ACCESS 07/ CHAP 6 - RELATIONS

ENTRE LES TABLES

1. L'INTERET DE LIER DES TABLES
Mme tant isoles, les tables prsentent des avantages, en
particulier : informations structures, saisie des donnes
facilite, application de tris et de filtres, affichage et slection
des donnes.
La cration de relations est utile, elle offre des avantages
supplmentaires :

Relies, les tables permettent de prsenter un systme

encore mieux structur, ainsi que des donnes plus
cohrentes (notamment en appliquant l'intgrit
rfrentielle , cf. 5 de ce chapitre).

Reprsentes par des lignes, les relations permettent

d'identifier facilement les champs correspondants.
Les relations s'avrent pratiques lors de l'laboration des
requtes, ainsi que pour la ralisation de formulaires et
d'tats (cration de sous-formulaires et de sous-tats).

2. CHAMP IDENTIFIANT, CLE

PRIMAIRE ET CLE ETRANGERE
Usuellement, une relation entre deux tables est reprsente par
une ligne qui part de la cl primaire d'une table, et qui arrive
sur une autre table la cl trangre correspondante.
Les notions de champs identifiants et de cls seront expliques
en dtail dans les paragraphes suivants.
1

Champs identifiants
Une table doit toujours contenir un champ ou un groupe de
champs identifiant, d'o l'tude des champs identifiants ds
l'tape de la cration de la table (cf. chapitre 2 2 Champs
identifiants ).
La caractristique d'un champ ou d'un groupe de champs
identifiant est de permettre d'identifier un enregistrement de la
table.
Table comportant un champ identifiant

Lorsqu'une table comprend un champ identifiant, une valeur

de ce champ permet d'identifier l'enregistrement
correspondant : connaissant une valeur du champ identifiant,
on peut dduire les valeurs des autres champs de
l'enregistrement.
Exemple
Dans une table LIVRE, un numro de livre permet d'identifier
le livre correspondant. Connaissant le numro d'un livre, on
peut dduire le titre, le numro d'auteur et l'diteur de ce livre
(quand le champ est renseign).
Table comportant un groupe de champs identifiant

Lorsqu'une table comprend un groupe de champs

identifiant, un ensemble de valeurs des champs de ce groupe
permet d'identifier l'enregistrement correspondant.
Connaissant les valeurs de tous les champs du groupe, on peut
dduire les valeurs des autres champs de l'enregistrement.
Le groupe de champs identifiant comporte uniquement les
champs ncessaires l'identification d'un enregistrement.
Exemple
Considrons la table EMPRUNT :
2

EMPRUNT

NoLivre
NoPersonne
DateEmprunt
DateRetour
On suppose qu'une personne ne peut emprunter qu'une seule
fois un mme livre.
La table EMPRUNT a pour identifiant le groupe de champs
compos de NoLivre et de NoPersonne.
Il est ncessaire et suffisant de connatre un numro de livre et
un numro de personne pour identifier l'emprunt
correspondant. On peut en dduire la date d'emprunt et la date
de retour du livre (le champ DateRetour n'est pas renseign si
le livre n'a pas t rendu).
Supposons maintenant qu'une mme personne puisse
emprunter plusieurs fois le mme livre, des dates diffrentes.
Le groupe de champs identifiant doit dans ce cas inclure
galement le champ DateEmprunt.
L'attribution d'une cl primaire
Sans que cela soit obligatoire, il est vivement conseill
d'attribuer une cl primaire tout champ ou groupe de
champs identifiant.
Il est usuel de dsigner alors ce champ ou ce groupe de champ
la cl primaire de la table.
Vrifications pralables l'attribution d'une cl primaire

Avant d'attribuer une cl primaire un champ ou un groupe de

champs, vrifiez que :

Le champ a le type NumroAuto, Numrique ou Texte. Ce

sont les seuls types accepts pour une cl primaire.

Le champ ou le groupe de champs permet d'identifier un

enregistrement.
Tous les enregistrements de la table ont ou doivent avoir
une valeur pour ce champ.
Les valeurs de ce champ sont et seront uniques.
Il est habituel de choisir NumroAuto en type de champ
identifiant.
Dans un champ de ce type, Access gnre
automatiquement les valeurs, donc il ne peut pas y avoir
d'absence de valeur.
De plus, ces valeurs tant uniques, il n'y a pas de risque
de doublons , c'est--dire de valeurs identiques.
Attribuer une cl primaire

La table tant ouverte en Mode Cration, pour attribuer une

cl primaire un champ ou un groupe de champs, procdez
ainsi :

Dsignez le champ ou le groupe de champs identifiant :

o S'il s'agit d'un champ identifiant : cliquez sur la ligne
de champ concern.
o S'il s'agit d'un groupe de champ identifiant :
slectionnez les lignes de tous les champs du
groupe.
Si les lignes de champs ne sont pas juxtaposes,
4

dplacez-les de sorte qu'elles le soient : cliquez sur

une ligne, puis cliquez-glissez jusqu' l'emplacement
souhait.
A l'onglet Cration, dans le groupe Outils, activez le
bouton Cl primaire .
Une icne reprsentant une cl s'affiche :

Pour un champ identifiant : l'icne s'affiche dans sa case

d'en-tte. On peut ds lors dsigner le champ comme
cl primaire de la table .

