalne uzyskane okazjonalnie, np. plotki.
14

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Jakie s rda informacji?
Co to jest nonik informacji?
Jakie s noniki informacji?
Jakie s rodzaje nonikw danych?
Jakie s sposoby pozyskiwania informacji przez Internet?
Jakie s rodzaje informacji?
4.2.3. wiczenia
wiczenie 1
Uzupenij zdania:
1. rda informacji to
................................................................................................................................................
..............................................................................................................................
2. Dokumenty to ......................................... rda informacji.
3. Kasety wideo to ...................................... rda informacji.
4. Podstawowym obecnie rdem informacji jest
.............................................................................
5. Internet umoliwia dostp do
................................................................................................. dziki moliwoci
korzystania z .....................................................................................................

wiczenie 2
Zaznacz na schemacie kierunki przepywu informacji (kierunek ku doowi lini cig,
kierunek na tym samym poziomie lini przerywan):
Zastpca dyrektora ds. pracowniczych
Dzia Kadr
Pracownik
A
Pracownik
A
Dzia Pac
Pracownik
A
Pracownik
A
Dzia Socjalny
Pracownik
A
Pracownik
A
15
Pracownik
A

1) przeczyta uwanie polecenie,
2) zaznaczy kierunki waciw lini.

schemat do zaznaczenia,
wiczenie 3
Wyszukaj w Internecie nastpujce dokumenty:
1. Ustaw o Szkolnictwie Wyszym.
2. Ustaw o Ochronie danych osobowych.
3. Ustaw o Prawach autorskich i pokrewnych.
1)
2)
3)
4)

wczy wybran wyszukiwark Internetow,
odszuka tekst jednolity tych dokumentw,
zapisa ustawy na dysku komputera,
wydrukowa dwie strony na papierze formatu A4.

komputer z dostpem do Internetu,
drukarka.
wiczenie 4
Wyszukaj w Internecie informacje na temat aktualnie ogoszonych konkursw na
projekty edukacyjne moliwe do realizacji w Twojej szkole.
Sposb wykonania wiczenia:
1)
2)
3)
4)
5)
6)

wczy wybran wyszukiwark Internetow,
wpisa projekty edukacyjne,
dodatkowo sprawdzi strony projektw tj. Leonardo da Vinci, Sokrates, itp.,
wyszukane informacje zapisa na twardym dysku oraz wydrukowa,
wyniki zaprezentowa na forum klasy,
informacje godne uwagi przesa e-mailem dyrekcji szkoy.

komputer z dostpem do Internetu,
drukarka.
16

Czy potrafisz:
Tak
1)
2)
3)
4)
5)
6)
wyliczy rda informacji?

okreli sposoby pozyskiwania informacji przez Internet?
zdefiniowa pojcie nonika informacji?
okreli rodzaje nonikw informacji?
omwi rodzaje nonikw danych?
nazwa rodzaje informacji?
17
Nie
4.3.
Obieg informacji

Zarzdzanie w kadej jednostce organizacyjnej odbywa si na podstawie informacji.
Informacje te mog mie form sown, np. przekazywanie dyspozycji, polece, wytycznych
ustnie lub za pomoc rodkw technicznych lub form pisemn, np. dokumenty otrzymywane
z zewntrz, dokumenty wysyane na zewntrz oraz dokumenty wewntrzne dotyczce
komrek i stanowisk pracy w danej jednostce organizacyjnej. Bardzo due znaczenie dla
funkcjonowania kadej jednostki ma waciwe zorganizowanie obiegu informacji. Na obieg
informacji skadaj si nastpujce etapy:
1) zbieranie tj. odczytanie, utrwalenie, porzdkowanie i rejestrowanie informacji,
2) selekcja tj. wybr waciwej i potrzebnej informacji,
3) segregacja inaczej klasyfikacja informacji, polega na podziale przedmiotw oraz poj
na podstawie ich podobiestw i rnic,
4) przetwarzanie tj. informacje pozyskane (surowce) s przetwarzane na informacj
finaln (produkt),
5) przekazywanie przetworzone informacje s przekazywane odbiorcom,
6) przechowanie polega na przechowywaniu nonikw treci informacji odpowiednio
oznaczonych w miejscach do tego przeznaczonych.
Obieg informacji w pracy biurowej obieg pisma jest to droga od momentu jego
wpywu do danej jednostki organizacyjnej do momentu zaatwienia sprawy i wysania
odpowiedzi. Czynnoci biurowe zwizane z obiegiem pism podzielone s na trzy fazy:
1 przyjmowanie pism,
2 zaatwianie spraw,
3 wysyanie odpowiedzi.
W kadej fazie pisma zatrzymuje si w komrkach organizacyjnych, w ktrych
wykonywane s niezbdne czynnoci biurowe zwizane z obiegiem pism. S to tzw. punkty
zatrzymania:
kancelaria oglna przyjmowanie pism z zewntrz, rozdzia na poszczeglne komrki
organizacyjne, wysyanie pism na zewntrz,
sekretariaty komrek organizacyjnych przyjmowanie pism z kancelarii gwnej lub
sekretariatu, przekazywanie pism kierownikowi w celu przydzielenia tych pism
odpowiednim pracownikom,
kierownik komrki organizacyjnej przeglda pisma, wydaje dyspozycje dotyczce
sposobu zaatwienia i przydziela pisma waciwym pracownikom,
pracownik biurowy rejestruje i zaatwia spraw pod wzgldem merytorycznym
i formalnym,
aprobant wyraa zgod na tre i sposb zaatwienia sprawy,
sala komputerw lub maszyn sporzdzanie czystopisu odpowiedzi na pismo (obecnie
waciwie niespotykana, pracownik zaatwiajcy spraw, majc do dyspozycji komputer
sam sporzdza czystopis),
np. kierownik sprawdza i podpisuje czystopis.
W wymienionych punktach zatrzymania wykonuje si wiele czynnoci biurowych
i manipulacyjnych. Pismo przebywa w kadym punkcie krcej lub duej w zalenoci od
wielu czynnikw, majcych wpyw na organizacj pracy biurowej. Dobra organizacja obiegu
pism zapewnia waciwe i szybkie zaatwienie sprawy, a tym samym wpywa na sprawn
dziaalno caej firmy. Dlatego w pracy biurowej naley kierowa si zasadami racjonalnego
obiegu pism, tj.:
ograniczon do niezbdnych liczb punktw zatrzymania pisma,
18
jak najkrtsz drog obiegu pisma,

