Desarrollo Etapa Pre Contractual DCC PDF

DEFENSA CIVIL COLOMBIANA
PROCEDIMIENTO
DESARROLLO ETAPA PRECONTRACTUAL
GAD PD 001
CONTROL DE VERSIONES
Versin
Fecha (DD/MM/AAAA)
Descripcin
09/09/2008
Creacin
15/07/2009
Modificacin del proceso en condiciones generales y formatos
24/05/2010
Se actualizado de acuerdo con las normas vigentes que aplica a este

procedimiento
25/06/2010
Se incluyeron puntos de control al procedimiento
20/10/2011
30/10/2012
21/01/2013
11/03/2014
10/11/2014

procedimiento.
procedimiento y Plan de Eficiencia Administrativa
Se modific formato GAD-FT-007 y elimin formato GAD-FT-021
Se actualizado el procedimiento en los captulos de Objetivo. Alcance,
Condiciones Generales, Desarrollo y Documentos Relacionados, de
acuerdo con el Decreto 1510 de 2013 y se eliminaron los formato GADFT-024, GAD-FT-025, GAD-FT-026 y GAD-FT-027. As mismo se
incluy el proceso para adquirir bienes en la Bolsa Mercantil.
Se modific el procedimiento en los Captulos 3. Condiciones
Generales; numeral 3.11 Reglas de carcter general, numeral 4, al
igual se ajust la redaccin en los puntos de control; el Captulos 4.
Desarrollo, se modific los flujogramas Desarrollo procesos
contractuales bajo la modalidad mnima cuanta y Desarrollo
procesos contractuales de adquisicin de bienes y/o servicios a travs
de la bolsa de productos.
Elabor: Profesional de Apoyo Seguridad y Defensa (Jefe Grupo Administrativo)

__________________________________________________
Gloria Anglica Riveros Vega
Revis: Subdirector del Sector Defensa

__________________________________________________
TC. Flix Gabriel Aponte Castro
Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana
_______________________________________________
Mayor General (r) Miguel Ernesto Prez Guarnizo
La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

www.defensacivil.gov.co
PROCEDIMIENTO DESARROLLO ETAPA

PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
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Repblica de Colombia
TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO ................................................................................................. 2
2.
ALCANCE .................................................................................................. 2
3.
CONDICIONES GENERALES ................................................................... 2
4.
DESARROLLO ........................................................................................ 16
5.
DOCUMENTOS RELACIONADOS ......................................................... 37
1. OBJETIVO
Describir los lineamientos y mecanismos por medio del cual se ha de seleccionar los
proponentes con los cuales se pretende satisfacer las necesidades de bienes, obras y
servicios requeridos por la Entidad y posteriormente celebrar un contrato.
2. ALCANCE
El alcance de este procedimiento est comprendido desde la ejecucin del plan anual de
adquisiciones aprobadas o los requerimientos autorizados por los ordenadores del gasto,
hasta la adjudicacin del contratista, dentro de este marco, se debe encausar el
establecimiento claro, preciso y concreto de la pretensin administrativa.
3. CONDICIONES GENERALES
Se debe tener presente, el inciso 2, numeral 7.4.1 y el numeral 7.4.2 de la norma NTCGP
1000:2009, El Manual de Contratacin de la Entidad, la ley 80 de 1993, ley 1150 de
2007, ley 1474 de 2011, decreto 019 de 2012, decreto 1510 de 2013 y dems normas
que modifican, complementan y reglamentan el Estatuto General de Contratacin Estatal
para realizar una evaluacin y seleccin objetiva de los proveedores con su capacidad
para suministrar bienes, obras y servicios de conformidad con las reglas prestablecidas
por la entidad.
3.1
MODALIDADES DE SELECCIN
3.1.1. Licitacin pblica

3.1.2. Seleccin abreviada


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Seleccin Abreviada para la adquisicin de Bienes y Servicios de Caractersticas

Tcnicas Uniformes por Subasta Inversa, compra por catlogo derivado de la
celebracin de Acuerdos Marco de Precios y procedimientos de adquisicin en bolsas
de productos
Contratacin de Menor Cuanta
Contratos de prestacin de servicios de salud
Contratacin cuyo proceso de licitacin pblica haya sido declarado desierto
La enajenacin de bienes del Estado
Adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuaria
Contratacin de empresas industriales y comerciales del Estado, teniendo en cuenta
las excepciones consagradas en la ley
Contratacin de entidades estatales dedicadas a la proteccin de derechos humanos y
poblacin con alto grado de vulnerabilidad
Seleccin abreviada para la adquisicin de bienes y servicios para la Defensa y
Seguridad Nacional
3.1.3. Concurso de mritos
3.1.4. Contratacin directa
Urgencia Manifiesta
Contratacin de emprstitos
Contratos Interadministrativos
Contratacin de Bienes y Servicios en el Sector Defensa, la Direccin Nacional de
Inteligencia y la Unidad Nacional de Proteccin que necesiten reserva para su
adquisicin
Contratacin para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas
Los contratos de encargo Fiduciario
Contratacin directa cuando no exista pluralidad de oferentes
Contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o para la
ejecucin de trabajos artsticos que solo pueden encomendarse a determinadas
personas naturales
Adquisicin de bienes inmuebles
Arrendamiento de bienes inmuebles
3.1.5. Mnima cuanta
Contratacin de mnima cuanta (Invitacin pblica)
Adquisicin en grandes superficies cuando se trate de mnima cuanta
NOTA 1: Se debe tener en cuenta que de acuerdo con la modalidad de seleccin varan
los trminos para el desarrollo del proceso y cambian algunas condiciones del marco
general, por ejemplo: en la Licitacin Pblica el termino para evaluar es de cinco (5) das,
en Procesos de Seleccin Abreviados este trmino es de tres (3) das, Procesos de


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Mnima Cuanta un (1) da y solo se evaluar la oferta ms econmica. De igual forma la

manifestacin de inters en participar de los posibles proponentes solo aplica para los
casos de Seleccin Abreviada menor cuanta.
En la Licitacin Pblica, se realizan obligatoriamente las siguientes audiencias:
Audiencia de asignacin de riesgos
Audiencia de Adjudicacin
En caso de requerirse a solicitud de un interesado, se podr adelantar audiencia para
precisar el contenido y alcance del pliego de condiciones, la cual debe efectuarse en la
audiencia de asignacin de riesgos.
NOTA 2: Para la realizacin de procesos en la modalidad de contratacin directa
(interadministrativos), la Entidad dar cumplimiento a lo establecido en la normatividad
vigente y requerir de Estudios y documentos previos, acto administrativo que justifique
la contratacin, verificacin de boletn de responsables fiscales, antecedentes
disciplinarios y documentacin relacionada con nombramiento del ordenador del gasto,
fotocopia cedula representante legal u ordenador de gasto, y resolucin que faculta a
contratar al representante legal y/o persona delegada para firmar el contrato.
3.2
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
Conforme a la normatividad vigente, el Plan Anual de Adquisiciones, es el plan general de

compras al que se refiere el artculo 74 de la ley 1474 de 2011 y el plan de compras al
que se refiere la ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeacin contractual
que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los trminos del
decreto 1510 de 2013.
Es una herramienta de planeacin y gestin en el cual se plasma la programacin con
anticipacin de la gestin de las adquisiciones de bienes, servicios y obras que la entidad
realizara para su funcionamiento durante un periodo fiscal determinado. Debe estar
acorde con la visin de la entidad y los recursos presupuestales asignados.
En el plan anual de adquisiciones, se estiman las necesidades de la entidad y se planean
actividades y recursos en cuanto a la adquisicin y la asignacin de bienes y servicios
previamente cotizados y justificados.
La proyeccin del plan anual de adquisiciones del ao inmediatamente anterior, se
empieza a elaborar en el ltimo trimestre del ao inmediatamente anterior, para lo cual el
Grupo Administrativo emitir los lineamientos y directrices para su elaboracin.
3.3.
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
Los estudios y documentos previos son el soporte para la elaboracin del proyecto de

