SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Qu es el sistema de control interno?

El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de acciones,
actividades, planes, polticas, normas, registros, procedimientos y mtodos,
incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a
cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una
organizacin, con la finalidad de:
Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institucin
Verificar la razonabilidad y la confiabilidad de los informes contables y
administrativos
Promover la adhesin a las polticas administrativas establecidas.
Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados

OBJETIVOS DE LA EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Al realizar la evaluacin del sistema de control interno, se debe incluir todos los
procedimientos y mecanismos que permitan la evaluacin del sistema como
una medida de previsin, para lo cual se tendr en cuenta los siguientes
objetivos:
El establecimiento de la confianza en el propio sistema; es decir debido a
que no pueden inspeccionar los registros de todas las operaciones
realizadas en el periodo bajo examen, por el contrario se debe confiar en
la eficiencia del sistema contable con la eficacia de sus propios controles
internos relacionados con los registros apropiados de las operaciones y
la elaboracin de Estados Financieros que reflejen estos
acontecimientos.
Aplicar las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, ajustando
todos los procedimientos de evaluacin a estas, con el fin de obtener los
resultados satisfactorios.
Mejorar y fortalecer el Sistema de Control Interno, al haber analizado y
detectado insuficiencias, formulando las correcciones necesarias, las
cuales sern presentadas a la gerencia para su correccin.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE COMPRAS

El sistema de control interno de compras comprende la estructura, las polticas,
el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos de la
empresa, dirigidos a asegurar el suministro de recursos necesarios en el
momento adecuado para cumplir con sus actividades.
Un control interno adecuado para las adquisiciones de recursos requiere que la
funcin de compras est segregada tanto de la recepcin de, como del registro
de la compra y de su pago subsecuente.
Un departamento de compras especializado deber poseer amplias facultades
y exclusividad en la colocacin de rdenes de compras relacionadas con los
activos, una vez que las rdenes hayan sido debidamente autorizadas en su
origen, y luego aprobadas.
QU FUNCIONES CUMPLE EL REA DE COMPRAS EN LA EMPRESA
PILADORA Y COMERCIALIZADORA DE ARROZ?

Determinar la necesidad de un recurso de cualquiera de las reas de la

empresa.
Formular un plan de programacin de las posibles compras a realizar en
el perodo teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las reas
de la empresa.
Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores, estableciendo
sus condiciones precios, servicios, informacin general y dems
informaciones necesarias.
Tramitacin de las requisiciones y solicitudes para adquisicin de
artculos y servicios que se requieren en las diversas reas.
Estar muy atentos a que los artculos o insumos solicitados por las reas
o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las
requeridas, as como su calidad y presentacin.
Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.

 Participacin activa en la negociacin con proveedores para obtener

calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto.
Trabajar coordinadamente con los departamentos de produccin, ventas,
tesorera, bodegas, almacn, etc.
Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las reas
o secciones de la empresa hacen, as como el proceso de devolucin.
Para aquella mercanca especializada hay necesidad del cerciorarse de
su recibo total en almacn, calidad, cantidad y servicios por parte del
departamento de control de calidad.

PROCESO DE COMPRA EN LA EMPRESA PILADORA Y

COMERCIALIZADORA DE ARROZ
Los siguientes pasos estn involucrados en un debido control interno de las
compras.

