TALLER DE UTILITARIOS DE PC TSGIA

Introduccin
Historia de las Hojas de Clculo
Hace un tiempo atrs los iqueos utilizamos software o programas que nos permitan crear de
una manera fcil planillas o cuadros estadsticos, estos programas fueron evolucionando
hasta llegar a lo que hoy conocemos como Excel estos programas fueron el Fortran, Multical,
Lotus 123, Quatro tambin conocido como Qpro y as sucesivamente hasta que aparece los
paquetes de Office una versin mejorada el Excel 4.2.
Microsoft Excel es una Hoja electrnica que nos permite construir planillas, cuadros
estadsticos, registros de asistencias de notas etc.

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El entorno de Microsoft Excel

Reconocimiento de la hoja Electrnica

Consta de 65536 Filas

Y Las columnas estn en forma de letras de A hasta IV
Contiene Celdas cada una de ellas son separadas
Puedes trabajar y grabar varias hojas de trabajo en un mismo archivo

Una vez introducido deber reconocer las herramientas con las cuales podr realizar sus hojas

Recuerde:

Clic en Ver
Seleccionar Barra de Herramientas
Tiene que estar activas las Barras Estndar, Barra de Formato, y la Barra de Dibujo.
Una vez configurado Ver los diferentes modos normal, Vista previa de salto de pgina
Ntese que no hay regla que activar.

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Aprendiendo el uso de la Barra Estndar

Una Vez Conocido la Barra Estndar Conoceremos la Barra de Formato con ella podremos
utilizar rpidamente los modos para arreglar nuestros textos

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Aprendiendo el uso de la Barra de Dibujo

Una vez aprendido el uso de las barras de herramientas. Comenzaremos a introducir datos en
nuestra hoja aprenderemos a sumar, restar, multiplicar y dividir.

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Introduccin - Manejo bsico de Excel

Aprendiendo a introducir frmulas bsicas
Una vez introducidos los datos comenzaremos a utilizar las formulas (ver grfico)
Primero vamos a sumar para ello debes ponerte debajo o al lado de los nmeros a sumar celda
C2
Luego para que la maquina entienda que lo que vas a introducir es una formula se pone el
smbolo =
=A2+B2 y luego Presionar Enter y observa que ha sucedido
Notaras que sale el resultado 14 y en la barra de formula aparecer la formula utilizando un
poco de sentido comn realizar las dems operaciones recordando que el smbolo de
multiplicacin es el asterisco * y el de divisin es el Slahs /.
Una vez sacado el resultado utilizaremos herramientas de formato para mejorar nuestra hoja

Coloquemos los siguientes datos:

1
2
3
4
5
6
7

5
10
8
12

9
2
3
4

=A1+B1

D
Realice la resta 10 - 2
Realice la multiplicacin de 8 * 3
Realice la divisin de 12 / 4

Una vez sacado el resultado utilizaremos herramientas de formato para mejorar nuestra hoja.
Iluminar desde la celda A1 Hasta la celda D2 luego Clic en el botn de combinar y
centrar, Agrguele a esa celda la leyenda Mis Primeras Operaciones. Agregue sobre
la columna D cada operacin correspondiente su funcin (SUMA, RESTA, DIVISION,
MULTIPLICACION)
Luego Clic en el botn para crear Bordes elija cuadrado.

Para cambiar de Nombre HOJA1 por Prctica 1

1.- Clic con el botn derecho en Hoja1

2.- Clic en Cambiar Nombre
3.- Digite practica1
4.- Clic fuera del cuadro o presione la tecla Enter

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Guardar un archivo

1.- Clic en Archivo

2.- Clic en Guardar Como
3.- Seleccionamos la unidad donde queremos Guardar
4.- Introducidos el nombre del archivo Practica1
5.- Clic en Guardar
6.- Salir de Excel
7.- Abrir nuevamente Excel

Para abrir un archivo de Excel

1.- Clic en Archivo

2.- Clic en Abrir (Tambin Usando la Barra Estndar Abrir)
3.- Seleccionamos la unidad en donde deseamos abrir el archivo
4.- Elegimos el archivo a Abrir Practica1
5.- Clic en abrir

Manejo

de

Fuentes

Seleccionando en la barra de formato podemos dar formato a nuestras fuentes en la hoja

electrnica ya sea para N , K, S o para alineacin de Texto o color.

Manejo

de

Bloques

Para copiar un texto o Parte de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a copiar
2.- Clic en el botn de copiar en la Barra Estndar
3.- Clic en la nueva posicin a copiar
4.- Clic en Pegar

Para

Mover

un

texto o Parte

de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a Mover

2.- Clic en el botn de Cortar (Mover) en la Barra Estndar
3.- Clic en la nueva posicin a Mover
4.- Clic en Pegar

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Para Borrar un texto o Parte de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a Borrar
2.- Presione la tecla Supr y listo.

