LECCION 1

Poner en marcha el programa

Para poner en marcha el programa lo abrimos. Existen varias formas, por ejemplo
partiendo del botn "Inicio" de la esquina inferior izquierda.

Pulsamos el botn "Inicio" en la

esquina inferior izquierda.
Y subiendo pulsamos "Programas"

Seleccionamos el programa Excel

Nos aparece la pantalla del programa

La pantalla nos muestra una serie de barras de men y una zona cuadriculada con
numerosas casillas.
IMPORTANTE: La pantalla del programa puede mostrar distinto aspecto dependiendo
de las barras de men que se encuentren activadas. Si durante este curso hablamos
de una barra de men que no puede ver, tiene que ir precisamente a la instruccin
"Ver" de la barra superior y pulsar "Barras de herramientas"

Pulsar "Ver" en la barra superior. En la

imagen vemos que estn marcadas Estndar y
Formato. Por tanto las barras que aparecen en
pantalla son las dos marcadas.

Para aadir una barra a la pantalla la

marcamos. Por ejemplo cuando queramos
dibujar o incorporar figuras geomtricas,
marcamos Dibujo.

Y nos aparece una nueva barra con las

instrucciones para dibujar.

LECCION 2
Diferentes partes de la pantalla
Veamos ahora las diferentes partes de la pantalla comenzando por la parte superior.

La Barra de Ttulo. La barra azul de arriba muestra el nombre del programa y

el nombre del fichero. Como no hemos dado nombre todava al fichero pone
Libro 1, si el fichero tiene nombre pondr el nombre que le hemos dado. A la
derecha se encuentran los botones tpicos de Windows para reducir la imagen y
para cerrar.

La siguiente es la Barra de men, desde la que aparecen los men con todas
las rdenes fundamentales.

A continuacin, La Barra Estndar nos permite realizar rpidamente algunas

de las operaciones ms comunes como abrir y guardar ficheros, imprimirlos o
copiar y pegar lo copiado en otro lado.

La Barra de Formato. La Barra de formato puede aparecer a continuacin de

la Barra estndar o en una fila independiente.

Para cambiar entre una y otra alternativa:

Nos situamos sobre una Barra y pulsamos el botn DERECHO del ratn.
Pulsamos Personalizar.
Y en la pestaa Opciones, pulsamos sobre el recuadro de confirmacin de
"Las Barras Formato y Estndar comparten una fila"

LECCION 3
La Barra de Frmulas y la Hoja de trabajo

La Barra de Frmulas. La siguiente barra muestra la celda activa en este caso

la A1 y la zona para escribir o insertar frmulas en la celda activa.

Podemos cambiar de celda activa pulsando sobre el primer recuadro de esta barra y
sustituyendo el A1 por la celda a la que nos queremos cambiar.

Por ejemplo sustituimos la celda

activa A1 por la B3. Borramos A1,
ponemos B3 y pulsamos "Enter" en
el teclado.

La celda activa se muestra

recuadrada en negrilla.

Lo que escribimos detrs

del signo igual " =" se
muestra en la celda activa.

Escribimos por ejemplo

"Presupuesto"

LA HOJA DE TRABAJO
El gran rea formada por cuadrculas constituye la hoja de trabajo de la hoja de
clculo.

LAS COLUMNAS
En nuestra pantalla a continuacin tenemos las columnas designadas por letras.
En la siguiente imagen las columnas A, B, C, D, E, F y G

La hoja de clculo es mucho ms grande de lo que aparece en pantalla. Si nos

desplazamos a la derecha hasta el final llegamos en nuestra hoja de clculo hasta las
columnas IQ, IR, IS, IT, IU y IV. Podemos desplazarnos por la hoja de clculo
utilizando las flechas del teclado.

LAS FILAS

Las filas se nombran mediante

nmeros. En la imagen las filas 1, 2,
3, 4, 5, 5 y 7

LAS CELDAS
Las celdas se nombran por su columna y por el nmero de su fila

En la imagen las celdas

nombradas por su columna y el
nmero de lnea.

La celda activa es la celda 3 de

la columna B que se designa B3.
Escribimos primero la columna
y despus la fila.

LECCION 4
Escribir en la Hoja de trabajo

Vamos a escribir en la casilla B2 "Presupuesto Anual" y en la C2 "Total Ventas"

Pulsamos con el botn izquierdo del ratn sobre la

celda en la que deseamos escribir.

Podemos escribir directamente en la celda. por

ejemplo "Presupuesto Anual

Nos situamos en la C2 y escribimos "Total Ventas"

Hemos escrito "Presupuesto Anual" pero solo se ve "Presupuesto". La palabra "Anual" est oculta por la siguiente
columna.

Podemos hacer que se vea "Presupuesto Anual" ampliando la columna.

Nos situamos con el cursor en la barra donde estn

las letras que designan las columnas, entre las dos
columnas. Vase la crucecita en la figura.
Y manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn
nos desplazamos.

LECCION 5
Cambiar el tamao de visualizacin de las filas

Podemos cambiar el tamao de visualizacin de

las filas de igual modo.

Nos situamos en la barra que muestra los

nmeros de las filas en la lnea que queremos
mover.

Y manteniendo pulsado el ratn movemos la

lnea

Podemos cambiar la visualizacin de toda la Hoja de Trabajo mediante el

comando Zoom, de la Barra Estndar . .

Si seleccionamos un nmero ms pequeo la pantalla mostrar un mayor

nmero de celdas de menor tamao

LECCION 6
Las Hojas

LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo se compone de 256 columnas y varios miles de filas.

Para movernos por las distintas filas de la hoja de trabajo utilizando la barra de
desplazamiento que se encuentra en el lateral derecho de la pantalla.

Y cambiar las columnas que se muestran en pantalla mediante la barra

de desplazamiento inferior

Otra opcin para desplazarnos y cambiar las celdas que se muestran en

pantalla es utilizar las flechas del teclado, para movernos arriba, abajo, derecha
e izquierda.

Otra alternativa para movernos es:

o Pulsar en el teclado "Enter" para bajar una fila.
o Pulsar en el teclado el "Tabulador" (una tecla de la esquina izquierda con
flechas), para avanzar una columna.

HOJAS

En la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas
hojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos
realizar por ejemplo en cada hoja un presupuesto y posteriormente integrarlos.
Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos proyectos,
presupuestos o apartados analizados. Activamos por ejemplo la "Hoja nmero 2"

Y la barra inferior que nos facilita el movernos por la Hoja del Clculo.

LECCION 7
Seleccionar Filas y Columnas
Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy til para realizar de forma
conjunta operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un nuevo
formato a un gran grupo de celdas es mucho ms rpido marcar el grupo y aplicar a
todas a la vez el nuevo formato.

Para seleccionar una fila pulsamos sobre el nmero que designa la fila. Y si
queremos seleccionar varias filas mantenemos pulsado el botn y nos
desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las filas 4,5 y 6.

SELECCIONAR COLUMNAS

Para marcar una columna completa nos situamos en la barra superior de la

columna donde se encuentran las letras que designan las columnas y pulsamos
el botn izquierdo del ratn.

Podemos seleccionar varias columnas si mantenemos pulsado el botn del

ratn y nos desplazamos a las siguientes columnas.

LECCION 8
Seleccionar Bloques de celdas

Escoger un conjunto de celdas

Podemos fcilmente seleccionar un rectngulo de celdas pulsando sobre la

celda situada en una esquina y manteniendo pulsado el ratn nos movemos
hacia la esquina opuesta.
Otra forma de hacerlo es marcar la primera celda y manteniendo pulsada la
tecla de maysculas del teclado movernos a la ltima.

Seleccionamos por ejemplo desde la celda B3 a la D5. Pulsamos sobre la B3 y nos

movemos a la D5.

Qu hacer para seleccionar un conjunto de celdas salteadas?.

