ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DEL LITORAL

GRADUATE SCHOOL OF MANAGMENT

MAESTRIA EJECUTIVA EN ADMINISTRACION DE
EMPRESAS
XVIII PROMOCION PARALELO 1
ASIGNATURA:
GESTION DE PROYECTOS
PROFESOR:
PMP IRWIN JOSE FRANCO
ESTUDIANTE:
ALEXANDER LOPEZ VILLAVICENCIO
TAREA: PROYECTO DE FIN DE CURSO
PROYECTO DE IMPLEMENTACION SOFTWARE DE
GESTION PARA LA EMPRESA AGROILECOM S.A.
19 DE FEBRERO DE 2016

1 Indice

Contenido
1

Indice........................................................................................................... 2

Antecedentes .............................................................................................. 2
2.1

Perfil Empresa ....................................................................................... 2

2.2

Personal ................................................................................................ 2

Situacin actual ........................................................................................... 3

3.1

Proveedores .......................................................................................... 3

3.2

Clientes ................................................................................................. 3

3.3

Evaluacin sobre la situacin actual. .................................................... 3

3.4

Matriz de Expectativas .......................................................................... 4

3.5

Requisitos mnimos del software de gestin ......................................... 5

Propuesta del proyecto ............................................................................... 5

4.1

Resumen del proyecto .......................................................................... 5

4.2

EDT ....................................................................................................... 6

4.2.1

EDT ................................................................................................ 6

4.2.2

Resumen EDT ................................................................................ 7

4.3

Presupuesto .......................................................................................... 8

4.4

Project Canvas .................................................................................... 10

4.5

Matriz de riesgos ................................................................................. 11

Conclusiones............................................................................................. 11

2 Antecedentes
2.1

Perfil Empresa

Agroilecom es una empresa fundada en enero de 2013, con la misin de atender

la demanda de repuestos de maquinaria agrcola, especialmente en el rea de
cosechadoras para caa de azcar.
2.2

Personal

Sus inicios fueron con su fundador Ing. Mec. Alexander Lpez gestionando todas
las tareas de la empresa. Hasta el da de hoy en que cuenta con el siguiente
personal.

Gerencia General

Asistente
Gerencia

Ventas

Administracin,
Compras e
importaciones

Digitador

Mensajera

3 Situacin actual
3.1

Proveedores

La empresa es distribuidor oficial de marcas reconocidas en el medio industrial

de azcar y alcohol como son:

3.2

Unimil: Empresa brasilea fabricante de repuestos para cosechadoras de

azcar.
KMC Chains: Fabricante taiwans de cadenas agrcolas.
SDT bearings: Fabricante chino de rtulas, especiales para aplicacin
agrcola.
Sloop: Fabricante taiwans de cuchillas para cosechadoras de caa de
azcar.
Clientes

La empresa actualmente cuenta con una cartera de importantes clientes como:

3.3

Corporacin Azucarera Valdez

Sociedad Agrcola e Industrial San Carlos
Corporacin Azucarera Ecuatoriana Coazcar Ecuador.
Ingenio Miguel ngel

Evaluacin sobre la situacin actual.

La empresa a pesar de contar con una importante cartera de clientes y de tener

ya 6 colaboradores, an lleva a cabo todos sus procesos de forma manual y
utilizando hojas de Excel para los registros:

3.4

Registros de Ventas,
Registros de Compras,
rdenes de compra,
Elaboracin de facturas,
Elaboracin de guas de remisin,
Informacin tributaria,
Controles de Inventario
Cuentas por pagar,
Cuentas por cobrar.
Matriz de Expectativas

AREA
BODEGA

RESPONSABLE
EXPECTATIVAS
Sr. Libinthon Paredes Actualizacin en tiempo real del
kardex.
Reportes de ingreso y egresos de
insumos y materiales
Generacin de rdenes de compra
con autorizaciones
Correcto manejo de los inventarios.
CONTABILIDAD Ing. Miriam Pilligua
Informacin actualizada de kardex
para cierre de mes.
Correcto consumo de insumos para
cada rea.
Contabilizacin en lnea de los
movimientos de ingresos
COMPRAS
Ing. Alexander Lpez Generacin de rdenes de compra
automticas segn los niveles de
stock y tiempos de reposicin.
Registro de facturas de compras de
insumos de modo que actualice en
lnea las existencias.
VENTAS
Sr.
Wilmer Entrega pronta de cotizaciones a
Dominguez
clientes
Registro adecuado de facturas con
sus respectivas comisiones.
Emisin de facturas por impresora
dando mejor imagen de la empresa.
SISTEMAS
Ing. Alexander Lpez Registro de actividades de cada
usuario.
Administracin de usuarios y
contraseas.

