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la EPSA Boliviana
No. 42
Almacenes
Abril, 2003
La Paz - Bolivia
s i s t e m a
m o d u l a r
d e
c a p a c i t a c i n
Administracin
Financiera
PREFACIO
Proporcionar herramientas operativas sencillas y giles que faciliten el manejo de los
sistemas de abastecimiento de agua potable y de alcantarillado sanitario con criterios
de calidad, eficacia y eficiencia, constituye uno de los requisitos fundamentales para el
fortalecimiento y la consolidacin especialmente de las pequeas y medianas
empresas de servicio en el pas. Esta es una tarea requerida y fomentada por la Ley
No. 2066 de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario del 11 de abril 2000.
En el marco de sus servicios de capacitacin, el SAS quiere dar a conocer guas
prcticas que conduzcan al logro de la excelencia en la gestin de las entidades
prestadoras de servicios de agua y alcantarillado sanitario. Asimismo pretende crear
determinados conocimientos y competencias transversales mnimas que deberan
existir por igual entre todos y cada uno de los funcionarios de esas entidades. Esta
iniciativa puede contribuir a la reduccin de los consabidos efectos de los deficientes
servicios de AP y ALC-S que atentan contra la salud y el medio ambiente y que forman
parte de las causas estructurales de los problemas que vive Bolivia.
El presente documento es uno de los textos didcticos de la serie de mdulos de
capacitacin del Sistema Modular que el SAS viene preparando desde 1999. La forma
de presentacin representa una innovacin didctica en el sector saneamiento bsico
en el pas; todos los mdulos correspondern a un mismo concepto didctico y a un
estilo uniforme de diagramacin.
Deseamos que ste como todos los textos didcticos por publicar enriquezcan a
capacitandos y docentes, sea en la situacin del curso como en el estudio individual.
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
NDICE GENERAL
Pg.
PREFACIO
INTRODUCCION
1. ORGANIZACIN DE ALMACENES
1.1 Qu es un almacn?
1.2 La administracin de almacenes
1.3 Estructura organizativa
1.3.1 Estructura funcional micro
1.3.2 Estructura funcional macro
1.3.3 Organizacin de cargos
1.4 Relacin con otros sistemas operativos de la EPSA
1.4.1 Relaciones internas
1.4.2 Relaciones externas
8
8
9
11
11
13
15
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23
24
26
30
30
31
32
35
39
43
43
44
45
45
47
49
50
51
52
53
54
54
57
57
58
61
5. GESTION DE EXISTENCIAS
5.1 Necesidad de stock de materiales
5.2 Una buena administracin de materiales
5.2.1 Niveles de stocks
5.2.2 Materiales justo a tiempo
5.3 Mtodos de previsin de materiales
66
67
68
69
73
73
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104
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115
116
134
134
137
142
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SISTEMA MODULAR
Alcantarillado
Asociacin Nacional de empresas e Instituciones de Servicio de Agua
Potable y Alcantarillado
Agua potable
artculo (de una norma legal)
captulo (del Texto Tcnico en el presente documento)
Comisin Tcnica
Decreto Supremo
Entidad Prestadora de Servicios de Agua y Alcantarillado Sanitario
(antiguamente EPS)
Figura
Formato de Planificacin de Mdulos
Fuerza de Tarea
Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit mbH (Cooperacin
tcnica alemana)
Lote de abastecimiento
Ministerio de Vivienda y Servicios Bsicos
operacin y mantenimiento
prrafo (de una seccin del presente documento)
Punto de reposicin
Resolucin Ministerial
Recursos Humanos
Resolucin Secretarial
saneamiento bsico
Direccin de Servicios de Capacitacin y Asistencia Tcnica de ANESAPA
(Servicios de Apoyo a la Sostenibilidad en Saneamiento Bsico)
Superintendencia Sectorial de Saneamiento Bsico
Viceministerio de Servicios Bsicos
***
SISTEMA MODULAR
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INTRODUCCION
Este texto est orientado a capacitar a los responsables administrativos de los
servicios de AP y ALC-S (EPSAs) con la finalidad de mejorar la capacidad
administrativa de las entidades prestadoras de servicios. El texto es adems una
herramienta de consulta que permite tener una clara concepcin de la Administracin
de Almacenes, los principios que se deben considerar para su ejecucin adecuada en
estas entidades empresariales.
En muchas empresas la Administracin de Almacenes ha sido relegada a un segundo
plano de importancia, lo que ha causado problemas en la operacionalidad de la
empresa (administracin, operacin, mantenimiento y obras), debido a mal manejo y
control de los materiales que requiere para el buen desempeo de su gestin.
El administrador de la empresa deber estar atento para propiciar el equilibrio sensato,
dotando a las reas finales y a las reas intermedias de una estructura mnima
necesaria, con el objetivo de que cada una cumpla adecuadamente las funciones
propuestas. En ese contexto la Administracin de Almacenes deber ser tecnificada,
adecuadamente capacitada y su responsable deber estar imbuido de la importancia
de su funcin y de su espacio en el mbito de las actividades que debe cumplir.
Los objetivos del texto son esencialmente: dotar a estas entidades empresariales de
servicios de AP y ALC-S, de un instrumento que contribuya a una adecuada
organizacin y administracin de los almacenes. Este manual es aplicable a todas
los tipos de EPSAs, pero cada cual debe adecuar los mtodos y procedimientos a las
caractersticas y condiciones de su empresa.
El texto estar dirigido principalmente a:
y, en un segundo plano, a:
El perfil deseable del participante en este curso implica como formacin mnima
necesaria el bachillerato.
Los contenidos del presente mdulo estn estructurados de la siguiente manera:
En el cap. 1 revisa los conceptos bsicos de almacenes, sus generalidades, los
objetivos y funciones generales y los principios de su organizacin interna. El cap. 2
explica las relaciones que establece con otros sistemas y subsistemas dentro y fuera
de la EPSA y las normas y marco legal que sustenta este proceso. El cap. 3 aborda
los aspectos fsicos de la organizacin de los almacenes, la localizacin de
materiales, las tcnicas de almacenaje y el movimiento de materiales. Por su parte,
el cap. 4 se refiere a los procesos administrativos que se realizan en el almacn, los
procedimientos de control, normas de almacenamiento, ingreso, recepcin y salida,
el control de existencias y su catalogacin. El cap. 5 recoge los elementos
fundamentales relacionados con la gestin de existencias en el almacn, los niveles
de stock, los mtodos de previsin de materiales y las polticas relacionadas con la
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SISTEMA MODULAR
SISTEMA MODULAR
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LA ADMINISTRACION DE ALMACENES
EN EPSAS
1.
ORGANIZACIN DE ALMACENES
1.1
Qu es un almacn?
(1)
Un almacn es un ambiente o local especfico en el
que se depositan objetos o materiales de cualquier especie
(materia prima, productos semiacabados y acabados; a granel o
en piezas), los cuales sern destinados al uso de una entidad
econmica o institucin social.
Concepto
(2)
El almacn de una empresa es por tanto la unidad fsica
encargada de recepcionar y conservar organizadamente
todo gnero de productos o materiales de la empresa, ya sean
insumos, herramientas, equipos, mercancas y otros que la
misma requiere para desempear sus actividades Ojo!: En algunas
especficas segn el tipo de entidad empresarial. Estos regiones, un almacn es
materiales son mantenidos en las condiciones en que nada ms (ni nada menos)
fueron recibidos, sin considerar contablemente su que la tienda de abarrotes
depreciacin, en forma ordenada y bajo riguroso a la vuelta de la esquina!
control fsico y financiero.
(3)
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SISTEMA MODULAR
Materia prima
procesamiento
Producto acabado
Agua potable (AP)
Aguas servidas (AS)
tratadas
Materiales almacenados
por la EPSA
1.2
La administracin de almacenes
(5)
Aparte de ser un ambiente o local fsico, el almacn
corresponde adems a una unidad operativa del rea
Administrativa Financiera de una empresa que pertenece al grupo
de los subsistemas de Gestin de Bienes y Servicios, subordinada
al gerente de esta rea y vinculado al resto de los subsistemas de
la misma, segn se ver ms adelante (ver Fig. 4).