jednorazowym przejciem pisma przez dany punkt zatrzymania,
wykorzystywaniem nowoczesnych rodkw techniki biurowej w celu skrcenia
wykonywania czynnoci manipulacyjnych,
ograniczeniem czynnoci biurowych w punktach zatrzymania do niezbdnego minimum,
dobrze zorganizowan procedur przekazywania pism z punktw zatrzymania.
Organizacja obiegu pisma powinna zapewnia kontrol zaatwiania sprawy w kadej
fazie obiegu. Racjonalny obieg pism jest uzaleniony od waciwego podziau zada
i obowizkw, doboru pracownikw o wysokich kwalifikacjach, waciwej wsppracy
pomidzy zaatwiajcymi pismo, stosowania odpowiednich rodkw technicznych.
Wszystkie czynnoci biurowe zwizane z obiegiem dokumentw reguluje instrukcja
kancelaryjna. Instrukcja kancelaryjna to zbir przepisw wewntrznych, regulujcych sposb
wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne jednostki czynnoci zwizanych
z obiegiem pism oraz tryb formalnego postpowania z pismami i aktami. Opracowywana jest
dla kadego podmiotu, jest, wic jakby przewodnikiem dla kadego pracownika biurowego
pokazujcym specyfik pracy biurowej w danej firmie.
Instrukcja kancelaryjna reguluje nastpujce zagadnienia:
zasady obiegu pism,
zasady przyjtego systemu kancelaryjnego,
czynnoci komrki przyjmujcej i wysyajcej pism,
tryb przesyania i dorczania pism wewntrz jednostki organizacyjne,
tryb przegldania i przydzielania pism do zaatwienia,
tryb rejestracji i znakowania pism,
dopuszczalne formy zaatwiania spraw,
zakres aprobaty wstpnej i uprawnienia do podpisu,
zasady terminowoci i kontroli zaatwiania spraw,
zasady przechowywania akt biecych i zaatwionych.
Instrukcja kancelaryjna dzieli si na trzy czci:
1) postanowienia wstpne (cel instrukcji, wyjanienie stosowanych poj, zasady obiegu
pism i podziau akt),
2) przepisy szczegowe dotyczce trybu postpowania z pismami i aktami (przyjmowanie
pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i dorczanie, przegldanie i znakowanie
pism, aprobata, podpisy pism, wysyanie),
3) przepisy specjalne (postpowanie w przypadkach szczeglnych, terminowanie spraw,
kontrola zaatwienia).
Do instrukcji zacza si rwnie schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory
stosowanych w obiegu piecztek, drukw i formularzy.
Sposb wykonywania czynnoci zwizanych z rejestrowaniem, gromadzeniem,
porzdkowaniem, oznaczaniem i przechowywaniem informacji ustalony instrukcj
kancelaryjn nazywamy systemem kancelaryjnym. Mona wyrni dwa rodzaje systemw
kancelaryjnych: dziennikowy, bezdziennikowy.
System kancelaryjny dziennikowy
System kancelaryjny dziennikowy polega na cigej rejestracji i kwitowaniu pism
przychodzcych i wychodzcych w dziennikach podawczych, zwanych te dziennikami
kancelaryjnymi. System ten wystpuje w dwch odmianach:
1. system dwudziennikowy kada komrka organizacyjna ma dwa dzienniki: w jednym
rejestruje pisma przychodzce, a w drugim pisma wychodzce,
2. system jednodziennikowy komrki organizacyjne posiadaj tylko jeden dziennik i w nim
rejestrowane s wszystkie pisma, zarwno przychodzce jak i wychodzce (rys. 3).
19
10
Rys. 3. Dziennik korespondencyjny (wg wersji jednodziennikowej. Strona lewa pisma przychodzce, strona prawa pisma wychodzce
20
Uwagi
Tre
wysanej korespondencji
Nr akt
Do kogo
Nr odpowiedzi
Tre
otrzymanej korespondencji
Nr
korespondencji
poprzedniej
Od kogo
Data wysanej
korespondencji
Data
Znak referenta
Nr
Zaczniki
Data
otrzymanej
korespondencji
Nr
kolejny
Obieg pisma w jednostce organizacyjnej stosujcej system jednodziennikowy jest

nastpujcy:
kancelaria rejestruje pismo w dzienniku korespondencji, zapisujc: dat otrzymania
pisma, znak i dat pisma wpywajcego, nadawc, okrelenie sprawy, zaczniki oraz
znak referenta,
po zarejestrowaniu pismo przekazywane jest za pokwitowaniem do komrki
organizacyjnej, gdzie jest powtrnie rejestrowane w dzienniku tej komrki,
pismo przekazywane jest dalej za pokwitowaniem pracownikowi, ktry zaatwia spraw
i rejestruje w dzienniku komrki organizacyjnej,
nastpnie, za pokwitowaniem pismo przekazywane jest do kancelarii w celu wysania go
do adresata,
kancelaria rejestruje pismo w dzienniku korespondencji jako pismo wychodzce,
zapisujc: dat wysania, adresata, okrelenia sprawy, znak i wysya je.
Rejestracja pism przychodzcych odbywa si po lewej stronie dziennika korespondencji,
za pism wychodzcych po prawej stronie.
Obieg pisma w jednostce organizacyjnej, stosujcej system kancelaryjny
dwudziennikowy, jest podobny, lecz pisma przychodzce i wychodzce rejestrowane s
w oddzielnych dziennikach.
System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz bardzo pracochonny i hamuje
sprawny obieg dokumentw. Jego zalet jest moliwo kontroli sposobu i terminu
zaatwiania sprawy w kadej fazie. Rejestrujc pisma w systemie jednodzienikowym, naley
zwraca uwag na to, aby po zarejestrowaniu pisma przychodzcego po lewej stronie, po
prawej stronie na tej samej wysokoci rejestrowa jedynie pismo wychodzce, ktre jest
odpowiedzi w tej samej sprawie. Dziki temu wida czy dana sprawa jest ju zaatwiona, czy
te nie. Jeli odpowiedzi nie byo, to po prawej stronie nie bdzie adnego zapisu. Pisma
wychodzce, ktre s pierwszymi w danej sprawie, rejestrowane s po prawej stronie, a lewa
pozostaje wolna.
System kancelaryjny bezdziennikowy
W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym nie rejestruje si pojedynczych pism, lecz
zaatwione sprawy w spisie spraw, zwanym te wykazem spraw. Spis spraw jest formularzem,
ktry zawiera informacje o danej sprawie, np. tre sprawy, sposb i termin zaatwienia,
nazwisko pracownika odpowiedzialnego za zaatwienie sprawy. Naley wypeni w nim
nastpujce rubryki: rok, imi i nazwisko zaatwiajcego, symbol komrki organizacyjnej,
symbol teczki, tytu teczki wedug rzeczowego wykazu kat, okrelenie sprawy, od kogo pismo
wpyno, znak pisma, dat wszczcia sprawy i ostatecznego zaatwienia (rys. 2).
2006 Jan Kowalski
K
01
Szkolenia krajowe wewntrzzakadowe
......... ..................... ...................... ................... ...............................................................................................................................
(rok)
(referent)
(symbol kom.org.)
(tytu teczki wg wykazu akt)
(oznacz. teczki)
OD KOGO WPYNA
DATA
(krtka tre)
znak pisma
1
2
Rekrutacja na kurs komputerowy marzec Dzia Informatyki

2006
DI/1/121/06
Kurs zmiany w systemie podatkowym
Stow. Ksigowych w Polsce
ZK/225/06
z dnia
15.02
15.02
27.02
02.03
03.03
12.03
Rys. 4. Przykad formularza spisu spraw.
21
ostateczne
zaatw.
Lp.
wszczcie
sprawy
SPRAW A
UW AGI
Kolejno czynnoci rejestracyjnych jest nastpujca:

kancelaria przyjmuje pisma przychodzce, nie rejestrujc ich, w polu wpywu stawia
piecztk wpywu, wypenia j i przekazuje pismo do komrki organizacyjnej,
kierownik komrki organizacyjnej przydziela pismo pracownikowi w celu zaatwienia
sprawy,
po zarejestrowaniu sprawy pracownik przekazuje pismo z odpowiedzi kierownikowi
komrki organizacyjnej,
kierownik komrki organizacyjne bez rejestrowania i kwitowania przekazuje pismo do
kancelarii, ktra je wysya.
System bezdziennikowy jest mniej pracochonny. Obieg pisma jest szybszy ni
w systemie dziennikowym, cho te wystpuj zatrzymania pisma, np. na przystawienie
i wypenienie piecztki wpywu czy te na zarejestrowanie sprawy w spisie spraw. Nie
zapewnia jednak penej kontroli nad pismem i sposobem oraz terminem zaatwienia sprawy,
co jest gwn wad tego systemu.
Warunkiem waciwego funkcjonowania systemu bezdziennikowego jest:
szczegowo opracowany rzeczowy wykaz akt, ktry okrela do jakiej grupy spraw
naley zakwalifikowa,
dokadny podzia zada dla wszystkich komrek organizacyjnych i poszczeglnych
stanowisk pracy,
wysokie kwalifikacje zawodowe pracownikw danej jednostki organizacyjnej.
Rzeczowy wykaz akt
Rzeczowy wykaz akt to system klasyfikacji akt wszystkich spraw powstajcych w danej
firmie lub do niej wpywajcych. Stanowi cz instrukcji kancelaryjnej i zbudowany jest
w formie tabeli, ktra zawiera:
a) symbol klasyfikacyjny,
b) haso klasyfikacyjne,
c) kategori archiwaln,
d) uwagi.
Symbole klasyfikacyjne w rzeczowym wykazie akt zbudowane s wedug dziesitnego
systemu klasyfikacji, ktry zawiera dziesi cyfr od 0 do 9. Hasa klasyfikacyjne odpowiadaj
tematyce zagadnie i spraw wystpujcych w firmie. Sprawy sklasyfikowane s
wielostopniowo, poczynajc od zagadnie najbardziej oglnych do coraz bardziej
szczegowych.
Konstrukcja rzeczowego wykazu akt:
Podzia I stopnia klasy zasadnicze
0 Organizacja i zarzdzanie
1 Kadry
2 rodki rzeczowe
3 Finanse i ksigowo itd. do numeru 9, w zalenoci od specyfiki firmy.
Podzia II stopnia ponowny podzia kadej klasy zasadniczej na kolejne 10 klas, np. klasa
zasadnicza 1 Kadry:
10 akta osobowe
11 urlopy
12 szkolenia pracownikw,
13 delegacje subowe itd. a do numeru 19.
Podzia III stopnia kad klas II stopnia mona podzieli na 10 klas III stopnia, np. klasa II
stopnia 12. Szkolenia pracownikw:
120 szkolenia zagraniczne
121 szkolenia wewntrzzakadowe
122 szkolenia krajowe organizowane poza firm itd. a do numeru 129.
22
W wielu jednostkach organizacyjnych stosowany jest system kancelaryjny mieszany,

ktry czy w sobie elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego, tzn. cz
komrek organizacyjnych danej jednostki organizacyjnej stosuje system bezdziennikowy,
a cz dziennikowy.
Nowoczesn metod rejestracji pism jest system rejestracji komputerowej. Dane
wprowadza si do komputera dziki czemu szybko mona uzyska informacje, ile pism
i jakiego rodzaju wpyno np. w danym dniu, kto zaatwia dana spraw, ktre sprawy nie
zostay zaatwione w wyznaczonych terminach. Stosowanie tego rodzaju rejestracji upraszcza
czynnoci ewidencyjne i eliminuje zbdne, a jednoczenie pozwala na stay monitoring stanu
zaatwiania sprawy.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Odpowiadajc na pytania sprawdzisz, czy jeste przygotowany do wykonania wicze.

Co to jest obieg informacji?
Jakie s zasady racjonalnego obiegu pism?
Co to jest instrukcja kancelaryjna?
Co reguluje instrukcja kancelaryjna?
Co to jest system kancelaryjny?
Jakie s rodzaje systemw kancelaryjnych?
Jakie s rnice pomidzy systemem dziennikowym a systemem bezdziennikowym?
Jaka jest konstrukcja rzeczowego wykazu akt?
4.3.3. wiczenia
wiczenie 1
Pocz liniami w pary definicje i sowa definiowane:
a) instrukcja kancelaryjna
1) sposb rejestrowania, gromadzenia,
porzdkowania oznaczania
i przechowywania informacji
b) system kancelaryjny
2) droga pisma od momentu jego wpywu
do danej jednostki organizacyjnej do
momentu zaatwienia sprawy i wysania
odpowiedzi
c) wykaz akt
3) system klasyfikacji akt wszystkich spraw
powstajcych w danej firmie lub do niej
wpywajcych
d) punkty zatrzymania
4) dokument regulujcy czynnoci biurowe
zwizane z obiegiem dokumentw
e) obieg informacji w pracy biurowej
5) miejsca, gdzie wykonywane s czynnoci
biurowe zwizane z obiegiem pisma
2) poczy w pary waciwe sowa i ich definicje.

karta zadaniowa,
literatura zgodnie z punktem 6 poradnika dla ucznia.
23
wiczenie 2
Zarejestruj w kartach dziennika korespondencyjnego niej podane pisma wedug zasad
systemu kancelaryjnego dziennikowego:
Pisma otrzymane:
1. Dnia 10.03.2006 r., nadawca Okrgowa Komisja Egzaminacyjna 02-450 Warszawa,
ul. Warszawska 2, dotyczy: zasad przeprowadzania egzaminw maturalnych; pismo
z dnia 06.03.2006 r.; znak pisma: OKE W/306/5/EM/06.
2. Dnia 20.04.2006 r., nadawca Mazowiecki Urzd Wojewdzki Biuro Zarzdzania
Funduszami Europejskimi 00-950 Warszawa Plac Bankowy 3/5, dotyczy: terminw
skadania wnioskw o dofinansowanie projektw Unii Europejskiej w II proczu
2006 r.; pismo z dnia 15.04.2006 r.; znak pisma MUZ/FUE/142/10/06.
Pisma wysyane:
1. Dnia 22.02.2006 r., adresat Prezydent Miasta Radomia, 26-600 Radom, ul. Kiliskiego
30, dotyczy: proba o nieodpatne przekazanie szkole kserokopiarki.
2. Dnia 15.03.2006 r., adresat Mazowiecka Spka Gazownicza 31-200 Pock, ul. Gazowa
3; dotyczy: proba o wystawienie noty korygujcej.
2) zarejestrowa pisma na formularzach kart dziennika korespondencyjnego.

formularz karty dziennika korespondencyjnego dla pism otrzymanych,
formularz karty dziennika korespondencyjnego dla pism wysyanych,
wiczenie 3
Wypenij formularz Spisu spraw na podstawie przedstawionych poniej informacji:
a) formularz przeznaczony jest dla spraw prowadzonych w 2006 r.,
b) komrka, w ktrej wykorzystywany jest formularz Spisu spraw to Dzia Organizacji
i Zarzdzania (DZO),
c) teczka, w ktrej przechowywane bd sprawy rejestrowane za pomoc formularza Spis
spraw ma nazw Zarzdzanie i symbol 002,
d) 11.01.2006 r. wpyno pismo z Ministerstwa Pracy i Polityki Spoecznej, znak
MPiPS/DP-04/06, dotyczce koniecznoci wprowadzenia zmian w regulaminie pracy,
spraw prowadzi: Jan Kowalski,
e) 15.02.2006 r. wpyno pismo z Inspekcji Pracy, znak IP-02-14/06, dotyczce uwag
pokontrolnych; spraw prowadzi Adam Nowak; spraw zaatwiono 02.03.2006r.,
wydajc zarzdzenie wewntrzne.
2) wypeni formularz Spisu spraw zgodnie z informacjami zawartymi w wiczeniu.
24

formularz Spisu spraw,

Czy potrafisz:
Tak
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
zdefiniowa obieg informacji?

