Professional Documents
Culture Documents
Microsoft
Excel 2010
INTRODUCCION
Para trabajar con Excel 2010 es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas
prcticas.
O
en
Inicio,
escribimos _ _ _
_
Buscar:
y
_______
Excel, es una _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ que permite
tablas de datos, grficos,
datos, macros, y otras
avanzadas. ayudando en
ejercicios aritmticos y
gran utilidad diversas
educacin,
administracin, finanzas,
etc.
_______
trabajar con
bases
de
aplicaciones
el clculo de
siendo
de
reas como
desarrollada
en el
usarse en
Presenta una
amigable con
los
1. Hojas de clculo
produccin,
de
gran
1. Botn Office
2. Barra de Herramientas de acceso rpido
3. Barra de Ttulo
4. Barras de desplazamiento
5. Vista del Documento
6. rea de Trabajo
7. Zomm (Acercar o Alejar)
8. Barra de estado
9. Insertar nueva hoja de clculo
10. Hojas de Trabajo
11. Filas
12. Columnas
13. Celda activa actual
14. Cinta de Opciones
15. Barra de Frmulas
16. Asistente para funciones
17. Ayuda
La cinta de Opciones se extiende a lo largo de la parte superior
Microsoft Excel 2010
a.- DATOS TEXTO / ALFANUMERICO.- Son aquellos que indican ttulos, nombres propios,
apellidos o direcciones, es decir pueden estn formados por letras o combinacin de letras y
nmeros,
Truco: Para poder escribir dos o mas lneas dentro de una misma celda, se puede usar la
combinacin de teclas ALT ENTER.
b.- DATOS NUMERICOS.- Son aquellos que expresan cantidad, estos datos tienen que ser
escritos directamente como tales, es decir NO acompaarlos de ningn texto o smbolo adicional.
Por defecto los datos numricos se alinean a la: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ de lo contrario, nos
significa que es un dato numrico NO valido:
c.- FORMULAS O RESULTADOS.- Para obtener los resultados, las frmulas en Excel se
inician por lo general con el signo igual = y luego las operaciones correspondientes:
Por Ejemplo:
= A2 + A5
= g7 /(h5+r8)
d.- FECHAS.- Las fechas se ingresan usando el formato dd/mm/aa o tambin podra ser;
mm/dd/aa dependiendo de la configuracin de Windows. Posteriormente sobre esas fechas se
podr aplicar un formato diferente de presentacin.
#####
#NUM!
#DIV/0!
#NOMBRE?
#N/A
#REF!
#NUM!
#NULO!
TECLADO
FLECHA ABAJO
FLECHA ARRIBA
FLECHA DERECHA
FLECHA IZQUIERDA
AVPAG
REPAG
CTRL+INICIO
FIN + FLECHA ARRIBA
FIN + FLECHA ABAJO
FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO
FIN + FLECHA DERECHA
F5
de
Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta
seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla
seleccionada.
10
Para lograrlo, primero se selecciona el primer grupo de celdas B2:B6 de forma normal y luego se
mantienes presionada la tecla _ _ _ _ _ _ _ antes de seleccionar el segundo grupo de celdas D2:D4.
(Al final todo es tratado como un solo bloque de celdas).
Truco: Para seleccionar toda una columna entera, nos situamos en cualquier lugar de la
columna y luego usamos la combinacin de teclas CTRL Barra Espaciadora.
Y con la combinacin SHIFT Barra espaciadora seleccionamos toda la fila completa
Finalmente CTRL SHIFT y la Barra Espaciadora. Selecciona Toda la Hoja.
11
Otra manera de ingresar a FORMATO de CELDA es usando el pequeo botn que presenta
la ficha de Alineacin en su zona inferior derecha.
12
13
14
.
Para crear un formato personalizado debemos acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas, y
luego seleccionar la categora: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos
escribir el cdigo del formato que deseamos crear.
Para definir un formato de nmero personalizado, primero debemos conocer las reglas de los cdigos
para crear un formato.
La primera seccin define el formato que tendr el nmero en la celda si es positivo; la segunda, si el
nmero es negativo, la tercera, si el nmero vale cero; la cuarta si la celda contiene texto.
