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Rodrigues et al

5S como programa de melhoria empresarial: proposta de implantao em uma


indstria de painis eltricos
5S as a company improvement program: proposal for implementation in industry of electric panels
Flvia Soares Rodrigues1, Daysiane Lcia da Silva1, Vanessa Rodrigues de Lima1,
Raoni Barros Bagno2
1 Acadmicos

do Curso de Engenharia de Produo PUC Minas


de Engenharia de Produo - PUC Minas. Rua do Rosrio, 1081, Bairro Angola, CEP
32.630-000, Betim. Minas Gerais, Brasil. (rbagno@pucminas.br)
2 Departamento

ABSTRACT: This paper aims at building a proposal for implementation of 5S and its pilot plan is in the
warehouse sector of an electrical panels industry. In the current context, in which a strong competition
between companies divides attention with a growing demand for life quality and satisfaction at work, it is
of an increasing importance that there be an integrated approach between productivity/quality and
people motivation in production environments. The 5S, beyond a program focused on quality, can also
be understood as an educational process. However, despite having a literature very well established in
terms of concepts and practical results reported, the 5S still lacks approaches focused on aspects of
program implementation. As a methodological strategy for field research, the present study is based on
a continuous interaction with companys managers, concatenating theory of 5S and recommended
forms of implementation with the particularities of the company. Interviews with professionals who have
experienced other 5S implementation cases were also performed as a way of adjusting the proposed
implementation plan to a final version. Such a version takes the warehouse sector as a pilot for future
implementation of the 5S program across the whole company. The final proposal also aims to serve as
a reference for companies that could be in similar context or even to guide other approaches of
productivity programs implementation.
Keywords: Implementation programs, 5S, quality environment; electrical panel industry.
RESUMO: Este trabalho objetiva a construo de uma proposta de implantao do Programa 5S e tem
seu ambiente de aplicao piloto no setor de almoxarifado de uma indstria de painis eltricos. No
contexto atual, em que fatores associados forte competio entre as empresas somam-se uma
demanda crescente de qualidade de vida e satisfao no trabalho, de crescente relevncia que haja
uma abordagem integrada entre produtividade/qualidade e a motivao das pessoas em ambientes de
produo. O 5S, alm de um programa com foco na qualidade, pode ser tomado tambm como um
processo educacional. Entretanto, apesar de uma literatura muito bem consolidada no que tange a
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conceitos e resultados, o 5S carece de abordagens quanto aos aspectos de sua implantao. Como
estratgia metodolgica o presente estudo constri sua proposta por uma contnua interao e ajuste
com gestores do ambiente pesquisado, concatenando teoria sobre o 5S e suas formas de implantao
com particularidades da empresa em questo. Entrevistas com profissionais que vivenciaram
implantaes do 5S tambm foram realizadas como forma de lapidao da proposta at chegar-se
sua verso final. Tal verso aborda o setor de almoxarifado da organizao como piloto para futura
implantao do programa 5S em toda a empresa. A proposta final visa ainda servir como referncia
para empresas que se encontram em contexto produtivo semelhante e/ou outras abordagens de
implantao de programas de produtividade.
Palavras-chave: Implantao de programas; 5S; ambiente da qualidade; indstria de painis eltricos.

