CONSTRUCCIN DE INFRAESTRUCTURA DE SERVICIOS PBLICOS Y OBRAS

COMPLEMENTARIAS DE URBANISMO DEL CENTRO INDUSTRIAL Y

EMPRESARIAL DE TAURAMENA CIET.

CURSO GESTIN DE STAKEHOLDERS

Fase 3

PLANIFICACION DE LA GESTION DE LAS COMUNICACIONES

MARTHA CECILIA MARTNEZ GALLEGO

Tutora
DRA ELVA NELLY ROJAS ARAQUE

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

2016

INTRODUCCIN

La

Planificacin de

la Gestin de

las Comunicaciones de los proyectos

realizarse en el Plan para la Direccin

debe

del Proyecto, con el fin de establecer

la estructura organizacional, roles y responsabilidades e identificar el director del

proyecto y los mandos medios

para que

la comunicacin fluya de

forma

descendente, ascendente, horizontal o vertical, segn sea la necesidad del proyecto.

Es importante dentro de esta planificacin determinar la gestin de documentos que
soportan la comunicacin en todos los procesos internos, externos del proyecto, ya
que estos registros son evidencias de los cambios y acuerdo tomados en cualquier
tipos

de reunin. Dentro de la Planificacin de la Gestin de Comunicaciones se

determina las herramientas y tcnicas utilizadas dentro del proceso de planeacin,

ejecucin, direccin y control

del proyecto, para tal fin se establece las formas

convocar a reuniones, entrega

de informes parciales de avance de ejecucin, registro

de cambios, es de vital importancia la claridad

de

buena comunicacin depende el xito del proyecto.

de

este proceso ya que de la

JUSTIFICACIN DEL TRABAJO A REALIZAR

Este trabajo se realiz con el fin de aprender como Especialistas

Proyectos

en Gestin de

a documentar la planeacin de la gestin de comunicaciones y todas las

herramientas necesarias

para garantizar que fluya

la comunicacin interna y

externa dentro de las organizaciones ejecutoras de proyectos y la importancia que tiene

para el xito.

OBJETIVO GENERAL

Documentar la

Planificacin

de Gestin

de

Comunicaciones

del

proyecto

construccin de infraestructura de servicios pblicos y obras complementarias de

urbanismo del centro industrial y empresarial de Tauramena CIET.

Objetivos especficos
Identificar las entradas y herramientas y tcnicas y salidas dentro del proceso de la
planificacin de gestin de comunicaciones en los proyectos

TABLA DE CONTENIDO

PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES.................................5

1.1

Entradas....................................................................................................................5

1.2

Registro de interesados...........................................................................................6

1.3

Factores ambientales de la empresa......................................................................6

1.4

Activos de los Procesos de la Organizacin.............................................................7

HERRAMIENTAS Y TCNICAS.................................................................................8
2.1

Anlisis de requisitos de comunicacin.................................................................8

2.2

Tecnologa de la comunicacin.............................................................................11

2.3

Modelo de comunicacin.......................................................................................11

2.4

Mtodos de la comunicacin...............................................................................12

2.5

Reuniones...............................................................................................................15

Salidas............................................................................................................................16

1
1.1

PLANIFICAR LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Entradas

1.2

Registro de interesados

1.3 Factores ambientales de la empresa

Dentro de la gestin de las comunicaciones el proyecto tiene definido los factores
ambientales, con los

cuales se determina los tipos

de comunicacin dentro

del

proyecto, se identifica las reas funcionales de la empresa, entre las que tenemos
produccin, recursos humanos, financieros, mercadotecnia y sistemas. Dentro

del

proyecto existe la tipologa funcional que se caracteriza en la especializacin de rganos

y cargos, mejor supervisin tcnica posible, comunicacin directa, sin intermediarios y ms
rpida, separa funciones de planeacin y control, el proyecto aplica la tipologa staff
asegura asesora especializada e innovadora y se mantiene la autoridad nica.
Se aplica comunicacin horizontal ya que se hace necesaria entre personas del
mismo

nivel jerrquico dentro

del proyecto. De igual

forma

se

aplica

la

comunicacin vertical ya que el proyecto requiere de la comunicacin descendente

para informar sobre los requerimientos tcnicos del proyecto y la importancia del
cumplimiento

de todo

lo planificado, dentro del proyecto se usa la

comunicacin

ascendente ya permite informar a los superiores sobre los hallazgos y restricciones en

el rea operativa y poder aplicar los cambios necesarios tanto en los procesos, como
6

en materiales y tcnicos que influyan de manera

directa en la realizacin de las

actividades.

