Manual Janium

Tema 0.
Consideraciones generales
1. Introduccin al sistema Janium
Janium es un sistema de gestin bibliotecaria, estructurado de forma
modular.
Los mdulos que componen el sistema son:
Administracin
Catalogacin
Circulacin
Publicaciones peridicas
Adquisiciones
Suscripciones
Reportes
Catlogo al pblico
Cada uno de los mdulos del sistema puede utilizarse de forma
independiente, definindose permisos y accesos para cada uno de
ellos, de acuerdo al criterio y la necesidad de la institucin.
A lo largo de este manual, iremos viendo cmo trabajar y configurar
cada uno de estos mdulos.
Sin embargo, antes es necesario conocer como se estructura y se
define la informacin en el sistema Janium, para as poder entender
el funcionamiento de la aplicacin.
2. Estructura de datos
Janium organiza la informacin del sistema utilizando para ello varios
elementos conectados entre si.
Bibliotecas
Ubicaciones / Colecciones
Registros bibliogrficos
Registros de autoridades
Usuarios (Staff)
2.1 Bibliotecas
Uno de los principales aspectos a la hora de configurar nuestro
sistema, es definir las bibliotecas que lo componen.
En funcin de cmo diseemos nuestra biblioteca, o red de
bibliotecas, podremos establecer cmo se realizar la
catalogacin de contenidos, de acuerdo a los siguientes
supuestos:
- Catalogacin centralizada. En el caso de que la institucin
posea una nica biblioteca o que, si hay ms de una sede,
la catalogacin se realice desde una biblioteca central, y el
resto de las bibliotecas utilicen los registros contenidos en
ella.
- Catalogacin autnoma. Cada biblioteca cataloga sus
propios registros, y puede consultar y utilizar los registros
del resto de bibliotecas para anexar sus tems.
En Janium, podemos crear tantas bibliotecas como necesitemos, y
dotar a cada una de ellas de unas caractersticas propias. Es
posible configurar para cada una de las sedes sus propias reglas
de catalogacin, polticas de prstamo, perfiles de usuario, etc.
2.2 Ubicaciones /Colecciones

[Definicin de ubicacin y coleccin]
2.3 Registros bibliogrficos

Los registros bibliogrficos almacenan la informacin de nuestra
base de datos. Es importante diferenciar entre el concepto de
documento y el de tem.
El documento es la unidad de informacin donde el catalogador
introduce los datos correspondientes a un registro.
El tem es cada uno de los ejemplares de que la biblioteca dispone
de ese registro. Cada uno de estos tems tiene caractersticas
propias, puesto que pueden definirse diferentes estados,
ubicaciones o incluso sedes si, como vimos anteriormente, la
catalogacin se realiza de manera centralizada.
2.3.1 Estructura de un documento

En el sistema Janium, la informacin de un documento se divide
en dos tablas principales, bib y bibdata.
En la tabla bib se almacenan los datos relativos a las etiquetas
utilizadas.
En la tabla bibdata se guardan los datos de control, tales como la

biblioteca en que se encuentra el registro, fecha de creacin,
etctera
A continuacin se detalla la estructura de cada tabla
Tabla bib
Campo
Tipo
Modificador
ficha_no
integer
not null
tag
character varying (20)
not null
tagord
integer
not null
texto
text
Indexes:
"ix_bib" UNIQUE, btree (ficha_no, tag, tagord)
Tabla bibdata
Campo
Tipo
Modificador
ficha_no
integer
not null
nbiblioteca
integer
nformato
integer
acceso
integer
modificado
feccreado
fecmod
numcontrol
orden
text
not null
Indexes:
"ix_bibdata" UNIQUE, btree (ficha_no)
"ix_bibdata_control" btree (numcontrol)
"ix_bibdata_formato" btree (nformato)
"ix_orden_bibdata" btree (orden)
2.3.2 Clases de documentos

En la siguiente tabla, se muestran las distintas clases de
documentos que utiliza el sistema Janium para la gestin de los
registros bibliogrficos
Clase
Subnivel 1
Libros
tems
revistas
copias/suscripciones
Subnivel 2
tems
existencias MARC textuales
existencias MARC codificadas
analticas
Mapas
tems
audiovisuales tems
2.4 Registros de autoridades

De manera similar a los registros bibliogrficos, el sistema
estructura las autoridades definidas en el sistema en dos tablas,
aut y autdata.
En la tabla aut se encuentran los datos relativos a la autoridad
definida.
En la tabla autdata se almacenan los datos de control.
A continuacin se detalla la estructura de cada tabla
Tabla aut
Campo
Tipo
Modificador
ficha_no
integer
not null
tag
not null
tagord
integer
not null
texto
text
Indexes:
"ix_aut" UNIQUE, btree (ficha_no, tag, tagord)
Tabla autdata
Campo
Tipo
ficha_no
integer
nbiblioteca
integer
nformato
integer
acceso
integer
creado
modificado
feccreado
fecmod
Modificador
not null
numcontrol
orden
text
Indexes:
"ix_autdata" UNIQUE, btree (ficha_no)
"ix_autdata_control" btree (numcontrol)
"ix_autdata_formato" btree (nformato)
"ix_orden_autdata" btree (orden)
2.4.1 Clases de autoridades

En Janium podemos definir varias clases de documentos al
registrar autoridades.
En la siguiente tabla se detallan las diferentes clases o tesauros
que podemos utilizar, as como los elementos de cada una de
ellas.
Formato
MARC
Elementos
-
Autor
Materia
Serie
Subencabezamiento
Listas de autoridades
Autor
(no MARC)
Materia
Serie
Clasificacin / Signatura
2.5 Usuarios (Staff)

Janium permite la creacin de cuentas de usuarios de staff, as
como mltiples perfiles. De esta forma, podemos crear perfiles
especficos para cada uno de los mdulos que incluye la
aplicacin, proporcionando los permisos correspondientes de
acuerdo al diseo de nuestra biblioteca.
Cabe sealar que un mismo miembro del staff puede tener
asignado ms de un perfil, lo que nos facilita la tarea de organizar
al personal de nuestra red, adecuando cada perfil a un puesto
concreto.
Como veremos posteriormente, los usuarios del sistema tambin
pueden ser asignados a diferentes perfiles.
3. Tipos de documentos
Una de las mayores ventajas del sistema Janium es su versatilidad y
la posibilidad de poder catalogar nuestros registros en mltiples
formatos.
Janium integrar los datos indistintamente de la procedencia y el
formato en que se encuentren y permitir tanto a los miembros del
staff como a los usuarios del servicio el acceso a todos nuestros
fondos de forma unificada y homognea.
A continuacin se detallan los diferentes tipos de documentos que
soporta el sistema con sus correspondientes formatos de
catalogacin.
Tipo de documento
Tipo de registro
Registro bibliogrfico
Registros MARC
Formato
-
unimarc
MARC21
IBERMARC
Registros no
General
MARC
DUBLIN CORE (bsico)
DUBLIN CORE
(Cualificado)
Registro de
Registros MARC
Unimarc
MARC21
IBERMARC
Unimarc
MARC21
IBERMARC
Registros no
DUBLIN CORE (bsico)
MARC
DUBLIN CORE
autoridades
Registros no
MARC
Archivos
Registros MARC
(Cualificado)
-
General
Preguntas/Respuestas
ISAD-G
EAS
Casos especiales
Registros no
DUBLIN CORE (Bsico)
MARC
DUBLIN CORE
(Cualificado)
As
mismo,
Janium
permite
trabajar
General
Preguntas/Respuestas
con
distintas
documentos.
Clase de documento
Libros MARC
Revistas MARC
Fotografas MARC
Fotografas DUBLIN CORE
Libros no MARC
Libro
Enciclopedia
Tesis
Reporte de trabajo
clases
de
Tema 1. Catlogo al pblico.

1. Bsqueda rpida
2. Buscando avanzada
a. Bsqueda avanzada
b. Bsqueda por nmero
3. Desplegando registros bibliogrficos
4. Limitando los resultados
5. Bibliografas
6. Usando la funcin Tags
a. Creando Tags pblicas y privadas
b. Marcando registros bibliogrficos con tags.
c. Desplegando registros bibliogrficos marcados con tags
7.
Buscando registros bibliogrficos en Otros catlogos (va Z39.50)
8.
Buscando informacin en sitios web.
9.
Buscando informacin en el Referencista electrnico
10. Utilizando los Servicios de Alerta

11. Utilizando los Servicios al Usuario
12. Renovando prstamos desde los Servicios al Usuario.
13. Utilizando la funcin de Chat.
14. Utilizando la funcin Cambio de idioma del sistema.
Bsqueda rpida
El mdulo de Catlogo al Pblico es la herramienta con que nuestros usuarios podrn realizar consultas en nuestros fondos
bibliogrficos, as como gestionar parte de su informacin personal (prstamos, etiquetas de su inters, servicios de alerta,
etc.)
A lo largo de este manual, vamos a explicar cmo trabajar con el sistema de catlogo al pblico, as como la forma de
modificar puntos concretos de su configuracin.
El acceso al sistema se realiza desde la direccin http://[nombredela institucion].janium.net/opac En el caso de nuestro
sistema de demostracin, podemos acceder en la direccin http://demo.janium.net/opac
Por defecto, el usuario acceder a la pantalla de bsqueda rpida, aunque es posible configurar la aplicacin para muestre otra
seccin por defecto.
Bsqueda rpida
En la pantalla de bsqueda rpida podemos ver diversos elementos que permiten al usuario realizar consultas sobre nuestro
catlogo, delimitando los resultados en funcin del criterio que desee utilizar.
Tambin tenemos acceso al resto de secciones de la aplicacin.
Vamos a detallar cada uno de estos elementos, para posteriormente realizar diversas bsquedas.
Banner corporativo
Banner corporativo
Muestra la imagen de la institucin. Normalmente est formado por dos logos, uno a cada lado de la pantalla, aunque
tambin es posible agregar una nica imagen de izquierda a derecha, as como imgenes animadas, fragmentos de cdigo
HTML, animaciones en Flash, etc
El parmetro que se utiliza para modificarlo es doblelogo
Barra de men
Barra de men
Nos permite desplazarnos por las secciones del catlogo en lnea. Es una barra de men contextual, lo que quiere decir que el
contenido se va modificando en funcin del apartado en que nos encontremos.
Cuadro de bsqueda
Cuadro de bsqueda
Es el espacio donde introducimos los trminos a buscar. Es importante sealar que si introducimos ms de un trmino, el
sistema lo asociar utilizando el operador booleano AND por lo que si escribimos, por ejemplo, ley concursal Janium
realizar una bsqueda por ley AND concursal
No es necesario escribir los trminos con tildes o diferenciando entre maysculas y minsculas. El sistema reconoce todas las
variables posibles para realizar la bsqueda.
Selector de bsqueda
Selector de bsqueda
Antes de realizar la bsqueda, podemos seleccionar

como queremos realizar, seleccionando si queremos que
se ejecute basndonos en un criterio alfabtico o bien por palabra clave.
En el primer caso, el sistema despliega la lista en orden alfabtico a partir de la palabra buscada. En la bsqueda por la
palabra clave, despliega los registros que contengan la palabra o palabras buscadas, independientemente del orden donde se
encuentren en el registro.
Indices
Indices
En el momento de realizar nuestra consulta, debemos seleccionar el ndice por el que deseamos buscar.
Podemos configurar el sistema para cambiar la ordenacin de los ndices, as como ocultar aquellos que no queramos utilizar.
Para ello, el parmetro a modificar es opac_indices_opcionales
Los ndices ISBN, ISSN y Clasificacin no pueden utilizarse con la
bsqueda por palabra clave.
Limitadores de bsqueda
Es posible utilizar limitadores de bsqueda en el momento de realizar
nuestra consulta.
Limitadores de bsquedas
Utilizando los desplegables situados en la parte derecha de la pantalla, podemos seleccionar en qu biblioteca, qu formato,
qu coleccin o qu tipo de material deseamos buscar.
Tambin es posible usar varios de estos limitadores de forma simultnea.
A partir de la versin 11.03 del sistema, tambin podemos limitar la bsqueda en funcin del estado del ejemplar. Si est
prestado, disponible, reservado, etc. Este limitador funciona exactamente igual que el resto y podemos combinarlo con
cualquiera de los anteriores.
Bsqueda en otro catlogo
A travs de la bsqueda rpida, podemos realizar
consultas
Bsqueda en otro catlogo
en
otros
catlogos
externos
nuestra
biblioteca.
Para ello, seleccionamos la bsqueda en otro catlogo y, desplegando la lista de catlogos externos configurados en nuestro
sistema, elegimos la fuente que deseamos utilizar.
Al seleccionar un catlogo diferente, no podemos utilizar los limitadores de bsqueda, pero si los ndices.
Bsqueda en web
Tambin podemos realizar bsquedas en otras pginas
web desde nuestro OPAC.
Bsqueda en web
En este caso, el proceso es algo diferente. En primer

lugar, introducimos el trmino a buscar. Despus seleccionamos la opcin bsqueda web, desplegamos
la lista donde aparecern los sitios web configurados en nuestro sistema, y por ltimo, hacemos clic en la flecha que se
encuentra a la derecha de la lista. Tanto los catlogos externos como las webs donde podemos realizar consultas se
configuran a travs del mdulo de administracin, por lo que podemos modificar ambos listados tantas veces como lo
deseemos.
Bsqueda avanzada
En la bsqueda rpida hemos visto como realizar una consulta de forma sencilla. Si hacemos clic en la opcin de men
bsqueda avanzada, el sistema nos mostrar el men para este tipo de bsqueda
Bsqueda avanzada. Pantalla principal
La ventana de bsqueda avanzada se divide en dos apartados: bsqueda por nmero y bsqueda avanzada propiamente
dicha.
Bsqueda por nmero
Bsqueda por nmero

En la bsqueda por nmero introducimos el valor que deseamos consultar, y seleccionamos el ndice por el que realizar la
bsqueda.
Bsqueda avanzada
Bsqueda avanzada
Es posible realizar una consulta hasta por 8 ndices simultneos, seleccionando para ello los elementos que aparecen a la
izquierda de cada uno de los cuadros de texto, y utilizando los operadores booleanos que se encuentran a la derecha de cada
uno de ellos.
Es importante destacar que ambas bsquedas son excluyentes, es decir, que podemos realizar una bsqueda por nmero o
una bsqueda utilizando los ndices, pero no ambas a la vez. Y en el caso de tener elementos de bsqueda en ambos
apartados, el sistema realizar una bsqueda por nmero.
Desplegando registros
Una vez que hemos realizado una consulta, no importa si es una bsqueda rpida, por nmero o avanzada, el sistema nos
mostrar uno de los siguientes tres posibles resultados:
No hay registros
Esto
indica
sistema
No hay registros
encontrado
que
no
el
ha
ningn
registro que cumpla con

las condiciones de bsqueda fijadas.
Listado de registros
La bsqueda ha obtenido ms de un registro que cumple
con las condiciones requeridas, y el sistema nos muestra la
relacin de todos ellos para que podamos consultarlos,
limitar la bsqueda o crear una bibliografa.
Este listado puede variar en funcin de la bsqueda
realizada. Por ejemplo, si buscsemos un trmino concreto
por orden alfabtico y por el ndice Tema, el sistema nos
devolvera una relacin de trminos coincidentes, a partir de
la primera palabra escrita, como se puede ver en el
siguiente ejemplo, donde hemos realizado una consulta del trmino biologa, utilizando el ordenamiento alfabtico y el
ndice Tema.
Listado de trminos coincidentes
Detalle de un registro
Si nuestra bsqueda encuentra un solo registro que cumple con las condiciones de bsqueda, entonces nos muestra el detalle
en pantalla.
Vamos
utilizar
este ltimo
apartado
para
mostrar los
diferentes
elementos
del detalle
de
registro
Detalle de registro
un
y
posteriormente volveremos a revisar el sumario de registros.

Informacin del registro
El sistema nos muestra la informacin
bibliogrfica del registro
En este apartado podemos visualizar los
datos relativos al registro, y desde los
elementos
indexados
bsquedas
directas
podemos
sobre
efectuar
diferentes
campos.
Seleccionando la opcin
podremos
visualizar
las
etiquetas
que
conforman el registro bibliogrfico.
Informacin bibliogrfica
Informacin de ejemplares
En caso de que el registro tenga asociados ejemplares, en este apartado podremos visualizar cada uno de los tems asociados
al registro, as como su localizacin, coleccin, tipo de material
y estado.
Tambin podemos modificar la forma en que se ordenan los
diferentes campos, haciendo clic sobre
lo que nos mostrar una ventana adicional para ordenar la
informacin segn nuestro criterio.
Finalmente, es posible compartir la informacin de un registro. Para ello, haciendo clic en el botn
el sistema
nos desplegar un pequeo apartado donde podremos seleccionar el modo de compartir nuestro registro.
Por defecto, el sistema permite enviar un enlace esttico (permalink) y exportar la informacin
a travs de redes sociales como Facebook, Twitter o Tuenti. Otras redes sociales son
Compartir
configurables.
Solicitar un prstamo.
Desde la informacin de los ejemplares, podemos realizar la solicitud de un prstamo. Para
ello, basta con marcar uno de los cuadros que se encuentran a la izquierda de cada ejemplar.
Eso har que aparezca un nuevo elemento sobre la informacin bibliogrfica
Haciendo clic en ese botn, el sistema nos mostrar una ventana donde deberemos introducir nuestro nmero de cuenta para
solicitar el prstamo del ejemplar seleccionado.
Una vez solicitado el material, se muestra en pantalla la solicitud correspondiente y activa la opcin de impresin del equipo.
La solicitud de prstamo debe ser enviada a la impresora configurada en el mdulo de prstamo de la biblioteca.
No es un mensaje a un correo electrnico, ni un mensaje que se presente en alguna pantalla del sistema. La solicitud se
genera con intencin de ser impresa. La ventaja de utilizar esta funcin es tener los datos exactos del material solicitado, ya
que el usuario puede cometer un error al escribir la clasificacin o bien omitir o abreviar los datos del ttulo y autor del
material.
Limitando resultados
Cuando una bsqueda obtiene ms de un resultado, el sistema nos muestra un sumario con la lista de registros
correspondiente.
Si an queremos limitar o depurar ms la
bsqueda, podemos hacerlo haciendo clic en el
botn
lo que nos mostrar una
nueva ventana donde podremos definir diversos

parmetros de limitacin para obtener una lista
ms depurada.
Limitar resultados
Una vez introducidos los parmetros deseados, y haciendo clic en el botn Limitar, el sistema nos mostrar una nueva
ventana con el listado de registros obtenidos (si los hubiera) donde podremos escoger entre aceptar el resultado de la
limitacin o volver a la lista anterior.
Bibliografa
Para finalizar con el uso de los resultados de bsqueda, es posible
que el usuario almacene sus propias bibliografas.
Para ello, una vez que tenemos el listado de registros en pantalla,
podemos seleccionar los que nos interesen, marcando el cuadro
que se encuentra a la izquierda de cada uno de ellos, tal y como se
ve en la imagen.
En el momento en que seleccionamos un registro, aparece sobre la
lista de resultados un nuevo botn
Si hacemos clic sobre l, Janium nos muestra una nueva ventana
donde podremos escoger la forma de trabajar con nuestra
bibliografa
Registros seleccionados
Bibliografa
En esta pantalla podemos realizar las siguientes acciones:

-
Guardar nuestra bibliografa
Enviarla por correo.
Imprimirla
Imprimirla a travs del sistema
As mismo, podemos seleccionar entre 4 formatos diferentes de visualizacin

-
Abreviado
Bibliogrfico
Etiquetas
Bibliogrfico sin copias.
Buscando en otros catlogos (z39.50)

Podemos configurar el acceso a otros catlogos Z39.50, y realizar bsquedas desde nuestro Opac. El sistema realizar la
bsqueda como si estuviera efectuando la consulta en nuestra propia base de datos, y mostrar los resultados de la misma
forma.
Bsqueda en otros catlogos
Resultado de bsqueda en otros catlogos.
Buscando en sitios web

Es posible agregar
otras
pginas
donde
web
queremos
realizar
nuestras
bsquedas. En este
caso, el proceso es
un tanto diferente,
puesto
que
ejecutamos
no
una
bsqueda
seleccionando
el
ndice que queramos

utilizar,
sino
haciendo clic sobre

el
icono
que
aparece a la derecha
de
desplegable.
la
lista
Esto abrir una nueva ventana adicional, donde veremos el resultado de la bsqueda realizada en la pgina web
seleccionada.
Servicios de alerta
Janium
permite
configurar un apartado
en
el
catlogo
al
donde
los
pblico
usuarios
podrn
encontrar informacin
organizada
en
diferentes categoras.
Los
registros
agrupados
en
categoras
estas
se
mantendrn en ellas
durante
el
tiempo
especificado, de forma
que
podemos
gestionar estas listas

como un sistema de novedades o, si no limitamos el periodo de tiempo, podemos usarlo como listados fijos. Por ejemplo, la
bibliografa recomendada de un profesor o una asignatura.
Servicios al usuario
Hasta ahora hemos utilizado el catlogo al pblico sin identificarnos como
usuario. Janium permite utilizar nuestra cuenta de usuario para acceder a
servicios al usuario adicionales.
Una vez identificados, Janium ofrece un nuevo men de servicios al usuario,
donde podemos escoger entre diversas opciones, tanto de uso del catlogo
como de personalizacin y modificacin de nuestros datos de usuario.
Tags.
As mismo, accediendo al Opac con nuestra cuenta de usuario, podemos gestionar nuestros tag o etiquetas. Para acceder a
esta funcin, slo
es
necesario
hacer clic en el
nuevo botn que
aparece
barra
en
de
la
men
lo que nos
mostrar
una
nueva pantalla.
Tambin
podemos acceder
a ella desde la
lista de registros
obtenidos a partir
de una bsqueda,
seleccionando los
registros que resulten de nuestro inters, y haciendo clic en el mismo botn, asignarles una nueva etiqueta o aadirles a una
ya existente.
Cuestionario Prctico
1)
Es posible realizar bsquedas en pginas web? Y en pginas web basadas en gestores de contenido?
2)
Qu diferencias existen entre la bsqueda rpida y la bsqueda por nmero? Y entre la bsqueda por nmero y la
bsqueda avanzada?
3)
Es posible filtrar los resultados de una bsqueda despus de realizarla? Si la respuesta es afirmativa, cmo?
4)
Detalla cmo realizar una bsqueda de libros cuyo autor sea Cervantes, publicados antes del ao 2000.
5)
Seras capaz de guardar el resultado de la bsqueda anterior con una etiqueta personal?
6)
Y enviar el listado por correo electrnico?
7)
Quiero publicar en mi muro de Facebook informacin relativa a un registro. Cmo lo hago? Necesito acceder al
sistema con mi cuenta de usuario para poder hacerlo?
8)
Cmo modifico las listas del servicio de alerta para que cuando acceda con mi cuenta de usuario vea slo las que yo
quiera?
9)
Detalla como tengo que renovar mi prstamo. Al hilo de esto... Si cambio de domicilio, cmo solicito al personal de
la biblioteca que cambien mis datos?
10) Por ltimo Cmo hago para que el sistema recuerde cual es el idioma que quiero usar?
Referencista (Biblioteca Digital)
Janium permite estructurar un sistema de bsquedas predefinidas dentro de su catlogo al pblico.