Por ejemplo queremos marcar las celdas B3,B4,B5 y las D3 y D4
1. Nos movemos desde B3 a B5 manteniendo pulsado el botn izquierdo del
ratn.
2. Mantenemos pulsada la tecla "Ctrl" (la tecla Control se encuentra en la
esquina inferior izquierda del teclado) pero soltamos el botn del ratn y nos
movemos a D3
3. Nos movemos desde D3 a D4 manteniendo pulsado el botn izquierdo del
ratn.

SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS

Puede ser til seleccionar todas las celdas. Por ejemplo cuando queremos dar un
mismo formato a todas las celdas

Pulsamos sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Arriba del

"1" que designa la primera columna.

LECCION 9
Introducir Datos y Cambiarlos en la Hoja de Trabajo

En la hoja de clculo podemos introducir texto, nmeros y funciones.

Nos situamos marcando con el ratn por ejemplo en la celda A2 y escribimos
PRESUPUESTO ANUAL.
Al introducir datos en una celta aparece en la Barra el smbolo X que nos
permite cancelar o eliminar lo que acabamos de introducir si nos hemos
equivocado o arrepentido.

Y aparece el smbolo para confirmar o introducir la informacin. Otra forma de

confirmar es simplemente pulsando Enter en nuestro teclado.

REALIZAR CORRECCIONES
Para cambiar el contenido de una celda que ya he confirmado:

Pulso sobre la celda que quiero cambiar. El programa muestra el contenido en

la parte superior.
Hago clic sobre la parte de la Barra que muestra el contenido de la celda.
Y pulsando en la tecla "Supr" borro el contenido o pulso en la tecla de retroceso
que se encuentra encima de Enter en el teclado para realizar modificaciones.

Por ejemplo he escrito PRESUPUESTO ANUAL pero descubro que tenia que poner
PRESUPUESTO MENSUAL

LECCION 10
Nombrar celdas y rangos

Excel permite un manejo fluido y sencillo de las celdas. Tanto

a travs de las columnas, las filas o manejando las celdas
individualmente.
Pero Excel tambin tiene en los Rangos otra herramienta
sumamente potente para el manejo de informacin. La
principal caracterstica de los rangos es que se les puede dar

un nombre, a un conjunto de celdas o incluso a una sola

celda, que seria un conjunto de solo una celda.

Y por que es tan importante el hecho de poder dar nombre

a los rangos?. Bueno, un rango no es mas que un conjunto
de celdas definido por sus celdas superior izquierda e inferior
derecha, separadas por dos puntos. Es fcil reconocer el
rango situndolo mentalmente en la hoja de calculo. Pero si
la hoja es muy grande Podramos recordar exactamente la
posicin de todos los conjuntos y subconjuntos de celdas?
Es mas sencillo hacer referencia a Ventas, que Z51:AZ54. y
a Compras que X32:Z37
Veamos un ejemplo, para asignar un nombre, el primer paso
es seleccionar el rango. C4:E4. Una vez que est marcado
escribiremos el nombre que deseemos para el rango en la
casilla del cuadro de nombres. Escribiremos Meses en la
casilla y pulsaremos la tecla intro.

Ya tenemos nuestro primer rango.

Veamos ahora sus ventajas, por ejemplo llevemos el puntero
a alguna celda lejana por ejemplo la H49. Si ahora
quisiermos ir de nuevo a la posicin de los meses, pero no
nos acordamos de su rango solo tenemos que pulsar la tecla
F5

Aqu se mostrara todos los rangos definidos, solo tendremos

que seleccionar y aceptar. Para que excel nos lleve de a la
posicin deseada

Los rangos tienen muchas mas utilidades que se vuelven

mas y mas imprescindibles cuanto mas grande y compleja es
la hoja de calculo en la que estamos trabajando

LECCION 11
Dar Formato a los Datos introducidos

Tenemos que seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar el formato.
Anteriormente vimos como seleccionar celdas. Por ejemplo hemos introducido
los datos de nuestro presupuesto mensual y marcamos las celdas a las que
deseamos dar formato.

Vamos a realizar un ejemplo en el que:

o A) Pondremos una Lnea de Contorno a nuestro presupuesto.
o B) Cambiaremos el tipo de letra a Verdana y aumentaremos el tamao de
las letras.
o C) Pondremos "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.
o D) En azul las letras correspondientes a los conceptos de gasto.
o E) Y el fondo de las celdas con nmeros lo pondremos de color verde
claro

Podemos utilizar el men Formato de la Barra superior o Barra men.

Tambin podemos acceder directamente a las funciones de formato ms

utilizadas teniendo activada en pantalla la Barra de Formato. Hemos pulsado
en el botn de flecha "Mas botones" para que se visualicen el resto de
opciones.

Si no aparece en su pantalla la Barra de Formato la

activamos con el comando Ver de la Barra de Men

LECCION 12
Ejemplo de Formato

A) Vamos a poner una lnea de contorno, es decir un recuadro alrededor de varias

celdas.

Pulsamos sobre Formato y Celdas una vez que tenemos seleccionadas las
celdas sobre las que queremos aplicar el formato.
Y aparece el formulario Formato de celdas.
o

En nuestro ejemplo en Lnea hemos seleccionado una gruesa.

Pulsamos sobre Contorno

Y Pulsamos Aceptar

Y nuestro presupuesto nos queda recuadrado.

B) Vamos a cambiar el tipo de letra a Verdana y aumentar a 16 el tamao de las
letras..

Seleccionamos las celdas

En la Barra de Formato pulsamos sobre el botn que muestra un tringulo

para cambiar el tipo de letra. Y seleccionamos por ejemplo Verdana.

Y aumentamos el tamao de las letras a 16, pulsando sobre el siguiente botn y

seleccionado 16

C) Poner "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita.

Seleccionamos la celda que queremos poner en negrita.

Y pulsamos la N de la Barra de Formato

D) Vamos en nuestro ejemplo a poner de color azul las letras correspondientes a los
conceptos de gastos.

Seleccionamos desde la celda donde pusimos Casa a la celda Ropa.

Si nuestra pantalla no muestra el botn Color de Fuente, pulsamos sobre el
botn Mas Botones que se encuentra al final de la Barra de Formato. Y
pulsamos sobre el botn Color de fuente.
Marcamos el color deseado.

E) Poner el fondo de las celdas con nmeros de color verde claro.

Seleccionamos la celdas a las que deseamos cambiar el color del fondo.

En la Barra de Formato pulsamos sobre Color de relleno.

Y pulsamos sobre el color verde claro.

Hemos cambiado el tamao de las columnas para visualizar las palabras completas.
Como vimos anteriormente para cambiar el tamao de las columnas nos situamos
con el cursor entre las letras que designan las columnas y manteniendo pulsado el
botn del ratn nos movemos.
Y el resultado correspondiente a nuestro ejemplo para cambiar el formato nos queda
como muestra la imagen de la derecha.

LECCION 13
Formulario Formato de Celdas

Las opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde la
Barra de Men

Seleccionamos las celdas a las que queremos dar formato.

Pulsando sobre Formato en la Barra superior y

Celdas.

En el formulario Formato de celdas que aparece pulsamos sobre la pestaa

de Fuente

En este formulario podemos cambiar la alineacin de los datos introducidos,

pulsando sobre la pestaa alineacin y marcando una nueva opcin.

Podemos cambiar el aspecto de las lneas que delimitan las celdas utilizando la
pestaa Bordes y seleccionando por ejemplo unas lneas ms gruesas.

Igualmente podemos cambiar el formato numrico en Nmero, y poner un

formato monetario por ejemplo.

En este mismo formulario podemos cambiar el fondo de las celdas

seleccionando diferentes tramas y proteger para ocultar o bloquear celdas

LECCION 14
Autoformatos en excel

El aspecto de nuestras hojas es un aspecto importante,

sobre todo si otras personas van a ver y evaluar nuestro
trabajo.
Ya hemos tenido algn contacto con los formatos en Excel,
pero hay una forma mas rpida y sencilla de mejorar el
aspecto de nuestro trabajo sin tener que dedicarle mucho
tiempo ni esfuerzo.
Vamos a aprender a manejar los autoformatos. Veamos una
pagina sin formatos.

