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ADMINISTRACIN EFICAZ DEL TIEMPO

Objetivo General
Al finalizar el curso, los participantes aplicarn estrategias dirigidas a lograr un
mejor dominio de la administracin eficaz del tiempo.
Objetivos Especficos
1. Establecer la importancia de las tcnicas aplicadas y sus implicaciones para
el logro de mejores resultados en su actividad laboral.
2. Aplicar herramientas de planificacin del tiempo.
Contenido Programtico
El tiempo como recurso
Anlisis del tiempo
Control ambiental y de hbitos
Distribucin del tiempo
Planificacin, objetivos y metas
Programacin
Desperdiciadores del tiempo
Paradigmas del tiempo
Estrategias Metodolgicas
Exposicin del tema a tratar con ayuda del material visual
Realizacin de ejercicios prcticos sobre identificacin de prioridades
Discusin grupal sobre los tpicos que se vayan presentando.
Conclusiones y Cierre
Dirigido a
Profesionales en general y dems personal interesado en adquirir herramientas
en esta rea.
Duracin
16 Horas
Forma de Evaluacin
El alcance de los objetivos se definir mediante:
La participacin activa en las discusiones grupales.
La realizacin de los ejercicios prcticos sealados.
El inters y la iniciativa demostrados

INDICE

El tiempo como recurso y sus caractersticas

3-4

La educacin y el uso del tiempo

La paradoja del tiempo

Calidad vs Cantidad

5-8

Anlisis del tiempo

9-13

Control de hbitos

13-15

Distribucin del tiempo

15-20

Eficiencia vs Efectividad

19-21

La Planificacin

22

Determinacin de objetivos y metas

23-26

Prioridades

26-28

Programacin

29-36

Bibliografa

37

El Tiempo como Recurso


El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos fsicamente
capturarlo, ni encerrarlo para hacerlo nuestro. El tiempo es constante, una
medida de intervalos. Independientemente de quienes somos o qu estamos
tratando de lograr el tiempo contina movindose al mismo tiempo. El tiempo
es vida, es irreversible e irremplazable. Perder el tiempo es perder la vida.
El tiempo es el recurso ms importante del que disponemos. Su buen manejo
"la gerencia del tiempo" se reconoce hoy como factor determinante en todo
progreso y superacin individual, grupal y hasta a nivel nacional.
La administracin del tiempo es una ilusin porque nadie puede realmente
administrar el tiempo. Administrar el tiempo significa administrarnos a
nosotros mismos, de tal manera que podamos conducir nuestros asuntos
dentro del tiempo disponible para s poder lograr resultados gratificantes.
El tiempo es un recurso absolutamente diferente de todos los que estamos
acostumbrados a manejar. Ni siquiera el dinero, recurso de difcil manejo,
presenta tanta complejidad en su utilizacin.

Caractersticas
Existen algunas caractersticas esenciales del tiempo que deben ser tenidas en
cuenta. Lo principal, el tiempo es un recurso:

Atpico: Ante todo, es preciso tomar conciencia de que el tiempo es un


recurso absolutamente atpico. Imprescindible para cualquier acto humano,
es diferente a todos los otros recursos que el hombre conoce y est
habituado.- y en cierto modo entrenado - a manejar.

Equitativo: Es el nico recurso repartido de modo absolutamente


equitativo: cada persona recibe exactamente las mismas veinticuatro
horas en cada jornada.

Inelstico: El tiempo no puede acumularse, ahorrarse, ni tomarse


prestado.

Indispensable: No hay accin humana que pueda realizarse sin tiempo,


resulta indispensable para todo cuanto se desea conseguir.

Inexorable: Fluye inexorablemente en un solo sentido. No conocemos al


modo de cambiar el sentido, ni siquiera la velocidad de este flujo. Todo lo
que hacemos es utilizado mejor o peor, a medida que nos va llegando.

La Educacin y el uso del tiempo...


Otra caracterstica que conviene considerar es su valoracin cultural. Las
generaciones que estn ahora trabajando no han recibido, ni en familia, ni en
la escuela, una educacin enfocada hacia el uso eficaz de este recurso.
Al contrario, la que se refiere a otros aspectos lleva directamente a subordinar
el uso eficaz del tiempo a otros valores - cortesa, amabilidad - considerado de
orden superior.
En la niez e incluso en la juventud, el tiempo parece inagotable. Slo con el
ingreso al mundo del trabajo se produce una toma de conciencia de la nueva
situacin y una valoracin diferente de este recurso. La aparicin de metas
alcanzar en plazos de tiempo concretos, frecuentemente cortos, desarrolla la
necesidad de adoptar una nueva actitud ante este recurso escaso y obliga a
utilizarlo con la mayor eficacia posible.
La Paradoja del tiempo...
Aunque tengamos la sensacin de que no tenemos tiempo suficiente, en
realidad, cada persona dispone de todo el tiempo que existe. Podemos
quejarnos de cmo y en qu lo utilizamos pero no de no tenerlo.
Por otra parte, cabe decir que buena parte de los conceptos comunes sobre el
tiempo responden a este carcter paradjico.

Hablamos de controlar el tiempo cuando no cabe controlar este recurso, sino


nuestras acciones. Pensamos en programarlo cuando lo nico que cabe es
programar nuestras actividades... Es inevitable aceptar este modo de hablar
aunque no responde estrictamente a la realidad.
Para comprender el valor de Un Ao,
Habla con el alumno que reprob.
Para comprender el valor de Un Mes,
Habla con la madre de un bebe prematuro.
Para comprender el valor de Una Semana,
Habla con el redactor de un peridico.
Para comprender el valor de Un Da,
Habla con el obrero que debe alimentar seis hijos.
Para comprender el valor de Una Hora,
Habla con los amantes que ansan verse.
Para comprender el valor de Un Minuto,
Habla con la persona que no alcanz el tren.
Para comprender el valor de Un Segundo,
Habla con quien sobrevivi a un accidente.
Para comprender el valor de Una Milsima de Segundo,
Habla con quien gan medalla de plata en las Olimpiadas.
Calidad vs Cantidad
Muchas personas operan bajo la creencia de que tendran tiempo para todo
slo si pudieran organizar las horas ms eficientemente. El resultado, a
menudo, un intento de realizar las tareas con ms rapidez, razonando que de
ser lo suficientemente rpidos se podra obtener algo de tiempo sobrante. Por
supuesto esto rara vez funciona y como estrategia para administrar el tiempo
es muy pobre.
A menudo trabajar con rapidez produce ms problemas que resultados. Al
trabajar bajo presin cometemos ms errores, tenemos menos tiempo para

pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones. Como resultados los


das comienzan a parecer frenticos.
Cuando la presin no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia:
trabajar ms horas. Todos hacemos esto eventualmente, pero cuando se
convierte en rutina se generan otros problemas. Las horas semanales de
trabajo se alargan y hasta se duplican. El tiempo personal va desapareciendo a
medida que se incrementa el tiempo de trabajo. La fatiga tanto fsica como
mental, se convierte en una constante. El juicio es cada vez menos claro, y nos
encontramos con problemas que resolvemos en horas mientras que, con una
mente clara y descansada podramos resolverlos en minutos.
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos,
la calidad del tiempo se convierte en la nica variable. El tiempo es de uno no
pertenece a nadie ms. Nadie puede usarlo por otro. Solo la persona puede
mejorar la calidad del tiempo. En ltima instancia lo usa como lo desea.
Muchas personas sienten que desperdician el tiempo en asuntos que no son
verdaderamente importantes para ellos, mientras que aquellos que si lo son se
postergan continuamente.
Existen situaciones que se pueden controlar y otras que no, tareas que se
pueden realizar y otras no, reas para las cuales se tienen aptitudes y otras
no, metas que podemos alcanzar y otros que no podemos. Una vez que se
haya aceptado el hecho de que no se puede hacer todo y se deje de actuar en
consecuencia se ha dado un paso muy importante hacia una efectiva
administracin del tiempo. Identificar las prioridades se convertir en un
problema menor.
Debe haber un consentimiento de que se puede tomar el control de nuestro
tiempo y de nuestra vida. Es tan simple como emprender las acciones
requeridas ahora y no la prxima semana o el mes que viene. Es tan sencillo

como alcanzar hoy un pequeo xito y ganar la autoconfianza necesaria para


alcanzar grandes xitos a partir de este momento.

Administracin del tiempo

Impulsores
Conceda dos (2) puntos por cada respuesta afirmativa, y un (1) punto
dudosa y cero (0) por negativa.
Necesito hacerlo lo ms rpidamente posible
Me siento responsable de hacer sentir bien a los dems
Evito mostrar mis emociones
Me exijo la mayor perfeccin, aunque tarde mucho tiempo
Hablo muy rpidamente
Me cuesta hacer las cosas ms que la mayora
Me cuesta decir no
Me aguanto en silencio
Uso perfectamente las palabras, sin el ms mnimo error
La vida es una lucha perpetua ya que todo cuesta gran esfuerzo
No me alcanza el tiempo
Los dems estn primero para mi
Prefiero no doblegarme, mejor es no ceder
Al dar informacin, digo ms de lo que me pidieron para que me
entiendan
Me cuesta responder directamente, me voy por las ramas
Espero hasta el ltimo momento, y despus me pongo ansioso
Necesito gustarle a la gente
Debo arreglarme solo, por ms problemas que tenga
Siempre que termino de hacer algo, pienso que debera haberlo hecho
mejor
Me cuesta hacer las cosas de un modo prctico y simple
Cuando hago algo, pienso que tengo que hacer despus
Me preocupa el que dirn y ser aprobado
Cuando todos se viene abajo yo me mantengo firme
Si tengo algo positivo, lo completo con algo negativo
Me cuesta fijar metas claras
Llego a las citas antes de la hora

Espero que se den cuenta de lo que necesito sin pedirlo


No soporto que me protejan
No soporto el menor desorden, ni las arrugas en la ropa
No me salen las cosas como yo quisiera
Hago las tareas de los otros, para terminar antes
Me gusta que se ocupen de mi
Cuando alguien se emociona mucho, lo critico
No tolero los errores de los dems
Solo doy valor a lo que se logra con gran esfuerzo
Mientras otros hacen algo, me muevo y/o golpeteo los dedos
Trato de adivinar lo que los dems necesitan
Pienso, que mientras ms aguante una persona ms admirable es
No puedo evitar corregir
Repito las preguntas para facilitar que me comprendan
Tiendo a interrumpir a la gente para complementar lo que dicen
Primero debe ir la disciplina
Debo lograr siempre en todo lo mejor
Me esfuerzo convenciendo a las personas que no quieren hacer algo
Cuando pregunto algo, quiero una respuesta inmediata
No acepto que me nieguen lo que quiero
Hay que mostrarse erguido, an sintindose destrozado
Exijo a los dems los mejores logros y resultados
Espero que la gente se preocupe y esfuerce

Conclusiones al terminar este instrumento De qu me di cuenta?

Anlisis del Tiempo...


En toda actividad productiva se pueden realizar inventarios con el objeto de
conocer la existencia de diversos elementos. De igual manera, en
la administracin del tiempo es necesario realizar un inventario
de dnde y cmo se invierte el tiempo personal. Las personas
suelen engaarse a s mismas en relacin a la forma cmo estn
invirtiendo su ms crtico recurso.
La base del anlisis del tiempo va ms all de la mera descripcin de a dnde
va el tiempo personal. El anlisis debe ser enfatizado en el
otorgamiento de prioridades referidas a las actividades que
cumplan o satisfagan objetivos establecidos.
Cuando

las

actividades

estn

vinculadas

metas

es

preciso

asignar

prioridades, situando las principales en primer lugar, jerarquizando luego las


subsiguientes y eliminando aquellas que no son productivas. Esto en trminos
generales viene a ser la principal virtud de vivir dentro del mbito de la
administracin del tiempo.
El analizar las siguientes preguntas aportar informacin valiosa sobre la forma
como las personas enfrentan determinadas situaciones.

Tiende a realizar primero las cosas que le agradan


antes de realizar aquellas que le desagradan?

Tiende a atacar lo fcil antes de lo complejo?

Realiza
actividades
triviales
que
pueden
ser
completadas rpidamente, antes de dedicarse a realizar
tareas importantes que toman tiempo?

Analizar la forma en que se utiliza el tiempo ayudar a comprender lo que


significa el establecimiento de prioridades.

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Siempre que decida realizar una accin lo est haciendo descartando o


desplazando otra. Debe hacer todo lo posible para realizar las cosas
importantes primero y las menos importantes despus.
El huevo o la gallina?
La antigua fbula de Esopo, "La Gallina de los Huevos de Oro", es un excelente
ejemplo para reconocer la ecuacin que toda persona u organizacin debe
resolver a cada momento, el equilibrio entre lo "Urgente" y lo "Importante",
entre el "Hoy" y el "Maana".
La historia cuenta que un granjero un da va al corral donde tena a sus
gallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte,
decide llevar el huevo a su casa donde comprueba que el huevo es de oro
autntico. Desde ese da, todas las maanas el granjero encuentra un huevo
de oro debajo de una de sus gallinas en el corral y pronto se hace rico.
Mientras aumenta su riqueza, tambin aumenta su impaciencia con los huevos
que pone la gallina. En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una
sola vez, la abre, pero no slo no encuentra nada adentro sino que la mata.
Con la muerte de la gallina, sobreviene tambin la desaparicin de su riqueza.
Esta antigua fbula, mantiene vigente el enorme desafo al que nos
enfrentamos hoy las personas: La cuestin de la sostenibilidad y el uso del
tiempo.
"Muchas veces, al igual que el granjero de la fbula priorizamos los resultados
a corto plazo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a
largo plazo (la gallina)"
Para responder a esta pregunta necesitamos pensar en una manera de
manejar el tiempo que desplace a los mtodos tradicionales basados

11

primordialmente en la Urgencia y la Eficiencia y alcanzar un nuevo modelo que


se asiente en la Importancia y la Efectividad.
3. Los enfoques tradicionales de administracin del tiempo
La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo estn
orientados por una lgica de corto plazo. Estos enfoques generan hbitos de
comportamiento

cortoplacistas,

influenciados

por la vigencia que

estos

paradigmas tienen en nuestras culturas familiares, escolares, empresariales y


comunitarias. Sus mtodos terminan provocando los males y desequilibrios que
pretendemos

evitar.

Veamos

algunas

de

sus

principales

premisas

limitaciones:
Eficiencia: la eficiencia consiste en "hacer ms en menos tiempo". Pero el
supuesto subyacente es que la "cantidad" y la "velocidad" son lo mejor. Existe
una diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer ms velozmente
las cosas nos precipita ms rpido al abismo de la crisis si antes no hemos
verificado que estamos en el camino correcto. Por lo que llegar ms rpido al
lugar equivocado puede ser "eficiente", pero no resulta "efectivo".
Control: propone la idea de que planificar y programar es indispensable para
controlar las acciones de los dems. Pero pasa por alto el hecho de que la
mayor parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no
podemos controlar. A poco de andar caeremos en la cuenta de que lo nico que
tenamos era la "ilusin de tener el control" y que lo nico que logramos fue
generar desconfianza. Porque la confianza mutua es el principal capital que
puede

tener

una

relacin

personal

de

trabajo

se

basa

en

la

interdependencia no en el control unilateral. Ya que mutuamente nos


necesitamos para obtener resultados y la voluntad de control es probable que
acabe desintegrando la confianza mutua primero y la relacin despus.

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Chronos: la administracin tradicional del tiempo se ocupa del tiempo


chronos, vocablo griego que define al tiempo cronolgico, lineal y secuencial.
Ningn segundo vale ms que otro y el reloj maneja nuestra vida. Pero la clave
est en el tiempo kairos: tiempo apropiado o de calidad. La idea del tiempo
kairos radica en el valor que se obtiene de l. No en la cantidad de tiempo
chronos invertido. La idea de tiempo kairos, tambin deriva de la antigua
Grecia. Con este vocablo los griegos definan al tiempo de oportunidad para
adelantarse a un competidor en las competencias de carros tirados por
caballos. Por lo que reconocer las oportunidades que se nos presentan para
nuestra superacin personal y aprovecharlas, constituye un tiempo de calidad
que escapa a la medicin secuencial del tiempo chronos.
Valores: valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor que a otras
cosas que tambin nos rodean. Los valores guan nuestras elecciones porque
creemos en ellos. Pero la mera valoracin de algo no garantiza mejoras en
nuestra calidad de vida, si los valores no se ajustan a los principios. Los
valores son subjetivos e internos, los principios parecen ser objetivos y
externos. Existe una creencia universal en principios tales como: la justicia, la
honestidad, la bondad, la dignidad, la integridad, el servicio, la calidad, la
paciencia, etc. Contrariamente a lo que muchas veces creemos, estos
principios funcionan independientemente de nuestra voluntad y nos gobiernan.
Aunque por nuestra natural imperfeccin humana no podamos comportarnos
totalmente de acuerdo con ellos, igualmente desearamos vivir y ser tratados
de acuerdo con ellos. Cuando ms en sintona estn nuestros valores con estos
principios, mayor felicidad y significado tendrn nuestras vidas. Contrastando
esta afirmacin con el absurdo, podemos formarnos juicio sobre su validez.
Pensemos lo que sera de una organizacin gobernada por valores como la
injusticia, la mentira, la bajeza, la inutilidad, el engao o la mediocridad.
Administracin: el modelo tradicional se ocupa de la administracin, no del
liderazgo. La administracin es til cuando no debemos salirnos del camino

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trazado. Pero muchas veces los problemas no son de administracin, sino de


liderazgo y no es suficiente con mantener firme el rumbo. En realidad
mantener firme el rumbo slo empeora las cosas. A veces hay que buscar otros
rumbos y esto significa liderar.
Mtodos: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos provee mtodos. Nos
dice como hacer "bien" las cosas. Si bien esto nos ayuda a limitar la ansiedad
que experimentamos, tambin limita nuestra libertad de accin adormeciendo
nuestros centros del pensamiento creativo. Al renunciar a la innovacin
quedamos esclavos de nuestros paradigmas, en lugar de hacer que los
paradigmas estn a nuestro servicio.
"Muchas veces en vez de tener paradigmas, los paradigmas nos tienen
a nosotros"
A esto ltimo, lo llamamos el "efecto paradigma". Sobretodo si se trata de un
paradigma exitoso, es probable que nos enamoremos de la solucin que nos
proporcion.

Control de Hbitos...
Todas las cosas tienen relacin entre s. Los hechos no ocurren en forma
aislada. Tienen que ver con situaciones, lugares y cosas. Un cambio en un rea
de nuestra vida puede impactar directamente tambin en otras reas.
Los hbitos resultan difciles de cambiar ya que estn interconectados. Una
simple accin constituye una base para otras acciones y su modificacin puede
hacer cambiar otras conductas. A travs de este proceso se desarrollan
secuencias de hbitos que conforman un vigoroso patrn conductual.

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Se puede decir que las personas controlan hbitos y que los hbitos controlan
destinos. Una buena parte de nuestra vida la consumimos en hbitos,
generalmente nuestra conducta diaria es rutinaria.
Hbitos por definicin son conductas que han sido realizadas tantas veces que
se convierten en automticas. Esto significa que la conducta habitual opera por
debajo de los niveles de la conciencia.
Cuando

se

acta

rutinariamente

se

est

preocupado,

no

se

est

administrando el tiempo libremente como e hara si se estuviera en forma no


rutinaria. Administrar el tiempo requiere una observacin precisa de los hechos
que estn ocurriendo.
Existen cinco pasos involucrados en un cambio exitoso de conducta
Deseo
Conocimiento
Visualizacin
Planificacin
Accin
Cambiar hbitos es difcil, requiere persistencia y se hace necesario para todas
aquellas personas que desean utilizar su tiempo efectivamente. Para eliminar
los hbitos de auto-frustracin y cambiarlos por hbitos de auto-ayuda se
sugiere:
1. Identificar los hbitos que se desean cambiar y
reforzar los buenos hbitos.
2. Definir los nuevos hbitos a desarrollar. Esto
requiere

deseos,

compromiso

asumir

la

responsabilidad de mejorar su estilo de vida.


3. Iniciar la nueva conducta

15

4. Persistir en la prctica de la nueva conducta


5. Aprovechar la oportunidad para practicar la nueva
conducta.
La distribucin del Tiempo...
Cada persona tiene diferentes formas de decidir que va a hacer en relacin con
un determinado punto durante el da. A continuacin se enumeran una serie de
criterios que controlan la forma en que las personas distribuyen su tiempo.

Hacen primero lo que ms le gusta antes de aquello que


no les gusta.

Hacen primero aquello que requiere poco tiempo antes


de aquello que requiere mucho tiempo

Hacen primero aquello que cuyos recursos para hacerlo


estn disponibles

Hacen cosas que estn programadas antes de aquellas


que no lo estn

Algunas veces hacen cosas que estn planificadas antes


de hacer cosas que no han sido planificadas

Responden a requerimientos de otros ms que a


requerimientos de ellos mismos

Hacen cosas que son "urgentes" antes de hacer cosas


que son ms importantes

Hacen cosas interesantes antes de hacer cosas poco


interesantes

Hacen cosas que producen avances en sus objetivos


personales

Responden rpidamente a crisis y emergencias

Esperan hasta que el fin del plazo se aproxime antes de


anticiparse a la fecha establecida

Hacen cosas que tienen el ms rpido procedimiento

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Responden sobre la base de las consecuencias que tal


accin pueda tener sobre ellos

Atacan pequeos problemas antes de atacar grandes


problemas

Hacen las cosas a medida que se van recibiendo

Grfico de la Matriz de Manejo del Tiempo

1. Grfico de la Matriz de Manejo del Tiempo


Urgente
Cuadrante I:
Crisis, Presin,
"Apagar Incendios",
Importante
Fechas Lmites,
Problemas
Acuciantes.

Cuadrante III:
Interrupciones
No
Varias, Reuniones
Importante
Imprevistas, Visitas
Inesperadas.

No Urgente

Cuadrante II:
Planificacin, Visin,
Valores, Preparacin,
Recreacin
verdadera.

