Podrecznik Wyodrebnionej Ewidencji Ksiegowej

Podrcznik kontroli
wyodrbnionej
ewidencji ksigowej
u beneficjenta POIi
Szkolenie finansowane przez Uni Europejsk ze rodkw

Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budetu
pastwa w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego
Infrastruktura i rodowisko
1
SPIS TRECI
SPIS TRECI .......................................................................................................................2
I. CEL I PODSTAWA PROWADZENIA WYODRBNIONEJ KSIGOWOCI
PROJEKTU W PRAWIE UNIJNYM I POLSKIM,...........................................................4
1. PODRCZNIK WDRAANIA PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I RODOWISKO
(WERSJA 2.0 Z MARCA 2010 R.) ........................................................................................................... 5
2. INSTRUKCJA WYPENIANIA WNIOSKU O PATNO ................................................................... 6
3. UMOWA O DOFINANSOWANIE..................................................................................................... 6
II. PRZEPISY REGULUJCE PRZYZNAWANIE I ROZLICZANIE DOTACJI ZE

RODKW UNIJNYCH .....................................................................................................8
1.
2.
3.
4.
REGULACJE UNIJNE .................................................................................................................... 8

REGULACJE KRAJOWE ................................................................................................................ 9
INNE DOKUMENTY .................................................................................................................... 12
REGULACJE WEWNTRZNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ ....................................................... 12
III. POLITYKA RACHUNKOWOCI............................................................................13

IV. PODSTAWOWE ZASADY RACHUNKOWOCI I ZASADY EWIDENCJI
POSZCZEGLNYCH RODZAJW OPERACJI KSIGOWYCH ..............................16
1.
a.
b.
c.
d.
2.
a.
b.
3.
4.
a.
b.
5.
6.
V.
PODSTAWOWE ZASADY RACHUNKOWOCI .............................................................................. 16

Zasada podwjnego zapisu .................................................................................................. 16
Zasada memoriau (art. 6 ust. 1 ustawy) ............................................................................. 17
Zasada wspmiernoci przychodw i kosztw (art. 6 ust. 2 ustawy).................................. 17
Zasada istotnoci (art. 4 ust.3)............................................................................................. 17
METODY EWIDENCJI PRZYCHODW Z DOTACJI ........................................................................ 18
Metoda wynikowa (zwana te przychodow)....................................................................... 18
Metoda kapitaowa (zwana rwnie metod funduszow)................................................... 19
MOMENT ZAKWALIFIKOWANIA DOTACJI DO PRZYCHODW .................................................... 21
ZASADY EWIDENCJI KOSZTW FINANSOWANYCH DOTACJ .................................................... 25
Ewidencja kosztw w przypadku dotacji do aktyww.......................................................... 29
Ewidencja kosztw w przypadku dotacji do przychodw .................................................... 30
KWALIFIKOWANIE RODKW TRWAYCH ............................................................................... 30
ODPISY AMORTYZACYJNE ........................................................................................................ 33
DOSTOSOWANIE POLITYKI (ZASAD) RACHUNKOWOCI ...........................35

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
WYODRBNIONA EWIDENCJA RODKW TRWAYCH ORAZ ICH UMORZENIE .......................... 35

WYODRBNIONA EWIDENCJA RODKW PIENINYCH ........................................................... 39
WYODRBNIONA EWIDENCJA ROZRACHUNKW ...................................................................... 40
WYODRBNIONA EWIDENCJA KOSZTW .................................................................................. 42
WYODRBNIONA EWIDENCJA PRZYCHODW ........................................................................... 44
WYODRBNIONA EWIDENCJA W JEDNOSTKACH SFERY FINANSW PUBLICZNYCH .................. 45
ZAKADOWY PLAN KONT ......................................................................................................... 46
ODPOWIEDNI KOD KSIGOWY .................................................................................................. 52
VI. KWESTIE SZCZEGOWE ZWIZANE Z WPROWADZENIEM

WYODRBNIONEJ EWIDENCJI LUB KODU KSIGOWEGO.................................54
1.
2.
WYODRBNIENIE OPERACJI MAJCYCH MIEJSCE PRZED PODPISANIEM UMOWY ..................... 54

OBOWIZEK WYODRBNIENIA WSZYSTKICH KOSZTW (KWALIFIKOWALNYCH I
NIEKWALIFIKOWALNYCH)................................................................................................................. 57
3. KONSEKWENCJE ZWIZANE Z BRAKIEM PROWADZENIA PRZEZ BENEFICJENTA
WYODRBNIONEJ EWIDENCJI ............................................................................................................ 57
4. WARUNKI PRZEKSIGOWA WYDATKW ZAEWIDENCJONOWANYCH NA 8 I 9 PO
ZAKOCZENIU ROKU BUDETOWEGO ............................................................................................... 59
5. KONTROLA PRAWIDOWOCI ZASTOSOWANIA WYODRBNIONEJ EWIDENCJI I KODU
KSIGOWEGO ..................................................................................................................................... 61
6. PROCEDURA KONTROLNA......................................................................................................... 62
7. NAJCZCIEJ POPENIANE BDY PODCZAS TWORZENIA WYODRBNIONEJ EWIDENCJI
KSIGOWEJ I KODU KSIGOWEGO...................................................................................................... 71
ZACZNIKI ....................................................................................................................73
I. Cel i podstawa prowadzenia wyodrbnionej ksigowoci

projektu w prawie unijnym i polskim,
Komisja Europejska w trosce o prawidowe i efektywne rozliczanie rodkw z dotacji
unijnych naoya na pastwa czonkowskie obowizek zapewnienia, by proces wyboru i
realizacji projektw wspfinansowanych z dotacji unijnych przebiega zgodnie z wydanymi
w tym celu rozporzdzeniami unijnymi. Pastwa Czonkowskie mog dodatkowo stosowa
wasne, bardziej rygorystyczne przepisy i wymogi, ktre jednak musz pozostawa w zgodzie
z rozporzdzeniami organw wsplnotowych.
Jednym z podstawowych przepisw unijnych jest Rozporzdzenie Rady (WE) nr 1083/2006
z 11 lipca 2006 r. ustanawiajce przepisy oglne dotyczce Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Spoecznego oraz Funduszu Spjnoci i uchylajce
rozporzdzenie (WE) nr 1260/1999
Zgodnie z art. 60 tego Rozporzdzenia, Instytucja zarzdzajca odpowiada za zarzdzanie
programami operacyjnymi i ich realizacj zgodnie z zasad naleytego zarzdzania finansami,
w tym m.in. zapewnienie utrzymywania przez beneficjentw i inne podmioty
uczestniczce w realizacji operacji odrbnego systemu ksigowego albo odpowiedniego
kodu ksigowego dla wszystkich transakcji zwizanych z projektem, bez uszczerbku dla
krajowych zasad ksigowych.
Odrbna dokonana w prawidowy sposb ewidencja ma by gwarancj rzetelnego
i terminowego rozliczenia wydatkw kwalifikowanych. Ksigowe wyodrbnienie operacji
w projektach finansowanych dotacj w znacznym stopniu uatwia te kontrol prawidowoci
ich wykorzystania.
Zapisy przywoanego wyej rozporzdzenia s w tym zakresie bardzo oglne i nie wskazuj
w jaki sposb to wyodrbnienie ma nastpi. Poniewa jednak zaznaczaj one, e ma si to
odby bez uszczerbku dla krajowych zasad ksigowych (zasad obowizujcych w
poszczeglnych pastwach czonkowskich) naley odnie si do przepisw prawa polskiego.
Spord tych przepisw naley wymieni:
- ustaw o rachunkowoci z 29 wrzenia 1994 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. nr 152,
poz. 1223, nr 157, poz. 1241, nr 165, poz. 1316 oraz z 2010 r. nr 47, poz. 278)
- rozporzdzenie Ministra Finansw z dnia 15.11.2001 r. w sprawie szczeglnych zasad
rachunkowoci
dla
niektrych
jednostek
niebdcych
spkami
handlowymi,
nieprowadzcych dziaalnoci gospodarczej (Dz. U. z 2001 r. nr 137, poz. 1539 oraz z 2003 r.
nr 11, poz. 117)
4
- rozporzdzenie Ministra Finansw z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczeglnych zasad

rachunkowoci oraz planw kont dla budetu pastwa, budetw jednostek samorzdu
terytorialnego oraz niektrych jednostek sektora finansw publicznych (Dz. U. z 2006 r.
nr 142, poz. 1020 oraz z 2008 r. nr 72, poz. 422)
- ustawy systemowe regulujce zasady tworzenia poszczeglnych jednostek (np. owiata,
kultura, ochrona zdrowia itp.).
Wspomniane przepisy okrelaj jednak tylko w sposb oglny zasady prowadzenia ksig
rachunkowych, nie odnoszc si w aden sposb do zasad ewidencjonowania operacji
finansowanych dotacj unijn. Jedyne odniesienie do rodkw unijnych pojawia si w art. 30
ust. 2 ustawy o rachunkowoci i dotyczy zasad wyceny operacji wyraonych w walutach
obcych. Zgodnie z tym przepisem:
() Wyraone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje si w ksigach

rachunkowych na dzie ich przeprowadzenia - o ile odrbne przepisy dotyczce rodkw
pochodzcych z budetu Unii Europejskiej i innych krajw Europejskiego Obszaru
Gospodarczego oraz rodkw niepodlegajcych zwrotowi, pochodzcych ze rde
zagranicznych nie stanowi inaczej - odpowiednio po kursie:
1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikajcym z charakteru operacji - w
przypadku sprzeday lub kupna walut oraz zapaty nalenoci lub zobowiza;
2) rednim ogoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia
poprzedzajcego ten dzie - w przypadku zapaty nalenoci lub zobowiza, jeeli nie
jest zasadne zastosowanie kursu, o ktrym mowa w pkt 1, a take w przypadku
pozostaych operacji. ()
W tej sytuacji musimy poszuka innych rde informacji na ten temat. S nimi rnego
rodzaju dokumenty ustanawiane przez Instytucje Zarzdzajce poszczeglnymi programami
operacyjnymi. W przypadku Programu Operacyjnego Infrastruktura i rodowisko bd to np.:
1. Podrcznik Wdraania Programu Operacyjnego Infrastruktura i

rodowisko (wersja 2.0 z marca 2010 r.)
W punkcie 7b podrcznika -
Procedury stosowane przez beneficjenta (str. 34) -
przedstawiono wymogi dotyczce m.in. wyodrbnionej ewidencji ksigowej:
() Beneficjent powinien posiada i stosowa procedury dotyczce:

- polityki rachunkowoci, wraz z zakadowym planem kont uwzgldniajcym obowizek
stosowania odrbnego systemu ksigowego albo odpowiedniego kodu ksigowego dla
wszystkich operacji zwizanych z projektem,
2. Instrukcja wypeniania wniosku o patno

W czci Inne wymagania niezbdne w celu prawidowej realizacji projektu w zakresie
dokumentowania ponoszonych wydatkw zapisano:
() W polityce rachunkowoci naley opisa, wyodrbnion dla potrzeb projektu, ewidencj
ksigow.
Ewidencja kont analitycznych dla danego projektu powinna by zaprojektowana ze
szczegln uwag, uatwiajc czerpanie danych do sprawozda.
Z zapisu tego mona byoby wnioskowa, e jedyn form wyodrbnienia zapisw

ksigowych powinno by utworzenie ksigowych kont analitycznych. Nie naley jednak
traktowa tego zapisu zbyt rygorystycznie, gdy dopuszczaln form jest rwnie zaoenie
dodatkowych kont syntetycznych jak rwnie (pod pewnymi warunkami) prowadzenie
ewidencji pozabilansowej.
3. Umowa o dofinansowanie
W oglnym wzorze umowy o dofinansowanie, zapisy dotyczce wyodrbnionej ewidencji
pojawiaj si w dwch paragrafach, ktre cytujemy poniej:
14.
Ewidencja ksigowa i archiwizacja danych
1. Beneficjent zobowizuje si do prowadzenia dla Projektu odrbnej informatycznej
ewidencji ksigowej kosztw, wydatkw i przychodw lub stosowania w ramach
istniejcego informatycznego systemu ewidencji ksigowej odrbnego kodu ksigowego
umoliwiajcego
identyfikacj
wszystkich
transakcji
poszczeglnych
operacji
bankowych zwizanych z Projektem, oraz dokonywania ksigowania rodkw zgodnie

z obowizujcymi przepisami.
15.
Kontrola
1. Wszystkie dokumenty oraz zapisy ksigowe zwizane z realizacj Projektu podlegaj
kontroli prowadzonej przez Instytucj Wdraajc, IP, IZ, IC, Instytucj Audytow,
Komisj Europejsk, Europejski Trybuna Obrachunkowy oraz inne waciwe organy
kontroli. Beneficjent zobowizany jest zapewni dostp do dokumentacji i podda si
prowadzonym kontrolom.
Analizujc tre paragrafu 14 naley zwrci uwag, e zapisy umowy zobowizuj

beneficjenta do prowadzenia ewidencji wycznie w formie informatycznej. Nie dopuszcza
si wic prowadzenia tej ewidencji rcznie. Tymczasem, chocia rzadko, zdarza si jeszcze,
e ksigi s prowadzone rcznie, np. w formie tzw. amerykanki.
Ponadto, zgodnie z tym paragrafem wyodrbniona ewidencja ma dotyczy kosztw,
wydatkw (operacji bankowych i kasowych) oraz przychodw. Nie ma wic obowizku
wyodrbniania ksigowego rozrachunkw.
Analizujc powysze dokumenty naley stwierdzi, e rwnie w nich nie znajdziemy
odpowiedzi w jaki sposb ma by prowadzona wyodrbniona ewidencja. Zapisy ograniczaj
si wycznie do tego, e taka ewidencja ma by.
Powstaje zatem pytanie, na czym ma polega odrbny system ksigowy lub odpowiedni
kod ksigowy. Z pewnoci nie mog to by odrbne ksigi rachunkowe. Na to nie
pozwalaj ani przepisy midzynarodowe (Midzynarodowe Standardy Rachunkowoci), ani
przepisy krajowe (ustawa o rachunkowoci oraz Krajowe Standardy Rachunkowoci).
Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowoci albo odpowiedniego kodu ksigowego
oznacza obowizek prowadzenia odrbnej ewidencji, przez ktr naley rozumie ewidencj
wyodrbnion w ramach ju prowadzonych przez dan jednostk ksig rachunkowych.
Powinno to polega na wyodrbnieniu operacji zwizanych z otrzymaniem i wykorzystaniem
funduszy Unii Europejskiej poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisw do polityki
rachunkowoci Beneficjenta. Do zakadowego planu kont naley natomiast wprowadzi
odrbne konta syntetyczne, analityczne lub pozabilansowe w takim ukadzie, aby moliwe
byo spenienie wymaga w zakresie kontroli (wewntrznej i zewntrznej) wykorzystania
tych rodkw.
II. Przepisy regulujce przyznawanie i rozliczanie dotacji ze

rodkw unijnych
Przepisy regulujce proces pozyskania i rozliczenia dotacji mona podzieli na trzy
podstawowe grupy:
1) regulacje unijne,
2) regulacje krajowe,
3) regulacje wewntrzne jednostki organizacyjnej.
1. Regulacje unijne
Do najwaniejszych przepisw regulujcych zasady rozlicze rodkw przyznanych na lata
2007-2013 nale:
1) Rozporzdzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z 5 lipca 2006
r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylajce
rozporzdzenie (WE) nr 1783/1999.
Rozporzdzenie to okrela zadania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR),
zakres udzielanego z niego wsparcia w ramach celw: Konwergencja, Konkurencyjno
regionalna i zatrudnienie oraz Europejska wsppraca terytorialna, a take zasady dotyczce
kwalifikowalnoci do wsparcia.
2) Rozporzdzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiajce przepisy
oglne dotyczce Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego
Funduszu Spoecznego oraz Funduszu Spjnoci i uchylajce rozporzdzenie (WE) nr
1260/1999.
Rozporzdzenie to ustanawia oglne zasady dotyczce Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego (EFRR), Europejskiego Funduszu Spoecznego (EFS) oraz Funduszu
Spjnoci, bez uszczerbku dla szczeglnych przepisw ustanowionych w rozporzdzeniach
(WE) nr 1080/2006, (WE) nr 1081/2006 oraz (WE) nr 1084/2006. Okrela ono cele, do
ktrych realizacji maj przyczynia si fundusze strukturalne i Fundusz Spjnoci kryteria
kwalifikowalnoci pastw czonkowskich i regionw w ramach tych funduszy, dostpne
zasoby finansowe oraz kryteria ich alokacji.
3) Rozporzdzenie Rady (WE) nr 1084/2006 z 1 lipca 2006 r. ustanawiajce Fundusz
Spjnoci i uchylajce rozporzdzenie (WE) nr 1164/94.
Przepisy Rozporzdzenia ustanawiaj Fundusz Spjnoci w celu wzmocnienia spjnoci

ekonomicznej i spoecznej Wsplnoty na rzecz promowania trwaego rozwoju.
4) Rozporzdzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006 r. ustanawiajce
szczegowe
zasady
wykonania
rozporzdzenia
Rady (WE) nr
1083/2006
ustanawiajcego przepisy oglne dotyczce Europejskiego Funduszu Rozwoju

Regionalnego, Europejskiego Funduszu Spoecznego oraz Funduszu Spjnoci oraz
rozporzdzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
5) Komunikat wyjaniajcy Komisji Europejskiej dotyczcy prawa wsplnotowego
obowizujcego w dziedzinie udzielania zamwie, ktre nie s lub s jedynie
czciowo objte dyrektywami w sprawie zamwie publicznych.
6) Wytyczne Komisji Europejskiej w sprawie krajowej pomocy regionalnej na lata 20072013.
Zgodnie z powoanymi przepisami obowizkiem pastw czonkowskich jest zapewnienie, by

proces wyboru i realizacji projektw wspfinansowanych z dotacji unijnych przebiega
zgodnie z ww. rozporzdzeniami. Pastwa czonkowskie mog dodatkowo stosowa wasne,
bardziej rygorystyczne przepisy i wymogi, ktre jednak musz pozostawa w zgodzie z
rozporzdzeniami organw wsplnotowych.
2. Regulacje krajowe
W polskim systemie prawnym podstawowym aktem prawnym regulujcym kwestie
korzystania ze rodkw pomocowych Unii Europejskiej s Narodowe Strategiczne Ramy
Odniesienia 20072013 (NSRO).
NSRO okrelane rwnie jako Narodowa Strategia Spjnoci (NSS) ustalaj zasady realizacji
w latach 20072013 na terytorium Polski Polityki Spjnoci Unii Europejskiej. Wymg
przygotowania NSRO wynika z Rozporzdzenia Rady (WE) nr 1083/2006 r. z dnia 11 lipca
2006 r. Opracowanie NSRO i ich akceptacja przez Komisj Europejsk byy niezbdne do
przyjcia przez Komisj programw operacyjnych i w konsekwencji uruchomienia rodkw
z funduszy strukturalnych.
NSRO to dokument strategiczny okrelajcy priorytety i obszary wykorzystania oraz system
wdraania funduszy unijnych: Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR),
9
Europejskiego Funduszu Spoecznego (EFS) oraz Funduszu Spjnoci w ramach budetu

Wsplnoty na lata 200713. Celem strategicznym NSS jest tworzenie warunkw dla wzrostu
konkurencyjnoci gospodarki polskiej opartej na wiedzy i przedsibiorczoci, zapewniajcej
wzrost zatrudnienia oraz wzrost poziomu spjnoci spoecznej, gospodarczej i przestrzennej.
Drugim bardzo wanym aktem prawnym jest ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach
publicznych (Dz. U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. nr 28, poz. 146).
Zgodnie z art. 5 ww. ustawy rodki pochodzce z budetu Unii Europejskiej s rodkami
publicznymi. Przepisy ustawy stosuje si wic do wszystkich podmiotw w zakresie, w jakim
wykorzystuj rodki publiczne lub dysponuj tymi rodkami.
Z dniem 1 stycznia 2010 r. weszy w ycie przepisy znowelizowanej ustawy o finansach
publicznych.
Ustawa wprowadza istotne zmiany w systemie wdraania Funduszy Europejskich. Dotycz
one przede wszystkim systemu finansowania realizacji programw, ale rwnie systemu
instytucjonalnego. Nowe przepisy ustanawiaj instytucj Patnika, ktrego rol peni bdzie
Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK).
W nowym systemie rodki UE s wyczone z budetu pastwa. Utworzony zosta budet

rodkw europejskich, przeznaczony do finansowania programw. Pienidze z tego budetu
bd przekazywane bezporednio do beneficjenta w formie patnoci (a nie dotacji
rozwojowej) wypacanej przez BGK. Wypata uruchamiana jest na podstawie zlecenia
wystawianego przez instytucj podpisujc z beneficjentem umow o dofinansowanie.
Nowa ustawa o finansach publicznych przewiduje, e wspfinansowanie krajowe, czyli cz

dofinansowania projektu pochodzca z budetu pastwa bdzie przekazywana beneficjentowi
w formie dotacji celowej przez waciwego dysponenta czci budetowej, bezporednio albo
za porednictwem BGK.
Przepisami krajowymi regulujcymi zasady prowadzenia rachunkowoci s:

1) ustawa o rachunkowoci z dnia 29 wrzenia 1994 r. (t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694
z pn. zm.),
2) rozporzdzenie Ministra Finansw z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczeglnych
zasad rachunkowoci dla niektrych jednostek niebdcych spkami handlowymi,
nieprowadzcych dziaalnoci gospodarczej (Dz.U. Nr 137, poz. 1539 z pn. zm.),
10
3) rozporzdzenie Ministra Finansw z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczeglnych zasad

rachunkowoci oraz planw kont dla budetu pastwa, budetw jednostek samorzdu
terytorialnego oraz niektrych jednostek sektora finansw publicznych (Dz. U. z 2006 r.
nr 142, poz. 1020 oraz z 2008 r. nr 72, poz. 422)
4) ustawy systemowe regulujce zasady tworzenia poszczeglnych jednostek (np. owiata,
kultura, ochrona zdrowia itp.).
Te wanie przepisy bd przedmiotem szczeglnej uwagi w niniejszym opracowaniu.
Wykaz innych aktw prawnych istotnych dla prawidowego rozliczania dotacji:

a) ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamwie publicznych (tekst jednolity Dz. U.
z 2007 r. nr 223, poz. 1655, ost. zm. z 2009 r. nr 223, poz. 1778);
b) ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarw i usug (Dz. U. z 2004 r. nr 54,
poz. 535, ost. zm. 2010 r. nr 57, poz. 357 i nr 75, poz. 473);
c) ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r. nr 156, poz. 1118
z pn. zm.);
d) ustawa z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2005 r. nr. 172, poz.
1440);
e) ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomociami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261,
poz. 2603, ost. zm. z 2010 r. Nr 47, poz. 278);
f) ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody (Dz. U. z 2004 r. nr 92, poz. 880);
g) ustawa z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wod i zbiorowym
odprowadzaniu ciekw (Dz. U. z 2001 r. ,poz. 747) ;
h) ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. - Prawo ochrony rodowiska (t.j. Dz, U. z 2008 r.,
poz.150);
i) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. nr 16, poz. 93, ost. zm.
z 2010 r. nr 40, poz. 222);
j) ustawa z dnia 10 kwietnia 2003 r. o szczeglnych zasadach przygotowania i realizacji
inwestycji w zakresie drg publicznych (Dz. U. z 2003 r. poz. 721);
k) ustawa z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym (Dz. U. z 2003 r., Nr 86,
poz.789);
l) ustawa z dnia z dnia 21 listopada 2008 r. o subie cywilnej (Dz. U z 2008 r. nr. 227. Poz.
1505 z pn. zm.).
11
3. Inne dokumenty
a) Program Operacyjny Infrastruktura i rodowisko,
b) Szczegowy Opis Priorytetw Programu Operacyjnego Infrastruktura i rodowisko,
c) Krajowe wytyczne dotyczce kwalifikowania wydatkw w ramach Funduszy,
Strukturalnych i Funduszu Spjnoci w okresie programowania 2007-2013,
d) Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatkw w ramach Programu Operacyjnego
Infrastruktura i rodowisko,
e) Wytyczne w zakresie jednolitego systemu zarzdzania i monitorowania projektw
indywidualnych, zgodnych z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach
prowadzenia polityki rozwoju,
f) Wytyczne w zakresie wybranych zagadnie zwizanych z przygotowaniem projektw
inwestycyjnych, w tym projektw generujcych dochd,
g) Wytyczne do przygotowania inwestycji w zakresie rodowiska wspfinansowanych przez
Fundusz Spjnoci i Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego w latach 2007-2013,
h) Wytyczne w zakresie sprawozdawczoci w ramach POIi oraz Zalecenia w zakresie wzoru
wniosku beneficjenta o patno w ramach POIi".
4. Regulacje wewntrzne jednostki organizacyjnej
Wrd regulacji wewntrznych wymieni naley:

1) zasady (polityk) rachunkowoci jednostki organizacyjnej z uwzgldnieniem odrbnych
zasad dla operacji gospodarczych dotyczcych funduszy unijnych,
2) instrukcj sporzdzania, obiegu i kontroli dokumentw uwzgldniajc specyfik
dokumentacji zwizanej z funduszami unijnymi,
3) inne dokumenty wewntrzne (regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin
rozliczania podry subowych, regulamin zakadowego funduszu wiadcze socjalnych
itp.).
W niniejszym opracowaniu omwiona zostanie polityka rachunkowoci jako dokument
regulujcy zasady rachunkowoci.
12
III. Polityka rachunkowoci

Polityka rachunkowoci jest dokumentem, od przeczytania ktrego powinna si rozpocz
kontrola u Beneficjenta. Na podstawie zapisw tego dokumentu moemy stwierdzi czy
Beneficjent wyodrbni ewidencj ksigow operacji zwizanych z projektem i czy zrobi to
prawidowo. Dokument ten jest ponadto podstawowym rdem wiedzy na temat
kwalifikowalnoci wydatkw w projekcie. W nim bowiem zawarte s informacje m.in. na
temat:
a) jakie warunki musz spenia aktywa aby zaliczy je do rodkw trwaych,
b) jakie naley stosowa metody i stawki amortyzacji,
c) jak naley wycenia operacje wyraone w walutach obcych (jakie kursy walut naley
stosowa) itp.
Ustawa o rachunkowoci okrela tylko gwne ramy. Natomiast polityka rachunkowoci jest
dokumentem dostosowanym cile do kadego podmiotu, zawierajcym rozwizania
stosowane przez jednostk mieszczce si w granicach okrelonych ustaw, czyli
uwzgldniajce specyfik dziaalnoci organizacji. Majc na uwadze dobrze funkcjonujcy
system
rachunkowoci,
naley
momencie
tworzenia
polityki
rachunkowoci
przeanalizowa zachodzce w jednostce zdarzenia gospodarcze i na bazie tej analizy

wprowadzi odpowiednie zasady rachunkowoci oraz powizane z nimi zasady ewidencji.
Bardzo wane jest take, aby polityka rachunkowoci odzwierciedlaa potrzeby informacyjne
wystpujce wewntrz jednostki, czyli zabezpieczaa dostarczanie niezbdnych informacji dla
potrzeb zarzdzania. Przyjte zasady (polityk) rachunkowoci naley stosowa w sposb
cigy, dokonujc w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji
gospodarczych zgodnie z ich treci ekonomiczn. W razie koniecznoci moliwa jest
zamiana przyjtych zaoe, jednak kadorazowo ze skutkiem od pierwszego dnia roku
obrotowego. Dokonujc zmian polityki rachunkowoci, naley je opisa w informacji
dodatkowej do sprawozdania finansowego oraz przedstawi w sprawozdaniu finansowym
skutki tych zmian w postaci liczbowej.
Jednostki korzystajce z dotacji musz rwnie uwzgldni zasady zwizane ze
specyfik rozliczania dotacji. Zasady te musz zosta szczegowo przedstawione
w polityce rachunkowoci podmiotu.
Przepisy ustawy o rachunkowoci nakadaj na wszystkie firmy prowadzce ksigi
rachunkowe obowizek posiadania dokumentacji opisujcej w jzyku polskim przyjte zasady
13
(polityk) rachunkowoci. Nie ma tu znaczenia forma prawna firmy (jednostka budetowa,

jednostka samorzdu terytorialnego, spka, stowarzyszenie, osoba fizyczna prowadzca
dziaalno gospodarcz itp.).
Naley natomiast zwrci uwag, e nie wszystkie podmioty prowadzce dziaalno
gospodarcz maj obowizek prowadzenia ksig rachunkowych. Nie maj takiego obowizku
m.in.:
- osoby fizyczne prowadzce dziaalno gospodarcz, ktre w roku poprzedzajcym nie
osigny dochodu przekraczajcego rwnowarto 1 200 000 euro,
- zwizki wyznaniowe,
- parafie.
Jeeli podmiot gospodarczy nie ma obowizku i nie prowadzi ksig rachunkowych, nie ma
rwnie obowizku posiadania polityki rachunkowoci. Naley jednak zwrci uwag, e
osoby dla ktrych obowizek prowadzenia ksig rachunkowych nie wynika z ustawy, mog
prowadzi ksigi rachunkowe dobrowolnie. Jeeli taki obowizek na siebie przyjm, to
automatycznie powstanie u nich obowizek posiadania polityki rachunkowoci.
Zakres dokumentacji zasad (polityki) rachunkowoci wynika z art. 10 ust. 1 ustawy

o rachunkowoci. Z przepisu tego wynika, e jednostka powinna posiada dokumentacj,
opisujc w jzyku polskim przyjte przez ni zasady (polityk) rachunkowoci,
a w szczeglnoci dotyczce:
1) okrelenia roku obrotowego i wchodzcych w jego skad okresw sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktyww i pasyww oraz ustalania wyniku finansowego,
3) sposobu prowadzenia ksig rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakadowego planu kont,
b) wykazu ksig rachunkowych (wykazu zbiorw danych tworzcych ksigi rachunkowe
w przypadku prowadzenia ksig przy uyciu komputera),
c) opisu systemu przetwarzania danych (opisu systemu informatycznego w przypadku
prowadzenia ksig rachunkowych przy uyciu komputera),
d) systemu sucego ochronie danych i ich zbiorw, w tym dowodw ksigowych, ksig
rachunkowych i innych dokumentw stanowicych podstaw dokonanych w nich zapisw.
Dokumentacj opisujc przyjte przez jednostk zasady (polityk) rachunkowoci ustala w

formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki (art. 10 ust. 2 ustawy). Moe on zleci innej
osobie fizycznej lub prawnej opracowanie dokumentacji. Jednak powierzenie tych
14
obowizkw innej osobie nie zwalnia go z odpowiedzialnoci za prawidowe wykonanie

przepisw ustawy.
Przyjte przez jednostk zasady musz by dopuszczone ustaw oraz zapewnia moliwo
prawidowego sporzdzania sprawozda finansowych.
Poniej przedstawiamy przykadowy dokument wprowadzajcy w jednostce dokumentacj
zasad (polityki) rachunkowoci.
(piecz jednostki)
Zarzdzenie nr .................. z dnia ........................................ 200... r.
Kierownika .......................................................................................................................
(nazwa, adres jednostki)
w sprawie wprowadzenia dokumentacji zasad (polityki) rachunkowoci
Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowoci (t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr
76, poz. 694 z pn. zm.) wprowadza si:
Dokumentacj przyjtych zasad (polityki) rachunkowoci.
Ww. dokumentacja okrela obowizujce w

...........................................................................................................................................:
(nazwa jednostki)
1. Oglne zasady prowadzenia ksig rachunkowych,
2. Metody wyceny aktyww i pasyww oraz ustalania wyniku finansowego,
3. Zakadowy plan kont,
4. Wykaz ksig rachunkowych,
5. Opis systemu przetwarzania danych,
6. Opis systemu ochrony danych i ich zbiorw.
Zarzdzenie wchodzi w ycie z dniem ........................................ 20... r.
...............................................................
(pieczcie i podpisy osb upowanionych)
15
Jak wczeniej wspomniano, prawidowe opracowanie i stosowanie regulacji wewntrznych,

w tym zwaszcza polityki rachunkowoci, moe mie kluczowe znaczenie dla prawidowego
rozliczania dotacji.
Tre trzech przykadowych polityk rachunkowoci przedstawiono jako zacznik 1, 2 i 3 do
podrcznika
Zakadowy Plan Kont

Jednym z integralnych elementw polityki rachunkowoci jest Zakadowy Plan Kont
ustalajcy:
a) wykaz kont ksigi gwnej (konta syntetyczne),
b) opis przyjtych zasad klasyfikacji zdarze,
c) zasady prowadzenia kont ksig pomocniczych (konta analityczne) i ich powizania
z kontami ksigi gwnej.
Spenienie warunku wyodrbnienia rachunkowoci dla celw realizowanych projektw
finansowanych dotacj odbywa si przede wszystkim wanie w momencie definiowania
wykazu kont ksigi gwnej (kont syntetycznych) oraz kont pomocniczych (kont
analitycznych).
IV. Podstawowe zasady rachunkowoci i zasady ewidencji

poszczeglnych rodzajw operacji ksigowych
1. Podstawowe zasady rachunkowoci
a. Zasada podwjnego zapisu
Zgodnie z ni, kada operacja gospodarcza jest ewidencjonowana na co najmniej dwch

rnych kontach ksigowych, po dwch rnych stronach i w identycznej wartoci na
stronach rnych kont (zapis jednakowy). Np. zakup towaru handlowego za gotwk jest
ewidencjonowany po stronie Ma konta "Kasa" (co odzwierciedla zmniejszenie si stanu
gotwki) i po stronie Winien konta "Rozliczenie zakupu towarw" (dajc informacje, e
zakupiono i zapacono za towary, ale bez informacji czy otrzymano te towary). Dziki
stosowaniu tej reguy moliwe jest zachowanie zasady rwnowagi bilansowej (aktyww
i pasyww) .
16
Zasada ta pozwala unikn wielu bdw. Jeeli podsumowanie aktyww i pasyww nie daje
tej samej kwoty, to znaczy, e popeniono bd w ksigowaniach.
W praktyce oznacza to, e jeli zobaczymy jaki zapis na koncie ksigowym, to musi ten
zapis pojawi si rwnie na innym koncie ksigowym.
b. Zasada memoriau (art. 6 ust. 1 ustawy)

W ksigach rachunkowych naley uj wszystkie osignite, przypadajce na jej rzecz
przychody i obciajce j koszty dotyczce danego roku obrotowego, niezalenie od terminu
ich zapaty (np. nalene pracownikom wynagrodzenia za grudzie, mimo i maj by
wypacone w styczniu nastpnego roku podlegaj zarachowaniu do kosztw grudnia. Jeli
zgodnie z umow nabywca odebra sprzedany dla niego towar w kocowych dniach grudnia,
a faktura zostaa wystawiona w styczniu roku nastpnego, to sprzedawca powinien
zarachowa t operacj do przychodw ze sprzeday w grudniu roku biecego, a nie
w styczniu roku nastpnego.
c. Zasada wspmiernoci przychodw i kosztw (art. 6 ust. 2 ustawy)
Do aktyww lub pasyww danego okresu sprawozdawczego zaliczane s koszty lub
przychody dotyczce przyszych okresw oraz przypadajce na ten okres sprawozdawczy
koszty, ktre jeszcze nie zostay poniesione. Zasad wspmiernoci stosuje si do kosztw
i przychodw dziaalnoci operacyjnej oraz kosztw i przychodw finansowych. Zasada ta
nie ma natomiast zastosowania do pozostaych przychodw i kosztw operacyjnych oraz do
strat i zyskw nadzwyczajnych.
Stosujc przepisy art. 7 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy, w wyniku finansowym za okres biecy
uwzgldnia si wycznie niewtpliwe pozostae przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne
oraz wszystkie poniesione pozostae koszty operacyjne i straty nadzwyczajne (np. koszty
audytu)
d. Zasada istotnoci (art. 4 ust.3)
Powinna by stosowana z uwzgldnieniem art. 4 ust. 4 ustawy, uprawniajcego jednostk do
stosowania przez ni uproszcze, jeeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpywu na rzetelne
i jasne przedstawienie sytuacji majtkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Jednostka
powinna, stosujc przepisy art. 10 ust. 1 ustawy, posiada dokumentacj opisujc przyjte
17
przez ni - z uwzgldnieniem zasady istotnoci - rozwizania (zasady) rachunkowoci,

spord moliwych, dopuszczonych ustaw do stosowania oraz sprawdzonych przez praktyk
i zwyczaje, jeli wzmacniaj rzetelno informacji i skuteczno kontroli wewntrznej.
Zasad istotnoci powinno si stosowa nie tylko przy doborze rozwiza w zakresie
prowadzenia ksig, lecz rwnie jako zasad rozstrzygajc przy ocenie tych rozwiza
podczas badania rocznych sprawozda finansowych. Zasada ta odnosi si rwnie do
rozwiza majcych wpyw na wycen aktyww i pasyww zarwno w cigu roku, jak te na
dzie bilansowy.
Obowizek (lub prawo) stosowania tych zasad w ksigach rachunkowych powoduje, e
informacje zawarte we wnioskach o patno nie pokrywaj si z informacjami wynikajcymi
z zapisw na kontach ksigowych. W zdecydowanej wikszoci przypadkw na kontach
ksigowych jest wicej zapisw ni Beneficjent wykazuje we wnioskach o patno. Na
koncie ksigowym naley bowiem uj wszystkie operacje ktre miay miejsce, nawet jeli
nie zostay zapacone (czasem nawet jeli nie zostay jeszcze udokumentowane faktur lub
rachunkiem). We wniosku o patno mona natomiast uj tylko operacje ktre zostay ju
opacone.
2. Metody ewidencji przychodw z dotacji

Podmioty otrzymujce dotacje z funduszy unijnych dziaaj w bardzo zrnicowanych
formach prawnych oraz na podstawie rnych przepisw systemowych regulujcych
dziaalno tych jednostek. W zalenoci od tych wanie przepisw systemowych podmioty
gospodarcze powinny otrzymane przychody z tytuu dotacji ewidencjonowa jedn z dwch
metod:
- metod kapitaow lub
- metod wynikow.
a. Metoda wynikowa (zwana te przychodow)
Metoda wynikowego ujmowania dotacji otrzymywanych z funduszy unijnych jest najczciej

stosowan metod. Stosuj j podmioty gospodarcze, w odniesieniu do ktrych przepisy
systemowe nie zawieraj szczeglnych uregulowa. Zgodnie z t metod dotacje zalicza si
do przychodu na przestrzeni jednego lub wikszej iloci okresw sprawozdawczych.
18
b. Metoda kapitaowa (zwana rwnie metod funduszow)
Polega na tym, e rodki otrzymane z funduszy unijnych ksiguje si na zwikszenie kapitau

(funduszu) wasnego jednostki otrzymujcej dotacj. Ewidencja tych rodkw jako
zwikszenie kapitaw dokonywana jest na podstawie przepisw systemowych regulujcych
zasady gospodarki finansowej danej grupy jednostek. Poniej przedstawiamy przykady
takich jednostek:
a) Publiczne zakady opieki zdrowotnej
Przepisem systemowym regulujcym dziaalno zakadw opieki zdrowotnej jest ustawa
z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakadach opieki zdrowotnej (Dz.U. Nr 91, poz. 408 z pn. zm.).
Zgodnie z art. 57 tej ustawy w brzmieniu obowizujcym do koca 2006 r. przekazane
dotacje zwikszay fundusz zaoycielski.
W przypadku tych jednostek ewidencja rodkw pieninych otrzymanych z funduszy
unijnych przebiegaa nastpujco:
Wn konto 130 Rachunek biecy (w analityce np. 130-3 Rachunek dotacji... )
Ma konto 800 Fundusz zaoycielski (w analityce rodki otrzymane z funduszy unijnych)
Zasady gospodarki finansowej w samodzielnych publicznych zakadach opieki zdrowotnej
reguluj przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zmianie ustawy o zakadach opieki
zdrowotnej oraz niektrych innych ustaw (Dz.U. Nr 143, poz. 1032).
Nowelizacja przepisw, ktra wesza w ycie 1 stycznia 2007 r., wprowadzia istotne zmiany
w zakresie ksigowania rodkw finansowych w postaci otrzymanych dotacji, ktre
dotychczas zwikszay fundusz zaoycielski. Po zmianie przepisw przekazane dotacje
podlegaj zaliczeniu do przychodw dziaalnoci operacyjnej lub pozostaych przychodw
operacyjnych.
Fundusz
zaoycielski
zwikszaj
natomiast
dotacje
otrzymane
na
sfinansowanie remontw.
Uwzgldniajc zmiany wynikajce z ustawy zmieniajcej, ksigowanie otrzymanych dotacji
przeznaczonych na inne cele ni sfinansowanie zakupu, budowy, ulepszenia i remontw
rodkw trwaych, poczwszy od 1 stycznia 2007 r. bdzie nastpowao podobnie jak
w innych jednostkach, do ktrych nie maj zastosowania zasady szczeglne, z wyjtkiem
dotacji na sfinansowanie remontw, ktre bd ewidencjonowane tak jak w poprzednio
obowizujcym stanie prawnym.
b) Instytucje kultury
Instytucje dziaajce w oparciu o przepisy ustawy z 25 padziernika 1991 r. o organizowaniu
i prowadzeniu dziaalnoci kulturalnej (t.j. Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 z pn. zm.) maj
19
obowizek stosowa przepisy art. 29 tej ustawy stanowice, e otrzymane dotacje budetowe
na finansowanie rozwoju kultury powinny by odnoszone na zwikszenie funduszu instytucji
kultury. Rwnie nieodpatnie otrzymane rodki trwae oraz wartoci niematerialne i prawne
zwikszaj fundusz instytucji kultury, ktry odzwierciedla warto jej majtku.
W przypadku instytucji kultury objtych przepisami ww. ustawy zapisy ksigowe zwizane
z otrzymaniem rodkw z funduszy unijnych zarwno na cele rozwoju kultury, jak te
w formie rodkw trwaych lub wartoci niematerialnych i prawnych sfinansowanych ze
rodkw UE, bd przebiegay tak samo jak w zakadach opieki zdrowotnej, z tym e
odnoszone bd na zwikszenie Funduszu instytucji kultury, tj.:
Wn konto 130 Rachunek biecy (w analityce np. 13 3 Rachunek dotacji ..) lub 010
rodki trwae lub 020 Wartoci niematerialne i prawne
Ma konto 800 Fundusz instytucji kultury (w analityce rodki otrzymane z funduszy
unijnych).
c) Uczelnie wysze
Ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyszym (Dz.U. Nr 164, poz. 1365 z
pn. zm.), ktra wesza w ycie generalnie z dniem 1 wrzenia 2005 r., wyrnia uczelnie
publiczne i uczelnie niepubliczne (wczeniej byy to odpowiednio uczelnie pastwowe
i niepastwowe). W myl art. 12 ww. ustawy, kada uczelnia posiada osobowo prawn.
Uczelnia niepubliczna uzyskuje osobowo prawn z chwil wpisania jej do rejestru uczelni
niepublicznych. Rejestr prowadzi minister waciwy do spraw szkolnictwa wyszego. Zatem
uczelnie niepubliczne bdc osobami prawnymi s zobowizane do stosowania przepisw
ustawy o rachunkowoci w zakresie prowadzenia ksig rachunkowych i sporzdzania
sprawozda finansowych. Naley wskaza, i przepisy systemowe ustawy Prawo
o szkolnictwie wyszym w rozdziale Mienie i finanse uczelni nie zawieraj szczeglnych
regulacji w tym zakresie dla tej grupy jednostek. Z kolei art. 105 ww. ustawy zawiera
upowanienie dla Rady Ministrw do okrelenia w drodze rozporzdzenia szczegowych
zasad gospodarki finansowej, ale tylko dla uczelni publicznych. Jednoczenie na mocy art.
275 ust. 3 ww. ustawy, nadal obowizuje rozporzdzenie Rady Ministrw z dnia 27 sierpnia
1991 r. w sprawie zasad gospodarki finansowej uczelni (Dz.U. Nr 84, poz. 380, ost. zm.
w Dz.U. z 2005 r. Nr 101, poz. 842), tj. do czasu wydania przepisw wykonawczych na mocy
ww. art. 105. Powysze oznacza, i uczelnia niepubliczna stosuje oglnie obowizujce
zasady rachunkowoci w zakresie ewidencji ksigowej otrzymanych dotacji.
Zgodnie z 18 ust. 4 pkt 1 ww. rozporzdzenia dotacje przyznane na inwestycje zwikszaj
fundusz zasadniczy uczelni stanowicy odzwierciedlenie wartoci jej majtku.
20
W przypadku uczelni wyszych objtych przepisami ww. ustawy zapisy ksigowe zwizane z
otrzymaniem rodkw z funduszy unijnych bd przebiegay analogicznie jak w dwch
powyszych przypadkach, z tym e przychody bd odnoszone na zwikszenie Funduszu
zasadniczego.
d) Spdzielnie mieszkaniowe
Metod kapitaow ujcia dotacji w ksigach rachunkowych stosuje si rwnie
w spdzielniach mieszkaniowych, w ktrych budowa budynkw mieszkalnych i innych
obiektw zwizanych z ich obsug, zwaszcza obiektw infrastruktury, jest finansowana
bezporednio z funduszu udziaowego lub wkadw mieszkaniowych i budowlanych
i w ciar tych funduszw dokonuje si, zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 15 grudnia 2000
r. o spdzielniach mieszkaniowych (t.j. Dz.U. z 2003 r. Nr 119, poz. 1116 z pn. zm.),
odpisw umorzeniowych rodkw trwaych. Uwzgldnia to rwnie ustawa o rachunkowoci
(art. 32 ust. 1), ktra przewiduje umarzanie rodkw trwaych, jeeli na mocy odrbnych
przepisw (w tym przypadku art. 6 ust. 2 ustawy o spdzielniach mieszkaniowych) odpisy
umorzeniowe zmniejszaj fundusze wasne finansujce rodki trwae, do ktrych
w spdzielniach mieszkaniowych zalicza si obiekty tworzce zasoby mieszkaniowe. Odnosi
si to rwnie do dotacji i dopat jednostek samorzdu terytorialnego udzielonych spdzielni
mieszkaniowej z przeznaczeniem na sfinansowanie czci obiektw infrastruktury sucych
obsudze budynkw mieszkalnych i zamieszkaej w nich ludnoci. Otrzyman pomoc
finansow w tej postaci zalicza si na zwikszenie funduszu zasobw mieszkaniowych,
zapisem: Wn konto 130, Ma konto 800.
3. Moment zakwalifikowania dotacji do przychodw

