Manual 2016-I 01software para Los Negocios (2258)

Software para los
negocios
SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS
CARRERA PROFESIONALES
CIBERTEC
ndice
Presentacin
Red de contenidos
5
7
Unidad de Aprendizaje 1
INTRODUCCIN A MICROSOFT EXCEL 2013

1.1 Tema 1 : Frmulas y Referencias en Excel
1.1.1 : Introduccin a Excel
1.1.2 : Reconocimiento del Entorno
1.1.3 : Frmulas y Operadores Aritmticos
1.1.4 : Formatos y estilos de celdas
1.1.5 : Referencias de Celdas
1.2 Tema 2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
:
:
:
:
:
11
11
12
13
15
21
Formato Condicional
Resaltar Reglas de Celdas
Reglas Superiores e Inferiores
Barras de Datos
Conjuntos de conos
26
28
34
37
42
1.3 Tema 3 : Operaciones Bsicas

1.3.1 : Operaciones bsicas (suma, promedio, max, min)
1.3.2 : Definir nombres de celdas
50
50
52
1.4 Tema 4 : Funciones Matemticas y Estadsticas

1.4.1 : Funciones Matemticas (sumar.si, subtotales, entero)
1.4.2 : Funciones Estadsticas (promedio.si, contar.si, contar.blanco,
contar, contara)
1.4.3 : Funciones de Texto (Izquierda, derecha, concatenar, extraer)
54
54
1.5 Tema 5 : Grficos

1.5.1 : Tipos de grficos
1.5.2 : Creacin de grficos
79
80
88
62
69
99
FUNCIONES LGICAS Y DE BSQUEDAS

2.1 Tema 6 : Funciones Lgicas
2.1.1 : Funcin Lgica SI()
2.1.2 : Funcin Lgica Y()
2.1.3 : Funcin Lgica O()
101
101
105
107
2.2 Tema 7 : Funciones de Bsquedas

2.2.1 : Funcin BuscarV()
2.2.2 : Funcin BuscarH()
109
109
113
121
TABLAS DE DATOS
3.1 Tema 8 : Tabla de Datos y Ordenar
3.1.1 : Definicin de una Tabla de Datos
3.1.2 : Elementos de una Tabla de Datos
3.1.3 : Ordenar Datos por uno o varios Campos
3.1.4 : Ordenar por Listas Personalizadas
123
123
123
125
133
CIBERTEC
CARRERAS PROFESIONALES
3.2 Tema 9
3.2.1
3.2.2
3.2.3
:
:
:
:
Filtros Automticos y Avanzados

Filtros Automticos
Filtros Avanzados
Tabla de Criterios
139
139
148
143
3.3 Tema 10 : Agrupamiento de Datos

3.3.1 : Subtotales
161
161
3.4 Tema 11 : Tablas y Grficos Dinmicos

3.4.1 : Tablas Dinmicas
3.4.2 : Grficos Dinmicos
171
171
191
CIBERTEC
Presentacin
Software para los negocios es un curso que pertenece a la lnea de software de
aplicaciones y se dicta en las carreras de la Escuela de Gestin y Negocios.
Proporciona a los alumnos un conjunto de herramientas dentro de Microsoft Excel
2013 para la manipulacin de frmulas y de los datos dentro de las hojas de clculo,
con los cuales brindan soluciones a situaciones cotidianas dentro del entorno laboral.
El presente manual para el curso de Software para los negocios ha sido diseado bajo
la modalidad de Unidades de aprendizaje, las cuales, a la vez, cuentan con un
conjunto de temas que sern desarrollados durante el presente ciclo. En cada Unidad
de aprendizaje, hallar los logros que debe alcanzar y el tema con sus respectivos
contenidos. Por ltimo, encontrar las actividades que deber desarrollar en cada
sesin que le permitirn reforzar lo aprendido en la clase.
El curso es eminentemente prctico. Inicia con el reconocimiento de la aplicacin y
revisn de algunas novedades con relacin a su antecesor, escribir frmulas con
referencia de celdas apropiadas, aplicar formatos condicionales para resaltar la
informacin, crear y editar grficos, herramientas para las tablas de datos y aplicar
funciones lgicas y bsqueda, con los cuales podr tomar decisiones y ubicar la
informacin contenida en diferentes hojas de clculo.
CIBERTEC
CIBERTEC
Red de contenidos
Introduccin a Microsoft Excel 2013
Frmulas y Referencias en
Excel
Formato Condicional
Operaciones Bsicas
Funciones Matemticas y
Estadsticas
Grficos
Tablas de Datos
Tabla de Datos y Ordenar
Filtros Automticos y
Avanzados
Agrupamiento de Datos
Tablas y Grficos Dinmicos
Funciones Lgicas y de Bsquedas

Funciones Lgicas
Funciones de Bsquedas
CIBERTEC
CIBERTEC
UNIDAD
1
INTRODUCCIN A MICROSOFT
EXCEL 2013
LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
Al trmino de la unidad, el alumno conoce el entorno de Excel, utiliza frmulas
empleando las referencias de celdas. Aplica formato condicional, crea y edita
grficos para representar los datos.
TEMARIO
1.1 Tema 1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
:
:
:
:
:
Frmulas y Referencias en Excel

Introduccin a Excel
Reconocimiento del Entorno
Frmulas y Operadores Aritmticos
Referencias de Celdas
1.2 Tema 2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
:
:
:
:
:
Formato Condicional
Resaltar Reglas de Celdas
Reglas Superiores e Inferiores
Barras de Datos
Conjuntos de conos
1.3 Tema 3 : Operaciones Bsicas

1.3.1 : Operaciones bsicas (suma, promedio, max, min)
1.3.2 : Definir nombres de celdas
1.4 Tema 4 : Funciones Matemticas y Estadsticas
1.4.1 : Funciones Matemticas (sumar.si, subtotales, entero)
1.4.2 : Funciones Estadsticas (promedio.si, contar.si, contar.blanco,
contar, contara)
1.4.3 : Funciones de Texto (Izquierda, derecha, concatenar, extraer)
1.5 Tema 5 : Grficos
1.5.1 : Tipos de grficos
1.5.2 : Creacin de grficos
CIBERTEC
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ACTIVIDADES PROPUESTAS
Los alumnos identifican las partes del entorno de Excel.

Los alumnos escriben frmulas aplicando referencias de celda.
Los alumnos aplican formato condicional.
Los alumnos crean y modifican los elementos de un grfico.
CIBERTEC
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1.1. TEMA 1: FRMULAS Y REFERENCIAS EN EXCEL

1.1.1. Introduccin a Excel
Microsoft Office Excel es una herramienta de anlisis de datos de
fcil uso y manejo empleado en instituciones o empresas para
registrar, procesar y compartir informacin que permita tomar
desiciones adecuadas.
La nueva versin de Excel 2013 tiene las siguientes nuevas
caractersticas:
Aspecto totalmente nuevo
Diseado para lograr resultados profesionales con velocidad por medio de la
herramienta Anlisis rpido
Nuevas plantillas con diseos y contenidos con mayor configuracin
Podremos obtener una vista previa de los datos con formato condiconal,
minigrficos o grficos.
Uso de Relleno rpido al momento de ingresar una columa de datos
Trabajo de cada libro dentro de su propia ventana
Nuevas funciones en las diferentes categoras de funcin
Integracin con OneDrive al momento de guardar los libros, para ello debe
contar con una cuenta de correo Microsoft.
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1.1.2. Reconocimiento del Entorno

En la siguiente grfica, se muestra las partes de la ventana de Excel 2013:
En una hoja de clculo, se admiten ms de un milln de filas y ms de 16,000

columnas para el registro de datos.
Filas
Las filas en Excel 2013 vienen a ser las divisiones horizontales y en total tiene
1048,576 filas, identificadas con nmeros.
Columnas
Las columnas en Excel 2013 vienen a ser las divisiones verticales y, en total, tiene
16,384 columnas, identificadas con letras maysculas desde A hasta XFD.
CIBERTEC
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1.1.3. Frmulas y Operadores Aritmticos

1.1.3.1. Frmulas
Las frmulas realizan clculos u otras acciones con la informacin de la hoja de
clculo. Toda frmula inicia con el signo igual (=), seguido de los datos a procesar.
Por ejemplo, la siguiente frmula multiplica 4 por 6 y luego resta 2 al resultado,
despus suma el cociente de 15 y 3, siendo la respuesta final 27.
Una frmula puede contener funciones, referencias de celdas, operadores y nmeros

constantes.
Por ejemplo:
Donde
Funcin PRODUCTO (), es una funcin que devuelve la multiplicacin de dos
o ms nmeros.
Celas A1 y A2, son referencias de celdas que devuelven el valor contenido
en ellas (5 y 7 respectivamente).
Operador Slash (/), es el signo que representa la divisin de dos valores.
Nmero contante, el nmero 2 se mantendr fijo durante la operacin.
1.1.3.2. Operadores Aritmticos
Permiten ejecutar operaciones matemticas bsicas como suma, resta, multiplicacin,
divisin y potenciacin. Dichas operaciones junto a los nmeros generan resultados
numricos, tenemos los siguientes:
Operador Aritmtico
CIBERTEC
Operacin
Ejemplo
Resultado
+ (signo ms)
Suma
=4+2
(signo menos)
Resta
=4-2
* (asterisco)
Multiplicacin
=4*2
/ (slash)
Divisin
=4/2
% (signo de porcentaje)
Porcentaje
=20%
0.2
^ (acento circunflejo)
Exponenciacin
=4^2
16
() (parntesis)
Agrupacin
=(4+2)*3
18
14
1.1.3.2.1. Otros Operadores
Operadores de Comparacin
Permiten comparar dos valores devolviendo como resultado un valor lgico:

VERDADERO o FALSO, tenemos los siguientes:
Operador de Comparacin
Operacin
Ejemplo
Resultado
= (signo igual)
Igual a
=4=2
FALSO
> (signo mayor que)
Mayor que
=4>2
VERDADERO
< (signo menor que)
Menor que
=4<2
FALSO
>= (signo mayor o igual que)
Mayor o igual que
=4>=2
VERDADERO
<= (signo menor o igual que)
Menor o igual que
=4<=2
FALSO
<> (signo distinto de)
Diferente o distinto de
=4<>2
VERDADERO
Operador de Concatenacin de Texto
Permite unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo
elemento de texto. Considere que todo valor de texto inicia y termina con las comillas
dobles (valor de texto), tenemos el siguiente:
Operador de Texto
& (Ampersand o Y Comercial)
Operacin
Une dos o ms
valores
Ejemplo
Resultado
=Arriba & Per
Arriba Per
1.1.3.2.2. Precedencia de los operadores en las frmulas

Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel inician
con un signo igual (=), inidicando al programa que los caracteres siguientes
constituyen una frmula compuesto por los operandos y los diferentes operadores de
clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico de
cada operador de la frmula.
Si una frmula contiene operadores con la misma precedencia, por ejemplo, un
operador de multiplicacin y otro de divisin, Excel evaluar los operadores de
izquierda a derecha. Al combinar varios operadores en una nica frmula, Excel
ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla:
Operador
Descripcin
()
Agrupacin
Nmero negativo (como en 5)
Porcentaje
Exponenciacin
*y/
Multiplicacin y Divisin
+y-
Suma y Resta
&
Concatenacin
= < > <= >= <>
Comparacin
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Por ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel
que calcule A1*5 primero y, despus, divida el resultado entre la resta de los valores
de las celdas B1 y C1, finalmente multiplicado por 2.
1.1.4. FORMATOS Y ESTILOS DE CELDAS

1.1.4.1. Formatos de celdas
El formato de refiere al cambio de aspecto de las celdas y su contenido (letras,
nmeros, borde, fondo, etc.). Para dar formato a las celdas, usamos la ficha Inicio
y los grupos fuente, alineacin y nmero.
Tambin, es posible cambiar estas opciones con el men contextual y la

opcin Formato de celdas.
.
Utilice estas funciones de formato para mostrar los datos de manera eficaz.
CIBERTEC
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1.1.4.1.1. Formatos de nmero

Puede utilizar los formatos de nmero para cambiar el aspecto de los
nmeros, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el nmero.
El formato de nmero no afecta al valor real de la celda que Microsoft Excel
utiliza para realizar los clculos. El valor real se muestra en la barra de frmulas.
Formato de
nmero
General
Formatos
integrados
de
El formato de nmero General es el formato

predeterminado. En la mayora de los casos, los
nmeros a los que se aplica el formato General se
muestran tal como se escriben. Sin embargo, si la
celda no es, suficientemente, ancha para mostrar
todo el nmero, el formato General redondea los
nmeros con posiciones decimales y utiliza la
notacin cientfica para nmeros grandes.
nmero Excel contiene numerosos formatos de nmero
integrados. Para obtener una lista de ellos, haga clic
en Celdas en el men Formato y despus en la ficha
Nmero. La categora Especial incluye formatos para
cdigos postales y nmeros telefnicos. Las opciones
de cada categora aparecen a la derecha de la lista
Categora. Los formatos aparecen en categoras a la
izquierda, que incluyen Contabilidad, Fecha, Hora,
Fraccin, Cientfica y Texto.
CIBERTEC
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Tambin, puede realizar cambios en la ficha Inicio y en el grupo Nmero de la cinta de

opciones.
1.1.4.1.2. Formatos de alineacin

Se utilizan los formatos de alineacin para cambiar la posicin de los datos en la
celda.
Horizontal
Seleccione una opcin en el cuadro de lista Horizontal

para cambiar la alineacin horizontal del contenido de la
celda. De forma
predeterminada,
Microsoft
Excel
alnea
el texto a la izquierda, los nmeros a la derecha y los
valores lgicos o de error
se
centran.
La
alineacin
horizontal predeterminada es General. Si cambia la alineacin de
los datos, no cambiar el tipo de datos.
Vertical
Seleccione una opcin en el cuadro de lista Vertical para cambiar la

alineacin
vertical
del
contenido
de
la
celda.
De
forma predeterminada,
Microsoft
Excel
alnea
el
texto
verticalmente en la parte inferior de una celda. La alineacin
horizontal predeterminada es General.
Sangra
Sangra el contenido de una celda desde cualquier borde

de
la celda, en funcin de si elige Horizontal o Vertical. Cada
incremento del
cuadro Sangra es equivalente al ancho de un
carcter.
Orientacin
Seleccione una opcin en Orientacin para cambiar la orientacin del

texto de las celdas seleccionadas. Es posible que las opciones de
giro no estn disponibles si se seleccionan otras opciones de
alineacin.
CIBERTEC
Grados
Control
del texto
Ajustar texto
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Establece la cantidad
de giro del texto en la celda
seleccionada. Utilice un nmero positivo en el cuadro Grados para
girar el texto seleccionado
desde
la
esquina
inferior
izquierda a la esquina superior derecha de la celda. Utilice
grados negativos para girar el texto desde la esquina
superior izquierda a la esquina inferior derecha en la celda
seleccionada.
Seleccione las opciones disponibles en el control Texto
para ajustar el aspecto del texto en una celda.
Ajusta el texto en varias lneas en una celda. El nmero de lneas

ajustadas depender del ancho de la columna y de la longitud del
contenido de la celda.
Reducir hasta Reduce el tamao aparente de los caracteres de fuente de forma

que se ajusten todos los datos de una celda seleccionada a la
ajustar
columna. El tamao de carcter se ajusta automticamente al
cambiar el ancho de la columna. El tamao de la fuente aplicada
no cambia.
Combinar
celdas
Combina dos o ms celdas seleccionadas en una sola celda. La

referencia de celda para una celda combinada es la celda de la
esquina superior izquierda del rango original seleccionado.
Direccin del Seleccione una opcin en el cuadro Direccin del texto para
especificar el orden de lectura y la alineacin.
texto
Tambin, puede realizar cambios en el grupo Alineacin de la ficha Inicio.
CIBERTEC
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1.1.4.1.3. Formatos de Fuente

En la ficha Fuente, puede encontrar la posibilidad de cambiar la apariencia
del texto, del mismo modo que se cambiaba en el programa de Word.
Tambin, puede realizar cambios en el contenido y el relleno de la celda en el grupo Fuente

de la ficha Inicio.
1.1.4.1.4. Formatos de bordes

Se utilizan los formatos de alineacin para cambiar la posicin de los datos en
la celda.
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1.1.4.2. Estilos de celdas

Microsoft Office Excel proporciona un gran nmero de estilos de tabla (o estilos
rpidos) predefinidos que puede utilizar para dar formato, rpidamente, a una
tabla. Si los estilos de la tabla predefinida no satisfacen sus necesidades,
puede crear y aplicar un estilo de tabla personalizado.
Aunque, solo se pueden eliminar los estilos de tabla personalizados, puede
quitar cualquier estilo de tabla para que ya no se aplique a los datos.
Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla seleccionando
opciones de estilos rpidos para los elementos de la tabla, como las filas de
encabezado y de totales, la primera y la ltima columna, y las filas y columnas
con bandas.
Aplicar estilos de celda
Para aplicar varios formatos en un solo paso y asegurarse de que las
celdas presentan un formato coherente, se puede usar un estilo de celda.
Los estilos de celda se definen como conjuntos definidos de caractersticas
de formato, como fuentes. Para aplicar estilos de celda, debe hacer lo siguiente:
1. Seleccione las celdas a modificar.
2. Haga clic en la ficha Inicio, grupo Estilos opcin Estilos de celda.
CIBERTEC
21
3. Seleccione el estilo de celda de su preferencia.
Tambin, puede crear sus propios estilos de celda haciendo clic a la penltima opcin del
listado de estilos.
Si por el contrario, quiere borrar un estilo aplicado, debe seleccionar el estilo Normal.
1.1.5. Referencias de Celdas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e
indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea
utilizar en una frmula.
Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en
una frmula, o bien, utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin, puede
hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros.
Por ejemplo:
Donde:
A1, B1, C1, son referencias de las celdas de la hoja activa y devuelven los
valores 10, 15 y 20, respecivamente.
Hoja2!C3, es la referencia de celda que devuelve el valor ubicado en la celda
C3 de la Hoja2 del mismo libro.
Las referencias de celdas se clasifican en las siguientes:
CIBERTEC
22
1.1.5.1. Referencias Relativas