Para Deshacer y Rehacer

1.- Clic en el Botn Deshacer en la barra Estndar

2.- Clic en el Botn Rehacer en la barra Estndar

Formato de celdas
Segn sea el contenido de cada celda dentro de Excel, se puede configurar cada una con el
tipo de dato deseado Ej. Moneda, Fecha, Texto, etc.
Para darle formato a un celda realizamos los siguientes pasos:
1.- Nos posicionamos en la celda a formatear
2.- Clic en el Botn derecho del mouse y elegimos formato de celda.
(Para ello realizaremos un ejercicio integrador dentro del cuadernillo de prctica, Ejercicio
Nro. 1)

Introduccin - Gestin del libro

Manejo de Hoja
Para seleccionar Hoja.- En la parte inferior de la hoja hay unas barras hoja1, hoja2, hoja3.
Para seleccionar simplemente haga Clic en una de ellas.

Para insertar Hoja nueva

1.- Clic en Insertar
2.- Clic en hoja de calculo

Para Eliminar Hoja

1.- Clic con el botn Izquierdo del Mouse En la Hoja que desee eliminar aparecer un
men emergente
2.- Clic en Eliminar
3.- Confirmar la eliminacin de la hoja

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Para ocultar y desocultar Hoja

1.- Seleccione la hoja a ocultar Ej.(Hoja1)
2.- Clic en Formato
3.- Clic en Hoja Aparecer diferentes opciones Ocultar Mostrar
4.- Seleccionar la opcin deseada

Para Insertar Celdas, Filas y columnas

1.- Seleccione la celda, fila o columna donde se desee Insertar
2.- Clic en Insertar
3.- Elija la opcin deseada.

Objetos en la hoja. Imagenes, Wordart y Organigramas

Utilizaremos para ello la barra de Dibujo para Insertar Imgenes
1.- Clic en Insertar
2.- Clic en Imgenes
3.- Clic en Imgenes prediseadas
4.- Elija la imagen de su agrado
5.- Insertar

Para insertar letras Wordart

1.- Clic en la barra de dibujo en la A inclinada de color azul
2.- Elija el estilo de letra
3.- Introduzca el texto
4.- Clic en Aceptar
Con Wordart podr darle el diseo deseado como por Ej. Utilizar ABC y cambiar en forma
curva o cuadrada el texto. As tambin podra cambiarle el color o modelo de Letra.

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Formulas Conceptos Bsicos

Una funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o ms
valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para
calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes
o despus de cada parntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Frmulas Matemticas Bsicas de Excel

SUMA(Rango).
o Devuelve como resultado la sumatoria del rango seleccionado.
PRODUCTO(Rango).
o Devuelve como resultado la multiplicacin del rango seleccionado.
PROMEDIO(Rango).
o Devuelve como resultado el promedio del rango seleccionado.
MAX(Rango).
o Devuelve como resultado el valor mayor del rango seleccionado.
MIN(Rango).
o Devuelve como resultado el menor valor del rango seleccionado.
RESIDUO o RESTO(nmero; numero_divisor).
o Devuelve el resto de una divisin.
COCIENTE(nmero; numero_divisor).
o Devuelve la parte entera de una divisin, cuando se desee descartar el residuo
de una divisin o su parte decimal.
POTENCIA(numero; potencia).
o Calcula el resultado de elevar un nmero a determinada potencia indicada.
CONTAR(Rango).
o Cuenta la cantidad de elementos numricos que posee en el rango
determinado.
CONTARA(Rango).
o Cuenta la cantidad de celdas no vacas que posee en el rango determinado.

Qu es un rango? Es una cantidad finita de celdas, ya sean por filas, columnas o matriz, que
se indicara con dos puntos Ej. A1:A15 o A1:D1

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Mensajes de Error en las celdas de Excel

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se

utiliza una fecha o una hora negativa.
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto,
como puede ser sumar textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se es criben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.

Insertar Funcin con el asistente

Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms
fcil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una funcin en
una celda:
Situarse en la celda donde queremos
introducir la funcin, desplegar el
men Insertar.
Elegir la opcin Funcin... O bien,
hacer clic sobre el botn de la barra
de frmulas.
Aparecer el cuadro de dilogo
Insertar funcin de la derecha.
Excel nos permite buscar la funcin
que necesitamos escribiendo una
breve descripcin de la
funcin necesitada en el recuadro
Buscar una funcin: y a continuacin
hacer clic sobre el botn , de esta
forma no es necesario conocer cada
una de las funciones que incorpora
Excel ya que el nos mostrar en el
cuadro de lista. Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin
escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de
lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no
estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos
haciendo clic sobre sta.
Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los
distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace
Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin.
A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.

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Funciones de Fecha y Hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas
al tratamiento de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es
un "nmero de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos
desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir toma la fecha inicial del
sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan
nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda
que contenga una fecha.

AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual

AO(nm_de_serie) Devuelve el ao en formato ao
DIA(nm_de_serie) Devuelve el da del mes
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) Calcula el nmero de das entre las dos
fechas.
DIASEM(nm_de_serie;tipo) Devuelve un nmero del 1 al 7
FECHA(ao;mes;da) Devuelve la fecha en formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha
HORA(nm_de_serie) Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un nmero
HOY() Devuelve la fecha actual
MES(nm_de_serie) Devuelve el nmero del mes en el rango del 1 (enero) al 12
(diciembre)
MINUTO(nm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59
NSHORA(hora;minuto;segundo) Convierte horas, minutos y segundos dados como
nmeros
SEGUNDO(nm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

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Frmulas matriciales
En algunos clculos interesa que en lugar de producirse un nico resultado en una nica celda
se produzca mltiples resultados simultneos en varias celdas diferentes a partir de una nica
coleccin de datos. Las frmulas que permiten realizar estos clculos se denominan frmulas
matriciales, pues utilizan el concepto matemtico de matriz (coleccin de nmeros en forma de
tabla).
Para comprender mejor el prrafo anterior vamos a ver un ejemplo:
Supongamos que una
hoja de clculo contiene
en el rango A1:B10 las
Calificaciones de un
examen de 20 alumnos,
y queremos que la hoja
nos
diga
Automticamente
cuntos
insuficientes,
suficientes,
bien,
notables
y
sobresalientes
ha
habido.
En otras palabras, queremos que el ordenador rellene de manera automtica la siguiente tabla:
Para ello haremos uso de una funcin predefinida de la hoja de clculo que no es otra que la
funcin FRECUENCIA.
Piensa que se trata de averiguar con qu frecuencia se ha producido cada una de las
calificaciones de la tabla entre las veinte notas de la izquierda.
La idea entonces es seleccionar el rango E3:E7 que es donde queremos que aparezcan los
resultados y escribir la frmula siguiente:
= FRECUENCIA(datos;grupos)
Donde datos es el rango de datos del que se extrae la informacin (en nuestro caso A1:B10) y
grupos es un rango que contiene los extremos de los intervalos dentro de los cuales se desean
agrupar los valores de datos.
Con ms claridad: Una nota es insuficiente si est en el intervalo [0,5), por lo tanto, pondremos
como extremo de este intervalo el valor 4,99; una nota es suficiente si est en el intervalo [5,6),
por lo tanto, el extremo del intervalo ser el valor 5,99; una nota es bien si est en el intervalo
[6,7): extremo = 6,99; una nota es notable si est en el intervalo [7,85), extremo = 8,49; y una
nota es sobresaliente si est en el intervalo [85,10]: extremo = 10.
Debemos escribir estos valores extremos en algn sitio de la hoja de clculo porque los vamos
a utilizar, aunque no es necesario que sean visibles. Para hacerlos invisibles podemos hacer
dos cosas: colocarlos en un rango muy apartado, o seleccionar el rango que ocupan y en la
opcin Formato de celdas seleccionar Proteger y Ocultar (otra opcin ms sencilla es
seleccionar el rango que ocupan y poner el color del texto blanco).
Rango que puede ser ocultado
Por ltimo, para realizar el clculo matricial debes seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango E3:E7
Teclear la frmula
= FRECUENCIA(A1:B10;C3:C7)

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PASO FUNDAMENTAL: Pulsar la combinacin de teclas

CONTROL+MAYSCULAS+ENTER

Frmulas de manipulacin de texto

Dentro de Excel tambin podremos manipular el texto de las celdas para ellos existen varias
frmulas que nos permiten extraer caracteres de texto de una cadena, como asi tambin
concatenar el contenido de dos celdas. Para ellos veremos las siguientes formulas.

IZQUIERDA(texto,numero de caracteres) Esta frmula nos muestra la cantidad de

caracteres que le indicamos en la misma de izquierda hacia derecha. Ej

1
2
3

C
=Izquierda(A2;1)
=Izquierda(A2;3)

Mostrar M
Mostrar Mau

DERECHA(texto,numero de caracteres) Esta frmula nos muestra la cantidad de

caracteres que le indicamos en la misma de derecha hacia izquierda. Ej

1
2
3

A
Nombre
Mauro

A
Nombre
Mauro

C
=Derecha(A2;1)
=Derecha (A2;3)

Mostrar o
Mostrar uro

CONCATENAR(Texto1;Texto2) Esta frmula sirve para unificar el contenido de dos o

ms celdas. Ej:

1
2
3

A
Nombre
Mauro

B
Apellid
o
Telin

C
=Concatenar(A2;-;B2)

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Mostrar Mauro-Telin

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