(6)
La administracin de almacenes es la funcin
administrativa de la empresa que comprende actividades y
procedimientos
relativos
al
ingreso,
registro,
almacenamiento, distribucin, medidas de salvaguarda y
control de los bienes materiales de consumo en una entidad
pblica o privada.
(7)
La administracin de almacenes tiene por objetivo
general optimizar la:
Objetivos
(8)
La administracin de almacenes a travs de su gestin en
la empresa, tendr como objetivos especficos:
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Funciones
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SISTEMA MODULAR
1.3
Lamentablemente, no siempre
Estructura organizativa
(13) La estructura organizativa de los almacenes, dependiendo
de la magnitud de la empresa, tiene dos niveles:
Organizacin interna
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ALMACEN
ALMACENAJE
CONTABILIDAD
DE STOCK /
CONTROL
EXPEDICIN
RECEPCIN
APOYO
ADMINISTRATIVO
Es aqu, precisamente
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SISTEMA MODULAR
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Organizacin externa
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ADMINISTRATIVO
LOGSTICA
ADMINISTRACIN
DE SUMINISTROS
CODIFICACIN Y
ESPECIFICACIN
PLANEAMIENTO DE
MATERIALES
INVENTARIO
ADMINISTRACIN
DE ALMACENES
ADMINISTRACIN
DE COMPRAS
ANLISIS
DISTRIBUCIN
ALMACN
CENTRAL
SUB ALMACN
REGIONAL
-A-
SUB ALMACN
REGIONAL
-B-
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SISTEMA MODULAR
SISTEMA MODULAR
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Estructura jerrquica
JEFE DE ALMACENES
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
ENCARGADO DE
ALMACENAJE
ENCARGADO DE
SUMINISTROS
ENCARGADO
BODEGAS
AYUDANTE
BODEGA
El Jefe de almacn
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Tampoco se trata de
hacer muchos estudios o
investigaciones sofisticadas
o superacadmicas, solo
ajustarse a la realidad y
necesidades de la empresa.
Encargado de almacn
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parmetros
para
implantacin,
alteracin
o
mantenimiento de los puntos de reposicin (P.R.) y lote
de abastecimiento (L.A.)
Encargado de suministros
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Encargado bodeguero
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Ayudante de bodega
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1.4
Enfoque sistmico
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SISTEMA MODULAR
SISTEMA MODULAR
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SUBSISTEMA
DE ADM. DE RR. HH.
SUBSISTEMA
VENTAS
SUBSISTEMA
DE
ALMACENES
DUL
O
DE
ACTIV
OS FIJ
OS
SUB
MO
SU
CO BSIS
N
T
DE TABI EMA
CO LIDA
ST
OS D
SUBSISTEMA
CONTABILIDAD
FINANCIERA
SUBSISTEMA
SUBMODULO
SUBMODULO
SUB
DE CONTABILIDAD MODULO
DE
DE COSTOS CONTABILIDAD TESORERIA
FINANCIERA
D U LO
SUBMO
DE
ESTO
SUBMOD
O
PROGRAMACIUL
ON
OPERATIVA
PRESUPUESTO
SUBMODULO
DE
ALMACENES
S
P UB
OP LANI SIST
E
F
ER
AT ICAC MA
I
I
V
A
(P
O A ANU N
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AL
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PRESUP
A
SUBSISTEM
S
VO
ACTI
FIJOS
MA
TE DE
SIS IN
B
SU ISIC S Y
E
QU
AD BIEN ICIOS
V
R
SE
EMA
SIST
SUB RERIA
O
TES
Fig. 4: Enfoque sistmico ideal del rea administrativa financiera en las EPSAs
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SISTEMA MODULAR
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!
?
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2.
Bases legales
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de las que tienen que ver con los subsistemas del rea,
destinadas a empresas pblicas, tambin en las no pblicas.
(53) En percepcin de los autores de los mdulos del rea
4 Administrativa-Financiera, estas normas en general
permiten a las EPSAs un desarrollo fluido de su
administracin, no pudindose notar contradicciones entre
una y otra norma que afecten su aplicabilidad prctica.
(54) El manejo de almacenes se rige tambin por normas
y reglamentos tcnicos que no sern explicadas en el
presente Mdulo. En este contexto se destacan las normas
relacionadas al manejo de sustancias peligrosas (bajo la Ley
1333 de Medio Ambiente) y a la seguridad industrial.
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12 X X X X X X X X X
20 X X
X X
21 X X
X X
22 X X
X X
26
X X X X X X X X
11
12
13
20/07/90
03/11/92
29/07/97
21/10/00
06/04/01
07/06/01
19/12/01
17
X X X X X X X X X
16
(DD/MM/AA)
15
X X X X X X X X X
Entidad emisora
14
Vigencia
desde
CAPYS
Cooperativas
Privadas
Pblicas
Contabilidad Integrada 10
Activos Fijos
Almacenes
Adquis. Bienes y Serv
Contabilidad de Costos
Contabilidad Financiera
Tesorera
Presupuesto
Planif. Operativa Anual
Obligatorio
en las
EPSAs
Subsistema / Mdulo
Afectado
Tabla 1: Normas legales y otras que rigen la administracin de almacenes en las EPSAs
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SISTEMA MODULAR
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3.
3.1
Localizacin fsica
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Reservorio
Cuenca
B
A
Linea de
conduccin
Captacin
Lnea de
aduccin
Red de
distribucin
Leyenda
Red de
alcantarillado
Almacn central
Subalmacenes
Cuerpo
receptor
Planta
depuradora
Lnea de
descarga
3.2
Como
siempre,
existen reglas y normas
pero
tambin
hay
excepciones
y
cada
situacin
exige
una
solucin especfica.
Proteccin de materiales
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optimizar el aprovechamiento
almacenamiento.
del
rea
til
de
facilitar operaciones
inventario del material.
de
movimiento,
circulacin
Ordenamiento de
materiales
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SISTEMA MODULAR
En la prctica, solo es
necesario que el sistema de
ubicacin y localizacin de
materiales resulte eficaz y til.
sectores
2
A
B
Formas de almacenaje
A
B
B
C
B
C
A
B
A
B
P1C4
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A
B
L2
L1
CUADRA 1
C
A
L
L
E
CALLE B
C
A
L
L
E
COD.LOC:
RD.Q3.L1
RE.Q3.L1
LOTES
L
O
T
E
S
L3
CALLE C
CUADRA 2
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Armazones
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Enrejados
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Embalaje
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Apilamiento
pila cruzada y
pila piramidal y
sobre listones.
de diferentes caractersticas y
dimensiones, es necesario
conocer los requerimientos de
almacenaje de cada uno de
estos materiales.
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El incumplimiento de estos
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SISTEMA MODULAR
3.3
Movimientos de materiales
(82) Como ya se ha mencionado anteriormente, podemos
distinguir entre los siguientes tipos de movimientos de
materiales:
Tipos de
movimientos
horizontales
verticales
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Dinmica
del micromedidor
Proveedor
Movimientos
posibles
Estado
operativo
nuevo
nuevo
instalado
vida til = dado de en opera0
alta
cin
antes de en manteentrada
nimiento
en operapreventivo
cin
o correctivo in situ
vida til =
0
en ensayo
o reparacin (=
mantenimiento
correctivo)
cambio de
piezas
usado
dado
de baja
sin y con
reparacin
(incl. micromedidores
"bastardos")
stand-by
para reinstalacin
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10
11
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?
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SISTEMA MODULAR
4.
4.1
Procesos bsicos
Control de almacenes
(90) Los limitados recursos con que cuentan las diferentes
empresas plasmados en el presupuesto de ingresos y gastos,
exigen un minucioso control; no solo de las adquisiciones sino del
destino de los mismos y de los saldos existentes.
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Formularios
Catlogo de materiales.
4.1.1 Formularios
(93) Las actividades de suministro dentro de la empresa,
requieren para fines de informacin y control; diversos modelos
impresos que permitan y demuestren el registro de las entradas
y salidas de materiales, sus saldos, aplicaciones, destinos, etc.
