Instructivo SysCafe Info Exogena

SysCaf S.
A Nit 900083058-7
FORMATO 1001
(Versin 8)
RESOLUCION 11429 DE OCTUBRE 31 DE 2011.
Pasos para parametrizar en el software contable SysCaf el reporte del formato

1001 versin 8 para presentacin de medios magnticos.
Paso N 1
En el catalogo plan de cuentas del men Archivos, parametrice las diferentes
cuentas con el respectivo nmero de formato y cdigo como lo indica el grafico
001, la informacin exgena se puede parametrizar a nivel de Auxiliares o
subcuentas segn se requiera.
Uno de los principales cambios en el formato 1001 es que integra el formato 1002
(Retenciones practicadas), por lo cual debe parametrizar las cuentas contables de
la retencin en la fuente con el mismo cdigo que utilizo en la cuenta del gasto o la
causacin para relacionarlos en el formato como lo indica la grafica 002.
Grafico 001
Grafico 002
Cra 3 No. 38A-18 B/ La Castellana Ibagu-Tolima PBX. 2705666 Cel 315-2822613 312-4031126
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Adicionalmente, revise la paremetrizacin de las cuentas de impuesto como lo son

Retefuente y Reteiva en el catalogo Plan de cuentas, Recuerde que debe estar
parametrizadas como Requieren tercero y Cuentas de impuestos,
adicionalmente revise que el Tipo concuerde con la cuenta, En la cuenta de
Reteiva digite 1001en la casilla formato como lo muestra el grafico 003.
Grafico 003
Las columnas Retencin asumida a ttulo de IVA al rgimen simplificado y

Retencin asumida a ttulo de IVA al rgimen Comn del formato 1001
depender su informacin de la parametrizacin anterior, mas la clasificacin
tributaria de cada tercero, para ello parametrice mediante la opcin Catalogo de
terceros del men Archivos, si el tercero objeto del pago o abono en cuenta
pertenece al rgimen comn o simplificado, como lo ilustra la grafica 004.
Grafico 004
Paso N 2
Las notas contables, comprobantes de egreso, recibos de caja, y en
general los comprobantes
en los cuales se digitan cdigos
contables, se modificaron adicionando en la parte inferior un nuevo
botn. el cual tiene la funcin de guardar el valor del IVA que no se
contabiliza, es decir el que hace parte de un mayor valor en el costo
o gasto. Ejemplo: IVA asumido como mayor valor en la compra de
activos fijos.
Al dar clic en el botn Pgter podr ingresar la base (Valor del pago a tercero sin
IVA) o el valor del IVA asumido. Por defecto los valores del pago y del IVA
asumido se irn a las columnas del formato 1001 enValor pagos o abonos que
son deducibles e IVA que estaba incluido como mayor valor del gasto
deducible, si el pago a terceros No es deducible de renta, favor seleccione la
casilla No deducible en renta como lo indica la grafica 005 con ello los valores se
acumulan en las columnas Valor del pago No deducible e IVA que estaba
incluido como un mayor valor del gasto No deducible
Grafico 005
El valor del IVA asumido se registrar en la columna BASE 2 de las imputaciones
contables de cada comprobante, como lo indica el grafico 006
Grafico 006
Al digitar la cuenta del Reteiva en notas contables y recibos de caja el sistema

solicitara Base, es el valor del pago al tercero antes de IVA y solicita Base 2,
all se debe digitar el valor del IVA asumido como lo indica el grafico 007.
Grafico 007
En las compras, cuando el valor del IVA se lleva como un mayor valor del
inventario, es decir que ese IVA no es deducible, se debe parametrizar en el
catalogo de artculos las diferentes referencias con su respectiva tarifa del IVA,
luego en la compra debe diligenciarla de forma tradicional seleccionando la casilla
Ajuste manual del IVA, de esta forma al digitar el valor con IVA incluido del
articulo, el sistema calcular el valor del IVA asumido, dividiendo el valor total en la
tarifa del iva correspondiente por articulo, Como lo ilustra las graficas 008 y 009
Grafico 008
Grafico 009