0
#
?
15
Punto decimal.
Smbolo porcentual.
Separador de millares.
E- E+ e- e+
Notacin cientfica.
$-+/()
Deja un espacio
"texto"
[color]
[valor condicion]
mm
mmm
mmmm
mmmmm
dd
ddd
dddd
yy o yyyy
h o hh
Muestra la hora como nmeros sin ceros (0-23) o como nmeros con ceros
(00-23).
Muestra los mintos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con
ceros (00-59).
Muestra los segundos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con
ceros (00-59).
Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opcin se
muestra la hora en formato 24 horas.
[color n]
m o mm
s o ss
AM/PM
$#,##[Azul];(0,00$)[Rojo];"Cero";""
Microsoft Excel 2010
16
Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un
formato diferente para cada seccin.
Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos (1 seccin) se escriben en
azul, llevan el signo del dlares $ delante, no se muestran los ceros no significativos y solo
se muestran 2 decimales (#.##); los nmeros negativos se escriben en rojo, entre parntesis
con el $ detrs y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra
cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto
desaparecer.
17
18
Luego escribimos nuestra nueva secuencia de datos, separados por una coma.
Primero, Segundo, Tercero,
19
Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres
mover el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso
de soltar el botn del ratn.
Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.
Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes
pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Situarse sobre un borde de la seleccin.
El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y
una cruz de 4 puntas, tal como esto:
Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus
pasar
el puntero del ratn sobre la pestaa de la hoja a la cual quieras mover el rango de
celdas que hayas seleccionado, vers que esta hoja pasa a ser la hoja activa.
Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las
celdas.
20
21
2. En la vista preliminar, puede configurar todo tipo de opciones de impresin. Se incluyen como
ejemplos el nmero de copias, la impresora, el intervalo de pginas, la impresin por una o
dos caras, la orientacin vertical y el tamao.
22
23
3.2.Operaciones
(Encabezados)
Avanzadas
para
la
impresin
Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las pginas, y un pie de
pgina es un texto impreso en la parte inferior de cada pgina.
Ingresamos en VISTA, DISEO DE PGINA
24
Adems, en la cinta de opciones, veremos una nueva ficha: Herramientas para encabezado y pie de
pgina. En ella encontrars la pestaa Diseo que te permitir incluir elementos muy utilizados: la
fecha actual, el nmero de pgina, la ruta o nombre del fichero, etc. As como imgenes, por ejemplo
para insertar el logotipo de la empresa en el encabezado.
25
2. En la ficha Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en rea de impresin
y, a continuacin, haga clic en Establecer rea de impresin.
26
FORMULAS Y FUNCIONES
4.1.- Ingreso de una formula (Operadores Aritmticos)
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos.
Las frmulas por lo general empezaran con el signo =
correspondientes con las celdas a operar.
TIPOS DE OPERADORES:
27
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones
en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene operadores con la
misma prioridad (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y
otro de divisin), Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha.
Orden
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Operador
: (dos puntos)
; (punto y coma)
%
^
*y/
+y-
Descripcin
Operadores de referencia
Negacin (como en 1)
Porcentaje
Exponenciacin
Multiplicacin y divisin
Suma y resta
Conecta
dos
cadenas
(concatenacin)
&
=
<
<=
>=
<>
>
de
texto
Comparacin
Uso de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que
se calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11
porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y,
a continuacin, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a
continuacin, multiplicar el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican
a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los
valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
28
29
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el
texto se encuentre algn nmero en la celda.
Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas,
seleccionar la Categora: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo:
debemos escribir el cdigo del formato que deseamos crear. Para crear un formato de
nmero personalizado, primero debemos conocer las reglas de los cdigos para crear un
formato.
El formato se compone de cuatro secciones separadas por; (punto y coma).
30
31
32
33
Como nos damos cuenta en el ejemplo presentado, El valor de descuento General B14 es nico para
todos los empleados. 23,.5 En consecuencia la formula creada es errnea o nos traera problemas
pues dice: B5-B14 y el momento de arrastrar para el copiado resultaran las formulas B5-B15
B6-B16 .