INTRODUO

Muitas empresas industriais, nos mais diversos ramos de atividades, tem se concentrado em
abordagens de melhoria como produo Just in Time, Manuteno Produtiva Total, certificaes de
qualidade, dentre outros. Entretanto, apesar de haver uma srie de interventos que miram o aumento
de competitividade das empresas, o 5S se manifesta como um requisito prvio para vrias outras
mudanas uma preparao do ambiente de produo para que outras formas de melhoria e
programas possam se estabelecer.
O Programa 5S de origem japonesa e tem o objetivo e melhorar o ambiente de trabalho ou
qualquer ambiente em sentido amplo atravs dos cinco Sensos: Senso de Utilizao (Seiri); Senso de
Ordenao (Seiton), Senso de Limpeza (Seiso); Senso de Sade (Seiketsu) e Senso de Autodisciplina
(Shitsuke). Warkenti (2010, p.25) lembra que o programa 5S aprimora o ambiente atravs das cinco
regras, que, quando corretamente seguidas, tornam o ambiente mais limpo, organizado e produtivo,
alm de construrem bases para qualquer outra melhoria desejada. O 5S tem sido largamente aplicado
desde a difuso das tcnicas japonesas de produo pelo mundo, tendo forte destaque entre os anos
1980 e 1990. Contudo, com o passar dos anos, a difuso de seus conceitos parece ceder
gradativamente espao para outras ferramentas. Um dos motivos que dificultariam ou minimizariam as
chances de sucesso do 5S seria sua avaliao como um tema ultrapassado e eventualmente menos
importante que outras ferramentas da qualidade, dada sua aparente simplicidade e o fato de j constar
no vocabulrio da qualidade empresarial h algumas dcadas. Por outro lado, Vanti (1999) refora que,
com a aplicao do 5S associado a um estilo participativo de gesto, possvel encontrar solues
originais para os problemas mais urgentes em um contexto de recursos escassos.
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Oliveira (1997) lembra que o 5S no se trata apenas de mais um programa de qualidade, mas,
principalmente, de uma filosofia de vida e de prtica de aes muito simples. Contudo, mesmo
passadas vrias dcadas de seu surgimento, muitas empresas ainda carecem de abordagens do tema
e muitas se mantm a margem desta realidade, perdendo oportunidades de melhoria, ou conduzindo
tentativas de se implantar o estado da arte de ferramentas de gesto produtiva, mas sem o correto
diagnstico das reais dificuldades encontradas. Tal ponto pode ser considerado como uma
caracterstica marcante do contexto competitivo atual e que levanta questes que remetem
necessidade de uma rediscusso do 5S. Observa-se que muitas organizaes tm utilizado novas
prticas e ferramentas (ou transbordado prticas consolidadas em certos contextos para outros),
perseguindo padres mundiais de qualidade e certificaes formais. No entanto, uma negligncia
construo interna de um ambiente propcio e sustentvel a prticas de qualidade e produtividade pode
comprometer fortemente todo um conjunto de esforos. Mudanas constantes de direo, busca por
solues rpidas e concepo de sistemas volteis focados pontualmente em auditorias so algumas
das possveis distores geradas. Via de regra, a permeabilidade das empresas ocidentais quanto s
tcnicas que representam sucesso no sistema japons se limita muitas vezes a uma prtica corrente,
no considerando as bases que as sustentam ou qual o conjunto de decises e mudanas
intermedirias demandadas para tal. Uma abordagem desencontrada entre ambiente interno da
qualidade, produtividade e sustentabilidade no tempo pode resultar de um empirismo excessivo das
organizaes na resoluo de seus problemas de produo, mas que potencialmente trazem
consequncias negativas a mdio e longo prazo. Um bom exemplo disso estaria na busca em escala
pelas certificaes de qualidade e ambientais.
Tendo em vista que, apesar de muito se ter escrito e discutido sobre o 5S e de experincias em
vrias organizaes j terem sido reportadas, o caminho para uma implantao bem sucedida e
perene, assim como diretrizes gerais para o ajuste do programa s especificidades de cada ambiente
ainda algo relativamente pouco registrado. Implantar o 5S envolve mudana em variveis tcnicas e
sociais do ambiente produtivo como hbitos, cultura e atitudes, sendo assim um processo complexo e
dependente de esforo transversal entre reas e papis de pessoas vrias na organizao. Ribeiro
(1995) lembra ainda que algumas organizaes fracassam na implantao do Programa 5S devido
falta de entendimento dos conceitos do programa; falta de um plano estratgico; o fato de
eventualmente se encarar o 5S como um pacote pronto (o autor usa o termo enlatado); pressa na
execuo; o estabelecimento de um permetro limitado s instalaes e ao ambiente de trabalho (no
se estendendo o 5S dimenso pessoal); dentre outros.
Escolheu-se neste estudo explorar e propor a implantao do 5S em uma empresa de
fabricao de painis eltricos. Apesar de se tratar de um ambiente industrial (no qual se esperaria
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pressupostamente maior maturidade na adoo deste tipo de prtica), so notrios neste caso as
dificuldades e desafios para se implantar com sucesso sistemas de qualidade mais complexos. Outro
fator de forte influncia no caso especfico deste estudo o fato de o sistema produtivo estar
organizado por lotes, o que reserva desafios adicionais prtica do 5S. Sistemas de produo
repetitivos em lotes se caracterizam pela produo de um volume mdio de bens e servios
padronizados, mas com alta variedade em seu portflio. Neste caso, o sistema produtivo deve operar
com boa flexibilidade, visando atender diferentes pedidos dos clientes e tambm flutuaes da
demanda (TUBINO, 2009). Este tipo de sistema mais suscetvel ao acmulo de materiais espera de
processamento, diversidade maior de materiais e produtos envolvidos, desbalanceamento entre as
capacidades de recursos produtivos (gerando gargalos fixos ou mveis conforme a programao de
produo) e descontinuidades ao processo de fabricao.
Em muitos casos, empresas iniciam a implantao do programa, mas devido ao empirismo
comum em algumas prticas organizacionais, a implantao acontece de forma errada, ou, em outros
casos, implantado de forma incompleta. Dessa forma, entende-se que o ambiente empresarial
demanda uma abordagem de implantao que trate com particularidades de seu sistema social e de
seu sistema de gesto vigente. Assim, o objetivo do presente trabalho o desenvolvimento de um
plano de implantao do programa 5S para a empresa selecionada. Tal construo ocorre de forma
colaborativa com os atores do sistema produtivo, utilizando-se de referncia da literatura, experincias
de sucesso na implantao de programas extradas de profissionais externos e anlise cuidadosa do
ambiente da empresa em particular.

