Gua de Laboratorio

Microsoft Word 2010 UNIV. SIMN BOLVARLIC. JOS LUIS HUAPAYA

LECCIN 06
Competencias Especficas de la leccin 6
Comenzar a familiarizarse con opciones avanzadas de Word
Operaciones combinar correspondencia.
Tiempo aproximado
30 min.

Nmero de prcticas

Teora: 1
Prctica: 1 dividida en dos partes

Observaciones

Prcticas opcionales en las Fichas Prcticas

ndice general de materias

LECCIN 6___________________________________________3
INTRODUCCIN_________________________________________3
COMBINAR CORRESPONDENCIA_______________________________9

PRCTICAS EN WORD

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Leccin 6
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o agradecer a los asistentes o si
deseas crear las etiquetas de algn producto con un nmero de serie correlativo, es hoy
el da para que dejes de hacer uno por uno aquel trabajo.

Introduccin
Esta funcin consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un
documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las
cuentas de los servicios bsicos, donde en un solo formato de documento, los datos
cambian segn el cliente.
En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta funcin para enviar cartas, para esto
necesitaremos lo siguiente:
1. Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo de Word (tablas), Excel, pero
puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook
2. Carta redactada en Word

El ejemplo consiste en l envi de un memorndum, Teniendo el memorndum

ya

redactado, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, sern
solo: Trato, Apellidos y Nombres. Tal como lo muestra la siguiente imagen .Redactar en
un documento Nuevo de Word:
Guardar dicho documento En su memoria USB
con el nombre:Lista trabajadores
Elaborar un Nuevo Documento Base o plantilla, en
este caso se ha elaborado un Memorndum, como
aparece en la imagen de abajo.

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Procedimiento:
Paso1:
1. Clic Men correspondencia

2. Clic en Seleccionar destinatarios - usar lista existente

De la pantalla navegar hasta encontrar el archivo

Clic en
botn

insertar campo combinado doble clic en trato y aceptar, dejar un espacio (barra
espaciadora y hacer lo mismo con el campo; apellidos y nombres

Se vera de esta manera:

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Por ultimo:
Clic en el botn finalizar y combinar editar documentos individuales todos y aceptar.

Realizar la comprobacin se vern los documentos para cada uno de los destinatarios:
Trabajo de aplicacin: Ahora les toca a ustedes
El ejemplo consiste en l envi de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de
redaccin de documentos. Lo que haremos es que podamos personalizar la carta con los
datos de los destinatarios.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos,
en este caso, sern solo: Nombre, Direccin, Empresa, Profesin. Tal como lo muestra la
siguiente imagen
Guardar dicho archivo (as como el modelo en Excel)

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Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel, ahora vamos
al Word y como combinamos la BD con la carta.
Vamos a:

1: Combinacin de Correspondencia
2: Iniciar combinacin de correspondencia
Seleccionamos asistente de correspondencia
3: Comenzamos con el asistente de correspondencia
Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente
Utilizar el documento actual y siguiente
En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al
presionar sobre EXAMINAR (que est en el cuadrado azul). ac es donde buscamos
nuestro archivo Excel.
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Despus al seleccionar el archivo (este caso el Excel) saldr una ventana como esta

En la cual ponen aceptar si los datos estn en la hoja 1, sino, seleccionan la que
corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros colocar en la
carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no
a todos.

Despus ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a

la asignacin de los campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como
ejemplo, Nombre o Ciudad.

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Personalmente

prefiero

asignar

manualmente

los campos,

para esto

presionamos

en

Ms

Elementos,

arrogando una ventana que muestra los

campos para asignar, lo cuales puedes
poner en el documento al posicionarte
sobre el campo y luego INSERTAR. No
te preocupes si el campo no est donde
debiese en el documento, lo puedes
mover con un simple cortar y pegar o
haber dejado indicado el lugar en el cual
quieres colocar el campo.
Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma <<Nombre>>, es
solo el nombre del campo. Quedando de esta forma en el documento.

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Para ver los resultados de la combinacin, debes ir a la pestaa de Word de

correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con los
controles

Y eso es todo, fcil, no es complicado, es solo de saber de qu trata la herramienta y un

poco de paciencia. Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botn que
dice Finalizar y Combinar puedes escoger entre
1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos
correspondientes al nmero de registro que tengas en el cuadro de control

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2. Imprimir: No creo que necesite explicacin, ahora, si deseas puedes exportarlos al
formato PDF.
3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la direccin del destinatario. S que parece
mucho trabajo escribir uno por uno el email de todos los destinatarios, sin embargo
existe la posibilidad de combinar con Outlook.

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