El siguiente paso es seleccionar una celda que est dentro

de una tabla, por ejemplo C5.
Cuando est marcada en el men Formato, pulsaremos en la
opcin Autoformato

Atencin, es importante que hayamos seleccionado una

celda que pertenezca a una tabla, como es nuestro caso. Si
hubiramos pulsado en alguna celda, fuera de la tabla Excel
nos dara un mensaje de error.
Para evitarlo, solo tenemos que posicionarnos en el interior
de la tabla a la que queremos dar autoformato. Al pulsar en
Autoformato, nos surge el siguiente cuadro de dialogo

De entre todos los ejemplos predefinidos podemos elegir el

formato que consideremos mas apropiado para nuestra
tabla.

Slo tendremos que pulsar sobre el ejemplo deseado y

despus aceptar.

Este es nuestra tabla, tal como la hemos "diseado" rpida y

sencillamente.

LECCION 15
Alinear los Datos
Podemos llegar a las instrucciones para cambiar la alineacin por varios caminos. Por
ejemplo con los mismos datos que escribimos anteriormente ahora:
A) Los nmeros los vamos a centrar con respecto a su celda.

Seleccionamos las celdas correspondientes a los nmeros que queremos

centrar.
En la Barra de Formato pulsamos sobre el botn con la imagen de Centrar. Si
la imagen centrar no aparece en su pantalla debe pulsar en el botn Mas
Botones situado en el lateral derecho de la Barra formato.

B) La palabra TOTAL la vamos a alinear a la derecha.

Para alinear a la derecha la celda donde escribimos TOTAL practicaremos otro

camino.
Marcamos la celda y pulsamos el botn DERECHO del ratn
Pulsamos sobre Formato de celdas
Pulsamos sobre la pestaa Alineacin
Y en Horizontal seleccionamos Derecha

Y el resultado

LECCION 16
Desbordamiento de datos
Es bastante frecuente que cuando manejamos operaciones numricas se produzca
una desbordamiento de celda. Esto se produce cuando el dato no cabe en el espacio
visible de la celda. Cuando esto ocurre la Excel nos llama la atencin sobre ello con el
smbolo "#"

Hay varias formas en que Excel acta frente al desbordamiento, dependiendo si el

desbordamiento se produce en una celda con datos textos o con datos numricos
Si el desbordamiento se produce con datos texto, el comportamiento de Excel
depende de la situacin de la celda situada inmediatamente a su derecha.
Si est vaca, el texto se prolongara a su derecha libremente. Pero si est ocupada
entonces solo ser visible la parte del texto que quepa en la zona visible de la celda.

Es este ejemplo vemos dos desbordamientos distintos, el titulo de la celda B2 en texto

que se prolonga a C2. Y el desbordamiento numrico de E5, que al ser la cifra ms
extensa de la longitud de la celda, se muestra con el smbolo # repetido todo el ancho
de la celda
Eso no significa que haya habido un error o que hayamos perdido el resultado de
nuestros clculos. No, el dato sigue estando all, para verlo solo tendremos que
modificar el ancho de la columna hasta que aparezca el dato

Si el desborda una celda, numrica sin formula, podemos ver su contenido sin
necesidad de desplazar las columnas, sencillamente pulsando en ella y veremos
como su valor aparece en la barra de formulas

Puede haber otras ocasiones en que no nos importe ampliar un poco la celda. En
estos casos podremos ver el contenido de la celda en notacin cientfica.

La notacin cientfica se lee simplemente multiplicando el numero mostrado por 10

elevado a la cifra que hay tras el signo +. En otras palabras, se corre la coma tantos
puestos a la derecha como el numero que haya tras el signo +

LECCION 17
Guardar y Recuperar los Archivos

GUARDAR LOS ARCHIVOS

Tenemos varias opciones para guardar el trabajo que hemos realizado en la hoja de
clculo.

En la Barra de Men pulsamos sobre Archivo y

Guardar como
En el formulario que aparece le ponemos un nombre al fichero que guardamos.
En nuestro caso le ponemos el nombre ejemplo. Es aconsejable ser ordenado y
asignar diferentes directorios a los distintos tipos de ficheros y trabajos.

Y pulsamos Guardar

RECUPERAR FICHEROS QUE TENEMOS GUARDADOS

Pulsamos sobre Archivo en la Barra de Men

Pulsamos sobre Abrir

Y hacemos doble clic sobre el fichero que deseamos abrir. Si el fichero que
deseamos abrir no se encuentra el el listado que aparece nos movemos por los
diferentes directorios para encontrarlo.

Si el archivo que deseamos abrir ha sido uno de los ltimos que hemos
archivado con Excel al final del men Archivo puede aparecer.

LECCION 18
Propiedades del archivo

Las "Propiedades de archivo" es una funcionalidad de Excel que puede llegar a ser
extremadamente til en entornos de trabajo profesionales. Sobre todo en lugares de
trabajo donde es imprescindible trabajar en equipos, o donde un grupo de personas
necesita trabajar, acceder e incluso participar en el trabajo de otras personas.

En el siguiente cuadro de dilogo nos encontramos con diversas opciones de

personalizacin agrupadas en varios apartados, uno en cada pestaa. En algunas
pestaas puedes introducir datos y en solo Excel puede gestionar esos datos

Por ejemplo en la pestaa General no podremos introducir ningn dato. Aparecer

con los datos vacos hasta que lo guardemos por primera vez. En esta pestaa

aparecen los datos relacionados con la informacin de la grabacin del archivo.

Vamos a verla mas detenidamente.
En las opciones de la pestaa general podemos ver tres zonas bien diferenciadas,
La primera zona se refiere a la informacin del archivo. Por ejemplo Tipo y Tamao,
nos informan, como sus propios nombres indican, el tipo de archivo y el tamao que
ocupa el archivo

Ubicacin es una opcin mucho mas til, con ella podremos saber concretamente, en
el directorio, en el disco o en el terminal de red en que esta situado fsicamente el
archivo. Esto resulta til cuando se trabaja en redes locales, con mltiples lugares de
trabajo. Siempre es conveniente saber en que ordenador esta guardada la
informacin.
En la segunda zona de la pestaa, La informacin que nos puede resultar til de esta
pestaa hace referencia a las fechas y horas importantes para el documento

Creado, hace referencia al momento en que fue creado el archivo, es muy til para
conoce cuando se inicio el trabajo y para distinguir bocetos de trabajo y versiones que
hagan referencia al mismo proyecto.
Modificado, nos ayudara a saber cuando se grab por ultima vez la informacin del
archivo. Mas de una vez podemos encontrarnos dudando sobre que archivo contiene
la informacin mas actualizada.
En ultimo acceso, nos informa de la ultima vez que alguien abri el archivo solo para
consultarlo, sin grabar en l informacin. Esta informacin puede resultarnos
especialmente til en ambientes de trabajo corporativo, donde hay una gran nmeros
de personas accediendo a los documentos y necesitamos saber que a que versin se
esta accediendo.
En la ultima zona, se nos mostrarn los atributos del archivo

Se nos dir si podemos escribir en el, o si es solo lectura. Se nos dir si ha sido
modificado o no. Si es un archivo oculto o visible. Y por ltimo si es un archivo de
sistema o No.
De esta zona, ahora solo nos interesa saber, que gracias al atributo Modificado,
podemos distinguir fcilmente las versiones viejas de las nuevas. Y gracias al atributo
Slo lectura se limita el que se pueda modificar en nuestro fichero.
Hemos visto una pestaa en la que no podemos introducir informacin, veremos
ahora una en la que si podemos introducir informacin. Veremos la pestaa
"Resumen"

Esta vez la ventana estar dividida en dos zonas, en la superior, podremos introducir
la informacin relativa al autor.

Como por ejemplo: el titulo del libro y el asunto del que trata. Estos dos campos que
pueden parecer obvios cuando estamos trabajando en l. Pero intentar encontrar un
libro en particular, cuando hace meses que no lo hemos abierto puede ser una tarea
desesperante si no est bien clasificado.
El titulo y el asunto nos ayudan a manejar fcilmente grandes bibliotecas de libros.