El procedimiento correcto para crear la formula sera: =B5-$B$14 es decir involucramos los signos
dlar $ antes de la letra de columna y fila correspondiente.. Este signo dlar, determina la celda B14
como una celda Absoluta o Fija. Es decir que el momento de arrastrar para el copiado, la celda o dato
B14 NO cambiara.
Referencias mixtas
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna
relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila
absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se
cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en
filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se
ajusta.
34
Ejemplo prctico.
1.- Crea en un libro nuevo la siguiente hoja:
35
Para establecer un nombre a un grupo de celdas, basta con seleccionarlas y luego en en la parte
superior, en la barra de formulas, le establecemos el nombre que deseamos.
Luego que el nombre esta establecido, dicho termino se puede usar en las formulas, en lugar de
seccin de celdas B2:B7, por ejemplo podramos escribir la formula: =suma(costos)
NOTA: Para cambiar los nombres de los bloques asignados o eliminar nombres ya establecidos,
ingresamos en: FORMULAS / ADMINISTRADOR DE NOMBRES
36
4.8.Manejo
de
Funciones
Las funciones de Excel son una de las herramientas ms poderosas dentro de esta hoja de clculo.
Estas funciones nos facilitan mucho la realizacin de clculos y tratamiento de los datos.
Para poder realizar una hoja de Excel utilizando funciones es imprescindible conocer cada una de
ellas de forma individual. Te presentamos a continuacin una visin de las funciones ms utilizadas
dentro de Excel 2010, con el funcionamiento, la estructura, las partes y un pequeo ejemplo.
37
2.- Funcin
= PRODUCTO( ).- Nos permite calcular la multiplicacin de todos los valores
contenidos en el rango de celdas sealado. El uso de esta funcin es verdaderamente escaso,
ya que las veces en las que hay que multiplicar muchos nmeros entre s son muy pocas. Para
multiplicar dos o ms factores se usa el operador multiplicacin *
Ejemplos:
3.- Funcin = POTENCIA( ).- La funcin POTENCIA nos sirve para elevar un nmero a una
potencia. La funcin requiere dos (2) argumentos:
Numero:
Potencia:
Sintaxis
PRODUCTO(Numero, Potencia)
Ejemplo de operacin: Cual es el resultado de elevar 16 a la sptima potencia.?
La funcin sera entonces:
=POTENCIA(16,7)
Se puede utilizar el operador "^" en lugar de la funcin
POTENCIA para indicar a qu potencia se eleva el nmero base,
por ejemplo =16^7.
(alt 94)
38
4.- Funcin = RAIZ( ).- Devuelve la raz cuadrada del nmero indicado.
Sintaxis
=RAIZ(Numero)
39
Rango: C3:D11
PERA
Rango D3:D11
Ejemplo:
= CONTARA( ): Cuenta el nmero de celdas que tienen algn valor. Es decir, las no-vacas.
40
Sintaxis
=CONTARA(Rango de celdas)
2.- Funcin = CONTAR.SI( ).- La funcin CONTAR.SI cuenta el
nmero de celdas dentro de un rango que cumplen el criterio
especificado. Por ejemplo, puede contar todas las celdas que
comienzan con cierta letra, o bien todas las celdas que
contienen un nmero mayor o menor que un nmero
especificado por el usuario.
.
Sintaxis:
CONTAR.SI(rango;criterios)
3.- Funcin = PROMEDIO( ).- La funcin PROMEDIO nos permite calcular el valor medio o media
aritmtica del grupo de celdas sealado en el argumento
Sintaxis
PROMEDIO(Rango de Celdas)
4.- Funcin = MAX( ).- La funcin MAX nos permite calcular el valor mas alto o mximo del rango
de celdas sealado en su argumento.
Sintaxis
41
=MAX(Rango de Celdas)
5.- Funcin = MIN( ).- La funcin MIN nos da como respuesta el valor mas bajo o mnimo del
rango de celdas sealado.
Sintaxis
=MIN(Rango de Celdas)
42
3.- Funcin =MES( ).- La funcin MES da como respuesta el nmero de mes de una celda que
contiene una fecha.
