Presupuestos Excel 2013

Costos y Presupuestos
APLICACIONES DE EXCEL
2013 EN COSTOS Y
PRESUPUESTOS
2013
Jos Ilber Ruiz Fernndez, Alumno de Ing. Civil - UCV
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Presupuestos con Excel 2013

El siguiente procedimiento nos muestra la manera de elaborar el Presupuesto de una obra a
travs del uso de la Hoja de Clculo Microsoft Excel a fin de obtener el Presupuesto de una
obra, los Anlisis de Costos,, la relacin de Insumos, la Formula Polinmica y los cronogramas
de obra
Para iniciar la creacin del presupuesto nosotros debemos seguir previamente los siguientes
pasos:
1.
2.
3.
4.
Identificar las Partidas del Presupuesto

Metrado
Recopilacin de Informacin de Anlisis de Costos (AC)
Codificacin de las Partidas (p.ej. Reglamento de Metrados)
La creacin de los AC es un proceso en el que el Analista de Costos evaluara todos los

componentes que la Especificacin Tcnica de la partida requiera, as como la experiencia que
la empresa tenga, tales como el aporte unitario de los materiales, los rendimientos de la mano
de obra y equipos y la cuadrilla asignada. Para este ejemplo hemos tomado los anlisis de
costos del libro Costos y Presupuestos en Edificacin editado por CAPECO, los cuales deben
ser tomados como referenciales y ser adecuados a la realidad de la empresa constructora, el
tipo de obra y la ubicacin del mismo.
El presente ejemplo nos muestra las partidas y metrados de una obra de edificacin de un
edificio multifamiliar tpico, cuyos datos iniciales mostramos:
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OBRA:
UBICACIN:
FECHA:
PROPIO
1.00
CONSTRUCCION DE EDIFICIO MULTIFAMILIAR

CHOTA
18/09/2013
PARTIDA
OBRAS Y TRABAJOS PRELIMINARES
UNIDAD
METRADOS
1.01 TRAZO, NIVELES Y REPLANTEO PRELIMINAR CON VALLAS AISLADAS
M2
128.62
1.02 LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL

2.00 MOVIMIENTO DE TIERRAS
M2
128.62
2.01 EXCAVACION PARA CIMIENTOS HASTA 1.00 MT TERRENO NORMAL
M3
45.76
2.02 EXCAVACION PARA ZAPATAS HASTA 1.00 MT DE PROFUNDIDAD
M3
1.78
2.03 RELLENO CON MATERIAL PROPIO APISONADO DE ZANJAS

3.00 OBRAS DE CONCRETO SIMPLE
M3
11.71
3.01 CIMIENTOS CORRIDOS MEZCLA 1:10 CEMENTO-HORMIGON 30% PIEDRA
M3
30.50
3.02 SOLADO PARA ZAPATAS DE 2" MEZCLA 1:12 CEMENTO-HORMIGON
M2
1.62
3.03 CONCRETO SOBRECIMIENTO DE 1:8 CEM-HOR 25% PM ANCHO=0.15 MT
M3
5.49
3.04 ENCOFRADO Y DEDESENCOFRADO SOBRECIMIENTO HASTA 0.30 MT
M2
84.54
3.05 CONCRETO EN FALSOPISO DE 4" DE 1:8 CEM-HOR

4.00 OBRAS DE CONCRETO ARMADO
4.01 ZAPATAS
M2
99.20
04.01.01 CONCRETO EN ZAPATAS F'C= 210 KG/CM2

04.01.02 ACERO PARA ZAPATAS GRADO 60
4.02 PLACAS
M3
Kg
0.49
8.82
04.02.01 CONCRETO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS F'C= 210 KG/CM2
M3
9.95
04.02.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO MUROS TABIQUES Y PLACAS

04.02.03 ACERO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS GRADO 60
4.03 COLUMNAS
M2
Kg
172.10
700.30
04.03.01 CONCRETO EN COLUMNAS F'C=210 KG/CM2
M3
12.65
04.03.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN COLUMNAS

04.03.03 ACERO GRADO 60 EN COLUMNAS
4.04 VIGAS
M2
Kg
350.35
3,088.90
04.04.01 CONCRETO EN VIGAS F'C=210 KG/CM2
M3
20.30
04.04.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN VIGAS

04.04.03 ACERO GRADO 60 EN VIGAS
4.05 LOSA ALIGERADA
M2
Kg
242.20
2,467.85
04.05.01 CONCRETO EN LOSAS ALIGERADAS F'C=210 KG/CM2
M3
43.35
04.05.02
04.05.03
04.05.04
4.06
M2
Kg
Und
ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN LOSAS ALIGERADAS

ACERO GRADO 60 EN LOSAS ALIGERADAS
LADRILLO HUECO/ARCILLA 12X30X30 P/TECHO ALIGERADO
ESCALERA
542.10
17,334.60
4,516.00
04.06.01 CONCRETO EN ESCALERAS F'C=210 KG/CM2
M3
7.90
04.06.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN ESCALERAS

04.06.03 ACERO GRADO 60 EN ESCALERAS
5.00 MUROS DE ALBAILERIA
M2
Kg
56.52
439.40
M2
758.87
5.01 MURO DE SOGA LADRILLO KING-KONG CON CEMENTO-CAL-ARENA