Una referencia de celda relativa en una frmula, como B1, se basa en la posicin
relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si
cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se
copia la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente.
De forma predeterminada, al elegir una celda que formar parte de una frmula, estas
tendrn referencias relativas.
Por ejemplo, si copia una frmula con referencia relativa de la celda C1 a la celda C2,
se ajusta de manera automtica la primera frmula hacia la siguiente celda hacia abajo
(por filas), caso similar sucede al copiar la frmula con referencia relativa de la celda
A3 a la celda B3 hacia la derecha (por columnas).
1.1.5.2. Referencas Absolutas

Una referencia de celda absoluta en una frmula como $B$1 siempre hace referencia
a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que
contiene la frmula, la referencia absoluta permanece constante. Si se copia la frmula
en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta.
De forma predeterminada, al elegir una celda que formar parte de una frmula, estas
tendrn referencias relativas y ser necesario cambiarlas a referencias absolutas,
usando el smbolo del Dlar ($) antes de la letra de la columna y antes del nmero de
la fila, tambien se consigue presionando la tecla F4.
Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B4 a la celda B5, permanece
constante la referencia $B$1.
CIBERTEC
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1.1.5.3. Referencias Mixtas

Una referencia de celda mixta en una frmula tiene:
Una columna relativa y una fila absoluta. Por ejemplo: B$2
Una columna absoluta y una fila relativa. Por ejemplo: $B2
Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia
relativa y la referencia absoluta permanece constante. Si se copia la frmula en filas o
columnas, la referencia relativa se ajusta, de manera automtica, y la referencia
absoluta no se ajusta. Para cambiar la referencia se usa el smbolo del Dlar ($) antes
de la letra de la columna o antes del nmero de la fila, tambin, se consigue
presionando la tecla F4.
Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda B5 a la celda B6 y luego a
las celdas C5 y C6, las referencias sin $ se ajustan y las que tienen $ se mantienen
constante dependiendo del arrastre y sentido al copiar.
CIBERTEC
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Actividades
a. Escriba las frmulas con las referencias de celdas necesarias para completar el
siguiente cuadro, considere:
IGV, multiplique 18% por el Monto.
Total, sume Monto e IGV.
Total General, sume todos los valores del Total.
b. Escriba las frmulas con las referencias de celdas necesarias para completar el
siguiente cuadro, considere
Inters, multiplique Capital por el Inters Fijo (celda C3).
Monto Soles, sume Capital e Inters.
Monto Dlares, divida Monto Soles con el Cambio (C4).
Total General, sume los valores de cada columna Capital, Inters,
Monto Soles y Monto Dlares
% Capital, divida Capital con el Total General del Capital.
c. Escriba una sola frmula con referencia de celda mixta para completar el
siguiente cuadro, considere
Ingresos 2014 aumentado por el % Incremento por Mes
CIBERTEC
25
Resumen
1. La nueva versin de Excel 2013 ofrece nuevas herramientas que permiten realizar
trabajos de forma sencilla y rpida.
2. Las frmulas son expresiones que se utilizan para realizar clculos o procesar los
valores contenidos en las celdas de una hoja del libro de trabajo.
3. Las frmulas estn conformadas por valores numricos, llamados operandos, por
operadores y con frecuencia por funciones. Para introducir una frmula en una
celda, se debe escribir como primer carcter el signo igual (=).
4. De forma predeterminada, Excel utiliza referencias de celdas relativas, es decir, la
referencia al ser copiada en otras celdas, se ajustar automticamente. Para
cambiar la referencia de celdas en una frmula, se utiliza la tecla de funcin F4.
Puede revisar los siguientes enlaces para ampliar los conceptos vistos en este tema:
o
o
o
CIBERTEC
https://www.youtube.com/watch?v=LzaejKhMmKM
https://www.youtube.com/watch?v=068sK7bdKLU
https://www.youtube.com/watch?v=n9DA9eI7gaQ
26
1.2. TEMA 2: FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional aplicado a un grupo de celdas grafica la tendencia de los datos,
revisar su estado con relacin al resto, encontrar y resaltar valores mximos y/o
mnimos.
Al emplear formato condicional, permite fcilmente realizar las siguientes tareas:
Resaltar los valores de tipo nmero dentro de un grupo de celdas que sean
superiores o inferiores a una constante especfica.
Resaltar los valores de tipo texto dentro de un grupo de celdas que estn
contenidos en un texto especfico.
Resaltar los valores de tipo fecha dentro de un grupo de celdas que cumplan
una condicin, por ejemplo que sean de la semana pasada, del mes pasado,
entre otros.
Resaltar los n primeros o ltimos valores dentro de un grupo de celdas.
Resaltar los valores por encima o por debajo del promedio en un grupo de
celdas.
Resaltar los valores mximos o mnimos en un grupo de celdas.
Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de
condiciones o criterios. Si la condicin es verdadera, en el rango de celdas se aplicar
el formato establecido. Si la condicin no se cumple, el rango de celdas no tendr el
formato establecido.
Por ejemplo, resalte las recaudaciones superiores a 10,000 usando Anlisis rpido.
Procedimiento:
a. Seleccione los valores de la Recaudacin.
CIBERTEC
27
b. Haga clic en el botn de Anlisis rpido ubicado en la esquina inferior derecha

o presione CTRL + Q. Luego, en la pestaa Formato, elija Mayores
c. En el cuadro, escriba el nmero 10000 y ver cmo los valores que cumplen la
condicin son resaltados con los colores predeterminados de fuente y relleno.
CIBERTEC
28
Los tipos de regla que pueden considerar al establecer formatos condicionales son los
siguientes:
Tipo de Regla
Descripcin
Valor de celda
Identifica nmeros, fechas y texto especficos

en un grupo de datos.
Valor de celda (con frmula)
Identifica un nmero o texto modificado de

forma dinmica en un grupo de datos.
Valores por encima o por debajo del

promedio
Valores superiores e inferiores
nico o duplicado
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Barras de datos
Escala de 3 colores
Basado en frmulas
Basado en frmulas
Identifica los valores por encima o por debajo

del promedio en un grupo de datos.
Determina cuales son los n mejores valores
en un grupo de datos.
Resalta las filas nicas o duplicadas en una
lista de datos.
Ver la tendencia de los nmeros en un grupo
de celdas.
Compara por medio de diferentes criterios
los nmeros en un grupo de celdas.
Rellena con un color dependiendo del valor
en la celda.
Rellena con diferentes colores cada celda
dependiendo del valor en el grupo de datos.
Compara los datos en una celda fuera del
rango de celdas con formato condicional.
Resalta una fila completa en la que deben
cumplirse una condicin.
Adems, podemos aplicar los siguientes formatos condicionales con la opcin de
1.2.1. Resaltar Reglas de Celdas

Al elegir esta opcin, encontramos las
alternativas: Es mayor que, Es menor
que, Entre, Es igual a, Texto que
contiene, Una fecha y Duplicar
valores, los cuales permiten comparar
los valores numricos, de texto o
fechas
con
una
determinada
condicin.
Por ejemplo, dentro de la columna de
Ventas se desea resaltar aquellos
valores que sean inferiores a 2500.
Adems, se cuenta al final con la
opcin Ms reglas para indicar otra
condicin y personalizar el formato a
aplicar.
CIBERTEC
29
Ejemplo 1:
Resalte las Cantidades Vendidas a partir de 17.
Procedimiento:
a. Seleccione los valores de la Cantidad Vendida.
b. Seleccione la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, elija Formato condicional.

Luego, Resaltar reglas de celdas y despus Ms reglas
c. En el cuadro, cambie la condicin a mayor o igual que y escriba el valor 17.

Luego, presione el botn Formato y aplique el formato de su preferencia
(Negrita, color de fuente, color de relleno).
CIBERTEC
30
d. Al presionar el botn Aceptar de todos los cuadros, se obtendr el siguiente

resultado:
Ejemplo 2:
Resalte los productos que contenga Folder.
Procedimiento:
a. Seleccione los valores del Producto.

Luego, Resaltar reglas de celdas y despus Texto que contiene
CIBERTEC
31
c. En el cuadro, escriba el texto Folder y, luego, cambie por un formato

personalizado de su preferencia (Cursiva, color de fuente, color de relleno).

resultado:
Ejemplo 3:
Resalte las fechas de venta correspondientes al mes de Abril del 2014.
CIBERTEC
32
Procedimiento:
a. Seleccione los valores de la Fecha de Venta.

Lluego, Resaltar reglas de celdas y despus Entre
Al usar la opcin Un fecha, slo se tendr disponible opciones que

se podrn usar con relacin a la fecha actual, como Ayer, Hoy, Esta
semana, entre otros.
c. En el cuadro, escriba el rango de fechas 01/04/2014 y 30/04/2014. Luego,

cambie por un formato personalizado de su preferencia (Negrita Cursiva, color
de fuente, color de relleno).
CIBERTEC
33

resultado:
Ejemplo 4:
Resalte los cdigos de vendedor que sean duplicados.
Procedimiento:
a. Seleccione los valores del Cdigo.
CIBERTEC
34

Luego, Resaltar reglas de celdas y, despus, Duplicar valores
c. En el cuadro, puede elegir Duplicar o nico, para este caso se elige Duplicar y,
luego, cambie por un formato personalizado de su preferencia (Cursiva, color
de fuente, color de relleno).

resultado:
1.2.2. Reglas Superiores e Inferiores

Al elegir esta opcin, encontramos las
alternativas: 10 superiores, 10% de
valores superiores, 10 inferiores, 10%
de valores inferiores, Por encima del
promedio y Por debajo del promedio,
los cuales permiten resaltar los
valores ms altos o ms bajos en un
rango de celdas segn un valor
especfico que se indique.
Ventas se desea resaltar los 4 valores
ms altos del mes.
opcin Ms reglas para indicar otra
CIBERTEC
35
condicin y personalizar el formato a aplicar.

Ejemplo 1:
Resalte las tres recaudaciones ms bajas.
Procedimiento:
a. Seleccione los valores de la Recaudacin.

Luego, Reglas superiores e inferiores y, despus, 10 inferiores
c. En el cuadro, escriba 3 y, luego, cambie por un formato personalizado de su

preferencia (Negrita, color de fuente, color de relleno).

resultado:
CIBERTEC
36
Ejemplo 2:
Resalte las ventas por encima del promedio.
Procedimiento:
a. Seleccione los valores de las Ventas.

Luego, Reglas superiores e inferiores y, despus, Por encima del promedio
c. En el cuadro, cambie por un formato personalizado de su preferencia (Cursiva,

color de fuente, color de relleno).
CIBERTEC
37

resultado:
1.2.3. Barras de Datos

Al elegir esta opcin, podremos
visualizar el valor de una celda con
relacin a las dems por medio de la
longitud de la barra de datos que se
aplica en la celda. Una barra ms
grande representa un valor ms alto y
una barra ms corta representa un
valor ms bajo. Las barras de datos
son tiles para encontrar nmeros
ms altos y ms bajos especialmente
con grandes cantidades de datos.
Ventas se desea representar los
valores con barra de datos y observar
fcilmente los valores mayores y
menores.
opcin Ms reglas para personalizar el formato a aplicar.
Ejemplo 1:
Resalte con barras de datos la Cantidad vendida.
CIBERTEC
38
Procedimiento:
a. Seleccione los valores de la Cantidad vendida.

Luego, Barras de datos y, despus, el color de relleno de su agrado.
c. Luego, obtendr el siguiente resultado.
CIBERTEC
39
Ejemplo 2:
Resalte con barras de datos personalizada las Ventas.
Procedimiento:
a. Seleccione los valores de las Ventas.

Luego, Barras de datos y, despus, Ms reglas
c. En el cuadro, cambie la apariencia de la barra como Relleno (degradado),

Color (por el de su agrado), Borde (slido) y Color de borde (por el de su
agrado).
CIBERTEC
40
d. Al presionar el botn Aceptar, se obtendr el siguiente resultado.
CIBERTEC
41
Opcionalmente, podra mostrar solo la barra y ocultar los valores

numricos; para ello, en el cuadro, marque la casilla Mostrar solo la
barra.
Se obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
42
1.2.4. Conjuntos de conos

Al elegir esta opcin, podremos
visualizar un conjunto de conos para
clasificar los datos en tres, cuatro o
cinco categoras, que se definen en
rangos numricos o porcentuales que
sern representados por un icono.
Por ejemplo, se desea representar las
Ventas con conjunto de iconos de 3
flechas, la flecha verde hacia arriba
representa valores ms altos, la
flecha hacia un lado amarilla
representa valores medios y la flecha
roja hacia abajo representa valores
ms bajos.
opcin
Ms
reglas
para
personalizar el formato a aplicar.
Ejemplo 1:
Resalte con conjuntos de conos la Recaudacin del Mes de Enero.
Procedimiento:
a. Seleccione los valores de la Recaudacin del Mes de Enero.

Luego, Conjuntos de conos y, despus, la opcin 3 signos.
CIBERTEC
43
c. Luego, obtendr el siguiente resultado.
Ejemplo 2:
Resalte con conjuntos de conos personalizado (usando porcentajes) la Recaudacin
del Mes de Febrero, considere:
El cono Cuatro cuadros rellenos ( ), cuando el valor es mayor o igual a 80%.

El icono Estrella de plata ( ), cuando el valor es menor a 80% y mayor o igual
a 55%.
El icono Crculo rojo ( ), cuando el valor es menor a 33.
Procedimiento:
a. Seleccione los valores de la Recaudacin del Mes de Febrero.

Luego, Conjuntos de conos y, despus, Ms reglas
c. En el cuadro, cambie los iconos y los valores segn lo sealado.
CIBERTEC
44
d. Luego, obtendr el siguiente resultado.
Ejemplo 3:
Resalte con conjuntos de conos personalizado (usando nmeros) la Recaudacin del
Mes de Marzo, considere
El cono Crculo verde ( ) cuando el valor es mayor a 15000.
El icono Semforo mbar ( ) cuando el valor es menor o igual a 15000 y
mayor a 12000.
El icono Diamante rojo ( ) cuando el valor es menor o igual a 12000.
Procedimiento:
a. Seleccione los valores de la Recaudacin del mes de marzo.
CIBERTEC
45

Luego, Conjuntos de conos y, despus, Ms reglas
c. En el cuadro, cambie los conos y los valores segn lo sealado.
d. Luego, obtendr el siguiente resultado.
CIBERTEC
46
Puede modificar y/o eliminar todas las reglas creadas para un rango
de celdas o en la hoja actual. Para ello, seleccione la ficha Inicio y, en
el grupo Estilos, elija Formato condicional, luego, Administrar reglas
En el cuadro, elija las reglas a mostrar; luego, seleccione la

regla y presione el botn Editar regla o Eliminar regla. Por
ejemplo, en Mostrar reglas de formato para, elija Esta hoja;
luego, ver las tres reglas creadas en los ejercicios anteriores.
CIBERTEC
47
Uso de Frmulas
Puede incluir frmulas para determinar un formato para un grupo de
celdas.
Ejemplo 4:
Resalte toda la fila de datos si la Recaudacin mensual promedio es
inferior a 11,000.
Procedimiento:
a. Seleccione todos los valores de la tabla de datos.
b. Seleccione la ficha Inicio y, en el grupo Estilos, elija

Formato condicional; luego, Nueva regla
c. En el cuadro, elija Utilice una frmula que determine

las celdas para aplicar formato. Luego, escriba la
frmula =$F5<11000 y aplique el formato de su
preferencia (Negrita, color de fuente, color de relleno).
CIBERTEC
48
d. Luego, obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
49
Resumen
1. El formato condicional permite resaltar un grupo de celdas de acuerdo a su valor.
2. Puede aplicarse a valores de tipo texto, nmeros y fechas.
3. Tenemos las siguientes opciones de formato condicional: Resaltar reglas de
celdas, Reglas superiores e inferiores, Barras de datos, Conjuntos de iconos y el
Uso de frmulas.
4. Cada formato condicional es una regla, las cuales se pueden editar o eliminar
mediante el cuadro Administrador de reglas de formato condicionales.
o
o
o
CIBERTEC
https://www.youtube.com/watch?v=Ns0vIc9fenk
https://www.youtube.com/watch?v=_3gsH1Vt-6o
https://www.youtube.com/watch?v=AsUHNAvlRHo
50
1.3. TEMA 3: OPERACIONES BSICAS