Del cuadro anterior vemos que el manejo de la informacin de la empresa a

travs de hojas de Excel y de la emisin de documentos como facturas y guas
de remisin de forma manual fue una estrategia adecuada para los inicios de la
operacin, pero al momento es imperativa la necesidad de adquirir un software
de gestin que proporcione todos los requisitos de los usuarios.
3.5

Requisitos mnimos del software de gestin

Mdulo de Contabilidad y bancos

Mdulo de Cuentas por pagar
Mdulo de Inventarios
Mdulo de Facturacin y estadsticas
Mdulo de Cuentas por cobrar
Mdulo de Compras e Importaciones

4 Propuesta del proyecto

4.1 Resumen del proyecto
NOMBRE DEL PROYECTO
PATROCINADOR
DIRECCION DEL
PROYECTO
COMITE

ANTECEDENTES

IMPLEMENTACION
SOFTWARE
GESTION
Ing. Celia Bonifaz (Presidente Ejecutivo).
Ing. Alexander Lpez (Gerente General).

DE

Ing. Celia Bonifaz (Presidente Ejecutivo).

Ing. Alexander Lpez (Gerente General).
Sr. Libinthon Paredes (Analista administracin,
compras e importaciones)
Ing. Miriam Pilligua (Analista contabilidad).
No existe un Registros de Ventas
actualizado,
No hay Registros de Compras en tiempo
real,
rdenes de
compra
se
llevan
manualmente y toma mucho tiempo
realizarlas,
Elaboracin de facturas es manual y se
presta a errores,
Elaboracin de guas de remisin de
forma manual y se pueden presentar
errores al elaborarlas,
Toma
mucho
tiempo
llenar
la
Informacin tributaria,
Los Controles de Inventario toman
demasiado tiempo
Los controles de Cuentas por pagar son
lentos y propensos a errores,

DESCRIPCION
PROYECTO

DEL Consiste en la instalacin y puesta en

funcionamiento de un software de gestin
administrativa y contable. Para administrar este
proyecto se sugiere aplicar la metodologa PMI
ALCANCE DEL PROYECTO El plan es implementar un software de gestin
que administre:
Informacin contable y financiera,
Kardex de las diferentes bodegas,
rdenes de compra a proveedores,
Gestin de documentos como facturas,
guas de remisin, nota de dbito, nota
de crdito.
GESTION DEL PROYECTO
Prueba preliminar
Migracin de los datos
Comprobacin de seguridad del sistema
SUPUESTOS
DEL
Todo el equipo de trabajo estar
PROYECTO
disponible para las fechas programadas.
La empresa cuenta la infraestructura
para dar soporte al proyecto.
EXCLUSIONES
El software no intenta incluir temas de
nmina y recursos humanos.
RIESGOS
Hacer un levantamiento incorrecto de las
necesidades de los clientes internos y de
las potencialidades del software.
Estimar incorrectamente la duracin de
las actividades.
4.2

EDT

4.2.1 EDT

No.

Descripcin actividad

1.1

Inicio

1.1.1

Elaboracin del resumen del proyecto

1.2

Planificacin

Fecha
inicio

Fecha
fin

Resumen

29/02/2016

01/03/2016

A. Lpez

Entregables

Das
Responsable
Lab.

1.2.1

Elaboracin de expectativas

Expectativas

02/03/2016

02/03/2016

A. Lpez

1.2.2

Elaboracin de alcance del proyecto

Alcance

03/03/2016

04/03/2016

A. Lpez

1.2.3

Elaboracin del EDT

EDT

07/03/2016

09/03/2016

A. Lpez

1.2.4

Elaboracin de Cronograma

Cronograma

10/03/2016

11/03/2016

A. Lpez

1.2.5

Estimacin de costos y presupuesto

Presupuesto

07/03/2016

09/03/2016

F. Paredes

1.2.6

Definir perfiles y funciones de equipo de trabajo

Funciones

07/03/2016

11/03/2016

M. Pilligua

1.2.7

Elaboracin del plan de comunicacin

Plan comun.

14/03/2016

16/03/2016

A. Lpez

1.2.8

Definicin de riesgos

Riesgos

14/03/2016

16/03/2016

M. Pilligua

1.3

Ejecucin

1.3.1

Seleccin del equipo de trabajo

Lista equipo

17/03/2016

18/03/2016

M. Pilligua

1.3.2

Capacitacin al equipo de trabajo

Acta capacit.