Viso geral do 5S

O 5S um acrnimo de cinco palavras japonesas que significam Seiri (organizao), Seiton


(ordem), Seiso (limpeza), Seiketsu (padronizao) e Shitsuke (disciplina) (RAHMAN et al., 2010).
Podemos ainda defini-lo como uma atividade voluntria onde o empregado deve praticar
individualmente cada senso em seu ambiente de trabalho como parte de sua disciplina pessoal. Silva
(1994) menciona que o 5S foi iniciado para a eliminao de desperdcios nos locais de trabalho. J
Oliveira (1997) relata que o programa 5S visa a melhoria da qualidade de vida, por meio da prtica de
aes consideradas bvias e que possibilitam mudana para melhoria em todos os ambientes
frequentados pelas pessoas.
Segundo Rahman et al. (2010), o 5S uma abordagem importante na soluo de muitos
problemas potenciais. A prtica do 5S pode servir para estabelecer e efetivamente manter um ambiente
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de qualidade em uma organizao e proporcionar aos empregados mais autodisciplina - o que pode
ser tomado tanto como um meio para sucesso do programa como tambm um resultado por si. De
acordo com Silva (1994), se bem conduzido, o 5S pode representar a preparao do ambiente para a
implantao macia do trabalho em equipe, quer por sua forma espontnea (CCQ), ou visando
simplesmente soluo de problemas especficos de interesse da organizao. Quanto aos benefcios,
para Khamis et al. (2009), em um ambiente industrial, o 5S traz resultados que podem aumentar
consideravelmente o desempenho competitivo, na medida em que a administrao, sade e segurana
vo sendo gradativamente melhoradas.
O Programa 5S diferente de muitas das ferramentas e abordagens de qualidade conhecidas,
j que no exatamente um projeto temporrio com incio, meio e fim, mas uma constante busca pela
melhoria contnua das atividades rotineiras e profissionais. Campos (2008) refora que o programa 5S
no pode ser tomado somente como um evento episdico de limpeza, mas como uma nova maneira de
conduzir a empresa com ganhos efetivos de produtividade. Nesse contexto, possvel observar na
literatura em geral que a implantao do 5S, idealmente, deve preceder qualquer outra abordagem de
melhoria nas empresas (BALL & BALL, 2007).
Estratgia de implantao do 5S

O programa 5S aparentemente de simples implantao e manuteno nas organizaes,


mas h um conjunto de passos, recomendaes e cuidados que so importantes para o seu sucesso.
Como qualquer outro programa de qualidade, o sucesso na implantao macia do 5S em toda a
empresa depende do envolvimento de todos os empregados, inclusive da alta direo. Umeda (1997)
prope um conjunto de passos (os quais o autor denomina de chaves) a serem seguidos para tal
implantao conforme descrito sucintamente nos tpicos que se seguem:
Primeira chave: compreender bem o 5S consiste basicamente em entender o que o programa,
suas origens e sua relao com os empregados e a organizao.
Segunda chave: elaborar um bom plano de implementao o plano deve conter a fase
compreendida entre a deciso da sua introduo e o pontap inicial; a estrutura organizacional para
sua introduo; preparao de materiais didticos para treinamentos; execuo dos treinamentos,
atividades concretas a serem desenvolvidas; avaliao dos resultados e estudos das formas de
prosseguimento ao programa.
Terceira chave: tornar-se mais leve atravs do senso de utilizao (SEIRI) - aqui explicado como
deve promover o senso de utilizao, ou seja, como deixar apenas o mnimo necessrio no espao de
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trabalho. Os principais passos para promover o senso de utilizao so: eliminar os materiais
desnecessrios, realizando a operao descarte; no deixar e no acumular materiais que no sero
utilizados; e comprar somente materiais para serem utilizados imediatamente.
Quarta chave: aumentar a segurana no trabalho e a eficincia operacional com o senso de
ordenao (SEITON) - o intuito promover o senso de ordenao, ou seja, deixar os materiais a serem
utilizados sempre disponveis, sem precisar procur-los. A ao de procurar provoca atraso, alm de
gerar desperdcio de tempo. Para promover o senso de ordenao preciso demarcar as reas de
circulao, determinar o local onde cada material deve ser colocado, determinar como os materiais
devem ser colocados, determinar a quantidade de materiais a serem colocados, possibilitar a
visualizao dos materiais, procurar no deixar cabos de aparelhos muito expostos e, no caso de
instalao de divisrias em escritrios, us-las o mnimo necessrio.
Quinta chave: conservar sempre limpo o local de trabalho - o objetivo promover o senso de
limpeza, que significa conservar sempre limpo o ambiente de trabalho e os equipamentos. Portanto,
para que isso seja possvel, necessrio seguir as regras: no sujar, mas, se sujar, a limpeza dever
ser feita por quem sujou. No levantar e no espalhar o p, no derramar e no provocar vazamento
de gua, leo, material, e outros, no produzir lixo, procurar reaproveitar e reciclar materiais, praticar a
arrumao depois de executado o trabalho, definir claramente as reas de responsabilidade pela
limpeza.
Sexta chave: ter sade e adquirir bons hbitos o intuito promover a sade fsica e mental.
Tratando de sade fsica o corpo deve estar limpo, estar com a roupa limpa, realizar melhorias nas
instalaes sanitrias, providenciar instalaes para descanso, praticar atividades laborais, promover
contramedidas com relao a p, rudo, trabalhos pesados, trabalhos sob calor intenso e riscos. J
sobre a sade mental dos empregados, o trabalho do dia a dia dever ser agradvel e possuir
companheiros para poder dialogar com toda franqueza. Dever ser realizado exame peridico.
Stima chave: promover a manuteno e melhoria do 5S trata do processo de repetio do ciclo de
manuteno e melhoria por meio de uma srie de medidas em cada etapa de manuteno e melhoria.
necessrio tomar aes corretivas que devem ser promovidas em caso de metas no atingidas,
estudar medidas a serem tomadas para a manuteno do bom nvel do 5S e aes para promover
melhorias no 5S.