1.3.1. Operaciones bsicas
Funcin SUMA
=SUMA (Rango)
Realiza la suma de las celdas que contienen el rango especificado.
Funcin PROMEDIO
=PROMEDIO (Nmero1; Nmero2;.)
Es aquella que devolver la media aritmtica de los nmeros o el rango
encerrado entre parntesis.
Funciones MAX y MIN

=MAX (Nmeros) =MIN (Nmeros)
Estas funciones devuelven los valores mximo y mnimo respectivamente de un
conjunto de nmeros.
Ejemplo de aplicacin:
CIBERTEC
51
Actividades
a. Utilizando las funciones bsicas en Excel (Suma, Max, Min, Promedio),
aplicarlas segn los requerimientos de los 2 siguientes cuadros.
Cuadro 1
Cuadro 2
CIBERTEC
52
1.3.2. DEFINIR NOMBRES DE CELDAS

Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de celda, cuyo
propsito, a primera vista, podra resultar difcil de comprender. La siguiente
informacin muestra ejemplos habituales de nombres y de cmo pueden
mejorar la claridad y la comprensin.
Ejemplo sin nombre
Tipo de
ejemplo
Ejemplo con nombre
Referencia
=SUMA(C20:C30)
=SUMA(VentasPrimerTrimestre)
Constante
=PRODUCTO(A5,0.18)
=PRODUCTO(Precio, IGV)
Frmula
=SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20,5,FALSO),
-G5)
=SUMA(Existencias,-Pedidos)
Tabla
C4:G36
=MayoresVentas06
Tipos de nombres
Se pueden crear y utilizar varios tipos de nombres.
Nombre definido. Es un nombre que representa una celda, un rango de
celdas, una frmula o un valor de constante. Puede crear sus propios nombres
definidos aunque, en ocasiones, Microsoft Office Excel los crea por el usuario,
por ejemplo, cuando se establece un rea de impresin.
Nombre de tabla. Es un conjunto de datos relacionados que se guardan en
registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla
predeterminados, como Tabla1, Tabla2, etc., cada vez que inserte una tabla de
Excel, pero le puede cambiar el nombre para darle un mayor significado.
El mbito de un nombre. Todos los nombres tienen un mbito para una hoja
de clculo especfica o para todo el libro.
Crear y especificar nombres

Puede crear un nombre con cualquiera de estos mtodos:
Cuadro Nombre de la barra de frmulas. Es la forma ms adecuada de crear un
nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado.
Crear un nombre a partir de una seleccin. Puede crear nombres,
cmodamente, partiendo de los rtulos de fila y de columna existentes
mediante una seleccin de celdas de la hoja de clculo.
CIBERTEC
53
Cuadro de dilogo Nombre nuevo. Es el mtodo ms adecuado si desea tener

ms flexibilidad al crear nombres, por ejemplo especificar un mbito de nivel de
hoja de clculo local o crear un comentario de nombre.
Reglas de sintaxis para los nombres
A continuacin, se muestra una lista de las reglas de
que necesita conocer para crear y editar referencias estructuradas.
Restricciones
sintaxis
Descripcin
Caracteres vlidos
El primer carcter de un nombre debe ser una letra, un carcter

de subrayado (_) o una barra inversa (\). El resto de
los caracteres del nombre pueden ser letras, nmeros, puntos
y caracteres de subrayado.
Nombres de
celda no
permitidos
Los nombres no pueden ser iguales a la referencia de una celda,

como Z$100 o L1C1.
Los espacios no
son vlidos
No
se
permiten
espacios.
Use
el
carcter
de subrayado (_) y el punto (.) como separadores
de palabras
por
ejemplo
Ventas_Impuestos o Primer.Trimestre.
Longitud del nombre
Un
nombre
255 caracteres.
Distincin
entre
maysculas
y
minsculas
Los nombres pueden contener letras en maysculas y

minsculas. Excel no diferencia entre caracteres en
maysculas
y
minsculas
en
los
nombres.
Por ejemplo,
Si
cre
el
nombre
Ventas
y,
a
continuacin crea otro nombre denominado VENTAS en
el mismo libro, Excel le pide que elija un nombre nico.
puede
contener
un
mximo
de
No puede usar las letras "C", "c", "L" ni "l" como nombre definido, ya que estas dos
letras se usan como formas abreviadas para seleccionar una fila o columna de la
celda seleccionada.
Crear un nombre para la celda o el rango de celdas de una hoja de clculo
1. Seleccione
de celdas
la celda, el rango de celdas continuas

no adyacentes a los que desee asignar un nombre.
rango
2. Haga clic en el cuadro Nombre ubicado en el extremo izquierdo de la barra de

frmulas
3. Escriba el nombre que desee usar para referirse a la seleccin. Los nombres
pueden tener una longitud mxima de 255 caracteres.
Presione la tecla <ENTER>
Tambin,
puede
crear
nombre
a
un
rango
utilizando
la
Ficha Frmulas y las opciones del grupo Nombres definidos.
CIBERTEC
54
1.4. Funciones Matemticas y Estadsticas

1.4.1. Funciones Matemticas
Se puede insertar cualquier funcin matemtica desde la ficha Frmulas. Para
ello, en el grupo Biblioteca de funciones, se selecciona el comando
Matemtico y trigonomtrico.
1.4.1.1.
Funcin SUMAR.SI
SUMAR.SI suma las celdas de un rango de datos, pero solo aquellas

que cumplan una determinada condicin o criterio.
Sintaxis:
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Donde:
Rango es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio es el criterio o condicin en forma de nmero, expresin o texto,
que determina las celdas que se van a sumar.
Rango_suma es el rango de las celdas que se van a sumar.
Las celdas contenidas en rango_suma se suman slo si las celdas
correspondientes del rango coinciden con el criterio.
Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento
rango.
Existe la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO, la cual suma las celdas de un

rango que cumplen varios criterios.
CIBERTEC
55
Ejemplo:
Cree la siguiente base de datos e ingrese la informacin que observa;
asimismo, los cuadros adicionales que se muestran.
Tome en cuenta que el campo Venta S/. lo deber calcular multiplicando el

precio por la cantidad.
i.
Coloque el puntero de celda en la posicin C19.
ii.
Haga clic en el botn
de la barra de frmulas.
iii. Seleccione la categora Matemticas y Trigonomtricas. Luego, haga clic

en Aceptar.
iv. Seleccione la funcin SUMAR.SI. Luego, haga clic en Aceptar.
CIBERTEC
56
v. En el argumento Rango, seleccione C6:C17. En Criterio, escriba LG.

Finalmente en Rango_Suma, seleccione el rango E6:E17. Luego, haga clic en
Aceptar.
Observe el resultado.
Ejercicio 1. Obtenga la suma de la cantidad para la marca Sony.
Ejercicio 2. Obtenga los resultados para el siguiente cuadro.
MARCA
VENTA S/.
LG
AIWA
PHILLIPS
SONY
CIBERTEC
57
Ejercicio 3. Utilice la funcin SUMAR.SI para responder las siguientes preguntas:

Cul es la suma de las cantidades de los productos
cuyos precios son menores a 1000?
Cul es la venta total de los productos cuyas cantidades
son menores a 20?
CIBERTEC
1.4.1.2.
58
Funcin SUBTOTALES
Si, por ejemplo, se ha aplicado un filtro automtico a

una base de datos y se quiere obtener el total,
promedio, mximo, mnimo, etc. de los datos filtrados
solamente, se debe usar la funcin SUBTOTALES.
Esta funcin permite calcular el subtotal de una lista de
valores de acuerdo al tipo de operacin especificado.
Sintaxis:
SUBTOTALES (Nm_funcin; ref1, ref2,...)
Donde:
Nm_funcin es el nmero que indica qu funcin se desea utilizar.

Ref1, Ref2 son de 1 a 254 rangos o referencias para los que se desea
calcular el subtotal.
Nm_funcin es un nmero de 1 a 11 (incluye valores ocultos) o de 101 a 111

(pasa por alto valores ocultos).
Nm_funcin
Funcin
PROMEDIO
CONTAR
CONTARA
MAX
MIN
DESVEST
DESVESTP
SUMA
10
VAR
11
VARP
Ejemplo:
Para comprender mejor cmo funciona la funcin SUBTOTALES, escriba la
siguiente informacin en una hoja de clculo en blanco. Luego, calcule la suma y
el promedio general de las cantidades en las celdas E19 y E22.
CIBERTEC
59
Los resultados de la suma y el promedio general son los siguientes:
Tome en cuenta que el total 271 es el resultado de la suma de todas las

cantidades (=suma(E6:E17)). De la misma manera, el promedio 22.58
es el resultados del promedio de todo el campo cantidad.
Ahora, realizar el mismo clculo, pero aplicando la funcin SUBTOTALES de

suma y promedio.
i.
Coloque el puntero de celda en la posicin E20.
ii.
Haga clic en el botn fx de la barra de frmulas.
iii. Seleccione la categora Matemticas y Trigonomtricas.
CIBERTEC
60
iv. Seleccione la funcin SUBTOTALES. Luego, haga clic en Aceptar.
v. En el argumento Nm_funcin, escriba 9 (porque es el nmero de funcin

que corresponde a suma) y seleccione el rango E6:E17 en el cuadro Ref1.
Luego, haga clic en Aceptar.
CIBERTEC
61
vi. Realice los mismos pasos para la celda E23, pero, en el argumento
Nm_funcin, escriba 1 (porque es el nmero de funcin que corresponde a
promedio) y seleccione el mismo rango E6:E17 en el cuadro Ref1.
Al parecer, la funcin SUBTOTALES realiza la misma operacin que la
funcin suma o promedio, pero si se aplica autofiltros a la base de
datos y se filtra, por ejemplo, por el campo marca, se notar la
diferencia entre ambos clculos.
vii. Active autofiltros automticos a la base de datos y filtre por la marca Sony.
Podra indicar cul es la diferencia entre la funcin SUMA y la funcin

SUBTOTALES?
Guarde el archivo con el nombre de Funciones Matemticas.
1.4.1.3.
Funcin ENTERO
Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.

Sintaxis
Entero (nmero)
La sintaxis de la funcin ENTERO tiene los siguientes argumentos:
Nmero Obligatorio. Es el nmero real que desea redondear al entero
inferior ms prximo.
CIBERTEC
62
Ejemplo
Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y pguelos en la celda A1 de
una hoja de clculo nueva de Excel. Para que las frmulas muestren los
resultados, seleccinelas, presione F2 y, luego, ENTRAR. Si lo necesita, puede
ajustar el ancho de las columnas para ver todos los datos.
Datos
19.5
Frmula
Descripcin
Resultado
=ENTERO(8,9)
Redondea 8,9 hacia abajo
=ENTERO(-8,9)
Redondea -8,9 hacia abajo. El redondeo de un

nmero negativo hacia abajo es en direccin
contraria a 0.
-9
=A2-ENTERO(A2)
Devuelve la parte decimal de un nmero real

positivo en la celda A2
0,5
1.4.2. Funciones Estadsticas

Las aplicaciones prcticas de las estadsticas de Excel son numerosas. Quiz, tenga
sus propias razones para utilizar las funciones estadsticas de Excel. A continuacin, le
presentamos algunos ejemplos a modo de sugerencia.
Se puede insertar funciones de la categora Estadsticas utilizando la ficha

Frmulas y el grupo Biblioteca de funciones. Luego, se hace clic en el
botn Ms funciones.
CIBERTEC
63
1.4.2.1. Funcin PROMEDIO.SI

PROMEDIO.SI devuelve el promedio (media aritmtica) de las
celdas de un rango de datos, pero slo aqullas que cumplan
una determinada condicin o criterio.
Sintaxis:
PROMEDIO.SI (rango; criterio;rango_promedio)
Donde..
Rango es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia de celda o texto,
que determina las celdas cuyo promedio se va a obtener. Por ejemplo, los
criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "*manzanas" o B4.
Rango_promedio es el conjunto de celdas de las que se va a obtener el promedio.
Si se omite, se utiliza el rango.
Existe la funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO, que devuelve el promedio

(media aritmtica) de todas las celdas que cumplen mltiples criterios.
Ejemplo:
Copie la siguiente informacin en la Hoja2:
i.
Seleccione la celda C18.
ii.
Se insertar la funcin PROMEDIO.SI con la ayuda del asistente para funciones.

Para ello, haga clic en el botn
CIBERTEC
64
iii. Seleccione la categora Estadsticas y localice a la funcin PROMEDIO.SI.

Luego, haga clic en el botn Aceptar.
iv. En el argumento Rango, seleccione C4:C15; en Criterio, la celda, B18; y en
Rango_promedio, E4:E15. Luego, haga clic en el botn Aceptar.
v.
Observe el resultado obtenido, el cual indica que 16.33 es el promedio de las

cantidades para la marca LG. Complete el cuadro y aplique 2 decimales a los
resultados. Al terminar, obtendr los siguientes resultados:
Ejercicio: Utilice la funcin PROMEDIO.SI para responder las siguientes preguntas:

Cul es el promedio de los precios de las licuadoras que se
vendieron?
Cul es el promedio de la cantidad cuyos precios fueron
inferiores a 1000?
1.4.2.2. Funcin CONTAR.SI

CONTAR.SI cuenta las celdas que no estn en blanco dentro de un
rango y que cumplen con el criterio especificado.
Sintaxis:
CONTAR.SI (rango; criterio)
Donde
Rango es el rango de celdas que desea contar.
Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las
celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 2,
"3", ">4", "verdes", *chocolates*.
CIBERTEC
65
Existe la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO, que cuenta el nmero de

celdas, dentro del rango, que cumplen varios criterios.
Ejemplo:
Cree la siguiente base de datos e ingrese la informacin que observa en la Hoja1;
asimismo, el cuadro adicional que se muestra.
i.
Seleccione la celda C18.
ii.
Se insertar la funcin CONTAR.SI con la ayuda del asistente para funciones.

Para ello, haga clic en el botn
iii. Seleccione la categora Estadsticas y localice a la funcin CONTAR.SI. Luego,

haga clic en el botn Aceptar.
iv. En el argumento Rango, seleccione C4:C15; y, en Criterio, la celda, B18. Luego,
haga clic en el botn Aceptar.
v.
Observe el resultado obtenido, el cual indica que fueron 3 los pedidos hechos para
la marca LG. Siga el mismo procedimiento para completar el cuadro y los
resultados que obtendr sern los siguientes:
CIBERTEC
66
Ejercicio: Utilice la funcin CONTAR.SI para responder las siguientes

preguntas:
Cuntos televisores se vendieron?
Cuntos pedidos se efectuaron cuya cantidad super las 20
unidades?
1.4.2.3.
Funcin CONTAR.BLANCO
En este artculo se describen la sintaxis de la frmula y el uso de la

funcin CONTAR.BLANCO en Microsoft Excel.
Descripcin
Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango.
Sintaxis
CONTAR.BLANCO (rango)
La sintaxis de la funcin CONTAR.BLANCO tiene los siguientes
argumentos:
Rango Obligatorio. El rango dentro del cual desea contar el nmero
de celdas en blanco.
Ejemplo:
CIBERTEC
1.4.2.4.
67
CONTAR (funcin CONTAR)
La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y

cuenta los nmeros dentro de la lista de argumentos. Use la
funcin CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de nmero
de un rango o matriz de nmeros. Por ejemplo, puede escribir la siguiente
frmula para contar los nmeros en el rango A1:A20:
=CONTAR (A1:A20)
En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen nmeros, el
resultado es 5.
Sintaxis
CONTAR (valor1; [valor2] ;...)
La sintaxis de la funcin CONTAR tiene los siguientes argumentos:
valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el
que desea contar nmeros.
valor2;... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o
rangos adicionales en los que desea contar nmeros.
Ejemplo
CIBERTEC
1.4.2.5.
68
Funcin CONTARA
En este artculo se describen la sintaxis de la frmula y el uso de la

funcin CONTARA en Microsoft Excel.
Descripcin
La funcin CONTARA cuenta la cantidad de celdas que no estn vacas en un
intervalo.
Sintaxis
CONTARA (valor1; [valor2];...)
La sintaxis de la funcin CONTARA tiene los siguientes argumentos:
valor1 Obligatorio. Primer argumento que representa los valores que
desea contar.
valor2;... Opcional. Argumentos adicionales que representan los
valores que se desea contar, hasta un mximo de 255 argumentos.
Ejemplo:
CIBERTEC
69
1.4.3. FUNCIONES DE TEXTO

Las funciones de texto se utilizan para manipular datos tipo texto, cadena de
caracteres o string. Es importante tomar en cuenta que cuando desee referirse
a un texto deber hacerlo utilizando las comillas texto.
Puede insertar funciones de la categora Texto utilizando la ficha

Frmulas y el grupo Biblioteca de funciones.
1.4.3.1.
Funcin IZQUIERDA
La funcin IZQUIERDA devuelve el primer caracter o

caracteres de una cadena de texto, segn el nmero de
caracteres que se especifique.
Sintaxis:
IZQUIERDA (texto;nm_de_caracteres)
Donde:
Texto es la referencia de celda que contiene la cadena de texto de la

cual se quiere extraer uno o ms caracteres.
Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres que desea
extraer. El valor que se indica, aqu, debe ser mayor o igual a 0.
Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, la funcin
IZQUIERDA devolver todo el texto.
No obstante, si
nm_de_caracteres se omite, se asumir como 1.
Ejemplo:
Para comprender cmo trabaja la funcin IZQUIERDA, escriba la siguiente
informacin en un libro nuevo. Asimismo, combine las siguientes celdas:
B3 con C3, B5 con C5, B6 con C6, B7 con C7 y B8 con C8.
i. Seleccione la celda B5.
CIBERTEC
ii.
70
iii. Seleccione la categora Texto y localice a la funcin IZQUIERDA.