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pliego de condiciones y el contrato de manera que los proponentes pueden valorar

adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad, as como el de la distribucin
de riesgos que esta propone, deben permanecer a disposicin del pblico durante el
desarrollo del Proceso de Contratacin y contener los elementos establecidos por el
rgimen de la contratacin estatal.
3.4.
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestin financiera y

presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiacin disponible y
libre de afectacin para la asuncin de un compromiso, de ello, deviene el valor que la ley
le ha otorgado, al sealar que cualquier acto administrativo que comprometa
apropiaciones presupuestales deber contar con certificados de disponibilidad
presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violacin de esa
obligacin, generar responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.
3.5.
ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIN
La entidad, mediante acto administrativo de carcter general, ordenar de manera

motivada la apertura del proceso de seleccin que se desarrolle a travs de licitacin,
seleccin abreviada y concurso de mritos. Para la contratacin directa se dar aplicacin
a lo sealado en el rgimen de la contratacin estatal:
El acto administrativo contendr como mnimo la siguiente informacin:
El objeto de la contratacin a realizar
La modalidad de seleccin que corresponda a la contratacin
El cronograma del proceso, con indicacin expresa de las fechas y lugares en que se
llevarn a cabo las audiencias que correspondan
El lugar fsico o electrnico en que se puede consultar y retirar el pliego de
condiciones y los estudios y documentos previos
La convocatoria para las veeduras ciudadanas
El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas
orgnicas correspondientes
Los dems asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las
modalidades de seleccin
3.6.
CONTENIDO MINIMO DEL PLIEGO DE CONDICIONES:
Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de licitacin,
seleccin abreviada y concurso de mritos, y de los requisitos exigidos en el numeral 5
del artculo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones deber detallar claramente
los requerimientos para la presentacin de la propuesta. El pliego contendr, cuando
menos:


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La descripcin tcnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato,
identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o
de lo contrario con el tercer nivel del mismo
La modalidad del proceso de seleccin y su justificacin
Los criterios de seleccin, incluyendo los factores de desempate y los incentivos
cuando a ello haya lugar
Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para
la seleccin objetiva, de acuerdo con la modalidad de seleccin del contratista
Las reglas aplicables a la presentacin de las ofertas, su evaluacin y a la adjudicacin del contrato
Las causas que dan lugar a rechazar una oferta
El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinacin de si debe
haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener
en cuenta los rendimientos que este pueda generar
Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignacin del Riesgo
entre las partes contratantes
Las garantas exigidas en el Proceso de Contratacin y sus condiciones
La mencin de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones
estn cubiertos por un Acuerdo Comercial
Los trminos, condiciones y minuta del contrato
Los trminos de la supervisin y/o de la interventora del contrato
El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas
El Cronograma
No se requiere de pliego de condiciones cuando se seleccione al contratista bajo alguna
de las causales de contratacin directa y en los contratos cuya cuanta sea inferior al diez
por ciento (10%) de la menor cuanta, en ste caso se realizar una Invitacin Pblica.
La modificacin del pliego de condiciones se realizar a travs de adendas expedidas
antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
Se puede expedir adendas para modificar el cronograma una vez vencido el trmino para
la presentacin de las ofertas y antes de la adjudicacin del contrato.
La Entidad Estatal debe publicar las adendas en los das hbiles, entre las 7:00 a.m. y las
7:00 p.m., a ms tardar el da hbil anterior al vencimiento del plazo para presentar
ofertas a la hora fijada para tal presentacin, salvo en la licitacin pblica pues de
conformidad con la ley la publicacin debe hacerse con tres (3) das de anticipacin.
Para los Procesos desarrollados bajo la modalidad de Licitacin Pblica, se dar
aplicacin a lo establecido en el artculo 89 de la ley 1474 de 2011, que dice: Artculo 89.
Expedicin de adendas. El inciso 2 del numeral 5 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993
quedar as: Cuando lo estime conveniente la entidad interesada, de oficio o a solicitud
de un nmero plural de posibles oferentes, dicho plazo se podr prorrogar antes de su
vencimiento, por un trmino no superior a la mitad del inicialmente fijado. En todo caso


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no podrn expedirse adendas dentro de los tres (3) das anteriores en que se tiene
previsto el cierre del proceso de seleccin, ni siquiera para extender el trmino del
mismo. La publicacin de estas adendas slo se podr realizar en das hbiles y
horarios laborales.
3.7.
PUBLICIDAD EN EL PORTAL DE CONTRATACION PBLICA
En el Portal nico de Contratacin Pblica, se publicaran oportunamente los documentos

del proceso y los actos administrativos del proceso de contratacin, dentro de los tres (3)
das siguientes a su expedicin. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario
del Proceso de Contratacin.
En los procesos de contratacin directa, se publica el acto administrativo que justifica la
seleccin del contratista, los estudios y documentos previos, el contrato y el acta de
liquidacin.
Para los procesos de adquisicin de bines y/o servicios a travs de Acuerdos Marcos, se
dar cumplimiento a los lineamientos que la AGENCIA NACIONAL DE COLOMBIA
COMPRA EFICIENTE, emita para tal fin.
3.8.
AVISO DE CONVOCATORIA
Aviso de convocatoria. Para el caso de la licitacin pblica, seleccin abreviada y

concurso de mritos, se publicar en el Portal nico de Contratacin Pblica un aviso de
convocatoria con la siguiente informacin:
El nombre y direccin de la Entidad Estatal
La direccin, el correo electrnico y el telfono en donde la Entidad Estatal atender a
los interesados en el Proceso de Contratacin, y la direccin y el correo electrnico en
donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de
Contratacin
El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir
La modalidad de seleccin del contratista
El plazo estimado del contrato
La fecha lmite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma
de presentacin de la misma
El valor estimado del contrato y la manifestacin expresa de que la Entidad Estatal
cuenta con la disponibilidad presupuestal
Mencin de si la contratacin est cobijada por un Acuerdo Comercial
Mencin de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme
Enumeracin y breve descripcin de las condiciones para participar en el Proceso de
Contratacin
Indicar si en el Proceso de Contratacin hay lugar a precalificacin
El Cronograma
La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso


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En los Procesos de Contratacin adelantados bajo las modalidades de seleccin de mnima cuanta y contratacin directa, no es necesaria la expedicin y publicacin del aviso
de convocatoria en el Portal nico de Contratacin Pblica.
3.9.
ASPECTOS IMPORTANTES DE INTERES EN EL DESARROLLO DE LA
ETAPA PRECONTRACTUAL
El rea interesada deber enviar las solicitudes de trmite contractual con la antelacin
que a continuacin se relaciona, segn corresponda:
TRAMITE
TERMINO APROXIMADO
Licitacin Publica
2.5 meses
Concurso de Mritos
3 meses
Seleccin Abreviada
2 meses
Contratacin de Mnima Cuanta
10 das hbiles
Contratacin Directa
10 das hbiles
3.10. BIENES Y SERVICIOS

PRODUCTO
ADQUIRIDOS ATRAVS DE LA BOLSA DE
Pasos para la Negociacin

1. Verificacin de la inscripcin de los productos o servicios a adquirir en el SIBOL.
La Defensa Civil Colombiana entregara a la Bolsa Mercantil los bienes y/o servicios de
caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin a adquirir para que se realice la
verificacin de creacin de estos productos en el Sistema de Informacin de dicha
Entidad.
El Departamento Tcnico de la Bolsa verifica e informa si los bienes o servicios se
encuentran inscritos en la Bolsa.
En caso en no encontrarse inscritos los bienes o servicios, deber diligenciarse el
Formato de Solicitud de Inscripcin en SIBOL y la Ficha de Producto / Servicio
correspondiente con toda la informacin requerida para este efecto.
La Bolsa cuenta con el Comit de Estndares, integrado por profesionales idneos que
verifican la viabilidad de la inscripcin de bienes y servicios, conforme a los parmetros
legales y tcnicos propios del bien o servicio, inscripcin que posteriormente es aprobada
por la Junta Directiva.