Ejemplo: Costo total del articulo 129.800 Iva incluido. Producto gravado al 16%
Base: 111.896,55 Valor del Iva asumido: 17.903,45
Paso N 3
Para generar el formato 1001, por favor ingrese a Informes Fiscales
Informacin exgena - Dian.
Al ingresar, seleccione el periodo a presentar, por defecto el sistema toma el

periodo de Enero a Diciembre del ao anterior. Luego seleccione el formato 1001,
como lo ilustra la grafica 009
Grafico 010
La opcin Todo excepto los seleccionados, permite presentar los movimientos
dbitos de la cuenta de inventarios y excluir a su vez el movimiento crdito de las
facturas de venta y notas de inventarios.
Adicional a lo anterior en el campo de cuentas relacionadas existe la opcin para
configurar de acuerdo a la resolucin 11429 el formato 1001, 1005 y 1006.
En el formato 1001 encontrar las siguientes opciones:
Por ultimo, oprima el botn Excel para ver el formato 1001 en una hoja de clculo,
la cual podr copiar y pegar en el pre validador tributario.
FORMATO 1005
Los parmetros para diligenciar el formato 1005, son similares al 1001 en cuanto a
que se debe tener configuradas en el Catalogo plan de cuentas los campos de
Formato y Concepto.
1. Primer paso:
Para generar el formato 1005, ingrese a Informes Fiscales Informacin
exgena Dian, y seleccione el formato 1005.
2. Segundo paso:
Configure las cuentas contables dependiendo de la aplicacin1, tal como lo ilustra
la imagen, tenga en cuenta que el sistema solo exportara el movimiento debito de
las cuentas seleccionadas.
La aplicacin para este formato se refiere a la ubicacin o columna en la cual se reflejarn los respectivos
valores
FORMATO 1006
Los parmetros para diligenciar el formato 1006, son similares al 1001 en cuanto
se debe tener configuradas en el Catalogo plan de cuentas los campos de
Formato y Concepto.
1. Primer paso:
Para generar el formato 1006, ingrese a Informes Fiscales Informacin
exgena Dian, y seleccione el formato 1006.
2. Segundo paso:
Configure las cuentas contables dependiendo de la aplicacin2, tal como lo ilustra
la imagen, tenga en cuenta que el sistema solo exportar el movimiento Crdito de
las cuentas seleccionadas.
La aplicacin para este formato se refiere a la ubicacin o columna en la cual se reflejarn los respectivos
valores
PROCESO DE COPIADO DE LAS HOJAS DE MICROSOFT EXCEL AL

PREVALIDADOR TRIBUTARIO DIAN.
Una vez exportada la informacin a Microsoft Excel desde el aplicativo de SysCaf

como lo ilustra la imagen, verifique que las columnas concuerden con las del pre
validador Tributario.
En segunda instancia, cuente cuantas Celdas de registros contiene el archivo de

la hoja de clculo de Excel, Una vez se tenga este nmero ingrese al pre validador
tributario en la opcin Complementos, digite el nmero de registros a incluir, tal
como lo indica el siguiente grafico.
Para este ejemplo incluiremos 10 Registros, finalice la operacin dando clic sobre
el botn Agregar.
Como vern esta opcin permite que se adicionen el nmero de casillas
deseadas.
Tambin en esta pestaa encontrar la opcin de eliminar Celdas, tenga en

cuenta que para poder copiar informacin desde Excel el nmero de celdas debe
ser exacto a las que desea pegar, de lo contrario encontrara el mensaje que se
muestra en el grafico.
Para terminar con el proceso de copiado y pegado de la informacin de Excel al

pre validador, homologue la informacin y cuando este lista para subir, seleccione
todos los registros, copie utilizando las teclas Control + C y pguelos utilizando las
teclas Control + V en el pre validar tributario, de esta forma tendr la informacin
en el Pre validador, lista para ser validada.

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Las columnas Retencin asumida a ttulo de IVA al rgimen simplificado y

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Una vez exportada la informacin a Microsoft Excel desde el aplicativo de SysCaf

En segunda instancia, cuente cuantas Celdas de registros contiene el archivo de

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Tambin en esta pestaa encontrar la opcin de eliminar Celdas, tenga en

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Para terminar con el proceso de copiado y pegado de la informacin de Excel al

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