iv. En el argumento Texto, escriba B3 y, en Nm_de_caracteres, 6
(porque el primer nombre <<Rafael>> tiene 6 letras). Luego, haga clic
en el botn Aceptar.
Primer nombre
1.4.3.2.
Rafael
Funcin DERECHA
La funcin DERECHA devuelve el ltimo caracter o caracteres de

una cadena de texto, segn el nmero de caracteres que se
especifique.
Sintaxis:
DERECHA (texto; nm_de_caracteres)
Donde:
Texto es la referencia de celda que contiene la cadena de texto, de la

cual se quiere extraer uno o ms caracteres.
Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres que desea
extraer. El valor que se indica, aqu, debe ser mayor o igual a 0.
CIBERTEC
71
Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, la funcin

DERECHA devolver todo el texto.
No obstante, si
nm_de_caracteres se omite, se asumir como 1.
Ejemplo:
Para comprender cmo trabaja la funcin DERECHA, se utilizar el cuadro
anterior.
i.
Seleccione la celda B6.
ii.
iii. Seleccione la categora Texto y localice a la funcin DERECHA.

iv. En el argumento Texto, escriba B3 y, en Nm_de_caracteres, 8
(porque el apellido materno <<Castillo>> tiene 8 letras). Luego, haga
clic en el botn Aceptar.
Apellido materno
Castillo
1.4.3.3. Funcin MED o EXTRAE

La funcin MED devuelve un nmero determinado
de caracteres de una cadena de texto a partir de
una posicin especfica.
Sintaxis:
MED (texto; posicin_inicial; nm_de_caracteres)
Donde:
Texto es la referencia de celda que contiene la cadena de texto, de la cual
se quiere extraer uno o ms caracteres.
Posicin_inicial es el nmero de posicin a partir de la cual se quiere extraer
el primer caracter del texto.
CIBERTEC
72
Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres que desea que

MED devuelva del argumento texto.
La primera letra de toda cadena de texto tiene la posicin 1. Los espacios en
blanco tambin ocupan una posicin y se deben tomar en cuenta para
calcular a partir de qu posicin_inicial se desea iniciar la extraccin de
caracteres.
Si posicin_inicial es mayor que la longitud de texto, MED devuelve "" (texto

vaco).
Si posicin_inicial es menor que la longitud de texto, pero posicin_inicial
ms nm_de_caracteres excede la longitud de texto, MED devuelve los
caracteres hasta el final de texto.
Si posicin_inicial es menor que 1, MED devuelve el valor de error
#VALOR!
Si nm_de_caracteres es negativo, MED devuelve el valor de error
#VALOR!
Ejemplo:
Con la informacin anterior, realice lo siguiente para extraer slo el
segundo nombre <<Alberto>> del ejemplo.
ii. Haga clic en el botn
iii. Seleccione la categora Texto y localice a la funcin MED. Luego, haga

clic en el botn Aceptar.
iv. En el argumento Texto, escriba B3; en Posicin_inicial, escriba 8; y, en
Nm_de_caracteres, 7 (recuerde que el texto que desea extraer es
Alberto y este tiene solo 7 caracteres). Luego, haga clic en el botn
Aceptar.
Segundo Nombre
Alberto
CIBERTEC
73
Si se ha instalado el Service Pack 1 de Office 2010, en lugar de utilizar la

funcin MED, se deber utilizar la funcin EXTRAE.
1.4.3.4.
Funcin CONCATENAR
La funcin CONCATENAR une cadenas de texto ubicados en
diferentes celdas.
Sintaxis:
CONCATENAR (texto1; texto2;...;texto30)
Donde:
Texto1, texto2,... son de 1 a 30 elementos de texto que se unirn en un texto
nico. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nmeros o
referencias a celdas nicas.
Puede utilizar el operador "&" en lugar de CONCATENAR para unir

elementos de texto.
Ejemplo:
Con la informacin anterior, realice lo siguiente:
ii. Haga clic en el botn
iii. Seleccione la categora Texto y localice a la funcin CONCATENAR.

iv. En el argumento Texto1, escriba B7; en Texto2, ; y, en Texto3, B6.
CIBERTEC
74
Espacio en blanco f para

que, en el resultado, no se
vean los textos pegados.
v.
Segundo Nombre + Apellido materno
Alberto Castillo
Guarde el archivo como Funciones de Texto.
CIBERTEC
75
Actividades
1. Escriba la siguiente informacin en la Hoja1 del archivo.
2. Complete el cuadro Total de Ventas por tipo utilizando las funciones matemticas
ms convenientes.
3. Complete el cuadro Ventas por Mes utilizando la funcin SUBTOTALES. Luego,
aplique un filtro a travs de filtros automticos para ver cmo cambian los datos del
cuadro.
4. En la Hoja2, escriba la siguiente informacin:
Calcule la suma de la cantidad por Origen (se identifica con la letra O en el campo
Origen y Aplicacin) y la suma de la cantidad por Aplicacin (se identifica con la letra A
en el campo mencionado).
CIBERTEC
76
Escriba la siguiente informacin en la Hoja3 del archivo. Para lograr el desarrollo de

los 2 siguientes ejercicios, debes aplicar las funciones contar, contara, contar.blanco o
contar.si, segn su criterio que crea conveniente.
Ejercicio 01:
Ejercicio 02:
CIBERTEC
77
1. Escriba la siguiente informacin en la Hoja4 del archivo.
2. En el campo Cdigo, genere el cdigo del empleado tomando en cuenta que est
conformado por la primera letra del nombre, las dos ltimas letras del apellido, un
guion y el ao de ingreso.
3. En el campo Nombre Apellido, concatene el nombre y el apellido del empleado.
El resultado ser el siguiente:
Cdigo
Dro-2000
Rto-2003
Aia-2004
Hos-2005
Cla-2004
Nombre
Daniel
Rita
Alberto
Hugo
Carla
Apellido
Castro
Abanto
Ubidia
Llanos
Vilela
Ao de Ingreso
2000
2003
2004
2005
2004
Nombre Apellido
Daniel Castro
Rita Abanto
Alberto Ubidia
Hugo Llanos
Carla Vilela
5. Obtenga la categora del empleado utilizando la primera letra del cdigo.

6. Obtenga el nmero de ingreso con los 3 ltimos dgitos del cdigo.
7. Obtenga el ao de ingreso teniendo en cuenta que son los 4 dgitos desde la
segunda posicin del cdigo.
8. Genere, en el campo Cdigo especial, el nuevo cdigo tomando en cuenta lo
siguiente:
El primer caracter del nombre
El ltimo caracter del apellido
Un guion
La categora
El ao de ingreso
CIBERTEC
78
10. Ahora, debe generar un pequeo reporte de tal modo que, al ingresar un cdigo a
buscar, se muestren automticamente el nombre del artculo y el valor de stock
asociados al cdigo.
11. Asimismo, debe mostrar el mensaje asociado al valor de stock.
CIBERTEC
79
1.5. TEMA 5: GRFICOS

Los grficos representan la informacin contenida
en un cuadro de datos en imgenes que facilitan
a los usuarios analizar, comparar y revisar las
tendencias de los datos. En Excel, los grficos
pueden ser parte de una hoja de clculo o podra
ocupar toda una hoja de grfico.
En la nueva versin de Excel 2013,

es mucho ms fcil crear y editar los
grficos para brindarles un aspecto
profesional.
Slo
basta
con
seleccionar los datos y en la opcin
de Anlisis rpido se podr elegir el
grfico ms adecuado para la
informacin elegida.
Adems, se cuenta con el grupo
Grficos de la ficha Insertar para
elaborar los grficos ms comunes y
conocidos por la mayora de usuarios.
CIBERTEC
80
Elementos de los grficos

Un grfico contiene varios elementos, algunos de ellos se presentan de forma
predeterminada y otros se pueden agregar o quitar segn las necesidades. Para
cambiar la presentacin de los elementos del grfico, puede moverlos a otras
ubicaciones dentro del grfico o cambiar su tamao o su formato.
(1) El rea del grfico es todo el grfico junto con todos sus elementos.
(2) Los Ttulos son los textos descriptivos que se alinean con un eje (vertical u
horizontal) o se centra en la parte superior de un grfico.
(3) rea de trazado del grfico.
(4) Los puntos de datos son los valores individuales trazados en un grfico y
representados con barras, columnas, lneas, sectores, puntos y otras formas
denominadas Marcadores de datos.
(5) Los Ejes son las lneas que rodean el rea de trazado de un grfico utilizado
como marco de referencia de medida.
(6) La Etiqueta de datos es la que proporciona informacin adicional acerca de un
marcador de datos que se puede usar para identificar los detalles de un punto
de datos.
(7) La Leyenda es el cuadro que identifica los diseos o colores asignados a las
series de datos o categoras de un grfico.
1.5.1. Tipos de Grficos

Excel 2013 admite muchos tipos de grficos. A continuacin, se muestra una galera
de ejemplos de grficos para que pueda determinar qu tipos de grficos son los
mejores para sus datos.
1.5.1.1. Columnas
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de clculo
en un grfico de columnas. Este tipo de grfico es til para mostrar cambios de datos
en un perodo de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.
CIBERTEC
81
En los grficos de columnas, las categoras se organizan en el eje horizontal y los

valores en el eje vertical. Los grficos de columnas tienen los siguientes subtipos de
grfico:
Columna agrupada y Columna agrupada 3D
Estos grficos comparan los valores entre categoras. Un
grfico de columna agrupada muestra valores en
rectngulos verticales en 2D. Un grfico de columnas
agrupadas 3D, de forma simple, muestra los datos con
perspectiva 3D.
Columna apilada y Columna 3D apilada
Estos grficos comparan las partes del total; adems,
muestran cmo las partes del total cambian con el
transcurso del tiempo. Puede utilizar un grfico de
columnas apiladas cuando tiene varias series de datos y
desea destacar el total.
Columna 100% apilada y Columna 3D 100% apilada
Estos grficos comparan el porcentaje con que contribuye cada valor a un total de
categoras. Puede utilizar estos tipos de grficos cuando tenga tres o ms series de
datos y desee destacar las contribuciones al conjunto, especialmente, si el total es el
mismo para cada categora.
CIBERTEC
82
Columnas 3D
Estos grficos comparan los valores entre algunas categoras, utilizan
tres ejes que se pueden modificar (un eje horizontal, un eje vertical y
un eje de profundidad) y comparar puntos de datos. Muestra algunas
columnas en frente de otras.
Cilindro, Cono y Pirmide
Los grficos de cilindros, conos y pirmides estn disponibles en los mismos tipos de
grficos agrupados, apilados, 100% apilados y en 3D proporcionados para grficos de
columnas rectangulares, muestran y comparan datos de la misma manera. La nica
diferencia es que estos tipos de grficos muestran formas de cilindro, cono y pirmide
en lugar de rectngulos.
1.5.1.2. Barra
Los grficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales.
Utilice un grfico de barras cuando:

Las etiquetas de eje son largas.
Los valores que se muestran son duraciones.
Los grficos de barras tienen los siguientes subtipos de grfico:
Barra agrupada y Barra 3D agrupada.
Barra apilada y Barra 3D apilada.
Barra 100% apilada y Barra 3D 100% apilada.
Cilindro, cono y pirmide horizontal.
Considere lo mencionado para los grficos de columnas.
CIBERTEC
83
1.5.1.3. Circular
En un grfico circular, se pueden representar datos contenidos en una columna o una
fila de una hoja de clculo. Los grficos circulares solo tienen una serie de datos.
Utilice un grfico circular cuando:

Solo tenga una serie de datos que desee trazar.
Ninguno de los valores que desea trazar es negativo.
Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.
No tiene ms de siete categoras.
Las categoras representan partes de todo el grfico circular.
1.5.1.4. Lnea
Los grficos de lnea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente
a una escala comn y por tanto son ideales para mostrar tendencias en datos a
intervalos iguales.
Utilice un grfico de lneas cuando:

Las etiquetas de categoras son textos y representan valores que estn
separados entre s, por ejemplo, meses, trimestres o ejercicios fiscales. Este
tipo de grfico es vlido, especialmente, si hay ms de una serie. Si solo hay
una, se recomienda utilizar un grfico de categoras.
Utilice, tambin, un grfico de lneas si tiene etiquetas numricas con valores
separados entre s de manera uniforme, especialmente aos.
Si tiene ms de diez etiquetas numricas, utilice en su lugar un grfico de
dispersin.
CIBERTEC
84
1.5.1.5. Dispersin XY o de burbujas

Los grficos de dispersin o de
burbujas muestran la relacin entre
los valores numricos de varias series
de datos o trazan dos grupos de
nmeros como una nica serie de
coordenadas XY.
Este grfico muestra intervalos
desiguales o agrupaciones de datos y
se usa para mostrar y comparar
valores numricos, por ejemplo datos
cientficos, estadsticos y de ingeniera.
Utilice un grfico de dispersin o de burbujas cuando:

Desea cambiar la escala del eje horizontal.
Desea convertir dicho eje en una escala logartmica.
Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.
Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.
Desea mostrar con eficacia datos de hoja de clculo que incluyen pares o
conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un
grfico de dispersin para revelar ms informacin acerca de los valores
agrupados.
Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos, en lugar de
diferencias entre puntos de datos.
Desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo, a una
mayor cantidad de datos que se incluya en un grfico de dispersin, mejores
sern las comparaciones que podr realizar.
CIBERTEC
85
1.5.1.6. rea
Los grfios de reas son similares a los grficos de lneas con la diferencia que la
zona por debajo de ella se rellena de un color. Los grficos de reas destacan la
magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar la atencin hacia el
valor total en una tendencia.
Utilice un grfico de reas cuando:

Desee representar y comparar la magnitud del cambio con el transcurso del
tiempo.
Mostrar la tendencia en el tiempo.
1.5.1.7. Radial
El grfico radial muestra los valores relativos a un punto central. Tambis conocido
como grfico de telaraa o de estrella debido a su aspecto al representar los datos.
CIBERTEC
86
1.5.1.8. Superficie
El grfico de superficie es til cuando busca combinaciones ptimas entre dos o ms
conjuntos de datos. Como en un mapa topogrfico, los colores y las tramas indican
reas que estn en el mismo rango de valores.
Puede utilizar un grfico de superficie cuando ambas categoras y series de datos

sean valores numricos.
1.5.1.9. Anillo
En un grfico de anillos se pueden representar datos organizados nicamente en
columnas o en filas de una hoja de clculo. Al igual que un grfico circular, un grfico
de anillos muestra la relacin de las partes con un todo, pero puede contener ms de
una serie de datos.
CIBERTEC
1.5.1.10.
87
Cotizaciones
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden especfico

en una hoja de clculo en un grfico de cotizaciones. Este grfico se utiliza con mayor
frecuencia para mostrar la fluctuacin de los precios de las acciones. Por ejemplo, se
tiene el siguiente cuadro de cotizaciones:
Puede insertar el siguiente grfico de cotizaciones:
Observaciones:
Datos
Representacin
Explicacin
En la fecha 10/05/2014, se tiene los

siguientes datos:
La lnea central representa los

valores mximos (lnea hacia arriba)
y mnimos (lnea hacia abajo).
Se usa un cuadro ascendente
(color blanco) que indica que el valor
del Cierre es mayor al de Apertura.
En la fecha 01/05/2014, se tiene los

siguientes datos:
La lnea central representa los

valores mximos (lnea hacia arriba)
y mnimos (lnea hacia abajo).
Se usa un cuadro descendente
(color negro) que indica que el valor
del Cierre es menor al de Apertura.
CIBERTEC
88
1.5.2. Creacin de Grficos

1.5.2.1. Crear un Grfico
Procedimiento:
a. Para crear un grfico en Excel es necesario tener un cuadro con la informacin
a representar. Por ejemplo:
b. Luego, se debe seleccionar los datos que sern las categoras y series del
grfico. Por ejemplo:
Tambin, puede seleccionar celdas no continuas presionando la tecla

CTRL junto al grupo de celdas a representar. Por ejemplo:
Aqu, se representa todas las reas junto a los valores del mes de
Mayo.
Aqu, se representa las reas de RRHH y Atencin al cliente junto

a los valores de los meses de Abril y Junio.
c. En la ficha Insertar, grupo Grficos, elija el tipo de grfico a usar.
CIBERTEC
89
d. Luego, elija el subtipo del grfico. Por ejemplo: Tipo Columnas y Subtitpo
Columna Agrupada 3D.
e. Se obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
90
1.5.2.2. Editar un Grfico

Cambio Rpido
En Excel 2013 es posible cambiar de forma rpida los elementos que se muestran en
el grfico por medio de los botones que aparecen en el extremo superior a la
derecha:
Aada las Etiquetas de datos:
Cambie al Estilo 3:
Oculte el rea RRHH y el mes Mayo:
CIBERTEC
91
Diseo del Grfico

Al seleccionar el grfico, tiene diferentes opciones en la ficha Diseo.
Entre las opciones que se puede elegir, encontramos:
Oculte la leyenda:
Cambie al Diseo 7:
Cambie al Estilo11:
CIBERTEC
92
Intercambie las categoras y series:
Cambie el origen de los datos del grfico:
Elija otro tipo y subtipo de grfico:
Elija otra ubicacin para el grfico actual:
CIBERTEC
93
Formato del Grfico