(94) De acuerdo con la complejidad de la empresa y
la consecuente exigencia de mayor control; podr
aumentarse el nmero de formularios impresos en
uso, o reportes elaborados por un sistema
computarizado.
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Formularios bsicos
SISTEMA MODULAR
Cargo
Apellidos y nombres
Gerente General
10
22
Ger. Tcnico
35
Ger. Comercial
60
Salida de materiales
Firma autorizada
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Entrada de materiales
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SISTEMA MODULAR
4.2
Recepcin de materiales
(107) Una vez que se verifican las condiciones de ingreso se
procede a realizar el proceso de recepcin de los materiales en
el almacn. El flujo general de recepcin de materiales se
presenta en la (Fig. 14)
RECIBE
GUIA DE
REMISION
EXISTE
CONSULTA
AREA DE
COMPRAS
ORDEN DE
COMPRA
TIENE
DEVUELVE
EL
MATERIAL
ORDEN DE
COMPRA
CONFRONTA
DATOS CON LA
FIN
ORDEN DE
COMPRA
N
EST
CORRECTO
ES
NEGOCIABLE
COMUNICA
AREA
PERTINENTE
RESOLVIO
?
?
S
AUTORIZA
DESEMBARQUE
VERIFICA
MATERIAL
EST
CORRECTO
?
CONSULTA
REA
PERTINENTE
ACEPTA EL
MATERIAL
Y EFECTUA
EL REGISTRO EN
LOS CONTROLES
AUTORIZA?
EFECTUA
EL REGISTRO
CONTABLE
ELABORA INFORME
PARA LAS AREAS
COMPETENTES
ESTOQUEA EL
MATERIAL
FIN
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Origen de materiales
g) Prueba;
materiales
que
deben
ser
sometidos
necesariamente a un periodo de prueba antes de ser puestos
en funcionamiento, ejemplo: micromedidores.
(109) Los materiales de origen interno pueden tener las
siguientes procedencias:
a) Devolucin. La devolucin de materiales sucede
exclusivamente de una unidad interna a un almacn;
cualquiera que sea su origen o justificacin, solamente
sern recibidos para reincorporacin a los stocks, en criterio
de rutina, los materiales en perfectas condiciones de uso, y
que no hayan sufrido cualquier tipo de alteracin en su
caracterstica original, ejemplo: medicamentos dentro de la
fecha de expiracin.
b) Transferencia. La transferencia sucede exclusivamente
entre el almacn central y un subalmacenes. Su efecto
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SISTEMA MODULAR
Materiales de origen
interno
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SISTEMA MODULAR
Materiales de origen
interno
4.3
SISTEMA MODULAR
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Se refiere a exigencias
tcnicas y condiciones
particulares referidas al tipo
de almacn y materiales
que debe conservar.
veces,
Ventajas y desventajas
4.4
Normas de almacenamiento
(128) La aplicacin de las normas de almacenamiento est
influida por diferentes factores relacionados con las condiciones
que facilitan la organizacin y manejo de los materiales en el
almacn. Los criterios ms comunes y que influyen en la
determinacin de las reglas de almacenamiento, entre otros
que eventualmente podran ser aadidos, son:
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SISTEMA MODULAR
volumen y peso,
similitud, y
valor.
Criterios de rotacin
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Cargas pesadas
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SISTEMA MODULAR
Este es un problema
definitivamente evitable si
tenemos en cuenta lo que
hemos dicho hasta aqu en
cuanto a organizacin y
mtodos de almacenaje.
Costo
(Bs.)
10
Importe total
(Bs.)
2.000
200
1.800
Saldo
400
3.800
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
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Costo
(Bs.)
10
Importe total
(Bs.)
2.000
Segundo lote
50
450
Total solicitado
250
2.450
Saldo
150
1.350
Primer lote
En estos cuadros se
da una definicin de un
trmino, un ejemplo, una
complementacin clave,
un concepto adicional o
una informacin actual.
Costo
(Bs.)
5
Importe total
(Bs.)
2.000
600
3.600
Saldo
1000
5.600
Costo
(Bs.)
6
Importe total
(Bs.)
3.600
Primer lote
200
1.000
Total solicitado
800
4.600
Saldo
200
1.000
Segundo lote
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42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
SISTEMA MODULAR
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Cuidados especiales
4.5
Codificacin
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SISTEMA MODULAR
Principios de codificacin
Criterios de codificacin
martillos,
Obviamente no son
los
nicos
grupos
posibles, todo depende
del tipo de almacn y de
sus materiales, y... del
sentido comn!.
tenazas,
(162) Segn
la
denominacin
del
clasificador
presupuestario, es decir de acuerdo con el objeto del gasto o
partida presupuestaria. Por ejemplo:
32000 Minerales
SISTEMA MODULAR
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Cdigos
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Material de escritorio y
papelera
01 es el Subgrupo:
Papel de Escritorio
Catlogo
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SISTEMA MODULAR
GRUPO
CODIGO
SUB GRUPO
ITEM
04
01
0001
04
01
0002
04
01
0003
04
01
0004
04
01
0005
04
01
0006
04
01
0007
04
01
0008
04
01
0009
04
01
0010
04
02
0001
04
02
0002
04
02
0003
04
02
0004
04
02
0005
DESCRIPCIN
4.6
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Autorizacin
Fecha de aprobacin
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SISTEMA MODULAR
Unidad de medida
Cantidad solicitada
Pasos de entrega
SISTEMA MODULAR
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verifica
est
correcto
?
consulta
usuario
correcto
?
devuelve
documento
fin
consulta
stock
n
atiende
saldo
?
mantiene
documento
pendiente
lleg
material
?
atiende
documento
separa
material
verifica
material
usuario
retira
?
programar
transporte
cargar
mercaderas
entrega
material
obtiene
firma de
recepcin
distribuye
copias
fin
Pg. 64 de 148
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
?
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
Pg. 65 de 148
5.
GESTION DE EXISTENCIAS
(182) En el proceso de administracin de almacenes deben
tenerse en cuenta los elementos de demanda y consumo con
el objetivo de establecer niveles mnimos y mximos de stocks de
materiales; a fin de asegurar la existencia de stos para satisfacer
las necesidades de la empresa, sin interrumpir el normal
desarrollo de sus actividades.
(183) Esto significa que deben existir actividades de
planificacin para la adquisicin oportuna de materiales.
Planear es una actividad comn a cualquier tipo de empresa,
independientemente del tamao o rama a la que se dedique.
Constantemente todas las reas estn involucradas con
planeamiento de manera formal o informal.
(184) Existe un grupo de factores que influyen en el propio
planeamiento o se derivan del mismo; entre ellos pueden
mencionarse:
Criterios de prediccin
(185) Adems
de
varios
tipos
de
El horizonte de prediccin depende
planeamiento, los horizontes de tiempo
bsicamente del perodo de gestin para
tambin son variables. Hay necesidad de el cual se necesita disponer de
planear para meses y aos; as como para los determinada cantidad de materiales.
prximos das o semanas; aunque el grado de
detalle sea muy diferente en los dos casos. De forma general,
cuanto mayor es el perodo cubierto por el planeamiento, menor
es la precisin con la que podemos realizar la estimacin.
(186) A pesar de las eventuales diferencias, hay por lo menos
una gran e importante base comn a todo el planeamiento, que
es la previsin de la demanda. Es necesario saber cunto la
empresa pretende ejecutar en sus actividades finales, pues esa
expectativa es el punto de partida, directo o indirecto, para
prcticamente todas las decisiones (ver cap. 5.2)..
(187) El consumo y las actividades pueden depender de
muchos factores: aumento vegetativo de la poblacin, situacin
de la economa nacional o mundial, esfuerzos para incrementar la
participacin de la empresa; y en algunos casos hasta
consideraciones polticas, religiosas, climticas, etc.
Pg. 66 de 148
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
5.1
de
planificacin,
Tipo de materiales
a) programables,
b) previsibles y
c) poco previsibles.