http://psicologia.costasur.com/es/tipos-de-comunicacion-en-la-organizacion.html

1.4 Activos de los Procesos de la Organizacin

Dentro de los activos de la organizacin estn establecidos

los procesos

de

comunicacin, la estructura organizacional y las formas evidenciar el cumplimientos en

el avance de proyecto, para lo cual estn los entregables, actas de reuniones y todos
los registros de compras, contratacin y subcontratacin en cada una de las fases del
proyecto.

HERRAMIENTAS Y TCNICAS

2.1 Anlisis de requisitos de comunicacin

Dentro del proyecto se contempla varios requisitos de la comunicacin, entre ello que
se

debe cumplir con el proceso de comunicacin interno y externo

NTCGP 1000 del 2009, con

el fin de que los registro

cuando sean requeridos, para la entrega

queden

de la norma

soportados

de informes parciales o

para

totales existe

requisitos de presentacin de dichos documentos, como formatos, tablas y planillas,

actas, constancias debidamente certificadas que garantizan la legalidad
informacin. De igual forma

en la estructura

organizacional

de la

del proyecto se

identifica la planificacin de las comunicaciones reales del proyecto es la determinacin y

delimitacin de quin se comunicar con quin, y de quin recibir qu informacin.
Las comunicaciones en el marco del Proceso de Contratacin deben hacerse por escrito, por
medio fsico o electrnico, a cualquiera de las siguientes direcciones:
En Tauramena Casanare en la Calle 5 No. 14-34 oficina de la Secretaria de Infraestructura
de lunes a viernes de 7:30 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 6:00 pm.
En el correo institucional alcalda@tauramena-casanare.gov.co.
La comunicacin debe contener: (a) el nmero del presente Proceso de Contratacin
LPMT-SI-016-2014; (b) los datos del remitente que incluyen nombre, direccin fsica,
direccin electrnica y telfono; (c) identificacin de los anexos presentados con la
comunicacin.
Las comunicaciones y solicitudes enviadas al Municipio de Tauramena por canales distintos
a los mencionados, solo sern tenidas en cuenta para los propsitos del Proceso de
Contratacin cuando sean radicadas a travs del canal que corresponda. El Municipio de
Tauramena debe responder las comunicaciones recibidas por escrito enviado a la direccin
fsica o electrnica sealada en la comunicacin que responde.

Interaccin de
la
Comunicacin
Administracin
Municipal

Secretaria
de
Infraestructura
Interventora y
Supervisin

Contratista

Director
obra

de

Especialista
ambiental
o
magister en el
rea ambiental

Ingeniero
residente
obra 1

de

Ingeniero
residente
obra 2

de

Operarios
maestros
obra civil.