Necesi
dad de
compra
Factura
s de
los
provee
dores y
Pago

Recepc
in

La
requisi
cin de
compra

La
Orden
de
compra

 Necesidad de compra: Identifica la necesidad de algn recurso por parte

de las diferentes reas de la empresa.
La requisicin de compra. El departamento o persona que solicite un
artculo deber enviar una requisicin debidamente autorizada al
departamento de compras. Es mediante la requisicin de compras que
se inicia el trmite por parte del departamento de compras para la
adquisicin del artculo solicitado.
La Orden de compra. Despus de la aprobacin por el funcionario
indicado, el departamento de compras coloca el pedido al proveedor
(agricultor de arroz en cscara) de acuerdo con la poltica de la
compaa referente a la calidad, precio y cantidad. Las rdenes de
compra debern estar numeradas anticipadamente y en forma
consecutiva, manteniendo un control sobre el nmero de todas ellas y si
un pedido fuese cancelado o bien si fuese rechazado por el proveedor,
todas las copias debern recobrarse y archivarse.
Recepcin. Todos los insumos comprados debern ser entregados a un
departamento centralizado de recepciones en donde se cuentan y se
inspeccionan de acuerdo con las especificaciones.
Facturas de los proveedores y Pago. Las facturas debern ser
comparadas con la copia de la orden de compra e informe de recepcin
y contabilidad verificar las sumas y datos consignados en ella. Antes de
pagar una factura sta y toda la documentacin relacionada con la
compra debern ser aprobadas por la persona encargada de autorizar
los desembolsos de efectivo.

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL DE COMPRAS:

Obtener informacin confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena
toma de decisiones.
Prevenir fraudes en compras por favoritismo en contabilidad.
Promover la eficiencia del personal de compras.
Localizar errores administrativos, contable y financieros.

IMPLATANCION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

EN EL REA DE COMPRAS DE LA EMPRESA MOLINO
ESPIGA DEL NORTE E.I.R.L

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: CONTROL GENERAL EN EL REA

DE COMPRAS

SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE VENTAS

El departamento de ventas juega un papel importante en la instalacin de un
sistema de contabilidad. El control interno de las ventas comprende
procedimientos y mtodos con el fin de lograr polticas adecuadas para la
empresa, y de esta manera salvaguardar los recursos invertidos y obtenidos en
el rea central y razn de ser la compaa.
El control interno de ventas tiene por objeto obtener informacin segura,
oportuna confiable y promover la eficiencia de las operaciones de ventas.
PRINCIPIOS
separacin de funciones de ventas, cobro y registro en contabilidad.

 Ninguna persona que interviene en ventas debe tener acceso a los

registros contables que controlen su actividad
La funcin de registro de operaciones de ventas ser exclusivo del
departamento de contabilidad.

OBJETIVOS
Prevenir fraudes en ventas.
Localizar errores administrativos, contables y financieros
Obtener informacin segura, oportuna y confiable de ventas.
Promover la eficiencia del personal de ventas.

CICLO DE VENTAS
El flujo de operaciones y procesos que forman parte del ciclo de ventas son los
siguientes:
1. Captacin del pedido:
a) Solicitud pedido de clientes: Fase provisional a la confeccin definitiva a la
orden de pedido para despachar. Deber ser aprobada por el Departamento de
ventas y notificada al departamento de crditos.
b) Aprobacin del pedido: No habr nunca un pedido sin la aprobacin del
departamento de ventas y la autorizacin del departamento de crdito. Ventas
tendr la labor de la aceptacin del pedido en cuanto a la fijacin de precios,
control de envos, etc.
c) Nota de pedido: Se genera a raz de la aprobacin de la solicitud de pedido,
y es la orden que recibe el almacn para servir.
d) Control y seguimiento: El pedido aprobado y autorizado llevar una
numeracin correlativa y se incluir dentro de un registro de pedidos de
clientes pendientes de suministrar y se ir actualizando.

2. Despacho del pedido:

a) Preparacin del pedido: El almacn recibe todas las relaciones de pedidos

autorizados para servir a clientes.
b) Conformacin inspeccin: La nota de pedido, una vez preparadas las
mercancas debe reflejar evidencia de la preparacin del mismo y a la vez se