Al seleccionar el grfico, tiene diferentes opciones en la ficha Formato.
Entre las opciones que se puede elegir, encontramos:
Cambie la configuracin del elemento

elegido (Seleccin Actual) desde el panel
que aparece al lado derecho:
Cambie el Estilo de forma: Relleno,

Contorno y Efectos de forma del elemento
elegido; tambin, puede elegir ms opciones
desde el panel que aparece al lado derecho:
CIBERTEC
94
Cambie los Estilos de WordArt: Relleno,

Contorno y Efectos de texto del elemento
elegido, tambin, puede elegir ms
opciones desde el panel que aparece al lado
derecho:
CIBERTEC
95
Actividades
a. En una hoja nueva, escriba la siguiente tabla de datos:
b. Seleccione los datos convenientes y cree los siguientes grficos:

Grfico de Columnas.
CIBERTEC
Grfico de reas.
96
Grfico Circular.
c. En una hoja nueva escriba la siguiente tabla de datos:
d. Seleccione los datos convenientes y cree los siguientes grficos:

Grfico de Lneas.
CIBERTEC
CIBERTEC
97
Grfico de Barra.
98
Resumen
1. Presentar los datos en forma grfica permite compararlos, observar sus cambios,
verlos en forma conjunta y sintetizada.
2. Los diferentes tipos y subtipos de grficos permiten presentar, convenientemente,
los datos contenidos en un cuadro, siendo los ms comunes: Columnas, Barras,
Circular, Lneas y reas.
3. Los grficos se pueden editar para crear una mejor presentacin y apariencia.
o
o
o
https://www.youtube.com/watch?v=C-KRfaOuv3g
https://www.youtube.com/watch?v=yvrPkzglvp0
https://www.youtube.com/watch?v=zSyXG0BBhWA
CIBERTEC
99
UNIDAD
2
2
FUNCIONES LGICAS Y DE
BSQUEDA
Al trmino de la unidad, el alumno escribe y/o inserta funciones de manera individual o

anidada para la toma de decisiones y recuperacin de datos en una hoja de clculo.
TEMARIO
2.1 Tema 6
2.1.1
2.1.2
2.1.3
:
:
:
:
Funciones Lgicas
Funcin Lgica Y()
Funcin Lgica O()
Funcin Lgica Si()
2.2 Tema 7 : Funciones de Bsquedas

2.2.1 : Funcin BuscarV()
2.2.1 : Funcin BuscarH()
CIBERTEC
Los alumnos insertan funciones lgicas para la toma de decisin

correcta, segn sea el caso.
Los alumnos insertan funciones de bsquedas para ubicar un dato dentro
de una tabla de datos de manera vertical u horizontal.
100
CIBERTEC
101
2.1. TEMA 6: FUNCIONES LGICAS

Este tipo de funciones son sumamente importantes sobre todo por la frecuencia con
las que se usan. Por lo general, son utilizadas en funciones anidadas.
Puede insertar funciones de la categora Lgicas, utilizando la ficha

Frmulas y el grupo Bilbioteca de Funciones.
2.1.1. Funcion Lgica SI()

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
La funcin SI, devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro
valor si dicho argumento es FALSO.
Donde
Prueba_lgica, es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica. Este
argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.
Valor_si_verdadero, es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica

es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Debe
dar sustitutorio" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la
funcin SI muestra el texto "Debe dar sustitutorio". Este argumento, tambin,
puede ser otra frmula, por ejemplo A3*19%.
Valor_si_falso, es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es

FALSO. Este argumento tiene las mismas consideraciones que el argumento
Valor_si_verdadero.
CIBERTEC
102
Como se vio en temas anteriores, Excel proporciona funciones

adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basndose
en una condicin.
Por ejemplo, para contar el nmero de veces que aparece una cadena
de texto o un nmero dentro de un rango de celdas, utilice la funcin
de hoja de clculo CONTAR.SI.
Para calcular una suma basndose en una cadena de texto o un
nmero dentro de un rango, utilice la funcin SUMAR.SI.
Consideraciones
Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso para crear pruebas ms complicadas.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la

funcin SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones.
Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la

matriz se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI.
Ejemplo 1: Funcin SI()

Escriba la siguiente informacin en la Hoja1:
Procedimiento
a. Seleccione la celda C5.
b. Haga clic en el botn
Insertar funcin de la barra de frmulas.
c. Seleccione la categora Lgicas y la funcin Si. Luego, haga clic en el botn

Aceptar.
d. En el cuadro Argumentos de funcin, en el rea Prueba_logica, escriba
B5>=13, en el rea Valor_si_verdadero, escriba Aprob el curso y en el rea
Valor_si_falso, escriba Desaprob el curso. Luego, haga clic en el botn
Aceptar.
CIBERTEC
103
e. Autollene las celdas siguientes y obtendr el siguiente resultado:
Cuadro de Notas
CODIGO
NOTA
A120
A121
A122
A123
14
12
10
8
COMENTARIO
Aprob el curso
Desaprob el curso
Desaprob el curso
Desaprob el curso
Ejemplo 2: Funcin SI()

Escriba la siguiente informacin en la Hoja2:
Procedimiento
a. Seleccione la celda D5.
c. Seleccione la categora Lgicas y la funcin Si. Luego, haga clic en el botn

Aceptar.
d. En el cuadro Argumentos de funcin, en el rea Prueba_logica, escriba
B5=A, en el rea Valor_si_verdadero, escriba C5*15%; y en el rea
Valor_si_falso, escriba 0. Luego, haga clic en el botn Aceptar.
CIBERTEC
104
e. Autollene las celdas siguientes, aplique formato millares y obtendr el siguiente

resultado:
Guarde el archivo con el nombre de Funciones Lgicas 1.
CIBERTEC
105
2.1.2. Funcin Lgica Y()

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS; devuelve
FALSO si uno o ms argumentos son FALSOS.
Donde:
Valor_lgico1, Valor_lgico2,. son entre 1 y 255 condiciones que desea
comprobar y que pueden ser verdadero o falso, y que pueden ser valores lgicos,
matriciales o referencias.
En su forma anidada con la funcin SI, su sintaxis sera:
Si recuerda, en lgica, la conjuncin se representaba a travs del smbolo ^ y la

conjuncin slo es verdadera si los componentes son verdaderos. Aqu, se muestra la
tabla de verdad para la conjuncin que es, exactamente, la misma regla aplicada en la
funcin Y().
p
p^q
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como

VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices o
referencias que contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas
vacas, dichos valores se pasarn por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y
devuelve el valor de error #VALOR!
CIBERTEC
106
Ejemplo 1: Funcin Y ()
En un archivo nuevo, escriba la siguiente informacin en la Hoja1:
A continuacin, se evaluar si el valor A es mayor que 10 y si el valor B es menor que

5. La respuesta deber ser VERDADERO segn la tabla de verdad de la conjuncin.
Procedimiento
a. Seleccione la celda C5.
c. Seleccione la categora Lgicas y la funcin Y. Luego, haga clic en el botn
Aceptar.
d. En el cuadro Argumentos de funcin, en el rea Valor_lgico1, escriba
A5>10 y en el rea Valor_lgico2, escriba B5<5. Luego, haga clic en el botn
Aceptar.
e. Observe que el resultado es, efectivamente, VERDADERO.

f. Autollene la frmulas a las celdas siguientes (arrastre):
Guarde el archivo con el nombre de Funciones Lgicas 2.
CIBERTEC
107
2.1.3. Funcin Lgica O()

Devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO, devuelve
FALSO si todos los argumentos son FALSOS.
Donde:
Valor_lgico1, Valor_lgico2,
son entre 1 y 255 condiciones que desea
comprobar y que pueden ser verdadero o falso, y que pueden ser valores lgicos,
matriciales o referencias.
En su forma anidada con la funcin SI, su sintaxis sera:
Si recuerda, en lgica, la disyuncin se representaba a travs del smbolo v y la

disyuncin slo es falsa si todos los componentes son falsos. En cualquier otro caso,
es verdadera. Aqu se muestra la tabla de verdad para la disyuncin que es,
exactamente, la misma regla aplicada en la funcin O().
p
p Vq
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como

VERDADERO O FALSO, o en matrices o referencias que contengan
valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas
vacas, dichos valores se pasarn por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, O devolver el
valor de error #VALOR!
Puede utilizar la frmula matricial O para comprobar si un valor
aparece en una matriz. Para introducir una frmula matricial, presione
CTRL+MAYS+ENTRAR
CIBERTEC
108
Ejemplo 1: Funcin O()

En el archivo anterior, agregue siguiente informacin en la columna D de la Hoja1:
A continuacin, se evaluar si el valor A es mayor que 10 o si el valor B es menor que

5. La respuesta deber ser VERDADERO segn la tabla de verdad de la disyuncin.
Procedimiento
a. Seleccione la celda D5.
c. Seleccione la categora Lgicas y la funcin O. Luego, haga clic en el botn

Aceptar.
d. En el cuadro Argumentos de funcin, en el rea Valor_lgico1, escriba
A5>10 y en el rea Valor_lgico2, escriba B5<5. Luego, haga clic en el botn
Aceptar.
e. Observe que el resultado es, en efecto, VERDADERO.

f.
Autollene la frmulas a las celdas siguientes (arrastre):
Guarde el archivo con el mismo nombre de Funciones Lgicas 2.
CIBERTEC
109
2.2. TEMA 7: FUNCIONES DE BSQUEDAS

Las funciones de bsqueda tienen tanto uso como las funciones lgicas. Esto se debe
a que permiten localizar informacin asociada a una fila o columna y, con ello, es
posible preparar reportes sencillos.
Puede insertar funciones de la categora Bsqueda y Referencia

utilizando la ficha Frmulas y el grupo Bilbioteca de Funciones.
2.2.1. Funcin BuscarV()

Realiza una bsqueda vertical en la primera columna de un rango o matriz y devuelve
el dato asociado de una columna especificada.
Utilice BUSCARV cuando los valores que desea localizar estn ubicados en una
columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar, es decir, se utiliza en
cuadros organizados verticalmente.
Donde
Valor_buscado, es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. El
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en, es la tabla de informacin donde se buscan los datos.

Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la
primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores
lgicos.
Indicador_columnas, es el nmero de columna de matriz_buscar_en desde la

cual debe devolverse el valor coincidente.
Ordenado, es un valor lgico que especifica si BUSCARV debe localizar una

coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolver
una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna
coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a
valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrar una coincidencia exacta. Si
no encuentra ninguna, devolver el valor de error # N/A.
CIBERTEC
110
Antes de utilizar la funcin BUSCARV, se asignar el nombre de las

matrices o rangos a usarse; ello, simplemente, para facilitar la
comprensin de la funcin.
Ejemplo 1: Funcin BuscarV ()

En un archivo nuevo, escriba la siguiente informacin en la Hoja1.
Procedimiento
a. Definicin de la matriz Artculos, seleccione el rango A6:E11 y asigne el
nombre de ARTICULOS.
b. Escriba la siguiente informacin en la Hoja2:
CIBERTEC
111
c. Utilizando la funcin BUSCARV, se mostrar el nombre del artculo asociado al

cdigo ingresado. Para ello seleccione la celda B4.
d. Haga clic en el botn
e. Seleccione la categora Bsqueda y Referencia y la funcin BUSCARV.

f.
En el cuadro Argumentos de funcin, escriba en cada rea la informacin tal

como se muestra:
Observe que el valor buscado es B3, porque este dato se encuentra

en la primera columna de la matriz llamada ARTICULOS; el
indicador de columnas es 2, porque el nombre del artculo asociado
a este cdigo se encuentra en la segunda columna de la matriz; y
ordenado est en 0, porque la bsqueda que se necesita realizar
debe buscar la coincidencia exacta. Note que tambin podra usar, en
lugar de 0, el valor lgico FALSO.
g. Luego, haga clic en el botn Aceptar y observe que el resultado ser

Cuaderno 100h.
Actividad
En la Hoja2, utilizando la funcin BUSCARV, complete las funciones para hallar la
informacin de la Marca, Precio y Stock que tambin estn asociados al cdigo
ingresado en la celda B3.
CIBERTEC
112
Guarde el archivo con el nombre de Funciones de Bsquedas.
Ejemplo 2: Funcin BuscarV()

En el archivo anterior, utilizando la funcin BUSCARV, complete la informacin que
corresponde al Mensaje teniendo en cuenta que depende del valor del Stock y ser
buscado en la tabla o matriz MENSAJES.
Procedimiento
a. Definicin de la matriz Mensajes, en la Hoja1 seleccione el rango A21:B24 y
asigne el nombre de MENSAJES.
b. En la Hoja2, complete la funcin de bsqueda con BusvarV en la celda D7 e

indique qu informacin escribi en cada argumento y por qu.
Argumento
Valor
Justificacin o razn
Valor_buscado
Matriz_buscar_en
Indicador_columnas
Ordenado
Guarde el archivo con el mismo nombre de Funciones de Bsquedas.
CIBERTEC
113
2.2.2. Funcin BuscarH()

Realiza una bsqueda horizontal en la primera fila de un rango o matriz y devuelve el
dato asociado de una fila especificada.
Utilice BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en la primera fila
de una tabla de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un
nmero especificado de filas. Utilice esta funcin en cuadros organizados
horizontalmente.
Donde:
h. Valor_buscado, es el valor que se busca en la primera fila de la matriz.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
i.
Matriz_buscar_en, es la tabla de informacin donde se buscan los datos. Utilice

una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera fila
de matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores lgicos.
j.
Indicador_filas, es el nmero de fila de matriz_buscar_en desde la cual debe

devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la
primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la
segunda fila en matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_filas es
menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_filas
es mayor que el nmero de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el
valor de error #REF!.
k. Ordenado, es un valor lgico que especifica si BUSCARH debe localizar una

coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolver
una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna
coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a
valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH encontrar una coincidencia exacta. Si
no encuentra ninguna, devolver el valor de error # N/A.
Ejemplo 3: Funcin BuscarH()
En el archivo anterior, utilizando la funcin BUSCARH, muestre el porcentaje de oferta
asociado a la Marca. Para ello, realice lo siguiente:
Procedimiento
a. Definicin de la matriz Marcas, en la Hoja1 seleccione el rango B15:F17 y
asigne el nombre de MARCAS.
b. En la Hoja2, seleccione la celda B7.
CIBERTEC
c. Haga clic en el botn
114
d. Seleccione la categora Bsqueda y Referencia y la funcin BUSCARH.

e. En el cuadro Argumentos de funcin, escriba en cada rea la informacin tal
como se muestra:
Observe que el valor buscado es B5 porque este dato se encuentra

en la primera fila de la matriz llamada MARCAS; el indicador de filas
es 2, porque el porcentaje de oferta asociado a esta marca se
encuentra en la segunda fila de la matriz; y ordenado est en 0,
porque la bsqueda que se necesita realizar debe buscar la
coincidencia exacta. Note que tambin podra usar, en lugar de 0, el
valor lgico FALSO.
f.
Luego, haga clic en el botn Aceptar y observe que el resultado ser 0.05.
g. Aplique formato de estilo porcentual para tener como resultado 5%.

Actividad
En la Hoja2, utilizando la funcin BUSCARH, complete la informacin del regalo que
est asociado a la Marca.
Guarde el archivo con el mismo nombre de Funciones de Bsquedas.
CIBERTEC
115
Actividades
a. En un archivo nuevo, gurdelo con el nombre Actividad, y resuelva los
siguientes ejercicios:
Ejercicio 01: En la Hoja1, escriba la siguiente informacin:
En el campo OBSERVACIN, muestre el comentario Mquina operativa si se ha

utilizado la mquina; en caso contrario, deber mostrar Revisin Pendiente.
CIBERTEC
116
Utilizando funciones lgicas, escriba Aprobado en la columna OBSERVACIN si

ambas notas son aprobadas y Debe dar sustitutorio si alguna es desaprobatoria.
Considere como mnima nota aprobatoria 13.
Agregue una columna llamada CURSO APROBADO que indique el nombre del curso
que obtuvo nota aprobatoria. Si fueran ambos cursos, deber mostrar el texto Aprob
ambos cursos.
CIBERTEC
117
Utilizando las funciones ms convenientes, complete la informacin faltante, tomando

en cuenta lo siguiente:
o La fecha de compra debe ingresarse.
o La forma de pago puede ser Contado o Crdito.
o Si la forma de pago es al Contado, el % Oferta es de 20%; en caso
contrario, el % Oferta es 0.
o El %IGV ser del 19% si la fecha de compra es menor al 28/7/2010; en
caso contrario, ser del 18%.
o El Importe debe ingresarse y mostrarse con 2 decimales.
o Deber mostrar automticamente la Oferta y el IGV correspondiente.
o El Total es el importe menos la Oferta.
Se tiene la lista de datos y se desea generar un pequeo reporte de tal modo que, al
ingresar un cdigo a buscar, se muestren automticamente la descripcin y stock
asociados al cdigo.
Asimismo, deber mostrar una oferta del 15% slo en el caso de los monitores; en
caso contrario, la oferta ser del 5%.
CIBERTEC
118
Disee un reporte con la informacin anterior, tomando en cuenta las siguientes

consideraciones:
o El campo Id.Pedido deber seleccionarse de una lista.
o Al elegir un Id.Pedido; los datos del cliente, empleado, fecha de pedido,
forma de envo, Pedido $ y Local debern mostrarse de manera
automtica.
o Agregue un campo llamado Comentario Especial. Este deber mostrar
el mensaje correspondiente segn la siguiente tabla:
Pedido $
< 2500
>=2500
o
Comentario Especial
Revise historial del Cliente.
Pedido en parmetros esperados.
Tambin, agregue un campo llamado Descuento Local. Este deber

mostrar 10%, en caso el local sea San Isidro o La Molina; si fuera Lima
o Callao, 15%; y en caso el local no exista, deber mostrar el siguiente
mensaje: No existe local. Resuelva este ejercicio utilizando las
funciones vistas con anterioridad y que sean, estrictamente, necesarias.
CIBERTEC
119
Resumen
1. Las funciones lgicas permiten evaluar condiciones y segn el resultado
VERDADERO o FALSO, se realiza algn tipo de clculo, se muestra un mensaje,
etc.
2. Las funciones lgicas son Y (), O (), SI (), estas pueden anidarse una con otra.
3. Las funciones de bsquedas permiten ubicar un dato dentro de una tabla de datos
ya sea de forma vertical u horizontal.
4. Las funciones de bsquedas son BuscarV () y BuscarH ().
o
o
o
o
CIBERTEC
https://www.youtube.com/watch?v=Cpf1lLRxNCs
https://www.youtube.com/watch?v=5msevDUQz5c
https://www.youtube.com/watch?v=pmtQsENsaJg
https://www.youtube.com/watch?v=9HzqxonUeaA
120
CIBERTEC
121
UNIDAD
3
TABLAS DE DATOS
Al trmino de la unidad, el alumno conoce los elementos de una Tabla de Datos,
ordena y filtra la informacin, agrupa los datos por medio de subtotales y tablas
dinmicas aplicando diferentes criterios.
TEMARIO
3.1 Tema 8
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
:
:
:
:
:
Tabla de Datos y Ordenar

Definicin de una Tabla de Datos
Elementos de una Tabla de Datos
Ordenar Datos por uno o varios Campos
Ordenar por Listas Personalizadas
3.2 Tema 9
3.2.1
3.2.2
3.2.3
:
:
:
:
Filtros Automticos y Avanzados

Filtros Automticos
Filtros Avanzados
Tabla de Criterios
3.3 Tema 10 : Agrupamiento de Datos

3.3.1 : Subtotales
3.4 Tema 11 : Tablas y Grficos Dinmicos
3.4.1 : Tablas Dinmicas
3.4.2 : Grficos Dinmicos
CIBERTEC
Los alumnos identifican los elementos de una tabla de datos.

Los alumnos ordenan una tabla de datos por diferentes campos.
Los alumnos aplican filtros en una tabla de datos.
Los alumnos crean subtotales de diferentes niveles.
Los alumnos crean tablas dinmicas aplicando diferentes criterios en su
estructura.
122
CIBERTEC
123
3.1. TEMA 8: TABLA DE DATOS Y ORDENAR

3.1.1. Definicin de una Tabla de Datos
En Excel, una tabla de datos es una coleccin de datos organizados y que guardan
relacin entre s. Por ejemplo: Una tabla de datos con la informacin del personal de
una empresa, una tabla de datos con la informacin de los alumnos de una institucin
educativa, una tabla con las ventas realizadas en una compaa, etc.
Con la informacin contenida en una tabla de datos podemos realizar operaciones
comunes como: ordenar, filtrar, crear subtotales o resumir con tablas dinmicas.
3.1.2. Elementos de una Tabla de Datos

Los elementos de una tabla de datos son los siguientes:
3.1.2.1. Campos
Los campos vienen a ser las columnas que forman la tabla. Cada columna contiene
datos de un mismo tipo como: Textos, Nmeros, Alfanumricos o Calculados.
CIBERTEC
124
3.1.2.2. Registros
Los registros vienen a ser las filas de datos que forman la tabla. Cada fila contiene
datos de diferentes tipos.
La interseccin entre un campo y un registro se denomina Dato.
CIBERTEC
125
3.1.3. Ordenar Datos por Uno o Varios Campos

En Excel, una herramienta esencial para organizar los datos es el
orden que se puede aplicar por uno o varios campos. Por ejemplo:
ordenar por Apellidos una lista de alumnos o clientes, ordenar por
Ventas una lista de productos vendidos, ordenar por iconos o por
colores de celda una lista de pedidos. En cualquiera de los casos
anteriores, el ordenamiento permite ubicar fcilmente un registro o
grupos de registros y presentar la informacin de manera conveniente.
Puede ordenar la informacin:
Texto, de forma alfabtica de la A a la Z o de la Z a la A.
Nmeros, de menor a mayor o de mayor a menor.
Fechas y horas, de ms antiguos a ms recientes o de ms recientes a ms
antiguos.
Orden personalizado, mediante una lista creada previamente.
Color de celda, mediante un color de relleno aplicado a la celda.
Color de fuente, mediante un color de fuente aplicado al contenido de la celda.
Icono de celda, que fueron aplicados por medio de formato condicional.
3.1.3.1. Ordenar por un Campo
Es posible ordenar una tabla de datos por slo un campo a la vez.
Ejemplo 1:
Con la siguiente tabla de datos ordene por el campo Distrito de forma ascendente:
Procedimiento
a. Ubique la celda activa en el nombre del campo Distrito o en un dato del mismo
campo.
CIBERTEC
b. En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando

Z.
126
Ordenar de A a
c. Luego obtendr el siguiente resultado:
Ejemplo 2:
Con la tabla de datos anterior ordene por el campo Ventas de forma descendente.
Procedimiento
a. Ubique la celda activa en el nombre del campo Ventas o en un dato del mismo
campo.

A.
Ordenar de Z a
c. Luego obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
127
3.1.3.2. Ordenar por Varios Campos

Es posible ordenar una tabla de datos por varios campos a la vez, definiendo as
niveles de ordenamiento para generar grupos con un mismo valor.
Ejemplo 1: Ordenar por dos campos
Con la siguiente tabla de datos ordene por el campo rea de forma ascendente y,
luego, por el campo Sueldo de forma descendente:
Procedimiento
a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en un cualquier dato de la
tabla.
CIBERTEC
Ordenar.
128
c. En el cuadro Ordenar defina los niveles de ordenamiento, para ello en la

primer fila elija el campo rea, luego haga clic en el botn Agregar nivel y elija
el campo Sueldo cambiando el Criterio de ordenacin a De mayor a menor.
Al elegir el campo rea que es de tipo Texto, el orden por defecto en

el Criterio de ordenacin es A a Z, es decir de forma ascendente. De
manera similar sucedera con los tipos Nmero y Fecha.
d. Haga clic en el botn Aceptar y luego obtendr el siguiente resultado:
Ejemplo 2: Ordenar por tres campos

Con la tabla de datos anterior, ordene por el campo Gnero de forma descendente;
luego, por el campo Cargo de forma ascendente y; despus, por el campo Fecha de
Nacimiento de forma descendente.
Procedimiento
tabla.
CIBERTEC
129

elimine los niveles del ejemplo anterior con el botn Eliminar nivel.
Ordenar,
c. En el cuadro Ordenar defina los niveles de ordenamiento, para ello:

Haga clic en el botn Agregar nivel y elija el campo Gnero y cambie
el Criterio de ordenacin a Z a A.
Haga clic en el botn Agregar nivel y elija el campo Cargo y cambie el
Criterio de ordenacin a A a Z.
Haga clic en el botn Agregar nivel y elija el campo Fecha de
Nacimiento y cambie el Criterio de ordenacin a De ms recientes a
ms antiguos.
d. Haga clic en el botn Aceptar y, luego, obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
130
Ejemplo 3: Ordenar por Icono de celda

Con la tabla de datos anterior, ordene por el campo Sueldo de forma que el color de
los iconos sea: Verde, Rojo y Amarrillo.
Procedimiento
tabla.

elimine los niveles del ejemplo anterior con el botn Eliminar nivel.
Ordenar,
c. En el cuadro Ordenar defina los niveles de ordenamiento, para ello:

Haga clic en el botn Agregar nivel y elija el campo Sueldo; en
Ordenar segn, elija Icono de celda; y en Criterio de ordenacin, elija
el icono Verde.
el icono Rojo.
el icono Amarrillo.
CIBERTEC
131
Tambin, es posible cambiar los valores de la ltima columna En la

parte superior para que se inviertan los resultados y aparezcan En la
parte inferior.
Ejemplo 4: Ordenar por Color de celda

Con la siguiente tabla de datos ordene por el color aguamarina (es posible elegir
cualquier campo, debido a que el color se aplica a todo el registro).
Procedimiento
tabla.
Ordenar.
c. En el cuadro Ordenar, elija el campo Vendedor; en Ordenar segn, elija

Color de celda; y en Criterio de ordenacin, elija el color Aguamarina.
CIBERTEC
132
e. Se vuelve a ingresar al cuadro Ordenar y cambia la tima columna a En la

parte inferior.
f.
Luego, presione el botn Aceptar y obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
133
3.1.4. Ordenar por Listas Personalizadas

Es posible ordenar por medio de un orden diferente al ascendente o descendente
usando una lista personalizada, por ejemplo, en un campo Mes ordenar por Enero,
Febrero, Marzo y Abril, en un campo Cargo ordenar por Gerente, Jefe, Asistente,
Auxiliar, entre otros casos.
Ejemplo 1: Usar una lista predefinida (existente)
Con la siguiente tabla de datos, ordene por el campo Mes de Venta con el orden
Enero, Febrero, Marzo y Abril.
Procedimiento
a. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en cualquier dato de la
tabla.
Ordenar.
c. En el cuadro Ordenar, elija el campo Mes de Venta; y en Criterio de

ordenacin, elija Lista personalizada
CIBERTEC
134
d. En el cuadro Listas personalizas, elija la lista enero, febrero, marzo, y

presione el botn Aceptar.
e. Al regresar el cuadro Ordenar se ver:
f.
Haga clic en el botn Aceptar y, luego, obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
135
Ejemplo 2: Crear una lista personalizada

Con la siguiente tabla de datos, ordene por el campo rea con el orden RRHH,
Sistemas, Ventas y Publicidad.
Procedimiento
tabla.
Ordenar.
c. En el cuadro Ordenar, elija el campo rea; y en Criterio de ordenacin, elija

Lista personalizada
CIBERTEC
136
d. En el cuadro Listas personalizas, escriba los valores de la lista; al finalizar,

presione el botn Agregar; y, luego, el botn Aceptar.
e. Al regresar el cuadro Ordenar se ver:
f.
Tambin, es posible invertir el orden de la lista personalizada.
CIBERTEC
137
Actividades
a. En una hoja nueva, escriba la siguiente tabla de datos; luego, copie toda la
tabla en las hojas Hoja2, Hoja3, Hoja4, Hoja5, Hoja6 y Hoja7:
b. Ordene por los siguientes criterios:

En la Hoja1, ordene por Vendedor de forma ascendente.
En la Hoja2, ordene por Distrito de forma ascendente y, luego, por
Ventas de forma descendente.
En la Hoja3, ordene por Tipo y Distrito de forma ascendente y
Unidades de forma descendente.
En la Hoja4, ordene por Mes de Venta segn el Color de celda Naranja
en la parte superior.
En la Hoja5, ordene por Ventas segn el Icono de celda en el orden:
Amarrillo, Verde y Rojo.
En la Hoja6, ordene por Tipo en el orden: Enlatados, Verduras, Secos,
Pescado, Carnes y Lcteos.
En la Hoja7, ordene por Mes de Venta en el orden: Abril, Marzo,
Febrero y Enero y luego por Unidades de forma descendente.
CIBERTEC
138
Resumen
1. Ordenar una tabla de datos permite presentar, de diversas formas, la informacin
segn nuestra necesidad.
2. Podemos ordenar segn el tipo de datos del campo: por Texto de forma: alfabtica
A-Z o viceversa, por Nmero de Menor a mayor o viceversa y por Fecha de Ms
antiguos a Ms recientes o viceversa.
3. Adicionalmente, se puede ordenar por Icono y color de celda.
4. Tambin, se dispone del uso de listas personalizadas ya sea predefinida o creada
segn la necesidad.
o
o
o
https://www.youtube.com/watch?v=vhei1uqxpNI
https://www.youtube.com/watch?v=XX6che9qAnM
https://www.youtube.com/watch?v=ZIiWInMKeKQ
CIBERTEC
139
3.2. TEMA 9: FILTROS AUTOMTICOS Y AVANZADOS

Los filtros en Excel permiten definir
criterios en uno o en varios campos
de una tabla de datos dando como
resultado un grupo de registros que
cumplen dichas condiciones. Por
ejemplo: dentro de una tabla de
datos de un instituto educativo,
podemos filtrar aquellos alumnos que hayan aprobado o desaprobado un determinado
curso, otro caso podemos obtener aquellos alumnos que viven en un determinado
distrito, sean becado, etc.
En Excel 2013, tenemos dos formas de aplicar filtros:
3.2.1. Filtros Automticos

Tambin, denominado Autofiltros, permite aplicar criterios simples por medio de la
seleccin de valores en cada campo de manera individual marcando o desmarcando
una casilla o indicando criterios usando el cuadro Autofiltro personalizado donde se
pueden definir hasta dos condiciones.
Filtrar datos utilizando el comando Autofiltro es una manera fcil y rpida de ubicar un
grupo de informacin. Para utilizar esta herramienta, se debe elegir la tabla de datos y
activar la opcin de Filtros, y utilizar las listas desplegables asociadas a los nombres
de los campos.
Ejemplo 1: Filtrar por un campo
Con la siguiente tabla de datos filtre al personal femenino.
CIBERTEC
140
Procedimiento
tabla.
Filtro.
c. En el botn del campo Gnero, desmarque la casilla (Seleccionar todo) y,

luego, marque la casilla del valor F.
CIBERTEC
141
En la barra de estado, podr observar el nmero de registros que

cumplen el criterio.
Este mensaje desaparece al cambiar a otra hoja o al cerrar el libro,

para ver la cantidad de registros puede usar el siguiente
procedimiento:
a. Ubquese en la primera celda del primer resultado.
b. Luego, presione la combinacin de teclado Control + Shift +
Tecla direccional hacia abajo:
c.
En la barra de estado observar:
Ejemplo 2: Filtrar por dos campos

Con la tabla de datos anterior, filtre al personal masculino del Distrito San Miguel.
Procedimiento
a. Borre el filtro anterior, haga clic en el comando
y filtrar en la ficha Datos.
Borrar del grupo Ordenar
b. En el botn del campo Gnero, desmarque la casilla (Seleccionar todo) y,

luego, marque la casilla del valor M. Despus, presione el botn Aceptar.
CIBERTEC
142
c. En el botn del campo Distrito, desmarque la casilla (Seleccionar todo) y,

luego, marque la casilla del valor San Miguel.
Ejemplo 3: Filtrar por un campo texto

Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo apellido Paterno inicie con la letra
M.
Procedimiento
b. En el botn del campo Paterno, elija Filtros de texto / Comienza por
CIBERTEC
143
c. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba M en el primer criterio

(comienza por).
De manera similar, observe que tambin tiene las

opciones: Es igual a, No es igual a, Termina con,
Contiene, No contiene y Filtro personalizado.
Adems, puede hacer uso del comodn * (asterisco)
para representar varios caracteres o letras y del
comodn ? (interrogacin) para representar un
carcter o letra.
Ejemplo 4: Filtrar por un campo texto usando comodn *

Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo apellido Paterno inicie con la letra
G, use el comodin * (asterisco).
Procedimiento
b. En el botn del campo Paterno, elija Filtros de texto / Es igual a
CIBERTEC
144
c. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba G* en el primer criterio (es

igual a).
Ejemplo 5: Filtrar por un campo texto usando comodn?

Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo segundo carcter en el Distrito
es a, use el comodin? (interrogacin).
Procedimiento
b. En el botn del campo Distrito, elija Filtros de texto / Es igual a
c. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba ?a* en el primer criterio (es

igual a).
CIBERTEC
145
Ejemplo 6: Filtrar por un campo numrico

Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo Sueldo sea entre 1500 y 2000.
Procedimiento
b. En el botn del campo Sueldo, elija Filtros de nmero / Entre
c. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba 1500 en el primer criterio (es

mayor o igual a) y 2000 en el segundo criterio (es menor o igual a).
CIBERTEC
146
De manera similar, observe que, tambin, tiene las

opciones: Es igual a, No es igual a, Mayor que, Mayor
o igual que, Menor que, Menor o igual que, Diez
mejores, Superior del promedio, Inferior al promedio y
Filtro personalizado.
Ejemplo 7: Filtrar por un campo numrico

Con la tabla de datos anterior, filtre al personal cuyo Sueldo sea inferior al promedio.
Procedimiento
b. En el botn del campo Sueldo, elija Filtros de nmero / Inferior al promedio.
c. Haga clic en el botn Aceptar y, luego, obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
147
Ejemplo 8: Filtrar por un campo fecha

Con la tabla de datos anterior, filtre al personal que haya nacido antes del ao 1980.
Procedimiento
b. En el botn del campo Fecha Nacimiento, elija Filtros de fecha / Antes
c. En el cuadro Autofiltro personalizado, escriba 01/01/1980 en el primer criterio

(es anterior a).
Considere que una fecha se expresa dd/mm/aaaa y al momento de

escribir el valor ste debe adecuarse a dicha sintaxis.
CIBERTEC
148
De manera similar,
observe
que,
tambin, tiene estas
opciones
junto
a
Todas las fechas en
periodo
y
Filtro
personalizado.
3.2.2. Filtros Avanzados

Esta herramienta permite aplicar criterios complejos que
no pueden ser resueltos mediante los filtros automticos.
Para utilizar los filtros avanzados, es necesario escribir
las condiciones para el filtro en un espacio denominado
Tabla de criterios; adems, esta opcin nos brinda la
posibilidad de copiar los resultados en otro lugar diferente
a la tabla de datos.
3.2.3. Tabla de Criterios

La tabla de criterios tiene una estructura similar a una tabla de datos, compuesta por
columnas y filas que permite establecer las condiciones que se aplicarn en el filtro
avanzado.
Estructura general
Donde:
En la primera fila, se definen los nombres de los campos que pertenecen a la tabla de
datos.
A partir de la segunda fila, se definen los valores para cada campo. La tabla se lee:
Cada fila tendr la unin Y, es decir se cumplir: Campo 1 con el valor X1 y Campo 2
con el valor Y1 y Campo 3 con el valor Z1, etc.
Cada columna tendr la unin O, es decir se cumplir: Campo 1 con el valor X1 o el
valor X2, etc.
CIBERTEC
149
Es recomendable ubicar la tabla de criterios por encima o por debajo

de la tabla de datos, debido a que al aplicar el filtro, las filas de la hoja
de clculo se ocultan y los criterios definidos lo harn, tambin.
Ejemplo 1: Filtrar por dos campos (Unin Y)

Con la siguiente tabla de datos, filtre los contadores con sueldo inferior a 2000.
Procedimiento
a. En la parte superior de la tabla de datos, escriba la siguiente tabla de criterios:
Puede escribir o copiar cada nombre de campo desde la tabla de

datos.
Para valores numricos puede utilizar los operadores de
comparacin: > (Mayor que), >= (Mayor o igual que), < (Menor que),
<= (Menor o igual que), = (Igual a) y <> (Diferente de).
b. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en un cualquier dato de la

tabla.
CIBERTEC
150
c. En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando

Avanzadas.
d. En el cuadro Filtro avanzado verifique que sea correcto el rango de la tabla de

datos en el rea Rango de la lista y, luego, seleccione el rango de la tabla de
criterios que aparecer en el rea Rango de criterios.
Observe que los rangos son escritos con referencia absoluta.

Tambin, puede usar el nombre de rango para el Rango de la lista.
e. Haga clic en el botn Aceptar y, luego, obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
151
En la barra de estado, podr observar el nmero de registros que

cumplen el criterio.
Este mensaje desaparece al cambiar a otra hoja o al cerrar el libro,

para ver la cantidad de registros puede usar el siguiente
procedimiento:
a. Ubquese en la primera celda del primer resultado.
b. Luego presione la combinacin de teclado Control + Shift +
c.
En la barra de estado observar:
Ejemplo 2: Filtrar por dos campos (Unin O)

Con la tabla de datos anterior, filtre el personal que sea Contador o que tengan sueldo
inferior a 2000.
Procedimiento
b. En la parte superior de la tabla de datos, cambie tabla de criterios con los

siguientes valores:
c. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en un cualquier dato de la

tabla.
d. En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando
Avanzadas.
e. En el cuadro Filtro avanzado, seleccione el nuevo rango de la tabla de
CIBERTEC
f.
152
Ejemplo 3: Filtrar con comodines * o ?

Con la tabla de datos anterior, filtre el personal cuyo apellido paterno inicie con M y
su cargo tenga como penltima letra la o.
Procedimiento

siguientes valores:

tabla.
Avanzadas.
CIBERTEC
153
e. En el cuadro Filtro avanzado seleccione el nuevo rango de la tabla de criterios

que aparecer en el rea Rango de criterios.
f.
Ejemplo 4: Filtrar nmeros con rangos

Con la tabla de datos anterior, filtre el personal cuyo sueldo sea entre 1200 y 1500.
Procedimiento

siguientes valores:

tabla.
Avanzadas.
CIBERTEC
f.
154
Ejemplo 5: Filtrar fechas

Con la tabla de datos anterior, filtre el personal nacido entre los aos 1975 y 1985.
Procedimiento

siguientes valores:
Considere que una fecha se expresa dd/mm/aaaa y al momento de

escribir el valor este debe adecuarse a dicha sintaxis.

tabla.
Avanzadas.
CIBERTEC
f.
155
Ejemplo 6: Filtrar con tabla de criterios cruzada

Con la tabla de datos anterior, filtre el personal masculino del distrito de Lima junto al
del Callao con sueldo superior a 1400.
Procedimiento

siguientes valores:
La tabla de criterios cruzada, nos permite establecer condiciones

complejas que no podrn resolverse con Autofiltro, aqu podremos
definir dos condiciones dando como resultado el cruce o la unin de
ambos criterios.

tabla.
Avanzadas.
CIBERTEC
156
e. En el cuadro Filtro avanzado seleccione el nuevo rango de la tabla de criterios

que aparecer en el rea Rango de criterios.
f.
Ejemplo 7: Filtrar y copiar los resultados en otra ubicacin

Con la tabla de datos anterior, filtre el personal del cargo Marketing cuyo correo sea de
gmail junto a los del cargo Administrador que no sean de Lima. Copie los resultados
a partir de la celda M9.
Procedimiento

siguientes valores:

tabla.
Avanzadas.
criterios que aparecer en el rea Rango de criterios; luego, active Copiar a
otro lugar y en el rea Copiar a seleccione la celda M9.
CIBERTEC
f.
157
En la barra de estado no aparece la cantidad de registros.

Utilice el siguiente procedimiento:
a. Ubquese en la primera celda del primer resultado. (M10)
b. Luego, presione la combinacin de teclado Control + Shift +
c.
En la barra de estado, observar:
Ejemplo 8: Filtrar y copiar los resultados de forma personalizada

Con la tabla de datos anterior, filtre el personal del cargo Doctor o Marketing ambos
con sueldo superior a 2000. Copie los resultados a partir de la celda M9 slo considere
los campos: Paterno, Nombres, Cargo, Distrito y Sueldo.
Procedimiento
a. Borre los resultados del filtro anterior, en la celda M9 presione CTRL + * y,
luego, elija Borrar / Borra todo del grupo Modificar en la ficha Inicio.
CIBERTEC
158

siguientes valores:
c. Para los resultados, escriba o copie los campos solicitados a partir de la celda
M9.
d. Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en un cualquier dato de la

tabla.
e. En la ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar, elija el comando
Avanzadas.
f.
En el cuadro Filtro avanzado seleccione el nuevo rango de la tabla de criterios

que aparecer en el rea Rango de criterios; luego, active Copiar a otro
lugar y, en el rea Copiar a, seleccione el rango M9:Q9.
g. Haga clic en el botn Aceptar y, luego, obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
159
Actividades
a. En una hoja nueva escriba la siguiente tabla de datos; luego, copie toda la
tabla para desarrollar cada caso:
b. Usando filtro automtico o autofiltro obtenga lo siguiente:

Filtre los registros cuyo departamento de destino (Dpto Destino) sea
Loreto.
Filtre los registros cuyo vendedor sea Joaqun Castillo con venta total
superior de 4500.
Filtre los registros con precios de venta (Precio Venta) superiores del
promedio.
Filtre los registros cuyo cdigo termine en 5, use comodines.
Filtre los registros cuya fecha de venta (Fecha Venta) pertenezca al
primer trimestre del ao 2014.
c. Usando filtro avanzado obtenga lo siguiente:
Filtre los registros cuya fecha de venta (Fecha Venta) pertenezca al
segundo trimestre del ao 2014.
Filtre los registros cuyo departamento de destino (Dpto Destino) inicie
con A o con L y su precio de venta (Precio Venta) sea inferior de 40.
Filtre los registros cuyo departamento de destino (Dpto Destino) sea
Cuzco con unidades a partir de 80 junto a los del departamento Tacna
con fecha de venta (Fecha Venta) correspondiente al primer bimestre
del ao 2014.
Filtre los registros del producto Pantaln con medida M junto a los
productos Camisa con venta total hasta 2000. Copie los resultados a
partir de la celda L10.
Filtre los registros cuya fecha de venta (Fecha Venta) sea del mes de
Abril con precio de venta (Precio Venta) superior de 60. Copie los
resultados a partir de la celda L10 considere slo los campos: Producto,
Vendedor, Fecha Venta, Precio Venta y Dpto Destino.
CIBERTEC
160
Resumen
1. Filtrar una tabla de datos permite presentar solo los registros que cumplan con un
determinado criterio ya sea para un campo o varios.
2. Podemos aplicar filtros de acuerdo al tipo de cada campo: por Texto usando
valores fijos o con comodines (*, ?), por Nmero usando los operadores de
comparacin, por Fechas, tambin usando los operadores de comparacin y la
sintaxis dd/mm/aaaa.
3. Adicionalmente, se puede aplicar filtros avanzados usando una tabla de criterios
cruzada para condiciones complejas.
4. Ademas, podemos copiar los resultados en un lugar distinto de la tabla de datos y
personalizar los campos a mostrar.
o
o
o
https://www.youtube.com/watch?v=3NU0T2V02FY
https://www.youtube.com/watch?v=76p5NZgbp-I
https://www.youtube.com/watch?v=p_z6y1LZmZM
CIBERTEC
161
3.3. TEMA 10: AGRUPAMIENTO DE DATOS

3.3.1. Subtotales
La herramienta de Subtotales permite resumir una tabla de datos por uno o varios
campos y para cada resumen
podemos realizar uno o ms
cculos, como por ejemplo, obtener
la suma de las unidades vendidas
por cada sucursal, el promedio de
la venta por producto, la cuenta de
los registros de cada sucursal y
departamento, etc.
Los resultados de un subtotal se vern en un formato de esquema,
es decir, por niveles donde se podrn mostrar y ocultar celdas de
acuerdo a lo que necesitemos. Cada nivel se representa por un
nmero, el ltimo nivel muestra toda la informacin de la tabla de
datos, el primer nivel muestra el resumen general y los niveles
intermedios muestran la informacin de manera parcial.
Antes de aplicar un subtotal es importante ordenar la tabla de
datos de acuerdo a los resultados que deseamos obtener, por
ejemplo:
Si necesitamos la suma de las unidades vendidas por cada sucursal,
previamente, debemos ordenar por sucursal.
Si necesitamos el promedio de la venta por producto, previamente, debemos
ordernar por producto.
Se aplicar el orden predeterminado, es decir, de forma ascendente.
Recuerde que, tambin, puede utilizar el orden por lista personalizada
visto anteriormente.
CIBERTEC
162
Ejemplo 1: Subtotal con un clculo en un campo

Con la siguiente tabla de datos, halle el promedio del Sueldo por Cargo.
Procedimiento
tabla.
b. Ordene la tabla de datos por el campo Cargo.
Observe cmo se agrupan los valores en el campo

Cargo, aqu se pueden apreciar 5 bloques o grupos
diferentes: Adminstrador, Contador, Doctor, Ingeniero y
Marketing, considere que para cada grupo se har un
clculo.
CIBERTEC
c. En la ficha Datos grupo Esquema, elija el comando
163
Subtotal.
d. En el cuadro Subtotales, elija Cargo en el rea Para cada cambio en; elija
Promedio en el rea Usar funcin; solo marque la casilla del Sueldo en el
rea Agregar subtotal a.
e. Haga clic en el botn Aceptar, elija el nivel de esquema 2 y, luego, obtendr el

siguiente resultado:
Para una mejor presentacin de los resultados, se han ocultado las

columnas B, C, D, E, G, H, J lo cual no es necesario hacer al realizar
subtotales.
CIBERTEC
164
Ejemplo 2: Subtotal con dos clculos diferentes en un campo

Con la tabla de datos anterior, halle el nmero de registros y la suma del Sueldo por
Distrito. Para resolver este ejemplo, usaremos Subtotal anidado, es decir, crearemos
un Subtotal y, luego, aadiremos otro.
Procedimiento
a. Quite el subtotal creado en el ejemplo anterior, haga clic en el botn Quitar
todos del cuadro Subtotales.
Observe que al abrir el cuadro nos muestra el ltimo subtotal aplicado

en la tabla de dato, pero al cerrar el libro se muestran los valores por
defecto establecidos por Excel.
b. Ordene la tabla de datos por el campo Distrito.
c. En la ficha Datos, grupo Esquema, elija el comando
Subtotal.
CIBERTEC
165
d. Para el primer subtotal, en el cuadro Subtotales, elija Distrito en el rea

Para cada cambio en; elija Cuenta en el rea Usar funcin; y slo marque la
casilla del Distrito en el rea Agregar subtotal a. Finalmente, desmarque la
casilla Reemplazar subtotales actuales.
Para realizar el conteo, es recomendable usar el mismo campo usado

en las reas Para cada cambio en y Agregar subtotal a.
Es recomendable desmarcar la casilla Reemplazar subtotales
actuales desde el primer clculo, debido a que se aadir otro
Subtotal.
Si no se realiza este paso, el siguiente subtotal reemplazar el actual y
no habr anidamiento de subtotales.
e. Vuelva a elegir el comando
CIBERTEC
Subtotal.
f.
166
Para el segundo subtotal, en el cuadro Subtotales, elija Distrito en el rea

Para cada cambio en; elija Suma en el rea Usar funcin; y slo marque la
casilla del Sueldo en el rea Agregar subtotal a.
g. Haga clic en el botn Aceptar, elija el nivel de esquema 3 y, luego, obtendr el

Para una mejor presentacin de los resultados, se han ocultado las

columnas B, C, D, E, H, J lo cual no es necesario hacer al realizar
subtotales.
CIBERTEC
167
Ejemplo 3: Subtotal con un clculo en dos campos diferentes

Con la tabla de datos anterior, halle el mximo valor del Sueldo por Gnero y la suma
de los Aos de Servicio por Cargo. Para resolver este ejemplo, usaremos Subtotal
anidado, es decir, crearemos un Subtotal y, luego, aadiremos otro.
Procedimiento
a. Quite los subtotales creados en el ejemplo anterior, haga clic en el botn
Quitar todos del cuadro Subtotales.
b. Ordene la tabla de datos por el campo Gnero y, luego, por el campo Cargo.
c. En la ficha Datos, grupo Esquema, elija el comando
Subtotal.
d. Para el primer subtotal, en el cuadro Subtotales, elija Gnero en el rea

Para cada cambio en; elija Max. en el rea Usar funcin; y slo marque la
casilla del Sueldo en el rea Agregar subtotal a. Finalmente, desmarque la
casilla Reemplazar subtotales actuales.
e. Vuelva a elegir el comando
CIBERTEC
Subtotal.
f.
168
Para el segundo subtotal, en el cuadro Subtotales, elija Cargo en el rea

Para cada cambio en; elija Suma en el rea Usar funcin; y solo marque la
casilla de los Aos de Servicio en el rea Agregar subtotal a.
g. Haga clic en el botn Aceptar, elija el nivel de esquema 3 y, luego, obtendr el

CIBERTEC
169
Actividades
a. En una hoja nueva, escriba la siguiente tabla de datos; luego, copie toda la
tabla para desarrollar cada caso:
b. Usando subtotales obtenga lo siguiente:

Halle el nmero de registros por Producto.
Halle el promedio de la Venta Total por Vendedor.
Halle el promedio del precio de venta (Precio Venta) por Medida.
Halle el total de las Unidades por departamento de destino (Dpto
Destino).
Halle el nmero de registros y el total de las unidades por Vendedor.
Halle el mnimo valor del precio de venta (Precio Venta) y Unidades por
Producto.
Halle el mximo y mnimo valor de la Venta Total por departamento de
destino (Dpto Destino) y Vendedor.
Halle la suma y el promedio de las Unidades por Producto y Medida.
CIBERTEC
170
Resumen
1. Los Subtotales permiten resumir una tabla de datos y realizar un clculo para uno
o varios campos.
2. Antes de iniciar con los subtotales, es necesario ordenar la tabla de datos de
acuerdo a la necesidad planteada, sin este primer paso no aparecern los
resultados esperados.
3. Al utilizar subtotales, se crea un esquema con diferentes niveles los cuales
permiten mostrar y ocultar la informacin.
4. Es importante seguir una secuencia ordenada al momento de crear los subtotales
anidados, ya que si erramos en un nivel ser necesario quitar todos los subtotales
creados e iniciar de nuevo.
o
o
o
https://www.youtube.com/watch?v=GWvbJKSzHSU
https://www.youtube.com/watch?v=XZKih8dDzAg
https://www.youtube.com/watch?v=ATZDmbqmFYM
CIBERTEC
171
3.4. TEMA 11: TABLAS Y GRFICOS DINMICOS

