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Procedimientos

A continuacin se detallan los procedimientos para la ejecucin de cada una de


las tareas asignadas segn las responsabilidades del cargo:
Cargo

Responsabili
dad

Tarea

Encargado
de Bodega
Administra
tivo

1.- Supervisin Realizar charlas


y coordinacin informativas y
de personal de motivacionales
bodega:

Revisin de registros de
entrada y salida de
personal

Revisin continua de la
ejecucin de los procesos
por parte del personal a
cargo

Asignacin de tareas a
personal a cargo

Evaluacin del personal de


bodega

Procedimiento

- Todos los lunes a las 15:00 horas se


debe realizar reunin informativa que
abarque temas operacionales y
administrativos concernientes a la
prestacin del servicio.
- Las charlas motivacionales estn
sujetas al criterio del encargado
administrativo quien puede realizarlas
cuando estime conveniente.
- El registro de entrada y salida del
personal de bodega debe ser revisado
al menos una vez por mes. Esto se
realizar los das 25 de cada mes.
- Las inconsistencias detectadas
deben ser tratadas de acuerdo a las
leyes descritas en el Cdigo Laboral
chileno y reportadas a R.R.H.H.
- Se debe hacer una revisin diaria de
manera presencial de la forma en que
se ejecutan las tareas.
- Si se encuentran anomalas en los
procesos supervisados, estas deben
ser informadas y corregidas por quien
realiza la tarea.
- Las tareas se deben asignar de
acuerdo a lo indicado en este manual.
-Tareas extraordinarias o no
consideradas en este manual, deben
ser distribuidas entre el personal de
bodega de acuerdo al criterio del
Encargado Administrativo en el
momento que estas tareas requieran
ejecucin.
- la evaluacin del personal a cargo se
har de acuerdo a cuatro parmetros:
Cumplimiento de horarios, ejecucin
de las tareas, nmero de quejas de
usuarios y percepcin del superior
directo.

Cargo

Responsabilida
d

Tarea

Encargado 2.- Coordinacin y Revisin de inventarios


de Bodega nexo para procesos
Administra de abastecimiento
tivo

Establecer
requerimientos de
compra
Emitir requerimiento de
abastecimiento a
departamento de
compras

Realizar seguimiento a
las rdenes de compra
asignadas al
abastecimiento de
bodega.

Cargo

Responsabilida
d

Tarea

Encargado 3.- Coordinacin y Revisin y ajustes de


de Bodega nexo
con rea planificacin
Administra acadmica
acadmica para talleres
tivo

Procedimiento
- Todos los mircoles se debe revisar
el inventario otorgado por el
Encargado Operativo. Se deben
aclarar las diferencias
- El establecimiento de los
requerimientos de compra se debe
hacer el da jueves de cada semana.

- Las solicitudes de compra se deben


enviar a departamento de compras el
primer da jueves de cada mes antes
de las 14:00 horas, considerando las
mercaderas necesarias para cubrir
los requerimientos para cuatro
semanas a partir del da lunes de la
semana subsiguiente.
(Ver este procedimiento en anexo ZZ).
- En caso de existir requerimientos
extraordinarios, estos deben ser
solicitados los das jueves de cada
semana antes de las 14:00 horas.
- Los das mircoles de cada semana,
se debe llamar a los proveedores
involucrados en la entrega de
productos programados para el
viernes de la misma semana, con el
fin de confirmar la recepcin y
coordinar la entrega. (Ver este
procedimiento en anexo ZZ)
Procedimiento
- El Director de Carrera es el
encargado de entregar va correo
electrnico las fichas pedaggicas de
cada taller y sus respectivos horarios,
con esta informacin el E.A. debe
efectuar la revisin y realizar los
ajustes necesarios para lograr una
consolidacin de las cantidades de

Consolidacin de
requerimientos para
taller

Cargo

Responsabilida
d

Tarea

Encargado
de Bodega
Administra
tivo

4.- Gestin de la Elaboracin fichas de


informacin
recetas
necesaria para el
armado de canastas

Envo de fichas de
recetas

productos necesarios para cada taller.