(191) Los materiales programables son aquellos que deben
ser adquiridos de acuerdo con el proyecto y programacin
de una obra, con la anticipacin necesaria debido al plazo Es decir, aquellos
de entrega, fabricacin y sus fluctuaciones.
materiales que dependen
(192) La programacin debe hacerse con el debido
margen de seguridad por los imprevistos del proyecto y
variaciones entre el cronograma y la efectiva ejecucin de
la obra. Ejemplo de este tipo de material son tuberas,
material de construccin herramientas y repuestos.
de la actividad especfica
que se vaya a realizar, y de
los materiales que requiere
para ser ejecutada.
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
Pg. 67 de 148
5.2
econmico, la investigacin o
funcionamiento de una industria.
Previsin de la demanda
Pg. 68 de 148
42-Almacenes-V1
el
SISTEMA MODULAR
Indice de rotacin =
ndice de rotacin
...(5.1)
Indice de rotacin =
Consumo mensual
Stock promedio
300.000
30.000
= 10
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
Pg. 69 de 148
Indice de rotacin =
Consumo mensual
Stock promedio
5.000
2.000
= 2.5
Indice de rotacin =
Consumo mensual
Sotck promedio
200
200
=1
Indice de Rotacin =
= 0,5 un ndice mejor sin faltas
200
frecuentes
100
Costo de oportunidad
Pg. 70 de 148
42-Almacenes-V1
interesante!, ya
estamos entre los stocks, pero
hay que controlar la rotacin.
SISTEMA MODULAR
Capacidad de stock
atencin
Tipos de stocks
Giro =
Consumo
Stock promedio
...(5.2)
42-Almacenes-V1
Pg. 71 de 148
esto es: veces por da, veces por mes, veces por ao. Se
acostumbra decir que giro es de tantas veces por ao. Por
ejemplo: un producto con un stock promedio mensual de 2000
unidades y un consumo mensual de 20 tendra la rotacin
siguiente:
Giro =
Consumo mensual
Stock promedio mensual
20
2000
Antigro =
Stock promedio
Consumo
2.000
20 por da
= 100 das
Datos adicionales
soluciones ni criterios
absolutos, adems de la
tcnica hay que tener
intuicin y perspicacia.
Pg. 72 de 148
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
5.3
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
Premisas bsicas
Pg. 73 de 148
Tipos de mtodos
Mtodos causales.
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
variables causales
Mtodos causales
Mtodo de la regresin
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
Pg. 75 de 148
...(5.3)
Mayor informacin y
detalles matemticos de
estos modelos pueden ser
obtenidos
en
textos
especializados de estadstica
...(5.4)
y = F(x1; x 2;...x n )
y = a + bx
...(5.5)
y = ab x
...(5.6)
y = a + bx + cx 2
...(5.7)
Pg. 76 de 148
42-Almacenes-V1
Modelos de regresin
SISTEMA MODULAR
(243) Las dos ltimas son modelos no lineales. Para cada uno
de los tres casos citados, las letras a y b representan
parmetros, o sea, valores numricos constantes. La Fig. 16
muestra la representacin grfica de las tres funciones.
EXPONENCIAL
PARABOLA
A
CT
RE
series cronolgicas es un
tema particular de la
econometra, pero se ha
extendido a otras reas
fuera de la economa.
Premisas bsicas
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
Pg. 77 de 148
TIEMPO
Componentes de la
serie
Pg. 78 de 148
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
Tcnicas de anlisis
uso de los
promedios mviles es
relativamente frecuente
por su simplicidad y
facilidad de aplicacin.
Modelos de promedios
mviles
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
Pg. 79 de 148
Mes
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Demanda real
(1,000 unid.)
10
12
15
14
...?
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
Promedio mvil
ponderado
En la prctica pueden
...(5.8)
42-Almacenes-V1
Pg. 81 de 148
...(5.9)
D t = D t 1 + (Y t 1 D t 1 )
Donde:
Dt = Previsin para el perodo t
Dt-1 = Previsin para el perodo inmediato anterior (t-1)
= Constante de suavizacin (fraccin del error)
Yt-1 = Demanda real para el perodo inmediato anterior (t-1)
(274) Es conveniente observar que, cualquiera que sea el
perodo para el cual se desea la previsin; siempre es necesaria
la previsin del perodo inmediatamente anterior (Dt-1). De esta
forma, al iniciarse una secuencia de previsiones, el primer valor
debe ser obtenido de alguna otra manera que no sea a travs
de la ecuacin (5.8).
(275) Tambin el valor constante de suavizacin debe ser
escogido, generalmente en el intervalo entre 0 (cero) y 1 (uno).
(276) Volveremos a ese problema luego de la presentacin de
un ejemplo. Retomamos el mismo ejemplo que utilizamos en
la ilustracin del PMS y del PMP. Asumiendo la demanda
prevista de junio como igual a 10 (coincidente pues, con el
valor real) y adoptando = 0,3; se obtiene una previsin para
octubre de 12.5.
Mes
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Demanda
Real (Y)
10
12
15
14
?
Demanda
Prevista (D)
10
10
10.6
11.9
12.5
DAgosto
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
DOctubre
Alternativas de
aplicacin
...(5.10)
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
Pg. 83 de 148
5.4
Pg. 84 de 148
42-Almacenes-V1
Necesidad de costos
SISTEMA MODULAR
Q
2
...(5.11)
T P I
donde:
en
STOCK
MAXIMO
STOCK
MEDIO
COSTO DE
ALMACENAJE
42-Almacenes-V1
Pg. 85 de 148
un
de
es
de
...(5.12)
cCTA = B x Nc
(298) El CTA est compuesto por los
gastos implicados en los siguientes cargos:
anlisis de costos:
a) Costo directo. Son aquellos que Costo total = Costo directo + Costo indirecto.
inciden directamente sobre el servicio;
creciendo proporcionalmente a la cantidad de pedidos
emitidos. Incluye:
B=
CTA
Nmero anual de pedidos
Otros costos
(5.13)
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
COSTO EN S/.
C
B. --Q
42-Almacenes-V1
Pg. 87 de 148
Stock mnimo
Stock mximo
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
5.5
estar orientada
diferentes reas
forma podemos
personal
y
Aspectos organizativos
42-Almacenes-V1
Pg. 89 de 148
Pg. 90 de 148
42-Almacenes-V1
Aspectos gerenciales
SISTEMA MODULAR
de
los
Aqu
nuevamente
problemas que ocurren con
frecuencia. En las EPSAs
tambin se observan.
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
Pg. 91 de 148
El personal del
almacn
Pg. 92 de 148
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
Demanda real
100
120
150
140
130
160
145
130
Demanda prevista
100
100
110
130
135
132.5
146.3
145.6
?
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
Pg. 93 de 148
6.
CONTABILIZACION DE MATERIALES
(325) La responsabilidad de efectuar un
control fsico (inventario) de los materiales
recae en el encargado del almacn; sin
embargo es aconsejable que este control lo
realice el Jefe del rea Administrativofinanciera, con el apoyo de funcionarios ajenos
al almacn.
6.1
Ejemplo de codificacin
Pg. 94 de 148
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
Movimientos contables
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
Ejemplos de sub-cuentas
Pg. 95 de 148
6.2
como
Pg. 96 de 148
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
Pg. 97 de 148
Pg. 98 de 148
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
12-2002
Tal
parece
que
las
recomendaciones no terminan
nunca. En la realidad de cualquier
empresa en verdad, los aspectos
a tener en cuenta para asegurar
un buen control siempre son
necesarios. A pesar de todo,
siempre se presentan problemas.
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
Pg. 99 de 148
!
?
***
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
ANEXOS
ANEXOOS
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 1
Cdigo:
Area:
Administrativa-Financiera
4.3
Mdulo:
Cdigo:
ADMINISTRACIN DE ALMACENES EN
EPSAS
4.3.2
Objetivo
terminal
del Md.:
18:00
Objetivo parcial
Tema y contenidos
Prerrequisitos
4.3.2.1
... mantienen un
Almacn de
Materiales y
Suministros acorde a
las necesidades de
la Empresa.
