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Versin: 1
Caracterizacin de Proceso
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IDENTIFICACIN
NOMBRE
Gestin Directiva
RESPONSABLE
Rector
OBJETIVO
ALCANCE
CARACTERIZACIN
SOLICITANTE
ENTRADAS
ACTIVIDADES
Ministerio de
Educacin
Nacional (MEN),
Comunidad
Educativa
Normatividad,
necesidades y
expectativas
MEN
Comunidad
educativa
Proyecto
educativo
institucional (PEI)
P
L
A
N
E
A
R
MEN, Secretaria
de Educacin,
Directivos
Docentes
Inicio de vigencia
escolar
Comunidad
educativa
Identidad
institucional
MEN
Directivos
docentes
Procesos, Plan de
mejoramiento
institucional
Directivos
docentes
Planeacin de la
direccin
SALIDAS
DESTINATARIO
Conformidad en el
cumplimiento de
requisito
Comunidad educativa
MEN
Identidad
institucional,
concepto estratgico
Comunidad educativa
Promocin de la
identidad
Comunidad educativa
Definicin de metas
y resultados
Docentes
Directivos Docentes
Oportunidades de
mejoramiento
reas de gestin
Seguimiento mediante
registros
Seguimiento mediante
registros
Seguimiento mediante
registros
planeacin de
actividades,
responsabilidades y
recursos
SEGUIMIENTO/MEDICIN
Comunidad Educativa
Indicador planificacin
Directiva actividades
cumplidas/actividades
planeadas
Seguimiento mediante
registros
Indicador planificacin
Directiva actividades
cumplidas/actividades
planeadas
Seguimiento mediante
registros
Cdigo: GD-REC-009
Versin: 1
Caracterizacin de Proceso
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CARACTERIZACIN
SOLICITANTE
Comunidad
educativa
ENTRADAS
Resultados de la
evaluacin
institucional
ACTIVIDADES
MEN
Democracia y
participacin
Comunidad
educativa
Interaccin social
PEI
reas de gestin
Necesidades
institucionales
Comunidad
educativa
Necesidades de
Informacin
institucional
H
A
C
E
R
10
11
Interaccin social
PEI
12
Directivos
docentes
Estado del
servicio
educativo
13
Comunidad
educativa
Necesidades y
expectativas
E
V
A
DESTINATARIO
Mejoramiento
continuo e integral;
desarrollo sostenible
Comunidad educativa
Direccin colegiada y
corresponsabilidad
Comunidad educativa
Clima asertivo y
desarrollo del PEI
Comunidad educativa
Cooperacin y
responsabilidad
social
Comunidad educativa
Comunidad local
SEGUIMIENTO/MEDICIN
Seguimiento mediante
registros
Seguimiento mediante
registros
Seguimiento mediante
registros
Seguimiento mediante
registros
Seguimiento mediante
registros
Comunidad
educativa
SALIDAS
Reciprocidad y
ambiente
comunicativo
Comunidad educativa
Procesos, resultados
y evidencias del PEI;
el acompaamiento
al cumplimiento de
las funciones
Comunidad educativa
Oportunidades de
mejoramiento
reas de gestin
Seguimiento mediante
registros
Mejoramiento
continuo del servicio
reas de gestin
Seguimiento mediante
registros
Indicador PQRS
Nmero de PQRS
respondidas/ Nmero de
PQRS presentadas
Seguimiento mediante
registros
Cdigo: GD-REC-009
Versin: 1
Caracterizacin de Proceso
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CARACTERIZACIN
SOLICITANTE
ENTRADAS
reas de gestin
Requisitos
aplicables
Directivos
docentes
Estado del
servicio
educativo
MEN
Comunidad
educativa
Estado de la
gestin
N
L
U
A
R
ACTIVIDADES
SALIDAS
DESTINATARIO
SEGUIMIENTO/MEDICIN
15
Oportunidades de
mejoramiento
reas de gestin
Seguimiento mediante
registros
16
Oportunidades de
mejoramiento
reas de gestin
Seguimiento mediante
registros
17
Resultados y
oportunidades de
mejoramiento
Comunidad educativa
Seguimiento mediante
registros
Seguimiento mediante
registros
Directivos
docentes
Oportunidades
de
mejoramiento
Comunidad
educativa
Resultados de la
evaluacin
institucional
18
Mejoramiento y
sostenimiento
continuo
19
Mejoramiento
continuo e integral;
desarrollo sostenible
A
C
T
U
A
R
Comunidad educativa
Comunidad educativa
Indicador acciones
correctiva y/o preventiva
nmero de acciones
correctivas y/o
preventivas
cerradas/nmero de
acciones correctivas
cerradas
Seguimiento mediante
registros
Indicador accin directiva
nmero de actividades
cumplidas/nmero de
actividades planeadas
Cdigo: GD-REC-009
Versin: 1
Caracterizacin de Proceso
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ACTIVIDAD
h.
i.