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Ya inscrito el nuevo producto o servicio, se procede a surtir los pasos siguientes del
proceso.
2. Diligenciamiento de la CARTA DE INTENCIN.
Es el documento donde se manifiesta por escrito la intencin de adquirir a travs de la
Bolsa Mercantil de Colombia S.A., bienes y/o servicios con caractersticas tcnicas
uniformes y de comn utilizacin. Este documento ser elaborado por el Grupo
Administrativo de la Entidad, mediante la cual se debe estipular como mnimo las
siguientes necesidades:
Objeto a contratar indicando las cantidades mnimas de bienes y/o servicios a
adquirir, o el precio mximo a adquirir en caso de requerirse recibir ms cantidades.
Presupuesto oficial para la adquisicin de los bienes y/o servicios.
Discriminar el valor, nmero (s) y fecha (s) de (los) Certificado (s) de Disponibilidad
(es) Presupuestal (es). Si el proceso se soporta con vigencias futuras se deber
indicar el nmero de la autorizacin de vigencias futuras, ao y valor.
Precio mximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a travs de la Bolsa
de Productos.
Determinar el porcentaje mximo de la comisin a pagar incluido IVA sobre el valor
final en que se negocie la adquisicin de los bienes y/o servicios.
Plazo del Contrato de Mandato o Comisin y Forma de Pago determinando lo que le
corresponde asumir.
Plazo de entrega de bienes y/o servicios y forma de pago.
Requisitos Habilitantes
Garantas nicas de Cumplimiento
Plazo del Contrato de Comisin
Este documento NO es de carcter contractual e incluye los datos relevantes de la
negociacin que se pretende adelantar.
3. Estructuracin de las FICHAS TCNICAS DE NEGOCIACIN Y DE PRODUCTOS O
SERVICIOS, provisionales.
El Grupo Administrativo de la Defensa Civil Colombiana con base en las especificaciones
tcnicas entregadas por los dueos de los procesos y/o persona que requiri la compra
del bien y/o servicio estructurara la Ficha de Negociacin y Productos o Servicios.
Ficha tcnica de negociacin:
Es el documento que contiene todas las condiciones que requiere el mercado para la
negociacin.
1. Claridad en el Objeto de la Negociacin (lo que se pretende adquirir).
2. Claridad en el Presupuesto Mximo de la Negociacin (Neto).


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3. Requisitos de Participacin (claros y enumerados tipo Check List) conservando los

principios de Pluralidad y Proporcionalidad.
4. Trminos y forma de entrega del objeto de contratacin.
5. Tipo de Puja (Precio o Cantidad).
Mecanismos de puja:
a)
b)
Posturas sucesivas con disminucin de precio unitario. Mediante este procedimiento

las sociedades comisionistas miembros de la Bolsa efectuarn posturas de venta
pujando el precio unitario a la baja.
Posturas sucesivas con aumento de cantidades sobre un mismo valor total de la
negociacin. Mediante este procedimiento las sociedades comisionistas miembros de
la Bolsa efectuarn posturas aumentando la cantidad de unidades que ofrecen en
venta por un mismo valor total de la negociacin.
Ficha tcnica de producto / servicio:

Caractersticas tcnicas detalladas del producto o servicio a adquirir, y que respalda la
calidad del mismo.
4. Verificacin, aprobacin y suscripcin del contrato de comisin. Constitucin de las
garantas lquidas.
Seleccin de la Firma Comisionista
La Bolsa efectuar convocatoria pblica a Comisionistas previamente inscritos, e
interesados en actuar como mandatario dela Defensa Civil Colombiana en el proceso de
adquisicin, sealando el perfil, requisitos y publicando a travs de la pgina web de la
Secretara de la Bolsa el proceso de seleccin.
Rueda de Bolsa para la Seleccin del Comisionista
De conformidad con el reglamento y procedimiento de la Bolsa, el Comisionista
seleccionado es aquel que oferta en rueda a travs de una puja a la baja un porcentaje de
comisin que se ajusta a travs de la aplicacin de los criterios estipulados por la Entidad
Estatal (Defensa Civil Colombiana) que pueden ser la menor oferta, la media aritmtica
y/o geomtrica y que por regla general es inferior al porcentaje calculado por la Defensa
Civil Colombiana.
El proceso de seleccin del Comisionista se debe realizar dentro de un trmino no
superior a quince (15) das hbiles contados a partir de la fecha en que haya finalizado la
etapa de manifestacin de inters, de conformidad con lo dispuesto en la Circular nica
de Rueda y Mercado de Compras Pblicas.
OPERACIN DE MERCADO ABIERTO


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RUEDA DE NEGOCIACION: Es el procedimiento a travs del cual los distintos

proveedores representados por Comisionistas Vendedores mediante pujas a la baja,
ofertan los distintos bienes y/o servicios debidamente codificados por la Bolsa. Como
resultado de la operacin se acredita al Comisionista Vendedor mediante la expedicin de
una boleta de negociacin que se denomina Comprobante de Negociacin Operacin de
Mercado Abierto (papeleta).
La Bolsa Mercantil de Colombia S.A., adelantar la Rueda de Negociacin para la
adquisicin de los Bienes y/o Servicios requeridos en la Carta de Intencin, elaborando el
o (los) correspondiente(s) Comprobante(s) de Negociacin Operacin de Mercado Abierto
(Papeleta) por tem.
Con fundamento en este Comprobante de Negociacin Operacin de Mercado Abierto
(papeleta), la Defensa Civil Colombiana realizara los correspondientes registros
financieros.
La papeleta, contiene:
Fecha (DD/MM/AA): Es la fecha en que se realiza la rueda de negociacin por parte de la
Bolsa Mercantil de Colombia S.A.
Operacin No: Corresponde al nmero de la operacin que adelant la Bolsa Mercantil
de Colombia S.A., para la adquisicin de un bien y/o servicio y se emplear en el campo
de Nmero de la carpeta datos Administrativos.
Comprador: Hace referencia al Comisionista Comprador
que se encuentra
representando a la Defensa Civil Colombiana para la adquisicin de bienes y/o servicios.
Vendedor: Corresponde al Comisionista Vendedor que representa al o (los)
proveedor(es) que van a suministrar los bienes y/o servicios a adquirir.
Producto: Es la descripcin del bien o servicio.
Cantidad: Representa las cantidades adquiridas a travs de la rueda de negociacin.
Precio: Corresponde al precio unitario sin IVA de las cantidades adquiridas.
Detalle: En este campo se describen los valores resultantes de la negociacin tales
como: Valor de la Negociacin, IVA del Producto, costo del servicio de registro, IVA del
servicio de registro, Comisin a pagar e IVA de la comisin, y el costo del servicio de
Asiento en Cmara con su respectivo IVA.
TOLERANCIA DE NEGOCIACION