Cuadrante IV:
Actividades de
Evasin,
Trivialidades,
Prdidas de Tiempo.

Paradoja: " Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse


de lo importante."

Los factores que definen una actividad son urgentes e importantes. Urgente
significa que se necesita accin inmediata, y muchas personas viven todo su
tiempo bajo este factor, sin detenerse a pensar si esta urgencia carece o no de
importancia.

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La importancia por otra parte tiene que ver con los resultados y si algo es
importante es porque realiza una aportacin a nuestra misin, valores y metas.
Debido a que las personas eficaces no se orientan hacia los problemas, sino en
las oportunidades, esto las lleva a pensar preventivamente, centrndose en las
actividades importantes, pero no urgentes, y como no son urgentes, no se
dedican a ellas. Ya que son personas proactivas, que administran su tiempo en
virtud de sus valores y prioridades.
Dentro

de

los

principios

fundamentales

para

administrar

el

tiempo,

encontramos:
Coherencia
Equilibrio

Centrarse en
el cuadrante
II
Dimensin
humana
Flexibilidad
Porttil

Armona entre integridad, visin, misin, roles, metas,


planes, deseos y disciplina.
Herramienta que ayuda en la vida a mantenerse, es decir, no
descuidar reas importantes como la salud, familia,
desarrollo personal y profesional.
Herramienta que anime, motive y ayude, de modo de dar
ms prioridad a la prevencin que a la crisis.
Se basa en la necesidad de distribuir el tiempo teniendo en
cuenta a las personas.
La herramienta tiene que servir para administrar el tiempo y
no para volverse un esclavo de ste.
Se debe incorporar a los hbitos de la persona.

Dentro de los principios necesarios para administrar el tiempo en el cuadrante


II, encontramos:
1. Identificar Roles: Estar conciente de las actividades que tiene usted
como persona, ms all de su rol profesional, es decir, como padre, hijo,
pareja, vecino, etc.
2. Seleccionar metas: Es conveniente definir cules son los resultados
que usted aspira alcanzar en cada uno de los roles.

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3. Programacin Temporal: Hacer su plan de accin en virtud de los das


que tiene por delante, uno de los ms recomendables es la planificacin
semanal.
4. Adaptacin diaria: Hacer una revisin diaria de la agenda, a fin de
tomar decisiones basadas en la planificacin semanal.
Incorporar herramientas es un factor exgeno que contribuir siempre que la
persona haya definido su misin, visin y valores, ya que la esencia de la
administracin del tiempo radica en Organizar y Ejecutar segn prioridades que
determinen en nuestra vida una extraordinaria diferencia positiva.

Necesidad
es

Objetivos

Metas

19

FORTALEZAS

DEBILIDADES

Eficiencia vs. Efectividad...


Alfredo Pareto, socilogo y economista del siglo XIX postul una teora que
origin el Principio 80/20, la cual explica que
un 80% de los resultados se obtienen con un
20% del tiempo empleado. (El corolario es:
un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en
producir

solamente

un

20%

de

nuestros

resultados). Se necesita identificar cual 20%


del tiempo personal es puesto en el ms
constructivo uso y cual es utilizado en tareas
menos productivas. Para hacer esto hay que
analizar primero hacia dnde se dirige el
tiempo personal.
El mito de la eficiencia se centra en la creencia de que el gerente ms eficiente
es tambin el ms efectivo. Peter Druker acot: "Eficiencia es hacer el trabajo
correctamente. Efectivamente es hacer el trabajo correcto, correctamente".

20

Cabe preguntarse
Piensa cuntas veces tuviste xito en tu empleo en el ltimo mes o trimestre.
Qu elementos estaban presentes? Podra esquematizarlo? Qu 20 por
ciento de esos elementos fueron cruciales para su xito?
El Pastel del Tiempo
Instrucciones: divide en forma de pastel, dndole un porcentaje a cada
actividad o racin del pastel, hasta completar el 100%.

Describe la distribucin de tiempo representada y elabora conclusiones:


Nombre y Apellido: _______________________________
Semana: _______________________________________

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TABLA PARA EL CLCULO DEL TIEMPO DEDICADO A ACTIVIDADES

Secundarias Esenciales

PERSONALES
ACTIVIDADES

HORAS DIARIAS EMPLEADAS

Estudio
Comida, aseo personal
Trabajo
Transporte
Descanso
Recreacin
Varios: visitas, diligencias familiares, etc.
Otros
Horas totales

Comentarios:

22

La Planificacin...
Es

una

de

las

tcnicas

mayormente

recomendada

poco

utilizada

convenientemente. Una de las barreras para planificar es el nfasis que se le


da a las actividades cotidianas. El hecho de estar inmerso en actividades
cotidianas nos puede permitir tener una visin inmediata del problema que hay
que solucionar de inmediato.
La planificacin a largo plazo parecera, bajo esta idea incierta, causante de
demora en la solucin de los problemas. En consecuencia se descuida la
planificacin, lo cual implica que cuando aparezcan problemas se trabajar
"apagando fuegos".
La planificacin se limita a intentar disminuir, en lo posible, la incertidumbre
que presenta el futuro. Cuanto mejor planifiquemos, tanto menos incierto ser
el futuro.
La planificacin consiste en establecer previsiones de cara a alcanzar los
objetivos y metas deseados en lugar de limitarse simplemente a reaccionar
ante los sucesos o las circunstancias que se vayan presentando. Es el hombre
que debe dirigir su trabajo, no dejarse arrastrar por l. Este enfoque convierte
la planificacin en una funcin doble que permite anticiparse a los problemas y
generar los resultados que se desean. Las cosas no suelen suceder solas,
siempre es alguien que hace que sucedan.
Otro efecto importante en la planificacin es el compromiso con la decisin
tomada. Para aumentar este efecto es conveniente consultar la planificacin
con las personas implicadas en ella con el objeto de involucrarlos a su vez en
las decisiones tomadas.

23

La planificacin supone, por otra parte, una nueva paradoja:


No se planifica
Porque no se tiene tiempo, pero no se tendr ms tiempo
Si no se planifica
Determinacin de Objetivos - Metas
Objetivos
El uso del tiempo slo requiere importancia cuando est planificado, hay
objetivos por alcanzar, y el tiempo solo est adecuadamente utilizado cuando
su uso se enfoca al logro de esos objetivos. Para definir las metas, es necesario
poner por escrito lo que se est tratando de lograr. Sin proponerse metas
explcitas, claramente definidas, el manejo del tiempo no tiene sentido: da
igual lo que haga, o como se emplee el tiempo.
Los psiclogos estn insistiendo desde hace aos en que la razn porque no
tenemos xito es, simplemente, porque no tenemos objetivos bien definidos.
No es suficiente tener sueos, esperanzas o aspiraciones vagas. Estos no son
objetivos. Los objetivos son concreciones especficas acerca de resultados
deseados con los cuales se siente la persona comprometida.
La mayora de las personas no se preocupan demasiado por los objetivos.
Simplemente responde a los hechos de cada da o reacciona a las demandas y
a las presiones de la gente o de las cosas. Pero si desea mantenerse al timn
de su propio tiempo, debe determinar cules son sus objetivos y metas y
mantenerlos actualizados segn vayan evolucionando los hechos y sus propias
expectativas.

Caractersticas de los Objetivos

24

Los objetivos bien definidos deben cumplir varios requisitos:


Concretos y especficos: Debe denotar una accin especfica. Qu
es lo que realmente se desea lograr.
Pocos y muy importantes: de otro modo se restan fuerzas unos a
los otros. Intentar abarcar demasiado conduce al fracaso y plantearse
objetivos de poca importancia no tiene sentido.
Compatibles entre s: No se puede pretender a la vez lanzar un
producto revolucionario y no asumir riesgos. O pretender, a la vez
crecimiento y consolidacin.
Alcanzables pero con dificultad: Lo ms fcil no motiva. Lo
demasiado difcil tampoco. La motivacin mxima se alcanza cuando
la probabilidad de xito est equilibrada con la del fracaso.
Medibles y cuantificables: De otro modo se hace difcil su
seguimiento. Sin comprobacin peridica de resultados es imposible
tomar acciones correctoras cuando se precisa y disminuye la propia
motivacin.
Tener plazos: E incluso, eslabones intermedios que faciliten su
seguimiento.
Estar escritos: Y ser fcilmente consultables, con objeto de
constituirse en brjula y reforzar peridicamente el compromiso
personal. Los objetivos deben concretarse de tal manera que se
pueda saber exactamente el momento en que se logra alcanzar cada
uno de ellos. Luego se ordenan en orden de importancia: tener claro
cul es el primero, cul es el segundo y no proponerse demasiados
ya que retaran fuerza a los primeros. A medida que vaya
evolucionando la situacin deben hacerlo tambin los objetivos.
segn se vayan alcanzando, se propondrn otros nuevos, adaptados
a la nueva situacin. La propia evolucin y el desarrollo personal
hacen variar la importancia de las cosas. Los objetivos deben reflejar
los cambios que se vayan produciendo, no slo en el entorno laboral,
sino

incluso

en

sus

valores,

experiencias

aspiraciones.

Lo

25

importante es tomar conciencia de que si no se establecen las metas


es muy probable que se encuentre divagando por todo tipo de
presiones exteriores, en una y otra direccin.

Son las que


METAS

Contribuyen al
Logro de los
Objetivos

Son resultados planificados que deben cumplirse en determinado tiempo. Tener


metas claramente definidas permite organizar mejor el tiempo y los refuerzos,
y dan informacin con respecto a las acciones que se tomarn y los recursos
que se necesitan. Al recalcar las reas prioritarias, las metas contribuyen a
lograr una mayor productividad organizacional.
A nivel individual las metas son una forma de estimular el mejoramiento de la
actuacin de una persona., y de esa manera ayudarla a desarrollar una
autoestima y seguridad en s misma cada vez mayor.
Redaccin de las Metas
Para que una meta sea valiosa, debe estar por escrito y contener:

Un verbo de accin que defina claramente la esencia de una


meta (por ejemplo "reducir", "incrementar", "cumplir".)

Una frase especfica de lo que quiere lograrse. Debe expresar


qu cambiar como resultado del logro de la meta.

Una medida especfica mediante la cual se determinar el xito


(por ejemplo: Bs., %, Kilos...)

Una fecha tope para la cual deber haberse alcanzado la meta.

26

Resumiendo, una meta debe incluir el


QU, el CUNTO y el CUNDO.

Prioridades
Tener objetivos y metas bien definidos supone la existencia de un norte en el
trabajo. Pero los objetivos no se alcanzan sino a travs de actividades y,
recprocamente, los objetivos nunca ocurren solos, Alguien ha de hacer que
ocurran mediante la realizacin de adecuadas actividades. El problema es que
las actividades son inevitablemente, muchas y muy diversas y que no todas
vienen originadas por nosotros. Parte de ellas se presentan en forma
imprevista y un tanto aleatoria. La consecuencia habitual es que estamos tan
ocupados en lo que hacemos que acabamos olvidando para qu lo estamos
haciendo.
Establecer la prioridad es la nica garanta posible de eficacia. Para alcanzar los
objetivos nada resultar tan til como tener en cuenta es la actividad en
cuestin tiene relacin directa con ellos.
As, ante cada interrupcin, ante cada alteracin de la situacin que se vive,
aparecer una pregunta que se debe hacer automticamente. Es esta nueva
actividad ms importante que la prevista? Es decir, Cul de las dos debe ser
prioritaria? La prioridad se convierte en un factor esencial de decisin ante
cada disyuntiva. Estas disyuntivas no son tan complejas como pudiera
aparecer a simple vista, porque se plantean siempre entre dos opciones
solamente: la primera y la imprevista.
Para establecer prioridades se evala cada actividad basndose en algunas
preguntas tales como:

Esta dirigida hacia el logra de un objetivo?

27

Existe una fecha tope?

Mi jefe le asign una prioridad alta a esta actividad?

Qu pasara si no lo logro?

Qu prioridad debo asignarle?

La ms alta prioridad
Prioridad media
Baja prioridad

Asuntos de mucha

Tiene que realizarse

importancia
Asuntos importantes
Asuntos triviales

Deberan hacerse
Pueden diferirse

28

HOJA DE TRABAJO
USO DE MI TIEMPO
Describa en los cuadros que ms se ajusten a su evaluacin sobre cmo ha
sentido las actividades que ha realizado en los ltimos das.

Actividades

Intensamente

Superficialmente

Sin sentirlas

De
Personales
De
Personales
De
Personales
trabajo
trabajo
trabajo
Estratgicas:
Cambian
aspectos de mi
trabajo en forma
significativa.
Tcticas
Son slo
modificacin de
planes preestablecidos
Ejecucin
Actividades
eminentemente
de rutina.

29

Programacin
Planificar es decidir qu se ha de hacer. La programacin implica la asignacin
de recursos ms importantes y escasos, entre ellos. El tiempo. Cuando afecta a
un equipo, la programacin tiene, por otra parte carcter ejecutivo, implica una
orden de trabajo.
La programacin debe ser gil y tan flexible como lo permita el trabajo y el
estilo personal de cada uno. Lo importante es decidir, con la antelacin
suficiente, qu se quiere alcanzar; qu actividades se estiman necesarias para
ello, qu recursos se consideran precisos; y en qu momentos se deben iniciar,
finalizar las citadas actividades. Es evidente el papel esencial que el factor
tiempo juega en todo este proceso. La adecuada programacin, es sin duda, el
medio ms eficaz de acortarlo.
La programacin debe ser gil, flexible y rpida. Al asignar el tiempo a una
actividad es preciso tener en cuenta que solemos ser ms bien optimistas
acerca de lo que creemos poder hacer en un perodo de tiempo determinado.
Programar nuestro tiempo requiere un compromiso en la asignacin del tiempo
necesario a cada actividad.
Al estimar el tiempo necesario antes de empezar se descubre si se est
tratando de abarcar o no demasiado. Las expectativas poco realistas solo
generan frustraciones. Pensar en el factor tiempo desde el principio ampla las
opciones y aumenta la probabilidad de alcanzar resultados.
Las actividades se programan flexiblemente para poder atender temas
imprevistos pero interesantes. El grado de flexibilidad que se necesita vara de
una persona a otra. El registro del tiempo personal ayuda a evaluar cuntas
cosas inesperadas le acontecen a diario y cunto tiempo le ocupan.

30

Se programa primero lo ms importante para los perodos en que la persona se


sienta ms eficaz. Se reservan los perodos largos de tiempo sin interrupciones
para las tareas realmente importantes ya que se terminarn en menos tiempo
y con mejores resultados.
Los planes a largo plazo
Los planes a corto plazo no pueden establecerse sino tras los de medio y largo
plazo. El proceso se inicia a partir de los objetivos establecidos a u horizonte
ms lejano. A partir de all se establecen otros objetivos intermedios para
alcanzar, los cules sern necesarias actividades a un corto lazo. Se forma as
una pirmide de objetivos que tiene su vrtice y meta final en los objetivos a
largo plazo.
El plan personal a largo plazo
Cuando se trata de fijar actividades en el tiempo, es frecuente que se
contemple un horizonte no superior a un ao. A largo plazo lo que se hace en
realidad es situar algn compromiso y bloquear jornadas para determinados
eventos: una convencin, determinada reunin, un viaje.
Cuando se trata de programar, es decir de asignar una determinada cantidad
de tiempo a una actividad, los perodos ms prcticos puede oscilar, segn el
tipo de actividad, entre un mes y una semana.
El programa diario
La base de la programacin y el control del tiempo, una vez realizado un buen
plan anual, mensual o semanal, es el hbito de la programacin diaria,
realizada siempre antes de que comience la jornada. Aqu aparece el
PROGRAMA DIARIO.

31

Debe tenerse en cuenta que no menos del 15% o 20% de lo que ha de


realizarse de una jornada normal suele aparecer en el transcurso de la misma.
Una de las razones ms importantes por la fallan las agendas es nuestra
tendencia a ocuparnos de asuntos no programados. Tenemos que aprender a
controlar estos impulsos. Antes de alterar la programacin para atender un
imprevisto pregntese Es lo que voy a hacer ms importante de lo que est
programado?, si lo es, hgalo, porque utilizar bien su tiempo significa invertirlo
de la mejor manera posible. Pero si lo imprevisto es menos importante que lo
ya programado, arrgleselas para no hacerlo. Acptelo para ms tarde, evtelo
y aprenda a decir NO.
Normas para programar el tiempo
Programar el tiempo es una actividad que debe acabar siendo habitual y diaria.
Adquirir hbitos eficaces en su realizacin le ayudar a hacerla cada vez ms
fcil y ms cmoda. He aqu algunas normas que le pueden ser tiles en ese
sentido:

Prepare su programa antes de iniciar su jornada: Es importante iniciar el


quehacer diario con actividades elegidas de modo deliberado, y no
reaccionando meramente a lo que se nos va presentando.

Programe sus actividades en funcin de los objetivos que quiere alcanzar.


Recuerde que no cuentan las actividades sino los resultados obtenidos.

Elabore su programa en torno a los temas esenciales. Resptelos y limtese


a rellenar el resto con actividades de menor importancia.

Acompase sus actividades en la medida de lo posible, a sus ciclos


corporales. No se puede ser eficaz todo el da. Programe lo ms importante
para sus horas de mayor efectividad.

Agrupe acciones y asuntos relacionados entre s siempre que le sea posible.


Acortar el tiempo necesario para atenderlos y aumentar su concentracin
y por lo tanto su efectividad.

32

Mantenga

la

vista

su

programa

de

actividades

diarias.

Revisar

reiteradamente sus objetivos, prioridades y actividades programadas le


ayudar a mantenerse en la lnea previamente elegida.

No vacile en tomarse largos perodos de tiempo para tareas importantes.


No est para nadie mientras las realice.

Asegrese de asignar a cada actividad el tiempo suficiente, pero no


excesivo.

Mantenga la suficiente flexibilidad para poder abordar los asuntos no


previstos, pero que resulten de su inters. Cuando decida abordar algo
nuevo e importante, debe poder hacerlo sin destrozar su programa, ni
sentirse culpable.

Incluya en su programacin algn tiempo para pensar todos los das.


Necesita hacerlo y no puede esperar a "Tener tiempo".

Incluya tambin, un tiempo fijo para hacer lecturas profesionales. Si no lo


programa lo ms probable que nunca llegue a realizar aquellas que le
interesan.

33

HOJA DE TRABAJO
EL GERENTE DE MARCA
INSTRUCCIONES
Usted es gerente de marca de la Compaa J & E, la cual se dedica a la
manufactura de productos domsticos y est localizada en Puerto La Cruz.
Usted tiene que realizar un viaje urgente a la ciudad de Washington D.C. por
un lapso de un mes; su avin sale a las 9 p.m.
En este momento son las 9 de la maana y tiene que administrar su tiempo
de tal manera que pueda desempear las actividades que a continuacin se
detallan, antes de partir a su destino. Si se considera necesario, algunas de
las actividades que se sealan pueden ser suspendidas o delegadas.
Asimismo, le recordamos que usted cuenta con el soporte de una secretaria
para el desempeo de sus funciones.

LISTA DE ACTIVIDADES
1. Junta para evaluar rediseo de empaque con el
Departamento de Ingeniera Industrial.

DURACIN
(60 minutos)

2. Analizar resultados de la marca durante el ltimo


mes, y dictar acciones correctivas si es necesario.

(120 minutos)

3. Llamada del Gerente General solicitando informes


sobre la marca.

(10 minutos)

4. Reunin con el Gerente de Grupo para evaluar


proyectos en proceso.

(60 minutos)

5. Reunin con el Consejo Directivo para tratar ltimos


detalles de su visita a Washington

(90 minutos)

6. Salir a comer con el Ejecutivo de Cuenta de la


Agencia de Publicidad, para discutir una nueva
estrategia de comunicacin.

(120 minutos)

34

7. Llamar al proveedor "X" para darle unos cambios en


el diseo del exhibidor que se est fabricando

(10 minutos)

8. Pagar tarjeta de crdito en el banco.

(30 minutos)

9. Elaborar documento en el que se seale la nueva


poltica de exhibicin de la marca en el canal de
autoservicios.

(30 minutos)

10. Hablarle a su mam para despedirse.

(10 minutos)

11. Ir a la planta para chequear problemas de


produccin.

(40 minutos)

12. Durante el da usted tendr que realizar distintas


llamadas personales

(60 minutos)

13. El Gerente de Ventas de su Compaa le informa


que se encuentra con l el Gerente de Compras de las
tiendas de autoservicio "Aurrera" y que se llevar a cabo
una junta de trabajo en la que se discutirn distintos
aspectos sobre la exhibicin y material punto de venta
que afecta a su marca.
14. Debe llevar, hoy mismo, documentos urgentes al
Departamento de Finanzas

(120 minutos)

(20 minutos)

15. Le recordamos que usted necesita llegar al


aeropuerto 1:30 horas antes de que salga su avin
Para registrarse. Regularmente de su Compaa al
Aeropuerto se hacen 30 minutos de camino.
NOTA:
No existe ninguna restriccin en cuanto al orden de las actividades. Las
actividades que aparezcan en esta hoja de instruccin y se omitan en la

35

"Agenda" deben especificarse quin las va a realizar o por qu se omitieron.

36

HOJA DE RESPUESTAS 1.
AGENDA (INDIVIDUAL)
ACTIVIDADES A REALIZAR

HORARIO

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

37

15.

38

HOJA DE RESPUESTAS 2.
AGENDA (DISCUSIN EN GRUPO)
ACTIVIDADES A REALIZAR

HORARIO

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.

39

15.

Bibliografa

Berne Eric, Juegos en que participamos. Edit. Diana


Dyer, Wayne W. El cielo es el lmite. Edit. Grijalbo
Dyer, Wayne W. Tus zonas errneas. Edit. Grijalbo
Pease, Allen. Lenguaje del cuerpo. Edit. Paids
Davidson, Jeff. La Gestin del Tiempo. Edit. Prentice Hall.
Peters, T.J & Waterman, R.H. En busca de la Excelencia. Edit. Norma
www.gerza.com
www.monografias.com

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