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En funcin a estos metrados procederemos a preparar la Hoja de Clculo en Excel para lograr
manejar los Anlisis de Costos, Insumos, Precios y el Presupuesto de Obra. Como paso Inicial
para desarrollar el procedimiento, abriremos un nuevo Libro.
Excel 2013 nos muestra 1 hojas por defecto (hoja1), etiquetaremos a una de ellas como
Anlisis de Costos (AC) y prepararemos dicha hoja para reproducir los anlisis de costos que
hemos preparado en el Anexo 1, primero prepararemos la estructura del AC a construir
identificando a las columnas con el respectivo nombre de campo.
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Hemos creado 13 columnas que pasaremos a definir:

Partida: en esta columna se ubicara el cdigo de identificacin de las partidas del
presupuesto, para esto podemos tomar como referencia el Reglamento de Metrados.
Cdigo: aqu se ubicar el cdigo de identificacin del insumo o recurso componente del AC,
este cdigo identifica al insumo de acuerdo a su respectivo ndice Unificado (IU) y sus
caractersticas propias. Adicionalmente ubicaremos la descripcin de la partida a analizar.
Para este ejemplo hemos utilizado unos Anlisis de costos previamente procesados en el
Programa de Presupuestos S10.
Insumo: se refiere a la descripcin del insumo ya sea material (MA), mano de obra (MO) o
equipo (EQ) (p.ej. cemento, hormign, capataz, operario, mezcladora, vibrador, etc).
Unidad: se refiere a la unidad de comercializacin y/o identificacin del insumo, se abreviara a
tres letras (p.ej. bls, m3, hh, he, etc)
Cuadrilla: esta columna se usara para ingresar el nmero de personal y/o equipo requerido
para ejecutar la partida.
Cantidad: se ingresara la cantidad unitaria de materiales, mano de obra y/o equipo que
requiere la partida. Los materiales aportaran de acuerdo al consumo requerido para producir
una unidad de la partida, la mano de obra y el equipo en funcin al rendimiento y la cuadrilla
asignada a la partida. Se ingresara la cantidad redondeada a 4 cifras decimales.
Precio: se ingresara el precio del material puesto en obra sin impuestos (sin IGV), es decir
incluyendo fletes y costo financieros de su adquisicin, el precio de la mano de obra incluir
todas la leyes sociales que le correspondan, los equipos incluirn el coste de reposicin,
depreciacin, mantenimiento, fletes, etc. Se reitera que en el precio NO se debe incluir el IGV.
Parcial: ser el resultado del Precio por la Cantidad, redondeado a 2 cifras decimales.
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Subtotal: es la sumatoria de los parciales de cada tipo de insumo o recurso: materiales, mano
de obra y equipos.
IU: es el ndice unificado del Insumo, podemos ingresarlo o extraerlo del cdigo del insumo.
Metrado: es el metrado de la partida sin incluir desperdicios. Lo extraeremos del Presupuesto.
CT: es el producto de la Cantidad por el Metrado, redondeado a 2 cifras decimales, nos
muestra la cantidad total del insumo que se requiere para esta partida.
PT: es el producto de la Parcial por el Metrado, redondeado a 2 cifras decimales, nos muestra
el monto total del insumo que se requiere para esta partida.
A las 4 primeras columnas se ingresaran datos de tipo alfanumricos (texto), las columnas de
partida y cdigo requieren un tratamiento para el ingreso de estos dato, en cambio la de
Insumo y Unidad no, pues es implcito que el dato que se ingrese ser del tipo texto, por lo que
es conveniente definir que el tipo de dato ingresado ser texto, peor veremos que en forma
prctica solo es conveniente para la columna Cdigo. Para hacer esto seleccionaremos la
columna B y en el men Formato/celdas/numero/texto definiremos a la misma como texto: Una
forma abreviada de definir el formato de una celda o rango de celdas es usar la tecla abreviada
CTRL+1
Estos datos ingresados en la fila 5 constituyen la fila de encabezados, y cada uno de ellos
determina el nombre de campo que manejan la base de datos de los AC, se debe hacer una
sola vez y no volver a repetirse para cada AC.
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Las columnas E, F, G, H, I, K, L y M correspondiente a los campos Cuadrilla, Cantidad, Precio,

Parcial, Subtotal, Metrado CT y PT respectivamente, sern definidas con formato numrico de
estilo millares (usar separador de miles) y 2 decimales, salvo las columnas Cuadrilla y
Cantidad que tendrn 3 y 4 decimales respectivamente.
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Ahora ingresaremos nuestro primer Anlisis de Costo, para este caso usaremos la partida
Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas que se mide en metros cuadrados (m2).
El cdigo de identificacin de la partida 01.01 se ingresara en la primera celda disponible de
nuestra plantilla, es decir la celda A6, como este dato 01.01 es un texto alfanumrico y un
nmero a la vez. Excel determina por defecto la segunda opcin, es decir nos muestra el valor
1.01 alineado a derecha, para que Excel reconozca a esta como Texto al escribirla incluiremos
al inicio el apostrofe 01.01 y as Excel determinara que es texto y la alineara a la izquierda.
La descripcin de la partida, Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas, en la celda B6,
la unidad, M2, en la celda H6. Como se ve la descripcin de la partida ocupa solo una celda
pero se visualiza en las columnas B, C, D, E, F y G, adems podremos ampliar el ancho de la
columnas a nuestra eleccin.
En la siguiente fila ubicaremos el dato ms importante de la partida, su rendimiento, para lo
Cual ingresaremos la palabra Rendimiento en la celda E7, el rendimiento de la partida en la
Celda F7 y nuestra primera.
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Formula =H6&/da en la celda G7 como se muestra en la figura: En la celda H6 se coloca la

unidad de medida (m2).
Vemos que las 2 primeras filas de nuestro AC establecen la identificacin, descripcin, unidad
y rendimiento de la partida. La frmula ingresada en la celda G7 establece el procedimiento
para concatenar la unidad (Celda H7) con el texto /da para poder visualizar la unidad por da
(m2/da).
Ahora procederemos a ingresar los insumos a nuestro AC, es decir los Materiales Mano de
Obra y Equipos para lo cual ingresaremos en primer trmino los materiales que se requieren
en esta partida:
En la celda C8 ingresaremos en negrita la palabra Materiales, a continuacin en la celda
B9 ingresaremos el cdigo del primer material
Antes reforzaremos la definicin que le hemos dado al cdigo: este debe identificar
plenamente al ndice Unificado (IU), el cual ser usado luego para definir la Formula Polifnica
Cdigo: XXYYZZ
Define el ndice Unificado (IU de a 79)
Define el Tipo de Insumo
Define el orden de ingreso del Insumo
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Cdigo: 020105
IU=02 Acero Liso
Clavos para Madera
De 2
En la partida Trazo y Replanteo... los materiales a usar son la Cal, Madera, Cordel y Wincha,
las 2 primeras tienen IU 30 y 43 respectivamente, mientras que el Cordel y la Wincha IU 37
que define a la Herramienta Manual, sin embargo la estamos considerando como si fuera
material, esto nos da una regla que usaremos, cuando una herramienta o equipo sea definida
en su unidad distinta a la hora equipo (HE) la consideraremos como si fuera material, pero al
definir su ndice unificado este ya lo clasifico adecuadamente.
Procederemos entonces a ingresar en la celda B9 el cdigo 300101, en la Celda C9 la
descripcin del insumo: CAL HIDRATADA DE 30KG, en la celda D9 la respectiva unidad de
comercializacin de a Cal BLS, la celda E9 se deja en blanco, la celda F9 contendr el aporte
unitario de la Cal en esta partida: 0.0500 (Bls/m2), la celda G9 contendr el PRECIO de la
bolsa de Cal: S/. 11.03 y finalmente la celda H9 el producto de la cantidad de material por el
precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual usaremos la formula =REDONDEAR
(F9*G9,2).
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Repetiremos el proceso para ingresar a la madera, Wincha y Cordel y luego obtendremos la

suma de los parciales de los materiales.
Luego que ingresamos y obtenemos el costo de los materiales en la partida iniciaremos el

ingreso de la Mano de Obra, para lo cual en la celda C13 ingresaremos en negrita la palabra
Mano de Obra , a continuacin en la celda B14 ingresaremos el cdigo del primer obrero
470032, en C14 la descripcin TOPOGRAFO, en D14 la unidad HH (Hora Hombre), en la
celda E14 el nmero de personal en la cuadrilla asignada a la partida: 1.0000, en la celda F14
calcularemos la cantidad de HH que requiere este personal para ejecutar la partida mediante la
frmula: HH = 8/rendimiento x # Cuadrilla, para lo que aplicaremos la siguiente formula
=REDONDEAR(8/F$7*E14,4). Esta frmula ser repetida en la partida para cada personal y/o
equipo que lo requiera.
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En la celda G14 ingresaremos el PRECIO y finalmente la celda H14 el producto de la

cantidad de Horas Hombre por el precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual
usaremos la formula =REDONDEAR(F14*G14,2). Repetiremos el proceso para ingresar al
Capataz y Pen y luego obtendremos la suma de los parciales de la Mano de Obra.
Luego que ingresamos y obtenemos el costo de la Mano de Obra en la partida iniciaremos el
ingreso del Equipo, para lo cual en la celda C17 ingresaremos en negrita la palabra Equipo ,
a continuacin en la celda B18 ingresaremos el cdigo del primer equipo 370101, en C18 la
descripcin Herramientas Manuales, en D18 la unidad %MO (Porcentaje de la Mano de
Obra), en la celda E18 el nmero de Equipos asignada a la partida, en este caso se deja en
blanco, en la celda F18 calcularemos la cantidad de HE que requiere este Equipo para ejecutar
la partida mediante la frmula: HE = 8/rendimiento x # Equipo. En este caso se nos pide un
porcentaje del costo de la Mano de Obra para definir el costo de la Herramienta Manual,
estableceremos el mismo en 3% por lo que ingresaremos el valor 3.0000 en dicha celda (F18),
en la celda G18 debemos ingresar el precio del equipo por hora, pero en este caso
ingresaremos el costo parcial de la mano de obra que como vemos ha sido calculado en la
celda I16.
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Finalmente en la celda H18 el producto de la cantidad de Horas Equipo por el precio