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El reglamento de la Bolsa Mercantil de Colombia S.A., contempla la posibilidad que se

adquieran hasta el 10% ms de los bienes y/o servicios negociados en una operacin,
manteniendo el precio sin que sea necesario surtir una nueva rueda de negociacin; es
decir, en caso de optar por esta posibilidad la Bolsa Mercantil de Colombia S.A. no
expedir un nuevo Comprobante de Negociacin Operacin de Mercado Abierto
(papeleta), por lo cual, se deber suscribir un acta donde se relacionen los detalles de la
negociacin resultante de la aceptacin de la tolerancia. Dicha acta servir de soporte
para adicionar el compromiso y generar los pagos que se deriven de ella.
En tal virtud, las Unidades Ejecutoras pueden solicitar esta tolerancia siempre y cuando
en la negociacin realizada a travs de rueda exista presupuesto disponible nicamente
con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal y que el mismo en cada una de
stas cubra el valor del bien o servicio.
COSTOS DE NEGOCIACION
DISPONIBLE: Operacin cuya entrega debe efectuarse dentro de los 30 das calendario
siguientes a la fecha en la que se realiz la operacin.
Rubro
Tarifa Disponible Aproximada
Tipo de tarifa
Bolsa
0,265% + IVA
Plena
Cmara
0,185% + IVA
Plena
Libre + IVA
Plena
SCB
FORWARD: Operacin cuya entrega debe realizarse despus de 30 das calendario

siguientes a la fecha en la que se hizo la operacin.
Tarifa Forward
Aproximada
Tipo de tarifa
Bolsa
0,30% + IVA
Plena
Cmara
0,21% + IVA
Menor a 1 ao: Plena

Mayor a 1 ao: Anualizado
Tasa (Nmero de das / 360)
Libre + IVA
Plena
Rubro
SCB
3.11.
1.
REGLAS DE CARCTER GENERAL
Teniendo en cuenta que los procesos contractuales son reglamentados en el Estatuto

de Contratacin Pblica, se dar aplicacin a lo all establecido dependiendo de la
modalidad de seleccin aplicada y cuanta del proceso.

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2.
As mismo, y toda vez que en el rgimen de contratacin, se establecen unos

beneficios que buscan promocionar y proteger la Industria Nacional, la Entidad dar
aplicacin y limitar sus procesos contractuales a Mipymes, de conformidad con la
normatividad antes citada.
3.
El valor de tasa representativa del mercado para limitar los procesos contractuales a
Mipymes, se fijar por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y debe ser
consultado en la pgina del Portal nico de Contratacin Pblica.
4.
Para efectuar la evaluacin de la proteccin a la industria nacional, se tomaran los

lineamientos establecidos en el marco normativo vigente.
5.
Los Estudios y Documentos previos, sern elaborados por el Grupo Administrativo de

la entidad, basado en la Ficha Tcnica y Estudio Mercado allegado por la
dependencia que solicita el bien, servicio u obra.
6.
Teniendo en cuenta el Plan de Eficiencia Administrativa y poltica cero papel, se

seguirn las siguientes reglas, as:
a) En los pliegos de condiciones definitivos se solicitar la presentacin de ofertas
utilizando el papel por ambas caras
b) Se reutilizar el papel para la impresin de correos electrnicos que sirvan de
evidencia dentro del desarrollo del proceso de la etapa precontractual (Expediente)
c) No se imprimir el Proyecto de Pliego de Condiciones, este deber ser consultado
en el portal nico de contratacin pblica y revisado en la pantalla del computador
d) Se utilizar la red interna para compartir informacin que evite impresiones
innecesarias
e) Hacer el uso de correo electrnico para l envi de comunicaciones entre
dependencias y comits evaluadores, as como tambin solo se debe imprimir lo
estrictamente necesario que sea soporte legal
7.
El formato GAD-FT-016 Control Proponentes / Llamadas/ Asistencia

Audiencias/Recibo de Propuestas, se diligenciar en forma obligatoria en los
siguientes casos:
a) Audiencias Pblicas
b) Cierres de Procesos Entrega de propuestas por parte de los proponentes
8.
El formato GAD-FT-011 Listado de verificacin documentos contractuales etapa

precontractual: Ser utilizado como lista de verificacin de documentos en los
procesos contractuales para todas las modalidades.


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El desarrollo de las dems causales de seleccin que no fueron descritas en el numeral

del presente manual de procedimientos se regir por la normatividad vigente que regula
los aspectos contractuales.
El procedimiento para la contratacin por acuerdo marco de precios, ser definido por
Colombia compra eficiente, conforme al artculo 49 del decreto 1510 de 2013.
PUNTOS DE CONTROL
Lista de Verificacin de documentos contractuales: Existe una nica lista de

verificacin de documentos la cual ser utilizada como herramienta que ayuda a
realizar seguimiento y monitoreo en el proceso de la etapa precontractual, en el cual
se puede verificar que en el expediente del proceso de contratacin para adquirir
bienes, servicios u obras, se encuentran todos los documentos exigidos por la
normatividad vigente que rige la contratacin estatal; en estos formatos se deben
registrar los datos relacionados con el nmero de proceso, objeto, contratista,
cuanta, etc., as como el nmero de folio donde se ubica cada documento.
Evaluacin de propuestas por parte de los comits: En esta actividad la entidad

evala con respecto al pliego de condiciones los criterios de seleccin del contratista
verificando que se cumplan los aspectos jurdicos, econmicos y tcnicos, exigidos.
Estas evaluaciones antes de ser publicadas son aprobadas por el Comit de
Licitaciones y Contratos, quienes recomiendan al Director General u ordenadores de
gasto adjudicar. (Manual de Contratacin DCC-MG-002).
Publicacin de Documentos: La publicidad en los proceso de contratacin se debe

hacer en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica, cuyo sitio web ser
indicado por su administrador. Con base en lo anterior, se publicarn, entre otros: el
proyecto de pliego de condiciones y la indicacin del lugar fsico o electrnico en que
se podrn consultar los estudios y documentos previos.
As mismo, deben publicarse las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego y
pliego de condiciones definitivo que presenten los posibles oferentes y el documento
que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.
El principal objetivo de la publicacin de los documentos es garantizar la
transparencia, la publicidad en la seleccin de los contratistas particulares y realizar
los ajustes a los pliegos de condiciones que garanticen la mejor seleccin de bienes,
servicios u obras de acuerdo con los requerimientos de la Entidad.
Estudio de Mercado (cotizaciones) y/o Anlisis Costos Histricos (Anlisis del

Sector): El Estudio de mercado (Cotizaciones) y el anlisis de Costos Histricos
(informacin que hace parte integral de los Estudios y Documentos Previos), se
consolidan como informacin fuente para establecer el presupuesto del proceso en
aras de poder cuantificar econmicamente su valor y evitar declaratorias de desierto
por presupuesto insuficiente.

PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
15 de 37
Ficha Tcnica: Es el documento que remiten las dependencias que crean la

necesidad para la adquisicin de bienes, obras o servicios, en la que se describen las
caractersticas tcnicas en forma detallada.
El documento de comprobante de negociacin operacin de mercado abierto

(papeleta) para el caso de adquisiciones realizadas a travs de la bolsa
mercantil: Debe estar debidamente diligenciado y firmado por los Comisionistas y la
Bolsa. Este documento es expedido por las Bolsas de Productos de acuerdo con el
rgimen y reglamento aplicable para adquisiciones a travs de stas.