FRECUENCIA
RESPONSABLES
DOCUMENTOS
REGISTROS
Normagrama
Anual
Semestral
Directivos
Docentes
Proyecto Educativo
Institucional
Anlisis de
posicionamiento
Normas tcnicas
curriculares del
Ministerio de
Educacin Nacional y
del ente Territorial
Satisfaccin de la
comunidad
Matriz de Requisitos
Nota:
Asistencia
Revisar el horizonte
institucional
N/A
Directivos
Docentes
Proyecto Educativo
Institucional
Horizonte
institucional
Asistencia
Actas
Nota:
Cdigo: GD-REC-009
Versin: 1
Caracterizacin de Proceso
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ACTIVIDAD
FRECUENCIA
RESPONSABLES
DOCUMENTOS
REGISTROS
Planificar la vigencia
escolar
d.
e.
Agenda de
planeacin
Anual
Directivos
Docentes
Proyecto Pedaggico
Institucional
Manual de Calidad
Acta
Cronograma
institucional
Instructivos de
trabajo
Nota:
Permanente
Directivos
Docentes
Proyecto Educativo
Institucional
Circulares
Publicaciones en la
pgina Web
Guas de induccin
Instructivos
Cdigo: GD-REC-009
Versin: 1
Caracterizacin de Proceso
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ACTIVIDAD
Revisar y aprobar la
planeacin
Controlar el desarrollo
del PMI (Plan de
Mejoramiento
Institucional)
Gestionar el gobierno
escolar e instancias de
participacin
FRECUENCIA
RESPONSABLES
DOCUMENTOS
REGISTROS
Cuadro integral de
mando
Anual
Directivo Docente
Manual de Calidad
Anual
Comit de Calidad
PEI
Plan de
Mejoramiento
Institucional
Acta
Asistencia
Semestral
Directivos docentes
N/A
Cuadro integral de
mando
PMI
Peridico
Directivos docentes
Legislacin Vigente
Actas de estamentos
de gobierno escolar
Cdigo: GD-REC-009
Versin: 1
Caracterizacin de Proceso
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ACTIVIDAD
Promover la apropiacin
de la cultura escolar
c.
d.
a.
10
b.
c.
d.
a.
11
b.
c.
d.
b.
c.
a.
b.
12
Liderar y acompaar el
desarrollo institucional
c.
d.
e.
f.
manera peridica;
Concertar agenda y desarrollar reuniones de cada consejo;
Propiciar el dilogo entre delegatarios y representados;
Autoevaluar el cumplimiento de sus funciones.
Desarrollar talleres de formacin para la comunidad educativa;
Retroalimentar la relacin entre las prcticas pedaggicas, el diseo
curricular y la teleologa institucional;
Concienciar sobre los requisitos, rasgos, valores y dems elementos que
definen la identidad institucional;
Autoevaluar los avances, apropiacin y determinar oportunidades de
mejoramiento.
Establecer acuerdos de cooperacin y/o convenios con organizaciones
gubernamentales y no gubernamentales para el mejoramiento de la
institucin educativa;
Gestionar la vinculacin de estudiantes practicantes;
Gestionar las relaciones interinstitucionales con las entidades de control;
Monitorear el cumplimiento de los acuerdos y/o convenios.
Dinamizar la comunicacin institucional a travs de los siguientes medios:
Boletn informativo con las actividades, fechas y requerimientos generales
para el desarrollo del proceso formativo;
Comunicados internos (segn necesidad del servicio);
Redes sociales (facebook y twitter);
Cadenas de correos electrnicos (mensuales);
Pgina web (permanente);
Reuniones con padres de familia (cuatro anuales);
Reunin de reas (semanal);
Retroalimentar Blog Escolar.
Facilitar espacios de interaccin comunicativa ascendentes y
descendentes;
Autoevaluar, comunitariamente, la efectividad de los procesos
comunicativos.
Acompaar el cumplimiento de las actividades institucionales;
Promover la participacin de la comunidad educativa en el desarrollo del
PEI;
Dirimir los conflictos y situaciones institucionales que entorpezcan el
desarrollo;
Convocar y gestionar las reuniones de la Alta Direccin, Comit de Calidad
y Equipos de Gestin de las reas del PEI;
Dinamizar las jornadas pedaggicas para la promocin del PEI;
Autoevaluar, comunitariamente, el desarrollo del Proyecto Educativo.
FRECUENCIA
Permanente
RESPONSABLES
Directivos docentes
DOCUMENTOS
Proyecto Educativo
Institucional
Manual de calidad
REGISTROS
Actas
Circulares
Gua
Instructivo
Convenios
Actas
Peridico
Directivos docentes
N/A
Oficios
Proyectos de prctica
Comunicados
Acta
Permanente
Directivos docentes
N/A
Sitios web (pgina,
correos y redes
sociales)
Permanente
PEI
Actas
Manual de calidad
Cronograma
Directivos docentes
Cdigo: GD-REC-009
Versin: 1
Caracterizacin de Proceso
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ACTIVIDAD
13
Verificar el desarrollo
institucional
d.
e.
g.
h.
a.
-
14
Evaluar la satisfaccin
comunitaria
Evaluar la satisfaccin:
Aplicar encuestas a padres de familia, estudiantes, docentes,
administrativos y directivas docentes;
Sistematizar los resultados y analizar la informacin;
Retroalimentar los resultados con la comunidad educativa;
Desarrollar las acciones de mejoramiento a las que haya lugar.
De manera permanente:
Disponer formatos para recibir quejas, sugerencias o reconocimientos en
el buzn institucional;
Recolectar quincenalmente los registros depositados;
Analizar la naturaleza de la queja o sugerencia y establecer el tratamiento
(los reconocimientos se divulgan con los interesados);
Evaluar la respuesta y satisfaccin del interesado;
Divulgar el tratamiento con el nivel directivo.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
b.
-
15
FRECUENCIA
RESPONSABLES
DOCUMENTOS
PEI
Semestral
Directivos docentes
Manual de Calidad
REGISTROS
Acta
Cuadro integral de
mando
Quejas
Reconocimientos o
Sugerencias
Anual
Directivos docentes
Permanente
Procedimiento de
Quejas,
Reconocimientos o
Sugerencias
Encuestas: Padres de
Familia, Estudiantes,
Docentes, Directivos
Docentes y
Administrativos
Sistematizacin de
Resultados
Conclusiones
entrevistas
Programa de
auditora
Plan de auditora
Directivos docentes
Anual
Equipo auditor
Procedimiento de
auditoras de calidad
educativa
Lista de personal
Listas de verificacin
Informe de auditora
Hoja de vida de
auditores
Cdigo: GD-REC-009
Versin: 1
Caracterizacin de Proceso
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ACTIVIDAD
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17
18
19
Adelantar la Auto
evaluacin institucional
Emprender acciones
correctivas, preventivas
y/o mejora
Nota: Para el caso de las auditoras externas, de tercer parte, se atendern los
procedimientos de la entidad contratada (ICONTEC).
a.
Convocar a la alta direccin;
b. Analizar los resultados y acciones de la ltima revisin por la direccin;
c.
Verificar:
Cumplimiento de requisitos;
Evaluacin general del desarrollo de los procesos;
Estado de auditoras;
Estado de la satisfaccin;
Resultados de la operatividad interna;
Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y Quejas;
Otros cambios que pueden afectar el desarrollo del servicio.
d. Consolidar el estado general de la Institucin para la vigencia;
e. Determinar cambios y ajustes al desarrollo del servicio educativo;
f.
Definir acciones de mejoramiento institucional.
a.
Elaborar la agenda de evaluacin;
b. Revisar y/o actualizar los documentos para la evaluacin institucional;
c.
Convocar a la comunidad educativa para la evaluacin;
d. Evaluar el desarrollo de las reas de gestin institucional;
e. Consolidar la informacin;
f.
Establecer el estado de la gestin durante la vigencia;
g.
Priorizar las acciones para el mejoramiento.
a.
Determinar las oportunidades de correccin, prevencin y mejoramiento,
con base en los criterios del Procedimiento Institucional;
b. Determinar el responsable de levantar y adelantar la accin;
c.
Determinar las causas asociadas a la correccin, prevencin y
mejoramiento;
d. Establecer las acciones de mejoramiento para corregir, prevenir o sostener
las fortalezas;
e. Relacionar las acciones correctivas en el listado de acciones;
f.
Acompaar y analizar el cumplimiento de las acciones;
g.
Cerrar o reformular las acciones hasta que sean satisfactorias.
a.
Formular el plan de mejoramiento institucional;
b. Determinar las metas a corto (1 ao), mediano (2 aos) y largo plazo (3
aos);
c.
Retroalimentar el plan de mejoramiento;
d. Promover la participacin de la comunidad educativa y el cumplimiento.
FRECUENCIA
RESPONSABLES
DOCUMENTOS
REGISTROS
Evaluacin de
auditores
Semestral
Anual
Comit de calidad
educativa
Directivos docentes
Gua de Evaluacin
Institucional
Revisin por la
Direccin
Informe de
Evaluacin
institucional
Acta
Asistencia
Acciones correctivas,
preventivas y de
mejora
Permanente
Comit de calidad
Procedimiento de
acciones correctivas,
preventivas y/o de
mejora
Listado de acciones
correctivas,
preventivas y de
mejora
Acta
Anual
Directivos docentes
Gua Plan de
mejoramiento
Institucional
Plan de
mejoramiento
institucional
Cdigo: GD-REC-009
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