redondeado a 2 cifras decimales, en este caso el precio ser multiplicada por la cantidad en
porcentaje para lo cual usaremos la formula =REDONDEAR(F18%*G18,2), como se ve en la
formula anterior se ha aadido a la referencia de la celda F18 el sufijo %. Repetiremos el
proceso para obtener la suma de los parciales del Equipo.
Luego para obtener el Precio Unitario de este AC, sumaremos los parciales de Materiales,
Mano de Obra y equipos haciendo lo siguiente: en la celda I38 marcaremos la Auto suma del
rango I7:I18
Ahora es un buen momento para Grabar la informacin, esto lo debemos hacer continuamente
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Finalmente vincularemos el cdigo de la partida de la Celda A6 a la celda A7 y luego esta

celda ser copiada de A8 hasta A18 y estableceremos la fuente de las celdas A7 a A18 como
de color blanco para ocultarlas a la vista
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Una vez concluida nuestra primera partida usaremos a est como molde para ingresar las
siguientes partidas, es decir copiaremos toda la estructura de esta partida que se ubica en el
rango A6:I18 a la celda A19.
Este Anlisis de Costo copiado servir de base para escribir sobre l el siguiente Anlisis de
Costo. Este procedimiento se repetir tantas veces como AC nos falte ingresar.
Una vez concluido el ingreso de los 28 AC del ejemplo nos encontraremos con el primer
problema, si uno de los insumos tuviera un PRECIO distinto al que se defini y transcribi
inicialmente, cambiarlo implicar una bsqueda del mismo en cada uno de los 28 AC, lo que
implica un trabajo adicional, peor an si el cambio debe hacerse en ms de un insumo,
felizmente el Excel nos ofrece una serie de posibilidades para hacer esto, sin embargo
nosotros explicaremos el proceso para automatizar el proceso.
Para proceder seleccionaremos el rea comprendida entre las celdas A5 y M394, como se
ver la fila 5 contiene los encabezados entre las columnas A hasta la M, las otras filas
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contienen la informacin completa de todos y cada uno de los Anlisis de Costo. A esta rea
seleccionada se la asignara un nombre aplicando una propiedad de Excel de poder asignar
nombres a una celda o un rango de celdas para facilitar su localizacin. Esto lo haremos una
vez el rea ha sido seleccionada y ingresando al men Insertar/Nombre/Definir le asignaremos
el nombre ACOSTOS, estos pasos lo podemos abreviar con la tecla abreviada CTRL+F3.
En el futuro para referirnos al rea donde estn los Anlisis de Costo podemos llamar al
nombre ACOSTOS.
Usaremos ahora que tenemos el rea seleccionada para insertar en ella los filtros que nos
permitan seleccionar un dato especfico para lo que iremos al men Datos/Filtros Este filtro
agregara a la celdas de encabezado (Nombres de Campo) la posibilidad de abrir un men
desplegable que nos permitir escoger algn dato especifico bajo una determinada columna.
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Como se ve en el grfico anterior la columna Unidad nos permite abrir un men donde se
aprecia las unidades de los diferentes insumos de nuestra tabla. Esta utilidad de filtros de
Excel es ampliamente provechosa nos permitir escoger por ejemplo un determinado insumo
por su cdigo, descripcin o unidad, imaginemos que el precio que hemos asignado al
Cemento Portland tipo I hay que aumentarlo en un 10%, hacerlo implicara buscar dicho
insumo en todos los anlisis con la posibilidad de cometer un error por omisin en alguno de
ellos. Usando la utilidad de filtro podemos ir a la columna insumo y buscar y seleccionar al
material en cuestin, lo que nos presentara la lista de todos los cementos en cada uno de los
Anlisis de Costo donde se ubican.
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Como se ve en la figura se ha seleccionado 10 filas conteniendo la descripcin del material

