SESIN 01

FRMULAS Y FUNCIONES

Prof. Luis Sifuentes

1.

Objetivo de la sesin
Al finalizar el estudio de esta sesin, el participante ser capaz de reconocer como
crear una frmula y usar las funciones bsicas que ofrece el Excel mediante el
asistente de funciones como suma, promedio, mximo, mnimo, contar, contara y
contar.blanco.

2.

Contenidos
Frmulas - Funciones - Celda Fija
Funciones Bsicas: Suma, Promedio,
Contar.Blanco.

3.

Mximo,

Mnimo,

Contar,

Contara,

Actividades
Se resolver una serie de ejercicios en los cuales se buscar aplicar e interiorizar los
contenidos mostrados en la sesin.

Frmulas y Funciones Bsicas

Recordamos que el Excel nos brinda la oportunidad de ingresar o escribir frmulas las
cuales se crean en base a nuestras necesidades, por ejemplo si tenemos una celda (A2 por
ejemplo) en donde tenemos un Monto y queremos calcular el IGV bastar con escribir la
siguiente frmula (se inicia con el signo = o +)
= A2 * 18%
Pero tambin podemos usar las funciones que vienen pre-determinadas en el Excel 2010,
las cuales se pueden aplicar sobre una celda o rango de celdas como la siguiente:
= ENTERO(A2)
La cual devuelve la parte entera del nmero que se encuentra en la celda A2.
Una funcin es una frmula predefinida por Excel2010 (o por el usuario) que opera con
uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o
ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin (argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:

Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No deje espacios
antes o despus de cada parntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o
funciones.
Los argumentos deben de separarse por coma o un punto y coma1 ;.

Segn la configuracin del Windows

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Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que
realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de
texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de
informacin.
Recuerde que para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual
introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

INSERTAR UNA FUNCIN CON EL ASISTENTE

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero el Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as
nos resultar ms fcil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una funcin en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin, desplegar el men

Insertar. Elegir la opcin Funcin.

bien, hacer clic sobre el botn

de la barra de frmulas con el que aparecer el
cuadro de dilogo Insertar funcin de la derecha.

Fig. 01 Vista del asistente de funciones

Excel nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve
descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a
continuacin hacer clic sobre el botn
, de esta forma no es necesario conocer
cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista
Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.

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Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categora del cuadro combinado O seleccionar una categora: esto har que en el cuadro
de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista.
Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos
haciendo clic sobre sta. Conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior
aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin Tambin disponemos de un
enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha
funcin. Al final, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de
funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn
la funcin que hayamos elegido por ejemplo SUMA ().

Fig. 02 Asistente de la funcin Suma

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una
celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botn

para que el

cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin

seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para
seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera
celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la
tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo.
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso
de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el
tercero, y as sucesivamente.

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Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si
por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel
expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango.
Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la
posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
En la Barra de herramientas existe el botn Autosuma

que nos permite realizar la

funcin SUMA de forma ms rpida.

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha
del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha:
Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser
Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx
(obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Adems de
poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la
suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las
expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3),(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los
valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.

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Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta
forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo
=MAX(SUMA(A1:A4),B3) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la
suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular
el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

Funciones Bsicas

SUMA
Para sumar un grupo de celdas bastar seleccionarlas y luego hacer click en el
icono de autosuma

que se encuentra en la barra de herramientas. Tambin

puede escribir la frmula directamente la cual sera =SUMA(Rango) En el caso el

Rango = A1:A6

Ejemplo:

Fig.03 Suma de Rango de Celdas

PROMEDIO
Para hallar el promedio de un grupo de celdas, bastar con escribir la siguiente
frmula

=PROMEDIO(Rango)

MAXIMO
Para hallar el mximo valor de un grupo de celdas, bastar con escribir la siguiente
frmula

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=MAX(Rango)

MINIMO
Para hallar el mximo valor de un grupo de celdas, bastar con escribir la siguiente frmula
=MIN(Rango)
CONTAR
Para hallar el nmero de celdas con contenido numrico en un rango, bastar con escribir
la siguiente frmula =CONTAR(Rango)

Fig.04 Clculo de las funciones bsicas sobre un rango de celdas

CONTARA
Para hallar el nmero de celdas con contenido en un rango, bastar con escribir la
siguiente frmula

=CONTARA(Rango)

CONTAR.BLANCO
Para hallar el nmero de celdas vacas en un rango, bastar con escribir la siguiente
frmula

=CONTAR.BLANCO(Rango)

Tambin se puede hacer estos clculos de manera rpida, bastar seleccionar el rango de
celdas a operar y luego hacer click en la parte derecha de la barra de estado y elegir la
funcin requerida. Ver Fig. 05

Fig.05 Funciones de clculo rpido en la barra de estado

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TIPS
Desplazamiento de Puntero
Se puede desplazar a lo largo de un rango de celdas o a travs de la hoja presionando la
tecla Ctrl y luego la flecha de cursor
Ejemplo: Ctrl +
Para regresar a la celda A1 bastar con presionar la tecla Ctrl y sin soltarla presionar la
tecla Inicio
Ctrl + Inicio
No olvidar que para deshacer una accin en caso de error bastar presionar la tecla Ctrl
seguida de la Z
Ctrl + Z

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Ejercicios Propuestos
01.- Dado el siguiente cuadro:

Se pide:
Completar la columna Total$ sabiendo que el tipo de cambio se encuentra en la
celda A9.
Completar la columna Descuento si se hace un descuento del 10% a todos aquellos
productos cuyo Total en Soles (Total S/.) es superior a los 3200 nuevos soles.
Finalmente calcular la columna Nuevo Total = Total S/. Descuento
02.- Se tiene la siguiente relacin de alumnos con sus respectivos notas

Se pide:
Completar la columna Observacin son el mensaje Aprobado o Desaprobado, si se
sabe que la nota mnima aprobatoria es 11.
Pintar con color rojo las notas desaprobatorias.
03.- Dada la siguiente lista

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Se pide:
Calcular la suma de Montos de las Facturas
Promedio de Monto de las Facturas
Mximo Monto
Mnimo Monto
Suma de Montos de las Facturas Emitidas en Noviembre
Mximo Monto de una Factura emitida en Octubre

04.- En los meses de Marzo y Abril se presentaron las siguientes obras en el Teatro de la
Ciudad

Se pide:
Hallar la recaudacin que se obtuvo por cada obra
Hallar la recaudacin por mes.

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