Administracin de archivos y carpetas

Los archivos son algunos de los recursos ms importantes que utilizar en

Microsoft Windows
8. Cada documento, imagen o sonido con el que trabaja es un archivo. Los
programas (como Microsoft Word o Microsoft Excel) son en realidad conjuntos
de archivos. El propio Windows es un conjunto de cientos de archivos, cada uno
de los cuales tiene su propio propsito. Por ejemplo, un archivo contiene el
sonido que Windows emite cuando se inicia y otro archivo contiene el sonido
que Windows emite cuando se apaga. Los archivos incluso especifican la forma
del puntero del mouse (ratn) y el resultado de hacer clic en un elemento.
Para hacer un seguimiento de todos sus archivos debe agruparlos de forma
lgica. En Windows esto se hace mediante la creacin de carpetas, que
almacenan los archivos relacionados. Una carpeta es como un armario de la
cocina. En un armario se puede guardar comida y en otro platos. Un armario
contiene la cubertera, otro la cristalera. En Windows, una carpeta puede
almacenar los documentos que usted crea (como un memorando de Word o
una hoja de clculo de Excel), mientras que otra puede contener las imgenes
que descarga de Internet.
Tambin podra dividir los armarios de la cocina: una estantera para la
cristalera, otra para las tazas de caf, etc. Si tiene mucha cristalera, podra
dividir las estanteras poniendo las copas de agua a la izquierda y las copas de
brandy a la derecha. En Windows, puede tener carpetas dentro de otras
carpetas para conseguir otros niveles adicionales de organizacin.
Cuando se instala Windows 8, se crean carpetas que ayudan a organizar la
informacin
Mis documentos. Esta carpeta es un sitio ideal para almacenar
documentos, hojas de clculo y otros archivos a los que desee obtener
acceso rpidamente.
Mis imgenes. Esta subcarpeta de Mis documentos tiene capacidades
especiales para el tratamiento de archivos de imagen.
Mi msica. Esta subcarpeta de Mis documentos tiene caractersticas
especiales para el trabajo con archivos de msica.
Nunca debe necesitar ni desear tocar las carpetas que sus programas utilizan y
crean, pero es esencial saber cmo organizar los archivos que usted crea si
desea poder utilizar su equipo de manera eficiente.

En esta leccin se explican las formas de ver y administrar sus archivos y

carpetas. Aprender cmo abrir y cerrar archivos y carpetas, crearlos y
eliminarlos, y organizarlos.

Ver y abrir carpetas

Las dos formas ms habituales de desplazarse por las carpetas son utilizar la
ventana Equipo o el Explorador de Windows. Equipo muestra todos los
recursos disponibles en su equipo, incluidos los iconos de las unidades de disco
y de la red. El Explorador de Windows muestra los archivos y las carpetas de su
equipo y de la red.
Puede abrir el Explorador de Windows si hace clic en el botn Inicio,
selecciona Todos los programas, Accesorios y hace clic en Explorador de
Windows en el submen Accesorios. El uso de Equipo o del Explorador de
Windows para ver archivos, carpetas y otros recursos es cuestin de
preferencias personales.
La primera vez que se abre el Explorador de Windows, en la parte izquierda de
la ventana se muestra el panel Carpetas. En la parte derecha se muestra el
contenido de la carpeta seleccionada en el panel Carpetas. De forma
predeterminada se selecciona la carpeta Mis documentos al abrir el Explorador
de Windows.
Para abrir una carpeta, haga doble clic en ella en el panel Carpetas. Cuando
haga doble clic en una carpeta, su contenido aparecer en el panel derecho,
reemplazando al contenido de la carpeta seleccionada previamente. Si la
nueva carpeta contiene una subcarpeta (una carpeta dentro de otra), puede
hacer doble clic en la subcarpeta y seguir recorriendo las carpetas de nivel
inferior hasta llegar al archivo o a la carpeta que est buscando. Para volver a
una carpeta de nivel superior, haga clic en el botn Arriba de la barra de
herramientas Botones estndar. Para volver a otras carpetas abiertas
anteriormente, haga clic en el botn Atrs de la barra de herramientas Botones
estndar.
La estructura de carpetas y subcarpetas puede ser muy grande, pero cuando
empieza a desplazarse por el panel Carpetas slo ve el nivel superior de
carpetas. Haga clic en el signo ms situado a la izquierda del icono de una
carpeta para ver todas sus subcarpetas. Una vez expandida una carpeta, el
signo ms cambiar a un signo menos. Haga clic en el signo menos para
contraer la lista de subcarpetas, de forma que slo aparezcan las carpetas de
nivel superior. Tambin puede hacer doble clic en una carpeta para expandirla.
Al hacer doble clic en la carpeta no slo se expande la carpeta en el panel
izquierdo de la ventana, sino que tambin se muestran todos los archivos y
carpetas de nivel inferior en el panel derecho de la ventana.