requerido, asimismo se aprecia que las filas que no corresponden a la seleccin se han
ocultado automticamente. Esto nos permitira cambiar el precio de acuerdo al criterio
preestablecido. Como se ver este mtodo aparenta ser la solucin pero si nuestra tabla
contara con 50 insumos a los que se les debe modificar el precio nos ocasionara repetir este
proceso 50 veces. Debemos encontrar otra solucin. Para esto sera muy til encontrar una
lista de todos los insumos requeridos y poder establecer una relacin entre esta lista y los
Anlisis de Costo. Felizmente en Excel esto es fcil.
TABLAS DINAMICAS
Una Herramienta poderosa que nos ofrece Excel es las Tablas Dinmicas que nos permiten
hacer reporte directo de una Base de Datos a travs de consultas especficas. Nosotros lo
usaremos en primer trmino para extraer un listado nico de los insumos usados en este
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presupuesto y luego para obtener el listado total de los insumos requeridos acorde con el
metrado del presupuesto. De este reporte tambin podremos obtener la Formula Polinmica.
Excel define a las Tablas dinmicas de la siguiente manera: Un informe de tabla dinmica es
una tabla interactiva que combina y compara rpidamente grandes volmenes de datos. Podr
girar las filas y las columnas para ver diferentes resmenes de los datos de origen, y mostrar
los detalles de determinadas reas de inters.
Nuestros Anlisis de Costos estn estructurados como una Base de Datos en la que los
encabezados son los nombres de campo, el rea de esta Base de Datos es el que hemos
denominado ACOSTOS y de ella queremos extraer en primer lugar un listado de todos los
insumos que usan nuestros AC, es decir un listado nico que indique que insumos tanto
materiales, mano de obra como equipos, estamos usando en este presupuesto. Luego
veremos que el uso de Tablas Dinmicas nos permitir sacar un totalizado de los insumos que
requeriremos en esta obra.
Para hacer esto usaremos el Asistente de Tablas y Grficos Dinmicos, en el men
Insertar/Tablas dinmica
Esto dar inicio al Asistente para Tabla dinmica, que nos guiara a travs de 3 simples pasos.
El primero ser definir el tipo de datos con que contamos y que tipo de informe deseamos
crear, el segundo ser darle el rango donde estn los datos, en este caso el rea previamente
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definida ACOSTO, y por ltimo, le indicaremos que deseamos que se cree una nueva hoja
donde se ubicarn los resultados
Paso 1
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Paso 2
Finalmente seleccionaremos aceptar y se insertar una hoja nueva (Hoja 4) que muestra una
Tabla en blanco con unas reas claramente delimitadas que indican se coloque Campos de
Pgina, Filas y columnas, as como una ventana llamada Lista de Campos de Tabla Dinmica
que muestra los campos de nuestra Tabla ACOSTOS (Partida, Cdigo, Insumo, Unidad,
Cuadrilla, Cantidad, Precio, Parcial, Subtotal, IU, Metrado, CT y PT) y otra ventana llamada
Tabla Dinmica con unos botones que son herramientas para el anlisis en est tabla.
Pgina -21-
Herramientas de
Tabla Dinmica
Esta tabla inicial es bsica para el xito de nuestro anlisis y nos permitir crear el informe
dinmico que requerimos para obtener el listado de insumos, la cantidad total requerida y
finalmente la Formula Polinmica
El procedimiento para armar nuestra Tabla es sencillo, pero debemos respetar los pasos
seguidos:
Establecer los Campos de Filas: en esta rea colocaremos los campos Cdigo, Insumo,
Unidad y Precio para armar nuestra tabla de insumos. El procedimiento depende de la versin
de Excel que usemos pero consiste en seleccionar el campo en la ventana Lista de Campos
de Tabla Dinmica, picarlo y llevarlo al rea de Campo de Filas. En Excel XP esto es ms fcil
pues basta con seleccionar el campo a llevar y en la parte baja de la ventana Lista de
Campos de Tabla Dinmica existe un botn Agregar a y un desplegable que indica el rea
destino. Este procedimiento lo debemos repetir para los campos sealados anteriormente.
Herramientas de Tabla Dinmica. Aqu se disea la manera como deseo la presentacin de la tabla
dinmica.
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Paso 3
Luego en herramientas de tabla dinmica, diseo de informe, mostrar en forma tabular, luego
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Queda de la siguiente manera
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En la comuna A, fila 3 dar una clic derecho, busco configuracin de campo y elijo Ninguno y
acepto, el mismo procedimiento hago con Insumo, unidad y precio que estn en las siguiente
columnas y filas respectivamente.
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Como se ver ya se aprecia un listado de los insumos de nuestro presupuesto, pero vemos
que el insumo Herramientas Manuales tiene distintos precios, adems veremos que en listado
existen cdigos y partidas, estas ltimas son las que identificaban a cada Anlisis de Costo,
para nuestro reporte solo queremos los insumos propiamente dichos, es decir materiales,
mano de obra y equipos, esto es fcil de seleccionar, pues cada uno de ellos tienen una
unidad asignada, en el caso de la Herramienta Manual, la unidad asignada %MO corresponde
a
una
insumo
comodn,
como
apropiadamente lo
llaman
nuestros
amigos del S10.
Para
seleccionar
nicamente a los
insumos
desplegamos
el
campo unidad que
nos
muestra
el
siguiente
En
el
desmarcaremos la
Unidad
%MO,
rendimiento y las
que se indican en
blanco
Con esto dejaremos
habilitados
nicamente a los
insumos que existen
en
nuestro
presupuesto.
Debemos dejar claro que nuestra Tabla Dinmica est incompleta, pero para el reporte que
requerimos hasta el momento es suficiente, es decir el listado de los insumos de nuestra obra.
De nuestra Tabla ya visualizamos el total de insumos que requerimos, los seleccionaremos y
llevaremos una copia a la hoja3 que habamos denominado Insumos. La copia la pegaremos
sobre la celda A5 de la Hoja Insumos
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Luego veremos que solo tenamos 34 tipos de insumos en nuestra tabla