Organizacin de Almacenes
Conocimientos
1. Que es un almacn?
bsicos de
2. Administracin de Almacenes
administracin y
3. Estructura organizativa
contabilidad
4. Relacin con otros sistemas operativos
de la EPSA
4.3.2.2
4.3.2.3
Los/las participantes
4.3.2.4
Cd.
UNIDADES TEMTICAS
42-Almacenes-V1
Conocimientos
bsicos de
administracin y
contabilidad
Bibliografa
recomendada
Laura Zegarra,
Rafael Curso de
organizacin de
almacenes con
enfoque orientado a
la calidad. Nivel
bsico ed.
INFOCAL y
AMETEX, La Paz
1999
SeLA. Normas
bsicas del Sistema
de Contratacin de
Bienes y Servicios.
Reglamento
especfico. Oruro
2002
SAS.
Administracin de
activos fijos y
almacenes. Texto
de capacitacin
Santa Cruz 2001
Normas Bsicas del
Sistema de
Administracin de
Bienes y Servicios.
D.S. 25964. La
Paz, 2000
Complementacin
de las Normas
Bsicas del
Sistema de
Administracin de
Bienes y Servicios.
D.S. 26144. La
Paz, 2001
Tiempo
[hr:min
reloj]
02:00
02:00
02:00
06:00.
SISTEMA MODULAR
4.3.2.6
4.3.2.5
Cd.
UNIDADES TEMTICAS
Objetivo parcial
Tema y contenidos
Prerrequisitos
Los/las participantes
... aplican tcnicas
para determinar los
niveles de
existencias y el
calculo de previsin
de materiales en un
almacn.
... realizan los
procedimientos para
el registro, inventario
y actualizacin de
existencias en el
almacn
SISTEMA MODULAR
Gestin de existencias
Conocimientos
1. Necesidad de stock de materiales
bsicos de
2. Una buena administracin de materiales
administracin y
3. Mtodos de previsin de materiales.
contabilidad
4. Costos y niveles de almacenaje
5. Polticas bsicas en la administracin de
almacenes en EPSAs
Contabilizacin de materiales
Conocimientos
1. Control e inventario de materiales
bsicos de
2. Procedimientos administrativos para el
administracin y
inventario
contabilidad
42-Almacenes-V1
Bibliografa
recomendada
Tiempo
[hr:min
reloj]
04:00
SAS.Administracin de
activos fijos y
almacenes. Texto
de capacitacin
Santa Cruz 2001
Complementacin
de las Normas
Bsicas del
Sistema de
Administracin de
Bienes y Servicios.
D.S. 26144. La
Paz, 2001
02:00
ANEXO 2
Anexo 2: Normas legales y otras que rigen las actividades administrativa-financieras de las EPSAs
X
X
X X X X X
11
12
X
X
25/02/77
20/05/86
X X X X
X X X X
22/06/89
Ministerio de Hacienda
20/07/90
13/08/92
X
X
03/11/92
18/06/96
X X X X
26/07/96
16/08/96
20/05/97
04/06/97
29/07/97
X X X
4
5
X X X X X X X X X
X X X
X X X X X X X X X
X X X
X X X
X X X X
10 X X
X X
12
13
17
16
(DD/MM/AA)
15
Entidad emisora
14
Vigencia
desde
CAPYS
Cooperativas
Privadas
Pblicas
1
2
Contabilidad Integrada 10
Activos Fijos
Almacenes
Adquis. Bienes y Serv
Contabilidad de Costos
Contabilidad Financiera
Tesorera
Presupuesto
Planif. Operativa Anual
Obligatorio
en las
EPSAs
Subsistema / Mdulo
afectado
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
13 X X
14
---
15 X X
16 X X
17
X X
18 X X
19 X X X X X
20 X X
X X
21 X X
X X
22 X X
X X
23 X X X
24 X X
25
SISTEMA MODULAR
11
12
16/09/97
23/05/97
??/??/97
13/04/98
Superintendencia de Aguas
X X X X
27/01/98
11/04/00
18/08/00
21/10/00
06/04/01
07/06/01
27/08/01
Ministerio de Hacienda
27/08/01
Ministerio de Hacienda
18/12/01
13
17
16
(DD/MM/AA)
15
Entidad emisora
14
Vigencia
desde
CAPYS
Cooperativas
Privadas
Pblicas
Contabilidad Integrada 10
Activos Fijos
Almacenes
Adquis. Bienes y Serv
Contabilidad de Costos
Contabilidad Financiera
Tesorera
Presupuesto
Planif. Operativa Anual
Obligatorio
en las
EPSAs
Subsistema / Mdulo
afectado
ANEXO 2
26
X X X X X X X X
27
28 X X X
29
X X
11
12
30 X
31 X X
32 X X
13
19/12/01
28/01/02
Ministerio de Hacienda
08/02/02
actualiz.
2001
10/01
02/02
---
17
16
(DD/MM/AA)
15
Entidad emisora
14
Vigencia
desde
CAPYS
Cooperativas
Privadas
Pblicas
Contabilidad Integrada 10
Activos Fijos
Almacenes
Adquis. Bienes y Serv
Contabilidad de Costos
Contabilidad Financiera
Tesorera
Presupuesto
Planif. Operativa Anual
Obligatorio
en las
EPSAs
Subsistema / Mdulo
afectado
X X X X
X X X X
Superintendencia Sectorial
Saneamiento Bsico (SISAB)
X X X X
X X X X
Conclusiones de la FT4:
En percepcin de los autores de los mdulos del Area 4 Administrativa-Financiera, estas normas en general permiten a las EPSAs un desarrollo fluido de
su administracin, no pudindose notar contradicciones entre una y otra norma que afecten su aplicabilidad prctica.
Como se nota claramente en esta recopilacin, las EPSAs pblicas estn mucho ms reglamentadas en sus quehaceres administrativos y financieros,
que las no pblicas. Ello por un lado implica un mayor grado de libertad para estas ltimas; sin embargo, en la prctica de algunas de ellas se puede
notar que la ausencia de normatividad externa, no es suplida por una normatividad interna creada por ellas, faltando entonces sistematizar su
administracin. As por ejemplo, es recomendable utilizar las normas referentes a POA y Presupuestos destinadas a empresas pblicas, tambin en las
no pblicas.
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
Item
Descripcin
Unidad de
Cantidad
manejo
Existencia
actual
Promedio
consumo
mes
No.
Ultima compra
Fecha
Apertura
Costo unitaio presupuesto
_________________
Partida
presupuesto
Centro
de costo
13
Pedido por:
Recibido por:
Encargado de Almacenes
Encargado de Adquisiciones
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 4
___________________________
Proveedor:
No. ______________
__________________
Descripcin
Pedido por:
C o s t o (Bs.)
Unidad Documento C a n t i d a d
de
de respaldo Pedida Entregada Unitario
Total
manejo
Visto bueno:
Control existencias
Recibido por:
Encargado almacn
Nombre y cargo
Encargado almacn
14
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
tem
Mes Ao
Pedida
Cantidad
Despachada
No.: ______
Unidad
Detalle
P/unit.
Importe
Destino:
Solicitado por:
15
Autorizado por:
Aprobado por:
Recibido por:
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 6
Almacn: _____________________________________________
Cdigo presupuestario:
|__|__|__|__|__|__|__|__|
D e s c r i p c i n
Unidad de
manejo
Cantidad
Pedido Entregado
C o s t o
Unitario Total
Partida
presup
.
Autorizado por:
Entregado por:
Recibido por:
Control existencias
16
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
No. _____________
Almacn: _________________________ Fecha: ______ de ______________ de 200 ___
No. Pedido
Cdigo
Presupuestario
Partida
Presupuesto
Costo Total
Total general
17
Remitido por:
Recibido por:
Contabilizado por:
Encargado almacenes
Nombre y cargo
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 8
Grupo
Subgrupo
tem
Descripcin: __________________________
Unidad : _____________________________
Partida
Presupuesto
Fecha
18
Ingreso
Pedido
Material con cargo Departamento
Salida material
a:
Entradas
Salidas
Saldo en
existencia
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
Grupo
Subgrupo
tem
Costo
Salida
Saldo
Descripcin: __________________________________________________________________
Partida
Presupuesto
Unidad: ______________________________________________________________________
Stock mnimo: _________________________________________________________________
Fecha
19
Ingreso no.
