Taller Excel para Administradores

PRONIE MEP-FOD
5 y 6 de Octubre, 2009
Objetivo del taller
Aprovechar los recursos disponibles en la hoja de clculo de Microsoft
Excel para apoyo de los procesos administrativos financieros.
Competencias a desarrollar
Usted ser capaz de:
Introducir diferentes tipos de datos identificando su uso dentro de la
hoja de clculo
Crear frmulas empleando operadores matemticos y lgicos
Utilizar intencionadamente las funciones que ofrece la hoja de clculo

Contenidos
Qu es la hoja de clculo Excel?
Para qu puede servir una hoja de clculo?
Cmo utilizar la Ayuda en Excel?
Cules son algunos conceptos importantes de conocer?
Cmo introducir datos en una hoja de clculo?
Cules son los operadores de clculo en Excel?
Cmo duplicar y mover informacin?

Qu es una frmula?
Qu es una funcin?
Cmo crear un registro que reporte el rendimiento acadmico de los
estudiantes?
Cmo crear grficos?
Actividades

1. Qu es la hoja
clculo Excel?

de

Una hoja de clculo es una

herramienta informtica capaz
de trabajar con nmeros de
forma sencilla e intuitiva.
Para
ello
se
utiliza
una
cuadrcula donde en cada celda
de la cuadrcula se pueden
introducir nmeros, letras y
grficos.

2. Para qu puede servir una hoja de clculo?

Algunos usos de una hoja de clculo son:

Crear un registro de control de ingresos y gastos de lo recaudado

por concepto de matriculas
Elaborar un registro de control de gastos correspondientes a caja
chica
Hacer una plantilla para la distribucin de horarios
Elaborar un registro que permita llevar el control de ingresos y
egresos de los dineros del patronato por niveles o grupos
Disear un registro que permita mostrar de manera grfica, el
rendimiento escolar por niveles
Elaborar facturas, bases de datos, nmina de personal segn grupo
profesional

3. Cmo utilizar la Ayuda?

Para activar la Ayuda de Excel se puede pulsar la tecla F1 o bien hacer
clic en el Signo de Interrogacin de la barra de mens. Las opciones de
dicho men permiten:
a) Ir a la ayuda: mostrando una pantalla en la que se puede ver la ayuda
a travs de un ndice, buscar por palabras en Contenido o mediante el
Asistente para ayuda que permite hacer preguntas en lenguaje natural.
b) Mostrar el ayudante de Office: es un grfico animado que ayuda en
determinadas ocasiones cuando detecta que se necesita ayuda, por
ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de clculo nos ofrecer ayuda
para ello, etc.

4. Cules son algunos conceptos importantes de conocer?

Libro de trabajo: es el archivo principal con que trabaja Excel, es decir,
todo lo que se hace en este programa se almacenar formando el libro de
trabajo.
Hojas: un libro de trabajo est formado por varias hojas, inicialmente
consta de 3 hojas, este nmero puede variar entre 1 y 255. Cada hoja esta
nombrada de la forma Hoja1, Hoja2,... (tambin se pueden modificar sus
nombres)
Columnas: la hoja de clculo es como una gran hoja cuadriculada
formada por 256 columnas verticales. Cada columna se nombra por letras,
por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV .
Filas: son las divisiones horizontales, cada fila se numera desde 1 hasta
65536.
Celda: es la interseccin de una columna y una fila. Las celdas se
nombran con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin

el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la

columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Celda activa: es cuando el cursor esta posicionado en alguna celda
preparado para trabajar con sta, dicha celda se activa y se identifica
porque aparece ms remarcada que las dems.
Rango: es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata
como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que
todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
Desplazamiento en las celdas:
Para desplazarse entre las celdas de una hoja de clculo, haga clic en
cualquier celda o utilice las teclas de direccin. Si se desplaza a una celda,
sta se convertir en la celda activa. Para ver un rea diferente de la hoja,
utilice las barras de desplazamiento.
Para desplazarse

Haga esto

Una fila hacia arriba o hacia

abajo

Haga
clic
en
las
desplazamiento vertical.

flechas

de

Una columna a la izquierda o a

la derecha

Haga
clic
en
las
flechas
desplazamiento horizontal.

de

Justificar en una celda: la combinacin de teclas de alt + enter

permite agregar un nuevo rengln dentro de la misma celda
Ampliar el ancho y alto en filas y columnas: el ajuste de filas y
columnas se pueden hacer de manera manual y automtica. Forma
manual, arrastrando el borde de la celda y automticamente con
doble clic

5. Cmo introducir datos en una hoja de clculo?

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos,
nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern:
A. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
B. Teclear los datos.
C. Aparece la informacin en dos lugares: en la celda activa y en la
Barra de Frmulas

D. Para introducir el valor en la celda se puede utilizar cualquiera de

los tres mtodos siguientes:
INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la
celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en
la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la
flecha pulsada, es decir, si se pulsa FLECHA DERECHA ser la celda
contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn
de la barra de frmulas,
al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda
pero la celda activa seguir siendo la misma.

6. Cules son los operadores de clculo?

En Excel se puede trabajar con los operadores aritmticos y lgicos.
Operador aritmtico

Significado

Ejemplo

+ (signo ms)

Suma

3+3

(signo menos)

Resta
Negacin

31
1

* (asterisco)

Multiplicacin

3*3

/ (barra oblicua)

Divisin

3/3

Porcentaje

20%

Exponenciacin

3^2

%
(signo
porcentaje)

de

^ (acento circunflejo)

7. Cmo duplicar, mover informacin?

La informacin se puede duplicar despus de
seleccionarla,
empleando
diferentes
opciones, :
Con arrastre de vrtice inferior derecho
Utilizando
el
men
contextual
(clic
derecho)
Teclas combinadas Ctrl C y luego pegarla
en el lugar deseado con Ctrl V
Tambin se pueden crear series numricas y
de fecha, que copian y modifican la
informacin, a partir de datos existentes, veamos la imagen:

8. Qu es una frmula?
Las frmulas son ecuaciones
que efectan clculos con los
valores de la hoja. Una frmula
comienza con un signo igual (=).

Frmula
ejemplo

de
Accin

=A1+A2

Suma los valores de las celdas A1 y A2

=A1-A2

Resta el valor de la celda A2 al valor de la

celda A1

Por ejemplo, la frmula =5+2*3,

multiplica dos nmeros y, a
=A1/A2
continuacin, suma un nmero al
resultado obtenido. Microsoft
=A1*A2
Office Excel sigue el orden
convencional de las operaciones
matemticas. En el ejemplo
=A1^A2
anterior, primero se realiza la
operacin de multiplicacin (2*3)
y, despus, se suma 5 al resultado obtenido.

Divide el valor de la celda A1 por el valor

de la celda A2
Multiplica el valor de la celda A1 por el
valor de la celda A2
Eleva el valor de la celda A1 al valor
exponencial especificado en la celda A2

9. Qu es una funcin?
Una funcin es una frmula ya preparada
por Excel, que permite ahorrar tiempo y
clculos, y que produce un resultado. Por
ejemplo, imaginemos que tenemos que
sumar una columna de datos numricos:
En el ejemplo de la derecha podramos
colocar en la celda A10 la frmula:
=A3+A4+A5+A6+A7+A8,
pero
esto
mismo resultara horrible si en lugar de 5
celdas hubiese que sumar 100.
En lugar de esa frmula, utilizamos la
funcin =SUMA(A3:A8) que realizar
exactamente la misma operacin; sumar el
rango de celdas A3:A8.
Las funciones aceptan unos valores (en este caso el rango de celdas) llamados
argumentos.

10. Cmo crear un registro que reporte el rendimiento

acadmico de los estudiantes?

11. Cmo crear grficos?

Los grficos se pueden crear fcilmente de dos maneras distintas:
utilizando la tecla F11 despus de seleccionar la informacin a
graficar, o bien, presionando el botn que activa el asistente de
grficos.

12. Bibliografa
Informacin recopilada al da 4 de Octubre de 2009, de:
Universidad de Sevilla, Depto. de Ciencias de la Computacin e
Inteligencia Artificial
http://www.cs.us.es/cursos/ai-2003/recursos.htm
http://www.cs.us.es/cursos/ai-2003/Ejercicios%20Excel/ejercicios.htm
http://www.cs.us.es/cursos/ai-2003/excel/t2.htm
http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP052014253082.aspx