La estructura de este referencista, o biblioteca digital, se establece en forma de rbol.
El sistema puede realizar 3 tipos distintos de acciones:
Bsquedas en el catlogo.
Mostrar un nuevo nivel en el referencista.
Direccionar al usuario a una pgina web.
No hay lmite en los niveles o elementos que se pueden incluir en el referencista.
Parmetros de configuracin de un elemento del referencista
Nombre
Descripcin
Id_grupo
Nmero que representa al grupo
Grupo
Nombre con que se identifica al grupo. Sensible a maysculas y

minsculas
Orden de despliegue
Posicin en la que aparecer el elemento dentro del referencista
URL imagen
Direccin donde se encuentra la imagen que se utilizar para el

elemento.
Descripcin
Descripcin
Cdigo del estado
Indica si el elemento es visible o no.
Valores posibles
1= visible
0= oculto
Nombre
Accin
Descripcin
Indica cual va a ser la funcin que va a realizar el elemento.
Valores posibles
1= Realiza bsquedas en el catlogo
2= Crea un enlace a un grupo dentro del

referencista
3= Crea un enlace a una pgina web.
Tipo
Indica el tipo de bsqueda a realizar. Slo sirve si el valor de

Accin es 1.
A= Bsqueda alfabtica
P= Bsqueda por Palabra Clave

Nombre
Instrucciones
Descripcin
Indica al referencista los valores de bsqueda, de acuerdo a lo

definido en los campos Accin y Tipo
Valores posibles
Si el Tipo es Palabra Clave, los valores deben

introducirse en maysculas y sin tildes:
LITERATURA NOT KING
Si el Tipo es Alfabtico, los valores deben
introducirse separados y sin acentos
Si Accin=2, debe introducirse el nombre del
grupo.
Si Accin=3, se introduce la URL de destino.

Nombre
Descripcin
No. Indice
Identifica el ndice en que se va a realizar la bsqueda, cuando

Accin=1
Nivel de seguridad
Indica el nivel que debe tener el usuario para poder ver este
elemento.
Biblioteca
En un sistema multibiblioteca, permite seleccionar la

biblioteca en que se realizar la bsqueda.
Ubicacin
Indica en qu coleccin o ubicacin se desea realizar la

bsqueda.
Formato
Permite seleccionar el formato de los materiales a localizar.
Valores posibles
Elementos de configuracin
Con el parmetro num_col_busq_pred es posible cambiar el nmero de columnas que muestra el
referencista.
Tambin podemos generar URLs fijas para acceder a las bsquedas y secciones configuradas sin tener
que entrar al catlogo. Para ello se sigue la siguiente estructura:
Acceso a la funcin
http://servidor/janium-bin/janium_login_opac_re_lnk.pl
Ejecucin del elemento con nmero ORDEN en el grupo con

nmero GRUPO
http://servidor/janiumbin/janium_login_opac_re_lnk.pl?grupo=GRUPO&ejecuta=ORDEN
Entrar al grupo con nmero GRUPO, sin ejecutar ningn elemento
http://servidor/janiumbin/janium_login_opac_re_lnk.pl?grupo=GRUPO&ejecuta=NO
Elementos de configuracin
Por ltimo a partir de la nueva versin, 11.03, el
sistema permite insertar elementos en el referencista
dentro de un IFRAME, por lo que podemos generar
una web entera con enlaces permanentes de
bsqueda.
Ejercicio prctico
Crear una biblioteca digital con la siguiente estructura
Men
principal
Temtica
Historia
Arte
Palabra clave
Geografa
Gatos
Internet
Mondragon
Google
Janium
Visualizar
archivo de
Flash.
Mdulo de Catalogacin
Men principal
A travs del mdulo de catalogacin, podemos gestionar el fondo bibliogrfico de nuestro sistema.
Podemos no solo catalogar nuestros propios registros, sino tambin capturar informacin de otros
catlogos, as como administrar los tems y objetos digitales relacionados con cada registro.
Es posible realizar importaciones y exportaciones de registros.
Por ltimo, a travs del mdulo de catalogacin tambin podremos imprimir etiquetas.
A lo largo de este documento vamos a mostrar cada uno de los apartados que conforman el mdulo de
catalogacin del sistema Janium.
Bsqueda de registros
En primer lugar, es posible acceder al catlogo al pblico desde el mdulo de catalogacin.

Sin embargo, vemos que la barra de men difiere de la que se utiliza en el OPAC normal.
Esto se debe a que, al ser un elemento contextual, se adapta al mdulo donde estamos, y muestras las
opciones propias del mismo.
A travs del OPAC podremos realizar bsquedas en nuestro catlogo o en otros va Z39.50, bien para
gestionar nuestros registros o para consultar y, llegado el caso, capturar informacin desde otras bases de
datos.
Creacin de registros
Para crear un registro, debemos acceder a la opcin de men Creacin de registros bibliogrficos.
Seleccionamos el tipo de material as como la biblioteca en la que deseamos agregar el registro, y hacemos
clic en el botn Crear.
Esto nos mostrar una
nueva pantalla donde
podremos introducir
los datos relativos a
nuestro nuevo registro.
Vamos a detallar los
diferentes aspectos a
tener en cuenta en la
pgina de captura.
Creacin de registros. Pgina de captura
En la pgina de
captura es posible
introducir toda la
informacin que
previamente hemos
definido para el tipo
de material
seleccionado.
Janium permite una

catalogacin a
medida, es decir, que
podemos catalogar
utilizando para ello las
etiquetas que
decidamos.
Para insertar una nueva etiqueta o subcampo,
nicamente debemos situar el puntero junto al
valor numrico de cada subcampo para que el
sistema nos muestre un men contextual como
el que se muestra a continuacin.
Creacin de registros Pgina de captura

Es importante sealar que Janium
controla el proceso de insercin de
nuevas etiquetas y subcampos.
Esto quiere decir lo siguiente:
- Si una etiqueta existente no puede ser
aadida a la pgina de captura por
generar una inconsistencia, el sistema no
permitir incluirla.
- El sistema nicamente mostrar las
etiquetas y subcampos que no se hayan
incluido en la pgina actual, de forma
que se elimina la posibilidad de
duplicados por error.
Creacin de registros Pgina de captura
Desde la pgina de captura no slo podemos crear un nuevo registro.

Tambin podemos borrar un registro existente o duplicarlo.
Creacin de registros Pgina de captura - Autoridades
As mismo, podemos realizar una

bsqueda de autoridad desde la
pgina de captura, para incluirla
en nuestro registro.
Para ello, hacemos clic en el
ttulo correspondiente y
escribimos el trmino a buscar
en nuestra lista de autoridades.
El sistema nos mostrar el
resultado de dicha bsqueda, y
seleccionando la autoridad
correspondiente, el sistema nos
la incluir en la ficha del registro.
Gestin de ejemplares (tems).
Una vez creado el registro, podemos asignarle los ejemplares o tems que corresponda. Para ello, tenemos
dos opciones.
- Podemos crear un nuevo item, haciendo clic en Nuevo item. Este proceso es automtico.
- Podemos realizar una copia de un ejemplar ya existente, haciendo clic en el cuadro de seleccin situado a
la izquierda de un tem ya existente. En este caso, el sistema nos mostrar la ventana Administracin de
tems para que podamos modificar (si es necesario) los datos correspondientes.
Gestin de ejemplares (tems). Administracin de tems
Desde la pantalla Administracin de tems podemos:

-Editar el tem. Modificar la informacin asociada a un ejemplar (biblioteca, tipo de prstamo,
disponibilidad, etc.)
- Imprimir etiquetas o seleccionarlo para una impresin posterior junto con otros tems.
- Realizar copias del ejemplar.
- Asociarle un objeto digital.
-Asignarle una nota informativa.
Gestin de ejemplares (tems). Ficha de tem
A travs de la ficha de tem, el usuario puede introducir toda la informacin relativa al ejemplar.
Los campos en rojo son obligatorios.
Gestin de ejemplares (tems). Impresin de etiquetas
Podemos realizar una impresin concreta del tem, seleccionar el tipo de etiqueta que deseamos o imprimir
todo el lote.
Tambin podemos editar la lista de etiquetas a imprimir.
Gestin de ejemplares (tems). Notas
Es posible asignar notas a un tem, para registrar informacin relevante.
Gestin de ejemplares (tems). Objetos digitales
Es importante sealar que el sistema Janium tiene la funcin de objetos digitales que consiste en relacionar
un archivo electrnico (en formato PDF, DOC, RTF, TXT, HTML, XLS, ZIP, PPT, etc.,) al registro bibliogrfico.
Si el archivo electrnico relacionado es "de texto", el sistema Janium indexar las palabras del archivo para
su bsqueda y recuperacin a travs del ndice Texto completo.
Es decir, el sistema puede buscar palabras existentes en los archivos electrnicos de texto relacionados con
los registros a travs del ndice Texto completo.
Los objetos digitales pueden ser cualquier archivo electrnico (txt, rtf, doc, xml, ppt, html, pdf, avi, mp3,
etc.), la visualizacin o ejecucin del archivo depender de que el ordenador del usuario tenga el visor
necesario para ese archivo (por ejemplo: para archivos pdf se requiere Acrobat Reader, para archivos doc se
requiere Office u OpenOffice).
Las portadas de los documentos pueden ser bmp, png, tiff, gif, jpeg o cualquier otro tipo de formato de
imagen: Incluso pueden vincularse imgenes de diferentes formatos y tamaos, Janium se encargar de
ajustar el tamao al correspondiente a la celda de la portada.
Gestin de ejemplares (tems). Objetos digitales - Ficha
Es necesario rellenar la ficha para incluir el objeto digital en el registro. Una vez creado, el objeto ya aparece
en el detalle del tem.
Captura de registros va Z39.50
Si queremos capturar registros de otros catlogos, slo necesitamos realizar una bsqueda en la base de
datos deseada, seleccionar el registro correspondiente y hacer clic en el botn copiar
Captura de registros va Z39.50
Janium copiar el registro en nuestra base de datos, de acuerdo a las preferencias establecidas. A partir de
ese momento, ya podemos trabajar con el nuevo registro de la misma forma que si lo hubiramos creado de
forma manual.
Importar registros bibliogrficos

Dentro del mdulo de
catalogacin,
encontramos la
opcin para importar
registros
bibliogrficos a
nuestra base de
datos.
Para ello, debemos
definir las
caractersticas del
fichero que vamos a
transferir al sistema,
adems de los
parmetros de carga.
Exportar registros bibliogrficos
Finalmente, tambin podemos exportar nuestros registros a un fichero.

Tenemos la opcin de exportar un rango de registros y la posibilidad de exportar tambin la
informacin relativa a los tems asociados a cada uno de ellos.
Cuestionario prctico
1)
2)
3)
Cuntas etiquetas como mximo puede tener la ficha de creacin de un registro?

Describe cmo buscar una autoridad desde la ficha de captura de un registro.
Qu necesitas para agregar un catlogo Z39.50 al listado de catlogos? Agrega el catlogo de la
Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes.
4) Realiza una captura de un libro cualquiera, buscando por el trmino madrid en la Biblioteca
Virtual Miguel de Cervantes. Crea 3 tems. 1 de ellos debe ser una copia de uno de los otros 2.
5) Asigna a un ejemplar creado en el punto 4 un objeto digital. Debes realizar el proceso, subiendo
el objeto a tu servidor, y comprobando que cuando se realice una bsqueda en el Opac, se
pueda acceder a l.
6) Cambia el estado de uno de los ejemplares creados anteriormente, al estado No disponible. Si
todos estn en ese estado, entonces cmbialo a Perdido.
7) Realiza una exportacin de, al menos, 100 registros. Guarda tambin la informacin relativa a
sus ejemplares.
8) Cul es la etiqueta que se utiliza para las listas de alerta? Aade el registro capturado en el
punto 3 a una lista de alerta nueva, llamada Cervantes
9) Imprime el cdigo de barras de los tres ejemplares.
10) Borra los ejemplares y el registro capturado. Ha quedado el sistema igual que estaba con esta
operacin?
Manual de Janiumlink
Introduccin ..... ...........................................................2
Entorno.........................................................................3
Men principal ........................................................................ 3
Cuadro de bsqueda ............................................................... 5
Fuentes de bsqueda .............................................................. 6
Realizar una bsqueda .................................................8

Opciones de bsqueda............................................................. 9
Gestin de resultados .............................................................. 10
Exportacin ............................................................................ 13
Refinar nuestra bsqueda ........................................................ 16
Bsquedas avanzadas ..................................................22

Combinacin de trminos......................................................... 23
Personalizar nuestro Janiumlink ..................................25

Bsquedas guardadas ............................................................. 26
Alertas .................................................................................. 26
Conclusiones ................................................................28
Introduccin
El concepto de meta buscador define una herramienta que podemos
utilizar para realizar bsquedas en mltiples bases de datos y fuentes de
documentacin, de forma sencilla y rpida.
Gracias a Janiumlink, podremos acceder fcilmente al contenido
documental de las bases de datos contratadas utilizando un mismo entorno,
y teniendo la opcin posterior de guardar nuestras bsquedas, actualizarlas,
as como de exportar los resultados obtenidos a mltiples formatos.
A travs de este sencillo manual vamos a ver las funciones ms
habituales y las herramientas que Janiumlink pone a nuestra disposicin
para realizar nuestras bsquedas de forma gil y dinmica.
Una vez definido nuestro entorno de trabajo, realizaremos algunas
bsquedas, aumentando progresivamente su complejidad.
Para terminar, veremos cmo personalizar nuestra aplicacin,
crendonos una cuenta personal donde podremos guardar nuestras
bsquedas y programar alertas cuando los resultados de las mismas
cambien.
Pgina 2
Entorno
Una vez accedemos a nuestro Janiumlink, vamos a definir las
diferentes partes del entorno de trabajo de nuestro meta buscador
Entorno
Desde nuestro men principal, podemos acceder a las diversas

secciones de Janiumlink. Aunque alguna de ellas las veremos
posteriormente, cuando personalicemos nuestro meta buscador, vamos a
detallar cada apartado.
Men principal
Men principal
Bsqueda simple. Es la opcin por defecto que nos muestra

Janiumlink al iniciar nuestra sesin.
Bsqueda Avanzada. Nos da acceso a un mayor nmero de
opciones para definir nuestra bsqueda.
Pgina 3
Bsqueda avanzada
Historial de bsqueda. Nos muestra las bsquedas realizadas

durante nuestra sesin de trabajo.
Historial de bsqueda
Bsquedas guardadas, rea de trabajo, Alertas y Mi
cuenta. Estas son opciones que veremos cuando personalicemos

nuestro Janiumlink. Para acceder a estos apartados, necesitamos
crear una cuenta privada en nuestra aplicacin. Aunque veremos
Pgina 4
este tema con ms profundidad en Personalizar mi Janiumlink

baste decir por ahora que, como usuarios, podemos definir
nuestra propia rea de trabajo, donde guardar nuestras
bsquedas y programar alertas para nuevos contenidos.
Ayuda. Nos muestra una ventana de ayuda, en ingls.
Ayuda
Salir. Como su nombre indica, seleccionando esta opcin,

salimos de la aplicacin. Es importante remarcar que Janiumlink
no pregunta si queremos cerrar la aplicacin o no, y que las
bsquedas que hayamos realizado, as como los registros
obtenidos a partir de stas, no se guardarn una vez se cierre la
ventana de nuestro navegador, a no ser que nos hayamos
preocupado de guardarlas.
Cuadro de bsqueda
Debajo del men principal, encontramos el cuadro de bsqueda, que
es donde introduciremos el trmino sobre el que deseamos realizar nuestra
consulta.
Podemos realizar bsquedas por diferentes tipos de elemento, tal y
como se puede ver al desplegar las opciones que se encuentran a la
derecha del cuadro.
Pgina 5
Cuadro de bsqueda
Fuentes de bsqueda
Antes de realizar una consulta, debemos seleccionar en qu bases de
datos y/o fuentes queremos hacerla. Para esto, Janiumlink nos muestra un
listado de todas las fuentes disponibles.
Fuentes de bsqueda
Pgina 6
Este listado de fuentes se configura cuando se genera la aplicacin. El

cliente puede pedir que al aadir cada fuente, se organicen de una forma u
otra, de forma que le resulte ms sencillo acceder a cada una de las bases
de datos.
En el ejemplo mostrado en la pgina anterior, las fuentes se han
organizado en varios grupos, en funcin a su temtica o naturaleza.
Podemos seleccionar las fuentes que deseemos, marcando el cuadro
de seleccin que se encuentra a la izquierda de cada nombre. Tambin
podemos, seleccionar todo un grupo, lo que har que se marquen
automticamente todas las fuentes incluidas en el mismo.
Una vez escogidas las fuentes que deseamos utilizar, ya estaremos
listos para realizar nuestra bsqueda.
Pgina 7
Realizar una bsqueda

Efectuar una bsqueda en Janiumlink es sencillo. nicamente
debemos seleccionar las fuentes en las que deseamos buscar, introducir el
trmino de bsqueda en el campo de texto, seleccionar el tipo de concepto
que queremos (palabra clave, ttulo, descripcin, etc) y hacer click en Ir.
El sistema comenzar a buscar en todas y cada una de las fuentes
seleccionadas, mostrando los resultados en pantalla, tal y como se muestra
a continuacin.
Resultado de bsqueda
Como vemos, hay nuevos elementos que han aparecido en nuestra

pantalla.
Podemos encontrar un resumen de todas las fuentes donde hemos
buscado, donde se nos detalla el nmero de registros que se han
encontrado en cada una de ellas.
Bsqueda por fuentes.
Haciendo click en cada nombre, el sistema nos mostrar los registros

encontrados en esa fuente concreta, de forma que podemos acceder a una
bsqueda total o parcial, segn nos interese.
Pgina 8
Opciones de bsqueda
Una vez que hemos realizado una prueba sencilla, vamos a modificar
las opciones de bsqueda, de forma que nuestra siguiente bsqueda nos
muestre un resultado ms concreto.
Para ello, debemos hacer click sobre Opciones de bsqueda
Opciones de bsqueda
para obtener la siguiente ventana de opciones:
Ventana de opciones de bsqueda
Estas opciones de bsqueda se aplicarn a las siguientes bsquedas

que realicemos. Utilizando este cuadro de opciones, vamos a configurar
nuestra siguiente consulta basndonos en los siguientes parmetros:
-
Eliminaremos los resultados cuyo ttulo est duplicado.