Pedido no.
Comprobante
contabilidad
Apertura
programtica
Entrada
Cantidad
Salida
Saldo
Precio
unitario
Entrada
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 10
Anexo 10:
Almacn: ____________________________________________
Cdigo
20
Unidad
de
manejo
Descripcin
Valor en
Bs.
Faltantes
Cantidad
Valor en Bs.
Sobrantes
Cantidad
Observaciones
Valor en Bs.
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
Anexo 11:
Modelo de
materiales21
formulario
de
transferencia
de
N
EPSA
NOTA DE TRANSFERENCIA
Destino - # Almacn
Fecha de Emisin
Nombre
Direccin:
Origen - # Almacn
Nombre
Direccin:
Llenar slo si el Material tiene un destino especfico
Aplicacion Especfica
N Obra / Contrato
Cdigo de Programa
Clasificacin Contable
Dcto. Refer.
Nombre
Cantidad
Cdigo
Dcto. Refer.
Dcto. Refer.
Cantidad
Dcto. Refer.
Cantidad
Dcto. Refer.
Unid. Medida
Precio Unitario
Unid. Medida
Precio Unitario
Unid. Medida
Precio Unitario
Unid. Medida
Precio Unitario
Nombre
Cantidad
Cdigo
Nombre
Cdigo
Precio Unitario
Nombre
Cdigo
Unid. Medida
Nombre
Cantidad
Observaciones
Emitido por
_________________________________
Nombre :
21
Aprobado por
_______________________________
Constancia de Recepcin
_____/____/_____
Fecha
___________________________________
Nom bre
_____/____/____
Fecha
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 12
Anexo 12:
(1)
El almacenaje requiere del uso de medios, tcnicas y procedimientos para la
organizacin de los materiales. A continuacin describimos un grupo de estos procedimientos y
medios.
Medios de almacenaje
(2)
Entre los posibles tipos de medios o estructuras de almacenaje con que se equipa las
unidades bsicas de almacenamiento, entre los de uso ms comn en las EPSAs estn los
armazones, los estrados y los enrejados.
(3)
Los armazones son estructuras slidas, fabricadas en forma modular, generalmente de
acero, desmontables y de forma variable dependiendo del volumen del material que ser
almacenado (ver Fig. 20).
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
rincones, cajones etc. como sean necesarios. Los diferentes pisos estn conectados por
escaleras con descansos para uso de los empleados y, opcionalmente por montacargas
para elevacin de los materiales. De esta manera se alcanza el mximo aprovechamiento
del espacio vertical con la utilizacin de estantes.
(6)
Existen armazones especiales para determinados materiales. As p.ej. en el caso de
las EPSAs, se utilizan armazones especiales para almacenamiento de tubos y perfilados,
para llantas, planchas, etc. (ver Fig. 21).
Para llantas
Para planchas
Diversos tipos de armazones
23
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 12
(7)
Uno de los materiales ms utilizados por las EPSAs son los tubos de diferentes tipo
y calibres. Ellos exigen un amplio espacio de almacenaje o armazones con caractersticas
especficas segn las propiedades de la tubera.
(8)
Los estrados o paletas (pallets) son estructuras de madera sobre las cuales se
colocan las mismas o diferentes mercancas en cantidades grandes, de forma apilada y
patentada en una sola carga, a fin de facilitar su movimiento y almacenamiento. Esta
formacin de cargas unitarias sobre estrados apropiados para el movimiento por equipos
propios del almacn (apiladoras, gras etc.), revolucion los mtodos y tcnicas de
almacenamiento y modific radicalmente la concepcin de transporte y movimiento de
material vigente an hasta hace poco tiempo. La paletizacin surgi en los EE.UU. ya en los
aos de la dcada de 1940.
(9)
Antes de la introduccin de los estrados, prcticamente no exista una buena
utilizacin del espacio vertical, limitndose cuando mucho al apilamiento manual a poca
altura, y slo del material que se prestaba para la elevacin manual. La inestabilidad de las
pilas y la posibilidad de daos a los materiales, causados por la accin del peso de la carga
de encima, estaban siempre presentes en este tipo de almacenamiento. La paletizacin sin
embargo permite el apilamiento mecanizado sin problemas donde las paletas descansan
cada una en un piso del armazn o anaquel del estante (de altura en altura). Este sistema
de apilamiento mejorado con insercin de estrados, presenta grandes ventajas en relacin
con el apilamiento directo de material, pues permite corredores ms estrechos.
(10)
Los estrados o paletas existen en diversos tipos y dimensiones, y se diferencian por
sus caractersticas de empleo y principios de fabricacin (ver Fig. 22). El tamao y la forma de
fabricacin de los estrados varan en funcin de la naturaleza y peculiaridades de los materiales
que sern almacenados y/o movidos de las instalaciones existentes en el almacn, de la
capacidad de carga de las apiladoras, adems de otros factores. Los fabricantes los producen
en dimensiones y patrones normados, con suficientes tipos como para tratar la mayora de las
mercaderas de forma paletizada. Bsicamente se tiene los siguientes patrones de medidas
adoptados por la ASME, con ligeras variaciones por la ISO:
Estrados rectangulares
(mm)
600
x
800
x
900
x
800
x
900
x
1,000
x
1,200
x
1,200
x
2,200
x
800
1,000
1,050
1,200
1,200
1,200
1,500
1,800
2,700
Estados cuadrados
(mm)
900
x
1,050
x
1,200
x
900
1,050
1,200
24
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
25
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 12
Acceso para
carga y
descarga
en la parte
Uso ms
frecuente
superior
materiales
menores que
pueden ser
manipulados
manualmente,
directamente en
el enrejado
superior y
frontal
materiales
mayores o ms
pesados que
para ser
manipulados
requieren de
ayuda de varios
operadores o de
una apiladora
mecnica
4 lados
superior y
frontal,
permitiendo cualquier
opcionalmen material
te el cierre
de la parte
frontal
Apilamiento
(14) Existen materiales que, ms all de motivos espaciales, deben ser almacenados en
forma apilada de acuerdo a sus caractersticas tcnicas especiales, por su dimensin y
forma particular, para que el tiempo de conservacin sea mayor y su manipulacin sea
adecuada. Este es el caso fundamentalmente para el almacenamiento de tubos pero
tambin de otros materiales. Algunas de las formas de apilamiento se describen a
continuacin. El apilamiento de tubos de hierro puede ser efectuado de las siguientes
maneras:
a) Sobre carriles de acero o vigas de madera:
Este tipo de apilamiento se hace en el suelo sobre una base de carriles o vigas,
dispuestos paralelamente y distantes entre s aprox. la mitad del largo del tubo. Se
26
Elaboracin propia
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
colocan los tubos intercalados, con la extremidad ancha alternando hacia un lado o el
otro, y as sucesivamente, calzando las extremidades de las capas con cuas (ver Fig.
24). Este mtodo se recomienda para dimetros de hasta 250 mm y permite movimiento
por apiladora o izamiento por cabos (gra).
1,5 m
3,0 m
1,5 m
6,0 m
CUAS
VIGAS
Fig. 24: Apilamiento de tubos de hierro sobre carriles de acero o vigas de madera27
La ventaja de este mtodo es que permite un aprovechamiento mximo del terreno y
que no hay necesidad de calles entre las pilas. El acceso se da por las extremidades. Su
desventaja es que requiere de muchos carriles o vigas.
b) Pila cruzada:
Se hace una base con tubos intercalando las bolsas, en una extensin igual al largo del
propio tubo, ms el largo de una bolsa. Sobre la base se coloca otra camada con la
misma cantidad de tubos, dispuestos transversalmente y as sucesivamente hasta una
altura que an permita el movimiento de los tubos con seguridad (ver Fig. 25). Es un
mtodo recomendado para cualquier dimetro de tubera. El movimiento se realiza por
izamiento (gra).
