Curso

Gestin de proyectos
Sesin 2
Administracin de Alcance

OBJETIVOS DE LA SESIN

Administracin del Alcance del proyecto

Administracin del
Alcance del proyecto

Alcance de producto vs Alcance

del proyecto
Alcance del producto :
caractersticas y funciones que
caracterizan a un producto o
servicio
Alcance del proyecto : trabajo que se
necesita realizar para elaborar y
entregar un producto con las
caractersticas y funciones
especificadas

Que respuestas me da la Gestin del

Alcance ?

Cmo

determinar qu trabajo se tiene que hacer en

mi proyecto?

Cmo

asegurarme que se haga todo el trabajo

previsto en mi proyecto?

Cmo

asegurarme que no se haga trabajo no

previsto en mi proyecto?

Cmo

asegurarme de obtener la aceptacin del

trabajo realizado en mi proyecto?

Gestin del Alcance del proyecto

Incluye

los procesos necesarios para

garantizar que el proyecto incluya todo
el trabajo requerido y nicamente el
trabajo para completar el proyecto con
xito.

Se

enfoca primordialmente en Definir y

Controlar qu se incluye y qu no se
incluye en el Proyecto.

Proceso 5.1 : Planificar

la Gestin del Alcance

Planificar la Gestin del Alcance

Entradas
1.

Plan para la direccin del

proyecto

2.

Acta de Constitucin del

Proyecto

3.

Factores ambientales de
la empresa

4.

Activos de los procesos

de la Organizacin

Tcnicas-Herramientas
1.

Juicio de Expertos

2.

Reuniones

Salidas
1.

Plan de gestin del

alcance

2.

Plan de gestin de los

requisitos

Es el proceso de crear un plan para la gestin del alcance

que documente cmo se va a definir, validar y controlar el
alcance del proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona
orientacin e indicaciones sobre cmo se gestionar el
alcance a lo largo del proyecto.

Entradas:
Plan para la Direccin del Proyecto
Acta de Constitucin del Proyecto)

El acta de constitucin del proyecto es usada

para proporcionar el contexto del proyecto,
necesario para planificar los procesos de
gestin del alcance.
Proporciona una descripcin de alto nivel del
proyecto y de las caractersticas del producto a
partir del enunciado del trabajo del
proyecto(SOW).

Factores Ambientales de la Empresa

Activos de los Procesos de la organizacin

Herramientas:
Juicio de Expertos
Reuniones

Los equipos del proyecto pueden asistir a las

reuniones del proyecto para desarrollar el plan
para la gestin del alcance. Los participantes
de estas reuniones pueden incluir al director
del proyecto, al patrocinador del proyecto, a
determinados miembros del equipo del
proyecto,
a
determinados
interesados,
personas responsables de cualquiera de los
procesos de gestin del alcance y otras
personas, segn las necesidades.

Salida: Plan de gestin de alcance

Componente del Plan de Gestin del Proyecto que

describe como ser definido, desarrollado, monitoreado,
controlado y verificado el alcance.
Incluye:

Proceso para elaborar Scope Statement detallado.

Proceso para crear el WBS.
Proceso que establece como se mantendr y aprobar el WBS.
Proceso que especifica como se obtendr la aceptacin formal de
los entregables completados.
Proceso para controlar las solicitudes de cambio relativas al
enunciado de alcance. Este proceso est vinculado al proceso de
Realizar el Control Integrado de cambios.Un proceso para
controlar y procesar cambios al alcance

Salida: Plan de gestin de los requisitos

Componente del plan de gestin del proyecto que describe

cmo se analizarn, documentarn y gestionarn los
requisitos.
Incluye:

Cmo sern planificadas, monitoreadas y reportadas las

actividades asociados a los requisitos y que se informar
sobre stas.
Actividades de gestin de la configuracin
Proceso para priorizar requisitos
Mtricas del producto a usarse

Proceso 5.2 : Recopilar

Requisitos

Recopilar requisitos
Entradas
1.

Plan de Gestin del

Alcance.

2.

Plan de Gestin de
Requisitos.

3.

Plan de Gestin de
Interesados.

4.

Acta de Constitucin del

Proyecto.

5.

Registro de Interesados.

Tcnicas-Herramientas
1. Entrevistas
2. Grupos Focales
3. Talleres Facilitados
4. Tcnicas Grupales de
Creatividad
5. Tcnicas Grupales de Toma
de Decisiones
6. Cuestionarios y Encuestas
7. Observaciones.
8. Prototipos
9. Estudios Comparativos
10. Diagramas de Contexto.
11. Anlisis de Documentos

Salidas
1. Documentacin de
Requisitos.
2. Matriz de Trazabilidad
de Requisitos.

Proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los

requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del
proyecto.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona la base para
definir y gestionar el alcance del proyecto, incluyendo el alcance del
producto.

Recopilar requisitos
Entradas:
Plan de Gestin del alcance, define el modo en que
los equipos del proyecto han de determinar el tipo de
requisitos a recopilar.
Plan de Gestin de Requisitos, define los procesos
que se usarn para definir y documentar las
necesidades de los interesados
Plan de Gestin de Interesados, permite
comprender los requisitos de comunicacin y el nivel
de compromiso de los interesados.
Acta de constitucin de proyecto
Registro de Interesados, permite identificar a los
interesados capaces de proporcionar informacin
acerca de los requisitos.

Recopilar requisitos
Salidas:
Documentacin de requisitos, describe cmo los
requisitos individuales cumplen con las necesidades
de negocio del proyecto.
Matriz de trazabilidad de requisitos, cuadro que
vincula los requisitos del producto desde su origen
hasta los entregables que los satisfacen

Proceso 5.3 : Definir del

Alcance

Definir el Alcance

Desarrolla una descripcin detallada del proyecto y

del producto.
El beneficio clave de este proceso es que describe
los lmites del proyecto, servicio o resultado
mediante la especificacin de cules de los
requisitos recopilados sern incluidos y cules
excluidos del alcance del proyecto.
Entradas

1. Plan para la Gestin del

Alcance.
2. Acta de Constitucin del
Proyecto.
3. Documentacin de
Requisitos.
4. Activos de los Procesos
de la Organizacin.

Tcnicas-Herramientas
1. Juicio de Expertos.
2. Anlisis del Producto.
3. Identificacin de
Alternativas.
4. Talleres Facilitados.

Salidas
1. Enunciado del Alcance
del Proyecto.
2. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto.

Entradas:

Plan de Gestin del Alcance

Acta de Constitucin del Proyecto
Documentacin
de
Requisitos,
esta
documentacin se utilizar para seleccionar
los requisitos que sern incluidos en el
proyecto.
Activos de los procesos de la organizacin

Herramientas o Tcnicas:

Juicio de Expertos
Anlisis del producto:

Desglose del producto

Anlisis de sistemas, ingeniera de sistemas
Ingeniera del valor, anlisis del valor

Generacin de alternativas:

Tormenta de ideas
Pensamiento lateral
Anlisis de alternativas

Salida: Enunciado del Alcance del Proyecto

Es la descripcin del alcance, de los entregables principales, de
los supuestos y de las restricciones del proyecto.
El enunciado detallado del alcance del proyecto, ya sea
directamente o por referencia de otros documentos, incluye:

Descripcin del alcance del producto

Criterios de aceptacin
Entregable
Exclusiones, identifican lo excluido del proyecto.
Restricciones, Son factores que afectan la ejecucin de un
proyecto o proceso. P.e: presupuesto predeterminado, hito
del cronograma impuesto.
Supuestos, son factores del proceso de planificacin que se
consideran verdaderos, reales, o seguros sin pruebas y
demostraciones.

Proceso 5.4 : Crear la

EDT/ WBS

Crear la EDT / WBS

Subdivide los Entregables y el Trabajo del

Proyecto en componentes ms pequeos y
ms fciles de manejar.
El beneficio clave de este proceso es que
proporciona una visin estructurada de lo
que se debe entregar.
Entradas

1. Plan para la Gestin del

Alcance.
2. Enunciado del Alcance
del Proyecto.
3. Documentacin de
Requisitos
4. Factores Ambientales de
la Empresa.
5. Activos de los Procesos
de la organizacin

Tcnicas-Herramientas
1. Descomposicin.
2. Juicio de Expertos.

