Fondo Fijo

El Fondo Fijo.- Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la
emisin de cheques para egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa.
Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se debe utilizar
ingresos para efectuar pagos y estos se deben realizar por medio de cheques.
EL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero dentro del control interno, con la
finalidad de efectuar los pagos menudos y otros , siempre al contado, para eso se establece un
fondo llamado FONDO FIJO , que constituye una cantidad fija de dinero (salvo incrementos
posteriores), creado por la gerencia con antelacin al inicio de las operaciones, para ser utilizado
en la atencin de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados son restablecidos
peridicamente.

CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA.- La Caja Chica puede tener dos clases de fondos:
a).- Caja Chica con Fondo Fijo
b).- Caja Chica con Fondos Variables
CAJA CHICA CON FONDO FIJO.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de
la operacin se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que debe
ser repuestos la misma cantidad cada vez que se va gastando. Ya hemos dicho
que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o
el empresario determine la mejor forma de administrar dichos fondos.
CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al
inicio de la operacin o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o
inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos estn de acuerdo a la
Necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable,
es decir que puede variar.
EL SISTEMA DE FONDO FIJO FUNCIONA DE LA SIGUIENTE FORMA:
a).- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para realizar pagos de
menor cuanta.
- Gastos de fotocopias
- Gastos de compra de medicamentos para botiqun
- Gastos en taxis- pasajes urbanos
- Gastos de Revistas y peridicos
- Envos de correspondencia
- Gastos de llamadas telefnicas
- Gastos de3 servicios de limpieza
- Gastos de artculos de limpieza
- Se puede considerar pago de compra de susministros excepcionalmente
- Pagos de remuneraciones, impuestos, y otro etc.

DEL ARQUEO DEL FONDO FIJO

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto
asignado esta de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.
Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias asi lo requieran y estar a cargo
de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento de Tesorera.
Los resultados de los arqueos se pondrn en conocimiento de la Gerencia del Area y de la
Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.

Creacin:
El fondo fijo se crea mediante la emisin de un cheque contra una cuenta corriente bancaria de la
empresa, por el monto establecido, entregando los fondos a la persona responsable que estar a
cargo de su manejo para que realice los pagos dentro de las condiciones establecidas
A+
A-

Concepto
Fondo Fijo
Banco

Debe
500.000

Haber
500.000

RENDICION:
A la hora de efectuar la rendicin, el responsable del fondo fijo debe confeccionar lo que se llama
Planilla de rendicin, en la cul se especifican todos pagos que fueron realizados acompaados
de los comprobantes correspondientes a cada uno.
Esta planilla, acompaada de los comprobantes, es elevada al area contable para que este tome
conocimiento de los pagos efectuados, realice el contro correspondiente, y registre las variaciones
patrimoniales que se han producido

REPOSICION:

Una vez hecha y registrada la rendicin, lo que corresponde es llevar el mondo del fondo fijo a su
valor original. Para esto, la registracin es muy similar a la de creacin. Siguiendo con el ejemplo
sera as:

O bien, en el caso de no usar cuenta recaudadoras, sera asi:

Cambios en los montos asignados para el fondo fijo (aumento - reduccin)

Puede suceder que la reposicin deba realizarse en periodos cada vez ms frecuentes. Esto nos
indica que quizs el monto del fondo fijo deba ser aumentado con el fin que no se agote tan pronto.
Tomando el ejemplo que venimos tratando, suponemos que pretendemos elevar el monto a $2.500,
por lo que debemos emitir un cheque por $1.954 ($1.454 de la rendicin anterior ms $500 que
queremos aumentar). Debemos registrar lo siguiente:

Dado el caso contrario, en

el que la reposicin se efecte luego de periodos muy prolongados, quizs sea prudente reducir el
monto del fondo fijo, con el fin de poder llevar un control ms riguroso. En nuestro ejemplo ahora
reduzcamos el monto del fondo fijo a $1.500, por lo que deberemos abonar un total de $954
($1.454 de la reposicin anterior menos $500 que es el monto que queremos disminuir). La
registracin es la siguiente: