GESTIN POR PROCESOS

Ing. Mg(c). Andrs E. Torregroza Rivera

Consultor Senior en Mejoramiento Organizacional, SG
HSEQ-RUC e Innovacin

Reflexines
Cuando llegamos a una empresa y pedimos informacin
para conocerla generalmente nos suelen mostrar el
organigrama de la empresa.
Si bien esta es una manera de ver a la organizacin; es una
forma limitada e insuficiente de analizarla ya que solo no
deja ver su Estructura Funcional.

Es decir no solo basta con saber quien lo hace; sino como,

cuando , con quien, con que, para quien y que logra hacer.
Gestin por Procesos

PRIMERA ERA
1920

SEGUNDA ERA
1980

TERCERA ERA
1995

ORGANIZACIN

ORGANIZACIN

ORGANIZACIN

FUNCIONAL

EN RED

CONECTADA

Islas
Especializacin
Responsabilidad por
funciones
Factory

Centro de Costo

Gestin por Procesos

Empresa Integrada
Cadena de Valor
Responsabilidad
por resultados
Centro de utilidad
Procesos

Empresa Ampliada
Red de Valor Agregado
Equipos autodirigidos y de
alto desempeo
Centro de Inversin
Procesos

Enfoque tradicional

Gestin por Procesos

Enfoque funcional
Una
empresa
con
estructuras
organizativas
rgidas conlleva la ejecucin
de sus actividades de
manera fraccionada, dificulta
el flujo de la comunicacin y
hace
que
primen
los
intereses de las reas o
funciones de una forma
aislada sobre los de la
organizacin.
.

Gestin por Procesos

Enfoque funcional

Preprensa
Compras
Finanzas
Ingeniera

Gestin por Procesos

Produccin
Ventas
Visin tradicional

Visin de proceso

Enfoque funcional
Proceso de negocio (---) vs Funcin organizacional (O)
Ventas y
Mktg.

Ingeniera

Admn.
Finanzas

Operaciones

Recursos
Humanos

Tecnologas
Informacin

Ejecutivos

Staff

Gerentes

Ingenieros

Supervisores

Operadores

Entrada

Gestin por Procesos

Salida

Inconvenientes del Enfoque Funcional

Predominio de los objetivos de un rea o departamento por encima de
los de la organizacin.

Escasa comunicacin entre reas o departamentos que dificulta la

coordinacin.
Competencia mal sana entre reas o departamento.
Enfoque a cumplir o complacer a la jerarqua; jefes o directivos.
Niveles operativos poco calificados y motivados por la limitada
capacidad de planear y participar en las decisiones.
Mayor importancia al cumplimento del la tarea que al logro del
resultado.

Gestin por Procesos

Qu es un proceso
Existen distintas definiciones entre las cuales tenemos:
Organizacin de personas, recursos y actividades
ordenadas en secuencia lgica, para lograr unos
resultados determinados
En un sentido ms amplio el trmino se refiere a cmo
se hacen las cosas y no a que cosas se hacen. Si cruzo
una calle, eso es lo que estoy haciendo, pero el
proceso es la manera en que lo hago: caminando,
corriendo, esquivando autos, pidiendo a alguien que me
ayude, etc
Gestin por Procesos

Continuacin
Un conjunto estructurado y medible de actividades
designadas para producir un output especfico para
un cliente particular en el mercado. Esto implica un
fuerte nfasis en cmo el trabajo se hace dentro de una
organizacin, en contraste a un nfasis enfocado al
producto, en el que...
Un proceso es un ordenamiento de las actividades de
trabajo a travs del tiempo y el espacio, con un
principio, un fin e insumos y salidas (productos)
claramente identificados....
Son estructuras mediante las cuales una organizacin
hace lo necesario para producir valor a sus clientes
Gestin por Procesos

Qu es comn en todos los

conceptos
Es una secuencia lgica
ordenamiento de actividades.

de

actividades

Se hace nfasis en cmo se hacen las cosas

El principio y fin (insumos y productos) estn claramente
identificados

El conjunto de actividades que se realizan en un proceso

van a producir un output, resultado determinado, un
producto de mayor valor para alguien que
denominamos clientes.
Gestin por Procesos

Qu es un proceso?
Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entradas en
resultados
Notas:
Los elementos de entrada para un proceso son generalmente
resultados de otros procesos

Gestin por Procesos

Proceso
La gestin del sistema de calidad de una organizacin se inicia
con la gestin de procesos, tomando en cuenta que todo trabajo
se lleva a cabo mediante un proceso.
Producto.- Es
resultado
de
proceso:

Entradas

Proceso
Conjunto
de
actividades
mutuamente relacionadas o
que interactan, las cuales
transforman elementos de
entrada en resultados

Gestin por Procesos

Salidas

Diseo
Compra
Capacitacin
Tela
Servicio Bancario
Factura
Mantenimiento
Consultora
Banquete
Mensaje
Computadora

el
un

Indicador del proceso

Secuencia de actividades

Entrada/Proveedor
Salida/ Cliente

Gestin por Procesos

Estructura de un Proceso
LMITES

VALOR
AGREGADO

NECESIDAD

EXPECTATIVAS
TRANSFORMACIN
ENTRADA
PROVEEDOR

SALIDA
CLIENTE

SECUENCIA DE ACTIVIDADES

REQUISITOS

REQUISITOS

RECURSOS

Gestin por Procesos

Un resultado es obtenido en forma ms

eficiente cuando las actividades y recursos
anexos se gestionan como un proceso

rea A

rea B

rea C

PROCESOS CORTAN A TRAVES

DE LAS DISTINTAS AREAS

Necesidades
del Cliente

Gestin por Procesos

Satisfaccin
del Cliente

Cadena de Valor y la Gestin por Procesos

Cadena de valor se entiende como la secuencia de
actividades que desarrolla una organizacin para
ofrecer productos y servicios de la mejor manera
posible.
- Disgrega a la empresa en sus actividades estratgicas
relevantes para comprender el comportamiento de los
costos y las fuentes de diferenciaciones existentes y
potenciales.
Gestin por Procesos

Cadena de Valor de Porter

Actividades de soporte
Infraestructura

Gestin de recursos humanos

Desarrollo tecnolgico
Abastecimiento
Logstica
Logstica Ventas /
Opera
Servicio
de
de
Mercaciones
Entrada
Salida
dotecnia

INSUMOS

PRODUCTO
Actividades primarias

Gestin por Procesos

Utilidad

Valor y los Procesos

PROCESO 2
COSTO 2
VALOR 2
PROCESO 1
COSTO 1
VALOR 1

PROCESO 6
COSTO 6
VALOR 6

PROCESO 3
COSTO 3
VALOR 3

PROCESO 4
COSTO 4
VALOR 4

PROCESO 5
COSTO 1
VALOR 1

VAT (Valor Total Agregado > CT (Costos Totales)

TODO LO QUE NO AGREGA VALOR DEBE RETIRARSE PORQUE
CAUSA COSTOS
Gestin por Procesos

Anlisis de Valor
Actividades u operaciones que agregan valor
- Son las que transforman, convierten o cambian un
producto o servicio, las cuales son apreciadas por el
cliente y est dispuesto a pagar por ellas

Actividades u operaciones que no agregan valor

- Son las que consumen tiempo y recursos, pero no
agregan valor y por las cuales el cliente no est
dispuesto a pagar
Gestin por Procesos

Cadena de Valor de Porter

Identifica todas las actividades involucradas en el
producto, clasificndolas como:
- Las que agregan valor percibido por el cliente
- Las que no agregan valor pero son necesarias para
el proceso
- Las que no agregan valor y pueden ser eliminadas
Gestin por Procesos

Caractersticas Generales de los Procesos

Tiene un
propsito u
objetivo

Principio y un
fin (interrelacin
con otros
procesos)

Enfocado al
cliente

Enfocados en la
Generacin de
Valor

Gestin por Procesos

Gestin por Procesos

Componentes de un proceso
Sistema de Control: Acciones para
propender por que el proceso tengan
un comportamiento dentro de los
limites permisibles.
Responsable: Son las
personas y organizaciones
que participan en la
planificacin, ejecucin,
verificacin y control del
proceso.

Proveedor: Ente que

entrega elementos de
entrada para ser
utilizados en las
actividades del proceso.

Entrada: Informacin ,
insumos o materiales
que recibe el proceso
de otros procesos
proveedores internos o
sistemas externos,
necesarios para la
realizacin de
actividades.

Objetivo: Resultado esperado

del proceso con unas
caractersticas relativas a la
eficiencia y eficacia y teniendo
en cuenta las expectativas de las
partes interesadas.

Actividades: Ciclo
de operaciones que
transforman las
entradas en salidas,
creando valor. Estas
operaciones tambin
se llaman
procedimientos.

Salidas: Resultado
del proceso
entregables a otros
procesos o clientes.

Alcance: Determina el inicio y final del proceso.

Gestin por Procesos

Recursos: personas, infraestructura,

maquinaria, equipos e informacin que requiere
el proceso para lograr sus objetivos.

Clientes: Ente que

recibe los productos y
subproductos
resultado de las
actividades del
proceso o del proceso
en si mismo.

Importancia de los procesos

Alineacin

Gestin por Procesos

Integracin

Efectividad
(Eficacia +
Eficiencia)

La Planificacin y los Procesos

VISIN

Direccionamiento

MISIN

POLTICA

OBJETIVOS
(Indicadores de

PROCESOS
(Indicadores de Procesos)

Gestin por Procesos

Gestin por Procesos

Caracterizacin de Procesos
(Ficha de Proceso)
Es una herramienta documental que sirve para
planificar las principales caractersticas de un
proceso.
La informacin que contiene una caracterizacin o
ficha de proceso puede ser tan detallada como lo
desee una organizacin y puede incluir otros tipos
de informacin como por ejemplo: Inspecciones,
polticas, mtodos de control, etc.
Gestin por Procesos

Ejemplos de redaccin de Objetivos de Procesos

Proceso

Producto

Caractersticas

Objetivos

Compras

Bienes y Servicios

Conformes
Oportunos
A bajo precio

Comprar bienes y
servicios
+
Conformes, de forma
oportuna a bajo
precio

Gestin Financiera

Disponibilidad de
flujo de efectivo

Permanente
Oportuno

Disponer de flujo de
efectivo
+
De manera oportuna
y permanente

Gestin Humana

Personal competente

Segn necesidades
de la organizacin

Disponer de personal
competente
+
Para suplir las
necesidades de la
compaa

Gestin por Procesos

ENFOQUE PROCESOS
Es la identificacin y
gestin sistemtica de
los procesos empleados
en una organizacin y
en particular las
interrelaciones entre
tales procesos

Gestin por Procesos

Enfoque basado en
procesos

Gestin por Procesos

Enfoque basado en procesos

Requisitos

Entrada

proceso A

Salida
Entrada

Realimentacin

Gestin por Procesos

Requisitos

proceso B

Salida
Entrada

proceso C

Realimentacin

Salida

Gestin por Procesos

Niveles de los Procesos

Macroproceso A

Proceso A1
A1
A2
A3
..
An

Proceso A3
A1
A2
A3

A1
A2
A3

An

Proceso A2

A1
A2
A3

A1
A2
A3

ACT 2-PA3
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
.
Actividad n

A1
A2
A3
Subproceso
A4-2

Procedimientos

Registros
Gestin por Procesos

Subproceso
A4-1

Subproceso
A3-2

Subproceso
A3-1

Proceso A4

ACT 2-PA3
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
.
Acti|vidad n

ACT 2-PA4
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
.
Actividad n

Proceso Vrs. Procedimiento

PROCESO
Conjunto de actividades
Mutuamente relacionadas
Que transforman actividades
en salidas.

Gestin por Procesos

PROCEDIMIENTO

Forma especifica de
llevar a cabo una actividad
o proceso.

NIVEL
1
MAPA DE PROCESOS

NIVEL
1
CARACTERIZACIN DE PROCESOS

NIVEL 2
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL SISTEMA
DE GESTIN DE LA CALIDAD

NIVEL 3
DOCUMENTOS ESPECFICOS (INSTRUCCIONES DE TRABAJO, PLANES DE
ESTUDIO, GUAS, PROGRAMAS, FORMATOS, FLUJOGRAMAS)

Gestin por Procesos

DOCUMENTOS DE ORIGEN
EXTERNOS

REGISTROS DE CALIDAD

ESTRUCTURA TPICA DE LA DOCUMENTACIN EN UN SGC

 No sobrevivirn las especias ms

fuertes, tampoco las ms
inteligentes; solo lo harn que
mejor se adapten al cambio
( Charles Darwin)

Gestin por Procesos

Ing. Andrs E. Torregroza Rivera

Gerente General - Consultor Senior HSEQ
Centro de Consultora del Norte - CECNORTE
Cels: 310-7354268
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