Los campos personales de Autor, Administrador y Organizacin:

Adquieren todo su sentido cuando trabajamos en una organizacin amplia, y

especialmente si trabajamos en equipo o en red.
Estos campos deben ser los suficientemente descriptivos, para que cuando el
proyecto pase de una fase a otra se pueda identificar claramente al autor, por si es
necesaria ponerse en contacto con l.
En la ventana inferior introduciremos informacin relativa al contenido del libro de
trabajo, comentarios, palabras claves para buscar el libro mas a delante.

Excel tiene un sistema de bsqueda, para encontrar y ordenar los libros basndose
en los campos de esta zona. As pues la descripciones deben ser lo mas claras y
homogneas posibles, para que sea posible encontrar fcilmente todos los libros
segn palabras claves o categoras.
Si activamos "Guardar vista previa", cuando vayamos abrir un libro de trabajo
veremos una imagen de la primera hoja de calculo y decidir si es el que queremos
abrir.

LECCION 19
Operaciones Numricas

REALIZAR OPERACIONES NUMERICAS

Excel es una hoja de clculo y como su nombre indica su funcin fundamental es
trabajar con grandes volmenes de nmeros y realizar clculos numricos.
Sumar nmeros.

Marcamos los nmeros que deseamos sumar.

Pulsamos sobre el smbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra Estndar.

COMPONENTES DE LAS FUNCIONES

Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el
resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra de frmulas aparece la
expresin =SUMA(B4:B7).
La anterior frmula se compone de:

Comenzamos con el signo igual. Todas las frmulas comienzan con el signo
igual para indicarle al programa que se trata de una funcin y no de un texto.
A continuacin la funcin, es decir la operacin matemtica que deseamos
realizar. En nuestro caso SUMA
Y lo siguiente es especificar las celdas, donde se encuentran los nmeros sobre
los que deseamos realizar la operacin. En este caso como queremos sumar
los nmeros que se encuentran desde la celda B4 a la B7 escribimos B4 dos
puntos y B7.El formato es por ejemplo B4:B7

EJEMPLOS
Vamos a sumar 34 que colocaremos en la celda A1 y 56 que colocaremos en B1.
Vamos a escribir nosotros la frmula.

Escribimos 34 en la celda A1 y 56 en la celda B1

Nos situamos en C1 y escribimos =SUMA(A1:B1) y
Pulsamos Enter en nuestro teclado o pulsamos el botn aceptar de la Barra
frmulas.

SUMAS EN FILAS Y COLUMNAS

Vamos a sumar por filas y por columnas.

Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.

Marcamos las celdas que contienen los nmeros y dejamos celdas libres en la
columna y fila siguientes.

Pulsamos sobre Sumatorio o Autosuma en la Barra de frmulas.

Y el resultado es que:

Los primeros cuatro nmeros de la columna C son el resultado de sumar los

dos nmeros de cada fila.

Los resultados que aparecen en la fila 5 son la suma de los nmeros de la

columna superior.

Y observe que en la celda C5 el resultado que aparece es la suma de todos los

nmeros que tenemos inicialmente en las dos columnas

LECCION 20
Operaciones matemticos
Las operaciones matemticas fundamentales pueden realizarse directa y
fcilmente con el programa Excel.
SUMAR
Para sumar directamente varios nmeros:

Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=", para

indicar al programa que se trata de una operacin matemtica.
Sumamos utilizando el signo +
Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de
cambiar de celda.

Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y pulsamos
Enter en el teclado.

MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS

Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para

multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos Enter en el
teclado.
Dividir. Dividimos con el smbolo / . Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2
escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter.
Potencias. elevar un nmero a una potencia es multiplicar ese nmero por si
mismo un cierto nmero de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a
2*2*2*2, que da como resultado 16. Para elevar un nmero a un nmero a una
cierta potencia podemos emplear el smbolo ^ . Por ejemplo 2 elevado a 4 lo
escribimos en una celda =2^4. Al pulsar Enter en la celda aparece el resultado
de 16

EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMATICAS

En matemticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado.
El programa Excel calcula en un cierto orden:

Primero las operaciones entre parntesis.

Las potencias
Las multiplicaciones y divisiones
Sumas y restas.

EJEMPLO
Realizar la operacin 4*(4-3)
NO es 4 por 4 menos 3 que dara como resultado 13
Sino que primero se calcula el parntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica
por 4.
Por tanto el resultado es 4

EJEMPLO
Cul es el resultado de la operacin 4+5*2-7*(2+3)^3 ?

El programa primero calcula el parntesis (2+3) que da 5

Despus calcula la potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125

A continuacin las multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125 que
da 875
Nos queda 4+10-875 es decir 14 menos 875 que da como resultado un nmero
negativo -861

LECCION 21
Orden de las operaciones
Lo ms normal es que solo utilicemos formulas con dos operadores.

Pero Excel es mucho ms potente que esto. Con Excel podemos utilizar tantos
operandos y operadores como necesitemos.
Vamos a ver algunos ejemplos:
Con un solo operador hacemos que el contenido de una celda aparezca en otra

Y si modificamos la celda original, tambien se modificara automticamente la celda de

la formula.
Con dos operadores:

Ya conocemos suficientemente este tipo de formulas, asi que no le dedicaremos mas

tiempo
Con mas de dos operadores. Esto lo veremos mas claramente con un ejemplo
En la siguiente imagen calculamos los beneficios por participacin, y le restamos los
impuestos.

Hemos escrito la formula tal como la enunciamos: Los ingresos menos los gastos,
divididos por el numero de participaciones y finalmente le restamos los impuestos.
El resultado obtenido es 534
Pero Excel tiene un sistema de prioridad de operandos, esto significa que Excel
comprueba la formula primero y ejecuta las operaciones de dos en dos empezando
por los operandos mas importantes segn su orden de prioridad
El orden es el siguiente: Primero se ejecutan las operaciones que estan entre
parntesis, primero los mas anidados. Segundo la exponenciacion. Tercero la
multiplicacin y divisin, en caso de igual importancia se evalua primero el situado
mas a la izquierda. Y por ultimo se evaluan la suma y la resta, con el mismo criterio de
igualdad que la multiplicacin y la division.

Asi pues en la operacin anterior lo que hicimos realmente fue: dividir los gastos por
el numero de participaciones y el resultado se lo restamos a los ingresos y al total le
restamos los impuestos.
Para construir la formula que queriamos tendramos que haber usado los parntesis
para priorizar las operaciones como en el ejemplo inferior

Observa la diferencia de resultados

LECCION 22
Listas
Excel tiene funcionalidades orientadas a facilitarnos la introduccin de datos en las
hojas de clculo.
Una de ellas son las listas.
Las listas consisten en que mientras vamos introduciendo datos en una columna
Excel crea automticamente una lista con todos ellos. Y cuando vayamos a repetir un
dato ya introducido, Excel nos permite seleccionarlo de la lista en vez de rescribirlo.
Por ejemplo, tras teclear esta columna de datos

Nos situamos en la primera celda vaca que haya tras los datos y pulsamos el botn
derecho del ratn

En el men que se ha desplegado, elegiremos la opcin "Elegir de la lista".

Excel nos mostrara una lista con todos los datos introducidos en la columna hasta el
momento.

Para insertar uno de ellos en la celda elegida solo tenemos que pulsar en l.
Excel tiene otras funciones de automatizacin relacionada con las listas, por ejemplo
si escribimos Lunes y arrastramos la ventana

Veremos que una nota nos va mostrando los distintos das de la semana y si soltamos
el ratn

Vemos que se crea automticamente una lista con los das de la semana.
Para ahorrarnos trabajo Excel tiene predefinidas listas con los das de la semana, los
das de la semana abreviados, los meses y los meses abreviados.