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Esta tabla tienen la lista de Insumos que requerimos en nuestra obra y nos permitir verificar
los precios da cado uno de ellos, exceptuando claro est a la Herramienta Manual.
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Asimismo podremos seleccionar a esta tabla de A5 a D39 y darle el Nombre INSUMOS para
referirnos a ella en el futuro.
Ahora usaremos una de las funciones incorporadas en Excel para Bsqueda y referencia, a fin
de poder vincular la tabla de precios de los Insumos a los Anlisis de Costos y permitir que la
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variacin de precio en alguno de los insumos afecte inmediatamente a todos los AC que la
contengan.
Para esto usaremos la
funcin BUSCARV que
nos permite relacionar el
cdigo de los insumos
con
su
respectiva
descripcin, unidad y
precio. Esta funcin
tiene
los
siguientes
argumentos
=BUSCARV(Qu,
Dnde, Columna, 0),
donde Qu se refiere
al valor buscado en la
columna ms a la
izquierda de una tabla
(1ra columna), Dnde
es el nombre de la tabla
donde se realizara la
bsqueda y Columna
es la ubicacin de la
columna de datos que
se quiere extraer.
Por ejemplo nosotros
podramos extraer de la
tabla de INSUMOS el
precio del Cemento
Prtland Tipo I (42.5Kg)
cuyo
cdigo
es
210000, para esto
identificaremos que la
tabla INSUMOS tiene
por el momento 4
columnas, la 1ra es
Cdigo, la 2da es
Insumos, la 3ra es
Unidad y la ltima es
Precio;
como
queremos extraer el
precio nos referiremos a
la 4ta columna.
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Luego de esta explicacin procederemos a vincular todos y cada uno de los insumos de
nuestra tabla con la de los Anlisis de Costos, dejando de lado nicamente al insumo
Herramientas Manuales cuyo precio proviene de la Mano de Obra asignada a cada partida.
Vamos a la tabla Anlisis de Costo y en la columna unidad, procederemos al auto filtro
personalizado eligiendo en los criterios personalizados primero a todas aquellas unidades que
nos son iguales a %MO y como segundo criterio que tampoco son unidades vacas. Esto nos
permitir seleccionar a todos los dems insumos de nuestra tabla de Anlisis de Costo y poder
vincularlas a la tabla de Insumos.
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En la columna B, fila 5 desmarco las partidas, el cdigo queda marcados
Hecho esto veremos que la tabla de AC solo muestra los insumos, las dems filas estn
ocultas, esto nos permitir reemplazar la transcripcin de los insumos, unidades y precios por
un vnculo a la tabla de insumos. Para hacer esto haremos uso de las frmulas de Bsqueda y
Referencia, especficamente la formula BUSCARV como detallramos anteriormente.
Procederemos a ubicarnos en la celda C9 para reemplazar la descripcin existente CAL
HIDRATADA DE 30 Kg por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,2,0), luego procedemos a
cambiar la unidad descrita en la celda D9 por =BUSCARV(B9,INSUMOS,3,0) y finalmente el
precio guardado en G9 por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,4,0). Como se ver la
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descripcin, la unidad y el precio es el mismo, pero ahora estn vinculados a la tabla de