nazwa zasady racjonalnego obiegu pism?
zdefiniowa instrukcje kancelaryjn?
zdefiniowa system kancelaryjny?
okreli rodzaje systemw kancelaryjnych?
wskaza rnice pomidzy systemem dziennikowym a bezdziennikowym?
dokona rejestracji pism w systemie jednodziennikowym?
dokona rejestracji pism w systemie bezdziennikowym?
25
Nie
4.4.
Przetwarzanie informacji z wykorzystaniem programw

komputerowych

Informacja to wiadomo o procesach, czynnociach i zjawiskach zachodzcych
w otaczajcej rzeczywistoci. Suy ona do poszerzania wiedzy o danym problemie i jest
podstaw do podejmowania prawidowej decyzji. Informacja ma szczeglne znaczenie, jest
niezbdna do wykonywania kadej pracy.
Informacja jest gwnym produktem i celem pracy biurowej. Wszystkie czynnoci
biurowe wi si z przyjmowaniem, gromadzeniem, opracowywaniem lub
przechowywaniem informacji.
Zapotrzebowanie na informacje jest olbrzymie. Zdobywa si je bezporednio w danym
biurze. Informacje przechowywane s w bazie danych firmy, najczciej w formie zapisw na
dyskietkach lub pytach CD, ale take w notebookach, notatnikach. Niektre informacje s po
prostu rejestrowane w pamici pracownikw, to jest jednak najbardziej zawodne. Okazuje si,
e adne biuro nie jest w stanie istnie bez informacji.
Jednym z programw komputerowych sucym do przetwarzania informacji jest
program Microsoft Word nazywany potocznie edytorem tekstu. Program ten suy do
sporzdzania dokumentw tekstowych i ich modyfikacji. Dokumenty mog zawiera nie
tylko tekst, lecz rwnie elementy graficzne. Istnieje moliwo dowolnej aranacji wygldu
takiego dokumentu. Tekst moe by wprowadzany w sposb cigy lub w ukadzie
tabelarycznym. Istnieje moliwo umieszczania tekstu w tzw. polach tekstowych. Elementy
graficzne to tworzone w edytorze rysunki, wstawiane zdjcia, wzory matematyczne,
artystyczne napisy, wykresy. Istnieje moliwo wstawiania do edytowanego dokumentu
innych dokumentw nie tylko tego samego rodzaju (tekstu), lecz rwnie dokumentw
stworzonych przez inne programy. Sporzdzone w edytorze dokumenty mog by zapisywane
w postaci elektronicznej w odpowiednio utworzonym katalogu na dysku, pogrupowane
w zalenoci od: rodzaju spraw, terminu, numeru. Bardziej zaawansowane funkcje edytora
umoliwiaj generowanie listw i raportw oraz tworzenie formularzy, streszcze
i internetowych stron WWW.
Kolejnym programem wykorzystywanym do przetwarzania informacji jest Microsoft
Excel, czyli arkusz kalkulacyjny. Arkusz kalkulacyjny jest elektroniczn wersj tabeli. Skada
si z wielu rozmieszczonych obok siebie komrek. Komrka jest elementem znajdujcym si
na przeciciu okrelonego wiersza i kolumny tabeli. Kady wiersz posiada swj numer od
1 do 65536, za kolumna od A do kombinacji liter IV (256 kolumn). Podstawowym zadaniem
arkusza kalkulacyjnego jest wykonywanie oblicze na pojedynczych komrkach i ich
grupach. Uytkownik moe dowolnie zmieni jej wygld (krj i rozmiar czcionki, sposb
wyrwnywania, kolory, obramowanie, sposb wywietlania liczb) tworzonej tabeli.
Jak wykazuje praktyka, wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych w tradycyjnie
wykonywanych do tej pory operacjach polegajcych na tworzeniu zestawie, wykonywaniu
oblicze i przetwarzaniu danych potrafi zwikszy efektywno pracy od dziesiciu do nawet
stu razy. Z pomoc arkusza kalkulacyjnego, moemy wyszuka bd w cigu kilku minut.
Wielokrotne wykorzystanie danych to rwnie niewymierne wrcz korzyci w oszczdnoci
czasu pracy. Raz przygotowana kalkulacja, zestawienie mona wielokrotnie wykorzysta.
Przetwarzanie danych w postaci filtrowania lub sortowania to tylko skromniutka
namiastka moliwoci wspczesnych arkuszy kalkulacyjnych. Nie trzeba wiele zabiegw by
przekona kogo do stosowania w pracy arkusza kalkulacyjnego. Czasami jednak problem
polega na tym czy? ale jak?.
26
Skaner, to urzdzenie do tworzenia elektronicznego zapisu dokumentw w postaci

drukowanej zarwno obrazw, jak i tekstw. Skaner dziaa jak kopiarka, z t rnic, e
kopia zapisywana jest w pamici komputera. Dokumenty tekstowe musz zosta
przekonwertowane (przez program OCR) do postaci pliku tekstowego, ktry moe by
modyfikowany w edytorze tekstu. Wyrniamy trzy rodzaje skanerw: skanery paskie,
skanery rczne i skanery bbnowe. Programy do skanowania pozwalaj na szybk zamian
dokumentacji papierowej na elektroniczn, eliminuj przy tym do minimum moliwo
popenienia bdw przy przepisywaniu oraz korekcie. Aby przygotowane dokumenty suyy
dugo lub stanowiy elektroniczne archiwum, naley pamita o ich archiwizowaniu. W dobie
szybkiego rozwoju rodkw technicznych i niesamowitej iloci wirusw, jakie kr w sieci,
naley pamita, i czasami lata pracy mog znikn w cigu paru sekund. W tym celu zaleca
si stosownie programw antywirusowych oraz archiwizacj danych. Archiwizacj danych
mona wykona poprzez zgranie zbiorw na pyt CD, DVD, dysk wymienny.
Przetwarzanie informacji z wykorzystaniem programw komputerowych spowodowao,
i w dzisiejszych czasach dostp do danych jest szeroki i bardzo sprawny, cho niekiedy
kopotliwy.
Dziki rozwojowi oglnowiatowej sieci Internet, w pewnym sensie zmniejszyy si
odlegoci dzielce ludzi. Obecnie informacje przesyane za porednictwem sieci docieraj
w cigu kilku sekund do adresata. Istnieje rwnie moliwo komunikowania si w czasie
rzeczywistym, bez wzgldu na odlego, w trybie tekstowym, gosem, czy nawet, poprzez
tzw. wideokonferencje. Liczba usug dostpnych za porednictwem sieci Internet znaczco
wzrosa w ostatnich latach.
Poczta elektroniczna popularnie zwana e-mail jest najczciej wykorzystywan
usug dostpn w Internecie.
Wspdzielenie zasobw to system przesyania plikw midzy uytkownikami sieci.
Uytkownik, ktry chciaby z tej usugi skorzysta, czyli udostpnia swoje zasoby dyskowe
innym osobom, musi zainstalowa odpowiednie oprogramowanie, ktre mu to umoliwi.
Tak, wic dziki programom komputerowym raz wprowadzona informacja, pismo czy
wykres graficzny mog by dziesitki razy modyfikowane, wysyane i przerabiane.
Szerzej o powstawaniu i przetwarzaniu informacji z wykorzystaniem programw
komputerowych przedstawiono w jednostce moduowej Komputerowe wspomaganie prac
biurowych 343[01].Z3.01.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Odpowiadajc na pytania, sprawdzisz, czy jeste przygotowany do wykonania wiczenia.

Co to jest i do czego suy informacja?
Jakie znaczenie peni informacja w pracy biurowej?
Jakie znasz programy komputerowe suce do opracowywania informacji?
Jakie znasz program komputerowy do opracowania danych liczbowych?
Do czego suy poczta e-mailowa?
Jakie, Twoim zdaniem s wady i zalety poczty elektronicznej?
27
4.4.3. wiczenia
wiczenie 1
Uywajc odpowiedniego wyrwnania tekstu, napisz podanie o przyjcie na wybran
wysz uczelni oraz przygotuj swoje CV.
1)
2)
3)
4)
5)

uruchomi program Microsoft Word,
wprowadzi tekst zgodnie z ustalonymi zasadami,
stosujc odpowiednie formatowanie przygotowa dokument,
wstawi swoje zdjcie do CV,
przygotowa dokument wydrukowa na drukarce kolorowej.