LECCION 23
Funciones

Las anteriores frmulas utilizan los operadores matemticos normales, mientras

que las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parmetros. Las
funciones son frmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados
argumentos.
Por ejemplo la funcin que nos permite realizar la suma de los nmeros introducidos
desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde:

Comenzamos la funcin con el signo igual "=" para indicar al programa que se
trata de una funcin.
El nombre de la funcin que queremos realizar. La operacin que deseamos
realizar en este caso SUMA
El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se
encuentran los nmeros a sumar.

En este curso en los primeros ejemplos estamos utilizando como argumentos de las
frmulas referencias de celdas. Pero en general los argumentos pueden ser nmeros,
texto, valores lgicos, matrices o referencias de celdas.
Las funciones adoptan la forma de
=FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...), donde los argumentos se
encuentran separados por punto y coma.
Por tanto para sumar los nmeros introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4 tenemos
varias posibilidades

Utilizar la funcin SUMA y escribir

todos los argumentos uno detrs de
otro

=SUMA(A1;A2;A3;A4)

Utilizamos la funcin SUMA pero

ahora resumimos las celdas
escribiendo la primera, dos puntos y la
ltima

=SUMA(A1:A4)

Sumamos mediante el operador

matemtico suma u escribiendo todas
las celdas

=A1+A2+A3+A4

EJEMPLO

Vamos a partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen. Vamos a utilizar
dos funciones:

Calcular las sumas y

Una funcin para calcular que cantidad corresponde a las ventas ms bajas de
un mes y zona.

El texto "Ventas mensuales" lo tecleamos en la celda A1 y luego hemos

marcado desde la celda A1 a la E1 y pulsado el botn Combinar y centrar.
Para adaptar el formato de los nmeros hemos utilizado el botn Euro de la
barra de formato.

Vamos a utilizar primero la funcin Autosuma que conocemos para calcular los
totales. Para sumar la primera columna la funcin quedara =SUMA(B4:B7)
Independientemente del clculo anterior vamos a calcular el mes y la zona al que
corresponden la ventas ms bajas utilizamos la funcin Mnimo que se designa por
MIN.
Vamos a calcular el mnimo de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto el
argumento es la zona de datos sobre la que deseamos calcular el mnimo. Es decir
desde B4 a C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7)
La funcin queda =MIN(B4:C7)
Escribimos la funcin en la celda B11
Y el resultado se muestra en la siguiente imagen.

Una de las cuestiones ms interesantes de las Hojas de Clculo es que nos permite
cambiar los datos y las funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta los
nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el nmero 122,00 que aparece en la
celda C7 por el nmero 350 y comprobaremos como afecta a la suma de su columna
y al resultado mnimo de ventas.
Y el resultado es que la suma de la columna de febrero refleja el cambio que hemos
efectuado y la funcin mnimo tambin.

LECCION 24
Insertar Funcin

El programa Excel cuenta con gran nmero de funciones predefinidas a las que se
accede fcilmente partiendo del botn Pegar Funcin.

Nos situamos en la celda donde queremos colocar la frmula y donde se

mostrara el resultado de la funcin. en nuestro ejemplo vamos a calcular la
media aritmtica de los valores introducidos en las celdas A4, B4, C4 y D4 y el
resultado queremos que aparezca en E4. La media aritmtica suma los
nmeros y los divide entre el nmero de elementos sumados. Por tanto nuestra
funcin realizar la operacin matemtica de sumar 4+6+2+10 y dividir por
cuatro.

En la Barra Estndar pulsamos sobre el botn Pegar Funcin

Nos aparece un cuadro en el que tenemos primero que seleccionar el grupo en

que se encuentra la funcin que deseamos utilizar, es decir pulsamos sobre
una Categora de la funcin. En nuestro ejemplo la funcin media aritmtica
se encuentra dentro la Categora de funciones Estadsticas.

Y una vez seleccionada la Categora de la funcin nos queda seleccionar a la

derecha del cuadro el Nombre de la funcin, el nombre que designa a la
media aritmtica es PROMEDIO

Pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. En nuestro ejemplo es el cuadro

correspondiente a la funcin promedio. Ahora se trata de especificar los
argumentos de la funcin PROMEDIO. En nuestro caso consiste en especificar
las celdas que contienen los nmeros a los que queremos calcular la media
aritmtica. El programa automticamente asume que son los nmeros que se
encuentran a la izquierda de la casilla donde estamos introduciendo la frmula.
Si el programa no pone correctamente las celdas que queremos utilizar para el
clculo cambiamos los nombres de las celdas donde pone Nmero1.

Y en la celda marcada se coloca la funcin y nos muestra el resultado de aplicar dicha

funcin a los argumentos seleccionados. En nuestro ejemplo la media aritmtica da
cinco y medio como se muestra en la celda E4 donde hemos introducido la frmula

LECCION 25
Crear series

Si necesitamos escribir una serie de nmeros o una serie de trminos como

Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la creacin
de modo muy rpido de la serie.
Vamos a generar la serie con los meses del ao.

Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie.

Nos situamos en la esquina de la celda.
Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el botn del ratn
nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la
serie.

Y el resultado cuando soltamos el botn ser una serie con tantos trminos como
casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero
igual podemos escribir todos los meses del ao de forma automtica.

CREAR SERIES NUMERICAS

Con Excel es fcil crear series numricas.
Vamos a generar la serie numrica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja de
clculo solo el 2 y el 4.

Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la

siguiente.
Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas
marcadas y aparece una crucecita negra.
manteniendo pulsado el botn del ratn nos desplazamos a las celdas donde
deseamos que se escriba la serie.

Y el resultado es la generacin rpida y automtica de una serie numrica

LECCION 26
Utilizar nombres de rango en las funciones
Hemos aprendido en anteriores lecciones la importancia de los rangos y como dar
nombre a los rangos. En esta leccin aprenderemos la utilidad de aplicar los rangos a
las funciones.
Vamos a verlo con un ejemplo

Crearemos un rango para cada mes y tambin para cada articulo, como ya sabemos,
simplemente seleccionando las celdas que deseemos y dndole el nombre de su
titulo

Y tambin para el articulo

Ahora crearemos una formula que que sume las compras realizada en Enero. Para
ellos solo tendremos que teclear en la celda correspondiente al siguiente formula
"=Suma(Enero)"

Como podemos ver Excel ha calculado el resultado del sumatorio del rango de Enero,
sin tener que introducir las celdas de inicio y final.
Podemos darle el nombre que queramos a los rangos, por ejemplo es mas fcil
identificar el rango SumaComprasEnero, que simplemente Enero.
Los rangos tienen una peculiaridad mas, son referencias absolutas. Por ejemplo:
Si copiamos la formula de enero en febrero, al contrario de lo que ocurre en otras
ocasiones, la formula no se actualizara con los datos de su nueva columna.

Si no que el resultado sigue haciendo referencia al contenido del rango que hemos
definido como Enero.
La principal utilidad de esto es que podemos utilizar facilmente las rangos de las
funciones en cualquier parte de la hoja de clculo, sin preocuparnos por celdas, ni
casillas. Simplemente tendremos que haber definido bien el rango como por ejemplo
"ComprasEnero"

LECCION 27
Copiar
La secuencia para copiar el contenido de una o varias celdas, en las que la
informacin ya esta introducida y reproducirlas en otras:
1. Lo primero es seleccionar las celdas que vamos a copiar. Marcamos la celda o
las celdas donde se encuentra la informacin que deseamos copiar.
2. Emplear el comando Copiar. Disponemos de varias opciones para llegar al
comando copiar.

Partiendo del Comando

Edicin de la Barra de men

Pulsando el Botn
DERECHO del ratn.

3. Seleccionar el rea donde se copiara el contenido.

4. Seleccionamos Edicin en la Barra de men.
5. Y pulsamos sobre Pegar
Igualmente podemos acceder a los comandos Copiar y Pegar utilizando la Barra de
Formato.

EJEMPLO
Vamos a escribir la palabra "gastos" en la celda A2 y a continuacin en vez de escribir
la palabra de nuevo la vamos a copiar en las celdas A4, A5 y A6.