Mostraremos slo una lnea por registro.
Ordenaremos los resultados por autor, de forma Ascendente
nicamente queremos buscar libros.
Por ltimo, solo queremos los registros publicados en el ao 2008.
Ahora que tenemos claro cmo queremos buscar, no tenemos ms

que modificar los parmetros de bsqueda de Janiumlink, de la forma que
vemos a continuacin
Pgina 9
Ventana de opciones de bsqueda modificada
Sencillo, verdad? De esta manera, podemos realizar una bsqueda

ms concreta, y encontrar los registros que realmente necesitamos en
nuestras fuentes.
Sin embargo, hay que tener cuidado. Al modificar las opciones de
bsqueda, stas se quedan as, hasta que volvamos a modificarlas, o
cerremos nuestra sesin. Eso quiere decir que si despus de realizar esta
bsqueda, queremos ejecutar otra con diferentes parmetros, debemos
volver a modificar nuestras opciones, tal y como hemos visto en el ejemplo
anterior.
Gestin de resultados
Las opciones de bsqueda estn bien pero... Qu ocurre cuando
hemos realizado una consulta y vemos que se nos ha olvidado alguna
opcin? Debemos repetir la bsqueda si nicamente queremos ordenar
nuestros resultados de una forma concreta, o si queremos eliminar
duplicados? Obviamente, no.
Como comentbamos antes, una vez que realizamos una consulta,
aparecen varios elementos en nuestra pantalla que antes no estaban.
Uno de esos elementos es el men Gestin de resultados.
Pgina 10
Gestin de resultados
A travs de este mdulo, podemos realizar algunas modificaciones en

nuestra bsqueda, sin tener que repetirla. Veamos algunas opciones:
-
Despliegue. Seleccionando entre Registro de una sola lnea,

Detalle resumido de registros y Detalle completo de los registros,
obtendremos ms o menos informacin de nuestros resultados en
la ventana de bsqueda.
Desduplicacin. Podemos utilizar esta opcin para eliminar
duplicados en nuestros registros, bien sea por Ttulo, Ttulo 3111,
URL o Anfitrin.
Ordenar. Como vemos en la imagen, podemos ordenar nuestros
registros por varios elementos. Tambin podemos elegir si
queremos que la ordenacin sea de forma ascendente (sombreado
en verde) o descendente (sombreado en rojo).
Pgina 11
Opciones de Ordenar
Filtro. Esta es una opcin interesante. Aunque lo veremos en ms

profundidad en el apartado Refinar nuestra bsqueda, vamos a
hacer un pequeo ejemplo que nos sirva de introduccin.
Supongamos que hemos hecho una bsqueda con el trmino food.
Una vez obtenidos nuestros resultados, queremos afinar ms la
bsqueda, mostrando nicamente los registros en los que tambin
aparezca la palabra alimentos. La opcin Filtro nos permite
realizar una bsqueda dentro de la bsqueda. De esta forma,
podemos ajustar an ms nuestros resultados.
Como punto final a esta parte de las opciones para gestionar nuestros
registros, una puntualizacin. nicamente la opcin Filtro ejecuta una nueva
bsqueda, mientras que el resto simplemente se realizan desplegando el
listado y seleccionando la opcin deseada. Por ejemplo, si queremos
visualizar nuestros registros con mayor o menor detalle, Janiumlink no
efectuar una nueva bsqueda. Simplemente se limitar a cambiar la
presentacin de nuestra ventana de resultados. Lo mismo ocurrir si
queremos ordenar nuestro listado por Titulo, por ejemplo.
Pgina 12
Exportacin
En ocasiones, nos interesar guardar nuestros resultados, bien para
consultarlos cuando no tengamos acceso a Janiumlink, como parte de una
investigacin, para enviarlos por e-mail, etc.
A travs del mdulo de Gestin de resultados, podemos exportar el
resultado de nuestra bsqueda en mltiples formatos. La disponibilidad de
los mismos depender de la configuracin de nuestro sistema. En el sistema
que estamos utilizando para este manual, tenemos configuradas las
opciones de exportacin en Texto y en HTML
Opciones de exportacin
Vamos a realizar una exportacin en HTML de los resultados que

hemos obtenido en nuestra bsqueda anterior. Es importante sealar que al
exportar, no guardamos todos los resultados listados, sino nicamente
aquellos que hayamos marcado para ello. Y tambin es importante saber
que Janiumlink no muestra ningn mensaje de error al realizar una
exportacin vaca, esto es, sin haber marcado registro alguno.
Simplemente guarda un fichero en blanco.
Para exportar nuestros resultados, marcamos los registros que
deseemos guardar en nuestro fichero HTML en la ventana de resultados.
Pgina 13
Podemos cambiar entre los resultados de una y otra fuente, y marcar los
que nos interesen de cada una de ellas. El sistema tomar nota de los
registros marcados, independientemente de la lista en la que se
encuentren.
Una vez marcados los elementos que deseamos exportar,
simplemente debemos hacer click sobre HTML (o el formato que deseemos)
para que Janiumlink nos muestre una ventana de guardado
Ventana de guardado
donde simplemente aceptaremos, guardando el fichero con el nombre

que nos muestra, en la carpeta por defecto donde guardamos los ficheros
que descargamos cuando navegamos.
Una vez guardado, podemos acceder a nuestro fichero, para
comprobar que la exportacin se ha realizado de forma correcta.
Pgina 14
Fichero exportado
Tambin podemos enviar nuestros resultados directamente por email, en cualquiera de los formatos que tenemos configurados. Para ello,
simplemente haremos click en Enviar resultados por Email, lo que nos
mostrar la siguiente ventana
Enviar por Email
Pgina 15
donde introduciremos la direccin de nuestro destinatario y el

formato en que deseamos enviar el resultado de nuestra bsqueda. Es
importante puntualizar que enviar los resultados por mail tiene la misma
norma que exportar, por lo que debemos marcar los registros en nuestra
ventana de resultados, antes de poder enviarlos. De no ser as, el sistema
nos mostrar un mensaje de error, y no podremos realizar el envo.
Refinar nuestra bsqueda.

El ltimo mdulo que ha aparecido al realizar nuestra bsqueda,
quizs sea el ms interesante a la hora de depurar nuestra consulta.
Refinar resultados
Utilizando este mdulo, podemos aumentar el grado de precisin de

nuestra consulta. A primera vista, podemos observar que hay una lista de
trminos, o etiquetas, ordenados alfabticamente. Estos son los trminos
que se repiten en los registros que nuestra bsqueda ha encontrado.
Haciendo click en cualquiera de ellos, generaremos una segunda
consulta, donde Janiumlink nicamente nos mostrar los registros donde
ambos trminos (el que usamos para realizar la bsqueda y el que hemos
escogido de la lista de etiquetas) aparezcan.
Por seguir con el ejemplo, hemos realizado una bsqueda con el
trmino food. Veamos que ocurre cuando hacemos click sobre la etiqueta
alimentos.
Janiumlink lanza una segunda bsqueda, en la que nos mostrar
nicamente los registros en los que aparezca la palabra food y, de estos
Pgina 16
resultados, seleccionar los que incluyan el trmino alimentos. Cmo

podemos saber qu bsqueda est realizando el sistema?
Simplemente, observando como el parmetro de bsqueda ha
cambiado.
Bsqueda refinada
Vemos que una vez realizada esta segunda consulta, el mdulo de

Refinar resultados ha cambiado la lista de etiquetas. Qu ha ocurrido?
Simplemente, que Janiumlink ha realizado una nueva bsqueda y,
por tanto, los trminos que se repiten son distintos. La nueva lista
corresponde a las palabras que ms se repiten en los registros que hemos
buscado por la palabra food y, que a su vez, incluyen la etiqueta alimentos.
De tal forma, que si ahora hicisemos click en un elemento cualquiera de la
nueva lista (por ejemplo, comida), lanzaramos una tercera bsqueda,
donde Janiumlink buscara los registros donde se encuentre la palabra food,
que tambin incluyan la palabra food y, por ltimo, la etiqueta que hayamos
seleccionado (comida).
Como vemos, es una forma muy sencilla de ir refinando nuestras
bsquedas. Sin embargo, el mdulo Refinar an tiene alguna herramienta
ms que nos facilitar la depuracin de nuestras consultas.
Pgina 17
Haciendo click sobre Ms opciones, accederemos a la ventana de

opciones de refinado, donde podremos realizar el proceso de forma an ms
directa y gil.
Ventana refinar
Lo primero que vemos al abrir la ventana, es una lista de etiquetas

que puede resultar un tanto confusa al principio. Sin embargo, es realmente
sencilla una vez que entendemos cmo funciona. Utilizaremos varios
sombreados para referirnos a cada parte de la ventana, de forma que sea
ms sencillo identificar los elementos a los que vamos a hacer referencia.
As, en primer lugar encontramos la lista de etiquetas donde podemos
ver los trminos que ms se repiten en los registros de nuestra bsqueda.
Podemos modificar la forma de visualizar esta lista, utilizando para
ello las opciones de representacin, pudiendo elegir entre ver nuestro Top
100 en forma de lista, en forma de nube(por defecto), y si queremos que
est ordenada de forma alfabtica (por defecto), por nmero de
repeticiones, etc.. Tambin podemos definir cul es el umbral que queremos
para nuestra lista. Es decir, cual es el nmero mnimo de repeticiones que
queremos mostrar en nuestra lista. Si, por ejemplo, definimos que nuestra
umbral sea 5, todos aquellos trminos que se repitan menos de esas veces,
no aparecern en nuestra lista.
Por ltimo, podemos definir el tamao de nuestra fuente de texto,
para ver nuestra lista de forma ms cmoda.
Hasta aqu, quizs podramos decir que no hay mucha ventaja entre
acceder a la ventana de refinar, y utilizar el mdulo que aparece en la
pantalla principal.
Pgina 18
Vamos a trabajar un poco con las opciones que aparecen en la parte

inferior de la ventana Refinar, donde realmente veremos cmo este mdulo
puede ayudarnos a depurar nuestra consulta de una manera
tremendamente fcil y potente.
Partimos desde una bsqueda nueva. Para ello, seguimos los pasos
que hemos ido viendo a lo largo del manual:
-
Seleccionamos las fuentes en las que queremos buscar.

Introducimos el trmino deseado en el cuadro de bsqueda.
Probemos con cat.
Podemos definir si queremos opciones de bsqueda, tales como
que nos ordene el resultado de una determinada manera, o buscar
por un tipo de material, o en una fecha concreta. En nuestro caso,
dejaremos las opciones por defecto.
Lanzamos la bsqueda, y obtenemos el listado correspondiente de
registros. Tambin vemos que nuestro mdulo de Refinar
resultados nos mostrar su lista correspondiente. sta variar en
funcin de las opciones de bsqueda, las fuentes, y tambin del
momento en que se realice la consulta, puesto que la introduccin
de nuevos registros en las fuentes es constante.
Si hacemos clic en Ms Opciones, veremos algo parecido a esto
Ventana refinar con el trmino cat
Qu podemos hacer ahora?

Vemos que, por defecto, la opcin Refinar resultados actuales
utilizando est marcada. Si hacemos clic en cualquier trmino de nuestra
Pgina 19
lista de etiquetas, veremos que ese trmino aparecer en el cuadro de texto

situado a su derecha. Hacemos click en pictures, obteniendo lo siguiente
Si hicisemos clic en el botn Refinar, lanzaramos una nueva

bsqueda, donde Janiumlink buscara entre los registros con la palabra cat,
aquellos que incluyan la palabra pictures.
Vaya... Parece que no hemos avanzado mucho, verdad? Eso ya lo
hacamos desde el mdulo anterior, sin tener que abrir la ventana Refinar
Lo cierto es que si.
Pero Y si en lugar de hacer clic en Refinar, hacemos clic en otro
trmino de la lista? Probemos. Seleccionamos Flickr, y vemos que nuestro
cuadro de texto cambia
Janiumlink ha unido ambos trminos para refinar la bsqueda de una

sola vez. Qu quiere decir esto?
Antes, cuando realizamos el ejemplo de refinar la bsqueda de los
registros que contenan food, haciendo click en alimentos, y despus en
comida, tenamos que realizar tres bsquedas para encontrar todos los
registros donde apareciesen las tres etiquetas.
Sin embargo, a travs de la ventana de depuracin, lo que hacemos
es ahorrarnos bsquedas, al unir varios trminos de depuracin en una sola
consulta. Podemos seguir seleccionando otras etiquetas para aumentar el
grado de refinamiento de nuestra consulta. Cuando estemos satisfechos,
simplemente haremos click en Refinar, para lanzar la bsqueda que englobe
todos los trminos que queremos.
Es importante ser conscientes de que, cuanto ms depuremos
nuestra bsqueda, ms posibilidades tenemos de no encontrar registros.
Siguiendo con el ejemplo, hemos seleccionado las etiquetas pictures,
flickr y adoption, y hemos hecho click en Refinar.
Pgina 20
Bsqueda refinada sin resultados
Vemos que nuestra depuracin no nos muestra ningn resultado.

Hemos hecho algo mal? Lo cierto es que no.
Simplemente, hemos seleccionado
listado de la bsqueda que hicimos con
(pictures, flickr y adoption) aparecan
obtuvimos con nuestra consulta, eso no
vayan a aparecer en el mismo registro.
tres etiquetas que aparecan en el

el trmino cat. Y aunque las tres
en varios de los registros que
quiere decir que los tres trminos
Si queremos realizar una bsqueda inicial por varios trminos, y

decidir si queremos que todos aparezcan en el registro, o slo algunos, es
mejor utilizar la funcin de Bsqueda avanzada, que veremos a
continuacin.
Pgina 21
Bsqueda avanzada
Hasta ahora, hemos visto la forma de realizar una consulta por un
solo trmino y, despus, depurar esa bsqueda a partir del resultado de la
misma, utilizando la herramienta refinar.
Sin embargo, podemos realizar otro tipo de consultas, utilizando el
apartado de Bsqueda avanzada.
Bsqueda avanzada
El sistema, en principio, no difiere mucho de la bsqueda simple.

nicamente introducimos los elementos sobre los que queremos consultar,
y seleccionamos las fuentes de datos para realizar la bsqueda. As, si
quisiramos repetir el ejemplo anterior, podramos rellenar los campos de
esta forma
Pgina 22
Cuadros de bsqueda
para despus simplemente lanzar la bsqueda.

Despus de que Janiumlink ha realizado la bsqueda, podemos
trabajar con los resultados de la misma manera que hemos venido haciendo
con los registros de una bsqueda simple, exportndolos, envindolos por
email, depurndolos, etc..
Eh! Pero tenamos 4 trminos de bsqueda, no es cierto? Qu ha
pasado con adoption?
Lo cierto es que el entorno de trabajo no permite introducir ms que
tres trminos de bsqueda... O s?
Combinacin de trminos
Janiumlink utiliza una estructura bastante simple para concatenar
elementos de bsqueda. Como hemos podido ver en algunos ejemplos
anteriores, la sintaxis es sencilla. Por ejemplo, si queremos buscar
resultados que incluyan food y alimentos, Janiumlink buscar
food AND alimentos
Existen, bsicamente, tres condicionantes (llamados Booleanos,
aunque eso realmente no importa para este manual) que podemos utilizar:
-
AND
OR
NOT
Veamos algunos ejemplos:

-
food AND alimentos. Buscar los registros en los que ambos

trminos aparezcan.
food OR alimentos. Buscar los registros en los que, al menos
uno de los dos trminos aparezca.

food NOT alimentos. Buscar los registros en los que aparezca
food, pero en los que no aparezca alimentos.
Pgina 23
food AND alimentos AND global OR local. Buscar los
registros en los que aparezcan food y alimentos y, dentro de esos,

en los que aparezca global o local.
food NOT alimentos AND world. Buscar los registros en los
que aparezca la palabra food, pero no mostrar los que incluyan la
palabra alimentos y world.
Para qu nos sirve todo esto? Bueno, porque de esta forma,

utilizando los condicionantes, podemos realizar consultas an ms
complejas. Por ejemplo,
Bsqueda booleana
Pgina 24
Personalizar nuestro Janiumlink

Ahora que hemos aprendido a realizar consultas simples y complejas,
veamos cmo guardar y utilizar nuestro entorno de trabajo para optimizar
el tiempo que dedicamos a realizar nuestras bsquedas.
Lo primero es crearnos una cuenta para poder tener nuestro rea
personal.
Para ello, hacemos click en Mi cuenta, dentro del Men Principal, y
veremos una ventana como esta
Dado que no tenemos cuenta, hacemos click en Nuevo usuario? Cree

un perfil personal para introducir nuestros datos, y crear nuestra cuenta.
Una vez hecho eso, ya tenemos nuestro rea de trabajo, al que
podremos acceder cada vez que trabajemos con Janiumlink. En l, podemos
definir nuestras opciones de bsqueda por defecto (independientes de las
bsquedas que el sistema define de forma estndar), las fuentes de datos
que utilizamos con mayor frecuencia, acceder a nuestras bsquedas
guardadas, etc.
Pgina 25
Bsquedas guardadas
Podemos guardar las bsquedas que hacemos, de forma sencilla.
Cuando hemos realizado una consulta (no importa si es simple o
avanzada, o si hemos utilizado elementos booleanos o no) hacemos click en
Guardar bsqueda.
lo que cargar la ventana de guardado de bsquedas. Si bajamos
Guardar bsqueda
hasta abajo, podremos hacer clic en Salvar, guardando nuestra bsqueda.
Bsquedas guardadas
Alertas
Las alertas son un elemento sumamente importante a la hora de
utilizar nuestro sistema.
Bsicamente, una alerta consiste en programar nuestro Janiumlink
para que nos avise cuando el resultado de una consulta vare. De esta
forma, podemos realizar una bsqueda, y dejar a Janiumlink a cargo de
avisarnos si se introducen nuevos registros en la lista.
Para guardar una alarma, el proceso es tan sencillo como guardar
una bsqueda.
Pgina 26
Despus de efectuar una consulta, hacemos click en Guardar como

alerta
Guardar como alerta
lo que nos llevar a la ventana de guardado de alertas, donde en la

parte inferior podremos definir el tiempo de duracin de la alerta y
guardarla
Opciones de guardado de alerta
Despus de guardarla, nuestra alerta aparecer en nuestro rea

personal, donde podremos modificarla o borrarla.
Listado de alertas guardadas
Pgina 27
Conclusiones
Janiumlink es una potente herramienta de bsqueda de informacin.
A travs de este manual, hemos pretendido mostrar de forma clara y
concisa algunas de sus funcionalidades.
Obviamente, algunas cosas se han quedado en el tintero. Nuestro
objetivo no era tanto diseccionar la aplicacin hasta su ltima opcin, sino
presentar una visin global de la misma, y proporcionar las herramientas
necesarias a quien se acerca a Janiumlink por primera vez, o a quien lleva
un tiempo trabajando con l, y desea un texto de referencia rpida.
Esperamos, por ello, que los conceptos expuestos en el presente
manual sirvan como piedra de toque para comenzar a trabajar con nuestra
aplicacin de una forma sencilla y funcional.
Para cualquier ampliacin de los temas expuestos, no duden en
ponerse en contacto con nosotros, para que podamos ayudarles a seguir
ampliando su conocimiento de una herramienta completa y compacta como
es nuestro Janiumlink.
Pgina 28
Circulacin
Circulacin
A travs del mdulo de circulacin, es posible gestionar todos los procesos relacionados con los usuarios
Prstamos
Devoluciones
Renovaciones
Creacin y modificacin de usuarios
Gestin de multas
Reservas de ejemplares
Gestin de consultas de usuarios
Gestin de inventario de fondos bibliogrficos
Chat con usuarios del catlogo al pblico.
Circulacin - Prstamo
Para empezar a trabajar con el mdulo de catalogacin, es necesario identificar al usuario sobre el que vamos a
trabajar, para acceder a su informacin.
Circulacin - Prstamo
Una vez cargado el usuario, el sistema nos muestra un resumen de los ejemplares prestados durante la sesin,
as como los ttulos que tiene en su poder.
Para realizar un prstamo, nicamente hay que introducir el cdigo de barras y hacer clic en Aceptar.
Circulacin - Devolucin
Para realizar una devolucin, introducimos el cdigo de barras y hacemos clic en Aceptar.
Circulacin Administracin de usuarios
Desde la pantalla de Administracin de usuarios, podemos gestionar la informacin relativa a los usuarios del
sistema.
Circulacin Gestin de multas
El sistema permite crear, pagar, condonar y borrar multas (monetarias y administrativas) de los usuarios.
Circulacin Administracin de solicitudes
Los usuarios de Janium pueden solicitar informacin a travs del sistema.

Podemos gestionar las solicitudes de usuarios internos y externos, as como obtener un listado de solicitudes ya
contestadas, que el sistema almacena como histrico.
Por ltimo, podemos realizar cambios en los domicilios asignados a un usuario.
Circulacin Inventario de fondos bibliogrficos
Janium facilita la realizacin de un inventario.

A partir de un fichero con una relacin de ejemplares localizados fsicamente en una o varias bibliotecas de
nuestro sistema, podemos cotejar la informacin con los registros que se encuentran en el sistema.
Circulacin Ficha de creacin de usuarios
En la ficha de creacin, introducimos la informacin principal de cada usuario.

Esta informacin se almacena en 5 tablas dentro del sistema (usuario, perfil_usuario, usuario_perfil, acceso y
domicilio).
Circulacin Parmetros generales de usuario
Dentro del apartado de parmetros generales del usuario, podemos modificar el estado del mismo, as como el
tipo de domicilio.
Esto ltimo es importante de cara a la poltica de prstamos.
Circulacin Administracin de perfiles de usuario
Janium permite que un usuario tenga asociados ms de un perfil.

Es importante tener en cuenta que si un usuario posee ms de un perfil, el nmero total de prstamos ser la
suma de prstamos mximos de los perfiles asociados.
La duracin del prstamo depender de lo establecido por el sistema para el perfil con que se realiza la
operacin.
Circulacin Administracin de domicilios
Como hemos visto anteriormente, el usuario tambin puede tener asignados ms de un domicilio.
Circulacin Agregar una foto al perfil del usuario
Dentro de la configuracin de la cuenta del usuario, es posible asignarle una foto.