17/03/2016

28/03/2016

A. Lpez

1.3.3

Materiales equipo de trabajo

Acta recepcin

10/03/2016

16/03/2016

F. Paredes

1.3.4

Implementacin

1.3.4.1

Ambiente de trabajo

1.3.4.1.1

Servidor y computadoras

Acta recepcin

17/03/2016

23/03/2016

F. Paredes

1.3.4.1.2

Software (seleccin y compra)

Acta recepcin

24/03/2016

01/04/2016

F. Paredes

1.3.4.2

Instalacin de software

Acta recepcin

04/04/2016

06/04/2016

F. Paredes

1.3.4.3

Migracin de datos

Acta recepcin

07/04/2016

13/05/2016

27

M. Pilligua

1.3.4.4

Creacin de ambiente de prueba

Acta creacin

16/05/2016

18/05/2016

M. Pilligua

1.3.4.5

Pruebas internas

Hoja de prueba

19/05/2016

23/05/2016

M. Pilligua

1.3.5

Capacitacin

1.3.5.1

Talleres de capacitacin

1.3.5.1.1

Mdulo contabilidad y bancos

Registro capacit.

19/05/2016

25/05/2016

F. Paredes

1.3.5.1.2

Mdulo cuentas por pagar

Registro capacit.

26/05/2016

30/05/2016

F. Paredes

1.3.5.1.3

Mdulo control de inventario

Registro capacit.

31/05/2016

03/06/2016

F. Paredes

1.3.5.1.4

Mdulo facturacin y estadisticas

Registro capacit.

06/06/2016

10/06/2016

F. Paredes

1.3.5.1.5

Mdulo cuentas por cobrar

Registro capacit.

13/06/2016

16/06/2016

F. Paredes

Mdulo compras e importaciones

Registro capacit.

17/06/2016

21/06/2016

F. Paredes

Registro control

22/06/2016

28/06/2016

M. Pilligua

Documento cierre

29/06/2016

30/06/2016

A. Lpez

1.3.5.1.6
1.4

Seguimiento y control

1.4.1
1.5

Control y correccin de novedades

Cierre

1.5.1

Entrega de acta de cierre

4.2.2 Resumen EDT

1.1
1.1.1

1.2
1.2.1
1.2.2

1.3
1.3.1

1.3.2

1.3.3

1.3.4.1

1.4

1.3.4

1.3.4.2

1.3.4.3

1.3.5
1.3.4.5

1.3.5.1

1.2.3

1.3.4.1.1

1.3.5.1.1

1.2.4

1.3.4.1.2

1.3.5.1.2

1.2.5

1.3.5.1.3

1.2.6

1.3.5.1.4

1.2.7

1.3.5.1.5

1.2.8

1.3.5.1.6

1.4.1

1.5
1.5.1

4.3

Presupuesto

Nombres de
los recursos
Elaboracin del resumen del proyecto
A. Lpez
Elaboracin de expectativas
A. Lpez
Elaboracin de alcance del proyecto
A. Lpez
Elaboracin del EDT
A. Lpez
Elaboracin de Cronograma
A. Lpez
Estimacin de costos y presupuesto
F. Paredes
Definir perfiles y funciones de equipo de trabajo M. Pilligua
Elaboracin del plan de comunicacin
A. Lpez
Definicin de riesgos
M. Pilligua
Seleccin del equipo de trabajo
M. Pilligua
Capacitacin al equipo de trabajo
A. Lpez
Materiales equipo de trabajo
F. Paredes
F. Paredes
Servidor y computadoras
Computadora
Servidor
F. Paredes
Software (seleccin y compra)
Software
Instalacin de software
F. Paredes
M. Pilligua
Migracin de datos
Digitador
Creacin de ambiente de prueba
M. Pilligua
Pruebas internas
M. Pilligua
F. Paredes
Mdulo contabilidad y bancos
Suministros capacit
F. Paredes
Mdulo cuentas por pagar
Suministros capacit
Mdulo control de inventario
F. Paredes
Nombre de tarea

Costo
$160.00
$80.00
$160.00
$240.00
$160.00
$120.00
$200.00
$240.00
$120.00
$80.00
$640.00
$200.00
$2,300.00
$2,280.00
$120.00
$1,584.00
$120.00
$120.00
$410.00
$245.00
$325.00

Mdulo facturacin y estadisticas

Mdulo cuentas por cobrar
Mdulo compras e importaciones
Control y correccin de novedades
Entrega de acta de cierre

Suministros capacit
F. Paredes
Suministros capacit
F. Paredes
Suministros capacit
F. Paredes
Suministros capacit
M. Pilligua
M. Pilligua