Escribimos gastos en la celda A2 y pulsamos Enter.

Pulsamos con el ratn sobre la celda A2 y la marcamos.

Pulsamos el botn DERECHO del ratn y del men que aparece

seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se pone intermitente.

En la celda A4, pulsamos para marcarla como lugar de destino de la copia.

Pulsamos el botn DERECHO del ratn y del men que aparece

seleccionamos pegar.

Marcamos la celda A5 y pulsando el botn DERECHO del ratn, en el men

que aparece, seleccionamos Pegar.

Repetimos la operacin en la celda A6.

Pulsamos la tecla de Escape "Esc", que se encuentra en la esquina superior

izquierda.

Y el resultado muestra las tres celdas donde hemos copiado el contenido de la A2. En
la imagen la celda activa es la A6 como se muestra tambin en la Barra de frmulas
que muestra el nombre de la celda activa y su contenido.

Otra forma de copiar el contenido de una celda en otras es:

Marcar la celda
Nos situamos en la esquina de la celda para que aparezca una crucecita negra.
Manteniendo pulsada nos movemos a las siguientes celdas donde se
reproduce la informacin.

EJEMPLO
Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y vamos a copiar la palabra a las
celdas C3, C4, C5 y C6.

Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y pulsamos Enter

Marcamos la celda C2 y nos situamos en la esquina de la celda.

Cuando aparece la crucecita negra, manteniendo pulsado el botn del ratn

nos movemos hasta C6.

Soltamos el botn y aparece el resultado de copiar la celda.

Y el resultado

LECCION 28
Copiar Frmulas
Una operacin frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Clculo es copiar
las frmulas introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de Clculo.
Para copiar una frmula se emplea el mismo mtodo de Copiar y Pegar. Por tanto:
1. Seleccionamos las celdas donde se encuentra la frmula que deseamos copiar.
2. Pulsamos el comando Edicin y Copiar
3. Marcamos las celdas donde queremos copiar la frmula
4. Pulsamos Edicin y Pegar

EJEMPLO
Tenemos unos nmeros en la columna A que queremos sumar a los nmeros de la
columna B.
Se trata de sumar el nmero de la celda A1 y el nmero de B1 y el resultado ponerlo
en C1. Sumar el nmero de la celda A2 y la celda B2 y el resultado ponerlo en la C2.
Y as con todas las filas de nmeros.
Partimos de los nmeros que se muestran en la primera imagen.

En la celda C1 vamos a introducir la frmula para sumar los dos nmeros de la

primera fila. Escribimos =SUMA(A1:B1). Hemos comenzado escribiendo el
signo igual "=" que indica al programa que se trata de una frmula. A
continuacin escribimos la operacin matemtica que queremos hacer que en
nuestro ejemplo es SUMA. Y entre parntesis las celdas sobre las que se
realiza la operacin. Vamos a sumar las celdas A1 y la B1, por lo que
escribimos A1 indicando donde comienzan los datos, dos puntos y B1 indicando
donde terminan los datos.

Pulsando Enter aparece el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto aparece un 9

en la celda C1.
Pulsamos sobre la celda C1
Y pulsando en el botn DERECHO del ratn seleccionamos Copiar. El contorno
de la celda se poner intermitente.
Marcamos desde la celda C2 a la C6 y pulsando el botn DERECHO del ratn
seleccionamos Pegar. Y pulsamos "Esc".

Y el resultado que aparece es el siguiente

Es importante observar que no hemos copiado el nmero 9 que estaba en la celda C1

sino la frmula que estaba en esa celda..
Y es importante comprender que la copia de la frmula es una copia relativa y no
absoluta. Es decir hemos copiado la frmula =SUMA(A1:B1) y lo que aparece en C2
es =SUMA(A2:B2).
Al copiar la frmula una fila ms abajo el programa por defecto asume que los
nmeros que queremos sumar son tambin de la fila siguiente.

Si queremos que al copiar la frmula en otra celda el resultado se mantenga y el

programa no cambie el rango de celdas sobre el que se realiza la suma debemos
emplear una copia absoluta.
Tenemos que escribir el signo del dlar "$" antes de las letras y los nmeros que
corresponden a las celdas. De esta forma la copia ser absoluta y no relativa.
La anterior funcin quedara =SUMA($A$1:$B$1)

LECCION 29
Copiar el nmero de una celda pero no la frmula
Hemos visto que por el procedimiento ms sencillo de copiar y pegar si una
celda tiene una frmula lo que se copia es la frmula y no el valor o el resultado de la
frmula.
En ocasiones deseamos copiar el resultado de una frmula que esta en una celda
pero no la frmula en si.
Los pasos a seguir para copiar el valor de la celda son:

Marcamos la celda que deseamos copiar. Por ejemplo la misma que

anteriormente la C1
Pulsamos Edicin y Copiar
Seleccionamos la celda donde vamos a copiar el valor. Por ejemplo la C2
Seleccionamos Edicin y Pegado Especial. Igualmente pulsando el botn
DERECHO del ratn.
En el cuadro Pegado Especial que aparece marcamos Valores.
Y se pulsa Aceptar y la tecla Escape

Y el resultado es que ahora en la celda C2, en vez de aparecer la suma de los dos
nmeros anteriores de la fila, aparece el nmero 9 que hemos copiado de la celda C1.

LECCION 30
Copiar Formato
Otra opcin de copiado consiste en copiar el formato de una celda a otras. Por
ejemplo si tenemos definido un cierto tipo de letra, fondo, tamao de la letra, negrita
en una celda y queremos utilizar el mismo formato en otras.

Seleccionamos Edicin y Copiar, una vez marcada la celda de donde

queremos tomar el formato.
Seleccionamos Edicin y Pegado especial

En el cuadro de Pegado Especial que aparece marcamos Formatos.

Igualmente podemos copiar el formato utilizando el botn Copiar Formato de la

Barra de Formato.

Marcamos la celda que tiene el formato que deseamos copiar.

Pulsamos sobre el botn Copiar Formato de la Barra de Formato.

Y pulsamos sobre la celda a la que queremos aplicar el nuevo formato.

EJEMPLO
En la celda A1 tenemos escrito Casa con un formato de tipo de letra, tamao, negrita
y fondo amarillo. Queremos copiar esas caractersticas de formato a las celdas A2, A3
y A4 sin tener que repetir todos los pasos para dar formato a cada celda.

Y el resultado es que hemos puesto el formato de la celda A1 a las restantes

LECCION 31
Mover
Para quitar la informacin que hemos introducido en una zona de la Hoja de
clculo y ponerla en otra, podemos utilizar el comando Cortar.
Para mover la informacin introducida en celdas, columnas o filas.

Seleccionamos el grupo de celdas, la columna o la fila que deseamos cambiar

de ubicacin.
Pulsamos Edicin en la Barra superior

Pulsamos sobre Cortar

Marcamos donde queremos que se coloque la informacin que estamos

moviendo.

Pulsamos Pegar

Podemos utilizar directamente los botones de la Barra de formato para cortar y

pegar

Si pegamos sobre una zona que contiene informacin, la misma la borramos al pegar
una nueva informacin encima.
Si nos hemos equivocado al pegar o en cualquier otra accin, un botn muy til y
seguramente uno de los ms utilizados es el botn de Deshacer que encontramos a
continuacin en la barra Estndar.

EJEMPLO
Vamos a mover el contenido de la columna A y colocarlo en la columna C.

Marcamos la columna A, pulsamos Edicin y Cortar.

Marcamos la columna C y pulsamos Pegar

LECCION 32
Los Grficos

Es fcil realizar grficos partiendo de unos datos con el Asistente de grficos.

Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.

Marcamos los datos que vamos a utilizar para el grfico.

En la Barra Estndar pulsamos sobre el botn Asistente de grficos

Nos aparece el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En el primero

tenemos que marcar el Tipo de grfico. Es decir de que grupo queremos el
grfico y dentro del tipo de grfico seleccionar a la derecha uno concreto. En
nuestro ejemplo como Tipo hemos elegido Lneas y hemos seleccionado la
primera opcin dentro del grupo de grficos disponibles.