stanowisko komputerowe z edytorem tekstu Microsoft Word,
skaner,
drukarka.
wiczenie 2
Opracowane w wiczeniu 1 dokumenty (podanie oraz CV) nagraj na pyt CDROM
wielosesyjn z zamkniciem sesji oraz skopiuj pyt.
1)
2)
3)
4)
5)

uruchomi komputer z systemem rodziny Windows,
uruchomi oprogramowania pozwalajcego na nagrywanie pyt wielosesyjnych,
nagra sesj zoon z dowolnych danych,
nagra pyty z opcj zamknicia sesji,
skopiowa pyty CD.
komputer z systemem operacyjnym i oprogramowaniem pozwalajcym na nagrywanie
pyt wielosesyjnych, jednosesyjnych, kopiowania,
pyty CDR lub pyty CDRW,
pyta z danymi do skopiowania.
wiczenie 3
Wykonaj skanowanie wybranego dokumentu z rnymi parametrami.
1) uruchomi komputer z podczonym skanerem,
2) wywoa panel kontrolny skanera,
3) wykona skanowanie dokumentu/obrazu z ustawieniami domylnymi,
28
4) wykona skanowanie dokumentu/obrazu z ustawieniami rnymi od domylnych

wiksza rozdzielczo, mniejsza rozdzielczo, rne skale barw,
5) przeanalizowa rnice w czasie skanowania, jakoci skanu i wielko pliku
wynikowego.

komputer z systemem operacyjnym i zainstalowanym skanerem,
materiay do skanowania,
skaner.

Czy potrafisz:
Tak
1) nazwa programy komputerowe suce do opracowywania informacji?
2) scharakteryzowa program komputerowy do opracowania
danych liczbowych?
3) okreli, do czego suy skaner?
4) scharakteryzowa wady i zalety stosowania poczty e-mailowej?
29
Nie
4.5.
Przekazywanie informacji

Przekazywanie informacji jest bardzo wanym elementem pracy biurowej w kadej
jednostce organizacyjnej. Waciwie przetworzone informacje naley przekaza odbiorcom.
Funkcjonowanie dobrze zorganizowanego systemu przekazywania informacji jest problemem
wielu firm. Problem ten ma dwa aspekty:
a) aspekt organizacyjny, np. okrelenie drogi i kierunku przepywu informacji w firmie,
eliminacja nadmiaru przekazywanych informacji, luka informacyjna, zakcenia
w przekazie informacji,
b) aspekt techniczny, np. stosowanie nowoczesnych rodkw cznoci.
S trzy sposoby przekazywania informacji, w zalenoci od tego, jak ma ona posta:
1) pisemnie,
2) za pomoc cznoci technicznej: telefon, faks, poczta e-mail,
3) w kontakcie bezporednim, ktry przyjmuje posta indywidualnych spotka, zebra
seminariw, konferencji.
Obecnie trudno wyobrazi sobie prac bez komputerw, faksw, kopiarek. Stanowi one
podstawowe wyposaenie biur. Pozwalaj na usprawnienie procesu przekazu informacji,
zwikszenie ich dostpnoci i dokadnoci oraz zwikszenie wydajnoci pracy poprzez
wyeliminowanie mudnych czynnoci.
Forma pisemna przekazywania informacji to pisma otrzymywane (korespondencja
przychodzca, zewntrzna), pisma wysyane (korespondencja wychodzca, zewntrzna),
pisma wewntrzne (korespondencja wewntrzna danej jednostki organizacyjnej). Form
pisemn stosuje si w przypadku, gdy zastosowanie innych, prostszych rodkw
przekazywania informacji (np. porozumienie osobiste lub telefoniczne) jest niemoliwe lub
niewskazane. Jeli np. pewne dane lub informacje mona przekaza lub uzyska telefoniczne
stosuje si t drog porozumienia, jest prostsza i atwiejsza. Jeli zachodzi potrzeba
przekazania wikszej iloci informacji, stosujemy zawsze drog pisemn, aby przekazane
wiadomoci nie zostay zapomniane lub zdeformowane. Z tych te wzgldw korespondencja
jest najczciej stosowanym rodkiem przekazywania informacji.
Urzdzeniem wykorzystywanym do przekazywania informacji, ktre obecnie jest
wyposaeniem kadego biura, jest faks. Jest to urzdzenie, ktre za pomoc sieci
telefonicznej pozwala na kopiowanie czarno-biaych obrazw, ktrymi mog by pisma,
tabele, rysunki. Zasig przekazywania obrazw jest w zasadzie nieograniczony, wszdzie tam
gdzie dociera czno telefoniczna mona przekaza obraz.
Podstawowe zasady dziaania faksu s bardzo proste. Dokument, ktry ma by
przekazany umieszcza si w podajniku, a nastpnie wybiera si numer faksu odbiorcy.
Po uzyskaniu poczenia naley nacisn przycisk uruchamiajcy transmisj i na tym koczy
si rola obsugujcego faks, reszta tj. przesyanie dokumentu odbywa si automatycznie.
Urzdzenie moe mie jeszcze dodatkowe funkcje, m.in.: zapisywanie w pamici
dokumentu, powtrne wybieranie ostatniego numeru, automatyczne przesyanie
wielostronicowych dokumentw, moliwo powielania dokumentw (faks moe peni rol
kserokopiarki), tworzenie bazy numerw odbiorcw dokumentw; programowanie nadawania
dokumentw w godzinach pniejszych, przesyanie obrazu do pamici urzdzenia
w sytuacji, gdy koczy si zapas papieru; regulowanie kontrastu i inne funkcje zwizane
z regulowaniem jakoci dokumentu.
Po zakoczeniu transmisji dokumentu faks nadawcy moe drukowa informacj
o transmisji, ktra zawiera: numer faksu adresata, liczb wysanych stron dokumentu, dat
i godzin transmisji oraz informacj, czy transmisja bya pomylnie przeprowadzona.
W przypadku niepowodzenia w transmisji, drukowany jest raport o bdach.
30
Podstawowe zalety faksw jako przekanikw informacji, to:

szybko przekazywania informacji,
wierno przekazywanych obrazw,
wykorzystywanie linii telefonicznej do przekazywania obrazw.
Natomiast podstawowe wady tych urzdze to ograniczona moliwo przekazywania
informacji poufnych oraz skomplikowana obsuga wielofunkcyjnych modeli faksw.
Kolejnym urzdzeniem wykorzystywanym do tworzenia i przekazywania informacji jest
komputer. Dziki zainstalowanemu oprogramowaniu staje si doskona maszyn do pisania,
pozwala swobodnie tworzy dowolne dokumenty listy, pisma, wykazy, zestawienia.
Oprogramowaniem tym jest Microsoft Word nazywany potocznie edytorem tekstu.
Stworzony komputerowo dokument mona wydrukowa i przesa poczt lub faksem, ale
mona rwnie przekaza poczt elektroniczn, popularnie zwan e-mail. Przesyanie
poczty elektronicznej umoliwia program pocztowy. W systemie Windows jest to program
Outlook Express, ktry umoliwia przesyanie wiadomoci midzy serwerami pocztowymi.
Serwer poczty sprawuje zarzd nad skrzynkami pocztowymi i wymienia przesyki
elektroniczne z innymi serwerami; jeden serwer poczty moe wsppracowa z wieloma
programami pocztowymi klientw, umoliwiajcymi nadawanie i odbieranie przesyek
sieciowych, ich segregowanie, wywietlanie itd.
Przekazywanie informacji moe odbywa si jeszcze za porednictwem Poczty
Polskiej w postaci listu, paczki, lub przesyki z dopiskiem list: zwyky, polecony,
priorytet. Forma ta obecnie masowo stosowana, znacznie wydua czas przekazania
informacji.
Istniej jeszcze tzw. firmy kurierskie, ktre zajmuj si szybkim dostarczaniem
przesyek. Ta forma ma wiele zalet, gdy informacja przekazywana jest z rki do rki, ale
jest jeszcze do drog usug.

1.
2.
3.
4.