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
16 de 37
4. DESARROLLO
Desarrollo procesos contractuales bajo la modalidad de licitacin pblica

ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Con base en el Plan Anual de

adquisiciones aprobado, el
Grupo Administrativo solicitar
a las dependencias u oficinas
que solicitaron la adquisicin
de bienes, servicios u obra,
alleguen la ficha tcnica y
estudio de mercado.
Subdireccin
Administrativa
Plan Anual de
adquisiciones
Ficha Tcnica
Detallada.
Estudio de Mercado
(Cotizaciones)
La dependencia que crea la

necesidad, elaborar una ficha
tcnica (GAD-FT-022) con la
descripcin detallada completa
del bien, obra o servicio a
adquirir, incluyendo la forma de
pago, el lugar y el plazo de
entrega de los bienes, obras o
servicios requeridos, entre
otros aspectos que considere
relevantes.
La dependencia
que crea la
necesidad
Ficha tcnica
GAD-FT-022
Se identifican los factores

objetivos y concretos que se
han de considerar en el
proceso de seleccin.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Estudios y
Documentos previos
GAD-FT-007
Documento mediante el cual se

certifica que existe apropiacin
suficiente y libre de afectacin
para atender los desembolsos
de la respectiva contratacin,
durante la vigencia fiscal
correspondiente.
Grupo Financiero
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
Inicio
Ejecucin Plan
Anual de
Adquisiciones
Recepcin de Ficha
Tcnica
Elaboracin de Estudios
y Documentos Previos
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
17 de 37
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
Se elabora el proyecto de
pliego de condiciones donde se
incluyen
las
condiciones
generales para adelantar el
proceso de seleccin. Este
documento debe ser avalado
por los integrantes de los
comits evaluadores y Asesora
Jurdica.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Proyecto de pliego de
condiciones
Publicacin
documentos
Se
publica
Aviso
de
convocatoria,
Estudios
y
documentos Previos (GAD-FT007) y Proyecto de pliego de
condiciones con el fin de dar
publicidad al proceso.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Publicacin en el
portal nico de
contratacin
Resolucin de
Apertura
El acto administrativo por

medio del cual se ordena
oficialmente la apertura del
Es importante tener en cuenta
si el proceso a solicitud de los
interesados debe limitarse a
Mipyme.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Resolucin de
Apertura
Con base en las observaciones

presentadas en la etapa de
proyecto, se efectan las
correcciones pertinentes al
pliego de condiciones definitivo,
incluyendo las condiciones
generales
de
seleccin.
Durante
el
periodo
de
publicacin del pliego de
condiciones y hasta tres (3)
das hbiles anteriores al cierre,
se podrn expedir adendas.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Pliego de condiciones
definitivo
Proyecto de Pliego
de condiciones
Pliego de
Condiciones
Definitivo


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
18 de 37
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
Publicacin
documentos
Audiencia Pblica
Cierre de
Convocatoria
Evaluacin de
propuestas
presentadas y
publicacin
Se publica la resolucin de
apertura,
el
pliego
de
condiciones
definitivo,
respuestas a las observaciones
presentadas al proyecto de
pliego .
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Publicacin en el
Portal nico de
Contratacin Publica
Despus de publicado la
resolucin de Apertura y Pliego
de Condiciones Definitivo, se
realiza audiencia para precisar
el Contenido del Pliego de
Condiciones Definitivo y asignar
los riesgos previsibles dentro de
la
ejecucin
del
objeto
contractual.
Grupo
Administrativo
Acta de audiencia
GAD-FT-023
Vencido el plazo de publicacin,

se cierra la convocatoria a la
fecha y hora establecida para
presentar propuestas. El da del
cierre se elabora Acta (GADFT-023) la cual debe ser
publicada en el Portal nico de
Contratacin Pblica.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Acta de cierre
GAD-FT-023
Comits
Evaluadores y
Grupo
Administrativo
Evaluaciones
Documentos
Subsanables
Las propuestas y copia del

pliego de condiciones definitivo,
se remiten a los comits
evaluadores para que realicen
su
evaluacin
y
emitan
concepto, stas son publicadas.
El trmino de evaluacin,
subsanacin y traslado es de
cinco (5) das hbiles.
En esta etapa se convoca al
Comit asesor de Licitaciones y
Contratos para
analizar los
informes
de
los
comits
evaluadores.


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
19 de 37
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
Recomendacin de
Adjudicacin o
Declaratoria de
Desierto
Se convoca al Comit Asesor

de Contratacin para que
analicen los informes de los
comits
evaluadores
y
recomienden al ordenador del
gasto
la
adjudicacin
o
declaratoria de desierta
del
respectivo proceso.
Comit Asesor y
Grupo
Administrativo
Acta de
recomendacin
GAD-FT-023
Audiencia de
Adjudicacin o
Declaratoria de
Desierto
La Adjudicacin del Proceso se

hace en audiencia pblica, en
ella se da lectura de la
resolucin de adjudicacin; en
dicha audiencia se elabora acta
(GAD-FT-023).
Grupo
Administrativo
Resolucin de
Adjudicacin y acta
de audiencia (GADFT-023).
Diligenciamiento
Lista de
Documentos de
Verificacin
La lista de documentos de
verificacin (GAD-FT-011) debe
ser verificada por el lder del
proceso durante el desarrollo
de la etapa precontractual y
diligenciada en el momento de
dar
trmite
a
la
etapa
contractual.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Lista documentos de
verificacin.
GAD-FT-011
Fin


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
20 de 37
Desarrollo procesos contractuales bajo la modalidad de seleccin abreviada de

menor cuanta
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS

adquisiciones aprobado, el Grupo
Administrativo solicitar a las
dependencias u oficinas que
solicitaron la adquisicin de
bienes, servicios u obra, alleguen
la ficha tcnica y estudio de
mercado.
Subdireccin
Administrativa
Plan Anual de
adquisiciones
Ficha Tcnica
Detallada.
Estudio de Mercado
(Cotizaciones)

servicios requeridos, entre otros
aspectos
que
considere
relevantes.
La dependencia
que crea la
necesidad
Ficha tcnica
GAD-FT-022
Se
identifican
los
factores
objetivos y concretos que se han
de considerar en el proceso de
seleccin.
Grupo
Administrativo
Estudios y
Documentos previos
GAD-FT-007

para atender los desembolsos de
la
respectiva
contratacin,
durante
la
vigencia
fiscal
correspondiente.
Grupo Financiero
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
Inicio
Ejecucin Plan
Anual de
Adquisiciones
Elaboracin ficha
Tcnica
Estudios y
Documentos Previos
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
21 de 37
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
Proyecto de Pliego
de Condiciones
Publicacin de
documentos
Resolucin de
Apertura
Pliego de
Condiciones
Definitivo
Publicacin de
Documentos en el
Portal nico de
Contratacin
Publica
Se elabora el proyecto de pliego

de condiciones donde se incluyen
las condiciones generales para
adelantar el proceso de seleccin.
Este documento debe ser avalado
por los integrantes de los comits
evaluadores y Asesora Jurdica.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Proyecto de pliego de
condiciones
Se publica aviso de convocatoria,

Estudios y documentos Previos
(GAD-FT-007) y Proyecto con el
fin de dar publicidad al proceso.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Publicacin en el
portal nico de
contratacin
Es el acto administrativo por

medio de cul se ordena
oficialmente la apertura del
proceso
de
seleccin.
Es
importante tener en cuenta si el
proceso por solicitud de los
interesados debe ser limitado
Mipymes.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Resolucin.
Se corrige el proyecto y se
elabora el pliego de condiciones
definitivo con las condiciones
generales de seleccin. Durante
el periodo de publicacin del
pliego y cierre del proceso hasta
el da hbil antes del cierre se
pueden expedir adendas.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Pliego de condiciones
definitivo
Se publica la resolucin de
apertura, el pliego de condiciones
definitivo,
respuesta
observaciones entre otros para
darle publicidad al proceso.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Publicacin en el
Portal nico de
Contratacin Publica