En la parte derecha de la ventana del Explorador de Windows puede ver sus

archivos y carpetas de distintas maneras. Puede ver miniaturas o diapositivas
de los archivos grficos, mostrar los tipos de carpeta y archivo como mosaicos
o iconos, o ver una lista de archivos muy detallada o sin demasiados detalles.
Las opciones de presentacin correspondientes a cada carpeta estn
disponibles en la barra de herramientas de la ventana de esa carpeta y
variarn dependiendo del contenido de la carpeta. Entre las vistas disponibles
se incluyen las siguientes:
La vista Detalles muestra una lista de los archivos o las carpetas y sus
propiedades. Las propiedades de los archivos o las carpetas que se
muestran de forma predeterminada son Nombre, Tamao, Tipo y Fecha
de modificacin. En el caso de las imgenes, los valores
predeterminados incluyen tambin Imagen tomada el da y Dimensiones.
Puede ver muchas otras propiedades distintas especficas de los tipos de
archivo, incluidas Fecha de creacin, Datos consultados, Atributos,
Estado, Propietario, Autor, Ttulo, Asunto, Categora, Pginas,
Comentarios, Copyright, Intrprete, Ttulo del lbum, Ao, Nmero de
pista, Gnero, Duracin, Velocidad de transmisin, Protegido, Modelo de
cmara, Organizacin, Descripcin, Versin del archivo, Nombre del
producto y Versin del producto.
La vista Tira de imgenes muestra la imagen seleccionada
actualmente en la parte superior de la ventana sobre una nica fila de
versiones ms reducidas de todas las imgenes contenidas en la carpeta
actual. Esta opcin slo est disponible para la carpeta Mis imgenes y
sus subcarpetas.
La vista Iconos muestra el icono y el nombre de archivo de todos los
archivos o carpetas incluidos en la carpeta actual.
La vista Lista muestra una lista de los archivos y carpetas que hay
en la carpeta actual, sin ms informacin que el nombre del archivo y un
pequeo icono que representa el tipo de archivo.
La vista en miniatura muestra un mximo de cuatro representaciones
en miniatura de los archivos contenidos en cada carpeta. Estas
miniaturas se muestran sobre un icono de carpeta que mide
aproximadamente nueve centmetros cuadrados y medio. Las miniaturas
de cada archivo muestran una imagen pequea del archivo si ste es de
un tipo apropiado (como los archivos grficos) o un icono que representa
el tipo de archivo. El nombre de archivo o de carpeta se muestra bajo la
miniatura.

La vista Mosaicos muestra un icono grande de tipo de archivo o de

carpeta, el nombre de archivo o de carpeta y hasta dos datos adicionales
por cada uno de los archivos incluidos en la carpeta. La informacin
adicional vara dependiendo del tipo de archivo.

Apertura, modificacin y almacenamiento de archivos

Una vez que haya encontrado un archivo al desplazarse por las carpetas en el
Explorador de Windows o en Equipo, puede hacer doble clic en el archivo para
abrirlo y, despus, puede modificarlo como desee. Por ejemplo, puede
modificar el texto de un documento o cambiar los colores de una imagen. Un
archivo est asociado al programa que se utiliza para leerlo, por lo que si hace
doble clic en un archivo creado en el Bloc de notas, se iniciar el programa Bloc
de notas y mostrar el archivo. Si Windows no puede encontrar el programa
asociado al archivo, o si desea utilizar otro programa distinto del que est
asociado, utilice el comando Abrir con (que se encuentra en el men contextual
que aparece al hacer clic con el botn secundario del mouse en un archivo).
Todos los archivos tienen nombre y todos los nombres de archivo constan de
dos partes, el nombre y la extensin, separadas por un punto. El tipo de
archivo o el programa en el que se cre se indica mediante la extensin. La
extensin es una abreviatura (normalmente de tres letras, y a veces de dos o
de cuatro) del tipo de archivo.
Los archivos tambin tienen iconos, que son representaciones grficas del tipo
de archivo. Dependiendo de cmo est examinando los archivos, puede ver un
icono grande, un icono pequeo o ningn icono.
Todos los archivos tienen asignado una extensin y un cono. El icono que
aparece con un nombre de archivo en el Explorador de Windows indica el
programa asociado a ese tipo de archivo. Entre los iconos y las extensiones
de tipo de archivo ms comunes se incluyen los siguientes:

Nombres de archivos y carpetas

Los nombres de archivo y de carpeta pueden ser cualquier combinacin de
letras, nmeros y espacios en blanco, hasta un total de 255 caracteres. En los

nombres se permiten algunos caracteres especiales, como guiones y comas,

mientras que otros caracteres no estn permitidos, como signos de dos puntos,
barras y signos de interrogacin. Puede evitar tener que recordar qu
caracteres especiales se permiten si simplemente utiliza letras, nmeros y
espacios en blanco cuando cree nombres de archivo y de carpeta.

Ordenar archivos
A medida que trabaje con un nmero mayor de archivos, necesitar encontrar
los archivos que desea de manera rpida y eficiente. Una forma de encontrar
fcilmente un archivo consiste en agrupar el contenido de la carpeta segn una
caracterstica determinada, como la fecha. Despus, si sabe la fecha en que
guard el archivo, podr encontrarlo fcilmente.
Hay varias formas de ver archivos en el Explorador de Windows: como iconos
grandes o pequeos, en una lista de nombres de archivo, en una lista con
detalles de los archivos (por ejemplo, cundo se modific por ltima vez cada
archivo) o como nombres de archivo con miniaturas (pequeas
representaciones de imgenes; en este caso, el icono que representa el
archivo). Cuando ordena archivos, es conveniente verlos en la vista Detalles. La
vista Detalles muestra cada archivo en una lnea diferente, con columnas para
el nombre de archivo, la cantidad de espacio de almacenamiento que ocupa, el
tipo de archivo y la fecha en que se guard por ltima vez. En la vista Detalles
puede hacer clic en un encabezado de columna para ordenar los archivos por
esa columna.

Creacin de archivos y carpetas

Es fcil crear carpetas en el Explorador de Windows y no hay ningn lmite en
cuanto al nmero de carpetas que puede tener. Por eso, es conveniente que
piense cmo desea organizar las carpetas. Puede crear una carpeta para cada
proyecto importante, para cada cliente o para los meses del ao, dependiendo
de cmo prefiera organizar el espacio de almacenamiento. Por ejemplo, la
directora de marketing de Contoso, Ltd cre una carpeta diferente para
Adventure Works. En esa carpeta hay una subcarpeta para los grficos y otra
para las pginas Web.
Tambin puede crear archivos en el Explorador de Windows. Cuando crea
archivos, crea un marcador de posicin para un tipo determinado de contenido,
como un archivo de grficos o de texto, asignndole un nombre. Despus
llenar el contenido. Este proceso es lo contrario que la forma ms tpica de
crear archivos, que implica abrir un programa como el Bloc de notas, escribir
datos y guardar despus los datos como un archivo.
La creacin de un archivo en el Explorador de Windows presenta ciertas
ventajas con respecto a la creacin de un archivo en un programa. Es ms
rpido, ya que no tiene que ejecutar el programa, y crea la estructura del

archivo al predeterminar su nombre y el programa que utilizar para trabajar

con l. Hace unos meses, la directora de marketing de Contoso, Ltd contrat a
un proveedor para que escribiera unos textos publicitarios. Antes de que el
proveedor empezara el proyecto, la directora de marketing cre los archivos
necesarios, de forma que ella no tuviera que buscarlos cuando el proveedor
terminara su trabajo. Los pocos minutos que la directora de marketing tard en
crear los archivos de antemano le ahorraron un tiempo valioso ms tarde
durante el proyecto.