Jakie znasz sposoby przekazywania informacji?
Jakie znasz urzdzenia i programy do przekazywania informacji?
Gdzie mona zamieszcza informacj?
Jakie s wady i zalety zamieszczania informacji w Internecie?
4.5.3. wiczenia
wiczenie 1
Scharakteryzuj czynnoci obiegu informacji, ktre naley
zorganizowania wycieczki klasowej o jak najwikszej liczbie chtnych.
wykona
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

zapozna si z treci zadnia,
ustali w grupie kierunek wycieczki,
zebra oferty wycieczek,
wskaza informacje, ktre zadecyduj o wyborze konkretnej oferty,
poinformowa o wyborze oferty opiekuna grupy,
poinformowa w odpowiedni sposb o wyborze oferty grupy uczniowskie,
wsplnie przygotowa plan wycieczki,
31
celu
8) zapisa informacje na dostpnym, wybranym noniku,

9) zaprezentowa wykonane wiczenie,
Wyposaenie stanowiska pracy

stanowisko komputerowe z dostpem do Internetu,
kartki papieru,
arkusze papieru,
pisaki,
zdjcia, katalogi.
wiczenie 2
Skonfiguruj program MS Outlook dla swojego konta pocztowego. Wylij plan wycieczki
do kilku twoich znajomych. Informacj do zacznika o wycieczce przygotuj tak, aby inni nie
mieli wtpliwoci, co do uczestnictwa w tak atrakcyjnej wyprawie.
1) uruchomi program MS Outlook,
2) skonfigurowa program dla swojego konta,
3) wysa wiadomo i odebra poczt.

stanowisko komputerowe z dostpem do Internetu.
wiczenie 3
Zaprojektuj prezentacj, ktra bdzie informacj, a jednoczenie zacht do wzicia
udziau w wycieczce np. do Krakowa. Wylij j e-mailem do 5 osb.
1)
2)
3)
4)
5)
6)

dokona edycji wzorca slajdu,
dobra kolorystyk slajdu,
zaprojektowa elementy graficzne w slajdzie,
dobra obrazek lub fotografi,
zaprojektowa wielko, rodzaj i kolor czcionki,
wysa prezentacj do 5 osb.
stanowiska komputerowe wyposaone w oprogramowanie do tworzenia prezentacji
(PowerPoint),
literatura zgodna z punktem 6 poradnika dla ucznia.
32

Czy potrafisz:
Tak
1)
2)
3)
4)
5)
6)
wyliczy sposoby przekazywania informacji?

przekaza informacj, korzystajc z faksu?
przygotowa informacj, korzystajc z edytora tekstu?
utworzy wasne konto pocztowe?
przekaza informacje, korzystajc z poczty elektronicznej?
przygotowa krtk prezentacj, korzystajc z programu PowerPoint?
33
Nie
4.6.
Przechowywanie informacji

Przechowywanie informacji to przechowywanie nonikw treci informacji odpowiednio
oznaczonych. Przez przechowywanie akt naley rozumie przechowywanie nonikw treci
dokumentacji biurowej. Kady rodzaj dokumentacji biurowej ma okrelony czas
przechowywania, zgodnie z przepisami regulujcymi te kwestie. Po upywie czasu
przechowywania firma powinna pozbywa si niepotrzebnej dokumentacji niszczc j lub
przekazujc do archiww pastwowych.
Przechowywanie akt biecych
Dokumentacja bieca moe by przechowywana w sposb tradycyjny lub
z wykorzystaniem komputerw. Do tradycyjnego przechowywania informacji su
segregatory, skoroszyty, obwoluty. Wszystkie one powinny by czytelnie opisane i mie stae
miejsca przechowywania.
Rys. 5. Przykadowe materiay biurowe uatwiajce gromadzenie i przechowywanie dokumentw.
Przechowywanie akt spraw zaatwionych

Akta spraw zaatwionych przechowuje si w archiwum. Sposb i czas przechowywania
akt spraw zaatwionych zale do kategorii archiwalnej. Kategorie archiwalne akt podane s
w jednolitym rzeczowym wykazie akt (patrz pkt. 4.3. Obieg informacji).
34
Akta mona podzieli na trzy kategorie:

1) akta kategorii A to wszystkie akta majce znaczenie historyczne; trwae, nie mog by
one celowo zniszczone lub rozproszone, przechowywane s w archiwum wieczycie, np.
akta zwizane z zaoeniem firmy, jej zmianami organizacyjnymi, organami firmy,
niekiedy zalicza si te do niej akta osobowe;
2) akta kategorii B to akta o czasowej wartoci uytkowej dla danej jednostki
organizacyjnej. Okres ich przechowywania jest bardzo rny, w zwizku z tym oznacza
si go liczb po literze B, ktra oznacza dugo przechowywania tych akt w archiwum
liczon w latach, np. B5 5 lat. Po upywie tego okresu s niszczone lub przekazywane
na makulatur;
3) akta kategorii BC to akta, ktre utraciy swoj warto po wykorzystaniu,
przechowywane s zwykle do koca roku, w ktrym powstay i nie s przekazywane do
archiwum, a wraz z kocem roku s niszczone lub przekazywane na makulatur.
Istniej jeszcze pewne rodzaje spraw, ktrych kategorii nie mona z gry okreli. Akta
te oznacza si symbolem archiwalnym BE z cyfr oznaczajc liczb lat, po ktrych naley
zdecydowa, do ktrej kategorii dane akta zaliczy, np. BE1. Akta z takim symbolem
przechowywane s rok, a nastpnie poddawane s ekspertyzie archiwalnej, w wyniku ktrej
nadana im zostaje kategoria archiwalna, tzn.: A, B, albo przeznacza si na makulatur lub
niszczy.
Wszystkie akta archiwalne przechowywane s w archiwum zakadowym lub zakadowej
skadnicy akt. Przy przekazywaniu akt do archiwum wypenia si formularz o nazwie spis
zdawczo-odbiorczy, ktry zawiera informacje o: symbolu akt, naziwe akt, datach skrajnych
(data pierwszego i ostatniego dokumentu w danej teczce), kategorii archiwalnej, liczbie
teczek, miejscu przechowywania akt i dacie przekazania akt do archiwum.
................................................................
Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ........
(Nazwa zakadu pracy i komrki organizacyjnej)
Lp.
Znak
teczki
Tytu
teczki
Daty skrajne
(od do)
Kat.
archiw.
Liczba
teczek
Miejsce
przechowywania akt
7
Data zdania akt

do archiwum
8
Rys. 6. Przykad formularza spisu zdawczo-odbiorczego

[M. Wisniewska: Technika biurowa. Wydawnictwo eMPi2s.c., Pozna 1990].
Niekiedy akta spraw zaatwionych s jeszcze potrzebne, wwczas wypoycza si je

z archiwum. W celu wypoyczenia sporzdza si kart zastpcz. Zawiera ona nastpujce
dane: dzie wypoyczenia, nazw teczki, daty skrajne, kategorie archiwaln, imi i nazwisko
osoby wypoyczajcej. Karta zastpcza spenia potrjn rol: jest zamwieniem na akta, ktre
chce si wypoyczy z archiwum, zapewnia informacje o tym, kto je wypoyczy i na jak
dugo, po wypoyczeniu akt wkadana jest w ich miejsce i tym samym zapewnia ich powrt w
to samo miejsce.
35
Przechowywanie danych elektronicznych