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
22 de 37
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
Lista de Posibles
Oferentes
Cierre
Convocatoria
Evaluacin de las
Propuestas
Presentadas y
Publicacin
Recomendacin
de Adjudicacin o
Declaratoria de
Desierto
Recibidas las cartas de intencin

en participar y realizado el sorteo,
se conforma la lista de posibles
oferentes (GAD-FT-023). Si se
llegase a presentar ms de 10
posibles proponentes la Entidad
se reserva el derecho de realizar
sorteo.
se cierra la convocatoria a la
fecha y hora establecida para
presentar propuestas. El da del
cierre se elabora Acta (GAD-FT023) la cual debe ser publicada en
el Portal nico de Contratacin
Pblica.
Las propuestas y copia del pliego
de condiciones definitivo, se
remiten a los comits evaluadores
para que realicen su evaluacin y
emitan concepto y estas son
publicadas. Para el caso de
Seleccin Abreviada el tiempo
para evaluar es de tres (3) das,
igual trmino para la publicacin y
tiempo de subsanar por parte de
los oferentes.
En esta etapa se convoca al
Comit Asesor de Licitaciones y
Contratos para
analizar los
informes
de
los
comits
evaluadores.
Vencido el trmino para subsanar
los comits emiten concepto final
y se convoca al Comit de
Licitaciones y Contratos para
realizar el anlisis de los informes
de los comits evaluadores y
recomendar al ordenador del
gasto
la
adjudicacin
o
declaratoria de desierta del
proceso.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Lista de posibles
oferentes
GAD-FT-023
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Acta de cierre
GAD-FT-023
Comits
Evaluadores
Evaluaciones
Comit Asesor y
Grupo
Administrativo
Acta de
recomendacin
GAD-FT-023


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
23 de 37
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
Adjudicacin o
Declaratoria de
Desierto
Con base en la recomendacin

efectuada por el Comit Asesor
de Licitaciones y Contratos se
procede a elaborar acta (GAD-FT023) y acto de adjudicacin para
suscribir contrato.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Resolucin de
Adjudicacin y acta
de audiencia (GADFT-023).
Diligenciamiento
lista de
documentos de
Verificacin
ser verificada por la lder del
proceso durante el desarrollo de
la
etapa
precontractual
y
diligenciada en el momento de dar
trmite a la etapa contractual.
Grupo
Administrativo
Lista documentos de
verificacin
GAD-FT-011
Fin


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
24 de 37
Desarrollo procesos contractuales bajo la modalidad de contratacin directa

ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
Inicio
Con base en el Plan anual de

adquisiciones
aprobado,
el
Grupo Administrativo solicitar a
las dependencias u oficinas que
requirieron la adquisicin de
bienes, servicios
u
obras,
alleguen la ficha tcnica y
estudio de mercado, cuando a
ello hubiere lugar.
Subdireccin
Administrativa
Plan Anual de
adquisiciones
Ficha Tcnica
Detallada.
Estudio de Mercado
(Cotizaciones)

aspectos
que
considere
relevantes.
La dependencia
que crea la
necesidad.
Ficha tcnica
GAD-FT-022
Estudios y
Documentos Previos
Se identifican los factores

seleccin.
La dependencia que
crea la necesidad del
bien o servicio y
Grupo Administrativo
Estudios y
Documentos previos
GAD-FT-007
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal

la
respectiva
contratacin,
durante
la
vigencia
fiscal
correspondiente.
Grupo Financiero
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
Ejecucin Plan
Anual de
Adquisiciones
Elaboracin Ficha
Tcnica


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
25 de 37
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
Acto Administrativo
justificacin de
Contratacin Directa
Para todas las causales de

contratacin directa se elabora
acto
administrativo
de
Justificacin de contratacin a
excepcin de la contratacin
directa
por
prestacin
de
servicios profesionales y de
apoyo a la gestin.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Acto administrativo de
Justificacin
Revisin
Documentos
Revisin de documentos para

dar trmite a elaboracin minuta
contrato.
Grupo
Administrativo
(Lder designado
para el proceso)
Varios Dependiendo
de la Causal de
Contratacin.
Diligenciamiento
lista de documentos
de Verificacin
ser revisada por el lder del
la
etapa
precontractual
y
dar trmite a la etapa contractual.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Lista documentos de
verificacin
GAD-FT-011
Fin


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
26 de 37
Desarrollo procesos contractuales bajo la modalidad mnima cuanta

ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS

bienes,
servicios
u
obras,
alleguen la ficha tcnica y estudio
de mercado.
Subdireccin
Administrativa
Plan de Compras
Ficha Tcnica
Detallada.
Estudio de Mercado
(Cotizaciones)

aspectos
que
considere
relevantes.
La dependencia
que crea la
necesidad.
Ficha tcnica
GAD-FT-022
Se
identifican
los
factores
seleccin. El Estudio de
Mercado
(Cotizaciones
y/o
Anlisis son el fundamento
econmico que justifica el
presupuesto del Proceso.
La dependencia
que crea la
necesidad del bien
o servicio y Grupo
Administrativo
Estudios y
Documentos previos
GAD-FT-007

la
respectiva
contratacin,
durante
la
vigencia
fiscal
correspondiente.
Grupo Financiero
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
Inicio
Ejecucin Plan
Anual de
Adquisiciones
Elaboracin Ficha
Tcnica
Estudios y
Documentos
Previos
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
27 de 37
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Se elabora una invitacin pblica en

la cual se establecen los requisitos
habilitantes.
(Lder del proceso)
Invitacin Pblica
Publicacin de
Documentos en el
Portal nico de
Contratacin Publica
Se publican los estudios y documentos

previos (GAD-FT-007) junto con la
invitacin pblica con el fin de dar
publicidad al proceso. En esta fase del
desarrollo del proceso los proponentes
podrn observar los requisitos de la
invitacin pblica y la Entidad deber dar
respuesta y publicar dicho documento en
el portal de contratacin pblica, as
mismo si dichas observaciones modifican
la invitacin se debe realizar adenda y/o
comunicado.
(Lder del proceso)
Publicacin en el Portal
nico de Contratacin
Publica
Cierre de
Convocatoria
Vencido el plazo de publicacin, se cierra

la convocatoria a la fecha y hora
establecida para presentar propuestas.
(Lder del proceso)
Elaboracin de
Invitacin Pblica
Evaluacin de la
propuesta
presentada con el
menor precio y
Publicacin
Acta de cierre
GAD-FT-023
Se verificaran los requisitos habilitantes

exclusivamente al proponente que oferte el
precio ms bajo, para lo cual, se tendrn
en cuenta las reglas de subsanabilidad
establecidas en el pargrafo 1, artculo 5
de la ley 1150 de 2007. En caso de que
ste no cumpla con los mismos, proceder
la verificacin del proponente ubicado en
segundo lugar y as sucesivamente. De no
lograrse la habilitacin, se declarar
desierto el proceso.
En caso de empate a menor precio, la
entidad adjudicar a quien haya allegado
primero la oferta entre los empatados,
segn el orden de entrega de las mismas.
Comits
Evaluadores
De igual manera se dar estricta

aplicacin a lo establecido en el artculo 27
del decreto 1510 de 2013, que dice:
Artculo
27
Comit
evaluadorLa
verificacin y la evaluacin de las ofertas
para la mnima cuanta ser adelantada
por quien sea designado por el ordenador
del gasto sin que se requiera un comit
plural., no siendo necesaria la expedicin
de un acto administrativo esta evaluacin
podr ser realizada por integrantes del
Grupo Administrativo, Asesores Jurdicos
Externos si existen o cualquier otro
servidor pblico que tenga el conocimiento
para efectuarla.