u
de

Tipo de informacin

A
quien
requiere

la Como la requiere

Tipo
de Evidencias
comunicaci
n y medio
Secretaria
de Informe
de
Facturas,
fotos
Infraestructura,
actividades
actas
Avances del proyecto Interventora
y trimestrales escrito o Descendente
Supervisin
medio magntico
Cumplimiento
de
Informe
de
Contratos,
requisitos
de
actividades
afiliaciones
a
contratacin, compra Contratista
trimestrales escrito o Descendente seguridad
social
de
materiales.
Y
medio magntico
planillas de pago
contratacin
de
personal.
Informacin
Informe
de
Informe
escrito
Financiera, tcnica.
actividades
soportado
con
Avance de ejecucin Director de obra trimestrales escrito o
registro, planillas
del proyecto.
medio magntico
Descendente actas.
Informacin sobre los
Informe
escrito o
Informes
avances del proyecto, Especialista
medio
magntico,
preliminares
de
gastos
ambiental
o cada
que
se Descendente residentes de obra
administrativos,
magister en el requiera.
1 y2
compras, permisos y rea ambiental
licencias
Informacin
sobre
especificaciones
Informe
escrito o
Soporte entregado
tcnicas de la obra, Contratista
medio
magntico, Ascendente
por contratante a
planos,
permisos,
cada
que
se
contratista
recurso
humanos,
requiera.
financieros
y
materiales
Solicitud
escrita y
justificada, mediante
Solicitud
de
Autorizacin
de Director de obra actas
de
autorizacin,
compras y Contratos.
requerimientos hecha Ascendente
Actas
de
por los residentes de
requerimientos
obra
Requerimiento
de
Solicitud
escrita y
materiales, personal y Ingeniero
justificada, mediante
solicitud
de residente de obra actas.
Ascendente
Registro en actas
cambios.
1
Informe de materiales
e insumos necesarios Ingeniero
o cambios en
el residente de obra Verbal directa
Ascendente
Registro en actas
proceso.
2
9

10

2.2 Tecnologa de la comunicacin

Los mtodos utilizados para transferir la informacin entre los interesados del proyecto
utilizados son las herramientas tecnolgicas
telfono celular y la

comunicacin directa con

como los

correos

electrnicos, el

el equipo del proyecto. Para las

entregas de informes se realizan desde reuniones con entrega

de informe

de

actividades hasta mesas de trabajo para analizar la informacin entregada.

Dentro del proyecto se cuenta

con servicio de internet y equipos de alta gama con

programas que permiten hacer seguimiento y control al cumplimiento

de las

actividades, de igual forma esta informacin permanece actualizada para que en el

momento que sea requerida se pueda trasmitir por cualquier medios electrnico o
impreso a quien

la solicite. Se manejan

desde software contables como programas

especializados de proyectos, como autocar para leer planos.

El uso de las herramientas ofimticas contribuye a la buena comunicacin entre
todos los interesados

del proyecto, incluyendo la comunidad ya que la emisora

comunitaria tambin permite informar sobre

botella encontrados que

deben

los avances

de ser puesto

en

del proyecto y cuellos

de

conocimiento de todos

los

interesados por parte de la Administracin Municipal.

2.3 Modelo de comunicacin
Para John Dewey la comunicacin es el fundamento de toda relacin humana y produce
bienes materiales y sociales que una a los individuos entre s y permite la vida colectiva,
que llevado a una organizacin es el elemento ms importante en la medida que se maneje
adecuadamente potenciando las dems caractersticas para la obtencin de los resultados
sinrgicos. El proceso de comunicacin requiere la consecucin de objetivos un, bi y/o
tridimensionales que faciliten orientar la organizacin hacia la visin propuesta.
Objetivos La comunicacin tiene como objetivos primordiales los siguientes

Transmitir informacin: permite obtener una reaccin del destinatario, sea cual

sea el mensaje. Accin unidimensional, desde el emisor al receptor.

Transferir ideas: pretende cambiar la conducta del receptor. Accin bidimensional,
entre el emisor y el receptor.
11

Acordar o crear significados: necesarios para constituir cimientos compartidos.

Accin tridimensional, entre el emisor, el receptor y los conocimientos previos.

Dar y recibir retroalimentacin: para aportar nuevas ideas, sobre qu o qu se

puede cambiar. Encaminadas para decir que se realiz bien y qu se puede mejorar.
Co-crear realidades: para influir en gran medida en las percepciones del emisor y
del receptor. Mostrando el poder del lenguaje. Estos objetivos se cumplen en la
medida en que en un proceso comunicacional se interrelacionen los siguientes
elementos. Emisor, codificacin, canal, receptor, Funcin ftica o de contacto.