Stay wzrost gromadzonych informacji i konieczno ich udostpniania sprawia, e
tradycyjne metody przechowywania dokumentw s mao efektywne i zawodne. Dlatego
coraz czciej wykorzystuje si specjalnie przeznaczone do tych celw systemy elektroniczne,
ktre umoliwiaj skadowanie w jednorodny sposb rnego typu dokumentw i ich dalsz
obrbk.
Przechowywanie informacji z wykorzystaniem komputerw napotyka w praktyce jeszcze
nadal wiele problemw. O ile przechowywanie w pamici komputera pism, ktre zostay
przygotowane przez nas lub innego pracownika biura nie przysparza problemw, o tyle
przechowywanie tzw. korespondencji przychodzcej oznacza konieczno ich
pracochonnego skanowania. Najczciej prowadzone s jednoczenie dwa systemy
przechowywania dokumentw. Pierwszy tradycyjny, jest konieczny w przypadku
niektrych dokumentw ze wzgldu na okrelon przepisami prawa konieczno
podpisywania tych dokumentw przez dwa rne podmioty. Drugi przechowywanie
dokumentw wasnych w pamici komputera. Wykorzystanie komputerw do
przechowywania redagowanych dokumentw jest szczeglnie wane w sytuacji, kiedy ilo
korespondencji jest dua, a czste jej odszukiwanie sprawia kopot. Aby jednak zapewni
szybkie odszukanie dokumentu, naley jednoznacznie okreli struktur zbioru tych
dokumentw. W tym celu wykorzysta mona zarwno edytor tekstw, jak, baz danych,
arkusz kalkulacyjny, czy te program opracowany specjalnie dla potrzeb danej instytucji.
Od pocztku rozwoju techniki komputerowej pojawi si problem przenoszenia
informacji z komputera na papier drukowania, a take odczytywania informacji z papieru
i przekadania jej na jzyk zrozumiay dla przecitnego PC. Rozwizywaniem drugiego
z wymienionych zada, czyli rozpoznawaniem tekstu, zajmuj si systemy typu OCR (Optical
Character Recognition optyczne rozpoznawanie znakw). W tej chwili systematycznie
zastpuj je systemy ICR (ang. Intelligent Character Recognition inteligentne
rozpoznawanie znakw), ktrych inteligencja" polega na wykorzystywaniu algorytmw
rozpoznawania wzorowanych na ludzkim sposobie percepcji.
Coraz czciej do elektronicznego archiwizowania danych wykorzystywane s skanery.
Zeskanowane i opracowane dokumenty mog by przechowywane w elektronicznym
archiwum, ktre nie tylko skraca czas docierania do dokumentu, ale take zmniejsza
zapotrzebowanie na powierzchnie biurowe przeznaczone na przechowywanie dokumentw.
Bardzo istotn rol w wikszoci instytucji odgrywaj bazy danych, w ktrych
przechowywane s informacje. Do stworzenia komputerowej bazy danych suy program
Microsoft Access. Umoliwia on przechowywanie wszystkich danych powizanych
tematycznie w jednym miejscu, gdzie atwo mona odszuka potrzebne dane. Program Access
oferuje uytkownikom sze zasadniczych rodzajw obiektw przeznaczonych do budowy
systemu bazy danych. S to tabele, zapytania, formularze, raporty, makropolecenia i moduy.
Archiwizacja bazy danych jest jedn z najwaniejszych operacji dotyczcych
bezpieczestwa bazy danych. Utrata lub uszkodzenie danych na komputerze moe nastpi
z wielu powodw, np. uszkodzenie dysku twardego lub nawet kradzie komputera.
Naley zdawa sobie spraw, e dane w komputerze s tak samo albo nawet bardziej
cenne ni sam komputer. Utrata danych moe doprowadzi do koniecznoci wprowadzania
wszystkich danych ponownie, co moe by dugotrwae i kosztowne. Niektre dane mog by
niemoliwe do odtworzenia. Aby zabezpieczy si przed tak ewentualnoci, naley
moliwie czsto dokonywa archiwizacji bazy danych.
Na rynku oprogramowania istnieje bardzo wiele rnorodnych programw sucych do
tworzenia kopii bezpieczestwa danych. S to programy specjalizowane, ktrych zadaniem
36
jest tylko dokonywanie archiwizacji danych. Popularnym i sprawdzonym sposobem

archiwizacji danych jest korzystanie z oglnie dostpnych programw kompresujcych takich
jak np. pkzip.exe, arj.exe, rar.exe.
O czym naley pamita, archiwizujc dane elektroniczne:

Archiwizacja powinna by dokonywana na przenonym noniku danych (dyskietki,
CD- ROM lub przenone dyski twarde), tak, aby mona byo przechowywa je w innym
pomieszczeniu.
Nie naley dopuszcza do sytuacji, gdy jedyna kopia danych znajduje si na tym samym
noniku, co dane oryginalne (na tym samym dysku).
Jeeli dokonuje si kopii danych na dyskietkach to naley pamita, aby sporzdza
kopie na kilku kompletach dyskietek.
Nie naley uywa jednej dyskietki do sporzdzania kolejnych kopii danych.
Kopi danych naley sporzdza moliwie najczciej.
Oprcz kopii biecych, dobrze jest sporzdza w pewnych okresach (np., co rok) osobne
kopie danych.
Co pewien czas naley sprawdzi, czy kopia danych wykonana jest poprawnie. Najlepiej
przez prbne odtworzenie bazy danych na innym komputerze.
Nigdy nie naley kasowa starych danych archiwizacyjnych przed sporzdzeniem nowej
kopii danych.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Co to jest przechowywanie informacji?
W jaki sposb przechowuje si dokumentacj biec?
W jaki sposb przechowuje si akta spraw zaatwionych?
Jakie znasz kategorie akt archiwalnych?
W jaki sposb mona przechowywa dane elektroniczne?
O czym naley pamita archiwizujc dane elektroniczne?
4.6.3. wiczenia
wiczenie 1
Uzupenij zdania:
1. Tradycyjne sposoby przechowywania informacji to
................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
2. Akta spraw zaatwionych przechowywane s
..............................................................................................................................................
3. Czas przechowywania akt spraw zaatwionych zaley od
..............................................................................................................................................
4. Do elektronicznego archiwizowania danych wykorzystywane s
..............................................................................................................................................
5. Przenone noniki danych suce do archiwizacji
to:...........................................................................................................................................
................................................................................................................................................
6. Program Microsoft Access wykorzystywany jest do
..............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
37


wiczenie 2
Ustal kierunki przepywu informacji w Twojej grupie klasowej oraz noniki tych
informacji.
1) ustali sytuacje, w ktrych przekazywane s informacje w grupie klasowej,
2) dobra kierunki przepywu informacji do okrelonych wczeniej sytuacji,
3) ustali noniki informacji wykorzystywane w grupie klasowej przez uczniw
i nauczycieli,
4) zaprezentowa wykonane wiczenie,
Wyposaenie stanowiska pracy

arkusze papieru,
pisaki,
literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia.

Czy potrafisz:
Tak
1)
2)
3)
4)
5)
6)
scharakteryzowa rodzaje przechowywania informacji?

okreli, w jaki sposb przechowuje si dokumentacj biec?
okreli rodzaje przechowywania akt spraw zaatwionych?
okreli kategorie akt archiwalnych?
scharakteryzowa sposoby przechowywania danych elektronicznych?
scharakteryzowa, o czym naley pamita, archiwizujc dane elektroniczne?
38
Nie
5. SPRAWDZIAN OSIGNI
INSTRUKCJA DLA UCZNIA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Przeczytaj uwanie instrukcj.