Sintaxis
= MES(nm de serie)
= MES(referencia a una celda que contiene una
fecha)
4.- Funcin =DIAS360( ).- Nos calcula la diferencia de das que hay entre dos fechas basndose
en un ao de 360 das, normalmente se utiliza para clculos financieros.
Sintaxis
=DIAS360(Fecha inicial; Fecha final)
En Fecha inicial pondremos la menor de las
fechas y en Fecha final la mayor para as poder
conocer la diferencia que existe entre ellas
teniendo en cuenta un ao de 360 das.
Sintaxis
=MAYUSC(Celda Texto)
2.- Funcin = IZQUIERDA( ).- La funcin =IZQUIERDA Nos devuelve una cantidad de caracteres
determinados empezando a contar desde la parte izquierda de la cadena de texto.
Sintaxis
= IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
43
NOTA.- La funcin =DERECHA( ) opera de forma semejante, es decir permite extraer los ltimos
caracteres, del argumento indicado.
3.- Funcin =MED ( ).- La funcin =MED ( ) devuelve un nmero especfico de caracteres de una
cadena de texto, comenzando en la posicin
que especifique y en funcin del nmero de
caracteres que especifique.
Sintaxis
MED(texto; posicin_inicial; nm_de_caracteres)
4.- Funcin =HALLAR( ).de una cadena de texto.
Sintaxis
HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos encontrar el texto; Posicin inicial)
2.- Funcin =Y ( ) .- Esta funcin devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan
como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos se evalan como FALSO.
Sintaxis
44
3.- Funcin
=O( )
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO;
devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO..
Sintaxis
O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
45
2.- Funcin =CONSULTAH( ).- La funcin CONSULTAH ( ) Busca un valor dentro de una fila y
regresa el valor en la misma posicin de una segunda fila. Siempre busca en la primera fila del
rango especificado.
Sintaxis
= CONSULTAH(valor_buscado,
rango, valor_regresado)
46
47
Paso 1.- Seleccin con bloque los datos mismos de la tabla, es decir SIN los ttulos. es decir solo las
celdas A2 hasta B6.
Paso 2.- Ingresamos en la ficha INSERTAR, all dispondremos de una gran variedad de modelos o
tipos de grficos estadsticos
Simplemente seleccionamos el tipo de grafico deseado. Por ejemplo en esta oportunidad procedemos
a seleccionar el modelo clsico de Columna.
Paso 3.- Establecer las Opciones del Grafico, ingresando a la ficha de PRESENTACION
48
49
Apuntes adicionales.
- Cualquier cambio en colores en el grafico, tipo de fuentes y apariencia lo podemos realizar
usando el botn derecho del mouse sobre la zona que se desea cambiar.
- Usando el botn derecho del mouse tambin podemos establecer algunas propiedades
adicionales al grafico ya creado.
50
CASO 2.Cuando los datos se encuentran prximos y estn formados en mas de dos columnas.
Ejemplo:
Para crear el grfico correspondiente, seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1,
la nica diferencia en este caso es el bloque inicial de seleccin. En este caso tendremos que partir
seleccionando incluyendo los ttulos, es decir el bloque de celdas: A1 hasta C6. Como se ve en el
grfico. Los ttulos de INGRESOS y tambin EGERESOS ahora forman parte del grfico, se muestran
en la leyenda, es por ello la importancia de incluirlos en el bloque inicial.
Para crear el grfico correspondiente, seguiremos los mismos pasos que los descritos en el CASO 1,
la nica diferencia en este caso es el marcar el bloque inicial.
-
51
El resto del proceso es el mismo, es decir ingresar en la ficha de Insertar y Seleccionar el tipo
de grafico deseado.
52
Excel 2010 cuenta con nuevas y fascinantes opciones de desglose de datos. Posee
visualizacin mejorada de la vista de tabla dinmica para poder segmentar y filtrar datos de
forma dinmica y mostrar slo la informacin necesaria. Simplifica y mejor mucho el anlisis
de grandes conjuntos de datos en filtros y tablas dinmicas.
53
El formato condicional en Excel 2010 ofrece ms control sobre los iconos y estilos, las barras
de datos mejoradas, as como resaltar aspectos especficos con tan solo unos clics .
54
55
56