Este proceso debe realizarse una vez
por semestre y requiere que la
informacin emanada de la direccin
acadmica est disponible a lo menos
30 das antes del inicio de clases.
(revisar anexo UU)
- A lo menos 20 das antes del inicio
de clases de cada semestre, el E.A.
debe tener listo el consolidado de los
requerimientos para cada taller
estableciendo las cantidades totales
que se ocuparan de cada producto.
Para consolidar las cantidades, el E.A.
deber hacer los ajustes que estime
convenientes basndose en dos
criterios: 1) Cantidad de producto
contenida en envase original y; 2) La
aproximacin de la cantidad en
intervalos de 500 gramos; ejemplo: si
la cantidad consolidada resulta ser de
3,25 kilos se deben ajustar a 3,5 kg; si
la cantidad consolidada es de 3,65
kilos el ajuste es a los 4,0 kilos.
(revisar anexo UU)
Procedimiento
- El E.A. debe confeccionar la ficha
tcnica o receta para cada taller por
especialidad e individualmente, para
esto se valdr de la informacin
emanada de la ficha pedaggica y del
horario de los talleres entregados por
direccin de carrera. Este proceso se
denominar consolidacin para
preparacin de canastas y consiste
en el ordenamiento por tem y
cantidades requeridos para la
ejecucin de un taller en particular y
dar paso a la ficha tcnica que se
utilizar para la elaboracin de las
canastas diarias para cada taller.
(revisar anexo UU)
- Al menos 5 das antes del inicio de
clases, E.A. debe enviar va correo
electrnico las fichas tcnicas de
todos y cada uno de los talleres a

realizarse durante el semestre.


(revisar anexo UU)

Cargo

Responsabilida
d

Tarea

Encargado 5.Aplicar Supervisin de


de Bodega sistemas de control inventario de
Administra
existencias
tivo

Verificacin de mermas

Calculo de ndice de
asistencia efectivo
Registrar datos para la
evaluacin de personal
de bodega y docentes

Cargo

Responsabilida
d

Tarea

Encargado 6.- Elaboracin y Rebaja de cantidades en


de Bodega envo de informes
registro de inventario
Administra
de bodega
tivo

Envo de planilla de
existencias de
consumibles mensual a
Bodega Central

Procedimiento

- Los martes de cada semana se debe


constatar que se est llevando a cabo
el conteo de existencias segn lo
indicado en este manual. Revisar
procedimiento de toma de inventarios
en anexo LL
- los das mircoles de cada semana y
en caso de existir diferencias en los
stocks de productos se debe verificar
que la merma es tal y aclarar su
origen. Revisar procedimiento de
tratamiento de mermas en anexo MM
- Los das 25 de cada mes y tras haber
revisado el registro de entradas y
salidas del personal, se debe calcular
el IAE. (Ver anexo QQ)
- Los das 25 de cada mes deben ser
registrados los datos necesarios para
la evaluacin de personal. Ver seccin
de registros

Procedimiento

- Los das mircoles de cada semana y


posterior a la revisin de la
informacin del inventario realizado el
E.A. debe proceder con el descuento
de las cantidades correspondientes a
mermas por producto en la planilla de
registro de existencias. La rebaja de
stock se lleva a cabo restando de la
cantidad en stock terico la cantidad
de stock fsico mermado.
- La ltima semana de cada mes, se
debe elaborar el informe mensual de
existencias de consumibles; para esto
se utilizar los datos obtenidos del
inventario del ltimo da martes del

mismo mes. Estos datos deben ser


traspasados a planilla especialmente
preparada y otorgada por Bodega
Central para su posterior envo va
correo electrnico a Encardo de
Bodega Central con copia a Asistente
de Bodega Central y Encargado
Operativo de Bodega de Gastronoma.
- En la planilla se debe completar la
columna de cantidad con los datos
recogidos en el inventario, la planilla
automticamente calcular el
consumo restando de las existencias
segn registro de B.C. las existencias
fsicas en B.G., el resultado ser la
cantidad a rebajar por B.C.
Cargo

Responsabilida
d

Tarea

Procedimiento

Encargado
de Bodega
Operativo

1.- Control de
Calidad de
insumos y materias
primas

Revisin de
mercaderas
almacenadas para
constatar el estado en
que se encuentran

- Los das martes de cada semana


junto con el proceso de toma de
inventarios el E.O. deber chequear el
estado en se encuentran los
productos y las condiciones de
almacenamientos, de encontrar
falencias en las condiciones de
almacenamientos es deber del E.O.
tomar acciones para remediarlas.
- Los das martes de cada mes,
posterior al proceso de toma de
inventarios y revisin de mercaderas
el E.O. debe dar cuenta de todas las
mermas encontradas. Ver anexo MM.

Reportar mermas

Cargo

Responsabili
dad

Tarea

Procedimiento

Encargado
de Bodega
Operativo

2.- Control de
Inventarios

Inventario semanal de
abarrotes, carnes,
pescados, mariscos, vinos
y licores

- Los das martes de cada semana, el


E.O. debe realizar la toma de
inventario segn procedimiento
sealado en anexo LL.