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Experincias na implantao e desenvolvimento do 5S


Conforme mencionado ao longo do referencial terico, o programa 5S a base para a
implantao de outras ferramentas da qualidade, objetivando o alcance de benefcios para a empresa
como um todo e aos empregados. A seguir so apresentados alguns relatos de experincias na
implantao do programa 5S. Apesar de a literatura oferecer vrios casos que poderiam servir de
exemplo, os casos selecionados abaixo se mostraram mais claros quanto aos passos de implantao
utilizados neste processo.

Aplicao do programa 5S em uma biblioteca universitria


Vanti (1999) relata em seu estudo a experincia de aplicao do programa 5S em uma
biblioteca universitria. O objetivo foi desempenhar um papel empreendedor, incorporando ideias de
inovao. Antes de efetuar a aplicao do Programa 5S, foi feito um diagnstico da situao inicial da
biblioteca, a fim de detectar os principais problemas. Aps o diagnstico, a primeira atitude foi a
transmisso dos fundamentos do Programa 5S aos colegas do setor de forma que todos colaborassem
na criao de um verdadeiro ambiente de qualidade. Aplicaram-se todos os Sensos do Programa 5S:
foi descartado todo o material bibliogrfico desatualizado, ganhando dessa forma mais espao para
arquivar outros materiais que realmente interessavam aos usurios. Foi considerado importante na
biblioteca saber o que eliminar e o que guardar e equipamentos parados foram encaminhados para o
setor de patrimnio da universidade. O lay out da biblioteca foi modificado, com o objetivo de melhorar
o espao, ampliando a possibilidade de circulao. Foram distribudos recipientes de coleta de lixo,
estimulando os usurios a no jogar papel no cho. Implantou-se tambm a carteirinha da biblioteca
para fiscalizar melhor a sada e retorno do material.
Para o autor, ficou claro com a experincia de implantao do Programa 5S, que possvel
encontrar solues originais para os problemas mais urgentes em um contexto de recursos escassos.
Alcanou-se uma melhoria substancial na prestao dos servios alm da criao de um clima de
confiana, autodisciplina e responsabilidade que resultaram em um ambiente de qualidade no local de
trabalho.

Implantao do 5S na diviso de controle de qualidade de uma empresa distribuidora


de energia do sul do pas

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Silva et al. (2008) avaliam um modelo de implantao do 5S aplicado em uma distribuidora de


energia eltrica denominada na pesquisa como empresa A. A avaliao do modelo de implantao do
5S teve como estratgia acentuar a diferenciao de competitividade, com enfoque especial para a
melhoria das condies de trabalho e manuteno da sade do trabalhador, alm de auxiliar na
melhoria de produtividade e qualidade na prestao de servios, baseada em um modelo composto por
trs etapas bsicas: preparao, implantao e manuteno.
Atravs do modelo de implantao, foi criado um comit central para fomentar as atividades
por toda a empresa; treinamento para todos os nveis hierrquicos sobre a melhoria de qualidade,
administrao participativa, incremento de eficincia, etc.; elaborao do plano diretor do 5S
objetivando orientar o seu desenvolvimento por toda a organizao de forma coordenada, definindo
polticas, objetivos e metas estratgicas.
Conforme relato dos autores, no diagnstico foi utilizado um checklist, elaborado
especificamente para o tipo de ambiente avaliado. O registro fotogrfico e/ou filmagem mostrou-se de
fundamental importncia durante todo o processo de implantao, pois foi a melhor forma de
evidenciar os diversos estgios, motivando a equipe a persistir em busca de uma melhoria contnua, e
de incentivar outras reas que ainda no haviam deflagrado o processo. Os autores relatam que, para
superar as dificuldades na implantao, a direo da empresa, mesmo compreendendo a vantagem de
programas de administrao participativa depende do envolvimento de coordenadores e supervisores
para a operacionalizao dos conceitos apregoados. A falta de comunicao pode prejudicar o sucesso
esperado e a constncia por parte da direo da empresa um fator fundamental para amenizar e
vencer tal dificuldade.