Insumos, estas frmulas podemos copiarlas una por una para su respectiva columna, haciendo
esto hemos logrado que todos los insumos de nuestros Anlisis de Costo dependan de la lista
de Insumos.
Hemos logrado entonces que los Precios Unitarios de cada partida dependan no solo de las
respectivas incidencias de materiales, mano de obra y equipo, sino tambin de la tabla de
precios ubicada en los INSUMOS
Ahora debemos armar el presupuesto, nada ms fcil con lo que hemos aprendido, podemos
hacerlo de 2 maneras, primero reproduciendo en una nueva hoja a que llamaremos
presupuesto la descripcin de las Partidas y Metrado que tenemos en las pginas 2 y 3 del
presente manual, solo nos faltara vincular su respectivo precio unitario.
Pgina -33-
La otra manera es filtrar la tabla de Anlisis de Costos para extraer la descripcin de las
partidas de cada uno de los AC. Para hacer esto filtraremos en la columna unidad las celdas
vacas y en la columna cdigo las no vacas, estas opciones nos permitirn ver nicamente a
las partidas con su tem y respectiva unidad, para lo cual seleccionaremos desde la celda A5
has la H407 y copiaremos a hoja Presupuesto a la celda A5. Como se ve luego podemos
eliminar en la hoja de Presupuesto a las columnas C, D, E, F y G, luego la descripcin que se
visualiza en C5 debe ser cambiada a Unidad, finalmente auto ajustaremos el ancho de las 3
columnas y podremos tener las partidas que usaremos en nuestro presupuesto. Lugo
aadiremos los encabezados de Metrados, Precio, Parcial y Subtotal.
Pgina -34-
Luego que tenemos estas partidas debemos ordenar el presupuesto aadindoles los ttulos
que agrupan partidas y los sus respectivos metrados. Preparando la hoja para recibir los
precios unitarios.
De manera anloga a como vinculamos los precios de la tabla de insumos a los Anlisis de
Costos, podemos vincular a estos con la hoja de presupuestos, recordaremos que la tabla de
Anlisis de Costos se denomina ACOSTOS y podemos referirnos a ella en cualquier frmula,
adems el precio unitario se ubica en la novena columna de dicha tabla Se deja claro que al
buscar el tem de la partida en la tabla de AC nos referimos a la primera columna, pero dicho
tem o partida se repite varias veces, pero al ubicarse la descripcin y el precio unitario en la
primera fila de cada anlisis Excel tomara el primer valor. Luego procederemos de la siguiente
manera en la celda E7 ingresaremos al siguiente funcin =BUSCARV(A7,ACOSTOS,9,0) de
esta manera podremos vincular el Precio unitario de la partida con su respectivo Anlisis de
Costo, luego obtendremos el parcial de multiplicar el metrado por su respectivo P.U. con la
formula =REDONDEAR(D7*E7,2), luego estas 2 celdas podremos copiarlas a todas las
partidas.
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Luego que hemos obtenido los respectivos parciales de cada partida debemos obtener los
subtotales de cada bloque de partidas, en este caso se sugiere para hacer de este un proceso
automtico realizar la suma de los acumulados de la columna de parciales y restarle la
columna acumulada superior de subtotales para obtener el subtotal de cada bloque como se
ve en la siguiente figura. Adicionalmente hemos congelado la fila inicial del presupuesto para
que parta siempre del mismo lugar.
Luego de terminar estos procesos procederemos a sumar los subtotales obtenidos para
obtener el Costo Directo del presupuesto, a este le debemos aadir los respectivos
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porcentajes de gastos generales y utilidad para obtener el costo total y finalmente el impuesto
general a las ventas y obtendremos el presupuesto de la obra.
Respecto a los Gastos Generales y Utilidad hacemos la salvedad que este ejemplo especifica
un porcentaje del 25% del Costo Directo, pero este es el mayor error que comenten los
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presupuestadores al estimar Gastos Generales y Utilidad del 14%, 20%, o 25% en funcin al
monto de la obra, esto se hace de manera habitual sin ningn fundamento es pues esencial
hacer un anlisis de los Gastos Generales y del margen o utilidad que esperamos en cada tipo
de obra.
Haciendo uso del Excel podemos preparar una Hoja para analizar los gastos generales y la
utilidad esperada y este valor asignarlo a la frmula que calcula el monto de Gastos Generales
y Utilidad. Dejamos al lector el anlisis de este punto.
Dejamos al lector el anlisis de este punto
CALCULO DE LOS INSUMOS REQUERIDOS EN LA OBRA
Hemos obtenido el presupuesto de obra amarrado completamente cada partida a su respectivo
Anlisis de Costo y este a sus vez a sus incidencias, rendimientos y precio de los insumos, es
decir tenemos un sistema de costo y presupuestos casi completo, decimos casi pues an no
hemos obtenido algo importante, esto es el listado final de insumos requerido en la obra que
nos sirva para entre otras cosas armar la Formula Polinmica, la cantidad de materiales a
usar, las horas hombres de personal que requerimos y las horas mquina de los equipos, este
es un simple procedimiento que lo solucionaremos de la siguiente manera procederemos a
usar los metrados de las partidas y las incidencias de los anlisis de costos para obtener los
requerimientos de cada partida y finalmente el requerimiento total para esto iremos a la hoja de
anlisis de costo y traeremos los metrados de cada partida vinculando las celdas de metrado
con el metrado de la hoja de presupuesto.
Para hacer esto debo darle nombre a la tabla donde se ubica el presupuesto para poder
extraer de ella los metrados de cada partida. Asignmosle un nombre apropiado como
PRESUPUESTO Luego en la Tabla de AC, filtraremos la columna de unidad para ver solo los
insumos y poder extraer del cdigo de cada insumo los 2 primeros caracteres que representan
el ndice unificado. Esto lo haremos usando la funcin en la celda J9 =IZQUIERDA(B9,2) es
decir coge solo los 2 primeros caracteres de la izquierda, luego esto lo copiamos para toda la
columna.
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Luego extraeremos de la tabla PRESUPUESTO los respectivos metrados para cada partida,
recordemos que el tem de cada partida est oculto en la columna A, esto lo haremos con la
funcin de bsqueda y referencia en la celda K9 insertaremos la funcin
=BUSCARV(A9,PRESUPUESTO,4,0), esto nos traer el metrado de cada partida, en la
siguiente celda L9 calcularemos el producto de este metrado por la cantidad de insumo
(columna F) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*F9,2), finalmente debemos calcular el
parcial total el insumo utilizado multiplicando el metrado por el parcial del insumo (columna H)
con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*H9,2).
Pgina -39-
Estas celdas deben ser copiadas a todos los insumos, pero a la vista encontraremos una
primera observacin el insumo Herramienta Manual que es un porcentaje de la Mano de Obra
ha sumado cantidades que no corresponden pues en ese caso la cantidad total de el debe ser
considerada la unidad pues el Total absorbe todo su valor, por lo que debemos seleccionar la
columna de unidad y escoger solo la unidad %MO y en la columna de CT reemplazar la
formula por el valor 0 (cero).
Para obtener ahora la cantidad total de insumos procederemos a liberar de filtrados la tabla de
AC y continuaremos la construccin de la TABLA DINMICA que dejamos inconclusa.
Llevaremos de la Lista de Campos de Tabla Dinmica el campo CT al rea de datos y

veremos que la tabla se ha modificado mostrndonos las veces que un insumo participa en los
Anlisis de Costos
Pgina -40-
En el campo de la tabla dinmica se encuentra CT y con clic derecho se lleva a valor