En el siguiente cuadro tenemos que definir de donde se toman los datos para
realizar el grfico. En este caso hemos marcado desde el principio las celdas
desde las que se tomarn los datos para dibujar el grfico. Y aparece bien
definido el rango de celdas desde el que se tomarn los datos. Si las celdas
que aparecen a continuacin de Rango de datos, no corresponden a las que
contienen los datos de grfico debemos escribir el rango correcto.

En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de aadir un ttulo. En este caso

ya lo hemos tomado al marcar Ventas al comienzo. Podemos aadir un ttulo a
los ejes del grfico., En nuestro caso aadimos Meses para la escala horizontal
y millones para la vertical como ttulos explicativos de los ejes.

El ltimo cuadro nos permite seleccionar la ubicacin del grfico. Podemos

colocar el grfico insertado en una Hoja o podemos asignar una hoja para el
grfico.

Y el resultado se muestra en la imagen. Pulsando sobre los puntos del recuadro

del grfico y movindonos sin dejar de pulsar, podemos modificar el tamao del
grfico.

Una cuestin muy interesante en relacin a los grficos en que se encuentran

enlazados a los datos de los que procede. De tal forma que si cambiamos por ejemplo
en la celda A4 el nmero 46 por 99 y pulsamos Enter, el grfico refleja
automticamente el nuevo dato.

LECCION 33
Modificar grficos
Adems de poder realizar cambios en los grficos modificando los valores que se
encuentran vinculados al grfico, podemos modificar el formato. Es fcil cambiar la
visualizacin del grfico.
Comenzamos cambiando el rea de grfico.

Pulsamos sobre el rea de grfico. En nuestro ejemplo la zona blanca.

Aparecen unos puntos recuadrando todo el grfico.
Pulsamos el botn DERECHO del ratn y aparece un men.
Seleccionamos el comando para cambiar el rea de grfico. Podemos modificar
el formato, el tipo de grfico, de que celdas proceden los datos para trazar el
grfico, los ttulos del grfico y la ubicacin. En nuestro ejemplo seleccionamos
cambiar el Formato de rea de grfico

Aparece el cuadro de Formato de rea del grfico en el que podemos cambiar

el formato del texto que aparece en el rea de grfico. Nosotros en nuestro
ejemplo seleccionamos cambiar el tipo de letra por Verdana en Negrita y de
Tamao 8. Y pulsamos Aceptar

Del mismo modo, es decir marcndolo y pulsando el botn DERECHO del ratn
podemos activar el men para realizar cambios en la Leyenda. En nuestro
ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de leyenda.

Aparece un men para cambiar el Formato de leyenda. En nuestro ejemplo

hemos decidido pulsar sobre la pestaa Tramas para cambiar el color del fondo
y seleccionar un celeste.

Hemos igualmente marcado el rea de trazado y pulsado el botn DERECHO

del ratn. El rea de trazado se muestra encuadrada por puntos negros y una
lnea discontinua. Del men que aparece seleccionamos Formato de rea de
trazado.

En el cuadro de Formato del rea de trazado seleccionamos tambin un fondo

celeste para el rea de trazado.

En la siguiente imagen se muestra ell resultado de aplicar el nuevo formato a nuestro

grfico inicial.

Hemos analizado algunas de las opciones para cambiar los grficos pero
indudablemente los men permiten otras mltiples posibilidades como borrar
una parte del grfico como vemos en la siguiente imagen.

LECCION 34
Aadir Dibujos
Una forma fcil de aadir dibujos como flechas o cuadrados es utilizar la Barra
de Dibujo.
Si nuestra pantalla no muestra en la parte de abajo la Barra de Dibujo la podemos
activar seleccionando en la Barra superior Ver y pulsando sobre Barras de
herramientas y Dibujo

Desde esta barra podemos acceder a mltiples figuras grficas predefinidas como
diferentes tipos de flechas.
Pulsando sobre Autoformas accedemos a diferentes tipos de flechas.

Pulsamos sobre el tipo de dibujo deseado. por ejemplo Lneas y elegimos un

tipo de flecha.
Marcamos en la hoja el punto de comienzo y nos movemos sin soltar el botn
del ratn, hasta el otro extremo.

Una vez dibujadas podemos cambiar la orientacin de las flechas mediante el

comando Dibujo de la Barra de Dibujo

Marcamos la flecha que queremos girar.

Pulsamos Dibujo

Pulsamos Girar o voltear

Seleccionamos una de las opciones. Por ejemplo Girar a la izquierda.

En la imagen vemos los botones de la Barra de herramientas que tenemos que pulsar
y como la flecha que apuntaba a la derecha ahora apunta arriba.

La Barra de Dibujo dispone de botones para dibujar directamente algunas figuras o

para cambiar el formato.

Podemos dibujar directamente un

rectngulo o crculo desde el botn
de la Barra de Dibujo

Y podemos cambiar los colores

empleados en el fondo, las lneas o
el texto directamente desde la
Barra de Dibujo

LECCION 35
insertar

INSERTAR CELDAS

Nos situamos donde deseamos insertar la celda

Seleccionamos Insertar en la Barra de men
Pulsamos sobre Celdas
Seleccionamos si queremos que se inserte la celda en blanco arriba o abajo de
donde estamos situados. Y pulsamos Aceptar

INSERTAR COLUMNAS

Marcamos la columna donde deseamos aadir una nueva columna en blanco a

su izquierda.
Seleccionamos Insertar en la Barra de men.
Pulsamos sobre Columnas.

Si queremos aadir varias columnas marcamos varias columnas antes de seleccionar

Insertar. Podemos marcar las columnas pulsando sobre la Barra en que se
encuentran las letras que dan nombre a las columnas y sin soltar el botn del ratn
nos desplazamos.
El nmero de columnas en la hoja de clculo se mantiene en 256. Para aadir nuevas
columnas el programa elimina las ltimas. Por tanto si las ltimas filas contienen
datos el programa no permite aadir nuevas columnas.

INSERTAR FILAS

Nos situamos a la altura donde queremos aadir una fila. La fila se aade arriba
de donde estamos.
Pulsamos Insertar
Y pulsamos sobre Filas

INSERTAR HOJAS DE CALCULO

Pulsamos Insertar
Y hacemos clic sobre Hoja de clculo

Una vez insertada podemos cambiar su posicin en el libro simplemente pulsando

sobre la pestaa Hoja4 por ejemplo y manteniendo pulsada arrastramos la pestaa a
la posicin seleccionada.
Pulsando sobre las pestaas de Hojas que se encuentran en la parte de abajo de la
Hoja de trabajo y pulsando el botn DERECHO del ratn accedemos al men desde
el que podemos Eliminar, Mover o Cambiar el nombre a la Hoja. Adems podemos
Insertar Hojas y Grficos.

LECCION 36
Eliminar
ELIMINAR CELDAS

Seleccionamos las celdas que deseamos eliminar.

Pulsamos sobre Edicin
Y sobre Eliminar
En el cuadro que aparece marcamos si deseamos que las celdas que ocuparan
el lugar que hemos borrado se desplacen desde la derecha o izquierda y
pulsamos Aceptar

ELIMINAR COLUMNAS

Seleccionamos la columna que deseamos eliminar.

Pulsamos sobre Edicin en la Barra de men.

Pulsamos sobre Eliminar

ELIMINAR FILA

Marcamos la fila que deseamos eliminar

Pulsamos Edicin
Pulsamos Eliminar

ELIMINAR HOJA

Nos situamos en la Hoja que deseamos eliminar. Si estamos situados en otra

Hoja pulsamos la pestaa correspondiente a la Hoja que deseamos eliminar en
la parte inferior de la Hoja de trabajo. Es importante para no perder datos tener
claro en que Hoja estamos situados antes de eliminar una Hoja. Vamos a
eliminar en nuestro ejemplo la Hoja 5.

Pulsamos sobre Edicin.