Evaluaciones

PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
28 de 37
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Grupo
Administrativo
(Lder del proceso)
Comunicacin de
aceptacin de oferta,
o declaratoria de
desierta.
Grupo
Administrativo
(Lder del proceso)
Lista documentos de
verificacin
GAD-FT-011
Comunicacin de
Aceptacin o
declaratoria
desierta de Oferta
Comunicacin de aceptacin de
la oferta o de declaratoria de
desierta.
Mediante
la
comunicacin de aceptacin de la
oferta, la Entidad manifestar la
aceptacin
expresa
e
incondicional de la misma, los
datos de contacto de la Entidad y
del supervisor o interventor
designado, si a ello hubiere lugar.
Con la publicacin de la
comunicacin de aceptacin en el
Portal nico de Contratacin
Publica
el
proponente
seleccionado quedar informado
de la aceptacin de su oferta.
En caso de no lograrse la
adjudicacin, la entidad declarar
desierto el proceso mediante
comunicacin motivada que se
publicar en el Portal nico de
Contratacin Pblica. Si hubiere
proponentes, el trmino para
presentar el recurso de reposicin
correr desde la notificacin del
acto correspondiente.
Diligenciamiento
Lista de
Documentos de
Verificacin
la
etapa
precontractual
y
Fin


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
29 de 37
Desarrollo procesos contractuales de adquisicin en grandes superficies cuando

se trate de mnima cuanta
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS

bienes alleguen la ficha tcnica.
Subdireccin
Administrativa
Plan de Compras
Ficha Tcnica
Detallada.
Estudio de Mercado
(Cotizaciones)

del bien, identificado con el cuarto
nivel de clasificador de bienes y
servicios, la forma de pago, el
lugar y el plazo de entrega de los
bienes requeridos.
La dependencia
que crea la
necesidad
Ficha tcnica
GAD-FT-022

la
respectiva
contratacin,
durante
la
vigencia
fiscal
correspondiente.
Grupo Financiero
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
Se elabora una invitacin que

debe estar dirigida a por lo menos
dos (2) Grandes Superficies y
debe contener: a) la descripcin
tcnica, detallada y completa del
bien, identificado con el cuarto
nivel del Clasificador de Bienes y
Servicios; b) la forma de pago; c)
el lugar y plazo de entrega de los
bienes; d) el plazo para la entrega
de la cotizacin que debe ser de
un (1) da hbil; d) la forma y el
lugar de presentacin de la
cotizacin, y e) la disponibilidad
presupuestal.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Invitacin Pblica
Inicio
Ejecucin Plan
Anual de
Adquisiciones
Elaboracin Ficha
Tcnica
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
Elaboracin
invitacin pblica


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
30 de 37
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Publicacin de
Documentos
Se realiza la publicacin de la
invitacin a cotizar.
Grupo
Administrativo
(Lder del proceso)
Publicacin en el
Portal nico de
Contratacin Publica
Cierre de
Convocatoria

se cierra el proceso, a la fecha y
hora establecida para presentar
cotizacin.
Grupo
Administrativo
(Lder del proceso)
Acta de cierre
GAD-FT-023
Comit Econmico
evaluador
Evaluacin
Grupo
Administrativo
(Lder del proceso)
Comunicacin de
aceptacin de oferta,
o declaratoria de
desierta
Evaluacin de la
propuesta
presentada con el
menor precio y
publicacin
Comunicacin de
aceptacin de
oferta, o
declaratoria de
desierta
Se evaluarn las cotizaciones

presentadas y se seleccionar a
quin
con
las
condiciones
requeridas, ofrezca el menor
precio del mercado, se aceptar
la mejor oferta.
En caso de empate a menor
precio, la entidad aceptar la
oferta que haya sido presentada
primero en el tiempo.
Comunicacin de aceptacin de
la oferta o de declaratoria de
desierta.
Mediante
la
comunicacin de aceptacin de la
oferta, la Entidad manifestar la
aceptacin
expresa
e
incondicional de la misma, los
datos de contacto de la Entidad y
del supervisor o interventor
designado, si a ello hubiere lugar.
Con la publicacin de la
comunicacin de aceptacin en el
Portal nico de Contratacin
Publica
el
proponente
seleccionado quedar informado
de la aceptacin de su oferta.


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
31 de 37
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Grupo
Administrativo
(Lder del proceso)
Lista documentos de
verificacin
GAD-FT-011
En caso de no lograrse la
adjudicacin, la entidad declarar
desierto el proceso mediante
comunicacin motivada que se
publicar en el Portal nico de
Contratacin Pblica. Si hubiere
proponentes, el trmino para
presentar el recurso de reposicin
correr desde la notificacin del
acto correspondiente.
Diligenciamiento
de la lista de
documentos de
verificacin
la
etapa
precontractual
y
Fin


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
32 de 37
Desarrollo procesos contractuales de adquisicin de Bienes y/o Servicios a travs

de la Bolsa de Productos.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS

Subdireccin
Administrativa
Plan de Compras
Ficha Tcnica
Detallada.
Estudio de Mercado
(Cotizaciones)

del bien y/o servicio, identificando
la forma de pago, el lugar y el
plazo de entrega de los bienes
requeridos.
La dependencia
que crea la
necesidad
Ficha tcnica
GAD-FT-022

la
respectiva
contratacin,
durante
la
vigencia
fiscal
correspondiente.
Grupo Financiero
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
La Defensa Civil Colombiana a

travs del Grupo Administrativo
entrega a la Bolsa Mercantil el
listado de los bienes y/o servicios
a adquirir para realizar la
inscripcin y verificacin de los
cdigos.
Grupo
Administrativo
(Lder del
proceso)
Correo Electrnico
Inicio
Ejecucin Plan
Anual de
Adquisiciones
Elaboracin Ficha
Tcnica
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
Verificacin de la
Inscripcin de
Productos


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
33 de 37
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Se elabora carta de intencin de

adquirir los bienes y/o servicios
a travs de la Bolsa Mercantil
suscrita por el ordenador del
gasto.
Grupo
Administrativo
(Lder del proceso)
Carta de Intencin
El Grupo Administrativo de la
Defensa Civil Colombiana con
base en las especificaciones
tcnicas formulados por la
dependencia, dueo de proceso
y/o persona que formula el
requerimiento elabora fichas
tcnicas de negociacin y de
productos y/o servicios.
Grupo
Administrativo
(Lder del proceso)
Fichas Tcnicas de
Negociacin y
Productos y/o
Servicios
Se enva a los comits

evaluadores y estructuradores
las Fichas Tcnicas en aras de
que formulen sus aportes desde
el mbito de sus competencias y
seguidamente se toman las
recomendaciones
Comits
Asesor de
Licitaciones y
Contratos y
Estructuradores y
Evaluadores
La Bolsa efectuar convocatoria

pblica
a
Comisionistas
previamente
inscritos,
e
interesados en actuar como
mandatario de la Defensa Civil
Colombiana en el proceso de
adquisicin, sealando el perfil,
requisitos y publicando a travs
de la pgina web de la
Secretara de la Bolsa el
Bolsa Mercantil de
Productos
Diligenciamiento
Carta de Intencin
Elaboracin de
Fichas Tcnicas de
Negociacin y
productos y/o
servicios y Estudios y
Documentos Previos
Aprobacin de
Comits
Estructuradores y
Evaluadores de las
Fichas Tcnicas
Seleccin de la
firma comisionista
(Rueda de
Negociacin)