Aplicao do programa 5S em uma empresa de eletrodomsticos

Na experincia abordada no trabalho de Gavioli et al. (2009), a necessidade da aplicao do


5S surgiu aps uma auditoria de avaliao para implantao de certificao da norma ISO 14001 e da
filosofia TPM. Nessa avaliao foi verificado que, entre vrios aspectos, os estoques de materiais
produtivos e administrativos, embora armazenados, estavam desorganizados, o que dificultava sua
rpida localizao.
No ano de 2003 foram selecionadas pessoas de diversas reas da companhia para que
fossem treinadas e capacitadas para a implantao e multiplicao dos conhecimentos adquiridos e, no
decorrer do mesmo ano, foi elaborado o projeto de implantao do programa 5S. Aps quase um ano
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de planejamento e treinamento de cerca de 2.500 pessoas, entre funcionrios e terceiros, em abril de


2004 foi realizado o dia da limpeza, no qual todos os funcionrios dedicaram 3 horas do seu dia para
aplicar os trs primeiros Ss do programa na empresa. Os itens inservveis e de baixo giro se tornaram
facilmente identificados, demandando aes para reutilizao ou descarte. Os inventrios e controles
operacionais dirios foram facilitados, reduzindo o tempo de execuo especialmente no processo de
picking. A cada ms subsequente, foi realizada uma auditoria de verificao dos trs primeiros Ss, bem
como foi dado continuidade aplicao dos outros 2Ss. No final de 2004 a empresa possua o 5S
implantado, com 95% de efetividade. Em 2005, a empresa iniciou o processo de implantao do TPM e
Norma ISO 14001. O Programa 5S alm de ajudar a organizar a empresa, permitiu mesma prepararse para implantao de seu sistema formal da qualidade.
METODOLOGIA
O presente estudo mescla caractersticas da estratgia do estudo de caso e pesquisa-ao,
uma vez que busca criar um modelo de implantao do Programa 5S a partir de casos estudados,
procurando ajustar o aprendizado para aplicao em contexto real sem, contudo, efetivar sua implantao. Tal efetivao no consta como objetivo final deste trabalho devido elevada demanda de tempo
para real consolidao - Ball e Ball (2007) citam um perodo mnimo de dois anos de prtica do 5S
antes de iniciar outras aes, enquanto Campos (2008) cita um perodo de cerca de cinco anos para
uma implantao efetiva de um sistema de gesto de qualidade - pelo fato de depender de diversas
variveis no controlveis que impactam uma empresa em particular ao longo do tempo.
De acordo com Miguel (2012, p.150) a pesquisa-ao pode ser considerada uma variao do
estudo de caso, entretanto, enquanto neste o pesquisador um observador que no interfere no objeto
de estudo, na pesquisa-ao o pesquisador interfere no meio utilizando a observao participante de
forma cooperativa para resolver um problema e contribuir para a base do conhecimento. A pesquisaao um tipo particular de pesquisa aplicada que supe interveno participativa na realidade social
(VERGARA, 2009). Tal abordagem facilita o entendimento da teoria quando levado para a realidade. J
o estudo de caso circunscrito a uma ou poucas unidades, entendidas essas como pessoa, famlia,
produto, empresa, rgo pblico comunidade ou mesmo pas. Tem carter de profundidade e
detalhamento e pode ou no ser realizado no campo (VERGARA, 2009).
Dentre as formas de evidncias que orientam o desenvolvimento desta pesquisa, foram
utilizados a observao direta, entrevistas abertas com os gestores da empresa para mapear o
ambiente de estudo e difuso prvia do 5S, fotos e anlises posteriores s visitas. O plano de
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implantao do 5S consiste basicamente de um cronograma detalhado de atividades, identificao de


agentes responsveis por sua execuo e controle, documentos especficos de suporte e registro das
atividades e previso de pontos de controle para reflexo parcial sobre os resultados e reajuste de
aes futuras.
Uma proposta inicial de implantao foi realizada em carter prototipal pelos autores tendo
como base somente a literatura disponvel e a experincia relatada em Oliveira et al. (2013). Em um
segundo momento foram realizadas entrevistas junto a dois profissionais externos ao caso aplicado e
de comprovada experincia empresarial na implantao do Programa 5S (denominados como
Profissional A e Profissional B). Em cada entrevista foi realizada uma etapa de lapidao (ajustes e
correes incrementais) do plano de implantao. O Profissional A, professor da UFMG e membro da
equipe da Fundao Christiano Ottoni, que interpretou e divulgou a Qualidade Total no Brasil na
dcada de 1990. interprete do Programa 5S para a realidade brasileira e autor de vrios livros. J o
Profissional B, trabalhou no setor automotivo durante 14 anos e possui larga experincia em
abordagens da qualidade como PDCA, FMEA, Kaizen, 5S e ISO 14001. As entrevistas se deram de
forma no estruturada e os principais tpicos abordados foram: caminhos para implantao do 5S,
problemas mais frequentes ao se abordar a participao dos grupos, principais obstculos para
engajamento e obteno de recursos, erros de interpretao do programa alm dos problemas
relacionados a funcionrios versus implantao, pontos de melhorias e expectativas dos funcionrios.
Aps concordncia do cronograma, foram realizadas duas visitas junto ao gestor do
almoxarifado da empresa estudada, para discusses e melhorias a serem realizadas de acordo com as
necessidades do setor. Realizadas as alteraes discutidas com o gestor, apresentou-se a verso final
para aprovao da alta liderana empresa. Aps colher estas ltimas observaes, a proposta foi ento
validada e considerada para aes efetivas de implantao do programa 5S. Tais aes aps a
compilao do presente estudo, iniciaram no almoxarifado como rea piloto e com planos de extenso
aos demais setores da empresa.
ESTUDO DE CASO