Para ello debemos seleccionar el fichero correspondiente y asociarlo a la ficha del usuario. Janium puede utilizar
cualquier formato visible en un navegador web (.png, .jpg, .bmp, .tiff, .gif, etctera).
Circulacin Notas asociadas a usuarios
Un miembro del staff puede generar notas informativa acerca de un usuario. Esta informacin ser visible
desde la pantalla de despliegue del usuario.
Circulacin Creacin de archivo para actualizacin de usuarios
Podemos realizar una seleccin de los usuarios del sistema, de acuerdo a diversos parmetros (estado, perfil,
biblioteca, categorias, nivel de acceso, funcin y tipo de domicilio) para posteriormente exportar esa
informacin en un fichero a nuestro ordenador.
Circulacin Responder solicitudes de usuarios internos
Janium permite a sus usuarios realizar solicitudes, que el staff puede consultar y responder a travs del mdulo
de circulacin.
Circulacin Responder solicitudes de usuarios externos
Janium permite a sus usuarios realizar solicitudes, que el staff puede consultar y responder a travs del mdulo
de circulacin.
Circulacin Lista de solicitudes respondidas
As mismo, el sistema almacena las solicitudes ya respondidas en un histrico, de forma que un miembro del
staff podr consultarlas ms adelante.
1)
2)
Cuntos perfiles distintos puede tener un usuario?

Cmo podemos buscar a un usuario en el sistema? Una misma bsqueda puede mostrar ms de un
usuario? Si es as, cmo?
3) Dnde es conveniente alojar las fotografas asociadas a los perfiles de los usuarios? Qu formato es el
nico que reconoce Janium?
4) Crea 5 usuarios, cada uno con un perfil distinto.
5) Completa la creacin de cada uno de ellos, rellenando la informacin correspondiente a sus domicilios,
fotografas
6) Realiza un prstamo a cada usuario creado. Comprueba en la informacin del usuario que el prstamo se
ha realizado.
7) Agrega una nota en uno de los usuarios creados. Comprueba que la informacin es visible en su perfil.
8) Qu es necesario para realizar un inventario del sistema? Detalla los pasos a seguir para realizar un
inventario.
9) Realiza un inventario del sistema. Explica las conclusiones que obtienes.
10) Qu es necesario para una carga de usuarios? Detalla el proceso para realizar una carga de usuarios en
el sistema.
Autoridades
Autoridades
A travs del mdulo de catalogacin, podemos acceder al men general de Autoridades.

Desde esta pgina principal, podremos
-Realizar bsquedas en nuestro catlogo.
-Crear nuevas autoridades
-Importar registros cargando un fichero de autoridades en nuestro sistema
-Exportar autoridades de nuestro sistema en un fichero a nuestro ordenador.
Autoridades
Podemos realizar bsquedas de los registros de autoridad existentes en nuestro sistema.

Para ello, seleccionamos el tipo de autoridad que deseamos buscar, e introducimos el trmino de consulta.
Autoridades
Una vez realizada la consulta, el sistema muestra una relacin de registros que cumplen con los criterios de
bsqueda.
Janium tambin ofrece la posibilidad de visualizar referencias cruzadas y jerrquicas por cada uno de los
registros obtenidos en la bsqueda.
Autoridades
Al seleccionar un
registro, el
sistema nos
muestra la ficha
de la autoridad,
para modificarla
si es necesario.
En esta pantalla
podemos definir,
estableciendo los
valores
correspondientes
en los campos 14,
15 y 16 de la
etiqueta 008, la
posibilidad de
buscar esta
autoridad desde
la ficha de
creacin de un
registro
Autoridades
Autoridades
Janium permite importar un

fichero con registros de
autoridades para utilizarlos en
nuestro sistema.
Debemos seleccionar el formato
que tiene el archivo de
importacin, as como la
biblioteca en la que queremos
aplicar las autoridades y el
formato de las mismas.
Finalmente, es necesario
establecer el nivel de acceso, as
como los parmetros de
sustitucin de contenidos.
Autoridades
Para finalizar, podemos exportar registros de autoridad de nuestro sistema.

nicamente introducimos el rango de registros que deseamos exportar y el sistema nos guardar la informacin
en un fichero de texto en nuestro equipo.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Cmo se accede al men principal de autoridades?

Crea una autoridad en el sistema, y habilita que pueda ser agregada desde la ficha de creacin
de registro bibliogrfico.
Qu formatos de archivo puedes utilizar para realizar una importacin de registros de
autoridades?
Cul es el lmite de registros que se puede importar? Y exportar?
Crea al menos 4 autoridades, relacionadas entre ellas.
Exporta 100 registros de autoridad en un fichero a tu equipo.
Manual de Publicaciones Peridicas
Tabla de Contenido
Introduccin
Suscripciones
Crear Suscripcin
Editar Suscripcin
Control de Cronologa y Numeracin
Prediccin
Recepcin
10
Despus de crear Suscripcin
10
Modificar fascculo
13
1. Datos que afectan a las existencias MARC
13
2. Datos que afectan a los registros de temes
15
Modificar siguientes predicciones
17
Reclamaciones
21
Automticas
21
Manuales
23
Recepciones rpidas
24
Seleccionar fascculos
26
Preferencias
28
Janium - Manual de Publicaciones Peridicas
Introduccin
El Mdulo de Publicaciones Peridicas permite controlar todo el flujo de trabajo relacionado con las
suscripciones, recepciones de nmeros o fascculos y reclamaciones. Entre stos eventos, segn la
configuracin que se haya hecho, se realizan automticamente varias acciones, como la creacin de
registros de temes para los fascculos recibidos y la generacin de existencias Marc para la suscripcin
correspondiente. Con base en los patrones de cronologa que se seleccionaron para la publicacin, el
sistema predice los nmeros que se van a recibir. La institucin puede crear sus propios patrones conforme
sean necesarios. Gran parte del comportamiento del mdulo depende de los parmetros configurados en el
Mdulo de Administracin; si se requiere un nuevo parmetro, puede solicitarlo al administrador o consultar
al departamento de soporte.
El flujo normal de trabajo inicia con la creacin de registros de suscripciones, contina con la seleccin de
un patrn de cronologa, sigue con la prediccin y finaliza con la recepcin.
Suscripciones
1. Crear Suscripcin
Para crear una suscripcin se siguen los siguientes pasos:
1. Desde la ventana de Suscripciones de Publicaciones Peridicas, que es la que se despliega cuando se
ingresa al mdulo, se busca el registro para el que se va a crear la suscripcin. Para ello se hace clic en el
botn Buscar ficha.
2. Una vez que se encuentre el registro y se despliegue el detalle, se selecciona haciendo clic en el botn
Seleccionar.
3. Regresar a la ventana de Suscripciones de Publicaciones Peridicas, insertando el nmero de ficha del

registro seleccionado y, si lo tiene, el nmero de clasificacin del registro.
Para crear una suscripcin se debe seleccionar slo registros creados con los formatos correspondientes a
publicaciones peridicas. Un registro creado con el formato de Libro no permitir crear la suscripcin. El sistema se
instala con el formato SERIAL o PUB.PER., que permiten crear suscripciones.
4. Antes de crear la suscripcin, es necesario seleccionar la Biblioteca, el Estado y la Ubicacin que tendr
esa suscripcin. Por ejemplo, una publicacin se registra
una sola vez, pero se tiene dos suscripciones, una para la
Si se desea que para esta suscripcin, el
Biblioteca Central y otra para la Biblioteca de Ciencias. En la sistema asigne automticamente otro nmero
biblioteca Central, esa suscripcin se encuentra en la
de clasificacin, diferente al del registro
ubicacin Hemeroteca y con estado Disponible.
descriptivo, a los temes creados al recibir los
fascculos, puede ingresar esa clasificacin
en el campo Clasificacin.
5. Despus de identificar el registro y seleccionar la

Biblioteca, el Estado y la Ubicacin, se hace clic en el botn
Crear.
El sistema crear el registro de suscripcin y lo desplegar en la parte inferior de la ventana. Si ya existen

otros registros de suscripcin (aunque sea de otras publicaciones), listar el recin creado entre ellos.
2. Editar Suscripcin
1. Desde la lista de suscripciones se hace clic sobre el ttulo de la publicacin cuya suscripcin se desea
editar.
2. Despliega el registro de la Suscripcin. Para editarla se hace clic en el botn Actualizar. Los campos de
la suscripcin son los siguientes.
Campo
Descripcin
Copia
Nmero que el sistema asigna automticamente a la suscripcin.
No. de ficha
Nmero del registro descriptivo para el que se cre la suscripcin.
Biblioteca
La biblioteca a la que pertenece la suscripcin. Los fascculos recibidos sern para esta
biblioteca.
Ubicacin
La ubicacin en la que estarn los fascculos recibidos con esta suscripcin.
Cdigo proveedor
El cdigo del proveedor del que se recibe esta suscripcin. Los avisos de reclamaciones
se enviarn a la direccin de correo ingresada en el registro de este proveedor.
Estado
El estado que tendrn los temes creados al recibir los fascculos.
Desplegar Existencias Si las existencias Marc creadas al recibir fascculos se desplegarn en el Catlogo al
Pblico, se ingresa el valor 1 (uno), de otra manera se ingresa 0 (cero).
en Opac
No. ttulo del
proveedor
Si el proveedor asigna un nmero especfico al ttulo cuya suscripcin recibimos de l,

puede ingresarlo en este campo.
Nmero de
suscripcin
Si la suscripcin tiene un nmero especfico, ya sea asignado por el proveedor o por la

institucin, puede ingresarlo en este campo.
Cdigo Universal del

Producto
Si los fascculos de esta suscripcin contienen el Cdigo Universal del Producto, puede
ingresarlo aqu.
Categora 1 y
Categora 2
A cada tem creado al recibir un fascculo se le asignarn dos categoras estadsticas.

Estas categoras son las mismas utilizadas en el Mdulo de Catalogacin.
No. de das para

reclamar
El nmero de das que pasarn, despus de la fecha en que debi recibirse el fascculo y
en los que se generarn los reclamos al proveedor.
Tipo material
A cada tem creado al recibir un fascculo se le asignar un Tipo de Material. Estos Tipos
son los mismos utilizados en el Mdulo de Catalogacin.
Circula
Si los temes que se crearn podrn ser prestados, se ingresa el valor 1 (uno), de otra
manera se ingresa 0 (cero).
Nmero de piezas
Nmero de piezas que forman un tem y se agrupan bajo un solo cdigo de barras.
Nmero de
clasificacin
Nivel de acceso
El nmero de clasificacin que se asignar a los temes creados al recibir los fascculos.
Puede ser el ingresado al crear el registro de suscripcin o el del registro descriptivo.
Si este registro va a estar restringido a ciertos operadores,
Generar existencias
MARC
Si al recibir fascculos se crearn existencias MARC se ingresa el valor 1 (uno), de otra

manera se ingresa 0 (cero).
Activar existencias
Si al recibir fascculos crear un registro de tem por cada fascculo, se ingresa el valor
1 (uno), de otra manera se ingresa 0 (cero).
Ciclo
El fondo presupuestal con el que se paga la suscripcin al proveedor.
No. ciclo
El nmero de ciclo fiscal, dentro del presupuesto, del que se extraen los fondos.
Nivel de enlace
El nmero de niveles que hay para esta suscripcin. Cada nivel representa un tipo de
fascculo. Por ejemplo, Si se estn recibiendo dos tipos: los de la edicin regular y los del
suplemento, cada uno tiene su propia designacin cronolgica y numrica, por lo tanto se
usan dos tipos y se tiene dos niveles.
3. Despus de haber hecho los cambios en los campos correspondientes, se hace clic en el botn
Actualizar. Desplegar un mensaje indicando que se han actualizado exitosamente los datos.
Ahora que se cre el registro de suscripcin se puede predecir y recibir fascculos para esa suscripcin.
Para ello es necesario seleccionar primero un Control de Cronologa y Numeracin en el que se basar
para hacer las predicciones.
3. Control de Cronologa y Numeracin
Todas las suscripciones de las que se va a predecir y recibir fascculos necesitan un control de cronologa y
numeracin para un tipo de edicin. Una publicacin puede tener su edicin regular y un suplemento, que
se publican con diferentes frecuencias, en cuyo caso requieren de dos controles de cronologa y
numeracin diferentes, uno para la edicin regular y otro para el suplemento.
1. Para seleccionar un Control de Cronologa y Numeracin, se hace clic sobre el nmero de la suscripcin
correspondiente.
2. Desplegar la ventana para Crear Control de Cronologa y Numeracin.
3. En esta ventana se selecciona el control de cronologa y numeracin que se va a usar para la

suscripcin. Para seleccionarlo es necesario conocer la designacin cronolgica y numrica de la
publicacin. Este control indica al sistema que los fascculos se publican con una frecuencia o periodicidad
especfica y estn numerados con base en uno o ms niveles especficos (ao, tomo, poca, nmero, etc.),
adems de contener una fecha que incluye da, mes y ao o slo uno o dos de stos elementos
cronolgicos.
Los controles que aparecen como

opciones se crean desde el Mdulo de
Administracin y si no hay ninguno que se
ajuste a la publicacin, puede ser creado
por el administrador.
Al seleccionar un control de cronologa y numeracin, la ventana se actualiza para desplegar los campos
definidos para ese control.
El primer dato que hay que seleccionar es el Tipo de fascculo, es decir si se trata de fascculos de la
edicin Regular, de un Suplemento, un Anuario o un Indice. El Tipo de fascculo va a determinar el
Nivel de enlace de las existencias. Para un fascculo de la edicin regular, el nivel de enlace sera uno
(1), para un suplemento sera dos (2), etc.
Estos Tipos de Fascculo tambin se crean en el
Mdulo de Administracin y si hace falta uno, el
administrador lo puede crear fcilmente.
4. Al haber seleccionado un control especfico, se van a desplegar uno o ms campos en la ventana, en

este ejemplo, el control de cronologa con la descripcin Diario ao nmero (ao mes da), fue definido
desde el Mdulo de Administracin con dos designaciones numricas: ao y nmero, adems de tres
designaciones cronolgicas: ao, mes y da. Por esa razn se despliegan esos campos. Si se selecciona
un control de cronologa diferente, se desplegaran los campos definidos para ese control.
En este ejemplo, el siguiente campo es el de ao. En l se ingresa el nmero del ao en el que

iniciar la prediccin de los fascculos. Si la publicacin es un diario, y se va a comenzar a registrar a
partir del ao 20, se ingresa ese nmero. No se trata del ao de la designacin cronolgica, sino de la
designacin numrica, si la publicacin tuviera una designacin de volumen, aqu se ingresara el
volumen a partir del cual se va a comenzar a predecir.
El siguiente campo de este control de cronologa es el de no. (nmero). Si ya se ingres el valor de

la designacin numrica del nivel anterior (es decir el ao), ahora se ingresa el nmero de ese ao a
partir del cual se va a iniciar la prediccin. Por ejemplo 6847.
Con los valores ya ingresados en los dos primeros campos (ao y no.), el control se ve como en la
siguiente imagen.
Despus de ingresar los valores de la designacin numrica, a partir de los cuales va a iniciar la prediccin,
se ingresan los valores de la designacin cronolgica.
En el ejemplo, se debe ingresar el ao en que se public el nmero ingresado en la designacin
numrica anterior, es decir el nmero 6847. Este nmero se public en el 2003, por lo que se ingresa
ese ao.
En seguida se ingresa el mes, en nmero de dos dgitos, al tratarse de septiembre, se ingresa 09.
Finalmente se ingresa el da en que se public el fascculo, que en este caso es el da 19.
As, los datos del primer fascculo, a partir del que se comenzar la prediccin, y por tanto la prediccin,
son los siguientes.
Los datos year, month y day se despliegan en ingls para que sean reconocidos por el sistema
al crear las existencias MARC, que contiene los cdigos en ese idioma. Sin embargo, no se desplegarn
en ingls a los operadores ni en el catlogo al pblico, a menos que la configuracin del mdulo en
Administracin, defina cdigos de cronologa en ingls u otro idioma para publicaciones extranjeras.
El ltimo dato que hace falta para establecer el inicio de las predicciones es el de la fecha de
recepcin. Esta fecha se ingresa con el formato aaaa-mm-dd o utilizando el calendario que se abre al
hacer clic sobre la leyenda calendario. En este ejemplo, ingresaremos la fecha 2003-09-19.
Esta fecha es importante porque si se comienza a predecir a partir de
nmeros ya pasados, por ejemplo desde hace un ao, las fechas de recepcin
de cada fascculo sern tambin pasadas y puede ser que si se corren los
programas de Generacin de Reclamaciones de Publicaciones Peridicas y de
Envo de Reclamaciones antes de recibirlos, produzca mensajes reclamndolos.
Ya con los datos del patrn completos, se hace clic sobre el botn Crear.
El sistema crear automticamente un control

cronolgico a partir del que comenzar a predecir y
desplegar la pantalla de kardex para comenzar a
predecir y recibir.
Este proceso se realiza una sola vez por cada

tipo de fascculo cuyos nmeros se vayan a recibir.
4. Prediccin
Ahora que la publicacin tiene un registro de suscripcin y ste tiene un control de cronologa y
numeracin, es posible predecir y recibir los fascculos.
Desde la ventana de kardex, que se despliega despus de crear un control de cronologa y
numeracin, se hace clic sobre el botn Predecir.
El sistema va a hacer una prediccin de los fascculos del ao y los desplegar en la parte inferior de
la ventana.
Estos fascculos slo

han sido predichos, an
no se han recibido en el
sistema. Entre otras
cosas, esta prediccin es
til para revisar el control
de cronologa y
n u m e r a c i n
seleccionado, as como
para verificar la exactitud
de las fechas y
numeraciones de cada
fascculo. Mientras no se
anulen y borren, los
fascculos predichos, y
an no recibidos, van a
desplegarse como parte
del kardex del tipo de
fascculo de esta
suscripcin. Cada vez
que se haga clic en el
botn Predecir, har la
prediccin de un nuevo
lote de un ao.
Cada fascculo que vaya a ser recibido debe ser predicho antes. El sistema predice lotes de fascculos,
permitiendo as listarlos para revisar cualquier posible excepcin y hacer cambios en uno o ms de ellos
antes de recibirlos.
5. Recepcin
Despus de crear Suscripcin
Ahora que ya se han predicho los fascculos que se van a recibir, basta con seleccionar (marcndolo
con el cuadrito de la izquierda), el o los que se estn recibiendo y hacer clic en el botn Recibir.
El sistema recibir el fascculo y, si est

configurada la suscripcin para que lo haga, crear
un registro de tem para ese fascculo y lo incluir
en las existencias MARC.
Esta es la forma de recibir inmediatamente

despus de haber creado una suscripcin y de haber
seleccionado un control de cronologa y numeracin,
as como de haber predicho los fascculos
esperados. La rutina de recepcin es ms rpida y
simple, pues la suscripcin, el control y las
predicciones ya fueron hechas; slo basta con
identificar el ttulo de la suscripcin y marcar el o los
fascculos que se estn recibiendo.
10
Despus de haber
recibido uno o ms fascculos,
desplegar los que an estn
pendientes de recibir, es decir
con estado Esperado.
Si se desea recibir varios

fascculos a la vez, se marcan
y se hace clic en el botn
Recibir.
11
Si se desea ver todos los

fascculos, tanto los recibidos
como los esperados o
reclamados o anulados, se
selecciona la opcin para
verlos en el campo de
Seleccin de Fascculos.
Desde
el
despliegue de todos
los
fascculos
tambin se pueden
recibir los esperados.
12
Tambin se puede seleccionar para que despliegue slo los fascculos reclamados o anulados.
Modificar fascculo
Es posible que de los fascculos predichos alguno llegue a la institucin con una numeracin y/o fecha
diferente a la esperada, en tales casos es posible modificar los datos para recibirlo con la numeracin y
fecha en que realmente se public.
Para ello se hace clic sobre el nmero de ID del fascculo correspondiente; este nmero es asignado
por el sistema y es nico para cada fascculo predicho en la suscripcin.
El sistema abrir el registro del fascculo, para editarlo se hace clic en el botn Actualizar. Los
campos que estn relacionados con la designacin cronolgica y numrica, y que son los que se pueden
modificar para alterar la numeracin y fecha de un nmero, son los siguientes.
1. Datos que afectan a las existencias MARC
Campo
Descripcin
1er nivel numeracin
Despus de crear la suscripcin se seleccion un control de cronologa y numeracin;

dependiendo del control que se haya seleccionado, los fascculos tienen uno o ms
niveles de numeracin, en este ejemplo el primer nivel de numeracin es el de ao.
Por lo tanto, cada fascculo tendr un valor numrico en este nivel, que identifique al
ao; los fascculos predichos corresponden al ao 20, si este fascculo en particular se
public con otro ao, se puede cambiar aqu.
2o. nivel numeracin
El segundo nivel de numeracin en este ejemplo es el de nmero (no.), pues as est

definido en el control de cronologa y numeracin seleccionado para la edicin regular
antes de predecir. Si este fascculo en particular se public con un numero diferente al
predicho, que es el 6853, puede modificarse aqu.
3er. nivel numeracin

Y niveles siguientes.
El sistema mantiene hasta 8 niveles de numeracin. Si, por ejemplo, la publicacin

tuviera una designacin numrica como: Ao 27 Tomo 2 Epoca 4 Volumen 15 Nmero
19987, entonces despus de crear la suscripcin, para la edicin regular, se tendra
que haber seleccionado un control de cronologa y numeracin que tuviera esos
niveles, es decir con 5 niveles.
13
Descripcin
Campo
1er nivel cronologa
Despus de crear la suscripcin se seleccion un control de cronologa y numeracin.

Dependiendo del control que se haya seleccionado, los fascculos tienen uno o ms
niveles cronolgicos. Los ms comunes son AO, MES y DA en ese u otro orden. Con
ellos el sistema va a calcular la fecha de publicacin de cada fascculo y la insertar
donde corresponda, ya sea en las existencias MARC y/o en los registros de temes. en
este ejemplo el primer nivel de numeracin es el del ao en que se publica el fascculo.
En este caso se trata del ao 2003. Si este fascculo se public en otro ao, puede
cambiarlo aqu.
2o. nivel cronologa
El segundo nivel de cronologa, de acuerdo al control, es el del mes. Que en este

ejemplo es Septiembre. Los meses se ingresan en nmeros, del 01 para Enero al 12
para Diciembre. Si este fascculo en particular se public en otro mes, puede modificarlo
aqu.
3er. nivel cronologa
El tercer nivel es el del da. Si este fascculo se public en un da diferente al predicho,

puede cambiarlo aqu.
4o nivel cronologa
El sistema permite ingresar hasta un cuarto nivel de cronologa, si lo hay; pero los ms
usados son los tres primeros.
Todos los cambios que se hagan en los niveles de numeracin y cronologa afectarn a las existencias MARC
creadas automticamente al recibir el fascculo. Por ejemplo, si un fascculo fue predicho con un nmero y una
fecha especficos, pero se public con otro nmero y en otra fecha, y es cambiado en estos campos, al crear la
existencia MARC, se crear con los nuevos datos, es decir con el nuevo nmero y la nueva fecha.
Siguiendo con el ejemplo, los campos de niveles de numeracin y cronologa del registro del fascculo
seleccionado, seran los siguientes.
El primer nivel de
numeracin corresponde a
la designacin numrica
ao y el segundo nivel a
la designacin no..
No usa los niveles
restantes porque el control
de cronologa utilizado se
configur con slo esos
dos.
El primer nivel de
cronologa corresponde al
ao, el segundo al mes y el
tercero al da.
14
Como el fascculo lleg con

una numeracin y una
fecha diferentes a las
predichas, se puede
modificar ingresando los
valores reales en los
niveles de numeracin y
c r o n o l o g a
correspondientes. En este
ejemplo, el nmero 6853
se public como 6853-4 y
en lugar de publicarse el 25
de septiembre, se public
el 26. De esta manera, los
operadores pueden hacer
los
cambios
correspondientes en cada
fascculo.
2. Datos que afectan a los registros de temes

Otro campo que debe modificarse es el de Fascculo. El sistema inserta en l los datos que necesita para
crear registros de temes.
Si se hizo un cambio en los campos
de niveles de numeracin y/o
cronologa, es necesario que tambin
se hagan en el de Fascculo.
Si el cambio no se hace en todos

los campos correspondientes, tanto los
de niveles como el de Fascculo, podra
generar una existencia MARC y un
registro de tem con datos diferentes
para un mismo fascculo.
Es posible que si se cambi la fecha del fascculo, tanto en el campo correspondiente de Nivel de
cronologa, como en el de Fascculo, deba cambiarse en el campo Fecha esperado. Esto depende ms de
la frecuencia o periodicidad de la publicacin, pues en una publicacin diaria, como la del ejemplo, el
sistema asume que se espera recibir el mismo da en que se publica. As, si se modific un fascculo, para
indicar que se public el 26 de Septiembre en lugar del 25 (como se esperaba), hay que modificar esa
fecha de esperado para que el sistema no genere reclamos.
15
Del registro del fascculo, los campos mencionados antes (niveles de numeracin y de cronologa y fecha
esperado), son los nicos que se deben modificar para cambiar los datos de publicacin del fascculo. Muchos de
los otros campos son actualizados automticamente por el sistema. Si desea modificar alguno de los campos
editables y tiene dudas, por favor consulte al rea de soporte.
Despus de hacer los cambios se hace clic en el botn Actualizar. Ahora el fascculo tiene los nuevos
datos y puede ser recibido.
Los nmeros o fascculos recibidos se ven en el Catlogo al Pblico como en la siguiente imagen.
16
Modificar siguientes predicciones

En ocasiones puede ser que la numeracin y fechas de los fascculos tengan que alterarse para que a
partir de cierto nmero apliquen otros nmeros y fechas. Por ejemplo en el caso de una prediccin diaria de
nmeros consecutivos, pero el nmero 6854, que debi publicarse el 26 de septiembre, se public hasta el
25 de octubre y todos los que le siguen se publicaron despus de esa fecha, haciendo que entre el 25 de
septiembre y el 25 de octubre quedara un hueco de un mes; sin embargo el sistema predijo fascculos para
esos das.
En esos casos se debe modificar el registro de Control de Cronologa de la Suscripcin. En este registro el
sistema guarda y actualiza la informacin del siguiente nmero o fascculo que deber predecir. Pero antes
es necesario anular y borrar los fascculos ya predichos.
1. Desde la lista de nmeros predichos y an esperados, se puede hacer clic en el cuadro de seleccin de
la columna para seleccionar todos los fascculos listados.
A diferencia de
marcar uno por uno,
sta opcin marca
todos los registros
listados.
2. Una vez que estn

marcados todos los
fascculos, se hace clic en
el botn Anular. Esto
anula las predicciones.
17
3. Al anular los fascculos predichos, estos desaparecen de la lista, por lo que en la ventana ya no deben
desplegarse. Ahora hay que borrarlos, para ello se selecciona la opcin para listar los fascculos anulados.
4. Listar los fascculos anulados. Desde esa lista se vuelven a seleccionar todos y se hace clic en el botn
Borrar.
Es importante que
los fascculos que se
van a borrar hayan
sido anulados antes.
Se debe tener cuidado
para no borrar
fascculos
ya
recibidos.
Con esto, todos los fascculos borrados desaparecen y es posible editar el control de cronologa de la
suscripcin para modificar el que tiene que ser predicho y poner los nuevos datos. Al borrarlos,
desaparecen de la lista y si se seleccionara ver los nmeros esperados, ya no los desplegara.
5. Para editar el
Control de Cronologa
de la Suscripcin se
hace clic sobre el ID
de la suscripcin
activa.
18
6. Desplegar el registro de Control de Cronologa de esa Suscripcin, para editarlo se hace clic en el
botn Actualizar. Los campos que se pueden modificar para iniciar una nueva prediccin con nuevos datos,
son los siguientes.
Campo
Descripcin
1er. nivel numeracin Despus de crear la suscripcin se seleccion un control de cronologa y numeracin;
dependiendo del control que se haya seleccionado, los fascculos tienen uno o ms
niveles de numeracin, en este ejemplo el primer nivel de numeracin es el de ao. En
este registro de control, el sistema actualiza este campo conforme se predicen
fascculos, de tal manera que va a insertar el siguiente que se va a predecir. En este
ejemplo el ltimo ao que se predijo fue el 20, y como el control creado en el Mdulo de
Administracin indica que va a cambiar de ao despus de 365 nmeros, el que sigue
es el 21. Pero an no hemos recibido todos los del ao 20, por lo tanto cambiaremos el
ao para que sea 20. As, cuando indiquemos al sistema que haga una prediccin,
iniciar con el ao 20.
2o. nivel numeracin
El segundo nivel de numeracin en este ejemplo es el de nmero (no.), pues as est

definido en el control de cronologa y numeracin seleccionado para la edicin regular
antes de predecir. Como el ltimo fascculo predicho fue el 7211, el nmero siguiente
que va a predecir es el 7212. Sin embargo, la mayora de los nmeros predichos fue
anulada y borrada (los que no se anularon y borraron fueron los que ya se haban
recibido y contenan numeraciones y cronologa reales). Como hubo un hueco antes
del nmero 6854, que debi publicarse en septiembre, pero se public hasta octubre,
hay que indicar al sistema que vuelva a predecir a partir de ese nmero. Por lo tanto,
se ingresa el nmero 6854.
3er. nivel numeracin

Y niveles siguientes.
El sistema mantiene hasta 8 niveles de numeracin. Si, por ejemplo, la publicacin

tuviera una designacin numrica como: Ao 27 Tomo 2 Epoca 4 Volumen 15 Nmero
19987, entonces despus de anular y borrar los fascculos predichos, se tendran que
modificar cada nivel para reflejar la numeracin correcta en cada uno.
1er. nivel cronologa
Segn el control de cronologa que se seleccion despus de crear la suscripcin, este

nivel corresponde al ao de la fecha. Como ya se han anulado y borrado los fascculos,
hay que ingresar el ao del primer fascculo que se usar como base para predecir los
nuevos. En el ejemplo tiene 2004, porque ya predijo los del 2003, pero vamos a
cambiarlo a 2003 para hacer de nuevo la prediccin con fechas correctas.
2o. nivel cronologa
En este nivel se ingresa el mes, en formato numrico de dos dgitos. El mes que se
debe ingresar es el que corresponde a aqul con el que va a iniciar la prediccin el
sistema. Como se desea predecir fascculos a partir de octubre, se ingresa 10.
3er nivel cronologa
El tercer nivel corresponde al da en que se publica el primer fascculo con el que

comenzara la prediccin. En este ejemplo se trata del da 25.
Fecha esperado
Para que el sistema no genere reclamos de fascculos que an no se publican, se debe

actualizar esta fecha con los datos correctos, en el formato aaaa-mm-dd. Actualmente
el sistema contiene la fecha del que asume como prximo fascculo, pero como hubo
un hueco, se debe cambiar la fecha ingresando la que corresponde a aqulla en que se
espera el primer fascculo de la nueva prediccin; por ejemplo 2005-10-25.
Estos cambios deben hacerse porque el sistema tiene datos del prximo fascculo que debe predecir,
y a partir de se, tambin va a predecir los que siguen; sin embargo, como hay un hueco de un mes, esos
datos ya no son los correctos, de tal forma que hay que cambiarlos.
19
Despus de hacer los

cambios se guarda el
registro haciendo clic en
el botn Actualizar.
Ahora el sistema est listo

para predecir a partir de un
nuevo fascculo recin
modificado. Si se hace la
prediccin, comenzar con
el nuevo fascculo.
El sistema predice
bloques de un ao, lo
que permite revisar la
informacin de los
fascculos y hacer las
posibles modificaciones
que hagan falta.
20
6. Reclamaciones
Automticas
Cuando uno o ms fascculos no llegan en las fechas en que se esperan, el sistema genera la o las
reclamaciones correspondientes. Estas se hacen con base en el campo Fechas esperado de cada
fascculo y con el valor ingresado en el campo No. de das para reclamar del registro de la copia o
suscripcin.
Desde el Mdulo de Administracin, el

administrador del sistema debe correr la
opcin de Generacin de reclamaciones de
publicaciones peridicas.
Si un fascculo no ha sido
predicho, no puede ser
reclamado.
Luego de generarlas, se corre el

programa para Envo de avisos de
publicaciones peridicas (reclamaciones).
Al correr este programa, desde el Mdulo
de Administracin, el sistema enviar
correos electrnicos a las direcciones de
los proveedores, con las reclamaciones
recin generadas.
21
Si los nmeros que se desea reclamar tienen fechas de esperado equivalentes a nmeros de das
pasados mayores al nmero que tiene el Proveedor en el campo Perodo de cancelacin en das, los
va a anular y no enviar la reclamacin. Por ejemplo, si un fascculo tiene como fecha esperado
2005-08-10 (10 de agosto del 2005), y el registro del proveedor tiene 3 das en el campo Perodo de
cancelacin en das, pero se corre el programa de Generacin de reclamaciones el 2005-08-15 (15 de
agosto del 2005), el nmero no va a ser reclamado, pues ya pasaron ms de 3 das y ha sido puesto
como Anulado. Para que enve la reclamacin se debe correr el programa el 11, 12 13 de agosto.
Un mensaje de correo
electrnico, enviado a un
proveedor, es como el de
la siguiente imagen.
Los textos del

mensaje, el de inicio y el
de final, se pueden
modificar desde el Mdulo
de Administracin.
En la lista de fascculos
esperados, los que se
han reclamado aparecen
con estado Esperado,
marcado con rojo.
22
Manuales
Uno o ms fascculos tambin pueden ser reclamados manualmente, para ello se marcan y se
selecciona la razn del reclamo.
Despus
de
seleccionar la razn del
reclamo, se hace clic en el
botn Reclamar.
El sistema mantendr
esperado el o los
fascculos, pero los
marcar con color rojo
(Esperado).
Si se marca uno o ms fascculos, y se reclaman manualmente, cuando se generen los avisos de reclamos
para los proveedores, adems de esos nmeros incluir tambin los fascculos que no han llegado, segn los
parmetros de das para reclamar y das para cancelar, aunque el operador no los haya reclamado. Es decir el
programa de Generacin de reclamaciones revisa los parmetros y marca como reclamados, ponindolos con
rojo, aqullos fascculos que debieron llegar y no llegaron.
23
Si un fascculo que ha sido reclamado llega a la institucin, slo basta con marcarlo y recibirlo.
Al ser recibido
cambia de estado y ya
no ser reclamado.
7. Recepciones rpidas
La rutina de recepcin de fascculos, cuando ya se ha creado la suscripcin, el control de cronologa y se
ha predicho, es muy simple.
Desde cualquier ventana se hace clic en la opcin Recepciones.
Abre una ventana de bsqueda para localizar la suscripcin de la que se va a recibir el fascculo.
En esta ventana se puede buscar por nmero SISAC, ISSN, UPC (Cdigo Universal del Producto) o
Nmero de suscripcin. Tambin se puede buscar a travs de las Bsquedas Avanzadas si se hace clic en
el botn Buscar ficha.
24
Si se busca por alguno de los nmeros (SISAC, Suscripcin, ISSN o UPC), y existe una suscripcin
con uno de esos datos, desplegar la ventana de recepcin de fascculos de esa suscripcin.
Si corresponde,
se puede marcar y
recibir automticamente ms de un solo
fascculo.
En esa ventana se
marca o selecciona el
fascculo que se est
recibiendo y se hace clic
en el botn Recibir.
El sistema har la recepcin y desplegar de nuevo la ventana de bsqueda de suscripciones para buscar
otra de la cual se va a recibir su propio fascculo.
Se pude buscar otra suscripcin por cualquiera de las opciones disponibles. Si se hace clic en el botn
Buscar ficha, abrir una nueva ventana con las opciones de las Bsquedas Avanzadas. Desde ellas se
puede usar cualquiera de las opciones para recuperar el registro de la publicacin cuyo fascculo se va a
recibir.
Al encontrar el registro de la publicacin cuyos fascculos se desea recibir, se selecciona haciendo

clic en el botn Seleccionar del detalle.
25
Con ello, el sistema detectar que se va a recibir uno o ms fascculos para esa suscripcin y desplegar la
lista de fascculos predichos y esperados, para que se seleccione el o los que se van a recibir.
8. Seleccionar fascculos
Si despus de haber predicho los fascculos de una suscripcin, se desea ver la lista de slo algunos de
ellos, se puede seleccionar un rango de fascculos.
1. Desde la ventana de Suscripciones
de publicaciones peridicas se hace
clic sobre el ID de la suscripcin cuyos
fascculos se desea seleccionar.
2. Despliega la lista de Tipos de

Fascculos (Regular, Suplemento,
Anuario), que hay para esa
suscripcin. De esa lista se hace clic
cobre el Tipo de Fascculo.
26
3. Desplegar la lista de fascculos esperados o kardex para esa suscripcin. Desde esa lista se ingresa el
rango de fechas en los campos Fecha inicio y Fecha fin. Luego se selecciona la opcin para ver Todos.
Por omisin, cada vez que se

abre el kardex o lista de fascculos
de una suscripcin, despliega los
que estn Esperados.
El sistema desplegar slo los fascculos que correspondan al rango de fechas ingresado. Si se
desea ver slo un fascculo, se ingresa la misma fecha en los campos de Fecha inicio y Fecha fin.
27
9. Preferencias
Cuando se crean o buscan registros de suscripciones hay que ingresar ciertos valores. Esos valores se
pueden seleccionar como parte de las preferencias del operador para que aparezcan o se desplieguen
automticamente y no tenga que ingresarlos en cada ventana.
Para definir los valores por omisin se hace clic en el botn Mis preferencias.
Despliega la ventana para modificar las preferencias del operador.

Adems de los valores por omisin, esta ventana despliega en la parte inferior algunas de las opciones definidas
en las Opciones del Catalogador para la cuenta con la que se ingres al mdulo. Este despliegue es til. para
saber si el operador puede o no realizar ciertas funciones.
28
Cada preferencia se describe en seguida.

Preferencia
Descripcin
Nivel de acceso
Cuando se va a crear una suscripcin se puede asignar un Nivel de acceso para que
slo los operadores que tengan el mismo nivel o mayor puedan verla y editarla. Si en
Mis Preferencias se ingresa un valor, todas las suscripciones que cree el operador
tendrn ese nivel de acceso.
No. de piezas
Si cada fascculo de una publicacin se compone de ms de una pieza, por ejemplo si

cada nmero impreso siempre llega acompaado de un CD, el nmero de piezas podra
ser de 2. En este campo de Mis Preferencias se puede ingresar un nmero para que
siempre que el operador cree una suscripcin, inserte ese nmero automticamente en
el campo No. de piezas de cada suscripcin.
Biblioteca
Si un operador crea suscripciones slo de una biblioteca especfica, se puede

seleccionar esa biblioteca, para que todas las suscripciones que cree tengan ese valor.
Formato
Cuando un operador va a buscar en las Bsquedas Rpidas, puede aparecer

seleccionado por omisin el formato que se ingrese aqu. Este campo forma parte de
las Opciones del Catalogador, definidas en el Mdulo de Administracin, por lo que
afecta tambin a los operadores de Catalogacin.
Ubicacin
Al crear suscripciones hay que seleccionar una ubicacin, en este campo se puede
seleccionar una ubicacin que aparezca siempre por omisin.
Estado
Todas las suscripciones, fascculos y registros de temes tienen un estado. Aqu se

selecciona el estado que tendrn por omisin todas las suscripciones cuando se creen.
Tipo de Material
Todas las suscripciones y los temes creados a partir de la recepcin de fascculos,

tienen un Tipo de Material. Ese tipo se puede seleccionar en este campo, para que
aparezca por omisin al crear los registros.
Categora 1 y 2
Cada suscripcin y registro de tem tiene dos Categoras de tipo estadstico. En este
campo se seleccionan las dos categoras que van a aparecer seleccionadas por
omisin al crear las suscripciones y al crear automticamente registros de temes.
Moneda
Cuando se creen registros de temes a partir de los fascculos recibidos, el sistema les
asignar la Moneda que se haya seleccionado aqu.
Foco en bsquedas
numricas
Cuando un operador vaya a hacer la bsqueda numrica, de una publicacin, para

crear suscripciones, aparecer marcada por omisin la bsqueda seleccionada aqu.
Foco en recepcin de
fascculos
Cuando se seleccione la opcin Recepciones, y se vaya a buscar una publicacin para

recibir un o ms fascculos, la opcin de bsqueda que aparezca marcada ser las que
se seleccione aqu.
Bsqueda por omisin Al buscar publicaciones en la base de datos, para crear una suscripcin o recibir
fascculos, aparecer seleccionada la Biblioteca que se haya definido aqu.
en
Desplegar en OPAC
Cuando se crean suscripciones se selecciona si las existencias se desplegarn en el

Catlogo al Pblico. En este campo se asigna un valor por omisin.
Item puede circular
Si los temes creados a partir de los fascculos recibidos pueden circular, se puede
ingresar el valor S para que lo inserte por omisin en esos temes.
Item es permanente
Los registros de temes tienen un campo donde se indica sin son permanentes. Si se
desea asignar un valor por omisin a ese campo, para los temes que se creen al
recibir, se selecciona en este campo.
Activar existencias
MARC pub. per.
Si se van a crear existencias MARC de los fascculos recibidos, se selecciona el valor

en este campo, para que aparezca por omisin en las suscripciones que se van a crear.
Crear tems desde

pub. per.
Si se van a crear registros de temes por cada fascculo recibido, se selecciona el valor
en este campo, para que aparezca por omisin en las suscripciones que se van a crear.
29
Adems de poder definir estos valores por omisin, en Mis Preferencias se despliegan otros, que fueron
definidos en las Opciones del Catalogador, desde el Mdulo de Administracin. Estos valores pueden ser
tiles para informar al operador de algunas de las funciones que puede o no realizar.
Preferencia
Descripcin
Usar Z39.50
Si el operador puede hacer bsquedas de tipo Z39.50 a otras bases de datos.
Duplicar registros
Si el operador puede o no duplicar registros descriptivos o catalogrficos.
Puede editar
Si el operador puede editar registros bibliogrficos, de existencias MARC y de

autoridades.
Editar BIB
Si el operador puede editar registros descriptivos o bibliogrficos.
Editar AUT
Si el operador puede editar autoridades.
Editar existencias Pub. Si el operador puede editar existencias MARC de publicaciones peridicas.
Per.
Exportar Regs.
Si el operador puede exportar registros de la base de datos.
Importar Regs.
Si el operador puede importar registros a la base de datos.
Imprimir etiquetas
Si el operador puede imprimir etiquetas de lomo, bolsillo y cdigos de barras.
30
Adquisiciones
Version la versin
ndice general
1. Introduccin
2. Flujo de Adquisiciones
2.1. Orden de Compra . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1.1. Crear orden de compra . . . . . . . . . .
2.1.2. Editar orden de compra . . . . . . . . . .
2.2. Lneas de Orden de Compra . . . . . . . . . . . .
2.2.1. Usuario ligado a lnea de orden de compra
2.2.2. Ordenar copias de material que ya existe
2.2.3. Ordenar nuevo material . . . . . . . . . .
2.2.4. Editar lnea de orden . . . . . . . . . . . .
2.3. Recepcin de material ordenado . . . . . . . . . .
2.3.1. Recibir material . . . . . . . . . . . . . .
2.3.2. Editar Recepcin . . . . . . . . . . . . . .
2.4. Facturar material . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.4.1. Crear facturas . . . . . . . . . . . . . . .
2.4.2. Editar Facturas . . . . . . . . . . . . . . .
2.5. Reclamaciones de material . . . . . . . . . . . . .
2.5.1. Crear Reclamacin . . . . . . . . . . . . .
2.5.2. Editar Reclamacin . . . . . . . . . . . .
2.6. Cancelar Lneas de Ordenes . . . . . . . . . . . .
2.7. Proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.7.1. Editar Proveedor . . . . . . . . . . . . . .
2.7.2. Editar Ciclo de Proveedor . . . . . . . . .
2.8. Fondos y Ciclos de Fondos . . . . . . . . . . . . .
2.8.1. Fondos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.8.2. Ciclos de Fondos . . . . . . . . . . . . . .
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16
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23
25
29
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35
35
37
39
40
42
44
46
47
48
ndice general
Captulo 1
Introduccin
El Mdulo de Adquisiciones permite controlar fondos, proveedores, rdenes de compra, recepciones, cancelaciones
y reclamaciones de cualquier tipo de material, incluyendo suscripciones. Para lograr resultados que satisfagan las
necesidades de la institucin es necesario configurar los parmetros relacionados con el mdulo. En este documento
se describe el flujo de trabajo con el mdulo y la configuracin previa que hay que realizar; en los ejemplos del flujo
se asume que ya se ha parametrizado.
El flujo normal del proceso de adquisicin del material, una vez que se ha configurado el mdulo, inicia con la
creacin de una orden de compra y de sus respectivas lneas, sigue con la recepcin y termina con la facturacin;
en algn momento se puede tambin reclamar o cancelar un material ordenado.
Las estadsticas pueden obtenerse con el Mdulo de Reportes, que permite obtener listados de cualquier dato y
filtrarlos de acuerdo a diferentes criterios.
Introduccin
Captulo 2
Flujo de Adquisiciones
2.1.
Orden de Compra
Las rdenes de compra son las primeras que deben crearse para iniciar el flujo de adquisiciones. Cada orden de
compra se identifica con una clave que puede ser asignada por el sistema automticamente o por la institucin.
2.1.1.
Crear orden de compra
1. Para crear un orden de compra se selecciona la opcin Ordenes de compra de la barra de opciones, como
en la imagen 2.1.
Figura 2.1: Seleccin de Ordenes de Compra
2. Abrir el men de Ordenes de Compra, como el de la imagen 2.2.
Figura 2.2: Men de Ordenes de Compra
3. En el campo No. orden del rea para Crear rdenes de compra se ingresa la clave que se va a asignar a
la orden de compra que se desea crear. Esta clave puede ser alfanumrica y de hasta 30 caracteres. Si no se
ingresa, el sistema asignar el nmero de orden con el prefijo O., por ejemplo O.1, O.2, O.3, etc.
4. En el campo Biblioteca del rea para Crear rdenes de compra, se selecciona la biblioteca para la que se
est creando la orden de compra.
7
5. En el campo Proveedor del rea para Crear rdenes de compra, se selecciona el proveedor al que se enviar
la orden de compra.
6. En el campo Tipo orden del rea para Crear rdenes de compra, se selecciona el tipo de orden que se va
a crear.
La Biblioteca, el Proveedor y el Tipo de Orden son creados previamente, durante la configuracin del
sistema, pero es es necesario pueden crearse nuevos parmetros.
7. Despus de seleccionar estos datos se hace click en el botn Crear para crear la orden, como en la imagen
2.3.
Figura 2.3: Opciones de Creacin de Orden de Compra
8. Desplegar la ventana para agregar lneas de orden de compra a esa orden. Los datos de la orden activa se
desplegarn en la parte superior. Se puede agregar lneas de orden a la orden activa o volver al men para
crear y/o editar otras rdenes haciendo click en la opcin Ordenes de compra. Es decir, si se desea las
lneas de orden pueden agregarse posteriormente.
2.1.2.
Editar orden de compra
1. Si es necesario pueden editarse los datos de la orden haciendo click sobre la informacin de la orden activa,
como en la imagen 2.4.
Figura 2.4: Seleccin de orden para editar
2. Desplegar el registro de la orden, si se va a editar se hace click en el botn Actualizar , como en la imagen
2.5, de otra manera se hace click en Cancelar para regresar al despliegue de la orden y agregar lneas.
2.1 Orden de Compra
Figura 2.5: Registro de orden
Figura 2.6: Edicin de registro de orden
3. Si se edita, despliega un registro similar al de la imagen 2.6.

4. Los campos adicionales mostrados en el modo de edicin son los siguientes:
No. orden. Un nmero identificador interno (ID) que asigna el sistema a la orden. No es el mismo que
asigna Janium en el rea para Crear ordenes de compra.
Fecha creacin. La fecha en que se crea la orden; es asignada automticamente por el sistema.
10
Fecha modificacin. La fecha en que se modifica el registro de la orden; es asignada automticamente
por el sistema.
Fecha de envo correo. La fecha en que se envi por correo la orden; se ingresa manualmente.
Fecha de reclamacin. La fecha en que se reclam al proveedor esta orden.
Fecha de cancelacin. La fecha en que se cancel la orden.
Notas. Un texto auxiliar sobre la orden.
Instrucciones. Las instrucciones que deben seguirse al recibir los materiales ordenados o durante el
proceso que dure la orden activa.
5. Si se modifica o agrega algn dato, se hace click en el botn Actualizar para guardar los cambios, desplegar
un mensaje indicando que se han actualizado exitosamente, hacer click en el botn OK para volver a la
ventana de creacin de lneas de orden ligadas a esta orden.
2.2.
Lneas de Orden de Compra
Despus de crear una orden, se agregan los ttulos o descripcin de los materiales que se van a ordenar al
proveedor. Cada lnea de orden representa un ttulo o material, del que se pueden ordenar una o ms copias, con
un fondo especfico y para una biblioteca en particular.
1. Si la orden de compra no est activa, desde el sumario de rdenes, haciendo click sobre el ID, se selecciona
aqulla a la que se va a agregar las lneas, como en la imagen 2.7.
Figura 2.7: Seleccin de orden desde Sumario de Ordenes de compra
2. Despliega la orden como registro activo y la opcin para agregar lneas. Hacer click en el botn Agregar
lnea, como en la imagen 2.8.
3. Abre una nueva ventana con los campos para agregar la lnea, como la de la imagen 2.9.
4. Las reas y campos de esta ventana se describen en el esquema de la imagen 2.10 en forma resumida.
5. Se puede crear lneas de materiales nuevos o que ya estn en la base de datos. Si se agrega uno que ya existe,
puede buscarse con el botn Buscar tem, el sistema insertar los datos de la descripcin del material seleccionado.
2.2 Lneas de Orden de Compra
11
Figura 2.8: Botn para Agregar lnea de orden
Figura 2.9: Ventana para agregar lnea de orden de compra
2.2.1.
Usuario ligado a lnea de orden de compra
1. Independientemente de que se cree un nuevo registro o de que se utilicen datos de un registro bibliogrfico ya
existente, si un usuario ha solicitado la compra del material, se puede buscar y seleccionar en la base de datos
de usuarios para ligarlo a la orden y notificarle cuando se reciba. Para ello se hace click en el botn Buscar
usuario, como en la imagen 2.11 de ejemplo.
2. Abrir una ventana de bsqueda de usuarios, ingresar el nmero de cuenta o el apellido, si se ingresa ste
ltimo hacer click en el botn Buscar, como en la imagen 2.12.
3. Listar el o los usuarios que satisfacen los criterios de bsqueda. Seleccionar el que se desea ligar a la lnea de
orden haciendo click sobre su ID, como en la imagen 2.13.
4. Insertar el ID y el nombre del usuario en los campos correspondientes, como los de la imagen 2.14.
12
Figura 2.10: Esquema de reas de la lnea de orden de compra
Figura 2.11: Seleccin de opcin para buscar usuario
Figura 2.12: Bsqueda de usuario para ligarlo a lnea de orden de compra
13
Figura 2.13: Seleccin de usuario para ligarlo a lnea de orden de compra
Figura 2.14: Datos de usuario en lnea de orden de compra
2.2.2.
Ordenar copias de material que ya existe
1. Hacer click en el botn Buscar tem. como en la imagen 2.15 de ejemplo.
Figura 2.15: Botn para buscar tem para lnea de orden de compra
2. El sistema abrir una nueva ventana de Bsqueda Avanzada (igual a la del Catlogo al Pblico y Catalogacin), desde la que se ingresa el valor de bsqueda y se selecciona el o los ndices por los que se va a buscar,
como en la imagen 2.16 de ejemplo.
3. Buscar el registro y si hay resultados desplegar el sumario o el detalle. Desde el detalle, hacer click en el
14
Figura 2.16: Bsqueda de un material para ordenarlo en una lnea de orden
botn Comprar , como en la imagen 2.17.
Figura 2.17: Detalle de registro para lnea de orden de compra
4. Insertar los datos del registro seleccionado en el rea de Descripcin, como se muestra en la imagen 2.18.
5. Ntese que al seleccionar un registro que ya existe, la opcin para Crear Registro Bibliogrfico desaparece, pues
asume que al utilizar los datos de un ttulo ya catalogado, no es necesario crear un nuevo registro bibliogrfico.
6. En el rea del Precio se ingresan los siguientes campos.
Cantidad. El nmero de copias o ejemplares del ttulo o material que se va a ordenar.
Precio. El precio por cada copia o ejemplar.
Descuento. El tipo de descuento que aplica el proveedor. Estos tipos se configuran previamente.
Monto/Porcentaje. Segn el tipo de descuento este campo va a modificarse. Si no se va a obtener ningn
descuento no se podr ingresar ninguna cantidad; sin embargo si se seleccion un tipo de descuento por
monto, podr ingresarse el porcentaje o la cantidad del descuento. Estos valores se definen durante la
configuracin de los tipo de descuento.
7. Despus de ingresar los datos del precio la ventana aparece como la de la imagen 2.19.
8. En el rea de Fondo se seleccionan el fondo y el ciclo que se va a usar para pagar la factura correspondiente
a esta lnea de orden. Los campos son los siguientes.
Fondo. El fondo creado durante la configuracin.
Ciclo. El ciclo ligado al fondo, tambin es creado durante la configuracin y contiene el monto del
presupuesto asignado.
15
Figura 2.18: Datos de registro ya existente insertados en la lnea de orden de compra
Figura 2.19: Datos del rea del Precio y cantidad de la lnea de orden de compra
Despliega adems, el saldo del monto comprometido y el del monto disponible. Estos montos se actualizan
automticamente conforme se utiliza el ciclo para ordenar materiales en esta u otra orden.
9. Despus de seleccionar el fondo y el ciclo fiscal, la ventana aparece como la de la imagen 2.20.
10. En el rea de Biblioteca y categoras estadsticas se selecciona la Biblioteca a la que pertenecer el material
16
Figura 2.20: Datos del rea de Fondos de la lnea de orden de compra
que se va a ordenar, as como su Ubicacin, Tipo de Material y Estado. Tambin se le asignan dos
Categoras. Los campos son los siguientes.
Biblioteca. La biblioteca a la que pertenece el o los materiales ordenados.
Ubicacin. La ubicacin que tendrn las copias que se van a ordenar.
Tipo de material. El tipo de material que tendrn las copias que se van a ordenar. Este tipo de material
se relaciona con el comportamiento que tendrn en Circulacin.
Estado del material. El estado que tendrn las copias que se van a ordenar. Este estado puede ser
modificado posteriormente desde Catalogacin.
Categora 1. Una categora estadstica.
Categora 2. Una segunda categora estadstica.
11. Despus de seleccionar la biblioteca y las categoras, la ventana aparece como la de la imagen 2.21.
12. Una vez que se han completado los datos de la lnea de orden, para ordenar nuevas copias de un material que
ya existe en la base de datos, se hace click en el botn Agregar lnea, como en la imagen 2.22.
13. Desplegar la ventana de la orden de compra activa con la nueva lnea recin agregada, como en la imagen
2.23.
2.2.3.
Ordenar nuevo material
1. Despus de hacer click en el botn Agregar lnea desde el detalle de la orden de compra, abrir una ventana
con los campos para agregar la lnea.
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Figura 2.21: Datos del rea de Biblioteca y categoras de la lnea de orden de compra
Figura 2.22: Agregar lnea para ordenar copias de material que ya existe
2. En el rea de Descripcin se ingresan los datos del material que se va a ordenar. Cada lnea de orden describe
un solo material, aunque de l se ordenen una o ms copias o ejemplares. Los campos de la Descripcin pueden
18
Figura 2.23: Orden con una lnea de orden
configurarse para que aparezcan otros en lugar de los que se muestran en los ejemplos. Por omisin el sistema
se instala con campos de tipo bibliogrfico.
3. Ingresar en la Descripcin los datos del material, como se muestra en la imagen 2.24 de ejemplo.
Figura 2.24: Datos de Descripcin en lnea de orden
4. Si se desea que se cree un registro bibliogrfico en la base de datos, con la informacin ingresada en la descripcin, se marca el campo Crear Registro. Al hacerlo desplegar tres nuevos campos: Formato. Biblioteca
y Nivel de Seguridad.
Formato. Seleccionar el formato que tendr el registro bibliogrfico que se va a crear con los datos de
la lnea de orden de compra.
Biblioteca. Seleccionar la biblioteca a la que pertenecer el registro bibliogrfico.
Nivel de Seguridad. El nmero del nivel de seguridad que se desea asignar al registro. Cualquier usuario
con un nivel de seguridad menor no podr verlo. Si no se desea asignar ningn nivel de seguridad, se deja
en blanco.
5. Un ejemplo de los campos para Crear Registro Bibliogrfico se despliega en la imagen 2.25.
6. En el campo No. Partes se ingresa el nmero de unidades fsicas, cuando hay ms de uno, que componen
cada unidad del material que se va a ordenar. Por ejemplo, si se trata del ttulo de un libro que adems est
acompaado de un CD, se podra ingresar en este campo el nmero 2.
7. Si se tratara de una suscripcin, se marca el campo Crear Suscripcin, y se activar y desplegar el rea de
Informacin para suscripciones, en la que se ingresan los datos de la suscripcin, con los siguientes campos.
Nm. de suscripcin. El nmero con que se identifica a la suscripcin. Si se utiliza un registro de la
base de datos con una suscripcin, este nmero es el de dicha suscripcin.
19
Figura 2.25: Datos para Crear nuevo Registro Bibliogrfico desde lnea de orden de compra
Nm. das suscripcin. Nmero de das en los que la suscripcin estar vigente.
No. copias. Nmero de copias o ejemplares de cada fascculo recibido por la suscripcin.
No. fascculos. Nmero de fascculos o nmeros recibidos durante la suscripcin.
Fecha renovacin. Fecha en que debe renovarse la suscripcin.
8. Un ejemplo de los datos ingresados en el rea de Informacin para suscripciones es el de la imagen 2.26. En
Figura 2.26: Datos del rea de Informacin para suscripciones
este ejemplo se mostrar el caso de la orden de un material sin informacin de suscripciones.

9. Los datos del rea del Precio se describen en la seccin 6 sobre el precio, del apartado para Seleccionar material
que ya existe y el procedimiento es el mismo.
10. Los datos del rea de Fondos se describen en la seccin 8 sobre los fondos, del apartado para Seleccionar
material que ya existe y el procedimiento es el mismo.
11. Los datos del rea de Biblioteca y Categoras se describen en la seccin 10 sobre la biblioteca, y categoras,
del apartado para Seleccionar material que ya existe y el procedimiento es el mismo.
12. Los datos del rea de Informacin para suscripciones se describen en la seccin 7 sobre las suscripciones, del
apartado para Seleccionar material que ya existe y el procedimiento es el mismo.
13. Una vez completados los campos de las diferentes reas, se hace click en el botn Agregar lnea, como en la
imagen 2.27 de ejemplo.
14. Cerrar la ventana de la lnea y desplegar el detalle de la orden de compra con la nueva lnea recin agregada
(junto con las lneas que ya existan), como en la imagen 2.28.
15. Conforme se agregan lneas de orden, los datos de las copias se actualizan automticamente y se despliegan
en el detalle de la orden de compra, como en el ejemplo de la imagen 2.29.
2.2.4.
Editar lnea de orden
Si es necesario se pueden editar las lneas de orden. Sin embargo, no es posible modificar todos los campos, pues
algunos son controlados por el sistema.
Las lneas de Orden de compra ya facturadas no pueden editarse ni ser borradas, slo se puede ver el
registro, pero no podrn ser modificadas.
20
Figura 2.27: Agregar lnea de orden de nuevo material
Figura 2.28: Orden de compra con dos lneas
Figura 2.29: Datos de las copias de una orden
21
1. Antes de editar cualquier lnea hay que identificar y seleccionar la orden de compra correspondiente.
2. Para editar una lnea, desde el sumario de lneas de orden se hace click sobre el ID de la lnea que se desea
editar, como en la imagen 2.30.
Figura 2.30: Seleccin de lnea de orden para editar
3. Despliega el registro de la lnea con todos los datos, como el de la imagen 2.31 de ejemplo.
Figura 2.31: Registro de lnea de orden
4. Para editarlo se hace click en el botn Actualizar. Si no se desea editar la lnea, se hace click en el botn
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Cancelar. Si la Lnea de Orden ya fue facturada, no podr actualizarse y no desplegar los botones Actualizar
y Borrar.
5. Los campos del registro de lnea de orden son los siguientes.

