Las opciones avanzadas que ofrece la

combinacin de correspondencia

La combinacin de correspondencia se puede usar para crear un

conjunto de documentos que son bsicamente los mismos, pero
donde cada documento contiene elementos nicos. Por ejemplo,
en una carta donde se anuncie un nuevo producto, el logotipo de
la empresa y el texto sobre el producto aparecern en todas las
cartas, pero la direccin y la lnea de saludo sern distintas en
cada carta.

Si usar la combinacin de correspondencia, podr crear lo

siguiente:
Un conjunto de etiquetas o sobres El remite es el mismo en
todas las etiquetas o sobres, pero la direccin de destino es nica
en cada uno de ellos.
Un conjunto de letras de formulario, mensajes de correo
electrnico o faxes El contenido bsico es el mismo en todas
las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno contiene informacin
que es especfica del destinatario individual, como el nombre, la
direccin o algn dato personal.
Un conjunto de cupones numerados Los cupones son
idnticos, excepto que cada uno contiene un nmero nico.

Para crear cada carta, mensaje, fax, etiqueta, sobre o cupn de

forma individual se tardaran horas. Aqu es donde resulta til la
combinacin de correspondencia. Si usa la combinacin de
correspondencia, lo nico que tiene que hacer es crear un
documento que contenga la informacin que sea igual en todas
las versiones. Despus, solo tiene que agregar algunos
marcadores de posicin para la informacin que sea nica para
cada versin. Word se encargar del resto.
Iniciar el proceso de combinacin de correspondencia
Inicie una combinacin de correspondencia. Para ello, siga los pasos que
correspondan a la versin de Word que est ejecutando.
Microsoft Office Word 2007
En la pestaa Correo haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y,
a continuacin, haga clic en Paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia.
Seleccionar el tipo de documento
En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Cartas.
Esto le permitir enviar cartas a un grupo de personas y personalizar los
resultados de la carta que cada persona recibe.
Haga clic en Siguiente: documento inicial.
Seleccionar el documento inicial
Haga clic en una de las opciones siguientes:
Utilizar el documento actual: utilice como documento principal el
documento abierto.
Iniciar en una plantilla: seleccione una de las plantillas de combinacin
de correspondencia listas para usar.
Empezar a partir de un documento existente: abra un documento
existente para utilizar como documento principal de combinacin de
correspondencia.
En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic
en Siguiente: seleccionar los destinatarios.
Seleccionar destinatarios
Al abrir o crear un origen de datos con el Asistente para combinar
correspondencia, est indicndole a Word que utilice un conjunto concreto
de informacin variable para su combinacin. Utilice uno de los mtodos
siguientes para asociar el documento principal al origen de datos.
Mtodo 1: utilizar un origen de datos
Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:
En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar
una lista existente.
En la seccin Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, seleccione el
archivo que contenga la informacin variable que desee utilizar y haga clic
en Abrir.

Nota: si el origen de datos no aparece en la lista de archivos, seleccione la

unidad de disco y carpeta adecuadas. Si es necesario, seleccione la opcin
pertinente en la lista Todos los orgenes de datos. Seleccione el archivo
y, a continuacin, haga clic en Abrir.
Word muestra el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
Guarde el documento principal.
Al guardar el documento principal en este momento, tambin guarda el
origen de datos y lo asocia al documento principal.
Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuacin,
haga clic en Guardar.
Mtodo 2: utilizar nombres que figuran en una lista de contactos de
Microsoft Outlook
Word muestra el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar
correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
Mtodo 3: crear una base de datos de nombres y direcciones
Para crear una nueva base de datos, siga estos pasos:
En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic
en Siguiente: seleccione los destinatarios.
Haga clic en Escribir una lista nueva.
Haga clic en Crear.
Aparece el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones. En este cuadro
de dilogo, escriba la informacin de las direcciones de cada registro. Si no
hay ninguna informacin para un campo determinado, deje en blanco el
cuadro.
De forma predeterminada, Word omite los campos vacos. Por consiguiente,
no se afecta a la combinacin si hay entradas en blanco en el formulario de
datos. El conjunto de informacin de cada formulario constituye un registro
de datos.
Despus de escribir la informacin para un registro, haga clic en Nueva
entrada para pasar al registro siguiente.
Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar entrada. Para buscar un
registro concreto, haga clic en Buscar entrada. Para personalizar la lista,
haga clic en Personalizar. En el cuadro de dilogo Personalizar lista de
direcciones, puede agregar, eliminar, cambiar el nombre y cambiar el
orden de los campos de combinacin.
En el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones, haga clic
en Aceptar. En el cuadro de dilogo Guardar lista de direcciones,
escriba el nombre que desea dar al origen de datos en el cuadro Nombre
de archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar.