Contexto da pesquisa de campo


O caso estudado ocorreu em uma empresa de fabricao de painis eltricos (chamada
ficticiamente aqui de Epainel) que tem passado por crescimento expressivo de sua demanda de
produo. Tendo iniciado suas atividades neste negcio fundamentalmente atendendo aos pedidos
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especficos de determinados clientes corporativos (projeto e produo), a empresa passa por um


desafio dicotmico: a estratgia inicial de atendimento a demandas especficas se mostrou adequada
para alavancar a empresa e lev-la a uma posio importante em seu mercado, mas a alta variedade
de produtos gera hoje uma barreira para continuidade de seu crescimento. Assim, vive-se uma
necessidade de se conciliar o atendimento aos clientes com um grau maior de padronizao da
produo, bem como de suas prticas na gesto da qualidade e produtividade. Outras reas de
negcio da empresa so solues em sistemas de energia, automao e TI industriais para o mercado
de minerao, e apresentando as inovaes na rea de tecnologia de monitoramento. O crescimento e
consequentes desafios citados tem imposto questes adicionais manuteno dos nveis de qualidade
e seus desdobramentos na motivao dos funcionrios envolvidos, na capacidade produtiva e
confiabilidade nas variveis do planejamento da produo.
Visitas fbrica, consultas a lideranas de rea e representantes da alta gerncia permitiram
identificar um setor no qual as aes pudessem ser planejadas em carter piloto. Em discusses
prvias do trabalho, os autores entenderam que a difuso de um programa que abrangesse
paralelamente todas as reas departamentais de uma unidade industrial reservaria no somente desafios especiais pesquisa ou a uma futura implantao como tambm poderia gerar problemas de
acessibilidade s informaes necessrias ao estudo. A escolha orientada de uma rea piloto, alm de
um resguardo quanto aos riscos identificados pde garantir um ambiente de pesquisa mais propcio
discusso do plano de implantao tambm do ponto de vista dos recursos humanos envolvidos por
parte da empresa. Da parte desta, bons resultados alcanados em uma rea piloto poderiam ser
posteriormente multiplicados mais facilmente para outras reas, ao passo que, dificuldades
encontradas na rea piloto reservam menores consequncias e a oportunidade de se ajustar aes
antes de uma difuso em outras reas. Escolheu-se ento o setor de almoxarifado para abrigar o
estudo.
O almoxarifado o setor responsvel pelo recebimento e conferncia das mercadorias,
identificao e armazenamento das mesmas, e a realizao de entrega do material quando requisitado
por cada departamento. Os itens que compem o setor so materiais eltricos, eletrnicos e mecnicos
e o volume dirio de materiais de aproximadamente 200 itens. A equipe de trabalho conta com sete
funcionrios, sendo um gerente, um supervisor, um almoxarife e quatro auxiliares. Os setores que se
relacionam com o mesmo so a fbrica (que envolve toda a produo da empresa), engenharia,
suprimentos, planejamento e controle da produo, qualidade, setor fiscal e financeiro.
Os problemas mais aparentes endereveis ao 5S no setor estudado foram: materiais expostos
na entrada da fbrica (atribudo falta de espao e organizao no almoxarifado), postos de trabalho
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desorganizados e em desacordo com normas de ergonomia e segurana, alm da ocorrncia de


materiais na entrada e nos corredores do setor, com risco de acidentes do trabalho.
Aps definio do setor, foi realizada uma entrevista aberta com o respectivo gerente e
aplicado um questionrio sucinto com o intuito de se identificar o nvel de conhecimento prvio do
mesmo sobre os princpios do Programa 5S. Este contato revelou um conhecimento relativamente
superficial do 5S, mas com uma motivao especial em se implantar o programa a partir do
reconhecimento de sua importncia e benefcios.

Construindo uma Proposta para Implantao do Programa 5S


O quadro 1 mostra sucintamente o cronograma de implantao do programa 5S aps as
etapas de aprimoramento descritas na seo 3. J a figura 1, apresenta, a ttulo de exemplo, a
representao das atividades principais segundo uma lgica de precedncias. possvel observar
atravs deste grfico a implantao de cada S bem como a consolidao e manuteno do Programa
como um todo.
O diagrama de Gantt visa facilitar ao comit e gerncia conduzir as atividades de implantao.
Considerou-se um prazo mdio de sete meses para implantao inicial do Programa 5S no setor
estudado: 30 dias para anlise e programao de lanamento, 30 dias para implantao de cada
Senso, sendo que a avaliao dos sensos ocorre dentro dos prazos de implantao. Para
compreenso a respeito do que o 5S e quais os benefcios, a alta administrao deve ser
previamente conscientizada sobre a importncia do Programa 5S e sobre como praticar os sensos.
importante frisar que esta organizao de atividades considerada como uma implantao inicial pelo
fato de que uma real consolidao e legitimao do programa em um ambiente organizacional podem
levar vrios anos, como relatado por Campos (2008).
Para implantar o 5S, prope-se a criao de um comit que contemple funcionrios do setor e
liderana. O objetivo do comit conduzir as principais etapas do programa e incentivar os funcionrios
durante a implantao e manuteno do 5S. de responsabilidade do comit, preparar e realizar
treinamentos, conscientizar funcionrios e gestores sobre a importncia do mesmo e realizar as
inspees nas reas juntamente com cada responsvel.