anotar cualquier tipo de anomala que se detecte. Las notas de pedido sern
supervisadas y firmadas por el responsable.
c) Suministro de la mercanca: Los productos despachados deben detallarse en
un registro de pedidos servidos generando as una gua de salida. Este
documento debe coincidir con lo reflejado en la nota de pedido preparada,
adecuadamente, firmada y supervisada. Estas guas debern siempre estar
firmados por el cliente o transportista una vez entregadas las mercancas y
posteriormente, sern archivados y unidos junto con la factura de venta que se
emita.
d) Baja de inventario de existencias: Una vez comprobada y ejecutada la salida
se darn de baja en el inventario de existencias.
e) Control y seguimiento Tras la anotacin en los registros contables de las
facturas y notas de abono autorizadas, se controlar y clasificar las facturas
mediante el archivo de las mismas en un orden numrico secuencial. Adems
de manera peridica se realizarn conciliaciones del saldo contable de ventas
con los registros de facturas emitidas.
La composicin de los procesos de una venta, con los flujos de documentos y
los principales controles sera esquemticamente as:las facturas mediante el
archivo de las mismas en un orden numrico secuencial. Adems de manera
peridica se realizarn conciliaciones del saldo contable de ventas con los
registros de facturas emitidas.
La composicin de los procesos de una venta, con los flujos de documentos y
los principales controles sera esquemticamente as:
En el ciclo de ventas los controles fundamentales a tener en cuenta son:
a) Asignacin de responsabilidades y de autoridad a personas apropiadas y de
acuerdo con las polticas establecidas con el objeto de:
Lograr definir los requisitos que deben cumplir los clientes para su
seleccin y su posterior aprobacin del crdito tomando como base su
estabilidad financiera.
Determinar precios de venta, los mismos que tendrn que ser aprobados
por la Direccin, siendo recomendable que existan revisiones peridicas
por personal independiente al ciclo. Con ello se excluye el riesgo e
aceptar pedidos de clientes a precios o condiciones no autorizadas.
Aceptar los pedidos de los clientes, controlar el despacho, devoluciones
y reclamaciones de productos.
Autorizar situaciones especficas o anmalas que impliquen ajustes en
las polticas previamente definidas.

b) Segregacin de funciones en las diferentes actividades de registro de

pedidos, crditos, despacho de mercancas, facturacin, cobros y
contabilizacin:
c) Formalizacin y preparacin de pedidos de clientes solamente cuando exista
la oportuna aprobacin de los mismos. Se tendr en cuenta:
Al captarse un pedido, se deber tener la aprobacin (precio,
condiciones, descuentos y despacho); adems de la autorizacin de
crdito.
La utilizacin de documentos pre-numerados.
Inspecciones sistemticas de las notas de pedido y seguimiento de la
preparacin de pedidos.
d) Prestacin de servicios de mercancas de una manera correcta y siempre con
las autorizaciones correspondientes. A considerar:
Confeccin de guas de remisin con numeracin.
Verificacin de que las mercancas preparadas para enviar son las que
constan en las rdenes de entrega.

CONTROLES FUNDAMENTALES A TENER EN CUENTA EN EL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE VENTAS
En el ciclo de ventas los controles fundamentales a tener en cuenta son:
a) Asignacin de responsabilidades y de autoridad a personas apropiadas y de
acuerdo con las polticas establecidas con el objeto de:
Lograr definir los requisitos que deben cumplir los clientes para su seleccin
y su posterior aprobacin del crdito tomando como base su estabilidad
financiera.
Determinar precios de venta, los mismos que tendrn que ser aprobados por
la Direccin, siendo recomendable que existan revisiones peridicas por
personal independiente al ciclo. Con ello se excluye el riesgo e aceptar pedidos
de clientes a precios o condiciones no autorizadas.
Aceptar los pedidos de los clientes, controlar el despacho, devoluciones y
reclamaciones de productos.
Autorizar situaciones especficas o anmalas que impliquen ajustes en las
polticas previamente definidas.
b) Segregacin de funciones en las diferentes actividades de registro de
pedidos, crditos, despacho de mercancas, facturacin, cobros y
contabilizacin:
c) Formalizacin y preparacin de pedidos de clientes solamente cuando exista
la oportuna aprobacin de los mismos. Se tendr en cuenta:

 Al captarse un pedido, se deber tener la aprobacin (precio, condiciones,

descuentos y despacho); adems de la autorizacin de crdito.
La utilizacin de documentos pre-numerados.
Inspecciones sistemticas de las notas de pedido y seguimiento de la
preparacin de pedidos.
d) Prestacin de servicios de mercancas de una manera correcta y siempre con
las autorizaciones correspondientes. A considerar:
Confeccin de guas de remisin con numeracin.
Verificacin de que las mercancas preparadas para enviar son las que
constan en las rdenes de entrega.