Salidas
1. Lnea Base del Alcance.
2. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto

Entradas:

Plan de Gestin del Alcance

Enunciado del Alcance del Proyecto, describe el
trabajo que se realizar y el trabajo que se
excluir.
Documentacin de requisitos, la documentacin
detallada de requisitos es fundamental para
comprender qu se debe producir como
resultado del proyecto y qu se debe realizar
para entregar el proyecto y sus productos finales.
Factores Ambientales de la Empresa
Activos de los procesos de la organizacin

Herramienta o Tcnica: Descomposicin

Tcnica usada para dividir y subdividir el

alcance del proyecto y los entregables del
proyecto en parte ms pequeas y
manejables.
El paquete de trabajo es el trabajo definido
en le nivel ms bajo de la EDT/WBS para el
cual se puede estimar y gestionar el costo y
la duracin.
Criterios de descomposicin:

Productos entregables
Fases
Subproyectos

Proceso de descomposicin
FIN

INICIO

SI

Identificar
entregables
principales

Puede estimarse
costos y duracin

NO

Identificar

Verificar

componentes

correccin de la

constitutivos

descomposicin

Para mayor detalle revisar el Estandar de Descomposicion del Trabajo publicado en la Web del PMI y
disponible como PDF, www.pmi.org

Ejemplo de EDT

Salidas:

Lnea base del alcance:

Enunciado del alcance del proyecto

EDT/WBS
Diccionario de la EDT/WBS

Actualizaciones a los documentos del

proyecto

Proceso 5.5 : Validar

el Alcance

Validar el alcance

Formalizar la aceptacin de los entregables del

proyecto que se hayan completado.
El beneficio clave de este proceso es que aporta
objetividad al proceso de aceptacin y aumenta
las posibilidades de que el producto, servicio o
resultado final sea aceptado mediante la
validacin de cada entregable individual.
Entradas
1. Plan para la Direccin
del Proyecto
2. Documentacin de
Requisitos
3. Matriz de Trazabilidad
de Requisitos.
4. Entregables Verificados
5. Datos de desempeo
del Trabajo.

Tcnicas-Herramientas
1. Inspeccin.
2. Tcnicas Grupales de
Toma de Decisiones.

Salidas
1. Entregables Aceptados
2. Solicitudes de Cambio.
3. Informacin de
Desempeo del trabajo.
4. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto.

Entradas

Plan para la Direccin del Proyecto

Documentacin de requisitos, enumera todos los
requisitos del proyecto del producto y de otra ndole para
el proyecto y el producto, junto con sus criterios de
aceptacin.
Matriz de trazabilidad de Requisitos, vincula los
requisitos con su origen y realiza su seguimiento a lo
largo del ciclo de vida del proyecto.
Entregables verificados, son entregables del proyecto
que se han completado y verificado en trminos de
correccin a travs del proceso de Controlar la calidad.
Datos de Desempeo del trabajo.

Herramienta o Tcnica: Inspeccin

Actividades como medir, examinar y validar

para determinar si el trabajo y los entregables
cumplen los requisitos y criterios de aceptacin
del producto.
Tambin se les denomina revisiones,
revisiones de producto, auditoras y revisiones
generales.

Salidas
Entregables aceptados

Los entregables que cumplen con los criterios
de aceptacin son formalmente firmados y
aprobados por el cliente o patrocinador.
Solicitudes de Cambio

Los entregables completados que no han
sido aceptados formalmente se documentan
junto con las razones por las cuales no
fueron aceptados.

Se procesan a travs del Proceso de Control
Integrado de Cambios.

Proceso 5.5 :
Controlar el Alcance

Controlar el Alcance

Monitorear el estado del alcance del proyecto y

del producto, y se gestionan cambios a la lnea
base del alcance.
El beneficio clave de este proceso es que
permite mantener la lnea base del alcance a lo
largo del proyecto.
Entradas

1. Plan para la Direccin

del Proyecto
2. Documentacin de
Requisitos
3. Matriz de Trazabilidad
de Requisitos.
4. Datos de desempeo
del Trabajo.
5. Activos de los procesos
de organizacin

Tcnicas-Herramientas
1. Anlisis de Variacin

Salidas
1. Informacin de Desempeo
del Trabajo.
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto.
4. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto.
5. Actualizaciones a los Activos
de los Procesos de la
Organizacin.

Herramienta o Tcnica: Anlisis de

Variacin

Tcnica para determinar la causa y el grado de

la diferencia entre la lnea base y el
desempeo real.
Las medidas del desempeo del proyecto se
utilizan para evaluar la magnitud de la
desviacin con respecto a la lnea base
original del alcance.

Salidas: Solicitudes de cambio

El anlisis del desempeo del alcance puede

dar lugar a una solicitud de cambio de la lnea
base del alcance.
Las solicitudes de cambio pueden incluir
acciones preventivas o correctivas, reparacin
de defectos o solicitudes de mejora.
Las solicitudes de cambio se procesan para
su revisin y tratamiento de acuerdo con el
proceso de Realizar el Control Integrado de
Cambios