3.4.1. Tablas Dinmicas
Es una de las principales herramientas utilizadas en el ambiente laboral, debido a que
las
tablas
dinmicas
permiten
presentar la informacin de una tabla
de datos como un informe de resumen,
donde se realizan clculos y se puede
analizar de manera sencilla su
contenido. Adems, puede convertir
fcilmente dicho informe en un grfico
dinmico para comparar y revisar las
tendencias de los datos para una
correcta toma de decisiones en un
ambiente de produccin.
Dentro de una tabla dinmica, podr realizar las siguientes operaciones:
Consolidar y resumir los valores de uno o varios campos.
Realizar operaciones de suma, promedio, cuenta, entre otros.
Agrupar los valores de un campo tipo fecha o nmero.
Crear campos calculados.
Segmentar la informacin usando los valores de uno o varios campos.
Para crear una tabla dinmica, debe tener en cuenta las siguientes secciones o reas:
Donde:
rea
Descripcin
FILTROS
Los campos que se ubiquen en esta seccin servirn para filtrar el

informe de la tabla dinmica. Puede elegir uno o varios valores por
campo.
FILAS
Cada valor de campo ubicado en esta seccin estar distribuido por

filas. Por ejemplo, si se ubica el campo Gnero se generan dos filas
una para Masculino y otra para Femenino.
Cada valor de campo ubicado en esta seccin estar distribuido por
COLUMNAS columnas. Por ejemplo, si se ubica el campo Gnero se generan dos

columnas una para Masculino y otra para Femenino.
VALORES
CIBERTEC
Aqu se consolidan los valores del campo ubicado en esta seccin,

utilizando las funciones de Suma, Cuenta, Promedio, Mx, Min, entre
otras.
172
En Excel 2013, puede crear una tabla dinmica con slo seleccionar la tabla de datos
y utilizar la opcin de Anlisis rpido.
Ejemplo 1: Tabla Dinmica usando Anlisis rpido
Con la siguiente tabla de datos, inserte una tabla dinmica usando la opcin de
Anlisis rpido.
Procedimiento
a. Seleccione toda la tabla de datos.
CIBERTEC
173
b. Haga clic en botn de Anlisis rpido ubicado en la esquina inferior derecha

y, en la pestaa Tablas, elija la segunda tabla dinmica recomendada por
Excel.
c. En una hoja nueva, obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
174
Ejemplo 2: Tabla Dinmica usando las reas Filas y Valores

Con la tabla de datos anterior, inserte, en una nueva hoja, un informe de tabla
dinmica que muestre el promedio de la Venta por Categora, aplique formato de
Contabilidad y el Estilo de tabla dinmica medio 2.
Procedimiento
tabla.
b. En la ficha Datos, grupo Tablas, elija el comando
Tabla dinmica.
El comando Tablas dinmicas permite elegir un informe

recomendado por Excel muy parecido a los que encontramos en la
opcin de Anlisis rpido visto en el ejemplo anterior.
CIBERTEC
175
c. En el cuadro Crear tabla dinmica, verfique el rango de la tabla de datos y

que este marcado la opcin Nueva hoja de clculo.
Tambin, puede elegir la opcin Hoja de clculo existente para

ubicar la tabla dinmica en una hoja creada anteriormente en el libro.
d. Haga clic en el botn Aceptar y obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
176
e. Al ubicarse dentro de la tabla dinmica, se muestra al lado derecho el panel

Campos de tabla dinmica.
Si cierra este panel, podr mostralo de nuevo usando el comando

Lista de campo ubicado en la ficha Analizar / grupo Mostrar.
f.
Desde este panel:

En la parte superior, podr ver los nombres de todos los campos de la
tabla de datos y adems podr marcar la casilla asociada en cada
campo; Excel, de acuerdo al tipo de dato, lo ubicar en una de las
reas.
En la parte inferior, podr acceder a cada rea de la Tabla dinmica y
administrar los campos agregados y cambiar la funcin de los clculos
de resumen.
CIBERTEC
177
g. Marque las casillas de los campos Categora y Venta, observe que los campos
son enviados a las reas de Filas y Valores respectivamente.
Tambin, puede arrastrar los campos hacia las reas y viceversa,

incluso, puede arrastrar el campo y cambiarlo a otra rea.
De manera predeterminada, la funcin usada para un campo numrico
es Suma.
h. Obtendr el siguiente resultado como tabla dinmica; para cambiar la funcin a

promedio, haga doble clic en el campo Suma de Venta.
Tambien puede elegir la opcin Configuracin de campo de valor al

dar un clic en el campo Suma de Venta ubicado en el rea Valores.
CIBERTEC
178
i.
En el cuadro Configuracin de campo de valor, cambie la funcin Suma a

Promedio.
j.
Adems, desde este cuadro puede cambiar el formato del nmero con un clic
en el botn Formato de nmero.
k. Al presionar el botn Aceptar de cada cuadro, obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
l.
179
Cambie el estilo de la tabla eligiendo una opcin dentro del grupo Estilos de
tabla dinmica de la ficha Diseo. Para este ejemplo, use Estilo de tabla
dinmica medio 2.
Los estilos de tabla dinmica se clasifican en Claro, Medio y Oscuro.
m. Finalmente tendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
180
Ejemplo 3: Tabla Dinmica usando las reas Filas, Columnas y Valores

Con la tabla de datos anterior, inserte en una nueva hoja un informe de tabla dinmica
que muestre la suma de la Cantidad por Vendedor y Regin, aplique el estilo de tabla
de su preferencia.
Procedimiento
tabla.
Tabla dinmica.

que est marcado la opcin Nueva hoja de clculo.
d. Haga clic en el botn Aceptar y arrastre los campos Vendedor, Regin y
Cantidad hacia las reas de Filas, Columnas y Valores respectivamente.
e. Aplique el estilo de tabla de su preferencia y obtendra el siguiente resultado:
CIBERTEC
181
Ejemplo 4: Tabla Dinmica con Agrupamiento de Fechas

que muestre la suma de la Venta por Mes de Venta y Trimestre, aplique el estilo de
tabla de su preferencia, cambie el diseo del informe a Tabular y muestre los
subtotales.
Procedimiento
tabla.
Tabla dinmica.

d. Haga clic en el botn Aceptar y arrastre los campos Fecha de Venta y Venta
hacia las reas de Filas y Valores, respectivamente.
e. Aplique el estilo de tabla de su preferencia; para agrupar, debe ubicar la celda

activa en el primer resultado del campo fecha.
CIBERTEC
f.
182
Luego, elija el comando Agrupar campos del grupo Agrupar de la ficha

Analizar.
g. En el cuadro Agrupar de la lista, seleccione Por Meses y Trimestres.
h. Al presionar el botn Aceptar, cambie el formato de nmero del campo Suma

de Venta a Contabilidad y obtendr el siguiente resultado:
i.
Cambie el diseo del informe con la opcin Mostrar en formato tabular

ubicado en el grupo Diseo de la ficha Diseo.
CIBERTEC
j.
183
Agregue los subtotales con la opcin Mostrar todos los subtotales en la

parte inferior del grupo ubicado en el grupo Diseo de la ficha Diseo.
El diseo en forma tabular slo permite mostrar los subtotales en la

parte inferior; en cambio, el diseo en forma de esquema permite
mostrar los subtotales en la parte inferior o en la parte superior.
k. Finalmente, obtendra el siguiente resultado:
CIBERTEC
184
Ejemplo 5: Tabla Dinmica con Agrupamiento de Nmeros

que muestre la suma de la Venta por Categora y agrupada por Cantidad (inicia en 10
hasta 30 de 5 en 5), aplique el estilo de tabla y diseo de informe de su preferencia.
Procedimiento
tabla.
Tabla dinmica.

d. Haga clic en el botn Aceptar y arrastre los campos Vendedor, Cantidad,
Categora y Venta hacia las reas de Filtros, Filas, Columnas y Valores,
respectivamente.
e. Aplique el estilo de tabla de su preferencia, cambie el formato de nmero a

Contabilidad; para agrupar, debe ubicar la celda activa en el primer resultado
del campo Suma de Venta.
f.
Luego, elija el comando Agrupar campos del grupo Agrupar de la ficha

Analizar.
CIBERTEC
185
g. En el cuadro Agrupar, escriba 10 en la zona Comenzar en; luego, escriba 5

en la zona Por.
h. Cambie el diseo del informe por el de su preferencia; de manera opcional,

puede elegir que se muestren los totables generales por filas y/o columnas
desde la opcin Totales generales ubicado en el grupo Diseo de la ficha
Diseo.
i.
Finalmente, obtendra el siguiente resultado:
En el campo ubicado en el rea Filtros, puede elegir uno o varios

valores segn su necesidad.
CIBERTEC
186
Ejemplo 6: Tabla Dinmica con Campo Calculado

que muestre la suma de la Comisin (el cual se obtiene del 8% de la Venta) por
Categora y Producto, aplique el estilo de tabla y diseo de informe de su preferencia.
Procedimiento
tabla.
Tabla dinmica.

que este marcado la opcin Nueva hoja de clculo.
d. Haga clic en el botn Aceptar y arrastre los campos Categora y Producto
hacia el rea de Filas.
e. Aplique el estilo de tabla de su preferencia y cambie el diseo de informe a

Tabular.
f.
Para agregar clculo, elija la opcin Campo calculado del comando Campos,
elementos y conjuntos ubicado en el grupo Clculos de la ficha Analizar.
CIBERTEC
187
g. En cuadro Insertar campo calculado, escriba el nombre del campo y su

respectiva frmula: =Venta * 8%
Tambin, puede hacer doble clic en Venta desde la lista de Campos.

Es vlido escribir como frmula =Venta * 0.08
h. Al presionar el botn Aceptar, cambie el formato de nmero de la Comisin a

Contabiliad y obtendr el siguiente resultado:
Observe que el campo calculado Comisin forma parte de los campos

en el panel derecho.
CIBERTEC
188
Para modificar un campo calculado, debe ingresar al cuadro Insertar

campo calculado, elegir el campo calculado, escribir la nueva frmula
y presionar el botn Aceptar:
Para eliminar un campo calculado, debe ingresar al cuadro Insertar

campo calculado, elegir el campo calculado y presionar el botn
Eliminar.
CIBERTEC
189
Ejemplo 7: Tabla Dinmica con Segmentacin de Datos

que muestre el promedio de la Comisin por Vendedor y Regin, segmentado por
Producto, aplique el estilo de tabla y diseo de informe de su preferencia.
Procedimiento
tabla.
Tabla dinmica.

d. Haga clic en el botn Aceptar y arrastre los campos Vendedor, Regin y
Comisin (campo calculado creado en el ejemplo anterior) hacia las reas de
Filas, Columnas y Valores, respectivamente.
e. Cambie la funcin Suma a Promedio del campo Comisin adems del formato
Contabilidad, aplique el estilo de tabla de su preferencia y cambie el diseo de
informe a Tabular.
f.
Para segmentar, elija el comando Insertar Segmentacin de datos del grupo

Filtrar de la ficha Analizar.
CIBERTEC
190
g. En el cuadro Insertar Segmentacin de datos, marque la casilla del campo

Producto.
h. Al presionar el botn Aceptar, aparece el segmento Producto en el cual puede

cambiar su configuracin para que se muestre en dos columnas con el
comando Columnas ubicado en el grupo Botones de la ficha Opciones;
adems, cambie su color con el Estilo de Segmentacin de datos de su
preferencia.
Como podemos apreciar, la segmentacin de datos proporciona

botones por cada valor del campo que permiten filtrar los datos de la
tabla dinmica.
Adems, la segmentacin de datos nos indica el estado actual del
filtrado aplicado, lo cual facilita el entendimiento de lo que se muestra
exactamente en un informe de tabla dinmica filtrado.
Para marcar ms de un valor, haga clic en cada valor presionando la
tecla Control (CTRL).
i.
Seleccione los valores Equipo de Sonido, PSP, Reproductor DVD y Wii,

finalmente, obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
191
3.4.2. Grficos Dinmicos

Los grficos dinmicos representan
grficamente los datos de un informe de
tabla dinmica.
La modificacin del diseo es similar al que
se realiza con un informe de tabla
dinmica.
Cuando se realizan cambios en un campo
dentro de uno de los informes, tambin, se
modifica el campo correspondiente del otro
informe.
Ejemplo 8: Grfico Dinmico

Con la tabla de datos anterior, cree la siguiente tabla dinmica y, luego, represente sus
valores mediando un grfico dinmico.
Procedimiento
tabla.
Tabla dinmica.

d. Haga clic en el botn Aceptar y cree la tabla dinmica mostrada.
e. Luego, elija el comando Grfico dinmico ubicado en el grupo Herramientas

de la ficha Analizar.
CIBERTEC
f.
192
En el cuadro Insertar grfico, elija el tipo Barra y, luego, el subtipo Barra 3D

agrupada.
g. Al presionar el botn Aceptar, obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
193
En el grfico dinmico, podemos aplicar las opciones y herramientas

vistas en el Tema 3: Grficos del presente manual.
Para ocultar los botones, elija la opcin Ocultar todos del comando
Botones de campo ubicado en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha
Analizar.
Obtendr el siguiente resultado:
CIBERTEC
194
Actividades
a. En una hoja nueva, escriba la siguiente tabla de datos, cada tabla dinmica lo
crear en una hoja nueva:
b. Usando tablas dinmicas, obtenga lo siguiente:

Caso 1
Caso 2
Caso 3: Considere el campo calculado IGV (18% de la Venta Total).
CIBERTEC
CIBERTEC
Caso 4
Caso 5
195
196
Resumen
1. Las Tablas dinmicas permiten consolidar la informacin de una tabla de datos.
2. Permite distribuir los campos en Filas, Columnas, Filtro y Valores.
3. Tenemos la opcin de agrupar campos por fechas o por nmeros.
4. Se pueden crear campos calculados para realizar clculos adicionales con la
informacin existente.
5. La segmentacin de datos es una forma de filtrar la informacin.
o
o
o
https://www.youtube.com/watch?v=810ZvpLSFHo
https://www.youtube.com/watch?v=EN_YoGimvX8
https://www.youtube.com/watch?v=mnQC5g3tTHM
CIBERTEC
197
Bibliografa
Bsica
PASCUAL GONZLES, Francisco
2014 Excel 2013. Manual Bsico
Espaa
RA-MA EDITORIAL
MENCHN PEUELA, Antonio
2014 Tablas Dinmicas en Excel 2013
Espaa
RA-MA EDITORIAL
Bibliografa Electrnica
Manual de Microsoft Excel 2013
http://www.cursosmultimedia.org/moodle/CursodeExcel2013/manual_excel2013.pdf
Curso de Excel 2013
http://www.aulaclic.es/excel-2013/b_1_1_1.htm
Complementaria
TUTORIALES DE EXCEL 2013
http://www.celdactiva.com/curso-excel-2013/
https://support.office.com/es-ar/article/Cursos-de-aprendizaje-v%c3%addeos-ytutoriales-de-Excel-2013-aaae974d-3f47-41d9-895e-97a71c2e8a4a?ui=esES&rs=es-AR&ad=AR
https://www.youtube.com/watch?v=II8TUZlXx2w
CIBERTEC

Manual 2016-I 01software para Los Negocios (2258)

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SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

INTRODUCCIN A MICROSOFT EXCEL 2013

1.3 Tema 3 : Operaciones Bsicas

1.4 Tema 4 : Funciones Matemticas y Estadsticas

1.5 Tema 5 : Grficos

FUNCIONES LGICAS Y DE BSQUEDAS

2.2 Tema 7 : Funciones de Bsquedas

SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

Filtros Automticos y Avanzados

3.3 Tema 10 : Agrupamiento de Datos

3.4 Tema 11 : Tablas y Grficos Dinmicos

SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

Funciones Lgicas y de Bsquedas

SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

Frmulas y Referencias en Excel

1.3 Tema 3 : Operaciones Bsicas

SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

Los alumnos identifican las partes del entorno de Excel.

SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

1.1. TEMA 1: FRMULAS Y REFERENCIAS EN EXCEL

SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

1.1.2. Reconocimiento del Entorno

En una hoja de clculo, se admiten ms de un milln de filas y ms de 16,000

SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

1.1.3. Frmulas y Operadores Aritmticos

Una frmula puede contener funciones, referencias de celdas, operadores y nmeros

SOFTWARE PARA LOS NEGOCIOS

1.1.3.2.1. Otros Operadores

Permiten comparar dos valores devolviendo como resultado un valor lgico:

> (signo mayor que)

< (signo menor que)

>= (signo mayor o igual que)

Mayor o igual que

<= (signo menor o igual que)

Menor o igual que

<> (signo distinto de)

Operador de Concatenacin de Texto

=Arriba & Per

1.1.3.2.2. Precedencia de los operadores en las frmulas

Nmero negativo (como en 5)

= < > <= >= <>

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1.1.4. FORMATOS Y ESTILOS DE CELDAS

Tambin, es posible cambiar estas opciones con el men contextual y la

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1.1.4.1.1. Formatos de nmero

El formato de nmero General es el formato

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Tambin, puede realizar cambios en la ficha Inicio y en el grupo Nmero de la cinta de

1.1.4.1.2. Formatos de alineacin

Seleccione una opcin en el cuadro de lista Horizontal

Seleccione una opcin en el cuadro de lista Vertical para cambiar la

Sangra el contenido de una celda desde cualquier borde

Seleccione una opcin en Orientacin para cambiar la orientacin del

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Ajusta el texto en varias lneas en una celda. El nmero de lneas

Reducir hasta Reduce el tamao aparente de los caracteres de fuente de forma

Combina dos o ms celdas seleccionadas en una sola celda. La