DESARROLLO Y COMUNICACIN DE HALLAZGO DE AUDITORIA

Concepto
Los Hallazgos determinan y sealan las presuntas deficiencias, errores o
irregularidades identificadas durante el examen de auditora como resultado de la
aplicacin de los procedimientos de auditora, los cuales deben ser comunicados a las
personas comprendidas en las observaciones estn o no prestando servicios en la
entidad examinada. A fin de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o
comentarios debidamente documentados (descargos) para su evaluacin oportuna.
Base legal
Directiva N 006-97-CG/INT "Instructivo para la formulacin y Comunicacin de
Hallazgos de Auditora"
Resolucin de Contralora N 112-97-CG (20/06/97)
NAGU 3.60 "Comunicacin de Hallazgos de Auditora"
Resolucin N 259-2000-CG: Modifican Normas de Auditora Gubernamental y dejan
sin efecto directivos sobre comunicacin de hallazgos y evaluacin de indicio de
responsabilidad penal y civil (13/12/00).
Objetivos de los hallazgos
Los hallazgos de auditora gubernamental deben referirse a diversos aspectos de la
estructura de control interno entre otros: ambiente de control, sistema de contabilidad,
procedimientos de control su propsito es proporcionar informacin til y oportuna
adopcin de acciones correctivas.
Comunicacin de hallazgos
a) La comunicacin de hallazgos de auditora se efecta por escrito en forma
reservada y directa debiendo acreditarse su recepcin, en caso de no ser ubicadas las
personas comprendidas, los hallazgos sern notificados a travs del Diario Oficial El
Peruano y otro de mayor circulacin de la localidad en que se encuentre la entidad
auditada, por 3 das hbiles consecutivos.
b) El auditor debe desarrollar sus hallazgos de auditora y transcribirlos en los papeles
de trabajo debidamente referenciados y documentados, en la redaccin de los
hallazgos, el auditor debe utilizar un lenguaje sencillo y fcilmente entendible, tratando
los asuntos en forma objetiva concreta y concisa y debe considerar los atributos de
"condicin y criterio"
c) La responsabilidad de la comunicacin de hallazgos de auditora y la oportuna
evaluacin de las aclaraciones o comentarios recepcionados, compete al auditor
encargado y al supervisor de auditora.
Plazos de comunicacin
a. El plazo de recepcin de los descargos, aclaraciones o comentarios sern hasta de
CINCO DAS HBILES, debemos sealar que el plazo para la recepcin de las
aclaraciones o comentarios requiere ser establecido teniendo en consideracin las
particularidades de cualquier hallazgo, tales como la naturaleza del anlisis, alcance
del examen, etc.
b. La ampliacin de plazo, procede a otorgarse por una sola vez, siempre y cuando la
persona receptora de la comunicacin, lo solicite sustentadamente por escrito, antes
de su vencimiento.

c. La prrroga por el trmino otorgado inicialmente 5 das ms. Para lo cual se

efectuar las coordinaciones del caso con el supervisor de auditora. Si existieran
circunstancias particulares o limitaciones justificables que tenga la persona
comunicada se puede otorgar una aplicacin extraordinaria de 10 das tiles en lugar
de los 5 das.
Requisitos que debe contener la comunicacin de hallazgos
Los oficios de comunicacin de hallazgos deben contener los siguientes aspectos:
Reserva
Materialidad
Hallazgos vinculados a la participacin o competencia personal de su destinatario.
Recepcin acreditada o publicacin en el diario de mayor circulacin.
Elementos de los hallazgos
A) Condicin o situacin encontrada o hallada "lo que es"
B) Criterio "lo que debe ser"
C) Causa "Por qu sucedi"
D) Efecto "Diferencia entre lo que es y lo que debe ser"
Ejemplo
Sumilla: "La entidad no cuenta con equipos de seguridad para casos de
emergencia".
A. Condicin o situacin encontrada o hallada "lo que es"
1. La entidad no cuenta con los elementos y equipos necesarios para actuar en caso
de emergencia (incendio, siniestros, etc.)
2. El rea de mantenimiento y servicios no realiza revisiones peridicas para detectar
posibles daos o emergencias.
B. Criterio "lo que debe ser"
1. No cumplimiento de la norma tcnica de control 100.04, asignacin de autoridad y
responsabilidad.
2. Norma tcnica de Control infringida; 300.05 mantenimiento de bienes de Activo Fijo.
3. Norma tcnica de Control Infringida; 300.08 proteccin de bienes de Activo Fijo
"deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las
causas que puedan ocasionar daos o prdidas de bienes pblicos".
C) Causa "Por qu sucedi"
1. Subestimacin de los niveles reales y potenciales de riesgo e inseguridad y por
consiguiente no se cuenta con los equipos y elementos indispensables de seguridad.
2. Dentro de su organizacin el rea de mantenimiento y servicios no cuenta con
personal con funciones y responsabilidad de detectar y reportar posibles daos
materiales.
D) Efecto "Diferencia entre lo que es y lo que debe ser"
1. Posibilidad de mayores daos y perjuicios humanos y materiales en caso de
presentarse daos siniestros y desastres.