Pour un groupe de champs identifiant : l'icne s'affiche

dans la case d'en-tte de chaque champ du groupe. C'est
le groupe qui est cl primaire.

ACCESS 07/ CHAP 10 - REQUETE DE SELECTION EN MODE CREATION

Beaucoup plus puissante que la mthode prcdente (cration

d'une requte avec un Assistant), il s'agit de la mthode la plus
utilise pour crer ou modifier une requte.
Bien qu'on ne dispose pas avec cette mthode d'Assistant pour
nous guider, l'laboration d'une requte en mode Cration
est simple.
Elle consiste principalement :

A afficher les tables (ou les tables rsultats de requtes

prcdentes) utilises dans la requte.

A renseigner la grille de cration , notamment en

prcisant les critres de slection souhaits.

INDICATIONS PRELIMINAIRES A LA
CREATION DE REQUETE
Fermer les tables

Avant d'excuter la requte,

fermez les tables qu'elle concerne (pour fermer

une table : faites un clic droit sur son onglet > Fermer). C'est ncessaire pour l'excution de
nombre de requtes.

Passage du mode Cration au mode Feuille de

donnes, et inversement
la requte est cre et modifiable en mode
Cration, et que son rsultat est affich en mode Feuille de
donnes, il est important de savoir passer d'un mode l'autre.
Dans la mesure o

Il existe plusieurs mthodes pour passer d'un mode d'affichage l'autre :

Avec les icnes de la barre d'tat

Sur la barre d'tat (en bas), droite, cliquez sur :
o Le premier bouton, dont l'icne reprsente une
feuille de donnes
de donnes.

: passage en Mode Feuille

o Ou bien sur le bouton dont l'icne comporte une

querre

: passage en Mode Cration.

Avec le ruban
Ouvrez l'onglet Accueil > cliquez sur la partie suprieure
du bouton Affichage.
On retrouve les icnes prcdentes : la reprsentation
d'une feuille de donnes pour le Mode Feuille de donnes
et celle d'une querre pour le Mode Cration.
Clic droit sur l'onglet de la requte
Faites un clic droit sur l'onglet de la requte > choisissez
le Mode souhait.
Excution d'une requte affiche en mode Cration
7

en mode Feuille de donnes. La

requte ayant t labore en mode Cration, il y a plusieurs mthodes pour
l'excuter et afficher son rsultat :
Le rsultat d'une requte s'affiche toujours

A l'onglet Crer des Outils de requte , dans le groupe

Rsultats, cliquez :
o Soit sur le bouton Excuter, dont l'icne est un point
d'exclamation rouge
o Soit sur le bouton Affichage, dont l'icne symbolise
une feuille de donnes

(Lorsqu'il s'agit d'une requte d'action, le bouton

Affichage permet de visualiser le rsultat avant d'excuter
la requte. D'o la prsence des deux boutons, Affichage
et Excuter, dont l'activation conduit au mme rsultat
pour une requte de slection)
Ou bien vous pouvez passer en mode Feuille de donnes :
o Faites un clic droit sur l'onglet de la requte > Mode
Feuille de donnes.
o Ou bien cliquez sur le premier bouton de la barre
d'tat (en bas de l'cran), dont l'icne reprsente une
feuille de donnes.
Affichage limit de lignes dans la table rsultat
n'afficher que le nombre ou le
pourcentage d'enregistrements souhait.
Sans modifier le rsultat de la requte, on peut

La requte tant affiche en mode Cration, pour dfinir le nombre ou le pourcentage

d'enregistrements afficher :
A l'onglet Crer des Outils de requte , dans le groupe Paramtrage de requte , cliquez
8

Renvoyer . Par dfaut, Tout est renvoy. Cliquez sur la valeur

souhaite, ou bien saisissez un nombre ou un pourcentage
d'enregistrements afficher.
sur le bouton

Cette fonctionnalit existe galement pour une cration de requte en mode SQL.

1. FENETRE D'ELABORATION D'UNE

REQUETE EN MODE CREATION
Pour

crer une requte en mode Cration, commencez par afficher la

fentre de la requte, comportant la grille de cration : l'onglet Crer, dans le groupe Autre,
activez le bouton Cration

de requte .