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Quadro 1 Cronograma de Implantao do 5S (Analtico) - Continua

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Quadro 1 Cronograma de Implantao do 5S (Analtico) - Continuao

Figura 1 Cronograma de implantao do 5S (Sinttico)

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Dentre as primeiras aes a serem tomadas, se destaca a anlise do ambiente atual atravs
da aplicao de questionrios aos funcionrios e gerncia com o intuito de diagnosticar o ambiente
previamente s demais aes e coletar dados posteriormente s melhorias propostas com a
implantao do 5S. Neste ponto, pode ser tambm, bastante recomendvel fotografar o ambiente de
trabalho como forma de registro da situao inicial. Considera-se recomendvel ainda que a aplicao
dos questionrios ocorra a partir de um perodo de trs meses aps o incio da implantao, de forma
que seja possvel observar alguma consolidao no desenvolvimento do programa. lnecessria
tambm a realizao de treinamentos e cursos para o entendimento dos funcionrios sobre o que o
Programa 5S, qual a sua importncia, e como possvel melhorar o ambiente de trabalho atravs do
mesmo. Prope-se ainda que a implantao ocorra em etapas, ou seja, um senso de cada vez para
melhor percepo dos funcionrios e gerentes durante a implantao.
importante a nomeao de um facilitador de cada setor para implantao e acompanhamento
do programa. Baseado no quadro 1, o programa de implantao do 5S na empresa Epainel proposto
de acordo com as seguintes etapas:
Lanamento do Programa 5S: Cerimnia de incio, com o presidente da empresa alm da liderana e
o maior nmero possvel de envolvidos. No caso de um setor piloto, esta etapa pode ter propores
menores, mas a realizao do lanamento tem o objetivo de aumentar o interesse pelo 5S e motivar as
pessoas.
Confeccionar material para apresentar o Programa 5S para gestores e funcionrios: elaborao de
materiais de comunicao como cartazes explicando o que cada senso, preparar cartilhas para
serem entregues nos treinamentos e outros tipos de divulgao do programa 5S.
Treinar os supervisores, gerentes e facilitadores: As atividades de 5S em cada local de trabalho
devero ser conduzidas por supervisores. Portanto, sero necessrios materiais didticos destinados
especificamente a supervisores e outros materiais para serem utilizados durante o treinamento. Alm
destes materiais importante preparar cartazes, psteres e filmes para serem utilizados na divulgao
do programa 5S.
Implantar o Senso de Utilizao: Realizar uma faxina radical no posto de trabalho. Jogar o lixo na
lixeira, separar tudo que desnecessrio e tudo que precisa ser consertado, limpar o ambiente e todos
os objetos, fazer uma primeira arrumao com critrio com vista facilitao do trabalho. Classificar os
recursos do local de trabalho de acordo com sua utilidade, descartar os objetos desnecessrios,
identificar e combater as principais fontes de desperdcio ao alcance.

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Implantar o Senso de Ordenao: Conscientizao dos funcionrios quanto importncia de se


trabalhar em um posto organizado. Para que isso acontea necessrio ordenar os documentos,
informaes e sua forma de trabalhar.
Implantar o Senso de Limpeza: O objetivo deste senso manter sempre limpo o ambiente de
trabalho e os equipamentos. Para que isso ocorra, necessrio manter a limpeza, escolher um local
para cada coisa e manter cada coisa no seu lugar.
Implantar o Senso de Sade: Para implantar o senso da sade importante a ateno s condies
de segurana e de higiene, buscar informaes sobre como manter a sade fsica e mental em boas
condies. A empresa poder implantar ginstica laboral, criar o hbito de cumprimentar todos os
colegas com o bom dia, criar reas de lazer e local de descanso para os funcionrios. O comit poder
criar dicas informativas como reforar o caf da manh, realizar atividades fsicas, aprender a relaxar
em momentos de tenso por meio de pequenos momentos de meditao e etc.
Implantar o Senso de Autodisciplina: O senso da autodisciplina representa o acabamento do 5S e
importante que nessa etapa cada setor avalie eventuais causas de insucesso durante a implantao
dos sensos anteriores; que os gestores e facilitadores motivem e elogiem os funcionrios e que os
postos de trabalho sejam avaliados na implantao dos sensos anteriores.
Avaliao dos trabalhos do 5S e premiao: Esta etapa tem a finalidade de verificar o resultado
obtido com os trabalhos realizados. Existem diversos mtodos de avaliao, como auto-avaliao,
avaliao mtua entre postos de trabalho, avaliao feita por chefia ou comit. Neste sentido, a
avaliao deve ser realizada mediante a melhor combinao feita entre os mtodos conhecidos,
levando em considerao a situao da empresa. A avaliao afeta a motivao das pessoas, por isso
a anlise dever acontecer de forma parcial e o resultado dever ser convincente para todos os
avaliados. O comit dever realizar as auditorias, para que seja analisado se a implantao est
correta e se a mesma est sendo mantida.
Para auxiliar durante a implantao do 5S na Epainel, foi desenvolvida uma lista de
documentos a serem utilizados conforme o quadro 2. Os documentos objetivam apoiar o comit
durante a implantao do 5S na empresa estudada.
RESULTADOS E DISCUSSES
Aps a busca de arcabouo terico atravs da leitura de artigos sobre a implantao do
Programa 5S, foi possvel confirmar seu carter fundamental para a mudana comportamental e
otimizao nos processos produtivos das empresas. Compreende-se que, o sucesso na implantao