27
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 12
PILAS CRUZADAS
PRIMERA CAPA
SEGUNDA CAPA
cua
viga
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
Si los tubos fueran de tamaos diferentes, se debe alinear uno de los lados de la pila,
disponiendo las capas superiores distantes 10 cm del alineamiento de la anterior, en
cuyas extremidades se marcan los largos de los tubos.
El apilamiento de tubos de fibra de cemento puede realizarse de dos maneras, pero
siempre sobre superficies planas, teniendo siempre la capa inferior (base) apoyada
sobre vigas o viguetas de madera con cuas en las extremidades.
d) Pila piramidal:
Es la ms utilizada y es similar a la anterior, es decir consiste en apilar varias capas
sucesivas con un tubo menos en cada capa siguiente (ver anterior Fig. 26).
e) Sobre listones:
Este mtodo facilita el trabajo con apiladora, pues impide el rodamiento libre de los tubos de
cada capa. Consiste en colocar sobre la primera capa (base) listones de madera de 15 x 2,5
cm con cuas en las extremidades, que sustentarn la segunda capa y as sucesivamente
(ver Fig. 27).
31
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 12
(16) Los tubos de concreto pueden ser colocados directamente en el suelo, calzando las
extremidades de las capas inferiores, apilando a lo mximo dos capas dispuestas del mismo
modo que los tubos cermicos.
(17)
El almacenamiento de tubos y piezas especiales de acero requieren tambin cuidados
especiales. Los tubos de acero nunca pueden ser colocados directamente en el suelo, pues as
sufriran daos en el revestimiento externo. Preferiblemente deben ser almacenados en una
nica capa, apoyados individualmente sobre sacos de arena (ver Fig. 29).
una es la piramidal donde los tubos, tanto de la capa inferior como de la superior,
estarn apoyados en sacos de arena (ver Fig. 30)
32
33
y la otra es la vertical sobre vigas, teniendo cuidado de apoyar los tubos por las puntas,
donde no hay revestimiento, calzando las extremidades de las capas con cuas de
madera y manteniendo una de las partes de la cruceta en el sentido vertical (ver Fig. 31).
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
cruceta
cua
viga
tubo
viga
cobertura (techo) menos resistente que las paredes y puertas, ya que en el caso de
explosin, su propagacin se dar hacia lo alto, protegiendo el rea circundante y
manteniendo las llamas confinadas en un ambiente restringido
34
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 12
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
(24)
Sobre todo las maderas secas debern ser almacenadas en galpones cerrados u otros
locales cubiertos; si esto no fuera posible, debe ser protegida con lonas que no cubran
las columnas de apoyo.
Las columnas de apoyo de una pila debern ser hechas en concreto; puede ser otro
material siempre que tenga la debida resistencia a la compresin. Las columnas tendrn
sus topes nivelados entre s.
Las piezas con largos mayores debern ser colocadas debajo de las menores, evitando
que sus puntas queden sin apoyo.
(25)
columnas de
apoyo
37
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 12
Carrito Hidralico
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
Carro plataforma: Es til para transportar volmenes en general hasta 800 Kg. (ver Fig. 38)
Carro Plataforma
43
Fuente: Latin Consult / Esttica Engenharia de Projetos Ltda. / SABESP / Rodolfo Retamozo y Asoc, 1996
Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 12
(26)
Hay diversos tipos de embalajes que son utilizados con frecuencia, entre los cuales se
destacan:
Cajas de cartn: Son usadas normalmente para acondicionar productos leves, tales como
frascos, televisores, papelera, libros, etc. (ver Fig. 41)
Cajas de madera: Son usadas para acondicionar productos ms pesados, tales como
motores, bateras, herramientas, espejos, frascos con cido, etc. (ver Fig. 42).
44
45
46
Fardos: Son usados para acondicionar mercaderas que no exigen un embalaje muy
resistente, tales como: tejidos, algodn, etc. (ver Fig. 44).
Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
Sacos: Existen tres tipos: sacos de papel, de pao y de plstico. Son usados para embalar
en pequea cantidad las mercaderas a granel, tales como: maz, cemento, carbn, etc.
(ver Fig. 45).
Sacos
Cilindros: Son usados para transportar grneles, lquidos, tales como: aceite, combustible,
grasa, etc. (ver Fig. 47).
Cilindros
Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 12
Tanques: Son usadas para transportar grneles lquidos, tales como: cidos, detergentes,
etc. (ver Fig. 48).
Tanques
Latas: Son utilizadas para transportar lquidos a granel, tales como: pinturas, kerosn,
alcohol, etc. (ver Fig. 49).
Latas
Cilindros pequeos: Son utilizados para transportar productos tales como, lubricantes,
jabn en polvo, etc. (ver Fig. 50).
Cilindros Pequeos
51
52
53
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
Bobinas
Carretes
54
55
Fuente: Ibd.
Fuente: Ibd.
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 13
a)
Ejercicios
Los ingresos efectuados durante el primer semestre del 2002, fueron las que se detallan en
el siguiente cuadro:
Valoracin de inventario al 30 de junio de 2002 (en Bs.)
Fecha ingreso
Cantidad
Inventario al 01-01-2002
Enero, 6 de 2002
Febrero, 12 de 2002
Marzo, 14 de 2002
Abril, 18 de 2002
Mayo, 23 de 2002
TOTALES
Unidad
Costo unitario
pieza
pieza
pieza
pieza
pieza
pieza
---
2.00
2.00
1.96
2.10
2.20
2.30
---
180
50
100
70
40
110
550
Costo total
360.00
100.00
196.00
147.00
88.00
253.00
1,144.00
Promedios simples
b)
Promedios ponderados
c)
d)
1.2
Todos las ventas en el perodo de 6 meses se efectuaron a Bs. 30 el galn, y los ingresos
en este perodo fueron los que se detallan en el siguiente cuadro:
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
Cantidad
Enero, 15 de 2002
Marzo, 1 de 2002
Abril, 15 de 2002
Mayo, 5 de 2002
Mayo, 26 de 2002
Junio, 20 de 2002
TOTALES
7,000
9,000
5,000
8,000
5,000
6,000
40,000
Unidad
Costo unitario
galn
galn
galn
galn
galn
galn
---
22.00
23.00
24.00
24.00
25.00
24.00
---
Costo total
154,000.00
207,000.00
120,000.00
192,000.00
125,000.00
144,000.00
942,000.00
Cantidad
Unidad
Costo unitario
galn
23.00
10,000
Costo total
230,000.00
Empleando cada uno de los siguientes mtodos de valorizacin, preprese los estados
parciales de prdidas y ganancias mostrando la utilidad bruta sobre ventas:
e)
Promedios simples
f)
Promedios ponderados
g)
h)
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Nov. 30:
Dic. 04:
Dic. 07:
Dic. 10:
Dic. 15:
Dic. 20:
Con los datos anteriores, elabore el Kardex Valorado de Existencia de Materiales y los
clculos auxiliares.
2.2 Dada la siguiente informacin sobre los movimientos en el almacn de una empresa
mediana:
a)
b)
c)
d)
e)
Dic. 01:
Dic. 01:
Dic. 03:
Dic. 08:
Dic. 10:
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 13
f)
g)
Con estos datos, elaborar el Kardex Valorado de Existencia de Materiales y los clculos
auxiliares, utilizando la variante de movimiento PEPS.