2. Se exponen los diferentes recursos de la entidad a mayores niveles de riesgo e

inseguridad en perjuicio de la entidad, desembolsndose mayores costos de
operacin.
Comunicacin de hallazgos de personas comprendidas y no ubicadas (Ex
funcionarios)
Cuando el equipo de auditora haya agotado todos los medios a su alcance para
ubicar a las personas que deben recibir la comunicacin, se proceder a citarlos
mediante aviso publicado en el Diario Oficial El Peruano o en el diario designado a las
comunicaciones judiciales de provincias. Mediante aviso publicado de conformidad con
lo dispuesto en la NAGU 3.60, la publicacin debe ser publicada por tres das hbiles
consecutivos cuando se evidencia que la persona debe recibir una comunicacin, se
encuentre en el extranjero, se proceder a efectuar la citacin a travs del Ministerio
de Relaciones Exteriores.
Evaluacin de los hallazgos
Al efectuar la evaluacin de los hallazgos, el auditor debe considerar varios factores
relacionados con la entidad tales como: su tamao, su complejidad, diversidad de
actividades, estructura orgnica y otras caractersticas.
Por lo tanto, la comunicacin de hallazgos no solamente consiste en determinar
observaciones que contengan fraude u error sino tambin observaciones de tipo
operativo gerencial. As como, las debilidades de control interno los mismos que deben
ser comunicados a la entidad. El propsito de valuar los hallazgos de auditora es
considerar si los resultados de todos los propsitos de auditoria sustentan la
razonabilidad de los saldos reflejados en los EE33, as como en el cumplimiento de
metas y objetivos.
Conferencia final con la alta direccin sobre comunicacin de hallazgos
La conferencia final es realizada por el auditor encargado y el supervisor del equipo de
auditora al trmino del trabajo, para hacer conocer a los funcionarios de alto nivel de
la entidad examinada en forma oral y por escrito mediante oficio la totalidad de los
hallazgos de auditora encontrados en el transcurso de su trabajo, el propsito de esta
conferencia es informar a la alta direccin sobre los hallazgos de auditora que,
durante el trabajo de campo, fueron comunicados por escrito a los funcionarios de
menor nivel y empleados responsables.
Memorndum de conclusiones
El memorndum de conclusiones es un documento interno que describe los aspectos
siguientes:
a. La confirmacin de que los papeles de trabajo fueron revisados.
b. La discusin de los hallazgos de auditora, con relacin a los objetivos de la
auditora.
c. Las conclusiones sobre si la evidencia de auditora obtenida es suficiente y
apropiada para formarse una opinin de auditora.
d. Las conclusiones con respecto a los estados financieros, si tiene o no errores e
irregularidades de importancia relativa.
Descargo de la comunicacin de observaciones
Al trmino del desarrollo de cada observacin se indicar de modo sucinto los
descargos que presenten las personas comprendidas en la misma, as como, la

opinin del auditor despus de evaluar los hechos observados y los descargos
recibidos.

Categorizacin de las observaciones

Categora A
Observaciones que implican:
1. Responsabilidad Civil.
2. Responsabilidad Penal.
3. Corrupcin administrativa.
4. Perjuicio econmico, considerando la magnitud del monto, relacionado con la
envergadura y naturaleza de la entidad.
5. Gestin ineficiente que explica el cumplimiento de objetivos y metas.
Categora B
1. Aspectos administrativos de menor implicancia que requieren seguimiento
2. Responsabilidad administrativa.
3. Perjuicio econmico medianamente significativo.
4. Gestin ineficiente que implica el incumplimiento de algunas metas
Categora C
1. Aspectos administrativos de menor implicancia que requieren seguimiento
Modelos de comunicacin de hallazgos