Sposb ewidencji ksigowej otrzymanych dotacji w praktyce sprawia wiele problemw i jest
przedmiotem wielu polemik wrd fachowcw. Wtpliwoci dotycz przede wszystkim
waciwego momentu ujcia dotacji w ksigach rachunkowych jako przychodu.
Podmioty gospodarcze ustalajc zasady (polityk) rachunkowoci w zakresie ewidencji
przychodw z dotacji unijnych powinny mie na uwadze przepisy art. 3 ust. 1 pkt 30 ustawy
o rachunkowoci zawierajcy definicj przychodw rozumianych jako: uprawdopodobnione
powstanie w okresie sprawozdawczym korzyci ekonomicznych, o wiarygodnie okrelonej
wartoci, w formie zwikszenia wartoci aktyww, albo zmniejszenia wartoci zobowiza,
ktre doprowadz do wzrostu kapitau wasnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny
sposb ni wniesienie rodkw przez udziaowcw lub wacicieli.
21
Tak sformuowana definicja przychodw moe rzeczywicie budzi wtpliwoci, kiedy

dotacja jako uprawdopodobniona korzy ekonomiczna moe zosta zaliczona do
przychodw podmiotu gospodarczego. Czy moe to by moment podpisania umowy, czy
dopiero moment faktycznego przekazania rodkw dotacji na rachunek beneficjenta.
W literaturze przedmiotu spotyka si opinie, e kady z tych momentw moe by
przedwczesny. Niektrzy autorzy twierdz, e momentem tym moe by dopiero
sfinansowanie dotacj wydatkw, na ktre zostaa ona przekazana lub wrcz dopiero moment
ostatecznego rozliczenia i zatwierdzenia dotacji. Takie podejcie do tematu opiera si na
dosownym przyjciu zapisw w Midzynarodowych Standardach Rachunkowoci.
Midzynarodowy Standard Rachunkowoci nr 20 reguluje zasady ewidencji w ksigach
rachunkowych dotacji rzdowych. Jako pomoc rzdowa traktowane jest przekazanie rodkw
podmiotowi gospodarczemu w zamian za warunki, ktre zostay lub dopiero zostan
spenione.
Zgodnie z MSR dotacje rzdowe naley uj w ksigach rachunkowych, w momencie gdy
istnieje dostateczna pewno, e jednostka speni warunki uzyskania dotacji. W zwizku
z takim sformuowaniem powstaje pytanie, kiedy jednostka objta dotacj posiada
dostateczn pewno, e speni te warunki. Ani fakt przyznania dotacji (podpisanie umowy),
ani nawet fakt przekazania rodkw dotacji na rachunek bankowy beneficjenta nie daje
pewnoci, e warunki otrzymania dotacji okrelone umow zostan spenione. Idc dalej
w tych rozwaaniach, naleaoby stwierdzi, e nawet ostateczne rozliczenie dotacji nie daje
takiej pewnoci. W obecnej perspektywie finansowania jednostki maj bowiem obowizek
przechowywania dokumentacji zwizanej z dotacj do roku 2020. W tym okresie mog by
przeprowadzane kontrole przez cay szereg uprawnionych do tego instytucji. Ewentualne
nieprawidowoci wykryte podczas tych kontroli mog skutkowa obowizkiem zwrotu
dotacji wraz z odsetkami. Dlatego te takie podejcie do tematu jest zdecydowanie zbyt
radykalne. Bardziej racjonalne jest oparcie si na zapisach krajowych, zgodnie z ktrymi
korzyci powinny by uprawdopodobnione. O ile moe budzi pewne wtpliwoci czy
moment podpisania umowy jest wystarczajcym uprawdopodobnieniem osignicia korzyci,
to moment przekazania rodkw na rachunek bankowy warunek ten spenia.
Z drugiej strony naley wzi pod uwag, e w pewnych okolicznociach moliwa jest
sytuacja, e spenienie kryteriw okrelonych w umowie o dotacj moe nastpi jeszcze
przed podpisaniem umowy. Wwczas podpisanie umowy mona potraktowa jako
potwierdzenie spenienia warunkw, a tym samym wystarczajco dobrze uprawdopodobnione
powstanie korzyci ekonomicznych.
22
Kady podmiot gospodarczy powinien we wasnym zakresie rozway i podj decyzj co do

sposobu ujmowania przychodw z dotacji w okrelonych sytuacjach. Przy podejmowaniu
decyzji kierownik jednostki powinien kierowa si przede wszystkim nadrzdnymi zasadami
rachunkowoci. Podjte decyzje powinny by opisane w stosowanej przez jednostk polityce
rachunkowoci.
Przykad
Podmiot gospodarczy realizuje projekty, na ktre otrzymuje dotacje z funduszy Unii
Europejskiej. Zgodnie z umow dotacje przekazywane s po zakoczeniu realizacji projektw
i zatwierdzeniu ich przez jednostk wdraajc. W jakim momencie naley uj w ewidencji
ksigowej przychody z tytuu dotacji?
W opisanej sytuacji warunkiem otrzymania dotacji jest uprzednie prawidowe zrealizowanie
i zakoczenie projektu. Przy czym ryzykiem realizacji projektu jest obarczony w caoci
podmiot gospodarczy, ktry ma z tego tytuu otrzyma dotacj w przyszoci. Umowa
najprawdopodobniej okrela rwnie okres, w jakim projekt ma by zakoczony pod rygorem
odstpienia od umowy.
W takiej sytuacji ujcie dotacji w ewidencji bilansowej powinno nastpi najwczeniej
w momencie otrzymania decyzji zatwierdzajcej zrealizowany projekt do sfinansowania
dotacj. W przypadku gdyby zakoczenie projektu nastpio w jednym roku bilansowym,
a zatwierdzenie i przelew rodkw w nastpnym, wskazane byoby ujcie przewidywanej
kwoty dotacji w ewidencji pozabilansowej na stronie Wn konta 291 Nalenoci
warunkowe oraz opisanie tej sytuacji w informacji dodatkowej stanowicej element
sprawozdania finansowego. Zarachowanie przyznanej kwoty dotacji do przychodw jednostki
powinno nastpi w ksigach rachunkowych roku bilansowego, w ktrym zatwierdzono
projekt oraz przekazano dotacj na rachunek bankowy podmiotu gospodarczego.
Analizujc zasady zaliczania dotacji do przychodw, naley wzi rwnie pod uwag art. 41
ust. 1 ustawy o rachunkowoci, zgodnie z ktrym rozliczenia midzyokresowe przychodw,
dokonywane z zachowaniem zasady ostronoci, obejmuj w szczeglnoci m.in.:
rwnowarto otrzymanych lub nalenych od kontrahentw rodkw z tytuu wiadcze,
ktrych wykonanie nastpi w nastpnych okresach sprawozdawczych.
Jednostka udzielajca dotacji nie jest co prawda kontrahentem dotowanego podmiotu, gdy
podmiot dotowany nie wykonuje wiadcze na rzecz jednostki dotujcej. Jednak w ich
zwizkach istnieje pewna analogia do zwizkw pomidzy kontrahentami. Poza tym
w przepisie tym wystpuje okrelenie w szczeglnoci, co oznacza, e jest to katalog otwarty
i przepis powinien by stosowany do analogicznych sytuacji.
23
Biorc pod uwag powysze przepisy, podmioty gospodarcze mog wybra jedn z kilku
metod ewidencji dotacji w zalenoci od stanu faktycznego:
1. W momencie podpisania umowy o dotacj zadania okrelone w projekcie zostay ju
wykonane, znana jest dokadnie warto dofinansowania i jednostka posiada pewno,
e dotacj otrzyma (okrelono termin dokonania przelewu dotacji); ewidencja
ksigowa moe wic przebiega w nastpujcy sposb:
Wn konto 240 Pozostae rozrachunki (w analityce np. Rozrachunki z tytuu
przyznanych dotacji)
Ma konto 760 Pozostae przychody operacyjne.
W momencie wpywu dotacji na rachunek bankowy jednostka dokona ksigowania:
Wn konto 130 (w analityce np. 130-3 Rachunek bankowy dotacji na Projekt A)
Ma konto 240 Pozostae rozrachunki (w analityce np. Rozrachunki z tytuu przyznanych
dotacji.
Wydaje si, e taki sposb ewidencji mona stosowa, jeeli dotacja bdzie zwizana
z dziaalnoci w bezporednio nastpujcych okresach sprawozdawczych tego samego roku
obrotowego (rwnie jeli zadania wykonywane w zwizku z realizowanym projektem bd
wykonywane po podpisaniu umowy).
2. W momencie podpisania umowy o dotacj podmiot gospodarczy dokadnie zna jej

warto i jednostka posiada pewno, e dotacj otrzyma, ale dotacja bdzie zwizana
z przyszymi, bliej nieokrelonymi okresami sprawozdawczymi. Nieznany jest
rwnie termin faktycznego otrzymania dotacji. W takiej sytuacji ewidencja ksigowa
moe przebiega w nastpujcy sposb:
Wn konto 240 Pozostae rozrachunki (w analityce np. Rozrachunki z tytuu przyznanych
dotacji
Ma konto 840 Rozliczenia midzyokresowe przychodw.
3. W momencie podpisania umowy o dotacj podmiot gospodarczy dokadnie zna jej

warto i jednostka posiada pewno, e dotacj otrzyma. Warto dotacji jest jednak
niewielka (np. 50 000 z) i stosujc zasad istotnoci jednostka moe nie dokonywa
adnych zapisw w ewidencji ksigowej w momencie podpisania umowy, lecz
dopiero w momencie wpywu dotacji na rachunek bankowy zapisem:
Wn konto 130 Rachunek biecy (w analityce np.130-3 Rachunek dotacji na Projekt B)
24
4. Umowa o przyznanie dotacji zostaa podpisana w listopadzie 2009 r., ale dotacja
bdzie zwizana z dziaalnoci w 2010 r. W takiej sytuacji naley w ksigach 2009 r.
dokona jedynie ksigowa:
Wn konto 240 Pozostae rozrachunki (w analityce np. Rozrachunki z tytuu przyznanych
dotacji)
Jak wynika z powyszego, niezalenie od zapisw oglnych wynikajcych z polityki
rachunkowoci przyjtej w danej jednostce, naley kadorazowo podejmowa decyzje
o sposobie ewidencji przychodw z dotacji w zalenoci od stanu faktycznego i ewentualnych
zagroe. Podstaw podejmowania tych decyzji powinny by przede wszystkim nadrzdne
zasady rachunkowoci.
Na zakoczenie naley zaznaczy, e w literaturze spotyka si rwnie opinie, i dotacje
powinny by w sposb systematyczny i racjonalny ujmowane jako przychody w okresach,
w ktrych zapewniona zostanie ich wspmierno z refundowanymi kosztami ujtymi
w rachunku zyskw i strat.
Opisane wyej zasady nie dotycz budetu pastwa, budetw jst i jednostek sektora
finansw publicznych. Rozporzdzenie Ministra Finansw z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie
szczeglnych zasad rachunkowoci oraz planw kont dla budetu pastwa, budetw
jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektrych jednostek sektora finansw publicznych
w 4 okrela, e w celu ustalenia nadwyki lub niedoboru budetu operacje gospodarcze
dotyczce dochodw i wydatkw budetu pastwa oraz dochodw i wydatkw budetw
jednostek samorzdu terytorialnego s ujmowane w ksigach rachunkowych na odrbnych
kontach ksigowych w zakresie faktycznych (kasowo zrealizowanych) wpyww i wydatkw
dokonanych na bankowych rachunkach budetw oraz rachunkach biecych dochodw
i wydatkw budetowych jednostek budetowych, z wyjtkiem operacji szczeglnych,
okrelonych w odrbnych przepisach.
4. Zasady ewidencji kosztw finansowanych dotacj
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowoci moliwe s trzy podstawowe rozwizania

w zakresie ewidencji i rozliczania kosztw dziaalnoci operacyjnej, a mianowicie:
- wedug rodzajw na kontach zespou 4,
25
- wedug miejsca pochodzenia na kontach zespou 5 z pominiciem ewidencji i rozliczania

kosztw na kontach zespou 4,
- wedug rodzajw i rwnoczenie wedug miejsca pochodzenia.
Zasady grupowania kosztw w ukadzie rodzajowym
Wzr porwnawczego rachunku zyskw i strat, stanowicy zacznik do ustawy o
rachunkowoci, przewiduje nastpujce pozycje kosztw wedug rodzaju:
1) amortyzacja,
2) zuycie materiaw i energii,
3) usugi obce,
4) podatki i opaty,
5) wynagrodzenia,
6) ubezpieczenia spoeczne i inne wiadczenia,
7) pozostae koszty rodzajowe.
Na kontach odpowiadajcych tym pozycjom kosztowym ujmuje si og poniesionych w
danym okresie sprawozdawczym kosztw prostych, czyli kosztw niedajcych si podzieli
na elementy skadowe. Podzia kosztw na rodzaje zawsze naley dostosowywa do specyfiki
i potrzeb informacyjnych jednostki gospodarczej, pamitajc przy tym o wymogach
sprawozdawczoci statystycznej.
Konta kosztw wedug rodzajw mog wykazywa w cigu roku obrotowego tylko saldo
Winien, wyraajce wysoko kosztw poniesionych przez jednostk. W kocu roku
obrotowego salda te przenosi si na:
- konto 86 Wynik finansowy w przypadku sporzdzania rachunku zyskw i strat w wersji
porwnawczej,
- konto 49 Rozliczenie kosztw w przypadku sporzdzania rachunku zyskw i strat
w wersji kalkulacyjnej.
Ukad rodzajowy, jako jedyny ukad grupowania kosztw, moe znale zastosowanie
w jednostkach prowadzcych tylko jeden rodzaj dziaalnoci (np. dziaalno usugowa),
wytwarzajcych jeden rodzaj wyrobw lub wiadczcych szerok gam usug, lecz
rezygnujcych z kalkulacji kosztw poszczeglnych usug. Ponadto ograniczenie ewidencji
kosztw tylko do ukadu rodzajowego mog stosowa przedsibiorstwa o nierozbudowanej
strukturze organizacyjnej, w ktrych nie zachodzi potrzeba kontroli kosztw wedug miejsc
ich powstawania i nonikw.
26
Zasady grupowania kosztw tylko wedug miejsca ich powstawania

Rozliczanie i ewidencja kosztw wedug miejsca ich powstawania polega na biecym
ksigowaniu kosztw dziaalnoci operacyjnej wycznie na odpowiednich kontach zespou 5.
W zalenoci od potrzeb jednostki, w ramach kont zespou 5 mona wyodrbni:
- koszty dziaalnoci podstawowej,
- koszty dziaalnoci pomocniczej,
- koszty zarzdu.
W jednostkach rozliczajcych koszty dziaalnoci operacyjnej tylko wedug miejsca ich
powstawania poszczeglne stanowiska kosztw obcia si kosztami wynikajcymi
z dokumentw rdowych, bezporednio powizanych z przypisan im funkcj.
W przypadku prowadzenia ewidencji i rozliczania kosztw tylko na kontach zespou 5, naley
pamita, aby grupowa koszty na tych kontach z podziaem na rodzaje. Grupowania kosztw
z podziaem na rodzaje dokonuje si w ramach poszczeglnych kont zespou 5
w jednakowym ukadzie do kadego konta syntetycznego prowadzonego w ramach
syntetycznych kont zespou 5.
Zasady grupowania kosztw wedug rodzajw na kontach zespou 4 i rwnolegle wedug
miejsca powstawania na kontach zespou 5
Ewidencja i rozliczanie kosztw wedug rodzajw i rwnoczenie wedug miejsca ich
powstawania polega na tym, e koszty proste dziaalnoci operacyjnej ksiguje si bieco, na
podstawie dokumentw rdowych na odpowiednich kontach zespou 4 wedug rodzajw
i rwnolegle do ewidencji na kontach zespou 4 grupuje si te koszty wedug miejsca ich
powstawania na waciwych kontach zespou 5. Koszty przenosi si z kont zespou 4
w ciar kont zespou 5 za pomoc konta 49 Rozliczenie kosztw.
Taki sposb grupowania kosztw daje najbardziej przejrzysty obraz i wskazany jest
w jednostkach prowadzcych rnorodn dziaalno.
Opisane wyej zasady grupowania kosztw dotycz kosztw dziaalnoci operacyjnej
(podstawowej). Ustawa o rachunkowoci definiuje ponadto:
1) pozostae koszty operacyjne, przez ktre rozumie si koszty zwizane porednio
z dziaalnoci operacyjn jednostki, a w szczeglnoci koszty zwizane:
a) z dziaalnoci socjaln,
b) ze zbyciem rodkw trwaych, rodkw trwaych w budowie, wartoci niematerialnych
i prawnych, a take z utrzymywaniem i zbyciem nieruchomoci oraz wartoci
niematerialnych i prawnych, zaliczanych do inwestycji,
27
c) z odpisaniem nalenoci i zobowiza przedawnionych, umorzonych, niecigalnych,

z wyjtkiem nalenoci i zobowiza o charakterze publicznoprawnym nieobciajcych
kosztw,
d) z utworzeniem i rozwizaniem rezerw, z wyjtkiem rezerw zwizanych z operacjami
finansowymi,
e) z odpisami aktualizujcymi warto aktyww i ich korektami, z wyjtkiem odpisw
obciajcych koszty wytworzenia sprzedanych produktw lub sprzedanych towarw, koszty
sprzeday lub koszty finansowe,
f) z odszkodowaniami, karami i grzywnami,
g) z przekazaniem lub otrzymaniem nieodpatnie, w tym w drodze darowizny aktyww,
w tym take rodkw pieninych na inne cele ni nabycie lub wytworzenie rodkw
trwaych, rodkw trwaych w budowie albo wartoci niematerialnych i prawnych,
2) koszty finansowe, ktre powstaj w zwizku z prowadzon przez jednostk gospodark
rodkami pieninymi, pozyskiwaniem rde finansowania oraz z obrotem inwestycjami.
Mog by to przykadowo koszty zwizane z realizacj czekw i weksli, zaciganiem
kredytw i poyczek, obrotem akcjami i obligacjami, rnice kursowe.
Dla potrzeb ewidencji dotacji w ksigach rachunkowych znaczenie ma cel, w zwizku z

ktrym dotacja zostaa przyznana. Inaczej ewidencjonuje si koszty gdy dotacja suy
sfinansowaniu w caoci lub w czci zakupu, budowy lub ulepszenia rodkw trwaych
inaczej gdy dotacja jest przeznaczona na dofinansowanie biecej.
W zalenoci od celu, na ktry zostaa przyznana dotacja, rozrnia si:
- dotacje do aktyww oraz
- dotacje do przychodu.
Dotacje do aktyww su sfinansowaniu zakupu, wytworzeniu, budowie, ulepszeniu lub
pozyskaniu aktyww trwaych w inny sposb. Otrzymanie tych dotacji jest warunkowane ich
wydatkowaniem zgodnie z przeznaczeniem (co do rodzaju dotowanych aktyww, ich
umiejscowienia lub te okresw, w ktrych maj by nabyte lub utrzymywane przez
jednostk).
Dotacje do przychodw s przeznaczone na dofinansowanie biecej dziaalnoci
operacyjnej oraz na sfinansowanie sprzeday produktw, wiadczenia usug czy sprzeday
towarw.
28
a. Ewidencja kosztw w przypadku dotacji do aktyww

W przypadku jednostek stosujcych metod wynikow, otrzymanie rodkw pieninych z
przeznaczeniem na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia rodkw trwaych (rodkw
trwaych w budowie, wartoci niematerialnych i prawnych), jak rwnie rwnowarto
nieodpatnie otrzymanych rodkw trwaych, rodkw trwaych w budowie albo wartoci
niematerialnych i prawnych sfinansowanych ze rodkw Unii Europejskiej zawsze powinno
by odnoszone na konto Rozliczenia midzyokresowe przychodw. W tej sytuacji
zaliczone do rozlicze midzyokresowych przychodw kwoty zwiksza bd stopniowo
pozostae
przychody
operacyjne,
rwnolegle
do
odpisw
amortyzacyjnych
lub
umorzeniowych od rodkw trwaych lub kosztw prac rozwojowych sfinansowanych ze

rodkw funduszy unijnych.
Do czasu zakoczenia realizacji projektu, polegajcego na nabyciu lub wytworzeniu rodkw
trwaych, poniesione na ten cel wydatki, ktre zostan sfinansowane dotacj, ujmuje si na
koncie 080 rodki trwae w budowie (do czasu przyjcia rodkw trwaych do uywania), a
koszty prac rozwojowych na koncie 640 Rozliczenia midzyokresowe kosztw (jeeli
zakocz si powodzeniem stanowi wartoci niematerialne i prawne).
Ewidencja ksigowa w przypadku nabycia rodka trwaego bdzie przebiega nastpujco:
1) wpyw rodkw pieninych z dotacji unijnej na rachunek bankowy jednostki
Wn konto 130 Rachunek biecy (w analityce np.130-3 Rachunek dotacji ..)
Ma konto 844 Rozliczenia midzyokresowe przychodw
2) zakup rodka trwaego
Wn konto 010 rodki trwae
Ma konto 303 Rozliczenie zakupu lub 240 Pozostae rozrachunki lub 130 Rachunek
biecy (w analityce np.130-3 Rachunek dotacji ..)
3) odpisy amortyzacyjne dokonywane od zakupionego rodka trwaego
Wn konto 401 Amortyzacja lub konto zespou 5 (w analityce Amortyzacja)
Ma konto 070 Umorzenie rodkw trwaych
4) zarachowanie do pozostaych przychodw operacyjnych rwnolegle do dokonanych
odpisw amortyzacyjnych
Wn konto 844 Rozliczenia midzyokresowe przychodw
W przypadku jednostek stosujcych metod kapitaow zakup majtku trwaego moe by
ewidencjonowany nastpujco:
1) wpyw rodkw pieninych otrzymanej dotacji
29
Wn konto 130 Rachunek bankowy (w analityce np.130-3 Rachunek dotacji...)

Ma konto 800 Fundusz zaoycielski
2) zakup rodka trwaego ze rodkw otrzymanej dotacji
Wn konto 080 rodki trwae w budowie (w analityce rodki trwae w budowie
finansowane dotacj)
Ma konto 303 Rozliczenie zakupu
3) przekazanie rodka trwaego do uytkowania
Wn konto 010 rodki trwae (w analityce rodki trwae finansowane dotacj)
Ma konto 080 rodki trwae w budowie (w analityce rodki trwae w budowie
finansowane dotacj).
b. Ewidencja kosztw w przypadku dotacji do przychodw
W przypadku dotacji do przychodw ewidencja ksigowa kosztw finansowanych t dotacj
przebiega na zasadach oglnych, w zalenoci od stosowanej metody:
- wedug rodzajw na kontach zespou 4 (Koszty wedug rodzajw),
- wedug miejsca pochodzenia na kontach zespou 5 z pominiciem ewidencji i rozliczania
kosztw na kontach zespou 4,
- wedug rodzajw i rwnoczenie wedug miejsca pochodzenia.
Jeeli koszty dotycz przyszych okresw, ksiguje si je i rozlicza na koncie 640
Rozliczenia midzyokresowe kosztw, z uwzgldnieniem art. 39 ust. 1 ustawy o
rachunkowoci, jako czynne rozliczenia midzyokresowe kosztw.
5. Kwalifikowanie rodkw trwaych

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowoci (art. 3 ust. 1 pkt 15) przez rodek trway
rozumie si rzeczowe aktywa trwae i zrwnane z nimi, o przewidywanym okresie
ekonomicznej uytecznoci duszym ni rok, kompletne, zdatne do uytku i przeznaczone na
potrzeby jednostki.
Zalicza si do nich w szczeglnoci:
a) nieruchomoci - w tym grunty, prawo uytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki,
a take bdce odrbn wasnoci lokale, spdzielcze wasnociowe prawo do lokalu
mieszkalnego oraz spdzielcze prawo do lokalu uytkowego,
b) maszyny, urzdzenia, rodki transportu i inne rzeczy,
c) ulepszenia w obcych rodkach trwaych,
30
d) inwentarz ywy.
Jak wynika z powyszego podstawowym warunkiem jaki stawiaj przepisy ustawy

o rachunkowoci dla uznania aktyww za rodek trway jest przewidywany okres
uytecznoci duszy ni rok. Ustawa o rachunkowoci nie wskazuje adnej wartoci
granicznej rzeczowych aktyww, od ktrej uzaleniony jest obowizek zaliczenia ich do
rodkw trwaych. Nie wskazuje rwnie adnej wartoci rodka trwaego powyej ktrej
wystpuje obowizek rozoenia w czasie jego amortyzacji.
Tymczasem w praktyce przyja si opinia , e rodkiem trwaym s aktywa rzeczowe
ktrych jednostkowa warto przekracza 3 500 z. i taki rodek trway podlega amortyzacji
rozoonej w czasie. Jest to interpretacja oparta na przepisach prawa podatkowego. Przepisy
ustaw o podatku dochodowym (od osb prawnych oraz od osb fizycznych) stanowi, e
podatnicy mog nie dokonywa odpisw amortyzacyjnych od rodkw trwaych, ktrych
warto pocztkowa nie przekracza 3.500 z. Jak wynika z powyszego ustawy podatkowe
zakadaj, e rodki trwae mog mie warto nisz ni 3 500 z. Wydatki poniesione na ich
nabycie stanowi wwczas koszty uzyskania przychodw w miesicu oddania ich do
uywania (tzw. jednorazowa amortyzacja).
W swojej polityce rachunkowoci kada jednostka ma obowizek ustali od jakiej wartoci
pocztkowej aktywa rzeczowe maj by zaliczane do rodkw trwaych. Moe to by np.
1 000 z, ale rwnie dobrze moe to by 4 000 z. Decyzj w tym zakresie podejmuje
kierownik jednostki majc na wzgldzie nadrzdne zasady rachunkowoci. Kierownik
jednostki moe np. podj decyzj, e wszystkie aktywa rzeczowe o przewidywanym okresie
uywania powyej roku, bez wzgldu na ich warto pocztkow s rodkami trwaymi.
W polityce rachunkowoci niektrych podmiotw granica wartociowa jest ustalana na
poziomie 3 500 z. Najczciej jednak (zwaszcza w jednostkach pastwowych) granica ta
ustalana jest na poziomie znacznie niszym.
Przykadowa tre polityki rachunkowoci moe brzmie:
Rzeczowe aktywa o przewidywanym okresie ekonomicznej uytecznoci powyej roku
i wartoci nieprzekraczajcej 1 500 z zaliczane s do materiaw.
i wartoci od 1501 z do 3 500 z. zaliczane s do rodkw trwaych i podlegaj jednorazowej
amortyzacji w miesicu oddania ich do uytkowania.
31

i wartoci przekraczajcej 3 500 z zaliczane s do rodkw trwaych i podlegaj amortyzacji
rozoonej w czasie.
Jeeli skadnik majtku zostanie zaliczony do rodkw trwaych, powinien by ujty w

ewidencji rodkw trwaych, ktrej przykadowy wzr przedstawiono poniej
Okrelenie rodka Data

trwaego lub
zakupu
wartoci
niematerialnej i
prawnej
Lp.
Dane
dokumentu
zakupu
Data
przyjcia
do
uywania
Symbol
KT
Uwagi
Jeeli rodek trway jest dofinansowany dotacj naley adnotacj o tym zamieci w
rubryce uwagi.
Wartoci niematerialne i prawne

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowoci do wartoci niematerialnych i prawnych
zalicza si nabyte nadajce si do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjcia do
uywania:
spdzielcze wasnociowe prawo do lokalu mieszkalnego;
spdzielcze prawo do lokalu uytkowego;
prawo do domu jednorodzinnego w spdzielni mieszkaniowej;
autorskie lub pokrewne prawa majtkowe;
licencje;
prawa okrelone w ustawie z dnia 30 czerwca 2000 r. - Prawo wasnoci

przemysowej (przed 1 stycznia 2007 r. prawa do: wynalazkw, patentw, znakw
towarowych, wzorw uytkowych, wzorw zdobniczych);
warto stanowica rwnowarto uzyskanych informacji zwizanych z wiedz w

dziedzinie przemysowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how),
o przewidywanym okresie uywania duszym ni rok, wykorzystywane przez podatnika na

potrzeby zwizane z prowadzon przez niego dziaalnoci gospodarcz albo oddane przez
32
niego do uywania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierawy

lub umowy leasingu.
Do wartoci niematerialnych i prawnych stosuje si przepisy dotyczce rodkw trwaych.
6. Odpisy amortyzacyjne
Pojcie amortyzacji jest nierozerwalnie zwizane z pojciem rodkw trwaych.
Zgodnie z art. 32 ustawy o rachunkowoci odpisw amortyzacyjnych lub umorzeniowych od
rodka trwaego dokonuje si drog systematycznego, planowego rozoenia jego wartoci
pocztkowej na ustalony okres amortyzacji (okres przewidywanego uywania). Przy ustalaniu
okresu amortyzacji i rocznej stawki amortyzacyjnej uwzgldnia si okres ekonomicznej
uytecznoci rodka trwaego, na okrelenie ktrego wpywaj w szczeglnoci:
1) liczba zmian, na ktrych pracuje rodek trway,
2) tempo postpu techniczno-ekonomicznego,
3) wydajno rodka trwaego mierzona liczb godzin jego pracy lub liczb wytworzonych
produktw albo innym waciwym miernikiem,
4) prawne lub inne ograniczenia czasu uywania rodka trwaego,
5) przewidywana przy likwidacji cena sprzeday netto istotnej pozostaoci rodka trwaego.
Na dzie przyjcia rodka trwaego do uywania naley ustali okres, stawk i metod jego
amortyzacji. Poprawno stosowanych okresw i stawek amortyzacji rodkw trwaych
powinna by przez jednostk okresowo weryfikowana, powodujc odpowiedni korekt
dokonywanych w nastpnych latach obrotowych odpisw amortyzacyjnych.
Przepisy ustawy o rachunkowoci nie okrelaj adnych stawek ani okresw
amortyzacji.
W ustawach o podatku dochodowym okrelone s stawki procentowe poszczeglnych grup
rodkw trwaych, ktrych przekroczenie powoduje, e nadwyka nie moe by zaliczona do
kosztw uzyskania przychodw. Podmioty gospodarcze mog oczywicie stosowa te stawki
rwnie dla celw rachunkowych. Jest to przede wszystkim wygodne ze wzgldu na
uniknicie rozbienoci midzy amortyzacj podatkow i bilansow. Jednak nie zawsze takie
postpowanie mona uzna za prawidowe.
Przykad
W budecie projektu finansowanego dotacj przewidziano zakup zestawu komputerowego
o wartoci 6000 z. Projekt ma trwa dwa lata. W umowie o dotacj zawarty jest zapis, e po
33
zakoczeniu projektu jednostka dotowana ma obowizek przekaza ten zestaw komputerowy

jako darowizn dla np. okrelonej szkoy. Pomimo, e rodek trway jest w caoci
sfinansowany dotacj w momencie jego zakupu, jednostka nie ma podstaw prawnych aby
w ksigach rachunkowych dokona jego jednorazowej amortyzacji.
Z przepisw o podatku dochodowym wynika, e zestawy komputerowe amortyzowane s
wedug stawki 30%, tj. 40 miesicy. Jednak w tym przypadku wystpuje prawne (wynikajce
z zawartej umowy) ograniczenie czasu uywania rodka trwaego (2 lata). W takiej sytuacji,
kierujc si przepisami ustawy o rachunkowoci, jednostka powinna ustali ksigow stawk
amortyzacyjn w wysokoci 50%.
Przykad
Jednostka w zatwierdzonym budecie wykazaa jako koszt kwalifikowany amortyzacj
zakupionego z wasnych rodkw wyposaenia biura w cznej kwocie 4 000 z. W trzecim
miesicu realizacji projektu zakupiono rega o wartoci 2 800 z, ktry w okresie trwania
projektu ma by wykorzystywany wycznie na cele tego projektu. Poniewa warto regau
nie przekraczaa kwoty 3 500 z jednostka dokonaa jednorazowej amortyzacji regau
w miesicu jego zakupu. We wniosku o patno dotyczcym tego okresu jako koszt
kwalifikowany w pozycji amortyzacja wykazano ca warto regau, tj. kwot 2 800 z.
W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, e w polityce rachunkowoci jest zapis, i
amortyzacja rodkw trwaych jest rozkadana w czasie jeeli ich warto przekracza 2 500
z. Kontrolujcy zakwestionowa wykazan kwot jako koszt kwalifikowany, nakazujc
ujcie w tej pozycji amortyzacji obliczonej zgodnie z zasadami stosowanymi w jednostce.
Przykad
W sytuacji opisanej powyej zakupiono rega za kwot 3 800 z. W polityce rachunkowoci
jednostki jest zapis, e amortyzacja rodkw trwaych jest rozkadana w czasie jeeli ich
warto przekracza 4 000 z. We wniosku o patno dotyczcym tego okresu jako koszt
kwalifikowany w pozycji amortyzacja wykazano ca warto regau, tj. kwot 3 800 z.
W wyniku przeprowadzonej kontroli zakwestionowano wykazan kwot jako koszt
kwalifikowany twierdzc, e skoro warto regau przekracza 3 500 z, jego amortyzacja
powinna by rozoona w czasie. Jednostka ma podstawy odwoywa si od ustale kontroli,
argumentujc, e jej rozliczenie jest zgodne z obowizujcym prawem.
34
V. Dostosowanie polityki (zasad) rachunkowoci

Prowadzenie wyodrbnionej ewidencji ksigowej moe polega na prowadzeniu kont do
zakadowego planu kont sucych wycznie do obsugi projektu. Konta te mog by
wyodrbnione na poziomie syntetycznym lub analitycznym. Wyodrbnienie obowizuje dla
wszystkich zespow kont, na ktrych dokonywano ewidencji operacji zwizanych
z projektem.
1. Wyodrbniona ewidencja rodkw trwaych oraz ich umorzenie

Jeeli ze rodkw dotacji dokonywano zakupw rodkw trwaych, naley tak rozbudowa
ewidencj w zespole 0, aby byo moliwe ustalenie wartoci pocztkowej rodkw trwaych
zakupionych w ramach projektu oraz warto ich umorzenia.
Poniej przedstawia si przykadowy wykaz kont w zespole 0 w przypadku zakupu
komputerw
010 rodki trwae
010-1 Grunty i prawa uytkowania wieczystego gruntw
010-2 Budynki i lokale
010-3 Urzdzenia techniczne i komputery
010-3-1 Komputery dziaalno podstawowa
010-3-2 Komputery Projekt A
010-3-3 Komputery Projekt B
010-4 Inne rodki trwae
070 Umorzenie rodkw trwaych

070-1 Prawa uytkowania wieczystego gruntw
070-3-1 Komputery dziaalno podstawowa
070-3-2 Komputery Projekt A
070-3-3 Komputery Projekt B
Innym rozwizaniem moe by utworzenie dla rodkw trwaych sfinansowanych dotacj

dodatkowego konta syntetycznego z analityk na poszczeglne rodzaje rodkw trwaych.
35
010 rodki trwae

010-5 rodki trwae sfinansowane dotacj Projekt A
010-5-1 Grunty i prawa uytkowania wieczystego gruntw
010-5-2 Budynki i lokale
010-5-3 Urzdzenia techniczne i komputery
010-5-4 Inne rodki trwae
010-6 rodki trwae sfinansowane dotacj Projekt B
070 Umorzenie rodkw trwaych

070-5 rodki trwae sfinansowane dotacj Projekt A
070-6 rodki trwae sfinansowane dotacj Projekt B
36
Taki sposb ewidencji moe by jednak przyjty tylko wtedy gdy stosowany przez jednostk
ksigowy program komputerowy pozwala na podczanie do odpowiednich pozycji bilansu
kont bilansowych z poziomu analityki. Pamita bowiem naley, e w bilansie musi by
zachowany ukad okrelony w zaczniku do ustawy o rachunkowoci.
W przypadku projektw inwestycyjnych zdecydowana wikszo operacji bdzie
ewidencjonowana na koncie 080 (081, 082 itp.) rodki trwae w budowie. Konto to suy
do ewidencji stanu oraz zwiksze i zmniejsze kosztw, a take do rozlicze kosztw na
uzyskane efekty. Konto 080 prowadzi si wtedy, gdy nie zakada si odrbnych kont, takich
jak:
081 "Roboty budowlano-montaowe",
082 "Maszyny i urzdzenia techniczne wymagajce montau",
083 "Inne inwestycje rozpoczte".
Do kosztw rodkw trwaych w budowie zalicza si w szczeglnoci koszty:
dokumentacji projektowej rodkw trwaych w budowie, bada geologicznych,
geofizycznych oraz pomiarw geodezyjnych,
nabycia gruntu i opat za jego uytkowanie,
ubezpieczenia rodkw trwaych w budowie w okresie budowy,
przygotowania terenu pod budow (w tym rwnie koszty likwidacji i rozbirki budynkw
i budowli, ktre w zwizku z realizacj rodkw trwaych w budowie s pomniejszone
o odzyski z rozbirki),
wznoszenia budynkw i budowli,
zaoenia zieleni,
nadzoru autorskiego, generalnego wykonawcy i inwestorskiego,
materiaw i czci zamiennych maszyn i urzdze wydawanych z magazynu wasnego do
budowy rodkw trwaych w budowie,
wynagrodze pracownikw fizycznych zatrudnionych na budowie,
wiadczenia usug z dziaalnoci pomocniczej jednostki na rzecz rodkw trwaych
w budowie,
dostaw i usug obcych wykonawcw,
odsetek, prowizji i ujemnych rnic kursowych od kredytw i poyczek za okres realizacji
rodkw trwaych w budowie.
Po stronie Ma konta "rodki trwae w budowie" ujmuje si w szczeglnoci:
odzyski z rozbirki obiektw likwidowanych w zwizku z budow rodkw trwaych
i materiay przekazywane do magazynu,
37
zmniejszenie kosztw dostaw i usug obcych wykonawcw,

niedobory rzeczowych skadnikw rodkw trwaych w budowie,
dodatnie rnice kursowe dotyczce rodkw trwaych w budowie,
dokonane rozliczenia z inwestycji, w tym:
- warto uzyskanych z inwestycji rodkw trwaych,
- wartoci niematerialne i prawne,
- koszty, ktre nie day efektu gospodarczego,
- warto efektw ze rodkw trwaych w budowie, nieodpatnie przekazanych,
- warto sprzedanych rodkw trwaych w budowie,
- rozchd rodkw trwaych w budowie w wyniku zdarze losowych.
Rozliczenie kosztw rodkw trwaych w budowie nastpuje pod dat przyjcia rodka
trwaego do uywania, ale nie pniej ni pod dat zakoczenia rodkw trwaych
w budowie. W przypadku gdy przedsiwzicie polega na modernizacji lub przebudowie, do
kosztw rodkw trwaych w budowie zalicza si take koszty czciowej likwidacji demontau i rozbirki modernizowanego lub przebudowywanego rodka trwaego,
pomniejszone o rwnowarto uzyskw otrzymanych w wyniku takiej likwidacji. Odzyski
z rozbirki i demontau odnosi si wtedy na stron Wn konta 311 "Materiay w magazynie"
i stron Ma konta 080 "rodki trwae w budowie". Wartoci niematerialne i prawne powstae
w wyniku inwestycji wyksigowuje si z konta "rodki trwae w budowie" i zapisuje na
koncie "Wartoci niematerialne i prawne". Warto uzyskanych rodkw trwaych
z inwestycji przenosi si z konta 080 "rodki trwae w budowie" na konto 010 "rodki
trwae" i zalicza je do poszczeglnych grup rodzajowych, takich jak budynki i budowle,
maszyny i urzdzenia techniczne lub inne rodki trwae. Koszty rodkw trwaych
w budowie, ktre nie przyniosy efektw gospodarczych, jak te odpisy z tytuu trwaej utraty
wartoci tych rodkw, zapisuje si na koncie 760 "Pozostae koszty operacyjne". Natomiast
spisanie rodkw trwaych na skutek zdarze losowych odnosi si na konto 771 "Straty
nadzwyczajne". Naley pamita, aby ewidencja analityczna do rodkw trwaych w budowie
umoliwiaa wyodrbnienie kosztw wytworzenia lub nabycia poszczeglnych rodkw
trwaych oraz wartoci niematerialnych i prawnych, a take tych kosztw, ktre nie
przyniosy zamierzonych efektw gospodarczych i skadnikw podlegajcych przekazaniu na
rzecz innych podmiotw gospodarczych.
Koszty bezporednie rodkw trwaych w budowie obejmuj zuyte materiay bezporednie
do budowy (wraz z kosztami zakupu), robocizn bezporedni robotnikw budowlanych
38
i operatorw sprztu budowlanego wraz z narzutami, koszty wynajcia sprztu budowlanego,

koszty transportu technologicznego i inne koszty bezporednie.
Koszty oglne budowy zalicza si do kosztw porednich. Obejmuj one w szczeglnoci
koszty organizacji i kierownictwa budowy, oglnej obsugi i ochrony budw, ubezpieczenia,
zuycia materiaw gospodarczych, energii i wody, i zagospodarowania i likwidacji placu
budowy. Jeeli jednostka gospodarcza prowadzi wicej ni jedn budow naraz, to rozliczenie
kosztw oglnych budw nastpuje za pomoc klucza podziau: koszty oglne budw do
robocizny bezporedniej z narzutami wszystkich budowanych obiektw. Za pomoc tak
ustalonego procentowego klucza podziau wylicza si - od kosztw bezporednich
z narzutami kadego obiektu - kwot kosztw oglnych budw przypadajc na dany obiekt.
Nastpnie, znajc ju koszty bezporednie i porednie, ustala si koszty wytworzenia kadego
wybudowanego obiektu.
2. Wyodrbniona ewidencja rodkw pieninych

Ewidencja rodkw pieninych pochodzcych z dotacji dotyczy gwnie rodkw
pieninych na rachunkach bankowych oraz gotwki w kasie.
W przypadku rodkw pieninych na rachunkach bankowych zaoenie odrbnego konta
ksigowego wymuszone jest faktem, e w zdecydowanej wikszoci przypadkw podmiot
otrzymujcy dotacj ma obowizek otwarcia wyodrbnionego rachunku bankowego, na ktry
przekazywana jest dotacja.
Zapisy umowy o dotacj na og nie nakadaj obowizku prowadzenia odrbnej kasy, a co za
tym idzie sporzdzania odrbnego raportu kasowego. Jednak dla zapewnienia przejrzystoci
rozliczania rodkw pieninych podmioty gospodarcze powinny z wasnej inicjatywy
prowadzi odrbn kas, nawet gdy nie wymaga tego zawarta umowa.
Ponadto naley mie na uwadze zapisy rozporzdze unijnych, zgodnie z ktrymi naley
prowadzi wyodrbnion ksigowo dla wszystkich transakcji zwizanych z dotacj unijn.
Brak odrbnego raportu kasowego uniemoliwiaby w praktyce wyodrbnienie ksigowe
zapisw z tym zwizanych.
Przykadowy wykaz kont dla celw ewidencji rodkw pieninych moe wyglda
nastpujco:
100 Kasa
100-1 Kasa dziaalno podstawowa
39
100-2 Kasa Projekt A

100-3 Kasa Projekt B
130 Biecy rachunek bankowy

130-1 Biecy rachunek bankowy dziaalno podstawowa
130-2 Biecy rachunek bankowy Projekt A
130-3 Biecy rachunek bankowy Projekt B
Jednostka moe jednak zdecydowa si na utworzenie odrbnych kont syntetycznych:
101 Kasa dziaalno podstawowa

102 Kasa Projekt A
103 Kasa Projekt B
131 Biecy rachunek bankowy dziaalno podstawowa

132 Biecy rachunek bankowy Projekt A
133 Biecy rachunek bankowy Projekt B
3. Wyodrbniona ewidencja rozrachunkw

Pomocnym instrumentem ksigowym przy prawidowym rozliczeniu zobowiza i nalenoci
z tytuu zawartych umw z partnerami moe by zastosowanie syntetycznie wyodrbnionego
konta 200, ktre pozwoli ewidencjonowa wszelkie rozrachunki wynikajce z zawartych
umw partnerskich.
200 Rozrachunki z tytuu rozlicze umownych
200-1- Rozrachunki z tytuu rozliczenia umowy Projekt A
200-1 Kartoteka kontrahentw
200-2- Rozrachunki z tytuu rozliczenia umowy Projekt B
200-1 Kartoteka kontrahentw
Przykad
Spka X zawara umow na realizacj projektu A z Instytucj Wdraajc. W umowie
zawarto zapis, e przy realizacji projektu Spka X bdzie dziaaa w partnerstwie z firm
prowadzc dziaalno gospodarcz. Instytucja Wdraajca przekae rodki na finansowanie
projektu Spce, ktra jako administrator bdzie odpowiedzialna za realizacj caego projektu
40
i bdzie przekazywaa partnerowi rodki na wydatki okrelone w jego budecie. Szczegowy

budet dziaa obu jednostek jest zacznikiem do umowy.
Administrator otrzyma z Instytucji Wdraajcej 100 000 z. Zgodnie z zapisami umowy
o partnerstwie i budetem dziaania przekaza Partnerowi 30 000 z. Zapisy ksigowe bd
wyglday nastpujco:
1. Przelew dotacji z Instytucji Wdraajcej dla Administratora 100 000 z
Wn konto 130 Wyodrbniony rachunek bankowy administratora
2. Przelew dokonany przez Administratora kwoty 30 000 z nalenej Partnerowi
Wn konto 200-1 Partner
Ma konto 130 Wyodrbniony rachunek bankowy administratora.
3. Wniosek rozliczajcy poniesione koszty zoony przez Partnera Administratorowi 20
000 z
Wn rne konta kosztowe zespou 4
Ma konto 200-1 Partner.
Wyodrbnienie rozrachunkw z kontrahentami (dostawcami i odbiorcami) wynikajcych

z transakcji zwizanych z dotacj unijn z praktycznego punktu widzenia nie wydaje si
niezbdne. Niemniej jednak, dla zachowania przejrzystoci zapisw mona rozway
wyodrbnienie rwnie na tych kontach. Wyodrbnienie to pozwoli zachowa dodatkowy
mechanizm kontrolny przy rozliczeniu przekazanych rodkw.
Przydatne moe by zwaszcza wyodrbnienie rozrachunkw z pracownikami:

230 Rozrachunki z tytuu wynagrodze
230-1 Rozrachunki z tytuu wynagrodze dziaalno podstawowa
230-1- Kartoteka imienna pracownika
230-2 Rozrachunki z tytuu wynagrodze Projekt A
230-3 Rozrachunki z tytuu wynagrodze Projekt B
234 Inne rozrachunki z pracownikami
234-2-3- Kartoteka imienna pracownika
41
4. Wyodrbniona ewidencja kosztw

Koszty s najwaniejsz kategori spord wszystkich operacji gospodarczych zwizanych
z dotacj. Dysponenci unijnych rodkw pomocowych podczas przeprowadzanych kontroli
na og bardzo skrupulatnie sprawdzaj poprawno dokumentacji kosztowej i czasem nawet
niewielkie uchybienia mog by podstaw do zakwestionowania wydatku jako kosztu
kwalifikowanego. Konsekwencj tego jest obowizek zwrcenia dotacji do wysokoci
zakwestionowanego wydatku. Wiksze uchybienia mog by podstaw do zakwestionowania
caej kwoty dotacji. Dlatego te do prawidowego udokumentowania kosztw i prawidowej
ich ewidencji ksigowej jednostki korzystajce z dotacji powinny dooy najwicej stara.
Sposb wyodrbnienia operacji gospodarczych zwizanych z projektem finansowanym
dotacj uzaleniony jest tego, czy podmiot gospodarczy prowadzi ewidencj kosztw na
kontach zespou 4, na kontach zespou 5 czy te w obydwu zespoach.
W przypadku prowadzenia ewidencji tylko na kontach zespou 4 (koszty w ukadzie
rodzajowym) celowe jest wczenie w jego ramach ukadu, ktry umoliwiaby ewidencj
kosztw nie tylko w odniesieniu do poszczeglnych rodzajw dziaalnoci, ale rwnie do
realizowanych projektw, finansowanych z funduszy unijnych.
Moliwe s rne sposoby wyodrbnienia kosztw zwizanych z projektem objtym dotacj.
1. Zaoenie do kadego konta syntetycznego odpowiedniej analityki, np.:
401 Materiay i energia
401-1 Koszty dziaalnoci podstawowej
401-2 Koszty zwizane z Projektem A
401-3 Koszty zwizane z Projektem B.
W trakcie realizacji projektu moliwo przenoszenia kwot w poszczeglnych pozycjach
budetu jest na og bardzo ograniczona. Dlatego te jednostka przyznajca dotacj wymaga
na og aby ewidencja ksigowa pozwalaa na atwe sprawdzenie wydatkw poniesionych
z poszczeglnych pozycji budetu.
W takiej sytuacji do kont analitycznych 401-2 Koszty zwizane z Projektem A oraz 401-3
Koszty zwizane z Projektem B naleaoby zaoy kolejn analityk, np.:
401-2-1 Materiay biurowe,
401-2-2 Wyposaenie
401-2-3 Artykuy spoywcze itp.
42
Jeszcze bardziej rozwinit analityk naleaoby prowadzi do konta Usugi obce, np.:
403-2-1 Koszty wynajmu powierzchni biurowej
403-2-2 Koszty wynajmu sal szkoleniowych/konferencyjnych
403-2-3 Telefony
403-2-4 Druk materiaw szkoleniowych
403-2-5 Druk materiaw
403-2-6 Koszty zakupu usug hotelowych, cateringowych itp.
403-2-7 Koszty audytu
403-2-8 Usugi bankowe itp.
W przypadku ewidencjonowania kosztw tylko na kontach zespou 4 alternatywnym

sposobem moe by zaoenie kont zespou 5 lub kont pozabilansowych, np. zespou 9.
901 Koszty kwalifikowane zwizane z projektem A
901-1 Koszty osobowe
901-2 Podre lokalne
901-3 Materiay biurowe itp.
Planujc wyodrbnienie ewidencji na kontach pozabilansowych naley mie na wzgldzie

niebezpieczestwo, ktre moe si w tej sytuacji pojawi. Przy ksigowaniu na kontach
pozabilansowych nie musi by stosowana podstawowa zasada ksigowa, tj. zasada
podwjnego zapisu, ktra nakazuje ksigowanie kadej operacji co najmniej na dwch
kontach, w tej samej kwocie i po przeciwnych stronach. Zasada ta pozwala unikn wielu
bdw w ksigowaniu. Ksigowanie na kontach pozabilansowych nie wymaga stosowania
tej zasady, a tym samym stwarza niebezpieczestwo popeniania bdw. Moe si zdarzy,
e ujmiemy operacj na tym koncie a zapomnimy uj j na kontach bilansowych lub
wynikowych. Dlatego aby dozwolone byo wyodrbnianie ewidencji na kontach
pozabilansowych konieczne jest takie skonfigurowanie programu ksigowego aby nie
dopuszcza on moliwoci ksigowania na koncie pozabilansowym bez uprzedniego
zaksigowania na koncie bilansowym lub wynikowym. Nie zachowanie tej procedury bdzie
powodowa kwestionowanie prawidowoci wyodrbnienia ewidencji.
Podobnie mona ewidencjonowa koszty na kontach zespou 5.

501 Koszty kwalifikowane zwizane z projektem A
501-1 Koszty osobowe
43
501-2 Podre lokalne

501-3 Materiay biurowe itp.
Podmioty gospodarcze, ktre ewidencjonuj koszty tylko w ukadzie kalkulacyjnym, musz

dostosowa analityk do kont zespou 5 w zasadzie analogicznie jak do zespou 4.
Najlepszym rozwizaniem jest ewidencjonowanie kosztw rwnolegle na kontach zespou 4
i 5. Zapisy s wtedy najczytelniejsze i atwo jest uzyska rnorodne informacje, ktre mog
suy zarwno kontroli wewntrznej, jak i zewntrznej.
5. Wyodrbniona ewidencja przychodw

Wyodrbnienie ewidencji ksigowej przychodw z tytuu otrzymanej dotacji uzalenione jest
od tego, do jakiej kategorii przychodw dotacje te bd zaliczane w jednostce:
- operacyjnej (statutowej), tj. dziaalnoci podstawowej
- pozostaej operacyjnej, tj. dziaalnoci ubocznej.
Jeeli podmiot gospodarczy otrzyma dwie lub wicej dotacji, dla kadej z nich powinno by
zaoone odrbne syntetyczne konto przychodw lub dodatkowa analityka. Poniewa
operacje zwizane z uzyskaniem dotacji na og ksigowane s za porednictwem konta 840
Rozliczenia midzyokresowe przychodw, rwnie do tego konta naley zaoy odrbne
konta (syntetyczne, analityczne lub pozabilansowe).
Ewidencja jako przychody operacyjne
701 Inne przychody okrelone statutem
701-1 Dotacja Projekt A
701-2 Dotacja Projekt B
701-3 Inne przychody darowizny
Mona rwnie zaoy odrbne konto syntetyczne tylko dla ewidencjonowania dotacji
701 Inne przychody okrelone statutem
702 Przychody statutowe z tytuu otrzymanych dotacji
702-1 Dotacja Projekt A
702-2 Dotacja Projekt B
Ewidencja jako pozostae przychody operacyjne
761 Pozostae przychody operacyjne
761-1 Przychody ze zbycia majtku trwaego
761-2 Przychody z dotacji
44
761-2-1 Dotacja Projekt A

761-2-2 Dotacja Projekt B
lub
761 Pozostae przychody operacyjne
761-1 Przychody ze zbycia majtku trwaego
761-2 Przychody z dotacji Projekt A
761-3 Przychody z dotacji Projekt B
6. Wyodrbniona ewidencja w jednostkach sfery finansw publicznych

W jednostkach tych wyodrbnienie ksigowe operacji dodatkowo wymusza Rozporzdzenie
Ministra Finansw w sprawie szczegowej klasyfikacji dochodw, wydatkw przychodw
i rozchodw oraz rodkw pochodzcych ze rde zagranicznych. Zgodnie z tym przepisem
istnieje konieczno stosowania do paragrafw (ktre s elementem kont analitycznych)
czwartej cyfry:
0 - w przypadku finansowania wydatku, ktry nie jest ujty w budecie projektu
7 w przypadku finansowania wydatku ze rodkw unijnych (budet rodkw europejskich)
9 w przypadku finansowania wydatku kwalifikowalnego ze rodkw wspfinansowania
krajowego lub wydatku niekwalifikowalnego ujtego w projekcie (budet pastwa)
Zgodnie ze znowelizowan ustaw o finansach publicznych wydatki na realizacj programw

i projektw finansowanych z udziaem rodkw UE, mog by przeznaczone na:
Realizacj projektw przez pastwowe jednostki budetowe,
Patnoci w ramach programw finansowanych z udziaem rodkw europejskich,
Dotacje celowe dla beneficjentw.
Konsekwencj jest stworzenie dwch odrbnych strumieni finansowych:
Patnoci ( finansowane ze rodkw UE),
Dotacje i finansowanie wydatkw PJB ( w ramach wspfinansowania krajowego)

oraz dotacje celowe na realizacje pomocy technicznej.
Ewidencj ksigow patnoci dokonywanych przez BGK prowadzi dysponent. Utrzymane

zostay paragrafy odpowiadajce funkcjonujcej dotd dotacji rozwojowej: dla wydatkw
biecych i majtkowych.
Patnoci s klasyfikowane w paragrafach z czwart cyfr 7.
45
W ramach wydatkw/dochodw ze rodkw europejskich rozrniamy:

- wydatki biece - paragraf 2007
- wydatki inwestycyjne paragraf 6207
Analogicznie - wydatki /dochody z dotacji celowej :
- wydatki biece paragraf 2009
- wydatki inwestycyjne paragraf 6209
W zaczniku nr 4 przedstawiono przykadowy plan kont uwzgldniajcy obowizkowe
wyodrbnienie operacji gospodarczych zwizanych z uzyskan dotacj. Wykaz ten jest
sporzdzony na potrzeby przykadu, ktry bdzie dokadnie omawiany w kocowej czci
podrcznika.
Przedstawiony wykaz kont jest oczywicie tylko przykadowy. Kady podmiot gospodarczy
musi dostosowa wykaz kont do swoich specyficznych warunkw. Rwnie przykadowa jest
numeracja kont. adne przepisy prawa krajowego ani unijnego nie wskazuj, jak ma by
oznaczona numeracja poszczeglnych kont ksigowych. Oznaczenie to ley wycznie
w gestii jednostki. Dlatego te w przedstawionych opisach numeracja kont moe odbiega od
numeracji przedstawionej w przykadowym wykazie kont.
Nieco inaczej sytuacja wyglda w przypadku planw kont dla budetu pastwa, budetw
jednostek samorzdu terytorialnego oraz niektrych jednostek sektora finansw publicznych.
Dla tych podmiotw Mister Finansw wyda rozporzdzenie, w ktrym okreli plan kont.
Podmioty te musz wic stosowa numeracj kont okrelonych w rozporzdzeniu. Tre
rozporzdzenia stanowi zacznik nr 5 do podrcznika.
7. Zakadowy plan kont

Integralnym elementem Zakadowego planu kont jest:
- opis przyjtych zasad klasyfikacji zdarze,
- opis zasad prowadzenia kont ksig pomocniczych (ewidencji analitycznej) i ich powizania
z kontami ksigi gwnej.
Te elementy Zakadowego Planu Kont przedstawimy na podstawie opisu kont zespou 0.
Pozostae zespoy kont musz by opisane analogicznie z uwzgldnieniem przyjtej przez
jednostk metody wyodrbnienia ewidencji zdarze gospodarczych finansowanych dotacj.
46
Przedstawiony poniej przykad opisu powinien by taki sam bez wzgldu na form
organizacyjn Beneficjenta oraz sektor (transport i energetyka, rodowisko, nauka, zdrowie,
kultura)
Przykad
Beneficjent uzyska dotacj na zakup wyposaenia oraz budow rodkw trwaych w ramach
realizacji projektu finansowanego z Programu Operacyjnego Infrastruktura i rodowisko
Konto 010 rodki trwae

Przyjte zasady klasyfikacji zdarze i operacji gospodarczych:
Konto 010 rodki trwae suy do ewidencji ksigowej zmian w stanie rodkw trwaych,
do ktrych zalicza si w szczeglnoci:
przyjcie do uywania rodka trwaego bezporednio z zakupu,
przyjcie do uywania rodka trwaego z budowy,
przyjcie lub przekazanie rodka trwaego na podstawie umowy najmu lub leasingu,
nieodpatne przyjcie lub przekazanie,
przeszacowanie wartoci rodkw trwaych,
ujawnienie niedoboru lub nadwyki,
przychody rodkw trwaych z wasnej produkcji,
sprzeda lub likwidacja rodkw trwaych.
Na koncie 010 "rodki trwae" ewidencjonowane s:
1) po stronie Wn - zwikszenia stanu i wartoci pocztkowej rodkw trwaych,
2) po stronie Ma: - zmniejszenia stanu i wartoci pocztkowej rodkw trwaych,
Konto 010 rodki trwae moe wykazywa wycznie saldo po stronie Wn, ktre
odzwierciedla warto pocztkow rodkw trwaych, w tym ulepsze w obcych rodkach
trwaych (stanowicych odrbne obiekty inwentarzowe).
Warto pocztkowa pomniejszona o dokonane narastajco odpisy amortyzacyjne lub
umorzeniowe zaewidencjonowane na stronie Ma konta 070 bdzie podlega wykazaniu
w bilansie jako warto ksigowa (netto) rodkw trwaych jednostki.
47
Konta analityczne
Do konta 010 rodki trwae prowadzi si nastpujce konta analityczne:
010-1 Grunty i prawa uytkowania wieczystego gruntu
010-2 Budynki i lokale, spdzielcze wasnociowe prawo do lokalu
010-4 rodki transportu
010-5 Narzdzia, przyrzdy, ruchomoci i wyposaenie
W zwizku z finansowaniem rodkw trwaych z dotacji unijnej na realizacj projektu

XXXX realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i rodowisko
wprowadza si analityk drugiego stopnia do konta analitycznego 010-4
010-4-1 Urzdzenia techniczne i wyposaenie finansowane z wasnych rodkw
010-4-2 Urzdzenia techniczne i wyposaenie finansowane w projekcie XXXX
Ewidencja pozabilansowa
Na koncie 090 Obce rodki trwae prowadzi si ewidencj pozabilansow (zapisami
jednostronnymi) dla rodkw trwaych:
- przyjtych w leasing operacyjny,
- pozostaych obcych rodkw trwaych znajdujcych si na terenie prowadzonej przez
jednostk dziaalnoci (na podstawie umw najmu, dzierawy, uyczenia itp.).
Na koncie 090 ewidencjonuje si:
Na stronie Wn warto pocztkow obcych rodkw trwaych pod dat otrzymania ich
do uywania w prowadzonej dziaalnoci,
Na stronie Ma warto pocztkow tych samych obcych rodkw trwaych pod dat ich
wydania wacicielowi.
Ewidencja analityczna do konta 090 powinna by prowadzona wedug umw zawartych przez
jednostk. Powinna ona umoliwia ustalenie na dany moment iloci i wartoci pocztkowych
poszczeglnych obcych rodkw trwaych.
Na koncie 091 rodki trwae w likwidacji prowadzi si ewidencj pozabilansow (zapisami

jednostronnymi) dla rodkw trwaych postawionych w stan likwidacji z powodu ich zuycia,
48
zniszczenia lub przeznaczenia do sprzeday. Pozostaj one na tym koncie do momentu

dokonania ich fizycznej likwidacji lub sprzeday.
Na koncie 09-1 ewidencjonuje si:
Na stronie Wn warto pocztkow rodkw trwaych postawionych w stan likwidacji
rwnolegle do wyksigowania tych rodkw trwaych z konta 010 (z ewidencji bilansowej),
Na stronie Ma warto pocztkow tych rodkw trwaych pod dat zakoczenia ich
fizycznej likwidacji lub sprzeday.
Ewidencja analityczna do konta 091 powinna by prowadzona w sposb umoliwiajcy
ustalenie na dany moment iloci i wartoci pocztkowych poszczeglnych rodkw trwaych
postawionych w stan likwidacji.
Konto 070 Umorzenie rodkw trwaych

Przyjte zasady klasyfikacji zdarze i operacji gospodarczych
Konto 070 Umorzenie rodkw trwaych suy do ewidencji umorze stanowicych korekt
wartoci pocztkowej rodkw trwaych na skutek ich zuycia.
Na koncie 070 "Umorzenie rodkw trwaych" ewidencjonowane s:
1) po stronie Wn - zwikszenia wartoci umorzenia rodkw trwaych,
2) po stronie Ma: - zmniejszenia wartoci umorzenia rodkw trwaych,
Konto 070 moe wykazywa wycznie saldo kredytowe. Saldo to nie jest wykazywane
w bilansie. O jego wysoko pomniejszana jest warto pocztkowa rodkw trwaych.
W zwizku z tym w bilansie prezentowana jest warto netto rodkw trwaych (nieumorzona
cz wartoci pocztkowej).
Konta analityczne
Do konta 070 Umorzenie rodkw trwaych prowadzi si nastpujce konta analityczne:
070-1 Umorzenie budynkw, lokali i spdzielczego wasnociowego prawa do lokali
070-2 Umorzenie urzdze technicznych i komputerw
070-3 Umorzenie rodkw transportu
070-4 Umorzenie narzdzi, przyrzdw, ruchomoci i wyposaenia
W zwizku z finansowaniem rodkw trwaych z dotacji unijnej na realizacj projektu

XXXX realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i rodowisko
wprowadza si analityk drugiego stopnia do konta analitycznego 070-4
49
070-4-1 Umorzenie urzdze technicznych i wyposaenia finansowanych z wasnych

rodkw
070-4-2 umorzenie komputerw finansowane w projekcie XXXX
Suma obrotw i sald kont analitycznych musi by zgodna z obrotami i saldem konta 070
Umorzenie rodkw trwaych
Konto 080 rodki trwae w budowie
Przyjte zasady klasyfikacji zdarze i operacji gospodarczych
Konto 080 rodki trwae w budowie suy do ewidencji ksigowej budowy rodkw
trwaych, realizowanych ulepsze istniejcych rodkw trwaych oraz rozliczenia tych
kosztw wedug uzyskanych efektw.
Konto 080 wykazuje saldo Wn oznaczajce sum kosztw poniesionych na budow i
ulepszenie rodkw trwaych.
Analityka do konta 080
Do konta 080 rodki trwae w budowie prowadzi si nastpujce konta analityczne:
080-1 rodki trwae w budowie
080-2 Odpisy aktualizujce warto rodkw trwaych w budowie
Do konta 080-1 wprowadza si drugi poziom analityki polegajcy na wyodrbnieniu rodkw
trwaych w budowie wedug poszczeglnych przedsiwzi.
W zwizku z finansowaniem kosztw budowy rodka trwaego ze rodkw dotacji unijnej na
realizacj projektu XXXX realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura
i rodowisko wprowadza si do konta analitycznego 080-1-1 Budowa obiektu Y trzeci
poziom analityki
080-1-x-1 Budowa obiektu Y sfinansowana rodkami wasnymi
080-1-x-2 Budowa obiektu Y sfinansowana rodkami z dotacji unijnej w ramach projektu
XXXX
Suma obrotw i sald kont analitycznych musi by zgodna z obrotami i saldem konta 080
rodki trwae w budowie
50
Jak wida opis w polityce rachunkowoci powinien by bardzo obszerny. Poniewa jednak
zasady funkcjonowania kont i ich powizania s w zasadzie takie same we wszystkich
podmiotach dopuszczalne jest pominicie tych opisw i odniesienie si w treci dokumentu,
e zasady funkcjonowania kont i ich powizania stosuje si zgodnie z opracowaniem .
stanowicym zacznik do polityki rachunkowoci Takim opracowaniem moe by gotowa
publikacja jakich wiele jest na rynku wydawniczym.
Pamita naley, e w momencie otrzymywania dotacji jednostki maj ju opracowan
polityk rachunkowoci. W zwizku z tym nie ma potrzeby opisywania tej polityki na nowo.
Wystarczy sporzdza odpowiednie aneksy w zalenoci od potrzeby.
Przykadowy aneks do polityki rachunkowoci:
(piecz jednostki)
Zarzdzenie nr .................. z dnia ........................................ 200... r.
Kierownika .......................................................................................................................
(nazwa, adres jednostki)
w sprawie wprowadzenia zmian w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowoci
Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z 29 wrzenia 1994 r. o rachunkowoci (t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr
76, poz. 694 z pn. zm.) wprowadza si zmiany w polityce rachunkowoci w zwizku z
uzyskaniem dotacji na realizacj projektu XXXXXX:
I. Ewidencja przychodw z dotacji

Przychody z tytuu dotacji finansujcej projekt XXXXXX podlegaj nastpujcemu
ksigowaniu:
1. rodki przekazane na sfinansowanie rodkw trwaych
W momencie wpywu dotacji na rachunek bankowy podlega ona ksigowaniu na
koncie rachunku bankowego (Wn) oraz koncie Rozliczenia midzyokresowe
przychodw (Ma).
Po oddaniu rodkw trwaych do uywania i rozpoczciu amortyzacji, rwnowarto
dokonywanych odpisw amortyzacyjnych bdzie ksigowana rwnolegle na koncie
Rozliczenia midzyokresowe przychodw (Wn) i koncie Pozostae przychody
operacyjne (Ma)
51
2. rodki przekazane na sfinansowanie wydatkw biecych bd ksigowane na koncie

rachunku bankowego otwartego dla projektu (Wn) oraz na koncie Pozostae
przychody operacyjne (Ma)
II. W zakadowym planie kont wprowadza si nastpujce konta analityczne

080 3 rodki trwae w budowie projekt XXXXXX
010 2- 2 rodki trwae projekt XXXXXX
070 2-2 Umorzenie rodkw trwaych projekt XXXXXX
133 Rachunek bankowy projekt XXXXXX
401- 1- 2 Amortyzacja rodkw trwaych projekt XXXXXX
8. Odpowiedni kod ksigowy

Rozporzdzenie 1083 wprowadzajce obowizek ksigowego wyodrbniania operacji
w projektach dopuszcza zamienne stosowanie odpowiedniego kodu ksigowego. Nie okrela
jednak na czym polega kod ksigowy. Na gruncie polskich rozwiza kod ten moe
przyjmowa dwie postacie:
- kod ksigowy funkcjonujcy w ramach prowadzonego systemu ksigowego
- kod ksigowy funkcjonujcy poza systemem ksigowym.
a) Kod ksigowy w ramach systemu ksigowego

Programy finansowo ksigowe zazwyczaj posiadaj funkcje oznaczania operacji ksigowych
tzw. cechami, znacznikami, itp. Jeeli program ksigowy daje moliwo takiego oznaczania
(wyodrbniania) operacji i jednoczenie pozwala na sporzdzanie wydrukw (w tym
zwaszcza zapisw na kontach ksigowych) zarwno wszystkich zapisw ksigowych jak
i zapisw dotyczcych tylko wybranych, odpowiednio oznaczonych operacji, to taka
ewidencja spenia warunki okrelone w przepisach unijnych dotyczce zachowania
odpowiedniego kodu ksigowego dla wszystkich transakcji dotyczcych projektu. Uywanie
takiego kodu ksigowego w bardzo istotny sposb upraszcza ewidencj, dajc jednoczenie
efekt taki sam jak stosowanie kont analitycznych, czy pozabilansowych. System oznacze
musiaby by jednak odpowiednio skonfigurowany, eby zapewni uzyskiwanie informacji
wymaganych przez jednostki udzielajce dotacji.
Kodem ksigowym mogyby by np. litery, cyfry, ikony.
52
W trakcie ksigowania operacji, przed wydaniem polecenia zaksiguj mona wyda

polecenie oznacz kodem (cech, znacznikiem). Podczas ogldania dokumentu w systemie,
ale rwnie na rnego rodzaju wydrukach (zapisy na koncie ksigowym, dziennik
ksigowa itp.) przy dokumencie pojawia si odpowiednie oznaczenie. Mona rwnie
wyda polecenie aby system pokaza i wydrukowa tylko pozycje oznaczone odpowiednim
symbolem (kodem).
Przykadowy wydruk zapisw na koncie z oznaczeniem kodem zamieszczono w zaczniku
Nr 6.
Oczywicie takim samym kodem naley w takiej sytuacji oznaczy sam dokument.
W opisanej sytuacji nie ma potrzeby tworzenia adnych dodatkowych zestawie
pozaksigowych.
Poniewa jednak metoda ta jest stosowana w ramach funkcjonujcego systemu ksigowego,
wymaga ona usankcjonowania poprzez szczegowe opisanie jej w polityce rachunkowoci.
b) Kod ksigowy poza systemem ksigowym

Brak jest jednoznacznych uregulowa co do definicji kodu ksigowego. Definicji tej nie
zawieraj zapisy rozporzdze unijnych, ograniczajc si jedynie do oglnikowego
stwierdzenia, e wyodrbnienie ewidencji moe przybiera form odpowiedniego kodu
ksigowego. O ile na gruncie przepisw o rachunkowoci mona wypracowa zgodne
z ustaw o rachunkowoci zasady stosowania takiego kodu, to w przypadku ewidencji
pozaksigowej sprawa jest bardziej zoona.
W dokumentach regulujcych zasady rozliczania dotacji w ramach Programu Operacyjnego
Infrastruktura i rodowisko brak jest bezporedniego odniesienia do tego zagadnienia.
Regulacj tego problemu wskazuje Ministerstwo Rozwoju Regionalnego definiujc pojcie
kodu ksigowego:
Wyodrbniony kod ksigowy oznacza odpowiedni symbol, numer, wyrnik stosowany przy
rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dokumentu, ktry umoliwia sporzdzanie zestawienia
lub rejestru dowodw ksigowych w okrelonym przedziale czasowym ujmujcych wszystkie
operacje zwizane z projektem oraz obejmujcych przynajmniej nastpujcy zakres danych:
- nr dokumentu rdowego,
- nr ewidencyjny lub ksigowy dokumentu,
53
- dat wystawienia dokumentu,

- kwot brutto,
- kwot netto dokumentu,
- kwot kwalifikowaln dotyczc projektu.
Beneficjent stosujc rozwizanie polegajce na wprowadzeniu kodu ksigowego zobowizany
jest przy skadaniu wniosku o patno do sporzdzania technik komputerow w postaci
arkusza
kalkulacyjnego
(oraz
zaczania
wydruku)
Zestawienia
dokumentw
potwierdzajcych poniesione wydatki objte wnioskiem.
Jak z powyszego wynika ta metoda nie powoduje koniecznoci wprowadzania jakichkolwiek

zmian w funkcjonujcym systemie ksigowym. Oznaczanie i ewidencjonowanie dokumentw
odbywa poza tym systemem. Niemniej jednak w polityce rachunkowoci naley wpisa
informacj o tym sposobie ewidencji pozaksigowej.
Naley jednak zwrci uwag, e wspomniana wyej definicja zostaa sformuowana przez
Ministerstwo Rozwoju Regionalnego jedynie w Zasadach finansowania PO KL (dokument
dostpny na stronie POKL). Biorc jednak pod uwag, e Ministerstwo jest Instytucj
Zarzdzajc zarwno w przypadku PO KL jak i PO Ii wydaje si, e nie bdzie bdem
odniesienie tej definicji rwnie do innych programw operacyjnych. W przeciwnym
przypadku niemoliwe byoby w adnym przypadku finansowanie wydatkw poniesionych
przez Beneficjenta w latach poprzedzajcych podpisanie umowy o dofinansowanie. Ponadto
uniemoliwiaoby to realizacj projektw przez Beneficjentw nie zobowizanych w ogle do
prowadzenia ksig rachunkowych (np. parafie, zwizki wyznaniowe itp.)
VI. Kwestie szczegowe zwizane z wprowadzeniem

wyodrbnionej ewidencji lub kodu ksigowego
1. Wyodrbnienie operacji majcych miejsce przed podpisaniem umowy
Rozporzdzenie 1083 wprowadzajc wymg wyodrbnienia operacji zaznacza, e ma to
dotyczy wszystkich operacji zwizanych z projektem, ale jednoczenie ma si to odbywa
bez uszczerbku dla krajowych zasad ksigowych.
Zasad, ktra moe wprowadza
ograniczenia w wyodrbnianiu zapisw ksigowych jest zapis art. 12 ust. 2 ustawy

o rachunkowoci. Stanowi on, e ksigi rachunkowe naley zamkn na dzie koczcy rok
obrotowy nie pniej ni w cigu 3 miesicy (do 31 marca roku nastpnego). Ostateczne
54
zamknicie ksig rachunkowych jednostki powinno nastpi najpniej w cigu 15 dni od

dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Zamknicie ksig rachunkowych polega na nieodwracalnym wyczeniu moliwoci
dokonywania zapisw ksigowych w zbiorach tworzcych zamknite ksigi rachunkowe.
Ten zapis ustawy stwarza problemy Beneficjentom, ktrym umowa pozwala na zaliczenie do
wydatkw kwalifikowanych wydatkw poniesionych w latach poprzednich. Co do zasady
okres kwalifikowalnoci w obecnej perspektywie rozpocz si 1 stycznia 2007. Wielu
beneficjentw moe w zwizku z tym wystpowa o pokrycie wydatkw poniesionych
w latach 2007 - 2009 roku na podstawie umowy podpisywanej w 2010 r.
Biorc jednak pod uwag zapisy ustawy o rachunkowoci Beneficjent nie ma w takiej sytuacji
adnej prawnej ani technicznej moliwoci aby wyodrbni zapisy ksigowe dotyczce
wydatkw z lat poprzednich. Lata 2007 i 2008 s ju na pewno nieodwracalnie zamknite.
Rok 2009 w wielu przypadkach rwnie. Powstaje zatem pytanie jak Beneficjent ma speni
warunek wyodrbnienia ksigowego wydatkw. Z pewnoci nie moe otworzy ksig
i dokona korygujcych zapisw ksigowych.
Z wytycznych wynika, e nie mogc dokonywa przeksigowa, Beneficjent moe
zastosowa odpowiedni kod ksigowy, czyli odpowiednio oznaczy dokumenty oraz
sporzdzi ich zestawienie w okrelonej formie. Faktur trzeba opisa zgodnie
z wymaganiami programu operacyjnego oraz umieci na niej dodatkowo numer
przyporzdkowany jej w zestawieniu. W przedstawionym poniej przykadzie zaoono, e
jest to jeden z trzech realizowanych projektw i oznaczono go kodem C.
W aneksie do polityki rachunkowoci opisujcym zasady ewidencji wydatkw z danego
projektu
naley
umieci
odpowiedni
adnotacj
kodzie
nadanym
wydatkom
w realizowanym projekcie, dotyczcym lat poprzednich, np.:

Operacjom gospodarczym, ktre miay miejsce w latach 2007 2009 zostaje
przyporzdkowany kod C, ktrym zostan oznaczone dokumenty potwierdzajce poniesione
wydatki kwalifikowane w projekcie. Wydatki te zostan ujte w odrbnym zestawieniu.
Przykad zestawienia
Zestawienie wydatkw kwalifikowalnych poniesionych w 2007 r. na podstawie faktur
stanowicych za. 7 i 8 do podrcznika
55
Lp.
Numer
Numer
Data
Kwota
Kwota
Kwota
dokumentu
ewidencyjny/ksi
wystawienia
brutto
netto
kwalifikowalna w
gowy
dokumentu
C1/2007
FVZ 135/2007
C2/2007
FVZ 162/2007
05.03.2007
18 300
15 000
15 000
31.03.2007
70 760
58 000
58 000
111/2007
131/2007
projekcie
Zgodnie z wymaganiami MRR jest to minimalny zakres danych. Zdaniem autora warto
rozway powikszenie zakresu danych o okrelenie nazwy wydatku oraz dat zapaty.
Naley tu podkreli, e zasada ksigowego wyodrbniania wydatkw lub stosowania kodu
ksigowego dotyczy wszystkich wydatkw w projekcie, a wic zarwno wydatkw
kwalifikowanych jak i wydatkw niekwalifikowanych. Jeli wic w latach ubiegych, przed
podpisaniem umowy o dofinansowanie byy w zwizku z projektem ponoszone wydatki
niekwalifikowane w projekcie, to musz one rwnie zosta wyodrbnione.
Gdyby w momencie podpisania umowy o dofinansowanie sprawozdanie finansowe za 2009 r.
nie byo jeszcze zatwierdzone, Beneficjent powinien zastosowa kod ksigowy poza
systemem ksigowym do operacji, ktre miay miejsce w latach 2007 - 2008. Natomiast co do
operacji, ktre miay miejsce w 2009 r. naleaoby rozway wyodrbnienie ich w ramach
funkcjonujcego systemu ksigowego. Skoro sprawozdanie finansowe nie zostao
zatwierdzone naleaoby wzi pod uwag zapisy art. 54 ust. ustawy o rachunkowoci,
zgodnie z ktrym jeeli po sporzdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego
zatwierdzeniem, jednostka otrzymaa informacje o zdarzeniach, ktre maj istotny wpyw na
to sprawozdanie finansowe, powinna ona odpowiednio zmieni to sprawozdanie, dokonujc
jednoczenie odpowiednich zapisw w ksigach rachunkowych roku obrotowego, ktrego
sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomi biegego rewidenta, ktry sprawozdanie
to bada lub zbada. Jeeli zdarzenia, ktre nastpiy po dniu bilansowym, nie powoduj
zmiany stanu istniejcego na dzie bilansowy, to odpowiednie wyjanienia zamieszcza si
w informacji dodatkowej.
56
Przepis ten nie nakazuje bezwzgldnie zmienia zapisw ksigowych, pozostawiajc do

decyzji kierownika jednostki czy uzna on te zdarzenia za istotne czy te nie. Wydaje si
jednak, e skoro ustawa pozostawia tak moliwo to naleaoby z niej skorzysta.
Problemy z wyodrbnion ewidencj mog si pojawia rwnie w innych sytuacjach. Jeeli
kontrola zakwestionuje pewne wydatki jako niezwizane z projektem, moe powsta
potrzeba wyksigowania tych wydatkw z kont ksigowych przyporzdkowanych do
projektu. Moe te powsta sytuacja odwrotna, e wydatek nie zosta wykazany przez
Beneficjenta chocia jest niezbdny dla realizacji projektu.
W takiej sytuacji naley przeanalizowa moliwo dokonania zmian w ewidencji ksigowej
na zasadach opisanych powyej. Jeeli dotyczy to lat zatwierdzonych naley zastosowa
pozaksigowy wyodrbniony kod. Jeli dotyczy to roku biecego lub niezatwierdzonego
naley dokona stosownych przeksigowa.
Naley tu zwrci uwag na sposb przeksigowa. Dokumenty ujte w ksigach
rachunkowych nie powinny by usuwane. Nie naley rwnie zmienia istniejcych zapisw
ksigowych poprzez zmian tych zapisw w ksigach, a co za tym idzie zmian dekretacji na
dokumentach. Sposb poprawiania bdw reguluj przepisy ustawy o rachunkowoci,
zgodnie z ktrymi bdne zapisy w ksigach naley poprawi zapisami korygujcymi. Naley
wic sporzdzi ksigowy dokument korygujcy (Polecenie ksigowania) na podstawie
ktrego wprowadzone zostan przeksigowania doprowadzajce do stanu poprawnego.
2. Obowizek wyodrbnienia wszystkich kosztw (kwalifikowalnych i

niekwalifikowalnych)
W ramach realizacji projektu mog by generowane wydatki niekwalifikowalne, chocia s
one niezbdne do realizacji projektu.. W projektach inwestycyjnych czsto pojawiaj si
wydatki na rnego rodzaju roboty dodatkowe. Wydatki te nie s kwalifikowalne ale
zwikszaj warto projektu. Rozporzdzenie 1083 stanowi, e wyodrbnione ksigowo maj
by wszystkie operacje zwizane z projektem, a wic rwnie i te.
3. Konsekwencje zwizane z brakiem prowadzenia przez beneficjenta

wyodrbnionej ewidencji
W punkcie 7b podrcznika -
Procedury stosowane przez beneficjenta (str. 34) -
przedstawiono wymogi dotyczce beneficjentw projektw, ktre przytaczamy poniej:

() Beneficjent powinien posiada i stosowa procedury dotyczce:
57
- trybu wyboru wykonawcy oraz zawierania umw w ramach projektu realizowanego w

ramach POIi zgodne z zasadami obowizujcymi w POIi (patrz rozdzia 7, punkt d
Zawieranie umw dla zada objtych projektem),
- weryfikacji, czy roboty, usugi lub dostawy za ktre jest dokonywana patno zostay
rzeczywicie wykonane zgodnie z zawart umow,
- przygotowywania wnioskw o patno, w tym zasad weryfikacji i powiadczania czy
wszystkie wydatki wczane do wniosku o patno s zgodnie z zasadami zawartymi
w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatkw w ramach POIi wydanych przez
Ministra Rozwoju Regionalnego,
- polityki rachunkowoci, wraz z zakadowym planem kont uwzgldniajcym obowizek
stosowania odrbnego systemu ksigowego albo odpowiedniego kodu ksigowego dla
wszystkich operacji zwizanych z projektem,
- archiwizacji wszelkich dokumentw zwizanych z realizacj projektu w okresie realizacji
POIi oraz 3 lat od zamknicia POIi zgodnie z postanowieniami art. 90 rozporzdzenia
Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 19 rozporzdzenia Komisji (WE) nr 1828/2006.
Natomiast w paragrafie 14 wzoru umowy o dofinansowanie czytamy:
58
17.
Zwrot dofinansowania
1. W sytuacjach, gdy dofinansowanie udzielone Beneficjentowi zostao:
1) wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem;
2) wykorzystane z naruszeniem procedur obowizujcych przy realizacji Projektu;
3) pobrane nienalenie lub w nadmiernej wysokoci
podlega ono zwrotowi w trybie i na zasadach przewidzianych w art. 207 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240).
Zapis ten jest bardzo istotny. Wynika z niego bowiem, e niezachowanie odpowiednich
procedur (w tym procedur w zakresie rachunkowoci) moe skutkowa obowizkiem zwrotu
dotacji.
Naley tu podkreli, e zakwestionowanie u Beneficjenta wydatkw z powodu np.
nieprawidowego ich udokumentowania czy bdw w procedurach wynikajcych z ustawy
Pzp powoduje, e tylko t cz wydatkw beneficjent bdzie musia zwrci.
Zakwestionowanie obowizkowych procedur, w tym brak wyodrbnionej ewidencji moe
skutkowa obowizkiem zwrotu caej dotacji.
Pozwolenie Beneficjentowi na zastosowanie w tej sytuacji trybu zastpczego w postaci
pozaksigowego wyodrbnionego kodu do wszystkich operacji (w tym rwnie tych, co do
ktrych mia moliwo ich wyodrbnienia) wydaje si ryzykowne.
Biorc pod uwag ilo dokumentw, w ktrych przywouje si obowizek wyodrbnienia
ksigowego operacji, naleaoby sdzi, e niezastosowanie si Beneficjenta do tego
obowizku jest niedbalstwem.
4. Warunki przeksigowa wydatkw zaewidencjonowanych na 8

i 9 po zakoczeniu roku budetowego
Jednostki
sektora
finansw
publicznych,
zarwno
podsektora
rzdowego
jak
i samorzdowego maj obowizek sporzdza roczne sprawozdania Rb-WS. Sprawozdania

powinny by sporzdzane na podstawie prowadzonej ewidencji wydatkw strukturalnych.
59
Wydatki strukturalne to wydatki z krajowych rodkw publicznych poniesione w zwizku

z realizacj celu (projektu, dziaania, zadania) - okrelonego i opisanego w rozporzdzeniu
Ministra Finansw z. 26.10.2007 r. w sprawie szczegowej klasyfikacji wydatkw
strukturalnych (Dz. U. Nr. 209, poz. 1511). Celem tego sprawozdania jest dostarczenie
informacji o ksztatowaniu wydatkw w obszarach strukturalnych do UE. Ma ono udowodni
Komisji Europejskiej, e poziom wydatkw strukturalnych jest nie mniejszy ni przed
przystpieniem do UE. Jednostki sektora finansw publicznych (take jednostki budetowe)
realizujce projekty finansowane ze rodkw UE i wspfinansowane rodkami krajowymi
oznaczaj i przyjmuj do sprawozdania Rb-WS jako wydatki strukturalne wycznie wydatki
stanowice krajowy wkad publiczny.
S to wszystkie wydatki z kocwk 9" (rodki krajowe). Jeeli w ramach projektu
wystpiy wydatki niekwalifikowane (z kocwk paragrafu 0") naley je rwnie wczy
do tego sprawozdania w celu zaprezentowania caoci wkadu krajowego poniesionego na
realizacj projektu. Natomiast wydatki na realizacj takiego projektu klasyfikowane
z kocwk paragrafu 8" (od stycznia 2010 z kocwk 7) jako e nie zostay poniesione
ze rodkw krajowych publicznych, nie s ujawniane w sprawozdaniu Rb-WS.
Sprawozdanie naley sporzdzi do 31 marca za rok poprzedni. Jednak w sprawozdaniu tym
musz by zamieszczone wydatki na cele strukturalne faktycznie poniesione w danym roku
sprawozdawczym (ujcie kasowe). Z tego powodu nie ma moliwoci korygowania pod tym
ktem wydatkw zaksigowanych w poprzednim roku budetowym. Wszystkie wydatki,
ktre zostay poniesione do 31 grudnia musz pozosta z tak cyfr z jak zostay
wydatkowane.
Ponadto naley zwrci uwag, e w przypadku pastwowych jednostek budetowych
moliwo przeksigowania z 7 na 9 nie istnieje rwnie w trakcie roku budetowego.
Dotyczy to sytuacji gdy zostanie stwierdzona niekwalifikowalno wydatkw w zakresie
projektw PJB. W takiej sytuacji ryzyko pokrycia wydatkw niekwalifikowalnych obcia
budet pastwa, co oznacza, i PJB nie zwraca wydatkw poniesionych w ramach wydatkw
budetu rodkw europejskich. Z uwagi na fakt poniesienia wydatkw poprzez rachunek
BGK do obsugi patnoci nie jest rwnie moliwe dokonanie przeksigowania tych
wydatkw i np. zaewidencjonowanie ich w paragrafach z czwart cyfr 0. W przypadku
projektw gdzie beneficjentem jest inny podmiot ni PJB w przypadku stwierdzenia
niekwalifikowalnoci wydatku beneficjent powinien dokona zwrotu rodkw stanowicych
60
wydatki niekwalifikowalne lub instytucja powinna dokona potrcenia weryfikujc kolejny

wniosek o patno.
Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialnoci za naruszenie dyscypliny finansw
publicznych (Dz. U. Nr 14, poz. 114) wrd katalogu czynnoci stanowicych naruszenie
dyscypliny budetowej nie wymienia czynnoci polegajcych na bdnym zaksigowaniu
operacji gospodarczych, w tym operacji finansowanych dotacj unijn.
5. Kontrola prawidowoci zastosowania wyodrbnionej ewidencji

i kodu ksigowego
Zasady, zakres oraz metodyka przeprowadzania kontroli Beneficjenta zostay uregulowane
w Wytycznych w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura
i rodowisko 2007-2013.
a) kontrole projektw na miejscu
Istot prowadzenia kontroli projektw na miejscu jest weryfikacja prawidowoci realizacji
projektu, w tym sprawdzenie, czy informacje dotyczce postpu w realizacji projektu oraz
poniesionych wydatkw, przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o patno, s
zgodne ze stanem rzeczywistym, a take weryfikacja, czy wspfinansowane towary i usugi
zostay dostarczone, oraz e wydatki zadeklarowane przez beneficjentw w zwizku
z realizowanymi projektami zostay rzeczywicie poniesione i s zgodne z zasadami
wsplnotowymi i krajowymi.
Minimalny zakres kontroli projektu na miejscu zosta okrelony w Zaczniku nr 3 do
Wytycznych. Zgodnie z nim jednym z obowizkowych elementw kontroli jest ustalenie czy
istnieje i jest stosowany odrbny system ksigowy lub odrbny kod ksigowy dla wszystkich
operacji zwizanych z realizacj projektu.
b) kontrole na zakoczenie realizacji projektu

Kontrola na zakoczenie realizacji projektu przeprowadzana jest po przekazaniu przez
beneficjenta wniosku o patno kocow przed akceptacj tego wniosku. Przeprowadzenie
kontroli na zakoczenie realizacji projektu jest obligatoryjne. Kontrola na zakoczenie
realizacji projektu powinna obejmowa co najmniej:
a) weryfikacj wniosku o patno kocow przekazanego przez beneficjenta i sprawdzenie
jego zgodnoci z poprzednimi wnioskami o patno, jeeli byy skadane przez beneficjenta,
61
b) sprawdzenie kompletnoci dokumentacji zwizanej z realizacj projektu, niezbdnej

do zapewnienia waciwej cieki audytu, ze szczeglnym uwzgldnieniem dokumentw
potwierdzajcych prawidowo poniesionych wydatkw.
Jednym z podstawowych dokumentw okrelajcym waciw ciek audytu jest polityka

rachunkowoci opisujca sposb wyodrbnienia ewidencji ksigowej. Na podstawie tego
dokumentu (w konfrontacji z danymi wynikajcymi z wnioskw o patno) kontrolujcy wie
jakie zestawienia (wydruki) z ewidencji ksigowej powinien zada od Beneficjenta (zapisy
na kontach ksigowych, dziennik ksigowa, sprawozdania). Zapisy na kontach ksigowych
daj z kolei informacj o dokumentach jakie naley sprawdzi.
6. Procedura kontrolna
Jakie dokumenty naley przeanalizowa
Podstawowym dokumentem jest polityka rachunkowoci. Na jej podstawie kontrolujcy wie
o wydruki z jakiego konta ma poprosi Beneficjenta. Dotyczy to kont:
rodki trwae - jeli beneficjent ma finansowany zakup gotowych rodkw trwaych
Inwestycje w rodki trwae jeli Beneficjent ma finansowan budow rodkw trwaych
Rachunek bankowy projektu w celu sprawdzenia zapisw dotyczcych patnoci
przelewem
Kasa - celu sprawdzenia patnoci gotwkowych w projekcie
Konta zespou 4 lub 5 w celu sprawdzenia zapisw ksigowych dotyczcych kosztw
biecych
Konta zespou 7 w celu sprawdzenia sposobu ujcia przychodw z dotacji w przypadku
jednostek stosujcych metod wynikow ujmowania dotacji
Konta zespou 8 w celu sprawdzenia sposobu ujcia przychodw z dotacji w przypadku
jednostek stosujcych metod funduszow ujmowania przychodw z dotacji
Celowo nie podano wyej penych numerw kont ksigowych gdy mog one si rni
u poszczeglnych Beneficjentw. Informacj na ten temat znajdziemy w zakadowym planie
kont.
62
Zapisy na kontach ksigowych mona skonfrontowa z Dziennikiem Ksigowa. W tym

urzdzeniu ksigowym (wydruku) naley ujmowa wszystkie zapisy ksigowe w ujciu
chronologicznym rwnolegle do zapisw na poszczeglnych kontach rodzajowych.
Zalet zapisw w Dzienniku ksigowa jest fakt, e ujmowane s tam tylko zapisy
wprowadzone trwale do ksig. Nie wykazuje on zapisw wprowadzanych tymczasowo, na
co pozwalaj zapisy na kontach ksigowych.
Na jakie zapisy w tych dokumentach zwrci szczegln uwag

Analizujc wydruki kont ksigowych i ewentualnie sprawozda (rachunek wynikw, bilans)
naley zwrci uwag czy nie pojawia si na nich np. zapis z uwzgldnieniem bufora lub
podobny, co wiadczy, e uwzgldniaj one zapisy wprowadzone tymczasowo.
Zapisy na kontach ksigowych naley skonfrontowa z dokumentami ksigowymi, na
podstawie ktrych zapisy zostay dokonane. Informacja o dokumencie znajduje si w poz.
numer dokumentu lub numer ewidencyjny zapisw konta.
Analiza dokumentacji ksigowej zostanie przedstawiona na poniszym przykadzie

Przykad
Spka z oo. podpisaa umow o dofinansowanie projektu Budowa i wyposaenie Centrum
Edukacji w dniu 15 marca 2009 r. Zgodnie z podpisan umow i zaczonym budetem
projektu moe w projekcie sfinansowa m.in.:
a) Zakup gotowych rodkw trwaych:
- filtr powietrza o wartoci 98 004 z
- agregat prdotwrczy o wartoci 130 000 z
- szaf (obudow) do agregatu o wartoci 5 819,67 z
Ww. rodki trwae zostay zakupione w 2008 r. Sprawozdanie finansowe za 2008 r.
zostao zatwierdzone 14 marca 2009 r.
b) Budow budynku o wartoci 1 500 000 z, ktry bdzie trwale zainstalowany
w projekcie. Budowa zostaa rozpoczta w 2009 r. W kwietniu 2009 poniesiono
pierwsze nakady na budow w kwocie 200 000 z
c) Amortyzacj budynku zakupionego w styczniu 2009 r. o wartoci pocztkowej
98 155 z, ktry nie bdzie trwale zainstalowany w projekcie. Jest to budynek
63
gospodarczy do przechowywania urzdze i narzdzi przez okres realizacji budowy.

Stawka amortyzacyjna dla tego budynku zostaa ustalona w wysokoci 2,5% rocznie.
Beneficjent w polityce rachunkowoci ustali, e amortyzacja bdzie naliczana za
okresy kwartalne.
d) Wynagrodzenia pracownikw bezporednio zatrudnionych przy projekcie w kwocie
nieprzekraczajcej miesicznie 11 000 z wraz z narzutami pracodawcy.
Pierwsz transz dotacji przekazano 31 marca w kwocie 233 823,67 z (refundacja
wartoci rodkw trwaych zakupionych w 2008 r.).
Beneficjent rozlicza wydatki w kwotach netto (podatek VAT nie jest kosztem
kwalifikowanym)
Osoba kontrolujca prawidowo ewidencji ksigowej u Beneficjenta np. w sierpniu 2009 r.

powinna podj nastpujce czynnoci:
Krok 1
Naley poprosi Beneficjenta o przedstawienie Polityki rachunkowoci. Powinna ona by
uaktualniona lub powinien by sporzdzony odrbny aneks do polityki najpniej w dniu
zaewidencjonowania
ksigach
rachunkowych
pierwszej
operacji
zwizanej
z projektem (nie liczc operacji zwizanych z zakupem rodkw trwaych w 2008 r.).
Naley
tu
zwrci
uwag
na
obowizujce
terminy
ewidencjonowania
operacji
gospodarczych. Ustawa o rachunkowoci nie wskazuje adnych konkretnych terminw,

w ktrych operacje powinny by ujmowane. Stanowi jedynie, e ksigi powinny by
prowadzone bieco (art. 24 ust. 1 ustawy). Zgodnie natomiast z art. 24 ust. 5 ustawy ksigi
rachunkowe uznaje si za prowadzone bieco, jeeli:
1)
pochodzce
nich
informacje
umoliwiaj
sporzdzenie
terminie
obowizujcych jednostk sprawozda finansowych i innych, sprawozda, w tym

deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozlicze finansowych;
2) zestawienia obrotw i sald kont ksigi gwnej s sporzdzane przynajmniej za
poszczeglne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej ni na koniec miesica, w terminie,
o ktrym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy - nie pniej ni do 85 dnia po dniu
bilansowym;
64
3) ujcie wpat i wypat gotwk, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu

detalicznego i gastronomii nastpuje w tym samym dniu, w ktrym zostay dokonane.
Z powyszego wynika, e jedynie co do transakcji gotwkowych ustawa okrela sztywny
termin (dzie w ktrym dokonano wpaty lub wypaty). Terminy ewidencjonowania
pozostaych operacji mog by rne w zalenoci od obowizkw sprawozdawczych
i deklaracyjnych Beneficjenta. W przypadku Beneficjentw rozliczajcych si z podatku
dochodowego bdzie to np. 20 dzie nastpnego miesica (chyba, e ma obowizek
sporzdzania wczeniejszych sprawozda). Jeeli wic operacje gospodarcze, ktre miay
miejsce w marcu 2009 r. zostan przez takiego Beneficjenta zaewidencjonowane np. dopiero
15 kwietnia, to obowizek terminowoci ewidencji zostanie zachowany.
Naley zwrci uwag czy w aktualnej polityce rachunkowoci zostay opisane zasady
ewidencji poszczeglnych operacji zwizanych z projektem, np. metody ujmowania
przychodw z dotacji i inne opisane w poprzedniej czci podrcznika.
Krok 2
Naley sprawdzi czy Beneficjent posiada Zakadowy plan (wykaz) kont ksigowych, ktry
jest integraln czci polityki rachunkowoci. Wszystkie konta ksigowe, na ktrych s
ewidencjonowane operacje zwizane z projektem musz by wyranie nazwane, np.
- konto 132 Wyodrbniony rachunek bankowy projekt XXXX
- konto 405 2 Wynagrodzenia pracownikw finansowane z projektu XXXX
Przykadowy plan kont dla tego przykady przedstawia za. 4
Naley rwnie sprawdzi czy w zakadowym planie kont wszystkie te konta zostay
prawidowo opisane. Szczegowe przykady opisu kont przedstawiono na stronach 46-49
podrcznika.
Krok 3
Naley sprawdzi czy operacje zwizane z projektem zostay zaksigowane zgodnie
z zasadami opisanymi w polityce rachunkowoci i w zakadowym planie kont. Kontrol w
tym zakresie naley rozpocz od zapisw na kontach ksigowych.
65
Analizujc kolejno wydatki poniesione przez Beneficjenta na omawianym przykadzie,

w oparciu o dokumenty rdowe (faktury, rachunki, polecenia ksigowania, listy pac itp.)
naley poprosi o:
1. Ewidencj zwizan z zakupem rodkw trwaych
Ewidencj t naley sprawdzi na dwch poziomach:
a) Ewidencj rodkw trwaych w celu ustalenia czy zgoszone do finansowania
rodki trwae zostay ujte w tej ewidencji z odpowiedni adnotacj
(wyodrbnieniem) w rubryce uwagi. Przykadowy wzr tej ewidencji
w omawianym przykadzie powinien wyglda nastpujco
Lp.
2.
Okrelenie rodka
trwaego lub
wartoci
niematerialnej i
prawnej
Filtr powietrza
Agregat
prdotwrczy
Data
zakupu
30.01.2008
Dane dokumentu
zakupu
Data
przyjcia do
uywania
0850044ROC/00/
007237
Symbol
KT
Uwagi
Sfinansowano
30.01.2008
dotacj nr
umowy
Sfinansowano
06.10.2008
27/16/10/2008
14.10.2008
dotacj nr
umowy
Sfinansowano
Szafa (obudowa)
14.10.2008
706/08
14.10.2008
dotacj nr
umowy
Czciowo
sfinansowano
Budynek
gospodarczy
31.01.2009
1/ESTATE/2009
31.01.2009
(amortyzacja za
okres realizacji
projektu) dotacj
nr umowy .
b) Ewidencj na koncie ksigowym

W tym celu prosimy o wydruki kont ksigowych rodkw trwaych. Aby wiedzie
jakie konta chcemy sprawdzi naley zajrze do zakadowego planu kont.
W naszym przykadzie jest to konto 010 (za. 4)
Poniewa zakup trzech rodkw trwaych nastpi w roku 2008, ktry by ju
zatwierdzony
momencie
podpisania
umowy
dotacj,
brak
jest
66
wyodrbnionego konta ksigowego dla tych rodkw. W tej sytuacji Beneficjent

powinien przedstawi zestawienie odpowiadajce warunkom okrelonym dla
odpowiedniego kodu ksigowego. Moe ono wyglda nastpujco
lp
1
2
Nr
Nr
Data
dokumentu
ksigowy
wystawienia
rdowego
dokumentu
dokumentu
Filtr powietrza
DIM 1
Agregat
prdotwrczy
Szafa
(obudowa)
Kwota
Kwota
Kwota
brutto
netto
30.01.2008
119 564,88
98 004,00
98 004,00
FVZ 262
06.10.2008
158 600,00 130 000,00
130 000,00
FVZ 274
14.10.2008
7 100,00
5 819,67
kwalifikowana
w projekcie
5 819,67
Wszystkie dokumenty powinny by odpowiednio opisane i dodatkowo opatrzone numerem

wynikajcym z ww. zestawienia, np. poz. 1 zestawienia kodu ksigowego
Niezalenie od powyszego naley sprawdzi czy i jak zostay one ujte w ewidencji
ksigowej. Zapisy przedstawiajce ujcie tych wydatkw na koncie ksigowym 2008 r.
przedstawia zacznik nr 9
Na wszystkich zacznikach dotyczcych zapisw ksigowych znaczkiem v zaznaczono
zapisy, ktre nas interesuj.
Dodatkowo naley sprawdzi jak zosta zaewidencjonowany budynek, ktry bdzie kosztem
w projekcie w postaci odpisw amortyzacyjnych za czas realizacji projektu. Poniewa
budynek zosta zakupiony w 2009 r. Beneficjent ma obowizek uj jego zakup na
wyodrbnionym koncie ksigowym (syntetycznym, analitycznym lub pozabilansowym).
Zapisy przedstawiajce ujcie tego budynku na koncie ksigowym przedstawia zacznik nr
10 . W zaczniku tym wskazano zapisy na koncie syntetycznym (obejmujcym wszystkie
rodki trwae, w tym rwnie finansowane dotacj).
W nastpnej kolejnoci naley sprawdzi jak zostay ujte nakady na budow budynku. Jeeli
rodki trwae nie s kupowane w postaci gotowej lecz polegaj na budowie, poszczeglne
wydatki ponoszone w trakcie realizacji inwestycji s ujmowane na koncie rodki trwae
w budowie. Dopiero po zakoczeniu realizacji inwestycji i przekazaniu rodka trwaego do
uywania jego warto przenoszona jest z konta rodki trwae w budowie
na konto
67
rodki trwae. W omawianym przykadzie wydatek w kwocie 200 000 z powinien wic
zosta ujty na koncie rodki trwae w budowie. Beneficjent rwnie w tym przypadku ma
obowizek wyodrbni operacje zwizane z tymi wydatkami. Moe on zaoy w tym celu
dodatkowe konto syntetyczne i na tym koncie ewidencjonowa wszystkie wydatki zwizane z
t konkretn inwestycj. Moe rwnie zaoy dodatkowe konto analityczne. Aby sprawdzi
na jakim koncie powinna by zaewidencjonowana ta operacja zagldamy do planu kont
(za. 4). Zgodnie z zasadami obowizujcymi u Beneficjenta rodki trwae w budowie
ewidencjonuje si na koncie 011. Beneficjent dodatkowo zaoy konto analityczne 011-2-1
rodki trwae w budowie projekt XXX.
Warto zwrci uwag, e podmioty gospodarcze czsto ewidencjonuj te operacje na koncie
080 lub 081. Ale wtedy musi to wynika z planu kont.
W zaczniku 11 przedstawiono zapisy zwizane z t operacj na wyodrbnionym koncie
analitycznym 011-2-1.
Kolejnym wydatkiem, ktry Beneficjent przedstawi do rozliczenia bdzie amortyzacja od
budynku nie zainstalowanego na trwae w projekcie. Przedmiotem kontroli bdzie nie tylko
prawidowo ewidencji tego wydatku, ale rwnie jego wysoko jako wydatku
kwalifikowanego. Aby sprawdzi prawidowo naliczenia kosztu amortyzacji musimy po
pierwsze sprawdzi jak stawk naley amortyzowa dany rodek trway. Poniewa ustawa o
rachunkowoci nie wskazuje stawek amortyzacyjnych, musimy informacj na ten temat
uzyska z polityki rachunkowoci Beneficjenta. Podmiot gospodarczy ma obowizek ustali
we wasnym zakresie plan amortyzacji kadego rodka trwaego (w tym stawk
amortyzacyjn). W omawianym przykadzie ustalono stawk zgodn ze stawk okrelon
w przepisach podatkowych dla budynkw uytkowych, tj. 2,5 %.
Musimy pamita ponadto, e amortyzacj moemy rozpocz poczwszy od miesica
nastpujcego po miesicu w ktrym rodek trway oddano do uywania. W omawianym
przypadku rodek trway zosta oddany do uywania w styczniu 2009 r. Amortyzacj mona
zacz nalicza poczwszy od miesica lutego 2009 r. Beneficjent (zgodnie z zaoeniami
przykadu) rozlicza amortyzacj w okresach kwartalnych. Na koniec marca powinien wic
naliczy amortyzacj za dwa miesice (luty i marzec).
Wyliczenie amortyzacji
98 155 z x 2,5 % = 2 453,88 z (amortyzacja roczna)
2 453,88 : 12 miesicy = 204,49 z
204,49 z x 2 = 408,98 z
68
Amortyzacja powinna by ujta na wyodrbnionym koncie ksigowym. W zacznikach nr

12-13 przedstawiono sposb ujcia tego wydatku zarwno na koncie syntetycznym 401 jak
i na koncie analitycznym 401-1-10-2. Na wyodrbnionym koncie ksigowym naliczono
amortyzacj z tego tytuu w kwocie 613, 47, tj. za 3 miesice co jest nieprawidowoci.
Rnica w kwocie 204,49 nie jest wydatkiem kwalifikowanym.
Na podobnych zasadach jak powyej naley sprawdzi ewidencj wynagrodze pracownikw

oraz obcienia pracodawcy z tego tytuu. W zacznikach 14-17 przedstawiono zapisy na
kontach dotyczce tych wydatkw.
Pozostaje do sprawdzenia sposb ujcia na kontach ksigowych wpywu dotacji na rachunek

bankowy Beneficjenta. W omawianym przykadzie Beneficjent zdecydowa si na zaoenie
konta syntetycznego131 dla celw ewidencji przychodw z dotacji. Mgby oczywicie tak
jak w poprzednich przypadkach zaoy te ewidencj analityczn. Gdyby podj tak decyzj
mgby ewidencjonowa j np. na koncie analitycznym 130 2 Wyodrbniony rachunek
bankowy.
Drugostronnie Beneficjent uj t operacj na koncie 844 2 Rozliczenia midzyokresowe
przychodw)\
Ujcie tej operacji na koncie przedstawiono w zacznikach 18-20.
Podejmujc decyzj o sposobie ewidencji Beneficjent jest niejednokrotnie ograniczony

moliwociami funkcjonujcego programu finansowo-ksigowego. Niektre programy nie
pozwalaj np. zakada kont analitycznych do konta syntetycznego jeeli na tym koncie
syntetycznym byy wczeniej dokonywane zapisy ksigowe. Jeeli wic Beneficjent uzyska
dotacj w trakcie roku obrotowego to nie zawsze bdzie mia moliwo zakadania kont
analitycznych do funkcjonujcych wczeniej kont syntetycznych.
Krok 4
Naley sprawdzi czy zapisy na kontach ksigowych zostay dokonane w sposb trway, tj.
czy Beneficjent nie ma moliwoci (np. po zakoczeniu kontroli) dokona zmiany tych
zapisw w sposb nie pozostawiajcy ladu.
69
Jak wczeniej wspomniano wikszo programw ksigowych daje moliwo ksigowania

i przechowywania zapisw ksigowych w tzw. poczekalniach czy buforze, tj. zapisw
tymczasowych, ktre w kadej chwili mona wyrzuci lub dowolnie zmieni. Pomimo to s
one wykazywane w zapisach kont ksigowych oraz w sprawozdaniach finansowych
(rachunek wynikw, bilans). Moe si wic zdarzy, e po kontroli Beneficjent dokona
zmiany zapisw na kontach ksigowych.
Podczas kontroli mona to zazwyczaj sprawdzi. Niektre programy informuj o tym na
sporzdzanych wydrukach. Moe to przybiera form zapisu na wydruku, np. zapisy na
koncie 400 z uwzgldnieniem bufora czy Rachunek wynikw z uwzgldnieniem bufora.
Czasem moe to przybiera form jakiego symbolu. Na przykad na wydrukach z kont
stanowicych zaczniki do niniejszego podrcznika w tabelce pojawia si zawsze pierwsza
wolna rubryka. Gdyby pojawia si tam litera B oznaczaoby to, e dany zapis zosta ujty
tylko w buforze i w kadej chwili mona go zmieni. Niektre programy nie informuj o tym
fakcie w aden sposb.
Aby unikn wtpliwoci czy dany zapis jest ujty w sposb trway wskazane jest
skonfrontowanie go z zapisami ujtymi w Dzienniku ksigowa. Jest, to jak ju wczeniej
wspomniano, urzdzenie ksigowe, w ktrym wszystkie dokonane zapisy ksigowe
ujmowane s w porzdku chronologicznym.
Zalet Dziennika ksigowa jest fakt, e ujmuje on tylko operacje zaksigowane w sposb
trway.
Wydruk Dziennika ksigowa za marzec 2009 r. stanowi zacznik nr 21 do podrcznika. Na
jego podstawie mona skonfrontowa trwao zapisw na kontach ksigowych. Na
zaczonym wydruku Dziennika ksigowa zaznaczono pozycje, zgodne z pozycjami
zaewidencjonowanymi na kontach ksigowych.
Krok 5
Dodatkow kontrol poprawnoci ujcia operacji gospodarczych na kontach ksigowych
mona przeprowadzi poprzez sprawdzenie zapisw na wydruku pod nazw Obroty kont.
Jest to zestawienie obrotw i sald poszczeglnych kont ksigowych.
Przykadowy wydruk zestawienia obrotw i sald przedstawia zacznik nr 22 i 23.
70
7. Najczciej popeniane bdy podczas tworzenia wyodrbnionej

ewidencji ksigowej i kodu ksigowego
a) Stosowanie
wyodrbnionych
kont
ksigowych
bez
odpowiednich
zapisw
w zakadowym planie kont.

Podczas kontroli naley skonfrontowa numery kont, na ktrych dokonywane s
ksigowania
wykazem
kont
okrelonym
zakadowym
planie
kont.
Nieprawidowoci naley usun poprzez aktualizacj planu kont.

Przykad
Podczas kontroli stwierdzono, e wydatki zwizane z realizacj inwestycji (rodki
trwae w budowie) byy ewidencjonowane na koncie 011 2 -2. Kontrolujcy
stwierdzi, e w zakadowym planie kont takie konto nie wystpuje. Wydano zalecenie
aktualizacji zapisw w zakadowym planie kont.
b) Stosowanie wyodrbnionej ewidencji tylko dla kont kosztw.
Przepisy
wymagaj
aby
wszystkie
operacje
projekcie
byy
ksigowo
wyodrbnione. Podczas kontroli naley przeanalizowa czy operacje zwizane

z zakupem rodkw trwaych, operacje kasowe, operacje zwizane z przychodami
z tytuu dotacji rwnie zostay prawidowo wyodrbnione. W tym celu podczas
kontroli dokumentw rdowych naley zwrci szczegln uwag na dekretacj na
dokumentach. Na tym etapie kontroli czsto mona wykry bdy w tym zakresie.
Przykad
Na fakturze zakupu komputera jest dekretacja wskazujca, e operacj zaksigowano
na koncie 010- 5 -2. Sugeruje to, e operacja zostaa prawidowo wyodrbniona.
Podczas kontroli stwierdzono, e zapisy w zakadowym planie kont wymieniaj konta:
010 rodki trwae
010 5 Urzdzenia techniczne i komputery

010-5 -1 Urzdzenia techniczne i komputery dzia sprzeday
010-5-2 Urzdzenia techniczne i komputery dzia administracji
To oznacza, e brak jest wyodrbnionej ewidencji dla komputerw finansowanych
dotacj. Powinna by utworzona dodatkowa analityka:
010- 5 -2 Urzdzenia techniczne i komputery dzia administracji
71
010-5-2-1 Urzdzenia techniczne i komputery dzia administracji

dziaalno podstawowa
010-5-2-2 Urzdzenia techniczne i komputery dzia administracji
Projekt XXXX
Wydano zalecenie wyodrbnienia ksigowego tej operacji
c) Prowadzenie wyodrbnionej ewidencji na kontach pozabilansowych bez zapewnienia
odpowiednich procedur systemowych (o ktrych mowa na str. 43 podrcznika).
Brak odpowiednich procedur powinien powodowa kwestionowanie tej metody jako
niewiarygodnej, a co za tym idzie obowizek zastosowania innej metody.
d) Pomyki w ksigowaniach.
Zdarza si to zwaszcza przy bardzo rozbudowanej ewidencji analitycznej.
W przypadku gdy ewidencja analityczna jest rozbudowana do czterech, piciu
poziomw naley zwrci szczegln uwag na prawidowo ksigowania.
Ewentualne pomyki musz by naprawiane. Moe to jednak powodowa problemy
w przypadku gdy projekt trwa duej ni rok, a bd zostanie zauwaony po
zatwierdzeniu sprawozdania za rok, w ktrym zosta on popeniony. Nie ma wtedy
moliwoci poprawy bdu w ksigach rachunkowych.
Przykad
Podczas kontroli stwierdzono, e koszt wynagrodze zosta zaksigowany na koncie
405- 1-2-1. Powinien by zaksigowany na koncie 405-1-2-2. Stwierdzono, e jest to
oczywista pomyka przy ksigowaniu. Pomyka zdarzya si w tym samym roku,
w ktrym bya kontrola. Wydano polecenie przeksigowania wydatku na prawidowe
konto. Gdyby kontrola bya w roku nastpnym i nie byoby ju moliwe
przeksigowanie naleaoby si zastanowi czy nie pozwoli Beneficjentowi na
zastosowanie kodu ksigowego.
e) Nie wyodrbnianie rodkw trwaych w ewidencji rodkw trwaych. Wyodrbnienie
zakupu rodkw trwaych tylko na kontach ksigowych moe powodowa problemy
z prawidowym wypenieniem obowizku utrzymania trwaoci projektu. Zwaszcza
w przypadku niskocennych rodkw trwaych ktrych amortyzacja rozoona jest na
okres krtszy ni okres trwaoci projektu lub ktre s amortyzowane jednorazowo
w trakcie realizacji projektu. Gdy Beneficjent nie ma ju obowizku utrzymywania
wyodrbnionej ewidencji moe nie pamita, e nie wolno mu zby tego rodka w
72
okresie trwaoci. Odpowiednia adnotacja w rejestrze rodkw trwaych skutecznie

temu zapobiega. W przypadku braku takiego wyodrbnienia Beneficjent powinien to
uzupeni podczas kontroli. W tym przypadku nie ma adnych ogranicze czasowych,
tak jak w przypadku ksig rachunkowych.
f)
Brak jakiegokolwiek wyodrbnienia operacji w przypadku ponoszonych przed

podpisaniem umowy o dofinansowanie (w tym wydatkw niekwalifikowanych).
Nieprawidowo
mona
naprawi
poprzez
sporzdzenie
odpowiedniego
zestawienia kodu ksigowego rwnie podczas kontroli. Nie ma w tym zakresie

ogranicze czasowych tak jak w przypadku ksig rachunkowych
g) Niewyodrbnianie kosztw niekwalifikowanych w projekcie
Sposb poprawy tej nieprawidowoci jest uzaleniony od tego kiedy zostay
poniesione wydatki:
- w latach zatwierdzonych naley zastosowa kod ksigowy
- w latach niezatwierdzonych naley dokona korekty ksigowa
Zaczniki
1. Polityka rachunkowoci dla jednostek ochrony zdrowia
2. Polityka rachunkowoci dla jednostek samorzdy terytorialnego
3. Polityka rachunkowoci dla spek
4. Plan kont
5. Rozporzdzenie ministra finansw z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczeglnych
zasad rachunkowoci oraz planw kont dla budetu pastwa, budetw jednostek
samorzdu terytorialnego oraz niektrych jednostek sektora finansw publicznych
6. Wydruk zapisw na koncie ksigowym z oznaczeniem kodem ksigowym
7. Faktura 111/2007
8. Faktura 131/2007
9. Zapisy na koncie 010 2008 r.
10. Zapisy na koncie 010 - 2009 r.
11. Zapisy na koncie 011-2-1
12. Zapisy na koncie 401
13. Zapisy na koncie 401-1-10-2
73

15. Zapisy na koncie 405-2
17. Zapisy na koncie 406-1-2
20. Zapisy na koncie 844-2
21. Dziennik ksigowa za marzec 2009 r.
22. Zestawienie obrotw i sald syntetyka
23. Zestawienie obrotw i sald - analityka
74

Podrecznik Wyodrebnionej Ewidencji Ksiegowej

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Podrecznik Wyodrebnionej Ewidencji Ksiegowej

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Podrcznik kontroli

Szkolenie finansowane przez Uni Europejsk ze rodkw

II. PRZEPISY REGULUJCE PRZYZNAWANIE I ROZLICZANIE DOTACJI ZE

REGULACJE UNIJNE .................................................................................................................... 8

III. POLITYKA RACHUNKOWOCI............................................................................13

PODSTAWOWE ZASADY RACHUNKOWOCI .............................................................................. 16

DOSTOSOWANIE POLITYKI (ZASAD) RACHUNKOWOCI ...........................35

WYODRBNIONA EWIDENCJA RODKW TRWAYCH ORAZ ICH UMORZENIE .......................... 35

VI. KWESTIE SZCZEGOWE ZWIZANE Z WPROWADZENIEM

WYODRBNIENIE OPERACJI MAJCYCH MIEJSCE PRZED PODPISANIEM UMOWY ..................... 54

I. Cel i podstawa prowadzenia wyodrbnionej ksigowoci

- rozporzdzenie Ministra Finansw z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczeglnych zasad

() Wyraone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje si w ksigach

1. Podrcznik Wdraania Programu Operacyjnego Infrastruktura i

Procedury stosowane przez beneficjenta (str. 34) -

przedstawiono wymogi dotyczce m.in. wyodrbnionej ewidencji ksigowej:

() Beneficjent powinien posiada i stosowa procedury dotyczce:

2. Instrukcja wypeniania wniosku o patno

Z zapisu tego mona byoby wnioskowa, e jedyn form wyodrbnienia zapisw

bankowych zwizanych z Projektem, oraz dokonywania ksigowania rodkw zgodnie

Analizujc tre paragrafu 14 naley zwrci uwag, e zapisy umowy zobowizuj

II. Przepisy regulujce przyznawanie i rozliczanie dotacji ze

Przepisy Rozporzdzenia ustanawiaj Fundusz Spjnoci w celu wzmocnienia spjnoci

ustanawiajcego przepisy oglne dotyczce Europejskiego Funduszu Rozwoju

Zgodnie z powoanymi przepisami obowizkiem pastw czonkowskich jest zapewnienie, by

Europejskiego Funduszu Spoecznego (EFS) oraz Funduszu Spjnoci w ramach budetu

W nowym systemie rodki UE s wyczone z budetu pastwa. Utworzony zosta budet

Nowa ustawa o finansach publicznych przewiduje, e wspfinansowanie krajowe, czyli cz

Przepisami krajowymi regulujcymi zasady prowadzenia rachunkowoci s:

3) rozporzdzenie Ministra Finansw z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczeglnych zasad

Wykaz innych aktw prawnych istotnych dla prawidowego rozliczania dotacji:

4. Regulacje wewntrzne jednostki organizacyjnej

Wrd regulacji wewntrznych wymieni naley:

III. Polityka rachunkowoci

przeanalizowa zachodzce w jednostce zdarzenia gospodarcze i na bazie tej analizy

(polityk) rachunkowoci. Nie ma tu znaczenia forma prawna firmy (jednostka budetowa,

Zakres dokumentacji zasad (polityki) rachunkowoci wynika z art. 10 ust. 1 ustawy

Dokumentacj opisujc przyjte przez jednostk zasady (polityk) rachunkowoci ustala w

obowizkw innej osobie nie zwalnia go z odpowiedzialnoci za prawidowe wykonanie

Dokumentacj przyjtych zasad (polityki) rachunkowoci.

Ww. dokumentacja okrela obowizujce w

Zarzdzenie wchodzi w ycie z dniem ........................................ 20... r.

Jak wczeniej wspomniano, prawidowe opracowanie i stosowanie regulacji wewntrznych,

Zakadowy Plan Kont

IV. Podstawowe zasady rachunkowoci i zasady ewidencji

Zgodnie z ni, kada operacja gospodarcza jest ewidencjonowana na co najmniej dwch

b. Zasada memoriau (art. 6 ust. 1 ustawy)

przez ni - z uwzgldnieniem zasady istotnoci - rozwizania (zasady) rachunkowoci,

2. Metody ewidencji przychodw z dotacji

a. Metoda wynikowa (zwana te przychodow)

Metoda wynikowego ujmowania dotacji otrzymywanych z funduszy unijnych jest najczciej

b. Metoda kapitaowa (zwana rwnie metod funduszow)

Polega na tym, e rodki otrzymane z funduszy unijnych ksiguje si na zwikszenie kapitau

3. Moment zakwalifikowania dotacji do przychodw

Tak sformuowana definicja przychodw moe rzeczywicie budzi wtpliwoci, kiedy

Kady podmiot gospodarczy powinien we wasnym zakresie rozway i podj decyzj co do

2. W momencie podpisania umowy o dotacj podmiot gospodarczy dokadnie zna jej

3. W momencie podpisania umowy o dotacj podmiot gospodarczy dokadnie zna jej

4. Zasady ewidencji kosztw finansowanych dotacj

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowoci moliwe s trzy podstawowe rozwizania

- wedug miejsca pochodzenia na kontach zespou 5 z pominiciem ewidencji i rozliczania

Zasady grupowania kosztw tylko wedug miejsca ich powstawania

c) z odpisaniem nalenoci i zobowiza przedawnionych, umorzonych, niecigalnych,

Dla potrzeb ewidencji dotacji w ksigach rachunkowych znaczenie ma cel, w zwizku z