Inventario semestral de

- Al trmino de cada semestre; mes

de julio y mes de diciembre, el E.O.


debe realizar la toma de inventario de
loza, cristalera, vajilla y maquinarias
detallando las cantidades y las
caractersticas de cada tem. La
planilla con el registro de existencias
debe ser enviada va correo
electrnica a E.A.
- Posterior a cada inventario, el E.O.
Elaborar informes
debe elaborar el informe
correspondiente y hacerlo llegar va
mail a E.A. Este informe corresponde
a las planillas electrnicas utilizadas
para el registro de existencias.
- Es deber del Encargado Operativo,
levantar un informe diario de
novedades y hacerlo llegar va mail a
E.A. Tal informe corresponde a un
correo electrnico cuyo asunto debe
sealar: Informe dd/mm/aa. En caso
de no haber nada que informar el
correo solo debe indicar la frase Sin
Novedad, de lo contrario se debe
describir lo acontecido.
- Posterior al inventario semanal, es
Registro y eliminacin de
deber del E.O. registrar y llevar a cabo
mermas
el procedimiento de eliminacin de
mermas segn el procedimiento
establecido en este manual y que se
muestra en anexo MM.
Registro y tratamiento de - El tratamiento para las mercaderas
devueltas desde los talleres se explica
devoluciones
en detalle en anexo TT.

loza, vajilla, cristalera y


maquinaria

Cargo

Responsabili
dad

Tarea

Encargado
de Bodega
Operativo

3.- Elaboracin Elaborar y enviar informe


y
envo
de diario de novedades
informes

Elaborar y enviar informe


semanal de existencias

Procedimiento

- Es deber del Encargado Operativo,


levantar un informe diario de
novedades y hacerlo llegar va mail a
E.A. Tal informe corresponde a un
correo electrnico cuyo asunto debe
sealar: Informe dd/mm/aa. En caso
de no haber nada que informar el
correo solo debe indicar la frase Sin
Novedad, de lo contrario se debe
describir lo acontecido.
- Todos los das martes y posterior a la
toma de inventario de abarrotes,

Elaborar y enviar informe


mensual de existencias de
loza, vajilla, cristalera y
maquinaria.

Cargo

Responsabili
dad

Tarea

Encargado
de Bodega
Operativo

4.- Registro y Registrar facturas en


organizacin de planilla electrnica
documentos

carnes, pescados, mariscos, vinos y


licores, el E.O., debe enviar; va
correo electrnico; las planillas con
los registros de existencias de estos
tems.
- El ltimo lunes de cada mes y
posterior a la toma de inventario de
loza, vajilla, cristalera y maquinarias,
el E.O. debe enviar; va correo
electrnico las planillas con los
registros de existencias de estos
tems.

Procedimiento

- Es deber del E.O. registrar toda


Factura y Nota de Crdito en planilla
electrnica habilitada para ello;
indicando fecha de entrega, nombre
del proveedor, nmero de factura o
NC, nmero de UTC y monto total de
la factura o NC.
Envo de facturas a - Una vez registrados los documentos
obtenidos en la recepcin de
Bodega Central
mercaderas, el E.O., deber hacer
llegar estos documentos a B.C. el da
lunes siguiente a la recepcin o en su
defecto el da posterior. Los datos de
las facturas a entregar deben ser
enviados va correo electrnico a
Encargado de Bodega Central con
copia a Asistente de bodega Central y
E.A. bodega de gastronoma. El mail
correspondiente debe ser impreso
para la firma y timbre que acredite la
recepcin de los documentos.
- Las facturas a entregar deben ser
acompaadas por sus respectivas
rdenes de compra y guas de
despacho en el caso de que estas
existan.
Ingresar datos de ingreso - Los das viernes de cada semana,
de mercaderas en planilla posterior a la recepcin de
mercaderas, el E.O. debe alimentar
electrnica
las planillas de existencias con los

datos aportados por los documentos


que respaldan esta operacin. Si la
recepcin no se realiza un da viernes,
es deber del E.O. ingresar los datos el
mismo da que se recepcionen las
mercaderas.
Ingresar
copias
de - Se debe realizar una copia de cada
facturas,
GD y OC en factura recibida e ingresarla al archivo
existente por proveedor.
carpetas por proveedor
- Las GD y OC se deben archivar en su
carpeta correspondiente segn
proveedor a la espera de la
correspondiente factura para su
posterior envo a B.C.
Cargo

Responsabili
dad

Tarea

Encargado
de Bodega
Operativo

5.- Aseo y
Chequeo peridico de las
mantencin de
instalaciones y
dependencias de dependencias
bodega
Solicitar mantenciones y/o
reparaciones de equipos e
infraestructura a
Departamento de
Operaciones

Revisin de las labores del


personal externo de aseo
en reas de bodegas y
talleres
reportando
deficiencias en el servicio
a
Departamento
de
Operaciones