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do programa 5S e a sua continuidade, a alta direo deve estar profundamente envolvida para lidar
diretamente com as dificuldades que venham a ocorrer durante o processo de implantao.
H duas vertentes quanto aceitao e conscientizao dos gestores na empresa estudada
para a implantao de programas de qualidade como o 5S. Observou-se com clareza que em algumas
reas os supervisores j usam prticas do 5S mesmo no tendo o programa lanado formalmente na
empresa, com o intuito de melhorar os processos e o ambiente de trabalho. Por outro lado, h tambm
supervisores mais resistentes s intervenes por temerem problemas como paradas de produo
alm de acreditarem que os postos de trabalho, ambiente e organizao atual atendem corretamente o
desenvolvimento das atividades. Nestes casos, a falta de percepo de urgncia e importncia das
novas aes devem ser abordados ainda nas fases iniciais, sob pena de se ter um plano de
implantao tecnicamente fundamentado, mas no aderente empresa do ponto de vista
cultural/comportamental.

Quadro 2 Documentao de apoio

Para a implantao do programa 5S na Epainel, o setor de almoxarifado foi utilizado como


piloto. O objetivo, no entanto que por meio do aprendizado e de melhorias concebidas com a
utilizao do 5S nesta primeira experincia seja possvel lanar o programa para as outras reas, e a
partir disso, a empresa como um todo adotar o 5S como base para outras iniciativas de melhoria da
qualidade. Acredita-se que, com a implantao do 5S na empresa, algumas melhorias sero imediatas,
tanto nos processos de produo quanto na organizao geral do ambiente.
CONCLUSO
Para atender mercados exigentes e com competitividade, necessrio que as empresas se
adaptem e busquem integrar aos seus processos, ferramentas de qualidade com o intuito de otimizar
os processos produtivos e alcanar maior qualidade e confiabilidade dos produtos e servios
oferecidos. No entanto, a implantao com sucesso de ferramentas de qualidade demanda mudanas
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comportamentais prvias em toda a empresa. O Programa 5S permite direcionar pessoas a praticar os


sensos de utilizao, ordenao, limpeza, sade e autodisciplina.
Apesar de a implantao contar com prazos definidos em sua proposta inicial, ao longo do
caminho surgem dificuldades associadas mudana de comportamento e outros motivos diversos.
Compete aos lderes o compromisso em no somente iniciar, mas manter as aes de implantao do
5S em curso e se mobilizarem diante das dificuldades encontradas. O presente estudo retomou as
recomendaes de Umeda (1997) como bases fundamentais para a implantao do 5S. Com o objetivo
de entender a melhor ou mais adequada forma de implantao, foram estudados casos prticos de
implantao do 5S em outras empresas (atravs de contato direto com profissionais que viveram estas
experincias) e tambm atravs de relatos da literatura. Tais fontes de pesquisa foram fundamentais no
aprimoramento da proposta de um plano piloto de implantao na empresa estudada, como por
exemplo, na recomendao de se usar uma rea piloto, uso de registros de imagem (fotografias) como
forma de se documentar o ambiente inicial e na organizao de documentos enumerveis como
documentao de apoio e replicao do programa, dentre outros pontos.
Este trabalho foi direcionado a explorar a aplicabilidade do Programa 5S atravs da proposta de
implantao em uma rea piloto, mostrando que com a aplicao de ferramentas de qualidade
possvel alcanar resultados perceptveis no processo. Pode-se dizer que o 5S no de fcil
implantao. Todavia, o recorte reduzido da pesquisa de campo permitiu antecipar benefcios e
visualizar barreiras importantes que ocorreriam em larga escala e longos perodos ao se tomar o
contexto da empresa inteira ou mesmo uma empresa de maior porte para o processo de implantao.
Aps vrias discusses e lapidao do plano de implantao do 5S junto empresa, chegou-se a
verso final que poder ser utilizada como plano piloto no setor de almoxarifado da Epainel e,
posteriormente, implant-lo em toda a empresa. A proposta intenta ser til como referncia tambm em
outras empresas que possuam as peculiaridades semelhantes Epainel. Dentre os prximos passos
almejados para este trabalho encontra-se principalmente o acompanhamento da implantao da
proposta e tambm o estudo sobre implantao do 5S em ambientes no industriais, como forma de
transbordamento desta rea de conhecimento a outros setores produtivos.

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