2.3 Los datos del almacn de otra empresa aportan la siguiente informacin sobre los
movimientos de materiales:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Nov. 30:
Dic. 4:
Dic. 7:
Dic. 10:
Dic. 15:
Dic. 20:
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
b)
Soluciones
1.1
Valorizacin =
2,09
Valorizacin =
Costo Total
1.144,00
=
Cantidad Total
550
= 2,08
Cantidad
Unidad
Costo unitario
Costo total
Mayo, 23 de 2002
Abril, 18 de 2002
Marzo, 14 de 2002
110
40
50
pieza
pieza
pieza
2.30
2.20
2.10
253.00
88.00
105.00
TOTAL
200
---
---
446.00
Mtodo UEPS:
Fecha ingreso
Cantidad
Unidad
Costo unitario
Costo total
Inventario al 01-01-2002
180
pieza
2,00
360,00
Enero, 6 de 2002
20
pieza
2,00
40,00
TOTAL
200
400,00
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 13
Valorizacin =
23 + 22 + 23 + 24 + 24 + 25 + 24 165
=
7
7
= 23,57
Valorizacin =
23 + 22 + 23 + 24 + 24 + 25 + 24 165
=
7
7
= 23,57
Valorizando = 14.000 * 23.57 = 329.980,00
Valorizando = 14.000 * 23.44 = 328.160,00
Solucin correcta: El valor del inventario al 30-06-2002 era de Bs. 328.160,00
m) Mtodo PEPS:
Fecha de compra
Cantidad
Unidad
Costo unitario
Mayo, 5 de 2002
Mayo, 26 de 2002
Junio, 20 de 2002
3,000
5,000
6,000
Galn
Galn
Galn
24.00
25.00
24.00
TOTAL
14,000
Costo total
72,000.00
125,000.00
144,000.00
341,000.00
Fecha de compra
Cantidad
Unidad
Costo unitario
Inventario al 31-12-2002
Enero, 15 de 2002
10,000
4,000
Galn
Galn
23.00
22.00
TOTAL
14,000
Costo total
230,000.00
88,000.00
318,000.00
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
50,000
14,000
36,000
Mtodo simple:
36,000
36,000
x 30.00
x 23.57
Ventas
Costo de ventas
Utilidad bruta
= 1,080,000.00
= 848,520.00
1,080,000.00
848,520.00
231,480.00
Mtodo ponderado:
36,000
36,000
Ventas
Costo de ventas
Utilidad bruta
*
*
30.00
23.44
= 1,080,000.00
= 843,840.00
1,080,000.00
843,840.00
236,160.00
Mtodo PEPS:
Total ingresos
1,172,000.00
Menos
Saldo al 30-06-2002
341,000.00
Costo de venta
831,000.00
Ventas
Costo de ventas
Utilidad bruta
1,080,000.00
831,000.00
249,000.00
Fecha
(1)
Nov. 30
Dic. 4
Dic. 7
Dic. 10
Dic. 15
Dic. 20
Detalle
(2)
Saldo final
Ingreso
Salida
Ingreso
Salida
Ingreso
SISTEMA MODULAR
Factur
a
salida
Cantidad fsica
Costo unitario
Costos
Entrada Salida Saldo Ingreso Promedio Ingreso
Salida
(3)
(4)
(5)
(6=4-5) (7)
(8=11/6)
(9)
(10)
400
400
5.00
2,000.00
600
1,000
6.00
5.60 3,600.00
800
200
- 4,480.00
700
900
7.00
6.69 4,900.00
650
250
- 4,347.78
300
550
8.00
7.40 2,400.00
-
42-Almacenes-V1
Saldo
(11=9-10)
2,000.00
5,600.00
1,120.00
6,020.00
1,672.22
4,072.22
ANEXO 13
Fecha
(1)
Detalle
(2)
Factur
Cantidad fsica
a
salida Entrada Salida Saldo
(3)
(4)
(5)
(6=4-5)
Costo
unitario
compra
(7)
Costos
Salida
(9)
Ingreso
(8)
Saldo
(10=8-9)
Dic. 1
Saldo final
200
200
10.00
2,000.00
2,000.00
Dic. 1
Ingreso
200
400
9.00
1,800.00
3,800.00
Dic. 3
Salida
Dic. 8
Ingreso
500
650
8.00
4,000.00
5,350.00
Dic. 10 Ingreso
700
1,350
7.00
4,900.00
10,250.00
250
Dic. 18 Salida
1100
Dic. 27 Ingreso
400
150
2,450.00
250
650
8,500.00
6.00
2,400.00
1,350.00
1,750.00
4,150.00
Clculos auxiliares:
Primera entrega:
Saldo inicial
Dic.1 Ingreso
Total primera entrega
200
50
250
Pzas. a Bs 10
Pzas. a Bs 9
Bs
Bs
2,000.00
450.00
2,450.00
Segunda entrega:
Dic.1 Ingreso
Dic.8 Ingreso
Dic.10 Ingreso
Total segunda entrega
150
500
450
1,100
Pzas. a Bs 9
Pzas. a Bs 8
Pzas. a Bs 7
Bs
Bs
Bs
1,350.00
4,000.00
3,150.00
8,500.00
Bs
Bs
1,750.00
2,400.00
4,150.00
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
2.3. En este caso la elaboracin del Kardex valorado, segn la variante ltimos en entrar,
primeros en salir; es la siguiente:
r) Kardex valorado de existencia de materiales UEPS:
Fecha
(1)
Nov. 30
Dic. 4
Dic. 7
Dic. 10
Dic. 15
Dic. 20
Detalle
(2)
Saldo final
Ingreso
Salida
Ingreso
Salida
Ingreso
Factura
salida
(3)
Costo
Cantidad fsica
unitario
Ingreso
Entrada Salida Saldo compra
(4)
(5)
(6=4-5)
(7)
(8)
400
400
5.00 2,000.00
600
1,000
6.00 3,600.00
800
200
700
900
7.00 4,900.00
650
250
300
550
8.00 2,400.00
Costos
Salida
(9)
4,600.00
4,550.00
Saldo
(10=8-9)
2,000.00
5,600.00
1,000.00
5,900.00
1,350.00
3,750.00
Clculos auxiliares:
Primera entrega:
Ingreso de Dic. 4
Saldo inicial
Total primera entrega
Segunda entrega:
Ingreso de Dic. 10
Total segunda entrega:
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 14
Los trminos en este glosario estn definidos para fines del presente Mdulo y de acuerdo
a la realidad en las EPSAs, o sea que las definiciones no necesariamente son aplicables
tal cual a otros mbitos. Se ha tratado de lograr un juego lgico de definiciones sin
contradicciones entre ellas, combinando diferentes definiciones halladas en la literatura
existente con formulaciones propias. 56
La flecha seala otros trminos que tambin son explicados en este glosario. En el
caso que un mismo trmino a referenciar aparezca varias veces en una definicin, la flecha
se usa solamente la primera vez.
activo
administracin
adquisicin
almacn
bodega
centro de costo
circulante
clasificacin
contable
cdigo que identifica y registra los gastos que estn siendo (o fueron)
realizados en un programa especfico
cdigo de
programa
56
Gran parte de las definiciones son formulaciones propias en base a ROSENBERG (ver bibliografa en el
Anexo siguiente).
57
Fuente: KOHLER, pg. 13
58
Fuente: formulacin propia en base a ROSENBERG, pg. 8
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
costo
cuenta de gastos
dinero
efectivo
empresa
entrada
59
SISTEMA MODULAR
42-Almacenes-V1
ANEXO 14
fondos
gasto
glosa
inventario
inversin
krdex
logstica
moneda
nota de remisin
simple
pasivo
65
42-Almacenes-V1
SISTEMA MODULAR
requisicin (de
materiales)
salida
sistema
stock
transferencia
valor
66
Fuente: formulacin propia en base a SELLIEN / SELLIEN (eds.), tomo 2, col. 2241, trmino Wert
SISTEMA MODULAR
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ANEXO 15
Anexo 15:
1
Bibliografa
Literatura utilizada
AGUIRRE ORMACHEA,
Juan M (ed)
KOHLER, Eric L.
LAURA ZEGARRA,
Rafael
ROMERO ROJAS,
Germn / SONNTAG,
Thomas M. (red.)
ROSENBERG, Jerry M.
SELLIEN, R. / SELLIEN,
H. (eds.)
SAS (ed.)
Administracin de
capacitacin
Santa Cruz 2001
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activos
fijos
almacenes.
Texto
de
SISTEMA MODULAR
SeLA (ed.)
Poder Ejecutivo de la
Nacin (ed.)
Poder Ejecutivo de la
Nacin (ed.)
Sistema
de
Poder Ejecutivo de la
Nacin (ed.)
Sistema
de
SISTEMA MODULAR
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