La fentre d'laboration d'une requte en mode Cration, ainsi que la

fentre

Afficher la table apparaissent. Affichez la ou les tables utilises par la nouvelle

requte (si ncessaire vous pourrez ensuite les supprimer ou en ajouter d'autres), puis fermez
cette fentre.

Access nomme la nouvelle requte Requte1. Vous pouvez la renommer : faites un

clic droit sur son onglet > Enregistrer. Tapez le nom souhait.
La fentre d'laboration de la requte comprend :

En haut, la zone d'affichage des tables (ou des tables

rsultats de requtes).

En bas, la grille de cration. L'laboration de la requte

consiste principalement saisir des informations dans
cette grille.
Tables utilises dans les exemples : nous utiliserons les tables dfinies au
chapitre 7.

2. AFFICHAGE DES TABLES ET DES

CHAMPS
Affichage des tables
9

Ne pas confondre une table ouverte (elle affiche un onglet

portant son nom) et une table affiche dans la fentre de
cration de la requte. L'ouverture et cet affichage sont
indpendants.
N'affichez que les tables ncessaires la requte. Mais
affichez toutes celles qu'il faut : on ne peut utiliser que les
champs des tables affiches.
Pour afficher une table dans la partie suprieure de la fentre de la requte, on utilise

fentre Afficher la table .

Concernant l'affichage, la slection, le masquage ou le dplacement des
la

tables, les mthodes sont similaires celles appliques aux tables affiches dans la fentre
Relations (cf. chapitre 6 4 Gestion des tables ).
En rsum :

Pour ajouter une table, commencez par afficher la

fentre Afficher la table : clic droit sur l'arrire-plan
de la fentre > Afficher la table. Double-cliquez sur le
nom de la table afficher.

Pour slectionner une table, cliquez sur son texte.

Pour masquer une table : faites un clic droit sur le texte
de la table > Supprimer une table.
Pour dplacer une table, cliquez-glissez sur la barre de
son nom.
Pour largir ou rduire une table, cliquez-glissez sur l'un
de ses bords.
Champs utiliss dans la requte

10

ACCESS 07/ CHAP 13 - LE

FORMULAIRE
Le formulaire est la principale vitrine de la base de donnes,
d'o l'importance de sa prsentation.
Si un formulaire affiche des donnes, gnralement par
affichage d'un seul enregistrement la fois, son utilit
principale est la saisie des donnes.
Les principaux modes d'affichage d'un formulaire sont :

Le mode Cration : ce mode sert crer un formulaire ou

modifier sa structure.

Le mode Formulaire : ce mode permet de visualiser et

de saisir des enregistrements.
11

 Le mode Page : c'est un mode intermdiaire entre les

deux prcdents, permettant des modifications du
formulaire et la consultation de ses donnes.
Dans ce mode d'affichage, on peut effectuer certaines
modifications de structure, sans risque de modification
des donnes.
Pour enregistrer ou fermer le formulaire, ou pour passer un
autre mode d'affichage, faites un clic droit sur l'onglet du
formulaire, et activez la commande souhaite.
Pour passer un autre mode d'affichage, on peut aussi :
utiliser le bouton Affichage (onglet Accueil) ou bien l'un des
boutons de la barre d'tat.
Quand on double-clique sur le nom d'un formulaire du Volet
de navigation, il s'ouvre en mode Formulaire.

1. CREER UN FORMULAIRE
Raliser un formulaire consiste prioritairement insrer des
champs sur une feuille vierge. Ces champs peuvent
provenir de tables ou de rsultats de requtes.
L'insertion d'un champ se traduit par l'affichage sur le
formulaire de deux contrles :

Une tiquette portant la lgende, sinon le nom du champ,

pour indiquer l'utilisateur ce qui a t saisi, ou ce qu'il
doit saisir dans le contrle associ.

Le contrle associ permettant d'afficher ou de saisir une

valeur du champ.
En fonction du type de donnes du champ, il est une zone
12

de texte, une zone de liste ou une case cocher.

Ce contrle hrite des proprits du champ, en particulier
des proprits Lgende, Format et Masque de saisie.
Il existe plusieurs mthodes de cration d'un formulaire, que
nous dtaillons plus loin :

Le Formulaire vierge

Cration rapide en deux clics

L' Assistant Formulaire
Le mode Cration, mthode par excellence de cration
d'un formulaire.
Le formulaire ayant t cr, son nom s'affiche dans le Volet
de navigation.
Formulaire vierge
Il s'agit d'une mthode simple, qu'on peut utiliser ds lors qu'il
y a peu de champs insrer dans le formulaire. Elle permet
d'insrer les champs souhaits, dans l'ordre souhait.
Pour crer un formulaire :

A l'onglet Crer, dans le groupe Formulaires, activez le

bouton Formulaire vierge . Un formulaire vide est
cr, affich en mode Page.

Utilisez le volet, titr Liste de champs , pour insrer

les champs souhaits dans le formulaire. Cliquez sur le
signe + d'une table pour l'ouvrir. Pour insrer un champ :
cliquez-glissez sur son nom jusqu'au formulaire, ou bien
double-cliquez sur son nom.
13

Le formulaire affiche l'ouverture les valeurs du premier

enregistrement.
Si on insre galement un champ d'une table issue de la
zone Champs disponibles dans les tables associes ,
les valeurs correspondantes de ce champ s'affichent en
dessous, en prsentation analogue celle d'une Feuille de
donnes. C'est un sous-formulaire.
Exemple

Nous utiliserons les tables PEINTRE et TABLEAU dfinies

au chapitre 7.
Aprs avoir activ le bouton Formulaire vierge , ouvrez la
table PEINTRE, puis double-cliquez sur les champs
NoPeintre, NomPeintre, PrenomPeintre et Nationalite.
Ouvrez la table associe TABLEAU (une relation existe entre
les tables PEINTRE et TABLEAU, elle s'appuie sur les
champs correspondants NoPeintre). Cliquez-glissez sur le
champ NomTab jusqu'au formulaire.
On obtient :

L'existence d'une relation entre les tables PEINTRE et

TABLEAU a permis la cration automatique du sousformulaire.

14

Le sous-formulaire affiche les noms des tableaux raliss par

le peintre qui apparat au-dessus, dans le formulaire.
Cration rapide d'un formulaire

ACCESS 07/ CHAP 14 - L'ETAT

La fonction principale d'un tat est la restitution des donnes.

C'est un document destin tre imprim. Il n'a pas
l'interactivit du formulaire.
Un tat affiche souvent les enregistrements rsultant d'une
requte.
Tandis que le formulaire n'affiche gnralement qu'un seul
enregistrement la fois, l'tat affiche une ou plusieurs listes
d'enregistrements.
Etats et formulaires prsentent de nombreuses similarits,
15

concernant notamment les mthodes de cration et la gestion

des contrles.

1. CREATION D'UN ETAT

Il existe

plusieurs mthodes de cration d'un tat :

L' Etat vide

Cration rapide en deux clics

L' Assistant Etat
Le mode Cration.
Access 2007 dispose galement d'un Assistant

Etiquette . Comme son nom

l'indique, cet Assistant permet de crer un tat affichant des tiquettes.

Etat vide
Il s'agit d'une mthode simple, qu'on peut utiliser ds lors qu'il y a

peu de champs

insrer dans l'tat. Elle permet de choisir les champs insrer, ainsi que leur ordre d'affichage
dans l'tat.

Pour raliser un tat :

1. Cration d'un tat vierge : l'onglet Crer, groupe Etats,

activez le bouton Etat vide . Un tat vide est cr,
affich en mode Page.
2. Insertion des champs dans l'tat vide :
Si le volet Liste de champs n'est pas affich, cliquez
l'onglet Format, groupe Contrles, sur le bouton
16

 Ajouter des champs existants .

Utilisez ce volet pour insrer des champs dans l'tat.
Cliquez sur le signe + d'une table pour l'ouvrir. Pour
insrer un champ : double-cliquez sur son nom, ou bien
cliquez-glissez sur son nom jusqu' l'tat.
L'tat affiche la liste des enregistrements, en mode Page.
Exemple
Nous utiliserons les tables PEINTRE et TABLEAU dfinies au chapitre 7.

Crez un tat vide en activant le bouton Etat vide .

Insrez les champs dans l'tat :

o Ouvrez la table PEINTRE, puis double-cliquez sur
les champs NoPeintre, NomPeintre, PrenomPeintre.
o Ouvrez la table TABLEAU, puis double-cliquez sur
le champ NomTab.
On obtient l'tat suivant (extrait des enregistrements) :

Chaque en-tte de colonne est une tiquette portant la lgende,

sinon le nom d'un champ.
En dessous, les valeurs des champs sont affiches dans
des zones de texte.
Le nom du nouvel tat apparat dans le Volet de navigation.
Cration rapide d'un tat
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Comme pour le formulaire : en deux clics, l'tat est gnr !

Procdez ainsi :

Dans le Volet de navigation, cliquez sur une table ou sur

une requte.

A l'onglet Crer, groupe Etats, cliquez sur le bouton

Etat .
L'tat est gnr et affich

en mode Page, il prsente la liste des

enregistrements.

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