Fichas Tcnicas de
Negociacin y
Productos y/o
Servicios
Contrato de Comisin

PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
34 de 37
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Es el procedimiento a travs del

cual los distintos proveedores
representados por Comisionistas
Vendedores mediante pujas a la
baja, ofertan los distintos bienes
y/o
servicios
debidamente
codificados por la Bolsa. Como
resultado de la operacin se
acredita al Comisionista Vendedor
mediante la expedicin de una
boleta de negociacin que se
denomina
Comprobante
de
Negociacin
Operacin
de
Mercado Abierto (papeleta).
Bolsa Mercantil de
Productos
Comprobante de
Negociacin
Operacin de
Mercado Abierto
(papeleta)
la
etapa
precontractual
y
Grupo
Administrativo
(Lder del proceso)
Lista documentos de
verificacin
GAD-FT-011
Operacin de
Mercado Abierto
(Rueda de
Negociacin)
Diligenciamiento
de la lista de
documentos de
verificacin
Fin


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
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Pgina No.
35 de 37
Desarrollo procesos contractuales de adquisicin de Bienes y/o Servicios a travs

de Acuerdo Marco de Precios Colombia Compra Eficiente
ACTIVIDAD
Inicio
Ejecucin Plan
Anual de
Adquisiciones
Elaboracin Ficha
Tcnica
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
Solicitud Cotizacin
a Colombia Compra
Coupa
Elaboracin
Estudios y
Documentos
Previos
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS

Subdireccin
Administrativa
Plan de Compras
Ficha Tcnica
Detallada.
Estudio de Mercado

del bien y/o servicio, identificando
la forma de pago, el lugar y el
plazo de entrega de los bienes
requeridos.
La dependencia
que crea la
necesidad
Ficha tcnica
GAD-FT-022

la
respectiva
contratacin,
durante
la
vigencia
fiscal
correspondiente.
Grupo Financiero
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
A travs del aplicativo Colombia

Compra Coupa, con el perfil de
Comprador
se
solicita
la
cotizacin del respectivo bien o
servicio requerido por la entidad y
del cual exista acuerdo marco de
precios suscrito.
La dependencia
que crea la
necesidad del bien
o servicio y Grupo
Administrativo
Solicitud Cotizacin
Generada por el
aplicativo
La dependencia
que crea la
necesidad del bien
o servicio y Grupo
Administrativo
Estudios y
Documentos previos
GAD-FT-007
Se identifican las causales por las

cuales se opta por contratar a
travs de un acuerdo marco de
precios (decreto 1510/2013), as
mismo se incluye la cotizacin
enviada por los proveedores que
suscribieron el acuerdo marco de
precios.


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
Versin
Pgina No.
36 de 37
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTROS/DTOS
Una vez realizado el estudio

previo y teniendo en cuenta la
cotizacin ms econmica, se
procede a generar orden de
compra con el perfil de
Comprador
para
que
posteriormente sea aprobada
por el Ordenador del gasto con
su respectivo perfil.
Lo anterior, de conformidad con
el artculo 46 y s.s. del decreto
1510/2013.
Grupo
Administrativo
(Lder del proceso
y Jefe del Grupo)
Orden de Compra
generada por el
aplicativo
Una vez se ha generado la

orden de compra por el perfil del
comprador sta se remite
automticamente al ordenador
del gasto (Director General)
para que sta sea aprobada.
Ordenador del
Gasto
Orden de Compra
aprobada por el
ordenador del gasto.
la etapa precontractual y
dar
trmite
a
la
etapa
contractual.
Grupo
Administrativo
(Lder del proceso)
Lista documentos de
verificacin
GAD-FT-011
Generacin Orden
de Compra para
aprobacin del
Ordenador del
Gasto
Aprobacin Orden de
Compra por parte del
Ordenador del Gasto
Diligenciamiento
de la lista de
documentos de
verificacin
Fin


PRECONTRACTUAL
GESTIN DE
ADQUISICIONES
GAD-PD-001
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37 de 37
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO
CDIGO
Constitucin Poltica de Colombia

Cdigo de Comercio Colombiano
Cdigo de Procedimiento Administrativo
Contencioso Administrativo
Ley 80 de 1993
de
lo
Ley 816 de 2003

Ley 1150 de 2007
Decreto 1510 de 2013
Ficha tcnica
Estudios y documentos Previos
Control
Proponentes
/
Llamadas/
Audiencias/Recibo de Propuestas
Acta reunin Gestin de Adquisiciones
GAD-FT-022
GAD-FT-007
Asistencia
Listado de verificacin documentos contractuales
GAD-FT-016
GAD-FT-023
GAD-FT-011
Pliego definitivo de condiciones (Plantilla)

Adenda (Plantilla)
Comunicado de Aceptacin (Plantilla)
Proyecto de pliego de condiciones (Plantilla)
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Resolucin (Plantilla)
Publicacin en el portal nico de contratacin
Evaluaciones


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DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

Modificacin del proceso en condiciones generales y formatos

Se actualizado de acuerdo con las normas vigentes que aplica a este

Se incluyeron puntos de control al procedimiento

Se actualizado de acuerdo con las normas vigentes que aplica a este

Elabor: Profesional de Apoyo Seguridad y Defensa (Jefe Grupo Administrativo)

Revis: Subdirector del Sector Defensa

Aprob: Director General Defensa Civil Colombiana

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO DESARROLLO ETAPA

CONDICIONES GENERALES ................................................................... 2

DOCUMENTOS RELACIONADOS ......................................................... 37

3.1.1. Licitacin pblica

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO DESARROLLO ETAPA

Seleccin Abreviada para la adquisicin de Bienes y Servicios de Caractersticas

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO DESARROLLO ETAPA

Mnima Cuanta un (1) da y solo se evaluar la oferta ms econmica. De igual forma la

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

Conforme a la normatividad vigente, el Plan Anual de Adquisiciones, es el plan general de

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

PROCEDIMIENTO DESARROLLO ETAPA

pliego de condiciones y el contrato de manera que los proponentes pueden valorar

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

El certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestin financiera y

ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIN

La entidad, mediante acto administrativo de carcter general, ordenar de manera

CONTENIDO MINIMO DEL PLIEGO DE CONDICIONES:

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO DESARROLLO ETAPA

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO DESARROLLO ETAPA

PUBLICIDAD EN EL PORTAL DE CONTRATACION PBLICA

En el Portal nico de Contratacin Pblica, se publicaran oportunamente los documentos

Aviso de convocatoria. Para el caso de la licitacin pblica, seleccin abreviada y

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO DESARROLLO ETAPA

Contratacin de Mnima Cuanta

3.10. BIENES Y SERVICIOS

ADQUIRIDOS ATRAVS DE LA BOLSA DE

Pasos para la Negociacin

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO DESARROLLO ETAPA

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO DESARROLLO ETAPA

3. Requisitos de Participacin (claros y enumerados tipo Check List) conservando los

Posturas sucesivas con disminucin de precio unitario. Mediante este procedimiento

Ficha tcnica de producto / servicio:

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO DESARROLLO ETAPA

RUEDA DE NEGOCIACION: Es el procedimiento a travs del cual los distintos

La Institucin Social y Humanitaria ms Grande del Pas

PROCEDIMIENTO DESARROLLO ETAPA

El reglamento de la Bolsa Mercantil de Colombia S.A., contempla la posibilidad que se

Tarifa Disponible Aproximada

FORWARD: Operacin cuya entrega debe realizarse despus de 30 das calendario

Menor a 1 ao: Plena

REGLAS DE CARCTER GENERAL

Teniendo en cuenta que los procesos contractuales son reglamentados en el Estatuto

PROCEDIMIENTO DESARROLLO ETAPA

As mismo, y toda vez que en el rgimen de contratacin, se establecen unos

Para efectuar la evaluacin de la proteccin a la industria nacional, se tomaran los