Y seleccionamos Eliminar Hoja

LECCION 37
Ortografa

Mediante la verificacin ortogrfica podemos comprobar los errores del texto.

Activamos la funcin de correccin ortogrfica desde el comando

Herramientas de la Barra de men.
Y pulsamos sobre Ortografa.

Igualmente podemos activar la correccin ortogrfica pulsando sobre el botn de la

Barra Estndar que activa la verificacin ortogrfica.

En el cuadro de dilogo que aparece podemos optar por:

o Omitir si consideramos que la palabra no constituye una falta de
ortografa y preferimos mantenerla.
o Cambiar, si consideramos que efectivamente es un error. La palabra que
escribimos la sustituimos por la que pone en Cambiar por. Si preferimos
otra opcin para realizar el cambio tenemos que marcarla entre las
sugerencias o poner otra que nos parezca ms adecuada.
o Agregar incorpora la palabra al diccionario que se encuentra en el fichero
que muestra Agregar palabras a. Agregar nos permite incorporar una
palabra que es correcta y el programa la considera un error. Al
incorporarla la prxima vez no aparecer como error.
o Cambiar todas, permite corregir el mismo error en el resto de la Hoja de
clculo

El comando Autocorreccin nos permite activar o desactivar algunas funciones

automticas del programa como sustituir dos maysculas iniciales por una. Si
tenemos activada Corregir DOs MAysculas cuando escribimos CAmin el programa
lo sustituye automticamente por Camin.
Para activar o desactivar las diferentes opciones del comando Autocorregir:

Pulsamos Herramientas en la Barra superior

Y seleccionamos Autocorreccin

LECCION 38
Ortografa
Ya hemos hablado de cmo Excel nos facilita la introduccin de datos. Vamos a ver
ahora otra de estas caractersticas.
La opcin Autocompletar consiste en que Excel recuerda los datos que estamos
introduciendo y si en la misma columna..

Introducimos un dato nuevo, Excel lo compara con los existentes y si empieza igual,
Excel lo completa con los datos que coincidan con los caracteres introducidos

Si queremos aceptar su sugerencia slo tendremos que pulsar la tecla intro.

Pero si queremos introducir otra palabra slo tendremos que seguir tecleando
ignorando su sugerencia

Si hubiera dos o ms palabras que coincidieran su inicio, Excel no mostrara una

sugerencia hasta que escribamos una letra que marcara la diferencia entre las dos
opciones
Excel guarda aun una herramienta mas para facilitarnos el trabajo, el Autollenado, su
utilidad es copiar datos.
Por ejemplo: Al situar el puntero en la esquina inferior derecha de la celda
seleccionada, tras dejar pulsado el botn del ratn durante unos instantes

Podemos arrastrar el ratn hacia abajo

Y Excel nos muestra el texto que insertara tantas veces como celdas sealemos.
Tambin podemos copiar mas de una celda. Simplemente seleccionando cuantas
celdas deseemos

Y arrastrando como ya sabemos. Pero hay que tener en cuenta que este sistema no
desplaza, simplemente copia sin preocuparse de los datos que hubiera previamente
en esas celdas,

El resultado final es el siguiente

LECCION 39
Imprimir

Antes de imprimir la pgina suele ser necesario Configurar la pgina para definir
cuestiones como la orientacin, los mrgenes y poner un ttulo de cabecera

Nos aparece un cuadro donde podemos definir:

La Orientacin. Donde decidimos si queremos imprimir la pgina en Vertical o

en Horizontal

Pulsando Archivo y Vista preliminar podemos ver como quedara exactamente

lo que deseamos imprimir en el papel. No siempre se imprime tal como aparece
en pantalla durante la elaboracin de la Hoja de clculo.

Si lo que vamos a imprimir consta de varias pginas podemos movernos para

ver como va a quedar en papel las dems pginas pulsando Siguiente

La opcin Mrgenes nos permite visualizar donde se encuentran los mrgenes

del documento que vamos a imprimir.

una vez que comprobamos que la pgina se visualiza y va a quedar en papel

como deseamos pasamos a pulsar Imprimir. Podemos llegar a esta opcin
desde la Barra de men pulsando Archivo e Imprimir.

Nos aparece el Cuadro Imprimir en el que podemos configurar las propiedades de la

impresora para seleccionar el tipo de papel y las caractersticas de la impresin.
Igualmente podemos seleccionar:

El Intervalo de pginas. Donde podemos seleccionar imprimir Todas las

pginas. El cuadro permite otra opcin interesante que es imprimir nicamente
un grupo de pginas. para imprimir algunas pginas y no todas debemos
seleccionar Pginas y en Desde poner el nmero correspondiente a la primera
pgina que queremos imprimir y en hasta la ltima.
La opcin Imprimir nos permite seleccionar para imprimir Todo el Libro,
nicamente las Hojas activas o un grupo de celdas. Una opcin que puede ser
interesante es imprimir nicamente un grupo de celdas. Si queremos imprimir
un grupo de celdas las marcamos, es decir las seleccionamos y pulsamos la
opcin Seleccin.

Una vez configurada la pgina y definido el tipo de impresin que deseamos

pulsamos Aceptar y la impresora comenzar la impresin.

Un camino rpido si la configuracin de la pgina y el tipo de impresin que tenemos

definido con anterioridad es el deseado, es pulsar directamente el botn Imprimir de
la Barra Estndar.

LECCION 40
El ayudante de office
Excel es una aplicacin muy completa y llena de posibilidades, tanto que es muy
difcil llegar a tener en la cabeza todas las caractersticas que pueden sernos til en
nuestro trabajo cotidiano.

Por eso Excel guarda, aun, una herramienta mas que es la mas til de todas las
vistas hasta ahora. Ya que es la llave de todas las dems.
Estoy hablando del Ayudante de Office

Las herramientas de ayuda de Excel, estn en el signo de interrogacin de la barra

principal.

Excel tiene dos formas de ayudarnos: la ayuda de Microsoft Excel y La ayuda

contextual de la opcin "Qu es esto?" .
La primera opcin llama directamente al ayudante de Office para una consulta.
La segunda opcin, muestra el ayudante de Office pero solo aparece en pantalla sin
mostrar ningn dialogo.
La tercera opcin es una ayuda contextual, tras seleccionarla podemos pinchar en
cualquier tem de Excel y se nos mostrara un cuadro con informacin explicativa
sobre el.

Volviendo a al Ayudante de Office.

El ayudante es una herramienta contextual, esto significa que su comportamiento
cambia segn nuestros actos.
Por ejemplo si le llamamos desde una hoja en blanco nos aparece el siguiente dialogo

O bien puede mostrarnos sugerencias segn las herramientas que estemos utilizando
en ese momento

Por ejemplo si estamos trabajando con formulas y nos hemos equivocado, el

ayudante puede sorprendernos con este dialogo

El ayudante dispone de un buen numero de opciones que permiten personalizar su

comportamiento.
Pulsando en el botn derecho del ratn sobre el ayudante, desplegamos una menu
que nos permite: ocultar el ayudante, o cambiar el mueco que representa al
ayudante por uno de los ocho disponibles, o mostrar algunas animaciones del
repertorio del ayudante que tengamos elegido en ese momento

Respecto a las opciones, aqu vemos algunas de las que podemos personalizar para
hacer mas cmodo a nuestro ayudante, como por ejemplo que se mueva cuando
moleste a nuestra rea de trabajo o activar o desactivar el sonido

LECCION 41
Como obtener ayuda
La ventana de ayuda surge cuando pulsamos en alguna de las opciones que el
ayudante de Office.

La ventana de ayuda tiene varias zonas:

La pestaa de contenido permite buscar ayuda sobre un tema

La pestaa de Asistente para ayuda se comporta como el ayudante de Office

sugiriendo respuestas para nuestras preguntas.

La pestaa del ndice nos permite buscar ayuda sobre un concepto introduciendo una
palabra clave.

Por ultimo la zona derecha de la ventana es donde se nos muestra la ayuda que
Office nos ofrece.

Resumen multimedia de la leccin 13

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