Procedimiento

- Constantemente se debe revisar el


estado de las instalaciones
asegurando el normal funcionamiento
de la bodega. Se debe realizar una
inspeccin ocular para detectar
desperfectos.
- Si en la inspeccin ocular realizada a
las instalaciones se detectan
problemas, estos deben ser
reportados va correo electrnico
directamente a jefe de Operaciones
con copia a E.A., se debe hacer el
seguimiento de la solicitud de
reparacin o reemplazo hasta que el
problema sea resuelto.
- El E.O. debe solicitar cuando
corresponda las acciones de
mantenimiento necesarias para
asegurar el ptimo funcionamiento de
las maquinarias, as como tambin
prevenir el deterioro de las
instalaciones. Estas acciones deben
ser solicitadas va correo electrnico a
Jefe de Operaciones.
- Es deber del E.O. velar por que el
personal externo de aseo realice sus
labores con el estndar adecuado
correspondiente a lugares de
manipulacin de alimentos.
- El E.O. podr solicitar tareas
especiales al personal de aseo, sin

embargo por ley de subcontratacin,


no podr darles rdenes ni
reprenderlos. Cualquier inconveniente
debe ser tratado a travs del Jefe de
Operaciones solicitando su
intervencin va correo electrnico.

Responsabilidades compartidas
Cargo

Responsabilida
d

Tarea

Encargado 1.- Recepcin de Recepcin de


de Bodega productos
mercaderas
Administra
tivo y
Archivar documentos
Operativo

Procedimiento
- El procedimiento para la recepcin
de mercaderas se detalla en el anexo
RR
- Posterior a la recepcin de
mercaderas, tanto el E.A. como el
E.O. deben archivar los documentos
asociados a esta operacin. De esta
manera las facturas deben ser
fotocopiadas. En la copia de factura
se debe registrar el nmero de OC
asociada y se debe archivar en la
carpeta correspondiente denominada
Copias facturas por proveedor. La
factura original debe archivarse en el
libro de correspondencia a la espera
de su registro y posterior envo a B.C.
- Las Gd y OC se deben archivar en la
carpeta correspondiente al proveedor
que las emite.

Cargo

Responsabilida
d

Encargado 2.- Control de


de Bodega entradas y salidas
Administra de Mercadera
tivo y
Operativo

Tarea

Procedimiento

Despacho de canastas,
vajilla y maquinaria

- El procedimiento para el despacho


de canastas, vajilla y herramientas se
describe en detalle en el anexo SS.
- El procedimiento para la devolucin
de materias primas, vajilla y
herramientas desde los talleres se
describe en detalle en el anexo TT.
- Es deber de ambos encargados
registrar todos los movimientos de
entradas y salidas de mercaderas y
herramientas en las correspondientes
planillas y/o documentos asociados
completando los datos requeridos y
en el momento en que ocurren.

Recepcin de
devoluciones de taller
Registrar entradas y
salidas de insumos
materias primas y
herramientas

Cargo

Responsabilida
d

Tarea

Procedimiento

Asistente
de Bodega

1-. Armado de
canastas

Preparacin de canastas - El armado de las canastas se debe

Cargo

Responsabilida
d

Tarea

Asistente
de Bodega

2.- Condiciones de Revisin peridica de - Las condiciones de almacenamiento


almacenamiento de productos
y deben ser revisadas al menos una vez
los productos
condiciones
de a la semana, cerciorndose de que las
mercaderas estn contenidas de
almacenamiento

realizar siguiendo las especificaciones


indicadas en las fichas tcnicas de
cada taller. El detalle de este
procedimiento debe ser revisado en
anexo WW.

Procedimiento

acuerdo a los requerimientos segn


su naturaleza y en el espacio
asignado segn el lay out contenido

en este manual. Las condiciones de


almacenamiento se detallan en el
anexo FF.

Cargo

Responsabilida
d

Tarea

Asistente
de Bodega

3.- Elaboracin de
porciones para
canastas

Porcionar
primas

Procedimiento

Materias - El gramaje de las porciones est

Envasar porciones

Almacenar porciones

establecido de acuerdo a los


requerimientos de cada taller segn
ficha tcnica. Esta tarea se debe
llevar a cabo los das jueves y viernes
de cada semana considerando que las
canastas para el da lunes de la
siguiente semana deben quedar listas
el da viernes.
- Los productos que se deben
porcionar son las carnes, pescados,
mariscos y abarrotes cuyo envase
original contenga una cantidad
superior a la requerida. La cantidad
de porciones debe corresponder al
nmero total de talleres a realizar por
cada especialidad.
- Una vez establecidas las porciones,
estn deben envasarse dependiendo
de sus caractersticas y gramaje; para
esto se dispone de bolsas plsticas de
distintos tamaos y pocillos plsticos
con tapa.
- Los envases de los productos
porcionados deben estar identificados
con una etiqueta que indique de que
producto se trata. En el caso de
productos frescos la etiqueta debe
contener tambin la fecha de
porcionado y envasado.
- El almacenamiento de los productos
porcionados se debe realizar
atendiendo las caractersticas de cada
producto y en cada una de las

bodegas y estanteras asignadas para


ello segn lay out.