(indicando la flecha roja)
En la celda E3 se visualiza Cuenta de CT si hacemos doble clic sobre ella veremos que
aparece una ventana llamada configuracin del Campo valor que indica que los datos han
sido resumidos por la cantidad de veces que aparece en la tabla nosotros lo cambiaremos a
resumir por suma y obtendremos la cantidad de material total
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De esta tabla podremos copiar los totales a la tabla Insumos y obtener el reporte final de
material requerido para la obra. Dejamos al lector la tarea de preparar la Formula Polinmica
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para lo cual le sugerimos lo siguiente: En la hoja Anlisis de Costos vuelva a llamar al

Asistente de Informes de Tablas y Grficos Dinmicos, repitiendo el proceso inicial de
creacin, con la salvedad que llevara de la Lista de Campos de Tabla Dinmica el campo IU
al rea de campos de filas y el campo PT al rea de datos, con lo cual obtendr los montos
parciales para cada ndice Unificado. Con estos resultados es fcil proseguir con el
procedimiento de elaboracin de la Formula Polinmica establecido por su Reglamento.
Conclusiones
El presente manual muestra un procedimiento que hace uso de las Herramientas de Excel
para la Elaboracin de Costos y Presupuestos de Obra. Muestra adems que un Presupuesto
no es ms que una gran matriz de datos que adecuadamente manejado puede controlarse.
Este manual no debe tomarse como un reemplazo de los Sistemas de Costo y Presupuesto
que existen en el mercado, los cuales tienen enormes ventajas respecto a este. Cada uno de
ellos tiene su ventaja pero esta propuesta viene a proponer una solucin simple y sencilla
como alternativa de solucin a quienes no acceden a un sistema por cualquier razn. Queda
para el lector la tarea de enriquecer el presente trabajo, el cual puede recibir rutinas VBA
(Visual Basic for Aplication) para simplificar los procedimientos y mostrar ventanas ms
amigable para el ingreso de nuevos Anlisis de Costos.
Pgina -44-

Presupuestos Excel 2013

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Costos y Presupuestos

Jos Ilber Ruiz Fernndez, Alumno de Ing. Civil - UCV

Presupuestos con Excel 2013

Identificar las Partidas del Presupuesto

La creacin de los AC es un proceso en el que el Analista de Costos evaluara todos los

Jos Ilber Ruiz Fernndez, Alumno de Ing. Civil - UCV

CONSTRUCCION DE EDIFICIO MULTIFAMILIAR

1.01 TRAZO, NIVELES Y REPLANTEO PRELIMINAR CON VALLAS AISLADAS

1.02 LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL

2.01 EXCAVACION PARA CIMIENTOS HASTA 1.00 MT TERRENO NORMAL

2.02 EXCAVACION PARA ZAPATAS HASTA 1.00 MT DE PROFUNDIDAD

2.03 RELLENO CON MATERIAL PROPIO APISONADO DE ZANJAS

3.01 CIMIENTOS CORRIDOS MEZCLA 1:10 CEMENTO-HORMIGON 30% PIEDRA

3.02 SOLADO PARA ZAPATAS DE 2" MEZCLA 1:12 CEMENTO-HORMIGON

3.03 CONCRETO SOBRECIMIENTO DE 1:8 CEM-HOR 25% PM ANCHO=0.15 MT

3.04 ENCOFRADO Y DEDESENCOFRADO SOBRECIMIENTO HASTA 0.30 MT

3.05 CONCRETO EN FALSOPISO DE 4" DE 1:8 CEM-HOR

04.01.01 CONCRETO EN ZAPATAS F'C= 210 KG/CM2

04.02.01 CONCRETO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS F'C= 210 KG/CM2

04.02.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO MUROS TABIQUES Y PLACAS

04.03.01 CONCRETO EN COLUMNAS F'C=210 KG/CM2

04.03.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN COLUMNAS

04.04.01 CONCRETO EN VIGAS F'C=210 KG/CM2

04.04.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN VIGAS

04.05.01 CONCRETO EN LOSAS ALIGERADAS F'C=210 KG/CM2

ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN LOSAS ALIGERADAS

04.06.01 CONCRETO EN ESCALERAS F'C=210 KG/CM2

04.06.02 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN ESCALERAS

5.01 MURO DE SOGA LADRILLO KING-KONG CON CEMENTO-CAL-ARENA

Jos Ilber Ruiz Fernndez, Alumno de Ing. Civil - UCV

Hemos creado 13 columnas que pasaremos a definir:

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Las columnas E, F, G, H, I, K, L y M correspondiente a los campos Cuadrilla, Cantidad, Precio,

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Formula =H6&/da en la celda G7 como se muestra en la figura: En la celda H6 se coloca la

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Repetiremos el proceso para ingresar a la madera, Wincha y Cordel y luego obtendremos la

Luego que ingresamos y obtenemos el costo de los materiales en la partida iniciaremos el

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En la celda G14 ingresaremos el PRECIO y finalmente la celda H14 el producto de la

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Finalmente en la celda H18 el producto de la cantidad de Horas Equipo por el precio

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Finalmente vincularemos el cdigo de la partida de la Celda A6 a la celda A7 y luego esta

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Como se ve en la figura se ha seleccionado 10 filas conteniendo la descripcin del material

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Queda de la siguiente manera

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Luego veremos que solo tenamos 34 tipos de insumos en nuestra tabla

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En la columna B, fila 5 desmarco las partidas, el cdigo queda marcados

descripcin, la unidad y el precio es el mismo, pero ahora estn vinculados a la tabla de