Podpisz imieniem i nazwiskiem kart odpowiedzi.
Zapoznaj si z zestawem zada testowych.
Test zawiera 20 zada o rnym stopniu trudnoci. S to pytania: otwarte, z luk
i wielokrotnego wyboru.
Udzielaj odpowiedzi tylko na zaczonej karcie odpowiedzi, stawiajc w odpowiedniej
rubryce znak X lub wpisujc prawidow odpowied. W przypadku pomyki naley
bdn odpowied zaznaczy kkiem, a nastpnie ponownie zakreli odpowied
prawidow.
Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy bdziesz mia satysfakcj z wykonanego zadania.
Kiedy udzielenie odpowiedzi bdzie Ci sprawiao trudno, wtedy od jego
rozwizanie na pniej i wr do niego, gdy zostanie Ci czas wolny.
Na rozwizanie testu masz 30 min.
Powodzenia!
ZESTAW ZADA TESTOWYCH

1.
Zarzdzanie to postpowanie w wyniku ktrego nastpuje osignicie

................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
2.
Informacja jest elementem procesu decyzyjnego, ktry zawsze zaczyna si od zebrania

informacji.
a) tak,
b) nie.
3.
Przekazanie informacji przez kierownika pracownikowi jest przepywem informacji:

a) pionowo w gr,
b) pionowo w d,
c) poziomo,
d) rwnolegym.
4.
Przechowywanie informacji jest elementem:

a) struktury informacji,
b) procesu decyzyjnego,
c) obiegu informacji,
d) struktury organizacyjnej.
5.
Zasady obiegu pism okrela:

a) regulamin organizacyjny,
b) regulamin pracowniczy,
c) instrukcja pracy sekretariatu,
d) instrukcja kancelaryjna.
39
6.
Najmniej skomplikowany przepyw informacji wystpuje w strukturze organizacyjnej:

a) liniowej,
b) sztabowo-liniowej,
c) funkcjonalnej,
d) zdecentralizowanej.
7.
Rejestrowanie zbioru dokumentw dotyczcego tej samej sprawy jest charakterystyczne

dla:
a) systemu kancelaryjnego dziennikowego,
b) systemu kancelaryjnego bezdziennikowego,
c) systemu rejestracji jednodziennikowej
d) systemu rejestracji dwudziennikowej.
8.
Szczegowo opracowania instrukcji kancelaryjnej jest zalena midzy innymi od:

a) iloci przyjmowanych i wysyanych pism,
b) struktury organizacyjnej przedsibiorstwa.
9.
Rejestracja pism wchodzcych i wychodzcych w jednym dzienniku jest

charakterystyczna dla:
a) systemu kancelaryjnego dziennikowego,
b) systemu kancelaryjnego bezdziennikowego.
10. W dzienniku korespondencyjnym nie znajduj si nastpujce informacje:

a) znak pisma,
b) nazwisko osoby rejestrujcej,
c) data stempla pocztowego.
11. O przydatnoci informacji decyduj cechy:
a) sposb jej przekazania,
b) odpowiednie zarejestrowanie,
c) wiarygodno.
12. Wykaz akt sporzdza si midzy innymi wedug:
a) sposobu otrzymania pisma,
b) nonika przechowywania,
c) klasyfikacji rzeczowej.
13. Okres przechowywania akt zaley od:
a) kategorii archiwalnej oraz przepisw regulujcych zasady archiwizowania,
b) zarzdzenia kierownika jednostki oraz nonika przechowywania.
14. Do akt niearchiwalnych, ktrym nadano kategori B zaliczymy:
a) sprawozdanie finansowe,
b) akta osobowe,
c) akt zaoycielski przedsibiorstwa.
15. Cechy charakterystyczne dla systemu kancelaryjnego bezdziennikowego to:
a) pracochonno,
b) moliwo kontroli pisma w kadej fazie zaatwiania sprawy,
c) rejestracji podlega sprawa a nie pismo.
40
16. Akta spraw, ktre przechowywane s okrelony czas a nastpnie podlegaj zniszczeniu
to:
a) akta kategorii A oraz akta kategorii BE,
b) akta kategorii B5 oraz akta kategorii Bc.
17. Akta archiwalne przechowywane s w:
a) magazynie,
b) archiwum zakadowym,
c) sekretariacie.
18. Popularne programy komputerowe do przygotowywania informacji:
a) kalkulator, telefon, dugopis, skaner, drukarka,
b) komputer z odpowiednim oprogramowaniem Word, Excel, Internet.
19. Najwikszym zasobem informacji w dzisiejszych czasach jest:
a) Internet,
b) komputer.
20. Informacja aby moga stanowi podstaw decyzji powinna by przekazana:
a) ustnie,
b) pisemnie.
41
KARTA ODPOWIEDZI
Imi i nazwisko ..

Zakrel poprawn odpowied lub wpisz poprawn odpowied
Nr
zadania
Odpowied
Punkty
1
2
10
11
12
13
14
15
16
17
a
a
b
b
18
19
20
b
Razem:
42
6. LITERATURA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Bogusawska T.: Praca biurowa, cz 2. Wydawnictwo REA, Warszawa 2003

Instrukcja kancelaryjna
Jarzbowski W.: Nowoczesne biuro - organizacja i technika. Pastwowe Wydawnictwo
Ekonomiczne, Warszawa 1980
Kinel K.: Technika pracy biurowej, cz 1. WSiP, Warszawa 2003
Komosa A.: Technika biurowa. Wydawnictwo EKONOMIK, Warszawa 1993
Stefaniak-Piasek E.: Technika pracy biurowej, cz 2. WSiP, Warszawa 2003
Winiewska M.: Technika biurowa. Wydawnictwo eMPi2, Pozna 1997
Witek E.J.: Technika biurowa. Podrcznik z tematyk wicze. Wydawnictwo eMPi2,
Pozna 2004
43

Technik Administracji 343 (01) Z3.03 U

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Technik Administracji 343 (01) Z3.03 U

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MINISTERSTWO EDUKACJI

Wykorzystanie informacji w pracy biurowej

Poradnik dla ucznia

Poradnik stanowi obudow dydaktyczn programu jednostki moduowej 343[01].Z3.03

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

Schemat ukadu jednostek moduowych

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

W wyniku realizacji programu jednostki moduowej powiniene umie:

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

Rola informacji w zarzdzaniu

4.1.1. Materia nauczania

Rys. 1. Proces decyzyjny

Kolejne kroki procesu decyzyjnego s nastpujce (rys. 1):

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

W kadej jednostce organizacyjnej s organy upowanione do podejmowania decyzji

Leksykon naukowo-techniczny PWN. Warszawa 2001.

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

4.1.2. Pytania sprawdzajce

Odpowiadajc na pytania, sprawdzisz, czy jeste przygotowany do wykonania wicze.

Wyposaenie stanowiska pracy:

Aby wykona wiczenie, powiniene:

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

5) wskaza na zalety i wady struktury organizacyjnej szkoy pod wzgldem przepywu

Wyposaenie stanowiska pracy:

4.1.4. Sprawdzian postpw

zdefiniowa pojcie informacji?

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

rda, noniki, rodzaje informacji

4.2.1. Materia nauczania

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

www.yahoo.com, www.netsprint.pl oraz wyszukiwarki udostpniane przez popularne

nonikach wielokrotnych informacje mona rejestrowa wiele razy. Noniki informacji

Dyski optyczne CDROM

Dyskietki (floppy disc)

PODZIA ZE WZGLDU NA WIELOKROTONO ZAPISU

Dyski optyczne CDROM

Dyskietki (floppy disc)

PODZIA ZE WZGLDU NA GSTO ZAPISU

rednia gsto zapisu

Dua gsto zapisu

Dyskietki (floppy disc)

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

Noniki papierowe to przede wszystkim automatyczne odczytywanie dokumentw (np.

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

4.2.2. Pytania sprawdzajce

Odpowiadajc na pytania, sprawdzisz, czy jeste przygotowany do wykonania wicze.

Wyposaenie stanowiska pracy:

Zastpca dyrektora ds. pracowniczych

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

Sposb wykonania wiczenia

Wyposaenie stanowiska pracy:

Aby wykona wiczenie, powiniene:

Wyposaenie stanowiska pracy:

Aby wykona wiczenie, powiniene:

Wyposaenie stanowiska pracy:

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

4.2.4. Sprawdzian postpw

wyliczy rda informacji?

Projekt wspfinansowany ze rodkw Europejskiego Funduszu Spoecznego

4.3.1. Materia nauczania