$410.00
$325.00
$245.00
$200.00
$80.00

4.4

Project Canvas

PROPOSITO
Mejorar la operatividad de la empresa, reduciendo los tiempos para registrar las ventas, compras, elaboracin de facturas, guas de remisin, y otra
informacin tributaria as como facilitar la emisin de informes para las declaraciones a los entes de control, as como llevar un mejor control de las bodegas
y sus respectivos kardex. Ser un proyecto muy relevante para el personal contable, de bodegas, y la gerencia que contar con informes ms detallados y
precisos en un menor tiempo posible.
PRESUPUESTO
EQUIPO
CONDICIONES
HITOS
CALIDAD
El proyecto tendr un A Lpez
Se necesita el soporte Culminar el proceso en Reduccin de las horas hombres requeridas para
costo
de
USD F Paredes
de los accionistas, y del el tiempo planificado.
el manejo de la informacin, capacidad de
11.164,00 incluyendo M Pilligua
presidente
ejecutivo Que se cumplan las recursos humanos que se podr utilizar en otras
todos los costos de Digitador contratado
para llevar a cabo este capacitaciones en el funciones estratgicas para la empresa.
personal,
Personal
con proyecto.
momento planificado.
Contar con informacin veraz de forma rpida al
capacitaciones,
motivacin hacia la
Que
los
equipos hacer un click en la computadora.
equipos, insumos, etc.
tarea
y
con
computacionales
conocimientos
de
lleguen a tiempo.
RESULTADOS
CLIENTE
sistemas y bsicos de
Que el software sea Se
resolver Los accionistas y la
contabilidad.
instalado en la fecha principalmente
un presidente
ejecutivo
indicada.
RECURSOS
RIESGOS
problema de eficiencia son quienes autorizarn
Se requiere de espacio adecuado para la Los principales riesgos
de recursos humanos al el inicio del proyecto y
colocacin del servidor y del digitador, as como un son: que exista un
hacer las cosas de aprobarn
el
lugar propicio para reuniones de avance del cambio importante en la
mejor manera y ms presupuesto que este
proyecto.
legislacin
tributaria
rpido
y
con
un necesitar. Si bien toda
que haga inutilizable las
almacenamiento ms la empresa, incluyendo
bases de datos que
seguro
de
la sus
empleados
y
utiliza el software, que
informacin.
Los clientes externos se
la empresa proveedora
clientes podrn contar vern
impactados
del software no pueda
con unas cotizaciones positivamente por el
darnos
el
soporte
ms rpidas y unas proyecto,
los
adecuado en el futuro.
facturas emitidas en accionistas
y
la
menor tiempo.
presidente estn entre
los
principales
beneficiarios tambin.
TIEMPO
El proyecto iniciara el 29 de febrero de 2016, y finalizara con la corrida del software el da 7 de junio de 2016. Y la empresa trabajar 100% con el nuevo
software a partir del da 1 de julio de 2016.

4.5

Matriz de riesgos

RIESGO
Proveedores no
cumplen con
fecha estimada
Disponibilidad
de tiempo de
los usuarios y
equipo.
Software
no
satisface
los
requerimientos
Fallas tcnicas /
motivos
de
fuerza mayor.

PROB.
AMENAZA
10%

PROB.
IMPACTO
10%

COSTO

PLAN
ACCION
Cambio de
proveedor

TIPO
RESPUESTA
Mitigar

RESPONSABLE

40%

10%

$6584.00

Reajustar
cronograma

Mitigar

Lpez

30%

60%

$2280.00

Cambio de
proveedor

Evitar

5%

$75.00
(da
aprox.)

Reajuste del
cronograma

Mitigar

Lpez
Paredes
Pilligua
Paredes
Pilligua

5%

$4580.00

Lpez

5 Seleccin del software

De todas las alternativas de software de gestin la opcin de mercado que ms
se acerca a los requerimientos de nuestra empresa es el proporcionado por la
empresa Visual-Multineg. Cuyo costo es de $2280,00 para la instalacin en 5
mquinas incluida la que har las veces de servidor y capacitacin para todos
los usuarios, as como soporte gratuito por 6 meses, y que brinda todos los
mdulos requeridos por los usuarios as como que est dentro de los lmites
presupuestarios de la empresa.

6 Conclusiones

Como se muestra en este trabajo la inversin de $11164,00 dlares que

representa menos del 2% de la facturacin es un valor pequeo para
todos los beneficios tangibles e intangibles que se obtendrn despus de
finalizado este proyecto.
Todo el personal est motivado y tiene mucho entusiasmo en participar y
ver llegar a feliz trmino la implementacin del software, se percibe un alto
involucramiento de todo el equipo para hacer que funcione el sistema y
que empiece a rendir frutos.
Los beneficios se vern inmediatamente ya que se podr tener un menor
tiempo de espera de los clientes por cotizaciones que antes se hacan
manualmente, as como la posterior facturacin de los tems vendidos a
los clientes finales.
Se podr contar con unas bodegas con inventarios actualizados y los ms
cercanos a la realidad.