En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia,

haga los cambios que desee y, despus, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Despus: escriba la carta para terminar de redactar la
carta.
Guarde el documento principal.
Al guardar el documento principal en este momento, tambin guarda el
origen de datos y lo asocia al documento principal.
Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuacin,
haga clic en Guardar.
Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Despus: escriba la
carta.
Escribir la carta
En este paso se configura el documento principal.
Escriba o agregue cualquier texto y grficos que desee incluir en la carta.
Agregue los cdigos de campo donde desee que la informacin variable
aparezca. En el panel de tareas Combinar correspondencia tiene cuatro
opciones:
Bloque de direcciones: use esta opcin para insertar una direccin con
formato.
Lnea de saludo: use esta opcin para insertar un saludo con formato.
Franqueo electrnico: utilice esta opcin para insertar franqueo
electrnico.
Nota: esta opcin requiere que tenga instalado un programa de software
de franqueo en el equipo.
Ms elementos: utilice esta opcin para insertar campos de combinacin
individuales. Al hacer clic en Ms elementos, el cuadro de dilogoInsertar
campo de combinacin aparece.
Nota: asegrese de que el cursor est donde desea insertar la informacin
del origen de datos antes de hacer clic en Ms elementos.
En el cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin, haga clic en el
campo de combinacin que desee usar y, a continuacin, haga clic
enInsertar.
Nota: puede insertar todos los campos y, a continuacin, volver y agregar
espacios o signos de puntuacin. O bien, puede insertar un campo cada
vez, cerrar el cuadro de dilogo Insertar campos de combinacin,
agregar los espacios o signos puntuacin que desee y, a continuacin,
repetir este paso con cada campo de la combinacin adicional que desee
insertar. Tambin puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) a los campos
de combinacin, igual que el texto normal.
Cuando termine de modificar el documento principal, haga clic
en Guardar o en Guardar como en el men Archivo.
Nota: en Word 2007, haga clic en el Botn de Microsoft Office y haga

clic en Guardar o en Guardar como.

Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar. Para continuar con el
paso siguiente, haga clic en Despus: obtenga una vista previa de las
cartas.
Obtener una vista previa de las cartas
Este paso le permite obtener una vista previa de los datos combinados,
carta por carta. Tambin puede cambiar la lista de destinatarios o
personalizar cartas individuales.
Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Despus: complete la
combinacin.
Completar la combinacin
Este paso combina la informacin variable con la carta modelo. Puede
generar el resultado de la combinacin utilizando cualquiera de las
opciones siguientes:
Impr: seleccione esta opcin para enviar directamente el documento
combinado a la impresora. No podr ver el documento en la pantalla.
Al hacer clic en Imprimir, el cuadro de dilogo Combinar al
imprimir aparece. En el cuadro de dilogo Combinar al imprimir, puede
elegir qu registros combinar. Al hacer clic en Aceptar, el cuadro de
dilogo Imprimir aparece. Haga clic en Imprimir para imprimir el
documento de la combinacin.
Editar cartas individuales. seleccione esta opcin para mostrar el
documento combinado en la pantalla.
Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de
dilogo Combinar en el nuevo documento aparece. En el cuadro de
dilogo Combinar en un documento nuevo, puede elegir los registros
que desea combinar. Al hacer clic en Aceptar, los documentos se combinan
en un documento de Word nuevo.
Para imprimir el archivo, en el men Archivo, haga clic en Imprimir.