No. de orden. El ID o nmero interno de la orden de compra, asignado por el sistema, a la que pertenece
esta lnea de orden.
No. de lnea. El nmero de lnea, asignado por el sistema, dentro de la orden de compra.
No. de fondo. El fondo seleccionado para esta lnea.
Ciclo. El ciclo de fondo con el que se va a pagar el material de la lnea de orden.
Biblioteca. Biblioteca a la que pertenecern los materiales ordenados.
No. de solicitud. El nmero de la solicitud, si la hay, con la que se pidi que se comprara el material.
Nmero de suscripcin. El nmero de la suscripcin relacionada con la lnea de orden. La suscripcin
ya debe estar creada desde el Mdulo de Catalogacin, de tal forma que al identificarla en Adquisiciones,
hace una relacin de los datos de la suscripcin con la lnea de orden.
Das de suscripcin. Das que durar la suscripcin
Fecha renovacin suscripcin. Fecha en la que debe renovarse la suscripcin.
Nmero de copias a recibir. El nmero de copias o ejemplares de cada fascculo recibido por la
suscripcin.
Nmero de fascculos. Nmero de fascculos o nmeros recibidos durante la suscripcin.
No. de ficha. Si los datos del material se ligaron a un registro que ya existe en la base de datos, el
nmero de la ficha aparece en este campo.
Descripcin 1. El primer campo de los datos que describen el material que se va a ordenar. Este campo
se puede configurar para que describa otro tipo de dato.
Descripcin 2. El segundo campo de los datos que describen el material que se va a ordenar. Este
campo se puede configurar para que describa otro tipo de dato.
Descripcin 3. El tercer campo de los datos que describen el material que se va a ordenar. Este campo
Descripcin 4. El cuarto campo de los datos que describen el material que se va a ordenar. Este campo
Descripcin 5. El quinto campo de los datos que describen el material que se va a ordenar. Este campo
No. moneda. La moneda con la que cobra el proveedor los materiales ordenados.
Tipo de cambio. El tipo de cambio de la moneda con la que cobra el proveedor los materiales (la del
campo de No. moneda), con relacin a la moneda base.
No. tipo de descuento. El tipo de descuento que aplicar el proveedor a esta lnea de orden.
Porcentaje de descuento. El porcentaje, si lo hay, que descontar el proveedor al costo de los materiales
ordenados en esta lnea.
Monto de descuento. El monto o cantidad que descontar el proveedor al costo de los materiales
ordenados en esta lnea.
Precio. El precio por unidad del material ordenado, en la moneda en la que cobra el proveedor.
Cantidad. La cantidad de copias o ejemplares del material ordenado en esta lnea.
No. de partes. El nmero de unidades fsicas, cuando hay ms de uno, que componen cada unidad del
material que se va a ordenar. Por ejemplo, si se trata del ttulo de un libro que adems est acompaado
de un CD, se podra ingresar en este campo el nmero 2.
Categora 1. La categora estadstica a la que van a pertenecer los materiales que se estn ordenando.
Categora 2. Otra categora estadstica a la que van a pertenecer los materiales que se estn ordenando.
Id del usuario. El ID del usuario que est ligado a esta lnea de orden, puede ser el usuario que ha
solicitado que se compre el material.
2.3 Recepcin de material ordenado
23
Nombre. El nombre del usuario que est ligado a esta lnea de orden, puede ser el usuario que ha
solicitado que se compre el material.
Fecha creacin. La fecha en que se cre la lnea de orden.
Fecha de envo. La fecha en que se envi la orden con esta lnea.
Tipo de cancelacin. El tipo de cancelacin que se aplic a esta lnea si es que ha sido cancelada.
Fecha cancelacin. La fecha en que se cancel la lnea de orden.
6. Si se ha modificado algn dato se hace click en el botn Actualizar para guardar los cambios. Despliega un
mensaje indicando que se han actualizado exitosamente los datos, hacer click en el botn OK del mensaje.
Regresar al sumario de lneas de orden.
2.3.
Recepcin de material ordenado
La recepcin de cada material ordenado es un proceso muy simple. Cada lnea de orden creada mantiene una
cuenta de la cantidad de unidades ordenadas y recibidas.
2.3.1.
Recibir material
1. Desde el sumario de rdenes, haciendo click sobre el ID, se selecciona la orden de la que se van a recibir los
materiales, como en la imagen 2.32.
2. Despliega la orden como registro activo y las lneas asociadas a esa orden. Cada lnea incluye, entre otros
datos, la columna Rec. (Recibidos) con los nmeros recibidos, sin embargo si no se ha recibido an ninguno,
el dato se mantiene en cero, como se muestra en la imagen 2.33.
3. Hacer click sobre el nmero de la columna Rec. correspondiente aRecibidos de la lnea para la que se van
a recibir los materiales, como en la imagen 2.34 de ejemplo. En este ejemplo es el nmero cero (0), pues no
se ha recibido ninguna copia. Si ya se hubiera recibido una o ms copias previamente, el nmero cambiara,
pero tambin se hara click sobre l para recibir ms copias.
4. Abrir la ventana de Recepcin, en la que se puede modificar el nmero de copias que se estn recibiendo.
El sistema asume que se recibe el mismo nmero de copias que las que se ordenaron, pero se puede indicar
que se estn recibiendo menos o ms. Si se est recibiendo un nmero de copias diferente al ordenado, hay
que modificar dicho nmero manualmente; en el campo Cantidad se ingresa el nmero de copias recibidas.
Tambin se puede ingresar una fecha de recepcin diferente a la utilizada por el sistema, en cuyo caso se debe
ingresar la fecha manualmente en el campo Fecha recepcin, en el formato AAAA-MM-DD.
24
Figura 2.33: Columna de copias de lnea de orden recibidas
Figura 2.34: Seleccin de opcin para recibir materiales de una lnea
Una vez que se confirma o modifica el nmero de copias se hace click en el botn Crear, como en la imagen
2.35.
Figura 2.35: Ventana de recepcin de copias de lnea de orden
5. Cerrar la ventana de Recepcin y desplegar en el sumario de lneas el nuevo nmero de copias recibidas
para la lnea correspondiente, como se muestra en la imagen 2.36 de ejemplo. Tambin actualizar el nmero
total de copias recibidas para la orden activa.
6. Si se va a recibir un nmero de copias diferente del ordenado se sigue un procedimiento similar al anterior. Desde el sumario de lneas se hace click sobre el nmero cero de la columna de Recepcin de la lnea
correspondiente, como en la imagen 2.37.
7. Abrir la ventana de Recepcin, con el nmero de copias que se espera recibir, como la de la imagen 2.38.
25
Figura 2.36: Lnea de orden con tres copias recibidas
Figura 2.37: Recepcin de copias de una segunda lnea de orden
Figura 2.38: Ventana de recepcin de dos copias
8. En el campo Cantidad se borra el nmero desplegado y se ingresa el nuevo nmero de copias que se va a
recibir, por ejemplo 1, como en la imagen 2.39.
9. Despus de modificar el nmero de copias recibidas se hace click en el botn Crear, como en la imagen 2.40.
10. Cerrar la ventana de recepcin y en el sumario de lneas desplegar el nuevo nmero de copias recibidas como
en el ejemplo de la imagen 2.41.
2.3.2.
Editar Recepcin
Por cada lnea de orden, de la que se haya recibido al menos un tem o ejemplar, se crea un registro de
Recepcin.
26
Figura 2.39: Ventana de recepcin de tres copias
Figura 2.40: Recepcin de tres copias
Figura 2.41: Lnea de orden con tres copias recibidas
Aunque en general no es necesario, el registro de Recepcin se puede editar si el sistema est configurado
por el administrador para permitir la edicin de recepciones. Los nicos campos que se pueden modificar
son los de la Fecha de recepcin y de la Cantidad de copias recibidas.
En estos ejemplos se asume que la configuracin permite la edicin de registros de recepciones
1. Para editar una recepcin, desde el sumario de lneas de orden se hace click sobre el nmero de copias recibidas
de la lnea cuya recepcin se desea editar, como en la imagen 2.42.
2. Abrir la ventana de Recepcin correspondiente a la recepcin que se seleccion. Esta ventana lista las recepciones ya hechas. Para editarlo se hace click sobre el ID de la recepcin que se desea editar, como en la
27
Figura 2.42: Seleccin de Recepcin desde lnea de orden
imagen 2.43.
Figura 2.43: Seleccin de recepcin para editar
3. Abre el registro de la recepcin seleccionada, como el de la imagen 2.44.
Figura 2.44: Registro de recepcin
4. Los campos de este registro son los siguientes.

Identificador. El ID o nmero interno que asigna el sistema al registro de la recepcin
No. de orden. El nmero de orden, asignado por el sistema, al que pertenece la lnea cuya recepcin se
va a editar.
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No. de lnea. El nmero de lnea al que pertenece la recepcin que se va a editar.
Fecha recepcin. La fecha en que se recibieron la o las copias.
Cantidad. La cantidad de copias recibidas.
5. Si se desea hacer algn cambio se hace click en el botn Actualizar y abrir el registro en modo de edicin,
como el de la imagen 2.45.
Figura 2.45: Registro de recepcin en modo de edicin
6. Despus de hacer los cambios se hace click en el botn Actualizar para guardarlos. Desplegar un mensaje
indicando que los datos se han actualizado exitosamente, hacer click en el botn OK de dicho mensaje. Cierra
el registro de edicin de recepcin y regresa al sumario de lneas.
7. Si se ha ordenado ms de un ejemplar o copia de un material, es posible que en una fecha se reciba un nmero
de ejemplares inferior o diferente al ordenado, y en otra fecha o fechas posteriores se reciban los ejemplares
restantes. En tal caso, Janium registra cada recepcin de forma independiente y crea un registro de Recepcin
por cada una, como en la imagen 2.46 de ejemplo, en la que se despliegan tres recepciones, la primera de 3
ejemplares en una fecha especfica, la segunda de un ejemplar en otra fecha, y la tercera de un ejemplar en
otra fecha, para hacer un total de 5 ejemplares.
Figura 2.46: Recepciones de los ejemplares ordenados
2.4 Facturar material
2.4.
29
Facturar material
Despus de que se ha ordenado el material, puede facturarse. Generalmente se factura despus de recibir, sin
embargo se puede facturar an antes de haber recibido los materiales.
El parmetro facturas de la Configuracin General del Mdulo de Administracin, permite definir si
se puede facturar ms de las copias ordendas y sin haberlas recibido.
Despus de facturar para un orden, ya no es posible recibir ni reclamar materiales, pues se asume que
la factura de un proveedor representa un embarque o envo que es aceptado en el momento de ingresar
los datos de la factura al sistema. De otra manera, es conveniente no facturar en Janium si se requiere
reclamar materiales o an se espera recibirlos.
2.4.1.
Crear facturas
La creacin de facturas est relacionada con los ciclos de fondos utilizados para ordenar y pagar el material.
Si, por ejemplo, el registro de ciclo de fondo no tiene un valor en el campo Porcentaje Comprometido,
el sistema no sabr cunto se pude comprometer de ese fondo y no podr facturar. Por tal razn es
importante crear y configurar los fondos y ciclos de fondos con todos los campos que reflejen las condiciones
presupuestales de la institucin.
1. Desde el sumario de rdenes, seleccionar la orden de compra cuyos materiales se van a facturar, como en la
imagen 2.47.
datos, la columna Rec. con los nmeros recibidos; como en la imagen 2.48.
3. Hacer click en la opcin Facturacin de la barra de opciones, como en el ejemplo de la imagen 2.49.
4. Desplegar la ventana de Creacin y Edicin de facturas. En el rea para Crear Facturas despliega la orden
activa, es decir la que se seleccion desde el sumario de rdenes, y que es para la que se va a facturar.
5. Si se desea facturar para otra orden que no es la activa, se puede hacer click en el botn Seleccionar orden,
Al hacerlo desplegar una lista o sumario de rdenes para seleccionar aqulla para la que se va a facturar.
6. Una vez que se llegue a la ventana de Creacin y Edicin de facturas, en el rea para Crear facturas se
ingresan los datos de la nueva factura.
30
Figura 2.48: Orden de compra con ejemplares recibidos
Figura 2.49: Seleccin de la opcin para facturar
Figura 2.50: Botn para seleccionar orden
7. Los datos para facturar son los siguientes.

ID de Orden. El nmero identificador interno de la orden para la que se va a facturar.
Nmero de Factura. El nmero de la factura enviada por el proveedor.
Nmero de cheque. El nmero de cheque con el que se va a pagar la factura.
Fecha de Factura. La fecha que aparece en la factura enviada por el proveedor.
Fecha de Pago. Fecha en que se est pagando la factura.
8. Una vez ingresados estos datos se hace click en el botn Crear, como en la imagen 2.51 de ejemplo.
31
Figura 2.51: Datos para crear factura
9. El sistema reconocer cuntas lneas de orden hay para esa orden y las desplegar para marcar las que se van
a facturar. Hay que recordar que no siempre se recibe y factura todo lo que se orden a un proveedor. Cada
lnea debe marcarse para facturarla. Si todas las lneas de orden se van facturar, hay que marcar todas, como
en la imagen 2.52.
Figura 2.52: Seleccin de lneas para factura
10. Una vez marcadas las lneas que se van a facturar, se hace click en el botn Facturar lneas, como en la
imagen 2.53. Si no se desea facturar se hace click en el botn Cancelar.
Figura 2.53: Botn para facturar lneas
11. Despus de facturar las lneas desplegar el sumario de las lneas de factura recin creadas y la informacin
de la orden activa para la que se ha facturado, como se muestra en la imagen 2.54.
32
Figura 2.54: Lneas de Factura de una Orden
12. El rea de Edicin de lneas de la Facturas despliega la lista de las facturas ya creadas, por si se desea editar
alguna de ellas.
13. Si se desea facturar otras rdenes de compra se hace click en la opcin Ordenes de compra de la barra de
opciones para seleccionar otra orden.
2.4.2.
Editar Facturas
Despus de crear facturas es posible que sea necesario editar algn dato, para ello se siguen los siguientes pasos.
1. Desde cualquier ventana seleccionar la opcin Facturacin de la barras de opciones, como en el ejemplo de
la imagen 2.55.
Figura 2.55: Seleccin de la opcin de facturacin
2. Desplegar la lista o sumario de facturas, desde la que se selecciona la que se desea editar, para ello se hace
click sobre el ID de la factura correspondiente, como en la imagen 2.56.
3. Despliega la ventana de la Factura activa con sus lneas correspondientes. Para editar una lnea de factura se
hace click sobre el ID, como en la imagen 2.57.
4. Desplegar el registro de la lnea de factura, si se va a editar se hace click en el botn Actualizar , como en
la imagen 2.58, de otra manera se hace click en Cancelar para regresar a las lneas de la factura activa.
33
Figura 2.56: Seleccin de factura para editar
Figura 2.57: Seleccin de Lnea de Factura
5. La mayora de los campos de la Lnea de Factura son controlados por el sistema, pues los datos son tomados
de otros registros e insertados automticamente en el campo correspondiente. Estos campos son los siguientes.
Nmero de factura. Nmero nico que el sistema asigna a la factura. Todas las lneas relacionadas
con la factura tendrn el mismo nmero en este campo.
No. de lnea factura. Nmero de la lnea de factura asignado por el sistema. Cada lnea de factura
relacionada con una orden, tiene un nmero nico que la identifica dentro de la orden.
No. de fondo. El fondo que se seleccion al crear la lnea de orden. Es ingresado automticamente por
el sistema.
No. de orden. El nmero de la orden asignado por el sistema, al que estn ligadas las lneas de orden
que se facturaron. Es ingresado automticamente por el sistema.
No. de lnea de orden. El nmero de la lnea de orden que se factur y al que est ligada la lnea de
factura. Es ingresado automticamente por el sistema.
Ciclo. El ciclo fiscal con que se est pagando la factura. Es ingresado automticamente por el sistema.
No. de ficha. El nmero del registro bibliogrfico (o ficha) al que se lig la lnea de orden. Si no se lig
a ningn registro ya existente, este campo aparece vaco. Es ingresado automticamente por el sistema.
Descripcin 1. El primer campo para describir el material que se orden en la lnea de orden.
Descripcin 2. El segundo campo para describir el material que se orden en la lnea de orden.
Descripcin 3. El tercer campo para describir el material que se orden en la lnea de orden.
Descripcin 4. El cuarto campo para describir el material que se orden en la lnea de orden.
Descripcin 5. El quinto campo para describir el material que se orden en la lnea de orden.
34
Figura 2.58: Registro de Lnea de Factura
No. moneda. La moneda con la que se pag al proveedor la factura en la que estn las lneas. Es
ingresado automticamente por el sistema.
Tipo de cambio. El tipo de cambio de la moneda con la que se pag al proveedor con relacin a la
moneda base. Es ingresado automticamente por el sistema.
No. tipo de descuento. El tipo de descuento que se aplic en la lnea de orden. Es ingresado automticamente por el sistema.
Porcentaje de descuento. El porcentaje que se descont al total de la lnea de orden. Es ingresado
automticamente por el sistema.
Monto de descuento. Similar al porcentaje, pero en este campo se registra el monto que se descont
al total de la lnea de orden. Es ingresado automticamente por el sistema.
Precio. El precio por cada unidad, copia o ejemplar que se est ordenando en la lnea. Es ingresado
Cantidad. El nmero de unidades, copias o ejemplares que se estn ordenando en la lnea. Es ingresado
No. de partes. El nmero de partes que componen una unidad, copia o ejemplar. Por ejemplo si un
libro incluye un CD, se podra ingresar 2.
Notas. Cualquier nota que los operadores deseen ingresar sobre la lnea de factura.
Instrucciones. Cualquier instruccin que se deba seguir respecto de la lnea de factura.
6. Si se ha modificado algn dato se hace click en el botn Actualizar para guardar los cambios. Despliega un
mensaje indicando que se han actualizado exitosamente los datos, hacer click en el botn OK del mensaje.
Regresar al sumario de lneas de factura.
7. Tambin se puede ver el detalle de una factura, y editarla si es necesario, seleccionando la Orden de Compra
desde el Sumario de rdenes de compra, lo que desplegar las Lneas de Orden correspondientes, y si ya
se ha facturado para esa orden, la columna Estado desplegar el nmero de factura. Para ver las lneas de
2.5 Reclamaciones de material
35
esa factura se hace click sobre el nmero de la factura, como en la imagen 2.59.
Figura 2.59: Seleccin de Factura desde sumario de lneas de orden
8. Desplegar la lista o sumario de lneas de facturas, desde la que se selecciona la que se desea editar, para ello
se hace click sobre el ID de la lnea correspondiente, como en la imagen 2.60.
Figura 2.60: Seleccin de Lnea de Factura
2.5.
Reclamaciones de material
Los materiales ordenados y no recibidos pueden reclamarse a los proveedores. Cada lnea de orden, an no ligada
a una factura, contiene una opcin para reclamar uno o ms ejemplares o copias. Por cada reclamacin se crea un
registro de reclamacin en la base de datos.
Despus de facturar ya no es posible reclamar un ejemplar, pues se asume que con el ingreso de los datos
de la factura enviada por el proveedor, se est aceptando el embarque o pedido.
Si se recibe un material que ha sido reclamado, la reclamacin se anula, pero el registro de Reclamacin
no se borra. Al recibir el material, desplegar un mensaje indicando que la reclamacin se anula, como
en la imagen ??.
2.5.1.
Crear Reclamacin
1. Para reclamar, primero es necesario identificar la orden de compra; para ello, desde el sumario de rdenes se
hace click sobre el ID de la orden para la que se va a reclamar el material, como en la imagen 2.61.
datos, la columna Rec. (Recibidos) con los nmeros recibidos, y la columna Cant. (Cantidad) con el nmero
36
Figura 2.61: Seleccin de orden para reclamar
de ejemplares ordenados, como se muestra en la imagen 2.62.
Figura 2.62: Lneas de Orden
3. Desde este sumario de lneas de orden se puede recibir o reclamar material. Para reclamar se hace click sobre
el nmero de la columna Rec. correspondiente a Reclamados de la lnea para la que se van a reclamar los
materiales, como en la imagen 2.63.
Figura 2.63: Seleccin de opcin para Reclamar material de una lnea de orden
4. Desplegar una ventana de Reclamacin, desde la que se puede ingresar cuntos ejemplares se estn recla-
2.5 Reclamaciones de material
37
mando, en qu fecha y el motivo o razn de la reclamacin. Por omisin despliega la fecha actual y el nmero
de ejemplares que se ordenaron. Si los datos son correctos, se hace click en el botn Reclamar, como en la
imagen 2.64.
Figura 2.64: Ventana de Reclamacin
5. Cerrar la ventana y volver a la del sumario de lneas de orden, creando automticamente un registro de
reclamacin. Ahora, el nmero de ejemplares reclamados cambia para desplegar aqullos que fueron reclamados. El nmero de reclamados tambin se actualiza en los datos de la orden de compra de la parte superior
de la ventana, como en la imagen 2.65.
Figura 2.65: Lneas de orden con reclamados
6. Si se desea reclamar material para otras lneas, se debe seguir el mismo procedimiento. La imagen 2.66 muestra
un ejemplo en el que se va a reclamar material de otra lnea de orden.
2.5.2.
Editar Reclamacin
1. Desde cualquier ventana seleccionar la opcin Reclamaciones de la barras de opciones, como en el ejemplo
de la imagen 2.67.
2. Despliega la lista o sumario de reclamaciones, desde la que se selecciona la que se desea editar haciendo click
sobre el ID de Orden/Lnea correspondiente, como en la imagen 2.68.
3. Despliega el registro de la reclamacin seleccionado, si se va a editar se hace click en el botn Actualizar ,
como en la imagen 2.69, de otra manera se hace click en Cancelar para regresar al despliegue de las lneas
de orden de la orden de compra activa.
38
Figura 2.66: Reclamacin de material de una segunda lnea de orden
Figura 2.67: Seleccin de la opcin de Reclamaciones
Figura 2.68: Seleccin de lnea de Reclamacin
4. Los campos del registro de Reclamacin son los siguientes.

No. de orden. El nmero de la orden a la que pertenecen los materiales reclamados. Es ingresado automticamente por el sistema.
No. de lnea. El nmero de lnea de orden correspondiente a los materiales reclamados. Es ingresado automticamente por el sistema.
Tipo de reclamacin. Este parmetro se crea durante la configuracin del mdulo. La institucin puede
crear los tipos de reclamacin que necesite. Este campo pretende reflejar la razn o motivo de la reclamacin.
2.6 Cancelar Lneas de Ordenes
39
Figura 2.69: Registro de Reclamacin
Fecha de reclamacin. La fecha en que se cre la reclamacin. Es ingresado automticamente por el sistema.
Cantidad. La cantidad de ejemplares o copias reclamadas.
No. de partes. El nmero de unidades fsicas, cuando hay ms de uno, que componen cada unidad del
material que se est reclamando. Por ejemplo, si se trata del ttulo de un libro que adems est acompaado
de un CD, se podra ingresar en este campo el nmero 2.
Fecha de envo. La fecha en que se envi la reclamacin al proveedor.
No. de reclamaciones. El nmero de reclamaciones enviadas al proveedor.
Cdigo del estado. El estado en que se encuentra la reclamacin. Si se cambia, la reclamacin ya no se
desplegar en la lista o sumario de reclamaciones.
Respuesta. La respuesta del proveedor a la reclamacin.
Fecha de respuesta. La fecha en que se recibi la respuesta del proveedor.
2.6.
Cancelar Lneas de Ordenes
Para cancelar una lnea de orden slo es necesario cambiar su estado seleccionando el que corresponda a la
cancelacin, como en la imagen 2.70. Las razones de cancelacin o estados son configurados por la institucin.
Despus de cambiar el estado de una lnea de orden ya no se podr recibir materiales de esa lnea. Los balances
de los fondos se ajustarn de acuerdo a las lneas canceladas.
40
Figura 2.70: Cancelacin de una lnea de orden
2.7.
Proveedores
Desde el mdulo se puede revisar y actualizar la informacin de los Proveedores y sus ciclos. No se puede borrar
dicha informacin porque eso est permitido slo a los operadores con acceso al mdulo de Administracin.
1. Desde cualquier ventana se selecciona la opcin Proveedores de la barras de opciones, como en el ejemplo
de la imagen 2.71.
Figura 2.71: Seleccin de la opcin de Proveedores
2. Despliega la lista o sumario de Proveedores a los que se les ha ordenado material, como la de la imagen
2.72.
Puede ser que no todos los Proveedores definidos en la configuracin se desplieguen en esta lista, pues slo
incluye aqullos a los que se les ha ordenado material. Para ver todos los Proveedores configurados, se utiliza
la opcin correspondiente del Mdulo de Administracin.
2.7 Proveedores
41
Figura 2.72: Lista o sumario de proveedores
3. Este sumario incluye la siguiente informacin.