Traslado, copia y cambio de nombre de archivos y carpetas

Del mismo modo que ocasionalmente tiene que reorganizar el espacio de sus
armarios y cajones, ver que necesita reorganizar sus archivos y carpetas. Por
ejemplo, quizs desee mover archivos de su carpeta actual a una nueva
carpeta que ha creado o copiar una carpeta de forma que tenga una versin
original de todo su contenido y un duplicado con el que experimentar. Puede
que tenga que cambiar el nombre de un archivo o de una carpeta para que
refleje mejor su contenido.
Puede mover y copiar archivos o carpetas mediante los comandos Mover a la
carpeta y Copiar a la carpeta del men Edicin del Explorador de Windows, o
puede arrastrar simplemente un archivo o una carpeta de un lugar a otro. Si
arrastra un archivo o una carpeta de un lugar a otro dentro del mismo disco,
Windows mover el elemento. Si arrastra un archivo o una carpeta de un disco
a otro, Windows copiar el elemento.
Para cambiar el nombre de un archivo o de una carpeta, haga clic con el botn
secundario del mouse en l y, despus, haga clic en Cambiar nombre en el
men contextual. Se seleccionar el nombre del archivo. Escriba el nuevo
nombre y presione Entrar. El archivo cambiar de nombre.
Para poder elegir si desea copiar o mover un archivo o una carpeta que
arrastra, haga clic con el botn secundario del mouse para arrastrarlo. Cuando
suelte el botn del mouse para colocar el elemento, aparecer un men
contextual. En el men contextual, haga clic en Copiar aqu o en Mover aqu.

Seleccin de varios archivos

Ya ha aprendido en esta leccin que puede seleccionar un nico archivo
haciendo clic en l. No obstante, a veces desear seleccionar ms de un
archivo a la vez. Por ejemplo, quizs tenga que mover un grupo de archivos o
imprimir varios archivos a la vez. Existen dos formas de seleccionar varios
archivos:

Mays+Clic Si los archivos que desea seleccionar aparecen uno tras

otro, haga clic en el primer archivo del grupo, mantenga presionada la
tecla Mays y haga clic en el ltimo archivo del grupo.
Ctrl+Clic Si los archivos que desea seleccionar no aparecen juntos,
mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en cada uno de los
archivos. Si selecciona un archivo que no desea incluir en el grupo,
mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic de nuevo en el archivo
para anular su seleccin.

Eliminacin de archivos y carpetas

Aunque el espacio de disco ha bajado de precio considerablemente, todava
sigue siendo una cantidad finita. Al igual que ocurre con otros recursos finitos,
es preciso eliminar las carpetas y los archivos innecesarios para conservarlo.
La eliminacin de un archivo o de una carpeta no lo borra del disco del mismo
modo que un borrador quita las marcas de lpiz. Es ms parecido a meter algo
en un cajn. De vez en cuando, el cajn se llena y tiene que vaciarlo. Algunas
veces se meten cosas en el cajn por error, y tiene que sacarlas y volverlas a
poner donde estaban.
En Windows, este cajn se denomina Papelera de reciclaje. Para enviar un
archivo o una carpeta a la Papelera de reciclaje, seleccione el elemento y
presione la tecla Supr. Haga clic en S para confirmar la eliminacin. Tambin
puede enviar un archivo o una carpeta a la Papelera de reciclaje si hace clic en
la carpeta o en el archivo para seleccionarlo, hace clic con el botn secundario
del mouse y, despus, hace clic en la opcin Eliminar del men contextual.
Para ver el contenido de la Papelera de reciclaje, haga doble clic en su icono en
el escritorio. Para quitar un elemento de la Papelera de reciclaje y devolverlo a
su ubicacin original en el disco, haga clic en el elemento para seleccionarlo y
haga clic en la opcin Restaurar este elemento, en la parte izquierda de la
ventana Papelera de reciclaje. Para eliminar un elemento de manera definitiva
de la Papelera de reciclaje, haga clic en el elemento y, a continuacin, haga clic
en la opcin Eliminar del men Archivo. (Tambin puede hacer clic con el botn
secundario del mouse en el elemento y seleccionar Eliminar en el men
contextual que aparecer.) Haga clic en S para confirmar la eliminacin. Para
eliminar de manera definitiva todo el contenido de la Papelera de reciclaje,
haga clic en la opcin Vaciar Papelera de reciclaje en el lado izquierdo de la
ventana Papelera de reciclaje.

Unidad
III: Microsoft Windows
8

Ejercicio corto
1

Cules son las dos formas ms habituales de desplazarse por las carpetas en Windows?

Cmo se abre un archivo?

Qu tipo de archivo tiene la extensin .mdb? Y la extensin .wav?

Qu caracteres especiales no pueden formar parte de un nombre de archivo?

Qu combinacin de teclas se utiliza para seleccionar un grupo de archivos que aparecen

uno detrs de otro? Y un grupo de archivos que no aparecen juntos (es decir, no estn
adyacentes)?

Cambia el nombre de un archivo y despus decide que no le gusta ese nombre. Qu hace?