2.4 Mtodos de la comunicacin

El desarrollo alcanzado en estos ltimos aos por los sistemas tecnolgicos y
comunicacionales ha permitido la aparicin las denominadas tecnologas de la informacin
y de la comunicacin (TIC). La introduccin de sta realidad es innegable en los entornos
organizacionales
Podemos distinguir en el entorno de una empresa las siguientes tecnologas: Internet,
intranet, correo electrnico, foros y listas de distribucin
Internet: es una red de ordenadores conectados entre s para compartir datos y recursos,
esta conexin se realiza habitualmente a travs de lneas telefnicas. Internet es una red
mundial que se ha formado al unirse las redes nacionales que estaban previamente aisladas.
Dentro de una misma red, la comunicacin se logra gracias a las direcciones MAC (Control
de Acceso al Medio); fsicamente lo hacen por medio del protocolo DLL (Data Link Layer,
es decir, Ethernet).
La comunicacin entre los ordenadores conectados a diferentes redes se consigue gracias al
protocolo TCP/IP.
El internet e intranet se sustentan ambas en tecnologas y herramientas muy similares, es
decir, ordenadores, nodos de conexin, servidores, navegadores.
Intranet: Las intranets suelen ser redes locales de ordenadores conectadas entre s y a las
cuales slo puede acceder el personal autorizado de la compaa. Esta conexin se realiza
mediante un servidor propio que se ocupa de regular el trfico en algunos casos y de regular
la conexin con el exterior de dicha red (internet).
12

En estas redes internas o intranets los usuarios pueden disponer de un conjunto de

herramientas informticas que pos una rpida y gil comunicacin entre s, al tiempo que
les permite compartir la informacin.

Siguiendo la analoga con los sistemas de

comunicacin convencionales en la organizacin, sera la comunicacin externa de la

organizacin, por lo que tanto los contenidos comunicacionales como los receptores
El origen ms habitual de las intranets es el propio seno organizacional, sus objetivos a
nivel de comunicacin se pueden agrupar en tres grandes niveles:

Comunicar de manera rpida a los trabajadores cualquier evento o noticia.

Informar a los empleados sobre temas que afectan al individuo en su condicin de

empleado: retribuciones, pensiones, beneficios, seguridad en el empleo, etc.

Informar sobre hechos relativos a los problemas y circunstancias que afectan a la

organizacin: sector donde se estn desarrollando actividades, etc.

Dar a conocer a los empleados diferentes fuentes de informacin, tanto externas a la
propia organizacin (proporcionando, por ejemplo, links a otras organizaciones, a la
competencia, a revistas electrnicas) como internas (permitiendo acceder a bases de

datos, servidores de ficheros o bases de documentos desarrolla la propia

Seleccionar y personalizar la informacin, lo que supone predeterminar el tipo de

acceso informativo de cada trabajador.

Estructuracin de la informacin a partir de sus contenidos, mediante la

clasificacin de la informacin en directorios.

Integrar la colaboracin y la gestin del conocimiento. Mediante esta aplicacin la
intranet detecta las posibles necesidades individuales y proporciona contacto con un
experto o con algn compaero que solvent una cuestin similar en el pasado.

El correo electrnico: tiene la funcin de enviar y recibir mensajes a travs de las redes de
comunicacin electrnica.
Las comunicaciones en el marco del Proceso de Contratacin deben hacerse por escrito, por
medio fsico o electrnico, a cualquiera de las siguientes direcciones:
En Tauramena Casanare en la Calle 5 No. 14-34 oficina de la Secretaria de Infraestructura
de lunes a viernes de 7:30 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 6:00 pm.
En el correo institucional alcalda@tauramena-casanare.gov.co.
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La comunicacin debe contener: (a) el nmero del presente Proceso de Contratacin

