Unidad N2.

El mtodo Kaizen e Indicadores de Gestin

Actividad: Plan Kaizen
Nombre aprendiz:

EDISON DUEAS

Email:
Fecha:

06 DE ABRIL 2016

Descripcin:
La actividad est compuesta por tres puntos a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre
el mtodo Kaizen al interior de su empresa.
Por ende se han analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medicin, el anlisis de las no
conformidades y propuestas de posibles soluciones, sin embargo, existen metodologas que implementadas
adecuadamente contribuyen a disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades
o dificultades en los procesos institucionales.
Dentro de las metodologas para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.

Por tal motivo lo que se pretende en esta actividad es conocer esta metodologa con miras a aplicarla en la empresa
donde usted labora, reconociendo la importancia de promover el mejoramiento continuo en los procesos
institucionales y por ello se le pide que realice lo siguiente:
1. Disee el Plan Kaizen Institucional para uno de los problemas operacionales ms frecuentes en un proceso,
definiendo los siguientes parmetros:
Plan Kaizen
Fecha de planeacin: O9 DE ENERO

Empresa: COMPENSAR
Proceso a mejorar: SERVICIO AL CLIENTE
Fecha de inicio: 01 DE ENERO 2016
Fecha de finalizacin: 15 DE JULIO 2016
Planteamiento del problema: En el laboratorio clnico Compensar, el cliente llega con su orden de exmenes de
laboratorio dados por su eps y es atendido por una recepcionista quien le da un turno para ser atendido por las
cajeras, cuando sea su turno este se dirige a la caja con su documento de identidad y su orden de exmenes
mdicos, la persona encargada de la caja le har un factura para recibir el dinero correspondiente al pago de la
prestacin del servicio, y recibir junto con la factura un sti8er con cdigo de barras marcado con su n9mero de
identificacin, y proceder a ingresar a la parte de toma de muestras del laboratorio, donde ser atendido por un
profesional en el cargo el cual le har una serie de preguntas para llenar un formato especial con sus principales
datos, que sern utilizados posteriormente para ingresar los datos en el formato de resultados adems rectificara
nuevamente los exmenes ordenados para proceder con el proceso de toma de muestra y posterior anlisis de la
misma , finalmente se le brindara al cliente todas las comodidades y seguridad en la toma de muestras y la privacidad
pertinente para cada procedimiento, los resultados sern entregado en un plazo mximo de /: horas dependiendo
dela urgencia de los mismo

Objetivo del plan Kaizen: lograr reducir el nmero de quejas por razones de demora en la prestacin de servicios,
aumentando la eficiencia en la atencin de los usuarios, disminuyendo la probabilidad de errores en la emisin de
resultados o tomas de muestras mejorando siempre la calidad en cada uno de los procedimientos
Lder del equipo Kaizen: Edison dueas
Lista de miembros del equipo Kaizen:
Edison Dueas: asesor

Cronograma para la ejecucin del plan Kaizen

Actividad
Recursos necesarios
Responsable
Recepcin del paciente
$ 500.000
Recepcionista
Pago de exmenes
$ 1.000.000
Auxiliar
Toma de Muestra y anlisis de la
$ 8.000.000
Enfermera
muestra
Entrega oportuna de resultados
$ 2.000.000
Recepcionista

Fecha ejecucin
20 de enero 2016
21 de enero 2016
21 de enero 2016
21 de enero 2016

Beneficios de implementar el plan Kaizen propuesto

Entre los beneficios de implementar el plan de Kaizen est sin lugar a dudas el poder aumentar la productividad
de la empresa manteniendo altos estndares de calidad en la prestacin de cada uno de los servicios,
disminuyendo reproceso y tiempos en la ejecucin de procedimientos que ocasionan gastos adicionales. 5 su vez
mantener el orden de los clientes y Garantizar la seguridad y privacidad de los resultados obtenidos

Frecuencia de reuniones del equipo Kaizen: Se cita a los encargados de la ejecucin del mtodo de Kaizen a
reuniones peridicas cada 15 das a partir de implantado el proceso con el fin de informar, evaluar y controlar cada
proceso buscando disminuir la probabilidad de errores y buscando la mejora continua del sistema de gestin de
calidad
Fecha de presentacin final del plan: la presentacin final de los resultados, anlisis y conclusiones finales del
proceso sern presentadas a todo el personal encargado en 15 de julio del 2016

2. Identifique la medicin del plan Kaizen para garantizar su eficaz ejecucin:

Proceso: Atencin al usuario en el laboratorio clnico Compensar
Lder del proceso:
Actividad

Indicador de gestin

Descripcin

Responsable
del reporte

Meta

Recepcin del paciente y Tiempo promedio de atencin al

proceso de pago
usuario

Toma de muestras

Tiempo promedio de atencin al

usuario

Lograr promediar
el tiempo normal
de atencin
a
usuarios
Disminuir
tiempos
de
atencin
de
usuarios
Recepcionista
identificando
posibles fallas ,
tiempos muertos
o reproceso
Atencin
oportuna
y
efectiva brindando
al cliente calidad
y satisfaccin por
el
servicio
prestado
Enfermera
Mejoramiento
tiempos
de
atencin
oportuna
sin
desmejorar
la

65%

70%

Entrega de resultados

Tiempo promedio de entrega de

resultado de acuerdo
al
procedimiento

calidad
de
la
misma
Disminuir
el recepcionista
tiempo de entrega
de
resultados
manteniendo los
estndares
de
calidad exigidos

80%

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.

El diseo estructurado y eficiente de un buen proceso mediante la aplicacin de Kaizen, permite evidenciar los
errores en los procedimientos, procesos y actividades de una operacin. Con esta identificacin podemos
lograr corregir o rectificar los mismos alcanzando posteriormente celeridad en la ejecucin de todos ellos y de
igual forma disminuir los tiempos de la operacin.

La implementacin del mtodo de Kaizen deben ser llevado a cabo por personal capacitado que conozca muy
de cerca las metas, objetivos, misin, visin y poltica de la compaa, lo que puede garantizar el xito en la
mejora continua de los procesos de una compaia.

Criterios de evaluacin
Conoce la metodologa de implementacin del mtodo kaizen.
Plantea indicadores de gestin para la medicin de procesos o actividades.
Entrega a tiempo las actividades de acuerdo con la fecha indicada por el instructor.