El cdigo del Proveedor, el Ciclo de Proveedor, el Monto facturado por cada proveedor, los das de espera
para reclamar al proveedor, los das de espera para cancelar la orden y el total de descuento otorgado
por cada proveedor.
Cuando se crea una lnea de orden para ordenar a un proveedor y se selecciona un ciclo de fondo para
pagar el material, el sistema crea automticamente un ciclo del proveedor, que es el que se despliega
en este sumario de proveedores. Cada Ciclo de Proveedor puede tener diferentes descuentos y
perodos de reclamo y cancelacin que los ingresados en el parmetro del Proveedor.
4. Un ejemplo de varios Proveedores y Ciclos de proveedor se muestra en la imagen 2.73 de ejemplo, en ella cada
ciclo de proveedor se cre a partir de un ciclo de fondo. cada ciclo de fondo representa una partida presupuestal.
Para el ao 2002 se crearon dos ciclos, uno para el primer semestre y otro para el segundo semestre. Al utilizar
esas partidas o ciclos de fondos, se crearon ciclos de proveedor, que son los que se despliegan en la columna
Ciclo.
Figura 2.73: Esquema de la lista o sumario de proveedores
42
5. Cuando hay ms de un Ciclo, se puede utilizar el selector de ciclos para listar slo los correspondientes a un
ciclo especfico. El selector de ciclos se muestra en la imagen 2.74.
Figura 2.74: Selector de Ciclos de Proveedor
6. Si hay varios Ciclos de Proveedor y se desea listar slo los relacionados con un solo Proveedor, se puede utilizar
el selector de proveedores, como el de la imagen 2.75.
Figura 2.75: Selector de Proveedor
2.7.1.
Editar Proveedor
1. Si se desea ver los detalles o editar un proveedor de la lista, se hace click en el proveedor correspondiente,
2. Despliega el registro del proveedor seleccionado, si se va a editar se hace click en el botn Actualizar , como
en la imagen 2.77, de otra manera se hace click en Cancelar para regresar al sumario de proveedores. En
esta ventana no se crean ni borran proveedores, slo pueden actualizarse. Para crear y/o borrar proveedores,
2.7 Proveedores
43
Figura 2.76: Seleccin de proveedor para ver o editar
se utiliza la opcin correspondiente del Mdulo de Administracin.
Figura 2.77: Registro de Proveedor
3. Los campos del registro del proveedor son los siguientes.

Cdigo del proveedor. Cdigo, de hasta 30 caracteres, con el que se va a identificar al proveedor. Por
ejemplo Swets, Blackwell, etc.
Proveedor. Nombre completo o descripcin del proveedor. Por ejemplo Swets & Zeitlinger, Blackwells Book
Services, etc.
44
No. moneda. La moneda en la que cobra el proveedor. Si no cobra en la moneda local, cuando se pague a
este proveedor, el sistema har la conversin segn el tipo de cambio ingresado en las Monedas.
No. tipo de descuento. El tipo de descuento que aplica el proveedor cuando le ordenamos material. Los
tipos de descuento se crean y editan en el Mdulo de Administracin.
Cdigo de cliente. El cdigo con el que el proveedor identifica a la institucin.
Perodo de reclamo en das. El nmero de das que pasan antes de reclamar al proveedor los materiales
ordenados y no recibidos.
Perodo de cancelacin en das. El nmero de das que pasan antes de cancelar la orden de los materiales
ordenados y no recibidos.
Categora 1. Una categora estadstica para identificar al proveedor. Las categoras se configuran previamente.
Categora 2. Una segunda categora estadstica para identificar al proveedor. Las categoras se configuran
previamente.
Activo, 1=S, 0=No. Si el proveedor est activo, se ingresa el valor uno (1). Si se trata de un proveedor
al que ya no se le va a ordenar material, pero se desea mantener en la base de datos, se ingresa el valor cero
(0).
Atencin. El nombre de la persona, contacto o empresa al que va a ir dirigida la correspondencia enviada a
este proveedor.
Calle. La calle del domicilio del proveedor, a la que se le enviar la correspondencia.
Ciudad. La ciudad del domicilio del proveedor, a la que se le enviar la correspondencia.
Cdigo del estado. El cdigo del estado, regin o departamento del domicilio del proveedor, al que se le
enviar la correspondencia. La regin de algunos pases est dividida en estados, zonas o regiones, que se
identifican con un cdigo, por ejemplo NL para el estado de Nuevo Len.
Cdigo Postal. El cdigo postal del domicilio del proveedor, a la que se le enviar la correspondencia.
Pas. El pas del domicilio del proveedor, a la que se le enviar la correspondencia.
Telfono. El o los telfonos del proveedor. Conviene incluir los cdigos o claves internacionales.
FAX. El nmero de fax del proveedor.
Correo electrnico. La cuenta de correo electrnico del contacto por parte del proveedor. Por ejemplo
info@mx.swets.com
WEB. La pgina o sitio web del proveedor. Por ejemplo http://www.swets.com/web.
Notas. Cualquier nota adicional sobre el proveedor, que sea de utilidad al personal u operador del mdulo
de Adquisiciones.
2.7.2.
Editar Ciclo de Proveedor
La primera vez que se utiliza un Ciclo de Fondo para pagarle a un Proveedor, se crea automticamente un
Ciclo de Proveedor. Este ciclo es til para definir ciertos parmetros que podran ser diferentes a los del registro del
Proveedor, pero que slo van a aplicar durante la vigencia del ciclo, por ejemplo durante un ao o un semestre.
1. Si se desea ver los detalles o editar un ciclo de proveedor de la lista, se hace click en el ciclo correspondiente,
2. Despliega el registro del Ciclo de Proveedor seleccionado, si se va a editar se hace click en el botn Actualizar ,
como en la imagen 2.79, de otra manera se hace click en Cancelar para regresar al sumario de proveedores.
En esta ventana no se crean ni borran ciclos de proveedores, slo pueden actualizarse. Para borrar ciclos de
proveedores, se utiliza la opcin correspondiente del Mdulo de Administracin.
2.7 Proveedores
45
Figura 2.78: Seleccin de Ciclo de Proveedor
Figura 2.79: Registro de Ciclo de Proveedor
3. Los campos del registro de Ciclo de Proveedor son los siguientes.

Cdigo de proveedor. Cdigo, de hasta 30 caracteres, con el que se va a identificar al proveedor. Por ejemplo
Swets, Blackwell, etc. Este campo es ingresado automticamente por el sistema.
Ciclo. El ciclo creado por el sistema con base en el Ciclo de Fondo, que se utiliz al ordenar por primera vez
un material utilizando dicho Ciclo de Fondo.
Monto total. El monto o cantidad gastada utilizando el Ciclo de Fondo especfico, y que se ha pagado al
Proveedor. Por ejemplo, si se ha utilizado el Ciclo de Fondo 2003 para pagar al Proveedor Gandhi, un total
de 679.50 pesos, el sistema insertar en el campo Monto del Ciclo de Proveedor esa cantidad.
46
Perodo de reclamo en das. El nmero de das que pasan antes de reclamar al proveedor los materiales
ordenados y no recibidos durante este ciclo. Este valor se inserta automticamente tomndolo del campo
Perodo de reclamo en das del registro del Proveedor. Si se desea hacer una excepcin que aplique slo
durante la vigencia del ciclo, por ejemplo durante un semestre o un ao, se modifica en este campo sin tenerlo
que cambiar en el Proveedor.
Perodo de cancelacin en das. El nmero de das que pasan antes de cancelar la orden de los materiales
ordenados y no recibidos. Este valor se inserta automticamente tomndolo del campo Perodo de cancelacin
en das del registro del Proveedor. Si se desea hacer una excepcin que aplique slo durante la vigencia del
ciclo, por ejemplo durante un semestre o un ao, se modifica en este campo sin tenerlo que cambiar en el
Proveedor.
Tipo de descuento 1. Si en una Lnea de Orden (en la que se utiliz el Ciclo de Fondo a partir del cual se
cre este Ciclo de Proveedor ), se seleccion un Tipo de Descuento, el sistema inserta dicho tipo de descuento
en este campo.
Monto descuento 1. Monto del descuento aplicado, por cada ejemplar o copia, segn el tipo de descuento
consignado en el campo Tipo de descuento 1.
Tipo de descuento 2. Si en una Lnea de Orden (en la que se utiliz el Ciclo de Fondo a partir del cual
se cre este Ciclo de Proveedor ), se seleccion un Tipo de Descuento, diferente a otro ya seleccionado en otra
Lnea de Orden, el sistema inserta dicho tipo de descuento en este campo.
cre este Ciclo de Proveedor ), se seleccion un Tipo de Descuento, diferente a otro ya seleccionado en otras
Lneas de Orden, el sistema inserta dicho tipo de descuento en este campo.
2.8.
Fondos y Ciclos de Fondos
Los fondos representan a las cuentas o presupuestos con que se pagar a los proveedores los materiales facturados.
Cada Fondo debe tener al menos un Ciclo de Fondo relacionado para poder pagar con l. Por ejemplo, se puede
configurar un Fondo para Material Bibliogrfico y un Ciclo de Fondo para el ao 2003, de tal forma que el total del
presupuesto para material bibliogrfico en el ao 2003, sea de 700 000.00. Esta cantidad se consigna en el Ciclo de
Fondo, mientras que en el Fondo se define que se trata de una partida para comprar Material Bibliogrfico. As, al
configurarlos, el Fondo para Material Bibliogrfico se crea una sola vez, mientras que cada Ciclo de Fondo se crea
conforme se vaya necesitando, es decir para el 2003, luego para el 2004 y as sucesivamente.
2.8 Fondos y Ciclos de Fondos
47
Figura 2.80: Seleccin de la opcin de Fondos
2.8.1.
Fondos
1. Desde cualquier ventana seleccionar la opcin Fondos de la barras de opciones, como en el ejemplo de la
imagen 2.83.
2. Despliega la lista o sumario de Fondos con los que se ha ordenado material. Si se desea ver los detalles
o editar un Fondo de la lista, se hace click en el fondo correspondiente, como en la imagen 2.81.
Figura 2.81: Seleccin de fondo
3. Despliega el registro del Fondo seleccionado, si se va a editar se hace click en el botn Actualizar , como en la
imagen 2.82, de otra manera se hace click en Cancelar para regresar al sumario de fondos. En esta ventana no
se crean ni borran Fondos, slo pueden actualizarse. Para borrar Fondos se utiliza la opcin correspondiente
del Mdulo de Administracin.
4. Los campos del registro de Fondo son los siguientes.
No. de fondo. Nmero asignado al fondo. Cada nuevo registro de fondo tendr un nmero nico. No es
necesario recordarlo, pues los Fondos se recuperan por su descripcin.
48
Figura 2.82: Registro de Fondo
Biblioteca. La biblioteca para la que se define este Fondo. Por ejemplo, si los fondos presupuestales se
distribuyen por bibliotecas, se puede crear uno por cada una.
Descripcin. La descripcin o nombre completo del fondo.
Nmero de cuenta. Si el fondo o presupuesto es identificado con un nmero de cuenta o partida, puede
ingresarse en este campo.
Categora 1. Una categora definida previamente para fines estadsticos o de reportes.
Categora 2. Una segunda categora definida previamente para fines estadsticos o de reportes.
Categora 3. Una tercera categora definida previamente para fines estadsticos o de reportes.
Categora 4. Una cuarta categora definida previamente para fines estadsticos o de reportes.
Notas. Cualquier nota adicional sobre el fondo.
2.8.2.
Ciclos de Fondos
Los ciclos de fondos representan la cantidad de dinero o recursos que se destinan a una partida, fondo o presupuesto. Generalmente se crean para definir con cunto dinero se cuenta en un perodo de tiempo especfico, por
ejemplo durante un ao o un semestre.
1. Desde cualquier ventana seleccionar la opcin Fondos de la barras de opciones, como en el ejemplo de la
imagen 2.83.
2. Despliega la lista o sumario de Fondos con los que se ha ordenado material. Si se desea ver los detalles
o editar un Ciclo de Fondo de la lista, se hace click en el Ciclo de fondo correspondiente, como en la imagen
2.84.
3. Despliega el registro del Ciclo de Fondo seleccionado, si se va a editar se hace click en el botn Actualizar ,
como en la imagen 2.85, de otra manera se hace click en Cancelar para regresar al sumario de fondos. En
esta ventana no se crean ni borran Ciclos de Fondos, slo pueden actualizarse. Para borrar Ciclos de Fondos
se utiliza la opcin correspondiente del Mdulo de Administracin.
4. Los campos del registro de Ciclo de Fondo son los siguientes.
49
Figura 2.83: Seleccin de la opcin de Fondos
Figura 2.84: Seleccin de Ciclo de Fondo
No. de fondo. El fondo a partir del que se cre este Ciclo de Fondo.
Ciclo. El nombre o nmero de este Ciclo de Fondo. Como cada ciclo representa a una cantidad o monto de
dinero asignado en un perodo de tiempo, conviene nombrarlo con el nombre de ese perodo de tiempo, por
ejemplo 2000, 2001, 2002, 2003.1, 2003.2, etc.
Monto total. El monto total asignado a este Ciclo de Fondo.
Porcentaje comprometido. El porcentaje del monto que se puede comprometer para crear Lneas de
Ordenes y antes de facturarlas. Cuando se alcance este porcentaje el sistema desplegar un mensaje indicando
que de la cantidad total, se ha llegado al lmite de la que se puede comprometer. Sin embargo, al facturar
una o ms lneas que utilicen este Ciclo de Fondo, liberar la cantidad correspondiente y la asignar al Monto
Facturado. Por ejemplo, si en un ao se cuenta con un presupuesto para Libros de 100,000.00 pesos, y se indica
en este campo que se puede comprometer el 95 por ciento, al crear Lneas de Orden se puede utilizar slo el
95 % de esa cantidad. Pero cada vez que se facturen las Lneas de Orden, liberar de este compromiso lo que
se est gastando en esas Lneas.
Permitir comprometer fondos 1=S, 0=No. Se usa para definir si al crear Lneas de Orden va a comprometer del presupuesto o ciclo la cantidad correspondiente o no la va a comprometer, de tal manera que
si no la compromete, no contara en el clculo que hace segn el campo de Porcentaje Comprometido. Si se
puede comprometer la cantidad de este presupuesto al ordenar materiales, se asigna el valor uno (1), de otra
manera se asigna el valor cero (0).
50
Figura 2.85: Registro de Ciclo de Fondo
Permitir crear rdenes de compra 1=S, 0=No. Si se puede crear Lneas de Orden utilizando este
presupuesto se asigna el valor uno (1), de otra manera se asigna el valor cero (0). Si no se permite, cuando
se desee crear una Lnea de Orden usando este presupuesto, desplegar un mensaje indicando que no est
permitido por el fondo y no se podr crear la Lnea de Orden, a menos que se utilice otro Ciclo de Fondo que
s lo permita.
Permitir efectuar pagos 1=S, 0=No. Este campo se va a utilizar en versiones futuras para definir su se
podr pagar con este presupuesto o Ciclo. Si no se permitir, desplegar un mensaje indicndolo cuando se
vaya a facturar.
Monto comprometido. Cuando se creen Lneas de Orden utilizando este Ciclo, la cantidad correspondiente
se comprometer y desplegar en este campo. Cuando se facturen y paguen esas Lneas de Orden, la cantidad
ya no estar comprometida, por lo que el campo se actualizar automticamente para reflejar el cambio. Es
decir al crear una Lnea de Orden compromete lo correspondiente a la cantidad del precio total de la lnea
en el ciclo de fondo; al facturar libera esa cantidad del compromiso y la carga al monto facturado y al monto
pagado. Cuando la cantidad comprometida es cero, significa que no hay Lneas de Orden pendientes por pagar.
Monto facturado. Despliega la cantidad total que se ha facturado utilizando este presupuesto o Ciclo.
Monto pagado. Despliega la cantidad total que se ha pagado utilizando este presupuesto o Ciclo.
Balance libre. Despliega el monto no utilizado y disponible de este presupuesto o Ciclo.
Balance de efectivo. Este campo se utilizar en versiones futuras.
No. copias ordenadas. Despliega el nmero de ejemplares o copias que se han ordenado usando este presupuesto o Ciclo.
No. copias faltantes. Despliega el nmero de ejemplares o copias que no se han recibido y que ordenaron
usando este presupuesto o Ciclo.
No. copias pagadas. Despliega el nmero de ejemplares o copias que se han pagado usando este presupuesto
o Ciclo.
Precio promedio ordenado. Despliega el promedio de los precios por ejemplar o copia, que se ha ordenado
con este ciclo.
51
Precio promedio pagado. Despliega el promedio de los precios por ejemplar o copia, que se ha pagado.
Descuento promedio. Despliega el promedio de los descuentos que se han aplicado a los materiales ordenados.
Tema 9. Reportes
Mdulo de reportes 2012

A travs del mdulo de reportes de Janium, podemos realizar consultas a
nuestro sistema.
En la pantalla principal del mdulo, veremos dos opciones claramente

diferenciadas
Configuracin de reportes
Plantillas
A travs de cada una de las dos opciones podremos acceder a una

funcionalidad del sistema.

Utilizando la primera seccin (Configuracin de reportes) podemos generar
un reporte nuevo, seleccionando el rea en que deseamos realizar nuestra
consulta y posteriormente incluir los campos que nos interesen.
Por el contrario, a travs de Plantillas, tendremos a nuestra disposicin las
bsquedas ya definidas en sesiones de trabajo anteriores, para volver a
ejecutarlas.
Configuracin de reportes
Una vez que desplegamos la
lista de configuracin de
reportes, podemos
seleccionar el rea sobre el
que vamos a realizar nuestra
consulta.
Al hacerlo, el sistema nos
muestra un listado de
elementos sobre los que
consultar o, directamente, abre
la ventana siguiente para que
comencemos a construir
nuestra consulta.
En la pantalla de seleccin de
campos, incluiremos los
campos que vamos a visualizar
en la consulta.

En la pantalla de orden de campos, seleccionaremos la ordenacin de
nuestra consulta, utilizando los campos disponibles como ndice.
En la pantalla Configurar filtro, definimos las condiciones de bsqueda de

nuestro reporte.
A travs de la
opcin Plantilla,
podremos guardar y
modificar nuestro
reporte, para
utilizarlo
posteriormente
como una bsqueda
guardada.

Por ltimo, podemos especificar cual va a ser la salida por defecto de
nuestro reporte.
Uso de plantillas
Como hemos visto anteriormente, podemos almacenar nuestros reportes
mediante el uso de plantillas, para poder utilizarlos posteriormente.
Para ello, nicamente es necesario seleccionar la plantilla correspondiente
dentro de la lista que nos muestra en sistema

lo que nos cargar el reporte previamente almacenado, con el que
podremos trabajar, bien sea ejecutndolo o modificando sus parmetros
para realizar una nueva consulta a partir de l.

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Tema 0.

2.2 Ubicaciones /Colecciones

2.3 Registros bibliogrficos

2.3.1 Estructura de un documento

En la tabla bibdata se guardan los datos de control, tales como la

character varying (20)

character varying (320)

character varying (10)

character varying (10)

character varying (50)

2.3.2 Clases de documentos

existencias MARC textuales

existencias MARC codificadas

2.4 Registros de autoridades

character varying (20)

character varying (320)

character varying (320)

character varying (10)

character varying (10)

character varying (50)

2.4.1 Clases de autoridades

2.5 Usuarios (Staff)

DUBLIN CORE (bsico)

DUBLIN CORE (bsico)

DUBLIN CORE (Bsico)

Tema 1. Catlogo al pblico.

Buscando registros bibliogrficos en Otros catlogos (va Z39.50)

Buscando informacin en sitios web.

Buscando informacin en el Referencista electrnico

10. Utilizando los Servicios de Alerta

Antes de realizar la bsqueda, podemos seleccionar

se ejecute basndonos en un criterio alfabtico o bien por palabra clave.

En este caso, el proceso es algo diferente. En primer

Bsqueda avanzada. Pantalla principal

Bsqueda por nmero

Bsqueda por nmero

registro que cumpla con

Listado de trminos coincidentes

posteriormente volveremos a revisar el sumario de registros.

conforman el registro bibliogrfico.

lo que nos mostrar una

nueva ventana donde podremos definir diversos

En esta pantalla podemos realizar las siguientes acciones:

Guardar nuestra bibliografa

Enviarla por correo.

Imprimirla a travs del sistema

As mismo, podemos seleccionar entre 4 formatos diferentes de visualizacin

Bibliogrfico sin copias.

Buscando en otros catlogos (z39.50)

Bsqueda en otros catlogos

Resultado de bsqueda en otros catlogos.

Buscando en sitios web

ndice que queramos

haciendo clic sobre

gestionar estas listas

Y enviar el listado por correo electrnico?

Referencista (Biblioteca Digital)

Referencista (Biblioteca Digital)

Janium permite estructurar un sistema de bsquedas predefinidas dentro de su catlogo al pblico.

Referencista (Biblioteca Digital)

Parmetros de configuracin de un elemento del referencista

Nmero que representa al grupo

Nombre con que se identifica al grupo. Sensible a maysculas y

Posicin en la que aparecer el elemento dentro del referencista