LPMT-SI-016-2014; (b) los datos del remitente que incluyen nombre, direccin fsica,
direccin electrnica y telfono; (c) identificacin de los anexos presentados con la
comunicacin.
Las comunicaciones y solicitudes enviadas al Municipio de Tauramena por canales distintos
a los mencionados, solo sern tenidas en cuenta para los propsitos del Proceso de
Contratacin cuando sean radicadas a travs del canal que corresponda. El Municipio de
Tauramena debe responder las comunicaciones recibidas por escrito enviado a la direccin
fsica o electrnica sealada en la comunicacin que responde.
Foros: Por otro lado, la generacin de foros en la intranet de las organizaciones, ya sea para
grupos de trabajo, equipos directivos comits con propsitos especficos, es una
herramienta comunicacional especialmente til a la hora de facilitar tanto la comunicacin
horizontal como la informal en la organizacin, ya que a partir de los foros el personal
puede compartir sus experiencias e intereses sobre todo tipo de temas; desde sugerencias y
comentarios respecto a la propia empresa, su polticas y procedimientos, hasta todo tipo
asuntos, profesionales, familiares, aficiones, etc.
El funcionamiento de los foros suele ser bastante simple. A partir de un determinado tema
propuesto, el conjunto de participantes va aadiendo sus aportaciones al respecto a modo de
tabln de anuncios.
Se incrementa el nivel de comunicacin interna, lo que genera una mayor eficiencia en la
colaboracin del personal en los grupos de trabajo, comits o comisiones de las que forman
parte.

La productividad de los empleados aumenta. Se favorece una mayor integracin

entre todos los recursos humanos.

Las listas de distribucin: Finalmente, las listas de distribucin son las listas de correos
electrnicos de un conjunto de empleados, que pueden pertenecer a un equipo/grupo y/o
departamento, o bien estar suscritos voluntariamente a stas.

14

La principal diferencia con los foros es que, cuando se accede por primera vez a la lista de
distribucin, no se tiene acceso a los comentarios y escritos que se han realizado
anteriormente.
Resulta especialmente importante que desde un principio queden muy bien delimitados los
contenidos comunicados en la lista, as como sus objetivos y la poltica de suscripcin y
envo de material. Para ello es conveniente elaborar un escrito que sirva de presentacin de
la lista y que sea comprensible para todos los futuros afiliados.
El Chat y videoconferencia: Muchas empresas temen que la popularidad del chat y su
funcionalidad (envo de fotos, videos, audio, mensajera instantnea) distraigan a los
empleados de sus funciones estrictamente laborales.
2.5 Reuniones
Las reuniones son programadas con anterioridad, mediante
telefnica, informando los temas el orden

comunicacin escrita

del da.

Las reuniones se utilizan para discutir y abordar los asuntos pertinentes del proyecto y
analizar asuntos como la direccin y gestin del trabajo del proyecto. Los asistentes a las
reuniones pueden incluir al director del proyecto, al equipo del proyecto y a los interesados
adecuados, involucrados o afectados por los asuntos tratados.
Estas reuniones se dan para:

Informar cambios
Evaluar el desarrollo de las actividades programadas
Entregar financieros y contables.

Se programan las reuniones para tratar temas especficos con un propsito y objetivo
concretos, se dejan actas como registro de las decisiones tomadas. Las actas de reunin
deben ser almacenadas como se indique en el plan para la direccin del proyecto.
Las reuniones tienes en lo posible
interesado, cuando alguien est

se realizan con la participacin de todos los

ausente se realizan usando herramientas de audio y/o

videoconferencia.

15

16

3. SALIDAS

17

CONCLUSIONES

Con el

desarrollo de esta

actividad se

PMBOX edicin quinta, capitulo 10

Comunicaciones la cual determina

realiz

un reconocimiento

Planificacin

de

la

de

Gestin

la gua
de

las

que las comunicaciones dentro de los proyectos

son una herramienta fundamental en desarrollo de las actividades programadas y

las relaciones con todos los interesados.

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BIBLIOGRAFA

CASANARE - ALCALDA MUNICIPIO DE TAURAMENA. (2014).

http://www.colombiacompra.gov.co/. Obtenido de
https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=141-126487
Institute, P. M. (5ta Edicion). Gua de los Fundamentos para la Direccin de
Proyectos PMBOK.
Project Management Institute. 2012. PMI Lexicon of Project Management
Terms. Available from
es.wikipedia.org/wiki/Comunicacin organizacional
file:///C:/Users/name/Downloads/Dialnet
ModeloDeComunicacionParaOrganizacionesCambiantes-4562311.pdf

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